Reconocimiento TU VOTO MÁS CERCA DE 2 ONPE ETLV RGPM 16.pdf · Cucho Espinoza Sponsor del Proyecto...

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Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2016

“ETLV, TU VOTO MÁS CERCA DE CASA”

TABLA DE CONTENIDOS

INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN .......................................................... 3

ORGANIGRAMA ........................................................................................................................ 8

TERMINOS DE ACEPTACIÓN ................................................................................................ 9

PERFIL DE PROYECTO ........................................................................................................ 10

GLOSARIO DE TÉRMINOS Y CONDICIONES .................................................................. 12

ABREVIACIONES .................................................................................................................... 12

RESPUESTA A LOS CRITERIOS ......................................................................................... 13

ANEXOS .................................................................................................................................... 48

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INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) es un organismo electoral constitucional y autónomo que forma parte de la estructura del Estado. Es la autoridad máxima en la organización y ejecución de los procesos electorales, de referéndum y otros tipos de consulta popular a su cargo. Fue creado con la Constitución Política del Perú (artículo 177º) vigente desde el 31 de diciembre de 1993, su Ley Orgánica, Ley N° 26487, es publicada el 21 de junio de 1995. Su finalidad esencial es la de velar por la obtención de la fiel y libre expresión de la voluntad popular, manifestada a través de los procesos electorales a su cargo, así como coadyuvar al fortalecimiento de la institucionalización en los partidos políticos (artículo 2° de la Ley N° 26487). La ONPE, junto con el Jurado Nacional de Elecciones (JNE) y el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), conforman el Sistema Electoral Peruano, de conformidad con lo establecido por el artículo 177° de la Constitución Política del Perú (artículo 2° de la Ley N° 26487). A. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Razón Social Oficina Nacional de Procesos Electorales

RUC 20291973851

Página Web www.onpe.gob.pe

E – Mail [email protected]

Central Telefónica 417-0630

SEDES ONPE

Sede Administrativa Jr. Washington 1894 – Cercado de Lima Sede Talara Jr. Talara N° 702 - Jesús María

Sede Antares Av. Tomás Valle Cdra. 20 s/n – San Martín de Porres

Sede Industrial Av. Industrial N° 3113 – Independencia

Sede Cepsa 1 Av. Sosa Pelaez N° 1023 – Lima

Sede Cepsa 2 Av. Antenor Orrego N° 2188 - Lima Cercado

B. CATEGORÍA A LA QUE POSTULA Categoría: Sector Público TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN La ONPE, a la fecha, cuenta con un total de 328 trabajadores, de los cuales 124 están contratados bajo la modalidad CAP y 229 están contratados bajo la modalidad CAS. De este total, 31 son personal perteneciente a la Alta Dirección, total 353. Cabe indicar que, durante la organización y ejecución de un proceso electoral, se contrata personal bajo la modalidad de locación de servicios, a fin de realizar labores en las Oficinas Descentralizadas de Procesos Electorales (ODPE), que son órganos temporales que se conforman para cada proceso, cuyo número, ubicación y organización son establecidos por la institución, de conformidad con las circunscripciones electorales que determine el JNE. La cantidad de personal contratado para los procesos electorales depende del ámbito y naturaleza de la elección. Para atender la demanda de nuestros productos/ servicios, la ONPE cuenta además de sus sedes en Lima Metropolitana (5) y Callao (1), con 19 Oficinas Regionales de Coordinación (ORC) a nivel nacional, que son órganos desconcentrados, cuyas principales funciones son i) expedir el kit electoral, ii) brindar apoyo y asistencia técnica electoral, iii) brindar apoyo en la verificación y control externos de la actividad económica-financiera. Siendo política institucional la de conformar nuevas oficinas hasta tener una en cada departamento.

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Gráfico N° 1: Distribución de las ORC a Nivel Nacional

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C. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN d1. Tipo de bienes o servicios que produce La ONPE, desde su creación, ha venido incrementando progresivamente sus funciones. Entre las principales, cabe destacar las conferidas por la Ley de Partidos Políticos, como la ejecución de los procesos electorales (Presidencial, Congresal, Parlamento Andino, Municipales, Regionales; Consejo Nacional de la Magistratura, todas ellas de alcance nacional, y otras de alcance local como elecciones de autoridades provinciales y distritales, en los nuevos distritos y provincias que se van formando), consultas vecinales de demarcación territorial, asistencia técnica a los partidos políticos, asistencia técnica a las universidades para la implementación de la Ley Universitaria 30220, asistencia técnica para las elecciones de las autoridades de los municipios escolares, y asistencia técnica en general a toda entidad que lo solicite para sus procesos electorales. La ONPE ejecuta además la asistencia técnica electoral y la supervisión de finanzas partidarias a los partidos políticos, capacita a los actores electorales. Como se puede observar los servicios que produce la ONPE está dirigido en su totalidad a los actores electorales, los cuales se amplían conforme pasaron los años, de acuerdo al cuadro siguiente:

Cuadro N° 1 Servicios de la ONPE PERIODO SERVICIOS BRINDADOS POR LA ONPE

DE 1995 A

JULIO DEL

2003

Ejecutar los procesos electorales. Capacitar al personal que se incorpora a las ODPE. Capacitar a miembros de mesa y ciudadanía durante la ejecución del proceso. Venta del kit electoral.

DESDE

JULIO DEL

2003

Diseñar y ejecutar acciones de educación electoral. Producir información especializada y sistémica. Ejecutar investigaciones aplicadas. Organizar programas de especialización académica en materia electoral.

DESDE EL

2004

Verificar firmas de las listas de adherentes para la inscripción de partidos políticos. Apoyo y asistencia técnica a los partidos políticos en sus procesos de democracia interna. Verificación y control de la actividad económica-financiera. Apoyo y asistencia técnica, en procesos electorales, a instituciones públicas y privadas y organizaciones de la sociedad civil.

DESDE

DICIEMBRE

2009

Se extiende el apoyo y asistencia técnica, así como el control y verificación a organizaciones políticas de alcance regional y local. Posteriormente de acuerdo a la normatividad, será el ente encargado de la asignación presupuestaria para el financiamiento de los partidos políticos

A partir de la elaboración de la Cadena de Valor de la ONPE, se identifican los productos / servicios brindados: proceso electoral, población capacitada e informada sobre derechos políticos y participación ciudadana, organización política con apoyo en procesos electorales democráticos, organización pública, privada y de la sociedad civil con apoyo en procesos electorales democráticos.

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Gráfico N° 2 Cadena de Valor de la ONPE

Fuente: ONPE

d2. Mercados a los que destina su producción (local, regional, nacional e internacional) La ONPE como entidad pública brinda servicios a los actores electorales, del nivel local, nacional e internacional (electores que residen en el extranjero, pero emiten su voto en los procesos electorales ejecutados en el Perú). El mercado de la ONPE está compuesto principalmente por 22´901,9541 ciudadanos hábiles para sufragar, quienes participan en los procesos electorales, de referéndum y otras consultas populares.

Cuadro N° 2 Cuadro Mercado de Servicios de la ONPE Servicios Entidades asociadas Cantidad Alcance

1. Ejecución de Procesos electorales y consultas planificados y

2. Personas capacitadas para los proceso electoral

3. Población informada sobre el proceso electoral

4. Resultados electorales procesados computados y gestionados

1. Población apta para los proceso electorales

2. Partidos políticos, movimientos regionales

3. Organizaciones públicas 4. Medios de comunicación

1. Personas aptas para ejercer su voto 22´901,954, a nivel nacional e internacional.

2. 25 partidos políticos inscritos en el ROP2, 126 movimientos regionales inscritos en el ROP3,

3. 32 colegios profesionales del Perú4

Nacional e internacional

Población peruana con capacidades fortalecidas en cultura electoral

1. Mediadores de educación electoral

2. Directivos y docentes de instituciones educativas

3. Jóvenes, Mujer 4. Directivos y afiliados de los

partidos políticos 5. Pueblos indígenas amazónico 6. Fuerzas Armadas y Policía

Nacional del Perú 7. Autoridades públicas

1. 25 gobiernos regionales 2. Alumnos: 3'504,608 Educación

Primaria 2'501,788 Educación Secundaria 782,690 Educación Superior5

3. 65 Etnias amazónicas 1,267 Comunidades nativas6.

4. 153,024 Miembros de FFAA y PNP 7.

5. 90,617 Centros educativos 8

A nivel nacional

1 Padrón Electoral 2 ROP ‐ JNE 3 ROP ‐ JNE 4 Consejo Nacional de Decanos de los Colegios Profesionales del Perú 5 Escale MINEDU 6 Fuente Agenda Indígena Amazónica 2007 ‐ AIDESEP 7 Fuente Padrón remitido por GSIE ‐ EG 2011 8 Fuente ESCALE MINEDU

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Servicios Entidades asociadas Cantidad AlcanceOrganizaciones políticas atendidas en sus procesos de democracia interna

Organizaciones políticas como: Partidos políticos, movimientos regionales y locales

Se atiende a tos dos los partidos y organizaciones políticas quienes solicitan asistencia técnica

A nivel nacional

Organizaciones políticas con capacidades fortalecidas


Se atiende a tos dos los partidos y organizaciones políticas quienes solicitan asistencia técnica

A nivel nacional

Organizaciones políticas con fiscalización financiera


Partidos políticos inscritos A nivel nacional

Verificación de firmas de listas de adherentes


Partidos políticos inscritos A nivel nacional

Organizaciones públicas, privadas y de la sociedad civil atendidas, que desarrollan procesos electorales democráticos

Organizaciones públicas y privadas como las universidades

1. 140 Universidades 9 A nivel nacional

Fuente: ONPE

D. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA ORGANIZACIÓN Y ALTERNO Coordinarán con la Secretaría Técnica del Comité de Gestión de la Calidad para aclarar y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través de las Bases de Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2016, con los siguientes funcionarios:

APELLIDOS Y NOMBRES CORREO ELECTRÓNICO TIPO DE REPRESENTACIÓN

Dr. Mariano Augusto Cucho Espinoza [email protected] Representante Oficial

Jaime Molina [email protected] Representante Alterno

E. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIÓN

CARGO FUNCIONAL APELLIDOS Y NOMBRES N° DNI

Jefe Nacional Dr. Mariano Augusto Cucho Espinoza. 10401183

F. FIRMA

----------------------------------------------------------- Dr. Mariano Cucho Espinoza

Jefe Nacional de la ONPE

9 Fuente ANR

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G. EQUIPO DE MEJORA

El equipo de gestión del proyecto

Cuadro N° 3 Equipo de mejora del proyecto ETLV

Nº NOMBRE ROL EN EL PROYECTO

CARGO

Jefatura Nacional

1 Mariano Augusto Cucho Espinoza

Sponsor del Proyecto Jefe Nacional

Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

2 Gilbert Vallejos Agreda

Gerente del Proyecto Gerente de Planeamiento y Presupuesto

3 Pedro Chumpitaz Diaz

Lider Principal del Proyecto

Sub Gerente de Planeamiento

4 Danny Lamas Rodriguez

Líder Usuario del Proyecto

Lider Usuario del Proyecto

Gerencia de Informática y Tecnología Electoral

5 Ernesto Aranda Desarrollo del Proyecto Gerente de la Gerencia de Informática de Tecnología Electoral

6 Billy Colonia Machado

Líder de proyecto Líder de proyecto

7 Erick Bazán Flores Líder de proyecto Líder de proyecto

8 Edson Álvarez Navarro

Integrante Encargado de PMO

FUENTE: GPP, GITE

El equipo de apoyo operativo

Cuadro N° 4 Equipo de mejora del proyecto ETLV

Nº Nombre Rol en el proyecto Gerencia

1 Elizabeth Prado Arango Integrante operativo GPP

2 Carla Santa Huavil Integrante operativo GPP

3 Evelyn de la Torre Terrazas Integrante operativo GPP

4 Irma K. Rivera Quiroz Integrante operativo GITE

5 Jose A. Calderon Saavedra Integrante operativo GITE

6 Juan L. Pena Wagner Integrante operativo GITE 7 Natalia V. Mullisaca Ayma Integrante operativo GITE

8 Terencio B. Gonzales Castillo

Integrante operativo GITE

9 Giuliana L. Quezada Castellanos

Integrante operativo GITE

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ORGANIGRAMA

Fuente: ROF aprobado con RJ N° 063-2014-J/ONPE del 10 de marzo de 2014

La estructura orgánica de la ONPE ha sido aprobada con Resolución Jefatural N° 063-2014-J/ONPE, formando parte del Reglamento de Organización y Funciones (ROF). Esta estructura ha sido diseñada acorde con los requerimientos de modernización del Estado, permitiendo a la institución cumplir con su misión, visión y objetivos estratégicos.

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TERMINOS DE ACEPTACIÓN

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondiente al año 2016 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial. Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases. Si nuestra organización resulta ganadora aceptamos compartir información con otras organizaciones en la forma establecida en las Bases.

