PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
PINAR
CONCEJO DE MEDELLÍN
LEONOR GAVIRIA BEDOYA
SECRETARIA GENERAL
NANCY ESTELLA VELÁSQUEZ PARRA
LÍDER PROGRAMA
UNIDAD DE INFORMÁTICA
LINA DEL SOCORRO MESA BURITICÁ
TÉCNICA ADMINISTRATIVA - ARCHIVO CENTRAL
MEDELLÍN – ANTIOQUIA
DICIEMBRE DE 2017
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3
1. GLOSARIO .............................................................................................................. 5
2. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PINAR ................................... 8
3. CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL .................................................... 9
4. IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL ...................................................... 16
4.1. Aspectos Administrativos .......................................................................................... 16
4.2. Aspectos Técnicos ...................................................................................................... 19
4.5. Aspectos de infraestructura ...................................................................................... 23
4.4. Aspectos Tecnológicos .............................................................................................. 24
5. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS .................................................... 25
6. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES ........ 26
7. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR ................................................................... 27
8. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ........................................................................ 28
9. IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS ................................................................... 28
10. MAPA DE RUTA ................................................................................................ 44
11. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL ......................................... 45
12. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN ..................................................................... 48
13. ANEXOS ............................................................................................................. 48
14. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 48
INTRODUCCIÓN El Concejo de Medellín, como ente descentralizado de orden municipal debe
acogerse a lo establecido en la normatividad archivística colombiana que busca
garantizar entre otras cosas, el acceso oportuno a la información pública por parte
de los ciudadanos, los funcionarios y contratistas de la misma entidad.
Esta normatividad contempla la elaboración e implementación de instrumentos
archivísticos en materia de gestión documental y administración de archivos,
priorizando aquellas necesidades que deberán atenderse oportunamente, para
minimizar el riesgo de pérdida de información y optimizar los recursos necesarios
para organizar y preservar documentos que garantice el acceso a la información.
En el Decreto 1080 de 2015 expedido por el Ministerio de Cultura de Colombia,
específicamente en el Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión
documental, establece que las entidades públicas, obligatoriamente, desarrollarán la
gestión documental a partir de los siguientes:
a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
b) La Tabla de Retención Documental (TRD).
c) El Programa de Gestión Documental (PGD).
d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
e) El Inventario Documental.
f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
h) Los mapas de procesos, flujos documentales y descripción las funciones de las
unidades administrativas la entidad.
i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento categorías adecuadas de
derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
Administrativamente, el primer documento que se construye es el PINAR, toda vez
que a partir de su diseño se logran identificar las necesidades cuya atención debe
priorizarse y la forma más conveniente de satisfacerlas, teniendo en cuenta los
recursos humanos, administrativos, de infraestructura, tecnológicos y económicos
con los que cuenta el Concejo de Medellín para su gestión documental.
Por su parte, la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) en su artículo 35 indica
las sanciones a que hubiere lugar en caso de incumplimiento de la misma o sus
normas reglamentarias.
Es por ello, que el Concejo de Medellín suscribió el Contrato Nº 4600072084 de
2017 el pasado mes de septiembre, con la Escuela Interamericana de
Bibliotecología de la Universidad de Antioquia, para que esta a través de un proceso
de asesoría y consultoría, guiara la elaboración del presente documento.
En el PINAR, se describe la situación actual del Concejo de Medellín y los aspectos
críticos en materia de gestión documental y administración de archivos que
requieren atención prioritaria, indicando los proyectos que deberán ejecutarse para
ello, asociándolos con los programas del Plan de Estratégico 2016-2019 de la
entidad.
1. GLOSARIO
Administración de archivos1: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a
la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Acceso a la información2: Comprende aspectos como la transparencia, la
participación y el servicio al ciudadano y la organización documental.
Archivo3: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la
institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
Archivo central4: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento
de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Aspecto crítico5: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística
que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.
Aspectos tecnológicos y de seguridad6: Abarca aspectos como la seguridad de la
información y la infraestructura tecnológica.
Conservación digital7: Acciones tomadas para anticipar, prevenir, detener o
retardar el deterioro del soporte de obras digitales con objeto de tenerlas
permanentemente en condiciones de usabilidad, así como la estabilización
tecnológica, la reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales para
garantizar la trascendencia de los contenidos.
Depósito de archivo8: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
1 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de . 2 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 3 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de .. 4 Ibídem. 5 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 6 Ibídem. 7 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de . 8 Ibídem.
Documento de archivo9: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones
Documento electrónico de archivo10: Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón
de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos
Ejes articuladores11: Se basa en los principios de la función archivística dados en el
artículo 4 de la ley 594 de 2000. Éste es un campo fijo y se estructura de la siguiente
forma: administración de archivos, acceso a la información, preservación de la
información, aspectos tecnológicos y de seguridad, y fortalecimiento y articulación.
Fortalecimiento y articulación12: Involucra aspectos como la armonización de la
gestión documental con otros modelos de gestión.
Función archivística13: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
Gestión documental14: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Instrumentos archivísticos15: Herramientas con propósitos específicos, que tienen
por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la
gestión documental.
Plan16: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.
Plan Estratégico Institucional17: Instrumento que organiza y orienta
estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para
alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.
9 Ibídem. 10 Ibídem. 11 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 12 Ibídem. 13 Ibídem. 14 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de . 15 Ibídem. 16 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 17 Ibídem.
Plan de Acción Anual18: Es la programación anual de las actividades, proyectos y
recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad,
articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.
Preservación a largo plazo19: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y
estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad
física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del
objeto documental, independiente de su medio y forma de registro o
almacenamiento. Aplica para los objetos documentales en medio electrónico
(documento electrónico de archivo y documentos digitales independiente del tipo y
formato) además de medios magnéticos, ópticos y extraíbles en su parte física.
Preservación de la información20: Incluye aspectos como la conservación y el
almacenamiento de información.
Programa de Gestión Documental21: Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación
Procesos técnicos de la gestión documental22: son aquellos que contemplan todo
el ciclo vital de los documentos, para el caso de Colombia se cuenta con los
siguientes: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Preservación a
Largo Plazo, Valoración, Disposición Final y Transferencias de documentos.
Riesgo23: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los
objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y
consecuencia.
Seguridad de la información24: Los sistemas de gestión documental deben
mantener la información administrativa en un entorno seguro. Preservación de la
confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información; además, puede
involucrar otras propiedades tales como: autenticidad, trazabilidad (Accountability),
no repudio y fiabilidad.
18 Ibídem. 19 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de . 20 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 21 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de . 22 Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan Institucional de Archivos PINAR. 23 Ibídem. 24 Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de .
Tabla de retención documental25: Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos
Valores secundarios26: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo
2. METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL PINAR
Para la elaboración de este documento, se implementaron diferentes técnicas de
recolección de la información, con el fin de ser precisos y de obtener información
completa y suficiente, que sirviera de insumo para las etapas posteriores de
formulación del PINAR.
Análisis documental
Se tomaron en cuenta los siguientes documentos:
Organigrama institucional
Mapa de procesos
Visión
Misión
Acuerdo 69 de 2013, Reglamento Interno del Concejo de Medellín
Acuerdo 08 de 2015, Manual de funciones y competencia laborales del
Concejo de Medellín
Acuerdo 25 de 2007 modificado por Acuerdo 17 de 2010 del Concejo de
Medellín, sobre obligatoriedad de la implementación del sistema de
Gestión de la Calidad.
Manual de Gestión Documental
Manual de políticas usos y administración de recursos tecnológicos
Manual del Sistema de Gestión Corporativo
Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano
Plan Estratégico Corporativo Concejo de Medellín 2016-2019
Procedimiento P-GEC 005 sobre atención PQRSF
Programa de Gestión Documental
Protocolo de atención incluyente (D-GEC-004)
Manual de Gestión Documental
Resolución SG 2013-214, conformación del Comité Interno de Archivo del
Concejo de Medellín
Tablas de Retención Documental
Tablas de Valoración Documental
25 Ibídem. 26 Ibídem.
Observación
Mediante revisión al depósito de archivo y a las diferentes unidades visitadas, se
obtuvo información relacionada con la producción documental, la gestión y trámite, el
volumen documental en custodia y la preservación.
Entrevistas
A través de reuniones con la líder de la Unidad Informática, área a la que se
encuentra adscrita el Archivo, se recogió la información que no estaba disponible ni
publicada, o que requería aclaración.
También, mediante visitas a las oficinas productoras de documentos, se obtuvo
información sobre cada unidad para identificar su situación actual.
Finalmente, a través los servidores del archivo se recogió la información adicional
requerida.
Con toda esta información se diligenció el diagnóstico integral de archivo, insumo
base para la elaboración del PINAR
3. CONTEXTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
Breve reseña histórica
La Fundación de Medellín
El 20 de marzo de 1671 el gobernante de la Provincia de Antioquia, Francisco de
Montoya y Salazar, decretó la fundación de la Villa en el sitio de Aná, considerado el
más adecuado, porque allí estaban asentadas más de treinta mil familias de
españoles y otras de mulatos y mestizos. El 29 de marzo de ese mismo año se
reunió el primer cabildo de Aburrá, en el que se escogió como iglesia parroquial la
de La Candelaria, la cual desde ese entonces llegó a ostentar la calidad de patrona
formal de la Villa y símbolo de la comunidad.
