República de Colombia Departamento Administrativo … · Acta No. 013 del 24 y 25 julio 2013 Calle...

República de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Grupo Planeación y Sistemas

50-10010 Acta No. 013 del 24 y 25 julio 2013

Calle 33 A No. 36 - 98 – Teléfono : 6628975

Línea gratuita nacional ICBF 018000918080

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ACTA COMITÉ No. 013

Hora:8:00 a.m. a 5:00 p.m. Fecha: 24 y 25/07/2013

Lugar: Auditorio Hotel Don Lolo

Dependencia que Convoca:

Planeación y Sistemas

Proceso: Direccionamiento Estratégico

Objetivo: Revisar el Sistema Integrado de Gestión con corte a Junio 2013 e implementar las acciones necesarias para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad en la Regional Meta

Agenda:

Saludo y bienvenida de parte del Director regional

Revisión por la Dirección con corte Junio 2013

Conclusiones y decisiones

Invitados al Comité: Brigida María Gutiérrez, Oficina Atención al Ciudadano Diana Lorena Rueda Córdoba, Profesional Aseguramiento Estándares de Calidad Obeida Velasco, Profesional SNBF Regional Sara Paulina Rodríguez Beltrán, Coordinadora Macro Región 1, PROYECTO 7 ICBF REDCOM LTDA. Yolanda Cantor Profesionales Equipo Guía Lluviana Garcia, Profesionales Equipo Guía Olga Lucía Giraldo Noriega, Profesional de Apoyo Planeación y Sistemas Claudia Ramírez de Cifuentes, Profesional ÉPICO Regional Desarrollo:

El Director Regional brindó un saludo de bienvenida a los asistentes y procedió ante el Comité a dar sus agradecimientos a la Nutricionista Maryeline Benavides López por la buena gestión desempeñada durante su encargo en la Dirección Regional en el periodo de vacaciones, sin desconocer obviamente la respuesta por parte de los Coordinadores de Grupos y Centros Zonales. El ingeniero mencionó una situación presentada días atrás, mediante la cual se recibió la invitación de una Senadora de la región a los colaboradores ICBF con motivo de sus cumpleaños; el Ingeniero Herrera deja claro que el Código de Ética no permite invitaciones a participar en política; que además existe el Blindaje en la parte electoral y que se debe tener cuidado con esa situación haciéndolo además partícipe con los entes contratistas, aclarando que no se va a favorecer a ningún político.

Con respecto a unos rumores de que existe una “lista negra”, es falso lo que dicen de estar






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sacando gente, el Director reitera no ha retirado a ningún contratista para nombrar a alguien políticamente; se han vinculado nuevos contratistas, porque han renunciado otros, y las hojas de vida cumplen los requisitos y perfiles requeridos. Las competencias son evaluadas durante el desempeño laboral. El ingeniero manifestó que es importante socializar este tema y que para ello enviará un correo a todos. Ya pasando a los resultados de la regional, el Coordinador de Planeación y Sistemas expone la herramienta, y presenta como se encuentra la Regional; en el Tablero de Control encontramos 14 indicadores en crítico, 5 de los cuales pertenecen al Macroproceso de Soporte, siendo la mayoría del Proceso de Gestión Administrativa. El Ingeniero Urbano, se dirige al Comité y dice que con base en el informe recibido en el Encuentro de Directores, mencionó la posición obtenida por parte de la regional en el ranking nacional, razón por la cual nos invita a ser más cuidadosos y estrategas para mejorar la gestión, aumentando los esfuerzos para superar diariamente los resultados. Aunque se mejoró, no nos encontramos en el puesto que teníamos hace algunos años, ya que aparecemos ocupando el puesto 13 entre 33 Regionales y este lugar es un intermedio, pues no estamos ni en un bueno ni mal puesto; es una satisfacción agridulce ya que no es suficiente y felicita al Comité reconociendo además el esfuerzo de cada Centro Zonal y Grupo, invitándoles a seguir apuntando a la mejora y enfatiza en que se puede obtener un puesto 3 ó 4; agrega que si verifican las razones por las cuales las Regionales ocupan los primeros puestos, es porque han estado haciendo un seguimiento más puntual y se puede lograr. Socialización resultados Primeras visitas Protección Red.com Resultado por grupo de estándares Resultado por responsables La variable vacunación no se cumplió, no se encuentran algunos carnet de vacunación por lo cual se recomienda revisar los refuerzos que son para cada 10 años, y mujeres en edad fértil; se bebe aclarar en las EPS el concepto de edad fértil pues ocasionalmente toman la referencia de edad fértil diferente, por lo tanto como conclusiones quedan que son 34 unidades las que obtienen 100% como porcentaje global de servicio El Centro Zonal N° 4 Acacias no cumple con la resolución, tiene sobre cupo El Centro Zonal N° 5 de Puerto López, no realiza seguimiento por parte de la Comisaría a los niños, niñas y adolescentes. El dato del resguardo indígena Wacoyo es de visitas anteriores. El Ingeniero Urbano pregunta si el informe que le envían a los Centros Zonales es igual al que nos están proyectando y socializando en este comité, para lo cual la Doctora Sara responde que para los centros Zonales va específico las variables en las que se falló para poder tomar acciones de mejora. En el ranking de los Centros Zonales de la Regional Meta, se posicionaron de la siguiente manera, invitándolos a mejorar los indicadores para el reporte del mes de julio, con el apoyo del Profesional de Planeación Emil Fernando Flórez. Los resultados arrojados fueron:






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o CZ 3 con el 100% de resultado, ocupando el primer lugar o CZ 5 en segundo lugar o CZ 1 en tercer lugar o CZ 2 en cuarto lugar o CZ 4 en quinto lugar

El Doctor Mario Guillermo felicita al Centro Zonal No. 3 por su posicionamiento en el primer lugar, con el 100% y le solicita a los Centros Zonales N° 1, 4 y 5 para revisar lo que sucedió con los indicadores que se encuentran en riesgo y en crítico.

Se debe analizar el comportamiento del Dato reflejado, estableciendo las acciones que se realizaron para obtener ese indicador, y los inconvenientes presentados con el avance del mismo. En caso de requerir acompañamiento se coordinará con el Grupo de Planeación y Sistemas; el centro zonal 1 informa que el resultado de ellos incidió por el proceso de Atención y Servicio Ciudadano, por un reclamo que fue direccionado por técnica después de 43 días, que afecto la oportunidad de la contestación del mismo. De Gestión Administrativa existen 3 indicadores en crítico, los cuales requieren de una intervención inmediata como son:

o Consumo de agua, para lo cual la coordinadora Administrativa manifiesta que se han cambiado cisternas, empaques y se han reparado fugas en los CZ y las sedes de la regional. Ya se han soportado las causas del estándar reportado ante la Sede Nacional, razón por la cual se está en espera de ser analizado y corregido.

o Consumo de energía, el cual también se ha sustentado la situación real de la regional ante la Sede Nacional, para obtener un ajuste al estándar establecido en el primer semestre del año.

o Ausentismo: Este indicador lleva presentándose en crítico desde hace tiempo debido a la enfermedad que padece el SP del CZ 2 William Vargas, quien se incapacita en repetidas ocasiones del mes a causa de los episodios de epilepsia que presenta. Este caso se ha expuesto ante la Sede Nacional y también se ha solicitado la intervención y análisis de la EPS, además de 2 derechos de petición que no han sido respondidos aún, por lo que no se vislumbra solución al caso y el indicador se encontrará en crítico pues es una enfermedad crónica en él. Se está a la espera de alguna solución por parte de la Sede, por ser éste un caso especial en la regional.

Existen otros 3 indicadores en crítico del Proceso de Protección, los cuales son reiterativos y pierden competencia los niños. Se deben utilizar los medios terrestres y aéreos para trasladar a los niños de Protección. Se solicita a la Coordinadora Administrativa que se dejen $50.000.000.oo para Protección. Llegaron para transporte $19.000.000.oo para PAC y Primera Infancia, de los cuales quedaron $ 3.000.000.oo para adicionarlos a Protección. No se pueden solicitar recursos si hay otros sin ejecutar. El ingeniero manifiesta que se debe proyectar cuánto






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va a faltar de Protección y Prevención con base en el comportamiento histórico, dato éste que puede suministrar el CZ 2, e iniciar el proceso de contratación de transporte hasta el mes de diciembre, para que arranque inmediatamente se termine el otro. La coordinadora Administrativa manifestó que en Prevención se deben controlar los recursos de transporte, y que deben ser resultado de los Planes Operativos, pues se generan más comisiones que lo que existe en los Planes; los recursos que había para el año 2013 se fueron antes de terminar el primer semestre. Se debe ver hasta dónde alcanzan los recursos liderados por GAT con los CZ, y hacer las proyecciones de acuerdo con las salidas programadas y que quien no presente programación quedará por fuera de las salidas programadas. Anotó además que los Puntos de Bienestarina se deben evaluar desde el CZ. La Doctora Maryeline, agrega que en la Regional existe un profesional encargado de Bienestarina, por lo cual no es necesario que los Centros Zonales realicen estas visitas. La Doctora Luz Mary recuerda que a inicio de año se le escribió a los Centros Zonales informando que para esta clase de visitas, deben realizar el requerimiento al Grupo Administrativo. Como para Generaciones con Bienestar existen unos recursos, debe hacerse un estudio para considerar liberarlos pues posiblemente no se van a consumir. Entrando ya al punto de Revisión por la Dirección con corte Junio 2013, en la Entrada 1, quedaron algunas observaciones y decisiones::

Los CZ 1, CZ 3 y CZ 5 van a contar con un espacio construido para archivo para que se realicen las transferencias necesarias.

El Ingeniero Urbano pregunta quien lleva la custodia de las carpetas en cada Centro Zonal, ya que lo debe llevar un Técnico o la Secretaria, además desde hace tiempos se ha hablado de este tema: o Centro Zonal N° 1 Villavicencio: No hay o Centro Zonal N° 2 Villavicencio: Sandra Ramos las de procesales, y las de procesos administrativos vigentes – actuales cada profesional la tiene o Centro Zonal N° 3 Granada: Luz Nelly Figueroa o Centro Zonal N° 4 Acacias: Adriana Marcela Galindo tiene la custodia de Prevención y la Defensora de Familia la de protección o Centro Zonal N° 5 Puerto López: Natividad Sánchez o Grupo Jurídico: No hay o Dirección: No hay, cada uno lleva sus carpetas pero se va a implementar y será Ana Victoria Monroy

Respeto a la custodia del Centro Zonal N° 2, el Director manifiesta que no se debe tener así, que los profesionales no deben tener custodia de las carpetas de sus procesos; igual con el Centro Zonal N° 4 Acacias, no es viable que el Defensor de Familia sea el custodio de sus propios procesos; con el Grupo Jurídico manifiesta que se debe tener un custodio, para lo cual la alternativa es Doris Quintero.