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Dr. Mariano Cucho Espinoza Jefe Nacional de la ONPE

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PERFIL DE PROYECTO

La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE), como autoridad máxima en la organización y ejecución de los procesos electorales, de referéndum y otros tipo de consulta popular a su cargo, en el marco de su misión de garantizar la obtención de la genuina y libre expresión de la voluntad popular, manifestada a través de los procesos electorales a su cargo, tiene como política institucional modernizar la gestión electoral a través del uso de la tecnología, a fin de brindarles las facilidades a los electores, en temas relacionados a los procesos electorales empleando medios tecnológicos y recursos humanos competentes Es por ello que la ONPE, como institución pública moderna, en su Plan Estratégico Institucional 2014-2017, enmarca sus objetivos en una gestión de excelencia y calidad orientada al servicio de los ciudadanos, teniendo como una de sus políticas la mejora continua de sus procesos internos. Por otro lado, en concordancia con la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública y Promoción del Gobierno Electrónico acercando los servicios del Estado a los ciudadanos a través del uso de las tecnologías de información y comunicaciones (TIC), la ONPE viene implementando un conjunto de estrategias para facilitar el acceso al sufragio de los electores, producto de esta labor la ONPE acogiendo la necesidad del elector de votar más cerca a su domicilio, implementó el proyecto “Elige tu local de votación (ETLV)” La implementación del proyecto posee tres grandes fases: la primera está referida al desarrollo e implementación de un aplicativo tecnológico instalado en la página web de la ONPE, este aplicativo alimenta una base de datos de los electores, quienes eligen libremente tres alternativas de ubicación de su local de votación, y se le asigna el local de votación donde alcanza un espacio en una mesa de sufragio. La siguiente fase está referida a los recursos humanos, quienes previa contratación son capacitados en temas relacionados al registro, respuesta a consultas y sensibilización a los electores y para la difusión del proyecto ETLV. El tercer componente está referido a las labores de campo que realiza el personal capacitado, para lograr el registro de los electores en el módulo de ETLV. A través de este proyecto, se le brindó por primera vez la oportunidad al ciudadano de elegir tres (3) alternativas de local de votación, dentro del distrito de residencia declarado en su DNI. Esta información sirvió de insumo en el proceso de conformación de mesas de sufragio10. El proyecto inicia su ejecución desde el mes de junio del 2015, cuando la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y la Gerencia de Información y Tecnología Electoral suscribieron el Acta de Constitución del Proyecto denominado “Elige tu local de votación – ETLV”; y se lleva a campo por primera vez en el mes de setiembre en el nuevo distrito de Mi Perú dirigida a un público electoral objetivo de 19,859 electores hábiles, de los cuales el 70% llegaron a elegir su local de votación.

10 Se tuvo en cuenta que la asignación del ciudadano a un determinado local de votación depende estrictamente de la disponibilidad y capacidad de los mismos, es decir, de la cantidad de mesas de sufragio de cada local de votación.

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Los principales beneficios de la implementación del proyecto de ETLV son: Acercamiento al local de votación según su residencia, permitiendo al elector sufragar

en el local de votación más cercano a su domicilio en el distrito de su residencia registrado en su DNI. Como consecuencia del acercamiento al elector a su local de votación, éste tiene la posibilidad de ir caminando, tal como refirieron en las consultas que se les hizo a los electores en la jornada electoral del 29 de noviembre en Mi Perú, llegaron más rápido a su local, lo que trajo como consecuencia la reducción del tráfico en el nuevo distrito de Mi Perú.

Ahorro de tiempo y costo, Menos tiempo en el desplazamiento de ida y regreso a su local de votación del elector.

Seguridad en el traslado al local de votación, el elector elige su local cerca a su domicilio, es un lugar familiar para él, por lo tanto no se siente que va a zonas desconocidas.

Evita la generación del tráfico vehicular, Al estar cerca su local y desplazarse con la familia, el elector se desplaza a pie, evitando el incremento del tráfico vehicular.

Promover el voto familiar, varios miembros de una familia votan en el mismo local, al

momento de llegar y regresar lo hacen en familia, lo que genera una unión familiar antes durante y después de ejercer su voto.

El elector conoce anticipadamente al día de la jornada electoral, el lugar donde

sufragará, El elector al momento de elegir su local de votación, se informa de la ubicación del mismo y se percata que la zona es segura, porque es parte de su “barrio”, es un lugar conocido para él, ello conlleva a que el elector, llegue directamente a su local y no se extravíe o sufra de asaltos u otro tipo de percance, e influye en la disminución del ausentismo en el día de la jornada electoral.

El proyecto responde fundamentalmente al objetivo estratégico de la ONPE de: “Fortalecer las prácticas democráticas en el país, garantizando la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana”. Está vinculado a los siguientes objetivos específicos de: “Planificar y organizar el proceso electoral”.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS Y CONDICIONES

ABREVIACIONES

BGAN : Broadband Global Area Network

CAP : Cuadro de Asignación de Personal

CAS : Contrato Administrativo de Servicios

DNI : Documento Nacional de Identidad

ETLV : Elige Tu Local de Votación

FODA : Fortalezas Oportunidades Debilidades y Amenazas

GCRC : Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas

GITE : Gerencia de Informática y Tecnología Electoral

GOECOR : Gerencia de Organización Electoral y Coordinación Regional

GPDH : Gerencia de Potencial y Desarrollo Humano

GPP : Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

JNE : Jurado Nacional de Elecciones

LOE : Ley Orgánica de Elecciones

LV : Local de Votación

ODM : Objetivos de Desarrollo del Milenio

ODPE : Oficina Descentralizada de Proceso Electorales

ONPE : Oficina Nacional de Procesos Electorales

OEE : objetivo estratégico especifico

PAC : Plan de Adquisiciones y Contrataciones

PEI : Plan Estratégico Institucional

PESEM : Planes Estratégico Sectorial Multianual

PMO : Project Management Office

NTP : Norma Técnica Peruana

RENIEC : Registro Nacional de Identificación y Estado Civil

RIT : Reglamento Interno de Trabajo

ROF : Reglamento de Organización y Funciones

ROP : Registro de Organizaciones Políticas

SIGE : Sistema de Gestión Electoral

TIC : Tecnología de Información y Comunicación

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RESPUESTA A LOS CRITERIOS

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN

1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo (1) ¿Con que políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la

organización? Asimismo, el trabajo en equipo es un mecanismo empleado para atender los

requerimientos transversales de la Alta Dirección, conformándose comités de trabajo para diferentes temas que requieren la especialidad de cada órgano funcional, identificándose dentro de este espacio oportunidades de mejoras y plantear soluciones integrales con el compromiso de sus integrantes, lo último como uno de los valores de la institución, establecidos en los Planes Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) 2013 – 2016 aprobado con Resolución Jefatural N° 0185-2013-J/ONPE, además del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2014-2017 aprobado con Resolución Jefatural N° 064-2014-J/ONPE.

En esta línea, el Plan de Desarrollo Anualizado para el Desarrollo de las Personas (PDP Anualizado), se alinea con los objetivos estratégicos del PESEM y con los objetivos del PDP Quinquenal, estableciéndose como tema de capacitación el trabajo en equipo, a fin de “Gestionar el quehacer institucional orientado a la mejora de resultados” (Objetivo Operativo Institucional 4.4.2) y “Consolidar la excelencia organizacional al servicios de la ciudadanía” (Objetivo Estratégico General 4).

Reglamento de Organización y Funciones, contempla la conformación de comités de trabajo con participación multidisciplinaria de funcionarios y personal de distintas unidades orgánicas, aprobado con Resolución Jefatura N° 063-2014-J/ONPE.

Resolución Jefatural N° 000196-2015-J/ONPE que conforma los equipos de mejora continua de la ONPE.

Gráfico N° 3 Estrategias Institucionales alineadas al Proyecto de Mejora

Fuente: ONPE

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(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas? Las políticas de promoción del trabajo en equipo se hacen efectivas, mediante la

conformación de comités de trabajo, que son aprobados con Resolución Jefatural o disposiciones de la Alta Dirección, que dependiendo del tema objeto del comité se constituyen incluso en órganos temporales, estableciéndose tanto el objeto como los integrantes del equipo, entre funcionarios y personal altamente especializado de todos los órganos involucrados en el tema, por ejemplo el Comité de trabajo para la formulación del presupuesto institucional anual.

Asimismo, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) de la ONPE, aprobado con Resolución Jefatural N° 012-2011-J/ONPE, se formulan y ejecutan programas de capacitación a través de los cuales se desarrollan cursos sobre trabajo en equipo, manejo de conflictos e inteligencia emocional, fomentando de esta manera, conocimientos, actitudes, prácticas, habilidades y valores al trabajador, a efectos de garantizar el desarrollo de la función pública y de los servicios públicos, brindando un mejor servicio al usuario, por ejemplo los programados para el personal CAP y CAS de la institución.

Conformación de comités multidisciplinarios de trabajo aprobados por la Alta Dirección, en los que intervienen funcionarios y personal especializado de los órganos involucrados en el tema objetivo del comité, por ejemplo los Comités de Gerencia.

En particular, luego de evaluar el impacto de la implementación del proyecto de mejora, la Alta Dirección en coordinación con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto (GPP), dispuso la conformación del equipo de trabajo, a través del acta de constitución del proyecto, el mismo que estuvo integrado por la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto (GPP), la Gerencia de Informática y Tecnología Electoral (GITE) y la Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas (GCRC).

(3) ¿Cómo participa la alta dirección y el personal en las actividades relacionadas? La Alta Dirección está preocupada constantemente por la implementación de la mejora

de los procesos y las iniciativas de proyectos, para lo cual incluyó en el PESEM 2013-2016, aprobando en la RJ N° 185-2013-J/ONPE, el Plan de Implementación de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública 2013-2016 en el objetivo estratégico OE8: Promover el Gobierno Electrónico a través del uso intensivo de las Tecnologías de la Información, en procesos de planificación, organización y gestión de las entidades públicas permitiendo a su vez consolidar la propuesta de gobierno abierto; asimismo se aprueba el objetivo estratégico especifico (OEE) 1.2 “Incrementar gradual y progresivamente el voto electrónico y la modernización del proceso electoral”, bajo este marco normativo la Alta Dirección impulsa todas las iniciativas de mejora e innovación de procesos y proyectos.

La Alta Dirección manifiesta su involucramiento en los proyectos institucionales a través de las reuniones de Comité de Gerencia, realizadas periódicamente con la participación de la Alta Dirección y de los funcionarios, donde se informa el avance de la ejecución, monitoreo y control, así como las necesidades y las acciones de mejora requeridas para los diferentes proyectos, asegurando de esta forma que se logren los objetivos estratégicos institucionales, de acuerdo a lo establecido en el PESEM, entre las actas relevantes tenemos al “Acta de Constitución del proyecto Elige tu Local de Votación” del 26JUN2015, la siguiente es el Acta N° 000006-2015-GG del 18DIC2015 en la que indica que en la Elecciones Municipales, donde participó la población electoral del nuevo distrito Mi Perú, a quienes se les dirigió la primera etapa del proyecto ETLV, el 87% de los electores estuvieron satisfechos con el procesos electoral.

De manera general, cualquiera sea el origen de la iniciativa de los proyectos, la Alta Dirección participa activamente con la gestión estratégica del proyecto con la revisión y aprobación de los proyectos propuestos, estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos, gestionando el presupuesto y las acciones correctivas del proyecto.

Complementando a las labores anteriores la Alta Dirección también participó en las

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labores operativas de implementación del proyecto, asistió al nuevo distrito de Mi Perú, realizó labores de difusión, de registro y de supervisión en algunas oportunidades de la jornada ejecutada.

1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora (1) ¿Qué facilidades otorgó la alta dirección para promover y hacer viable el trabajo del

equipo del proyecto de mejora? Las facilidades otorgadas por la Alta Dirección para promover el trabajo del equipo en la ejecución del proyecto de mejora se detallan a continuación:

- Asignación presupuestal para la adquisición de los medios operativos y de recursos humanos para el proyecto de mejora.

- Monitorea y aprueba la puesta en marcha del aplicativo ETLV.Designó al personal técnico de la Gerencia de Informática para brindar soporte tecnológico para el alojamiento y publicación de la plataforma virtual en los servidores web, así como, asesoría en la definición e implementación del proyecto de mejora.

- Garantiza la logística e infraestructura para los integrantes del equipo de trabajo (mobiliario, equipos y materiales de trabajo).

- Disponibilidad de horario a los integrantes del equipo de trabajo en las actividades de evaluación, coordinación y monitoreo del servicio de virtualización.

- Apoyó en las labores operativas de campo, durante la recolección de los datos, en las cuales pudo comprobar las dificultades que se estaban afrontando y conjuntamente con el equipo tomó las decisiones correctivas para que el proyecto sea un éxito.

- Solicitó a la Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas la difusión del proyecto a través de diversos medios como: redes sociales, perifoneo en Mi Perú, entrega de material de difusión a los electores.

Se preocupó por que el equipo del proyecto cuente con todos los medios operativos, logísticos y de alimentación necesario en las jornadas de campo.

(2) ¿Cómo garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la alta dirección

a efectos de facilitar el desempeño del equipo? La comunicación del equipo del proyecto con la gerencia se garantizó mediante

reuniones periódicas para revisión de avances del proyecto, en base a un cronograma de trabajo, evaluándose aspectos técnicos y de diseño. Por otro lado, la Alta Dirección fue informada permanentemente sobre el proyecto, recogiéndose recomendaciones y sugerencias que consideraron emitir. Cuando fue necesario, en estas reuniones, participaron los representantes de la empresa proveedora del servicio.

