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Planeación estratégica de Proyectos

Alineación a la estrategia del negocio

• La planeación estratégica es un proceso por el cual la alta administración:

– Analiza las características y habilidades del negocio

– Establece una visión de lo que desearía ser en el tiempo y decide las acciones para lograrlo.

Esto implica que se debe analizar y responder a los cambios en el medio ambiente y decidir cuáles son los

recursos para mejorar su posición competitiva.

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Planeación estratégica de Proyectos

• Una vez que se tiene la visión del negocio…

Se definen las implicaciones internas que se requieren

para reforzar la posición competitiva, cuyas acciones

serán variadas dependiendo del tipo de negocio y del

medio ambiente competitivo.

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Planeación estratégica de Proyectos

• Después de entender las acciones que deben realizarse, se

establecen los proyectos con los que se implantarán las

estrategias, asegurando de esta manera que tengan una

liga clara entre ambos.

• En ocasiones, los negocios son capaces de definir las

estrategias pero encuentran problemas en su implantación

a través de los proyectos por distintas causas y por las

demandas competentes que comparten recursos limitados.

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Planeación estratégica de Proyectos

Para asegurar que se realizarán los proyectos adecuados en el orden adecuado, un sistema de planeación estratégica de proyectos debe formarse por:

– Un plan estratégico que marque la dirección a seguir

en el establecimiento de estrategias y su implantación

– Un proceso para asignar prioridades a los proyectos derivados

– Esto requiere un compromiso de los stakeholders de cada nivel de la organización

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Planeación estratégica de Proyectos

• La participación del Administrador de

Proyectos en la planeación estratégica de

proyectos ofrece una serie de ventajas a

través del entendimiento de los beneficios

obtenidos con los productos resultantes, ya

que al hacerlo:

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Planeación estratégica de Proyectos

• Puede conocer la perspectiva global del enfoque de la organización

• Su experiencia provee detalles valiosos sobre las capacidades y limitantes de la organización

• Cada Administrador de proyectos puede apreciar su proyecto en relación con otros proyectos

• El conocimiento del criterio de selección facilita la reasignación de recursos y prioridades entre proyectos

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Planeación estratégica de Proyectos

• Este proceso consiste en la serie de

actividades que realizan los participantes

para evaluar y priorizar los proyectos que

deben ser realizados de acuerdo al

presupuesto asignado, de tal manera que se

obtengan los mayores beneficios para la

organización en un ambiente de balance

entre los factores de éxito, la inversión y el

riesgo.

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Planeación estratégica de Proyectos

La planeación estratégica inicia con una

serie de actividades para la definición de los

proyectos adecuados:

• Revisar y definir la misión de la organización

• Establecer metas y objetivos a largo plazo

• Analizar y formular estrategias para lograr los

objetivos

• Implementar estrategias a través de proyectos.

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Planeación estratégica de Proyectos

• A continuación se detalla cada una de las

actividades:

1. Revisar y definir la misión de la organización

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Planeación estratégica de Proyectos

• Identifica el alcance de la organización en términos

de su producto o servicio y comunica el propósito

de la organización a todos los stakeholders.

• Normalmente el estatuto de la misión no cambia

con el tiempo sin embargo, es necesario revisarlo

cuando el negocio se desenvuelve en un ambiente

cambiante.

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Planeación estratégica de Proyectos

La misión debe incluir en su definición:

• Productos/serviciosClientes/mercado + Dominio

geográfico Filosofía organizacional Tecnología

clave Imagen pública Concentración a la sociedad

• La misión provee guía y enfoque

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Planeación estratégica de Proyectos

2. Establecer metas y objetivos a largo

plazo

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Planeación estratégica de Proyectos

Los objetivos convierten la misión a términos específicos, concretos y que permiten medir los resultados, sus características son:

• Específicos, es decir, claramente definidos

• Medibles ya que permiten evaluar si fueron cumplidos

• Asignables a los responsables correspondientes

• Realistas con posibilidades de lograrse

• Con tiempo específico, es decir, limitados en el tiempo

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Planeación estratégica de Proyectos

• Por ejemplo, un objetivo para una empresa sería

incrementar las ventas en un 20% para el año 2004

• Los objetivos se enfocan a todos los niveles de la

organización y se enfocan a mercados, productos,

innovación, productividad, calidad, finanzas,

rentabilidad, empleados y consumidores.

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Planeación estratégica de Proyectos

3. Analizar y formular estrategias para

lograr los objetivos

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Planeación estratégica de Proyectos

Las estrategias determinan que hacer para lograr los objetivos ya que por ejemplo, si un objetivo es incrementar las ventas en un 20% esto podría lograrse mediante diferentes estrategias como:

• Abrir un sitio para el comercio electrónico

• Incrementar el número de vendedores de la fuerza de ventas

• Fortalecer los descuentos y promociones

• Hacer alianzas con distribuidores

• O una combinación adecuada de estas estrategias

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Planeación estratégica de Proyectos

En la definición de las estrategias se deben determinar y evaluar alternativas mediante el siguiente proceso:

• Análisis realista de la posición de la organización

• Análisis SWOT que deriva su nombre por sus siglas en inglés y consiste en determinar las fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas de la organización

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Planeación estratégica de Proyectos

• Fuerza. Ventaja de la empresa derivada de sus

competencias, de su tecnología o de sus procesos.

Una fuerza podría ser el tener una marca

reconocida

• Debilidad. Limitación de la empresa en alguno de

los factores anteriores, por ejemplo la falta de

conocimiento en tecnología computacional

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Planeación estratégica de Proyectos

• Oportunidad. Consiste en una fuerza que supera

las posibilidades del entorno, específicamente de la

competencia

• Amenaza. Limitación que no es una debilidad del

entorno, es decir, que la competencia ha

desarrollado. Un ejemplo sería que la competencia

estuviera realizando operaciones de comercio

electrónico, ya que la empresa no tiene habilidades

en ese aspecto

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Planeación estratégica de Proyectos

• Comparar alternativas con el portafolio actual de

posibles proyectos y los recursos disponibles.

• Seleccionar alternativas que apoyen la misión y

los objetivos de la mejor manera

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Planeación estratégica de Proyectos

4. Implantar las estrategias mediante los

proyectos seleccionados

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Planeación estratégica de Proyectos

• Esta etapa consiste en la definición de los

proyectos que deberán ser evaluados para

determinar la prioridad y el orden en que se

realizarán.

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Planeación estratégica de Proyectos

Para iniciar el compromiso de avanzar a la siguiente etapa, la alta administración y el equipo de selección de proyectos deben realizar lo siguiente:

• Asignación de recursos al portafolio de proyectos

• Establecimiento de la organización formal e informal para complementar y apoyar la estrategia

• Definición de un sistema de planeación y control.

• Motivación de los stakeholders

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