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DEL PAQUETE ECONÓMICO 2014

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¿Para qué sirve la contabilidad?

C.P. y C.F. Ramón Miranda Lagunas

integrante de la Comisión de desarrollo Finanzas y Sistema Financiero-Bosques del Colegio de Contadores Públicos de México.

Hace muchos años leí un artículo en el cual el autor (me disculpo por no recordar su nombre) mencionaba que, sin importar la profesión o actividad a la que nos dediquemos era importante conocer de contabi-lidad. El argumento medular: es el lenguaje de los negocios. Tomando como base esa idea, me gustaría revisar algunos conceptos contables para que, en una ambiciosa expectativa, dejar en los lectores una idea más clara de: ¿para qué sirve la contabilidad?

Antecedentes

La contabilidad nace por la necesidad de llevar un registro de las acti-vidades realizadas, ya sea por una persona, o bien, por una entidad, pero la verdadera utilidad de la contabilidad es el análisis de la infor-mación que se desprende de ella, pues nos permite tomar decisiones basadas en las cifras que el negocio presenta. Para que la contabilidad sea útil necesita reunir, cuando menos las siguientes características:

• Información de calidad. Todos los datos que se registren deben ser completos, suficientes y acordes con la actividad realizada.

• Información oportuna. Que los estados financieros los revisemos en los primeros días posteriores al cierre, de no contar con un sis-tema que nos permita analizarlos en tiempos más cortos.

• Información veraz. Con ello asegurar que la información verdade-ramente corresponda a las operaciones de la entidad.

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Principales conceptos

En el presente artículo nos abocaremos a tres con-ceptos básicos que tienen que ver directamente con la operación (diría la columna vertebral) de cualquier compañía.

I. Inventarios o almacén

Cuando nos referimos a este concepto, estamos hablando de las mercancías que una entidad tiene disponible para su venta; pero, ¿qué pasa cuando tenemos mucho inventario?:

1. dependiendo del tipo de inventario puede caducar o volverse obsoleto.

2. Si se carece de suficiente espacio para almacenar, se incurre en costos adicionales al tener que con-tratar espacios adicionales.

3. Se dejan recursos detenidos en esa mercancía en tanto se vende y se cobra dicha venta. Al de-jarlos detenidos no producen más utilidades.

Se utiliza una medida que técnicamente se cono-ce como rotación de inventarios, la cual no es más que un índice que nos muestra qué tanto movimien-to tiene el inventario. Se calcula de la siguiente manera:

Valor del inventario× número de días

Costo de la mercancía vendida

Supongamos que una entidad al cierre de su ejercicio tiene un valor de su inventario de $68,779.00 y el costo de las mercancías que vendió en dicho ejercicio ascendió a $133,843.00. Sustituyendo que-daría como sigue:

68,779.00× 365 = 188

133,843.00

Esta empresa tiene 188 días de inventario en su almacén, ahora la pregunta es: ¿cómo saber si se tiene mucho inventario? Aquí es donde entra la

interpretación del analista, pues hay que considerar algunos elementos adicionales para responder la pregunta:

• sector al que pertenece la empresa. Un comer-cio que está en el sector de alimentos, cuyo pro-ductos debe estar en constante movimiento, ese inventario es demasiado; si por el contrario esta-mos hablando de una sociedad que está en la manufactura, hay algunas empresas que su proceso de producción lleva muchos meses, turbinas, por ejemplo, a lo mejor ese inventario es limitado.

• tipo de producto. En alimentos, una rotación de ese tamaño seguramente indicará que se tienen productos caducos e inservibles; mientras que en manufactura al tener refacciones, éstas se podrán utilizar sin ningún problema en sus procesos futuros.

• origen de la mercancía. Con mercancías nacio-nales tenemos a los proveedores a la mano y el almacén cerca; mientras que mercancías impor-tadas, los proveedores extranjeros están lejos e implica una logística más elaborada allegarse esas mercancías (producción, fletes, trámites de adua-nales, etcétera), por lo que se deberá contar con un stock de mercancías suficientes para atender las necesidades de los clientes.