El equipo de Proyecto, al estar integrado por especialistas, así como también por

funcionarios, facilitó el aprovisionamiento de recursos internos desde otras unidades orgánicas gracias a la comunicación horizontal y transversal al interior de la institución. Esta comunicación en los equipos de trabajo está soportada en la práctica y adopción de una organización matricial.

Se garantizó la comunicación a través de soportes comunicacionales que pone a

disposición de la institución como el Sistema de Gestión Documental, los correos electrónicos, las comunicaciones escritas y la comunicación directa (reuniones de despacho entre gerentes y la jefatura nacional).

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Gráfico N° 4 Reuniones del Proyecto

1.3 Apoyo de la alta dirección en la implantación de las propuestas de solución (1) ¿Qué medios utilizó la alta dirección para dar soporte a la implantación de las

mejoras propuestas? Ello comprende la forma en que las nuevas prácticas provenientes del proyecto de mejora son aprobadas, difundidas e implantadas; considerar también los recursos que la organización destina para el despliegue de la mejora. La Alta Dirección, a través de la inclusión de las actividades del Proyecto en el Plan de

Adquisiciones y Contrataciones (PAC), apoyó la ejecución del proyecto de mejora, otorgando el presupuesto necesario para su desarrollo, considerando la relación directa con la visión institucional a efectos de afianzar la confianza de la ciudadanía y contribuir con la eficiencia, eficacia y transparencia de los procesos.

Asimismo, en el PEI 2014-2017 se establece como uno de los objetivos estratégicos institucionales la modernización de la gestión institucional al servicio de la democracia mediante el objetivo estratégico general “Fortalecer las prácticas democráticas en el país, garantizando la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana”, teniendo como objetivos estratégicos específicos el P.1.1 “Gestionar con eficiencia los procesos electorales, de consulta popular y de referéndums”.

Cabe indicar, que una vez aprobado el PEI es publicado en el internet e intranet de la ONPE, comunicándose su aprobación a todo el personal a través de memorándum circulares, difundiéndose de esta manera la viabilidad de los proyectos de mejora. En el caso de la difusión e implantación de las nuevas prácticas, las mismas se realizan a través de notas de prensa, que son comunicadas a través del correo y el portal institucional, resaltando los beneficios del proyecto, así como en los Informes de Evaluación del PEI, documentos que también son publicados en el portal.

1.4 Reconocimiento a los equipos de proyectos de mejora (1) ¿Qué reconocimientos se otorga a los integrantes de los equipos de proyectos de

mejora que logran resultados destacados? Los reconocimientos, independientemente de su naturaleza, deben estimular y promover el trabajo en equipo, la mejora continua y la orientación al largo plazo. La Institución convoca, con relativa frecuencia, la conformación de equipos de mejora

cuyo esfuerzo contribuye con reconocimiento institucional y valora el esfuerzo

Fuente: ONPE

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desplegado, a través de mecanismos de incentivos para el personal. Estos mecanismos son los siguientes: Participación del personal en programas de capacitación, comprendidas en líneas

de acción orientadas a satisfacer las expectativas del personal: - CAP y CAS para el desarrollo profesional y personal para su promoción en la

carrera dentro de la entidad, los mismos que son tomados en cuenta para su evaluación (Ver artículo N° 18 del RIT11). o Cabe indicar, que la selección de los participantes para la capacitación, se

realiza de acuerdo con sus funciones, responsabilidades y niveles de desempeño (numeral 2 de los Objetivos y Estrategias de Capacitación establecidos en el PDP Quinquenal).

Publicación de los logros alcanzados por los equipos de trabajo, en la revista Reporte Electoral o notas de prensa, elaborados por la Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Corporativas (GCRC), resaltando que el logro se debe al compromiso y al trabajo en equipo por seguir brindando servicios de calidad al alcance de todos los ciudadanos.

Otorgando facilidades para la participación del equipo de mejora, así como compensando sus horas de trabajo por el esfuerzo brindado.

Mensajes de felicitación y agradecimiento de la Alta Dirección publicados en la Intranet Institucional y difundidos vía correo electrónico institucional.

Resolución Jefatural de felicitación al personal con copia a su legajo. En la memoria institucional publicada cada año se dedica una sección al

reconocimiento de los proyectos de mejora y los equipos que los integraron.

Gráfico N° 5 Reconocimiento al trabajador ONPE 2015

(2) Informe como el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización El reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora se enmarca en la Política de

Calidad, la que establece que la mejora continua de los procesos de la ONPE se hará efectiva contando con personal calificado y comprometido, que permita asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, así como con los Objetivos de la Calidad.

Asimismo, en el numeral 4 de los Objetivos y Estrategias de Capacitación del PDP Quinquenal, se reconoce el esfuerzo e interés de los trabajadores y servidores por la

11 Art. 18° del RIT: La participación de los trabajadores en los programas de capacitación será tomada en consideración para la evaluación de los mismos. El Plan Anual de Capacitación será elaborado por la Oficina de Recursos Humanos en coordinación con cada uno de los órganos de la entidad y será aprobado por la Jefatura Nacional.

Fuente: ONPE - OCRC

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mejora de los procedimientos y operaciones institucionales. A nivel del Reglamento Interno de Trabajo (RIT), en el artículo 15º del Capítulo IV

sobre Progresión de Personal, se establece que la progresión se expresa a través del ascenso del trabajador a nivel superior de su respectivo grupo ocupacional y con el cambio del grupo ocupacional, el mismo que se realiza con plena transparencia teniendo en cuenta los factores de idoneidad, capacidad, evaluaciones de desempeño, preparación, conocimientos, experiencia y méritos del trabajador.

El artículo 16° del Capítulo V del RIT, establece que la ONPE fomenta, formula y promueve programas de capacitación orientados al desarrollo de conocimientos, actitudes, prácticas, habilidades y valores del trabajador, a fin de garantizar el desarrollo de la función pública y de los servicios públicos, mejorar su desempeño laboral, propiciar su realización personal, técnica o profesional y brindar un mejor servicio al usuario, para cuyo efecto suscribe convenios, teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal, de manera equitativa entre todo el personal.

2. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA 2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora (1) ¿Cuáles son las principales estrategias del negocio? La ONPE, asimismo, a través del PEI 2014-2017 aprobado con RJ-064/ONPE, establece sus principales estrategias definiendo la visión, misión y valores institucionales, así como también los objetivos estratégicos institucionales, su política y objetivos de calidad, asegurándose que estas se lleven a cabo de la mejor manera sostenible y sustentable en el tiempo. A continuación se muestra la visión, misión y valores que la ONPE promueve:

Valores Institucionales:

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Asimismo, se muestra los objetivos estratégicos:

Gráfico N° 6 Objetivos Estratégicos

(2) ¿Cómo consideró el equipo los principales lineamientos estratégicos de la organización

en la selección del proyecto de mejora a trabajar? El funcionamiento de la institución, se basa en la normatividad, en las políticas y el lineamiento entre ellos, el proyecto se ejecuta sobre el desarrollo mediante la ejecución de cada uno de sus componentes, los cuales se alinean de la siguiente manera: Componente tecnológico de soporte: Lineamiento estratégico 1; en el PEI-2014-2017, el Plan de Implementación de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Publica 2013-2016 en el objetivo estratégico N° 8: Promover el Gobierno Electrónico a través del uso intensivo de las Tecnologías de Información (TIC), en procesos de planificación, organización y gestión de las entidades públicas permitiendo a su vez consolidar la propuesta de gobierno abierto. Objetivo Estratégico General: Gestionar con eficiencia y eficacia los procesos electorales, de consulta popular y referéndums. Como el proyecto posee tres componentes viables para su implementación, entre ellos se encuentra el tema tecnológico, el cual se ejecutó bajo el lineamiento anterior, con la adquisición y empleo de los tecnológicos.

Gráfico N° 7 Lineamientos de política declarados en el PEI 2014-2017

Fuente: ONPE

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Componentes operativos y de ejecución: El cual se encuentra alineado con el siguiente lineamiento de política:

(3) ¿Qué relación existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo relativo

a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, la desempeño del personal y/o a los resultados de la satisfacción del cliente externo o interno? Los resultados de inversión financiera:

Cuadro N° 5 Costos tecnológicos A. Recursos Humanos

Cargo Cantidad Costo Mensual

(S/) Duración (Meses)

Total (S/)

Especialista en Diseño y Pruebas de Sistemas Informáticos

1 7,000.00 3 21,000.00

Analista Programador Sénior 1 1 4,500.00 3 13,500.00 Analista Programador Web 1 4,500.00 3 13,500.00 Diseñador Gráfico 1 3,500.00 3 10,500.00

Total RRHH 58,500.00

B. Bienes y Servicios

Servicio OC Nº Costo

(S/) Observaciones

Servicio de Hosting en Nube - -

La infraestructura (hosting en la nube) fue brindado con el saldo del servicio preliminarmente adjudicado para las EMC2015

Servicio de Ethical Hacking - Aplicativo Elige tu local de Votación

0845 11,000.00

Servicio de pruebas de Estrés y Seguridad - Aplicativo Elige tu local de Votación

0976 9,900.00

Servicio de Mensajes de Texto SMS 1058 504.00 Total Bienes 21,404.00

Total A + B (S/.) 79,904.00

Cuadro N° 6 Costos operativos N° Descripción Costo

1 Perifoneo y volanteo S/. 11,328.00

2 Banderola y banners S/. 1,395.00

Total (S/.) S/. 12,723.00

Cuadro N° 7 Relación entre el Proyecto de Mejora y los Resultados

PROYECTO DE MEJORA: “ETLV, TU VOTO MAS CERCA DE CASA”

Objetivo Estratégico General: OEG 1 Fortalecer las practicas en el país garantizando la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana.

Estrategia del negocio

Resultados financieros Mejora de Procesos internos

Desempeño laboral

Resultados de satisfacción del cliente

Lineamiento 3: Eficiencia, innovación, mejora continua, aprendizaje en todos los procesos de trabajo:

Fuente: GCRC-ONPE

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PROYECTO DE MEJORA: “ETLV, TU VOTO MAS CERCA DE CASA”

Objetivo Estratégico General: OEG 1 Fortalecer las practicas en el país garantizando la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana.

Estrategia del negocio

Resultados financieros Mejora de Procesos internos

Desempeño laboral

Resultados de satisfacción del cliente

Fortalecer las prácticas democráticas en el país, garantizando la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana.

Para la institución: Se ha invertido en la parte tecnológica para la implementación del proyecto la suma de S/ 79,904.00, adicionalmente a ello se ha invertido en la contratación de personal de campo, el monto de S/. 10,000 Se alquiló los servicios de internet por S/1,200.00 Y para la contratación de medios de publicidad se ha invertido S/.12,723 Así mismo existieron gastos operativos diversos S/ 300. Para el cliente: Los electores ahorran en tiempo y costos de transporte al acudir a su local de votación.

Para que se le asigne al elector el local de su elección es más complicado que asignarle directamente por su grupo de votación, es decir internamente los procesos se complican, y llevan más tiempo para la conformación de las mesas de sufragio. Sin embargo la prioridad para la ONPE es el elector.

El proyecto permitió unir al personal de varias gerencias, quienes desarrollaron sus labores en un clima agradable y por ende incrementaron su desempeño laboral, su nivel de identificación con la institución

Electores satisfechos por la elección de un local de votación más cercado a su domicilio de residencia, como lo manifestaron luego de ejercer su derecho a voto los electores en más del 87% estuvieron satisfechos con la implementación del proyecto.

2.2 Estimación del impacto en los resultados de la organización (1) ¿Qué método o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de

los proyectos de mejora en el desempeño de la organización? Ello incluye analizar el impacto en costos, calidad, entrega, participación en el mercado, clima laboral, productividad, entre otros y según corresponda. La ONPE buscó mejorar el acceso al voto a los electores en la jornada electoral, para ello se ha identificado dos posibilidades técnicas de atenderlos, la primera es acercarles el local de votación de acuerdo a la conveniencia del elector, y la segunda es que el voto sea no presencial para el elector. Cualquiera de las dos iniciativas soluciona los problemas que se generan por la asignación de la mesa del elector solo por su grupo de votación. Ambas alternativas se evalúan con una escala Likert de factibilidad, considerando que uno es poco factible y el cinco es altamente factible de ser implementada, de la siguiente manera:

Cuadro N° 8 Alternativas de Solución PROYECTO DE MEJORA:

ALTERNATIVAS FACTOR DE EVALUACIÓN DEL IMPACTO

Costo Calidad Entrega Tiempo Accesibilidad Mercado Reusabilidad Productividad Puntaje ETLV 5 4 5 5 5 5 5 5 39 VENP 1 5 1 1 1 5 1 5 20

Escala de medición de los factores:0 a 5, siendo 0 el puntaje al alternativa de menor impacto y 5 al de mayor impacto según el factor de evaluación.

Con base en los factores descritos en el cuadro anterior, el equipo evaluó alternativas de

solución al problema, midiendo el nivel de impacto del proyecto en relación al costo de implementación y sostenibilidad, calidad del servicio o producto, facilidad de entrega al cliente final, tiempo de desarrollo y ejecución del proyecto, facilidad de acceso de los clientes finales, características de demanda (público objetivo), reusabilidad e impacto en la productividad de la institución.

La selección de los criterios a evaluar y el llenado de la matriz se realizaron de forma participativa entre los integrantes del equipo del proyecto y representantes de los diferentes órganos.

