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PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIÓN Y UTILIZACIÓN DE APLICACIÓN DIANA
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PROCEDIMIENTO PARA LA CORRECTA UTILIZACIÓN DE APLICACIÓN DIANA
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0 PE 07/12/2015
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TABLA DE CONTENIDOS
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDADES
4. EQUIPOS Y MATERIALES
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
7. REGISTROS
8. AYUDA EN TERRENO
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1. OBJETIVO El siguiente documento, tiene como objetivo informa, instruir y apoyar, la correcta utilización de la nueva aplicación de transporte a utilizar en los servicios de transporte minería. 2. ALCANCE Y APLICACIÓN El alcance y aplicación de este procedimiento corresponde a todos los trabajadores que presten servicios de transporte para Sitrans, relacionado a la minería. 3. RESPONSABILIDADES Gerentes /Subgerentes /Jefes de área/ Equipo SITRACK: serán responsables de entregar los recursos necesarios para la implementación y mantención de este procedimiento. Jefes de Transporte /Gestión de calidad: Impartir las instrucciones para su implementación, verificar, promover y controlar la ejecución de este procedimiento. Solicitar la capacitación necesaria para el personal involucrado. Supervisores de carga y trabajadores en general: Apoyar íntegramente el conocimiento e implementación de este procedimiento. Se deben incluir a todos los trabajadores que tengan responsabilidades en este proceso. Conductores de camiones: Dar cumplimiento a las instrucciones que les sean señaladas por el personal de Bodega Minería, en lo referente a la utilización de esta nueva aplicación.
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4. EQUIPOS Y MATERIALES Para poder utilizar esta aplicación, es necesario disponer de un equipo celular con
sistema operativo Android, en base a las siguientes características: - Dispositivo tipo Teléfono Móvil:
Sistema operativo
Android v4.0 o superior
GPS
Si se van a utilizar las funciones de Localización tanto por GPS como por señal de 3G y WIFI
Cámara fotográfica
Si se necesita la captura de imágenes o lectura de códigos de barras cámara de 2.0 píxel o superior ( importante con autoenfoque , para agilizar la velocidad al leer códigos de barras)
WIFI Si para realizar transmisión de datos en Plataforma
Conectividad
3G
Memoria RAM 1G o superior ( recomendable 2G si las fotos se van a hacer con una resolución alta)
Tamaño pantalla
Recomendamos pantallas de 4 pulgadas o superiores para garantizar una mejor usabilidad en la operación de reparto (Esta probado con una pantalla de 4.7 pulgadas)
Firma en Pantalla Para la firma en pantalla. Se debe buscar un dispositivo que además de cumplir con las recomendaciones antes especificadas, permita por medio de un Lápiz óptico o similar hacer una firma directamente en el terminal.
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5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1 Inicio de la aplicación. 5.1.1 Es necesario que cada conductor inicie sesión según nombre de usuario
(PATENTE) y clave cada mañana al comenzar la jornada, con el fin de mantener un estatus disponible en plataforma SITRACK al momento de asignar los servicios a realizar.
5.1.2 En plataforma SITRACK, se evaluará la capacidad de carga almacenada en el
terminal disponible para ser transportada, se estimará la cantidad de equipos a necesitar para los servicios a realizar y se asignará según disponibilidad y capacidad de carga, los diferentes usuarios/transportistas capaces de realizar este servicio.
FIGURA 1: Se asigna en SITRACK patente a realizar el servicio, se activa tarea en aplicación DIANA.
5.1.3 Existen tres tipos de tareas a realizar en aplicación Diana; Viajes Pendiente,
Recogidas Pendientes y Entregas Pendientes.
Viajes pendientes; Se identifican según el color AZUL en su pantalla. Corresponde a los viajes a realizar desde Bodega consolidación hacia Bodega Cliente; Conductor una vez cargado/asignado, debe aceptar el servicio oprimiendo en su pantalla el ícono “Iniciar”, activando y posicionando el equipo, según fecha y hora, al momento de comenzar el viaje.
Ej: BXCX-90
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Recogidas Pendientes; Se identifican según el color ROJO en su pantalla. Corresponde a los viajes a realizar desde Bodega Proveedor hacia Bodega Consolidación; Conductor una vez cargado/asignado para el retiro de esta carga, debe aceptar el servicio oprimiendo en su pantalla el ícono “Iniciar”, activando y posicionando el equipo, según fecha y hora, al momento de retirar los materiales asignados.
Entregas Pendientes; Se identifican según el color VERDE en su pantalla. Corresponde a cada uno de los bultos a transportar según servicio el cual ha sido asignado, desde Bodega Consolidación hacia Bodega Cliente; Conductor una vez haya confirmado su “Viaje Pendiente”, se le cargarán en su equipo celular las diferentes “Entregas Pendientes” en su pantalla. De esta forma el conductor tendrá la información de cada bulto a entregar en faena.
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5.2 Confirmación de entregas: SIN INCIDENTES 5.2.1 Para cada uno de las tareas a realizar, bultos a entregar, se debe realizar el
siguiente procedimiento;
FIRMA: Quien recepciona en Faena, debe firmar cada una de las tareas recepcionadas con el fin de dejar registro conforme.
FOTO: Cada una de las tareas entregadas, debe tener su respaldo mediante fotografía al documento con su timbre/firma correspondiente. *En caso de ser necesario, también se puede registrar fotografía del bulto entregado. La fotografía del documento debe ser lo más legible posible; Requisitos;
- Fondo blanco. - Nitidez de la firma/timbre y numeración
de la guía. De lo contrario, no existirán respaldos suficientes para cerrar el servicio y complicará el pago del viaje realizado.
