Ultima actualización: viernes, 29 de noviembre de 2019
PORTAL DE PAGO A PROVEEDORES EXTRANJEROS
PASO A PASO PARA ADJUNTAR FACTURAS
CONTENIDO Descripción general
1. Como registrarse si es un usuario nuevo en el uso del PORTAL 2. Requisitos de la factura 3. Adjuntar factura (guía fácil) 4. Consultas sobre el desarrollo de su factura después de ingresada al PORTAL
5. Rechazo de facturas
6. Consultas y Preguntas
DESCRIPCIÓN GENERAL El Portal de Pago a Proveedores les permitirá a los proveedores de la Autoridad del Canal de Panamá crear un usuario para
enviar sus facturas electrónicamente, administrar sus facturas, consultar y dar seguimiento al estatus de pago de sus facturas.
1. REGISTRO PARA USUARIOS NUEVOS
Si es un usuario nuevo, debe registrarse y enviar el formulario 840x firmado junto con la documentación requerida. El
usuario (correo electrónico) que usen para registrarse debe coincidir con el del campo Administrador del Portal que sale
en el formulario 840x. De no cumplir con este último requisito, nuestra sección de seguridad informática rechazara su
solicitud de acceso.
Para solicitar la guía y el formulario 840x, escribir a [email protected]
2. REQUISITOS PARA LA ACEPTACIÓN DE FACTURAS
Las facturas de proveedores y contratistas extranjeros deben contar con los siguientes requisitos para su aceptación:
• La factura debe ser legible en su totalidad.
• Razón social del proveedor a quien se le otorgó la orden de compra o contrato.
• Dirección del proveedor o contratista.
• Número y fecha de la factura. La numeración de la factura debe ser única.
• Descripción del bien o servicio, relacionado a la orden de compra o contrato. Se requiere un desglose de los bienes /
servicios prestados. Cuando se realiza el pago a una empresa no residente para la instalación de equipos, servicios de
soporte técnico, capacitación, consultoría u otros servicios proporcionados por la empresa no residente, se le aplicará el
impuesto de retención sobre las tarifas de servicio.
• Cantidad, precio e importe total de los bienes o servicios facturados.
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• El monto total de la factura debe ser en USD
• La factura no debe incluir impuestos.
• Número de la orden de compra que corresponda a la factura. Solo se puede hacer referencia a un (1) número orden de
compra.
• Cuando el proveedor haya ofrecido un descuento por pronto pago, deben plasmarlo en la factura de la siguiente manera:
“FACTURA SUJETA A DESCUENTO POR PRONTO PAGO”
ADJUNTANDO UNA FACTURA PARA SER RECIBIDA EN LA ACP POR MEDIO DEL PORTAL DE PAGO A PROVEEDORES EXTRANJEROS
PARA PODER UTILIZAR EL PORTAL, DEBE SOLICITAR ROLES PARA PODER ACCEDER E INGRESAR SUS FACTURAS Y REVISAR EL
ESTATUS DE ESTAS. (EN EL PUNTO UNO SE LE DICE COMO PROCEDER)
El incumplimiento de cualquiera de los requisitos enumerados será motivo de rechazo de la factura.
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3. ADJUNTANDO UNA FACTURA (guía fácil)
Para realizar el proceso de adjuntar una factura, debe seguir los siguientes pasos:
3.1. Colocar los parámetros de búsqueda para acceder a la orden de compra que corresponde a la factura que va a ingresar.
3.2. Colocar los detalles de la factura
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2.3. Adjuntar la factura (número de factura, fecha de la factura, monto de la factura)
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NOTA: La factura no llegara a la ACP si no le da clic al botón Enviar a Evaluación,
Después de haber ingresado su factura, recibirá una nota de RECIBIDO en NOTIFICACIONES. La fecha de recibo de su factura
comenzará a partir del primer día laborable después de haber sido ingresada en el portal. Por lo tanto, si la factura fue
ingresada en días no hábiles y/o después de horas laborables, la fecha que se tomará, comenzará a contar a partir del primer
día laborable luego de ingresada su factura.
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4. CONSULTAS SOBRE EL DESARROLLO DE SU FACTURA DESPUÉS DE INGRESADA AL PORTAL
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5. RECHAZO DE FACTURAS
Si su factura fue RECHAZADA por el agente de compras, este es comunicará con usted por medio de una llamada telefónica o le
enviará una nota a su correo electrónico. Igualmente usted puede monitorear sus facturas en el portal, solicitando los ROLES
necesarios para poder realizar sus consultas y/o puede escribirnos al [email protected].
Deberá confeccionar una factura nueva y reingresar la factura con el nuevo número, de intentar ingresar la factura con el número
de factura rechazado, Portal no le permitirá enviar la factura a evaluación debido a que el numero esta duplicado.
Nota: Cuando su factura haya sido RECHAZADA por error involuntario por parte de su agente de compras, como es requisito
para la presentación de las facturas que el número sea consecutivo, es decir, que el número de la factura sea único, usted podrá
ingresar la misma factura rechazada utilizando una R al final del número utilizado originalmente. Esto nos indicará que usted está
utilizando una factura ya presentada anteriormente, pero que había sido rechazada.
Por ende, cuando revise su factura en el sistema, deberá ponerle la letra R para poder ubicarla en el PORTAL.
Ejemplo:
FACT# 11759 (presentada originalmente)
FACT# 11759R (factura RECHAZADA por error o porque ya cumple con lo solicitado por parte de la ACP y la está utilizando
nuevamente)
Cabe señalar, que este recurso solamente se utilizará para casos de RECHAZO involuntarios por parte de su agente de compras
y no porque la empresa contratante presente facturas con números repetidos. Por ende, si la empresa contratante intenta ingresar
una factura con un número utilizado anteriormente, el PORTAL no le permitirá ingresarla nuevamente, así que, tendrán que
presentar una factura con un número de factura no utilizado en el pasado.
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6. CONSULTAS
Si al momento de ingresar su factura, usted confrontara algún problema, debe escribir al: [email protected] en
donde se le guiará y de requerir respuesta, por parte de otra unidad y/o sección de la ACP se le notificará oportunamente. Cabe
señalar, que será dentro de los días y horas laborables de la ACP.
6.1 PREGUNTAS RECURRENTES
1. ¿La orden de compra a la cual desea adjuntar una factura no aparece al ingresar el número de orden o cuando busca
usando la opción buscar por “Todas las órdenes de compra”?
Respuesta: Contactar al agente de compras que solicitó sus bienes/servicios, el correo del agente de compras
aparece en la orden de compra que le envió al momento de adjudicar el contrato.
2. ¿Desea ofrecer un descuento por pronto pago?
Respuesta: Enviar carta membretada con cedula de la persona autorizada por la empresa a: info-
La carta modelo esta en esta ubicación: Carta_modelo
3. ¿Requiere de ROLES para que pueda revisar el estatus de su factura desde su oficina?
Respuesta: escriba a: [email protected].