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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PGD - 2014

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL - PGD

CODIGO: PRO 1603- GD - 01

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GESTIN DOCUMENTAL F.A: 30/09/2014 Pginas

1. TABLA DE CONTENIDO

1. TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................... 1

2. INTRODUCCIN ....................................................................................................... 2

3. DEFINICIONES .......................................................................................................... 4

4. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS ...................................... 14

5. OBJETIVOS ............................................................................................................. 15

OBJETIVOS ESPECFICOS ........................................................................................ 15

6. ALCANCE ................................................................................................................ 16

7. DESARROLLO ........................................................................................................ 16

ADMINISTRATIVO ...................................................................................................... 16

ECONMICO ............................................................................................................... 16

TECNOLGICO........................................................................................................... 16

LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL ............... 17

1.1. Planeacin ....................................................................................................... 17 a. Diagnstico: .................................................................................................... 17 b. Requisitos Tcnicos: ...................................................................................... 17 c. Requisitos administrativos: ........................................................................... 18

1.2. CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO ............................................................... 18 1.2.1. ARCHIVO TOTAL ........................................................................................ 18 a. Archivo de Gestin: ........................................................................................ 19 b. Archivo Central: .............................................................................................. 19 c. Archivo Histrico: ........................................................................................... 19

1.3. Produccin Documental ................................................................................. 19

1.4. Recepcin ....................................................................................................... 20 a. Radicacin de documentos. .......................................................................... 20 b. Registro de documentos y digitalizacin. ..................................................... 21

1.5. Distribucin Documental................................................................................ 21

1.6. Tramite Documental ....................................................................................... 21

1.7. Organizacin Documental .............................................................................. 22 1.7.1. Clasificacin Documental .......................................................................... 22 1.7.2. Ordenacin Documental ............................................................................. 22 1.7.3. Descripcin Documental ............................................................................ 23

1.8. Tabla de Retencin y Tabla de Valoracin Documental TRD TVD ........... 23

1.9. Consulta .......................................................................................................... 23 a. Formulacin de la consulta ............................................................................ 24 b. Estrategia de bsqueda ................................................................................. 24 c. Respuesta a consulta ..................................................................................... 24



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1.10. Conservacin Documental ............................................................................. 24

1.11. Disposicin Final ............................................................................................ 25

2. FASES DE IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL 25

3. PROGRAMAS ESPECFICOS ................................................................................. 26

8. RESPONSABILIDADES, RECURSOS. ................................................................. 27

9. INDICADORES. ....................................................................................................... 27

10. CRONOGRAMA. ...................................................................................................... 28

11. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................ 29

2. INTRODUCCIN

El Programa de Gestin Documental PGD, es el Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposicin final1, con el fin de facilitar su uso y conservacin, a su vez, especifica las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de la entidad. Estos procesos son: produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta y disposicin final. La Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo UNGRD, debe dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, por medio de una adecuada cultura archivstica, aplicando el Modelo del Programa de Gestin Documental PGD, como aporte al fortalecimiento del Sistema Integrado de Planeacin y Gestin - SIPLAG.

De acuerdo a los lineamientos del Archivo General de la Nacin AGN, y en cumplimiento al Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 Cdigo de Procedimiento Administrativo y del Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las Entidades del Estado", la UNGRD ha elaborado el presente Programa de Gestin Documental PGD, para el desarrollo de las actividades aqu registradas, realizando el seguimiento oportuno a los planes y programas especficos que lo integran.

Con este instrumento se pretende orientar a la Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo UNGRD en su implementacin, resaltando la importancia de los documentos y archivos, que contribuyen a la memoria institucional.

1COLOMBIA. Archivo General de la Nacin. Sistema Nacional de Archivos. Gua para, p. Cit., p. 12



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Tabla 1: Aspectos Generales de la UNGRD

Grafica 1: Organigrama UNGRD 2013

NOMBRE DE LA ENTIDAD

UNIDAD NACIONAL PARA LA GESTIN DEL RIESGO DE DESASTRES UNGRD

FECHA DE APROBACIN: SEPTIEMBRE 30 DE 2014 - ACTA No. 49 del Comit Institucional del Sistema Integrado de Planeacin y Gestin

FECHA DE VIGENCIA: 2014 2015

VERSIN DEL DOCUMENTO: 1.0

DENOMINACIN DE LA AUTORIDAD ARCHIVISTICA INSTITUCIONAL (DEPENDENCIA)

