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Plan de trabajo
archivístico integral Organización de fondos acumulados
Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez
Plan de trabajo archivístico integral
12 de diciembre de 2012
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Plan de trabajo
archivístico integral Organización de fondos acumulados
Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez
12/12/2012
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Tabla de contenido
Introducción ____________________________________________________________ 5
Objetivos ______________________________________________________________ 6
General _____________________________________________________________________ 6
Específicos __________________________________________________________________ 6
Conceptos básicos _______________________________________________________ 7
Fondos acumulados __________________________________________________________ 7
Archivo _____________________________________________________________________ 7
Archivo publico _____________________________________________________________ 7
Archivo Total ________________________________________________________________ 7
Gestión documental __________________________________________________________ 7
Soporte documental __________________________________________________________ 7
Tabla de retención documental ________________________________________________ 7
Archivo de gestión ___________________________________________________________ 7
Archivo central ______________________________________________________________ 8
Archivo histórico ____________________________________________________________ 8
Inventario documental _______________________________________________________ 8
Serie documental ____________________________________________________________ 8
Subserie documental _________________________________________________________ 8
Tipo documental _____________________________________________________________ 8
Depurar ____________________________________________________________________ 8
Cronología __________________________________________________________________ 8
Foliación ____________________________________________________________________ 9
Stiker _______________________________________________________________________ 9
Carpeta _____________________________________________________________________ 9
Descripción de la situación actual (resumen de diagnóstico) _________________ 10
Necesidades ___________________________________________________________ 11
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Recurso humano ____________________________________________________________ 11
Insumos ___________________________________________________________________ 11
Equipos _________________________________________________________________________ 11
Papelería ________________________________________________________________________ 12
Cajas _________________________________________________________________________ 12
Carpetas ________________________________________________________________________ 12
Lápices __________________________________________________________________________ 12
Saca ganchos _____________________________________________________________________ 12
Dotación ___________________________________________________________________ 12
Espacios ___________________________________________________________________ 12
Precio estimado por Dirección y Ejecución de Proyecto (Estimado) ___________ 13
Costo económico por metro lineal _____________________________________________ 13
Costo temporal por metro lineal ______________________________________________ 13
PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ___ 14
Primer paso: Clasificación Documental ________________________________________ 14
Segundo paso: Identificación de Documentos de Apoyo _________________________ 14
Tercer paso: Ordenación Documental _________________________________________ 14
Sistemas de Ordenación ___________________________________________________________ 14
Cuarto paso: Selección Documental y Retiro de material metálico (Depuración) ___ 15
Quinto paso: Foliación ______________________________________________________ 15
NO SE DEBE HACER _____________________________________________________________ 15
Sexto paso: identificación y rotulación de unidades de conservación ______________ 15
Séptimo paso: organización de los archivos de gestión según las TRD. ____________ 16
Octavo paso: Transferencias Documentales ____________________________________ 16
Proceso de consulta de Documentos ___________________________________________ 16
Gestión Electrónica de Información _________________________________________________ 16
Automatización de procesos _______________________________________________________ 16
VALORACION _____________________________________________________________ 16
Grupos de documentos de características comunes ____________________________________ 17
CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL _______________________________ 17
CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL __________________________ 19
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Selección documental: _____________________________________________________________ 19
Selección Aleatoria ________________________________________________________________ 20
Selección Sistemática ______________________________________________________________ 20
Selección Ejemplar ________________________________________________________________ 20
Selección Representativa ___________________________________________________________ 20
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Introducción
Por la importante labor que desarrolla el Cupotrans Help Logistic S. A. S para el país, es
necesario que todas sus actividades queden soportadas en documentos, los cuales harán
parte de la memoria institucional y nacional de Colombia.
Una parte fundamental del sistema de información de esta entidad, es el sistema de
información documental encargado de administrar todas las comunicaciones y
documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales y es de vital
importancia velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información
y documentos de archivo, así como de su organización y conservación y la prestación de
los servicios archivísticos. Esta labor, esta encargada principalmente a un Secretario
General en la mayoría de las entidades públicas y privadas de la nación, pero en casos
específicos como el de esta empresa, es responsabilidad de los funcionarios
administrativos, de acuerdo con el Artículo 16 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
También, son responsables los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de
documentación.
Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los más
rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de
Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que
regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática
que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la
documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio
documental de la Nación, según lo establecido en el Artículo 17 de la Ley General de
Archivos.
