Date post: | 11-Aug-2015 |
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1
PRIMERA ETAPA Elaboración del Plan de
Objetivos y Metas SEGUNDA ETAPA
Documentación e implementación del Sistema de Gestión.
TERCERA ETAPA Revisión y certificación del
Sistema de Gestión.
2
Elaboración de la Estrategia de la Organización
Elaboración del Organigrama y Manual de Funciones de la organización
Elaboración del Mapa de Procesos
3
Visión. Misión. Valores. Política de Gestión (Calidad). Objetivos estratégicos.
4
Debe contener los siguientes aspectos: Futuro deseado. El alcance geográfico. En que momento. Ventaja a aprovechar para lograr dicha
visión.
5
Se trata de la imagen de lo que deseamos que sea nuestra organización en el futuro, de forma realista y atractiva: pensar el futuro en presente, de modo que sepamos hacia dónde queremos llevar nuestra organización, cómo queremos que nos vean nuestros clientes y la sociedad en general.
6
Debe contener los siguientes aspectos Compromiso con los clientes. Alta calidad de productos y servicios. Mejoramiento continuo. Ventajas y diferencias con los
competidores que permitan atraer y mantener clientes.
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Consiste en cómo conseguiremos llegar a dar esa imagen que deseamos para el futuro. Es decir, qué camino se debe realizar para llegar a la visión que se plantea de la organización.
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Son el conjunto de características y cualidades que buscamos en la personas que trabajan con nosotros, y que nos facilitarán llegar a la visión y seguir la misión que hayamos definido.
9
Debe contener lo siguiente (Requisito 5.3 ISO 9001:2000) Definir el negocio. Compromiso de cumplir requisitos y
mejorar continuamente los procesos. Da el marco de referencia para los
objetivos estratégicos.
10
Debe reflejar la manera actual de trabajar.
Debe incluir al Representante de la Dirección.
Debe estar en función de la organización y no de personas.
Debe ser aprobado por la Gerencia General
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GERENCIA GENERAL
GERENCIA GENERAL
LOGISTICALOGISTICA
PRODUCCIONPRODUCCION
VENTASVENTAS
GESTIÓN DECALIDAD
GESTIÓN DECALIDAD
ADMINISTRACIONADMINISTRACION
COMPRASCOMPRAS
ALMACENESALMACENES
TRANSPORTESTRANSPORTES
ACONDICIONADOACONDICIONADO
PULIDOPULIDO
ACABADOSACABADOS
CONTROL DECALIDAD
CONTROL DECALIDAD
PUBLICIDADPUBLICIDAD
MARKETINGMARKETING
RECURSOSHUMANOS
RECURSOSHUMANOS
CONTABILIDADCONTABILIDAD
COBRANZASCOBRANZAS12
Explica de manera resumida las funciones de cada una de las posiciones del organigrama.
Incluye objetivos, responsabilidades y atribuciones de las posiciones.
Debe ser aprobado por la Gerencia General.
13
Refleja todos los Procesos que se realizan dentro de la organización y la interrelación entre ellos.
En una primera etapa es un documento preliminar.
Debe incluir los aspectos estratégicos, mejora continua y gestión de recursos (humanos e infraestructura) 14
No intentar diagramarlo en una sola hoja.
En nivel de detalle dependerá del alcance del Sistema de Gestión.
Debe ser aprobado por la Gerencia General.