SECRETARIA GENERAL COORDINACIN GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

RESPONSABLE DE SU ELABORACIN:

SECRETARIA GENERAL COORDINACIN GRUPO APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO GESTIN DOCUMENTAL



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3. DEFINICIONES

ACCESO A LOS ARCHIVOS.Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la ley. ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la informacin. ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Vase adems: FONDO). ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trmites reglados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de todos los archivos de una Institucin. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depsito de los documentos en estantera, cajas, archivadores, legajos, entre otros, para su conservacin fsica y con el fin de ser extrados posteriormente para su utilizacin. ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos. ARCHIVO ACTIVO. (Vase Archivo de Gestin). ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Vase Archivo de Gestin). ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO DE GESTIN. Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO ELECTRNICO. Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o Institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categora de archivos oficiales, es el establecimiento pblico encargado de formular, orientar y controlar la poltica archivstica a nivel nacional. Es el organismo de direccin y coordinacin del Sistema Nacional de Archivos. ARCHIVO HISTRICO. Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del Archivo de Gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse



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permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. ARCHIVO INTERMEDIO.(Vase Archivo Central). ARCHIVO PBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas, as como los archivos privados, declarados de inters pblico. ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formacin del archivo en su ciclo vital. Produccin o recepcin, distribucin, consulta, retencin, almacenamiento, preservacin y disposicin final. ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o Institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin. ASUNTO.Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa. AUTOMATIZACIN. Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de almacenamiento y recuperacin de la informacin documental. CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservacin. CATLOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. Clasificacin de documentos individuales en el interior de una pieza. Clasificacin de piezas en el interior de un fondo. CLASIFICACIN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad. CDIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. COMIT ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivstica y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como tcnicos. COMIT DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.



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CONSERVACIN DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos que alberga un archivo. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervencin directa mtodos utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosfricos. CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. COPIA AUTENTICADA. Es la reproduccin de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades segn lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurdica del original. COPIA. Reproduccin puntual de otro documento. CORREO ELECTRNICO. Es el proceso de elaborar, enviar y distribuir las diversas comunicaciones a travs de medios electrnicos. Es similar al correo convencional donde se siguen bsicamente tres pasos: escribir la comunicacin, enviarla y distribuirla. La diferencia radica en las condiciones normales de conexin, el mensaje se demora dos segundos. ste es uno de los servicios ms utilizados en Internet, por la efectividad, rapidez y la ventaja de poder enviar los mensajes aunque el destinatario no est conectado en el momento. CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario, No generan trmite para las instituciones. (Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001). CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurdica que implica por parte de la Institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. DEPSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservacin de los documentos en una Institucin archivstica. DEPURACIN. Operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. DESCRIPCIN DOCUMENTAL. Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin o la investigacin. DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS. (Vase Eliminacin de Documentos). DIGITALIZACIN. Es un sistema de almacenamiento electrnico con un medio de almacenamiento y



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procesamiento de la informacin, mediante la indexacin del documento y la conexin a bases de datos, los usuarios pueden recuperar los documentos en cualquier momento y lugar. DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS. Seleccin de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente o a su eliminacin. DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos. DOCUMENTO DE APOYO. Son los documentos de carcter general que sirven nicamente de soporte a la gestin de la oficina para permitir la toma de decisiones, pueden ser generados en la misma Institucin o proceder de otra y no forman parte de las series documentales de las oficinas, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central para su custodia, el jefe de oficina los destruye (Acuerdo 042 de 2002). DOCUMENTO DE ARCHIVO. Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO. Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. DOCUMENTO ESENCIAL (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo an despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia institucional. DOCUMENTO FACILITATIVO. Es aquel de carcter administrativo comn a cualquier Institucin y que cumple funciones de apoyo. DOCUMENTO HISTRICO. Documento nico que por su significado jurdico, autogrfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la direccin del estado, la soberana nacional, las relaciones internacionales, las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histrico y especialmente valioso para el pas. DOCUMENTO INACTIVO. Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. DOCUMENTO OFICIAL. El que produce, posee o maneja una entidad estatal. DOCUMENTO ORIGINAL. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PRIVADO. El perteneciente a personas naturales y jurdicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carcter oficial. DOCUMENTO PBLICO. Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en ejercicio de su



