Productividad en el laboratorio de formulación magistral · gestión empresarial de la farmacia....

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Productividadenellaboratoriodeformulaciónmagistral

Productividad en el Laboratorio de Formulación Magistral: Herramientas para Mejorar la Gestión

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“Empieza por el principio - dijo el Rey con gravedad – y sigue hasta llegar al final; allí te paras”.

Alicia en el País de las Maravillas.

Agradecimientos

Carmen García Menéndez DESARROLLO Y DISEÑO

@carmenend [email protected]

Depósito Legal nº AS 00443-2016


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Índice: Introducción.

Prólogo.

Capítulo 1: Introducción a la gestión del t iempo

Capitulo 2:. Reglas para planif icar el t iempo: las rutinas.

Capítulo3:¿Urgenteoimportante?

Capítulo 4: Qué son y cómo defendernos de los ladrones del t iempo

Capítulo 5. Recursos (Recursos online sobre Gestión del Tiempo)

Capítulo 6. Aportaciones a la GDT

Del autor


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Introducción Martín Ramírez de Diego

"¡Válganme mis orejas y bigotes, qué tarde se me está haciendo!"

El Conejo Blanco. Alicia en el País de las Maravillas

Este eBook, “Productividad en el laboratorio de Formulación Magistral” es el resultado de

dos de mis pasiones: la formulación magistral y las TIC. Una conjugación de ambas:

modernidad y tradición, dieron lugar a @emulsionando hace ya 5 años. Desde entonces

todos los esfuerzos han ido para abrirle un hueco a la formulación magistral dentro de la

gestión empresarial de la farmacia.

El objetivo de este ebook es compartir ideas que aplico en mi laboratorio de formulación

Magistral que me permiten optimizar la gestión del mismo: la formulación magistral está

viva a pesar de la época tan convulsa que le ha tocado vivir. Y como viva que está,

evoluciona: aparecen nuevos principios activos, nuevos vehículos, nuevos excipientes,

nuevo utillaje y por tanto los procedimientos de trabajo deben estar en continua

actualización .

Todos los contenidos de este eBook “Productividad en el Laboratorio de Formulación

Magistral” están bajo la licencia Creative Commons: pueden ser utilizados por todos

vosotros de acuerdo a los términos de la licencia “Reconocimiento-No comercial-Sin obras

derivadas 3.0 España License de Creative Commons”.

Esta licencia implica que puedes copiar, distribuir y comunicar públicamente los

contenidos siempre que cites al autor (@emulsionado o Martín Ramírez de Diego), y no

puedes modificar el contenido ni puedes hacer un uso comercial de esos contenidos.

Por otra parte quiero comentar que todas las colaboraciones que tiene este eBook nadie

ha recibido un solo euro por la aportación de sus textos. Asimismo el eBook es de difusión

gratuita y cualquier beneficio económico que pueda generar irá destinado en forma de

donación a Farmamundi.

Finalmente quiero agradecer personalmente a José Luis Pérez su atenta disposición para

escribir el prólogo de esta publicación y a mi mujer @carmenend su generosa


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colaboración para desarrollar de forma desinteresada, la maquetación de este eBook y su

aportación en la gestión de los contenidos.

Espero que la lectura de este eBook te sea amena y útil y quedo a tu disposición por el

universo 2.0 para tratar contigo cualquier asunto que sea de tu interés.

Recibe un cordial saludo

Martín Ramírez de Diego @emulsionando. Farmacéutico comunitario y Cotitular de Farmacia Ramírez de Diego C.B.


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Prólogo En la cola de una farmacia :

“Buenas, mire, tengo mucha prisa –justificándose por cualquiera de las razones más

comunes. ¿Me haría el favor de dejarme avanzar en la cola? Gracias”

El farmacéutico (F) al cliente “Buenos días, ¿qué desea?”

El cliente (C ) al Farmacéutico ”Mire, Sr. Farmacéutico, en el centro de salud me han

indicado este remedio, el cual, según indica, solo me lo podrían elaborar en una farmacia

que fuera realmente innovadora. No sé si usted me podría ayudar”

F: “Veamos. Bien, dice aquí que se le formule a su medida una ´dosis de receta mágica

para administrársela ya, ¡Y, si es posible, EN VENA!’.

Realmente es una receta novedosa. No obstante, aquí no es la primera vez que hacemos

posible hasta lo imposible incluso para la medicina. Pues bien, dígame entonces, ¿qué

síntomas nota y desde cuándo?”

C: “Hace ya largo tiempo que me tomo de seguido un tranquilizante tras otro y cada vez

con más dosis. Tomo café para estar espabilado por el día, fumo en exceso, las noches

las paso ‘en vela’, me noto confuso, con imposibilidad de concentrarme, pensando en que

todo se me viene encima, cansado y sin ganas de nada. Tanto en casa como en el trabajo

me dicen que estoy enfadado y, ciertamente, me noto irritable. En fin…, no me da tiempo a

hacer todas mis tareas, y en aquellas que inicio veo que cometo fallos. Pienso también que

ya no soy capaz. A veces creo que ya no tengo remedio, y no veo medicina estándar alguna

que cure esta afección. En fin, estoy verdaderamente preocupado”

F: “Si le parece, le invito a pasar a nuestro laboratorio. No es usted el primer cliente con

este tipo de afectación”. Tras la aceptación por parte del cliente, ambos van accediendo a

través de una escalera de madera noble en forma de caracol a un iluminado primer piso. El

anfitrión marca un ritmo lento y pausado, totalmente distinto al que está acostumbrado

nuestro cliente.

En el ascenso se puede ir observando toda la planta baja, a modo de como si ya las ´las

ramas de los árboles nos van dejando ver todo un bosque´. El ascender de nivel supone

trascender desde un plano saturado de conversaciones cargadas de afectaciones a otro


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nivel superior, todo un amplio y clarificador espacio donde es fácil hasta lo más sencillo

como respirar.

El cliente, va escuchando estas esperanzadoras palabras: “Verá usted como más antes

que tarde encontramos la formulación adecuada a su problema. Yo le enseñaré los

ingredientes y usted debe de ir escogiendo la dosis adecuada a sus preocupaciones”

C: “Y dígame ¿cómo se denomina el componente principal de esa nueva medicina

adecuada a mi problema?”

F: “Verá que no le suena desconocido. Su ingrediente principal, se llama ´Tiempo´”

C: “¿Cómo dice?”

F: “Sí, lo ha oído bien, tiempo gestionado a medida”

Ya al alcanzar los últimos pasos se visualiza un rótulo que reza: Laboratorio de

formulación magistral : El remedio de siempre, en su justa medida”

Como en cualquier laboratorio farmacéutico se pueden divisar Probetas, Vasos de

Precipitados, cientos de botes con nombres extraños e impronunciables. Sin embargo, el

farmacéutico dirige a su cliente hacia una sala anexa y le dice que allí está el laboratorio

de formulación magistral del t iempo.

“Laboratorio de formulación magistral del tiempo”

Ante el asombro del cliente, el farmacéutico va enseñándole por este orden distintos

estantes a modo de ingredientes de la fórmula magistral

1. El primer ingrediente es la REFLEXIÓN sobre cuáles son los objetivos vitales,

profesionales, etc. Para completar la dosis de este componente no hay nada más a la vista

que un papel en blanco y un lápiz junto con un bote vacío (ilustrarlo) al lado de unas pocas

piedras grandes, otras medianas y otras muchas pequeñitas como si fueran gravilla. Se

trata de un juego que, a modo de metáfora, asemeja las piedras grandes a lo que es

importante que realicemos en cualquiera de nuestras facetas durante nuestra vida; las

medianas a lo que reviste cierta importancia y; por último, la gravilla a multitud de otras

tareas que nos invaden en el día a día y que, por su falta de relevancia nos impiden

disponer de tiempo para ejecutar lo importante.