La alternativa ganadora fue la de ETLV, los factores evaluados favorecían ampliamente a este proyecto, un aspecto que no se evaluó en la matriz anterior fue la confiabilidad de la

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3. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE CALIDAD

implementación del proyecto, de acuerdo a las experiencias pasadas de la ONPE se ha podido observar que los peruanos nos encontramos en un proceso de asimilación de la tecnología, la modalidad del voto electrónico no presencial ha sido materia muchas veces de cuestionamiento por la poca confiabilidad de los electores en los resultados12.

En ese sentido, desde agosto del año 2015, la GITE y GPP implementaron el proyecto de mejora “ETLV, Tu voto más cerca de casa “, a través del cual los ciudadanos tienen podrán obtener desde cualquier computadora con acceso a Internet, ingresando su número de DNI, el código de verificación que aparece en el documento de identidad, así como su grupo de votación, brindando al ciudadano la oportunidad de elegir tres (3) alternativas de local de votación, dentro del distrito de residencia declarado en su DNI. Esta información servirá de insumo en el proceso de conformación de mesas de sufragio.

(2) ¿Por qué razón el grupo escogió el proyecto de mejora seleccionado? El equipo escogió el proyecto de mejora “ETLV, Tu voto más cerca de casa”, porque presenta muchas ventajas para el elector, las cuales se exponen a continuación:

Gráfico N° 8 Ventajas del proyecto ETLV

3.1 Método de solución de problemas (1) ¿Cuál fue el método de solución de problemas que empleo el equipo?

La ONPE, alineada a la Ley Marco de Modernización del Estado, Ley N° 27658, apuesta por la incorporación de nuevas soluciones tecnológicas para la automatización y optimización de sus procesos internos, recurrió al uso masivo por parte de los electores de la tecnología de comunicación. De este modo, para la solución de problemas, el equipo de proyecto usó como referencia lo establecido en la DI02-GITE_TI Requerimiento y desarrollo de software institucional a medida y el PR12-GITE_TI Gestión de requerimiento y desarrollo de software institucional a medida. La metodología aplicada para la solución del problema fue la del “Análisis del Problema e Identificación de Alternativas de Solución”.

12 Estudios de mercado elaborados por la empresa Arellano durante el año 2014

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Gráfico N° 9 Análisis del Problema e Identificación de Alternativas de Solución

1. Identificación de la situación inicial: En esta etapa se buscó identificar el estado situacional en relación con las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que afectan a la institución en los ámbitos interno y externo, esto se logró a través del empleo de la herramienta de análisis FODA. 2. Identificación del problema central y efecto final En esta etapa se logró identificar el problema y organizar la información recolectada, generando un modelo de relaciones causales que lo explican. Para ello, se utilizó la herramienta Árbol de Problemas: Causa – Efectos. 3. Identificación de objetivo principal y fin último Valiéndonos del Árbol de Problemas, se procedió a revisar cada problema (negativo) y convertirlo en un objetivo (positivo) realista y deseable. Así, las causas se convierten en medios y los efectos en fines. Para tal efecto, usamos como herramienta el Árbol de Objetivos: Medios – Fines. 4. Definición de alternativas de solución y estrategias En esta etapa se evalúan las alternativas de solución. Los especialistas técnicos, según las características propias del proyecto, estudian las alternativas y estrategias propuestas para dar solución al problema, midiendo el impacto y logros que podrían alcanzar estos. Para este propósito, el equipo de trabajo elaboró una matriz de marco lógico.

(2) ¿Cuáles fueron los pasos o etapas desarrollados? Explíquelos en detalle. La explicación debe cubrir como mínimo las fases de definición de la situación inicial, el levantamiento y análisis de información, el desarrollo de alternativas de solución, la definición y ejecución de la solución y mejora de los resultados.

El proyecto se desarrolló en dos grandes etapas:

Etapa 1: Análisis del problema e identificación de alternativas de solución Esta etapa está compuesta por los siguientes pasos:

a. Identificación de la situación inicial El proyecto “Elige tu Local de Votación” ha sido el resultado entre otros del trabajo permanente que realiza la ONPE, surgió primigeniamente con la atención que se realiza permanentemente a los centros poblados. A los electores de los centros poblados se les atiende en su localidad, se les empadrona siguiendo una serie de procesos, autorizaciones y verificaciones, para que finalmente el poblador ya no tenga que trasladarse hasta el distrito capital del centro poblado, el día de la jornada electoral, este proyecto se denomina “Registro de electores en los centros poblados”, con esta misma concepción de la atención se pensó que a los pobladores de la

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ciudad de igual manera se les puede acercar el local de votación a sus domicilios. Partiendo de la idea anterior se desarrolló el análisis FODA para analizar la viabilidad del proyecto “Elige tu local de votación”. El resumen del análisis FODA se muestra en la parte inferior.

Gráfico N° 10 FODA

b. Construcción de estrategias a partir del análisis FODA Producto del análisis se pudo desarrollar las siguientes estrategias de relevancia e impacto para la implementación del proyecto:

i. Con el apoyo de la Alta Dirección se podía hacer las gestiones correspondientes para obtener presupuesto para la ejecución del proyecto, para la contratación de los medios operativos físicos y recursos humanos (incluyendo material de difusión, medios de transporte, etc.).

ii. La ejecución del programa ETLV contribuye al cumplimiento de las metas establecidas en el PEI 2014-2017 de la ONPE, por lo tanto, era imperativo su diseño, formulación y ejecución.

iii. Con la experiencia de la implementación del proyecto “Registro de electores en los

centros poblados”, el personal de ONPE se encuentra permanentemente presto a implementar toda iniciativa que beneficie al elector.

iv. Considerando que el proyecto se estaba ejecutando por primera vez, era importante

tener ciertas consideraciones para su implementación, primero que la población electora sea una cantidad considerable como el que tiene el nuevo distrito MI Perú más de 17 mil electores, que se encuentre en Lima relativamente cerca a la sede de la

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ONPE, de igual manera el nuevo distrito de Mi Perú cuenta con acceso al servicio de internet.

v. Para motivar al elector se consideró estudiar con más profundidad a este, su entorno y

el servicio en sí que debía proporcionar la ONPE, por ello se desarrolló del árbol de problemas, y como consecuencia de ello el árbol de medios y fines.

c. Identificación del problema central y efecto final Una vez concluido el análisis FODA, se procedió a identificar el problema central y el efecto final que ocasionaba este, en el proceso electoral, para tal fin se empleó el Árbol de Problemas o también denominado Árbol de causas y efectos, obteniéndose el siguiente resultado: Se identificó al problema principal como: “Local de votación del elector de Mi Perú se encuentra alejado de su domicilio”. Este problema se presenta como consecuencia de los insuficientes medios de operación operativa para acercar al elector a su local de votación, medios referidos al tipo tecnológico, recursos humanos. Así mismo porque la ONPE cuenta con limitada información del elector para asignar adecuadamente su local de votación. La ONPE asignaba el local de votación del elector únicamente en función a su grupo de votación.

Gráfico N° 11 Árbol de problemas

FUENTE: GPP

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d. Identificación del objetivo central, medios y fines del proyecto Con el árbol de problemas se cuenta con el insumo necesario para elaborar el árbol de medios, fines y objetivo central, como se muestra a continuación.

Gráfico N° 12 Árbol de Medios y Fines

FUENTE: GPP

e. Definición de alternativas de solución y estrategias Continuando con la metodología, se diseñó la Matriz del Marco Lógico, a través del cual se describe la alternativa de solución que propone el equipo de trabajo, definiendo del objetivo general, los indicadores objetivamente verificables, los medios de verificación y los supuestos. Determinación de las alternativas de solución:

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Gráfico 13 Componentes - Medios

Cada uno de los medios indirectos o medios fundamentales nos muestran una serie de actividades a ejecutarse las cuales son mutuamente complementarias, sin embargo la posibilidad de la implementación del Voto Electrónico NO Presencial es un medio mutuamente excluyente con todas las anteriores, la cual solo se nombra y no se considera debido a que se encuentra en un proceso de análisis de viabilidad.

Cuadro N° 9 Matriz de Marco Lógico

OBJETIVOS INDICADORES MEDIOS /

VERIFICACIÓN SUPUESTOS

FIN: Incremento de la satisfacción de los electores

PROPÓSITO: Local de votación del elector de Mi Perú cerca de su domicilio

Al concluir la implementación de las acciones del proyecto, el 70% de los electores habrán votado en el local que eligieron

Se puede verificar con los reportes generados por el proyecto

El elector se muestre concientizado ante el programa

COMPONENTES:

C1: Adecuados medios de producción operativa para acercar al elector a su local de votación

Un aplicativo web de ETLV instalado en la página web de la ONPE

Se podrá verificar ingresando a la página web y con el informe que realice GITE

Desarrolladores de sistemas se encuentren dispuestos a apoyar

C2: Suficiente información del elector para asignar adecuadamente su local de votación

Al concluir las jornadas de registro, el 70% de los electores habrán elegido su local de votación

Se puede verificar con los reportes generados por el proyecto

ACCIONES

Acción 1: Suficientes medios tecnológicos

Descripción Costo

Tecnología 79,904

Personal 10,000

Ss. de internet 1,200Publicidad y otros gastos 13,023

Facturas, comprobantes de entrega

Acción 2: Suficientes recursos humanos

Contratos de locación de servicios

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OBJETIVOS INDICADORES MEDIOS /

VERIFICACIÓN SUPUESTOS

Total S/ 104,127

Acción 3: Recopilación de variables múltiples para la asignación del local de votación del elector

Se ha propuesto atender al 70% de electores del nuevo distrito de Mi Perú

Base de datos generados por el registro de electores que eligieron su local de votación

Etapa 2: Procesos de desarrollo del proyecto Esta segunda etapa comprende las actividades de los cinco (05) procesos de desarrollo del proyecto, para esto el equipo ha considerado en forma parcial la documentación de los lineamientos establecidos en la Directiva General N° D01.0-2007-GSIE/ONPE, que aprueba el Uso de la Norma Técnica Peruana DI02-GITE_TI Requerimiento y desarrollo de software institucional a medida y el PR12-GITE_TI Gestión de requerimiento y desarrollo de software institucional a medida, estableciendo un marco de trabajo común para todos los órganos y unidades orgánicas que participan en el desarrollo del software requerido. En ese sentido el proyecto de “ETLV, tu voto más cerca de casa”, comprenden cinco (5) grupos de procesos: 1) Inicio, 2) Planificación, 3) Ejecución, 4) Seguimiento y Control, y 5) Cierre.

A continuación se detallan los cinco grupos de procesos: Fase 1: Grupo de Procesos de iniciación

1. Para el caso del proyecto de desarrollo, el Órgano o la Unidad Orgánica inicia el proceso a

través de la presentación de una solicitud de requerimiento, la GPP inició el proceso solicitando se dé inicio al desarrollo del aplicativo ETLV a GITE.

2. La GITE, evaluó la factibilidad y viabilidad del proyecto con la finalidad de determinar el inicio del proyecto en su componente tecnológico, quien determinó que el proyecto era factible y viable, la GPP/GITE elabora el Acta de Constitución del Proyecto, documento que autoriza el proyecto y s u a lcance, as í como aborda los requisitos generales, enuncia lo que se tiene considerado hacer en el proyecto y se listan los principales entregables, métodos de aceptación, entre otros.

Iniciación Planificación EjecuciónSeguimiento y

ControlCierre

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3. Este grupo de proceso sirvió como entrada para los grupos de Proceso de Planificación, Ejecución, Control y Seguimiento Esta primera fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora fue iniciada por la GPP a través de la presentación de una solicitud de requerimiento, la cual es evaluada por la GITE para determinar la factibilidad y viabilidad del proyecto a través de reuniones donde participa la GPP como Unidad Orgánica solicitante, se determinan los requerimientos y validaciones del producto. De estas reuniones se elaboró el Acta de Constitución del Proyecto “Elige tu local de votación”, así como también el Alcance del Proyecto por cada etapa de desarrollo.

Fase 2: Grupo de Procesos de Planificación

1. El líder del proyecto en coordinación, con el Órgano o la Unidad Orgánica beneficiaria del

producto del proyecto, elabora los planes del proyecto. En estos documentos se mejora y precisa el alcance del proyecto. Es importante considerar que la planificación es un proceso repetitivo y continuo por lo cual los resultados de todas las interacciones en la planificación del proyecto deben ser documentadas en los respectivos planes y documentos. En esta fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora, la GPP como unidad orgánica solicitante evaluó y aprobó los Planes del Proyecto “Elige tu local de votación” y de acuerdo a los requerimientos se elaboró la siguiente documentación:

Alcance de Proyecto Reglas de Negocio Especificación de Requerimientos de Software Manual de Usuario

Fase 3: Grupo de Procesos de Ejecución

1. En este grupo se implementa el Plan de Gestión del Proyecto, aprobado por el Órgano o la

Unidad Orgánica, que está a cargo de la misma. 2. En esta fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora se ejecutaron las

actividades del Plan de Gestión del Proyecto, producto del proceso de planificación y se cuenta con la siguiente documentación por cada etapa del proyecto:

Pase a pruebas Informe de pruebas Pase a producción

Fase 4: Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

1. El Grupo de Procesos de Control y Seguimiento tienen la finalidad de observar la

ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar posibles problemas, adoptando acciones correctivas oportunamente y, de este modo, controlar adecuadamente la ejecución del proyecto. Este grupo de procesos proporciona retroalimentación entre los grupos de Proceso de: Inicio, planificación, ejecución y cierre.

