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Plan Institucional de Archivos -PINAR de SaludCoop EPS en
Liquidación.
Doctora Angela María Echeverri
2017
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1 Contenido
2 Presentación ........................................................................................... 4
3 Elementos básicos del plan institucional de archivos – pinar. ........... 4
3.1 Identificación de la Situación Actual ...................................................... 4
4 Definición de Aspectos Críticos .............................................................. 5
5 Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articuladores ..................... 8
6 Evaluación de Impacto: ........................................................................ 14
7 Formulación de la Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos – PINAR,
17
8 Formulación de Objetivos ..................................................................... 17
9 Formulación De Plan Y Proyecto De Organización De Gestión Documental De
SaludCoop ESP En Liquidación .......................................................................... 18
9.1.1 Nombre del plan o proyecto: ............................................................... 18
9.1.2 Alcance:. ............................................................................................ 18
9.1.3 Metas:: ............................................................................................... 19
9.1.4 Actividades: ........................................................................................ 19
9.2 Mediciones y Aspectos o acciones necesarias:............................. 21
9.3 Características generales del archivo objeto a contratar: ............. 22
9.4 Productos esperados ....................................................................... 23
9.5 Indicadores: ....................................................................................... 25
9.6 Interventoría ...................................................................................... 25
9.7 Plazo de ejecución ........................................................................... 26
9.8 Construcción de la Herramienta de seguimiento y Control............ 27
10 Contexto estratégico de la entidad:................................................. 27
10.1 MISION ................................................................................................ 27
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10.2 VISION ................................................................................................. 27
10.3 VALORES ............................................................................................. 28
10.4 Política del Sistema de gestion integral:. ....................................... 28
11 Objetivos Estratégicos Y Del Sistema Integrado: .......................... 28
12 VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR ............................................. 29
13 OBJETIVOS DEL PINAR:: ............................................................... 29
14 APROBACION Y PUBLICACION.................................................... 30
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2 Presentación El Plan Institucional de Archivos – PINAR es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad es soporte de la planeación estratégica en los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico; toda vez que los archivos contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información de carácter público; y por lo mismo, las entidades que prestan funciones públicas deben asegurarse de que existan procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos.
Con la implementación del Plan Institucional de Archivos PINAR, la
entidad tendrá los siguientes beneficios:
Contar con un marco de referencia para la planeación y el desarrollo de la función archivística.
Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo
plazo de la función archivística.
Optimizar el uso de los recursos previstos para la gestión y procesos archivísticos en el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.
Mejorar la eficiencia administrativa e incrementar la productividad
organizacional.
Articular y coordinar los planes, programas, proyectos y modelos relacionados con la gestión documental y la función archivística.
Facilitar el seguimiento, medición y mejora de los planes y
proyectos formulados.
3 Elementos básicos del plan institucional de archivos – pinar.
3.1 Identificación de la Situación Actual
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Una vez evaluada y recolectada información puntual, que servirá como base para determinar la situación actual de la entidad, analizando las diferentes herramientas que permiten identificar de manera general, las problemáticas que enfrenta la función archivística. Esta evaluación se centra desde una perspectiva global, en los aspectos administrativos, técnicos, tecnológicos y archivísticos, entre otros; determina priorizar los que están siendo afectados en mayor medida. Se realizó un análisis de las herramientas administrativas donde se evidenció que la entidad presenta aspectos críticos en la función archivística, lo que conlleva a la pérdida de información y a la pérdida de la memoria institucional e historia de la Nación por ser una EPS de gran impacto social. Una de las razones por la cual no se han desarrollado planes o proyectos para mejorar esta problemática es que la entidad no había contemplado dentro del Plan de Acción Anual ni del Plan Estratégico Institucional el presupuesto para la administración documental. Las siguientes herramientas administrativas son referentes que permiten determinar la situación:
a. Diagnóstico integral del Archivo.
b. Mapa de riesgos.
c. Planes de mejoramiento generados a partir de las auditorías internas y externas.
d. Planes de mejoramiento generados a partir de las auditorías realizadas por órganos de control.
e. Planes de Mejoramiento Archivístico –PMA, generados a partir de
las visitas de inspección, vigilancia y control, realizadas por el Archivo
General de la Nación.
f. Autoevaluación de la Función Archivística -AFA
g. Y otras herramientas y modelos que faciliten la evaluación.
4 Definición de Aspectos Críticos
Una vez identificada la situación actual, la entidad analizó las herramientas administrativas, identificando los aspectos críticos que afectan la función archivística, asociándolos a los riesgos a los cuales está expuesta la entidad. Teniendo en cuenta todos los aspectos críticos sin importar su relevancia, toda vez que la correcta
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definición de éstos, permitirá la adecuada formulación del PINAR.
Definición de los aspectos críticos:
ASPECTOS CRITICOS RIESGO
Desorganización, falta de lineamientos en la gestión documental
Inefectividad de los procesos de gestión documental, Reactividad o miedo al cambio.
Falta estandarización y difusión de medidas para la generación, preservación y conservación de los archivos.
