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7/25/2019 Planificando Un Portafolio de Proyectos de IT
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Juan Jos Uribe McKinsey & Company
Bogot, Mayo, 2003
Optimian!o "a #"aneaci$n !e"#orta%o"io !e #royectos !e '
' Jorna!a (aciona" !e )erencia !e #royectos !e '
CONFIDENCIAL
7/25/2019 Planificando Un Portafolio de Proyectos de IT
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*)+(*
#"aneaci$n !e" #orta%o"io
Fase 1: Generando Ideas
Fase 2: Desarrollando Propuestas
Fase 3: Construyendo Escenarios
Fase : !eleccionando el Porta"olio
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OBJ+'-O. + /* #/*(+*C'( +/ #O1*O/'O + '
Ase#urar $alor econ%&ico a tra$'s de:( )'todos est*ndares de e$aluaci%n( Con+unto co&,n de prioridades
Crear siner#ias a tra$'s del e&pa-ueta&iento de re-ueri&ientossi&ilares
Planear a lar#o pla.o para ase#urar los recursos su"icientesy la coordinaci%n para los re-ueri&ientos &*s i&portantes
Per&itir la i&ple&entaci%n oportuna de a-uellos proyectos&*s pe-ue/os -ue se encuentran en &arc0a
Lo#rar un claro co&pro&iso desde el inicio tanto de !iste&asco&o de la nidades de Ne#ocio
Planear las capacidades de I con ase en el Porta"olioco&pleto de I
Maimiar e" 4a"orecon$mico !e"porta%o"io
Optimiar "auti"iaci$n !e "osrecursos !e '
Construircon%iana en e"proceso !ep"aneaci$n
7/25/2019 Planificando Un Portafolio de Proyectos de IT
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#/*(+*C'( +/ #O1*O/'O + '
Construir
+scenarios.e"eccionar#orta%o"io)enerar '!eas
esarro""ar
#ropuestas
UNs:
Generar Ideas For&ular
re-ueri&ientos yene"icios
Fi+ar las pri&erasprioridades entalleres de traa+o
UNs/TI:
4e"inarre-ueri&ientosy ene"icios
TI:
Desarrollarsolucionespreli&inares
Esti&ar costos
TI:
Ar&oni.ar elporta"olio I
Preparar4eco&endaciones
UNs: E$aluar
reco&endaciones Entre#ar el
porta"olio a laAd&inistraci%n
Planeaci%n de lai&ple&entaci%n no es
parte de la C0arla
UNs/TI:Diu+ar elescenario y anali.arde acuerdo a los
principalesi&pedi&entos
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+5U'#O + ' #*1* /* #/*(+*C'(
L5der dePlaneaci%n dePorta"olio
Coordinador deAr-uitectura
Cae.a dePlaneaci%n de
Proyectos
Grupo dePlaneaci%n:Proyecto 1
Grupo deplaneaci%n:Proyecto 2
666
#articipantes1esponsabi"i!a!es
Ad&inistrar el proceso deplaneaci%n
Apoyar a las Ns en la#eneraci%n7desarrollo delas ideas de proyectos
Coordinar es"uer.os de Ien el desarrollo de laspropuestas
Desarrollar un &odeloest*ndar de costeo
Operar y &antener las
0erra&ientas deplaneaci%n si e8isten
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*)+(*
Planeaci%n del Porta"olio
ase 67 )eneran!o '!eas
Fase 2: Desarrollando Propuestas
Fase 3: Construyendo Escenarios
Fase : !eleccionando el Porta"olio
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)+(+1*(O '+*. + #1O8+CO.
