FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 2 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
TABLA DE CONTENIDO PAGINA
1 Datos de identificacin 3
1,1 Nombre del procedimiento 3
1,2 Objetivo 3
1,3 Alcance 3
1,4 Responsable del procedimiento 4
1,5 Relacin con otros macroprocesos procesos o subprocesos
4
1,6 Numeral (es) de la norma (NTC ISO 9001 2008) a los que aplica el procedimiento.
4
2 Introduccin general 4
3 Justificacin 5
4 Condiciones Generales 6-8
5 Responsabilidades norma a los que aplica 9-10
6 Descripcin de las actividades la 11-16
7 Definiciones 17-18
8 Recursos 19-20
9 Registros 20
10 Referencias normativas 21
11 Revisin aprobacin y modificacin 21
12 Anexos 22-28
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 3 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
1.DATOS DE IDENTIFICACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 Nombre del
procedimiento
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
1.2 Objetivo
Establecer los parmetros para la creacin, edicin,
revisin, aprobacin, modificacin, anulacin
distribucin y difusin de los documentos del Sistema
de Gestin de la Calidad en la FCECEP
Definir los controles necesarios para la identificacin, el
almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el
tiempo de retencin y la disposicin de los registros.
Definir las actividades para la identificacin y
distribucin de los documentos de origen externo.
1.3 Alcance
Este procedimiento aplica para todos los documentos y
registros que se generan del Sistema Gestin de la
Calidad.
Caracterizaciones
Documentos
Formatos
Instructivos
Manuales
Mapa de proceso
Procedimientos
Reglamentos
Acuerdos institucionales Aplica para los siguientes documentos de origen
externo.
Marco legal
Norma ISO 9001 vigente
Polticas y lineamientos orden municipal, departamental , nacional e internacional
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 4 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
1.4 Responsable del
Procedimiento
Direccion de Calidad
1.5 Relacin con otros
macro procesos,
procesos o
Subprocesos.
Todos los procesos del Sistema Gestin de la
calidad de la FCECEP
1.6 Numeral (es) de la
Norma a los que
aplica el
procedimiento
4.2. Requisitos de la documentacin
4.2.1 Generalidades
4.2.3. Control de documentacin
4.2.4 Control de los registros
2. INTRODUCION GENERAL
NTC ISO 9001:2008 Requisito 4.2.3 Control de los documentos
Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben controlarse. Los
registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los
requisitos citados en 4.2.4.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios
para:
a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin,
b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente,
c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los
documentos,
d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso,
e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables,
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 5 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
f) Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su
distribucin, y
g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.
NTC ISO 9001:2008 Requisito
4.2.4 Control de los registros
Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de
gestin de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente
identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado
para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la
proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros
3. JUSTIFICACION
La NTC ISO 9001:2008 requiere que el Sistema Gestin de la Calidad, este
documentado, (ver numerales 4.2, 4.2.3 y 4.2.4) por tal motivo el proceso de
mejoramiento continuo, en articulacin con el subproceso de calidad ha generado
el presente procedimiento para la administracin de los documentos y registros del
sistema por proceso, el cual contiene las directrices, lineamientos y criterios de
gestin que ayudaran a los lideres en la organizacin, control y seguimiento de
la documentacin..
A continuacin encontrara en el desarrollo del procedimiento datos de
Identificacin, relacin con otros procesos del sistema, numerales a los cuales
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 6 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
aplica, descripcin de las actividades, definiciones, recursos, registros, referencias
normativas y los formatos a utilizar.
4. CONDICIONES GENERALES
a) Cada lder de proceso es responsable de mantener actualizada y disponible
la informacin mediante el monitoreo permanente de los listados maestros de documentos y registros en articulacin con la direccin de calidad., Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal a y b
b) Los documentos del Sistema Gestin de la Calidad, deben elaborarse en forma clara, precisa y coherente. para la eficiente utilizacin de los mismos y estos deben redactarse en tiempo infinitivo, (Ejemplo: hacer, establecer, medir, planear, organizar, ejecutar, dirigir, revisar, verificar, etc...), Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal e.
c) Los documentos se establecen para su estricto cumplimiento, por lo tanto deben ser de fcil acceso para el personal involucrado con el mismo. Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal e.
d) Los documentos y registros del Sistema de Gestin de la Calidad deben diligenciarse en forma electrnica o manualmente con lapicero de tinta negra y letra legible, sin tachones ni enmendaduras que alteren la integridad del documento. Numeral 4.2.3 NTC ISO 9001 Control de documentos, literal a, b, c, d y e.
