PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN AL ......2014, todas ellas orientadas a prevenir la corrupción,...

PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

VIGENCIA 2016

JOSE CONRADO RESTREPO VALENCIA Contralor Municipal

I. PRESENTACIÓN

La Contraloría Municipal de Envigado, es una entidad técnica la cual fue creada mediante Acuerdo Municipal N° 003 del 26 de agosto de 1986, constitucionalmente tiene la función de vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen o administren bienes del Municipio de Envigado, con autonomía administrativa, contractual y presupuestal. La lucha constante contra la corrupción, implica la determinación de unas estrategias y políticas al interior del órgano de control, que tengan como fin último la atención del ciudadano. Para dar cumplimiento, a los artículos 73 de la Ley 1474 de 2011; artículo 52 de la Ley 1757 de 2015 y Ley de Transparencia y Acceso a la Información, Ley 1712 de 2014, todas ellas orientadas a prevenir la corrupción, presentamos el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia fiscal 2016. El presente plan se elaboró con la participación de los líderes de cada proceso de la Contraloría, desplegando con ellos cada uno de los 6 componentes, como son:

Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos Corrupción Racionalización de Trámites Rendición de Cuentas Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Mecanismos para la transparencia y acceso a la información Iniciativas Adicionales.

Finalmente, esta estrategia tiene un horizonte de ejecución que finaliza el 31 de diciembre de 2016, por lo cual deberá ser revisada y actualizada para continuar ofreciendo a la comunidad, ciertas garantías en la transparencia, uso de la información y los recursos.

II. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Implementar en la Contraloría Municipal de Envigado, las acciones de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, dando cumplimiento a la legislación vigente orientada a prevenir la corrupción. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Identificar y mitigar los riesgos de corrupción a los que pueden estar expuestos

los diferentes procesos ejecutados en la Contraloría.

2. Implementar la estrategia anti trámites con el fin de eliminar los trámites innecesarios en la Contraloría, regulando y agilizando los existentes.

3. Optimizar la rendición de cuentas de la gestión del ente de control.

4. Establecer mecanismos que permitan mejorar la atención al ciudadano.

III. CONTEXTO ESTRATÉGICO

1. Panorama sobre posibles hechos susceptibles de corrupción o de actos

de corrupción:

Atención inoportuna a las denuncias ciudadanas.

Aceptación por parte de los funcionarios de obsequios, regalos, gratificaciones entre otros que puedan comprometer la equidad o independencia de sus actuaciones.

Dilatación de los procesos con el fin de obtener la caducidad o la

prescripción de los mismos.

Compromisos políticos.

Vínculos de Amistad o enemistad grave.

Intereses personales.

La no realización de la rendición del informe de gestión del ente de control.

Incumplimiento a los procedimientos relacionados con el ejercicio auditor de la entidad.

Interpretaciones subjetivas de la normatividad que lleven a los funcionarios

a incumplir la misma. 2. Diagnóstico de los trámites y servicios de la entidad.

En el ejercicio de identificación de los trámites que realiza la Contraloría Municipal de Envigado, se determinó que el único es la atención de PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y/O DENUNCIAS, el cual se encuentra disponible en la página principal en el portal web de la entidad.

En cuanto a los servicios tenemos que este órgano de control suministra el Servicio de “Expedición de Certificado de Registro de Deuda Pública” y el de “Creación de usuario para el sistema de rendición de cuentas Gestión Transparente”, así como la asesoría en el funcionamiento de esta herramienta y la atención a los diferentes requerimientos de los sujetos de control.

3. Las necesidades orientadas a la racionalización y simplificación de

trámites.

Para la Contraloría Municipal de Envigado es muy importante brindar una buena atención al ciudadano realizándola de manera oportuna, pertinente, veraz y enfocada al mismo; con el fin de garantizar el buen funcionamiento de la entidad. Por lo anterior el ente de control tiene disponible en el siguiente link http://www.contraloriaenvigado.gov.co/Informes/GuiaAtencionCiuda.pdf del portal web una guía de atención al ciudadano la cual permite garantizar un verdadero ejercicio de participación ciudadana a la comunidad en general. A continuación se relacionan las estrategias para facilitar el acceso de la comunidad al trámite de atención de PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y/O DENUNCIAS:

Mantener disponible en el portal web el sistema que le permite a la

comunidad tramitar las peticiones, quejas, consultas y/o denuncias y el

http://www.contraloriaenvigado.gov.co/Informes/GuiaAtencionCiuda.pdf

seguimiento de las mismas.