El 14 de octubre de 1675 se recibió la real cédula de fundación y decretó que se
efectuara la matrícula de todas las personas que había en el Valle, contabilizándolas
por familias, tres mil quinientos habitantes en total. Se fijó por jurisdicción de la Villa
todo el Valle de Aburrá, desde el nacimiento del río Porce, desde las cumbres de
San Miguel hasta la confluencia del Riogrande con el río Medellín.27
Los Concejos Municipales tienen sus antecedentes históricos en los Cabildos de la
España colonial, siendo el órgano básico de administración municipal para la época.
27 Concejo de Medellín:
http://www.concejodemedellin.gov.co/concejo/concejo/index.php?sub_cat=2499#.WfomoLUrUdU
El Primer cabildo de Nuestra Señora de La Candelaria se realizó el 6 de noviembre
de 1675.
Con la Constitución de 1886 se crearon como tal los concejos municipales y se abrió
la posibilidad de que los cabildantes fueran elegidos popularmente (Acto legislativo
02 de 1908). La Constitución de 1991 incrementó y fortaleció el papel de los
Concejos Municipales, definiéndolos como una Corporación Político-Administrativa,
y encargándole el ejercicio del Control Político sobre la administración municipal.28.
Misión29
El Concejo de Medellín es una corporación administrativa de elección popular que
cumple las funciones que le señalan la Constitución Política y la ley, garantizando
mecanismos para el debate democrático y participativo, actuando como
interlocutora, vocera y representante de la comunidad en el trámite de proyectos de
acuerdo municipal y el ejercicio de control político.
Visión
El Concejo de Medellín logrará un mayor reconocimiento en la comunidad local,
regional y nacional, destacándose por su eficiencia administrativa en el manejo y uso
de los recursos disponibles con responsabilidad ambiental y, por la implementación
de mecanismos efectivos para poner a disposición la información corporativa y la
generación de espacios de participación para acercar al ciudadano, soportado en el
sistema de gestión corporativo.
Valores Institucionales
Honestidad: Actuamos con transparencia, rectitud, honradez y veracidad en
todos y cada uno de nuestros actos, de acuerdo con las reglas y los valores
aceptados por la sociedad.
Responsabilidad: Reconocemos y aceptamos las consecuencias de las
decisiones tomadas libremente.
Respeto: Reconocemos los derechos de las otras personas, valorando sus
cualidades y el medio que los rodea. Es un valor esencial para la convivencia
social y la paz.
Solidaridad: Actuamos en unión, sintiendo como propias las causas, intereses
y responsabilidades compartidas de los demás, asumiendo y compartiendo
beneficios y riesgos.
28 Federación Nacional de Concejos Fenacon https://sites.google.com/site/fenaconcolombia/concejos 29 Manual Sistema de Gestión Corporativo
Principios Institucionales:
Igualdad: Reconocemos que todos los seres humanos son iguales ante la
Ley, principio esencial de la democracia.
Moralidad: Actuamos de manera justa, aplicando las normas que regulan las
relaciones de las personas o grupos de personas, por constituir parte del todo
social.
Eficacia: Actuamos en procura de la consecución de los objetivos, metas y
estándares orientados a la satisfacción de las necesidades y expectativas del
ciudadano, enmarcados en nuestros planes institucionales.
Economía: Utilizamos racionalmente los recursos públicos.
Celeridad: Actuamos de manera oportuna y optimizamos los procesos y
procedimientos institucionales.
Imparcialidad: Tomamos decisiones atendiendo a criterios objetivos, sin
influencias de sesgos, prejuicios o tratos diferenciados por razones
inapropiadas.
Publicidad: Entregamos información veraz y oportuna, en los términos de ley.
Objetivos Institucionales
Más y mejores servicios que promueven la innovación la eficacia del sistema
de gestión Integral.
Reconocimiento social y gestión financiera eficiente, eficaz y económica.
Satisfacción de expectativas de los usuarios y partes interesadas.
Hacer gestión de conocimiento que sustente la labor constitucional y legal del
Concejo.
Modernizar estructura organizacional.
Consolidar capacidades.
Cumplir los requerimientos y contribuir a la satisfacción de las expectativas de
los entes públicos y privados, receptores de los servicios y la acción pública
del Concejo.
Fortalecer la infraestructura tecnológica.
Más y mejores servicios que promuevan la innovación, la eficiencia, la eficacia
del sistema de gestión Integral.
Funciones del Concejo de Medellín30
1. Reglamentar las funciones y la eficiente prestación de los servicios a cargo del
Municipio.
2. Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo económico y
social de obras públicas (Ley 152 de 1994).
30 Acuerdo 69 de 2013 del Concejo de Medellín.
3. Autorizar al Alcalde para celebrar contratos y ejercer protémpore precisas
funciones de las que corresponden al Concejo. La autorización al Alcalde para
ejercer pro-témpore precisas funciones de las que corresponden al Concejo será
hasta por seis (6) meses no prorrogables. (Artículo 29 de la Ley 1551 de 2012 que
modifica el artículo 91 de la Ley 136 de 1994, literal d, numeral 4).
4. Votar de conformidad a la Constitución y la Ley los tributos y los gastos locales.
5. Dictar las normas orgánicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto
de rentas y gastos. (Decreto Ley 111 de 1996).
6. Determinar la estructura de la Administración Municipal y las funciones de sus
dependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las distintas
categorías de empleos; crear, por iniciativa del Alcalde, establecimientos públicos y
empresas industriales o comerciales y autorizar la constitución de sociedades de
economía mixta.
7. Reglamentar los usos del suelo y, dentro de los límites que fije la ley, vigilar y
controlar las actividades relacionadas con la construcción y enajenación de
inmuebles destinados a vivienda. (Leyes 9 de 1989, 152 de 1994, 388 de 1997,
artículo 313 numeral 7 de la Constitución Política Colombiana y artículo 187 de la
Ley 136 de 1994).
8. Elegir Personero para el período que fije la ley y los demás funcionarios que ésta
determine. (Ley 136 de 1994 artículos 158 y 170, modificado por el 35 de la Ley
1551 de 2012).
9. Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del
patrimonio ecológico y cultural del Municipio. (Leyes 9 de 1989, 152 de 1994, 388 de
1997 y 99 de 1993).
10. Citar y requerir a los secretarios del despacho del alcalde para que concurran a
las sesiones. (Artículo 6 Acto Legislativo 1 de 2007, Ley 136 de 1994 artículo 88).
11. Proponer y decidir la moción de censura en los términos establecidos en la
Constitución y en este Reglamento. (Acto Legislativo 1 de 2007 artículo 6).
12. El 30 por ciento de los concejales del país podrán presentar proyectos de ley
(Constitución Política artículo 155).
13. El 20 por ciento de los concejales del país podrán presentar proyectos de
reforma constitucional (Constitución Política artículo 272).
14. Organizar la respectiva Contraloría como entidad técnica, dotada de autonomía
administrativa y presupuestal. (Constitución Política artículo 272).
15. Elegir Contralor para período igual al del Alcalde. (Constitución Política artículo
272).
16. Ejercer la delegación que le haga la Asamblea Departamental en los casos que
señale la Ley (Constitución Política artículo 301).
17. Dividir sus municipios en comunas cuando se trate de áreas urbanas, y en
corregimientos en el caso de las zonas rurales. (Constitución Política artículo 318,
Ley 136 de 1994 artículo 117 y Ley 388 de 1997).
18. Delegar la toma de decisiones en asuntos de su competencia en las Juntas
Administradoras Locales (Constitución Política artículo 318, numeral 5).
19. Protocolizar, junto con el Alcalde, la conformación del área metropolitana a la
cual se integre el municipio y definirle sus atribuciones, financiación y autoridades de
acuerdo con la Ley de Ordenamiento Territorial. (Constitución Política artículo 319).
20. Determinar el porcentaje de los ingresos corrientes del Municipio que éste
aportará a la provincia de la cual vaya a ser parte. (Constitución Política artículo
321).
21. Ejercer las competencias en materia tributaria en los términos del artículo 338 de
la Constitución Política.
22. Adoptar y modificar la estructura administra del Concejo, fijar las funciones de
sus dependencias y las escalas de remuneración correspondientes a las distintas
categorías de empleo (numeral 6o artículo 313 de C.P.).
23. Las demás que la Constitución Política le asigne.
Estructura orgánica
Según el Acuerdo 08 de 2015, “Por el cual se deroga el Acuerdo Municipal 19 de
2006, Acuerdo Municipal 43 de 1995, Acuerdo Municipal 36 de 1996, se adecúa la
denominación de los niveles y empleos de la planta de personal del Concejo de
Medellín, se ajusta el manual de funciones y competencias laborales, así como el
sistema de nomenclatura y clasificación general de empleos” la estructura
organizacional se encuentra encabezada por la Secretaría General, seguida por las
dependencias de primer nivel: Oficina de Control Interno, Subsecretaría de
despacho, Unidad de Informática, Unidad de Servicios Generales y la Unidad de
Comunicaciones y Relaciones Corporativas, tal como se muestra en el gráfico 1.
Gráfico 1. Organigrama Área Administrativa.31
Mapa de procesos
Cuenta con un mapa de procesos compuesto por cinco (5) macro procesos:
Estratégico, Transversales, Apoyo y Misional, conformados por 9 procesos, como se
puede detallar en el siguiente gráfico 2.
