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Planificación Estratégica en organizaciones públicas
“Planificación Estratégica y Construcción de
Indicadores de Desempeño en el Sector Público de
Costa Rica”
San José, 5 al 9 de Abril.
Ministerio de Justicia y Paz
Dirección General de Presupuesto Nacional. Ministerio
de Hacienda. Costa Rica
Área de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/[email protected]@cepal.org
Contenido
• Planificación Estratégica (PE) en el sector público: contexto, especificidad
• Metodología
• El proceso de planificación estratégica
• Principales dificultades de aplicación de PE en el sector público
• PE como insumo al Presupuesto orientado a resultados: Factores críticos de éxito
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Contexto de la Planeación Estratégica (PE): Presupuesto orientado a resultados
Planes Estratégicos acompañan Formulación Presupuesto
Planes Estratégicos acompañan Formulación Presupuesto
La PES provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar
La PES provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar
La PES provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar
La PES provee información sobre indicadores y metas para monitorear y evaluar
Los indicadores que se crean a partir del PES “permitirían” mejorar transparencia y Rendición de Cuentas
Los indicadores que se crean a partir del PES “permitirían” mejorar transparencia y Rendición de Cuentas
La fase de PE facilita “ priorizar “ objetivos y asignación de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.
La PE “permitiría” facilitar la identificación de objetivos y metas asignando responsables por la gestión
La PE “permitiría” proveer información sobre lo que las entidades “quieren” hacer con los recursos asignados y cuales son los logros esperados (productos, resultados intermedios y finales)
La PE posibilita generación indicadores estratégicos que facilitan la transparencia tanto al interior de la entidad como hacia fuera)
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¿¿QuQuéé es la Planificacies la Planificacióón n EstratEstratéégica? gica?
“Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización y las
estrategias que permitirán alcanzarlas”
La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluación de
gestión
(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, EntornoProceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998
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Quienes somos,que hacemos y para quienes
Quienes somos,que hacemos y para quienes
Que esperamos lograr, donde queremos ir
Que esperamos lograr, donde queremos ir
Cómo podemos llegarCómo podemos llegar
Como sabemos que llegamosComo sabemos que llegamos
Objetivos
Estrategias
Indicadores de Desempeño
Misión
La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planeamiento
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Apoyo al establecimiento de prioridades, asignación, evaluación
� Apoya el proceso de definición de prioridades y políticas de gobierno
� Como insumo para la programación y formulación presupuestaria
� Apoyo para el establecimiento de indicadores de desempeño que permite el monitoreo y la evaluación
QUE HARAN LOS SECTORES, INSTITUCIONES Y PROGRAMAS
COMO MEDIR Y EVALUAR
COMO ASIGNAR RECURSOS
Establecimiento de prioridades:
Plan Nacional de Desarrollo, Políticas Sectoriales Justicia,
Seguridad Ciudadana….Planificación Estratégica Ministerio
de Justicia y Paz
MetasMetas GlobalesGlobales del PNDdel PND
• Reducir la pobreza en al menos un 4%.
• Aumentar la inversión en educación del 6% al 8% anual como porcentaje del PIB.
• Crecimiento sostenido de la producción del 6% anual.
• Invertir al menos un 2% del PIB en ciencia y tecnología en un período de 8 años.
• Asignar al menos un 1% del presupuesto del Gobierno Central al sector cultura.
Sector Seguridad Ciudadana y Prevención de la Violencia
I. Diagnóstico Inicial
• Niveles de violencia (datos PNUD)
• Percepción de Inseguridad
• Valoración negativa del desempeño de la Fuerza Pública
• Aumento de las tasas de reclusión
• Estancamiento de las cifras de reincidencia
• Presión sobre el sistema penitenciario
Sector Seguridad Ciudadana y Prevención de la Violencia
II. Desafío: Vencer el temor
“ El desafío es que los costarricenses vuelvan a estar y a sentirse seguros en el disfrute de su integridad personal y patrimonio…..
Se trata entonces de enfrentar un desafíomultidimensional- que incluye facilitar la reinserciónproductiva y asertiva de los privados de libreatad- que se verá afectado no s’lo por las acciones policiales, sino de todas las instituciones ligadas a la función de ordenpúblico y, aun más por el conjunto de la políticaeconómica y social”
Sector Seguridad Ciudadana y Prevención de la Violencia
III. METAS SECTORIALES
1. Detener el agudo crecimiento de los índices de criminalidad, manteniendolos en el mismo nivel en que se encontraban al inicio del período de Gobierno, y mejorar los niveles de tranquilidad de la ciudadanía
2. Promover la participación de los gobiernos locales en la prestación de seguridad comunitaria y dinamizar las redes locales para la prevención de la violencia y el delito
3. Fortalecer programas de prevención de la violencia dirigidos a adolescentesy jóvenes en riesgo social
4. Fortalecer la coordinación, los mecanismos de comunicación e informaciónpara la toma de decisiones y los esfuerzos interinstitucionales entre los órganos policiales y judiciales, para la prevención y control de la violencia y el delito.
Sector Seguridad Ciudadana y Prevención de la Violencia
III. METAS SECTORIALES
• Desarrollar un modelo de administración de flujos migratorios que permita el ejercicio de un control migratorio respetuoso de los derechos humanos, y tendientes a la Integración de la población migrante a la seguridad social y a los servicios que ofrece el Estado costarricense.
