Date post: | 02-Jun-2015 |
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Tips para seguimiento a proyectos
Por: Fabio Hernán OsorioIngeniero Electrónico y Telecomunicaciones UNICAUCA 1992
MBA Universidad de los Andes 2005
Índice
1. Objetivo2. Metodología aplicada3. Gestión de proyectos4. Grupos de procesos5. Área de conocimiento6. Herramientas y técnicas usadas
Objetivo
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Presentar el esquema de ejecución, MONITOREO Y CONTROL utilizado en los proyectos de GELT Antioquia y
Apoyo a la Supervisión Vive Digital.
Metodología aplicada
La metodología de gestión de proyectos se encuentra en el PMBOK® (Project Management Body of Knowledge).
La Guía del PMBOK®, desarrollada por el Project Management Institute contiene una descripción general de los fundamentos de la Gestión de Proyectos reconocidos como buenas prácticas. Actualmente, en su cuarta edición es el único estándar ANSI para la gestión de proyectos. Todos los programas educativos y certificaciones brindadas por el PMI están estrechamente relacionadas con el PMBOK.
Mayor información en http://www.pmi.org
Project Management Institute (PMI)
Características de los proyectos
• Tienen un objetivo único y/o singular• Tienen una fecha de inicio y de fin• Tienen un presupuesto (inversión)• Relacionados con incertidumbre y riesgo• Elaboración gradual, significa desarrollar en
pasos e ir avanzando mediante incrementos
Se diferencia de las operaciones normales en que las operaciones son permanentes y repetitivas
Gestión de proyectos
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La Dirección de proyectos está organizada en un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas para lograr una serie de productos, servicios.Estas acciones y actividades se agrupan en procesos, cada uno tiene un objetivo para obtener resultados específicos. Cada proceso tiene unas entradas, a las que se les aplican unas herramientas y técnicas para obtener unas salidas específicas (ITTOS (inputs, Tools, Techniques, Outputs)).
Fases del ciclo de vida Áreas de conocimiento
Grupos de procesos
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Iniciación Planeación Ejecución Monitoreo y control
Cierre
Identificación
El cómo, gradual
Construcción de entregables
DocumentaciónPlaneado vs real
Tiempo
Áreas de Conocimiento
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Centrales: Alcance Tiempo Costo Calidad
Centrales, permiten cumplir objetivos específicos del proyecto
Aspectos claves que deben tenerse en cuenta en un proyecto.- Centrales (4)- Facilitadoras (4) Integración (1)
Áreas de Conocimiento
Facilitadoras, gestión de:
Recursos humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
Que ayudan a cumplir con los objetivos:
Facilitadoras, ayudan a lograr los objetivos específicos del proyecto
Integración
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INICIACIÓN Acta de constitución
PLANEACIÓN Plan para la dirección (Diseño de los tableros de control, presentación de
avance) EJECUCIÓN
Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto (Reuniones semanales – teleconferencia)
MONITOREO Y CONTROL Monitorear y controlar el trabajo del proyecto (Informes semanales) Realizar Control Integrado de Cambios
CIERRE
Tiene como objetivo lograr que todas las partes funcionen de una manera integrada
Alcance
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PLANEACIÓN• Recopilar requisitos• Definir el alcance• Crear las EDT (Estructura de desglose del
trabajo)• (Encuentros con el ejecutor, visitas de campo,
reuniones regionales, verificación de actividades, corroboración de entregables)
MONITOREO Y CONTROL• Verificar el alcance• Controlar el alcance • (informes mensuales)
Gestiona el proyecto para que incluya todos los entregables requeridos. Gestiona el proyecto para no incluir trabajo no requerido.
Tiempo
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Gestiona el proyecto para que termine en la fecha definida.
Hay un cronograma general y luego se va realizando el detalle de actividades por periodo de tiempo
PLANEACIÓN• Definir actividades• Secuenciar actividades• Estimar recursos• Estimar duración• Desarrollar cronograma
MONITOREO Y CONTROL-Controlar cronograma (Tablero de control)
Costo
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Gestiona el proyecto para que se realice dentro del presupuesto previsto
PLANEACIÓN• Estimar costos• Determinar presupuesto
MONITOREO Y CONTROL
• Controlar costos
Calidad
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PLANEACIÓN• Planificar la calidad
MONITOREO Y CONTROL• Realizar control de calidad• (Revisión de tablero de control, presentación
de avance semanal, informe mensual y soportes en plataforma virtual)
Gestiona el proyecto para que cumpla los objetivos para los que fue creado.
