Date post: | 22-Jul-2015 |
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- GESTION DE OPERACIONES –GESTION DE OPERACIONES – Ing Pedro del Campo
Administración de Proyectos
1
- GESTION DE OPERACIONES –
Objetivos
Identificar los factores de éxito de la administración de proyectos
Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la administración de proyectos
Representar graficamente una red de actividades
Identificar la secuencia de actividades críticas de un proyecto
Determinar el programa apropiado para que el proyecto se lleve a cabo con un costo mínimo
2
- GESTION DE OPERACIONES –
Definiciones Preliminares
PROYECTO:
es un esfuerzo temporario,
llevado a cabo para lograr un
producto o servicio objetivo
temporario: principio y fin definidos
único: definido específicamente
3
- GESTION DE OPERACIONES –
Ejemplos de proyectos
Adquisición de una empresa
Desarrollo de nuevos productos
Planificación de nuevas localizaciones
Ejecución de auditorías
Campañas publicitarias
Administración de una campaña de ayuda en desastres
Certificación de calidad
Alianza estratégica
4
- GESTION DE OPERACIONES –
Definiciones Preliminares
ADMINISTRACION DE PROYECTOS
PROJECT MANAGEMENT
es el conjunto de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y
técnicas;
aplicadas a las actividades a realizar,
para satisfacer los requerimientos del
Proyecto
5
- GESTION DE OPERACIONES –
Definiciones Preliminares
STAKEHOLDER
personas u
organizaciones
activamente comprometidas en el
proyecto o
cuyos intereses puedan ser afectados
como resultado de la ejecución o
finalización del Proyecto
6
- GESTION DE OPERACIONES –
Ciclo de vida de Proyectos
7
Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre
- GESTION DE OPERACIONES –
Ciclo de vida de Proyectos
8
Establecer objetivos
Investigar
Estudiar alternativas
Establecer criterios
Estimar programa
Desarrollar Presupuesto
Preliminar
Aprobación
FASE I
Concepción
- GESTION DE OPERACIONES –
Ciclo de vida de Proyectos
9
Plan de Recursos
Personal
Materiales
Equipos
Fondos
Plan General
Alcance
Tiempos
Costos
Especificaciones
Riesgos
FASE II
Desarrollo
- GESTION DE OPERACIONES –
Ciclo de vida de Proyectos
10
Organización
Comunicación
Liderazgo del Proyecto
Motivación
Tomar decisiones
Resolver problemas
Monitoreo
Acción Correctiva
FASE III
Implementación
- GESTION DE OPERACIONES –
Ciclo de vida de Proyectos
11
•Negociar desactivación
•Reducción progresiva
equipos proyecto
•Evaluación Final
•Lecciones aprendidas
FASE IV
Cierre
- GESTION DE OPERACIONES –
Factores críticos en la Administración de Proyectos
14
Sistemade
Administración Equipo
de Proyecto
Gerentede Proyecto
- GESTION DE OPERACIONES –
El Gerente de Proyecto - Responsabilidades
Responsabilidades integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas
áreas de la organización
para alcanzar los objetivos del proyecto
definir la metodología de trabajo
proveer recursos
asegurar contrataciones adecuadas
evaluar progresos
establecer medidas correctivas
15
Gerentede Proyecto
- GESTION DE OPERACIONES –
El Gerente de Proyecto - Responsabilidades
Competencias
Liderazgo
Comunicación
Coordinación
Motivación
Negociación
Capacitación
16
Gerentede Proyecto
- GESTION DE OPERACIONES –
Equipo de Proyecto
Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto
representan generalmente áreas funcionales u organizaciones
desempeñan roles específicos
su número suele variar durante el avance del proyecto
al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones
17
Equipode Proyecto
- GESTION DE OPERACIONES –
Sistema de Administración de Proyectos
18
Sistemade
Administración
Sistema de Información
Estructura Organizacional
- GESTION DE OPERACIONES –
Sistema de Administración de Proyectos
19
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Coordinación
de Proyectos
ORGANIZACION FUNCIONAL
Personal afectado a Proyectos
Sistemade
Administración
- GESTION DE OPERACIONES –
Sistema de Administración de Proyectos
20
Director
Ejecutivo
Project
Manager
Project
Manager
Project
Manager
Coordinación
de Proyectos
ORGANIZACION POR PROYECTOS
Personal afectado a Proyectos
Sistemade
Administración
- GESTION DE OPERACIONES –
Sistema de Administración de Proyectos
21
Director
Ejecutivo
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente
Funcional
Gerente de
Project
Managers
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Coordinación
del Proyecto A
ORGANIZACION MIXTA
Personal afectado a Proyectos
Coordinación
Proyecto B
Estructura de Matriz
Sistemade
Administración
- GESTION DE OPERACIONES –
Sistema de Administración de Proyectos
Sistema de Información proporciona los medios para la planificación
integradora y el control del proyecto
provee una base de información de desempeño
el uso de recursos
los costos incurridos
interrelaciones
