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Jhonny Páez Planificación Estratégica MANUAL UNIDAD 1
Jhonny Páez
Planificación Estratégica MANUAL UNIDAD 1
1 Planificación Estratégica
CONTENIDO
PLAN DE VUELO ...................................................................................................................... 2
Introducción ........................................................................................................................ 2
Unidad 1.................................................................................................................................. 2
Ruta de la unidad I: herramientas de diagnóstico organizacional ...................................... 2
Contenido: ...................................................................................................................... 2
1) PLANIFICACIÓN VS. IMPROVISACIÓN .................................................................... 3
2) ¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA? .......................................................... 3
3) LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA APLICADA A LAS ODS .................................... 4
4) HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL....................................... 4
2 Planificación Estratégica
PLAN DE VUELO
Jonny R. Páez
Introducción
Cada vez más resulta importante que las Organizaciones de Desarrollo Social diseñen y
desarrollen una Planificación Estratégica que les permita focalizar los esfuerzos de todos los
actores clave en pro de un conjunto de objetivos comunes que apunten al logro de su Misión y
Visión, y así atender a su población objetivo con eficiencia y alto impacto.
Es por ello que en este curso compartiremos una metodología sencilla y efectiva para el
diseño de una planificación estratégica adaptada a las ODS, utilizando la metáfora de las
diferentes fases de un vuelo comercial, en donde el Capitán del Aprendizaje nos guiará para
llegar a nuestro destino, seguros y satisfechos.
Unidad 1
Conociendo la planificación estratégica.
Ruta de la unidad I: herramientas de diagnóstico organizacional
Contenido:
1) Planificación Vs. Improvisación.
2) ¿Qué es la Planificación Estratégica?
3) La Planificación Estratégica aplicada a las ODS.
4) Herramientas de Diagnóstico Organizacional:
Análisis organizacional: Matriz DOFA
Análisis Interno: Luces y Sombras.
Análisis del Contexto.
3 Planificación Estratégica
Análisis de Tendencias.
Análisis de Actores: El radar de la organización.
Análisis del perfil de nuestra población objetivo.
Análisis de Resultados organizacionales.
1) PLANIFICACIÓN VS. IMPROVISACIÓN
Actividad #1:
Realiza un cuadro comparativo de doble entrada, en el cual presentes las ventajas y desventajas
de ser Planificado Vs. Improvisado.
Ventajas Desventajas
Planificado
Improvisado
Existen dos maneras de manejarse en la vida: planificadamente o improvisadamente.
Muchos han optado por no planificar, argumentando que los tiempos de hoy son tan cambiantes
que lo ven como una pérdida de tiempo, que la planificación condiciona la creatividad. Pero de
alguna manera, vivir así es como estar a la deriva, sin rumbo, sin norte, sabiendo que algún día
se llegará a puerto, sea cual sea.
La planificación no tiene nada que ver con la rigidez ni con una caja. Es más bien una
ruta proyectada que nos muestra el camino y dirige todos nuestros esfuerzos para avanzar hacia
ese horizonte. Cuando planificamos estamos realizando una previsión de lo que puede ocurrir,
un ejercicio de anticipación, en el que mostramos cómo queremos que sucedan las cosas.
Siempre habrá factores que escapan a nuestro control, pero cuando existe una planificación,
realizar las correcciones más adecuadas que nos lleven de nuevo hacia nuestro objetivo, es más
sencillo, recordando que ninguna planificación está escrita en piedra.
2) ¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA?
La planificación estratégica es el proceso de determinar cómo una organización puede
hacer el mejor uso posible de sus recursos (fuerza de trabajo, capital, clientes...) en el futuro,
definiendo la estrategia o dirección mediante las cuales se puedan alcanzar metas a partir de la
situación actual.
4 Planificación Estratégica
En tal sentido, la Planificación Estratégica es tanto una habilidad gerencial como una
forma de pensar, a través de la cual la organización decide ser la dueña de su propio destino,
abandonar la casualidad y asumir la corresponsabilidad de sus acciones u omisiones. Ninguna
organización que apuesta al éxito debería vivir sin una Planificación Estratégica.
3) LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA APLICADA A LAS ODS
La gran mayoría de las ODS nacieron bajo el cobijo de la filantropía, buscando atender las
necesidades de un sector vulnerable hacia el cual se tenía sensibilidad especial, y contando con
el respaldo económico de sus fundadores y donantes. Pero los tiempos cambiaron, y el llamado
Tercer Sector se tuvo que volver más profesional, planificado, medible y autosustentable,
buscando mantener su esencia social intacta. Fue así como la Planificación Estratégica llegó hasta
nuestras ODS, impregnando sus metodologías e indicadores, adaptándose a un nuevo esquema
donde la persona es primero, transformando la rentabilidad en impacto social, los clientes en
beneficiarios, las metas en componentes, los resultados en bienestar.