EJECUCIÓN• Realizar aseguramiento de
calidad• (Soportes, estandarización del
nombre del archivo digital, subida a la plataforma documental)
Recursos Humanos
EJECUCIÓN• Adquirir el recurso humano
(Proceso de selección)• Desarrollar el recurso humano• (Inducción, capacitación)• Dirigir el recurso humano• (Control de desempeño, con
base en entregables)
PLANEACIÓNDesarrollar el plan de recursos humanos(Definición de perfil requerido, designación por regiones)
Gestiona el recurso humano para que se comporte como equipo.
Comunicaciones
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Gestiona que la información requerida se suministre fidedigna, a quienes corresponde en el momento oportuno.
INICIACIÓN• Identificar actores
involucrados (Internos- externos)
EJECUCIÓN• Distribuir información• Gestionar expectativas de
interesados
MONITOREO Y CONTROL
• Informar resultados (Presentación de avance semanal de los RRVDR).
• (Presentación de avance general consolidada)
PLANEACIÓN• Planear las
comunicaciones• (Estructura de las
presentaciones)
Riesgos
MONITOREO Y CONTROL• Dar seguimiento y control a los
riesgos • (Fin de contrato por tema
presupuestal)
PLANEACIÓN• Planificar la gestión de riesgos• Identificar riesgos• Realizar análisis cualitativo de
riesgos• Realizar análisis cuantitativo
de riesgos• Planificar respuesta
Gestiona oportunidades y amenazas
AdquisicionesGestión de los productos y/o servicios requeridos para el proyecto
PLANEACIÓN• Planificar las
adquisiciones
MONITOREO Y CONTROL
• Administrar adquisiciones
CIERRE• Cerrar adquisiciones
EJECUCIÓN• Efectuar las adquisiciones
Herramientas y técnicas usadas
1. Asegurar la calidad • Procedimiento para nombrar los soportes codificados por
entregable y actividad• Se da por cumplida la actividad en forma parcial o total con
base en los soportes.
2. Controlar el cronograma (Tiempo-> Monitoreo y Control)• Tablero de control por proyecto
3. Comunicar los resultados• Presentación de avance semanal - consolidada• Presentación de avance semanal por proyecto
Presentación de avance
COMUNICACIONES
Planear las comunicaciones• Definir periodicidad• Establecer el contenido• Identificar la forma de adquirir los
datos requeridosInformar resultados• Elaborar presentación• Convocar reuniones con interesados• Presentar
Presentación de avance semanal
1. Datos de Contacto del Proyecto
2. Entregables comprometidos
3. Cronograma (Reuniones – Visitas)
4. Tablero de Control
5. Situaciones a destacar
6. Atrasos del Proyecto
7. Avance de desembolsos
Tablero de control (Planeación)
Permite controlar el tiempo y presupuesto.
2. Establecer la forma para asignar pesos a las actividades individuales.
-Por promedio-Por presupuesto asignado a la actividad-Por cantidad de días requeridos para ejecutar la actividad
1. Definir los frentes de trabajo que se van a medir. Para cada frente de trabajo administrar un tablero de control.
-Actividades-Indicadores-Flujo de Caja-Consolidado
En la línea del tiempo lleva el porcentaje planeado y ejecutado.
Tablero de control - Calculando el Valor Planeado
Se debe tener como entrada la línea base del tiempo (cronograma) y la línea base de presupuesto (costos) con:
• Actividad• Fecha inicio• Fecha fin• Costo de la actividad
Como resultado ante una fecha dada se puede obtener la duración total de la actividad y el porcentaje planeado de la actividad.
Bajo el anterior esquema se puede tener seguimiento detallado actividad por actividad, en forma adicional se usan los pesos para obtener el valor consolidado planeado y real.
Tablero de Control - Calculando el Valor Ejecutado
Se tiene una columna para escribir el porcentaje de ejecución, el mismo se calcula con base en la cantidad de trabajo realizado con respecto al total para la actividad, existen varias herramientas para determinarlo:
a) Definir una regla desde el inicio del proyecto.
- 25% al iniciar actividad- 75% al terminar- 80% al ser verificada- 100% al ser documentada
b) Por cantidad de unidades
Si la actividad corresponde a un entregable se puede dar porcentaje de avance con respecto a la cantidad de unidades cumplidas.
c) Por avance en la actividadDesde el inicio del proyecto se acuerdan los porcentajes de avance con respecto a cada paso requerido para terminar la actividad.
Bibliografía
PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), http://www.pmi.org
Libro de Preparación para Examen PMP (Project Management Professional) – Autora Sandra Mercado
Compendio:Fabio OsorioIngeniero Electrónico y Telecomunicaciones UNICAUCA 1992MBA Universidad de los Andes 2005
Muchas graciasEnero 27 de 2012