2. La GPP participa activamente en este grupo de procesos conjuntamente con la GITE, revisando y aprobando de corresponder según el proyecto: Informe de control Actas de reunión


ControlCierre


ControlCierre

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

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Actas de entrega Actas de observaciones

3. Las formas de participación fueron a través de revisiones, inspecciones, auditorias y revisión de pares. La metodología y estrategia de ejecución de las mismas se acuerdan con la GITE.

4. En esta fase de grupo de procesos de control y seguimiento la GIEE, la GITE, el proveedor del servicio, junto con el equipo del proyecto, trabajaron de manera continua participando activamente de las reuniones y revisiones requeridas para identificar algún problema y adoptar las medidas correctivas necesarias y/o para revisar la ejecución de las acciones de mejora.

Fase 5: Grupo de Procesos de Cierre

El Grupo de Cierre incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades del proyecto o de una fase de este. La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, como unidad beneficiaria del producto del proyecto, revisa y aprueba todos los entregables y formaliza el cierre. 1. Este Grupo de Procesos verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos

los Grupos de Procesos, a efectos de cerrar el proyecto o una fase del proyecto según corresponda.

2. Establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto. El proyecto ETLV ha finalizado en su primera etapa en Mi Perú, y se ha aperturado la segunda etapa con alcance a toda Lima Metropolitana y el Callao. La capacidad de almacenamiento del Hosting en Nube se ha ampliado para la segunda etapa del proyecto. Con respecto al Software, una vez que se ha culminado la primera etapa, permite la generación de formatos y plantillas que serán utilizados a lo largo de todo el proyecto. En esta fase de procesos de cierre de la primera etapa del proyecto, la GPP se encargó de revisar y aprobar los entregables, considerando que se cumpla el Alcance del Proyecto aprobado en la etapa de Inicialización. Se obtuvo como resultado la siguiente documentación: Informe final del proyecto

3.2 Recolección y análisis de la información (1) ¿Cómo obtuvo el equipo la información necesaria para la ejecución del proyecto de

mejora? La información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora se obtuvo de las reuniones periódicas coordinadas con los órganos competentes, requiriéndose a cada uno de ellos lo siguiente:

Cuadro N° 10 Información recolectada para la ejecución del proyecto ÓRGANO FUNCIONES

Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

Aprobación del proyecto de mejora. Elaboración de los términos de referencia del proyecto. Aprobación de los entregables del proyecto. Implementación y ejecución del proyecto. Seguimiento y monitoreo del proyecto.

Gerencia de Administración

Valorización de los requerimientos de bienes, servicios y personal así como de su respectivo trámite de adquisición.

Gestión para la adquisición de bienes y servicios así como la evaluación del personal necesario para el desarrollo del proyecto

Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

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Gerencia Corporativa de Potencial Humano

Brindar los datos del personal contratado para los diferentes grupos ocupacionales.

Gerencia de Información y Tecnología Electoral

Apoyar en la elaboración de especificaciones técnicas del hardware y software necesario para el desarrollo del servicio y el cual cumpla los estándares técnicos necesarios.

Soporte tecnológico para el alojamiento de la Plataforma Virtual en los servidores web.

Gerencia de Comunicaciones y

Relaciones Corporativas

Validación de la línea gráfica utilizada en el diseño de la plataforma web.

Difusión de la aplicación través de los distintos canales de comunicación de la ONPE.

Gerencia de Gestión de la Calidad

Implementación de procedimientos e inspecciones.

Gerencia de Comunicaciones y

Relaciones Corporativas

Encargada del diseño y obtención del material publicitario y los medios de difusión..

(2) ¿Cómo determinaron el tipo y tamaño de información a recolectar?

El tipo de información: El tipo de información fue determinada por la GITE, en función a los datos que se requerían del elector para que se les designe su local de votación, la cual fue recolectada de la siguiente manera:

Gráfico N° 14 Pasos ETLV

Los datos para el ingreso del elector de ingreso recolectados fueron: Correo electrónico (para la confirmación de su local de votación) Teléfono fijo o celular (de igual manera para confirmar su local de votación)

Los datos de elección recolectados para la asignación del local de votación del ciudadano fueron: Las tres alternativas de elección de sus posibles locales de votación, enumerados de mayor a menor preferencia de ubicación. Tamaño de información: El tamaño de la información a recolectarse se determinó de acuerdo a la cantidad de electores que existen en el nuevo distrito de Mi Perú, de los cuales se estableció atender a por lo menos el 70% del total de electores. Bajo esta meta establecida se pudo obtener el siguiente resultado 14,192 ciudadanos quienes eligieron su opciones para la asignación de su local de votación (71.5% del total de electores 18,922 electores hábiles para sufragar el 29 de noviembre de 2015).

Fuente: ONPE

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(3) ¿Cómo seleccionaron las fuentes de datos? La fuente de datos para el proyecto es directamente el elector, a quien se le proporciona todos los medios posibles para que pueda elegir su local de votación, para ello se implementó dos módulos de recolección de información. El primero es el modulo elector instalado directamente en la página web de la ONPE, a través de ella el elector directamente efectuaba el procedimiento para elegir su local de votación, a través de esta fuente se registraron 774 electores, y se implementó el módulo gestor, a través de él se logró obtener 13,418 registros, este módulo fue utilizado por los gestores de la ONPE, quienes fueron capacitados previamente para esta labor.

(4) ¿Cómo verificaron que la información no tuviera errores y como resolvieron la falta o

deficiencia de la información? El primer día de recolección de la información de campo se pudo enmendar las fallas que se presentaron en dicha jornada, la información se recolectó de dos maneras vía el módulo gestor y las misma se escribió en un cuaderno de notas, con ambas fuentes recolectadas se procedió a cotejar la información, la cual se comprobó que coincidían.

(5) Explicar cómo analizaron la información recolectada para la selección del proyecto de

mejora. Incluya el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes tanto internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situación actual y la situación deseada. Para el análisis de la información recolectada para la selección del proyecto de mejora, se formó un equipo multidisciplinario el cual se encargó de realizar el análisis basado en sus especialidades, conocimientos y experiencias para determinar la funcionalidad que debe tener el producto. La información recolectada del proyecto de mejora se analizó de la siguiente forma:

Cuadro N° 11 Análisis de la información recolectada Situación actual Expectativa del cliente

interno Expectativa del cliente externo

Magnitud de la brecha existente

Asignación de la mesa de sufragio en función al “grupo de votación”, la única referencia es el distrito donde vive el elector. Bajo este criterio se le asigna al elector su local de votación en cualquier local del distrito de residencia, esta situación se origina porque en el Padrón Electoral se cuenta con datos restringidos del elector. El empleo de este método da origen a que el elector realice viajes largos para llegar a su local de votación, en algunos casos se pierden en el intento de encontrar su local de votación y no llegan a sufragar, en otros casos los electores no llegan a su local por el inmenso tráfico generado el día de la jornada electoral.

La ONPE con el proyecto desea brindarle las facilidades de arribo al local de votación del ciudadano. Incrementar el trabajo en equipo y la camaradería de los trabajadores de la institución La ONPE con la ejecución del proyecto asegura la modernización en la gestión del Estado, cumpliendo de esta manera las políticas y objetivos institucionales. Incrementa la confianza y credibilidad del elector hacia la institución.

Elegir el local de votación que más le conviene para el día de la jornada electoral, cerca de su domicilio o donde él lo determine. Ir a su local de votación con su familia, sin necesidad de llevar su movilidad particular o tomar el transporte público. Por un tema ambiental desea caminar a su local de votación sin tanta contaminación generada por el transporte público.

La brecha es grande especialmente si identificamos la variable satisfacción del cliente, hasta antes del proyecto los electores eran considerados como números de un “grupo de votación”, ahora son personas que obtienen beneficios al momento de realizar su derecho democrático de elegir a su autoridades.

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3.3 Herramientas de calidad (1) ¿Cómo analizó el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la

gestión del proyecto de mejora? El equipo listó todas las posibles herramientas que existen, con base en ello se clasificó qué herramientas se podían utilizar; una vez clasificadas, se determinaron las herramientas que mejor se ajustan a cada una de las etapas de desarrollo del proyecto, considerando cada una de las actividades para ser ejecutadas por los órganos o unidades orgánicas involucradas en cada uno de los grupos de procesos que conforman el método de solución.

Cuadro N° 12 Herramientas de Calidad utilizadas por el Equipo de Trabajo ACTIVIDAD OBJETIVOS TAREAS TECNICAS

Detectar oportunidades de mejora

Identificar oportunidades.

Detectar necesidades existentes y proponer la aplicación de nuevas herramientas.

Consolidar una idea para la solución propuesta.

Estimar el tiempo de elaboración de la propuesta de solución.

Investigación tecnológica.

Investigación

Análisis de la información.

Árbol de Problemas.

Árbol de Objetivos y Fines.

Análisis de históricos.

Duración de la propuesta

Diagrama de Gantt.

Analizar el entorno

El objetivo de esta actividad es analizar la situación actual de la necesidad identificada en la institución.

Levantamiento de información.

Tormenta de Ideas.

Elaboración de informes.

Análisis de la información.

Diagrama de Pareto.

Análisis de los factores internos y externos.

Análisis FODA.

Evaluar e investigar alternativas de solución

Estudio del entorno tecnológico.

Evaluación de alternativas tecnológicas.

Investigación del entorno tecnológico.

Investigación.

Evaluación de alternativas.

Matriz de Marco Lógico.

Benchmarking de tecnologías.

Estudio de factibilidad técnica.

Rediseño de procesos.

Mapa de interacción de los procesos.

Diagramas de flujo.

Documentar solución propuesta

Especificación de los objetivos de la propuesta.

Definición de la estrategia de la implementación.

Identificación de beneficios / riesgos.

Elaboración de entregables.

De acuerdo al formato establecido.

Histogramas. Análisis de

tendencias. Gráficos de barras.

(2) ¿Qué ventajas y desventajas encontró el grupo de usar las herramientas escogidas?

Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad fueron las siguientes:

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Cuadro N° 13 Ventajas y Desventajas utilizadas por el equipo

Herramientas Ventajas Desventajas Investigación La idea inicial parte de la ejecución del proyecto

“Registro de electores en los centros poblados”, desde ahí se pudo obtener información sobre la metodología a implementarse. De ahí nace la experiencia de la implementación de un aplicativo informático en la página web, por ello se asignó a la GITE esta tarea. Y para el trabajo de campo se recolectó la información de la experiencia que la ONPE posee en actividades de campo. � Dentro de cada especialidad, los miembros del equipo se distribuyeron la tarea de búsqueda de información, optimizando los tiempos de búsqueda y análisis.

La implementación del proyecto “Registro de electores en los centros poblados”, es ejecutada en las zonas rurales del país en condiciones de pobreza y pobreza extrema, donde los recursos tecnológicos son escaso, y el proyecto ETLV es enfocado a los electores de las zonas urbanas de los distritos de Lima Metropolitana y el Callao, la metodología de recolección de la información no es la misma por ello se debía conceptualizar esta nueva forma de recopilar la información.

Diagrama Pareto

� Fue posible identificar los errores recurrentes y de mayor impacto para que, en función a ello, determinar las acciones necesarias.

� Indirectamente se restaba prioridad a problemas menos frecuentes pero de mediano y/o largo impacto.

Árbol de problemas

� Facilitó identificar y analizar las causas que originan el problema y los efectos que se derivan de estas. Permitió una mayor integración y participación de los integrantes del equipo del proyecto para dar solución al problema detectado.

� Para la identificación de las causas del problema que tenían los electores se procedió a realizar preguntas a diferentes personas para que nos emitan sus opiniones sobre la implementación del proyecto, para complementar el árbol de problemas.

FODA � Sirvió para analizar el entorno interno y externo con respecto al proyecto y los factores que favorecen o afectan a este.

� Desconocimiento de algunos miembros del equipo del proceso y del cliente externo no permite identificar debilidades y amenazas.

Histogramas � Para describir el comportamiento de los datos. � Su construcción ayudará a comprender la tendencia central y la frecuencia relativa de los distintos valores.

� Pérdida de la individualidad de las observaciones.

Gráficos de barra

� Permite que las ideas sean entendidas con mayor rapidez sin explicaciones verbales. � Son de mucha utilidad en la representación de series cualitativas.

� Puede mostrar información redundante.

Análisis mediante históricos

� Facilita la predicción del comportamiento futuro en función al pasado. � Permite minimizar riesgos en la gestión.

� Puede generar error o no aislar los datos.

Diagrama de flujo

� Permite explicar y mostrar el proceso de forma gráfica y simplificada. � Facilita el entendimiento de los procesos.

� La interacción entre procesos puede dificultar el diseño del gráfico; así como el entendimiento.