Promover en redes sociales y diferentes medios, el uso del sistema disponible en la Página Web de la Contraloría, el link para registrar el trámite frente a las PQDC.

4. Necesidades de información dirigida a más usuarios y ciudadanos (rendición de cuentas).

La Contraloría Municipal de Envigado en aras de acercarse más a los ciudadanos se ha dado a la tarea de establecer a través de los Planes de Acción establecidos para el cumplimiento de la Ley de Trasparencia y de la Estrategia de Gobierno en Línea más canales de interacción con la comunidad, haciendo énfasis en el acceso a la información pública, facilitando el control social participativo e incentivándolos para que hagan parte de los procesos de formación que les permitan afianzar sus conocimientos y garanticen su desempeño como veedores de los recursos públicos de manera más activa. Para lograrlo anterior es necesario que el ente de control identifique los públicos que de acuerdo a su razón de ser para fortalecer los mecanismos de participación ciudadana con el fin de que sean proactivos y permitan establecer acciones o estrategias que contribuyan a mitigar los riesgos de corrupción que se puedan presentar en la gestión pública. Y así lograr también establecer las herramientas o canales de comunicación que nos permitan tener un acercamiento mayor y en tiempo real con los ciudadanos. Otro de los mecanismos que nos permite abarcar a diferentes públicos es la rendición cuentas, donde manera pormenorizada la entidad rinde los resultados de su gestión. Esta herramienta medir la calidad, efectividad y eficacia de las acciones adelantadas y así identificar oportunidades y acciones de mejora.

5. Diagnóstico de la estrategia de servicio al ciudadano.

A través del área de participación ciudadana se recepciona y analiza los requerimientos que la ciudadanía y las organizaciones sociales legalmente constituidas allegan a la entidad. Estas son atendidas de acuerdo con el proceso interno establecido y acorde al alcance del control fiscal. Las demás (aquellas que no son de la competencia de la entidad), se remiten a las dependencias o entidades competentes.

Así mismo, esta área contribuye a fortalecer la interacción entre la ciudadanía y la entidad, atendiendo así las necesidades e inquietudes de la comunidad en general de acuerdo al accionar del ente público. La entidad cuenta para atender las necesidades de la comunidad, con los siguientes canales de comunicación: Link de acceso al sistema de información para el trámite de peticiones,

quejas, denuncias y/o consultas alojado en la página web www.contraloriaenvigado.gov.co

A través del correo electrónico [email protected] Radicación de documentos o requerimientos en la dirección Calle 38A

Sur Nro. 43-36, de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 12:00 m y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.

Línea telefónica: 3394050 En link del área de participación ciudadana se encuentra la guía de atención al ciudadano, en la cual se define los canales de comunicación, los horarios de atención y la clasificación de los trámites que se le dan a las peticiones, quejas, denuncias y/o consultas, con el fin de darle una mayor claridad al usuario o comunidad que requiera de los servicios de la entidad. Adicionalmente, el ente de control cuenta con el sistema de información para el control fiscal Gestión Transparente por medio del cual los sujetos de control realizan la rendición de la cuenta.

6. Diagnóstico del avance en la implementación de la Ley de Transparencia. Durante la vigencia anterior, con la participación de las áreas de Control Interno, Participación Ciudadana, tecnología y la Dirección Administrativa y de Planeación, se realizó el plan de trabajo con el fin de dar cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”, la cual fue reglamentada por medio del Decreto 0103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”; posteriormente se han realizado otras reuniones con el mismo equipo en mención con el propósito de hacer seguimiento al plan trazado, el cual se encuentra en etapa de desarrollo.

http://www.contraloriaenvigado.gov.co/

mailto:[email protected]