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cargo o con su intervencin. DOCUMENTO. Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. DOMINIO. Aquello que est separado de la @ en un e-mail y sirven para identificar y localizar de manera general la clase de empresa u organizacin que est conectada. DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado. ELIMINACIN DE DOCUMENTOS. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. EXPURGO DE DOCUMENTOS. (Vase Seleccin Documental). FACSIMIL. Reproduccin idntica de un documento, logrado a travs de un medio mecnico, fotogrfico o electrnico. FECHAS DE ACUMULACIN. Fechas intermedias encontradas en un expediente. FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha ms antigua y a la ms reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a sta. FOLIO VERSO.(Vase Folio Vuelto). FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeracin. FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos pginas. Nmero que indica el orden consecutivo de las pginas de un libro, folleto, revista. FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una Institucin o persona. FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIN. Informacin original no abreviada ni traducida; se llama tambin fuente de primera mano. FUNCIN ARCHIVSTICA. Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. GESTIN DE DOCUMENTOS. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una



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entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin. GUA. Instrumento que describe genricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las caractersticas fundamentales de los mismos. organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentacin. IDENTIFICACIN DOCUMENTAL. Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. DICE TOPONMICO. Listado de stios o lugares. NDICE CRONOLGICO. Listado consecutivo de fechas. NDICE ONOMSTICO. Listado de nombres propios. NDICE TEMTICO. Listado de temas o descriptores. NDICE. Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos, cronolgicos y temticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripcin. INSTRUMENTO DE CONSULTA. Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control fsico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localizacin y recuperacin. Dependiendo de la fase de tratamiento archivstico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. Instrumentos de control (fases de identificacin y valoracin) e instrumentos de referencia (fases de descripcin y difusin). INSTRUMENTO DE CONTROL. Es aquel que se elabora en las fases de identificacin y valoracin. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificacin los siguientes. Ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, cuadros de clasificacin, registros topogrficos; y en la fase de valoracin. Relaciones, tablas de retencin documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminacin, informes, relaciones de prstamo resultantes de muestreo. INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN. (Vase Instrumento de Consulta). INSTRUMENTO DE REFERENCIA. (Vase Instrumento de Consulta). INTERLNEA. Distancia vertical entre dos renglones. Por extensin se le denomina rengln. INVENTARIO. Es el instrumento que describe la relacin sistemtica y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organizacin de las series documentales. Puede ser esquemtico, general, analtico y preliminar. LEGAJO. En los archivos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.



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LEGISLACIN ARCHIVSTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservacin, el acceso, la proteccin y la organizacin de los archivos en un pas. MENSAJE DE DATOS. Toda informacin, generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrnicos, pticos o similares como pudieran ser entre otros, el Intercambio Electrnico de Datos (EDI), Internet, el correo electrnico, el telegrama, el fax o el telefax (Ley 527 de 1999). MICROFILMACIN. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. MICROFILME. Fotografa en pelcula generalmente de 16 o 35 milmetros, utilizada en reproduccin de documentos. MUESTREO. Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, topogrficos, temticos, entre otros. NORMALIZACIN. Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrn o criterio dado. OFICINA PRODUCTORA. Es la unidad administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. ORDENACIN DOCUMENTAL. Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORDENACIN. Operacin de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos sern los documentos o las unidades archivsticas dentro de las series. ORGANIGRAMA. Representacin grfica de la estructura orgnica de algn tipo de organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo. ORGANIZACIN DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas, cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica, con criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS. Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia. PATRIMONIO ARCHIVSTICO. Conjunto de archivos conservados en el pas y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histrico. PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural.