3.4 Concordancia entre el método y las herramientas (1) ¿Cómo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas

empleadas a lo largo de las diferentes etapas del método de solución de problemas? Cabe señalar que el uso adecuado de cada herramienta fue asegurado a través del despliegue de los conocimientos y experiencias claras de qué herramientas utilizar, llevadas a cabo durante las reuniones de trabajo de discusión y revisión por algunos especialistas del equipo, fortaleciendo el trabajo en equipo y el compromiso de cada uno de ellos, al interior del mismo. Durante la aplicación del método de solución del problema, explicado en el punto 3.1 (1), fueron empleadas las herramientas de calidad recomendadas, incluso durante la implementación del proyecto a través de cada uno de los grupos de procesos, llegándose a la

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4. GESTIÓN DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO

conclusión que los mismos ayudaron al trabajo individual (tareas asignadas a cada miembros del equipo) o al trabajo grupal. La falta de información y aplicación de estas herramientas por los integrantes del equipo se superó gracias a la orientación, demostración de ejemplos y casuísticas recibidas por los integrantes del equipo y personal del área de Calidad de la ONPE. Durante la implementación y desarrollo del proyecto el equipo estuvo permanentemente asesorado por especialistas de la Gerencia de Calidad de la institución, de igual manera, nuestros procesos participan de auditorías internas y externas que nos permitió tener una visión integral de la ejecución del proyecto e ir mejorando constantemente con la actualización e implementación de nuevos recursos y estrategias para el proyecto.

4.1 Criterios para la conformación del equipo de proyecto (1) ¿Cómo y cuáles fueron los criterios de selección de los integrantes del equipo?

El proyecto estuvo patrocinado por la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto (GPP) y la Gerencia de Informática y Tecnología Electoral (GITE). Los integrantes de cada órgano fueron seleccionados en función de las siguientes áreas y especialidades.

Cuadro N° 14 Equipo de Proyecto – Integrantes del Equipo

AREAS ESPECIALIDAD DE INTEGRANTES CRITERIOS DE SELECCIÓN DE ESPECIALISTAS

Área de Desarrollo GITE

Análisis y diseño de sistemas Desarrollo de software Documentación Base de datos Soporte Técnico

Especialidad Experiencia profesional Capacidad de análisis Capacidad de trabajo en

equipo Disponibilidad de tiempo

Área de Control de

Calidad GITE

Validación de software Operadores de prueba Verificadores funcionales

Área de soporte GITE

Redes y comunicaciones Base de datos Soporte técnico Configuración de equipos Seguridad

Área Usuaria GPP

Conformación de mesas

(2) ¿Tuvieron en cuenta la temática a tratar, las experiencias y conocimientos de los

potenciales miembros y los objetivos de la organización, entre otros criterios? Explique cómo. Sí, todos los integrantes de las áreas contaban con amplia experiencia electoral, y/o desarrollo de sus especialidades, cada especialista conocía los objetivos de la organización, el impacto de la implementación del sistema en el proceso electoral y cumplía con el perfil requerido para las funciones que se asumiría en este proyecto. En la selección de los integrantes del área usuaria, se tuvo en cuenta su conocimiento en procesos electorales, procedimientos, elaboración de materiales y metodologías de capacitación de actores electorales. También se tuvo en cuenta su capacidad de discernir la problemática generada en torno al desempeño de los miembros de mesa, las dificultades para la pronta obtención de los resultados electorales y otros. Los integrantes de las áreas de Desarrollo, Control de Calidad y Soporte; fueron elegidos tomando en cuenta su experiencia y conocimiento en las responsabilidades que se les delegarían. Se verificó, además, que estos criterios de selección estén vinculados con los objetivos de la organización para asegurar la participación activa de todos los involucrados.

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(3) ¿Cómo se aseguró, una conformación balanceada del equipo para el mejor aprovechamiento de los conocimientos y experiencia de cada miembro? El balance estaba determinado por el conjunto de tareas a enfrentar para el desarrollo del proyecto, efectuado en distintas etapas. En ese sentido, la Dirección asignó personal de distintas especialidades que con sus competencias y habilidades cumplió adecuadamente los roles asignados. Para aprovechar los conocimientos y experiencia de cada miembro, se realizaban reuniones de coordinación, revisión y análisis del proyecto, en conjunto con la alta dirección.

4.2 Planificación del proyecto (1) ¿Cómo definió el equipo el objetivo del proyecto?

En una reunión de calidad, se desarrolló un taller para determinar el análisis FODA, con la cual se determinó las estrategias que se debían tener para el desarrollo e implementación del proyecto. Posteriormente se desarrolló un segundo taller donde se elaboró una tormenta de ideas y se empleó la espina de Ishikawa para determinar los problemas que debía abordar el proyecto. Con la información recopilada se procedió a conceptualizar grupalmente en equipo el proyecto con la metodología del Marco Lógico, con la información recopilada en los dos talleres anteriores. Se determinó el objetivo central del proyecto, los medios que lo generan y los fines que persigue el mismo.

(2) ¿Cómo desplegó las actividades necesarias para alcanzar el objetivo?

Para alcanzar el propósito el proyecto se ha desarrollado tres componentes del proyecto ejecutados en tres fases. La primera fase se refiere a la implementación delos medios tecnológicos, la misma se llevó a cabo de la siguiente manera: a. Modelado de negocio: Comprende las actividades de planificación del proyecto

tecnológico y elaboración de la documentación. b. Requerimientos: comprende la identificación y análisis de requisitos para el desarrollo del

aplicativo ETLV y elaboración de documentos. c. Análisis y diseño: comprende el análisis y diseño del aplicativo ETLV y elaboración de

documentos. d. Desarrollo del aplicativo: comprende la implementación del aplicativo ETLV y

elaboración de documentos. e. Puesta a pruebas: comprende las pruebas que aseguren el correcto funcionamiento del

aplicativo ETLV y elaboración de documentos. f. Entregables: comprende la elaboración de documentos de gestión. g. Puesta en producción: comprende la elaboración de documentos de cierre del desarrollo

tecnológico. La segunda fase se relaciona con los recursos humanos: estos recursos humanos algunos fueron contratados únicamente para el proyecto ETLV. Todos los integrantes del proyecto fueron capacitados para ejercer labores de difusión y labores de registro en el nuevo distrito Mi Perú.

(3) ¿Cómo planificó dichas actividades?

El equipo de trabajo planificó las actividades utilizando el instrumento de gestión Esquema de Desglose de Tareas (EDT), el cual permitió realizar una descomposición jerárquica del trabajo y facilitó la identificación de elementos finales, denominados "Productos entregables" y el cronograma de trabajo (GANTT). El cronograma de trabajo diseñado estableció los hitos por lograr e identificó tareas críticas para efectos de controlarlas y asegurar el normal desarrollo de las actividades, cumpliendo los plazos estipulados.

(4) ¿Cómo definió los plazos de ejecución y asignó responsabilidades y recursos?

Los plazos de ejecución, asignación de responsabilidades y recursos se definieron en reuniones de coordinación entre los integrantes del equipo. Los acuerdos permitieron: Elaborar el cronograma del proyecto. Estimar la duración (cantidad de días), fecha de comienzo y fecha de fin.

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Asignar responsabilidades. Determinar los recursos necesarios y responsables para la ejecución de las actividades.

4.3 Gestión del Tiempo (1) ¿Cómo aseguró el grupo el cumplimiento de los plazos previstos en el proyecto?

Para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos en el proyecto, fue indispensable identificar las tareas críticas, a las cuales se les dio una atención prioritaria, asignándose a más de una persona su desarrollo y seguimiento. Asimismo, se programaron reuniones de información sobre los avances del desarrollo del proyecto, sobre el cumplimiento en la entrega de los productos según los plazos establecidos y las dificultades encontradas. A partir del análisis de la información, cuando fue necesario, se implementaron acciones correctivas que neutralizaron los riesgos identificados. En determinadas circunstancias, para asegurar el cumplimiento de los plazos previstos, se resolvió modificar algunas tareas del plan, así como la designación de nuevas responsabilidades. Durante todo el proceso, la Alta Dirección realizó el seguimiento respectivo. Los tiempo se ciñeron a lo que indica la (Ley Orgánica de Elecciones), en al cual estipulan plazos para determinadas actividades, en este caso se considera el plazo previo a las elecciones para la conformación de las mesas.

(2) Explique la planificación detallada con las metas de equipo y por miembro, la preparación de agendas, el manejo de las comunicaciones previas y posteriores a cada reunión, el seguimiento a los acuerdos y los mecanismos de retroalimentación en relación a la efectividad de las reuniones y al cumplimiento de los plazos. La planificación detallada se realizó con los siguientes pasos:

Los gerentes del proyecto, conjuntamente con los líderes del proyecto y los integrantes del equipo, elaboraron el plan de trabajo definiéndose el alcance del proyecto, el objetivo general, los objetivos específicos, las responsabilidades, los plazos y los productos entregables.

Aprobado el plan, se elaboraron las agendas de trabajo y el cuadro de asignación de responsables por tarea y metas e hitos. Además, se fijaron las reuniones de revisión y evaluación del avance del proyecto.

En las actividades de seguimiento, al detectarse dificultades en el desarrollo del proyecto, el equipo actuó de inmediato, participando en reuniones de emergencia para aplicar mecanismos de acción correctiva y evitar el retraso en la entrega de los productos. Las medidas correctivas fueron comunicadas a los gerentes del proyecto y a la Alta Dirección

Los plazos de término de los productos entregables implicaron que se obtenga la aprobación de los mismos previa revisión de pruebas, verificaciones, ajustes y aceptaciones finales correspondientes.

Las modificaciones registradas en el cronograma y la designación de responsabilidades fueron consensuadas por el equipo.

4.4 Gestión de la relación con personas y áreas clave de la organización (1) ¿De qué manera el equipo logró la colaboración y apoyo de personas y áreas clave de la

organización con el objetivo de facilitar el desarrollo y éxito del proyecto? Para lograr la colaboración y apoyo de las personas de diferentes áreas, el líder del proyecto gestionó el apoyo e involucramiento del personal quienes iban a colaborar con el proyecto. Adicionalmente, el apoyo de las áreas clave estuvo respaldado por la Alta Dirección, quienes dieron las facilidades necesarias y apoyo para la implementación del mismo.

El desarrollo y éxito del proyecto fue posible gracias al:

Compromiso de la Alta Dirección, al asignar el presupuesto para la ejecución, implementación y sostenibilidad del proyecto.

Las facilidades otorgadas por las gerencias a los integrantes del equipo de cada uno de los órganos involucrados.

El compromiso y profesionalismo existente al interior del equipo de trabajo que contribuyó a generar un buen clima organizacional entre las personas involucradas.

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La difusión del proyecto se realizó de manera conjunta entre la GPP la GCRC, la GOECOR y todas las demás gerencias quienes enviaron su personal a ejecutar los trabajos de campo.

Además, en el Acta de Constitución del Proyecto, se detallan los compromisos que asumieron los integrantes de cada área.

Cuadro N° 15 Funciones de las Áreas Responsables

FUNCIONES COMPROMISOS

Área de Desarrollo del aplicativo ETLV

Apoyar en la definición de los requisitos funcionales del software.

Desarrollar el proyecto de software de acuerdo con los estándares establecidos por la Subgerencia de Proyectos Informáticos.

Elaborar la documentación técnica de acuerdo con los estándares establecidos por la Subgerencia de Proyectos Informáticos y la Gerencia de Calidad

Implementar un software que cumpla con la especificación de los requerimientos aprobados.

Cumplir con la elaboración y presentación de los entregables de acuerdo con el cronograma de desarrollo aprobado.

GCRC

Adquisición de los materiales de difusión Contrato de un servicio de perifoneo por

el nuevo distrito de Mi Perú

GOECOR Contratación del personal para las

labores de registro y difusión

Área Usuaria y Beneficiara GPP

Cumplimiento al procedimiento para la designación de la plataforma ETLV

Establecer los requerimientos funcionales.

Proporcionar de manera oportuna la información requerida para el proyecto.

Aprobar a tiempo los entregables derivados del proyecto.

Evaluar y aprobar o rechazar los cambios que surgieran a lo largo del proyecto.

Participación en el seguimiento y control del avance del proyecto.

Definir a tiempo los aspectos técnicos que afecten al desarrollo del aplicativo.

Realizar conjuntamente con la Alta dirección las labores de monitoreo y seguimiento al desarrollo del proyecto

FUENTE: Acta de reunión 4.5 Documentación (1) ¿Qué documentos utilizaron para gestionar el proyecto? Tales como actas de reuniones,

informes, estudios y registros de la labor del equipo. Los documentos utilizados para gestionar el proyecto fueron los siguientes: Acta de Constitución del Proyecto

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Plan de Acción Plan de medios con fines de Difusión y Motivación Especificación de requerimientos del software Actas de reuniones Reglas del negocio Acta de pase a producción Correos electrónicos de coordinación

(2) ¿Cuáles fueron los criterios para el manejo de la información?

Los criterios para el manejo de la documentación fueron los siguientes: Identificación de las fuentes de información Clasificación de la información Almacenamiento digital y físico de la documentación del proyecto Nivel de acceso a la información Canales de comunicación para la distribución de la documentación Uso de formatos oficiales de la institución para la elaboración de los documentos Seguridad de la información Copias de respaldo de la información Centralización de la información

(3) ¿Cómo definieron responsabilidades en materia de redacción y mantenimiento de la

documentación, la existencia de formatos adecuados para los registros, el control y distribución de la documentación? Para establecer responsabilidades en la redacción, mantenimiento, registro, control y distribución de la documentación, se consideró la metodología para la gestión de los proyectos informáticos de la institución, definida en la DI02-GITE_TI Requerimiento y desarrollo de software institucional a medida y PR12-GITE_TI Gestión de requerimiento y desarrollo de software institucional a medida. . Se definieron responsables por grupos de documentos. Los documentos desarrollados para gestionar el proyecto estuvieron basados en la Norma Técnica Peruana (NTP) 12207, los que se clasificaron de la siguiente manera:

Acta de constitución del proyecto

Plan de gestión Alcance del proyecto Cronograma del proyecto Acta de reunión Reglas del negocio Acta de entrega Análisis del negocio Acta de cierre de la primera

fase del proyecto.