• Desarrollar programas para la disminución de la prevalencia del consumo de drogas, propiciando la articulación de iniciativas de prevención del consumo y de rehabilitación de drogodependientes.
• Desarrollar programas para prevenir y reprimir severamente el tráfico ilícito de drogas, la legitimación de capitales y las actividades conexas.
Sector Seguridad Ciudadana y Prevención de la Violencia
III. METAS SECTORIALES
• Fortalecer los programas que hagan posible la protección plena de los derechos humanos de las personas privadas de libertad y su inserción asertiva. Así como la mejora de las condiciones de seguridad de los centros penales del País
• Fortalecer los mecanismos y recursos destinado por el Estado costarricense para enfrentar de manera contundente las diversas manifestaciones del crimen organizado nacional y transnacional.
• Fortalecer la seguridad jurídica y registral mediante la modernización de la plataforma tecnológica del Registro Nacional, la incorporación de la firma digital a los procedimientos registrales y la regularización del catastro y del registro de bienes Inmuebles.
MISIÓNVISIÓN
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
MV
OE
MV
OE
MV
OE
2. ANALIZAR LA COHERENCIA ENTRE NIVELES
ALINEACIÓN
ALINEACI
ALINEACIÓÓNNANALIZAR
ANALIZAR
ANALIZAR
PND
PROGRAMASMINISTERIO
SECTOR
Planificación Estratégica al interior de las entidades
Validan y fundamentan el valor público de la organización……Misión…frente a “otros” (M. Hacienda, Planificación, Congreso, Ciudadanos) Por mandato….
Directivos y funcionarios encuentran un cauce para discutir lo mejor para el futuro de la organización….Obj. Estratégicos
Buscan una manera para contar con un proceso ordenado de implementación de los objetivos y estrategias y poder medir el desempeño……
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Especificidades PE ámbito público
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� Análisis del entorno y del ambiente interno
� Usuarios-ciudadanos v/s clientes
� Dificultad para establecer los fines, propósitos y resultados esperados
� Muchas veces es solo una herramienta referencial para establecimiento de prioridades y la formulación presupuestaria
Metodología depende de los diferentes niveles de decisión gubernamental en que se aplica
• Planeación Nacional de Desarrollo –Lineamientos Estratégicos
• Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)
• Planificación Estratégica Institucional- Ministerial
• Planificación Estratégica Programa (Entidad descentralizada, etc)
• Programación Anual Operativa
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Planificación Estratégica para lasinstituciones públicas
• Debe por lo tanto cumplir con ciertos requisitos:
– Ser simple de realizar (en el marco del proceso de presupuestación)
– Orientada a servir de apoyo como información complementaria al presupuesto orientado a resultados
– Apoyar la rendición de cuentas
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CICLO DEL CO NTRO L DE G ESTIO N
Consideración de nuevos productos y
ob jetivos estratégicos
Revisión de presupuestos y
programas
M edidas correctivas
EVALUACION P
RESUPUESTO
M ETAS / PROGRAMACION
EJECUCION
PLANIFICION
ESTRATEGIA
(*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestión.Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard
Business School. Ed. Deusto. 1998
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Planificación Estratégica y Presupuesto orientado a resultados
Planes Estratégicos Institucionales
Plan Operativo Institucional
Presupuesto
Plan Financiero Multianual
Plan Nacional de Inversiones
Plan Nacional de Desarrollo
METAS SECTORIALES
Planificación EstratégicaProgramas???
Planificación EstratégicaProgramas???
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Contenido
� Planificación Estratégica (PE) en el sector público: contexto, especificidad
� El proceso de planificación estratégica-conceptos
� Principales dificultades de aplicación de PE en el sector público
� PE como insumo al Presupuesto orientado a resultados: Factores críticos de éxito
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EL proceso de Planificación Estratégica
Abril 2010
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MISION
VISION
ESTRATEGIAS
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
METAS o LINEAS DE ACCION
PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES
INDICADORES
PL
AN
E
STR
AT
EG
ICO
RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO
FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD
MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS
COMO
QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION
ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO
PROPOSITOS
FUNDAMENTALES
CONCRECION DE LOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS
PRESUPUESTO
Los distintos niveles organizacionales determinan diferentes tipos de indicadores
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Planificación Estratégica Dirección
Planificación EstratégicaDIVISIONES/DEPARTAMENTOS
AREAS DE APOYO
Muchas veces no se da una
Integración ordenadaY formalizada
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27
SituaciSituaciSituaciSituacióóóónnnnFuturaFuturaFuturaFutura
deseadadeseadadeseadadeseadaSituaciSituaciSituaciSituacióóóónnnn
inicialinicialinicialinicial brecha
BASADA EN LAS PRIORIODADES DE POLITICAS,BASADA EN LAS PRIORIODADES DE POLITICAS,BASADA EN LAS PRIORIODADES DE POLITICAS,BASADA EN LAS PRIORIODADES DE POLITICAS, LA LA LA LA PLANIFICACIPLANIFICACIPLANIFICACIPLANIFICACIÓÓÓÓN ESTRATN ESTRATN ESTRATN ESTRATÉÉÉÉGICA COMIENZA DANDO GICA COMIENZA DANDO GICA COMIENZA DANDO GICA COMIENZA DANDO RESPUESTA A ESTAS RESPUESTA A ESTAS RESPUESTA A ESTAS RESPUESTA A ESTAS TRESTRESTRESTRES PREGUNTAS:PREGUNTAS:PREGUNTAS:PREGUNTAS:
iiiiiiii)))) ¿¿¿¿DDDDóóóónde queremos ir?nde queremos ir?nde queremos ir?nde queremos ir?−−−− Objetivos estratObjetivos estratObjetivos estratObjetivos estratéééégicos y metas.gicos y metas.gicos y metas.gicos y metas.