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PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe. PLAZO PRECAUCIONAL. Tiempo prudencial de conservacin de los documentos, una vez concluida su vigencia, como prevencin de posibles reclamaciones. PRESERVACIN DOCUMENTAL.(Vase Conservacin de Documentos). PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que los documentos producidos por una Institucin u organismo no deben mezclarse con los de otros. PRODUCCIN DOCUMENTAL. Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. PROTOCOLO. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades. PROYECTO DE DESCRIPCIN DE ARCHIVOS. Formulacin de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y mtodos a seguir en la seleccin y descripcin de una determinada unidad archivstica, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigacin con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluacin de requerimientos de descripcin, tipos documentales a elegir, unidades archivsticas, evaluacin de criterios para determinacin de trminos descriptivos, aspectos fsicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatizacin de los datos propios de la descripcin archivstica. RADICACIN. Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite

RAZONERO: Comunicacin interna informal que se utiliza en la Institucin para remitir documentos, aclarar situaciones o asuntos de las comunicaciones oficiales, o del trmite, no puede remplazar un memorando

REGISTRO DE DOCUMENTOS. Anotacin de los datos del documento en los modelos de control. REGISTRO TOPOGRFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservacin, indicando su posicin exacta en un depsito de archivo. REGLAMENTO DE ARCHIVOS. Son los lineamientos generales administrativos y tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de ley. REPROGRAFA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin fonotcnica y la policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, la fotocopia, el microfilm, el documento



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digitalizado. RESERVA LEGAL. La reserva legal sobre los documentos de archivos pblicos, cesar a los treinta aos de su expedicin de conformidad con lo dispuesto en el artculo 13 de la Ley 57 de 1985. RETENCIN DE DOCUMENTOS. Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin documental. SECCIN. Es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razn de esa subdivisin orgnico-funcional. SELECCIN DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total. SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: acuerdos, resoluciones, actas, historias laborales, contratos, actas, Informes, entre otros. SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios la documentacin de una entidad, con fines de informacin. SIGNATURA TOPOGRFICA. Es el smbolo que resulta de combinar el nmero de clasificacin o notacin con otro dato que se le asigna a un documento impreso o electrnico para diferenciarlo. Se puede definir tambin como la numeracin correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservacin de un depsito. Es el smbolo que resulta de combinar el nmero de clasificacin o notacin con otro dato que se le asigna a un documento electrnico o impreso con la notacin que permite diferenciar un documento de otro. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la cooperacin interinstitucional de los archivos, a travs de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidacin del sector archivstico, coordinado por el Archivo General de la Nacin. SUBSERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie, por los tipos documentales que varan de acuerdo con el trmite de cada asunto. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas, de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier Institucin. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo. TIPO DOCUMENTAL. Unidad Documental Simple.



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TIPOLOGA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas. TOMO. Volumen de cierta extensin, en el cual estn encuadernados varios documentos en forma separada y con paginacin propia. TRMITE. Entindase por trmite lo relacionado con la radicacin, registro, y control de los documentos. TRANSCRIPCIN. Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisin de los documentos del Archivo de Gestin al central y de ste al histrico, de conformidad con las tablas de retencin documental adoptadas. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad tcnico-operativa de una Institucin (oficina). UNIDAD ARCHIVSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre otras: un expediente. (Vase expediente). UNIDAD DE CONSERVACIN. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivstica. Pueden ser unidades de conservacin entre otras. una caja, un libro o un tomo, una carpeta. UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente. UNIDAD PRODUCTORA. Oficina productora de documentos. VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administracin que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pblica. VALOR HISTRICO. (Vase Valor Secundario). VALOR JURDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho comn. VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la Institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.



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VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. VALORACIN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. VIGENCIA. Capacidad o fuerza de un documento de archivo para testimoniar, obligar o informar sobr un asunto.

4. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin, se establece el Sistema

Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa. Artculos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administracin de justicia. Artculo 95. Sobre el uso de la tecnologa, medios tcnicos, electrnicos, informticos y telemticos en la administracin de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarn de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999. Artculos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002. Cdigo Disciplinario nico. Artculo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitucin, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las

ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las rdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. No.22. Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin. Artculo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor pblico le est prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, as como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Ley 962 de 2005. Ley antitrmites.



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Ley 1273 de 2009. de la proteccin de la informacin y de los datos. Ley 1581 de 2012. Por el cual se dictan disposiciones generales para la proteccin de datos

personales. Ley 1712 de 2014: Por el cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la

informacin pblica nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se

establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de los archivos del Estado.

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestin Documental para todas las Entidades del Estado.

Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administracin de comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas.

Acuerdo AGN 042 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 003 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el comit evaluador de Documentos del Archivo General dela Nacin y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental - TRD y las Tablas de Valoracin Documental TVD.

Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.

Directiva Presidencial 04 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la poltica Cero Papel en la administracin pblica.