31 Concejo de Medellín.
http://www.concejodemedellin.gov.co/concejo/concejo/index.php?sub_cat=2593#.WdZ9wFKpUdU
Gráfico 2. Mapa de Procesos.32
Política de Calidad - Sistema de Gestión Corporativo
“El Concejo de Medellín en cumplimiento de sus funciones constitucionales y
legales, gestiona sus procesos de manera oportuna y transparente, ajustados al
marco legal y al mejoramiento continuo. Para lograrlo, contamos con un talento
humano competente y comprometido con su salud y seguridad, que nos permite
prevenir lesiones y enfermedades laborales, en el marco de nuestra decisión de
cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
de nuestro país”.
32 Programa Sistema de Gestión Corporativo. Acuerdo del Concejo de Medellín No. 25 de 2007 modificado por Acuerdo 17 de 2010, sobre obligatoriedad de la implementación del sistema de Gestión de la Calidad. Fuente: Aplicativo Isolución de la Intranet http://www.concejodemedellin.gov.co
Objetivos de calidad
Para el Concejo de Medellín, los objetivos que la NTCGP1000 denomina
“objetivos de calidad” se han asimilado a los objetivos estratégicos que son
los siguientes:
Generar acuerdos de colaboración con la administración central.
Aportar valor al desarrollo institucional a través de la
implementación de esquemas de TI.
Revisar, ajustar, construir y adoptar los instrumentos archivísticos
para la gestión documental.
Identificar y articular los instrumentos disponibles para generar el
conocimiento ante los cambios normativos.
Rediseñar los mecanismos de comunicación para mejorar la
interacción de la comunidad con el Concejo de Medellín.
Adoptar al SGC el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SGSST)
Fortalecer la presencia institucional del Observatorio de Políticas
Públicas del Concejo de Medellín.
Diseñar e implementar un sistema de gestión de la información para
el control político.
Ejecutar la integración de Sistema de Información Misional (SIMI)
Crear un instrumento que permita conocer los cambios normativos,
analizar sus implicaciones y aplicarlos.
Diseñar un canal convergente cualificado para gestionar y
administrar la información interna corporativa.
Desarrollar mecanismos para que los generadores de información
en los procesos corporativos dispongan la información de manera
responsable y oportuna.
4. IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN ACTUAL
La información detallada encontrada en cada uno está registrada en el Diagnóstico
Integral de Archivos realizado para el proceso de elaboración del PINAR (Ver anexo
1)
4.1. Aspectos Administrativos
El Concejo de Medellín cuenta con un sistema de archivos descentralizado
con control central, es decir, existe un Archivo Central, adscrito a la Unidad
de Informática, desde donde se establecen y difunden las políticas
archivísticas a toda la entidad, al igual que se reciben las transferencias
primarias realizadas desde los diferentes archivos de gestión, quienes
aplican los lineamientos establecidos, no obstante, la Unidad de
Correspondencia hace parte de la Unidad de Servicios Generales.
El Concejo de Medellín tiene implementado un Sistema de Gestión de la
Calidad, reglamentado por el Acuerdo Municipal 25 de 2007. Como
requerimiento de este sistema se elaboró el Mapa de Procesos, uno de los
instrumentos archivísticos contemplados en el Decreto 1080 de 2015 del
Ministerio de Cultura.
El proceso asociado a la gestión documental se define como Gestión de la
Información, y hace parte del proceso de apoyo, como se evidencia en el
mapa de procesos de la entidad.
En el mapa de riesgos anticorrupción, se registra la comunicación interna y
externa no eficaz y la no utilización de herramientas tecnológicas de
comunicación.
La entidad no cuenta con un presupuesto definido para el archivo, debido a
que su presupuesto depende de la asignación que le dé la Alcaldía de
Medellín.
El Concejo de Medellín no cuenta con todos los instrumentos archivísticos
para la gestión documental, específicamente en lo establecido en el Artículo
2.8.2.5.8 del Decreto 1080 de 2015; por ello, suscribió el contrato
Interadministrativo 4600072084 de 2017 con la Escuela Interamericana de
Bibliotecología de la Universidad de Antioquia, en el que se encuentra en
proceso de elaboración el Plan Institucional de Archivo (PINAR).
Otros instrumentos, como el Modelo de Requisitos (MOREQ), los bancos
terminológicos de series y subseries y las tablas de control de acceso no han
sido elaborados.
Las Tablas de Retención Documental (TRD), el Programa de Gestión
Documental (PGD) y el Manual de Gestión Documental deben ser
actualizados a la normatividad de los últimos 5 años e incluyendo el
tratamiento de documentos generados en medios electrónicos.
El Concejo de Medellín cuenta con un comité de archivo, creado mediante
Resolución SG 2013-214 de la Secretaría General, conformado de la
siguiente manera:
INTEGRANTES DEL COMITÉ
Secretario General o su delegado X
Subsecretario de Despacho X
Funcionario de nivel directivo de la dependencia a la que pertenece el
archivo (No es directivo, sino líder de programa)
X
Jefe responsable del Archivo X
(No es jefe, sino Técnico administrativo) X
Jefe de la Oficina Jurídica X
De acuerdo con los instrumentos de acceso a la información mencionados en
la Ley 1712 de 2015, reglamentado parcialmente por el Decreto 103 de 2015
de la Presidencia de la República; la entidad solo cuenta con el PGD, que
debe ser actualizado. Por lo tanto, se debe garantizar la elaboración de los
instrumentos faltantes y su debida implementación e integración con los
sistemas institucionales, así como su publicación.
En el perfil de los cargos para el archivo no se especifica el requerimiento de
estudio en gestión documental o archivística. Las personas que tienen estos
cargos no cuentan con formación superior en este campo; sin embargo, a
través del Contrato Interadministrativo 4600072084 de 2017 con la Escuela
Interamericana de Bibliotecología de la Universidad de Antioquia, se les está
brindando capacitación.
CARGO/
DENOMINACIÓN
FUNCIÓN ESPECÍFICA
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
PERFIL
Técnico administrativo Coordinación del archivo Título de Técnico profesional o
tecnólogo en disciplina académica
del Núcleo Básico del Conocimiento
en:
Administración.
Auxiliar administrativa Administración del
Software Orfeo
Experiencia: Seis (6) meses de
experiencia relacionada o un (1)
año de experiencia Laboral.
Auxiliar administrativa
Atención de consultas Título de bachiller en cualquier
modalidad 24 meses de experiencia
laboral o un (1) año de experiencia
relacionada con las funciones del
cargo.
Técnico administrativo Unidad de
correspondencia
Título de Técnico profesional o
tecnólogo en disciplina académica
del Núcleo Básico del Conocimiento
en: Administración.
Auxiliar administrativo Unidad de
correspondencia
Título de bachiller en cualquier
modalidad, Licencia para conducir
moto y licencia de conducción C1
para vehículo de servicio público.
Auxiliar administrativo Unidad de
correspondencia
Título de bachiller en cualquier
modalidad, Licencia para conducir
moto y licencia de conducción C1
para vehículo de servicio público.
Auxiliar administrativo Unidad de
correspondencia
Título de bachiller en cualquier
modalidad, Licencia para conducir
moto y licencia de conducción C1
para vehículo de servicio público.
CARGO/
DENOMINACIÓN
FUNCIÓN ESPECÍFICA
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
PERFIL
Auxiliar administrativo Unidad de
correspondencia
Título de bachiller en cualquier
modalidad, Licencia para conducir
moto y licencia de conducción C1
para vehículo de servicio público.
Adicionalmente, en el archivo se cuenta con apoyo de dos contratistas, una de los
cuales sí tiene formación tecnológica en archivística.
La entidad cuenta con un Plan Anticorrupción, en el cual se contemplan los
siguientes componentes, vitales para la gestión documental:
o Consulta y divulgación
o Estrategia antitrámites
o Atención al ciudadano
Entre los servicios que prestan el archivo y la unidad de correspondencia se
encuentran: préstamo de documentos, asesorías a usuarios internos para
organización de archivos, transferencia y uso del aplicativo ORFEO,
radicación y distribución de documentos, reproducción a través de fotocopias
prestado por un proveedor externo, consulta de documentos telefónica,
presencial y en línea mediante SIPA e Isolucion.
4.2. Aspectos Técnicos Se describen a continuación los aspectos más relevantes relacionados con cada
proceso técnico.
Planeación
El Concejo de Medellín cuenta con un Programa de Gestión Documental
(parcialmente implementado) y un Manual de Gestión Documental, así como
Tablas de Retención; instrumentos que permiten regular y normalizar la
gestión documental. Sin embargo, deben ser actualizados para que estén
acordes con la situación actual institucional y con la normatividad archivística.
Todavía no se ha elaborado el Registro de Activos de Información, así como
el Esquema de Publicación. Tampoco se cuenta con el Modelo de Requisitos
para los documentos electrónicos.
Las directrices para la creación y diseño de documentos se encuentran
establecidas en el Manual de Gestión Documental, numeral 1.1
Producción
Debido a la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), ya
se encuentran normalizados los procedimientos para creación de documentos
y establecimiento de formatos, tantos físicos como digitales, mediante el
numeral 3 - Requisitos de la información documentada y a través del Manual
de Gestión Documental numerales 1.1, 1.4 y 2. Isolucion es la herramienta
donde se publican todos los documentos y formatos aprobados por el SGC.