Por la importancia que tiene para el Sistema de Administración Documental, ya que se
constituye en la memoria institucional, se propone el presente proyecto, con el cual se
pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y
de las comunicaciones oficiales escritas en toda la entidad y facilitar la aplicación de la
tabla de retención documental para cumplir así con el programa de gestión documental
ordenado por el Archivo General de la Nación.
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Objetivos
General
Elaborar un plan estratégico para la organización del fondo acumulado, que
cumpla con toda la normatividad estipulada en la ley 594 del año 2000, acuerdo 02
de 2004, 041 de 2002 y 027 de 2006, por el cual se establecen los lineamientos
básicos para la organización de fondos acumulados
Específicos
Detectar la documentación que está contaminada o se encuentra en deterioro para
tratar de reparar su estado y mantener la información allí contenida en las mejores
condiciones
Determinar un criterio de organización que facilite la búsqueda y consulta de
documente generados en periodos anteriores al actual.
Detectar la cantidad de volumen documental para conocer los diferentes valores
que se puedan encontrar en el fondo documental.
Asegurar la adecuada conservación de los documentos que garanticen la mayor
durabilidad de la información e historia que estos posean
Seleccionar la documentación que se tiene un valor histórico para la entidad y la
Nación
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Conceptos básicos
Fondos acumulados
Corresponden a la totalidad de los documentos que reposan en los diferentes lugares de
almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en el transcurso de
su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización y con pocas
posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente.
Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión.
Archivo publico
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de
la prestación de un Servicio Publico por entidades privadas.
Archivo Total
Concepto que se hace referente al proceso integral de los documentos en su siclo vital.
Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación
Soporte documental
Medios en los cuales se mantiene la información, según los materiales empleados. Además
de los archivos de papel existen también los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental
Listados de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
les asignara el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos y su
disposición final.
Archivo de gestión
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que lo soliciten. Su circulación o
tramite se realiza para dar respuesta o solución a asuntos iniciados.
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Archivo central
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo histórico
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación
que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura,
este tipo de archivo también puede conservar archivos históricos, recibidos por donación
deposito voluntario, adquisición o expropiación.
Inventario documental
Relación detallada de cada uno de los documentos que conforman un proceso, serie o
subserie.
Serie documental
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas en
un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
especificas. Ejemplo: historias laborales, contratos, actas en informes, entre otros.
Subserie documental
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de esta por su contenido y sus características especificas
Tipo documental
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenidos distintos que sirven como elementos para la clasificarla, describirla y
asignarle una categoría diplomática.
Depurar
Tomar una serie o subserie y retirar de allí la copia de la copia, si hay fax se deben
fotocopiar y retirar ese papel químico que permite que la información se borre no el
tiempo.
Cronología
Cuando se toman las fechas de los documentos para organizarlos de mayor a menor
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Foliación
Marcar el número de folio con lápiz de mina negra y blanda en la parte superior derecha
de la hoja del documento.
Stiker
Formato pequeño que se le pega a las carpetas celuguías para identificarlas con su
contenido y procedencia de los documentos.
Carpeta
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
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Descripción de la situación actual
(resumen de diagnóstico)
Al momento de realizar el diagnostico previo del fondo acumulado de Cupotrans Help
Logistic S. A. S., se evidencia que este no cumple con las normas de archivística nacional,
pues se encuentra con una previa clasificación, pero carece de ordenamiento consecutivo
cronológico, alfabético y numérico, y es notable como para iniciar el proceso archivístico,
es necesario tomar decisiones que conlleven a la mejor forma de conservación de cada uno
de los documentos.
La documentación contenida en este fondo se encuentra altamente expuesta a factores
externos de alteración, ya sean biológicos, de desastres, medioambientales o
antropogénicos, pues toda la información esta contenida en A-Z´s que desde hace mucho
tiempo ha dejado de funcionar como un medio de conservación eficiente para la
documentación empresarial o personal.
Por otro lado, mucha de la documentación se encuentra deteriorada por la alta
manipulación que posee y la falta de conciencia en cada uno de los funcionarios y
personas que entran en contacto con el mismo, de la alta importancia que representa un
archivo empresarial, además de la falta de documentos que por el paso del tiempo y la
falta de responsabilidad documental, se ha ido extraviando poco a poco.
