Date post: | 28-Jul-2015 |
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COLEGIO NACIONAL CAMILO
PONCE ENRÍQUEZ
DAVID JIMÉNEZ
6º INFORMÁTICA
HERRAMIENTAS CASE
LIC. DANIEL VIDAL
2014 – 2015
Tablas
Guía de relaciones de tablas
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de
los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en
muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A
continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para
recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos
comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso
correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y,
a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2007.
Para obtener más información, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base
de datos.
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a
Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea
necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y
se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,
formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas. Por
ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información recopilada
de varias tablas:
La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos.
El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de
Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto
viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la
tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para
recopilar información de cada una e incorporarla al formulario.
Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo
que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo
mediante las relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los
campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la
mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que
proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra
tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son
responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de
empleado en las tablas Empleados y Pedidos.
Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...
... y como clave externa.
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Tipos de relaciones de tabla
Existen tres tipos de relaciones de tabla.
Una relación uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes
y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo
tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber
representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre
la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la
clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos
adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo,
agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le
denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del
cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.
Una relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido
puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en
muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios
registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede
haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de
varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido
puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de
varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de
la relación.
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a
menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos
relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en
la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la
relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a
varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla
Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede
aparecer en muchos pedidos.
Una relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un
registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común
porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la
misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos
campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar
información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando
identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
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¿Por qué crear relaciones de tabla?
Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o
arrastrando un campo desde el panel Lista de campos.Office Access 2007 usa
relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de
datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de
crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta
Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta
que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de
la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para
devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una
consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id.
de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que
desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office
Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación
de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará
la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle
selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores
predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe
Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información
recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien
fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las
opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los
registros huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a
otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a
un registro de un cliente que no existe.
Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales
tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas
relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave
principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de
varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal
y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de
que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.
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Descripción de la integridad referencial
Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en
temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a
Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando
campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de
uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo
adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de
la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los
valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla
"uno".
Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y
Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene
pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro
Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no
será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las
referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.
La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir
integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada,
Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa
relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el
destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una
referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de
cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos.
Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente
todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se
asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado
inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la
opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad
referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a
continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos
los campos que hacen referencia a la clave principal.
También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los
registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos
relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en
cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la
opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un
registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará
automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.
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Ver relaciones de tabla
Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de
base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes.
Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera
vez, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.
Abra la ventana Relaciones.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán
las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana
Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en
Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas
ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de
diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté
activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo
Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo
Guía del panel de exploración.
La clave principal
Esta línea representa la relación
La clave externa
Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las
tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial
aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si
selecciona la relación haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar
que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa
en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la
línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo
de la línea.
Puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones cuando la ventana
Relaciones está activa:
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:
Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una
línea de relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de
tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.
Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana
Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las
elimina.
Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de
datos. El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la
ventana Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:
Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar
tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones.
Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la
tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.
Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la
base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que
tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de
verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo
Guía del panel de exploración.
Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana
Relaciones, le pedirán que guarde los cambios.
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Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un
campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una
relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si
bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el
mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo
Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la
propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo,
puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la
propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos
campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la
propiedad Tamaño del campo.
Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de
diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga
clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la
base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente
las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en
Ambas.
Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar.
Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en
Cerrar.
Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo
común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla
CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la
relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo
campo de la lista.
Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación
Exigir integridad referencial. Para obtener más información sobre la integridad
referencial, vea las secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir
integridad referencial.
Haga clic en Crear.
Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación
Exigir integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además,
sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número
1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de
infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.
Notas
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos
de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa
que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si
ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación
(normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto
significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin
duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice
único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la
propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados).
Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a
varios.
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la
vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de
campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de
otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a
continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una
nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que
se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad
referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación.
Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la
tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos
en el menú contextual.
Abrir el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos
agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access
muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos:
Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La
primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la
que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la
tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre
de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar
un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en
la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos.
Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a
un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja
de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se iniciará el Asistente para búsquedas.
Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se
ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a
varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el
campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera
predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Cambiar
una relación de tabla para obtener más información.
Volver al principio
Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana
Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a
continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor
cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR.
Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa
relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la
creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de
diálogo, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La
línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma
permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de
confirmación, haga clic en Sí.
Nota Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás
por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como
puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar
todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.
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Cambiar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a
continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación
y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece
con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga
doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la
ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de
diálogo, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación.
Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación
Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos
que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de
exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo
Guía del panel de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En
concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la
relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad
referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo
de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación.
Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una
opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial.
Establecer el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan
el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a
continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona
automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos
especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados
iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los
correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias
tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores
predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y
resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo
coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación.
Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una
consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El
resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para
las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de
combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una
consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla
Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente.
Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna),
la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los
campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no
han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una
combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este
tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de
la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una
combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que
coinciden con las de la izquierda.
Nota En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas
en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las
tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en
consecuencia.
Establecer el tipo de combinación
En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones
que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de
combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.
Opción
Combinación
relacional
Tabla
izquierda
Tabla
derecha
1. Incluir sólo las filas donde los
campos combinados de ambas tablas
sean iguales.
Combinación
interna
Filas
coincidentes
Filas
coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de
'Clientes' y sólo aquellos registros de
'Pedidos' donde los campos
combinados sean iguales.
Combinación
externa
izquierda
Todas las
filas
Filas
coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de
'Pedidos' y sólo aquellos registros de
'Clientes' donde los campos
combinados sean iguales.
Combinación
externa
derecha
Filas
coincidentes
Todas las
filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta
flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de
diálogo, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación
Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán
a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro
de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo
Guía del panel de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Haga clic en Tipo de combinación.
En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Volver al principio
Exigir integridad referencial
El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y
mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan
referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es
preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará
todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla.
Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como
las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las
actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas
cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de
diálogo, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación
Oculto check box in the table's Propiedades dialog box is selected) and their
relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the
Navigation Options dialog box.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo
Guía del panel de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada
si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso
contrario, se crean registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes
en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado
de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin
embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros
relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en
cascada los registros relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea
registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla
Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos.
Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros
relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en
cascada los campos relacionados.
Notas
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse
las siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial:
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un
índice único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un
campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya
propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.
Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la
integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen
tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas
y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado
"uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente
todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la
actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con
algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye
la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad
referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a
continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos
los campos que hacen referencia a la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por
ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa
compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los
registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de
verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina
automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al
eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana
Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de
diálogo, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación
Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán
a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro
de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del
panel de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o
Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de
verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto
porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.
Crear, modificar o eliminar una relación
Mostrar todo
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a
Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea
necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y
se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas,
formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.
En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y
eliminar una relación de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la integridad
referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo definir el tipo de
combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se incluyen en
el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para mantener
sincronizadas las referencias.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo
Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo
hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación
entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus
nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo
tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el
campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad
Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede
hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad
Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos
comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la
propiedad Tamaño del campo.
Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en el botón Relaciones.
4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro
de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo
Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y
consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en
Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver
ambas, haga clic en Ambas.
5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en
Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ficha de
documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al
campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos,
presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación,
arrástrelos.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de
la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el
campo apropiado en la lista.
Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de
verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información
sobre la integridad referencial, vea la sección
Además, vea el artículo
8. Haga clic en Crear.
Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de
verificación Exigir integridad referencial, la línea aparece más gruesa en
los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir
integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un
extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte
gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente
ilustración.
NOTAS
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes
(normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que
tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos
campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un
índice único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de
la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un
índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe
tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la
relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe
permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este
campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene
un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la
vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de
campos muestra los campos que están disponibles en las tablas relacionadas así como
los campos que están disponibles en las otras tablas de la base de datos. Cuando se
arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el
Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios
entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el
campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera
predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección para
obtener más información.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón)
en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y, a continuación,
haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.
Abrir el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en
Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos
agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access
muestra los campos de alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos:
Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras
tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la
tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas
con las que la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un
nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para
agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a
la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en
Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+)
situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa
tabla.
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en
la vista Hoja de datos.
4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se
ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a
varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el
campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera
predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar
una relación de tabla para obtener más información.
Modificar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones
y, a continuación, modifíquela.
1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación,
haga clic en la línea para seleccionarla.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar
relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en el botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la
ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar
tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las
relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.
Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de
verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar
objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee
cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está
seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar
relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de
tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a
ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o
exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener
más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la
sección. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad
referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección
Configurar el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan
el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a
continuación, se crea una consulta que use las dos tablas, Access selecciona
automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos
especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados
iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los
correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias
tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores
predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y
resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo
coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación.
Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una
consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El
resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para
las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de
combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una
consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla
Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente.
Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna),
la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los
campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no
han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una
combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este
tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de
la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una
combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que
coinciden con las de la izquierda.
NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las
tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos
Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las
tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en
consecuencia.
Configurar el tipo de combinación
1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de
combinación.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones
que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de
combinación y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.
Opción Combinación relacional
Tabla izquierda
Tabla derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.
Combinación interna
Filas coincidentes
Filas coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.
Combinación externa izquierda
Todas las filas
Filas coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.
Combinación externa derecha
Filas coincidentes
Todas las filas
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta
flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la
ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar
tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las
relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.
Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de
verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar
objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el
artículo
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee
cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está
seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar
relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Haga clic en Tipo de combinación.
8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una
opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.
9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Exigir integridad referencial
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener
sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a
otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso
habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las
operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto
significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el destino de una
referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que
Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas
las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección
Activar o desactivar la integridad referencial
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la
ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar
tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las
relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.
Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de
verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar
objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el
artículo
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee
cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está
seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar
relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla
relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla
principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros
coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el
registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese
empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un
registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación
activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros
relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese
cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número
de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido
en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un
registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación
activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos
relacionados.
NOTAS
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse
las siguientes condiciones para exigir la integridad referencial:
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener
un índice único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción:
un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo
Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.
Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir
la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de
origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que
están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado
"uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente
todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la
actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con
algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye
la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad
referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a
continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos
los campos que hacen referencia a la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por
ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa
compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los
registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de
verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina
automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al
eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la
ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar
tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las
relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.
Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de
verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar
objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el
artículo
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee
cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está
seleccionada.
6. Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar
relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos
relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o
bien, active ambas.
9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico:
tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena
automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se
agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id.
de réplica.), la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los
campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor
de un campo Autonumérico.
Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de
documentos Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y,
a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor
cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR.
Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa
relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la
creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en el botón Relaciones.
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la
ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar
tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las
relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación.
Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de
verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar
objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el
artículo
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee
eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está
seleccionada.
6. Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en
Eliminar.
7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de
forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?. Si
aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla,
quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto
como puede ser un formulario, no se podrá eliminar la relación. Es preciso cerrar todos
los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.
Insertar una hoja de datos en un formulario
Mostrar todo
Una hoja de datos es una sencilla vista de datos organizados en filas y columnas. Si se
hace doble clic en una tabla en el panel de exploración, Microsoft Office Access 2007 la
muestra como una hoja de datos. Gracias a su presentación compacta de los datos, las
hojas de datos funcionan bien cuando se usan como subformularios para mostrar los
datos del lado "varios" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación
entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla
principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios
registros de la tabla relacionada.). En este artículo se describe cómo se pueden agregar
hojas de datos a los formularios de Office Access 2007.
Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario
Supongamos que desea crear un formulario que muestre datos sobre categorías de
productos y todos los productos dentro de esas categorías. Los datos de la tabla
Categorías representan el lado "uno" de la relación, mientras que los datos de la tabla
Productos representan el lado "varios" de la relación. Cada categoría puede contener
numerosos productos.
El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.
La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.
Establecer relaciones entre tablas
Antes de diseñar un formulario con una hoja de datos, debe revisar la relación que
existe entre las tablas y agregar las relaciones que falten. De este modo, Access podrá
crear automáticamente los vínculos entre las hojas de datos y los formularios
principales. Para ver, agregar o modificar las relaciones entre las tablas de una base de
datos, en la ficha Herramientas avanzadas, en el grupo Analizar, haga clic en
Relaciones. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones, vea los
vínculos que aparecen en la sección Vea también.
Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la
herramienta Formulario
Cuando se usa la herramienta Formulario para crear un formulario basado en una tabla
que está en el lado "uno" de una relación uno a varios, Access inserta automáticamente
una hoja de datos que muestra los datos del lado "varios" de la relación.
Por ejemplo, si se cumplen las condiciones siguientes, Access inserta una hoja de datos
que muestra todos los pedidos de cada cliente:
Se crea un formulario simple basado en la tabla Compradores.
Se ha definido una relación uno a varios con la tabla Pedidos que especifica que
un registro de la tabla Compradores se puede relacionar con varios registros de
la tabla Pedidos.
La tabla Compradores no está en el lado "uno" de ninguna otra relación uno a
varios.
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla que está en el lado "uno" de la
relación uno a varios.
2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.
Access crea el formulario con la hoja de datos en su parte inferior. Si Access no crea una
hoja de datos, eso significa que la tabla usada para el formulario no forma parte de una
relación uno a varios o que la tabla forma parte de más de una relación uno a varios.
NOTAS
Además de crear el formulario principal, este proceso no crea ningún otro
objeto de formulario. La hoja de datos es una vista directa de la tabla.
Para ocultar una columna en una hoja de datos Haga clic con el botón
secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Ocultar
columna. Esta configuración se guarda. Si se guarda y se cierra el formulario
y, a continuación, se vuelve a abrirlo, la columna permanecerá oculta.
Para restaurar una columna oculta en una hoja de datos Haga clic
con el botón secundario del mouse en cualquier encabezado de columna de la
hoja de datos y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas. Active la
casilla de verificación situada junto a cada columna que desee restaurar y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
Crear un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista
Presentación
Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede crear
rápidamente un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista
Presentación. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relación a un
formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea automáticamente una
hoja de datos para mostrar los registros relacionados.
1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el
panel Lista de campos.
NOTA Si cierra el panel Lista de campos de manera fortuita, puede
volver a abrirlo siguiendo uno de estos procedimientos:
Presione ALT+F8.
O bien,
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar
campos existentes.