E8cluya a-uellas ideas -ue i&pli-uen un es"uer.o pe-ue/o dei&ple&entaci%n 9por e+e&plo &enos de un &es de pro#ra&ador; dado-ue estas se reali.an en el d5a d5a6
P%n#ase de acuerdo en prioridades:
( * Ms a"ta priori!a!Cuanti"icaci%n detallada del costo7ene"icio; desarrollo de la ar-uitecturade la aplicaci%n y c0e-ueo de su e&pal&e con la ar-uitectura #eneral desiste&as
( B *"ta priori!a!Cuanti"icaci%n esti&ada del costo7ene"icio; orrador de la soluci%n
( C Ba9a priori!a!No se re-uiere traa+o adicional
Ase#,rese -ue el ? @=> de las ideas se de"inen en las pri&erasreuniones7talleres
Factores a tener en cuenta
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'+* + #1O8+CO + ' :6;2* #*1* C/*.''C*C'(
Urgenciaoperaciona"
Necesidad 'cnica
Necesidad le#al o dene#ocios
Bene%iciosestratgicos9Jenta+a co&petiti$a;$alor al diente
Bene%iciosinancieros9en ===Ks
NO necesariot'cnica&ente7sincon"lictos con otrossiste&as
Eli&ina li&itaciones&enores en el usodel siste&a
)e+oras notalesen se#uridad ycon"iailidad
Eli&ina con"lictoscr5ticos7introducenue$as capacidadesi&portantes alsiste&a
No rele$ante
Nin#uno
1==
4esponde a laacci%n
reco&endada
Cu&ple conre-ueri&ientos
9posile&ente nocr5ticos
Cu&ple conre-ueri&ientos
cr5ticos
Lo#ra i&pacto&enor en posici%nco&petiti$a
1== ? 2==
Lle$a a una &e+ora#radual en &e+orade la posici%n 9$5a&e+oras parcialesdel siste&a
2== ? == == ( 1;===
Lo#ra unadi"erenciasi#ni"icati$a enposici%n 9$5a una&e+or capacidad de
decisi%n
Ataca unanecesidad cr5ticae8tre&a; la cualrepresenta #randesries#osCu&ple conre-ueri&ientos
necesarios parala continuidad delne#ocio
Lo#ra un i&pactoduradero9$5a nue$os&ecanis&os desoporte para
decisiones o saltocu*ntico en calidadde in"o6
1;===
6 2 3 ? @
)ra!o;CategorAa
Criterio
*B
EJEMPLO
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)+(+1*(O '+*. + #1O8+CO.7 /+CC'O(+. *#1+('*.
*segrese ueDDD e "o contrario encontrar ueDDD
Da entrena&iento;especial&ente al &o&ento decalcular los ene"icios
n senti&iento de Ns perdidas resulta en esti&adospores y un desencanto #eneral del proceso
Pasa r*pida&ente a la si#uiente"ase a-uellas ideas -ue sonclara&ente de alta prioridad
Dado -ue la #eneraci%n de ideas puede tender ade&orarse; el desarrollo de propuestas concretas paraproyectos ur#entes podr5a retrasarseconsiderale&ente6
4eali.a el ranMin# solo despu'sde -ue tiene la &ayor5a de las
ideas 9 por e+e&plo
!in una $isi%n #eneral de las ideas; ud6 no puede lle#ara una clasi"icaci%n ra.onale ; especial&ente para los
ene"icios "inancieros; i&plicando una posilerepetici%n de tareas en el proceso &*s adelante6
E8cluye ideas con poco es"uer.ode traa+o para lo#rarlas
No solo de&ora el proceso; sino -ue las Ns se&olestan al $er -ue al#unos de sus prole&as no sonconsiderados dado -ue no caen en A o 9-ue esusual&ente el caso de las ideas -ue re-uieren poco
es"uer.o para lo#rarlas
E8plica clara&ente el proceso
desde el principio
Ns no to&an el proceso seria&ente 0asta -ue $en las
consecuencias: sus necesidades no aparecen en elpresupuesto
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*)+(*
Planeaci%n del Porta"olio
Fase 1: Generando Ideas
ase 27 esarro""an!o #ropuestas
Fase 3: Construyendo Escenarios
Fase : !eleccionando el Porta"olio
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+.*11O//*(O #1O#U+.*. + #1O8+CO.
+mpauete;*signe '!easeta""ereuerimientos epenE
!enEcias
E&pa-ueteideas deproyectosrelacionadas
!eleccione ele-uipo de Ipara eldesarrollo de lapropuesta
Asi#ne idease&pa-uetadas9I lideres deproyectos
.o"uciones;
re"eases
Detalle7clari"i-uere-ueri&ientos delsiste&a
unte ideas en#rupos dei&ple&entaci%ncon re-ueri&ientossi&ilares
ecno"ogAa;*ruitectura
Desarrollesoluciones enrelaci%n con otrassoluciones yoportunidadesar-uitecturas
co&unes
Esti&e los costos dei&ple&entaci%n con ase en lasoluci%n *sica propuesta
Esti&e el costo total; i6e6;adicionando tecnolo#5a y costosde soporte
Esti&e ene"icios
=Costo !e
imp"ementaEci$n =puro=
Costotota"
Bene%iciosestima!os
-a"or (eto!e" #royecto
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+.*11O//*(O #1O#U+.*.7 OU#U 1+5U+1'O
'n%ormaci$n !e"
#royectoNo&re:
N,&ero:
L5der del Proyecto N:
L5der del proyecto I:
1euerimientos
Funcionalidad
Funcionalidade8cluida
!upuestos paralai&ple&entaci%n
Concepto !e "a
so"uci$n Ar-uitectura del
siste&a
Ar-uitectura de laaplicaci%n
Descripci%n escrita
1e"eases
16 4elease( Funcionalidad( Co&ponente
26 4elease( ( 666
4ies#os
ailidades
ene"icios
+stimaci$n costos
Co&ponente 194el6 1( ala: Q( atc0es: 3(
Costo:
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+M#*5U+*(O '+*. + #1O8+CO.
