Nou model de gestió de les TIC de la Generalitat de Catalunya

Projecte Transformació del Servei d’Impressió

Abril 2014

2

Continguts

1. Visió global de la transformació del l’Entorn de Treball 2. Servei d’Impressió. Objectius3. Servei d’Impressió a Serveis Administratius4. Servei d’Impressió a Centres i Serveis Educatius 5. Polítiques d’impressió6. Estratègia de la Gestió del Canvi7. Factors crítics d’èxit

3

1. Visió global de la transformació de l’Entorn de treballObjectius

Racionalització Col·laboració Modernització Estandardització

Racionalització i renovació de l’equipament

d'impressió i dotació de noves funcionalitats

avançades, millores en el control de les

impressions, els costos i augment de la seguretat de la

informació

Dotació als usuaris de la Generalitat de

serveis de comunicacióintegrats que

fomentin la millora de la productivitat,

l’augment de la col·laboració i la

disponibilitat de la informació

Modernització i estandarditzaciótecnològica de

l’equipament del lloc de treball (portàtils i sobretaules) i del

programari associat (aplicacions

necessàries i més actualitzades), tenint

en compte les particularitats de

cada Departament

Simplificació i homogeneïtzaciódels processos de suport a l’usuari i dels processos de gestió dels serveis,

associat a l’equipament i

serveis de Lloc de Treball que es

presten als usuaris de la Generalitat

4

Entorn de treball

LT1

LT2

Espais físics de treball

Normes i

polítiques

Recursos personals Recursos de col·laboració

Recursos compartits

Identitat

Directoris

Infraestructures

Seguretat

Impressió

Correu-e

Espai col·laboratiu

Plataforma i aplicacions

Comunicacions unificades

Carpetes

Comunicació Formació Portal d’Autoformació

Desplegament de la gestió del canvi en els àmbits

Ges

tióde

l can

vi

1. Visió global de la transformació de l’Entorn de treballModel transformat de l’Entorn de treball

Telefonia

Eines i serveis de

gestió

5

2. Servei d’impressió. Principals Objectius

Racionalització Racionalitzar i Estandarditzar els serveis d’impressió del Departament

Millora Servei Dotar al Departament d’Ensenyament d’un Serveis d’impressió integral extrem a extrem

OptimitzacióOptimitzar l’ús dels serveis d’impressió mitjançant l’aplicació de la triple A (Autorització, Autenticació i

Accounting)

Polítiques Ajustar el servei a la Norma d'Impressió, còpia i digitalització de la Generalitat

6

3. Servei d’impressió a Serveis Administratius

Racionalització i Homogeneïtzació dels equips d’impressió

Per fer qualsevol operació amb els nous equips es necessari que abans de tot l’usuari s’identifiqui amb la targeta o amb la credencial i contrasenya de dominiEls documents només s’imprimirà un cop l’usuari s’hagi identificat en l’equip multifuncional, això permet:•Alt nivell de confidencialitat dels documents impresos •Eliminar les còpies que s’han enviat a imprimir i finalment no són necessàries

Autentificació amb targeta i usuari/contrasenya

Impressió amb “Follow me”

Amb la funcionalitat Follow-me es pot imprimir els documents a qualsevol equip dins la mateixa ubicació o un altre Servei Territorial o Serveis Centrals, en cas de desplaçament puntual o definitiu.

Control i seguiment del número de còpies amb la possibilitat de limitació i restricció segons perfil

Els usuaris podran tenir un nombre de còpies/impressions limitat segons perfil assignat i que poden consultar al propi equip a través de la funcionalitat Papercut. (veure apartat de política de quotes)

Disposició d’equips multifuncionals que proporcionen funcions d'impressió, còpia i digitalització en el mateix equip estalviant espai i homogeneïtzant a 4 models

BIZHUB C224e = Fins A3. B/N i color BIZHUB 224e= Fins A3. B/N BIZHUB C35= Fins A4. B/N i color BIZHUB 36= Fins A4. B/N

Característiques (1/3)

7

3. Servei d’impressió a Serveis Administratius

Recepció i canvi Tòners: Tècnics de suport

Un cop arribi el consumible a la ubicació i quan la màquina demani tòner nou, es pot procedir al canvi. Aquesta tasca la realitzarà el tècnic de suport on-site dels serveis administratius .

