Universidad de San Carlos de GuatemalaFacultad de Ciencias Económicas
COORDINACION AREA DE
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
UNIDAD II
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Apuntes de Administración II,
realizado con fines didácticos.
CONCEPTO DE MANUAL
Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática,
información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos,
etc) así como las instrucciones y lineamientos
que se consideren necesarios para el mejor
desempeño de las tareas.
2
OBJETIVOS
• Fijar por escrito y sistematizar las diversas
políticas y procedimientos de trabajo.
• Servir de medios de comunicación entre la
dirección y los empleados.
• Facilitar la delegación de funciones y la
autoridad
• Simplificar y ordenar el trabajo.
3
CLASIFICACIÓN
1. POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIÓN
a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen la infor-mación de más de una organización.
b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a unasola organización y pueden referirse a ella enforma general o a una de sus área en formaespecífica.
4
CLASIFICACIÓN
2. POR SU CONTENIDO
a) De organización
b) De normas y procedimientos
3. POR AREAS FUNCIONALES (Deptos.)
a) Dirección
b) Ventas
c) Producción
d) Administración
5
GUIAS PARA LA REDACCIÓN Y
EDICIÓN DE MANUALES
a) Deben hacerse en papel tamaño carta y arenglón cerrado
b) Debe ponerse el nombre de la empresa enel margen izquierdo
c) Todas las hojas deben tener agujeros en elmargen izquierdo
d) Se debe contar con suficientes ejemplares
e) Para la edición se usará el sistema de hojassueltas.
6
f) El estilo de redacción debe ser sencillo, claro
y conciso, que no tenga que recurrirse al
diccionario para aclarar conceptos.
g) Deben evitarse abreviaturas en los títulos de
los temas
h) Las hojas de los manuales llevaran
numeración correlativa del 1 en adelante. Se
omitirá el número 1 y en el resto se anotará el
número en el margen superior derecho
7
GUIAS PARA LA REDACCIÓN Y
EDICIÓN DE MANUALES
8
MANUAL
DE
ORGANIZACIÓN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Este tipo de manual contiene información
detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica,
funciones, organigramas, niveles jerárquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, así
como canales de comunicación y
coordinación de una organización.
9
CONCEPTO
El manual de organización es un conjunto de
referencias de organización usados
frecuentemente por los directores, tienen
mucha utilidad como instrumentos
administrativos para ayudar a realizar el
trabajo con mayor eficacia.
10
OBJETIVOS
• Permiten conocer los medios personales einstrumentales de que dispone la organización.
• Facilitan el conocimiento de la estructura yhacen posible la valoración de los puestos quela integran.
• Posibilitan la acción directiva al establecer loscanales de comunicación.
• Fomentan la motivación al proporcionar acada funcionario una visión global de launidad, un conocimiento completo de su papeldentro de ella.
11
OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN
Y REDACCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
1. Descripción de los elementos de la UnidadAdministrativa: debe principiarse por launidad de más alto nivel jerárquico.
2. Descripción de puestos: debe principiarse porel puesto de trabajo de la autoridad máximade la empresa.
3. Vigencia: fecha a partir de la cual debe serformalmente observado el contenido delmanual.
12
4. Sanción de la autoridad superior:aprobación, Vo. Bo. o autorización deaplicación y uso del manual
5. Identificación y presentación: el manual debellevar su carátula e índice de contenido
6. Aspectos de redacción, limpieza y empastado.Se aconseja utilizar hojas movibles que permitanlas modificaciones, cambios y mejoras.
13
OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN Y
REDACCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DESCRIPCIÓN TECNICA DE
PUESTOS
I. IDENTIFICACIÓN:
− Código del puesto
− Título del puesto
− Ubicación administrativa
− Inmediato superior
− Subalternos
14
I. IDENTIFICACIÓN:
• Código del puesto: Este es un número clave que en algunasempresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fácil localización
de los mismos. En algunos casos, se otorga el número que
presupuestariamente le corresponde.
• Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (víapresupuesto, nómina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha
denominado el puesto.
• Ubicación administrativa: En este apartado se debe anotar el órganoadministrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde
se le puede localizar.