e) Los documentos que se generan en el Sistema Gestin de la Calidad, no deben ser alterados en su forma, codificacin y versin.
f) Los registros del Sistema Gestin de calidad, se deben conservar en tal forma que se puedan consultar con facilidad en los puntos de uso.
g) Los registros y documentos fsicos sern guardados en lugares libres de:
humedad, roedores, situaciones que provoquen su deterioro, y donde se
controle su manipulacin
h) Todo documento de carcter interno de la FCECEP debe contener lo siguiente:
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 7 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
Encabezado
FUNDACIN CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS
PROFESIONALES
Aqu comienzan a ser realidad tus sueos
NOMBRE DOCUMENTO
Cdigo: XX-YYY-ZZZ
Versin:
Fecha: DD-MM-AAAA
Ttulo o nombre del documento: determina el tipo de documento y
su nombre; por ejemplo manual de calidad, procedimiento control de documentos, registro de asistencia.
Cdigo: La Codificacin del Sistema de Gestin de Calidad obedece a la siguiente estructura:
XX YYY ZZZ; en donde:
XX= Describe el tipo del documento (procedimiento, formato u otro) y son:
TIPOS DE DOCUMENTOS
CODIFICACION
MANUALES XX = MN
PROCESOS XX = PC
PROCEDIMIENTOS XX = PR
INSTRUCTIVOS XX = IN
FORMATOS XX = FR
DOCUMENTOS XX = DC
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 8 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
REGLAMENTOS XX = RG
BOLETIN INSTITUCIONAL XX = BI
YYY= Describe el proceso al cual pertenece el documento.
ZZ= Consecutivo, se refiere al orden de generacin de los documentos por proceso y tipo. Este cdigo es asignado por la
No PROCESO CODIFICACION
1 GESTION DE LA DIRECCION YYY- GED
2 GESTION ACADEMICA YYY- GEA
3 MEJORAMIENTO CONTINUO YYY- MEC
4 ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
ACADEMICO
YYY- ARC
5 PRESTACION DEL SERVICIO
ACADEMICO
YYY- PSA
6 GESTION DE RECURSOS YYY- GER
7 GESTION DEL TALENTO HUMANO YYY - GTH
8 BIENESTAR INSTITUCIONAL YYY- BIE
9 GESTION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
YYY-GAF
10 SECRETARIA GENERAL - JURIDICO YYY- SGJ
11 CONTRALORIA, REVISORIA Y
AUDITORIA
YYY-CRA
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 9 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
Direccin de Calidad y no debe ser modificado bajo ninguna circunstancia.
En la ltima pgina de los documentos se ubicar un pie de
pgina con la siguiente informacin, para su debida aprobacin
ASPECTO CARGO FIRMA
Elaboro
Reviso
Aprob
5. RESPONSABILIDADES
DIRECCION DE CALIDAD
a) Elaborar y mantener actualizado el listado maestro para el control de los
documentos y registros de acuerdo con la informacin recibida de los
lderes de los procesos, incluyendo los documentos externos.
b) Asegurar el completo diligenciamiento del formato Creacin o modificacin
(Ver Anexo No.1).
c) Verificar la aplicacin y control de los documentos a travs de las auditoras
internas de calidad.
d) Asegurarse de prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos en
caso de que se guarden por alguna razn.
LIDER OPERATIVO (Responsable de elaboracin del documento)
a) Funcionario interno que tenga las competencias necesarias para el diseo
del documento.
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 10 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
b) Elabora los documentos asignados acorde con las instrucciones dadas por
el lder de Autoridad o responsabilidad del proceso.
c) Realiza los cambios en los documentos de acuerdo con las notas y/o
informacin sugerida por el lder de Autoridad o responsabilidad del proceso
LDER RESPONSABLE (Responsable del ciclo documental, edicin, revisin,
aprobacin y distribucin)
a) Detecta la necesidad de crear, modificar o anular documentos e informar al
lder de autoridad y a la direccin de Calidad sobre esta situacin.
b) Supervisa o ejecuta el ciclo documental (edicin, revisin, aprobacin,
distribucin) de los documentos bajo su responsabilidad.
c) Define las personas a quien se les distribuir el documento y realizar su
distribucin, en articulacin con la direccin de calidad.
d) Provee entrenamiento a las personas que participan en el proceso sobre el
documento y su aplicacin.
e) Verifica que el contenido de los documentos asignados, sea coherente con
la realizacin de los procesos a los cuales hace referencia y la necesidad
de realizar los ajustes correspondientes
f) Verifica la aplicacin del documento.
g) Asegurarse de prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos en
caso de que se guarden por alguna razn.
h) Informa a la direccin de calidad sobre cambios realizados a los documentos.
i) Reinicia el ciclo documental en caso de que no cumpla con algn objetivo previsto
j) Mantener actualizada la matriz de requisitos legales y la de indicadores. .
