RENAP Bggislie Nocional do loi Pottonas DIRECCION EJECUTIVA Licenciado Dante Antonio Ávalos Aguijar Director de Gestión y Control Interno Registro Nacional de las Personas Presente Ref. DE-1769-2015 Guatemala, 03 de agosto de 2015 Reaistro Nacional mRB fznnrmnrT^ o3 AGI illS ONTIOL INTERNO Adjunto al presente remito PROTOCOLO CONTACTO CON LAS AUTORIDADES RELEVANTES, el cual se traslada debidamente firmado y aprobado por este Despacho para que continúe con la divulgación e implementación del mismo; asimismo, se le instruye a efecto se elabore el Manual de Normas y Procedimientos correspondiente. Agradeciendo de antemano el cumplimiento de lo solicitado, me suscribo atentamente. Adjunto: Lo indicado C.c. Archivo RLGR/ggh Lic. ^n^f-GaHardo Ros Director Ejecutivo JECUTIVO^; O ,n ^ ^ I dIT\ECTOR Ce, Calzada Rooseveit 13-46, zona 7 Edificio RENAP CENTRAL PBX 2416-1900 CALL CENTER 1516 www.renap.Qob.Qt Página 1de i
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RENAPBggislie Nocional do loi Pottonas
DIRECCION EJECUTIVA
Licenciado
DanteAntonio Ávalos AguijarDirector de Gestión y Control InternoRegistro Nacional de las PersonasPresente
Ref. DE-1769-2015
Guatemala, 03 de agosto de 2015
Reaistro NacionalmRBfznnrmnrT^
o 3 AGI illS
ONTIOL INTERNO
Adjunto al presente remito PROTOCOLO CONTACTO CON LAS AUTORIDADESRELEVANTES, el cual se traslada debidamente firmado y aprobado por esteDespacho para que continúe con la divulgación e implementación del mismo;asimismo, se le instruye a efecto se elabore el Manual de Normas yProcedimientos correspondiente.
Agradeciendo de antemano el cumplimiento de lo solicitado, me suscriboatentamente.
Adjunto: Lo indicadoC.c. Archivo
RLGR/ggh
Lic. ^n^f-GaHardo RosDirector Ejecutivo
JECUTIVO^;
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Calzada Rooseveit 13-46, zona 7Edificio RENAP CENTRAL
PBX 2416-1900 CALL CENTER 1516 www.renap.Qob.Qt
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APROBACIÓN
DEL:
1ñi A Avatos Agutlar
'3, Guatemala
DIRECCION DE INFORMATICA Y ESTADISTICA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVAREGISTRO CENTRAL DE LAS PERSONAS
DTA-PRO-02-15
RENAPRegistro Nacional de fas Personas
PROTOCOLO CONTACTO CON LAS
AUTORIDADES RELEVANTES
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PERSONAS
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^ -fí^FIENAPIng. José Jorge Afre Franco »
Jefe/dttPIanificación yQfi)amyiTniw>~^ /)ifecbiOT de Gesliór yConirol Interno'̂ ^^^Difecbié^ de Gesliór y'Conírol imcmu ^
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Julio 2015
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PROTOCOLO CONTACTO CON US AUTORIDADES RELEVANTES Julio 2015
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Contenido
I. Introducción 3
II. Objetivo del Protocolo 3
líl. Campo de Aplicación 3
IV. Base Legal 3
V. Monitoreo y Seguimiento del Protocolo 3
1. Directrices de comportamiento para el personal del RENAP para el contacto con autoridades
relevantes 4
2. Esquema general protocolo contacto con las autoridades relevantes 6
3. Esquema general para contacto con autoridades relevantes vía telefónica 7
Anexo 1. Esquema contacto con las autoridades 9
Anexo 2. Estructura del Comité Plan de Contingencia para la reducción y prevención de riesgos.... 10
Anexo 3. Guía de Emergencia 11
Anexo 4. Bitácora de Incidencias 12
Control de Cambios 13
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I. Introducción
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El Registro Nacional de las Personas -RENAP-, de conformidad con lo que establece el Decreto
número 90-2005 del Congreso de ta República de Guatemala, Ley del Registro Nacional de las
Personas y sus reformas, tiene como objetivo organizar y mantener el registro único de
identificación de las personas naturales, utilizando las mejores prácticas y tecnología avanzada,
es por ello que para garantizar la confiabilidad, integridad y disponibilidad de la información, se
establecen las directrices para que los responsables de gestionar los incidentes de seguridad
dentro de la Institución, tengan participación activa en cuanto a la protección de los activos.
Por lo anterior, el presente documento establece los líneamientos a seguir para el contacto con
las autoridades, a través del Sistema de Gestión de Segundad de Información -SGSI-.
II. Objetivo del Protocolo
Proveer un documento técnico-administrativo que sirva de apoyo y orientación para el personal
del Registro Nacional de las Personas para el contacto con las autoridades pertinentes tanto a
nivel interno como externo, garantizando la protección de los activos de la Institución.