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GESTIÓN DERECURSOS
GESTIÓN DEPRODUCTOS
GESTIÓN DE LAMEJORA
CONTINUA
GESTIÓN DE LAESTRATEGIA
DEL NEGOCIO
RECURSOSNECESARIOS
RECURSOS NECESARIOSY AMBIENTE DE TRABAJO
NO CONFORMIDADESE INDICADORES
INFORMACIÓN PARALA DIRECCION
CLIENTES PEDIDOS
CLI
EN
TE
S
PRODUCTOSSOLICITADOS
QU
EJA
S Y
SU
GE
RE
NC
IAS
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
CLIENTES
REVISION DEL SISTEMA DEGESTION DE CALIDAD
ESTABLECIMIENTO DE LA VISIONY MISION DEL NEGOCIO
ELABORACION Y REVISION DEPOLITICA DE CALIDAD YOBJETIVOS DE CALIDAD
DISEÑO DE ESTRATEGIAS,OBJETIVOS Y METAS
DISEÑO Y PLANIFICACION DEPROCESOS DE GESTION
COMUNICACION DE LOSOBJETIVOS Y LAS
RESPONSABILIDADES
ESTABLECIMIENTO DE LASRESPONSABILIDADES Y
JERARQUIAS
VISION Y MISIONDEL NEGOCIO
POLITICA DE CALIDAD YOBJETIVOS ESTRATÉGICOS
ACUERDOSDE LA
REVISION
NECESIDADES YEXPECTATIVAS DE
CLIENTES YPARTES INTERESADAS
PLAN DE OBJETIVOS Y METAS
MANUAL DE ORGANIZACION,FUNCIONES Y PERFILES
PLAN DE OBJETIVOS Y METAS. RESPONSABILIDADES Y
JERARQUIAS DENTRO DE LOSPROCESOS
PLAN DEOBJETIVOS
Y METAS
MAPA DE PROCESOS
PLAN DEOBJETIVOS
Y METAS
GESTIÓNESTRATEGICA
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CLIENTES COMERCIALIZACION
IMPORTACIONES
DISEÑO
COMPRAS LOCALES
ALMACENAMIENTO DEMATERIA PRIMA
PLANIFICACION
PRODUCCION
ALMACENAMIENTO DEPRODUCTOS TERMINADOS
DESPACHO
BASES OPEDIDOS
REQUERIMIENTOSDE LOS CLIENTES
NECESIDADES
INSUMOS ADQUIRIDOS
INSUMOS PARALA PRODUCCION
PRODUCTOSTERMINADOS
PRODUCTOSTERMINADOS
NECESIDADES
INSUMOS ADQUIRIDOS
OR
DE
N D
E P
RO
DU
CC
ION
OR
DE
N D
E P
RO
DU
CC
ION
OR
DE
N D
E P
RO
DU
CC
ION
OR
DE
N D
E P
RO
DU
CC
ION
REQUERIMIENTOS
ESPECIFICACIONES
ESPECIFICACIONES
PRODUCTOSSOLICITADOS
GESTION DE LOS PRODUCTOS
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Son aquellos Procesos que inciden en mayor grado en la consecución de los objetivos.
Se determinan por consenso de los participantes de cada proceso.
Es muy importante la participación de la Gerencia General
19
Consiste en asignar un responsable a cada Proceso determinado.
La asignación es a la posición del Organigrama y no a la Persona.
Debe ser difundido a todo el personal de la organización.
20
En coordinación con cada responsable de Proceso se establecen los objetivos específicos para dicho Proceso.
Se realiza entre el Gerente General y el Responsable del Proceso.
Debe ser difundido entre el personal del Proceso.
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Se debe asignar el respectivo objetivo al Área correspondiente.
Se pueden establecer mas objetivos dentro de cada Área, llegando inclusive a los objetivos personales.
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Documento que resume los Objetivos Estratégicos de la organización Procesos Claves Objetivos Específicos Indicador utilizado Metas que se desean alcanzar y Responsables.
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Puede incluir además el periodo para alcanzar la meta.
Es Revisado y Aprobado por la Gerencia General.
Es difundido entre todos los Responsables.
Debe ser revisado al menos cada 3 meses.
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OBJETIVO ESTRATÉGICO
PROCESOOBJETIVO
ESPECIFICOINDICADOR META RESPONSABLE
Proceso de comercialización y planificación.
Lograr ganar la mayor cantidad de licitaciones
% de licitaciones ganadas Aumentar 50% Gerente de Marketing y Ventas
Proceso de producción. Cumplimiento de planes de producción
Días de retrazo en la culminación del plan de producción
Reducir a 0 Gerente de Producción
Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a tiempo
Días de retrazo en la entrega de pedidos
Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas
Planeamiento estratégico. Cumplimiento de metas trazadas
Cantidad de metas alcanzadas por periodo
100% de metas cumplidas por año
Gerencia General
Proceso de comercialización y planificación.
Aumentar la cartera de clientes y posibles clientes.