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2. En el segundo estante, sorprendentemente identificado como “¿Quién te roba tu

t iempo?” hay dos carteles. Bajo el epígrafe del primero “Herramientas de

autoevaluación del t iempo”, se listan objetos tales como calendario, reloj, hoja de

cálculo, aplicaciones del Smartphone… Un segundo cartel muestra un título ciertamente

sorprendente a primera vista “Ladrones internos y externos”

Nunca podrías pasar a este tercer estante relacionado con el ingrediente “Plan de

cambio” sin haber clarificado bien los dos pasos anteriores. Lo que se puede observar

aquí es algo tan simple como una tabla de doble entrada donde en cada una de las celdas

de la primera fila figuran términos como:

• ¿Cuál es mi objetivo?

• ¿Qué primer paso doy para conseguir lo?

• ¿y si surge algún imprevisto, cuál es el proceder?

• ¿Cuándo empiezo y cuándo lo conseguiré definit ivamente?

• ¿Cómo me siento cuando avanzo? ¿Cómo me verá la gente de mi

entorno?

• ¿De qué manera puedo real izar el seguimiento de que cumplo según lo

previsto?

Y por fin, un último estante, de nuevo solo con lápiz y papel en blanco donde han de

escribirse unas frases entrecomilladas que fijen un compromiso personal de cambio.

F: “¿Sabe usted?, en cada uno de estos estantes figuran los componentes adecuados a su

dolencia. Las dosis, como antes le decía, tiene que fijarlas usted mismo y esto lleva un

tiempo de reflexión.

Entretanto, a modo de recetario, le pongo a su disposición esta publicación escrita por mi

gran amigo Martín Ramírez de Diego.

Martín vive como nadie la formulación magistral, llegando a atreverse con una de las

recetas más difíciles, la de administrar el tiempo incluso a sus compañeros de profesión en

farmacia. Verá que las recomendaciones funcionan con independencia de lo que usted se

dedique. En el tema de gestionar el tiempo no hay ni ricos ni pobres ni nos distingue la

profesión, todos tenemos potencialmente el máximo de posibilidades.


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José Luis Pérez (Pepel para los amigos) es Psicólogo y Formador de FADE, encargado de Cursos de Motivación y Gestión del t iempo a través de la empresa Formastur y uno de los causantes de que este pequeño ebook vea la luz gracias a su apoyo y a la est imulación constante al autor para que Gestionara mejor su laboratorio.


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Capítulo 1:

Introducción a la gestión del tiempo Martín Ramírez de Diego

¡Ah, eso lo explica todo! –dijo el Sombrerero–. El Tiempo no

tolera que le den palmadas. En cambio, si estuvieras en buenas relaciones con él, haría todo lo que tú quisieras con

el reloj".


Soy cotitular desde el año 1999 de una

farmacia de #elpueblomasbonitodelmundo

en Asturias: San Juan de la Arena. Está

situado en zona de costa. Esto supone una

importante estacionalidad de la demanda.

Censados en el concejo estamos

aproximadamente 1.500 personas, pero

esta cifra crece exponencialmente los meses

de verano.

Tengo un laboratorio de 5,5 m2 contando el

mobiliario, por lo que os podéis imaginar que

apenas cabe una persona a trabajar de cada vez y es necesario tenerlo impecable para

poder trabajar de una manera efectiva.

Uno de los principales problemas que tenemos los farmacéuticos que ejercemos la labor

en farmacia comunitaria es el de la organización de tareas.

• Llegar a la farmacia y encontrarse con un montón de pedidos de fórmulas

magistrales que debemos priorizar,

• Interrupciones que impiden que nos concentremos,

• El maldito teléfono,

• Visitadores que, cumpliendo con su trabajo, irrumpen en la farmacia sin avisar.


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• Salidas a mostrador por la razón que sea (se están formando colas, el cliente

pregunta expresamente por ti, alguna urgencia….)

Todo esto y mucho que sufrimos diariamente en el trabajo del laboratorio repercute de una

manera muy negativa en nuestra productividad . ¿O no?

Cuántas veces hemos oído: - No, yo no formulo que no tengo tiempo. – No. Yo no formulo

que no me es rentable. – No. Yo para cuatro fórmulas que tengo al año, cierro el

laboratorio…También hemos oído: ¡odio formular!. Pero como hay de todo en la viña del

señor, también hay otros muchos que decimos: - ¡¡Lo que más me gusta de mi

profesión es mantener la esencia de la profesión: fabricando

medicamentos individualizados a las necesidades de los pacientes!!

Si tu eres uno de ellos y quieres mejorar la gestión de tu laboratorio, que sea más rentable,

aumentando la productividad y disminuyendo costes además de aumentar la capacidad de

reacción ante aumentos o disminuciones de demanda entonces te aconsejo que sigas

leyendo.

Como se trata de compartir experiencias, trucos, ideas y demás, estoy disponible en las

redes sociales. Te animo a colaborar y…nos vemos en los bares 2.0!


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Capítulo 2.

Reglas para planificar el tiempo: Una rutina diaria. Martín Ramírez de Diego

- Minino de Cheshire, ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?

-Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar -dijo el Gato.

-No me importa mucho el sitio... -dijo Alicia. -Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes -

dijo el Gato.


Vamos a empezar por el principio y si tuviéramos una lámpara maravillosa como la de

Aladino ¿qué le pediríamos para que nos ayudara en nuestra tarea diaria?

• Organizar mejor mi laboratorio

• Combinar trabajo de laboratorio con interrupciones

• No quiero ponerme nervioso cuando tengo un montón de trabajo por delante.

• Quiero herramientas y pautas para automatizar procesos

• Quiero dar mejor servicio a mi cliente, quiero acortar los procesos.

• Quiero diferenciar mi tiempo laboral y el personal.

• Quiero aumentar mi productividad.

Y ahora bien…en sentido contrario, cuáles serían las principales barreras o inconvenientes

que me impiden conseguir estos objetivos.

• Los planes y previsiones no se cumplen

• Tengo múltiples tareas y funciones


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• No sé por dónde empezar

• Necesito hacer previsiones

• Todo son papeles.

Como decía aquel programa de Televisión: El Tiempo es Oro y como profesionales sabemos

que es verdad, porque lo sufrimos todos los días. La forma de mejorar nuestro uso del

tiempo no está como muchos suelen creer, en dedicar más o menos tiempo a cada

actividad, sino en invertir en cada una lo necesario.

La gestión del tiempo es algo fundamental, tanto en laboratorios pequeños como en

grandes, puesto que el laboratorio de formulación magistral es una activ idad

complementaria a la de la de dispensación de los medicamentos. Es preciso

tener este tema muy bien afinado para poder gestionar lo máximo posible gastando el

menor tiempo posible, es decir, el estrictamente necesario.

¿QUE?.• Conocetusobjetivos

¿CUÁNDO?• Ordénalosporprioridad

¿DÓNDE?

¿QUIÉN?• ¿tienesquehacerlotumismoopuedesdelegar?

¿CÓMO?

Laformademejorarnuestrousodeltiemponoestá,comomuchossuelencreer,endedicarmásomenostiempoacadaactividad,sinoeninvertirencadaunalo

necesario.


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Ley de Parkinson:

Seas consciente o no, probablemente hayas experimentado la ley de Parkinson muchas

veces en el laboratorio y ya no digamos en aquellos maravillosos años que ibas a la

Facultad!!