Pérdida de memoria institucional, falta de efectividad de los procesos y suministro de la información.
Falta de personal especializado y/o calificado en gestión documental.
Perdida de la trazabilidad de la correspondencia enviada o recibida de SaludCoop EPS en liquidación y altas posibilidades de alteración o manipulación de los documentos oficiales.
No se tienen controles de gestión, medición, préstamos y tramites en general de los documentos que se generan, producen y archivan.
Pérdida de memoria institucional, imposibilidad de consulta y acceso a los archivos.
Desactualización de las Normas vigentes y de los avances tecnológicos.
Imposibilidad de cumplir con las metas de organización y trasferencias del archivo central e institucional. Desde la producción, pasando por las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos hasta la organización en el archivo histórico.
No hay Capacitación personalizada de los responsables del manejo de la información y de los productores de la misma.
mal desempeño de sus funciones, así como la aptitud física y mental para realizarlas, provocando daños y mal uso de los documentos.
Falta de planes de contingencia, de control
Perdida de la información por catástrofes naturales y/o por los
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permanente de los documentos y conformación y control de bases de datos
responsables de su manejo
ASPECTOS CRITICOS RIESGO
Falta de mecanismos de seguridad y control para la manipulación de información.
Puede ocasionar accidentes y enfermedades profesionales asociados a las tareas de la manipulación de documentos y deterioro de los mismos.
Falta de implementación de sistemas o programas de Gestión documental que permitan mayor eficiencia y eficacia en el manejo y suministro oportuno de la información para terceros o de orden público. (entes de control y ciudadanos para sus historias clínicas, afiliaciones e historias laborales)
Ineficiencia e inoportunidad en el suministro de la información, falta de trazabilidad.
Falta de accesibilidad a la información del archivo histórico.
No cumplir con los requerimientos o solicitudes de información.
Faltan formatos y estructuración de control de préstamos de la documentación y de consultas de las bases de datos.
Perdidas de información, fuga de información, no hay accesibilidad a la información de manera oportuna.
Desactualización de las Normas vigentes y de los avances tecnológicos.
No cumplimiento de la normatividad vigente, riesgos de sanciones y perdida de procesos legales.
No hay Capacitación personalizada de los responsables del manejo de la información y de los productores de la misma.
Fuga de información, mala manipulación y deterioro documental, perdida de procesos judiciales.
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Falta de planes de contingencia, de control permanente de los documentos y bases de datos y de Formatos y estructuración de control de préstamos de la documentación y de consultas de las bases de datos.
Perdida de información por desastres naturales y por manejo o manipulación de a información, inseguridad e incorrecto suministro de información.
Falta de personal calificado y de mecanismos de seguridad y control para la manipulación de información.
Imposibilidad de cumplir con lo establecido en la normatividad, con los requerimientos jurídicos, económicos y de orden nacional de la información para los entes de control y de los autores y usuarios de la información
Falta de implementación de sistemas o programas de Gestión documental que permitan mayor eficiencia y eficacia en el manejo y suministro oportuno de la información para terceros o de orden público. (entes de control y ciudadanos para sus historias clínicas, afiliaciones e historias laborales)
No contar con los instrumentos archivísticos y en general con la normatividad vigente. Inoportunidad en el suministro de la información, incorrecta manipulación de la misma, deterioro y riesgo de pérdida de información.
Las Instalaciones locativas de los depósitos de archivo se encuentran ubicadas en zonas no aptas para tal fin.
Alto deterioro de la documentación, no contar con todos los instrumentos archivísticos, no aplicación conocimiento de la normatividad vigente para tal fin. No contar con una Infraestructura para resolver las necesidades documentales de archivo
Tabla No.1 Aspectos críticos.
5 Priorización de Aspectos Críticos y Ejes Articuladores
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En la priorización de aspectos críticos determinaremos de manera objetiva, a través de la tabla de evaluación, el nivel de impacto de estos aspectos críticos frente a los ejes articuladores que representan la función archivística según lineamientos del AGN.
Para la priorización de los aspectos críticos construiremos la tabla de priorización de aspectos (Tabla No. 2), la cual consiste en establecer una relación directa entre dichos aspectos y el eje articulador, a través de la aplicación de la Tabla de criterios de evaluación (Tabla No. 3); dando como resultado el grado de prioridad de los aspectos y ejes que servirán de base para la formulación de la visión estratégica y objetivos del Plan.
EJES ARTICULADORES
No.
ASPECTOS
CRÍTICOS Administració
n de Archivos
Acceso a la
información
Preservació
n de la información
Aspectos tecnológico
s y de seguridad
Fortalecimient
o y Articulación
Tota
l
1
Desorganización, falta de lineamientos en
la gestion documental
6 7 5 3 9 30
2
Falta estandarización
y difusión de medidas para la generación, preservación y
conservación de los archivos.
8 10 10 10 10 48
3
Falta de personal especializado
y/o calificado en gestión documental.