La Profesional Olga Lucía, comenta que en varias ocasiones que ha estado trabajando en






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horas de la noche en la casa de Dirección, ha evidenciado que algunos de los guardas de seguridad, revisan los documentos que quedan sobre los escritorios opinando acerca de los mismos; también ingresan a la oficina del Director, a la oficina de las Profesionales Ffaudhe Salgado y Diana Lorena Rueda, la cual queda con seguro encendiendo además el aire acondicionado.

Es urgente hacer la organización e archivos en todas las dependencias y CZ, pues no deben permanecer regadas en los sitios de trabajo, debajo de escritorios, o por fuera de las cajas archivadas por seguridad de la información y contaminación visual

El CAIVAS está dentro de la intervención, y se le dejará un espacio para organizar el archivo. Se debe preparar personal para el manejo del archivo del CESPA, CAIVAS y Grupo Jurídico

Que se reflejen en las actas las decisiones importantes y comentarios cuidadosos

Reportar la asistencia de los SP a capacitaciones teniendo en cuenta los que pueden asistir y no el total del personal perteneciente a cada grupo o CZ

En la Entrada 2, quedaron algunas observaciones y decisiones:

Reconocimiento a Brígida Gutierrez por su análisis al proceso, detectando problemas y visualizándose el mejoramiento. El ingeniero solicita que no sólo se haga así para Comité de RxD sino para los GET de grupo, lo cual permitirá mejorar continuamente todos los procesos.


Que la información que se reporte a la Sede debemos confirmar su recibido con el responsable allí, de manera que cuando recibamos el Tablero de Control, la información de reflejada sea la misma que reportamos.

Quien tenga Madres Comunitarias sin capacitar debe coordinarse con el referente esa capacitación SENA-ICBF para vincularla a las capacitaciones que van a abrir de la Gobernación. Analizar el No. de agentes a capacitar que puedan salir y asistir a las capacitaciones.

En el macroproceso Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia se hace referencia que a la Corporación Manos al Desarrollo – CORMADES, quien ejecuta labores de CDI de modalidad familiar; no se les ha certificado para el pago debido a que los soportes de planillas de entrega de paquete nutricional, la realización de los encuentros y todas las actividades de trabajo de campo, debían ser apoyadas por el equipo de los CZ, quienes darían el concepto técnico de ejecución de actividades para que posteriormente fuera consolidado por la regional para el correspondiente trámite de pago

En el indicador E–04 -Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral se mencionó que el Centro Zonal N° 1 dice que tiene tres (3) grupos de 25 integrantes cada uno son más o menos 80 personas estudiando; por lo cual el Ingeniero Urbano, dice que está pendiente por formar 220 agentes, que se requiere capacitar 1 Madre comunitaria en San Juanito, lo cual es muy difícil; por lo tanto se toma la decisión que el responsable de cada Centro Zonal que tenga madres comunitarias






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para capacitar debe gestionar con la Doctora Liliana Guevara para realizar la capacitación con el SENA

Indicador E – 12 Familias beneficiadas por el programa "Familias con bienestar. Se subió la información al aplicativo la cual aparecía en crítico; el cargue se realiza directamente desde la Sede; el 23 de julio, el Coordinador de Planeación y la responsable de Familias de la Regional Doctora Andrea Miranda, revisaron y organizaron los datos en Metas sociales.

Solicitar a la Dirección de Familias que corrijan el indicador MPM3-01 de Familias de RED Unidos beneficiadas por el Programa “Familias con Bienestar” no aplica a la Regional Meta, por lo cual se debe solicitar a la sede nacional que notifique a Planeación que este indicador no pertenece a la Regional

Enviar a Investigación Disciplinaria a Rosa Adelaida Cetares del CZ 2 por el no cumplimiento reiterativo del indicador MPM5-P1-03 Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida, el cual hace parte de sus funciones. La Doctora Maryeline sugiere que se debe hacer un estudio puntual y como caso especial, que el Ingeniero se reúna con ella aparte para analizar la causa de su comportamiento.


Se revisó cada una de las pendientes de cerrar y vencidas con los responsables, para lo cual el Director mencionó que hay cosas por mejorar y que todo lo que se pueda cerrar antes del final de julio nos favorece el indicador, invitando a fortalecer el compromiso de todos los que tienen parte activa en ese proceso de diligenciamiento y cierre.

En la entrada 7, quedaron algunas observaciones y decisiones

Se propone crear unas carpetas en la NAS para Compromisos de RxD y para Compromisos Comités, en donde los responsables de cada proceso puedan subir las evidencias de cumplimiento cada compromiso registrado.

Estos compromisos deben ser cumplidos oportunamente y cerrados, toda vez que el % de compromisos cumplidos y cerrados con corte a julio serán incluidos en la evaluación semestral de los coordinadores. El periodo de evaluación de las coordinadoras del CZ 2, CZ 3 y CZ 5 será desde el momento en que asumieron la coordinación del CZ.

En la entrada 9, quedaron algunas observaciones y decisiones.

El Director manifestó haber dejado una tarea muy puntual que es la sustentación de la Casa Hogar, para niños, niñas y adolescentes que no pueden ir a SRPA y ese proceso se debe agilizar por cuanto se envió hace más de 2 meses; tarea a realizar por el Coordinador de Planeación, GAT y Doctor Edilberto Parrado.

Se debe analizar el Número de niños, niñas y adolescentes que están en Restablecimiento de Derechos para solicitar cupos, y revisar el diagnóstico para abrir cupos para sustancias psicoactivas.

El Doctor Mario Guillermo, agrega que no existe apoyo por parte del Supervisor de Hogares






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Sustitutos, para ampliación de cupos, debido que se está solicitando liberación de recursos, donde nos hace falta, debido que existe sobrecupo.

Debido que existe el problema de dotación, es necesario sustentar la dotación básica de los Hogares Sustitutos que no se les entregó el año pasado; la Doctora Maryeline agrega que ella le solicitó al Doctor Parrado un informe y no ha habido resultado; se requiere de un listado donde se incluyan a quiénes se les entregó, razón por la cual se les dio, y quiénes quedaron pendiente.

El ingeniero Urbano propone como ya se había hecho en otros Comités, el contar con un equipo supervisor, dado que el Doctor Parrado tiene otras obligaciones a su cargo. Aunque se tienen los recursos, se requieren datos completos. El trabajo del Dr., Parrado del CZ 2 debe ir apoyado por el GAT.

Para soportar los cupos se puede hacer antes una revisión con alguien del área financiera para revisar las carpetas y saber cómo está el contrato Financiera y Técnicamente.

En la Entrada 13, Estado de la investigación de accidentes, la Profesional Olga Lucía, agrega que ella tuvo un incidente en el mes de mayo, y comenta que se deslizó la tapa del gabinete del puesto de trabajo, le cayó en la cabeza, y del impacto retiro la cabeza y le terminó de caer en la nariz, sobre las gafas, que se hizo una herida insignificante, que sangró; el cual reportó al día siguiente a la Profesional S&SO, y no se ve reflejado en la presentación. La Doctora Luz Mary, va a averiguar qué sucedió. Otras Decisiones:

Que el responsable de la Regional asista a las Video conferencias y la baje a socializar a los CZ

Debido a la visita de la Sede el 20 de agosto para fortalecer lo de Ciudadano Digital, se recomienda hacer ese curso y presentar evaluación para ser certificado como Ciudadano Digital antes de esa fecha.

La Sede va a alquilar un inmueble para organizar el archivo único para Atención de Adopciones y Contratación

Compromisos / tareas Responsables Fechas

Solicitar a nivel nacional la disminución del PAC de 2.500 millones programados. Consultar PAE, 1ª. Infancia, generaciones con Bienestar, Familias y comunidades. Hacer análisis e informe

Coordinadora Financiera 26/07/2013

Realizar el análisis de Indicadores en cada CZ y presentar propuestas de acciones de mejora, diligenciando oportunamente el análisis en el SISPA

Coordinadores CZ 31/07/2013






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Hacer solicitud de adición para PAE y Primera Infancia al Grupo Jurídico

Coordinadora GAT 29/07/2013

Hacer un estudio para solicitar al nivel Nacional recursos para Prevención y Protección y entregarlos bajo la responsabilidad del GAT, programando los días de transporte con los CZ para no salirse de la programación

Coordinadoras de CZ y GAT

29/07/2013

Crear carpetas en la NAS de Seguimiento a Compromisos de RxD y Seguimiento a Compromisos Comités, para alimentar mensualmente por CZ y Grupos con las evidencias de cumplimiento

Grupo Planeación y Sistemas

30/08/2013

Convocar al 472 para mostrar la evidencias de devolución excesiva y bajo % de entrega de correspondencia del ICBF

Coordinadora Administrativa

30/08/2013

Incluir en el cronograma anual los GET de Asistencia Técnica para enviar a los CZ


30/07/2013

Comunicar a los SP de los CZ que cuando las comisiones para asistir a video conferencias duren 2 horas se les pagará sólo el valor del transporte


Hacer una relación de la Fase II con la relación de SP que salen en la reestructuración por 20 días; los que son provisionales y en escalera en encargatura

Coordinadora Administrativa

30/07/2013






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FORMATO PARA REGISTRO DE LA INFORMACIÓN DE REVISIÓN POR DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión

Fecha Auditoría No. Total de Hallazgos

No. Hallazgos cerrados

No. Hallazgos abiertos

28 de enero al 1 de febrero de 2013

42 22 20

No Conformidad Acción Implementada

Estado de Avance

Logros Dificultades

2010,2011,2012,2017,2021, 2024,2027,2028,2029,2038, 2042,2044,2045,2060,2061, 2062,2063,2064,2070,2072

Aseguramiento a Estándares (1) Direccionamiento Estratégico (1), Evaluación y Monitoreo (2), Gestión Administrativa (2), Gestión Adopciones (1), Gestión de Atención A Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (4), Gestión Humana (2), Gestión para la Atención de las Familias y Comunidades (1), Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la Niñez y la Adolescencia (1), Gestión Restablecimiento de Derechos (1), Gestión Tecnológica (3), Mejoramiento Continuo (1)

ABIERTAS VENCIDAS

Pendientes plan de acción, falta diligenciamiento, resultados y evidencias de actuaciones






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VERIFICACIÓN ACCIONES CORRECTIVAS DERIVADAS DE AUDITORÍA ANTERIOR

En el desarrollo de la auditoria, de acuerdo con la muestra verificada en los procesos auditados se evidenciaron situaciones que presentan recurrencia en el informe de hallazgos de no conformidad de la auditoría interna Sistema de Gestión de la Calidad 2009 los cuales se retoman en el presente informe según el siguiente detalle: Recurrencia hallazgo AIC2009-ME002 (se retoma con hallazgo AI-SIGE2013-ME01). Recurrencia hallazgos AIC2009-ME005 y AIC2009-ME006 (se retoman con hallazgo AI-SIGE2013-ME03). Recurrencia hallazgo AIC2009-ME008 (se retoma con hallazgos AI-SIGE2013-ME05, AI-SIGE2013-ME07 y AI-SIGE2013-ME08). Recurrencia hallazgo AIC2009-ME011 (se retoma con hallazgo AI-SIGE2013-ME18). Recurrencia hallazgo AIC2009-ME19 (se retoma con hallazgo AI-SIGE2013-ME26).

