Presentaciones Profesionales.
José Onofre Montesa AndrésUniversidad Politécnica de
ValenciaEscuela Superior de Informática Aplicada
2003-2004
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 2
¿Presentaciones?• Vamos a ver de que forma tenemos
que abordar a una presentación.– La preparación.
• Cómo obtener el material,• Conocer a los asistentes...
– La realización.• Que hacemos nosotros.• Que hacen los otros.• Que mostramos...
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 3
Introducción • En la mayoría de los trabajos el ser
humano actúa de forma colectiva. – Las personas debemos comunicarnos de
forma efectiva.– El método más utilizado para comunicar
temas de forma detallada es la presentación.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 4
Visión General• El tener claras las ideas no es suficiente• Hay que enviar el mensaje del modo en
que mejor lo acepte la audiencia.– Los asistentes no están siempre
interesados.– La retroalimentación es muy importante.
• No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros”
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 5
Proyecto informático y presentaciones.
• A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones.– Expresar y evaluar ideas.– Guiar las discusiones.– Inspirar al equipo.
• Son una forma de impresionar a la audiencia.– Somos los lideres y el resto de las
personas lo necesitan
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 6
Empresa Cliente
Empresa de desarrollo
Equipo de desarrollo
Las presentaciones y el P.I.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 7
Visón Global del Tema
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 8
Fases de una presentación.• Fijar el Objetivo.• Preparar la presentación.
– Obtener la información.– Conocer a la audiencia.– Estructurar la información.
• Presentar ante el público.– El presentador.– Atraer la Atención de la audiencia.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 9
Fijar el Objetivo.• Habitualmente el objetivo
viene dado:– Pedro, la semana que
próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto.
– … Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 10
¿Para que una presentación?
• ¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…?
• ¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje?
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 11
Obtención de información y material base.
• Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con:– Información publicada.
• Investigación de escritorio.– Información no publicada.
• Experimentos.• Entrevistas.• Reuniones sobre el trabajo.• Debates….
– Cúmulo de información.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 12
Conocer a la audiencia.• Objetivos, Necesidades, Interés.• Conocimiento de la materia.• Nivel cultural (jergas)• ¿Cuantos serán?
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 13
Estructurar el mensaje.– Apertura.– Introducción.– Cuerpo.– Sumario– Cierre
• Es muy útil el hacer un Storyboard.– Tiempos, duración...– Se ven redundancias.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 14
Apertura.• Estamos en el mismo barco.• Entendemos y compartimos el
problema.• Objetivo:
– Obtener la atención.– Obtener su confianza.– Ser aceptados.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 15
Introducción.• Interés en el tema.• Temas a tratar.• Porqué yo.• Visión global de la
exposición.
Veremos los
distintos aspectos...
He trabajado
en... Durante ...y
ahora...
Este asunto es de vital
importancia
De que va todo
esto,... Pues...
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 16
Cuerpo.• Puntos
fundamentales, desarrollados.
• Utilizar Ejemplos.• Hacer Resúmenes
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 17
Estructura el contenido• Hay que estructurar la presentación
para que se pueda seguir.– Argumentación secuencial.– Descomposición jerárquica.– Orientada al problema y su solución.– Piramidal.– Bocata substancioso.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 18
Argumentación secuencial.• Serie de sentencias enlazadas que
llevan a una conclusión.• Exposición monótona donde un tema
lleva al otro.• Hacerlo bien es difícil.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 19
Descomposición jerárquica• El tema se descompone
en subtemas y así sucesivamente.
• Los libros... Capitulo, sección, párrafo.
• Se comenta la estructura en cada tema.
• 1. ~~~.• 1.1. ~~~.• 1.2. ~~~.• 2. ~~~.• 2.1. ~~~.• 2.2. ~~~.• ...
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 20
Orientada al problema y su solución
• Se plantea un problema y la situación.• Se muestran varias líneas de solución.
– Ventajas e inconvenientes.• Se resume soluciones, pros y contras.• Se opta por una solución o se inicia una
discusión.• Se suele presentar criterios.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 21
Piramidal• Se muestra toda la información por
oleadas.• Como los periódicos o noticias TV.• Siempre toda la historia pero con más
detalle.– Aumenta la receptividad.– Fácil de ajustar al tiempo.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 22
Bocata substancioso• Comienzo - Medio - Final• Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre.• Introducción - Contenido - Conclusión.• Esto se hace con cada sección.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 23
Sumario• Ser concisos.• Próximos pasos
a dar.• Revisar si han
quedado preguntas pendientes.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 24
Cierre• Impactar, que la
gente lo recuerde.• Dar las gracias• Regresar a las
ideas iniciales y ver como ayudara esto.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 25
Medios a utilizar: Objetivo• Reforzar el
mensaje.• Explicar cosas que
son difíciles de explicar verbalmente.