Tienes el plazo de 5 años para corregir alguna no conformidad en el laboratorio antes de la

siguiente inspección y cuándo lo haces? En los tres meses antes que debes solicitar la

inspección y llega el día de la inspección y te das cuenta que todavía no has corregido

alguna cosilla que tenías pendiente.

Si has experimentado alguno de esas situaciones sabrás

de que hablo. Durante meses o años no haces ninguna

de las tareas y de repente, comienzas a trabajar

rápidamente para terminar una tarea justo antes de

tiempo.

Si tu problema es este, que es producto también de

nuestra cultura empresarial donde se asocia en muchos

casos pasar más horas en el trabajo de las necesarias asociándolas a productividad te

puedo ofrecer algunas ideas:

Planif ica el día antes de que empiece:

Esta es la base de una gestión del tiempo: planif icar. Sí, al principio podríamos decir

que planificamos, planificamos y luego cuando llega el día… nos ocurren una serie de

circunstancias que nos hacen imposible cumplir con esta planificación. Esto nos produce

además de no haber terminado las tareas, una sensación de fracaso, mal humor, ….

Bien, en este libro quiero mostrar una serie de ideas para que la planificación sea un éxito.

También debo decirte que no hay una fórmula mágica, cada uno de nosotros debe escoger

el modo que le sea más útil y más acorde con el mismo.

•  “Eltrabajoseexpandehastallenareltiempodequesedisponeparasurealización".

LeydeParkinson.


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Tampoco es la intención de este libro garantizar que después de leerlo ya cambies tu

forma de trabajar de golpe. No. Ya me gustaría, pero no es tan fácil. Se trata de que

desarrolles pequeños cambios en tu forma de trabajar, te des cuenta de aquellos malos

hábitos y que intentes corregirlos. Propongo que si somos

capaces de analizar nuestros malos hábitos y seamos

capaces de buscar soluciones ya es todo un logro en si

mismo. Así que, compañeros, vamos a tomárnoslo con

calma, pero con paso firme. Paso a paso. Si en un paso

nos equivocamos, podemos dar marcha atrás sin volver al

inicio, solo al paso anterior.

Solo cuando tengamos bien implantado el paso pasamos

al paso siguiente. Según vayamos viendo cómo el cambio

de hábito nos beneficia, lo repetiremos sin necesidad de

considerarlo obligación. Lo repetimos, lo repetimos, lo

repetimos primero con disciplina , con motivación de

cambio hasta que se convierte en un hábito.

¿Te he convencido? Pues vamos a empezar:

La agenda

Me gustaría que hicieras el siguiente ejercicio: Busca un sitio donde puedas concentrarte al

menos media hora, puedes coger una libreta, agenda, aplicación informática específica de

gestión de tareas, o con el cuaderno de ejercicio anexo a este eBook…con lo que más a

gusto estés.

Tómate el tiempo que necesites. Como todo, pues la primera vez te llevará más tiempo,

pero recuerda que estamos experimentando y como todo, luego esos procesos serán

automatizados. Así que si te lleva 15- 30 minutos pensar todas las tareas, considéralos

muy bien empleados.

Acciones

Vamos a anotar todas las acciones que tienes que realizar en tu laboratorio (y cuando digo

todas, quiero decir hasta la más insignificante que se te ocurra).

Voy a ayudarte proponiéndote algunas ideas:


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• Atención a los pedidos diarios.

• Comprobar la humedad del laboratorio.

• Atender propuestas comerciales

• Leer documentación de medios especializados.

• Actualizar los PNT´s.

• Estudió de nuevas fórmulas o mejorar las actuales

Dividir las acciones en tareas:

Evidentemente, por ejemplo, para la tarea nº 1 que es: “Atención a los pedidos

diarios” conlleva asimismo muchas subtareas:

Ahora nos tenemos que dedicar a establecer estas subtareas que conlleva:

o Recepción de pedidos de FM/PO. o Revisión de los pedidos o Fórmulas y preparados elaborados o Control de entrega de FM/PO.

Div ide las tareas en subtareas

En la agenda, señalar las acciones dividiéndolas en TAREAS, dividiéndolas lo más posible,

sobre todo si son complejas. Es decir para subir al piso de arriba, mejor con escaleras.

Agrupar las tareas

AGRUPAMOS las tareas que se puedan realizar de forma conjunta, es decir, por ejemplo: la

lectura de propuestas comerciales puede ir agrupada con actualización de conocimientos

mediante medios especializados. Es decir, de la que haces una, haces la otra también.

Prior izar las tareas

Aunque este apartado lo veremos en el capítulo siguiente, quédate con la idea o vete

pensando de estas tareas, cuáles son urgentes y cuales son importantes.

Ajústate a tu r i tmo.

Cada un@ de nosotr@s tenemos ritmos biológicos propios. Hay unas horas del día en las

que rendimos más que en otras. Si eres de aquellas personas que a primera hora de la


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mañana estás muy activa deberías reservarte para estos momentos las tareas que

requieran mayor concentración. Si por el contrario eres ‘’más de tardes ‘’ utiliza esas horas

para resolver las tareas que requieran mayor esfuerzo mental. Si conoces tus ritmos tú

sabes cuándo hacer las actividades más importantes y cuándo hacer el resto. De esta

manera la organización de tu tiempo mejorará significativamente y también tu

productividad

Las rutinas:

El proceso de aprendizaje se divide en 4 etapas, siendo necesario atravesar cada una de

ellas para integrar de forma permanente el cambio o actitud que se desea adquirir.

Etapa 1: La incompetencia inconsciente.

Esto responde a la pregunta: ¿Qué es lo que no se que no

se?. Todavía no sabes qué te estás perdiendo, pues

desconoces que exista. Por poner un ejemplo: es habitual

que muchos adultos en la era digital no conozcan las

redes sociales, pero tampoco sean conscientes de para

qué sirven o cómo pueden ayudar en la gestión diaria de

su negocio. Por lo tanto; Ignoran que ignoran.

Etapa 2: La incompetencia consciente.

En esta segunda fase sabes que no tienes las

competencias para realizar alguna actividad aunque sí

sabes qué es esa actividad. En el ejemplo de las redes

sociales, eres consciente que te estás perdiendo algo si no estás o no conoces cómo

funcionan las redes sociales.

Etapa 3: La Competencia Consciente.

En este paso, se ha aprendido a realizar una actividad, es decir, se han adquirido las

habilidades. Ahora bien, el conocimiento es reciente y, por tanto, se hace necesario poner

la conciencia en cada acción. Si seguimos con el ejemplo, cuando empezamos con redes

sociales, vamos un poco inseguros, pensando cada momento lo que vamos a poner,

indecisos…


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Etapa 4: La Competencia Inconsciente.

Por último, se integra el aprendizaje. Forma parte de la persona. Ya es innecesario pensar

en cada paso, se realizan desde la sabiduría interior. Es incluir las redes sociales como un

elemento más del negocio, una vía de

comunicación con los agentes de

interés. Ya no es necesario pensar

cómo utilizar las redes, sino que las

usas, sin mas.

Las rutinas hacen que tu vida sea más

fácil, y dado que las rutinas son

repetitivas, si las incluímos en nuestra

planificación diaria, puedes mejorarlas

generando un ahorro de tiempo

considerable. Si ahorramos todos los días 10 minutos, son 50 minutos a la semana y eso

son 43 horas al año. Si en cada tarea ahorramos 2, 5 u 8 minutos, puede considerarse un

salto productivo muy importante.