ISO 14001:2004

PROCESO(s) OPERATIVOS

HALLAZGOS AVANCES REALIZADOS A 30 DE JUNIO 2013

4.2 Política ambiental

DIRECC. ESTRATEGICO

Fortalecer la difusión de la Política, objetivos SIGE, Misión y Visión de la entidad con el propósito que sea entendida y apropiada por los servidores públicos, contratistas y operadores del servicio. CZ Villavicencio 1

A nivel de Regional y CZ se trabajó durante el primer semestre la difusión de los temas del SIGE, en las reuniones de actualización a 2013 realizada con el Grupo Jurídico en abril; en las inducciones al SIGE 2013 realizadas con todos los colaboradores de CZ y grupos que han ingresado en el semestre desde febrero hasta el 27 de junio; y de manera creativa y lúdica con todos los Grupos y CZ de la regional en las jornadas de Creatividad e Innovación del SIGE desde abril hasta finales de junio, en donde se pudo evidenciar durante las actividades, la apropiación de los temas planteados. En los grupos de estudio de CZ se han dejado como tema central. Asistencia técnica los Operadores de los programas donde se incluyen los temas relacionados con EPICO. UBICACIÓN DE UNA CARTELERA INFORMATIVA EN LA SALA DE ESPERA CON INFORMACIÓN RELACIONADA A LA MISION, VISION OBJETIVOS Y POLITICA DEL ICBF.






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MEJORAMIENTO CONTINUO

Fortalecer el análisis de las metas sociales y financieras consignadas en las actas de Grupo de estudio y Trabajo, dando cuenta de las razones de bajas ejecuciones, a fin de que sirvan de insumo para la toma de decisiones - CZ Villavicencio 1

En todos los Comités ampliados se está dejando como punto dentro de la agenda lo de Metas Sociales para trabajarlo y asignar compromisos y fechas de cumplimiento. En los grupos de estudio de los CZ se han dejado también como tema central. En CZ Se está realizando análisis de los indicadores en los GET de CZ mes a mes, así como la revisión del cumplimiento de los compromisos adquiridos. ANÁLISIS TRIMESTRAL DEL COMPORTAMIENTO DE LAS METAS SOCIALES REALIZADO POR LOS SUPERVISORES DE CONTRATO. LIBERACIÓN DE RECURSOS NO EJECUTADOS DEL PRIMER TRIMESTRE

4.2 Política ambiental

GESTIÓN FINANCIERA

Gestionar si es procedente la cancelación de las cuentas corrientes inactivas del Banco Popular No.11041003109 y Davivienda 389137704.

Para las cuentas de Banco Popular se envían oficios solicitando la cancelación de las mismas. La cuenta de Davivienda no se debe cerrar pues hay convenio vigente con este banco

Fortalecer el equipo de seguimiento de visitas a los evasores, elusores y morosos; en alineación con el objetivo 4 del mapa estratégico (Lograr la máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos)

Con la creación de la UGPP, el ICBF comunicó a las regionales mediante memorando, la suspensión de nuevas visitas a presuntos elusores, evasores y morosos de las bases de datos. Solamente se revisan solicitudes de paz y salvos y procesos que tengan liquidaciones firmadas y/o procesos con resoluciones o actos administrativos en discusión.






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ISO 14001:2004



4.4.6. Control Operacional

Realizar inspecciones planeadas a todos los centros zonales y hogares infantiles, para evaluar los controles que mitigan los aspectos e impactos ambientales identificados y tomar acciones preventivas y correctivas como seguimiento y medición SGA

Las inspecciones planeadas a los HI y demás programas está siendo programado para el segundo semestre del 2013. En los CZ se hizo la inspección y se valoró la Matriz de Aspectos e Impactos ambientales durante el mes de febrero, la cual fue enviada para la SMO de manera oportuna. C/U de los CZ ha hecho seguimiento a las acciones establecidas en dicha matriz. Mensualmente se entregan avances a la Sede.

4.3.3 Objetivos, metas y programas

Desarrollar programas para ahorro de papel, agua y energía de forma planificada.

Mensualmente se está haciendo reunión de seguimiento al consumo de servicios públicos de los CZ y regional con la Profesional ÉPICO Regional, la profesional de Bienes y la coordinadora Administrativa. Se ha solicitado a todos su apoyo para disminuir el consumo, se ha elaborado una gráfica comparativa para que los CZ y grupos de la regional conozcan el comportamiento de dichos consumos, se ha sensibilizado a todos los colaboradores en las inducciones al SIGE con las Buenas Prácticas ambientales y en las Jornadas de Creatividad e innovación del SIGE en grupos y CZ de la regional durante el primer semestre. De la misma manera se ha sensibilizado en cuanto al consumo de papel, pero no contamos con un estándar de medición para conocer cómo estamos con respecto a este. Se ha solicitado ajuste de estándar a la Sede, debido al número de inmuebles en que se encuentran algunos CZ y la sede regional, así como al No. de colaboradores ingresados en el último semestre






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a la regional. Los CZ enviaron a principios de año las estrategias de c/u para disminuir el consumo En CZ SOCIALIZACION INSPECCION DE PUESTOS DE TRABAJO Y SENSIBILIZACION SOBRE EL USO RACIONAL DEL CONSUMO DE ENERGIA y AGUA

4.4.6. Control Operacional

Tener en cuenta en la matriz de aspectos e impactos ambientales el tratamiento del impacto teniendo en cuenta controles en la fuente, en el medio administrativo y en la persona.

Ese control se está haciendo todos los meses y la mayoría de los aspectos están siendo reportados en la Ruta de implementación y en el Cronograma de ejecución del PGAr

NTC-OHSAS 18001:2007



4.2 Política de S Y SO

GESTIÓN HUMANA

Fortalecer las estrategias que motiven a los SP en actividades de salud ocupacional como por ejemplo: pausas activas, realizar los exámenes de salud ocupacional como parte de la prevención de lesiones y enfermedades.

Actividades de Salud Ocupacional realizadas en el Primer semestre 2013:

-Celebración día Mundial de la Salud y la

Actividad Física - Jornada de Salud y prevención de

enfermedades crónicas - Inspecciones de seguridad en todos los

Centros zonales - Capacitación en Autocuidado y Estilos de

Vida Saludable en todos los centros zonales - Inspecciones ergonómicas en los puestos de

trabajo - Encuentro Lideres Pausas Activas de los

Grupos en la Regional y centros zonales - Pausas Activas en los centros zonales y

grupos de la Regional - Socialización Planes de Emergencia






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- Capacitación Brigadistas en los siguientes temas: Primeros Auxilios, Control de incendios y evacuación y rescate

- Jornada de Spa en la oficina: relajación y manejo de estrés

- Capacitación Comité de Convivencia Laboral - Capacitación COPASO en estrategias de

comunicación asertiva y trabajo en equipo - Inspección Vehículos Regional y contratados

ISO/IEC 27001:2005



A.9.2.4 Mantenimiento de los equipos

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Planificar el mantenimiento correctivo y preventivo para los equipos (incluyendo equipo de Tesorería) con el fin de asegurar que estos no presenten fallas potenciales afectando la prestación del servicio y recursos de la entidad.

Los Ingenieros del Grupo de Planeación y Sistemas han realizado mantenimiento a los equipos de acuerdo a como van llegando las solicitudes; sin embargo la Ing. Sonia Mancipe de la Sede, informo que este mantenimiento iba a ser contratado

A.9.1.3 Seguridad de oficinas, recintos e instalaciones.

GESTIÓN TECNOLÓGICA

Gestionar la utilización de cámara de seguridad asignada al área financiera con el propósito de monitorear el acceso a los PC de transacciones electrónicas (Casa Regional)

Se solicitó apoyo a Administrativa para la instalación. La cámara está en poder de la Regional, pero la Ingeniera debe gestionar la instalación de la misma






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2. Retroalimentación del Cliente

2.1 Encuestas: - Análisis de resultados: Durante el primer semestre del año 2013, no se ha implementado encuesta de satisfacción por parte de la Dirección de Servicios y Atención quien adelanta este proceso. - Acciones Implementadas: - Dificultades: - Grado de Satisfacción del Cliente: (conclusión del análisis debe determinar nivel de satisfacción de los usuarios) 2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias) - Análisis de resultados: Los indicadores de proceso SYA son generados por la Dirección de Servicios y Atención; se cuenta con los resultados hasta el mes de abril, sin embargo estos resultados no son confiables ya que se han detectado inconsistencias en los tiempos de respuesta en el aplicativo SIM. - Acciones Implementadas: La Dirección de Servicios y Atención junto con la Dirección de Evaluación y Tecnología están desarrollando ajustes para que ya en el mes de junio se cuente con los reportes del mes de mayo y junio respectivamente. El seguimiento al proceso se está sustentando a partir de revisión y monitoreo individual de peticiones, igualmente se está apoyando desde la regional el seguimiento al proceso del CZ 2 Villavicencio donde existe mayor demanda del servicio y el equipo de atención es insuficiente. Durante el primer semestre se recibieron 4638 peticiones en CZ 2, de las cuales 576 son peticiones TAE pendientes por gestionar, las citas se están asignando a mes de septiembre de 2013 es decir a dos meses (60 días). - Mejoras Respecto a Resultados Anteriores: A pesar de que no se cuenta con resultados de indicadores, se ha disminuido el número de peticiones pendientes por gestionar y se ha ido implementando esa cultura de uso del aplicativo SIM como herramienta de trabajo e insumo para la toma de decisiones.

3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio

3.1 Desempeño del Macroproceso: Apoyo /procesos: Servicios y Atención

Resultados de Indicadores por Macroproceso/proceso






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(Período Evaluado): Primer semestre 2013 Meta Periodo: 100%

Nombre del indicador: Quejas y Reclamos

Análisis: El indicador muestra un comportamiento ascendente a pesar de las inconsistencias en los tiempos de respuesta del aplicativo. En los meses de mayo y junio el ascenso es considerable y se alcanza el 93%.Se persiste en ingreso tardío de la gestión aun cuando se actúa en términos de ley, el promedio de oportunidad a nivel regional se encuentra en un 56%.

Punto(s) Crítico(s): Estos se presentan en CZ 2 de Villavicencio y Regional Meta Grupo de Asistencia Técnica, no se da respuesta con oportunidad a este tipo de peticiones y el direccionamiento de GAT de petición vencida afecto el indicador del mes de junio de centro zonal 1 Villavicencio y por ende resultado regional. En el primer semestre se encuentran pendientes 10 peticiones.