• Inmediato Superior: Señalar el nombre del puesto de la persona dequien recibe órdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo.
• Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales dirige,supervisa o controla directamente en el desarrollo del trabajo.
15
II. DESCRIPCIÓN
− Naturaleza: (descripción genérica del
puesto)
− Atribuciones: (descripción específica del
puesto)
− Relaciones de trabajo:
− Autoridad:
− Responsabilidades:
16
DESCRIPCIÓN TECNICA DE
PUESTOS
II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
• Naturaleza: Esta es una descripción sucinta de aspectos esenciales yespecíficos de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que
se distinga del resto de puestos existentes en la empresa. En este
apartado se define si el trabajo es de naturaleza operativo, apoyo,
técnico, profesional o administrativo; su complejidad, responsabilidad y
autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisión recibida y/o
ejercida, así como el grado de independencia y criterios necesarios para
el desarrollo del trabajo y cómo son revisadas y evaluadas las labores o
tareas realizadas.
• Atribuciones: Es la descripción breve, en términos generales y con algúngrado de importancia de las tareas o labores que son características del
puesto. En este apartado no se debe pretender incluir todas las tareas o
labores que se realizan en cada uno de los puestos, ni todas las que se
describen serán limitativas de lo que debe desempeñar la persona que
ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto, este es un apartado
representativo de un puesto en particular y existen varias formas de
enmarcar su descripción.
Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc.
Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.
Atribuciones en orden de la más a la menos importante.
17
II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
• Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de relacionespúblicas que los empleados deben mantener en el desempeño de sus
atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional.
• Autoridad: Es la descripción del grado de decisión que el titular delpuesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores
en que participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y en
qué grado se afectan sus relaciones de trabajo.
• Responsabilidades: Se refiere a la descripción de los elementos queinciden en la participación del servidor en la custodia, despacho, uso de
equipo y mobiliario, valores; así como por la eficiencia en el trabajo.
Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuantía de
utilización.
18
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
(requisitos mínimos exigidos)
a) Educación:
b) Experiencia:
c) Habilidades y destrezas:
d) Otros requisitos:
19
DESCRIPCIÓN TECNICA DE
PUESTOS
III ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos)
• Educacionales o Académicos: Grado de educación escolar, media y/ouniversitaria indispensable.
• Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prácticos y/otécnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo,
preferentemente se debe dar en función del tiempo de práctica dentro
y/o fuera de la empresa o institución.
• Habilidades: La habilidad debe entenderse como la capacidad mentalpara comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes,
instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relación de trabajo.
• Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una actividadespecifica; esta función es práctica y tiene relación directa con la
habilidad necesaria y requerida para acometer una acción, actividad o
tarea.
20
III ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos)
• Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos estasección, puede servir como complemento a la información otorgada al
aspirante del puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente.
Puede indicar: El esfuerzo con el grado de concentración y atención
necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o muscular
requerido para el desarrollo de las tareas asignadas.
Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o
desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el
empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su
estado físico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que lo
incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias en otros
puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad limite
requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc
forman este apartado.
21
22
I. IDENTIFICACIÓN
Código
Título del puesto
Ubicación administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1. Naturaleza:
2. Atribuciones:
3. Relaciones de trabajo
4. Autoridad:
5. Responsabilidades:
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Académicos
2. Experiencia
3. Habilidades y destrezas
4. Otros requisitos
EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN
TECNICA DE PUESTOI. IDENTIFICACIÓN
Código
Título del puesto
Ubicación administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1. Naturaleza:
2. Atribuciones:
3. Relaciones de trabajo
4. Autoridad:
5. Responsabilidades:
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Académicos
2. Experiencia
3. Habilidades y destrezas
4. Otros requisitos
CONTENIDO1. Índice o contenido
2. Introducción
3. Antecedentes de la empresa, unidadadministrativa y manual.
4. Marco jurídico institucional, bases legalesque sustentan el origen de la institución oempresa: (acuerdos, acta de constitución,escritura pública, estatutos, reglamentos)
5. Objetivos del manual
6. Organigramas: general, específico, defunciones y nominal o de puestos
7. Descripción de puestos
8. Glosario
9. Anexos
23
24
MANUAL
DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
CONCEPTO
Instrumento administrativo de carácter
informativo en el que se presenta la
secuencia procedimental para la ejecución
de las actividades propias de las funciones
de una unidad administrativa o de una
empresa en su conjunto, normatizando las
obligaciones para cada puesto de trabajo y
limitando su área de aplicación y la toma de
decisiones en el desarrollo de las actividades.