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Capítulo 3:

¿Urgente o importante?. La Matriz de Eisenhower. Martín Ramírez de Diego

“Siempre es la hora del té, y no tenemos tiempo a lavar la vajilla entre té y té”. Una Merienda de locos. Alicia en el País de las Maravillas.

¿Sigues teniendo a mano la agenda?. Perfecto. Ya hemos

elaborado la lista de tareas lo más desgranada posible.

Como puedes ver unas son para hacer a diario, otras son

para hacer con cierta periodicidad, otras las tenemos ahí

para hacer y las haremos…. cuando encontremos …tiempo?

El siguiente paso que vamos a hacer está basado en un

método que puso en práctica Eisenhower por primera vez y sí, es el Eisenhower que estás

pensando: el 34º Presidente de los Estados Unidos que además estaba obsesionado con la

gestión del tiempo.

Ten en cuenta que el Presidente de los Estados Unidos tiene exactamente en el día las

mismas horas al día que tu: 24. Debe administrarlas de la mejor forma posible para poder

ejercer su función de la forma más productiva.


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La matriz se divide en 2 ejes principales: La Urgencia de la tarea y la Importancia de la

tarea. Dependiendo de si una tarea es más o menos importante y más o menos urgente se

ubicará en uno de los 4 cuadrantes en los que se divide la matriz.

Con este método lo que tratamos de evitar es que las actividades del día a día te impidan

avanzar en el trabajo de la empresa entrando en una dinámica negativa de mucho trabajo

y poca productividad.

La Importancia

La importancia de la tarea tiene que ver con los objetivos que te planteas. ¿Es importante

esta tarea para conseguir mi objetivo? ¿Te hace estar más cerca de lo que realmente

quieres conseguir? Evidentemente si quiero entregar la fórmula a mi cliente tengo que

tener el principio activo y si no lo tengo, pedirlo. Es una tarea importante.

La Urgencia.

Lo urgente suele darnos la impresión de requerir nuestra atención de forma inmediata

haciéndonos postergar otras tareas. Pero muchas veces, lo urgente es el resultado de una

falta de planificación, o de una inadecuada delegación.

La urgencia tiene que ver con la temporalidad

de la tarea y con las consecuencias que

acarrea no hacerla. ¿Es necesario que haga

esta tarea ahora? ¿Qué pasaría si no hiciera

esta tarea? Aquí debes valorar si realmente te

urge hacerla o si la puedes dejar para luego.

Tenemos una tendencia natural a reaccionar más efectivamente frente a la urgencia que

frente a la importancia

Tareas

Importantes Urgentes


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Fuente Imagen: SuperYuppies

A partir de ahora cuando tengamos por delante una TAREA, debemos de señalarnos

mentalmente su IMPORTANCIA y su URGENCIA.

Cuadrante A. Urgencia alta e Importancia alta. HAZLO YA. NO LO DEJES MÁS.

¿Qué pasa cuando algo es importante y es urgente? ¡Que tienes que hacerlo ya! Significa

que es importante para la consecución de tus objetivos, y además corres un riesgo si no la

realizas a tiempo.

Un consejo con las tareas que incluyes en este cuadrante: no conviene saturarlo. Si

hay más tareas de las que puedes llegar a gestionar estarás todo el día agobiado haciendo

tareas sin parar con la presión que conlleva la urgencia.

Las personas que llenan este cuadrante de tareas no tienen tiempo para ellas mismas y


#GTiempoLabFM

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están viviendo al límite siempre.

Cuadrante B. Importancia alta y urgencia baja. Planif ica.

En este cuadrante se encuentran las tareas que sabes que tienes que hacer para alcanzar

los objetivos, pero que no son de una alta urgencia sino que puedes realizarlas en los días

sucesivos sin problema.

Otro consejo: Si este cuadrante está lleno de tareas, corres el riesgo de no pasar a la

acción y no realizar las tareas importantes que te llevarán al éxito. ¡NO te olvides de estas

tareas! Aquí irían incluídas por ejemplo:

• Actualizar los PNT´s,

• Registro de los Principios Activos que llegan nuevos

• Comparación de Proveedores

Cuadrante C. Urgencia alta e importancia baja. Delega.

Es importante saber cuándo delegar. Se delega cuando hay tareas urgentes que realizar

pero que realmente no te acercarán a los objetivos que te has fijado ya que no son

importantes. En estos casos debes de encontrar a la persona adecuada que sepas que va

a realizar el trabajo de la mejor manera posible. No significa que como no es importante no

debas de realizarla.

Aquí la parte oscura de este cuadrante, es que tampoco te dejes y empieces a delegarlo

todo. Ponte límites y sólo cuando sea estrictamente necesario. Obvia decir que la

delegación debe ser en alguien de confianza.

Cuadrante D. Importancia baja y urgencia baja. Desecha.

En este cuadrante vamos a meter todas las tareas menos importantes y menos urgentes.

Estas tareas son las típicas de “algún día tengo que…” que están ahí, que sabes que

podrías hacerlas pero que realmente hay tareas más importantes y urgentes que merecen

más tu trabajo.

Estas tareas pueden convertirse en tareas de diferentes cuadrantes con el paso del tiempo

así que revísalas de vez en cuando.


#GTiempoLabFM

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Os voy a contar un secreto: hace más de 2 años que la idea de escribir un e-book sobre la

gestión de un laboratorio de Formulación Magistral me rondaba. Obviamente, estuvo en el

cuadrante D durante mucho mucho tiempo….y voilà…aquí estamos.

Consejo:

Para trabajar de manera eficiente, lo primero es ordenar las tareas de mayor a menor

importancia. Es a forma de enfocarse primero en conseguir los proyectos fijados en su

fecha.


#GTiempoLabFM

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Capítulo 4:

Los ladrones del tiempo. ¿Qué son y cómo defendernos? Martín Ramírez de Diego

Si conocieras al Tiempo tan bien como lo conozco yo - dijo el

Sombrerero -, no hablarías de matarlo. ¡El Tiempo es todo un

personaje!


¿Qué son los ladrones del tiempo? Reconozco que la primera vez que oí esta denominación

me hizo gracia y acto seguido mentalmente estuve visualizando a algunas personas que

me restaban productividad. Estaba equivocado en la personalización de los ladrones. No

debemos enfocar a los ladrones del tiempo como personas físicas. Veremos ahora que los

ladrones pueden revestir muchas caras.

Como paso previo a identificarlos, debemos tener claro que los ladrones del tiempo no

quitan el tiempo, lo que hacen es separarte de tu trabajo, de tus objetivos, de tus tareas,

en definitiva, de todo aquello que quieres conseguir. El mecanismo para conocerlos es

muy sencillo: son todos aquellos que te vuelven más desorganizado, más

ineficaz, más desconcentrado, más inoperante, más lento, más distraído,

más estresado.

Vamos a hacer cada uno de nosotros un autoanálisis sobre ladrones de tiempo: Marca una

cruz donde sea necesario:


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Autoanálisis sobre ladrones de t iempo Casi siempre

Con frecuencia

A veces

Casi nunca

El teléfono me molesta continuamente y la mayoría de las l lamadas se prolongan más de lo necesario

No realizo el trabajo que realmente debiera debido a las muchas visitas que recibo bien de mis compañeros bien de fuera de el la

Las reuniones duran con frecuencia demasiado y a menudo el resultado de las mismas el resultado de las mismas no es bueno.

La mayor parte de las veces dejo para otro momento aquellas tareas que son importantes, es decir, requieren mucho t iempo o son desagradables

A menudo no establezco prioridades concretas e intento solucionar de una vez demasiados trabajos al mismo tiempo. Me dedico a resolver pequeñeces y me concentro demasiado en las cosas menos importante

Tengo demasiados papeles sobre la mesa.