A lo largo de este curso descubriremos cómo diseñar una Planificación Estratégica sencilla y
aplicable a la dinámica de una ODS, utilizando las diferentes fases de un Plan de Vuelo comercial:
Fase #1: Realizar un diagnóstico del avión en tierra
Fase #2: Abordar el avión con el personal y los pasajeros necesarios.
Fase #3: Garantizar la seguridad del vuelo
Fase #4: Despegar el avión con la Misión, Visión, Valores y Políticas
Fase #5: Estabilizar el avión con Líneas Estratégicas, Metas e Indicadores
Fase #6: Aterrizar el avión con Planificaciones Operativas
Fase #7: Retirar equipajes de aprendizaje y hacer seguimiento a los vuelos con conexiones
4) HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
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Antes de poner a volar a un avión, es responsabilidad de la aerolínea realizar todos los
chequeos y ajustes que garanticen la seguridad del vuelo y la llegada a su destino. Mientras que
en el hangar todo el personal de aeronáutica revisa todas las partes y procesos del avión, en las
oficinas administrativas el personal directivo establece la ruta de vuelo y coordina al personal de
cabina, y en la Torre de Control se analizan las condiciones del contexto para tomar las
previsiones necesarias.
En resumen, se realiza un DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL, al igual que lo debe hacer
toda ODS antes de emprender su Planificación Estratégica. Sin embargo, éste es un proceso que
muchos pasan por debajo de la mesa, porque no se considera importante o con el argumento
de que ya se conoce bien a la propia organización, y dedicar el tiempo a un diagnóstico no es
necesario. Consideremos que este pensamiento lo tengan los trabajadores de la aerolínea y -
por cosas del destino- el avión tenga una falla en pleno vuelo ¿Te imaginas? ¿Cuáles serían las
posibles consecuencias? Seguramente esa es una experiencia que ninguno de nosotros
quisiéramos llegar a vivir, pero lo que sí es seguro es que una catástrofe como ésta destruiría a
la aerolínea.
Quizá la razón por la que no acostumbramos a realizar diagnósticos es porque se nos ha
vendido como un proceso largo, interminable, fastidioso y con resultados pobres. Es por ello que
a continuación vamos a intentar cambiarte esa perspectiva, ya que vas a conocer siete
Herramientas de Diagnóstico Organizacional, herramientas prácticas, sencillas de aplicar, y sobre
todo, efectivas.
A. Análisis Organizacional: Matriz DOFA
La primera de las herramientas no necesita
presentación, ya que es la mundialmente conocida
MATRIZ “DOFA”. Su nombre se debe a un acróstico
compuesto por cuatro palabras: Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Es un cuadro
de doble entrada que presenta dos tipos de análisis
organizacional: Análisis Interno (Fortalezas y
Debilidades) y Análisis Externo (Oportunidades y
Amenazas).
6 Planificación Estratégica
Una manera sencilla de diferenciar estos análisis es la siguiente: si los puntos fuertes o débiles
que estamos caracterizando están dentro del control de la propia organización, entonces
estamos hablando de Fortalezas o Debilidades; mientras que si están fuera de nuestro control
como organización, estamos hablando de Oportunidades y Amenazas.
El objetivo de una Matriz DOFA, además de presentar una fotografía lo más nítida de la
organización y del contexto donde ésta se desenvuelve, es también diseñar estrategias para
potenciar sus Fortalezas y aprovechar las Oportunidades, reducir sus Debilidades y prepararse
ante las Amenazas.
Algunas recomendaciones a la hora de elaborar una Matriz DOFA en una ODS:
Realizar jornadas de diagnóstico lo más participativas posibles, invitando a los
stakeholders más claves de la ODS: líderes de área, socios estratégicos, representantes
de la población objetivo, junta directiva, donantes…
La Matriz debe estar elaborada en físico (papelógrafos) y publicada en una de las paredes
de la sala de reunión, durante todas las jornadas. Se pueden utilizar fichas rectangulares
que se puedan pegar y despegar, y así no dañar la matriz.
Utilizar la técnica de “Tormenta de Ideas” para el llenado de la Matriz.
Ciertamente, la Matriz DOFA sigue siendo la reina de las herramientas de diagnóstico, y es el
centro donde desembocan las demás herramientas que te vamos a presentar, pero a su vez éstas
herramientas la van a enriquecer y brindar criterios de análisis.