Decisiones para la mejora: Sistema de Alertas semanal de peticiones pendientes por gestionar y próximas a cumplir tiempos de ley. A partir del 1 de junio el área SYA inicio el envió de alertas preventivas a los profesionales responsables de gestión con el fin de generar un aviso de alerta en aquellas peticiones próximas a vencer. Generación de acciones administrativas a Colaboradores que no sean oportunos en la gestión de peticiones a su cargo por competencia.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Apoyo /proceso: Servicios y Atención






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(Período Evaluado): Primer semestre 2013

Nombre del indicador: Conciliables

Análisis: De acuerdo al seguimiento y consolidados mensuales hemos avanzado en la atención y se logra alcanzar un 53% en el mes de abril, sin embargo y a pesar de que se ha reforzado con profesionales el centro zonal 2 ,desciende nuevamente el indicador a 44.94% por el no ingreso oportuno de Gestión

Punto(s) Crítico(s): El punto crítico se presenta en CZ 2 de Villavicencio. Aun existe falencia de recurso humano para atención de asuntos extraprocesales en CZ 2 durante el semestre se recibieron 972 peticiones TAE de 4638 peticiones. Abonado a ello, aun algunos profesionales a pesar de que intervienen en tiempo de ley no se ingresa la actuación y el resultado de la audiencia afectando la calidad del proceso, de 336 TAE ingresadas en Junio, 16 peticiones no reportan resultado de audiencia.

Decisiones para la mejora: Se apoya desde la Dirección regional el seguimiento al proceso SYA de CZ 2. Se disminuyen los tiempos de asignación de citas a 45 minutos. Se Planteara a Defensoría de familia atención los días viernes medio día. Desarrollo de tres jornadas masivas de atención de caso de fijación de cuota de alimentos y reconocimiento voluntario.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Evaluación / Proceso: Aseguramiento de Estándares/Verificación inspección y control a instituciones que prestan servicio público de






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bienestar



Nombre del indicador: MPEV2-P1-01Cumplimiento de los estándares de calidad para las modalidades contempladas en la Guía de Verificación de estándares. Meta 90%

Análisis: El avance obtenido se ha logrado con las visitas de verificación de estándares a los proyectos 4 y 7. Estando pendiente la modalidad de generaciones con bienestar, que por tener la contratación posterior al trimestre las visitas de verificación no han iniciado.

Punto(s) Crítico(s): La contratación tardía para la ejecución del programa Generaciones con Bienestar.

Decisiones para la mejora: Atender las directrices de la Oficina de Aseguramiento a la calidad de manera pronta una vez sean impartidas, en conjunto con la empresa encargada de realizar la verificación del estándar para el logro de los objetivos dado a que estamos sujetos a éstas.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Evaluación / Proceso: Aseguramiento de Estándares/Verificación inspección y control a instituciones que prestan servicio público de bienestar



Nombre del indicador: MPEV2-P1-02 Acciones ejecutadas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%. Meta 85%

Análisis: La acciones ejecutadas se recibieron y se enviaron a la oficina de aseguramiento en la misma medida que las formuladas; por fuera de los tiempos establecidos del indicador.

Punto(s) Crítico(s): La no prevención de funcionarios que reemplacen a las personas

META JUNIO

90%96%

META JUNIO

85%

0






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encargadas de brindar información en ausencia de éstas, y la falta de atención oportuna a las solicitudes.

Decisiones para la mejora: Prever apoyo y/o reemplazo en caso de ausencia por vacaciones de los funcionarios, para temas específicos, que afectan los procesos de la institución, desde la oficina de aseguramiento de la regional se está solicitando apoyo directamente a las instituciones y se está brindando asistencia técnica puntual a los profesionales de los centros zonales encargados.




Nombre del indicador: MPEV2-P1-03 Meta 85%

Análisis: La formulación de acciones se recibió y se envió a la oficina de aseguramiento fuera del tiempo de corte del indicador.

Punto(s) Crítico(s): La no prevención de funcionarios que reemplacen a las personas encargadas de brindar información en ausencia de éstas, y la falta de atención oportuna a las solicitudes.

Decisiones para la mejora: Prever apoyo y/o reemplazo en caso de ausencia por vacaciones de los funcionarios, para temas específicos, que afectan los procesos de la institución, desde la oficina de aseguramiento de la regional se está solicitando apoyo directamente a las instituciones y se está brindando asistencia técnica puntual a los profesionales de los centros zonales encargados.

META JUNIO

85%

0%






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Nombre del indicador: MPEV2-P1-04 Cierre de situaciones de reporte inmediato Meta 90%

Análisis: El avance obtenido se debe a que 4 Situaciones de Reporte Inmediato fueron cerradas; estando pendiente 5 a las que las acciones reportadas por los centros zonales no satisfacen y/o no son suficientes, para el cierre de la mismas.

Punto(s) Crítico(s): Hace falta más especificidad en la descripción de acciones.

Decisiones para la mejora: Desde aseguramiento de la regional se está haciendo seguimiento detallado a las SRI pendientes informando a los responsables del proceso por centro zonal y coordinador. Se elevan consultas directamente al programa con el fin de apoyar a los centros zonales.




Nombre del indicador: MPEV2-P1-05 Modalidades con funcionamiento vigente durante la ejecución del contrato con el ICBF

Análisis: El avance obtenido se ha logrado a través del seguimiento mensual a las

META JUNIO

90%44%

META JUNIO

100% 100%






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instituciones próximas a vencérseles la licencia quienes han allegado la documentación, lo que les ha permitido obtener la renovación en los tiempos establecidos

Punto(s) Crítico(s): NA

Decisiones para la mejora: Continuar con el seguimiento y el aviso oportuno a las instituciones en el vencimiento de las licencias.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Apoyo /procesos: Gestión Financiera



Nombre del indicador: Ejecución PAC

Análisis: Del valor total semestral programado para realizar pagos de acuerdo al PAC se giró el 78 %, sobrante de PAC $ 6.008.640.028.00, GASTOS DE FUNCIONAMIENTO $ 20.527.601.00 y GASTOS DE INVERSION $ 5.988.112.427.00

Punto(s) Crítico(s): En el transcurso del semestre hubo una baja ejecución del PAC en los proyectos Asistencia a la Primera Infancia $ 2.164.230.164.00, Protección $ 713.655.742.00, Apoyo Nutricional a la Niñez y Adolescencia $ 2.554.804.042.00 los supervisores deberán revisar para que en la nueva reprogramación se ajuste a las necesidades reales

Decisiones para la mejora: Realizar los pagos de acuerdo a la programación del PAC

3.1 Desempeño del Macroproceso: Misional/proceso: Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia


(Período Evaluado): Primer Semestre 2013 Meta periodo 220

Nombre del indicador: E – 04 - Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral

Análisis: La baja cobertura presentada en el primer semestre obedece a la dificultad de la conformación de grupos que debe ser mínimo 25 según el SENA, a la dispersión de las madres comunitarias en el territorio y al bajo nivel de escolaridad.

Punto(s) Crítico(s): Agentes Educativos con dificultades de desplazamiento. Algunas por






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edad avanzada no tienen interés.

Decisiones para la mejora: Gestionar ante el SENA la apertura de cursos virtuales para que se beneficien las madres comunitarias que tienen difícil acceso para asistir a clases presenciales, donde no haya límite de cupos.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Misional/ Proceso: Gestión para la Atención de las Familias y Comunidades


(Período Evaluado): Primer Semestre 2013

Nombre del indicador: E - 12 - Familias beneficiadas por el programa "Familias con bienestar

Análisis: Familias con Bienestar inicia el 2 de Mayo de 2013, a través del operador corporación Social Llanera, con cobertura a 2.095 familias. En el mes de mayo se realizó la primera fase de alistamiento, iniciada la focalización, al mes de junio se focalizo el 40% de las familias.

Punto(s) Crítico(s): fallas en la ubicación de las direcciones y números de teléfonos suministrados en la base de datos, cambios de residencia por ser población flotante.

Decisiones para la mejora: seguimiento mensual en comité desde la Regional, intensificar el trabajo de campo por parte del operador. Coordinación constante con los enlaces de los centros zonales, solicitando nuevas bases de datos. Nota: Se encuentra pendiente la contratación de 80 familias, que corresponden a familias cafeteras, contratación realizada desde la Sede Nacional.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Misional/proceso: Gestión para la Protección/ Restablecimiento de Derechos






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Nombre del indicador: E-14 - Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años

en protección con auto de apertura de investigación con situación legal definida en 120 días o menos.

Análisis: En el mes de enero de 75 casos solo el 88% cumplieron, en febrero de 73 casos solo 93% cumplieron, en marzo de 157 solo 64% cumplieron, en abril de 162 casos solo 72% cumplieron, en mayo de 201 casos solo 81% cumplieron. A los niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en protección con auto de apertura de investigación con situación legal definida en 120 días o menos.

Punto(s) Crítico(s): Los Defensores de Familia no reportan oportunamente en el aplicativo SIM de acuerdo a los términos en el proceso del PARD

Decisiones para la mejora: Realizar seguimiento mensualmente a la ruta del aplicativo SIM y de los procesos del PARD, a través de la coordinación de los centros zonales donde reporten el progreso del aplicativo. Realizar en los comités PARD regional y en los centros zonales la revisión del aplicativo SIM y reportar felicitaciones a los que cumplen como motivación y el incumplimiento de forma negativa al compromiso laboral y con los niños, niñas, adolescentes y jóvenes de nuestra región a través de nuestros medios tecnológicos.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Misional/procesos: Gestión para la Protección/Restablecimiento de Derechos

Resultados de Indicadores por Macroproceso/proceso • (Período Evaluado): Primer Semestre 2013 • Nombre del indicador: E-14 - Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en protección con auto de apertura de investigación con situación legal definida en 120 días o menos.






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CONSOLIDADO DEL SEMESTRE

3.1 Desempeño del Macroproceso: Misional/procesos: Gestión para la Protección/Restablecimiento de Derechos



Nombre del indicador: MPM5-P1-03 - Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida

Análisis: En el mes de enero de 36 casos solo 14 casos, en el mes de febrero de 163 casos solo 27, en el mes de marzo de 355 solo 30 casos, en el mes de abril de 360 casos solo 12 casos, en el mes de mayo de 405 casos solo 12 casos de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida.

Punto(s) Crítico(s): El incumplimiento del reporte en el aplicativo SIM por parte de los defensores de Familia de acuerdo a la ruta PARD.

Decisiones para la mejora: Generar acciones de mejora (No conformidades) en el aplicativo ISOLUCION, cuando se presente incumplimiento por parte de las defensorías.






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Por el incumplimiento al no cargue de la información en el aplicativo SIM, se reporte de forma negativa en cada una de las evaluaciones de desempeño.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Misional /procesos: Gestión para la Protección/Restablecimiento de Derechos



Nombre del indicador: MPM5-P1-03 - Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida

CONSOLIDADO SEMESTRE

3.1 Desempeño del Macroproceso: Misional /procesos: Gestión para la Protección/Restablecimiento de Derechos



Nombre del indicador: MPM5-P1-05 - Porcentaje de niños y niñas menores de 6 años con situación legal definida en menos de 6 meses.