También se tienen control de la numeración de actos administrativos. Sin
embargo, no se cuenta con políticas para la conservación de documentos
electrónicos enviados o recibidos a través de correo electrónico.
Las directrices que definen la estructura de los documentos y sus condiciones
diplomáticas se encuentran establecidas en el Manual de Gestión
Documental, numerales 1.1 y 2.
Gestión y trámite
El Concejo de Medellín cuenta con Unidad de Correspondencia, que se
encuentra ubicada en el primer piso del edificio. Su horario de atención es:
Lunes a jueves: 7:30 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m.
viernes de 8:00 a.m. a 12:30 p.m. y de 1:00 p.m. a 3:30 p.m.
Para solicitudes no presenciales, se tiene dispuesto el siguiente correo
electrónico: [email protected]
La radicación se realiza a través del software Orfeo, el cual tiene aún
problemas de aplicación por parte de los usuarios. Aunque es un aplicativo
amigable, todavía no es de total comprensión para los usuarios, quienes no
manejan todos los recursos de manera adecuada, generando problemas en la
radicación.
Se cuenta con un instructivo para la atención de Peticiones, Quejas y
Reclamos (P-GEC-005) y en el Manual de Gestión Documental, numerales
1.2 y 1.3, se normaliza la recepción, despacho y distribución de documentos.
Todavía no se cuenta con políticas claras sobre el uso y la conservación de
los correos electrónicos, y no se realiza copia de seguridad de dicha
información.
Con respecto a la consulta, se reglamenta en el Manual de gestión
documental, numeral 8, todas las actividades tendientes a la atención de
consultas internas y externas, horarios de atención y requisitos.
Organización
Mediante las Tablas de Retención Documental se realiza la Clasificación y
ordenación. En el numeral 4 del Manual de Gestión Documental se dan las
directrices para este proceso.
Con respecto a la información que se conserva en el archivo central, está
pendiente la verificación de la aplicación de la Tabla de Valoración
Documental elaborada en el 2013. Allí se conservan todavía algunas
unidades documentales sin organizar.
En el Manual de Gestión Documental se encuentra registrado un
procedimiento para intervenir las unidades documentales de Actas de
Comisión, una vez han sido transferidas al archivo central.
La información que reposa en el Archivo Central no cuenta con un inventario
documental que permita su recuperación oportuna, toda vez que solo se
conservan aquellos correspondientes a las transferencias primarias, los
cuales carecen de ubicación topográfica.
Transferencia
Anualmente se expide el calendario de transferencias, aprobado por el
Comité Interno de Archivo.
Aunque hay documentación pendiente para transferencia secundaria (254
tomos), esta tarea no se ha realizado ya que en el Archivo Histórico de
Medellín no se cuenta con el espacio requerido.
El Manual de Gestión Documental reglamenta en el numeral 7 el
procedimiento para transferencias primarias, pero no para transferencias
secundarias.
Disposición de documentos
La entidad cuenta con Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental, donde se indica la disposición final de los
documentos. Sin embargo, las TVD elaboradas en el año 2011 y corregidas
en 2013 para documentos de 1995-2009, fueron aplicadas en el año 2012 y
en adelante no se ha realizado anualmente dicho proceso.
Se cuenta con un procedimiento documentado para la eliminación
documental, registrado en Manual de Gestión Documental, numeral 6.
No se diligencia el Formato Único de Inventario Documental para la
eliminación. En su lugar se registran las series con sus fechas y volumen
en los formatos de autorización y acta de eliminación.
No se publican las actas de documentos a eliminar según lo establece el
artículo 15 del Acuerdo 04 de 2013 del Archivo General de la Nación.
Preservación a largo plazo
La entidad en el año 2017 ha elaborado una Guía de para la Conservación de
Documentos y un Manual para el Sistema Integrado de Conservación que
permita implementar planes y programas con medidas preventivas,
correctivas y de control con el fin de evitar pérdidas o daños en los
documentos a futuro o para mitigar el deterioro actual, este se encuentra
pendiente de revisión y aprobación por parte del Comité Interno de Archivo.
Para los documentos de conservación total, como Actas de plenaria y
Proyectos de Acuerdo se utilizan carpetas desacidificadas, y los documentos
en ningún momento son perforados.
Las Actas de las Comisiones Accidentales se generan en audios que se
envían al archivo central en CD y que tienen respaldo en los servidores del
Concejo.
No existe un plan de emergencia institucional ni uno para el archivo, donde se
contemplen procedimientos para la recuperación o el tratamiento de
documentos en caso de siniestros o desastres.
Los extintores con que cuenta el archivo no son los adecuados para esta
unidad.
Los documentos más antiguos todavía tienen con material metálico y algunos
no se encuentran en unidades de conservación adecuadas. No están
almacenados en carpetas o legajos dentro de las cajas.
Las fotografías no tienen el tratamiento adecuado y están en riesgo de
deterioro porque se encuentran adheridas con pegante a cartulinas.
También, algunas se pegan entre sí, ni están descritas en su totalidad.
Hay riesgo de deterioro en la Unidad de Comunicaciones por un archivador
que se encuentra pegado a la pared donde hay humedad y en la
Subsecretaría por una gotera que cae del aire acondicionado cerca del
archivador.
Los procedimientos para la conservación documental se encuentran
registrados en el numeral 10 del Manual de Gestión Documental.
Valoración
La entidad cuenta con Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental convalidadas por el Consejo Departamental de
Archivos. Las TVD fueron elaboradas en el año 2011 y corregidas en 2013
para documentos de 1995-2009, se aplicaron por última vez en el año 2012 y
en adelante no se ha realizado anualmente dicho proceso. Esta aplicación de
TVD incluyó solo eliminación ya que la transferencia no fue posible debido a
que el Archivo Histórico de Medellín no cuenta con el espacio suficiente para
recibir dicha transferencia.
Las Tablas de Retención Documental se encuentran en proceso de
actualización, debido a cambios normativos que afectan las funciones, lo que
ha originado nueva producción documental. Actualmente se ha avanzado
hasta la aplicación de encuestas a algunas oficinas productoras.
En el numeral 3 del Manual de Gestión Documental, se encuentran
registradas las instrucciones para la elaboración y actualización de TRD.
4.5. Aspectos de infraestructura
El archivo central se encuentra ubicado en el primer piso del Concejo de Medellín,
edificio que data de 1987 y que se encuentra en riesgo de atentados por ser la zona
administrativa municipal.
El área de depósito que está en el mismo lugar del área administrativa y de consulta,
es un espacio que hace parte también del edificio de la Alcaldía de Medellín. Ya se
tienen acciones adelantadas para realizar la separación de estas áreas, para lo cual
se ha solicitado concepto a los restauradores del Archivo Histórico de Medellín.
El aire acondicionado del archivo no es de control de los servidores del Concejo,
sino que se maneja desde el edificio de la Alcaldía, por lo que su funcionamiento no
es adecuado para los documentos, los cuales requieren de medidas estables.
Se realizó una adecuación para la separación de la iluminación en el archivo, de
manera que el depósito pueda permanecer en penumbra y solo se encienda cuando
haya personas dentro, y se tiene control en el área administrativa y de consulta para
que permanezca iluminada cuando lo requieran.
Las estanterías son metálicas, fijas y rodantes, y no cuentan con las signaturas
topográficas adecuadas para acceder a la información (se deben actualizar de
acuerdo a la disposición en el depósito y a la información que contienen).
4.4. Aspectos Tecnológicos
El Concejo de Medellín no cuenta con un Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo - SGDEA ni con el Modelo de Requisitos - Moreq, y no
cuenta con políticas relacionadas con la preservación a largo plazo de los
documentos electrónicos de archivo.
Sí se realizan copias de seguridad completas de la información, con periodicidad
semanal y mensual.
Sistemas de información
El concejo de Medellín cuenta con los siguientes aplicativos para la gestión de la
información:
Sistema de
información
Descripción general Motor de
base de
datos
Sistema
operativo
Áreas
usuarias
SIPA
Sistema de información
para el trámite de
Proyectos de Acuerdo.
MySQL
PHP
Todas
ISOLUCION
Sistema de información
para el sistema de calidad
y SGSST
SQL express
Windows
server 2016
estándar
Todas
ORFEO
Sistema de información
para la gestión
documental.
MySQL
PHP
Todas
SIPA es de acceso libre y se puede consultar a través del sitio web de la entidad: ,
en la pestaña Proyectos y Acuerdos. Isolucion y Orfeo son aplicativos de uso
interno.