Manteniment proactiu amb monitorització remota.

• L'eina de monitorització remota genera una alarma quan el tòner baixa a un límit determinat. Aquesta alarma es converteix en una petició automàtica d’enviament de tòner a la ubicació.

• El manteniment del maquinari i la resolució d’incidències és responsabilitat del proveïdor

Característiques (2/3)

Funcionalitats OCR i FAX

• Permet convertir els documents escanejats, format PDF o format imatge, en format editable de Microsoft Office (Word, Excel, o Power Point), PDF/A, RTF, Corel (R), WordPerfect (R) y OpenOffice. També en HTML o ePUB.

• Detecta automàticament el idioma del document (reconeix els principals idiomes europeus i inclús idiomes amb caràcters com l’àrab, xines o japonès a més de llenguatges artificials (Esperanto).

• Reconeix text invertit o girat, firmes i codi de barres.

• Està disponible en Windows y Linux

8

3. Servei d’impressió a Serveis Administratius

Política de quotes

Característiques (3/3)

(*)Els models amb disponibilitat de grapadores són:BIZHUB C224 BIZHUB 224e BIZHUB 36

La Disponibilitat del mòdul de grapadores: en tres models

• Consellera, Secretaria General, Secretari de polítiques educatives i Directors Generals sense limitació ( els administratius i/o tècnics amb funcions de secretaria d’aquests càrrecs tenen el mateix tractament que els càrrecs, és a dir, sense limitació)

• Els Directors de Serveis territorials i els Subdirectors tenen establerta una limitació, rebran un comunicat al 80% de consum de la quota i hauran de demanar ampliació a la DS que la portarà a terme sense que calgui, inicialment, justificació.

• Els Caps de servei tenen establerta una limitació, rebran un comunicat al 80% de consum de la quota i hauran de demanar ampliació justificada a la DS.

• Els Caps d’unitat, els tècnics i els administratius tenen establerta una limitació, rebran un comunicat al 80% de consum de la quota i hauran de demanar ampliació justificada al cap de servei corresponent per a que faci la petició a la DS.

9

4. Servei d’impressió a Centres i Serveis Educatius

Racionalització i Homogeneïtzació dels equips d’impressió

Per fer qualsevol operació amb els nous equips es necessari que abans de tot l’usuari s’identifiqui amb usuari/contrasenya que serà subministrat per la direcció del centre.

Els documents només s’imprimirà un cop l’usuari s’hagi identificat en l’equip multifuncional, això permet:•Alt nivell de confidencialitat dels documents impresos •Eliminar les còpies que s’han enviat a imprimir i finalment no són necessàries

Autentificació usuari/contrasenya

Disposició d’equips multifuncionals que proporcionen funcions d'impressió, còpia i digitalització en el mateix equip estalviant espai i homogeneïtzant a models

BIZHUB C224 = Fins A3. B/N i colorBIZHUB C35 = Fins A3. B/N BIZHUB 36= Fins A4. B/N

Característiques (1/2)

Manteniment proactiu amb monitorització remota.

• L'eina de monitorització remota genera una alarma quan el tòner baixa a un límit determinat. Aquesta alarma es converteix en una petició automàtica d’enviament de tòner a la ubicació

• El manteniment del maquinari i la resolució d’incidències és responsabilitat del proveïdor

10

4. Servei d’impressió Centres i Serveis Educatius

Recepció i canvi Tòners.

Un cop arribi el consumible a la ubicació i quan la màquina demani tòner nou s’haurà de procedir al canvi per part dels usuaris.

Característiques (2/2)

Impressió amb “Follow me”

Amb la funcionalitat Follow-me es pot imprimir els documents a qualsevol equip dins del mateix centre o servei educatiu.

Quota restrictiva per centre i administrada per la direcció del centre.

• El Centres i Serveis Educatius, en funció del nombre d’usuaris, tenen assignada una quota anual amb un nombre de còpies per tipologia , B/N i/o color. Aquesta quota te un repartiment preestablert entre els usuaris.

• Si la quota anual assignada és insuficient la direcció podrà demanar l’ampliació a través del Catàleg de Serveis a càrrec de les despeses de funcionament del centre o servei educatiu.

• La direcció del centre pot administrar les quotes i modificar el repartiment preestablert amb la funcionalitat Papercut.