III. Campo de Aplicación
El presente Protocolo será de aplicación y observancia obligatoria para el personal de Dirección
Administrativa, Registro Central de las Personas y Dirección de Informática y Estadística.
IV. Base Legal
Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro Nacional
de las Personas y sus reformas.
V. Monítoreo y Seguimiento del Protocolo
Para garantizar la vigencia y efectividad del Protocolo, la Dirección Administrativa, el Registro
Central de las Personas y la Dirección de Informática y Estadística deberán mantener un proceso
constante de revisión y solicitar la actualización oportuna para realizar la Inclusión de ajustes y
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modificaciones que se consideren pertinentes, debiendo efectuarse cada vez que cuaiquiera de
ias normas y procedimientos establecidos io requieran.
1.Directrices de comportamiento para el personal del RENAP para el contacto con
autoridades relevantes
El contacto con ias autoridades debe seguir los lineamientos de una comunicación efectiva, que
garantice que los incidentes reportados sean atendidos de forma permanente (Anexo 1). La
autoridad interna para reportar incidentes de seguridad en ia Sede Central del -RENAP está a
cargo de ia Dirección Administrativa a través del Jefe de Seguridad; en tanto que los incidentes
atendidos por las oficinas del -RENAP- estará a cargo del Registro Central de las Personas, a
través del Registrador Civil de las Personas. La comunicación ante la autoridad externa ante una
emergencia, se canalizará por mediodel Jefe de Seguridad (Sede) o bien, a través del Registrador
Civil de las Personas (Oficinas), según corresponda.
1.1 General
a) El Registro Central de las Personas y la Dirección de informática y Estadística, debe
contar con un catálogo de incidentes para el contacto con autoridades relevantes.
b) Las autoridades relevantes internas, deben tener disponibilidad Inmediata para dar
respuesta a incidentes que pongan en riesgo la seguridad de la información, de acuerdo
a la estructura del Comité definida en ei plan de contingencia para la reducción y
prevención de riesgos (Anexo 2). Por lo anterior se establecen ios contactos en la guía
de emergencia de la Institución (Anexo3).
1.2 Comportamiento para reportar incidentes de seguridad.
a) Utilizar lenguaje claro.
b) Indicar a detalle ei incidente, así como proporcionar la ubicación del mismo.
c) Responder ias preguntas realizadas porel Jefe de Seguridad y/oautoridad relevante.
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d) Mostrar interés en las sugerencias de la autoridad relevante.
e) Evitar frases como "y si hago esto" "mejor me comunicaré con alguien más" "ya veré
como lo resuelvo"
f) Evitar hacer bromas con el receptor y tomar con seriedad el incidente de seguridad.
g) No entrar en contradicción o bien, en confrontación con la autoridad relevante.
h) Mantener una comunicación asertiva.
1.3 Comunicación de Incidentes por la vía telefónica
a) Mantener un tono de voz agradable, articulando las palabras con claridad y evitando
transmitir prisa ai hablar.
b) Asegurar la comprensión y recepción del mensaje, mediante frases confirmatorias.
c) Tomar nota de cada recomendación realizada por el receptor.
d) Nocomer, beber, ni masticar goma de mascar mientras habla por teléfono.
1.4 Comunicación de incidentes por medios escritos
a) Redactar el incidente de forma clara y concisa, sin faltas de ortografía, utilizando ios
signos de puntuación necesarios.
b) Evitar abreviar palabras y por ningún motivo escribir palabras omitiendo letras en las
mismas.
c) No colocar fondos ni figuras.
d) En el caso de correo electrónico, siempre deberá ir con remitente y puesto que ocupa en
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2. Esquema general protocolo contacto con las autoridades relevantes
Saludo
Salude y proporcione información delincidente
Atención
Ponga atención a las recomendaciones
Confirmación
Asegure que e! receptor tenga claridaddel incidente reportado
Despedida
Anotar datos del contacto y soiucioneíindicadas
Reqistro
Completar bitácora de incidencias ycomunicar a la autoridad superior.
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0V/
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3. Esquema general para contacto con autoridades relevantes vía telefónica
Saludo
Buenos días/tarde^noches, le habla (nombreyapellido) del RENAP ubicado en (oficina/seda e)«cía).Tenemos un inddente de seguridad (espedfíc^rel^incidente).
Atención
& autoridad relevante o grupo de interés espsdal,solicitará información;
• Dispone información: proporcione lasespecificadortes del activo que se encuentra enriesgo, la causa del incidente y las posiblesconsecuencias.
• No Dispone de información; Comente-a nivelgeneral el Incidente y guarde la calma jtí
•) t
Solución
Despedida
Agradezca la atención brindada y solicite ic^ datos deía autoridad relevante para seguimiento del incidente.
Registro
Completar bitácora de incidencias y presentarestadística de incidentes.