Las unidades de conservación son totalmente nulas, pues no se maneja ningún tipo de
carpeta o caja reglamentada, y en algunos casos supera el limite de acumulación por A-Z,
ocasionando que con facilidad se desprendan de los ganchos y se extravié con
posterioridad.
Es importante recalcar que el archivo no posee ningún área de identificación, limpieza,
consulta y conservación, y mucho menos posee un plan de prevención de desastres y
mantenimiento periódico, pues en este punto es importante recalcar que la limpieza es un
factor importante, y que el ya mencionado se encuentra con bastante polvo y tierra dentro
y fuera de las A-Z´s, es de urgencia incentivar la consciencia e cada una de las personas
para la conservación de los documentos, pues la entidad como tal carece de Comité de
Archivo.
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Necesidades
Recurso humano
Determinar la persona requerida tanto para la organización como para la conservación
documental. Cada proceso necesita de una planificación adecuada teniendo en cuenta el
mejor perfil de competencias de la persona que asumirá las labores.
Para esta labor es importante que la persona encargada, posea grandes conocimientos en
materias de derecho, administrativas, ingeniería y archivísticas, que pueda acreditar con
facilidad como mínimo un (1) año de experiencia en Dirección o Coordinación de
Proyectos de Organización de Archivos y aplicación de tablas de retención documental
que incluyan labores de digitación de información. Además, es de prioridad que la
persona que asuma este roll posea grandes conocimiento de sistemas y manejo de bases de
datos.
Insumos
Para el desarrollo de este proyecto se calculo en el diagnóstico que la entidad posee un
fondo documental de aproximadamente 30 metros lineales y para ello se presenta a
continuación la cantidad de materiales y equipos necesarios para el procesamiento de cada
metro lineal.
Equipos
Se requiere un equipo de cómputo para todo el procesamiento documental de la
entidad
Se requiere un scanner o microfilmadora para digitalizar la información en un
backup documental que facilite la búsqueda de documentos y disminuya la
manipulación de documentos físicos. En caso de decidir digitalizar la información
por medio del scanner, es responsabilidad del Director de proyecto la adquisición
del software para leste proceso como ABBYY FineReader, Documentos MSD, Softi
FreeOCR, Nuxeo, Alfresco, Greenstone, Aons, entre otros. Si se decide realizar este
proceso por medio de microfilmación, es importante adquirir una cantidad de
rollos de microfilmación suficiente para la cantidad de folios reposados en el
archivo (aproximadamente se calculan entre 60.000 y 100.000 documentos)
Se solicita una impresora para generar los formatos diligenciados para cada una de
las unidades de conservación
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Papelería
Cajas
Para la aproximación establecida en el diagnostico de 30 metros lineales de
archivo, se requieren 120 cajas para archivo X200 sin rotulo (4 cajas X200 por
metro lineal)
Carpetas
Para la aproximación establecida en el diagnostico de 30 metros lineales de
archivo, se requieren 900 carpetas para archivo 4 aletas (30 carpetas par a
archivo 4 aletas por cada metro lineal) (se recomienda la adquisición de un
millar para adquirir economía)
Lápices
Para la totalidad del fondo documental se necesita de 5 lápices negros de
mina suave HB o B, o en su defecto 1 portaminas con 3 paquetes de minas
de la misma referencia del lápiz. Adicionalmente 1 borrador.
Saca ganchos
Es importante la adquisición de un saca ganchos y una cosedora.
Dotación
Dotación de salud ocupacional para la persona encargada de la limpieza
Espacios
Espacios adecuados de trabajo y almacenamiento
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Precio estimado por Dirección y Ejecución de Proyecto
(Estimado)
Costo económico por metro lineal : De 100.000 a 150.000 por metro
lineal
Costo temporal por metro lineal : 90 días
Clasificación : 10 días
Organización Cronológica : 15 días
Alistamiento : 15 días
Foliación : 20 días
Digitalización : 30 días.
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PASOS METODOLOGICOS PARA LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
Para los documentos producidos actualmente se debe estar cumpliendo con la ley 594 de
2000, en el cual se estipulan los siguientes procedimientos
Primer paso: Clasificación Documental
Se clasificara y agrupara la documentación que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo:
ACTAS, CONCEPTOS, CONTRATOS, INFORMES etcétera) e identifique cada uno de los
grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponde. La secuencia será
Dependencias – Secciones – Años – Series – Subseries – Tipo de documento.