Actividad #2:
Realiza una Matriz DOFA de tu ODS en una hoja de Word o Power Point. Déjala vacía, ya que la
vamos a llenar con los resultados de la segunda y tercera herramienta.
7 Planificación Estratégica
B. Análisis Interno: Luces y Sombras
Esta herramienta brinda una mirada hacia adentro de
la organización, identificando las luces (Fortalezas) y
sombras (Debilidades) que están dentro del control de la
organización potenciar o superar. Como verás, esta
herramienta va a nutrir la Matriz DOFA en sus cuadrantes
superiores.
Muchas veces se realiza este análisis interno al ojo
por ciento, es decir, opinando sobre la organización,
pero sin tener criterios claros de evaluación, y ese es el principal aporte de esta herramienta: los
criterios.
El objetivo es identificar las “luces” y “sombras” de cada uno de los siguientes criterios de
evaluación: Resultados, Finanzas, Procesos, Normas, Políticas, Condiciones Laborales, Clima
Organizacional, Valores Organizacionales, Trabajo en Equipo, Liderazgo, entre otros.
Comúnmente, cuando se hace análisis interno se le presta mayor atención a los temas duros
(resultados, finanzas, procesos, normas, políticas…), y pasan desapercibidos los temas blandos de
la ODS (condiciones laborales, clima organizacional, valores, trabajo en equipo, liderazgo…), pero
resulta que son precisamente los temas blandos e intangibles los que terminan convirtiéndose en
debilidades para la organización, y los que al final obstaculizan el logro de las metas. La idea es
que cada participante de la jornada, teniendo los criterios de evaluación visibles y explícitos, haga
el ejercicio de identificar “luces y sombras” de cada uno de ellos.
Actividad #3:
Junto con 2 personas de tu organización, realiza el ejercicio de “Luces y Sombras”, definiendo los
criterios que consideres necesarios para tu ODS. Luego, incorpora los resultados a tu Matriz
DOFA, en los cuadrantes de Fortalezas y Debilidades.
8 Planificación Estratégica
C. Análisis de Contexto
Esta herramienta brinda una mirada hacia
afuera de la organización, identificando las
Oportunidades y Amenazas que no están bajo
del control de la organización. Como verás, esta
herramienta va a nutrir la Matriz DOFA en sus
cuadrantes inferiores.
El objetivo es identificar las
“Oportunidades” y “Amenazas” de cada uno de
los siguientes criterios de evaluación: Sistema
Político, Situación Legal, Situación Económica,
Situación de nuestro sector, Situación de otras ODS del mismo sector, Necesidades Sociales,
Nuevas investigaciones y avances en tecnología, Trabajo en Red, entre otras. La idea es que cada
participante de la jornada, teniendo los criterios de evaluación visibles y explícitos, haga el ejercicio
de identificar “Oportunidades y amenazas” de cada uno de ellos.
Actividad #4 :
Junto con 2 personas de tu organización, realiza el ejercicio de “Análisis de Contexto”, definiendo
los criterios que consideres necesarios para tu ODS. Luego, incorpora los resultados a tu Matriz
DOFA, en los cuadrantes de Oportunidades y Amenazas.
9 Planificación Estratégica
D. Análisis de Tendencias
En un sentido general, una Tendencia es un
patrón de comportamiento de los elementos de un
entorno particular durante un período.
Cuando buscamos respuestas en cuanto al
rumbo que lleven algunos sucesos, situaciones,
eventos, etc., observamos el entorno y
descubrimos ciertos factores internos o externos
que pueden o pudieron afectar el camino que
seguirán dichos eventos.
En el mundo del Tercer Sector hay ciertas tendencias que son importante analizar, ya que
estudiando su comportamiento pasado y presente, podemos predecir su dirección en el futuro,
y así evaluar si nos conviene o no estar al día con ellas.
Tendencias a tener en consideración para analizar son las siguientes: Relaciones políticas y
económicas, Nuevas necesidades sociales, Nuevas economías, Avances en tecnología, Mercado
de las ODS, Alianzas y trabajo en red, Apoyo al Tercer Sector, entre otras. A través de esta
herramienta se busca analizar el comportamiento de determinadas variables asociadas a la ODS,
predecir su tendencia y evaluar su impacto (positivo o negativo) sobre la organización.
Actividad #5:
Realiza un Análisis de Tendencia sobre una de las variables presentadas anteriormente, y evalúa
cómo está tu ODS en cuanto a esa tendencia. Luego, incorpora los resultados a tu Matriz DOFA.