LDER DE AUTORIDAD (Responsable de que se cumplan los requisitos de la
norma, en relacin con la administracin de la documentacin.
a) Aprueba los documentos generados dentro del proceso.
b) Realizar seguimiento y control a los documentos de su proceso.
c) Solucionar las problemticas que se presenten en el ciclo documental, que
no puedan ser resueltas por el lder responsable u operativo.
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 11 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
d) Garantizar que la documentacin se encuentre de manera permanente en
los puntos de uso, de acuerdo con los listados maestro de documentos y
registros.
6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
1. CREACION, MODIFICACION, REVISION, APROBACION, CODIFICACION, DISTRIBUCION Y DOCUMENTOS OBSOLETOS.
Los pasos que se deben seguir durante la elaboracin,
revisin y aprobacin de los documentos son los
siguientes:
1.1 Elabora la propuesta de la modificacin o nuevo
documento.
1.2 Solicita a la Direccin de calidad el formato de
Creacin o modificacin de documentos (Ver anexo
No 1 FR-MEC-01) para su diligenciamiento.
1.3 Diligencia el formato de solicitud Creacin o
modificacin de documentos y lo entrega al lder de
Autoridad para su debida aprobacin
1.4 Aprueba la solicitud de Creacin o modificacin de
documentos y lo entrega a la Direccin de calidad a
travs del lidere operativo
1.5 Verifica el completo diligenciamiento del formato de
solicitud Creacin o modificacin de documentos,
1.6 Realiza los ajustes en caso de considerarlo necesario
y procede con la codificacin del documento
Lder Responsable y
Operativo
Lder Responsable y
Operativo
Lder Responsable y
Operativo
Lder de Autoridad
Direccin de Calidad
Direccin de Calidad
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 12 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
1.7 Una vez codificado el documento, se incluye en la
caracterizacin y listado maestro de documentos,
segn con la funcin que este cumpla dentro del
proceso.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: El
Listado maestro de documentos se genera por
proceso y contiene la siguiente presentacin: (Ver
anexo No. 3 FR-MEC-03)
No.: Se debe escribir el nmero consecutivo de
documentos generados.
Cdigo del documento: Describe el cdigo del
documento de acuerdo con el numeral 6.
Versin: Se debe escribir el nmero de cambios
o actualizaciones que ha tenido el documento.
Nombre del documento: Se refiere al nombre o
ttulo del documento.
Tipo de documento: Se refiere a la clase de
documento si es formato
Tipo de distribucin: Se refiere al medio en que
fue distribuido el documento, ya sea impreso
(fsico) o en medio magntico.
Fecha de aprobacin: (Versin Vigente)
corresponde a la fecha en que los documentos
fueron aprobados.
Copias distribuidas a: En este campo de deben
marcar los procesos que tiene copias controladas
de los diferentes documentos.
Direccin de Calidad
y Lder de
Responsabilidad
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 13 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
1.8 Se realiza la distribucin a travs del correo electrnico
a los lderes del proceso dejando registro en el
formato distribucin de documentos (Ver anexo No. 2
FR-MEC-02),
1.9 Define a que personas que participan en el proceso se
les distribuir el documento, dejando registro en el
formato distribucin de documentos (Ver anexo No. 2
FR-MEC-02).
1.10 La distribucin controlada de documentos en fsico
se realizara con sello de copia controlada, cuando sea
en forma electrnica ser en formato PDF para su
debido uso.
1.11 Asegurarse de recoger las copias que quedan
obsoletas.
Lder de autoridad o Responsabilidad Direccin de calidad
Lder Responsable
Direccin de Calidad
Lder Responsable
Direccin de Calidad
Lder Responsable
Direccin de Calidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
2. CONTROL DE LOS REGISTROS: Se han establecido
y se mantienen los registros necesarios para proporcionar
evidencia de la conformidad con los requisitos as como
de la operacin eficaz del sistema de gestin de calidad.