Segundo paso: Identificación de Documentos de Apoyo
Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y
son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y NO se
deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras
dependencias..),pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando
constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.
Tercer paso: Ordenación Documental
La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir,
al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de
la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de
los trámites.
Sistemas de Ordenación
Numérico simple (1, 2, 3, 4, 5, …)
Cronológico (01-Ene. 1999, 27-Mar. 1999, 15 May. 2000, 10 Jul. 2000, …)
Topográfico (SALA 1, SECCION B, ESTANTE 6, CIUDAD, VEREDA)
Decimal (1; 1.1; 1.2; 2; 2.1; 2.2; 3;…)
Alfabético general (A, B, C, D, E, …)
Onomástico (Acosta, Cesar; Barrera, Luis; Castro, Omar; Zea, Oliver)
Asunto o temas (series) (ACTAS; BOLETINES; CONTRATOS; INFORMES)
Toponímico (ARMENIA; BOGOTA; CALI; MEDELLIN)
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Cuarto paso: Selección Documental y Retiro de material metálico
(Depuración)
Se retirará de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por
ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, tarjetas de invitación o
felicitación, entre otros.
La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora,
clips, entre otros.
Quinto paso: Foliación
La foliación se realizará en el momento en que se prepare la documentación para ser
transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se
aplica solamente a esta.
Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y
blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido
del texto.
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones
NO SE DEBE HACER
Foliar con numerador
No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco
Omitir números
Foliar sobre texto
No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
Foliar cara recta
en fotografías
Numerar folios en blanco
Sexto paso: identificación y rotulación de unidades de conservación
En el proceso de rotulación se debe identificar la documentación de tal manera que
permita su acceso y consulta de forma rápida e oportuna.
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Séptimo paso: organización de los archivos de gestión según las TRD.
Octavo paso: Transferencias Documentales
La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los
documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD), previo
diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según calendario de
transferencias previamente programado.
Proceso de consulta de Documentos
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen.
Gestión Electrónica de Información
La oficina “cero papeles”
El documento cambia su valor conocimiento
Cultura del Comercio electrónico de información.
Pasar de un “archivo” a un “Centro de Administración Documental C.A.D ”
Las áreas de archivo y correspondencia, pasan a tener un rol protagónico en la
administración de la información
Automatización de procesos
1. RECIBIR: recepción
2. DIGITALIZAR: Digitalización de la Información
3. INGRESAR SOFTWARE: Sistema de Información
4. AREA RESPONSIBLE: Recepción Documento Digitalizado
5. Envío Documento Físico
6. Archivar Documento Físico Según Carpeta Definitiva – TRD
“Los archivos son instrumentos de control, se constituyen en centros de información necesarios
para el funcionamiento del Estado de Derecho, fundamentales para el desarrollo de la Nación y
forman parte esencial de la memoria colectiva de un pueblo”
VALORACION
La valoración ante todo es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción
documental de la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios y
secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben
permanecer tanto en el archivo de oficina como en el Archivo Central y señalar su
disposición final.
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Grupos de documentos de características comunes
Dispositivos: Actos administrativos generados por la entidad que llevan implícita
una orden, una determinación o decisión, una regulación o normalización de procesos o
actividades; estos documentos permiten conocer las disposiciones, las políticas y
directrices internas de cada entidad. Ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las
Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las Directivas, las Circulares, los Estatutos, entre
otros.
Actividades: Documentos sobre actividades realizadas en cumplimiento de
funciones administrativas. Informes de Gestión, Informes de Actividades, Proyectos,
Convenios, Contratos, Planes, Programas, Balances, Inventarios Muebles e Inmuebles,
Inventarios Documentales, entre otros. Es posible que algunos de estos documentos sean
voluminosos y por lo tanto requieran seleccionarse.
CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL
Para establecer Tiempos de Retención en Archivo de Gestión y Central:
Tramite y Vigencia de los documentos
Valores Primarios
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su
producción.
Tiempo promedio en Archivo de Gestión: entre 1 a 5 años y en Archivo Central entre 5 a
20 años, algunas hasta 80 o 100 años, dependiendo las características de la serie y/o
subserie documental.