Análisis; En los meses de enero y febrero no se reporta información sobre porcentaje de casos, en marzo de 98 casos reportados el 89 por ciento cumple generando un estado crítico, en abril de 92 casos reportados el 91 por ciento cumple generando un estado riesgo, en mayo de 95 casos reportados el 90 por ciento cumple generando un estado adecuado, en junio de 111 casos reportados el 91 por ciento cumple generando un estado en riesgo.

Punto(s) Crítico(s): los Defensores de Familia no reportan en el SIM de acuerdo a los términos en el proceso del PARD

Decisiones para la mejora: Hacer campañas de motivación para ingreso en el SIM a través de nuestros medios tecnológicos






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3.1 Desempeño del Macroproceso: Soporte /proceso: Gestión Contratación



Nombre del indicador: MPA1-PA-02 Liquidación de Contratos

Análisis: Se nota un aumento en el proceso de la liquidación de los contratos para lo cual solo se contaba con el apoyo con la supernumeraria.

Punto(s) Crítico(s): Solo se contaba con una sola persona para el proceso de revisión de las liquidaciones. Envío liquidaciones incompletas, faltando firmas, informes, pagos de seguridad social, etc.

Decisiones para la mejora: Se requirió a todos los supervisores de los contratos para que remitieran las liquidaciones antes del 20 de julio de 2013. Se realizó un análisis de todas y cada una de las solicitudes de liquidación enviadas por los supervisores que reposan en el Grupo Jurídico y actualmente solo se tienen 3 en revisión.






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Actualmente contamos con el apoyo de un abogado especialmente en la revisión de las liquidaciones, una vez recibidas se le hace entrega de la misma y cuenta con término de 3 días para la devolución o la firma del Director. Una vez liquidado el contrato se le hace entrega a la funcionaria encargada de base de datos para ingresar el reporte e inmediatamente se ingresa al archivo de gestión de contratación.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Soporte / Proceso: Gestión Contratación



Nombre del indicador: MPA1-PA-03 Solicitud Liquidación

Análisis: Se ha mejorado en el proceso de revisión de las liquidaciones por parte del Grupo Jurídico en el transcurso del año.

Punto(s) Crítico(s): Se contaba con una sola persona encargada de revisar la solicitud de liquidaciones. Llegan las solicitudes de liquidación sin el lleno de los requisitos como firma del contratista, falta de informes, pólizas sin firmar, falta de pagos de la seguridad social, etc. Existe demora en el reenvió de la liquidación cuando es devuelta

Decisiones para la mejora: Se designó un abogado especialmente para la revisión de las liquidaciones. Una vez recibidas por parte de la funcionara encargada de la correspondencia, se le hace entrega de la misma y cuenta con término de 3 días para la devolución o la firma del Director. Las dos que tiene pendientes el Grupo Administrativo se procederá a la revisión detallada con la supernumeraria y la Coordinadora Administrativa.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Soporte / Proceso: Gestión Jurídica

(Total contratos liquidados / Total No. de solicitudes de liquidación con documentación completa) * 100






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Nombre del indicador: MPA2-02 Notificación Mandamiento de Pago

Análisis: A raíz del cúmulo de tareas en los funcionarios de cobro coactivo apoyando otros asuntos de la oficina del Grupo Jurídico, no fue posible realizar dicha labor dentro de los términos.

Punto(s) Crítico(s): La funcionaria encargada del tema del cobro coactivo tuvo que asumir las funciones de coordinadora de jurídica por lo tanto no le fue posible realizar las tareas propias de esta actividad.

Decisiones para la mejora: Ya tomó control de todo el proceso de cobro coactivo la Abogada Ejecutora quien tiene toda la buena disposición para realizar un buen trabajo. Se hace necesario para la mejora una capacitación para ella y para la Supernumeraria que quedó como apoyo para el Grupo Jurídico, dentro de este proceso.

Se van a adoptar estrategias para mejorar el cobro de cartera tales como visitas, llamadas vía telefónicas y correos electrónicos.

Se compromete la abogada ejecutora a notificar los nuevos mandamientos de pago en el transcurso de esta semana.

Se llevara un control por parte de la Coordinadora Jurídica con respecto a las notificaciones de los mandamientos de pago de manera tal que sean notificados dentro de los términos de ley. (5 meses siguientes a su expedición.)

3.1 Desempeño del Macroproceso: Soporte / Proceso: Gestión Humana

Número de Notificaciones de mandamiento de pago realizadas dentro del término legal / Total de procesos que requieren Notificación de Mandamiento de pago)*100.






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Nombre del indicador: MPA1-P1-11 AUSENTISMO

Análisis: Durante el primer semestre de 2013 se reportaron en la Regional Meta 344 días de incapacidad por diferentes causas médicas. El mes con mas días de incapacidad reportados fue enero con 121 días, disminuyendo los días durante los meses siguientes. El mes con menos días de incapacidad reportados fue Junio con 7 días. Los principales diagnósticos que generaron incapacidad en los funcionarios corresponden a Licencias de Maternidad, casos específicos en relación a eventos de salud complejos (trastorno de la raíz cervical, anemia, lipodistrofia) y diagnósticos relacionados con Convulsiones o Epilepsia correspondientes al caso de un funcionario específicamente. Otros diagnósticos como cefalea, Bronquitis, Dengue clásico, hipertensión arterial, contusión de rodilla y quemaduras, generaron menos de 10 días de incapacidad en el primer semestre

Punto(s) Crítico(s): El ausentismo generado por la enfermedad común del SP William Vargas Muñoz continúa aumentando el indicador todos los meses.

Decisiones para la mejora: Se realizaron actividades de capacitación en autocuidado y estilos de vida saludable en todos los centros zonales y jornadas de promoción y prevención de patologías crónicas con apoyo de EPS, se continúa programando estas jornadas. Se continuara seguimiento al caso del SP William Vargas con Medico ocupacional de sede Nacional y solicitando a Nueva EPS seguimiento por Medicina Laboral.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Soporte / Proceso: Gestión Administrativa






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Nombre del indicador: MPA1-P5-02 NIVEL CUMPLIMIENTO ESTÁNDAR ENERGIA

Análisis: Los mayores consumos de energía está en la Regional (75SP), CZ No. 2 (64 SP).

Punto(s) Crítico(s): Incremento en el número de Servidores Públicos, adquisición aires acondicionados que funcionan 24 horas , falta de mantenimiento redes eléctricas, energía reactiva de la Sede San José, falta de conciencia para apagar equipos cuando no se utilizan. El estándar se establece de acuerdo al consumo. Estándar 15.192 kw mensual

Decisiones para la mejora: continuar con jornadas de concientización, mantenimiento preventivo y correctivo a aires acondicionados.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Soporte / Proceso: Gestión Administrativa



Nombre del indicador: MPA1-P5-01 NIVEL CUMPLIMIENTO ESTÁNDAR AGUA

Análisis: Los mayores consumos de agua están en CZ No. 2, Sede Regional y CZ 4 de

Acacias. El CZ No. 1 presenta daño en el contador que no genera lectura. Se solicitó a EAAV






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el registro de consumo de agua y a la fecha no han dado respuesta.

Punto(s) Crítico(s): falta de mantenimiento permanente genera fuga de agua en llaves y sanitarios. Falta de reporte de daños o fugas por parte de los Servidores Públicos. Estándar 234 metros cúbicos mes.

Decisiones para la mejora: a principio de año se evidenciaron fugas de agua en llaves y sanitarios de las diferentes dependencias y en la Sede Regional, se contrató el Técnico en obra civil y elementos de ferretería. A la fecha se ha realizado mantenimiento al 89% de las dependencias, falta Acacias en razón a que la cantidad de llaves y kit para sanitarios adquiridos inicialmente resultaron insuficientes, se está a la espera de la nueva contratación de elementos de ferretería para intervenir el CZ Acacias.

3.1 Desempeño del Macroproceso: Estratégico / Proceso: Mejoramiento Continuo



Nombre del indicador: MPE2-01 % AC y AP eficaces

Análisis: De 25 AC vencidas, durante el segundo trimestre 2013 de se cerraron 20 AC de las

cuales 3 no fueron eficaces (AC # 491 fue retomada en AC # 2025 generada como resultado de la AI SIGE de 2013; AC # 894 fue retomada en la AC # 260 generada como resultado de la AI SIGE de 2013; AC # 2025 se calificó No eficaz por error involuntario). Se cuenta con una AC vencida, generada desde febrero 2012, la cual se encuentra pendiente de diligenciar las actividades para el Plan de Acción por parte de la Dirección Administrativa (AC 1112)

Punto(s) Crítico(s): Se percibe falta de interés y apropiación por parte de los dueños de proceso y de los SP tanto regional como nacional para diligenciar las acciones generadas

Decisiones para la mejora: No dejar vencer las acciones generadas, registrando el análisis de causas y subiendo las evidencias de manera oportuna y con calidad







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Nombre del indicador: MPE2-03 % de riesgos controlados

Análisis: Durante el primer trimestre se hizo seguimiento a los riesgos los cuales se

diligenciaron en el formato anterior y se registraron en SISPA los avances. Entre mayo y junio se valoraron los riesgos incluidos los de corrupción con corte a junio y se registraron en el formato socializado por la Sede en la nueva HV del indicador, previa asesoría del profesional de apoyo de la regional en la Sede, dando cumplimiento a las acciones establecidas en las fechas del primer semestre.

Punto(s) Crítico(s): Por falta de asesoría y retroalimentación se continuo trabajando en el registro anterior, pero se corrigió definitivamente gracias a la video conferencia y al acompañamiento desde la Sede

Decisiones para la mejora: Reportar oportunamente en el repositorio y al profesional de la Sede las acciones realizadas para mitigar los riesgos cumpliendo con las entregas en las fechas establecidas




Nombre del indicador: MPE2-04 % Ruta de Implementación del SIGE






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Análisis: Teniendo en cuenta el número de productos ejecutados, los cuales se dividieron entre el número de productos programados para entregar en junio, se pudo evidenciar que la Regional Meta cumple con el 63% de avance, dejándolo en crítico por estar por debajo del 70%. Existen algunos ítems que a la fecha no han iniciado su ejecución y que para el corte a septiembre nos permitirá subir el resultado a un nivel mucho mejor.

Punto(s) Crítico(s): De acuerdo con la retroalimentación de la SMO, las actividades del SGSI no han sido valoradas con el % real de acuerdo al cumplimiento y evidencias entregadas por parte de la Dirección de Tecnología, lo cual nos baja aun más el resultado final obtenido.