El control de los registros se realiza de acuerdo con el
listado maestro de registros del Sistema de Gestin de
Calidad (Ver anexo No. 4 FR-MEC-04), incluyendo los
siguientes elementos:
Identificacin del Registro: Se debe escribir aqu
el nmero consecutivo.
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 14 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
Versin: se refiere al nmero de veces que ha sido
modificado
Nombre del registro: Se refiere al nombre o ttulo
del registro.
Responsable del diligenciamiento y/o
administracin: Se debe aclarar quin es el
responsable por la recoleccin y almacenamiento
del registro y se especifica en funcin del cargo.
Almacenamiento Proteccin: Se debe definir el
lugar donde se archivan los registros, y debe
indicar:
o Lugar de almacenamiento (oficina o archivador)
o Medio (papel Magntico)
o Mtodo (folder a-z carpeta)
Recuperacin: Indizacin (Cronolgica, Numrica,
alfabtica): Se debe describir claramente la forma
como se encuentran ordenados los registros, ya
sea por nombre, fecha, numeracin, proceso,
codificacin, particular u otra.
Acceso (Cargo(s)): Se deben describir aqu las
restricciones, si las hay, los responsables por la
autorizacin o los cargos que tienen acceso a los
registros.
Disposicin final de los registros: Si, el
documento es fsico se debe diligenciar el listado
maestro de registros, identificando el motivo de la
eliminacin, fecha y hora.
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 15 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
Documentos obsoletos: Los documentos
obsoletos no tienen vigencia porque se han
generado nuevas versiones mejoradas y por lo
tanto deben ser claramente identificados, para ello
se establecer una carpeta OBSOLETOS por
cada uno de los procesos existentes en la
institucin cuando sean de forma magntico, en
caso de ser fsicos se destruan teniendo en cuenta
el punto Control de Registros colocando el sello de
obsoletos para su utilizacin.
2.1 Los documentos obsoletos que se quieran guardar en
fsico se les colocara el sello de "obsoleto", para su almacenamiento, en caso de ser electrnico se cortara y se pegara en la carpeta de obsoletos ubicada en el servidor institucional.
2.2 Para la dar de baja un documento se diligencia el formato Creacin o modificacin de documentos en la casilla dar de baja, seguidamente contina con el diligenciamiento del formato, una vez aprobado por el lder de autoridad, se enva a la Direccin de calidad para la exclusin del listado maestro de documentos internos.
2.3 Una vez diligenciada y aprobada la solicitud de la
anulacin del documento, se informa al personal o proceso afectado directa o indirectamente, a travs de correo electrnico el motivo de la anulacin
o Tiempo de Retencin (periodo acadmico,
2, 3, 5 hasta 100 aos, permanente): Se indica el tiempo durante el cual se conservaran los registros.
o Disposicin final: (Incineracin, rasgado y Acta, No aplica)
o Observacin: Frente al estado del registro
o a la revisin desarrollada.
Lder Responsable Direccin de Calidad
Lder Responsable Direccin de Calidad
Lder Responsable Y Operativo
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 16 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
3. DOCUMENTOS EXTERNOS: Los documentos externos
no poseen los distintivos que identifican a los documentos
del Sistema de Gestin de Calidad, estos documentos se
registran en el listado maestro de documentos externos
(Ver anexo No. 6 FR-MEC-06),
Para su control se regirn por las siguientes pautas:
El Marco Legal se registra y actualiza en la
Matriz de requisitos Legales. (Ver anexo No. 8
FR-MEC-21),
Cada vez que se reciba una nueva versin del
documento, el lder responsable debe informar a
la Direccin de calidad para ser incluido en el
listado maestro de documentos externos, para
asegurar su distribucin y control de obsoletos
(se desecha la versin anterior).
Lder Responsable Direccin de Calidad Lder Responsable Direccin de Calidad
ACTIVIDADES RESPONSABLE (S)
4. COPIAS DE SEGURIDAD DEL S.G.C.: Con el objeto
de preservar los documentos del Sistema de Gestin de Calidad, estos se almacenaran en medio magnticos en el servidor institucional y su preservacin se asegurara mediante back up.