5. OBJETIVOS

Ejecutar las actividades administrativas, tcnicas, de planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida, desde su origen hasta su disposicin final, a travs de la normatividad vigente, lineamientos, el control de procesos, con el propsito de garantizar la eficiencia en el funcionamiento de la gestin documental, organizacin, conservacin, administracin del patrimonio documental, acceso y seguridad de la informacin de la UNGRD. OBJETIVOS ESPECFICOS

Estructurar el Programa de Gestin Documental, metodologa y los procedimientos que orienten armnicamente su desarrollo en la UNGRD.

Normalizar y estandarizar a travs de los procesos del Programa de Gestin Documental PGD, la produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y



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disposicin final durante el ciclo vital del documento.

Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la Tabla de Retencin Documental, organizacin, transferencias primarias, recuperacin, preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos.

6. ALCANCE

Inicia desde la recepcin de los documentos en la entidad, la asignacin y trmite por las diferentes dependencias de la entidad a su destinatario, hasta su disposicin final, seguimiento y evaluacin de la implementacin de las directrices y procesos tcnicos de la misma, (Decreto 2609 de 2012 Ley 594 de 2000, artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011). Aplica a todas y cada una de las dependencias de la Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo UNGRD. El presente instrumento est dirigido a:

Usuarios Internos: Funcionarios y Contratistas de la UNGRD. Usuarios externos: Investigadores, Entes de Control y Ciudadana en general.

7. DESARROLLO

ADMINISTRATIVO Se requiere incorporar en la estructura orgnico funcional de la UNGRD, lo establecido en los decretos 2609 de 2012 del Archivo General de la Nacin AGN en su Artculo 4. Coordinacin de la Gestin Documental, y el decreto 2578 de 2012 del Archivo General de la Nacin AGN en sus Artculos 14 y 15. Conformacin del Comit Interno de Archivo - sern cumplidas por el Comit de Desarrollo Administrativo, en la UNGRD se derog el Comit de Desarrollo Administrativo y se reestructura el Comit Institucional del Sistema Integrado de Planeacin y Gestin, con el fin de incorporar en las funciones del Comit las correspondientes al Comit interno de archivo y empoderar a la Secretaria General o a quien haga sus veces, a travs de la Coordinacin de Apoyo Administrativo como responsable de la Gestin Documental de la entidad. ECONMICO Se requiere que la administracin de la UNGRD a travs de Plan Estratgico, asigne un presupuesto Anual para el desarrollo del Programa de Gestin Documental - PGD.

Recursos Humanos Recursos Tecnolgicos Recursos Fsicos

TECNOLGICO Se requiere realizar un diagnstico integral de los Sistemas de Informacin que soportan el desarrollo de las funciones de la UNGRD, y presentar al Comit Institucional del Sistema Integrado de Planeacin y Gestin un plan de mejoras, parametrizacin y actualizacin de los sistemas.



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LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

El Programa de Gestin Documental PGD, contiene las actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de los documentos producidos y recibidos por la entidad en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trmite, utilizacin, conservacin y consulta, cuyos lineamientos estn articulados con la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica - NTCGP1000:2009 y lo estipulado en el Sistema Integrado de Planeacin y Gestin - SIPLAG , que en materia de Gestin Documental se generen en la UNGRD, sern registrados y normalizados a travs de Guas, Instructivos y/o Manuales de Gestin Documental, circulares, resoluciones, que la entidad considere pertinente.

Grafica 2: Proceso de Gestin Documental

1.1. Planeacin

a. Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece a un plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera efectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, anlisis y determinacin de los requerimientos de informacin, mantenimiento, evaluacin y documentacin del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan a corto, mediano y largo plazo y contar con un miembro coordinador de la gestin de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan las polticas generales de la gestin documental en la Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo- UNGRD- Comit Institucional del Sistema Integrado de Planeacin y Gestin y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentacin.

b. Requisitos Tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previos como: instructivos guas, manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, organigrama institucional y tablas de retencin documental, adopcin de normas tcnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de correspondencia. Para ello, se verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:



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Centralizar la recepcin y envo de los documentos, (adecuacin de la oficina de recibo y despacho de correspondencia).