Decisiones para la mejora: Para el siguiente corte se tendrán en cuenta las observaciones hechas por la Sede, además de que las evidencias serán subirán oportunamente al repositorio reportando mayor cumplimiento en los avances de cada ítem






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3.2 Conformidad del Servicio:

- Resultados comparativos con el periodo anterior: (Presentar un análisis del comportamiento de los servicios no conformes frente al reporte de la revisión anterior) Durante el primer del semestre del año 2013, al igual que en el II Semestre del año 2012, no se generaron servicios no conformes, ni no conformidades del sistema por el macroproceso de apoyo Gestión Servicio y Atención.

4. Desempeño Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso: Soporte /proceso: Gestión Administrativa

0

0,5

1

0 0 0 0 0 0 0

NO CONFORMES

SNC II 2012 GENERADOS SNC I 2013 GENERADOS

SNC II2012 CERRADOS SNC I 2013 CERRADOS

SNC II 2012 ABIERTOS SNC I 2013 ABIERTOS






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Nombre del indicador: MPA1-P5-09 Ejecución presupuestal de Gestión Ambiental

Análisis: Con corte a marzo, no se había ejecutado ningún recurso de los $69.865.220 asignados a la Gestión Ambiental, lo cual nos deja en crítico por estar por encima del 10% del total. Con corte a junio, se invirtieron $9.559.200 de los $77.365.220 dejando de nuevo a la regional en critico por reportar tan solo el 12% y lo mínimo requerido es el 25%

Punto(s) Crítico(s): Por demoras e inconvenientes con la contratación, a partir de julio se verán resultados en la ejecución presupuestal de la Gestión Ambiental

4.1 Desempeño de los Macroproceso: Soporte /proceso: Gestión Administrativa



Nombre del indicador: MPA1-P5-10 % Ejecución PGAr

Análisis: De 25 actividades en total asignadas en el cronograma del PGAr, 19 iniciaron en el

primer semestre del 2013, cerrándose 2 de ellas en junio, quedando las 17 restantes para ejecutar durante el segundo semestre con corte a diciembre, y 6 para iniciar a partir de julio. Cabe anotar que las fechas de cierre establecidas a diciembre deben ser ejecutadas durante todo el año y no pueden ser cerradas antes, excepto algunos contratos que se cumplan a






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conformidad antes de esas fechas de manera extraordinaria.

Punto(s) Crítico(s): Varias actividades dependen de terceros y eso afecta el resultado de la regional

4.1 Desempeño de los Macroproceso: Soporte /procesos: Gestión Administrativa



Nombre del indicador: MPA1-P5 Nivel de Cumplimiento estándar consumo de agua

Análisis: En el primer trimestre se presentó un consumo de agua del 52% por encima del estándar asignado; para el segundo trimestre, fue del 44%. Se solicitó a la Sede un aumento justificado del estándar y resultaron bajándolo de 840 m3 trimestre a 701 m3.

Punto(s) Crítico(s): Durante el 2013 no se ha podido cumplir el estándar ni superar el estado crítico en que se encuentra la Regional. Se ha sustentado el incremento de los consumos por el número de colaboradores, el clima, los equipos de aire acondicionado, el número de equipos encendidos toda la jornada, y la cantidad de inmuebles con que se cuenta para acomodar el personal y las oficinas en varios CZ y la sede de la regional.

Decisiones para la mejora: Se continuará creando conciencia en los colaboradores de CZ y dependencias de la regional para ahorrar recursos y para aumentar el estándar considerando los puntos planteados.




Nombre del indicador: MPA1-P5-02 Nivel de Cumplimiento estándar consumo de energía






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Análisis: En el primer trimestre se presentó un consumo de energía del 15% por encima del estándar asignado; para el segundo trimestre, fue del 8%. Se solicitó a la Sede en marzo un aumento justificado del estándar de energía que estaba en 14.500 Kw/mes y resultaron bajándolo en abril a 13.764 Kw/mes trimestre; en Mayo lo reconsideraron teniendo en cuenta las observaciones hechas y quedó en 15.192 Kw/mes

Punto(s) Crítico(s): Aun con el reajuste de estándar no se ha podido cumplir con ese consumo, afectando el ranking de la regional a nivel nacional


Para destacar: El tema ambiental se fortaleció aun más durante las Jornadas de Creatividad e Innovación del SIGE 2013 realizadas en el segundo trimestre, las inducciones a nuevos colaboradores, la celebración del Calendario EPICO durante el semestre entre otras.

Se viene realizando un buen seguimiento a los servicios públicos y puestos de trabajo conjuntamente con el grupo Administrativo, pero este semestre la Regional no ha podido cumplir el estándar asignado para consumo de agua y de energía, lo cual nos obligó a solicitar replanteamiento del mismo teniendo en cuenta el ingreso de personal, el número de inmuebles con que se cuenta en la Sede regional y algunos CZ, la instalación de equipos de aire acondicionado para favorecer las condiciones durante la jornada laboral, los equipos de cómputo, luces, etc.

Se ha trabajado adecuadamente la disposición final de residuos peligrosos (tóner) con el Programa HP Partners, recibiendo en el mes de mayo otro certificado por buen manejo ambiental en la Regional.

A final de junio la profesional ÉPICO hizo contacto con el Ing. JUAN VIVAS de CORMACARENA para gestionar mediante oficio remitido por parte de Administrativa, el levantamiento del inventario al 100% de los individuos forestales que se encuentren en las instalaciones del ICBF, con el fin de determinar su estado fitosanitario y recomendaciones de manejo pertinentes. Se está pendiente de coordinar la salida.

Elaboración del Cronograma del PGAr para seguir paso a paso la actividades incluidas en él junto con la ejecución presupuestal para el año.

Contrato de una Ingeniera Ambiental en la Regional para levantar el Diagnóstico y trazar el Programa de Residuos sólidos para la regional y CZ






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Actualización de la Matriz de Normatividad legal Ambiental incluyendo la Normatividad que aplica al ICBF de CORMACARENA

Actualización de la Matriz de aspectos e impactos ambientales en CZ y Sedes de la regional

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.1 Acciones Correctivas

Durante el mes de enero no se generaron acciones correctivas, se cuenta con 5 abiertas vencidas, en el mes de febrero, se generaron 42 como resultado de la Auditoría Interna SIGE, y se continúa con las 5 abiertas vencidas, que corresponden a años anteriores; en el mes de marzo se cerró 1 vencida y quedan 4 vencidas; durante el mes de abril se cerraron oportunamente 6 y otras 6 vencidas, 10 abiertas sin vencer y 16 abiertas vencidas; en mayo se cierran vencidas 6, quedan 10 abiertas sin vencer y19 abiertas vencidas; para el corte del semestre quedan 1 abierta sin cerrar, se cierran 2 vencidas, se generan 5 y quedan 25 abiertas vencidas

ACCIONES CORRECTIVAS POR MACROPROCESO De 50 Acciones correctivas existentes durante el primer semestre de la año 2013, las cuales 42 son resultados de los hallazgos de la auditoría interna SIGE del año 2013; 2 son del a Auditoría interna del 2009, que se generaron en el aplicativo en el año 2012; 1 como resultado de Revisión por la Dirección

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ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

ACCIONES CORRECTIVAS POR MES

GENERADAS MES AC CERRADAS OPORTUNA AC CERRADAS VENCIDA

AC ABIERTA SIN VENCER AC ABIERTA VENCIDA






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del SIGE con corte a junio de 2011; 5 diferente a AI SIGE y Revisión por la Dirección; 1del año 2011 y 4 del año 2013.

En estado vencida se encuentran 22: 1 ASEGURAMIENTO A ESTANDARES; 2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO; 2 EVALUACION Y MONITOREO DE LA GESTION; 3 GESTION ADMINISTRATIVA; 4 GESTION DE ATENCION A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS; 1 GESTION FINANCIERA; 1 GESTION PARA LA ATENCION DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES; 2 GESTION PARA LA PROMOCION Y PREVENCION PARA LA PROTECCION INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA; 1 GESTION RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS; 4 GESTION TECNOLOGICA; 1 MEJORAMIENTO CONTINUO. En estado cerrado se encuentran 23: 1 GESTION ADMINISTRATIVA; 1 GESTION DE ADOPCIONES; 1 GESTION DE ATENCION A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS; 1 GESTION JURIDICA; 1 GESTION PARA LA NUTRICION; 1 VERIFICACION INSPECCION Y CONTROL A INSTITUCIONES QUE PRESTAN SERVICIO PUBLICO DE BIENESTAR; 2 GESTION CO NTRATACION; 2 GESTION HUMANA; 2 MEJORAMIENTO CONTI NUO; 3 DIRECCIONAMIENTO CO NTINUO; 6 GESTION TECNOLOGICA. En estado abierto se encuentran 5: 2 GESTION DE ADOPCIONES; 3 GESTION RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS






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ACCIONES CORRECTIVAS POR FUENTE. De las 50 acciones correctivas que cuenta la Regional Meta hasta el 30 de junio de 2013, se evidencia que la mayor fuente seleccionada es AUDITORÍA INTERNA SIGE (43), seguido por RESULTADOS Y SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS (5) y por INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y/O REGLAMENTARIOS y REVISION POR LA

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ASEGURAMIENTO A ESTANDARES

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

EVALUACION Y MONITOREO DE LA GESTION

GESTION ADMINISTRATIVA

GESTION DE ADOPCIONES

GESTION CONTRATACION

GESTION DE ATENCION A …

GESTION FINANCIERA

GESTION HUMANA

GESTION JURIDICA

GESTION PARA LA ATENCION DE LAS FAMILIAS Y …

GESTION PARA LA ATENCION INTEGRAL A LA …

GESTION PARA LA NUTRICION

GESTION PARA LA PROMOCION Y PREVENCION PARA …

GESTION RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

GESTION TECNOLOGICA

MEJORAMIENTO CONTINUO

VERIFICACION INSPECCION Y CONTROL A …

0

0

0

0

2

0

0

0

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0

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0

0

3

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1

2

1

6

2

1

ACCIONES CORRECTIVAS POR MACROPROCESO

ESTADO ESTADO ESTADO






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DIRECCION DEL SIGE, con 1 cada una.

En estado vencida se encuentran 22, las cuales corresponden a la fuente AUDITORÍA INTERNA SIGE, lo que equivale al 51,16%

En estado cerrada se encuentran el 46% de las acciones correctivas, lo que equivale a 23 acciones correctivas cerradas, correspondientes 20 a la fuente AUDITORÍA INTERNA SIGE (46,51%); 1 RESULTADOS Y SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS(20%); 1 INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y/O REGLAMENTARIOS(100%); y 1 REVISION POR LA DIRECCION DEL SIGE (100%). En estado abierto se encuentran 5, así: 1 a la fuente AUDITORÍA INTERNA SIGE (2,32%) y 4 RESULTADOS Y SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS (80%).