INICIAR:
Una vez los respaldos sean agregados a la tarea asignada, se debe proceder a la confirmación de entrega conforme presionando el ícono “Iniciar”
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5.3 Confirmación de entregas: CON INCIDENTES 5.3.1 Para cada uno de los bultos/tareas los cuales no fueron posible realizar su entrega
conforme, existe un ícono único el cual es capaz de registrar en “Incidente”; Existen dos formas de informarlos;
- Directamente del menú principal según el primer ícono. - Al momento de registrar la entrega utilizando el segundo ícono.
Cada una de estas opciones, abrirá la siguiente ventana para lograr identificar cuándo y dónde se generó esta incidencia, especificando la razón del rechazo. Se debe dejar registro del bulto y documento rechazado en cada una de las incidencias para validar el proceso.
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5.4 Etapas de entrega: 5.4.1 Pasos a seguir según entregas pendientes. 1 - Firma: Recepción Conforme. 2 - Foto: Documentación y timbre 3 - Incidente: En caso de existir rechazo. 4 - Inicio: Finalizar entrega conforme.
Proceso de firma; Cada “entrega pendiente” conforme o incidentada, debe quedar registrada con la firma correspondiente de quien recibe en faena; Jefe de Bodega o personal a cargo. La firma se debe realizar sobre la pantalla misma del equipo. En caso de que la firma no haya quedado según lo esperado, es posible volver a intentarlo oprimiendo el botón “Limpiar Firma”. Una vez quien recibe el bulto se encuentre conforme con su firma, debe oprimir el botón “Guardar Firma”, la cual quedará registrada automáticamente en plataforma SITRACK.
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Tomar fotografía; Una vez ingresada la firma, se debe recurrir a tomar fotografía del documento de recepción conforme. Esta fotografía debe seguir los siguientes requisitos; - Se debe ocupar todo el marco de la fotografía para registrar el contorno completo
del documento a respaldar.
- Se debe ocupar un fondo blanco para dejar registro del documento. De lo contrario la imagen se verá oscura, perdiendo nitidez en la imagen.
- Se debe notar claramente el timbre y el número de guía para que el registro sea
válido, de lo contrario, no contará como un reporte legítimo.
Registrar Incidente;
En caso de que el algún bulto es rechazado en faena y no se quiera recepcionar, se debe registrar mediante una “incidencia”. Esto permitirá identificar el bulto que se encuentre con problemas, dejando registro de manera directa en plataforma SITRACK.
1- Identificar el momento en el cual se ha producido la incidencia con el botón “Llegada al punto” 2- Agregar comentario por el cual fue rechazado el bulto. 3- Se debe dejar registros de Firma y fotografía al documento el cual indica rechazo del bulto y su especificación.
*Todo bulto Incidentado, debe quedar registrado de forma individual según entrega y perfectamente identificado.
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Entrega conforme; En caso de que el bulto es entregado de corma conforme en faena, se debe realizar el siguiente proceso; Esto permitirá identificar el bulto que se encuentre entregado, dejando registro de manera directa en plataforma SITRACK.
1- Identificar el momento en el cual se ha producido la entrega con el botón “Llegada al punto” 2- Identificar Nombre completo y RUT de quien recibe en faena. 3- Se debe dejar registros de Firma y fotografía al documento el cual indica entrega conforme del bulto. (FotoSello se usa en caso de que se transporte un contenedor con sello de cierre en sus puertas)
4- Una vez realizado el proceso de recepción conforme con sus respaldos necesarios, se debe finalizar la entrega oprimiendo el botón ENTREGADO.
Una vez finalizado este proceso, las tareas realizadas/entregadas en bodega cliente, se irán actualizando en la aplicación, desapareciendo de su pantalla, y en plataforma SITRACK. Solo así se podrá verificar el servicio realizado de manera conforme, activando el sistema de pago para el transportista.
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6. Documentos Relacionados. Los documentos que deben quedar respaldados al momento de realizar la entrega Conforme o Incidentada, en caso de que existan, son los siguientes;
- Guías de Cliente. (Todas las que estén asociadas al servicio). - Guía Sitrans.
En caso de existir algún otro tipo de documentación la cual se necesite dejar registro, se puede complementar información con una imagen extra. 7. Registros. Cada una de las funciones que el conductor vaya realizando, ya sea correspondiente a ingreso y salida de la aplicación, inicio y cierre de jornada, toma de fotografía, digitalización de firma por quien recibe en faena, ingreso de incidentes e inicio, etc… Aparecerá un cuadro “Ventana emergente” en la pantalla informando que la función realizada se encuentra guardada correctamente en plataforma SITRACK.
IMPORTANTE: Una vez respaldado el servicio realizado con sus correspondientes firmas y fotografías, dejando en 0 (CERO) las “Tareas Pendientes”, se debe “Finalizar Jornada” en el menú TAREAS y volver a “Iniciar Jornada”. De esta forma conductor vuelve a quedar disponible para próximos servicios.
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8. AYUDA EN TERRENO. En caso de necesitar cualquier tipo de ayuda con la aplicación DIANA, existe un equipo SITRACK disponible para atender cualquier tipo de dudas, ya sean operacionales o funcionales.
- Teléfono de contacto:
- Correo de contacto: [email protected]