2. Haga clic en el signo más situado junto a la tabla que está en el lado "uno" de la
relación uno a varios y, a continuación, arrastre el primer campo que desee
incluir hasta el formulario.
Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones:
Campos disponibles para esta vista y, más abajo, Campos disponibles
en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las
tablas que no están directamente relacionadas con la tabla principal se
encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.
3. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre todos los
campos que desee hasta el formulario principal.
4. Desde la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, arrastre
hasta el formulario el primer campo que desee incluir en la hoja de datos.
Access crea una hoja de datos y le agrega el campo.
5. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer
clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista
de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estén en la
parte superior. Desde la sección Campos disponibles para esta vista,
arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando
arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra
de inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el
botón del mouse.
6. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo
clic primero en el formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo
y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos.
La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos
contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que
se basa el formulario o la hoja de datos seleccionados. Si se han definido todas las
relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los campos
de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para
el formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el
formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso
especificar los campos que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el
panel Lista de campos ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones
predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro de diálogo
y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre
relaciones, vea el artículo
Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista
Presentación
Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede agregar
rápidamente una hoja de datos a un formulario existente mediante la vista
Presentación. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relación a un
formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea automáticamente una
hoja de datos para mostrar los registros relacionados.
1. Abra el formulario existente en la vista Presentación haciendo clic con el botón
secundario del mouse en el formulario en el panel de exploración y, a
continuación, haciendo clic en Vista Presentación en el menú contextual.
Si no ve el panel Lista de campos:
Presione ALT+F8.
O bien,
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar
campos existentes.
Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones:
Campos disponibles para esta vista y, más abajo, Campos disponibles
en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las
tablas que no están directamente relacionadas con la tabla principal se
encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.
2. En la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, expanda la
tabla que contiene el primer campo que desee incluir en la hoja de datos y
arrastre el campo hasta el formulario. Access crea una hoja de datos y le agrega
el campo.
3. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer
clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista
de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estén en la
parte superior. Desde la sección Campos disponibles para esta vista,
arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando
arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra
de inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el
botón del mouse.
4. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo
clic primero en el formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo
y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos.
La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos
contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que
se basa el formulario seleccionado. Si se han definido todas las relaciones válidas entre
las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los campos de la sección Campos
disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para el formulario que se
está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el formulario, Access
muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos
que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos
ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se
recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro de diálogo y volver a
examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre relaciones, vea
el artículo
Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista
Diseño
Use este procedimiento para agregar una hoja de datos directamente basada en una
tabla o consulta a un formulario existente en la vista Diseño.
1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario del
mouse en el formulario en el panel de exploración y, a continuación, haciendo
clic en Vista Diseño.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si está seleccionada la
herramienta Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella de modo
que no esté seleccionada.
¿Por qué?
3. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta
Subformulario/Subinforme.
4. En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee
insertar la hoja de datos.
5. Para cambiar la posición y el tamaño del control de subformulario, arrastre los
controladores situados en los bordes y esquinas del control.
6. Para editar la etiqueta asociada del control de subformulario, haga clic en ella
y, a continuación, haga doble clic en ella para seleccionar su texto y luego
escriba una nueva etiqueta. Si prefiere eliminar la etiqueta, haga clic en ella y, a
continuación, presione SUPRIMIR.
7. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
8. Si no está seleccionado el control de subformulario, haga clic en él para
seleccionarlo.
9. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable
Objeto origen y, a continuación, haga clic en la tabla o consulta que desee
mostrar en la hoja de datos. Por ejemplo, si desea mostrar los datos de la tabla
denominada Pedidos, haga clic en Tabla.Pedidos.
10. Si ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar este procedimiento,
Access configurará automáticamente las propiedades Vincular campos
secundarios y Vincular campos principales con los valores correctos que
vinculen el formulario principal a la hoja de datos.
Las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos
principales están en blanco
1. Abra el formulario principal en la vista Diseño.
2. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo.
3. Si no ve la hoja de propiedades, presione F4.
4. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en (...) junto al
cuadro de la propiedad Vincular campos secundarios.
Aparece el cuadro de diálogo Vinculador de campos de
subformulario.
5. En las listas desplegables Campos principales y Campos
secundarios, seleccione los campos a los que desee vincular los
formularios. Si no está seguro de los campos, haga clic en Sugerir para
que Access determine los campos de vinculación. Cuando termine, haga
clic en Aceptar.
Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que
tenga que editar el origen de registros del formulario principal o
secundario para asegurarse de que contiene el campo. Por ejemplo, si el
formulario está basado en una consulta, asegúrese de que el campo de
vinculación está en los resultados de la consulta.
6. Guarde el formulario principal y cambie a la vista Formulario para
comprobar que el formulario funciona según previsto.
11. Guarde el formulario haciendo clic en Guardar en la Barra de
herramientas de acceso rápido o presionando CTRL+G.
12. Cambie a la vista Formulario (vista Formulario: ventana que muestra un
formulario para mostrar o aceptar datos. La vista Formulario es el medio
principal para agregar y modificar datos a tablas. También se puede cambiar el
diseño de un formulario en esta vista.) y compruebe que la hoja de datos
funciona según previsto.
Obtener información sobre las diferencias entre un formulario dividido y
un formulario que contiene una hoja de datos
Un formulario que contiene una hoja de datos muestra datos de orígenes de datos
diferentes (si bien suelen estar relacionados). Por ejemplo, un formulario puede
mostrar empleados y puede tener una hoja de datos que muestra todas las tareas
asignadas a cada empleado. La hoja de datos tiene otro origen de datos que el
formulario que lo contiene. En cambio, un formulario dividido tiene dos secciones (un
formulario y una hoja de datos), pero en ambas secciones se muestran los mismos
datos. Las dos secciones están conectadas y ofrecen a la vez dos vistas distintas de los
datos.
Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido,
vea el artículo
Access > Consultas Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos
Mostrar todo
En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft
Office Access 2007 mediante consultas de actualización y de eliminación. Las consultas
de actualización se usan para eliminar campos individuales de los registros de una base
de datos, mientras que las consultas de eliminación se usan para quitar registros
completos de una base de datos, inclusive el valor de clave que le otorga al registro un
carácter único. Cuando proceda, recuerde que Access también permite eliminar
manualmente parte de registros o registros completos de varias maneras.
Para obtener más información sobre cómo eliminar manualmente registros, vea el
artículo Eliminar uno o varios registros de una base de datos.
En este artículo
Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos
Planear la eliminación
Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta
Eliminar parte de registros (uno o varios campos)
Eliminar registros completos
Criterios de ejemplo para consultas de selección
Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos
Se pueden usar dos tipos de consultas para eliminar datos de una base de datos de
Access. La consulta elegida depende del tipo de eliminación que se desee realizar.
Para eliminar campos individuales de los registros de una o varias tablas, se
usa una consulta de actualización que cambie los valores existentes a un valor
nulo (es decir, no hay datos) o una cadena de longitud cero (un par de comillas
dobles sin espacio entre ellas).
Se usa una consulta de actualización para eliminar datos de campos
individuales porque, de forma predeterminada, las consultas de eliminación
quitan filas completas. La eliminación de datos mediante una consulta de
actualización se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de
selección asegurándose de que devuelve sólo los datos que desee eliminar. A
continuación, se convierte esa consulta en una consulta de actualización,
usando valores NULL o cadenas de longitud cero como valor de actualización.
Por último, se ejecuta la consulta para actualizar los datos existentes.