iiiiiiiiiiii)))) ¿¿¿¿CCCCóóóómo podemos llegar a donde queremos ir?mo podemos llegar a donde queremos ir?mo podemos llegar a donde queremos ir?mo podemos llegar a donde queremos ir?−−−− Comprender las prioridades Comprender las prioridades Comprender las prioridades Comprender las prioridades −−−− QuQuQuQuéééé cursos de accicursos de accicursos de accicursos de accióóóón se requieren (estrategias)n se requieren (estrategias)n se requieren (estrategias)n se requieren (estrategias)−−−− QuQuQuQuéééé decisiones debemos tomar.decisiones debemos tomar.decisiones debemos tomar.decisiones debemos tomar.
i)i)i)i) ¿¿¿¿DDDDóóóónde estamos hoy?nde estamos hoy?nde estamos hoy?nde estamos hoy?−−−− AnAnAnAnáááálisis de situacional.lisis de situacional.lisis de situacional.lisis de situacional.−−−− AnAnAnAnáááálisis de la Misilisis de la Misilisis de la Misilisis de la Misióóóón y Visin y Visin y Visin y Visióóóón.n.n.n.
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DefiniciDefinicióónn de la de la poblacipoblacióónn objetivoobjetivo
CuCuááles son losles son losProblemas de laProblemas de la
PoblaciPoblacióón objetivon objetivoDel programaDel programa
Población
sin el
problema
Población
de
Referencia
o
UniversoPoblación
potencial
Población
potencial
postergada
Población
Objetivo
del
programa
Población atendida
Población
en espera
�Microempresarios de México�MyPimes del Estado de Tamaulipas �Municipios XX y TT
�Microempresarios con ingresos <= a USD 300.000 año�MyPimes con menos de 10 trabajadores�Municipios de XX y TT c/ menos de 2000 habitantes
�Microempresarios con ingresos iguales o menores a USD 300.000 año constituidos en organizaciones formales o informales�MyPimes con crédito asegurado�Municipios menos de 2000 hab con problemas de vías de acceso
�Microempresarios con …………………, han recibido subsidio de asistencia técnica
�MyPimes …… han recibido capacitación en administración de empresas
�Municipios d….. han iniciado la construcción y reparación de vías de comunicación
Se requiere sustentar la Se requiere sustentar la
poblacipoblacióón con n con
ananáálisis cuantitativos y lisis cuantitativos y
de caracterizacide caracterizacióón n
de la poblacide la poblacióónn
(edad, sexo, (edad, sexo,
nivel socioeconnivel socioeconóómico, mico,
urbanourbano--rural, rural,
actividades econactividades econóómicas micas
caractercaracteríísticas culturales)sticas culturales)
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� qué hacemos?
� para quiénes los hacemos?
� qué capacidades tenemos?
� qué resultados tenemos?
� qué problemas enfrentamos?
� Cómo lo hacemos?
� En qué colocamos los recursos?
En la base decualquier planificaciónEstratégica hay unAnálisis Situacional
* * * * CapacidadesCapacidadesCapacidadesCapacidades* * * * recursosrecursosrecursosrecursos
ResultadosResultadosResultadosResultados
SolucionesSolucionesSolucionesSolucionesque hoyque hoyque hoyque hoy
implementamosimplementamosimplementamosimplementamos
* * * * PoblaciPoblaciPoblaciPoblacióóóónnnn objetivoobjetivoobjetivoobjetivo* * * * AnAnAnAnáááálisislisislisislisis de losde losde losde los
InvolucradosInvolucradosInvolucradosInvolucrados: : : : laslaslaslasDemandasDemandasDemandasDemandas a a a a laslaslaslas quequequequeRespondemosRespondemosRespondemosRespondemos
Prioridades delGobierno y Sectoriales
RestriccionesRestriccionesRestriccionesRestriccionesPresupuestoPresupuestoPresupuestoPresupuestoe e e e IncentivosIncentivosIncentivosIncentivos
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SituaciSituaciSituaciSituacióóóónnnnFuturaFuturaFuturaFutura
deseadadeseadadeseadadeseadabrecha
1. ANALISIS
¿Dónde estamos
hoy?
AnAnAnAnáááálisis situacionallisis situacionallisis situacionallisis situacionalAnAnAnAnáááálisis de Misilisis de Misilisis de Misilisis de Misióóóón y Visin y Visin y Visin y Visióóóónnnn
SituaciSituaciSituaciSituacióóóónnnninicialinicialinicialinicial
MISIONMISIONMISIONMISION
CuCuCuCuááááles son nuestrasles son nuestrasles son nuestrasles son nuestrasCapacidades?Capacidades?Capacidades?Capacidades?QuQuQuQuéééé queremosqueremosqueremosqueremos
Lograr?Lograr?Lograr?Lograr?