IV. COMPONENTES DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN 1. Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción En el despliegue de este componente, la Contraloría Municipal de Envigado tiene identificados los riesgos de corrupción por proceso, las acciones para su prevención permitiendo a su vez la generación de alarmas y la implementación de mecanismos orientados a prevenirlos o evitarlos. Los riesgos identificados se incorporaron a la matriz de riesgos de la entidad que hace parte del SGI y deberán revisarse anualmente. Para cada riesgo se determinaron posibles causas y las acciones orientadas a su eliminación o tratamiento. En la vigencia 2015, fueron revisados y evaluados. Para la elaboración del mapa de riesgos se realizaron las siguientes acciones: Identificación de riesgos de corrupción Análisis del riesgo: Probabilidad de materialización de los riesgos de corrupción Valoración del riesgo de corrupción Política de administración de riesgos de corrupción Seguimiento de los riesgos de corrupción A continuación se presenta la matriz de riesgos de corrupción por procesos de la Contraloria Municipal para la vigencia 2016, los cuales al momento de su evaluación permitieron concluir que se mantienen los identificados para la vigencia 2015. Política de Administración de Riesgos La política de Administración del Riesgo de la Contraloría Municipal de Envigado tiene como propósito fortalecer los mecanismos de prevención de actos de corrupción que se puedan presentar, para ello se identificarán los posibles riesgos y se realizarán su seguimiento y control con el fin de mitigar su materialización. En ese sentido se han definido las siguientes estrategias: Los líderes responsables de los procesos deberán en el desarrollo de los

mismos, identificar los riesgos de corrupción, establecer los respectivos controles y seguimientos y a su vez socializarlos con el fin de mitigarlos.

El Comité de Dirección a través del área de Comunicaciones, establecerá los

mecanismos para que al interior de la Entidad se identifiquen y detecten los

posibles riesgos de corrupción y a su vez dará a conocer a los ciudadanos el Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano.

Se establecerán mecanismos de seguimiento y control que permitan identificar

el panorama de la aplicación del Plan Anticorrupción para que la gestión de los recursos públicos sea eficaz y transparente.

GESTION DEL RIESGO Código: DO-F-022

Versión: 002

Proceso o Subproceso: DIRECCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL - PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO

Elaborado por: ASESOR DE CONTROL INTERNO Y DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y DE PLANEACION Fecha elaboración: 12/01/2016

Aprobado por: COMITÉ DE DIRECCION Fecha aprobación: 12/01/2016

IDENTIFICACIÓN ANALISIS MEDIDAS DE MITIGACION SEGUIMIENTO

PROCESO Y OBJETIVO

CAUSAS RIESGO Probabilidad de

Materialización

Valoración Administración del Riesgo

Acciones Responsable Indicador

No. DESCRIPCION

Tipo de Control

GESTIÓN ADMINISTRATIVA: Asegurar la disponibilidad de recursos financieros, humanos, técnicos, entre otros, con el fin de mantener el Sistema de Gestión de la Contraloría y mejorar continuamente su eficacia, para satisfacer al cliente en el cumplimiento de sus requisitos.

Intereses personales. Desconocimiento de las implicaciones legales y con otros órganos de control. Direccionamiento de los requisitos y requerimientos de la compra o servicio.

1 COMPRAS Y CONTRATACIÓN: Favorabilidad en la selección de los proveedores.

POSIBLE Evitar el riesgo. Preventivo

Medidas encaminadas a prevenir su materialización.

Segregación de funciones, con el fin de que las actividades asociadas al procedimiento de compras y contratación se encuentren en cabeza de varios funcionarios. Mantener actualizados los funcionarios que intervienen en dicho procedimiento en cuanto a los cambios normativos en materia de contratación

COMITÉ DE CONTRATACION

Cumplimiento en la ejecución del proceso contractual acorde a los lineamientos de la norma

Falta de controles e insuficiencia en la definición de soportes, que garanticen la transparencia y trazabilidad de la información.

2 TESORERÍA: Pagos Indebidos



Revisión del procedimiento y puntos de control existentes para determinar la necesidad de la definición de nuevos controles.