25
CAMPO DE APLICACIÓN
Es el conjunto de unidades administrativas,
puestos, niveles jerárquicos que tienen
relación con los procedimientos, así como el
área física en la que se desarrollan las
actividades.
26
OBJETIVOS GENERALES
Es la descripción clara y concreta del fin
último que pretende alcanzar el manual,
especialmente para uso en la orientación del
trabajo que debe llevar a cabo el empleado.
27
NORMAS GENERALES
Es la descripción de los lineamientos querigen o guían la conducta del ejecutor(unidad administrativa, puesto de trabajo)para su actuación externa e interna en larealización de las actividades que integran elprocedimiento.
Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,estatutos y otros instrumentos legales,también prohíbe cualquier acción quecontradiga la normalización del quehacer enlas operaciones necesarias.
28
SIMBOLOGIA
Los símbolos son una especie de lenguajeconvencional con los que se designan orepresentan ideas, conceptos, acciones, etc.,
La más común para la elaboración de losdiagramas es de la forma ANSI (AmericanNational Standard Institute) Ha preparado unasimbología para representar flujos deinformación del procesamiento electrónico dedatos, de la cual se han adoptado algunossímbolos para diagramas de flujoadministrativos.
29
SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI
30
INICIO O FIN OPERACIÓN,
ACTIVIDAD O
PROCESO
INSPECCIÓN,
REVISIÓN O
VERIFICACIÓN
CONECTOR
FUERA DE PAGINA
DECISIÓN
ARCHIVO FINAL ARCHIVO
TEMPORAL
DOCUMENTO
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
CONECTOR
DENTRO DE
PAGINA
MULTIDOCUMENTO
ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
1. DEFINICIÓN: es el titulo que identifica lo que
se va a realizar.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: son todos aquellos
aspectos técnico-administrativos que se
alcanzaran por medio del procedimiento.
3. NORMAS ESPECIFICAS: puede señalarse como
norma , lo relativo al proceso de distribución
de las formas o formularios y sus copias, que
participan en el procedimiento.
31
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
narración descriptiva, ordenada cronológica y
secuencialmente, de las actividades que le
corresponde realizar a cada puesto o unidad
administrativa. (4 columnas)
Unidad Puesto Paso No. Actividad
5. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO:
representa gráficamente la participación
directa de cada puesto de trabajo en el
proceso operativo de un procedimiento
determinado
32
33
Empresa: Procedimiento: Fecha:
Titulo:
No. de Pasos: Hoja:
No. de Forma: Elaboró:
PUESTO PASO No. ACTIVIDAD
Empresa: Procedimiento: Fecha:
Titulo:
No. de Pasos: Hoja:
No. de Forma: Elaboró:
DEFINICIÓN:
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
NORMAS ESPECIFICAS:
Gerente de
RR.HHJunta Directiva
Aspirante o
Solicitante
SI NO
Empresa: Procedimiento: Fecha:
Titulo:
No. de Pasos: Hoja:
No. de Forma: Elaboró:
Gerente de RR.HH Junta DirectivaAspirante o
Solicitante
34
INICIO
A
1
2
3
A
B
4
5.2
1FIN
B
5
5.1
CONTENIDO1. Índice o contenido
2. Introducción
3. Campo de aplicación
4. Objetivos generales del manual
5. Normas generales del manual
6. Simbología
7. Descripción de los procedimientos
- Objetivos y normas específicas del
procedimiento.
- Descripción del procedimiento (pasos)
- Flujograma o diagrama de flujo
8. Glosario
9. Anexos35
ALTO
No lo olvides:
“La mejor forma de aprender es
poner en practica los
conocimientos adquiridos”
¡GRACIAS
POR TU ATENCIÓN!