*ruitectura
actua" !esistemas
*ruitecturai!ea" !e"
sistema
BBBBB BBBBB
BBBBB
BBBBB
BBBBB
B
B
**
Matri !e!epen!encias
/"e4a a mayorese%iciencias pues7 Pro&ue$e uso de
soluciones co&unes
Per&ite un desarrolloco&,n de al#unas
propuestas
Ideas de Proyectos
Identi"i-ue los co&ponentes -ue pueden a"ectarse( Co&ponente cla$e 9A: solo una por proyecto( Otros co&ponentes 9: &,ltiples entradas por
proyecto
Co&ponentes
del!iste&a
BB
BB
BB
BB
BB
BB
B
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*.')(*(O '+*. + #1O8+CO.
#articipantes !e '
!elecciones participantes de Icon:
( Conoci&iento t'cnico en las*reas del siste&a a"ectadas
( Conoci&iento de ne#ocios pataun an*lisis r*pido ei&ple&entaci%n
( E8periencia en planeaci%n yesti&aci%n de costos
!eleccione l5deres deproyecto de I para serresponsales de:
( Desarrollar propuestas apartir de ideas de una"or&a pro"esional yoportuna
( 4eali.ar un Crono#ra&ade traa+o
O O. 5 O.
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+*//*(O /O. 1+5U+1'M'+(O.
#roceso
Inte#re al l5der del proyecto de la N en eldesarrollo de la propuesta
Desarrolle un crono#ra&a -ue re"le+e ensu"iciente ni$el de detalle
Con+unta&ente de"ina los re-ueri&ientos delne#ocio;
( For&ulando "uncionalidades ( -u' seincluye
( Identi"icando "uncionalidades norelacionadas ( -u' no se incluye
( aciendo supuestos en *reas cr5ticas; si se
re-uiere( Calculando ene"icios y c0e-ueando su
$alide.
Diu+e una "oto losu"iciente&ente detallada delos re-ueri&ientos -ue
!e pueda "or&ular unasoluci%n
!e pueda 0acer un esti&adode costos los su"iciente&entecon"iale
!e puedan "or&ar #rupos
ra.onales parai&ple&entaciones con+untas
Ob9eti4o
O1MU/*(O .O/UC'O(+.
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O1MU/*(O .O/UC'O(+.
us-ue inte#rar soluciones
entre ellas
( E&pa-ueta&iento dere-ueri&ientos pe-ue/os-ue per&itan undesarrollo con+unto
( 4o&per soluciones en
su?partes 9releases
us-ue &antener7construiren la ar-uitectura desiste&as para ayudar aase#urar control6
!oluciones7releases
Desarrolle
soluciones
En l5nea con laar-uitectura de!iste&as
De"ina laar-uitectura de laaplicaci%n
Busque soluciones
parciales con unfuerte impacto de
negocios
Evale oportunidades para
Ar-uitectura co&,n Co&ponentes co&unesEvale el uso de nuevas tecnologas
Ar-uitectura7tecnolo#5a
Depen?dencias
Analice
dependencias
so de otrosproyectos
Pro$eedorpara otrosproyectos
.O/UC'O(+. CO(+('O
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.O/UC'O(+.7 CO(+('O
*ruitectura !e" sistema( C%&o enca+a la soluci%nS( Cuales son los "lu+os de datosS( Tu' ases de datos se utili.ar*nS( Cuales son sus co&ponentesS
*ruitectura !e "a ap"icaci$n( Cual es el dise/o internoS( Tu' ni$eles de tecnolo#5a se planeanS( Tu' tecnolo#5a deer5a utili.arseS( Co&o se separan sus co&ponentesS
*"ternati4as( Tu' otras soluciones e8istenS( Co&o se co¶n con otras alternati$asS( Cual ser5a el i&pacto en proyectos
posterioresS
1aciona"( Por -u' se esco#i% esta soluci%nS
1e"eases;-ersiones( En cuantas $ersiones puede entre#arse la
soluci%nS( Cuales son los pasos de i&ple&entaci%nS
*(*/'F*(O +#+(+(C'*.
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*(*/'F*(O +#+(+(C'*.