7 10 6 7 8 38
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4
No se tienen controles de gestión,
medicion, préstamos y tramites en general de los
documentos que se generan, producen y archivan.
8 8 10 9 8 43
5
Desactualización de las Normas vigentes y de los avances
tecnológicos.
9 10 8 9 7 43
7
No hay Capacitación personalizada de
los responsables del manejo de la información y de los productores
de la misma.
9 10 8 9 8 44
8
Falta de planes de contingencia,
de control permanente de los documentos y conformacion y corol de bases de
datos
9 9 10 8 8 44
9
Falta de mecanismos de
seguridad y control para la
8 10 7 7 7 39
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manipulación de información.
10
Falta de
implementación de sistemas o programas de Gestión
documental que permitan mayor eficiencia y eficacia en el manejo y
suministro oportuno de la información para terceros o de
orden público. (entes de control y ciudadanos para sus
historias clínicas, afiliaciones e historias laborales)
8 10 8 7 7 40
11
Falta de accesibilidad a la informacion del archivo
histrorico
10 10 9 8 8 45
12
Faltan formatos y estructuración de control de
préstamos de la documentación y de consultas de las bases de
datos.
8 7 9 8 7 39
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Totales -------------------->
90 101 90 85 87
EJES ARTICULADORES
No.
ASPECTOS CRÍTICOS
Administración de Archivos
Acceso a la información
Preservación de la
información
Aspectos tecnológicos y de
seguridad
Fortalecimiento y Articulación
Total
1
Desorganización, falta de lineamientos en
la gestion documental
6 7 5 3 9 30
2
Falta
estandarización y difusión de medidas para la
generación, preservación y conservación de
los archivos.
8 10 10 10 10 48
3
Falta de personal
especializado y/o calificado en gestión
documental.
7 10 6 7 8 38
4
No se tienen controles de
gestión, medicion, préstamos y
tramites en general de los documentos que
se generan, producen y archivan.
8 8 10 9 8 43
5
Desactualización de las Normas
vigentes y de los avances tecnológicos.
9 10 8 9 7 43
7
No hay Capacitación personalizada de
los responsables del manejo de la información y de
los productores de la misma.
9 10 8 9 8 44
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8
Falta de planes de contingencia,
de control permanente de los documentos y
conformacion y corol de bases de datos
9 9 10 8 8 44
9
Falta de mecanismos de seguridad y
control para la manipulación de información.
8 10 7 7 7 39
10
Falta de implementación
de sistemas o programas de Gestión
documental que permitan mayor eficiencia y
eficacia en el manejo y suministro
oportuno de la información para terceros o de
orden público. (entes de control y ciudadanos
para sus historias clínicas, afiliaciones e historias
laborales)
8 10 8 7 7 40
11
Falta de
accesibilidad a la informacion del archivo histrorico
10 10 9 8 8 45
12
Faltan formatos y estructuración de control de
préstamos de la documentación y de consultas de
las bases de datos.
8 7 9 8 7 39
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Tabla No.2 Priorización de aspectos.
A continuación, se describe cada uno de los componentes de la Tabla No. 2 de acuerdo a los lineamientos del AGN. Aspecto crítico: En este campo se relacionan cada uno de los aspectos que han sido definidos previamente y son objeto de evaluación. Eje articulador: Siendo necesario basarnos en los principios de la función archivística dados el Artículo 4 de la Ley 594 de 2000. Se estructura de la siguiente manera: Administración de archivos: Involucra aspectos de la infraestructura, el presupuesto, la normatividad y la política, los procesos y los procedimientos y el personal. Acceso a la información: Comprende aspectos como la transparencia, la participación y el servicio al ciudadano, y la organización documental. Preservación de la información: Incluye aspectos como la conservación y el almacenamiento de información. Aspectos tecnológicos y de seguridad: Abarca aspectos como la seguridad de la información y la infraestructura tecnológica. Fortalecimiento y articulación: Involucra aspectos como la armonización de la gestión documental con otros modelos de gestión.
6 Evaluación de Impacto: SaludCoop EPS en liquidación evaluará los aspectos críticos frente
a cada eje articulador, para lo cual debemos: Al tomar el aspecto crítico y confrontarlo con todos los criterios de evaluación de cada eje articulador (Tabla No. 3). Se logro determinar si el aspecto crítico tiene una solución directa con el desarrollo o implementación del criterio de evaluación, se debe considerar como un impacto. Se continuo la evaluación del aspecto crítico con cada criterio hasta finalizar el eje articulador, una vez finalizada la
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evaluación por eje articulador, se sumaron los criterios de evaluación impactados; teniendo en cuenta que la sumatoria por eje articulador no puede ser superior a diez, diligenciando la Tabla No. 2 con los resultados obtenidos de cada eje articulador definimos la importancia de los mismos en cada eje y sus diez criterios de evaluación. Nota: La Tabla de criterios de evaluación es el instrumento que permite evaluar de forma objetiva cada aspecto crítico frente a los ejes articuladores, los cuales cuentan con diez criterios según lineamientos del AGN. Sumatorio total: Una vez verificada la evaluación de todos los
aspectos críticos, se deberá proceder a totalizar cada uno de ellos y cada eje articulador. La priorización de los aspectos críticos y ejes articuladores se realizó con base en la identificación de aquellos con mayor valor de la sumatoria; lo que indica que tienen un alto impacto dentro de la entidad.