Definir procesos y procedimientos de gestin documental. Cumplir con las funciones relativas a la gestin documental incorporadas en el Comit

Institucional del Sistema Integrado de Planeacin y Gestin. Aprobar travs del Comit Institucional del Sistema Integrado de Planeacin y Gestin de la

UNGRD, las Tablas de Retencin Documental TRD.

c. Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, as como con los sistemas de informacin, aplicativos y dems herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones:

La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad, con el

apoyo de la alta direccin. Definir el sistema de administracin de archivos de la entidad. Articular con la alta direccin y las reas competentes la gestin de recursos necesarios para la

realizacin de las actividades propias de la gestin documental. La entidad deber contar con un programa de capacitacin o espacios de formacin que

permita a los funcionarios y contratistas del archivo, correspondencia y centro documental, ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin documental.

Las instalaciones de los archivos, la correspondencia y el centro documental, deben reunir las condiciones mnimas para el adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nacin, en relacin con las caractersticas arquitectnicas y medioambientales, espacio, distribucin de reas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicacin con relacin a las dependencias, mobiliario y equipo.

1.2. CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final (Acuerdo 027 de 2006 AGN).

1.2.1. ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital (Acuerdo 027 de 2006 AGN).



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Grafica 3: Transferencias Primarias y Secundarias

a. Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. Ley 594 de 2000.

b. Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Ley 594 de 2000.

c. Archivo Histrico:

Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente. Ley 594 de 2000.

1.3. Produccin Documental Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (Acuerdo 027 de 2006 AGN). Actividades La produccin documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

VALORES PRIMARIOS Legal Fiscal

Contable

ARCHIVO DE GESTIN

VALORES PRIMARIOS Legal Fiscal

Contable

ARCHIVO CENTRAL VALORES

SECUNDARIOS

Cultural Historico Cientifico

ARCHIVO HISTORICO



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Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin. Determinacin y seleccin de soportes documentales (CD-ROM, DVD, discos duros,

microfilme). Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad,

caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa. Normalizacin de la produccin documental Identificacin de dependencias productoras. Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los

instructivos, guas, manuales de procesos y procedimientos y los identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el nmero de copias. Control de la produccin de nuevos documentos. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

1.4. Recepcin Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Recepcin de documentos: Se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los instructivos, guas, manuales de procedimientos. Actividades: En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros.

Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

a. Radicacin de documentos. Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo.



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Impresin de sello de la radicacin. Registro impreso de planillas de radicacin y control.

b. Registro de documentos y digitalizacin.

Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre

de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas y/o recibidas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y

enviados. Digitalizacin de los documentos, correspondencia enviada, recibida e interna. Registro de radicacin en base de datos y cargue de imgenes en servidor.

1.5. Distribucin Documental Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Actividades: Distribucin Interna: Se remite la informacin de entrada al responsable de cada dependencia para su gestin y posterior trmite. Distribucin Externa: Se remite a correspondencia la informacin de salida previamente firmada por el funcionario autorizado y posteriormente se enva a travs del medio pertinente. (Email, fax, Mensajera). 1.6. Tramite Documental Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. Actividades: a. Recepcin de solicitud o trmite

Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite.



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Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

b. Respuesta

Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto.

1.7. Organizacin Documental Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos archivsticos de: 1.7.1. Clasificacin Documental Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad (Acuerdo 027 de 2006 AGN.). Actividades:

Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los documentos

de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.

1.7.2. Ordenacin Documental Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades:

Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin.



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1.7.3. Descripcin Documental Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin (Acuerdo 027 de 2006 AGN.). Actividades:

Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices. Actualizacin permanente de instrumentos.

1.8. Tabla de Retencin y Tabla de Valoracin Documental TRD TVD Es un instrumento archivstico que permite la normalizacin de la gestin documental y la institucionalizacin del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retencin Documental, la cual acta en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilizacin de nuevas tecnologas en los archivos. Para estos efectos, la retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin y de valoracin documental (Acuerdo 027 de 2006 AGN.). Actividades:

Elaboracin de inventarios documentales. Organizacin y entrega de transferencias documentales. Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.

1.9. Consulta Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Actividades: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.



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Las actividades bsicas en esta fase son: a. Formulacin de la consulta

Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta. Determinacin de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de consulta.

b. Estrategia de bsqueda

Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos.

c. Respuesta a consulta

Atencin y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin.

1.10. Conservacin Documental Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) Actividades: En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:

Diagnstico integral. Sensibilizacin y toma de conciencia. Prevencin y atencin de desastres. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de reas y documentos.