DIRECTORA ADMINISTRATIVA

Cumplimiento


Versión: 002





PROCESO Y OBJETIVO


Materialización



No. DESCRIPCION

Tipo de Control

Impedir notificaciones de investigación o embargo

3 TALENTO HUMANO: Perdida o Manipulación de la información recibida



Concientización de valores de ética y responsabilidad disciplinaria al funcionario encargado (Capacitación)

DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y JEFE DE OFICINA

Cumplimiento

CONTROL FISCAL: Ejercer la vigilancia y control de manera oportuna y efectiva sobre los recursos públicos administrados por las entidades sujetas al control fiscal

Poco sentido de pertenencia de los funcionarios. Intereses personales. Desconocimiento de las implicaciones legales y con otros órganos de control.

3 Sobornos por parte de los funcionarios implicados en malos manejos administrativos y financieros de los sujetos de control

POSIBLE Evitar el riesgo Preventivo


Programas bienestar laboral y de capacitación elaborados encaminados a satisfacer las necesidades de la Entidad y de los funcionarios

DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y JEFE DE OFICINA

Cumplimiento y Encuesta de satisfacción

Salarios acordes con la profesionalización de los funcionarios fiscales

EL CONCEJO MUNICIPAL Y EL CONTRALOR MUNICIPAL

Cumplimiento y Estudios comparativos

Reducir el riesgo Correctivo

Medidas encaminadas disminuir la probabilidad.

El funcionario encargado de tramitar los procesos disciplinarios en primera instancia debe resolverlos de manera oportuna

AUDITOR FISCAL 5

Cumplimiento


Versión: 002





PROCESO Y OBJETIVO


Materialización



No. DESCRIPCION

Tipo de Control

Indebida utilización de la información. Poco sentido de pertenencia de los funcionarios.

4 No ejercer la gestión de control fiscal a través del control micro a los sujetos de control


Programar auditorías frecuentes a través de líneas especiales en los sujetos de control

Definición del alcance y objetivos de cada auditoría asociados a los riesgos identificados para cada sujeto de control

SUBCONTRALOR Y

CONTRALOR AUXILIAR

Seguimiento realizado en mesas de trabajo y al PGA

PARTICIPACIÓN CIUDADANA: Atender de acuerdo con la normatividad aplicable los

El conocimiento que tienen los veedores ciudadanos y líderes

5 Recibir presión de los líderes comunitarios y



Promover campañas que tengan como fin crear conciencia en la adecuada utilización de los mecanismos de participación ciudadana.

ASESOR DE PARTICIPACIÓ

N CIUDADANA

Cumplimiento


Versión: 002





PROCESO Y OBJETIVO


Materialización



No. DESCRIPCION

Tipo de Control

derechos de petición, las quejas, consultas y reclamos que lleguen a la Contraloría Municipal. Capacitar a la comunidad por medio de la pedagogía de la Constitución, sobre los mecanismos de participación ciudadana.

comunitarios sobre la normatividad que regula dicho ejercicio ciudadano, quienes la usan para afianzar discusiones y controversias generadas entre ellos con dependencias, secretarías o entes descentralizados que hacen parte de la Administración Municipal.

veedores ciudadanos para obtener respuestas de sus trámites acorde a sus necesidades ya sea de tipo personal o que beneficien a un grupo en particular.

Capacitar y formar a la ciudadanía sobre la razón de ser de la Contraloría Municipal de Envigado

ASESOR DE PARTICIPACIÓ

N CIUDADANA

Cumplimiento


Versión: 002





PROCESO Y OBJETIVO


Materialización



No. DESCRIPCION

Tipo de Control

RESPONSABILIDAD FISCAL: Establecer la Responsabilidad Fiscal de los servidores públicos, cuando se ha ocasionado detrimento patrimonial en alguno de los Entes Sujetos de Control y buscar el resarcimiento del daño patrimonial causado.

Debilidad en la formación ética y profesional, falta de transparencia y moralidad.

6 Sobornos por parte de los presuntos responsables fiscales, para que no se adelante el trámite, o para que se lleve de forma lenta e irregular con el fin de que se falle en favor del presunto responsable fiscal o para que se


Evitar, medidas encaminadas a prevenir su materialización

Establecer mecanismos de sensibilización que permitan velar por el cumplimiento del Codigo de Etica

CONTRALORA AUXILIAR

FISCAL (EN PRIMERA

INSTANCIA) Y EL

CONTRALOR (CUANDO SEA NECESARIO)

Cumplimiento


Versión: 002





PROCESO Y OBJETIVO


Materialización



No. DESCRIPCION

Tipo de Control

configure la prescripción

No se publican los resultados de la gestión de control fiscal.