Para quitar registros completos (filas), se usa una consulta de eliminación.
De forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan todos los datos
de cada campo, junto con el valor de clave que le otorga al registro un carácter
único. Cuando se ejecuta la consulta, siempre se quita la fila completa de la
tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de
selección, asegurándose de que devuelve los datos que desea eliminar. A
continuación, se convierte esa consulta en una consulta de eliminación y se
ejecuta para quitar los datos.
Cuando proceda, recuerde que si los registros que desea eliminar residen en el lado
"uno" de una relación uno a varios, va a cambiar primero una propiedad de la relación
antes de ejecutar la consulta. En la sección Preparativos para eliminar datos
relacionados, más adelante en este artículo, se explica cómo llevar a cabo esa tarea. Es
preciso realizar esos cambios adicionales porque, de forma predeterminada, Access
impide eliminar datos del lado "uno" de una relación uno a varios.
Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de
tablas, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear,
modificar o eliminar una relación.
Asimismo, recuerde que después de actualizar o eliminar parte de un registro o un
registro completo, no se pueden deshacer los cambios, por lo que se recomienda
realizar siempre una copia de seguridad de los datos antes de ejecutar una consulta de
eliminación. Vea Realizar una copia de seguridad de la base de datos, más adelante en
este artículo, para obtener más información.
En los procedimientos descritos en las siguientes secciones se explica cómo crear
consultas de actualización que quiten datos de campos individuales, y cómo crear
consultas de eliminación que quiten registros completos.
NOTA En general, las consultas de actualización y eliminación se usan para cambiar
o quitar rápidamente grandes cantidades de datos. Si desea quitar un número reducido
de registros (es decir, cualquier cantidad que sea fácil de eliminar manualmente), abra
la tabla en la vista Hoja de datos, seleccione los campos o las filas que desee eliminar y,
a continuación, presione SUPRIMIR.
Para obtener más información sobre otras formas de eliminar datos, vea el artículo
Planear la eliminación
La eliminación de registros mediante una consulta se compone de los siguientes pasos
generales:
Planee la eliminación. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para
eliminar los datos, que todos los demás usuarios han cerrado todos los objetos
que usen las tablas en cuestión y, a continuación, haga una copia de seguridad
de la base de datos.
Asegúrese de que la base de datos reside en una ubicación de confianza o que
lleva una firma digital. Si no es el caso, puede optar por confiar en la base de
datos únicamente para la sesión actual. Recuerde que, de forma
predeterminada, Access bloquea todas las consultas de acción (consultas de
eliminación, consultas de actualización y consultas de creación de tabla) a
menos que se confíe primero en la base de datos. Para obtener información
sobre cómo confiar en una base de datos, vea, más adelante en este artículo.
Si desea eliminar datos de más de una tabla y esas tablas están relacionadas,
habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada los
registros relacionados para cada relación. De este modo, la consulta podrá
eliminar datos de las tablas en los lados "uno" y "varios" de la relación.
Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios
necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto.
Si desea eliminar campos individuales de una tabla, convierta la consulta de
selección en una consulta de actualización, especifique NULL o una cadena de
longitud cero ("") como criterios de actualización y, a continuación, ejecute la
consulta.
Si desea eliminar registros completos, convierta la consulta de selección en una
consulta de eliminación y, a continuación, ejecute la consulta.
Preparativos generales
Realice las siguientes tareas antes de eliminar parte de un registro o un registro
completo de una base de datos:
Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para ello, en el
Explorador de Windows, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón)
en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuación,
haga clic en Propiedades en el menú contextual. En el cuadro de diálogo
Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación
Sólo lectura.
Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de
la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador
del sistema o el diseñador de la base de datos.
Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás
usuarios de la base de datos.
Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios,
tablas, consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este
modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.
SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de
datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y, a continuación, abrirla de
nuevo en modo exclusivo. Para ello:
1. Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic
en Abrir.
2. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto
al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo
exclusivo.
Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar
registros. Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si crea
una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios.
Realizar una copia de seguridad de la base de datos
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar
y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre y una
ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en
Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a
continuación, vuelve a abrir el archivo original.
Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie
su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original
para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la
copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el
nombre cambiado en Access.
Preparativos para eliminar datos relacionados
Si necesita eliminar datos de tablas relacionadas, recuerde esta regla: si los datos
residen en el lado "varios" de una relación uno a varios, podrá eliminarlos sin tener que
cambiar la relación. Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno" de una relación
uno a varios, es preciso modificar primero la relación. En caso contrario, Access
bloqueará la eliminación.
El proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos:
Determine qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen
en el lado "varios".
Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros
relacionados del lado "varios", debe habilitar un conjunto de reglas
denominado Integridad referencial y debe habilitar la eliminación en cascada.
En esta sección se explica la Integridad referencial y se indica cómo llevar a
cabo ambas tareas.
Si necesita eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, elimine
primero esa relación y, a continuación, elimine los datos.
O bien,
Si necesita eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puede
crear y ejecutar una consulta de eliminación sin tener que cambiar la relación.
En las siguientes secciones se explica cómo preparar los datos relacionados para la
eliminación.
Determinar qué registros están en el lado "uno" de una relación y cuáles
residen en el lado "varios"
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base
de datos así como las relaciones entre cada tabla y todas las demás tablas. Cada
relación aparece como una línea que conecta las tablas entre los campos.
En la siguiente ilustración se muestra una relación típica. La mayoría de las
relaciones de una base de datos, si no todas, tienen un lado "uno" y un lado
"varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el número 1 y
el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞).
En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se
eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la
relación. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una
relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno".
Además, de forma predeterminada, Access aplica asimismo un conjunto de
reglas denominado Integridad referencial. Estas reglas garantizan que las
claves externas de una base de datos contienen los valores correctos. Una clave
externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de la columna
de clave principal de otra tabla.
Obtener información sobre las reglas de integridad referencial
Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de
una tabla relacionada, a menos que ese valor ya exista en la clave principal
de la tabla principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el
campo de clave externa.
Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal
si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.
Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la
relación entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más
información, vea el siguiente procedimiento
Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla
principal si ese registro tiene registros relacionados.
No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en
la relación entre las tablas principal y secundaria.
Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma
predeterminada en la mayoría de los casos, una base de datos deberá cumplir
primero las siguientes condiciones:
El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o
tener un índice único.
Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben
tener el mismo tipo de datos.
NOTA Access incluye dos excepciones a esta regla. Un campo de tipo
Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número si el
valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo de
tipo Número está establecido en Entero Largo. Asimismo, un campo de
tipo Autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida
en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo de tipo Número
cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.
Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access.
NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access.
Asimismo, hay que abrir la base de datos que contiene las tablas
vinculadas y, a continuación, habilitar la integridad referencial. No se
pueden aplicar las reglas de integridad referencial para las tablas
vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft
Office Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la
integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.
2. Tome nota de los nombres de los campos de tabla en cada lado de la relación.
3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los
campos contienen efectivamente los datos que desea eliminar.
4. Mantenga abierto el panel Relaciones y continúe con los pasos descritos en la
siguiente sección.
Modificar la relación
Siga estos pasos únicamente para eliminar datos del lado "uno" y del lado "varios" de
una relación.
1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Relaciones.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta
las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga
clic en Modificar relación en el menú contextual.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad
referencial.
4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros
relacionados.
NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro
del lado "uno" de la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del
lado "varios" de la relación.
5. Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y, después, continúe con los
siguientes pasos.
Eliminar una relación
1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Relaciones.
2. Tome note de los campos implicados en la relación para poder restaurar la
relación después de eliminar los datos.
3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta
las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga
clic en Eliminar en el menú contextual.
O bien
Seleccione la relación y presione SUPR.
NOTA Para restaurar la relación, siga los pasos anteriores para abrir el panel
Relaciones y, a continuación, arrastre el campo de clave principal desde la tabla del
lado "uno" y colóquelo en el campo de clave externa de la tabla del lado "varios".
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si la relación antigua exigía
integridad referencial, seleccione Exigir integridad referencial y, a continuación,
haga clic en Crear. En caso contrario, sólo haga clic en Crear.
Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta
De forma predeterminada, si se abre una base de datos que no sea de confianza o no
resida en una ubicación de confianza, Access bloquea la ejecución de todas las consultas
de acción.
Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si
en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:
El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.
Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:
Habilitar el contenido bloqueado
En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office.
Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Vuelva a ejecutar la consulta.
Si no ve la barra de mensajes
Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos y, en el
grupoMostrar u ocultar, elija Barra de mensajes.
Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access,
vea el artículo
Eliminar parte de registros (uno o varios campos)
En esta sección se explica cómo usar una consulta de actualización para eliminar
registros parciales (campos individuales) de tablas del lado "varios" de una relación uno
a varios. Estos pasos pueden seguirse asimismo para eliminar datos de tablas que no
están relacionadas con otros datos. Recuerde que ejecutar una consulta de
actualización para eliminar datos cambia los valores existentes a NULL o a una cadena
de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas), en función de los
criterios que haya especificado. Para obtener más información sobre cómo usar las
consultas de actualización, vea el artículo
Crear una consulta de selección
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro
de diálogo Mostrar tabla.
2. Seleccione la tabla que contiene los datos que desee eliminar, haga clic en
Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de
diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla.
En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.
3. Agregue los campos cuyo valor desee establecer en NULL a la fila Campo del
diseñador. Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada
campo.
4. Si lo desea, especifique criterios para uno o varios campos en la fila Criterios
del diseñador.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se
desean eliminar. En caso contrario, la consulta de actualización establece en
NULL todos los registros de cada uno de los campos de la consulta. Para
obtener más información sobre el uso de criterios, vea más adelante en este
artículo.
5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelva los registros cuyo valor desee establecer
en NULL o en una cadena de longitud cero. Si es preciso, repita los pasos 3 a 5
y modifique los campos o criterios hasta que la consulta devuelva únicamente
los datos que desee cambiar.
6. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de actualización
1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de
consultas.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de actualización,
oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega
la fila Actualizar a.
En la fila Actualizar a de cada campo, especifique NULL o una cadena de
longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas, "").
3. Haga clic en Ejecutar .
Access le pedirá que confirme los cambios.
Si está muy seguro de que desea cambiar los valores, haga clic en Sí para
cambiar los datos.
Eliminar registros completos
En esta sección se explica cómo usar una consulta de eliminación para eliminar
registros completos de una tabla.
Crear una consulta de selección
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro
de diálogo Mostrar tabla.
2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de
diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla.
En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.
3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la
cuadrícula de diseño.
Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar
registros completos (filas) de la tabla.
4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar
criterios.
Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar
todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos
registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula
de diseño.
5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la
cuadrícula de diseño.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se
desean eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los
registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior,
especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha
en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.
Para obtener más información sobre el uso de criterios, más adelante en este
artículo.
6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada
campo de criterio.
7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.
8. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y
eliminar los datos
1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de
consultas.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación,
oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega
la fila Eliminar.
Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos)
aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas
usadas para criterios.
3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en
Ejecutar .
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí para eliminar los datos.
Criterios de ejemplo para consultas de selección
En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar en
las consultas de selección para asegurar que se eliminan únicamente los datos
correctos. Puede adaptar estos ejemplos para que pueda usarlos con sus propios datos.
En algunos de estos ejemplos se usan caracteres comodín.
Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín, vea el artículo
Access > Diseño de base de datos Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información
exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos
fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en
aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable
que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse
fácilmente.
En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos.
Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y
columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de
crear la primera base de datos.
Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer
Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y
columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de
Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una
tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría
tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y
una tercera con información sobre clientes.
Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también
campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre
alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que
aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o
registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún
dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de
ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos
redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se
produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la
información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información
incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán
también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos
informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos
redundantes.
Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de
las tablas cuando así se precise.
Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de
informes.
Volver al principio
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos,
como los nombres de productos o los números de pedidos.
Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como
Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se
convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por
ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de
contratación.
Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se
utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id.
de pedido.
Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las
demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar
las relaciones según sea necesario.
Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos
registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados
previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.
Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están
estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.
Determinar la finalidad de la base de datos
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa
utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio
particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de datos de
clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo
y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas
personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podría
definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a
utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de
intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño.
Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de
tomar decisiones.
Buscar y organizar la información necesaria
Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente.
Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la
información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos
documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada
casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar
uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información incluiría en el
formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un
listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha
podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y
número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna posible de
una tabla.
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente,
enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos,
pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea
producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de
productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario
con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar
cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas
o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le gustaría que fuera.
¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo
mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.
Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará
a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por
ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las
actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que
han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar
correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el campo en Sí
o No.
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión
de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo
electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que
éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo
electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué
elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta
modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo,
las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que crear un
elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado
Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto implicaría almacenar
el apellido independientemente del nombre.
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de
información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder
utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para
ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes
estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar,
calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe incluir ese
elemento en su propio campo.
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo,
¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven
sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas
preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.
Dividir la información en tablas
Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por
ejemplo, después de buscar y organizar la información de una base de datos de ventas
de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:
Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los
clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una
para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para
los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no
complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta
obtener un diseño correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado
a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la
ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea.
Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como
hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la dirección
del proveedor deben repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco.
Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y
luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.
Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del
proveedor. Suponga, por ejemplo, que necesita cambiar la dirección de un proveedor.
Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un
lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve
registrando la información del proveedor en un único lugar.
Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si
descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la dirección
de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea
eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información de
dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No
puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un
proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos
separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información sobre los
productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un
registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del
proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla
deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos
sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del
proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.
Convertir los elementos de información en columnas
Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar
sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena
lista de columnas iníciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal,
Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla
contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre
el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de correo electrónico,
saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de
dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos
sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente.
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede
ajustar con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tiene sentido almacenar los
nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder
ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en
realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y
país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas distintas. Si desea
realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por
provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una columna
distinta.
Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de
procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones
internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que
esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o
regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de
Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la
base de datos.
No incluya datos calculados
En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en
las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos cuando
desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos
bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada
categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla
que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La tabla Productos
contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades
incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access calcula el
subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente
dicho no debe almacenarse en una tabla.
Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas
Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres
completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si
combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar datos
individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por
ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre
del producto, la categoría y la descripción.
Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave
principal de cada tabla.
Especificar claves principales
Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen
inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de
identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número
de serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de
clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar
rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que
identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese identificador
como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre
diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal.
Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los
nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas tengan el mismo nombre en
la misma tabla.