1

4

0 0

22

0 0 0

20

1 1 1

0

5

10

15

20

25

AUDITORIA SIGE RESULTADOS DE SEGUIMIENTO Y

MEDICION DE LOS PROCESOS

INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

Y/O REGLAMENTARIOS

REVISION POR LA DIRECCION

ACCIONES CORRECTIVAS POR FUENTE

ESTADO ESTADO ESTADO

46,51%






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Resultados comparativos con el periodo anterior: Análisis: En el primer semestre del 2013, se generaron 47 Acciones Correctivas, 42 como resultado de la Auditoría Interna SIGE y 5 por fuente diferente; y durante el período anterior no se generaron Acciones Correctivas. Durante este semestre, se cerraron 21 Acciones Correctivas, en el mes de marzo se cerró vencida la AC N° 969, solicitada desde diciembre 6 de 2011, la cual fue eficaz; en abril se cerraron 12 Acciones correctivas, de las cuales 3 fueron generadas durante los años 2010 y 2011, correspondientes a las AC N°1080 como resultado de la Auditoría SIGE 2009, la AC N° 894 y 491, donde las 2 últimas no fueron eficaces; y 9 son resultado de la Auditoría Interna SIGE, del año 2013 (N° 2019, 2036, cerradas vencidas y con eficacia, la N° 2025 no fue eficaz; y cerradas oportunamente y con eficacia N° 2022, 2033, 2034, 2035, 2043 y 2071); durante el mes de mayo se cerraron vencidas y con eficacia 6 Acciones correctivas como resultado de la Auditoría Interna SIGE (N° 2013, 2014, 2118, 2020,2030 y 2031); y durante el mes de junio se cerraron vencidas y eficaces 2 AC N° 2015 y 2032. Quedando 30 Acciones correctivas abiertas, de las cuales 6 sin vencer 2 como resultado de la Auditoría SIGE (N° 2017 y 2070) y 4 proyectadas por fuentes diferentes (N° 2709, 2710, 2711 y 2797) y 24 vencidas, la N° 1112 resultado de la Auditoría Interna SIGE de 2009 y 23 como resultado de la Auditoría Interna SIGE de 2013 Frente al semestre anterior, se denota el avance, teniendo en cuenta, que solo se cerraron 2, existiendo solo 8 acciones correctivas pendientes. • Puntos críticos: Pese al seguimiento realizado, los dueños de proceso no ingresan las evidencias, no se ha logrado el que la Dirección administrativa apoye con el diligenciamiento para dar cierre a la Acción Correctiva.

5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas

5.2 Acciones Preventivas

Se generaron tres (3) Acciones preventivas s durante el primer semestre del año 2013, cada una por un macroproceso diferente: Gestión para la atención integral a la primera infancia, Gestión Humana, y Gestión Administrativa. La primera se generó en el mes de mayo, del Centro Zonal N° 4 para él mismo; las otras dos en el mes de junio, del Centro Zonal N° 3 para él mismo y, del Centro Zonal N° 5 para el Grupo Administrativo; y las tres (3) se generaron por la fuente Resultados de seguimiento y medición de los procesos El 100% de las acciones preventivas se encuentran abiertas sin vencer y el 33,33% pertenecen al macroproceso Gestión Humana, 33,33% Gestión para la atención integral a la primera infancia, y otro porcentaje igual a Gestión Administrativa.






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1

0 0 0 0

1

0

2

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2

0

3

0 0 0 0

3

00

0,51

1,52

2,53

3,5

ACCIONES PREVENTIVAS GENERADAS POR MES

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO TOTAL

0

1

2

3

ABIERTA VENCIDA CERRADA

ESTADO

1

0 0

1

0 0

1

0 0

ACCIONES PREVENTIVAS POR MACROPROCESO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA

GESTION HUMANA






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El 100% de las Acciones Preventivas se encuentran abiertas sin vencer, y pertenecen a la Fuente Resultado de seguimiento y medición de los procesos

- Resultados comparativos con el periodo anterior: Durante el segundo período de 2012 no se generaron acciones preventivas,

5.3 No Conformidad del Sistema:

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

ABIERTA VENCIDA CERRADA

ESTADO

3

0 0

ACCIONES PREVENTIVAS POR FUENTE

Resultados de seguimiento y medición de los procesos






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- Resultados comparativos con el periodo anterior: En el primer semestre de 2013 no se generó no conformidades del sistema, pero existen dos solicitadas por parte de la Sede nacional a la Regional desde el año 2011, las cuales se encuentran con el tratamiento diligenciado, pese a las reiteradas solicitudes solo se logró que cerraran la N° 1873, obteniendo un 50% de avance en el cierre de las mismas

5.4 No Conformidad del Sistema Ambiental:

No hay generadas

NCS II 2012 GENERADOS

NCS II 2012 CERRADOS

NCS II 2012 ABIERTOS

0

0,5

1

1,5

2

2

0 0 0 0 0 00 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0

1

00 0 0 0 0 0 0

1

0 0 0 0 0 00 0 0 0 0

1

0

NO CONFORMIDAD DEL SISTEMA

NCS II 2012 GENERADOS NCS I 2013 GENERADOS NCS II 2012 CERRADOS

NCS I 2013 CERRADOS NCS II 2012 ABIERTOS NCS I 2013 ABIERTOS

50%






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6. Requisitos legales Ambiental y SYSO

Normatividad en S&SO

Requisito no cumplido Descripción de no cumplimiento

Ley 9 del 1979 Código Sanitario Nacional

No se cumplen 9 requisitos Están relacionadas con las condiciones del piso, goteras, corredores, falta de elementos para la prestación de primeros auxilios, ausencia de camillas rígidas.

Decreto 738 de 2013 Artículo 2 Donde se solicita el certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego del personal vinculado a la actividad de vigilancia y seguridad privada ya fue solicitado a la empresa VISE quien presta estos servicios en la Regional Meta.

Resolución 2400 de 1979

Iluminación, agua potable entre otros

Fallas en iluminación, Falta de surtidores de agua potable, falta de equipos de aire acondicionado, fallas en recolección de residuos, falta de sistema de alarma para emergencias, falta de señalización de salidas de emergencia.


Artículo 3 No se está cumpliendo ya que actualmente no se cuenta en la Regional Meta con contrato para realizar evaluaciones medicas ocupacionales y el personal que ha ingresado a la Regional durante el primer semestre de 2013 no ha sido valorado por medico ocupacional. Las evaluaciones periódicas están programadas para el mes de Julio. Se requiere contrato para cumplir con esta actividad


Artículos 7 y 8 No se está cumpliendo, ya que actualmente se cuenta con información socio demográfica de los funcionarios de la Regional, pero a la fecha no se ha aplicado un instrumento psicométrico que permita identificar los factores psicosociales extralaborales, estilos de afrontamiento y características de personalidad del personal, aplicado por un Psicólogo especialista en Salud Ocupacional y que






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permita implementar un programa de vigilancia epidemiológico ajustado a estas condiciones.

Normatividad en Ambiental

Requisito no cumplido Descripción de no cumplimiento


Artículo 4 No se cuenta con el certificado de producto que se debe exigir al proveedor de estas luminarias

Decreto 4741 de 2005 Artículos 15 y 20 En relación con las luminarias y los residuos electrónicos en su Art. 15 Responsabilidad del Fabricante o Importador (el ICBF, puede gestionar estos residuos con el proveedor) Art. 20 Los residuos provenientes del consumo de productos o sustancias peligrosas están sujetos a plan de gestión de devolución de productos post consumo. Está en proceso para gestionar su entrega

7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección

Macroproceso/proceso: Prevención

Compromisos Acciones Adelantadas Estado(Cumplido

/ Pendiente) Fecha de

Cumplimiento Dificultades

Socialización de las directrices, lineamientos para la implementación operativa de la Ley de Victimas en lo que al ICBF se refiere.

Se realizo la socialización de las generalidades ley 1448 de 2011 o Ley de

víctimas, CZ2: 10/07/2013, CZ3: 17/07/2013, CZ4: 31/09/2013. Pendiente el Cz1 y Cz5.

pendiente

15/03/2013

Acompañamiento y asistencia técnica a toda la información que se remite para diligenciar, con su respectiva retroalimentación.

pendiente

30/06/2013

Macroproceso/proceso: Financiera

Compromisos Acciones Adelantadas Estado(Cumplido

/ Pendiente) Fecha de


Seguimiento mensual en Comité estratégico ampliado por parte de los coordinadores

CZ No 01 en las actas de GET se analiza los compromisos del comité estratégico y se le hace seguimiento a través de la herramienta, para darle cumplimiento. El último seguimiento se envió EL 26 DE ABRIL DE 2013. el 20 de mayo y el 14 de junio de 2013, se deja la evidencia en el acta del GET, y en el acta No 09 del 17 de julio se le efectuó seguimiento a los compromisos del comité CZ 3 Acta de fecha 15 de marzo del 2013

Pendiente 20/12/12






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Macroproceso/proceso: Administrativa

Compromisos Acciones Adelantadas Estado(Cumplido /

Pendiente) Fecha de


Inventariar la documentación a trasladar al archivo central

CZ 01 realizo campaña de archivo los días 05 de noviembre y 28, 29 y 30 de noviembre, con el fin de enviar a la Regional lo que está para tramitar al archivo central, ya se tiene listo las carpetas, pero faltan cajas, se ha continuado con el trabajo y está listo para enviar al archivo central CZ 4 envió el 9/11/2011 , eliminación 2008, transferencias del 2008 y 2009 CZ5 se tiene depurado y sistematizado con auto de cierre las HA de protección del año 2004 al 2009; y de Socio Legal del año 2004 al 2008; listas para enviar a la Sede regional; pero se recibió directriz del Nivel Regional en el mes de noviembre donde notificaron que aun no se podían enviar. Se continúa en el Proceso de Depuración y sistematización. Reporte 5/03/12 En visita a C Zonal del responsable de Gestión Documental de la Regional en el mes de enero de 2012 hizo Revisión de los archivos que están listos para ser enviados al archivo central y sugirió consolidar en un solo archivo las carpetas de protección y socio legal. Se realizo una jornada el junio 8/2012 y acompañamiento del SP responsable del proceso en la Regional Meta. Se escanearon las 3 actas para Plan CGR MEO 16. El Grupo Administrativo contrató un inmueble con mayor capacidad proyectando la solicitud de traslado de documentos por parte de los Centros zonales CZ 3; se encuentra inventariada la documentación de los años 2.003-2.004-2.005-2.006-2.007. Han solicitado traslado de documentación las dependencias: dirección, planeación, atención al ciudadano, centro zonal acacias.se envían actas de fecha 08-09-23 y 31 de agosto del 2012. Se tienen inventariados los años 1998 (15 cajas), 1999 (36 cajas) y en el 2000 (16 cajas) son un total de 67 cajas. Se realizó inventario de los años 2009 y 2011, los cuales están listos para ser trasladados al archivo, según acta de fecha 25 de julio de 2013. EL CZ N°.2 está realizando el inventario magnético y organizándolo para darle traslado al archivo central.

Pendiente 30/11/2011

CZ 5 El área destinada a archivo es reducida y no se cuenta con el mobiliario adecuado para la organización y protección de factores ambientales.