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Control de plagas. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de espacios y

reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento).

Apoyo a la reproduccin. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantacin de Planes de contingencia. Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes.

1.11. Disposicin Final Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental. (Acuerdo 027 de 2006 AGN.) 2. FASES DE IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL Las fases de implementar el PGD debern estar incluidas en el Plan de Accin Anual, con las siguientes orientaciones: a. Alineado con los objetivos estratgicos: el Programa de Gestin Documental deber estar acorde

con el objetivo estratgico y el plan de accin anual que haya elaborado la entidad.

b. Metas de corto, mediano y largo plazo.

Metas en el corto plazo:

Formar a los encargados del archivo en la implementacin del programa.

Publicar y socializar los alcances del Programa de Gestin Documental de la entidad. Metas en el mediano plazo:

Implementar, hacer el seguimiento y actualizacin al programa de gestin documental. Implementar mejoras al programa de acuerdo con las normas y prcticas que se vayan

generando.

Metas en el largo plazo:

Disponer transferencias y eliminaciones primarias de documentos fsicos y en soportes electrnicos.

Implementar los mecanismos para adecuar la gestin documental a los cambios tecnolgicos,

tendientes a la conservacin y preservacin de los soportes documentales y normativos que se presenten.



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c. Recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos definidos: La Secretaria General de la UNGRD a travs del Grupo de Apoyo Administrativo debe programar y establecer los recursos necesarios para el logro de las metas del programa de gestin documental, articulados al SIPLAG. El Programa de Gestin Documental se articular con el Sistema Integrado de Planeacin y Gestin SIPLAG. 3. PROGRAMAS ESPECFICOS a. Programa de normalizacin de formas y formularios electrnicos El programa de normalizacin de formas y formularios se realizar mediante desarrollos especficos en el sistema de informacin documental, con el apoyo de la oficina de planeacin, con el fin de diligenciar y gestionar documentos sin necesidad de ser impresos y digitalizados. b. Programa de documentos vitales o esenciales El Programa de documentos vitales se en contemplar en el Programa Integrado de Conservacin. c. Programa de gestin de documentos electrnicos El programa de gestin de documentos electrnicos deber hacerse bajo la poltica Cero Papel y los lineamientos de Gobierno en Lnea. Describiendo los elementos mnimos que deben tenerse en cuenta al momento de gestionar el ciclo de vida de los documentos electrnicos de archivo. d. Programa de archivos descentralizados La entidad deber realizar un proceso de custodia y almacenamiento de documentos, que correspondan a los proyectos especiales y al fondo el cual tendr que ser actualizado permanentemente. e. Programa de reprografa La entidad cuenta con sistema de fotocopiado, impresin y digitalizacin de documentos, los cuales debern estar ajustados de acuerdo con las especificaciones definidas en el programa de gestin documental. f. Programa de documentos especiales La entidad cuenta con documentos en otros soportes, que deben ser sometidos a procesos de migracin en diferentes momentos. g. Plan Institucional de Capacitacin o Espacios de Formacin El responsable de la administracin del Programa de Gestin Documental deber articular los programas de capacitacin y entrenamiento en materia de gestin documental alineado al Plan



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Institucional de capacitacin o Espacios de Formacin, el cual debe contemplar la realizacin de mnimo 1 sesin de capacitacin o formacin en cada semestre. h. Programa de auditora y control El responsable de la administracin del Programa de Gestin Documental deber programar Auditoras de seguimiento a la implementacin del programa mnimo 1 vez por semestre. i. Programa Integrado de Conservacin El programa integrado de conservacin tiene como propsito establecer los lineamientos para la intervencin fsica sobre los documentos con el fin de mantener la informacin en las condiciones adecuadas en cuanto a la integridad de los soportes de almacenamiento de los documentos, de manera que se protejan los soportes documentales y la salud de las personas que acceden a los documentos, de esta manera se garantiza el acceso a la informacin que se conserva de manera temporal o definitiva en los archivos de la entidad.