Cantidad de clientes nuevos por año
Aumentar 20% Gerente de Marketing y Ventas
Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a tiempo
Días de retrazo en la entrega de pedidos
Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas
Procesos de adquisición y mantenimiento de infraestructura.
Mantener la capacidad de producción al máximo
Cumplimiento de Plan de Mantenimiento
Retrazo injustificado máximo 15 días
Gerente de Producción
Proceso de almacenamiento. Mantener el stock de productos actualizados
Control de stocks físico Mínimo 6 controles de veces al año
Gerente de Logística
Proceso de producción. Fabricación sin reproceso % de reproceso (5%) Reducir al 2% Gerente de Producción
Número de auditorias internas realizadas por año
Mínimo 2 Gerencia General - Representante de la Dirección
Cantidad de no conformidades encontradas por auditoria interna
Gerencia General - Representante de la Dirección
Cantidad de charlas de mejora continua realizadas por año
Representante de la Dirección
Establecimiento y comunicación de responsabilidades y objetivos.
Impulsar una cultura de mejora continua dentro de la organización
3. DISMINUIR LA INCIDENCIA DE PRODUCTOS NO CONFORMES EN LA ORGANIZACIÓN
4. PROMOVER LA FORMACION INTEGRAL EN EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN
1. AUMENTAR EL NIVEL DE SATISFACCION DE LOS CLIENTES
2. INCREMENTAR DE MANERA SOSTENIDA EL VOLUMEN DE VENTAS
25
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Determinar VISON, MISION,OBJETIVOS ESTRATEGICOS,
POLITICA DE CALIDAD
Establecer ORGANIGRAMA,MANUAL DE FUNCIONESDiseñar el MAPA DE PROCESOS
Establecer los PROCESOS CLAVEque inciden en cada OBJETIVO
ESTRATÉGICO
Establecer RESPONSABLES delprocesos de acuerdo al
ORGANIGRAMAEstablecer OBJETIVOSESPECIFICOS para cada
PROCESO CLAVE
Asignar OBJETIVOS ESPECIFICOSa cada área de la ORGANIZACIÓN
OBJETIVO ESTRATÉGICO
PROCESOOBJETIVO
ESPECIFICOINDICADOR META RESPONSABLE
Proceso de comercialización y planificación.
Lograr ganar la mayor cantidad de licitaciones
% de licitaciones ganadas Aumentar 50% Gerente de Marketing y Ventas
Proceso de producción. Cumplimiento de planes de producción
Días de retrazo en la culminación del plan de producción
Reducir a 0 Gerente de Producción
Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a tiempo
Días de retrazo en la entrega de pedidos
Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas
Planeamiento estratégico. Cumplimiento de metas trazadas
Cantidad de metas alcanzadas por periodo
100% de metas cumplidas por año
Gerencia General
Proceso de comercialización y planificación.
Aumentar la cartera de clientes y posibles clientes.
Cantidad de clientes nuevos por año
Aumentar 20% Gerente de Marketing y Ventas
Proceso de despacho. Realizar todas las entregas a tiempo
Días de retrazo en la entrega de pedidos
Reducir a 0 Gerente de Marketing y Ventas
Procesos de adquisición y mantenimiento de infraestructura.
Mantener la capacidad de producción al máximo
Cumplimiento de Plan de Mantenimiento
Retrazo injustificado máximo 15 días
Gerente de Producción
Proceso de almacenamiento. Mantener el stock de productos actualizados
Control de stocks físico Mínimo 6 controles de veces al año
Gerente de Logística
Proceso de producción. Fabricación sin reproceso % de reproceso (5%) Reducir al 2% Gerente de Producción
Número de auditorias internas realizadas por año
Mínimo 2 Gerencia General - Representante de la Dirección
Cantidad de no conformidades encontradas por auditoria interna
Gerencia General - Representante de la Dirección
Cantidad de charlas de mejora continua realizadas por año
Representante de la Dirección
Establecimiento y comunicación de responsabilidades y objetivos.