Hardware
En la entidad se cuenta con computadores de las siguientes características:
MODELO DISCO
DURO
MEMORIA PROCESADOR FECHA DE
COMPRA
Dell Vostro 320 500 Giga 4 GB Core Duro 2,9 Gh Octubre/2010
Lenovo ThinkCent
M72Z
500 Giga 4 GB Inter Core i5, 2.9 G Julio-Agos 2013
Lenovo ThinkCent
M72Z
500 Giga 4 GB Inter Core i5, 2.9 G Julio-Agos 2013
HP Compaq
DC5800MT
250 GB 2 GB Core 2 Duro Diciembre 2009
HP Compaq
DC5800MT
250 GB 2 GB Core 2 Duro Diciembre 2009
Dell Optiplex 3030 AIO 500 GB 4 GB Intel Core i5 3.0
Ghz
Noviembre 5 de
2015 (4 años de
garantía)
Dell Vostro 320 500 Giga 4 GB Core Duro 2,9 Gh Octubre/2010
HP Promo4300P 500 Giga 4 GB Inter Core i5, 2.9 G Febrero de 2013
HP Compaq DC5800 250 GB 3 GB Core 2 Duro Diciembre 2009
HP Compaq 8200 1000 GB 4 GB Inter Core I5 Agosto de 2012
También, se cuenta en total con 9 escáneres, distribuidos así:
REFERENCIA CANTIDAD DEPENDENCIA
Canon DR-M160 3 Comisiones primera, segunda y tercera
Canon Scanfront 400 2 Archivo Central y la Secretaría General
Kodak i1220 Plus 2 Unidad de Correspondencia
Ricoh Fi-7030 2 Equipo de Contratación y la Subsecretaría de
Despacho.
5. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
A continuación, se relacionan los aspectos críticos identificados durante el proceso
de diagnóstico, los cuales deberán ser atendidos por el Concejo de Medellín:
ASPECTO CRÍTICO RIESGO
1. El uso de ORFEO, no es óptimo debido al
desconocimiento de algunos usuarios por no
asistencia a las capacitaciones programadas o por
falta de información sobre el ingreso de nuevos
usuarios. También se da subutilización por falta del
desarrollo de todos los módulos que esta herramienta
ofrece.
Producción documental innecesaria en contravía de la
optimización de recursos.
Confusión al momento de hacer consulta y trazabilidad
de la información.
Pérdida de información por falta de políticas de
preservación.
Dificultad de acceso a los documentos.
Incumplimiento de la normatividad archivística
(Decreto 1080 de 2015, capítulo VII, del Ministerio de
Cultura).
2. Algunos archivos de gestión no cuentan con el Pérdida de información por exposición de los
ASPECTO CRÍTICO RIESGO
mobiliario adecuado.
En cuanto a la infraestructura física del Archivo
central, se requieren adecuaciones que garanticen la
conservación de documentos.
El archivo fotográfico no cuenta con las unidades de
conservación adecuadas.
documentos a agentes de deterioro.
3. Se cuenta con políticas establecidas para la gestión
documental y administración de archivos para el
Concejo, no obstante, es necesario ajustarlas a los
cambios institucionales e incluir aquellas directrices
para la gestión de los documentos producidos y
recibidos en medios electrónicos. Además, no se
cuenta con algunos instrumentos de gestión de la
información pública.
Incumplimiento del Acuerdo AGN 02 de 2014, artículos
8 y 13. Se altera el principio de orden original al
ingresar documentos de diferentes fechas al final del
expediente.
Se incumple política de Cero Papel del Ministerio de
las TICs
Incremento del volumen de datos ocupando más
espacio en los servidores.
Sanciones por incumplimiento de la ley 1712 de 2014
Dificultades y obstáculos para acceder a la
información por parte de los ciudadanos.
4. No se cuenta con una herramienta que permita al
personal del Archivo atender oportunamente las
consultas de distintos usuarios, ya que la búsqueda
de estos depende de una persona que recuerde
dónde se encuentran almacenados.
Aunque se cuenta con inventarios producto de las
transferencias primarias, estos no relacionan la
ubicación topográfica y parte de estas transferencias,
aún se encuentran pendientes de revisión.
Dificultad de acceso a los documentos.
Incumplimiento de la LEY 1712 DE 2014.
5. Los perfiles de los cargos para el personal de
archivo y correspondencia, no exigen formación en
archivística, gestión documental o profesiones afines.
El archivo central y la unidad de correspondencia se
encuentran adscritos a Unidades administrativas
diferentes.
Toma de decisiones erradas frente a los procesos de
gestión documental.
Trabajo no alineado
6. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES
Atendiendo a la metodología establecida por el AGN, mediante la aplicación de la
tabla de criterios por cada eje articulador, a continuación, se ilustra los resultados
obtenidos por cada aspecto crítico que fue evaluado, siendo Administración de
Archivos – AA, Acceso a la Información – AI, Preservación de la Información – PI,
Aspectos tecnológicos y de Seguridad – ATS y Fortalecimiento y Articulación - FA:
ASPECTO CRÍTICO - AC EJES ARTICULADORES
AA AI PI ATS FA Total
ASPECTO CRÍTICO - AC EJES ARTICULADORES
AA AI PI ATS FA Total
1.El uso de ORFEO no es óptimo, debido al desconocimiento
de algunos usuarios por no asistencia a las capacitaciones
programadas o por falta de información sobre el ingreso de
nuevos usuarios. También se da subutilización por falta del
desarrollo de todos los módulos que esta herramienta ofrece.
6 8 1 2 7 24
2. Algunos archivos de gestión no cuentan con el mobiliario
adecuado.
En cuanto a la infraestructura física del Archivo central, se
requieren adecuaciones que garanticen la conservación de
documentos.
El archivo fotográfico no cuenta con las unidades de
conservación adecuadas ni están descritas en su totalidad.
7 2 7 2 9 27
3. Se cuenta con políticas establecidas para la gestión
documental y administración de archivos para el Concejo, no
obstante, es necesario ajustarlas a los cambios institucionales
e incluir aquellas directrices para la gestión de los documentos
producidos y recibidos en medios electrónicos. Además, no se
cuenta con algunos instrumentos de gestión de la información
pública.
9 8 8 7 10 42
4. No se cuenta con una herramienta que permita al personal
del Archivo atender oportunamente las consultas de distintos
usuarios, ya que la búsqueda de estos depende de una
persona que recuerde dónde se encuentran almacenados.
Aunque se cuenta con inventarios producto de las
transferencias primarias, estos no relacionan la ubicación
topográfica y parte de estas transferencias, aún se encuentran
pendientes de revisión.
8 5 1 3 7 24
5. Los perfiles de los cargos para el personal de archivo y
correspondencia, no exigen formación en archivística, gestión
documental o profesiones afines.
El archivo central y la unidad de correspondencia se
encuentran adscritos a Unidades administrativas diferentes.
5 4 1 3 9 22
TOTALES 35 27 18 17 42
Teniendo en cuenta el orden de prioridad establecido tanto para los aspectos críticos
como para los ejes articuladores, a continuación, se plantea la visión estratégica del
presente plan, los objetivos y proyectos a desarrollarse para cumplirla.
7. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR
El Concejo de Medellín para el año 2020 contará con un sistema de gestión
documental fortalecido, mediante las políticas y programas archivísticos
adecuados, articulado con los objetivos estratégicos de participación ciudadana,
eficiencia administrativa y cuidado del medio ambiente, a través de la óptima
utilización de tecnologías de la información y las comunicaciones, con
instrumentos archivísticos que garanticen la administración de los archivos, el
acceso a la información y la preservación de la memoria institucional.
8. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
Diseñar, actualizar e implementar las políticas archivísticas a través de
planes, programas, instrumentos y procesos que garanticen la adecuada
gestión documental y administración de archivos.
Asegurar la adecuada conservación de los documentos de archivo durante
todo el ciclo vital
Garantizar el acceso y recuperación oportuna de la información
Sensibilizar a los usuarios de los Sistemas de Información con que se
cuentan, frente a su uso y aprovechamiento.
Promover la eficiencia administrativa mediante la identificación de acciones
de mejora en materia archivística.
9. IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS PROYECTO 1
Nombre:
Estudio técnico reglamentario sobre la serie
Proyectos de Acuerdo
Responsable del plan:
Unidad Informática / Archivo Central
Objetivo:
Diseñar, actualizar e implementar las políticas
archivísticas a través de planes, programas,
instrumentos y procesos que garanticen la
adecuada gestión documental y administración de
archivos.
Alcance:
Aplica una revisión archivística y reglamentaria
de la serie, desde su planeación y producción
hasta su disposición final
Plazo: 3 meses Valor: $ 12.900.000
Ver detalle presupuesto P1 (Anexo 4)
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Conformación y
sensibilización del equipo de
trabajo
Profesional en
archivística
01/02/2018 08/02/2018 Presentación
capacitación
Se deberá sensibilizar al
personal que hará parte
del equipo de trabajo
Revisión y ajuste del
procedimiento de Proyecto
de Acuerdo y los
procedimientos de
producción y conservación
del Manual de Gestión
Documental
Profesional en
archivística
Abogado
09/02/2018 28/02/2018 Procedimientos
ajustados
Infografía
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Compilación de información
para elaboración de
diagnóstico de la serie con
respecto a cada uno de los
procesos técnicos,
procedimientos, reglamento,
la normatividad existente
Profesional en
archivística
Abogado
01/03/2018 15/03/2018 Diagnóstico
Elaboración de informe de
recomendaciones técnico y
reglamentario
Profesional en
archivística
16/03/2018 30/04/2018 Informe
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
N/A N/A N/A N/A
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Humano Profesional archivista
Humano Abogado
Tecnológico Computador portátil
PROYECTO 2
Nombre:
Actualización de las Tablas de Retención
Documental
Responsable del plan:
Unidad Informática / Archivo Central
Objetivo:
Diseñar, actualizar e implementar las políticas
archivísticas a través de planes, programas,
instrumentos y procesos que garanticen la
adecuada gestión documental y administración de
archivos.
