PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) El Plan Operativo Anual (POA) es una herramienta de planeación que permite llevar a cabo los fines de la organización durante un tiempo determinado (en este caso sería a un año), mediante una adecuada definición de los objetivos y metas que se pretenden alcanzar, de manera que se utilicen los recursos disponibles con eficiencia, eficacia y economicidad. Un POA debe contener la siguiente información: Definir los objetivos específicos, los cuales se deben clasificar dentro de los temas estratégicos del Plan Institucional y según el Plan Estratégico del Programa que corresponda; sea, Sector Administrativo, Organismo de Investigación Judicial, Ministerio Público, Defensa Pública. Establecer las metas necesarias para alcanzar cada uno de los objetivos específicos. Determinar los indicadores que permitan medir el logro de la meta. Describir las actividades que se deben desarrollar. Coordinar la realización de alguna actividad (sí ésta la ameritan), ante lo que se debe indicar ¿cuál(es) despacho, institución u organización?. Indicar el eje temático al que refiere el objetivo propuesto. Al momento de elaborar los POA’s, es importante tener en consideración los siguientes aspectos: ¿Cuál es la función o finalidad del despacho? ¿Cuáles son los problemas, debilidades o amenazas que se enfrentan? ¿Con qué recursos se dispone para llevar a cabo el plan? ¿Cuáles son los objetivos planteados a nivel regional e institucional? BASES PARA LA ELABORACIÓN DE UN POA
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PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
El Plan Operativo Anual (POA) es una herramienta de planeación que permite llevar a cabo los fines de la organización durante un tiempo determinado (en este caso sería a un año), mediante una adecuada definición de los objetivos y metas que se pretenden alcanzar, de manera que se utilicen los recursos disponibles con eficiencia, eficacia y economicidad.
Un POA debe contener la siguiente información:
Definir los objetivos específicos, los cuales se deben clasificar dentro de los temas estratégicos del Plan Institucional y según el Plan Estratégico del Programa que corresponda; sea, Sector Administrativo, Organismo de Investigación Judicial, Ministerio Público, Defensa Pública.
Establecer las metas necesarias para alcanzar cada uno de los objetivos específicos.
Determinar los indicadores que permitan medir el logro de la meta. Describir las actividades que se deben desarrollar. Coordinar la realización de alguna actividad (sí ésta la ameritan), ante lo que se
debe indicar ¿cuál(es) despacho, institución u organización?. Indicar el eje temático al que refiere el objetivo propuesto.
Al momento de elaborar los POA’s, es importante tener en consideración los siguientes aspectos:
¿Cuál es la función o finalidad del despacho? ¿Cuáles son los problemas, debilidades o amenazas que se enfrentan? ¿Con qué recursos se dispone para llevar a cabo el plan? ¿Cuáles son los objetivos planteados a nivel regional e institucional?
BASES PARA LA ELABORACIÓN DE UN POA
Conforme a la reglamentación que regula al interior de la entidad la elaboración y ejecución del POA se debe tener en cuenta:
La oficina de Desarrollo de servicios emitirá oportunamente a nivel institucional los lineamientos necesarios para la elaboración de los Planes Operativos Anuales y brindará la asistencia técnica, con el propósito de que éstos sean coherentes y congruentes con los objetivos y metas institucionales.
Las subgerencias y todos los procesos elaboraran sus Planes Operativos Anuales que contendrán sus propios objetivos y metas orientados al logro de los objetivos institucionales.
Dichos planes deben tener definidos los indicadores de resultados o desempeño que permitan la evaluación periódica de los mismos.
Las Subgerencias y las oficinas asesoras serán los responsables de integrar los Planes operativos anuales (POA) de los diferentes procesos con el plan operativo anual institucional.
COMO ELABORAR UN POA
En primer lugar recuerde que el POA se realiza para el logro efectivo de nuestra misión.
En segundo lugar, debe tener claro:
Si el POA corresponde a un año diferente al primer año del Plan estratégico debe tener el avance de los resultados de los años anteriores.
líneas estratégicas y las metas a desarrollar durante el año conforme al PDI y los indicadores para evaluar los resultados.
Las actividades para lograrlo, respondiendo al ¿Cómo? ¿Quiénes serán las personas responsables? ¿Qué recursos se requieren? y ¿De qué recursos se dispone? Si se necesitan
recursos adicionales a los que tiene asignados y cuáles son las posibilidades de tenerlos y cuales los tramites y tiempo para su consecución.
Lo anterior para plantear un plan de acción anual acorde a la duración del POA, las actividades a realizar y los recursos disponibles.