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede
quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede
utilizarlo como componente de una clave principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con
varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia en las
demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los
lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie
reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que
se hace referencia a ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo,
puede asignar a cada pedido un número de pedido distinto. La única finalidad de este
número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir
una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que tenga el
tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access
asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no
contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este
tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya que no cambian. Una clave
principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre
de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica"
podría cambiar.
Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una
buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como
clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga
artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e
Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se
denomina clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna Autonumérico
para cada una de las tablas que funcione como clave principal: Id Producto para la tabla
Productos, Id Pedido para la tabla Pedidos, Id Cliente para la tabla Clientes e Id
Proveedores para la tabla Proveedores.
Crear relaciones entre las tablas
Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la
información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye
información de varias tablas.
La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Empleados...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos.
Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de
datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A
continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se
precise.
Crear una relación de uno a varios
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de
pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de productos
y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede
haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla
Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la
clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como columna o columnas
adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo,
agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos.
Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla
Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una
clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla
Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla
Proveedores.
El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo
parejas de claves principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas que deben
compartir una columna común, al identificar una relación de uno a varios se asegurará
de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.
Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede
aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede
haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos
puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina
relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para
un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las
relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes
de la relación.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios.
Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qué sucedería si
intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la
tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un
registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la
información de pedido para cada fila relacionada con un único pedido, lo que daría
lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema
aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros
en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema?
La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la
relación de varios a varios en dos relaciones de uno a varios. Insertaría la clave
principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera
tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un
pedido. La clave principal de la tabla Detalles de pedidos consta de dos campos: las
claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede
utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos
de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por
lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar solamente el
campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los
dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.
En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se
relacionan directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla Detalles de
pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa
en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a
varios. Cada pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está
asociado a un único pedido.
La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a
varios. Cada producto puede tener varios artículos asociados, pero cada
artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un
determinado pedido, así como todos los pedidos de un determinado producto.
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería
similar a la siguiente:
Crear una relación de uno a uno
Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita
registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar o que
sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia,
y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para
todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al
igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto como clave
principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una
relación de uno a uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro
coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas
deben compartir un campo común.
Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede
incluir la información de las dos tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún
motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede
representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación
utilizando la misma clave principal en ambas tablas.
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija
una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la otra
tabla como clave externa.
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las
tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a varios,
las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la
relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.
Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las
tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información: creando
consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles
problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la
fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree
formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo
previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno,
modifique el diseño para eliminar la duplicación.
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede
mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:
¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a
alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema, tal
vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de
información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir
de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa
información.
¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos
existentes? Si un elemento de información se puede calcular a partir de otras
columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta
al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una
nueva columna.
¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así,
probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una
relación de uno a varios.
¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos
campos vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver
a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros.
¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más
pequeñas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de
un elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.
¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no
contiene información sobre el tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.
¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos
comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a
varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios
requieren una tercera tabla.
Ajustar la tabla Productos
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una
categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos podría
incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto.
Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide
almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo
Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la descripción de cada
categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena
solución.
Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos,
con su propia tabla y su propia clave principal. A continuación, puede agregar la clave
principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría
puede incluir varios productos, pero un producto pertenece únicamente a una
categoría.
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles.
Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
Id. de producto
Nombre
Id1 de producto
Nombre1
Id2 de producto
Nombre2
Id3 de producto
Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás
solamente por el número agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas
numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.
Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite
máximo de número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un
nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea
administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan
menos que el número máximo de productos, ya que las columnas adicionales quedarán
en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de
realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.
Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a
dividir la tabla en dos. En el ejemplo anterior, sería conveniente usar dos tablas, una
para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.
Aplicar las reglas de normalización
En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos
(denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven para
comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las
reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o,
simplemente, normalización.
La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información
y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han
dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización
no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para
empezar a trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño
adopta lo que se conoce como "forma normal". Hay cinco formas normales
ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este
artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría
de los diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la
tabla existe un valor y nunca una lista de valores. Por ejemplo, no puede haber un
campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada
intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un
valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por
completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica
cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo,
que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de
producto forman la clave principal:
Id. de pedido (clave principal)
Id. de producto (clave principal)
Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de
producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no depende
de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que
pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).
Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de
toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean
independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave
principal y nada más que de la clave principal. Por ejemplo, considere una tabla con las
siguientes columnas:
Id Producto (clave principal)
Nombre
PVP
Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP)
sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una
columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es
clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder
cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte
afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en
consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse
a otra tabla cuya clave sea PVP.
Para obtener más información
Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea
el artículo
Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros
siguientes:
Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide
to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional.
2003.
Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database
Design. Addison-Wesley Professional. 1989.
Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley
Professional. 2005.
Access > Fundamentos de base de datos Eliminar uno o varios registros de una base de datos
Mostrar todo
Si se eliminan los datos obsoletos o inexactos, las bases de datos pueden llegar a ser
más rápidas y más fáciles de usar. Por ejemplo, si se mueven los datos del anterior
trimestre del calendario o trimestre fiscal a un conjunto de tablas de almacenamiento
en otra base de datos, se puede reducir el tamaño de la base de datos de trabajo y
ayudar a que funcione con mayor rapidez. Si se quitan los datos duplicados o inexactos,
se pueden reducir los costos de trabajo.
En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft
Office Access 2007. Se explica asimismo cómo se eliminan datos de campos
individuales, lo cual es un proceso relativamente sencillo, y cómo se eliminan registros
completos, lo cual es un proceso que puede ser mucho más complejo. En este artículo,
se explica también cómo se eliminan datos manualmente y cómo se usan las consultas
de eliminación.
NOTA Para comprender y usar la información incluida en este artículo, es preciso
comprender primero los conceptos de clave principal y clave externa. Para obtener
información introductoria sobre claves primarias y externas, vea el artículo
Eliminar datos
Access proporciona varios tipos o niveles de eliminación de datos. Se pueden eliminar
datos de puntos de datos individuales de un registro, eliminar registros completos de
una tabla y, también, eliminar tablas completas.
Se pueden eliminar valores individuales cuando se desea que algunos o todos los
puntos de datos de un registro se queden en blanco y que el propio registro (la fila) se
mantenga en la tabla. Eliminar un valor de datos de un campo es relativamente fácil: se
selecciona parte o todos los datos del campo y se presiona la tecla SUPR.
Cuando se elimina un registro completo, se quitan todos los datos de cada uno de los
campos así como el valor de clave que hace que el registro sea único. Mediante este
proceso, se quita toda la fila de la tabla. Se pueden eliminar registros individuales
manualmente o se pueden crear consultas de eliminación para quitar de golpe un gran
número de registros.
Si los registros que se van a eliminar no están relacionados con ningún otro dato de la
base de datos, el proceso de eliminación es bastante sencillo. Se puede seleccionar una
fila completa y, a continuación, presionar SUPR, o bien, se puede crear y ejecutar una
consulta de eliminación. Sin embargo, si los registros que se van a eliminar están
relacionados con otros datos y si residen en el lado uno de una relación uno a varios, es
preciso dar algunos pasos adicionales ya que, de forma predeterminada, Access no
permite eliminar datos relacionados. Además, recuerde que después de eliminar un
registro completo, no se puede deshacer la eliminación. Por ese motivo siempre debe
realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar datos.