10 Planificación Estratégica
E. Análisis de Actores: El Radar de la
Organización
Un radar es un sistema de ondas
electromagnéticas que sirve para medir
distancias, altitudes, direcciones y
velocidades de objetos y espacios. Esta
herramienta se llama “El Radar de la
Organización” porque precisamente su
objetivo es identificar los stakeholders
(actores clave) de la ODS.
En tal sentido, la herramienta consiste en
dibujar en un papelógrafo un radar con 3
círculos concéntricos, ubicando a la ODS en el medio de los círculos. Luego, utilizando unas
fichas rectangulares, se van colocando todos los actores clave de la ODS (personas y
organizaciones) en los círculos, dependiendo si se encuentran cerca o lejos (relacionalmente) de
la ODS. Seguidamente, se clasifican los actores en: Aliados (buena relación), Oponentes (mala
relación) e Indiferentes (sin relación), lo cual permitirá definir una serie de estrategias para cuidar
a los Aliados, acercarse a los Oponentes y ganarse a los Indiferentes.
Actividad #6:
Realiza un Radar de tu ODS, identificando a los Actores clave y clasificándolos en Aliados,
Oponentes e Indiferentes.
11 Planificación Estratégica
F. Análisis de la Población Objetivo: El perfil de nuestros pasajeros
Toda ODS debe tener clara su Población
Objetivo (conocida generalmente como
Beneficiarios), pero eso no es suficiente. Nuestra
población objetivo debe estar caracterizada lo
más detalladamente posible, y eso es lo que
busca esta herramienta.
Existen ODS que tienen una población
objetivo tan amplia, que cuando desarrollan sus
programas y servicios, su impacto se diluye y se
ellas mismas se desgastan. Mientras más
perfilada esté la población objetivo, mejor será
para el logro del impacto social que planificamos.
Algunos criterios y características a considerar al momento de analizar nuestra población
objetivo son los siguientes: Necesidades sociales, Rango de edad, Género, Ubicación geográfica,
Situación económica, Situación laboral/académica, Condición especial, entre otros. Una manera
didáctica de desarrollar esta sencilla herramienta consiste en dibujar en grande (en un
papelógrafo) un beneficiario típico de nuestros programas y servicios, a cuerpo completo,
procurando fijarnos en los detalles (se espera que no sea un dibujo tan simple como el de un
círculo de cabeza, una línea vertical de cuerpo, y cuatro líneas diagonales de extremidades).
Luego, alrededor del beneficiario, colocar todas las características que corresponden con la
población objetivo que atendemos.
Actividad #7:
Realiza el dibujo de un beneficiario típico de tu ODS, identificando las características claves de la
población objetivo de tu ODS.
12 Planificación Estratégica
G. Análisis de Resultados Organizacionales
La herramienta final consiste en realizar un
análisis de los resultados de la ODS a la fecha actual.
Es como una “Memoria y Cuenta” de lo logrado por
la organización a partir de la Planificación Estratégica
que ya finalizó.
Algunos criterios para analizar los resultados de
la ODS son los siguientes: Sostenibilidad de la ODS,
Indicadores de Gestión, Cumplimiento de lo
planificado, Compromiso laboral de los trabajadores
y voluntarios, Satisfacción de los beneficiarios,
Aprendizaje organizacional, entre otros.
Un elemento al que hay que prestarle especial atención en este análisis es al Aprendizaje
Organizacional, ya que consiste en determinar lo que funcionó bien y lo que funcionó mal en la
organización, visualizar sus causas, procesos, y finalmente, lo que aprendemos de ello, bien sea
para repetirlo o para evitarlo en la próxima planificación estratégica.
Actividad #8 :
Realiza un Análisis de Resultados de tu ODS sobre una de las variables presentadas
anteriormente. ¿Qué aprendizaje obtienes de ella?
Con todas estas herramientas de Diagnóstico Organizacional podrás completar y nutrir
tu Matriz DOFA, la cual será un insumo sumamente importante al momento de diseñar el Plan
de Vuelo de tu ODS, y de hecho, se convertirá en tu “Línea de Base” con la cual compararte una
vez ejecutado el plan. Utilizando este conjunto de sencillas herramientas, te aseguro que podrás
realizar un diagnóstico muy completo y en un tiempo óptimo; es más, según nuestra experiencia
con ODS, te podemos garantizar que en cuatro jornadas de 4 horas cada una, podrás completar
un buen diagnóstico.
Ya con todos los chequeos realizados en tierra, la Torre de Control nos indica que estamos
listos para iniciar nuestro vuelo de aprendizaje. Te esperamos con mucho entusiasmo en nuestra
próxima sesión, para abordar el Vuelo 746, con destino a la Planificación Estratégica!!!
