Date post: | 02-Jan-2016 |
Category: |
Documents |
Upload: | xander-rivers |
View: | 32 times |
Download: | 4 times |
Teddy Sánchez GómezEspecialista en [email protected]
PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
PLANIFICACIÓN
Las organizaciones, tanto públicas como privadas son conscientes de la importancia de la planificación para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
¿Qué es la planificación?
Procedimiento mediante el cual se seleccionan, ordenan y diseñan las acciones que deben realizarse para el logro de determinados propósitos, procurando una utilización racional de los recursos disponibles.
El plan de trabajo como instrumento de planificación detalla las actividades que se deben llevar a cabo para el logro de los objetivos propuestos, para lo cual se establecen metas, indicadores, tiempo de ejecución y responsables.
¿Por qué se hace un plan de trabajo? Ordena lógica y secuencialmente la fase de
ejecución de actividades Permite realizar el seguimiento de la ejecución
de las actividades programadas. Facilita el proceso de evaluación.
ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Órgano de Administración de Archivos
Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos. e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el archivo General de la Nación.
R.J. N° 073-85/AGN-J
Órgano de Administración de Archivos Desconcentrados
Es el encargado de las actividades archivísticas en los órganos desconcentrados a nivel regional zonal o departamental de organismos y reparticiones del Sector Público. Coordinará sus actividades con el Órgano de Administración de Archivos del nivel central y el Archivo Departamental correspondiente y de no existir éste con el Archivo General de la Nación.
R.J. N° 073-85/AGN-J
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD
(Directiva N° 016-GG-ESSALUD-2013 )
* ORGANOS DESCONCENTRADOS QUE LO POSEAN
ARCHIVO CENTRAL
COMITE DE EVALUACION DE DOCUMENTOS
ARCHIVO DE GESTION (NIVEL CENTRAL)
ARCHIVO PERIFERICO(NIVEL CENTRAL)
SECRETARIA GENERAL
ORGANO DE ADMINISTRACION DE
ARCHIVO DESCONCENTRADO
ARCHIVO DE GESTION (NIVEL CENTRAL)
OFICINA DE ADMINISTRACION DE
LA INFORMACION
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL ÓRGANO DESCONCENTRADO
COMITE DE EVALUACION DE DOCUMENTOS
DESCONCENTRADO
ARCHIVO DE GESTION (NIVEL
DESCONCENTRADO)
ORGANO DE ADMINISTRACION DE
ARCHIVO DESCONCENTRADO
ARCHIVO DESCONCENTRADO
ARCHIVO PERIFERICO *(NIVEL
DESCONCENTRADO)
ARCHIVO DE GESTION (NIVEL DESCONCENTRADO)
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
DIRECTIVA N° 003-2008-AGN/DNDAAI
“NORMAS PARA LA FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA”
FINALIDADES DEL PATOAA
· Contar con un instrumento de gestión archivística que oriente el desarrollo óptimo de las actividades archivísticas en las entidades de la Administración Pública.
· Unificar criterios para el proceso de formulación, ejecución y evaluación de los Planes de Trabajo de Archivos de las Entidades de la Administración Pública.
OBJETIVO DE LA DIRECTIVA
Establecer
pautas procedimientos
formulaciónaprobaciónaprobación ejecución
evaluación evaluación
Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de
la Administración Pública.
El Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos
Es un instrumento de gestión que orienta las actividades archivísticas para el logro de los objetivos y metas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos (SNA).
Permite realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de las entidades de la administración pública.
Forma parte de un plan mayor como es el Plan de Desarrollo Institucional o Plan Operativo Institucional.
I. Alcance
Señalar el ámbito de aplicación en la entidad (archivos de gestión, periféricos, desconcentrados y central).
II. Objetivo General
Se debe señalar los propósitos principales que se pretenden alcanzar con la implementación del Plan Anual de Trabajo del OAA durante el año, y debe ser redactado en infinitivo, debido a que implica una acción o compromiso (actualizar, adecuar, establecer, favorecer, cumplir, contribuir, etc.).
III. Objetivos específicos
Definen la naturaleza de las actividades a realizar, así como los logros y las metas previstas. Al enunciarlos, señalar puntualmente y precisar las acciones que se llevarán a cabo, los medios que se utilizarán, así como qué logros y resultados se espera alcanzar.
IV. Política Institucional
Se especifica el conjunto de orientaciones y lineamientos de política institucional que normarán el quehacer archivístico dentro de la entidad.