• Quan la quota anual arribi al 80% de consum , la direcció el Centre o Servei Educatiu rebrà un avís del Servei d’Impressió per a demanar l’ampliació a través del Catàleg de Serveis a càrrec de les despeses de funcionament.

11

5. Polítiques d’impressió : Normativa

• Imprimir a doble cara i en Blanc/Negre sempre que sigui possible

• Imprimir només les pàgines del document necessàries

• Imprimir i digitalitzar en color només quan aquest és significatiu

• Utilització dels dispositius d’impressió i digitalització en l’àmbit professional, per realitzar les tasques i funcions assignades

• No s’ha de realitzar impressió i/o còpia de material subjecte a dret d’autorsense es autoritzacions o excepcions legals per poder disposar dels materials.

• En cas d’incidència, no manipular els dispositius d’impressió si no s’especifica en el propi dispositiu o en el manual d’usuari les accions a realitzar.

• Per impressió de documents molt extensos o requerir-ne moltes copies, utilitzar el servei de reprografia de l’àmbit.

• Es recomana validar el document previ a la seva impressió o digitalització, i validar si aquesta es necessària.

• Es recomana evitar l’acumulació de treballs en la cua d’impressió.

• Es recomana crear les plantilles de documents interns en B/N

• Es recomana evitar impressions des de pàgines web. En cas necessari, utilitzar el "Imprimeix aquesta pàgina” sempre que estigui disponible

• Es recomana dipositar el paper que ja no s’utilitza en el contenidor de reciclatge de paper

• Per la digitalització de documents es recomana activar l’opció de “Scan a mail”.

Impressió/Digitalització

• Imprimir documents que continguin dades confidencials i/o dades de caràcter personal mitjançant dispositius d’impressió d’accés restringit i controlat (impressióretinguda i/o dispositius dedicats).

• Destruir els documents que continguin dades confidencials o dades de caràcter personal, emprant els mitjans necessaris per evitar posteriors accessos o recuperacions d’informació.

Dades Confidencials

Acord GOV/144/2011, de 18 d'octubre, pel qual s'encarrega al CTTI la provisió centralitzada i la gestió de solucions TIC de l'Administració de la Generalitat i el seu sector públic

Norma d’impressió, còpia i digitalització de la Generalitat de Catalunya

Aprovada per Comitè de Direcció del CTTI el 28/5/2013 Presentada a Comissió de Coordinaciíó TIC el 20/6/2014

12

6. Estratègia Gestió del Canvi

La gestió del canvi no es limita a l’emissió de comunicats, sinó que està formada per un conjunt de components orientats a maximitzar la implicació de l’organització en el procés del canvi.

Impacte dels canvis

Alineament de l’organització Comunicació Formació Satisfacció dels

canvis

Integració completa de la gestió del canvi en l’execució del projecte

13

6. Estratègia Gestió del CanviPla de Comunicació

Accions comunicatives El pla de comunicació contempla un seguit d’accions comunicatives dirigides a cada un dels agents clau per afer-los arribar la informació necessària en cada fase del projecte de transformació en quant característiques del servei, terminis de desplegament i nivells d’afectació que s’hagin identificat.

Canals de comunicació

Serà el principal canal de comunicació amb els usuaris. En aquest espai es proporcionaràinformació del projecte, accessibilitat a continguts de formació i material de suport a la transformació del Servei d’Impressió

Reunions PresencialsReunions pels usuaris a mode de presentacióper donar a conèixer l’abast del projecte de la Transformació del Servei d’Impressió, aixícom la informació necessària sobre el projecte

Intranet Departamental

Eina que es farà servir per fer el la comunicaciód’indicadors de seguiment de transformacióa la Direcció de Serveis

Correu ElectrònicEina que es farà servir per informar als usuaris dels timings de desplegament i previsió de migració del servei d’Impressió

14

7. Factors crítics d’èxit

Pla de comunicació i gestió del canvi

Acompanyament i complicitat de les Direccions Generals i Subdireccions Generals

Identificació dels interlocutors amb DS com a motor del canvi

Designació clara de rols i persones dins el projecte per ser àgils i efectius

Explicació clara i descriptiva de les condicions del Servei d’Impressió i les implicacions pels usuaris

Recolzament per la coordinació / comunicació amb les ubicacions