FACTORES QUE LA INSTITUCION PUEDE CONTROLAR
FortalezasFortalezasFortalezasFortalezasDebilidadesDebilidadesDebilidadesDebilidades
* Capacidades* Capacidades* Capacidades* Capacidades* Recursos* Recursos* Recursos* Recursos
ANALISIS SITUACIONAL DE LAS BRECHAS AL INTERIOR DE LA ANALISIS SITUACIONAL DE LAS BRECHAS AL INTERIOR DE LA ANALISIS SITUACIONAL DE LAS BRECHAS AL INTERIOR DE LA ANALISIS SITUACIONAL DE LAS BRECHAS AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIORGANIZACIORGANIZACIORGANIZACIÓÓÓÓN QUE DIFICULTAN OBTENER MEJORES RESULTADOSN QUE DIFICULTAN OBTENER MEJORES RESULTADOSN QUE DIFICULTAN OBTENER MEJORES RESULTADOSN QUE DIFICULTAN OBTENER MEJORES RESULTADOSY UNA MEJOR GESTION DEL DESEMPEY UNA MEJOR GESTION DEL DESEMPEY UNA MEJOR GESTION DEL DESEMPEY UNA MEJOR GESTION DEL DESEMPEÑÑÑÑO O O O
MISIONMISIONMISIONMISION
VALOR PUBLICOVALOR PUBLICOVALOR PUBLICOVALOR PUBLICOQUE QUEREMOSQUE QUEREMOSQUE QUEREMOSQUE QUEREMOS
GENERARGENERARGENERARGENERAR
MISIONMISIONMISIONMISION
QuQuQuQuéééé queremosqueremosqueremosqueremosLograr?Lograr?Lograr?Lograr?
QuQuQuQuéééé se requiere y se requiere y se requiere y se requiere y es viable?es viable?es viable?es viable?
MISIONMISIONMISIONMISIONOportunidadesOportunidadesOportunidadesOportunidades
AmenazasAmenazasAmenazasAmenazas* Necesidades de la * Necesidades de la * Necesidades de la * Necesidades de la
poblacipoblacipoblacipoblacióóóón objetivo y de n objetivo y de n objetivo y de n objetivo y de nuestros sociosnuestros sociosnuestros sociosnuestros socios
* Entorno social, pol* Entorno social, pol* Entorno social, pol* Entorno social, políííítico, tico, tico, tico, econeconeconeconóóóómico, tecnolmico, tecnolmico, tecnolmico, tecnolóóóógicogicogicogico
FACTORES QUE LA INSTITUCION NONO PUEDE CONTROLAR
ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR LOS NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LALOS NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LALOS NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LALOS NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LAGESTIONGESTIONGESTIONGESTION
MISIONMISIONMISIONMISION
OportunidadesOportunidadesOportunidadesOportunidades AmenazasAmenazasAmenazasAmenazas
ESTRATEGIASESTRATEGIASESTRATEGIASESTRATEGIAS
INTERNOSINTERNOSINTERNOSINTERNOS
PlanificaciPlanificaciPlanificaciPlanificacióóóón Estratn Estratn Estratn EstratéééégicagicagicagicaAnAnAnAnáááálisis AFODlisis AFODlisis AFODlisis AFOD
EXTERNOSEXTERNOSEXTERNOSEXTERNOS
F+O F+A
AmenazasAmenazasOportunidadesOportunidades
D+O D+A
MACRO
MICRO
FortalezasFortalezas
DebilidadesDebilidades
F+AF+A
EstrategiasEstrategiasde reduccide reduccióón n de riesgosde riesgos
D+OD+O
EstrategiasEstrategiasde superacide superacióónndebilidadesdebilidades
MISIONMISIONMISIONMISIONOportunidadesOportunidadesOportunidadesOportunidades
AmenazasAmenazasAmenazasAmenazas* Necesidades de la * Necesidades de la * Necesidades de la * Necesidades de la
poblacipoblacipoblacipoblacióóóón objetivo y de n objetivo y de n objetivo y de n objetivo y de nuestros sociosnuestros sociosnuestros sociosnuestros socios
* Entorno social, pol* Entorno social, pol* Entorno social, pol* Entorno social, políííítico, tico, tico, tico, econeconeconeconóóóómico, tecnolmico, tecnolmico, tecnolmico, tecnolóóóógicogicogicogico
CuCuCuCuááááles son nuestrasles son nuestrasles son nuestrasles son nuestrasCapacidades?Capacidades?Capacidades?Capacidades?QuQuQuQuéééé queremosqueremosqueremosqueremos
Lograr?Lograr?Lograr?Lograr?
QuQuQuQuéééé se requiere y se requiere y se requiere y se requiere y es viable?es viable?es viable?es viable?
MISIONMISIONMISIONMISION
FortalezasFortalezasFortalezasFortalezasDebilidadesDebilidadesDebilidadesDebilidades
* Capacidades* Capacidades* Capacidades* Capacidades* Recursos* Recursos* Recursos* RecursosElElElEl
MejorMejorMejorMejorcursocursocursocurso
de accide accide accide accióóóónnnn
i) i) i) i) ¿¿¿¿DDDDóóóónde estamos hoy?nde estamos hoy?nde estamos hoy?nde estamos hoy?−−−− AnAnAnAnáááálisis de la situacilisis de la situacilisis de la situacilisis de la situacióóóón.n.n.n.−−−− AnAnAnAnáááálisis del entorno.lisis del entorno.lisis del entorno.lisis del entorno.−−−− AnAnAnAnáááálisis interno.lisis interno.lisis interno.lisis interno.