Impulsar una cultura de mejora continua dentro de la organización
3. DISMINUIR LA INCIDENCIA DE PRODUCTOS NO CONFORMES EN LA ORGANIZACIÓN
4. PROMOVER LA FORMACION INTEGRAL EN EL PERSONAL DE LA ORGANIZACIÓN
1. AUMENTAR EL NIVEL DE SATISFACCION DE LOS CLIENTES
2. INCREMENTAR DE MANERA SOSTENIDA EL VOLUMEN DE VENTAS
PLAN DE OBJETIVOS Y METAS
VISION de la EmpresaMISION de la EmpresaPOLÍTICA DE CALIDADObjetivos1. Objetivo A2. Objetivo B3. Objetivo C4. Objetivo D
S ecretaria
Im portac ionesE xportac iones
C om erc io E xterior
M arketin g G estión d e la C alid ad
F inanzasC on tab ilidadC ob ranzasS istem asR ecu rsos H u m an os
A d m in istrac ión
A lm acen esC om p ras localesD esp ach os
Log ística
A rm ado de k itsA rm ado de m ed idoresA feric iónA cab ados
P rodu cción
V en tas nacionalesL ic itac iones
C om erc ializac ió n
G eren te G en eral
MANUALDE
CALIDAD MOF YPERFILES
Documentación del Sistema de Gestión.
Implementación de la documentación. Revisión de la documentación.
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Comprende los siguientes documentos: Manual de Calidad. Procedimientos Obligatorios
(6). Procedimientos adicionales. Instrucciones. Registros (formatos).
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Requisito: Mapa de Procesos. Consiste en el desarrollo del Mapa de
Procesos guardando relación con la Norma ISO 9001.
Debe ser aprobado por el Gerente General.
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Documento que contiene la descripción de la ejecución de algún Proceso.
Incluye a los responsables de las actividades.
Quién hace qué.
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Identificación: Nombre descriptivo Número de código. Fecha de emisión. Número de revisión.
Contiene el cargo de: Elaborado Revisado Aprobado
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Contiene: Objetivo: El resultado
esperado del Proceso que se esta documentado
Alcance: En qué área o proceso se aplica.
Definiciones: De términos que sean usados dentro del Procedimiento.
Referencias: Algún documento adicional necesario para su entendimiento
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Desarrollo: Descripción del Proceso. Puede hacerse en prosa o usando diagramas de flujo.
Registros: Los registros generados durante el Procedimiento.
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Control de Documentos. Control de Registros. Manejo de Productos No
Conformes. Auditorias Internas. Manejo de las Acciones
Correctivas. Manejo de las Acciones
Preventivas.34
Norma ISO 9001:2000 (4.2.1): La documentación del sistema de
gestión de la calidad debe incluir: d) los documentos requeridos por la
organización para la planificación, operación y control eficaz de sus procesos...
Incluir todo Procedimiento que sea necesario o cuya ausencia podría ocasionar un error.
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Documentos cuyos contenidos están dirigidos a la descripción de tareas especificas mencionadas en los Procedimientos.
Deben ser realizados por las personas involucradas en las tareas.
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Identificación: Nombre descriptivo Número de código. Fecha de emisión. Número de revisión.
Contiene el cargo de: Elaborado Revisado
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Documentos destinados a conservar la evidencia del cumplimiento de los Procedimientos.
Deben estar orientados a la recolección de datos de los Procesos.
Cuanto menos sean mejor.
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ENTRADASSALIDAS
ACTIVIDAD1
ACTIVIDAD2
ACTIVIDAD3
ACTIVIDAD5
ACTIVIDAD4
ACTIVIDAD6
ACTIVIDAD7 PROCESOENTRADAS SALIDAS
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La documentación debe ser difundida entre las personas involucradas en ella.
El cumplimiento de lo documentado es obligatorio.
Se realizan las correcciones necesarias durante esta etapa.
La documentación es acorde al Plan de Objetivos y Metas.
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Revisión y Certificación del Sistema de Gestión Implementado.
Etapas: Selección Certificador Auditoria Interna Pre-auditoria Auditoria de Certificación.
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Realizada después del Curso respectivo.
Realizada por personal de la organización.
Primera evaluación formal del Sistema.
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Auditoria llevada a cabo por el Certificador a fin de hacer una evaluación preliminar del Sistema de Gestión establecido.
Permite enfrentar al personal con el Auditor Externo.
Es opcional pero recomendable.
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Acontecimiento final de la Implementación.
Toma 2 días aproximadamente. Es común que sea realizada por mas de
un auditor.
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