Y en tercer lugar, considere los siguientes elementos al realizar un POA:
El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada. Debe ser un instrumento práctico y de fácil uso. Las metas y resultados esperados deben estar claramente conocidos e
interiorizados en todos los niveles de la organización y del proceso. Los planes operativos son anuales por lo cual los resultados definidos se deben
alcanzar durante el año. Deben tener un seguimiento formal mínimo trimestral. Se deben definir metas temporales, las instancias responsables del seguimiento y
evaluación del plan. El incumplimiento del POA genera sanciones.
Por último, recuerde que elaborar un POA implica los siguientes compromisos:
Al interior de cada proceso se tienen que hacer reuniones y juntas donde se definan conjuntamente algunos aspectos de la planificación. Debe desarrollarse de forma participativa involucrando activamente al coordinador, a los responsables de las distintas actividades y a otros actores (procesos) internos o externos que puedan contribuir favorablemente o que puedan afectar en el proceso de formulación y ejecución del Plan.
Hay que diligenciar los formatos definidos por la oficina de desarrollo de servicios y entregarlos en los términos definidos.
Los objetivos operativos y las metas tienen que ir acordes con la misión institucional y los objetivos corporativos respetando los principios y valores.
Si considera que un objetivo operativo no apunta al desarrollo del plan estratégico del hospital y es fundamental para la organización, debe comunicar e informar al comité directivo para que se ajuste el plan estratégico.
Hay que rendir cuentas de lo realizado, de lo que ha salido bien, de lo que ha salido mal y de lo que no se ha podido hacer, asumiendo responsabilidades.
PLAN OPERATIVO ANUAL (POA)
El sistema presupuesto por programas, divide su estructura en funciones, programas, y
proyectos, siendo en esta última clasificación donde surge la conceptualización del Programa Operativo Anual (POA).
El programa operativo es un programa concreto de acción de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y acción) que permiten la asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto específico.
El Plan Operativo es un documento oficial en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional) o un fragmento de la misma (departamento, sección, delegación, oficina...) enumera los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo. Por ello un PLAN OPERATIVO se establece generalmente con una duración efectiva de un año lo que hace que también sea conocido como PLAN OPERATIVO ANUAL O POA.
Es la culminación del detalle de un plan estratégico y de un plan director. Debido a esta circunstancia, el POA debe adaptar los objetivos generales de la compañía a cada departamento, y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores una de las utilidades fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible, mediante las herramienta de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los objetivo.
El Plan Operativo considera el programa de trabajo a realizarse durante un tiempo determinado. Generalmente es Anual.
Este plan permite planificar y organizar el trabajo en función a las necesidades y posibilidades de la organización, es también un instrumento de gestión muy útil para cumplir objetivos y el desarrollo de la compañía.
Permite indicar las acciones que se realizaran, establecer plazos de ejecución para cada acción, definir el presupuesto necesario, y nombrar responsables de cada acción. Permite además, realizar el seguimiento necesario a todas las acciones y evaluara la gestión anual, semestral, mensual, según se planifique.
El plan operativo tiene las siguientes partes:
1. Misión: Se refiere al compromiso que asume los miembros de la unidad. Esto debe responder a las preguntas ¿Quiénes somos?, ¿Qué hacemos ¿para que lo hacemos? y ¿cómo lo hacemos?
2. Visión: Su imagen futura, es decir, la máxima aspiración de transformación que tiene. Muestra un futuro ideal al cual se quiera llegar o el cual se quiere construir.
3. Objetivo General: Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el año y que contribuirá sustancialmente al desarrollo de la organización. Ejemplo: lograr plena autonomía económica de nuestra organización.
4. Objetivos Específicos: Son los resultados que se desean alcanzar en el año respectivo. Pueden ser dos o más objetivos.
5. Actividades: Se determinan las actividades que se realizarán para lograr los objetivos propuestos, señalando la meta a cumplirse en cada caso.
6. Meta: Es la traducción de los resultados en términos cuantitativos, que se desea concretar en los objetivos específicos, cada meta conlleva responsable y tiempo asignado.
7. Estrategia de Trabajo: Describe la forma cómo se realizarán las actividades y se lograrán las metas y objetivos propuestos.
8. Plazo de Ejecución: Señala los plazos en que se cumplirán cada una de las acciones programadas.
9. Responsabilidades: Se designan los responsables de las acciones
10. Unidad de medida: La cuantificación de lo que se obtendrá por la actividad o acción desarrollada para alcanzar la meta global o específica (estudios, inspecciones, kilómetros, consultas, etcétera).