#roceso
Analice &atri. de co&ponentes para"or&ar #rupos e identi"icar:( Co&ponentes cr5ticos( Proyectos con #randes intersecciones
4e$ise los supuestos para clari"icarcasos de re-ueri&ientos dependientes
Ob9eti4o
Para ase#urar la calidad de lassoluciones
( Identi"icando co&ponentes co&unes
( Estalecer la secuencia dei&ple&entaci%n de proyectos
( 4esol$er dependencias co&ple+as-ue a&ena.an los desarrollosparalelos de los proyectos6
1+-'.*(O *15U'+CU1*.;+C(O/O)>*.
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1+-'.*(O *15U'+CU1*.;+C(O/O)>*.
#roceso
Construir una ar-uitectura desiste&as durale
Ase#urar coordinaci%n ar-uitect%nicade los distintos proyectos
Identi"icar oportunidades de in$ersi%n
en ar-uitecturas co&unes E$itar errores de dise/o Coordinar uso de tecnolo#5as
4an-uear ideas de proyectos deacuerdo al i&pacto en la ar-uitectura
4e$isar soluciones para los proyectoscr5ticos -ue tienen una altadependencia de sus co&ponentes
Pro$eer a los l5deres de I conest*ndares en( Plata"or&as tecnol%#icas usadas en
el dise/o de aplicaciones(A&plio plan de desarrollo
ar-uitect%nico para la co&pa/5a
Ob9eti4os
C*/CU/*(O CO.O.;B+(+'C'O.
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se un&odelo
paracalcular PayacM JPN
C*/CU/*(O CO.O.;B+(+'C'O.
+stimar costos puros
!e imp"ementaci$n De la soluci%n
reco&endada;e8cluyendo todos losotros costos
De solucionesalternati$as ra.onales9e6#6; con o sinin$ersiones en nue$ossiste&as
Con ase en el&odelo de costosincluyendo( I&ple&entaci%n( Nue$as tecnolo#5as
( Costos de soporte
.o"uci$n
!esarro""a!a
eterminar bene%icios para U(sEl l5der del proyecto de la N calcula el "lu+ode ca+a para cada $ersi%n7release para elper5odo de i&ple&entaci%n
Ca"cu"ar4a"or neto!e"proyecto
AUicMl#6
4eleases 7Jersiones
Ar-uitectura dela aplicaci%n
CO4AOracleP?V
P?PA4I!C
+stimar costos tota"es
Ar-uitectura delsiste&a
De$elop&ent6
+.*11O//*(O #1O#U+.*. + #1O8+CO. /+CC'O(+.
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+.*11O//*(O #1O#U+.*. + #1O8+CO. /+CC'O(+.*#1+('*.
o&a el tie&po necesario paradesarrollar la propuesta; antes decalcular los costos
Los esti&ados no ser$ir*n para deter&inar elpresupuesto #eneral
Incorpore las consideracionesar-uitect%nicas en la soluci%n
!iner#ias potenciales con otras propuestas no seutili.an
Au&enta la proailidad de &alas decisiones eninter"aces 7 tecnolo#5as de aplicaciones
*segrese ueDDD e "o contrario encontrar ueDDD
*)+(*
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*)+(*
Planeaci%n delPorta"olio
Fase 1: Generando Ideas
Fase 2: Desarrollando Propuestas
ase 37 Construyen!o +scenarios
Fase : !eleccionando el Porta"olio
CO(.1U8+(O +.C+(*1'O. + #O1*O/'O
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CO(.1U8+(O +.C+(*1'O. + #O1*O/'O
/ineamientos amp"ios !e" porta%o"iosurgen !urante "a etapa !e p"aneaci$n7
Dependencias entre proyectosdeter&inan la secuencia
Esti&ados de recursos y 0ailidadesrestrin#en las capacidades dei&ple&entaci%n
Los o$erlaps de los proyectos li&itanla 0ailidad de i&ple&entar en paralelo
Los re-ueri&ientos le#ales7de &ercadodictan las li&itaciones de tie&po
El an*lisis costo ene"icio indica losproyectos de alta prioridad
+" euipo !e p"aneaci$n construyeescenarios !e porta%o"io !e "os proyectosse"ecciona!os; redise/*ndolos si esnecesario de acuerdo a las li&itacionescla$e en:
4ecursos
ie&po
Presupuesto
Dependencias
CO(.1U8+(O */+1(*'-*. + +.C+(*1'O.
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CO(.1U8+(O */+1(*'-*. + +.C+(*1'O.
)es pro#ra&ador
Ca!a escenario !eberAa
construirse para7
Opti&i.ar el $alorecon%&ico de losproyectos
ener en cuenta las
dependencias en lasecuencia ener en cuenta las
restricciones de0ailidades7recursos
Opti&i.ar los ca&iostecnol%#icos
#ro9ectProyecto1Proyecto2Proyecto3Proyecto666Proyecto1Proyecto2Proyecto3Proyecto666
+scenario
6
+scenario
2
1ecursos:M#G