0
50
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 26
Medios a utilizar• Transparencias• Copias y papeles• Videos• Música• Olores…• Objetos a dejar correr por la sala• Muestras
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 27
Preparar las transparencias.• Tamaño de las letras de 20
puntos en adelante.• Los títulos pueden ir en
mayúsculas• El contenido en minúsculas.• Usar el color para impactar.• 6 líneas es una cantidad
razonable
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 28
Probar el material• Realizar una prueba ante una
persona conocida.– El del espejo es un conocido– El vídeo es otra alternativa.
• Visitar la sala de exposición antes:– Acomodarse al lugar.– Conocer los interruptores….– Probar el material audiovisual.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 29
Hacer la presentación ante el Público.
• El local• El presentador:
– La indumentaria,– El lenguaje no verbal.– El kit de supervivencia.
• El auditorio– Hacer grupos visuales.– Ver que están cómodos...
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 30
El local• Tamaño.• Estructura del local.• Posición del orador.• Equipo de soporte.• Persona de mantenimiento.• Cerrar la puerta.• Luz encendida.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 31
La Comunicación Interpersonal
• “La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch
• Credibilidad y mensaje inconsciente:– Verbal: las palabras que se dicen; 7%– Vocal: entonación, resonancia 38%– Visual: lo que se ve: cara,cuerpo 55%
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 32
Claves de la Comunicación Interpersonal
• Comunicación Visual• Postura y Movimiento• Gestos y Expresión de la cara• El Vestir y el Aspecto• Voz y Entonación• Lenguaje y Muletillas• Atraer la atención del que escucha• Humor• Ser uno mismo
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 33
Comunicación Visual• Mirar con sinceridad y sin titubear.• Intimidad, Intimidación e Implicación• Cinco segundos para mayor
efectividad.• No disparar la mirada.• No parpadear lentamente.• Incidencia del ángulo de la mirada.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 34
Postura y Movimiento• Pararse erguido, moverse
suavemente y con naturalidad.• Mantenerse erguido• Observa la parte inferior de tu
cuerpo• Utilizar la “posición preparada”.• Moverse.• Tener estilo propio.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 35
Gestos y Expresión de la cara• ¿Cómo te ven los demás?
• Relájate y actúa con naturalidad cuando hablas– Conoce tus hábitos– Los ademanes nerviosos– No puedes exagerar demasiado– Sonríe 1/3
• La percepción es la realidad en el ojo del que mira
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 36
El Vestir y el Aspecto• Los 5 primeros segundos…• los 5 primeros minutos -
50% del efecto• 90% se nos ve ropa• 10% restante pelo, cara,
manos son muy importantes.
• Se propio, consciente.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 37
El Vestir y el Aspecto• Se propio
– Valora la comodidad– Apropiado a las circunstancias
• Consciente.– Colores– Peinados
• ¿Por qué uso estos…?• Es mayor de lo que pensamos
• Dice lo que tu sientes de ti mismo
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 38
Voz y Entonación• Instrumento sonoro y resonante• Atrae la atención• Tu voz transmite energía• El tono y la calidad, el 80% por tel.• Variedad vocal.• Leer…
– genera monotonía.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 39
Lenguaje y Muletillas• Pausas y muletillas
• Muletilla: ah…, esto…, … (No usarlas)• Pausas: recurso dramático (4-5 segundos)
• lenguaje directo• Lo intentare lo haré• Intentare conseguir una respuesta..
• Vocabulario, jerga, • Cambia muletillas por pausas.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 40
Atraer la atención del que escucha
• Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS– Instante de interés total en la mente del
que escucha.– Ups…, invitación a participar, una
pregunta...
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 41
Atraer la atención• Mediante:
– Estilo propio.– Interacción.– Contenido.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 42
Estilo propio.• Drama.
– Sorprender con afirmaciones.– Elemento emocional, alegría, enfado...– Enfocar hacia la acción al finalizar.
• Comunicación visual.• Movimiento: Cambio de lugar, avanzar.• Visuales: Variedad, Distintos tipos de
material, Participación del público...
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 43
Interacción.• Preguntas.
– Retóricas, votación, voluntarios.• Demostraciones.• Muestras
– Divertirse con el publico.– Regalar cosas a los voluntarios.– Creatividad... Pero con buen gusto.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 44
Contenido.• Interés:
– ¿En que beneficia?– Mi propio interés influye.
• Humor:– Comentarios cálidos.– Humanizar.– Reírse de uno mismo.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 45
Humor• No cuentes chistes 100 -10- 1.• Si historias y anécdotas.• Humanizar es humor.
– Directo, abierto, amigable,…• Muestra la personalidad.• Tu sonrisa es lo que los otros ven.• La gente aprende mejor con humor.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 46
Ser uno mismo• A la gente le gusta encontrarse con
una persona al otro lado.• Todos somos diferentes, con nuestras
debilidades y fortalezas.– Estudiar nuestras debilidades y abordar
la mejora.
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 47
Bibliografía• Decker, B., El arte de la
comunicación, Editorial Granica.• Blair, G., Starting to manage: the
essential skills, IEEE, 1995.• Buckler, P., Presentaciones eficaces,
Díaz de Santos, 1998 (Vídeo)