Para facilitar la elaboración y el manejo del plan operativo se propone el siguiente resumen:
¿Qué objetivos buscamos? ¿Qué resultados esperamos? (Objetivos específicos) ¿Cómo lo vamos a lograr? (Estrategias) Actividades que aseguran el éxito Unidad de medida Metas que lograremos Presupuesto Estimado Fecha de cumplimiento Responsable de la acción Área Económico-Financiera Área Organizativa Área de obras
EJEMPLO PRÁCTICO
Empresa “Cinticom” dedicada a la compra y venta de computadoras.
MISIÓN: Brindar un servicio óptimo a nuestros clientes al más bajo costo y con la mejor tecnología.
VISIÓN: Establecer sucursales en cada ciudad del país, que nuestros clientes no tenga reclamos del producto ni de nuestros servicios. Prestar servicio técnico a domicilio evitando a nuestros clientes trasladar sus máquinas a nuestras instalaciones.
OBJETIVO GENERAL: Liderar el mercado nacional en la venta de equipos de computación de última tecnología y brindar un servicio de acuerdo a las exigencias de nuestros clientes.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Adquirir equipos de computación de marcas reconocidas y respaldadas a nivel mundial.
Inaugurar sucursales en las principales ciudades del país para lograr mayores ventas.
ACTIVIDADES Y METAS:
Actividades: Investigación en el mercado de los mejores productos de computación, Meta: Adquisición de 2800 máquinas de excelente calidad y respaldo mundial.
Actividades: Apertura de nuevos locales, Meta 25 sucursales abiertas.
ESTRATEGIAS:
Capacitación al personal de ventas, para una excelente atención al cliente. Contratar publicidad en los diferentes medios de comunicación para la oferta de
nuestros productos. Ofrecer a nuestros clientes crédito directo y con facilidad de pago. Entregar a los clientes frecuentes una tarjeta de descuento. Creación de un catálogo de productos que ofrece nuestra compañía. Disponibilidad del producto en las diferentes sucursales.
PRESUPUESTO
Compra de computadoras | $ 100.000,00 |Arriendo local CCI | $ 14.350,00 |Compra del local C.C.Recreo | $ 15.000,00 |
Arriendo local Mal del Sol(Guayaquil) | $ 11.520,00 |Arriendo local Calle A Y Junin (Cuenca) | $ 2.320,00 |Curso de Capacitación | $ 1.500,00 |Publicidad | $ 5.000,00 |Tarjetas de Descuento | $ 12.632,00 |Realización de Catálogos | $ 3.680,68 |TOTAL | $ 166.002,68 |
PLAZO DE EJECUCIÓN:
Capacitación del personal en 15 días hábiles en horario de 8 am a 10 am de la mañana.
Contratación de paquete publicitario Premium en radio la rumbera. Cobro puntual delos créditos otorgados en el tiempo diferido. Entrega de la tarjeta en el momento de la venta del producto. El catalogo se realizará en un plazo de 15 días, con la Compañía Dandi Power y
se renovará cada dos meses.
RESPONSABLES:
Encargado para la capacitación, Departamento de Recursos Humanos y contador de la organización.
Responsable de la publicidad, Departamento financiero y Ventas. Encargado del cobro puntual de créditos, Departamento de Ventas. Responsable de la entrega de la tarjeta, Departamento de Ventas. Encargado del catálogo, departamento de Ventas y Contador.
UNIDAD DE MEDIDA:
Para determinar si las metas se han cumplido, se realizaran encuestas a clientes, estudios de mercado, para saber si nuestros compradores están satisfechos con los servicios prestados.
En el proceso Educativo es indispensable tener una guía que sirva para realizar correctamente las actividades planificadas para el ciclo escolar.
Por lo tanto, el Plan Operativo Anual (POA), contiene todas las actividades importantes que se deben realizar en el transcurso del ciclo escolar, especificando cada actividad con su respectiva fecha y los recursos que serán utilizados en la realización de la misma.
CONCLUSIÓN
Cada docente debe ser responsable de elaborar su propia planificación, en donde se plantean todas las actividades que se realizan en el transcurso del año escolar, para que al cumplir con lo establecido se logre el desarrollo pleno de dicho plan en beneficio del docente, de los alumnos, del establecimiento y de la comunidad en general, ya que esta herramienta es fundamental para el progreso administrativo y educativo en la escuela en donde se lleva a cabo.
JUSTIFICACIÓN
Se ha contemplado que la planificación realizada cuidadosamente en el Plan Operativo Anual (POA), es importante en el proceso educativo para desarrollar todas las actividades que se llevaran a cabo dentro del establecimiento en el transcurso del ciclo escolar. Dichas actividades serán realizadas con el apoyo de alumnos, consejo de padres y madres de familia, docentes y la comunidad en general.