Eliminar tablas completas no es un proceso tan complejo como eliminar datos de
campos o eliminar registros completos, pero recuerde que al eliminarse una tabla
completa, se puede romper la funcionalidad de parte y, posiblemente, toda la base de
datos si se quita incorrectamente la tabla. Además, los datos de la tabla eliminada se
pierden de manera permanente. Por ese motivo siempre debe realizar una copia de
seguridad de la base de datos antes de eliminar una tabla.
Por último, podrá eliminar datos en menos tiempo y con mayor precisión si comprende
el diseño de bases de datos relacionales. Si no está familiarizado con Access o con las
bases de datos relacionales en general, vea el tema
Los procedimientos descritos en las siguientes secciones explican cómo se eliminan
datos de campos individuales, cómo se eliminan registros completos y cómo se
eliminan tablas completas. En cada sección se proporciona la información necesaria
para llevar a cabo una tarea determinada.
Eliminar los datos de un campo
Se pueden eliminar los datos de campos individuales si hay tablas o consultas abiertas
en la vista Hoja de datos y si hay formularios de entrada de datos abiertos en las
vistas Formulario y Presentación .
Eliminar datos de una hoja de datos
1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o consulta que desee
usar. Esto abrirá la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.
2. Seleccione los datos que desee eliminar.
Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en
el campo.
3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.
O bien,
Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea
necesario.
Eliminar datos de un formulario
1. En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario que desee usar.
Esto abrirá el formulario en la vista Formulario.
O bien,
En el panel de exploración, seleccione el formulario que desee usar, y en la
ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga clic
en Vista Presentación.
2. Seleccione los datos que desee eliminar.
Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en
el campo.
3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.
O bien,
Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea
necesario.
NOTAS
Puede que Access muestre un mensaje de error e impida la eliminación de los datos.
Hay varios factores que pueden detener la eliminación:
Por motivos de diseño, no se pueden eliminar datos de algunos
tipos de consultas Por ejemplo, no se puede editar los datos devueltos por
una consulta de tabla de referencias cruzadas ni editar o quitar campos
calculados (valores que calcula una fórmula al usar la base de datos, pero que
no residen en una tabla).
No dispone de los permisos necesarios para eliminar datos Póngase
en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.
El campo no acepta valores en blanco o valores nulos (campo nulo:
campo que contiene un valor Null. No se consideran nulos los
campos que contienen una cadena de longitud cero (" ") o el valor
0.) Si tiene los permisos necesarios, abra la tabla en la vista Diseño y, a
continuación, cambie la propiedad de tabla Requerido (Required) de Sí a
No.
Está intentando eliminar información de una lista En una hoja de
datos de un formulario, siempre se puede ver una lista porque Access coloca
una flecha abajo en un extremo, como esta: . Para obtener
información sobre cómo eliminar valores de una lista, vea la siguiente sección
de este tema.
Eliminar los datos de una lista
Se pueden eliminar datos de dos tipos de lista: listas de valores y listas de búsqueda.
Las listas de valores muestran un conjunto de valores predefinidos; es decir, valores
que el usuario o el diseñador de la base de datos especifica manualmente. En cambio,
las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar valores de otra tabla o consulta
y, a continuación, esos valores devueltos rellenan la lista.
Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores
de un registro. En cambio, los datos de una lista de búsqueda residen en una o varias
tablas diferentes. Para quitar datos de una lista de valores, abra la tabla y edite los
elementos.
Quitar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales, y dichos pasos varían
dependiendo de si la consulta de las listas de búsqueda toma sus datos de una tabla u
otra consulta. Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en una tabla, identifique
dicha tabla y el campo que contiene los datos que aparecen en la lista. A continuación
abra la tabla de origen y edite los datos de dicho campo.
Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en otra consulta, deberá abrir esa segunda
consulta, encontrar la tabla de origen y el campo de los que la segunda consulta toma
sus datos y cambiar los valores de dicha tabla.
En los siguientes procedimientos se explica cómo se eliminan datos de una lista de
valores y una lista de búsqueda.
Quitar datos de una lista de valores
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que
desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla
que contenga la lista de valores.
3. En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la ficha Búsqueda y, a
continuación, busque la propiedad Origen de la fila (Row Source).
De forma predeterminada, los elementos de una lista de valores aparecen entre
comillas dobles y vienen separados por signos de punto y coma:
"Excellent";"Fair";"Average";"Poor".
4. Según sea necesario, quite elementos de la lista. No olvide eliminar las comillas
de cada elemento eliminado. No deje un signo de punto y como inicial, no deje
pares de signos de puntos y coma (;;) y si quita el último elemento de la lista,
elimine el último signo de punto y coma.
NOTA Si elimina un elemento de una lista de valores, y los registros de la
tabla ya usaban el elemento eliminado, éste seguirá formando parte del
registro hasta que lo cambie. Por ejemplo, suponga que su compañía tiene un
almacén en la Ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita "Ciudad A" de la
lista de almacenes, verá "Ciudad A" en la tabla hasta que cambie dichos
valores.
Quitar datos de una lista de búsqueda
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que
desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de
búsqueda.
3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la ficha
Búsqueda y localice las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de
la fila.
En la propiedad Tipo de origen de la fila debe aparecer Tabla o consulta
y la propiedad Origen de la fila debe contener una consulta que haga
referencia a una tabla u otra consulta.
NOTA Las consultas para los campos de búsqueda siempre comienzan con
la palabra SELECT.
Normalmente, aunque no siempre, las consultas de selección tienen esta
sintaxis básica: SELECT
[nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM
[nombre_de_tabla_o_consulta].
En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera
hace referencia a una tabla y a un campo de dicha tabla; en cambio, la segunda
hace referencia únicamente a la tabla. Recuerde: la cláusula FROM siempre
indica el nombre de la tabla o consulta de origen. Las cláusulas SELECT no
siempre contienen el nombre de una tabla o consulta, si bien siempre
contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las cláusulas
FROM tienen que hacer referencia a una tabla o consulta.
4. Siga uno de estos procedimientos:
Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta,
haga clic en el botón Generar (en la ficha Datos de la hoja de
propiedades, haga clic en a continuación) para abrir la consulta en la
vista Diseño. Anote el nombre de la tabla que aparece en la sección
superior del diseñador de consultas y proceda con el paso 4.
Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote
el nombre de la tabla y, después, continúe con el paso 4.
5. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de origen para abrirla en
la vista Hoja de datos.
6. Busque el campo que contenga los datos usados en la lista de búsqueda y, a
continuación, edite los datos como sea necesario.
Eliminar registros no relacionados de una base de datos
Cuando se eliminan registros completos de una base de datos, se eliminan los datos de
cada uno de los campos y se elimina asimismo el valor de clave; es decir, el valor que
hace que el registro sea único. Si el registro no está relacionado con ningún otro
registro (es decir, si el valor de clave no reside en ningún otro registro o tabla de la base
de datos), se puede eliminar el registro seleccionándolo y presionando la tecla SUPR. Si
se desea eliminar un gran número de registros no relacionados (es decir, un número
mayor del que se desea eliminar manualmente), se puede usar una consulta de
eliminación para quitarlos. En los procedimientos descritos en las siguientes secciones,
se explica cómo llevar a cabo ambas tareas.
Eliminar manualmente un registro no relacionado
1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla o consulta que contenga los datos que
desee eliminar.