Tabla No. 3 Criterios de evaluación.
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Nota: La buena identificación de los aspectos críticos y la correcta priorización de éstos, nos facilitará la elaboración y articulación de la visión, los objetivos, los planes y los proyectos a desarrollar en la
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entidad.
7 Formulación de la Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos – PINAR,
Teniendo en cuenta los lineamientos del manual de archivos para
la estructuración del PINAR y en el entendido de las necesidades
ya definidas en SALUDCOOP EPS EN LIQUIDACIÓN se formula la visión estratégica del PINAR con la intención de mejorar su función
archivística. Tomando como base los aspectos críticos y los ejes
articuladores con mayor impacto y redactando de manera breve y concisa el compromiso de mejorar dichos aspectos de la siguiente
manera:
“Centralizar, organizar, depurar y dar accesibilidad a la información del fondo documental de SaludCoop EPS en Liquidación al año 2020.”
8 Formulación de Objetivos
Teniendo en cuenta Como ejes articuladores de mayor impacto que se definieron como el Acceso a la información, Administración de Archivos, Preservación de la información y Como aspecto critico se identificó la falta estandarización y difusión de medidas para la generación, preservación y conservación de los archivos, Falta de accesibilidad a la información del archivo histórico, no hay Capacitación personalizada de los responsables del manejo de la información y de los productores de la misma y que los objetivos son la expresión formal y medible de la visión estratégica; tomamos cada uno de estos aspectos críticos y de los ejes articuladores que conformaron la visión y nos permitieron dar claridad la formulación de objetivos medibles que complementan la intención y dar la solución a la problemática de la función archivística actual que tiene SaludCoop EPS en liquidación de la siguiente manera:
1. Contratar los servicios de una empresa con personal especializado en el proceso de Gestión Documental al 30 de septiembre del año 2017.
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2. Centralizar, inventariar, organizar y depurar el fondo documental acumulado de aproximadamente 75.000 cajas referencia X300 de SALUDCOOP EPS EN LIQUIDCIÓN al año 2020.
3. Administrar y brindar accesibilidad de consulta y suministro de información documental a todos los usuarios o comunidad y organismos de control que lo requieran de aproximadamente 75.000 cajas referencia X300 de información documental, atendiendo los términos legales y operativos que se requieran (1 a 15 días) durante un periodo de 11 años atendiendo la normatividad vigente en materia de Gestión Documental.
9 Formulación De Plan Y Proyecto De Organización De Gestión Documental De SaludCoop ESP En Liquidación
El plan y proyecto de SaludCoop EPS en liquidación responde a cada uno de los objetivos establecidos. Teniendo en cuenta que la entidad no cuenta con una metodología para la construcción de planes y proyectos, hacemos uso de los siguientes elementos:
10 Nombre del plan o proyecto:
Proceso de centralización, organización, administración y custodia del fondo documental acumulado de SaludCoop EPS en liquidación
11 Alcance: Entregar como producto y servicio la organización,
administración y custodia del fondo documental de SaludCoop Eps En liquidación de acuerdo a la normatividad vigente
mínima del AGN y atender los procesos siguientes del proceso liquidatario, los requerimientos en consultas de los órganos
de control y comunidad en general de un número aproximado de 75.000 cajas de referencia x300, que se pueden ver representadas en aproximadamente 25.000 metros lineales
del fondo documental.