Alcance:
Aplica solo para la actualización de las TRD de
2015 en adelante de acuerdo con los cambios
normativos de los últimos 2 años y teniendo en
cuenta que en este año fue su última
actualización.
Plazo:
10 meses
Valor: $47.357.143
Ver detalle presupuesto P2 (Anexo 4)
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Revisión de la
información
institucional
contenida en
Profesional
archivista
01/02/2019 15/02/2019 Información
compilada
15 dias
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
disposiciones
legales del
Concejo de
Medellín
Entrevista a
servidores
faltantes y
revisión de las
encuestas
previamente
realizadas
Profesional
archivista
16/02/2019 16/03/2019 Encuestas
diligenciadas
y firmadas
1 mes
Revisión y
ajuste del
Cuadro de
Clasificación
Documental
Profesional
archivista
16/02/2019 16/03/2019 Cuadro de
Clasificación
Documental
1 mes
Valoración de
series
documentales
Profesional
Archivista
Abogado
Historiador
Administrador
15/03/2019 15/04/2019 Fichas de
valoración
1 mes
Elaborar las
TRD para
cada una de
las unidades
administrativas
Profesional
Archivista
Abogado
Historiador
Administrador
15/04/2019 15/05/2019 Formato TRD
para
aprobación
Formato TRD
para registro
en el RUSD
1 mes
Aprobación
por parte del
Comité Interno
de Archivo y
Representante
Legal
Comité Interno
de Archivo
Representante
Legal
15/05/2019 30/05/2019 Acta de
Comité
Acto
administrativo
de aprobación
15 dias
Envío de TRD
para
convalidación
al Consejo
Departamental
de Archivos de
Antioquia
Líder Unidad
Informática 08/06/2019 30/11/2019 Oficio
remisorio
Concepto
técnico de
convalidación
Registro de las
TRD en el
RUSD
Líder Unidad
Informática
01/12/2019 15/12/2019 Evidencia de
registro
https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co/SedeElectroni
ca/#no-back-button
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
Oficinas con TRD
actualizadas
Cantidad de oficinas con TRD actualizada * 100
Total oficinas productoras de la entidad
Ascendente 100%
RECURSOS
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Humano Profesional archivista Tiempo completo
Humano Abogado
Medio tiempo (empleado del
Concejo)
Humano Historiador Medio tiempo
Humano Administrador
Medio tiempo (empleado del
Concejo)
Tecnológico 4 computadores
Uno para cada responsable de
las actividades y por el tiempo
de ejecución de las mismas
PROYECTO 3
Nombre:
Revisión y ajuste del Sistema Integrado de
Conservación- SIC.
Responsable del plan:
Unidad Informático/Archivo Central
Objetivo:
Diseñar, actualizar e implementar las políticas
archivísticas a través de planes, programas,
instrumentos y procesos que garanticen la
adecuada gestión documental y administración de
archivos.
Alcance:
Este SIC contempla los planes y programas
establecidos en el Acuerdo AGN 06 de 2014,
específicamente en los artículos 4 y 6.
Plazo:
3 meses
Valor: $18.814.286
Ver detalle presupuesto P3 (Anexo 4)
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Revisión y
ajuste de los
programas
de
conservación
Profesional en
archivística 01/02/2018 28/02/2018 Revisión y ajuste de siete
programas de conservación
preventiva
A) Programa de sensibilización y
toma de conciencia
B) Programa de inspección y
mantenimiento
C) Programa de monitoreo y
control de condiciones ambientales
D) Programa de limpieza de áreas
E) Programa de saneamiento y
control de plagas
F) Programa de conservación en
la producción y manejo
documental
G) Programa de prevención y
atención de desastres
Elaboración 1 programa de
Elaboración 1 programa
de conservación
preventiva que no está
incluido en el
documento Sistema
Integrado de
Conservación
H) Almacenamiento y
realmacenamiento
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
conservación preventiva
H) Almacenamiento y
realmacenamiento
Elaboración
plan de
conservación
documentos
Profesional en
archivística Ingeniero de
sistemas-Líder
Unidad
Informática
Restaurador
01/03/2018 31/03/2018 Plan de conservación de
documentos
Elaboración
del plan de
preservación
digital
Profesional en
archivística Ingeniero de
sistemas-Líder
Unidad
Informática
Restaurador
01/04/2018 30/04/2018 Plan de preservación digital a largo
plazo
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
Programas y
planes de
conservación y
preservación
Cantidad de programas y planes diseñados * 100
Total de programas y planes contemplados en el
Acuerdo 06 de 2014 del AGN
Ascendente 100%
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Humano Profesional en archivística Tiempo completo
Humano Ingeniero de sistemas
Medio tiempo (empleado del
Concejo)
Humano Restaurador
Medio tiempo (empleado del
Archivo Histórico de Medellín)
Tecnológico 3 computadores
PROYECTO 4
Nombre:
Organización de los documentos del Archivo
Central del Concejo de Medellín
Responsable del plan:
Unidad Informática/Archivo
PROYECTO 4
Objetivo:
Garantizar el acceso y recuperación oportuna de la
información
Alcance:
Contempla la organización de 350ML
aproximadamente de documentos en medio
físico
Plazo: 24 meses
Valor: $ 607.542.857
Ver detalle presupuesto P4 (Anexo 4)
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Elaboración de inventario
de los documentos
objeto de organización
Profesional en
archivística
Auxiliares técnicos
y tecnólogos en
archivística
01/07/2018 01/07/2019 Inventario
documental
actualizado
1 año
70000 registros
aproximadamente
Identificar y separar los
documentos que de
acuerdo con las TVD han
cumplido el tiempo de
retención y puedan
eliminarse o transferirse
Profesional en
archivística
Auxiliares técnicos
y tecnólogos en
archivística
01/07/2019 15/08/2019
Eliminar los documentos
que ya cumplieron sus
tiempos de retención y
que no tengan valores
secundarios
Auxiliares técnicos 01/07/2019 15/08/2019 Inventario
documental
Acta de
aprobación del
comité interno
de archivo
Acta de
eliminación y
confidencialidad
Suponiendo que
aproximadamente un
10% sea de eliminación
Organizar (clasificar,
ordenar y describir) los
documentos de
conservación total que
deban ser transferidos al
Archivo Histórico de
Medellín y aquellos que
aún no hayan finalizado
sus tiempos de retención
Profesional en
archivística
Auxiliares técnicos
y tecnólogos en
archivística
15/07/2019 30/05/2020 Documentos
organizados
Suponiendo que
aproximadamente un
90% sea de
Conservación Total (315
ML)
Incluye
desencuadernación
Separar físicamente y en
los inventarios, los
documentos que
deberán ser transferidos
al Archivo Histórico de
Medellín y aquellos que
aún deben reposar en el
Archivo Central, con el
propósito de adelantar
las transferencias
secundarias, una vez se
cuente con el espacio
Profesional en
archivística
Auxiliares técnicos
y tecnólogos en
archivística
01/06/2020 30/06/2020 Inventarios
documentales
Transferencias
secundarias
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
adecuado para la
conservación total.
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
Documentos
descritos
Cantidad de documentos descritos * 100
Cantidad total de documentos a describir (70.000 aprox)
Ascendente 100%
Documentos
organizados
Cantidad de documentos organizados * 100
Cantidad total de documentos a organizar (315ML aprox)
Ascendente 100%
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Humanos
7 archivistas técnicos y
tecnólogos
Humanos 1 profesional
Tecnológicos 8 Computadores
Mobiliario 8 puestos de trabajo
PROYECTO 5
Nombre:
Diseñar e implementar los instrumentos de gestión
de información pública contemplados en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información y el
instrumento archivístico Tablas de Control de
Acceso
Responsable del plan:
Unidad Informática/Archivo
Objetivo:
Diseñar, actualizar e implementar las políticas
archivísticas a través de planes, programas,
instrumentos y procesos que garanticen la
adecuada gestión documental y administración de
archivos.
Alcance:
Contempla el diseño del Índice de Información
Clasificada y Reservada, el Esquema de
Publicación de Información, el Registro de
Activos de Información y las Tablas de Control
de Acceso
Plazo:
6 meses
Valor: $30.500.000
Ver detalle presupuesto P5 (Anexo 4)
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Compilación y
análisis de
información
necesaria para el
diseño de los
instrumentos
Profesional
archivista/Abogado
01/07/2018 31/07/2018 Se debe contar con
los CCD, las TRD,
los Inventarios
Documentales,
Inventario de
Sistemas de
Información,
Políticas de
acceso, roles y
perfiles a los
sistemas de
información
Diseño de Índice de
información
clasificada y
reservada
Profesional
archivista/Abogado
01/08/2018 31/08/2018 Índice de
información
clasificada y
reservada
Diseño de Registro
de activos de
información
Profesional
archivista/Abogado
01/09/2018 30/09/2018 Registro de
Activos de
Información
Diseño de Esquema
de Publicación de
información
Profesional
archivista/Abogado
01/10/2018 31/10/2018 Esquema de
Publicación
de
Información
Diseño de Tablas de
Control de Acceso
Profesional
archivista/Abogado
01/11/2018 30/11/2018 Tablas de
Control de
Acceso
Publicación en
página web de la
entidad
Líder Unidad de
Informática
01/12/2018 10/12/2018 Instrumentos
publicados
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
Instrumentos
de gestión
de
información
pública
Cantidad de instrumentos de información diseñados y
publicados * 100
Total de instrumentos de información contemplados en el
alcance
Ascendente 100%
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Humano Profesional archivista Tiempo completo
Humano Abogado Medio tiempo
PROYECTO 6
Nombre:
Actualización del Programa de Gestión
Documental, ajuste de los ocho procesos técnicos
y la elaboración de los Programas Específicos.