8. RESPONSABILIDADES, RECURSOS.

RESPONSABILIDADES: Direccin General: garantizar la disposicin de recursos necesarios, de forma oportuna para la implementacin, seguimiento y evaluacin del programa de gestin documental de la UNGRD. Grupo apoyo administrativo: definir, divulgar, y dar cumplimiento a los lineamientos establecidos para la implementacin, seguimiento y evaluacin del programa de gestin documental de la UNGRD. Funcionarios y Contratistas UNGRD: Conocer, implementar y acogerlas directrices y actividades establecidas en el programa de gestin documental de la UNGRD. ASIGNACIN DE RECURSOS: La asignacin de recursos estar sujeta al presupuesto de la UNGRD, para la implementacin, seguimiento y evaluacin del programa de gestin documental.

9. INDICADORES.

Nombre: % Plan De Implementacin Del Programa De Gestin

Proceso: Gestin Documental

Objetivo del Proceso:

Establecer y normalizar la Planeacin, Produccin, Gestin y Trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, recibidos y producidos por la UNGRD, asegurando la conservacin



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y preservacin de la memoria institucional, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la gestin documental.

Tipo: Efectividad

Perspectiva: Procesos Internos

Periodo: Semestral

Responsable: Lder de Gestin Documental (2014-07-22)

Autorizados: Lder de Gestin Documental Coordinador de Gestin Administrativa

Descripcin: % Plan de implementacin del programa de gestin documental durante el semestre % Plan de implementacin del programa de gestin documental durante el semestre

Valores: Meta: 100 Medio: 80 Alerta: 60

Orden: Crecientes

Unidad de Medida:

%

Frmula: (( Actividades Ejecutadas / Actividades Planificadas Durante El Semestre )*100)

10. CRONOGRAMA.

FASES ACTIVIDADES

FASE I Formar a los encargados del archivo en la implementacin del programa.

Publicar y socializar los alcances del Programa de Gestin Documental de la entidad.

FASE II Implementar, hacer el seguimiento y actualizacin al programa de gestin documental.

Implementar mejoras al programa de acuerdo con las normas y prcticas que se vayan generando.

FASE III Disponer transferencias y eliminaciones primarias de documentos fsicos y en soportes electrnicos.

Implementar los mecanismos para adecuar la gestin documental a los cambios tecnolgicos, tendientes a la conservacin y preservacin de los soportes documentales y normativos que se presenten.



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11. BIBLIOGRAFIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Gua para la implementacin de un programa de gestin documental. Bogot D.C.: 2005 Programa Agenda de Conectividad Estrategia Gobierno en Lnea. Cero papel en la Administracin Pblica. Gua No.1 Buenas prcticas para reducir el consumo de papel. [pdf] Bogot:El Ministerio, 2012. 19 p. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aafiles/5854534aee4eee4102f0bd5ca294791f/GUIA_1_Buenas_practicas_para_reducir_consumo_de_ papel.pdf MUNDO ARCHIVSTICO. Diccionario de trminos archivsticos. [Trmino de bsqueda: correspondencia]. [En lnea]. Santa Fe: Mundo Archivstico, 2011. Disponible en: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&accion=ver&id=345 PARRA ACOSTA, Julio Alberto. Principios y procesos para la organizacin del archivo general del municipio. Bogot: Archivo General de la Nacin, 2003. p. 5 6 Presidencia de la Repblica. Constitucin poltica de Colombia. Bogot: Impreandes, 1991. 197 p. Directiva Presidencial 4 de abril 3 de 2012. Eficiencia Administrativa y lineamientos de la poltica Cero Papel en la Administracin Pblica. Bogot: La Presidencia, 2012. 3 p. Disponible en:http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/ MINISTERIO DE CULTURA, Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de los archivos del Estado. MINISTERIO DE CULTURA, Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestin Documental para todas las Entidades del Estado.

CRONOGRAMA.

ELABOR REVIS APROB

VER FORMATO DE APROBACIN DE DOCUMENTACIN SIPLAG DEL PROCESO. VER LISTADO DE DOCUMENTOS EN LA HERRAMIENTA TECNOLGICA NEOGESTIN.

Nombre: Olga Yolima Rojas Rodrguez

Nombre: Fanny Torres Estupian

Nombre: Carlos Ivn Mrquez Prez

Cargo: Contratista Lder Gestin Documental-UNGRD

Cargo: Coordinadora Grupo Apoyo Administrativo-UNGRD

Cargo: Director General UNGRD

1. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSIN DESCRIPCIN DEL

CAMBIO FECHA

01 Emisin inicial 30/09/2014

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