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12 Metas:
Teniendo en cuenta que SaludCoop EPS en liquidación ha identificado los aspectos críticos dándoles ciertos niveles de prioridad de acuerdo a los ejes articuladores sugeridos por el AGN que definen claramente el compromiso de la entidad frente al plan o proyecto para cada uno estos aspectos críticos siendo así las metas la parte más visible del Plan Institucional de Archivos –PINAR y son una referencia para establecer el cumplimiento de los compromisos que tiene la entidad frente a éste, como son:
13 Actividades:
Contratar una empresa especializada en gestión documental para Centralizar, inventariar, organizar y depurar el fondo documental acumulado de aproximadamente 75.000 cajas referencia X300 de SALUDCOOP EPS EN LIQUIDCIÓN al Año 2020 realizando las siguientes actividades: a) Elaboración de Cuadro de Clasificación (CC). b) Elaboración de Tablas de Valoración Documental (TVD). c) Elaboración de Tablas de Retención Documental (TRD). d) Catalogación y clasificación entre entidades, ciudades, series y subseries del fondo documental, según TRD. e) Entrega de documentación que no pertenece al archivo de SaludCoop EPS a su responsable bajo protocolos normativos de transferencias, Formato único de Inventario (FUI) y su correcto almacenamiento en cajas de referencia X300. f) Aplicación de TRD al fondo documental a lo largo del término del contrato g) Eliminación segura de unidad documental y elaboración de actas de eliminación según TRD. h) Elaboración de inventario documental aplicando el Formato único de Inventario Documental (FUID). i) Intervención física a los documentos con vigencia en las TRD, la cual incluye: Reconstrucción simple de documentos, fotocopia al papel químico, remover material metálico y cualquier otro que pueda deteriorar el papel a lo largo de su tiempo de retención, perfilación y ajuste de tamaños de papel en cada expediente o carpeta. Se aclara
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que el contratista deberá prestar los primeros auxilios a las unidades documentales manteniendo el orden natural o de procedencia del expediente. j) Foliación documental y aplicación de la norma del Archivo General de la Nación (AGN) al interior de las unidades documentales. k) Digitalización a los documentos con opción de disposición final de conservación total y/o que tengan criterios generales de valoración primaria: administrativo, jurídico, legal, contable y fiscal, según previo acuerdo con el interventor del contrato, dejando acta como evidencia l) Indexación que permita el cargue y el descargue de la documentación digitalizada para facilitar la consulta de la documentación digitalizada. Junto con el cargue de la base de datos global de los inventarios de la documentación en físico en sus bodegas en custodia. m) Empaquetado en las unidades de almacenamiento apropiadas: Encarpetado, encajado y rotulación según normatividad vigente del AGN tanto para la modalidad como en lo referente a insumos a usar que serán también suministrados en su totalidad por el contratista. Ahora bien, después de catalogado, clasificado el fondo documental e intervenido y cargado al software, se espera que, para todo el archivo resultante de los procesos anteriores se adelanten los siguientes objetivos específicos: n) Custodiar y almacenar el archivo documental entregado con cumplimiento a la normatividad vigente en términos de instalaciones de almacenamiento y condiciones ambientales y de seguridad. o) Llevar al día la administración (respuesta a solicitudes de todo tipo de consulta, eliminación segura en la aplicación de TRD, destrucción segura, asegurar las condiciones mínimas que exige la normatividad vigente en la custodia de archivo, transferencias documentales requeridas desde el principio hasta el fin del contrato) de todo el archivo documental entregado tanto física como digital. p) Ejecutar la eliminación segura incluyendo las respectivas actas de eliminación con sus soportes en cada aplicación de TRD. q) Ofrecer y responder a solicitudes de préstamos y consultas a lo largo de todo el término de vigencia del contrato con servicios a disposición del usuario de fotocopiadora, digitalización y transporte
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según sea requerida la consulta, incluidas ilimitadas en la misma tarifa de custodia. Se ESTIMAN solicitudes de consulta física en promedio 4 diarias entre 1 y 10 cajas. r) Ofrecer tiempos de respuesta a las solicitudes de no más de 24 horas después del requerimiento. s) Ejecutar las transferencias documentales bajo normatividad vigente al finalizar el contrato de los presentes pliegos, incluyendo la trasferencia final después de finalizado el contrato. t) Suministrar el hardware y software de base de datos donde se aloja en aplicativo, la base de datos de la información en custodia, tanto inventario como imágenes digitales con sus respectivos datos de indexación. h) Se realizará el relevo de responsabilidades del fondo documental
acumulado y del archivo de gestión desde las instalaciones de
SALUDCOOP EPS en liquidación previo inicio de la fase I.
13.1 Mediciones y Aspectos o acciones necesarias:
Para el desarrollo y cumplimiento de las metas y el cronograma de
actividades que deberá tener en cuenta la empresa especializada o
contratista para asegurar el buen desarrollo del contrato y las
actividades a realizar: a) El contratista deberá elaborar y darle seguimiento a la aprobación
de los instrumentos archivísticos pertinentes.
b) Garantizar la integridad de todas las unidades documentales del
fondo documental por medio de la correcta ejecución de los procesos
según las exigencias de la normatividad vigente del AGN.
c) Garantizar la integridad de la documentación objeto del contrato
obrando con seriedad y oportunidad en la ejecución de las labores
respectivas, mitigando el riesgo de pérdida o deterioro y manteniendo
en orden y vigencia la aplicación de la normatividad vigente del AGN
y del ministerio de salud.
d) Asegurar el cumplimiento del trámite oportuno ante cualquier
eventualidad ya sea pérdida de la documentación, afectación por
desastre natural o actos terroristas.
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e) Estructurar en mutuo acuerdo con el interventor del contrato un
protocolo de reconstrucción de información, para su vez
comprometerse con adelantar las gestiones necesarias para
recuperar o reconstruir la información perdida. Sometiendo a comité
evaluador la trascendencia de la pérdida y el valor de la retribución
monetaria a razón del mismo hecho para con el contratante.
f) Garantizar el cargue e integración de los documentos digitalizados
al sistema de consulta.
g) Garantizar el cargue e integración de los inventarios, consultas y
préstamos al sistema de consulta.
h) Garantizar el uso del software y hardware suficiente para la
consulta por los usuarios requeridos por SaludCoop EPS en
liquidación.
i) El contratista suministrará el almacenamiento temporal de los
documentos en procedo y almacenamiento definitivo en el proceso de
custodia por los últimos 9 años y asegurar su consulta con los demás
servicios descritos en el presente pliego.
j) El contratista deberá asegurar la aplicación de las TRD a lo largo
de la fase de custodia.
k) El contratista deberá eliminar seguramente la documentación
objeto de eliminación según normatividad vigente del AGN y ministerio
de salud.
l) El contratista bajo mutuo acuerdo con el interventor y SaludCoop
EPS en liquidación diseñaran los acuerdos comerciales suficientes
para evitar mal entendidos en la ejecución del contrato y permitir la
intervención tanto a los procesos como a los productos finales a
entregar por el contratista.