2. Busque el registro (la fila) que desee eliminar y, a continuación, haga clic en el
botón Seleccionar todo, es decir, en el cuadrado ubicado a la izquierda o
derecha del registro. Puede seleccionar filas individuales, o hacer clic y
arrastrar para seleccionar un conjunto de filas contiguas, o presionar CTRL y
hacer clic con el botón del mouse (ratón) para seleccionar varias filas no
contiguas.
Access colocará un borde alrededor de todo el registro (toda la fila) o bloque de
registros seleccionados.
3. Presione SUPRIMIR.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.
O bien,
Haga clic en con el botón secundario en el botón Seleccionar todo y haga clic
en Eliminar registro.
Si por algún motivo no puede hacer clic en el botón Seleccionar todo, sitúe
el cursor en un campo del registro. A continuación, en la ficha Inicio, en el
grupo Registros, haga clic en la flecha abajo al lado de Eliminar y haga clic
en Eliminar registro.
NOTA Puede que Access muestre un mensaje de error que indique que no
se puede eliminar el registro porque está relacionado con otros datos. Si
aparece este tipo de mensaje, haga clic en Aceptar y vaya a la siguiente
sección más adelante en este artículo.
4. Cuando Access pregunte si desea realmente eliminar el registro, haga clic en
Sí.
Eliminar registros no relacionados mediante una consulta de eliminación
Cuando se usa una consulta de eliminación para quitar datos, el proceso es igual para
los registros relacionados y los no relacionados: primero se crea una consulta de
selección. A continuación, hay que asegurarse de que devuelve sólo los registros que
desea eliminar y, por último, se convierte la consulta de selección en una consulta de
eliminación. La información de referencia y los pasos de la siguiente sección explican
cómo eliminar registros relacionados.
Eliminar registros relacionados de una base de datos
El proceso de eliminación de registros relacionados se compone de los siguientes pasos
generales.
Planee la eliminación. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios
para eliminar los datos, asegúrese de que todos los demás usuarios han cerrado
todos los objetos que usen las tablas afectadas y, a continuación, cree una copia
de seguridad de la base de datos.
Cambie la relación entre las tablas implicadas en la operación de eliminación.
En concreto, habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en
cascada los registros relacionados.
Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios
necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto.
Convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a
continuación, úsela para eliminar los datos.
En las secciones siguientes se explica este proceso.
Planear y preparar la eliminación
Realice las siguientes tareas antes de eliminar registros de una base de datos.
Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para comprobar el
estado de la base de datos, en el Explorador de Microsoft Windows, haga clic
con el botón secundario en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o
.mdb) y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En
el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que está desactivada la
casilla de verificación Sólo lectura.
Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de
la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el administrador
del sistema o el diseñador de la base de datos.
Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás
usuarios de la base de datos.
Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios,
tablas, consultas e informes que usen los datos que desee eliminar. De este
modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.
SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de
datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y abrirla de nuevo en modo
exclusivo. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga
clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha
situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo
exclusivo.
Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar
registros. Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si crea
una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios.
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar
y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.
2. En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como,
especifique un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a
continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a
continuación, vuelve a abrir el archivo original.
Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie
su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión original
para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la
copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el
nombre cambiado en Access.
Según sea necesario, identifique y compruebe las relaciones que impliquen la
tabla de la que se van a eliminar registros. Siga los pasos que se detallan a
continuación:
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparece la ficha de documento Relaciones en el que se muestran todas las
tablas de una base de datos, además de las relaciones entre cada tabla y
todas las demás tablas. En la ficha, cada relación aparece como una línea
que conecta las tablas.
En la siguiente ilustración se ve un conjunto típico de relaciones. En la
ficha de documento Relaciones, se indica el lado "uno" con el número 1 y
el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞). La siguiente figura muestra
una relación típica:
En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación,
se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de
la relación. Si no es así, se crearán registros huérfanos, que no tienen
significado. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios"
de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno".
La relación podría aplicar un conjunto de reglas denominado integridad
referencial. Esas reglas garantizan que las claves externas de una base de
datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna
cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave principal
de otra tabla.
Obtener información sobre las reglas de integridad referencial
Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave
externa de una tabla relacionada, a menos que ese valor ya exista en
la clave principal de la tabla principal. No obstante, se puede
especificar un valor nulo en el campo de clave externa.
Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla
principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.
Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la
relación entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más
información, vea el siguiente procedimiento.
Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla
principal si ese registro tiene registros relacionados.
No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una
propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria. Para
obtener más información, vea el siguiente procedimiento.
Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma
predeterminada en la mayoría de los casos, una base de datos deberá
cumplir primero las siguientes condiciones:
Para agregar una relación entre dos tablas que ya tienen datos, los
datos existentes deben cumplir la reglas de la relación. Por ejemplo:
El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave
principal o tener un índice único.
Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada
deben tener el mismo tipo de datos.
NOTA Hay dos excepciones a esta regla. Un campo autonumérico
puede estar relacionado con un campo numérico si el valor de la
propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo
numérico está establecido en Entero Largo. Asimismo, un campo
autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida
en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo numérico
cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de
réplica.
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access.
NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de
Access. Asimismo, hay que abrir la base de datos que contiene las
tablas vinculadas y aplicar la integridad referencial. No se pueden
aplicar las reglas de integridad referencial para las tablas vinculadas
de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office
Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la
integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.
2. Anote el nombre de los campos de tabla en cada lado de la relación.
3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los
campos contienen realmente los datos que desea eliminar.
4. Mantenga abierta la ventana Relaciones y continúe con los pasos descritos
en la siguiente sección.
Modificar la relación
1. Si aún no lo ha hecho, abra la ventana Relaciones.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Relaciones.
2. Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las tablas
implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en
Modificar relación en el menú contextual.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar
relaciones.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad
referencial.
4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros
relacionados.
NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro
del lado "uno" de la relación, se eliminarán todos los registros relacionados del
lado "varios" de la relación.
5. Haga clic en Aceptar, cierre la ventana Relaciones y, después, continúe con
los siguientes pasos.
Crear una consulta de selección
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro
de diálogo Mostrar tabla.
2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a
continuación, haga clic en Cerrar.
La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de
diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la tabla.
En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.
3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la
cuadrícula de diseño.
Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar
registros completos (filas) de la tabla.
4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar
criterios.
Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar
todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para buscar únicamente esos
registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula
de diseño.
5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la
cuadrícula de diseño.
Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se
desean eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita todos los
registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior,
especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la fecha
en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.
Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea más adelante en
este artículo.
6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada
campo de criterio.
7. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.
8. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.
Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y
eliminar los datos
1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de
consultas.
2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.
Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación,
oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y agrega
la fila Eliminar.
Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna Todos los campos (*)
aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas de
criterios.
3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en
Ejecutar .
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí para eliminar los datos.
Eliminar tablas de una base de datos
Recuerde que si elimina una tabla de una base de datos, no podrá deshacer la
eliminación, por lo que se recomienda crear primero una copia de seguridad de la base
de datos. Para obtener información sobre cómo crear una copia de seguridad de una
base de datos, vea la sección que aparece anteriormente en este artículo.
1. Si la tabla está abierta en alguna de las vistas (como la vista Diseño u Hoja de
datos), ciérrela.
2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a
continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual.
Access le pedirá que confirme la eliminación.
Haga clic en Sí.
Si esta tabla está relacionada con una o varias tablas adicionales, Access
preguntará si desea eliminar esas relaciones.
3. Haga clic en Sí.
Access elimina las relaciones y, a continuación, elimina la tabla.