Responsable del plan:
Unidad de Informática/Archivo
Objetivo:
Diseñar, actualizar e implementar las políticas
archivísticas a través de planes, programas,
instrumentos y procesos que garanticen la
adecuada gestión documental y administración de
archivos.
Alcance:
Las políticas contemplan la gestión de
documentos de archivo tanto en soporte
análogo como electrónico. Además, la
actualización a través de procedimientos,
instructivos y formatos de los 8 procesos
técnicos de la gestión documental y la
formulación de 7 programas específicos y el
plan, establecidos en el anexo del Decreto
2609 de 2012 contenido en el Decreto 1080 de
2015 del Ministerio de Cultura.
Plazo:
8 meses
Valor: $80.114.286
Ver detalle presupuesto P6 (Anexo 4)
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Revisión de la
información
organizacional y
elaboración de
las políticas de
Gestión
Documental
Profesional
archivista
02/05/2018 01/06/2018 Políticas de
Gestión
Documental
Elaboración de
los Programas
Específicos de
la Gestión
Documental.
Profesional
archivista
02/06/2018 30/08/2018 Siete
programas
específicos de
gestión
documental y 1
plan
Los programas específicos
son: a. Programa de
normalización de formas y
formularios electrónicos. b. Programa de documentos
vitales o esenciales c. Programa de gestión de
documentos electrónicos. d. Programa de archivos
descentralizados e. Programa de reprografía f. Programa de documentos
especiales
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
g. Plan Institucional de
Capacitación. h. Programa de auditoría y
control. Ajuste de los
ocho procesos
técnicos de la
gestión
documental
Profesional
archivista
01/09/2018 30/11/2018 Ocho
Procedimientos
para el
Programa de
Gestión
Documental.
3 Instructivos y
formatos
Los procesos son: a. Procedimiento Planeación
Documental b. Procedimiento Producción c. Procedimiento de Gestión
y trámite d. Procedimiento de
Organización e. Procedimiento de
Transferencias f. Procedimiento
Preservación a largo Plazo g. Procedimiento Disposición
final h. Procedimiento Valoración
Actualización del
Programa de
Gestión
Documental
Profesional
archivista
01/12/2018 30/12/2018 Programa de
Gestión
Documental-
PGD, con los
anexos
elaborados, un
normograma y
el cronograma
de
implementación
Contempla:
La redacción del PGD y el
cronograma de
implementación
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
Programa
específicos
Cantidad de programas específicos * 100
Cantidad de programas específicos requeridos
Ascendente 100%
Procesos
técnicos
Cantidad de procesos técnicos * 100
Cantidad de procesos técnicos de la gestión documental
Ascendente 100%
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Humano Profesional archivista Tiempo completo
Humano Tecnólogo archivista Tiempo completo
Humano Equipo interdisciplinario: 4 horas a la semana
RECURSOS
Humano Profesional especializado
(Abogado)
Técnico administrativo de
archivos
Líder de programa Unidad de
Informática
Subsecretario de Despacho
Jefe de oficina de Control
Interno
Historiadora (Alcaldía de
Medellín)
4 horas a la semana
Humano 4 horas a la semana
Humano 4 horas a la semana
Humano 4 horas a la semana
Tecnológicos 2 computadores
PROYECTO 7
Nombre:
Campaña de sensibilización para los usuarios del
Concejo de Medellín en materia de gestión
documental y uso y aprovechamiento de los
sistemas de información
Responsable del plan:
Unidad de Informática/Archivo
Objetivos:
Asegurar la adecuada conservación de los
documentos de archivo durante todo el ciclo vital.
Sensibilizar a los usuarios de los Sistemas de
Información con que se cuentan, frente a su uso y
aprovechamiento.
Alcance:
Para los usuarios internos del Concejo de
Medellín
Plazo:
24 meses
Valor: $14.621.428
Ver detalle presupuesto P7 (Anexo 4)
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Diseño de la
campaña de
gestión
documental
Profesional
archivista
Comunicador
01/02/2018 28/02/2018 Plan de comunicaciones de
la entidad articulado con la
gestión documental
Difusión de
información por
diferentes
medios y
canales de la
entidad
Comunicador 01/03/2018 30/12/2019 Boletín electrónico
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Capacitación
de gestión
documental
Profesional
archivista
01/03/2018 30/12/2019 Listados de
asistencia/Diapositivas/Fotos
1 capacitación de
4 horas mensual
durante 22 meses
Exposiciones
permanentes
Técnico de
archivo
01/03/2018 30/12/2019 Fotos
Visitas guiadas Técnico de
archivo
01/03/2018 30/12/2019 Listados de asistencia/
Reseña fotográfica
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
Plan de comunicaciones 1 plan
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Humanos Profesional archivista
Humanos Comunicador Del Concejo de Medellín
Humanos Técnico de archivo Del Concejo de Medellín
Tecnológicos 3 computadores
Mobiliario Vitrinas, carteleras
PROYECTO 8
Nombre:
Diagnóstico del estado del acervo fotográfico del
Concejo de Medellín
Responsable del plan:
Unidad de Informática/Archivo
Objetivo:
Asegurar la adecuada conservación de los
documentos de archivo durante todo el ciclo vital.
Alcance:
Contempla 3 cajas X300 de fotografías y las
que están por fuera de cajas (3 álbumes y 1
carpeta con fotos grandes) que reposan en el
Archivo Central
Plazo:
2 meses (sujeto a disponibilidad del AHM)
Valor: N/A (Archivos Histórico de Medellín –
AHM)
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Realizar diagnóstico del
estado de conservación
Restaurador -
AHM
02/01/2018 31/01/2018 Diagnóstico
Elaboración informe de
recomendaciones
Restaurador -
AHM
01/02/2018 28/02/2018 Informe
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
N/A N/A N/A N/A
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Humano Restaurador
A disposición del AHM
Material fungible
Lápices, carpetas, borradores,
Guantes, tapabocas, delantal,
gorro
Tecnológicos 1 computador
PROYECTO 9
Nombre:
Adecuación de las áreas del Archivo Central
Responsable del plan:
Unidad de Informática/Archivo
Objetivo:
Asegurar la adecuada conservación de los
documentos de archivo durante todo el ciclo vital.
Alcance:
Adquisición e instalación de la división entre el
área de depósito y el área administrativa del
Archivo del Concejo de Medellín
Plazo:
2 meses
Valor: $28.180.152
Proceso de contratación adelantado en
noviembre de 2017
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Seleccionar y contratar
el proveedor de la
división
Unidad de
Servicios
Generales
30/11/2017 10/12/2017 Contrato
Instalación de la
división
Contratista 11/12/2017 15/01/2018
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Verificación de
cumplimiento
Supervisor
contrato
15/01/2018 30/01/2018 Informe de
supervisión
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
N/A N/A N/A N/A
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
N/A N/A N/A
PROYECTO 10
Nombre:
Adquisición de mobiliario adecuado para la
conservación de documentos en medio físico en
archivos de gestión, equipos de medición
ambiental y extintores para el archivo central y los
archivos de gestión requeridos.
Responsable del plan:
Unidad de Informática/Archivo
Objetivo:
Asegurar la adecuada conservación de los
documentos de archivo durante todo el ciclo vital.
Alcance:
Comprende desde la solicitud hasta la compra
e instalación de los productos requeridos
Plazo:
4 meses
Valor: $5.000.000
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Elaboración de
especificaciones
para compra de
mobiliario, equipos
de medición y
extintores
Unidad
Informática/Archivo
01/02/2018 28/02/2018 Estudios
previos/Pliego
de
condiciones
Realizar proceso de
contratación
Secretaría General 01/03/2018 30/04/2018 Contrato
Verificar la compra
e instalación del
mobiliario y los
Supervisor 01/05/2018 31/05/2018 Informe de
supervisión
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
equipos adquiridos
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
N/A N/A N/A N/A
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Mobiliario
2 Estanterías
1 Archivador vertical
2 Extintores con soportes y
señalización
2 Termohigrómetro
PROYECTO 11
Nombre:
Revisar transferencias primarias
Responsable del plan:
Unidad de Informática/Archivo
Objetivo:
Garantizar el acceso y recuperación oportuna de la
información
Alcance:
Incluyen las transferencias pendientes de
revisión y las que se realicen a diciembre de
2017, que corresponden a 70.2 ML
aproximadamente, además de lo que ingrese
en 2018.
Plazo:
11 meses
Valor: $27.500.000
Contrato de prestación de servicios de un
tecnólogo en gestión documental.