13.2 Características generales del archivo objeto a contratar:
El archivo a intervenir es un fondo documental sin catalogación ni clasificación determinada. Se puede tener claridad de la documentación a intervenir en cuanto al lugar geográfico de procedencia de dicho fondo documental. El mayor porcentaje de la documentación esta almacenada en cajas de referencia X300 (en su mayoría) y no se tiene conocimiento a la fecha de altos grados de deterioro o afectación biológica. Este fondo documental no tiene
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registro de eliminación alguna por lo que deben encontrarse documentación desde el año 1994 en el cual se constituyó la entidad hasta el año 2015 que se ordena formalmente la liquidación de la misma. El archivo de gestión correspondiente al ente liquidador está vigente desde el año 2016 a la fecha y será objeto de los mismos procesos que el fondo documental en el momento de requerirlo bajo los parámetros de la Tablas de Retención Documental (TRD) existentes para el ente liquidador. 13.3 Productos esperados
A modo de producto final esperado para la entrega de las actividades enlistadas anteriormente se espera: a) Cuadros de clasificación, fichas de valoración y TRD. b) Inventario documental a todo el archivo bajo el Formato único de inventario (FUI) en medio digital que permita la ubicación exacta de la unidad documental. c) Base de datos digital con inventario amigable, intuitivo y lógico a la consulta y verificación de existencias, cargada a un software que permita su acceso consulta y trámite eficiente, es decir interfaz simple con recuperación de datos rápida y asertiva. Adicionalmente la interfaz debe permitir generar reportes sobre los datos que se alimenten. d) Documentación intervenida y almacenada cumpliendo con las exigencias del Archivo General de la Nación junto con la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud en caso de encontrar historias clínicas en el fondo documental. e) Actas de eliminación para las historias clínicas con el cumplimiento de las exigencias de la resolución 839 de 2017 del ministerio de salud. Junto con las actas de eliminación de los demás documentos diferentes a las historias clínicas cumpliendo con la aplicación de la normatividad vigente expedida por el AGN, incluyendo evidencia fotográfica de todo el proceso de eliminación segura. f) Backup de seguridad de toda la información digitalizada y digitada (imágenes y datos), el cual permita la recuperación de la información en cualquier momento que se requiera con el fin de mitigar los riesgos. Se deberá tener mínimo un (1) Backup en discos duros semanal fuera de las instalaciones del contratista, junto con un (1) backup semestral
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al contratista durante la ejecución del contrato, finalizando con el backup integral de toda la información al término del contrato. En caso tal que el contratista sugiera un sistema de backup diferente se evaluará entre las partes y será incluido en el acuerdo de servicio del contrato. g) Informe de gestión mensual y certificación de la correcta ejecución del contrato con evidencia fotográfica del antes y después de la gestión. h) Identificación de series, clasificación, elaboración de cuadro de clasificación, ordenación e instalación o ubicación en la estantería correspondiente para siempre asegurar el almacenamiento correcto de la información tanto física como digital. i) Gestión y Control de Expedientes detallado en el informe de gestión. j) Normalización de formatos. Se requiere que el contratista a lo largo de la gestión y control de los expedientes tenga una normativa oficial y protocolaria en la creación y uso de formatos en sus líneas de trabajo y procesos internos. k) Racionalización de los procedimientos. Se requiere que el contratista a lo largo del proyecto busque continuamente alternativas de racionalización con procedimientos efectivos, buscando optimizar tiempos de entrega y asegurando la calidad, eficiencia y oportunidad de los documentos. Lo anterior detallado en el informe de gestión. l) Gestión Automatizada de los Documentos. Se requiere que el contratista a lo largo del proyecto busque continuamente alternativas de automatización de gestión de los procesos y procedimientos de intervención de los documentos, lo anterior detallado en el informe de gestión. m) Control o Gestión de la información. Se requiere que el contratista a lo largo del proyecto tenga completo control y seguimiento a todos y cada uno de los procesos y los documentos intervenidos. Lo anterior detallado en el informe de gestión. n) Gestión de todos los documentos de las oficinas o grupos o procesos y conexión a otras fuentes de información. Es decir que el software y hardware que proveerá el contratista permita la interoperabilidad con otros sistemas de información en caso de que se requiera. Lo anterior detallado en el informe de gestión.