7 Falta de confianza por parte de la comunidad en el organismo de control



Establecer una regularidad para la publicación de los resultados de control fiscal

ASESORA DE PARTICIPACIÓ

N CIUDADANA

Cumplimiento

No se le dé tramite a la noticia fiscal

Aplicar los controles establecidos en el procedimiento RF-P-001 (Procedimiento de responsabilidad fiscal),

CONTRALORA AUXILIAR

FISCAL

Cumplimiento


Versión: 002





PROCESO Y OBJETIVO


Materialización



No. DESCRIPCION

Tipo de Control

Relación del hallazgo con personas o grupos al margen de la ley

8 Amenazas por parte de los presuntos responsables fiscales, para que no se adelante el trámite, que se lleve de forma lenta e irregular o para que se falle en favor del presunto responsable fiscal.



Denunciar ante las auroridades competentes

CONTRALORA AUXILIAR EN EL CONTROL

FISCAL

Cumplimiento


Versión: 002





PROCESO Y OBJETIVO


Materialización



No. DESCRIPCION

Tipo de Control

Falta de control sobre los expedientes y permitir la manipulación de los mismos por parte de personas ajenas al proceso

9 Perdida o extracción de folios de expedientes de responsabilidad fiscal o jurisdicción coactiva



Controlar y verificar el contenido de los expedientes cuando se faciliten para expedición de copias y verificar la existencia del total de los expedientes tramitados en el proceso. Digitalización de los expedientes que se encuentran en proceso.

CONTRALORA AUXILIAR

FISCAL

Total de Expedientes verificados y controlados/Total Expedientes . Cumplimiento Total de Expedientes custodiados / Total procesos de Responsabilidad Fiscal


Versión: 002





PROCESO Y OBJETIVO


Materialización



No. DESCRIPCION

Tipo de Control

MEDICIÓN ANALISIS Y MEJORA: Establecer lineamientos para la medición, análisis y mejora de los procesos del Sistema de Gestión integral, mostrando su conformidad y mejora continua y eficacia de acuerdo con los requisitos de la norma NTCGP 1000 -ISO 9001, legales y reglamentarios.

Poco sentido de pertenencia de los funcionarios . Intereses personales.

10 No ejercer las actividades asociadas al proceso, con el fin de permitir la manipulación de la información o recursos de la entidad.


Medidas encaminadas a previnir su materialización.

Cumplimiento de los controles definidos en el Proceso. Seguimiento por parte del Comité de dirección y del procedimiento de revisión por la dirección de los resultados de Medición, análisis y mejora. Capacitación al funcionario responsable. Programa de Bienestar laboral orientado a las necesidades de los funcionarios.

ASESOR DE CONTROL INTERNO COMITÉ DE DIRECCIÓN DIRECTORA ADMINISTRATIVA

Cumplimiento


Versión: 002





PROCESO Y OBJETIVO


Materialización



No. DESCRIPCION

Tipo de Control

GESTION DE CONTROL DISCIPLINARIO: Iniciar, proseguir o remitir cualquier investigación hasta la terminación del proceso, de atribuidas a los funcionarios o exfuncionarios de la Contraloría

Extralimitación de funciones por parte del funcionario que tramite el proceso disciplinario

11 Procesos susceptibles de manipulación o adulteración



Actuar con imparcialidad, asegurando y garantizando los derechos de los sujetos disciplinables. Recordar 2 veces en el año la lectura y aplicación de las políticas contempladas en los códigos de ética y buen gobierno a todos los funcionarios de la Contraloria.

AUDITORA FISCAL 5

Cumplimiento

2. Racionalización de Trámites Objetivo Establecer e Implementar diferentes mecanismos que contribuyan a mejorar el acceso a los servicios y trámites de forma ágil y efectiva a la ciudadanía. Estrategia Optimizar los procedimientos al interior de la entidad, facilitando de manera oportuna el acceso de la comunidad al trámite establecido por el órgano de control.

ESTRATÉGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

Nombre de la entidad

Contraloría Municipal de Envigado Orden Municipal

Sector Administrativo Año Vigencia 2016

Departamento Antioquia Municipio Envigado

PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE RACIONALIZACIÓN

Nro NOMBRE DEL

TRÁMITE,

PROCESO O

PROCEDIMIENTO

TIPO DE RACIONALI

ZACIÓN

ACCION ESPECIFIC

A DE RACIONALI

ZACIÓN

SITUACIÓN

ACTUAL

DESCRIPCION DE LA MEJORA A REALIZAR

AL TRAMITE, PROCESO

O PROCEDIM

IENTO

BENEFICIO AL CIUDAD

ANO Y/O

ENTIDAD

DEPENDENCIA

RESPONSABLE

FECHA DE REALIZACIÓN

Inicio dd/mm/

aa

Fin dd/mm/

aa

1 Atención de

Petición, Quejas, Consulta

s y/o Denuncia

s

Administrativa

Optimización del trámite de PQDC

por cambio de sistema

de información que permite en tiempo

real obtener información del estado del trámite así mismo, cuando las denuncias y

quejas ameriten un ejercicio de control fiscal (auditoría),

automáticamente quedan

La Contral

oría cuenta con un link en

la página

web para el trámite

de peticion

es, quejas, denuncias y/o consultas por medio de un

sistema de

Implementación de la integración con el módulo de auditorías del sistema Gestión Transparente

optimización de los tiempos, mitigar los riesgos y realizar control y seguimiento al procedimiento

Control Fiscal

04/04/2016

04/05/2016

3. Rendición de cuentas Objetivo Informar a la ciudadanía acerca de los resultados de la gestión de la Entidad, estableciendo con ellos canales de comunicación e interlocución que permitan a la misma conocer sobre la gestión realizada por el Ente de Control y así mismo solicitar aquella información que dé cuenta del ejercicio transparente de la entidad. La rendición de cuentas es una expresión de control social, misión constitucional encomendada a este tipo de órganos de control específicamente, que comprende acciones de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. La rendición de cuentas puede realizarse a través de diferentes medios así: Audiencias públicas, presentación de la gestión en el Concejo Municipal como principal representante de la comunidad, publicación de la gestión en diferentes medios de comunicación oral, escrita, pagina web entre otros. Estrategia Consiste en darle cumplimiento a las acciones determinadas en este componente garantizando con ello que la ciudadanía cuente con información de calidad,

integradas con el

módulo de auditorías

del sistema GESTIÓN

TRANSPARENTE que

actualmente tiene el ente de control.

información web, sin

embargo en este

sistema no se puede

integrar un

ejercicio de

control fiscal

cuando la

queja lo

amerite

comunicación de doble vía y contribuya al fortalecimiento de la cultura de rendición y petición de cuentas.

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Componente 3: Rendición de Cuentas

Subcomponente Actividades Meta o Producto Responsable Fecha Programada

Información de calidad y en lenguaje comprensible

Informar de manera periódica a la comunidad y grupos de interés de la Contraloría sobre el desarrollo de actividades asociadas a su labor misional, garantizando con ello la transparencia en la información y el acceso de la misma por parte de dichos usuarios.

La Contraloría Municipal de Envigado será un ente de control que usará como herramientas para la transparencia de la información pública sus medios tecnológicos y redes sociales, logrando con ello una cercanía con la comunidad.

Comunicaciones Permanente

Rendir los resultados de las acciones y gestión del ente de control como estrategia de transparencia y derecho de acceso a la información pública.

Publicar los resultados de la labor misional de la Contraloría.

Asesora de Planeación y Oficina Asesora de Comunicaciones

Diciembre

Publicar en la página web el estado, avance y resultados asociados al trámite de peticiones, quejas, denuncias y/o consultas allegadas a la Contraloría Municipal de Envigado.

Rendir trimestral y semestralmente el estado de las peticiones, quejas, denuncias y/o consultas.

Área de Participación Ciudadana

Trimestralmente

Promover los mecanismos de participación ciudadana a través de medios electrónicos con los que cuenta la entidad.