La delegación de tareas pocas veces es la correcta y a menudo tengo yo que solucionar cosas que pudieran haber hecho otras personas

Me resulta dif íci l decir NO cuando otras personas quieren algo de mi.

En mi vida profesional me falta un objetivo claro y preciso. A menudo no veo ningún sentido en lo que estoy haciendo.

A veces me falta la necesaria autodiscipl ina para l levar aquello a cabo que me he propuesto

No manejo bien el ordenador, sobre todo el e-mail y otras herramientas colaborativas. Creo que por ahí pierdo mucho t iempo

Los ladrones de tiempo:

.

EXTERNOS

• INTERRUPCIONES• Visitasinoportunas• Llamadastelefónicas• Teléfonomóvil• Salidasamostrador• Compañeros• IMPREVISTOS INTERNOS

• PAPELEO• Mesadetrabajo• INTERNET• Email• NavegarporInternet:Redessociales


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Lasinterrupciones:

Las interrupciones es quizá el ladrón de tiempo más dañino y también el más frecuente.

Cada vez que se produce una interrupción podemos llegar a tardar nada más y nada

menos que….10 minutos! en recobrar completamente la concentración. Y por no obviar

cuántas interrupciones podemos sufrir en la farmacia en una sola mañana. Con

interrupciones incluimos dejar lo que estamos haciendo por motivos como: desde el sonido

de WhatsApp o salir a atender a un cliente. Y eso nuestra productividad lo pagará caro. Por

no decir que, generan ansiedad, mal humor, insatisfacción, desgastan la motivación o tu

creatividad o incluso tu energía.

Quizá la única manera de acabar con ellas sea marchar y trasladar nuestro laboratorio a

una isla desierta, pero tampoco es la intención. La intención es reconocerlas para

enfrentarnos a ellas. Debemos conocerlas para poder anticiparnos a ellas y saber cómo

actuar cuando nos ataquen.

Como ejercicio práctico vamos a coger lápiz y papel y hacer un listado de todas aquellas

interrupciones más frecuentes. Cada uno tendrá las suyas. Una vez tengamos fijadas

cuáles son, debemos puntuarlas atendiendo al grado que nos hacen perder la

concentración. Cuántas interrupciones puedes tener en una jornada laboral ¿Cuántas has

detectado? ¿sorprendido? Pues calcula eso en términos de productividad. ¿Cuánto nos

hace perder cada vez que nos interrumpen?

Una vez las tengamos identificadas, debemos numerarlas correlativamente en función de

las más dañinas y una vez determinado cuáles son las que más daño nos hacen tenemos

que preparar la estrategia para combatirlas. Vamos a preparar una estrategia para

que, siendo conscientes que siempre sufriremos interrupciones, el impacto sea mínimo.

Una vez tengas fijado el plan de ataque, comunícaselo al resto del equipo para que

• “Eltrabajointerrumpidoserámenosefectivoytomarámástiempoqueelqueseejecutademaneracontinua”.

LeydeCarlson


#GTiempoLabFM

28

sepan cómo actuar.

Vamos a ver todo con un sencillo ejercicio práctico:

Interrupción Gravedad (1-5)

Ideas para Planif icación

Compañeros • Poner límites al inicio de la entrevista diciendo por ejemplo: "lo siento, solo tengo 5´. Cuéntame

Llamadas de teléfono entrantes

• Establecer un filtro adecuado. • Sin llamadas, por favor. • Dar instrucciones para atender y/o

desviar llamadas • Establecer periodos preferentes. • Agrupar las llamadas que hemos

decidido hacer • Es importante que si pide a alguien

que registre sus llamadas lo haga de la manera adecuada.

Teléfono móvil (WhatsApp)

• Desactivar las notificaciones.

V is itas inoportunas • Evitarlas mediante un filtro. • No trabajar con la puerta abierta y

mirando al pasillo • Decir NO, amablemente, pero

firmemente. • Mantenerse en pie, las visitas serán

más cortas. • Poner límites al tiempo al comienzo

de cada visita. • Sea franco, decir que estamos

ocupados. • Centrarse en lo esencial, retomar al

interlocutor si se va del tema. • Pedir a su equipo que si se

acumulan varios temas para tratarlos conjuntamente.

Contra las interrupciones hay varias técnicas que podemos aplicar como son la de la

Tarjeta Roja (señalar de forma visible por ejemplo con un cartel en la puerta que avise a

todos sus compañeros que está ocupado y que no desea ser molestado), fuerte cultura de

equipo por el respeto del trabajo de los demás y fuerte control sobre el periodo de trabajo y

las pausas.


#GTiempoLabFM

29

Papeleo:

Una mesa de trabajo en un día cualquiera: Albaranes, facturas, correspondencia, catálogos

de proveedores, documentación que tenemos pendiente de mirar desde tiempos

inmemoriales, ….todo se acumula día a día. Para hacer sitio empujamos todo para una

esquina para hacer sitio a más papeles…consecuencia…¿cuántas veces nos hemos visto

que no hay donde poner nada?

También esto es producto de la cultura empresarial que hemos vivido hasta ahora. Yo

tengo oído cuando iba a alguna entidad de carácter pública y los funcionarios te recibían

en unas mesas sin ningún papel fuera de lugar…- mira estos! Qué ordenada tienen la

mesa! Cómo se nota que no hacen nada en todo el día.

Es cierto. Como lo de hacer horas de más en el trabajo era sinónimo de productividad, el

tener una mesa recogida y ordenada era signo de no trabajar y no ser productivos.

Evidentemente esto es una percepción errónea.

Siguiendo con nuestra estrategia de planificación vamos a partir de un lema:

Nuestra mesa: ¡siempre ordenada!

Para ello vamos a hacer un ejercicio con todos los papeles que tenemos en la mesa:

•  Sipuedeshacerunatareaenmenosdedosminutos,hazlaahoramismo.Silatareatomarámásdedosminutosdetutiempo,apuntalaentulista

LeydelosDosMinutosdeDavidAllen


#GTiempoLabFM

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• ¿Qué información es importante?

• ¿De qué forma debería guardarse?

• ¿Cuánto tiempo es necesario conservarla?

• ¿Quién necesita saber dónde esta?

En mi caso esta tarea me resulta bastante sencilla porque soy de los que se

autodenominan “papelofóbicos”. Desde hace ya varios años seguimos una política en la

farmacia de reducción del papel: faxes digitales, facturas escaneadas, imprimir lo

absolutamente imprescindible,

Y aunque mantengo fielmente esta política os puedo asegurar que al cabo del día, mi mesa

parece un auténtico caos. Eso sí, cuando termina mi jornada laboral mi mesa queda

perfectamente recogida para volver a empezar al día siguiente.

Por otro lado, recuerdo a mi padre, de quien lo aprendí todo en mi profesión aunque tenía

sus propias costumbres. El sería calificado de “adorador del papel”. En su caso, leía

ávidamente todo lo que caía en sus manos y lo guardaba todo, absolutamente todo

(también claro está, estamos hablando de otra época en la que no existía el archivo digital,

bueno que por no existir no existían ni equipamiento informático). En su caso, tenía todo

perfectamente archivado, ordenado y si necesitaba algo sabía perfectamente dónde

encontrarlo.

Tengas amor o tengas odio al papel, lo importante es elaborar un sistema de archivo que te

permita acceder a la información que precises cuando la precises. Y cuando no la precises

no te esté estorbando. ¿Alguna vez necesitaste algo y cuando lo buscaste no lo

encontraste?

