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Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos
Zamary Soliván Cartagena, CFE Auditora Senior
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
Auditores Internos del Gobierno - 2006
Contraloría a sus órdenes...
OBJETIVOS
Conocer el proceso de compras
Repasar la reglamentación aplicable
Discutir los hallazgos más frecuentes
Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos
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Contraloría a sus órdenes...
BASE LEGAL
Constitución del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico
Leyes
Código Penal de Puerto Rico
Reglamentos
Cartas y Memorandos Circulares
Reglamentación Federal
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Proceso deProceso deCompras y Compras y DesembolsosDesembolsos
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Requisición
Orden de Compra o Contratos
Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado
Factura
DesembolsoProceso de
Adjudicación
Registros Contables
Asignaciones Presupuestarias
EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS
Archivo de Documentos
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Asignaciones PresupuestariasAsignaciones PresupuestariasAsignaciones PresupuestariasAsignaciones Presupuestarias
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ASIGNACIONES PRESUPUESTARIA
Presupuesto del MunicipioAprobado por la Legislatura Municipal
Por dependencia y partidas presupuestarias
ResponsabilidadLegislatura Municipal
Alcalde
Jefes de Dependencia
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Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
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REQUISICIÓN
Necesidad Cumplimentada en todas sus partes
Asignación de NúmeroDescripción adecuada de los suministros o serviciosFecha
Aprobada por los funcionarios autorizados Jefe de DependenciaOficial de Compras
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Proceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de Adjudicación
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
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PROCESO DE ADJUDICACIÓN
Subasta Pública
Excepciones
Subastas Informales [Cotizaciones]
Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización
Mercado Abierto
Único Proveedor
Emergencia
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OrdenOrden dede CompraCompra
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
Orden de CompraOrden de Compra Orden de CompraOrden de Compra
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ORDEN DE COMPRA
Cumplimentada en todas sus partes
Disponibilidad de los fondos
Registrada en los libros
Contratos registrados en la OCPR
Aprobada por los funcionarios autorizados
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ReciboRecibo dede InspecciónInspección
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección
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RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS
Cumplimentado en todas sus partes
Verificación de los bienes y servicios
Corrección
Exactitud
Firmado por el personal autorizado
Envío a los departamentos concernientes
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FacturaFactura
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra
Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura
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FACTURA
Original
El proveedor o contratista es el mismo de la orden de compra
Corrección y exactitud
Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes
Aprobada por el funcionario autorizado
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DesembolsoDesembolso
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra
Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso
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DESEMBOLSO
Corrección y Exactitud
Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo
Extravagantes, excesivo e innecesario
Aprobado por los funcionarios autorizados
Justificantes del desembolso y cheque
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Registros Registros
ContablesContables
Registros ContablesRegistros ContablesRegistros ContablesRegistros Contables
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Proceso de Proceso de AdjudicaciónAdjudicaciónProceso de Proceso de
AdjudicaciónAdjudicación
Asignaciones Asignaciones PresupuestariasPresupuestariasAsignaciones Asignaciones
PresupuestariasPresupuestarias
Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra
Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección FacturaFacturaFacturaFactura DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso
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Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato
Se anotó en la partida correspondiente
Se anotó en el año económico correspondiente
Se concilia mensualmente el Mayor de Cuentas por Pagar
REGISTROS CONTABLES
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ArchivoArchivo dede
documentosdocumentos
RequisiciónRequisiciónRequisiciónRequisición
Orden de CompraOrden de CompraOrden de CompraOrden de Compra
Recibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de InspecciónRecibo de Inspección
FacturaFacturaFacturaFactura
DesembolsoDesembolsoDesembolsoDesembolso
Proceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de AdjudicaciónProceso de Adjudicación
Registros ContablesRegistros ContablesRegistros ContablesRegistros Contables
Archivo de Archivo de documentosdocumentosArchivo de Archivo de documentosdocumentos
Asignaciones Asignaciones PresupuestariaPresupuestariaAsignaciones Asignaciones PresupuestariaPresupuestaria
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ARCHIVO DE DOCUMENTOSPersonal Autorizado
Documentos Activos e Inactivos
OrganizadoNúmeros consecutivos y año fiscal
Por suplidor o contratista, si aplica
Área segura
Libre de inundaciones y de humedad
Control de acceso
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HALLAZGOS MÁS COMUNES
Cotizaciones falsas
Fraccionamento del costo de obras
Compras y arrendamientos de equipos sin subastas
Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones
Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia
Especificaciones que incluían las características de una marca en particular
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Cont. HALLAZGOS MÁS COMUNES
Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones
Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado
Pagos de deudas incurridas ilegalmente
Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes
Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen
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CONTAMOS CON SU
COOPERACIÓN PARA MEJORAR
LA FISCALIZACIÓN Y LA
ADMINISTRACIÓN DE LA
PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS
PÚBLICOS