Difundir mediante la página web y redes sociales la importancia de la participación ciudadana y el uso de los mecanismos de participación. Así, publicar mensajes alusivos a la razón de ser de la Contraloría.

Área de participación ciudadana y comunicaciones

Permanentemente




Dialogo de doble vía con la ciudadanía y sus organizaciones.

Realizar espacios de socialización relacionados con la labor misional de la entidad.

Cumplir en un 100% las metas establecidas en el plan de acción de la contraloría municipal

Área de participación ciudadana

Fechas establecidas en el plan de acción 2016.

Llevar a cabo la audiencia pública de rendición de cuentas.

Realización de capacitación para los veedores ciudadanos y contralores escolares.

Atención y orientación a la ciudadanía y organizaciones sociales en cuanto al ejercicio del control social participativo.

Incentivos para motivar la cultura de la rendición y petición de cuentas

Realizar campañas internas donde se inste a los servidores públicos acerca de la importancia de la rendición de cuentas.

Generar una cultura sobre la rendición de cuentas, incorporando en la cotidianidad del servidor público los principios y valores del proceso.


Permanente

Motivar a las veedurías ciudadanas la realización de procesos de rendición de cuentas de cara a la comunidad, a través de capacitaciones y orientaciones, logrando con ello una mayor transparencia de su ejercicio social participativo.


Permanente

Evaluación y retroalimentación a la gestión institucional

Evaluar y hacer seguimiento a los avances y resultados de las actividades descritas en el plan de acción del área de participación ciudadana y comunicaciones de la entidad.

Evaluar la articulación y cumplimiento de las acciones y actividades del área de participación ciudadana y comunicaciones

Control Interno y Dirección administrativa y de planeación




Evaluar la articulación de las actividades con los planes de acción de la Ley de Transparencia y la estrategia de gobierno en línea.

Control Interno y dirección administrativa y de planeación

4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Objetivo Mejorar los canales de comunicación y de acceso a la información pública a que tiene derecho la ciudadana de consultar, lo que contribuye a una mejor prestación del servicio por parte del órgano de control. Estrategia A continuación se detallan las estrategias para mejorar la atención al ciudadano: Darle cumplimiento al procedimiento para el trámite de peticiones, quejas,

denuncias y/o consultas ciudadanas PC-P-001 y a su vez en la revisión anual que se hace al mismo, incluir acciones de mejora que permitan su optimización.

Incluir las herramientas de medición (Encuestas) en la página web para que sea diligenciada por quienes accedan a ella.

Establecer los canales de comunicación para atender de manera oportuna y

eficaz a la ciudadanía. Algunos de estos mecanismos son: el chat, (instalado en la página web), foros de discusión entre otros.

Crear la política de protección

de datos personales al

ciudadano, articulándolo al

procedimiento de peticiones,

quejas, denuncias y/o

consultas del ente de control

Construcción de la política Área de participación

ciudadana

Fortalecimiento de los

canales de atención

Realizar el procedimiento

de atención al ciudadano

Subcomponente Actividades Responsable Fecha Programada

Estructura Administrativa

y direccionamiento

estratégico

Estructurar el procedimiento

de atención al ciudadano en el

sistema de gestión integral

Dirección Administrativa

y Área de participación

ciudadana

Meta o producto

Encuestas realizadasÁrea de participación

ciudadana y tecnología

Octubre 31 de 2016

Establecer los canales de

comunicación para atender de

manera oportuna y eficaz a la

ciudadanía. Algunos de estos

mecanismos son: el chat,

(instalado en la página web),

foros de discusión entre otros.

Contar con canales de

comunciacion quele

permita al órgano de

control tener un mayor

acercamiento con la

ciudadanía

Área de participación

ciudadana y tecnología Agosto 1° de 2016

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Componente 4: Atención al ciudadano