No tengas miedo tirar el papel.

El papel solo tiene dos destinos: archivo o contenedor azul de reciclaje1

Pero,…qué hacer con todas las revistas profesionales que nos llegan que nos ponen al día

de nuestra profesión? Revistas, prensa especializada, catálogos de cursos, catálogos de

productos….

Debemos de leerlas porque nuestro trabajo también se basa en una formación continuada, 1Salvo aquellos que por su propia naturaleza deban ser objeto de destrucción conforme a la LOPD en cuyo caso deben seguirse los pasos establecidos para este tipo de documentos.


#GTiempoLabFM

31

pero se nos acumulan, ocupan

espacio dentro de nuestra mesa, …

Os voy a contar lo que yo hago con

ellas. Directamente según me llegan

van a la “pila” de cosas por leer,

pero tengo como norma a fin de

mes tener esa caja vacía para

empezar. Es una caja grande en la

que meto todo lo pendiente de leer

(importante pero no urgente). Me

fijo un plazo temporal para leerlo, es

decir, en mi caso siempre tengo que

haberlos leído antes del día 31 del mes porque si no la persona que hace la limpieza en la

farmacia tiene ordenes estrictas de vaciarla. El día 1 del mes vuelvo a empezar. Nunca

dejar revistas, catálogos, prensa profesional

encima de la mesa. NUNCA.

Algunos consejos para archivar la información

que hemos decidido que debemos conservar

después de haber pensado cómo será la

gestión de nuestro archivo. Ya tenemos claro

que una infoxicación de información resta

nuestra productividad. Solo archivaremos lo

absolutamente necesario. Si es un trabajo

tedioso, hacerlo de 10 minutos en 10

minutos, pero no me negaréis que el día que

tenéis todo ordenado vuestro cerebro está

más descansado y trabajáis mucho mejor.

Os dejo algunas ideas que podéis poner en práctica con el fin de combatir a los papeles ¿o

no les has llamado alguna vez también papelotes?

• Tener dos bandejas en la mesa: “Inbox” y “Done: Archive”

• Tener una caja donde incluir todo lo pendiente de leer: catálogos, revistas,

prensa especializada,….


#GTiempoLabFM

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• Darse de baja de aquellos documentos que no desea recibir

• Utilizar la mesa para procesar papeles, no para almacenarlos.

• Trabajar en un solo asunto a la vez.

• Utilizar los cajones solo para tener a mano lo que usemos con frecuencia.

• No imprimir nada que no sea absolutamente necesario.

• No pida lo que no necesite

• No guardar todo lo que llega.

Internet:

Navegar por Internet: redes sociales, blog, notic ias,

Internet se ha convertido en una poderosa herramienta de gestión empresarial. Tanto que

algunos nos parezca que trabajar sin conexión a Internet no sea posible, pero se trata de

un arma de doble fijo, con un lado oscuro en materia de productividad que debemos

conocer y combatir.

Soy de la firme creencia de que en ningún caso se debe prohibir al personal su uso libre

pero siempre el uso debe ser basándose en una reglas porque, no nos engañemos, su uso

indiscriminado puede incluso llevar a conductas adictivas.

Hay tantas Webs por visitar, tantos juegos por jugar, tantas redes sociales, tantos vídeos,

tantas imágenes….pero…eres de los que se pone a navegar, pasa de una página a otra,

buscando una cosa en concreto, pero mientras tanto la encuentras te aparecen más

información que te hace ir por otros derroteros, al final acabas enterado de muchas cosas

que lo único que han hecho ha sido apartarte de tu principal objetivo.

Como ya hemos visto a lo largo de este e-book es que para atajar esta dispersión lo

importante es tener prefijado una hoja de ruta que nos permita realizar esta tarea con el

mínimo impacto posible en nuestra productividad.

En primer lugar, y casi diría que fundamental sería el de desactivar todo tipo de


#GTiempoLabFM

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notificaciones, avisadores. Ya sabemos muchas aplicaciones por defecto tienen activado

un sistema de alertas y así recibimos las notificaciones en tiempo real en el móvil. ERROR!.

Salvo que sea algo imprescindible (ej, si tenemos una política de redes sociales con Twitter

y alguien nos menciona) pero en caso contrario debemos desactivarlo todo.

Debemos fijarnos un plazo por el que navegar por Internet, bien a primera hora (si tu

trabajo consiste en estar informado de todo) o bien a última hora de la jornada. Fuera de

este tiempo no debe navegarse por Internet.

Podemos sobrevivir si no sabemos si alguien ha contestado a una foto del Facebook, o si

nos ha mandado un WhatsApp, o si le

gusta o no la foto de Instagram, o si tal o

cual bloguero que nos interesa ha

publicado algo nuevo. Se puede esperar

a que tengamos el tiempo que nos

hayamos establecido para ello.

Además hay en el mercado de forma

gratuita herramientas que nos permiten

estar perfectamente informado de todas

las novedades y publicaciones que se

producen en las Webs que nos

interesan, lectores de Feeds que nos

permiten no perdernos ningún contenido.

www.feedly.com

Email .

Ay!, el email. ¡Cómo ha facilitado las comunicaciones en los últimos 15 años!. Casi ningún

profesional de casi ningún sector podría sobrevivir sin e-mail…y sin embargo, ¿le estamos

dando un uso adecuado?

Lo utilizamos para la vida personal para el trabajo, lo utilizamos tanto en la vida diaria, que

merece un capítulo especial dentro del e-book.


#GTiempoLabFM

34

Un e-mail lo puedes recibir a cualquier hora del día o de la noche, puede ser importante o

puede no ser importante, pueden ser buenas noticias o malas noticias, puede ser para

trabajo o puede ser ocio, publicidad que te interesa, o que no…

Con el email pasa un poco igual que con la mesa de trabajo. Si tienes la bandeja de

entrada llena de correos corres el peligro de perder tareas por el camino. He visto bandejas

de entrada con más de 8000 correos…¡sin leer!….esto hace que se pierdan correos

importantes porque a veces miras con un golpe de vista y nuestro cerebro se le pueden

escapar ver mensajes realmente importantes. Otras veces lo abres en una aplicación (por

ejemplo en el móvil y te dices: Vale, lo hago más tarde!) y cuando estás en tu mesa de

trabajo como ya está leído, se te escapa y no lo ves…y la tareas sin hacer!!.

Te propongo algunas ideas para mejorar la efectividad del uso del correo electrónico.

• Nuestro gestor de correo electrónico: ¿conoces bien la aplicación

informática en la que estás leyendo tu correo? Que la uses con asiduidad no quiere

decir que conozcas todas sus funcionalidades y en muchos casos te sorprendería

conocer hasta donde puede llegar tu gestor de correo.

• Crear f i l tros antiSpam. Caso real: abres tu cuenta de mail los lunes por la

mañana y te llega una barbaridad de spam y que te dedicas X tiempo a eliminar

estos mensajes. ¡Horror!. ¡Qué lata, otra vez! Hala, le echo un vistazo a ver si no se

me cuela algo importante y los elimino todos. ¿seguro que no has eliminado algo

importante?

• Todos los gestores de correo que conozco tienen la posibilidad de crear un filtro

antispam y así poder limitar los correos que te llegan a tu bandeja de entrada.

Además conforme el apartado anterior, ya hemos eliminado todas las

notificaciones de las redes sociales con las que trabajamos habitualmente.

Tenemos la posibilidad de señalar exactamente cuáles son los mensajes que

realmente son importantes para nosotros (ej. Nos entra el pedido de una fórmula

magistral) señalándolos con prioridad.