Si la política de la empresa es tener 120 días de inventario, en este caso se tendrían 68 días en exceso de inventario, con los costos adicionales que ya mencionamos.

II. Clientes o cuentas por cobrar

En este rubro se lleva el control de las ventas efec-tuadas a crédito y con ello se sabe lo que los clientes le deben a la organización. Aquí la pregunta es: ¿cómo están pagando los clientes? El indicador es la rota-ción de cuentas por cobrar, el cual mide los días que los clientes están tomando para pagar sus cuen-tas y se calcula de la siguiente manera:

Valor de las cuentas por cobrar× número de días

Valor de la mercancía vendida

Continuando con los datos de la compañía del ejemplo, al cierre de su ejercicio tenía un valor de

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sus cuentas por cobrar de $39,928.00 y el valor de las mercancías que vendió en dicho ejercicio ascendió a $201,661.00; sustituyen-do quedaría como sigue:

39,928.00 × 365 = 72201,661.00

Lo anterior significa que esta entidad tiene 72 días de ventas a cré-dito en su cartera de clientes. dependiendo de las políticas de crédito que tenga establecida dicha organización, podemos juzgar si el nú mero calculado es bueno o malo.

Si se tiene establecida una política de 60 días de crédito, con la rotación calculada deducimos que los clientes se están tomando 12 días adicionales para pagarle; 12 días que si la compañía hubiera co-brado oportunamente, habría colocado esos recursos en la misma operación (pagar a proveedores para mejorar precios, comprar más mercancía para venta, etcétera), o bien, invertirlos en una institución financiera a fin de que le genere algún rendimiento extra.

III. Proveedores o cuentas por pagar

Bajo este concepto se registra el saldo que la sociedad tiene por pagar a sus proveedores, derivado de la compra de mercancías a crédito. El indicador es la rotación de cuentas por pagar, la cual se determina de la siguiente manera:

Valor de la cuentas por pagar× número de días

Costo de la mercancía comprada

Seguimos con el mismo ejemplo y al cierre de su ejercicio tiene un valor de sus cuentas por pagar de $38,476.00 y el valor de las mercan-cías que compró en dicho ejercicio ascendió a $133,843.00. Sustitu-yendo quedaría como sigue:

38,476.00× 365 = 105

133,843.00

Esta organización tarda 105 días en pagar sus cuentas por pagar. Si sus proveedores le otorgan un crédito de 90 días, entendemos que se toma 15 días adicionales a su crédito para pagar. Lo anterior puede implicar que sus proveedores vean un riesgo, el cual será mitigado con un precio mayor al que tuviese de pagar oportuna-mente.

Análisis de la informaciónBajo los índices calculados, los cuales corresponden a una entidad real, al cierre de su ejercicio 2012, podemos llegar a las siguientes conclusiones:

1. Tiene un inventario alto, lo cual le está implicando costos adi-cionales.

2. Los clientes se están tomando 12 días adicionales a su crédito en pagar, lo cual seguramente incide en el retraso que, a su vez, la empresa tiene con sus proveedores de 15 días.

La dirección de la empresa debe tomar las decisiones necesarias que le permitan mejorar los indi-cadores a fin de ser más eficiente.

¿Para qué sirve la contabilidad?Tomando como base este ejemplo, podemos responder la pregunta como sigue:

1. Para saber cómo está mi com-pañía.

2. Para decidir qué debo hacer para que mi negocio mejore su rentabilidad.

3. Para ver si mi personal está realizando su trabajo de forma eficiente.

No hay que perder de vista que una mala administración en los tres conceptos analizados (conocida técnicamente como la administra-ción del circulante) tiene un efecto importante, pues estamos hablando de la columna vertebral de todo negocio, pudiendo bajo determinadas circunstancias llevar a la quiebra del mismo.

Concluyo con una pregunta: ¿sirve la contabilidad?