DDDDóóóónde y nde y nde y nde y CCCCóóóómo estamos?mo estamos?mo estamos?mo estamos?
DDDDóóóónde queremos estar, nde queremos estar, nde queremos estar, nde queremos estar, y dy dy dy dóóóónde debemos estarnde debemos estarnde debemos estarnde debemos estar
AnAnAnAnáááálisis lisis lisis lisis SituacionalSituacionalSituacionalSituacional
AnAnAnAnáááálisis de Problemaslisis de Problemaslisis de Problemaslisis de ProblemasAnAnAnAnáááálisis FODAlisis FODAlisis FODAlisis FODA
Conceptos
Visión
Misión: Productos-Usuarios
Objetivos Estratégicos
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VisiónMinisterio de Justicia y Paz
(Costa Rica)
• Los costarricenses encontrarán en el Ministerio de Justicia una entidad dispuesta a brindar un servicio de alta calidad, capaz de
garantizar la seguridad jurídica de los ciudadanos, el respeto a los derechos humanos y una respuesta ágil y efectiva a los
requerimientos de una sociedad moderna.
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VISIVISIÓÓNN
Ser la institución pública reconocida a nivel nacional por su eficacia y eficiencia en la labor de protección del ambiente y en garantizar la utilización racional y armónica de las áreas protegidas; asegurando el aprovechamiento, renovación, conservación y sostenibilidad de los recursos y patrimonio natural.
SECRETARIA DEL MEDIO AMBIENTE
¿Cómo se redacta?
• Puede ser más amplia que la Misión Institucional, y debe contener aspectos que permitan a los ciudadanos identificar que pueden esperar de la Entidad en cuanto a valores, creación de oportunidades, proyección, etc.
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MISION
Declaración fundamental que le da el carácter constitutivoa la organización y a su acción, establece su mandato
Fija los los propósitos, fines y límites de la organización
Señala la dirección de las acciones a seguir
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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA
MISION: MISION:
� ¿PARA QUÉ EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?
� ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?
� ¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?
� ¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.
� ¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?
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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE
LA MISION: LA MISION:
� ¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?
� ¿CUÁL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?
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El valor de una organización no se limita al valor
operativo de la MISION ACTUAL
¿Serán necesarias estas funciones y estos
productos?
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MisionMinisterio de Justicia y Paz
Costa Rica
• Órgano del Estado Costarricense responsable de la rectoría en materia penitenciaria; de la seguridad jurídica de los bienes e muebles e inmuebles de sus habitantes; de la prevención integral de la violencia y el delito; del control de los espectáculos públicos que presencien los menores de edad; de promover una cultura de paz mediante la resolución alterna de conflictos; y de constituir el representante legal del Estado costarricense, así como ser consultor de la Administración Pública.
MisiónAdministración Penitenciaria.
Dirección General de Adaptación Social
• Desarrollar las acciones administrativas de custodia y atención profesional de la población bajo la administración penitenciarianacional dentro del marco del respeto de los derechos humanos, procurando el fortalecimiento de las potencialidades y la construcción de oportunidades para laspersonas sentenciadas en prisión y con sanciones alternativas.
Ministerio de Justicia
Chile
• Estudiar, formular, desarrollar, políticas, planes, programas y acciones coordinadas con los estamentos del sector y organismosrelacionados con el fin de dotar al país, a través de las instituciones que imparten y aplican acciones en materia de justicia, de todas las herramientas necesarias para que se aplique una justicia ágil, eficiente, confiable y equitativa para todos los ciudadanos que lo requieran.
MisiónGendarmería de Chile
• Contribuir a una sociedad más segura, garantizando el cumplimiento eficaz de la detención preventiva y de las condenas quelos Tribunales determinen, proporcionando a los afectados un trato digno, acorde a sucalidad de persona humana y desarrollandoprogramas de reinserción social que tiendan a disminuir las probabilidades de reincidenciadelictual
Utilidad de una “buena” declaración de Misión
• Establecen el marco que justifica la intervención pública en el ámbito de responsabilidad
• Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante
• Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución
• Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado
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¿Qué no debe faltar en la redacción de la misión?
• Productos finales, principales o estratégicos (bienes y servicios)
• Los usuarios o beneficiarios, población objetivos a quienes se dirigen dichos bienes y servicios
• Efectos o impactos que pueden esperar los usuarios, beneficiarios y la ciudadanía en su conjunto.
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Cuando es necesario reformular la Misión
• El Programa o Entidad ha tenido una evaluación que recomienda la revisión del tipo de productos que provee: ampliar, eliminar, refundir algún tipo de bien o servicio.
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Cuando es necesario reformular la Misión
• A partir de un diagnóstico organizacional se detecta que es necesario una ampliación de la cobertura de los bienes y servicios hacia otras regiones del país, lo cual implica ampliar el ámbito de acción del Programa o la Entidad.