Agosto 1° de 2016

Diciembre 15 de 2016

Comunicaiones y

tecnología

Poner en funcionamiento el

link de cartelera virtual del

sistema Gestión

Transparente, donde se

inscriban las actividades

programadas por la

Contraloría Municipal

Posicionar la cartelera

virtual como medio

información para los

clientes externos e internos

de la entidad

Agosto 1° de 2016

Poner en funcionamiento en la

página web de la entidad el

link de encuesta de

satisfacción al cliente

Relacionamiento con el

ciudadano

5. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información Objetivo Permitir a la ciudadanía el acceso a la información de manera eficaz a través de los diferentes sistemas de información que posee la Contraloría, contribuyendo a

la transparencia del ejercicio del control fiscal y la preservación de los recursos públicos. Estrategia Divulgar y promocionar los diferentes sistemas de información con los que cuenta la entidad para que las organizaciones sociales y comunidad en general puedan acceder a la gestión que adelanta el órgano de control. Realizar seguimiento y medición de los distintos mecanismos con los que cuenta la entidad para la mirar la efectividad y eficacia de los mismos. Revisar los procedimientos con los cuales la entidad garantiza a la comunidad el acceso a la información. Sensibilizar a los servidores públicos sobre el alcance e importancia del Plan Anticorrupción con el fin de que este sea aplicado en el día a día sobre las acciones que se realizan.

Actividades Meta o Producto


Componente 5: Transparencia y Acceso a la Información

Subcomponente Responsable Fecha Programada

Criterio Diferencial de

Accesibilidad

Lineamientos de

Transparencia Activa

Revisar y actualizar la publicación

mínima en la página web, requerida por

la Ley de Transparencia y del Derecho

de acceso a la Información Pública

Nacional

Cumplir con los requisitos

que sobre la materia se

encuentran en la Ley 1712

de 2014

Jurídica, técnica

administrativa y tecnología Junio 30 de 2016

Atender a la población discapicitada en

el primer piso de la Contraloría con el fin

de mejorar la accesibilidad de las

mismas

Garantizar la buena atención

a la población en situación

de discapacidad

Área de Participación

Ciudadana

Lineamientos de

Transparencia Pasiva

Atender de manera oportuna las

peticiones, quejas, denuncias y/o

consultas radicadas en el ente de

control.

Cumplimiento al 100%Área de Participación

Ciudadana Permanentemente

Elaboración de los

instrumentos de gestión de

la información

Publicar el invetario de los activos de

información de la Contraloría con el

índice de información clasificada y

reservada

Revisión por parte de la

jurídica de la entidad con el

fin de clasificar la

información

Ajustar la página web institucional para

que la población con limitación visual

pueda acceder a la información pública

Mejorar el acceso a la página

web para la población con

limitaciones visuales

Tecnología y Área de

Participación ciudadana Noviembre 30 de 2016

Comunicaciones y

tecnología Isa…

Junio 30 de 2016

6. Iniciativas adicionales Éstas surgen de la propuesta presentada por el Contralor en su plan de gestión y por recomendaciones realizadas por los funcionarios públicos del órgano de control, interesados en fortalecer el control fiscal.


Componente 6: Iniciativas adicionales


Actualización y

sensibilización del Código

de Ética

Comité de Dirección Noviembre 30 de 2016

Difundir a través de diferentes medios

de comunicación (virtual y escrita) el

Plan Estratégico Institucional de la

Contraloría Municipal de Envigado,

con el fin de que la comunidad en

general conozca las prinicipales

acciones y gestión de la entidad.

Informar a la comunidad en

general, el Plan Estratégico

Institucional 2016-2019


ciudadana y

comunicaciones

Abril 30 de 2016

Otras iniciativas

A nivel interno, la Contraloría

socializará el Plan Estratégico

Institucional con el propósito de que

esta sea acogido e implementado,

garantizando con ello el cumplimiento

de las metas y objetivos trazados por

esta carta de navegación

Ejecutar los objetivos

estratégicos del Plan

Estratégico Institucional

2016-2019, por parte de los

servidores públicos,

garantizando con ello el

cumplimiento de la labor

misional

Comité de Dirección y


Ciudadana

Implementar, promover y divulgar el

proyecto de la Escuela de Formación

en Control Fiscal, dirigido a los

sujetos de control

Contar con líderes

formadores en control fiscal

Comité de Dirección y

Comunicaciones Diciembre 15 de 2016

Revisar y ajustar el Código de Ética

de la entidad, y efectuar una

sensibilización a todos los servidores

públicos

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PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN AL ......2014, todas ellas orientadas a prevenir la corrupción,...

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