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o) Hardware y software necesario para alojar bases de datos, aplicativo y backups, tanto para los inventarios como para las imágenes digitalizadas y los datos que les identifiquen y/o describan. 13.4 Indicadores:
SALUDCOOP EPS EN LIQUIDACIÓN exigirá un cronograma de actividades a realizar y mediante un equipo interventor se realizará la aprobación y medición de cada una de las actividades realizadas, es decir el equipo interventor deberá asegurar aspectos de calidad, volumen y aplicación de la normatividad vigente o lineamientos establecidos por el archivo general de la nación.
La medición se realizará por actividades, cumplimiento de fechas establecidas, unidades documentales (cajas, carpetas, folio, metros lineales, volumetría etc.). de esta manera la proyección de indicadores será mediante estos parámetros de medición.
Se deberán realizar informes de gestión mensuales o semestrales sobre el avance, riesgos, cumplimiento y desempeño del proyecto en general.
Explicar cómo la entidad va a medir (expresión cuantitativa que mide el cambio de una variable con respecto a una meta) y a observar el grado de avance del plan o proyecto para cada uno de los aspectos críticos.
Recursos: Asignar los insumos necesarios para con- seguir el logro de los objetivos del plan o proyecto.
Matriz de asignación de responsabilidades: Relación de las actividades con los individuos que intervendrán en los procesos, el rol determinado, responsable y aprobador o validador de entregables (equipo interventor). 13.5 Interventoría SALUDCOOP EPS En Liquidación con el fin de garantizar y verificar el cumplimiento del contrato, las actividades expuestas y la calidad del servicio, ejercerá los debidos controles a lo largo de la ejecución del contrato, con una firma externa para que lleve a cabo la interventoría del proceso, en cada una de sus fases. La designación del interventor implica el cumplimiento a los procedimientos aplicables
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en el contrato según normatividad vigente y la calidad del producto final esperado hasta que culmine el proceso de intervención física, digitalización, indexación y cargue al software con su debido funcionamiento y aplicación de la Tabla de Retención Documental (TRD). Para garantizar la correcta y completa intervención al contrato se deberá proveer al interventor las licencias de uso temporal, capacitaciones y facilitar demás componente técnicos necesarios a lo largo de la ejecución y supervisión del contrato, la entrega de los reportes e informes solicitados por el mismo, junto con el permanente acceso a todos los procesos ejecutados, planes, proyectos, programas, producto final, entre otros que se desarrollen a lo largo del término de la interventoría. Cronograma de actividades que se desarrollaran a lo largo del proyecto. 13.6 Plazo de ejecución
La duración del contrato será de 10 años y 8 meses a partir de la firma del mismo, plazo que podrá ser prorrogado previo acuerdo entre las partes por el término que entre ellas se defina. En todo caso el contrato estará vigente hasta el cumplimiento de su objeto, pudiendo ser terminado en forma anticipada al plazo inicialmente previsto. La ejecución de las actividades principales será en dos fases diferentes discriminadas de la siguiente forma y con una duración independiente:
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13.7 Construcción de la Herramienta de seguimiento y Control SaludCoop EPS en liquidación mediante reuniones periódicas llamadas comités ejecutivos y técnicos, siendo estos una herramienta de seguimiento y control, se realizará el monitoreo en un periodo de tiempo mensual o bimestral a los planes, programas, actividades y proyectos relacionados en este Plan Institucional de Archivos – PINAR.
La visión estratégica del Plan Institucional de archivos – PINAR, se estructuro y dará seguimiento y control mediante el comité ejecutivo.
Los objetivos se fijaron mediante estudio técnico y análisis de la
situación actual de gestión documental de la entidad.
Los planes, actividades, programa y proyecto a desarrollar se
estructurarán de igual forma mediante análisis y estudio técnico de la
situación actual del tema de gestión documental de la entidad.
Adicionalmente se diseñará un cronograma de actividades que
permitirán el seguimiento, control y mejorar de cada actividad dentro
de los tiempos y términos que se acuerden el plan de trabajo.
14 Contexto estratégico de la entidad:
Tomando cada uno de los elementos de la planeación estratégica como lo son: misión, visión, valores corporativos y políticas, entre otros la entidad;
14.1 MISION Somos una entidad patrimonio del sector salud colombiano, que trabaja de manera permanente y comprometida por el bienestar de los usuarios y la sociedad, a través de la presentación de servicios de excelente calidad, fomentando el desarrollo humano de todos nuestros colaboradores.
14.2 VISION
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En el 2018 Ser la EPS en liquidación con de mayor reconocimiento por su función de trasparencia y compromiso social en la liquidación con Colombia.
14.3 VALORES
Compromiso
Ayuda mutua
Responsabilidad propia
Democracia
Igualdad
Equidad
Solidaridad
Honestidad y Transparencia
Responsabilidad y vocación social
14.4 Política del Sistema de gestion integral: Orientar su gestión de una manera integral y en consecuencia actúa dentro estrictos criterios de eficacia y eficiencia en la prestación de los servicios para el logro de sus objetivos y de los señalados en la ley, orientándose hacia la satisfacción equilibrada de las necesidades de sus grupos de interés y al desempeño efectivo de la Entidad.