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Cuando es necesario reformular la Misión
• A partir de una política gubernamental se priorizan acciones en determinado sector, dándose competencias extraordinarias a un Programa o Entidad para asumir la ejecución de dicha política
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PRIMER TRABAJO GRUPAL
• ANALIZAR LA MISION DEL MINISTERIO
– ESTABLECER LA COHERERENCIA CON LA VISION Y
LA POLITICA DEL SECTOR (Plan Nacional del
Desarrollo, Prioridades de Políticas Públicas,
otros aspectos de contexto relevantes)
• IDENTIFICAR LOS SIGUIENTES ATRIBUTOS:
– Bienes o servicios
– Usuarios, Población Objetivo
– Efecto o Impacto Esperado
Análisis de productos y usuarios
Para lograr una formulación consistentede la misión QUE-PARA QUIEN, debendefinirse cuales son los:
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PRODUCTOS ESTRATEGICOS , FINALES
USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS
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PRODUCTOS FINALES
“Principal bien o servicio que la instituciónproporciona directamente a un usuario externo”
� Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de gobierno, las prioridades institucionales.
� Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.
� Número de transacciones: significativa
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� Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisión del servicio).
� Tiempo: cantidad de tiempo importante en su generación
� Importancia para la información externa: Alta
Productos Finales
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PRODUCTOS INTERMEDIOS
� Subproductos obtenidos a partir de los insumos ocupados para la obtención del producto final
� No son productos críticos
� No necesitan un monitoreo regular
� Baja importancia para la información externa
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Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluación
PF1 PF2 PF3 PF4
PI 1.1
PI 1.2
PI 2.1
PI 2.2
PI 3.1
PI 3.2
PI 4.1
PI 4.2
PI 4.3
EVALUACION
ESTRATEGICA
Cuantos Productos a quienes
Costo PF/I
Resultado Intermedio
Final- Impacto
A1.1.1
A1.2.1
A1.1.2
A2.1.1,2
A3.2A3.1 A4.1.1
A4.A4.1.2
OPERATIVA
I II I II I II I II
Costo PI/PI/NºTrabajadores
Costos Insumos
Nº de trabajadoresI II
U1 U4U3U2
USUARIOS EXTERNOS PR
OD
UC
TO
S FIN
AL
ES
PR
OD
UC
TO
S INT
ER
M.
60
Usuarios Externos, Población Objetivo, Beneficiario
� Usuarios externos: quien recibe directamente el bien o servicio
� Población potencial corresponde a la población totalque presenta la necesidad y/o problema que justifica el
programa y por ende pudiera ser elegible para su atención
� Población Objetivo: población que el programa tiene planeado o programado atender en un período dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la población potencial o a una parte de ella
� Beneficiarios efectivos:son aquellos que están siendo o han sidoatendidos por el programa.
Ejemplos de Productos Finales o Estratégicos
PRODUCTOS
• Gendarmería de Chile
1. Vigilancia
2. Atención
3. Asistencia
USUARIOS1. VigilanciaPoblación Penal
Familiares de la Población Penal…
Sistema de Administración de
Justicia
Carabineros de Chile
Policía de Investigaciones de Chile
2. AntenciónPoblación Penal
Beneficios de Salida al Medio Libre
Apoyo a la reinserción post-penitenciaria
3. AsistenciaPoblación Penal
Familiares de la Población Penal
Población Egresada de los Centros Penales con Apoyo Post-
Penitenciario
Ejemplos de Productos Finales o EstratégicosAdministración Penitenciaria
Productos
Servicios de atención a
la población penal
Usuarios
Población penal
Penitenciaria y personal
administrativo
Beneficiarios
Población penal, sociedad civil
Policía penitenciaria y personal
Del Sistema Penitenciario
Segundo trabajo grupal
• IDENTIFICAR PARA CADA PRODUCTO FINAL/ ESTRATEGICO LOS USUARIOS/BENEFICIARIOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
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La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividadesprioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar
las ventajas.
Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas
ministeriales
Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:
¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para
tener un accionar coherente con la misión?
Objetivos Estratégicos
• Constituyen la base para el establecimiento de los indicadores que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.
65
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
66
Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de:
�Productos estratégicos
�procesos claves
�cobertura
�calidad
�oportunidad del servicio, etc
“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”
Cómo se redactan?
• Señalar la expresión de logro, evidenciar un cambio o transformación que se esperan con las políticas a cargo de la Institución
– Mejorar los estándares de competitividad, disminuir niveles de pobreza, mejorar los niveles de seguridad, etc.
• Evitar los “esfuerzos” tales como “Contribuir”, “Fomentar”, “Procurar” (con excepción cuando se comparten resultados con otras instituciones)
• La ciudadanía debe conocer hacia donde se dirigen los recursos asignados de la Institución en su globalidad
• Deben responder a un problema social o aspecto relacionado con la misión
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Objetivos EstratégicosCriterios de validación
1. Es consistente con la misión de la entidad, expresa las variables asociadas a los resultados esperados en sus clientes, usuarios o beneficiarios (impacto, cobertura, calidad del servicio, entre otros). Se visualiza claramente que operacionaliza la misión y/o visión.