Lder del proceso Gestin de Recursos Direccin de Calidad
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 17 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
7. DEFINICIONES
a) ALMACENAMIENTO: Accin de recopilar y organizar los registros segn un
criterio definido, desde los procesos donde se originan.
b) BOLETIN INSTITUCIONAL: Es un tipo de documento utilizado para la difusin de
la informacin que se genera en la Institucin.
c) DISPOSICIN: Accin por realizar cuando se ha cumplido el tiempo de retencin
del registro como "documento activo".
d) DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel documento que por su cambio de versin,
deja de pertenecer al Sistema gestin de calidad.
e) DOCUMENTO: Diploma, carta, memorandos, guas, instructivos u otro escrito que
ilustra acerca de algn hecho. Cualquier otra cosa que sirve para ilustrar o
comprobar algo.
f) DOCUMENTOS CONTROLADOS: Son aquellos documentos que su distribucin y
actualizacin deben ser registradas en el listado maestro de documentos y
registros.
g) DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos documentos sobre los cuales la
Institucin no tiene capacidad de creacin o modificacin alguna, es decir, que
vienen controlados y la organizacin aprueba su uso mediante su inclusin en la
documentacin del Sistema Gestin de la Calidad.
h) DOCUMENTOS INTERNOS: Son aquellos documentos que se generan al interior
de la Institucin tales como: Manual de calidad, Procedimientos, Formatos, Guas,
Instructivos, memorandos.
i) DOCUMENTOS NO CONTROLADOS: Son aquellos documentos de carcter
perecedero que no requieren actualizacin permanente.
j) FORMATO: Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el
Sistema gestin de la calidad.
k) IDENTIFICACIN: Accin que permite reconocer los registros de calidad y
relacionarlos con un proceso del Sistema de Gestin de la Calidad.
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 18 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
l) INSTRUCTIVO: Es un documento que explica como se debe realizar una tarea
con un alto nivel de detalle. Ej.: Explicacin para diligenciar un formato.
m) LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS: Relacin de
documentos que aplican en los procesos Institucionales, debidamente
identificados y clasificados.
n) MANUAL DE CALIDAD: Es un documento que enuncia la poltica de calidad y
que describe el Sistema Gestin de la Calidad de la FCECEP.
o) MANUAL: Es un documento tcnico de un determinado sistema que intenta dar
asistencia paso a paso a sus usuarios, frente a una necesidad interna de la
organizacin.
p) PROCEDIMIENTO: Manera especificada de realizar una actividad. Documentos
que tiene el mtodo, los pasos o serie de operaciones con que se pretende
obtener un resultado.
q) PROCESOS; Actividad que utiliza recursos y que se gestiona con el fin de permitir
que los elementos de entrada se transformen en resultados.
r) PROTECCIN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los
registros de calidad.
s) RECUPERACIN: Conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros
de calidad y para permitir su consulta solamente a los procesos autorizados.
t) REGISTRO DE ACCESO RESTRINGIDO: Registro disponible para consulta slo
por el proceso autorizada.
u) REGISTRO DE LIBRE ACCESO: Registro disponible para consulta de todos los
empleados de la Institucin.
v) REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas.
w) REGLAMENTO: Documento que comprende las polticas y normas de la
institucin que rigen a los integrantes de la misma, por ejemplo: reglamento interno
de trabajo, reglamento de biblioteca, estatuto docente etc.
x) SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD: Es la estructura organizacional, los
procedimientos, manuales, procesos, proyectos, objetivos de calidad, poltica, y
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 19 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
los recursos necesarios para implementar la administracin del Sistema de
Gestin de la calidad.
y) TIEMPO DE RETENCIN: Tiempo durante el cual se almacenan los registros de
calidad.
8. RECURSOS (En trminos de personal, formacin equipos y materiales)
RECURSO HUMANO
Perfil profesional y competencia Grado de utilizacin (Dedicacin laboral
en horas)
1. Profesional en Ciencias Econmicas o
Ingenieras, con capacitacin en temas
relacionados con la calidad, con
experiencia 1 ao en administracin e
implementacin de sistemas de gestin.
45 Horas
Semanales
RECURSOS FISICOS
Tipo y caractersticas
Grado de utilizacin
en horas, jornadas o
periodos acadmicos
1. Oficina debidamente equipada
45 horas
Semanales
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 20 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
RECURSOS EQUIPOS Y MATERIALES
Tipo y caractersticas Grado de utilizacin en horas, jornadas o periodos acadmicos
1. Servidor para el almacenamiento de
la informacin del sistema,
45 horas
semanales
2. Memorias USB por proceso
45 horas
semanales
3. Estanteras, archivadores, Az,
papelera, folders.