Valor Legal (Tiempo de Retención en Archivo de Gestión y Central)
Ejemplo: Contratos
LEY 80 de 1993. ARTICULO 55. DE LA PRESCRIPCION DE LAS ACCIONES DE
RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de las acciones y
omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término
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de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.
Ejemplo: Historia Clínica
Resolución 1995 de 1999. Articulo 15. RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN.
La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir
de la fecha de la última atención. Mínimo cinco (5) años en el archivo de gestión del
prestador de servicios de salud, y mínimo quince (15) años en el archivo central. Una vez
transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse.
Ejemplo: Procesos Penales
Código Penal. Articulo 83. Termino de prescripción de la acción penal. La acción penal
prescribirá en un tiempo igual al máximo de la pena fijada en la ley, si fuere privativa de la
libertad, pero en ningún caso será inferior a cinco (5) años, ni excederá de veinte (20), salvo
lo dispuesto en el inciso siguiente de este artículo.
El término de prescripción para las conductas punibles de genocidio, desaparición
forzada, tortura y desplazamiento forzado, será de treinta (30) años.
Cuando se trate de delitos contra la libertad, integridad y formación sexual, o el delito
consagrado en el artículo 237, cometidos en menores de edad, la acción penal prescribirá
en veinte (20) años contados a partir del momento en que la víctima alcance la mayoría de
edad.
Valor Fiscal (Tiempo de Retención en Archivo de Gestión y en Archivo Central)
Ejemplo: Impuestos, Libros de Contabilidad
Estatuto Tributario Art 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del
control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales,
las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán
conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del
año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos,
informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de
Impuestos, cuando ésta así lo requiera:….
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CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL
Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra
de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Usarse
también “depuración” y “expurgo”.
• Acuerdo AGN 027 de 2006
La selección puede aplicarse:
A la documentación no vigente administrativamente
A series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en
otras series
A series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación
total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y
será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a
aplicar
Acuerdo AGN 039 de 2002
Se aplica bajo la modalidad de muestreo y el Comité de Archivo es el encargado de
decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el (%) a conservar, teniendo en
cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
Sseparación de documentos de conservación permanente, de los que no los son.
Debe basarse en el conocimiento preciso de la conformación de cada unidad
documental, las características que la diferencian de otras unidades documentales
de su misma serie y de la información que comparte con otras series
Por ejemplo: una Historia Laboral
Conformada por unos tipos documentales determinados comunes a todas las demás,
representa a la serie Historias Laborales (procesos administrativos)
• Para la selección: elementos de juicio : cargos y niveles, funcionarios destacados en
la vida pública o que hayan hecho aportes significativos (cualidades específicas )
Tomar una decisión para conservar determinados expedientes y eliminar los demás.
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Selección Aleatoria, se escoge a partir de una fórmula estadística la proporción de
expedientes señalada en ésta selección de manera aleatoria de el número de expedientes
por año, está directamente asociada con los criterios cuantitativos, por ejemplo: Selección
aleatoria de un 10% por año. Lo cual implica escoger a partir del volumen total lo que
representa el 10% y distribuirlo proporcionalmente en el total de este año.
Selección Sistemática, se escoge sistemáticamente un periodo de manera consecutiva y
repetida en una serie documental, está directamente asociada con los criterios
cuantitativos, por ejemplo: Selección sistemática de un mes por año, o bien de un año cada
5 años, o una semana por mes, etc.
Selección Ejemplar, se escoge una muestra mínima que permita evidenciar la “forma”
externa de los documentos, está directamente asociada con el criterio de características
externas, por ejemplo: Selección de una muestra ejemplar mínima de cinco ejemplares.
Selección Representativa, se escoge a partir de una fórmula estadística la proporción de
expedientes señalada en ésta selección de manera representativa el número de expedientes
por año, está directamente asociada con los criterios cualitativos, por ejemplo: Selección
representativa de un 10% por año. Lo cual implica escoger a partir del volumen total un
10% de expedientes que tengan representatividad por ser el de mayor y menor volumen,
costos o manejado por personalidades importantes entre otros criterios y distribuirlo
proporcionalmente en el total de cada año. Es la selección más delicada y subjetiva que se
puede realizar por cuanto cómo identificar lo representativo, pasados los años?
Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez
Estudiante de tercer semestre de Estadística – U S T A.
CC 1.032’436.484
Tel. (1) 566 03 87
E-mail: [email protected]