15 Objetivos Estratégicos Y Del Sistema Integrado: Incrementar valor para los grupos de interés la credibilidad y trasparencia en los procesos liquidatarios que se adelanten.
Fortalecer las relaciones y la comunicación efectiva con los grupos de interés externos.
Atender integralmente a los interesados en el proceso brindando soluciones ajustadas a sus necesidades.
Lograr excelencia en el proceso liquidatario y avanzar con trasparencia y compromiso.
Desarrollar capacidades organizacionales para la consolidación y correcta terminación del proceso liquidatario.
Garantizar la disponibilidad, confiabilidad e integridad de la información para la toma de decisiones.
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Brindar una adecuada atención al cliente y entes de control, para mejorar su satisfacción.
Mejorar la calidad y la continuidad en la prestación del servicio de salud mientras se adelantan los procesos pertinentes de la liquidación. Fortalecer las competencias empresariales requeridas.
Fortalecer las tecnologías de la información y las comunicaciones para atender los requerimientos de los procesos.
Desarrollar capacidades del talento humano con visión a las necesidades específicas del proceso liquidatario.
Fortalecer las relaciones y la comunicación efectiva con los grupos de intereses internos.
16 VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR SaludCoop EPS en liquidación, garantizará la administración de archivos, la preservación de la información y los aspectos tecnológicos y de seguridad de la información, con miras a diseñar e implementar un programa de gestión documental, elaborar un procedimiento para la ordenación y descripción del fondo acumulado y de su archivo de gestión y realizar capacitación en materia archivística al personal responsable del manejo de la información.
17 OBJETIVOS DEL PINAR: Con el propósito de minimizar los
riesgos de los aspectos críticos y los ejes articuladores identificados, SaludCoop EPS en liquidación ha planteado los siguientes objetivos:
Diseñar, implementar y mantener un programa de gestión documental, que contribuya de manera eficaz a la función archivística y documental.
Implementar los programas específicos que plantea la guía del Archivo de General de la Nación para el PGD, de manera que su aplicabilidad aporte a los problemas de gestión documental de la Entidad.
Diseñar un procedimiento para la ordenación y descripción de los fondos de archivo, con el fin de disminuir el volumen y acumulación
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de los mismos en los archivos de gestión.
Elaborar tablas de valoración documental para la entidad, con el objetivo de optimizar el almacenamiento dispuesto para los documentos de la Entidad y proteger aquellos que requieren de conservación total.
Iniciar el Plan de Capacitación en Gestión Documental formulado dentro del PGD.
Fortalecer el compromiso y responsabilidad de los funcionarios a través de desarrollo y cultura y toma de conciencia en la importancia del manejo documental.
Mejorar la infraestructura del archivo central, por medio del proceso de contratación para la centralización, organización y custodia que garantice la preservación y consulta a largo plazo de la documentación e información en general.
Garantizar la disponibilidad en el suministro de elementos de protección personal, para los funcionarios que requieren de los mismos en la ejecución de sus funciones.
Cumplir oportunamente con las normas legales en materia de archivo y gestión documental, de forma que se trabaje bajo lineamientos normativos para la conservación de la información.
Aplicar y actualizar las tablas de retención documental de la entidad.
Medir el desempeño de los aplicativos de software que se tienen en la entidad, de manera que se garantice el cumplimiento de la seguridad de la información.
Implementar instrumentos de seguridad de la información para los documentos electrónicos y digitalizados.
18 APROBACION Y PUBLICACION El Plan Institucional de Archivos – PINAR será presentado y aprobado por el Comité interno de archivo de SaludCoop EPS en liquidación. A su vez, será publicado en la página web. El Archivo General de la Nación en el ejercicio de las funciones de control y vigilancia, verificará la aprobación y publicación del PINAR. GLOSARIO
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Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el
eficiente funcionamiento de los archivos.1
Aspecto crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual. Instrumentos archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del
documento hasta su eliminación o conservación permanente.2 Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro. 1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 (31, octubre, 2006). Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogotá D.C., 2006. p.1. Artículo 1. 2. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
Plan Estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo determinado, para alcanzar objetivos acordes con su misión y visión.
Plan de Acción Anual: Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad, articulado con el Plan Estratégico Institucional
Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencia.
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formulación del PINAR
BIBLIOGRAFIA:
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 (31, octubre, 2006).
Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Bogotá
D.C., 2006. 12 p.
Ley 594. (14, julio, 2000). Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C., 2000. 12 p.
Ley 1712. (6, marzo, 2014). Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C., 2014. 14 p.
Decreto 2609. (14, diciembre, 2012). Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado y aquellas privadas que desempeñan funciones públicas. Bogotá D.C., 2012. 16 p. Para la formulación del PINAR, la entidad tomó como base la metodología utilizada en el Manual de formulación del PINAR del Archivo General de la Nación, ya que la entidad no posee metodologías al interior para la formulación.