Ver presupuesto P11 (Anexo 4)
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Verificación de las
unidades
documentales
transferidas con el
inventario
Tecnólogo en
archivística
01/02/2018 30/12/2018 Inventarios
revisados
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Diligenciamiento del
formato de hallazgos
Tecnólogo en
archivística
01/02/2018 30/12/2018 Formato de
hallazgos
Notificación de errores
en la transferencia a
las unidades
correspondientes
Técnico de
Archivo
01/02/2018 30/12/2018 Comunicación
de
notificación
Corrección de los
errores encontrados en
la transferencia
Productor
documental/
Tecnólogo en
archivística
01/02/2018 30/12/2018
Actualización del
inventario documental
Tecnólogo en
archivística
01/02/2018 30/12/2018 Inventario
actualizado
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
Transferencias
primarias
Transferencias revisadas *100
Transferencias por revisar
100%
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Humano 1 Tecnóloga en archivística
Tecnológico 1 Computador
PROYECTO 12
Nombre:
Estudio técnico de los perfiles y la estructura
administrativa relacionados con la gestión de la
información
Responsable del plan:
Unidad de Informática/Archivo
Objetivo:
Promover la eficiencia administrativa mediante la
identificación de acciones de mejora en materia
archivística.
Alcance:
Revisión y propuesta para el proceso de
gestión de la información y la estructura que lo
soporta
Plazo: 3 meses Valor: $ 11.807.143
Ver presupuesto P12 (Anexo 4)
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Actividad Responsable Fecha
inicio
Fecha fin Entregable Observaciones
Revisión de
diagnóstico y de
información
organizacional
Profesional
archivista
01/07/2018 31/07/2018
Proponer el
rediseño de la
estructura que
soporta la gestión
de la información
del proceso
misional
Profesional
archivista/Líder
Unidad
Informática/Abogado
01/08/2018 31/08/2018 Informe
rediseño
estructura.
Adecuar el proceso
de gestión de la
información según
la alternativa de
optimización de
flujo de información
elegida.
Profesional
archivista/Líder
Unidad
Informática/Abogado
01/09/2018 30/09/2018 Informe
propuesta
proceso de
gestión de la
información.
INDICADORES
INDICADOR FÓRMULA TENDENCIA META
N/A N/A N/A N/A
RECURSOS
Tipo Características Observaciones
Humanos Profesional archivista
Humanos
Líder de Programa Unidad de
Informática Del Concejo de Medellín
Humanos Abogado Del Concejo de Medellín
10. MAPA DE RUTA
Plan o proyecto / Tiempo
Corto
plazo
(1 año)
Mediano plazo (1 a 4
años)
Largo plazo (4 años en
adelante)
2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027
P1: Estudio técnico reglamentario sobre la
serie Proyectos de Acuerdo X
P2: Actualización de las Tablas de X
Plan o proyecto / Tiempo
Corto
plazo
(1 año)
Mediano plazo (1 a 4
años)
Largo plazo (4 años en
adelante)
2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027
Retención Documental
P3: Revisión y ajuste del Sistema
Integrado de Conservación- SIC. X X X
P4: Organización de los documentos del
Archivo Central del Concejo de Medellín X
P5: Diseñar e implementar los
instrumentos de gestión de información
pública contemplados en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información y
el instrumento archivístico Tablas de
Control de Acceso X
P6: Actualización del Programa de Gestión
Documental, ajuste de los ocho procesos
técnicos y la elaboración de los Programas
Específicos. X X
P7: Campaña de sensibilización para los
usuarios del Concejo de Medellín en
materia de gestión documental y uso y
aprovechamiento de los sistemas de
información X X
P8: Diagnóstico del estado del acervo
fotográfico del Concejo de Medellín X
P9: Adecuación de las áreas del Archivo
Central X
P10: Adquisición de mobiliario adecuado
para la conservación de documentos en
medio físico en archivos de gestión,
equipos de medición ambiental y extintores
para el archivo central y los archivos de
gestión requeridos. X
P11: Revisar transferencias primarias X
P12: Estudio técnico de los perfiles y la
estructura administrativa relacionados con
la gestión de la información X
11. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Planes y
proyectos
asociados
Indicadores Meta Medición trimestral Gráficos Observaciones
P1: Estudio técnico
reglamentario sobre
la serie Proyectos
de Acuerdo
N/A La medición es en
cumplimiento del
cronograma.
Planes y
proyectos
asociados
Indicadores Meta Medición trimestral Gráficos Observaciones
P2: Actualización de
las Tablas de
Retención
Documental
Cantidad de oficinas
con TRD actualizada *
100
Total oficinas
productoras de la
entidad
100% 30% 30% 20% 10%
P3: Revisión y
ajuste del Sistema
Integrado de
Conservación- SIC.
Cantidad de programas
y planes diseñados *
100
Total de programas y
planes contemplados
en el Acuerdo 06 de
2014 del AGN
100% 100%
P4: Organización de
los documentos del
Archivo Central del
Concejo de Medellín
Cantidad de
documentos descritos *
100
Cantidad total de
documentos a describir
(70.000 aprox)
100%
25%
25%
25%
25%
Desde el 3er
trimestre 2018,
durante 1 año.
Cantidad de
documentos
organizados * 100
Cantidad total de
documentos a organizar
(315ML aprox)
100%
25%
25%
25%
25%
Desde el 3er
trimestre 2019,
durante 1 año.
P5: Diseñar e
implementar los
instrumentos de
gestión de
información pública
contemplados en la
Ley de
Transparencia y
Acceso a la
Información y el
instrumento
archivístico Tablas
de Control de
Acceso
Cantidad de
instrumentos de
información diseñados
y publicados * 100
Total de instrumentos
de información
contemplados en el
alcance
100% 50% 50%
P6: Actualización
del Programa de
Gestión
Documental, ajuste
de los ocho
Cantidad de programas
específicos * 100 Cantidad de programas
específicos requeridos
100% 70%
30%
8 Programas
Planes y
proyectos
asociados
Indicadores Meta Medición trimestral Gráficos Observaciones
procesos técnicos y
la elaboración de los
Programas
Específicos.
Cantidad de procesos
técnicos * 100 Cantidad de procesos
técnicos de la gestión
documental
70%
30%
8 Procedimientos
P7: Campaña de
sensibilización para
los usuarios del
Concejo de Medellín
en materia de
gestión documental
y uso y
aprovechamiento de
los sistemas de
información
Plan de
Comunicaciones.
1
plan
El cumplimiento es
contar con el Plan
de
Comunicaciones
en 2 años.
P8: Diagnóstico del
estado del acervo
fotográfico del
Concejo de Medellín
N/A Lo realiza el
Archivo Histórico
de Medellín.
P9: Adecuación de
las áreas del Archivo
Central
N/A Se verifica con el
informe de
interventoría del
contrato.
P10: Adquisición de
mobiliario adecuado
para la conservación
de documentos en
medio físico en
archivos de gestión,
equipos de medición
ambiental y
extintores para el
archivo central y los
archivos de gestión
requeridos.
N/A Se verifica con el
informe de
interventoría del
contrato.
P11: Revisar
transferencias
primarias
Transferencias revisadas
*100
Transferencias por revisar
100% 25% 25% 25% 25% Se realiza durante
el 2018.
P12: Estudio técnico
de los perfiles y la
estructura
administrativa
relacionados con la
gestión de la
información
N/A
12. APROBACIÓN Y PUBLICACIÓN
El día viernes 15 de diciembre se reunió en las instalaciones del Concejo Municipal
de Medellín, el Comité de Archivo y se aprobó el presente documento mediante acta
de reunión Nº 06.
13. ANEXOS
Anexo 1: Diagnóstico
Anexo 2: Presupuesto detallado por proyecto.
14. BIBLIOGRAFÍA
Archivo General de la Nación (2013). Banco terminológico. Recuperado de
http://www.archivogeneral.gov.co/Transparencia/informacion-interes/Glosario.
Consultado septiembre 11 de 2017
Archivo General de la Nación (2014). Manual para la formulación de un Plan
Institucional de Archivos PINAR.
Historia de los Concejos Municipales. Federación Nacional de Concejos Fenacon
(2017). Recuperado de https://sites.google.com/site/fenaconcolombia/concejos.
Concejo de Medellín. Manual Sistema de Gestión Corporativo.
Acuerdo No. 69 de 2013 del Concejo de Medellín.
Acuerdo No. 25 de 2007 del Concejo de Medellín.
Manual de Funciones y Competencias Laborales. Acuerdo No. 08 de 2015. Concejo
de Medellín.
Manual de Gestión Documental. Concejo de Medellín (2017).
Manual de Políticas, Uso y Administración de Recursos Tecnológicos. Concejo de
Medellín (2015).
Manual del Sistema de Gestión Corporativo. Concejo de Medellín (2017).
Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Concejo de Medellín (2016).
Plan Estratégico Corporativo 2016 - 2019. Concejo de Medellín (2016).
Programa Sistema de Gestión Corporativo. Acuerdo del Concejo de Medellín No. 25
de 2007 modificado por Acuerdo No. 17 de 2010. Fuente: Aplicativo Isolución de la
Intranet http://www.concejodemedellin.gov.co
Programa de Gestión Documental. Concejo de Medellín (2014).
Protocolo de Atención Incluyente (D-GED-004). Concejo de Medellín (2014).
Resolución SG-2013-214. Secretaría General del Concejo de Medellín. (2013).
Resolución SG-2016-142. Secretaría General del Concejo de Medellín. (2016).