Manual de usuario Manual técnico

Informe de pruebas Acta de conformidad de

pruebas de aceptación del usuario- Informe de conformidad de QA.

Pase a producción Solicitud de cambio Solicitud de información

respaldada Automatización para el pase

a producción de un sistema o producto software

Solicitud de cuentas de usuario

El control y distribución de la documentación fue responsabilidad del líder del proyecto, quien contó con el apoyo de los integrantes para su gestión. Cualquier modificación de los documentos fue gestionada a través de un sistema de control de versiones.

PROCESO DE GESTIÓN

PROCESO DE DESARROLLO

PROCESO DE DOCUMENTAC

PROCESO DE PRUEBAS

PROCESO DE OPERACION

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5. CAPACITACIÓN

5.1 Programa de capacitación del equipo (1) ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de los miembros del equipo?

Primera etapa: Las necesidades de capacitación fueron antes de la conceptualización del proyecto, se requería conocer cómo abordar una problemática detectada de parte del elector, conocer por ejemplo la aplicación del análisis FODA y la determinación de las estrategias para abordar el proyecto, la metodología del marco lógico, el cual fue aplicado en la elaboración del proyecto. Segunda etapa: Una vez conceptualizado y formulado el proyecto fue necesario capacitar al personal que realizaría labores de campo. Las necesidades de capacitación fueron para el registro del elector en el aplicativo ETLV, por parte del personal de campo.

(2) Explique cómo se prepararon para abordar el proyecto. Se debe de tener en cuenta

capacitaciones en el tratamiento de la formación en técnicas de solución de problemas, herramientas de calidad, trabajo en equipo, liderazgo, así como en los aspectos técnicos específicos del proyecto Hay dos necesidades de capacitación que se suscitan para la implementación del proyecto, el primero es el conocimiento de la herramientas de calidad en lo que respecta a la mejora de los proceso y proyectos, para ello se programó a los gestores y personal de apoyo directo un taller de “Herramientas de calidad”, para poder conceptualizar y desarrollar planificada y efectivamente el proyecto. La segunda necesidad de capacitación fue requerida para los gestores, personal que realizó trabajo de campo, especialmente para el registro de electores, a quienes se les capacitó en el ingreso de la información a través del módulo gestor de aplicativo ETLV.

(3) Explique cómo se desarrolló el análisis de la brecha existente entre los conocimientos,

experiencia y/o habilidades necesarias para la ejecución del proyecto y el nivel actual de cada uno de los miembros del equipo. Se determinó la brecha existente entre los conocimientos, experiencias y/o habilidades de cada uno de los miembros del equipo a través de las evaluaciones que identificaron los aspectos del perfil de los miembros del equipo a ser mejorados. Para ello, se realizó lo siguiente:

Recopilación de perfiles de cada uno de los integrantes Revisión y clasificación de los perfiles Evaluaciones al personal

A partir del análisis realizado la brecha encontrada fue mínima, debido a la relativa sencillez de uso del aplicativo informático.

5.2 Evaluación e impacto de las actividades de capacitación (1) ¿Qué procedimiento utilizaron para evaluar el impacto de la capacitación realizada para

la mejora del desempeño del equipo? La evaluación del impacto de la capacitación recibida, por cada uno de los miembros del equipo, se realizó mediante el cumplimiento de las tareas asignadas al interior del proyecto, medido en el tiempo y la calidad de los entregables. Se demostró la efectividad de las capacitaciones, autoaprendizajes y experiencias compartidas entre los integrantes del equipo. La labor evaluadora fue asignada a los líderes del proyecto.

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6. INNOVACIÓN

(2) ¿De qué manera la información de la evaluación del impacto de la capacitación es utilizada para retroalimentar el diseño de futuras actividades de capacitación? La información de la evaluación del impacto de la capacitación es aprovechada por la institución en el involucramiento de los miembros del equipo en nuevos proyectos, que requieran los conocimientos, competencias y experiencia ganada por este personal, quienes de esta forma son aprovechados al interior de la organización para que compartan sus conocimientos. De esta manera, la obtención de resultados institucionales va de la mano con el desarrollo del personal, promoviéndose la capacitación y superación profesional. Luego de haber evaluado la capacitación al personal en caso se observe que el rendimiento es regular entonces se programan talleres de capacitación, asesorías personalizadas o de reforzamiento, y si en caso se observa un buen desempeño se programan capacitaciones en temas actuales y que permitan su aplicación en las labores propias de los colaboradores, de ese tema se encarga la GPDH.

6.1 Amplitud en la búsqueda de opciones y desarrollo de alternativas (1) ¿Cómo el equipo recopiló y analizo información relacionada con los objetivos del

proyecto? El trabajo de campo se planificó cuidadosamente, para recopilar la información requerida por el proyecto, se realizaron varias jornadas de trabajo de campo entre el 13 y 27 de setiembre. El objetivo del proyecto es que el ciudadano elija tres alternativas de ubicación de su local de votación, siendo de prioridad según el orden que consideraba, para este registro se determinó dos formas de obtener la información, mediante el módulo de ciudadano, cuyos registro fueron de 774, y mediante el módulo gestor, lográndose 13,418 registros. El trabajo de campo se inició el día domingo 13 de setiembre, cuando un grupo de colaboradores de la ONPE partieron hacia el nuevo distrito de Mi Perú conformado por 10 personas en las que intervino la alta dirección, se comenzó con labores de difusión a través del reparto de volantes que indicaban cómo el elector podía elegir su local de votación, asimismo con 10 laptops, conectados a internet se pudo iniciar el registro de los primeros electores, cada uno de los electores proporcionaban su DNI al personal que registraba, al inicio se tuvo algunos problemas con la conexión, pero con el transcurrir del día se mejoró la transmisión de los datos registrados. Se realizó las mismas actividades hasta el 27 de setiembre, haciendo un total de 14,192 ciudadanos quienes eligieron su opciones para la asignación de su local de votación (71.5% del total de electores 18,922 electores hábiles para sufragar el 29 de noviembre de 2015). Con las cifras mostradas se observa que aproximadamente el 30% de los electores no habían elegido su local de votación, por ello la ONPE empleó el módulo Elector vivienda del SIGE e información histórica para asignar el local del elector muy cerca a su domicilio. De acuerdo con la información obtenida del, local de votación y elector, se pudo implementar una solución mixta, con tres metodologías complementarias, como se indica en el cuadro inferior, metodología que permite acercar el local de votación al elector.

Cuadro N° 16 Metodología de acercamiento al elector

N° Metodología Criterio Rector Información básica

necesaria

1 Elige Tu Local de Votación (ETLV)

Elección del lector

Preferencias del elector

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N° Metodología Criterio Rector Información básica

necesaria

2

Sistema de información Geográfico

Electoral - SIGE

(Elector-Vivienda)

Por proximidad al LV

Coordenadas (x,y) del lugar de residencia del elector,

según DNI

3 Convencional En función al grupo de

votación

Data del último proceso electoral en el que participó

el elector

FUENTE: GPP - ONPE De esta manera se logró que el elector estuviera más cerca a su domicilio o al lugar que consideraba el elector estar cerca el día de la jornada electoral. Es importante precisar que la metodología de solución a un problema que se presentaba en los electores, es muy poco empleada en las instituciones estatales, La ONPE salió a buscar a los electores, con su personal de planta perteneciente a la GPP, GOECOR y en general participaron personal de todas las áreas.

(2) ¿Cómo el equipo desarrollo alternativas de solución de bajo costo, comparadas con otras soluciones convencionales o de menor beneficio? Presente un lista de las alternativas de solución identificadas y explíquelas. La ONPE ha formulado el proyecto de inversión pública denominado mejoramiento del servicio de participación ciudadana en los procesos de la jornada electoral en Lima Metropolitana y el Callao, el cual consideró la implementación del voto electrónico presencial en el ámbito indicado, cuyo monto de inversión ascendió a 169 millones de soles, los cuales no disponía el Estado peruano, por ello cualquier iniciativa que involucre una inversión alta como la de votar con el mismo sistema que utiliza las agencias de un banco, es inviable, por ello se debía aplicar un sistema más económico, versátil y de alto impacto, como es ETLV. Otra posible alternativa identificada es la implementación del voto electrónico no presencial, con esta modalidad de voto el elector ya no tendría la necesidad de desplazarse a un local asignado, solo requiere contar con medios tecnológicos, como una computadora personal, o laptop con conexión a internet y algunos requisitos de seguridad adicional, lo cual aún no se ha podido determinar su confiabilidad, por ello es aún inviable esta solución. El proyecto como tal ha ejecutado una inversión de S/ 104,127.

6.2 Originalidad de la solución propuesta (1) ¿De qué manera el equipo buscó y analizo soluciones no convencionales, para romper

paradigmas, usando la creatividad de sus integrantes? El paradigma que se debía romper fue la de asignar el local de votación a los electores únicamente con el grupo de votación, si tomamos en cuenta la aplicación de esta metodología por ejemplo en el distrito de Ate, una persona puede vivir en Salamanca y su local de votación se encuentra en Huaycan, el elector tenía que recorrer más de 20 km hasta llegar a su local, y como el elector no conoce la zona, encontrar la IE le resultaba casi imposible, en algunos casos más conveniente no ir a ejercer su derecho al voto. En la actualidad la tecnología se encuentra a un click de distancia, el uso de las tecnologías de comunicación e información hacen que problemas como el expuesto se solucione con aplicativos informáticos alojados en páginas web, como emplean todos los bancos e instituciones en general, por ello se pensó por que no usar un método similar en beneficio de los electores, este método involucra al elector de todo nivel académico, y apertura a aquellos que no usan las TICs a interesarse en este tema. La primera inquietud que se debía resolver era de cómo llegar al elector con este nuevo proyecto, de ellas se desplegaron todas las formas posibles de hacer que el elector elija su local de votación, afortunadamente en la primera etapa del proyecto, el distrito de Mi Perú era pequeño, por ello se aplicó diversas formas de llegar al elector, las cuales se enlistan.

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Se les apertura módulos de registro en los lugares más concurridos de la localidad, en dichos módulos estuvieron personal de la ONPE registrando y también entregando volante para que el elector informe a sus amigos, familia y a todos cuanto pudiera de este proyecto. La siguiente forma de llegar al elector fue entregando los volantes a los escolares y aquellos padres que remitían a sus hijos los números de DNI para su registro se beneficiaban con el proyecto. También se hizo la visita a las iglesias los días domingos para que se divulgue los puntos de atención de los módulos de la ONPE, e invitar a los asistentes a registrarse. En los mercados se perifonearon la ubicación de los módulos de registro de ETLV Y finalmente se optó por ir a las casas de los vecinos de Mi Perú a registrarlos a ellos y sus familiares, acompañados de medios de perifoneo, para que por medio de los altavoces los pobladores se enteren de la campaña. Como se describe, se usaron todos los medios posibles de llegada al elector, los cuales dieron buen resultado, sin embargo si se considera una población más amplia como Lima Metropolitana y el Callao las metodologías de llegar al elector debe ser a través de los medios de comunicación masivo. Se han empleado diversas formas de informar al elector del distrito de Mi Perú para que se pudiera beneficiar con el proyecto.

(2) ¿Cómo comparó y verificó la validez y los beneficios que reportaría la solución

propuesta comparada con las otras opciones? Por la diferencia de costos, oportunidad y viabilidad de la implementación, tanto técnica como financiera. Luego del proceso electoral en el nuevo distrito de Mi Perú del 29 de noviembre de 2015, cuando se les consultó a las personas que habían elegido su local de votación, se les hizo algunas consultas, la primera fue: ¿Qué tan satisfechos quedaron con el proyecto?: el 87% estuvieron muy conformes, se les preguntó cuánto y tiempo en promedio se demoraron en arribar a su local de votación desde sus domicilios, la mayoría indicó que no más de 10 minutos, y que fueron a su local de votación caminando.

6.3 Habilidad para implantar soluciones de bajo costo y alto impacto (1) ¿Cómo el equipo aseguro una adecuada implantación de la solución?

Como se indicó en la parte introductoria, la idea primigenia nació con la atención a los centros poblados del país, mediante el proyecto denominado “Registro de electores de los centros poblado”, en este proyecto se la registra al elector en su mismo centro poblado donde reside, luego de diversas gestiones se le conforman nuevas mesas en sus mismos centro poblados o se les amplían los que ya tienen con nuevos electores, conociendo las dificultades y beneficios de este proyecto se conceptualizó la implementación de la misma. Así mismo según se fue desarrollando la primera etapa del proyecto se fue ejecutando las acciones correctivas dirigidas y apoyadas desde la alta dirección. Con el éxito logrado en la primera etapa, se continuó con la segunda etapa, iniciándose las actividades de ETLV en el distrito de Ate, ampliándose luego a los demás distritos de Lima Metropolitana y el Callao.