• Filtros intel igentes: Establecer filtros inteligentes la bandeja de entrada como

opción de que ya cuando entre el correo se sitúe automáticamente sin tu hacer

nada en su carpeta correspondiente.

• Respuestas automáticas: posibilidad de configurar tu e-mail para que dándole

unas condiciones este responda de forma autómatica. Te evitas tener que

contestar que te ha llegado y que lo has recibido.


#GTiempoLabFM

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Organizar tu correo electrónico en subcarpetas para poder archivar solo lo

estrictamente necesario. Así podemos tener:

• Carpeta “Pedidos Fórmulas Magistrales” y marcarla siempre como

prioritarios. Si le ponemos el filtro que hablábamos más arriba el propio gestor de

correo nos permite sin que tengamos que hacer nada: contestar que lo hemos

recibido, archivarlo sin leer en la carpeta y además ponerle etiquetas como

#pedido #formula magistral….

• Carpeta ”Pendiente de real izar”. Donde muevo todos los correos que llevan

aparejados tareas pendientes hasta que los hago. Una vez hechos, los archivo o los

borro directamente.

• Otras Carpetas: “Recibos bancarios”, facturas, recetas de cocina,

La idea es, al igual que la mesa de trabajo, que nuestra carpeta INBOX esté lo más

despejada posible.

Las suscripciones a los blog por regla general te dan la opción de si recibirlo nada más que

se publica o bien una vez por semana que suele ser los lunes a primera hora. En función

de cómo estas organizado tu tiempo, elegirás la que mejor te convenga.

Imprevistos:

Todos los que trabajamos en farmacia conocemos perfectamente que puedes planificar

una cosa y al final el día no fue para nada como lo habíamos planificado. Teníamos

elaborado una lista con nuestras tareas para el día, pero de repente…nos entra una

fórmula que nos la piden con una urgencia en lugar de 48 h, de 12 h…o que ese día nos

viene una inspección, o una receta no estamos de acuerdo con la pauta y debemos

trabajar sobre ella, o incluso pacientes que se nos desmayan en la farmacia y tenemos que

salir a auxiliarles ….son muchísimas los casos que se me ocurren y que de repente nos

impiden trabajar en nuestro laboratorio.

Evidentemente me dirás que, es el día a día no se puede erradicar. Tenemos nuestro

listado de tareas, priorizadas y con un deadline y ¡no lo podemos hacer!! Horror!...luego

esto trae consigo la sensación de no avanzar, que nos apartamos de nuestro camino y

sensación de fracaso.

Los imprevistos nos acechan a cada paso en el trabajo diario de la farmacia. La farmacia


#GTiempoLabFM

36

es un lugar de continuo paso donde todos los días ocurren multitud de cosas. No hay que

recordar que hubo hasta una serie de gran éxito en España donde se parodiaban con

humor las anécdotas del día a día. Y me atrevo a decir, que nada más lejos de la realidad.

Todos podríamos hacer nuestro anecdotario del día.

Como hemos visto en otros ladrones del tiempo, no vamos a querer erradicarlos, vamos a

anticiparnos a ellos para que, si llegan, enfrentarnos a ellos.

Como habíamos visto y creo que ya está bastante claro a estas alturas del libro, es que

planificación es la base de toda buena estrategia. Y en esta planificación vamos a tener en

cuenta los imprevistos.

Cuando hablo de planificar, y eso quiero que quede claro, significa tener pensadas y

estructuradas las tareas, pero siempre con criterio flexible. No podemos encorsetarnos con

un plan y empecinarnos a llevar a cabo ese plan, y por el contrario, tampoco podemos que,

si un día no lo llevamos a cabo considerar que la planificación es un fracaso.

La flexibilidad es la clave de todo plan.

Propongo ideas para hacer frente a estos imprevistos que, llegarán, seguro, en el día a día

de tu trabajo.

- Cuando planifiques el día con todas las tareas que hemos visto en capítulos

anteriores, deja un 30% de la jornada para los imprevistos. ¿Que no llegan? Mejor

que mejor, tienes seguro un montón de tareas pendientes a las que hacer frente.

- Cuando surja el imprevisto, trata de analizarlo fríamente, ver su importancia y

analizar cuánto tiempo te llevará este nuevo imprevisto. Es urgente? Es

importante? Lo puedes delegar?....

- Concéntrate en terminar la tarea antes de empezar otra

- No caigas nunca en la multitarea. No por hacer dos o más cosas a la vez vamos a

ser más eficaces. Al contrario: esto supone ineficacia, precipitación y mediocridad.

- A la hora de planificar las tareas, intenta dividirlas en subtareas, en trozos más

pequeños, así es más fácil avanzar y completarla y también si surge un imprevisto

es más sencillo modificar la planificación de tareas.


#GTiempoLabFM

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TécnicadePomodoro:

No es misión de este ebook recordar que la elaboración de formulas magistrales

individuales personalizadas requiere una alto no, un altísimo componente de atención.

Cada fórmula es diferente y como tal se elaborará de forma única.

Que pasa si lo hacemos de forma maquinaria, sin pensar, ….solo de tratar de imaginármelo

parece que me pongo nervioso. No. La elaboración de fórmulas magistrales requiere

altísima concentración. Qué tal si nos confundimos de dosis, o si lo elaboramos para un

paciente que no es,…Tenemos que estar con los cinco sentidos puestos en cada una de las

fórmulas.

Yo la utilizo en casos que necesite concentración, pero también en aquellas tareas que me

suelen provocar procrastinación.

Procrastinación: El arte de dejar para mañana lo que puedes hacer hoy.

Esta técnica la inventó Francesco Cirillo, un italiano y “pomodoro” es “tomate” en italiano.

Su nombre viene de los temporizadores que se utilizan en cocina y que el autor decía tener

en forma de tomate.

• Las tareas se dividen en bloques de 25 minutos. Si una tarea ocupa más tiempo de

estos 25 minutos se subdividen en tareas.

• Cada 25 minutos se hace un descanso de 5 minutos.

• Estos 25 minutos se llaman pomodoros.

• Cada 3-4 pomodoros se hace un descanso mayor (de 20 minutos)

Puedes recurrir al temporirzador convencional (tenga o no forma de tomate) o hay

aplicaciones de escritorio o aplicaciones web que también te permiten trabajar en esta

técnica.

Es complementaria a cualquier otra técnica.


#GTiempoLabFM

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Capítulo 5.

Recursos online sobre Gestión del Tiempo Martín Ramírez de Diego

¡Vaya forma estúpida de matar el tiempo! ¡Que le corten la cabeza!

Una Merienda de locos. Alicia en el País de las Maravillas.

Evernote:

www.evernote.com

Es una aplicación que permite gestionar notas de todo tipo y en diferentes dispositivos.

Con esta aplicación podrás anotarlo todo.

Esta herramienta es muy fácil de instalar y su uso es muy intuitivo. Ofrece diversas

funciones como pueden ser:

• Permite guardar notas de un modo independiente.

• Soporta texto enriquecido e imágenes.

• Ofrece la posibilidad de publicar notas en Internet.

• Dispone de un sistema de indexación de notas.

• Corrector ortográfico en varios idiomas.

• En definitiva, una aplicación muy recomendable para mantener nuestra actividad

anotada y organizada.

Evernote es una aplicación gratuita que se puede descargar directamente desde la web

http://www.evernote.com. Permite instalarse en distintas plataformas (PC, smartphone,

etc.).

Es necesario estar registrado con una dirección de correo electrónico, e iniciar sesión con

esos datos de registro en cualquiera de los dispositivos en que se tenga instalada la

aplicación.