2. Es consistente con las Prioridades Institucionales
3. Permite ser especificados en efectos o resultados deseados, susceptibles de revisar y evaluar.
4. Es posible de traducir en objetivos específicos o metas y ser traducidos en tareas asignables a la organización.
5. Es factible de realizar en plazos determinados y con los recursos disponibles.
6. El conjunto de objetivos estratégicos de la Institución o el Programa (son suficientes), permitirá lograr plenamente lo señalado en la Misión con eficiencia, eficacia y calidad (se lograrán evaluar posteriormente los resultados esperados)
Ejemplos Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia (Chile)
• Estudiar, proponer e impulsar las reformas y modificacioneslegales que faciliten el Fortalecimiento y modernización del sistema de administración de justicia del país, en materia civil, penal, orgánica de tribunales, penitenciaria, infancia, adolescencia, vecinal y militar.
• Dar seguimiento a la implementación de las reformas y normativas legales vigentes en materia de familia, procesalpenal, penal adolescente, rediseño institucional del ServicioNacional de Menores y laboral para perfeccionarlas, a travésde estudios y monitoreo.
Ejemplos Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia (Chile)
• Formular y coordinar la ejecución de los planes y programasde inversión para la implementación de las políticassectoriales que faciliten el fortalecimiento y modernizacióndel sistema de administración de justicia del país.
• Promover instancias de información y difusión hacia la comunidad, para dar a conocer la modernización de la justicia y las líneas de acción ministeriales.
Ejemplos Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia (Chile)
• Mejorar el acceso a la justicia y promover la solución pacíficade los conflictos jurídicos, potenciando y desarrollando líneasde trabajo de Control de Gestión, Difusión a la ciudadanía y capacitación a líderes sociales y comunitarios y Promoción de alianzas estratégicas entre instituciones públicas y privadas, para incentivar el uso de estos mecanismos y su conocimientopor la ciudadanía.
• Mejorar la calidad y oportunidad de las prestaciones y servicios institucionales que se entregan a los clientes/usuarios/beneficiarios, a través de la optimización de los tiempos de respuesta a las solicitudes o trámitesrealizados y entregando información pertinente y oportuna.
Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia y Paz Costa Rica
• Prevenir la violencia y el delito en personas menores de edad y jóvenes en riesgo social mediante el desarrollo de oportunidades, posibilitando el crecimiento personal y social.
• Lograr incidir en los factores que favorecen el sano desarrollo psico-social de la población menor de edad, mediante la regulación al acceso de los contenidos de los espectáculos públicos.
• Impulsar en la sociedad costarricense una cultura para la paz mediante el desarrollo de métodos alternos para la solución de conflictos fundamentada en la ideología de una educación para la paz.
• Potenciar a las personas sometidas a sanciones penales y medidasalternativas a la prisión para generar oportunidades de acceso a los derechos fundamentales mediante la atención técnica y profesional con el fin de facilitar su inserción al medio social.
Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia y Paz Costa Rica
• Optimizar las condiciones de funcionamiento de la Policía Penitenciaria con el fin de garantizar la seguridad interna y externa para reducir incidentes críticos, mediante el avituallamiento y capacitación del personal.
• Desarrollar sistemas tecnológicos de información ágiles y oportunos para la adecuada toma de decisiones, en el marco del desarrollo institucional y coordinación interinstitucional.
• Desarrollar y optimizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura del Sistema Penitenciario para garantizar el acceso a los derechos fundamentales y el mejoramiento de las condiciones de trabajo y seguridad de los centros de atención del Sistema Penitenciario Nacional.
Objetivos EstratégicosMinisterio de Justicia y Paz Costa Rica
• Lograr un mayor posicionamiento estratégico en la administración pública.
• Lograr una mayor incidencia en el mejoramiento de la gestión pública.
• Apoyar la modernización del Estado, participando activamente en los proyectos de Gobierno Digital, colaborando con las unidades de servicios jurídicos de la administración pública y modernizando nuestra plataforma tecnológica e infraestructura física.
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O.E 1 INSTITUCIONAL
O. E 1
Programa 1
O. E
Programa 2
O. E
Programa n
O. E 2
Programa 1
MISION INSTITUCIONAL
MisiónPrograma 1
MisiónPrograma 2
MisiónPrograma n
RELACION ENTRE LA MISION INSTITUCIONAL, PROGRAMATICA Y LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS
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Tipo de Indicadores
MisiónInstitucional
Expresa un propósito cuyoresultado afecta a la comunidad en general O. E 1
De Resultado Final o Impacto(Outcome), donde los resultadospueden ser producto de variasentidades
Resultados finales e intermedios
Los efectos medidos se atribuyendirectamente al ámbito de atribución de la Secretaría a través de los Programas que tienea su cargo
Expresa un resultadoesperado relacionado con un efecto de mediano plazo quecontribuye a la Misión
ObjetivoEstratégicoInstitucional
RELACION ENTRE LA MISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOSE INDICADORES
Tercer Ejercicio Grupal
• Para cada Objetivo Estratégico establezca queproductos van asociados
• Analice los objetivos estratégicos de su institución/ programa y aplique los criterios de validación
• Fundamente por qué no se cumplen los criterios y redefina los objetivos que sean necesarios
DEFINICION DE
ESTRATEGIAS
Y
FACTORES
3. ANALISIS¿Cómo llegaremos?
LA ESTRATEGIAS
Estrategias
La definición de las estrategias debe permitir:
• Establecer un patrón de decisiones que sea coherente, unificador e integrador para la institución
• Identificar cuales son las ventajas sostenibles a largo plazo en las áreasclave de los productos y servicios que son brindados. Por ejemplo: servicios brindados en todo el país, procesos productivos con tecnologíade alto estándar
• -Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organizacióndesarrollará
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Objetivo Estratégico 1:
Mejorar los tiempos de respuestade tramitación de la entrega de pensión
Objetivo Estratégico 2:
Alcanzar estándares ISO/9000 de Supervisión de las entidades prestadoras de salud
Objetivo Estratégico 3:
Mejorar la posición financiera de lasentidades de salud supervisadas.