(2) ¿Cómo el equipo garantiza que la solución implementada es de bajo costo y alto

impacto? En una entidad pública como la ONPE para atender las necesidades de los electores, el costo de implementación de un proyecto es irrelevante si los beneficios sociales obtenidos son altos, por ello el proyecto se preocupa por llegar a la mayor cantidad de electores con la misma inversión como ha sucedido en el nuevo distrito de Mi Perú, en donde se llegó a registrar a más del 70% de electores, quienes quedaron satisfechos con el proyecto, luego de haber constatado la asignación de su local de votación, la satisfacción fue manifestada luego de la ejecución de la jornada electoral del 29 de noviembre del 2015.

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7. RESULTADOS

7.1 Amplitud en la búsqueda de opciones y desarrollo de alternativas (1) ¿Cuáles son los resultados obtenidos que beneficien al cliente interno/externo, atribuible

al proyecto de mejora? Proporcione datos e información incluyendo satisfacción del cliente y resultados de desempeño de los productos y servicios internos/externos. Los resultados obtenidos que a continuación se detallan y que benefician al cliente interno/externo son:

Cuadro N° 17 Beneficios al cliente interno/externo VARIABLE DESCRIPCION

Mejora de competencia laboral (cliente interno)

Actualización y mejora de las competencias del personal de la ONPE que intervinieron en la implementación del proyecto. Antes del proyecto de mejora los especialistas conformaban las mesas de sufragio, considerando únicamente el grupo de votación Con la implementación del proyecto, adquirieron mayores destrezas relacionados con el elector, el personal de la ONPE se ha sensibilizado y aprendido de las necesidades de los electores, punto muy importante considerando que son nuestra razón de ser institucional, ello nos permitirá seguir proponiendo, formulando e implementando proyectos de mejora

Tiempo (cliente interno)

Esta variable se ha incrementado al momento de conformar las meas de sufragio por la consideración de nuevos datos del elector para asignarles su local de votación.

Actores electorales (cliente externo)

Se han enumerado los múltiples beneficios de los electores, los cuales de manera resumida se puede decir que ha ahorrado su tiempo al momento de trasladarse a su local de votación, ha podido asistir a su local de votación con sus familia, ha podido conocer su ubicación con mucha anticipación, ha evitado trasladarse con medios motorizados.

FUENTE: GPP En el siguiente cuadro se muestra la cuantificación de los principales beneficios logrados por la implementación del proyecto

Cuadro N° 18 Beneficios logrados por el proyecto ETLV Factor evaluado Beneficio obtenido Observaciones

Elección del local de votación

El 97% de los electores quienes eligieron su local de votación, fueron asignados a dichos locales de votación

El 3% a quienes no se les asignó la primera opción elegida, se les asignó la segunda, debido a la capacidad de los locales de votación

Tiempo de traslado En promedio menos de 10 minutos caminando

En algunos casos el tiempo es similar a los traslados a otros centros de votación, pero este se realizaba con medios motorizados

Momentos familiares El 80% de los electores manifestaron que eligieron su

O se considera también que eligieron el local de votación en

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Factor evaluado Beneficio obtenido Observaciones local de votación junto con algún familiar

conjunto con amigos.

Conocimiento del local de votación

El 100% de los electores quienes eligieron su local de votación pudieron conocer con anticipación la ubicación de su local de elección.

Debido a que el aplicativo muestra un plano en Google Maps de la ubicación del domicilio del elector y la ubicación del colegio.

Seguridad y confianza

El 100% de los electores quienes eligieron su local de votación se sintieron seguros al momento de trasladarse a este, y tenían la confianza total que no se perderían como sucedía antes en algunos casos

Los electores manifestaron que cuando se les asignaba un local en una ubicación desconocida, les hacía difícil ubicarlo el día de las elecciones.

FUENTE: GPP, resultados de las encuestas en el nuevo distrito de Mi Perú 7.2 Resultados financieros (1) ¿Qué beneficios económicos ha obtenido su organización como consecuencia de la

ejecución del proyecto de mejora? Se requiere información e indicadores relevantes para aspectos como incrementos en los ingresos, reducciones de costos, mejora del margen de beneficios y de otros ratios financieros, etc., según corresponda. La ONPE es una institución pública, los beneficios que obtiene en la mejora de los procesos y proyectos son del tipo social como los ahorros de tiempo, satisfacción del ciudadano, confort del elector, seguridad para el elector, horas de ocio, disminución de la congestión vehicular, debido a que el ciudadano ya no se desplaza con su vehículo o no toma el servicio de transporte público, porque camina a su local de votación, etc. De acuerdo a las encuestas realizadas en el distrito de Mi Perú, a las preguntas relacionadas con los indicadores anteriores se obtuvo lo siguiente: Cuánto tiempo se demoró en llegar a su local de votación: Indicó que fue en menos de 10 minutos. Como llegó a su local: La mayoría indicó que llegó a su local de votación caminando Por simple observación se pudo notar que no hubo ningún tipo de aglomeración, ni congestión vehicular por los centros de votación, mucho menos incrementos del pasaje del transporte público.

7.3 Resultados de la eficiencia organizacional (1) ¿Cómo mejoro la eficiencia del proceso, actividad, área o productos mejorados, como

consecuencia de la ejecución del proyecto? Proporcione datos e información sobre los resultados de la eficiencia organizacional. Los indicadores pueden comprender: incremento de productividad como consecuencia de un mayor uso intensivo de los recursos, reducción de los reprocesos, reducción de tiempos de proceso, reducción de tiempo de parada, disminución de desperdicios, reducción de defectos, reducción de accidentes de trabajo, etc.

Incremento de la productividad: El personal de la ONPE realizó trabajos los días en los cuales los electores se reunían en mayor cantidad en centros de comercio como mercados, o en centros religiosos como iglesias, e inclusive en centros comunales.

Incremento de la implementación de procesos nuevos o mejorados: El personal de ONPE se siente identificado con la institución, posterior al éxito obtenido con el proyecto ETLV, se han venido proponiendo y ejecutando proyectos innovadores, como por ejemplo “Aula de Asistencia Técnica en Línea”.

Disminución de atención de documentos de dispensa: El elector al tener su local accesible, puede asistir a sufragar el día de la jornada electoral, sin tener la necesidad de solicitar posteriormente dispensas por no poder trasladarse a su local de votación, esta consideración es especialmente para las personas con discapacidad o de tercera edad.

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8. SOSTENIBILIDAD Y MEJORA

Incremento en la satisfacción del personal: debido a que se ejecuta un proyecto con proyección social, en el cual se interactúa con las personas de forma directa o a través de los medios tecnológicos.

8.1 Sostenibilidad y Mejora (1) ¿Qué análisis realizo el equipo para identificar peligros en el mantenimiento de la mejora

alcanzada? La ejecución del proyecto en las siguientes etapas es netamente operativa, se está considerando en los planes estratégicos de la institución de los siguientes años13, ampliando su cobertura a las principales localidades del país: La ONPE cuenta con una directiva de evaluación de riesgos DI01-GGC/GC, la misma que

ha sido aplicada por el equipo de mejora y se efectúa para la aplicación de la solución en cada proceso electoral. Asimismo, se cuenta con el procedimiento PR05-GGC/GC sobre gestión de riesgos de procesos y proyectos institucionales.

Durante las etapas del proyecto, el equipo sostuvo reuniones entre las diversas unidades orgánicas, en las que se identificaron amenazas que podrían poner en riesgo la óptima implementación del proyecto ETLV, previo a los procesos electorales a los cuales estaba programada su aplicación.

Cabe señalar que, al finalizar la primera etapa del proyecto ETLV, se realizó un taller de Lecciones Aprendidas en el cual se analizó todo lo referente al proyecto, de cuyos hallazgos se tomaron las oportunidades de mejora para su aplicación en los siguientes procesos, como el de las EG2016.

Todo lo señalado quedó registrado en el informe de cierre de la primera etapa del proyecto.

Entre los principales peligros identificados tenemos: Que los ciudadanos que eligen su local de votación, pueda hacerlo con el documento

de otras personas, sin autorización. Que los locales que los ciudadanos elijan tengan poca capacidad y gran demanda,

quedando insatisfecho el ciudadano al momento de verificar el local que le fue asignado.

Que luego de la asignación del local de votación, se deniega el uso del local a la ONPE.

Que los ciudadanos quienes no eligieron su local de votación piensen que el local que antes votaban, es aún su local de votación.

(2) ¿Qué actividades ha previsto el equipo para garantizar la sostenibilidad, la

estandarización y la mejora del proyecto implementado? La sostenibilidad del proyecto está garantizada, pues se dio continuidad al proyecto con la ejecución de una segunda etapa, la cual amplió el alcance del proyecto; en su primera etapa el proyecto fue aplicado únicamente al distrito Mi Perú, para la segunda etapa el proyecto se ha aplicado a Lima Metropolitana y el Callao.

Como parte del modelo de la gestión de calidad y mejora continua de los procesos se establecen actividades y estrategias para garantizar la sostenibilidad, estandarización y mejora del proyecto implementado.

Las unidades orgánicas han incorporado dentro de su organización interna actividades de gestión de mejora de procesos que permitan minimizar los riesgos identificados en la matriz de Tratamiento de riesgos del proyecto ETLV.

A continuación se mencionan las actividades realizadas:

13 Se está considerando en el presupuesto multianual 2017 – 2018 ‐2019

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Actividades y estrategias que permitirán garantizar la Sostenibilidad del proyecto: La Alta Dirección de la institución brinda total apoyo a la implementación del proyecto

ETLV. Reutilización de los equipos informáticos en otros procesos electorales. Personal permanente de la institución, tanto informático como de contenidos

electorales, cuenta con experticia en la implementación de este proyecto. Mejoras de la interfaz de usuario a través de la retroalimentación de auditorías y

controles de calidad durante las jornadas de trabajo de campo.

Actividades y estrategias que permitirán a garantizar la Estandarización del proyecto: Documento de Arquitectura de Software (DAS), de acuerdo a la plantilla 12207 de la

Norma Técnica Peruana, en cada versión del proyecto ETLV. Elaboración de documentos de control de calidad. Inclusión del proyecto ETLV en los documentos de gestión de la institución: directivas,

procedimientos, instructivos, formatos, etc.

Actividades y estrategias que permitirá una mejora continua del proyecto: Elaboración de informes con propuestas de mejora por parte del equipo de trabajo, al

finalizar cada proceso electoral. Elaboración de informe de sistematización de encuestas a electores quienes eligen su

local de votación. Elaboración de informe de sistematización de entrevistas a personal de campo de la

ONPE (EG 2016, y las que se están programando) respecto a su experiencia en las labores de registro

Capacitación a los integrantes del equipo sobre procedimientos electorales, legislación electoral, etc.

Contratación de encuestadora externa para medir la utilidad y grado de satisfacción de los actores electorales respecto al proyecto ETLV

(3) ¿Qué metas e indicadores han establecido para evaluar el desempeño futuro y asegurar

la continuidad de la mejora?

Cuadro N° 19 Metas del proyecto del 2018 Perspectiva proceso

Indicadores Unidad de

medida Metas 2018

P.1.1 Gestionar con eficiencia y eficacia los procesos electorales, de consulta popular y referéndums

Número de distritos donde los electores eligen su local de votación. % de electores que eligieron su local de votación por distrito

Cantidad Porcentaje

50 distritos adicionales a los de Lima Metropolitana y el Callao. 30% de electores registrados en promedio por distrito

FUENTE: Presupuesto multianual 2017-2019 Se está considerando la ampliación del proyecto para el año 2018 a 100 distritos más poblados del Perú, quienes en su conjunto forman el 50% de la población electoral del Perú, considerando entre las cien a Lima Metropolitana y el Callao. Estrategias para la sostenibilidad del proyecto Para garantizar la sostenibilidad del proyecto, la ONPE adoptará las siguientes estrategias: Asignación de presupuesto para la sostenibilidad y ampliación del proyecto para los

siguientes 2 años, prorrogables, previa evaluación de su efectividad. Apoyo continuo de la Alta Dirección al equipo del proyecto, brindándole las facilidades

requeridas para un buen desempeño durante el desarrollo de las actividades y tareas relacionadas en el proyecto.

Ampliar el proyecto a los distritos más poblados del Perú. Mantener los documentos del proyecto ETLV al alcance los trabajadores, para que no

se pierda la visión y necesidad de la continuidad de este proyecto. Incrementar las metas físicas paulatinamente, por cada proceso electoral a efectuarse.

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ANEXOS

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Gráfico N° 15 Mapa de los colegios designados para selección de ETLV en Mi Perú

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Gráfico N° 16 Distrito Mi Perú

Gráfico N° 17 Instruyendo a los pobladores de Mi Perú seleccionando sus opciones de local de votación preferente

Gráfico N° 18 Pobladores de Mi Perú

51



Gráfico N° 19 Pobladores de Mi Perú seleccionando sus locales de votación

Gráfico N° 20 Pobladores de Mi Perú seleccionado sus preferencias de local de votación

52



Gráfico N° 21 Personal ONPE instruyendo a Pobladores de Mi Perú

Gráfico N° 22 Personal de Perifoneo

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Gráfico N° 23 Equipo de Campo en Mi Perú

Gráfico N° 24 Equipo de Campo en Mi Perú

Date post:	14-Aug-2020
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