tiempos y costos proyectados para la terminación del proyecto
22
Sistemade
Administración
- GESTION DE OPERACIONES –
Sistema de Administración de Proyectos
Condiciones que destacan su importancia
Esfuerzo de magnitud
Necesidad de coordinación
Incorporación de conocimientos y competencias
Necesidad de flexibilidad para responder a cambios
Independencia de las áreas funcionales
Importancia crucial del éxito del Proyecto
23
Sistemade
Administración
- GESTION DE OPERACIONES –
Métodos de Planificación de Red
Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre sí
que pueden representarse por un diagrama de red
formado por nodos y arcos que representan las relaciones
24
- GESTION DE OPERACIONES –
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Creada en la década del 50
Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU
Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas
25
- GESTION DE OPERACIONES –
CPM (Critical Path Method)
Creada en la década del 50
Desarrollada por Remington Rand y Du Pont
para la programación de operaciones de mantenimiento durante la suspensión de actividades
26
- GESTION DE OPERACIONES –
Ventajas de los métodos
Identifican y organizan las actividades
Proporcionan una base de discusión
Permite estimar el tiempo de finalización de los proyectos y sus interrelaciones
Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalización del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades
Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos
27
- GESTION DE OPERACIONES –
Pasos en la Administración de Proyectos
1. descripción del proyecto
2. elaboración del diagrama de red
3. estimación del tiempo de terminación
4. monitoreo de los progresos del proyecto
28
- GESTION DE OPERACIONES –
1.- Descripción del Proyecto
Punto final: producto / servicio
Descripción de todos los aspectos que lo componen
Actividades y relaciones de precedencia
Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse
Precedencia: secuencia de actividades
29
- GESTION DE OPERACIONES –
2.- Elaboración del diagrama de red
Red de actividades en arcos (AOA) Actividades = arcos
Nodos = eventos
30
1
2
3 4
S
T
U
S y T deberán completarseantes de que se inicie U
- GESTION DE OPERACIONES –
2.- Elaboración del diagrama de red
Red de actividades en nodos (AON) Enfoque orientado a actividades
31
S
T
US y T deberán completarseantes de que se inicie U
- GESTION DE OPERACIONES –
Traslado de Hospital
32
Actividad Descripción Predecesor
A Seleccionar personal administrativo y médico
B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo
C Seleccionar el equipo A
D Preparar los planos y la distribución física para B
la construcción definitiva
E Llevar los servicios públicos al predio B
F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de
enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A
G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C
H Construir el hospital D
I Desarrollar un sistema de información A
J Instalar el equipo E,G,H,
K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J
- GESTION DE OPERACIONES –
Actividad en los nodos
33
12 C 22
14 10 24
Actividad
Duración de la actividaddE
- GESTION DE OPERACIONES –
Red AON para el proyecto del Hospital
34
I
15
A F K
12 10 6
C G
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4
- GESTION DE OPERACIONES –
Estimación de tiempos de terminación
Fecha temprana de comienzo Ftc es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la
precede en forma inmediata
cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos
Fecha temprana de finalización Ftf es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada dE
Ftf = Ftc + dE
35
- GESTION DE OPERACIONES –
Nodos – Fechas tempranas
36
12 C 22
14 10 24
Actividad
Duración de la actividaddE
Fecha tempranade comienzoFtc
Fecha tempranade finalizaciónFtf
- GESTION DE OPERACIONES –
Rutas A-I , A - F
37
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
C G
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4
- GESTION DE OPERACIONES –
Ruta A – C – G
38
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4
- GESTION DE OPERACIONES –
Rutas B – D – H , B – E - J
39
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 J
24 4
- GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo J
40
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J
24 4
- GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo K
41
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 4
- GESTION DE OPERACIONES –
Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere más tiempo
42
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 4
- GESTION DE OPERACIONES –
Estimación de tiempos de terminación
Fecha Tardía de Finalización FTF es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue
en la secuencia en forma inmediata.
Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de esas actividades
Fecha Tardía de Comienzo FTC es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración
esperada de la tarea
FTC = FTF – dE
43
- GESTION DE OPERACIONES –
Representación completa del nodo
44
12 C 22
14 10 24
Actividad
Duración de la actividaddE
Fecha tempranade comienzoFtc
Fecha tempranade finalizaciónFtf
Fecha Tardía de ComienzoFTC
Fecha Tardíade Finalización
FTF
- GESTION DE OPERACIONES –
45
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 59 4 63
- GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo A
46
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 59 4 63
- GESTION DE OPERACIONES –
Llegada al nodo B
47
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
0 9 9 9 10 19 19 40 59
9 E 33 59 J 63
35 24 59 59 4 63
- GESTION DE OPERACIONES –
Traslado Hospital
48
Id Nombre de tarea Duración
1 Seleccionar personal adm. y médico 12 días
2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 días
3 Seleccionar el equipo 10 días
4 Preparar planos y distribución 10 días
5 Llevar los serv icios públicos al predio 24 días
6 Entrev istar solicitantes e incorporar 10 días
7 Comprar equipo y superv isar entrega 35 días
8 Construir el hospital 40 días
9 Desarrollar un sistema de inf ormación 15 días
10 Instalar el equipo 4 días
11 Capacitar al personal de enfermería y ayudantes 6 días
30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01
septiembre octubre nov iembre diciembre enero
- GESTION DE OPERACIONES –
Holgura
La holgura de una actividad (H) es la máxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duración total del proyecto
Se puede calcular de dos modos
H = FTF – Ftf
H = FTC - Ftc
49
- GESTION DE OPERACIONES –
Cálculo de Holguras
50
Nodo Duración Ftc FTC Holgura
A 12 0 2 2
B 9 0 0 0
C 10 12 14 2
D 10 9 9 0
E 24 9 35 26
F 10 12 53 41
G 35 22 24 2
H 40 19 19 0
I 15 12 48 36
J 4 59 59 0
K 6 63 63 0
- GESTION DE OPERACIONES –
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
Supuestos
Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
51
Nodo Duración Ftc FTC Holgura
C 10 16 14 -2
G 35 26 24 -2
J 4 61 59 -2
K 6 65 63 -2
D 10 10 9 -1
H 40 20 19 -1
E 24 10 35 25
I 15 16 48 32
F 10 16 53 37
- GESTION DE OPERACIONES –
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendrá que ahorrar dos semanas en C-G-J-K , una de las dos semanas tendrá que ser en D-H
Si consigue ese ahorro habrá dos caminos críticos: C-G-J-K Y D-H-J-K
52
- GESTION DE OPERACIONES –
Estimaciones probabilísticas de TiempoIntroducción de factores de incertidumbre
1. El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede llevarse a cabo la actividad si todo resulta excepcionalmente bien
2. El tiempo más probable (m) es el tiempo que probablemente se requerirá para realizar la actividad
3. El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo que se requerirá para la realización de la tarea
53
- GESTION DE OPERACIONES –
Distribución de probabilidades
En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se considera como una variable aleatoria derivada de una distribución de probabildad beta
54
a m b
media
- GESTION DE OPERACIONES –
Supuestos
Es posible estimar con precisión a,m, y b.
Se considera que las magnitudes definen un rango de tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes estarán a cargo de las actividades
Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son remotas
55
- GESTION DE OPERACIONES –
Cálculo
La media se calcula ponderando
La varianza para cada actividad
56
6
4 bmate
)6
(
2
2 ab
- GESTION DE OPERACIONES –
Análisis de probabilidadesActividades variables independientes Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto
Te=Σ tiempos en la ruta crítica
Varianza en la ruta
Probabilidad de terminación en una fecha determinada
57
)6
(
2
2 abΣ(Varianzas en la ruta crítica)
2
TeTz Tabla distribución
Normal
- GESTION DE OPERACIONES –
Consideraciones sobre costos
Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales
Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal
Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible
Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo
Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana
Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI
58
- GESTION DE OPERACIONES –
Relaciones entre costos y tiempo
59
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
0
5 6 7 8 9 10Tiempo Intensivo Tiempo Normal
Cost
o d
irect
o (
peso
s)
Costo Intensivo
Suposición de costo lineal
Costo Normal
Costo de reducirel tiempo dos semanas
- GESTION DE OPERACIONES –
Programa de costo mínimo
Se determina el camino crítico
Se identifican las actividades que tengan el costo de
intensificación más bajo por semana
Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo
más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de costos
directos sea mayor que los ahorros resultantes del
acortamientos
60
- GESTION DE OPERACIONES –
Software de proyectos
Capacidades Diagramas Gantt
Diagramas PERT/CPM
Informes de estado
Informes de rastreo
Múltiples proyectos
Productos Primavera
Microsoft Project
Scitor
61
- GESTION DE OPERACIONES –
Conclusiones
Solamente mediante la administración de Proyectos
se puede garantizar
la coordinación de diferentes actividades
la disponibilidad oportuna de los recursos
lograr los resultados del Proyecto
en los tiempos programados
a los costos presupuestados
y la satisfacción de los clientes del Proyecto
62