Estrategias:
1. Impulsar cambio tecnológico y capacitación funcionaria a todo el país
2Establecimiento de conveniosinternacionales para la estandarización de los procesos
3Impulsar política de recuperaciónde cobranzas y disminución de subsidios cruzados
OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
La Planificación estratégica como base para la Programación Operativa
Requerimientos para los POA o PPA• Comunicación de Marco Programático Fiscal por Entes Rectores: Economía,
Hacienda, Planificación… (Directivas Presupuestarias…….)
Sobre base de PND o Lineamientos Estratégicos Gubernamentales
• Instituciones reciben Directivas y lineamientos “techos de gasto” y ajustan de acuerdo a Plan Estratégico
– Definen requerimientos de gastos adicionales??
– Entregan propuesta de anteproyecto presupuestario a Ente Rector
• Ajuste o aprobación de ER a Instituciones
• Envío de Proyecto de Presupuesto por Ente Rector a Congreso
Articulación Plan – Presupuesto(Ciclo Presupuestario, PPA)
• Actualización de lineamientos generales de política de gobierno a Instituciones:
– Políticas prioritarias
– Objetivos y Resultados Estratégicos (Por Sector: Salud, Seguridad, Educación, Medio Ambiente)
– Fijación de Metas cuantitativas de los Objetivos y Resultados Estratégicos de las Políticas Públicas (Reducción de desempleo, tasa de mortalidad infantil, cobertura agua potable)
Limites presupuestarios globales: Consideraciones de los Entes Rectores
• Consideracion de la estimacion de ingresos
• Criterios de asignacion: Planta de personal, inversion publica, selección de proyectos, servicio de deuda publica…gastos recurrentes
• Programas prioritarios
Detalle o generalidad de los limites de gasto
Formulacion del PAO
• El PAO se realiza cuando se tienen las directrices de politicapresupuestaria y prioridades gubernamentales
• Instituciones entregan orientaciones a Programas, Unidades ejecutoras, responsables, encargados de los PAO
• Unidades de programacion de base estimar de forma preliminar volumenes de produccion de bienes y servicios para cumplir con los objetivos y metas definidos en el Plan Estrategico
• Inversiones, Contrataciones
Matriz de Requerimientos de gastos y fuentes de financiamientos
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Contenido
� Planificación Estratégica (PE) en el sector público: contexto, especificidad
� Metodología
� El proceso de planificación estratégica
� Principales dificultades de aplicación de PE en el sector público
� PE como insumo al Presupuesto orientado a resultados: Factores críticos de éxito
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En la práctica hay dificultades para ejecutar las estrategias
• Falta de articulación entre la Planificación Estratégica y operativa
• Inflexibilidades presupuestarias
• Restricciones o lentitud de procesos administrativos claves para asegurar las inversiones
• Tipo de productos difícil de cuantificar, o costear
• Falta de gestores ¿qué área es responsable?
• Desvinculación entre los Obj. Estratégicos y los Planes y Proyectos
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La vinculación programática con el presupuesto
• En la práctica la vinculación más directa que es posible obtener entre la PE, la programación operativa y el presupuesto, y su expresión en las metas, es en aquellos casos donde la producción es cuantificable y es posible realizar una estimación adecuada de las metas.
• Metas relacionadas con tasas de coberturas, usuarios beneficiados, etc.
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Contenido
� Planificación Estratégica (PE) en el sector público: contexto, especificidad
� Metodología
� El proceso de planificación estratégica
� Principales dificultades de aplicación de PE en el sector público
� PE como insumo al Presupuesto orientado a resultados: Factores críticos de éxito
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Articulación entre la Planificación Estratégica y la
Programación Operativa
• La principal “bondad” de un ejercicio de PE institucional y/o programático es establecer esta expresión de recursos “marginales”, o el establecimiento de criterios con arreglo a prioridades institucionales, de los recursos presupuestarios.
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Que implica esto:
Para el cumplimiento de los objetivos estratégicos (ampliar, mejorar, optimizar, etc), será necesario:
Emprender un proyecto de inversión en infraestructura lo cual puede requerir mayor recursos en financiar el rubro infraestructura vial,
Ampliar o contratar un tipo de personal calificado.
Optimizar las técnicas de gestión.
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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos
• Rol de las entidades centrales con competencias en Planificación, Presupuesto y Evaluación
• Incentivos para los Jerarcas y funcionarios: cómo potenciar un uso efectivo como insumo para la Programación y formulación presupuestaria
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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto
orientado a Resultados: factores críticos
• Compromiso y liderazgo de directivo : Más que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE
• Regularidad, continuidad en la aplicación y articulación entre la Planificación Institucional y Programática
• Alinear la planificación estratégica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulación
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• Internalización de la PE en los procesos de la institución
• Unidad de control de gestión, profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación)
• Tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.
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Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos
Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos
• Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.
• Comunicación de los resultados de la planificación estratégica
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