45 horas
semanales
9. REGISTROS (Los registros relacionados con las actividades descritas en
el procedimiento)
No. CODIGO NOMBRE DEL REGISTRO
1
FR-MEC-001
CREACIN O ACTUALIZACIN DE
DOCUMENTOS
2 FR-MEC-002 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
3 FR-MEC-003 LISTADO MAESTRO DOCUMENTOS
INTERNOS
4 FR-MEC-004 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 21 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
5
FR-MEC-006
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
EXTERNOS
6 FR-MEC-007 CONTROL DE CAMBIOS
Nota: Estos registros deben quedar en el listado maestro de registros y/o de
documentos.
10. REFERENCIAS NORMATIVAS
NTC ISO 9001:2008.Norma tcnica colombiana.
GTC 200:2011. Gua para la implementacin de la Norma ISO 9001 en
establecimientos educativos
GTC ISO /TR 10013:2002. Directrices para la documentacin del Sistema
Gestin de la Calidad
11. REVISON APROBACIN Y MODIFICACIN
PROCESO DE
APROBACIN
CARGO FIRMA
Elabor Directora de Calidad
Revis Representante de la Direccin
Aprob Rector
12. ANEXOS (formatos, fotos, tablas, grficos, diagramas de flujo y
formularios)
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 22 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
DD MM AAAA
DD MM AAAA
DD MM AAAA
APROBADO
DAR DE BAJAACTUALIZACION DE DOCUMENTONUEVO DOCUMENTO
Creacin o actualizacin de documentos
Procesos involucrados
Cdigo: FR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 11-07-2017
Datos del solicitante
Cargo
Dependencia
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Fecha de solicitud:
Observaciones del lder de proceso:
Firma del solicitante:
Nombre
Informacin de la creacin o actualizacin del documento
Tipo de documento
Justificacin de la creacin, actualizacin u obsolescencia del documento
NEGADO
Firma recibido Directora de
Calidad
Descripcion de la solicitud
CONCEPTO DEL LIDER DE PROCESO
Firma del lder de proceso:
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 23 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCESO:
SI NO
CARGOFECHAVERSION FIRMA QUIEN RECIBEFIRMA
Cdigo: FR-MEC-02
Versin: 02
Fecha: 11-07-2012
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Nombre del documento: CODIGO:
DEVUELVE COPIA
OBSOLETA?
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 24 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
G R
EC
UR
SO
S
AAAA
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS
Versin
Proceso:MEJORAMIENTO CONTINUO
No.
Cdigo: FR-MEC-03
Versin: 02
Fecha: 11-07-2012
G T
H
TIPO DE
DISTRIBUCIN
Fecha aprobacin
(versin vigente)COPIAS DISTRIBUIDAS A:
PC
IMPR
ESO
Nombre del documento
G A
CA
DEM
ICA
MM
G D
IREC
CIO
N
PR
EST
D
EL
SER
VIC
IO
AC
AD
EM
ICO
MEJO
RA
MIE
NTO
CO
NTI
NU
O
MA
TRIC
ULA
S
DDCdigo del
documentoTipo de documento
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 25 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
Identificacion
del RegistroVersion Nombre del documento Fecha
Responsable del
diligenciamiento y/o
Administracion
Almacenamiento Proteccin RecuperacionTiempo de
retencin
Disposicin
final Observacion
Cdigo: FR-MEC-04
Versin: 02
Fecha: 11-07-2012
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 26 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL DOCUMENTOFECHA
(Version)RESPONSABLE DE CUSTODIA DISTRIBUCION FIRMA FECHA
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS
PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: FR-MEC-06
Versin: 02
Fecha: 11-07-2012
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 27 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS
PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
CONTROL DE CAMBIOS
VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO FECHA
Cdigo: FR-MEC-07
Versin: 02
Fecha: 11-07-2012
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE
ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu Comienzan a ser realidad tus sueos
Cdigo: PR-MEC-01
Versin: 02
Fecha: 18-07-2012
Pgina: 28 de 28
PROCEDIMIENTO INSTITUCIONAL
NTIPO DE
LEGISLACIN
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
ENTIDAD QUE
EXPIDE EL
DOCUMENTO
FECHA DE
EXPEDICIN
TEMA O EJE CENTRAL
DEL DOCUMENTO
MEDIO
DISPONIBLE
PROCESO QUE
LE APLICA
SOPORTE QUE
DEMUESTRE EL
CUMPLIMIENTO
FUNDACION CENTRO COLOMBIANO DE ESTUDIOS PROFESIONALES
Aqu comienzan a ser realidad tus sueos Cdigo: DC-MEC-021
Versin: 01
Fecha: 04-07-2012MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES