P r á c t i c a 9

Tema 9: Obtener información de los datos contenidos en una

hoja de cálculo.

9.1Crear formularios para la captura de datos en una hoja de

cálculo.

Para hacer esto lo que tenemos que hacer es, primero que nada, capturar

los datos y la estructura que quieras que tenga tu formulario; además de

ajustar el tamaño de las celdas.

Después tenemos que darle un relleno de color sólido y oscuro; esto se

hace principalmente para que tenga un aspecto más profesional si se va a

usar para WEB, en caso de que no se pueden omitir todos los siguientes

pasos.

Estructura del Formulario terminada

Después, a cada celda que el aspirante tiene que llenar con sus datos le

daremos un aspecto que simule a un botón. Para hacer esto

seleccionamos todas las celdas necesarias manteniendo presionado “Ctrl.

+ Click Primario del Mouse”.

Aplicaremos un color más tenue al del fondo y después daremos click

secundario y nos iremos a la opción Formato de Celda.

Inicio > M. Office Excel > Inicio > Fuente > Color de Relleno

Saldrá una ventana emergente y nos iremos a la pestañita de Bordes,

donde haremos esto: Color Negro al Borde Inferior y Derecho; Color Blanco

al Borde Superior e Izquierdo.

Negro

Blanco

Formulario Final [Para uso WEB]

Negro

Blanco

9.2 Editar formularios existentes en una de hoja de cálculo.

Para editar un formulario existente basta con que cambiemos alguno de

sus campos; ya sea su fondo, su letra o su estructura o sus márgenes de

celda. Al hacer esto ya estamos editando el formulario que teníamos

anteriormente.

Formulario Existente

Formulario Editado

9.3Buscar datos contenidos en las hojas de cálculo.

Para buscar un dato específico dentro de una hoja de cálculo lo que

tienes que hacer es dirigirte a la sección Modificar de la Pestaña Inicio.

Después al apartado “Buscar y Seleccionar” para después darle en

“Buscar…”. También puedes hacer todo lo anterior con el Shotcut “Ctrl. +

B”.

Saldrá una ventana emergente en cualquiera de las dos formas, donde

anotarás el dato que deseas buscar y, automáticamente, el software te

resaltará la celda donde se encuentra ubicado.

Ventana Emergente

“Ctrl. + B”

9.4.) Crear filtros en las hojas de cálculo para consultar datos.

La expresión „Crear un Filtro‟, en Excel, hace referencia a que vamos a

reorganizar alguna información siguiendo un patón alfabético. Puede ser

de manera Ascendente [A-Z] ó Descendente [Z-A].

Para hacerlo, seleccionamos una fila más arriba de donde comienza

nuestra información tantas columnas como sea necesario para abarcar

todos los datos. Posteriormente nos dirigimos a la sección Modificar de la

Pestaña Inicio y nos ubicamos en el ícono “Ordenar y Filtrar” y después en

“Filtro”.

Arriba de nuestro comienzo de la información deben aparecer unos

recuadros en la parte derecha de la celda; esos son los filtros, los cuales

debemos configurar de manera Ascendente o Descendente. También

puedes hacer todo esto presionando el Shotcut “Ctrl. + Shift + L”

“Ctrl. + Shift + L”

Filtros Instalados [sin modificar]

Lista Inicial [sin filtrar]

Lista filtrada Alfabéticamente [Forma Ascendente]

Lista filtrada Alfabéticamente [Forma Descendente]

9.5 Crear tablas dinámicas con los datos de una hoja de cálculo.

Una Tabla Dinámica es una forma rápida de hacer Tablas de Resúmenes

sin necesidad de fórmulas manuales o automáticas. Se utiliza

principalmente para sacar información resumida de tablas con gran

extensión o con mucha información tediosa; para hacerlo seleccionamos

una celda que esté dentro de nuestra tabla ya creada.

Como siguiente paso, nos dirigimos a la sección Tablas de la Pestaña

Insertar, para después hacer click en el ícono de Tabla Dinámica, para

después salir una ventana emergente donde podemos modificar el Rango

de Datos y la Ubicación. Excel selecciona toda la extensión de la tabla en

donde está la celda que elegiste automáticamente.

Inicio > M. Office Excel > Insertar > Tablas > Tabla Dinámica

Ventana Emergente

Por consiguiente, se mostrará un objeto multimedia en la hoja de cálculo y

una columna en la parte derecha de la pantalla para hacer la

estructuración de la Tabla Dinámica, el cual tiene 4 apartados de

estructuración y basta con arrastrar un campo a dicho apartado para

hacerlo activo:

Filtro de Informe: Funciona como un filtro para ver solo la información que

cumpla con el campo agregado como filtro.

Rótulo de Columna: Divide la información en columnas (verticalmente) de

acuerdo al campo que fue agregado.

Rótulo de Fila: Divide la información en filas (horizontalmente) de acuerdo

al campo que fue agregado.

Valores: Son los resultados que serán expuestos en la Tabla Dinámica; éstos

pueden ser Suma, Conteo, Promedio, Resultado Mínimo ó Máximo,

Multiplicación, División o Variable.

Objeto Multimedia Columna de Estructuración

1

2

3

4

― EJEMPLO ―

En la Tabla Inicial [Tabla Completa] se muestran 7 datos:

Nombres de los Alumnos.

Sexo.

Edad.

Promedio.

Asistencias.

Faltas.

Ciudad donde viven.

Después, se hizo una Tabla Dinámica [Tabla de Resultados] con el

promedio de Asistencia que tenían:

Los Hombres de 15 años.

Los Hombres de 16 años.

Los Hombres en General.

Las Mujeres de 15 años.

Las Mujeres de 16 años.

Las Mujeres en general.

Para hacerla los campos fueron éstos.

Rótulo de Fila: Sexo (Hombre y Mujer).

Rótulo de Columna: Edad (15 y 16).

Valores: Asistencia (Máximo: 20 asistencias).

Filtro de Informe: Ninguno.

Como puedes ver, es una manera muy sencilla de sintetizar la información.

9.6 Editar tablas dinámicas existentes en una hoja de cálculo.

El editar una tabla dinámica puede ser afectado por cinco maneras

distintas:

Modificando los valores alfanuméricos de la Tabla Completa.

Modificando la estructura de las Filas y/o Columnas de la Tabla Dinámica.

Dando una nueva fórmula a algún campo de la Tabla Dinámica.

Asignando un nuevo Filtro de Informe a la Tabla Dinámica.

Dando nuevos Valores a la Tabla Dinámica.