V. Realidad Archivística
Este punto esta dividido en los siguientes secciones:-Organización -Normatividad-Personal-Local y equipos-Fondo Documental-Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas
Realidad ArchivísticaOrganización
Indicar la existencia y características del funcionamiento del OAA y
señalar si ha implementado el Sistema de Archivos Institucional
(archivos de gestión, periféricos y de nivel desconcentrado de la
entidad), precisar organización, línea de dependencia o ubicación
administrativa, líneas de coordinación con otros órganos, etc.
Realidad ArchivísticaNormatividad
Señalar las normas internas de gestión archivística emitidas por la entidad.
Realidad ArchivísticaPersonal
Precisar la cantidad, la condición laboral, el cargo y el nivel de capacitación del personal del OAA.
Realidad ArchivísticaLocal y Equipos
Indicar las características del local o locales del OAA, de los archivos periféricos y/o desconcentrados (número de ambientes, tipo de construcción, disponibilidad de espacio, etc.), así como también, los tipos y las características de los equipos que se poseen (estanterías, armarios, gaveteros, mesas de trabajo, fotocopiadoras, equipos de microfilm, equipos de grabación, scaners, equipos de seguridad, equipos de control, etc.).
Realidad ArchivísticaFondo Documental
Señalar las principales series documentales, indicando sus
correspondientes años (fechas extremas). Además se deberá anotar la cantidad total de documentos medidos en metros lineales.
Los archivos que conserven documentos cartográficos, audiovisuales o legibles a máquina, indicarán la cantidad total de unidades y sus fechas extremas.
Realidad ArchivísticaProcesos Técnicos y Actividades Archivísticas
Referir las actividades programadas respecto a la organización, descripción, selección (transferencia y eliminación), conservación, servicios de documentos que se realizarán durante el año.
Al respecto véanse las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, aprobadas por Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J del Archivo General de la Nación.
PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS - 2014
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DICTOTAL ANUAL
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
PrioritarioElaborar el Informe de Evaluación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos correspondiente al 2013
Documento 1 eneroPersonal de la Oficina de Administración de la Información
Formular el Plan de Prevención y Recuperación de Siniestros en Archivos
Documento 1 1 abrilPersonal de la Oficina de Administración de la Información
PrioritarioBrindar asistencia técnica a los archivos de gestión, periféricos y desconcentrados
Informe 1 1 1 1 4 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a la disponibilidad presupuestal, para el caso de archivos desconcentrados
Implementar un enlace web del Archivo Central en el Portal Institucional
Informe 1 1 abrilPersonal de la Oficina de Administración de la Información
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PrioritarioOrganizar los documentos de archivo que se encuentran en custodia del Archivo Central
Metro lineal 40 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 40 500 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a la disponibilidad del personal del Archivo Central
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
PrioritarioElaborar los inventarios de los documentos organizados en el Archivo Central
Metro lineal 40 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 40 500 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a la disponibilidad del personal del Archivo Central
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Prioritario Formular el Programa de Control de Documentos Informe 1 1 2 enero - junioPersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a la aprobación del Comité de Evaluación de Documentos
PrioritarioElaborar el Cronograma de Transferencia de Documentos al Archivo Central
Documento 1 1 eneroPersonal de la Oficina de Administración de la Información
PrioritarioCoordinar y recibir las transferencias de documentos de los archivos de gestión y archivos periféricos del nivel central
Metro lineal 20 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 20 250 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a las necesidades de los archivos de gestión y archivos periféricos
PrioritarioSeleccionar el acervo documentario y proponer su eliminación al Archivo General de la Nación
Metro lineal 50 65 65 65 65 65 65 65 65 65 65 700 enero - noviembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a la aprobación del Comité de Evaluación de Documentos
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
PrioritarioMejorar las condiciones de conservación de las unidades de archivamiento de la documentación en custodia del Archivo Central
Metro lineal 40 42 42 42 42 42 42 42 42 42 42 40 500 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a la disponibilidad del personal del Archivo Central
Digitalizar la documentación en custodia del Archivo Central
Imágenes 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 30000 360000 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a la disponibilidad del personal del Archivo Central
Implementar la línea de digitalización de documentos con valor legal en el Archivo Central
Informe 1 1 2 julio - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a disponibilidad presupuestal.
SERVICIO ARCHIVÍSTICO
PrioritarioAtender los requerimientos de documentos digitalizados
Documento 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 1200 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a los requerimientos de los usuarios
PrioritarioAtender los requerimientos de préstamo de documentos
Documento 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120 enero - diciembrePersonal de la Oficina de Administración de la Información
Sujeto a los requerimientos de los usuarios
PRIO-RIDAD
ACTIVIDADESUNIDAD
DE MEDIDA
METADURACIÓN RESPONSABLE OBSERVACIONES
Presupuesto
Indicar si se cuenta con presupuesto propio para el OAA (Archivo Central) y, de ser posible, señalar el monto asignado.