La información será mostrada en cada uno de ellos sincronizada en todo momento.


#GTiempoLabFM

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Wunderlistwww.wunderlist.com

Aplicación que te permite almacenar y compartir listas de tareas desde cualquier

dispositivo.

La aplicación se encuentra accesible vía web (www.wunderlist.com ) o disponible para su

descarga gratuita en Iphone, iPad, dispositivos con Android, Mac y Windows. En caso de

tener la cuenta configurada en varios dispositivos, la información se sincroniza de manera

automática entre las diferentes aplicaciones.

Para darte de alta en la aplicación, solo es necesario disponer de una cuenta de correo

electrónico y una contraseña, aunque también se puede acceder con la cuenta de

Facebook o Google.

La aplicación permite almacenar fácilmente toda la información necesaria para el trabajo o

la vida personal.

¿Cómo funciona?

• Accedemos a la aplicación con el usuario y contraseña creados. Una vez dentro de

la aplicación, Wunderlist nos ofrece una serie de listas de tareas predefinidas, que

podremos eliminar si así lo deseamos y nos da la posibilidad de crear otras listas

de tareas que necesitemos. Las listas de tareas pueden crearse para uno mismo o

para compartir con otros usuarios. Además, la listas pueden ser públicas (visibles

para todo el mundo) o privadas (visibles solo para uno mismo o para los usuarios

autorizados).

• Dentro de una lista es posible ir añadiendo tareas pendientes de una forma

sencilla. A esas tareas será posible añadirles una fecha límite, un recordatorio

(alarma) que nos avisará en el momento que establezcamos, una subtarea, una

nota, un comentario e incluso, un archivo adjunto (hasta 5MB por archivo en la

versión gratuita).

Una de las últimas funcionalidades que ha añadido Wunderlist es la integración con

Dropbox. En este caso, si necesitamos adjuntar un archivo a la nota creada podremos

elegirlo de entre los que tenemos almacenados en nuestro dispositivo o si marcamos la

opción Dropbox, nos pedirá nuestro usuario y contraseña de acceso para poder seleccionar


#GTiempoLabFM

40

entre los archivos que tenemos almacenados en dicha aplicación.

Si queremos compartir una lista de tareas con uno o varios usuarios, debemos agregarlos

a la lista mediante su dirección de correo electrónico. En una lista compartida, cada uno

de los participantes de la lista podrá crear, modificar y marcar tareas finalizadas. Además,

en cada una de las tareas creadas está disponible una opción “comentarios” que facilitará

la comunicación entre los miembros de la lista.

Trello:

Trello es una herramienta colaborativa para organizar proyectos en tableros o “boards“.

Desde la aplicación puedes hacer muchas cosas además de tomar notas, como adjuntar

archivos, añadir listas de control, compartir con varias personas, añadir etiquetas con

colores específicos, buscar en el archivo, asignar tareas a ciertos usuarios y colocar fechas

límite a cada tarea.

Aunque Trello es usado por muchas empresas para organizar el trabajo entre los

empleados, también puede ser de gran ayuda para dejar a un lado las listas de tareas

simples que muchos usamos. Lo que tenemos que hacer es crear un tablero para cada

proyecto que manejemos, así sea uno temporal o uno periódico.

Lo ideal es usar Trello aplicando el método Kanban para lograr hacer las cosas. Esta

técnica consiste dividir un trabajo en columnas y que en cada una de estas hayan tareas.

En la primera columna ponemos lo que necesita hacerse, la segunda columna contendrá

las cosas que se están haciendo en ese momento, y la tercera columna tendrá las tareas

que ya se han terminado. Por supuesto, esta es una de las formas más sencillas de

organizarse, y es así como comienzan todos los boards nuevos en Trello, pero todo esto

puede ser editado para cubrir las necesidades del usuario.


#GTiempoLabFM

41

Capítulo 6.

Aportaciones.

En el año 2012 fue cuando realicé mi primer contacto con la Gestión del Tiempo. Llevaba

ya tiempo oyendo hablar de todo esto y por fin de la mano de José Luis Perez, Autor del

Prologo de este libro un grupo formado por 20 personas nos encontramos inmersos en un

curso de Gestión del Tiempo ofertado por la Federación Asturiana de Empresas y que

todavía hoy seguimos unidos en esta fascinante aventura.

El grupo lo formamos profesionales de muy diversos sectores, con diferentes ideas,

pensamientos, intereses pero todos con algo en común: El Tiempo

A todos el los también les dedico una parte de este l ibro porque en cierta

manera son parte de el y s in el los este l ibro no exist ir ía.

•  “Unossonmásaltosqueotros,másguaposeinclusomásinteligentes.Lanaturalezanoscondicionamuchasvecesdemanerainexorableeinjusta…peroencuantoalTiempo…cadadía,cadahora,cadaminuto

denuestrasvidasydelosquesonmásaltos,másguaposymásinteligentesquenosotros,sonexactamenteidénticos.

• Eltiemponosigualaperoalaveznosdiferencia,siconseguimosgestionarlodelamaneramásadecuada.”

JavierMartín.SocioConsultoryCoachEjecutivoenSAE

De mi último curso sobre Gestión del Tiempo no estoyaplicando muchas de las herramientas que nos dieron, peropoder compartirpartedemi tiempocon la gente interesanteque me he ido encontrando en el camino ya supone unasatisfacción,quealkinalesdeloquesetrata¿no?"• LidiaMonteserin.IngenieroInformáticoenLAUDRECO


#GTiempoLabFM

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“Atrapaeltiempoyhazlotuyo”• EnkaRodriguez


#GTiempoLabFM

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Autor: Martín Ramírez de Diego @emulsionando

Martín Ramírez de Diego es farmacéutico comunitario y

cotitular de la Farmacia Ramírez de Diego CB en San Juan de

la Arena (Asturias). Especializado y apasionado de la

Formulación Magistral y de las nuevas tecnologías ha logrado

combinar ambas especialidades para aplicarlas en su

laboratorio.

En el año 2014 consiguió el Premio Cinfa a la Innovación en

la Oficina de Farmacia por el proyecto de WikiFormulación. En 2015 fue galardonado con

el Premio galénica a la Formulación Magistral de estarVital.

Forma parte como miembro activo de sociedades profesionales ligadas al campo de la

formulación magistral como son AEFF e IsPH

Cuenta con un perfil en Twitter (@emulsionando) con más de 1.700 seguidores, con

contenido en exclusiva sobre formulación magistral. Coordinador de contenidos dentro del

proyecto Formación Magistral y uno de los administradores en ForoFormulacion.com.

Ha participado como ponente en congresos especializados en Formulación Magistral,

redacción de contenidos para blogs especializados y desde el año 2014 colabora

estrechamente con la Televisión del Principado de Asturias para acercar el mundo de la

farmacia al ciudadano.

Martín es un firme defensor del trabajo colaborativo y del conocimiento libre y sobre todo

una de sus aspiraciones es “El medicamento debe adaptarse al paciente, no el paciente al

medicamento”.


#GTiempoLabFM

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Os animo a que compartáis vuestras impresiones de este ebook a través de las redes

sociales con el Hastag #GTiempoLabFM

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este libro es útil, el autor os lo agradece pero os pide que lo hagáis a su otra pasión:

La ONG Farmacéuticos Mundi a través de www.farmamundi.org

Productividad en el laboratorio de Formulación Magistral

Herramientas para mejorar la gestión

www.farmaciaramirezdediego.com

www.wikiformulacion.com

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Productividad en el laboratorio de formulación magistral · gestión empresarial de la farmacia....

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