Organizar del archivo de gestión en la Bodega

El día 29 de marzo de 2.012 el Grupo Administrativo concertó con el equipo interdisciplinario del Centro Zonal, las fechas para realizar durante el año la intervención a los 90 metros de archivo de gestión del Centro Zonal. Se estableció intervenirlo el segundo y cuarto jueves de cada mes por parte de todo el equipo interdisciplinario iniciando el jueves


Faltan implementos como cajas, legajadores y demás para hacer la actividad






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12 de abril. Se elaboró acta. Admitiva: Con el apoyo del contrato UNISALLE se ha organizado las historias de atención años 2.005-2.006-2.007 en Centro Zonal Granada. Se extendió el contrato hasta el 30 de julio de 2.012 CZ 3 se ha organizado archivo de gestión el día 14 de marzo del 2013SE ENVIAN ACTAS No. 004 - 005 - 006 de fecha 04 de abril., 1Acta de fecha 11 de abril Acta del 19 de abril, Acta del 25 de abril del 2013, relacionadas con organización del archivo de Gestión.

Implementar la custodia de archivo en el Centro Zonal No. 2

CZ 2: Se asignó el sitio no se ha logrado la implementación GRUPO ADMINISTRATIVO: gestión de suministro de estantes para el Centro Zonal No. 2, en el mes de junio/2.012 llegaron 29 estantes; se gestionó con el Propietario del inmueble el arreglo de la cubierta para eliminar filtraciones de agua; en junio de 2.012 se realizó proceso contractual para el mantenimiento de los Centros Zonales, en el No. 2 se priorizó el arreglo y recubrimiento de la pared que separa el archivo con la zona lúdica, se iniciaron trabajos.


CZ 2 Se tiene el lugar pero no cuenta con la logística suficiente para organizar los expedientes, por tanto están expuestos a filtraciones en el lugar en donde están, a la espera de hacer los arreglos locativos pertinentes No se cuenta con instalaciones locativas adecuadas para hacerlo

Realizar ejercicios y/o talleres de atención con calidad y calidez con cada grupo y centro zonal

CZ 01 Se realizo el 17 de noviembre de 2011, 14/12/2011 Centro Zonal Puerto López, 30/11/2011 Centro Zonal Acacias, 01/12/2011 Centro Zonal Granada, 23/02/2012 Centro Zonal Acacias, 24/02/2012, 28/03/2012 C.Z Granada, 30/03/2012 Centro Zonal No. 2 (10 Servidores Públicos)


Se continúa la dificultad con esta actividad en el centro zonal 2, por cuanto a pesar que se había previamente concertado esta fecha y coordinado con la profesional del centro zonal. en el día programado, se realizo por el centro zonal el festival del dulce

El grupo administrativo coordinará todo lo relacionado con capacitación, fechas y lista de asistencia

Desde el mes de enero de 2.012, el Grupo Administrativo envió memorando No. 00303 priorizando las temáticas a incluir en el plan de capacitación. Se envió memorando No. 1670 el día 27/03/2012 al GAT para que enviara el cronograma de capacitación concertados por áreas Admitiva: El día 06/06/2012 el Grupo Técnico reportó al Grupo Administrativo la programación de capacitaciones.


los grupos de la regional no han hecho envío de los cronogramas de capacitación, no ha cumplido el GAT . Se continúa coordinando la capacitación virtual. Con respecto a asistencias ha enviado Brígida






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Gutiérrez, Sonia Pardo, Jairo Torres, Fernando Silva, no se han recibido más evidencias de capacitación.

Seguimiento y presentación de informe mensual por parte del todero de la regional a todas las dependencias para hacer una revisión detallada con el fin de evitar fugas de agua y daños eléctricos

A partir del 22 de abril inicia labores el Todero contratado para sostener el buen funcionamiento y la integridad física de los bienes inmuebles de la Regional Meta. Todos los meses el Todero presenta ante Administrativa su informe de gestión

Pendiente 30/06/2013 Se extiende la actividad hasta finales de año

Seguimiento mensual por parte de los Coordinadores Zonales y de Grupos al consumo de papel con el fin de imprimir solo lo necesario

El Grupo Administrativo durante las capacitaciones sobre gestión documental se está direccionando que los documentos que no tengan relación con TRD sean enviados vía correo electrónico, igualmente todas las solicitudes de los Entes de control siempre y cuando no lo exijan en medio físico. Se han desarrollado capacitaciones de gestión documental en las siguientes fechas: 12 febrero Grupo Adtivo- 15 febrero CZ 4- 27 febrero CZ Pto López - 28 febrero CZ Granada - 14 marzo G. Técnico - 15 marzo CZ 2 (3 jornadas) - 4 marzo Dirección. El Grupo Administrativo realizó jornada de capacitación sobre la nueva guía de gestión documental, en estas jornadas se orienta sobre la estrategia cero papel. Al finalizar el mes de mayo de 2.013 quedaron capacitados los SP de los 5 Centros Zonales, los 5 Grupos Regionales y la Dirección Regional. CZ No 01: Se envía de forma mensual el informe de consumo de papel y se tienen cajas en cada oficina para reciclar, como también se hacen de forma mensual las inspecciones a los puestos de trabajo se tienen cinco inspecciones al mes de mayo; la evidencia queda en los planes SIGE. JUNIO la sexta inspección de los puestos de trabajo, los permisos y todas la comunicaciones a los municipios y programas se remiten vía correo electrónico. JULIO: Se envió el informe de consumo de papel, se efectuó las inspecciones planeadas a los puestos de trabajo CZ3: Se anexa acta de fecha 30 de Abril de 2013, donde se realiza el respectivo seguimiento, es de anotar que este se está llevando a cabo desde el mes de Febrero de 2013. Se anexa acta de fecha 30 de Julio de 2013, donde se realiza el respectivo seguimiento.


El Grupo Técnico no está dando total cumplimiento a la directriz de enviar convocatorias a Alcaldes vía correo electrónico. El Centro Zonal Acacias está enviando las solicitudes de permiso vía correo electrónico.






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8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión

Macroproceso/proceso:________________

Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo

Posibles Acciones

Hojas de vida de indicadores

Resultados críticos de indicadores SYA; Acciones: Ajuste de hojas de vida, y seguimiento semanal a reportes de tiempos de respuesta de las peticiones.

No se han establecido los perfiles comportamentales para la selección del personal

Efecto negativo; acciones: Realizar perfiles de acuerdo a los cargos

Asignación insuficiente de recursos para efectuar las adecuaciones de los inmuebles no han sido diseñados para el cumplimiento de estándares

Efecto negativo; Solicitud de recursos

Servidores Públicos sin inducción específica

Efecto negativo; acciones: Compromiso de los Coordinadores para el cumplimiento de este requisito

Cambios Reforma Tributaria Afectar el actual tramite contractual, lineamientos, procesos misionales, de apoyo, de evaluación y estratégicos; acciones: Actualización en la normatividad

La contratación de dos (02) Abogados

Generó un efecto positivo toda vez que se cuenta con mayor apoyo tantos para todos los procesos contractuales como los jurídicos que se surten en la oficina del Grupo Jurídico.

Reorganización de las funciones del personal del Grupo Jurídico de acuerdo al perfil profesional y sus fortalezas, al personal de planta y de acuerdo al vínculo contractual con el ICBF.

Efecto positivo dentro del grupo generando mejores resultados en el desempeño de funciones y actividades logrando mejorar los índices a nivel central.

Persona encargada del archivo de gestión de contratación

Genera un efecto positivo por cuanto se organizaría el archivo de gestión de contratación de acuerdo a los estándares de calidad del ICBF y a la normatividad archivística. Se logra ubicar de manera exacta todas las carpetas dentro de los procesos contractuales. Se hace seguimiento de todas las carpetas que contengan todos los documentos de acuerdo a cada etapa contractual. Acciones: Asignar a una persona con experiencia en archivos y que conozca la normatividad respectiva.

Implementación de la Ley de Victimas por Efecto Negativo Tanto las instituciones como la comunidad






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parte del ICBF no tenían claridad sobre la ruta para la entrega de las raciones transitorias y llegaron más de 60 solicitudes. Acciones: Socialización de la ruta establecida, por el ICBF.

Adecuación de Planta Fase II Efecto Negativo: Crisis de pánico y temor en los colaboradores tanto de planta como provisionales y contratistas, al no tener información clara al respecto. Efecto Positivo: Posibilidad de fortalecimiento a CZ y reconocimiento salarial. Acciones: Contar en forma permanente con información técnica, clara y oportuna

El traslado de la responsabilidad del aplicativo RUB (Cuéntame) a las EAS y seguimiento nutricional

Efecto Negativo: Falta de oportunidad y calidad en la organización.

Carga laboral extra para los supervisores por tener que hacer mayor seguimiento a un aspecto nuevo. Acciones: Volver a contratar personal-GESTOR DE DATOS en el ICBF que se responsabilice y lidere dicho proceso.

Vinculación de personal a través de Contratación por Prestación de Servicios.

Efecto negativo: Falta de compromiso en algunos. Los continuos cambios de personal afectan la continuidad y calidad de los procesos. No se les garantizan las mismas condiciones que al personal de planta. Acciones: Que la contratación de personal sea directa es decir, de planta o provisional

Generación del pago de la modalidad de hogar sustituto a través del aplicativo SIM

Efecto Positivo: Control y seguimiento a las ubicaciones de los NNA. Efecto Negativo: dificultades en cuanto al ingreso de la información, por debilidades en el Aplicativo SIM. Acciones: Capacitación en el ingreso de las actuaciones requeridas para las ubicaciones en el aplicativo SIM

Ajuste en el análisis del indicador de quejas y reclamos a partir del cierre de las peticiones.

Negativo: Incumplimiento de la meta toda vez que el tiempo establecido para el cierre no es suficiente para la práctica de valoraciones y entrevistas que deben darse en el caso de reclamos en el funcionamiento de hogares sustitutos. Acciones: Generar sistema de alertas donde se informa fechas de vencimiento a los profesionales responsables y envío de correos a la Dirección de Servicios y Atención

Cambio en el Manual de contratación Efecto Positivo: Elaboración de estudios previos oportunamente y con cumplimiento de todos los requisitos Acciones: Designar un profesional del derecho por centro zonal que apoye el proceso precontractual. Fortalecer los procesos relacionados con la contratación, socializando los cambios y modificaciones de forma






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presencial

Asignación de responsabilidades a operadores sin que se tenga en cuenta el nivel de formación y capacidad técnica para el cumplimiento.

Efecto negativo: Incumplimiento de responsabilidades Demora en la entrega de los productos y compromisos. Acciones: Tener en cuenta las capacidades técnicas y operativas de los miembros de asociaciones de padres y AEC.

Se crean aplicativos que se ponen en marcha sin haber sido previamente probados, sin capacitar al personal responsable y con frecuentes cambios sobre la marcha en los mismos. CAMBIOS QUE AFECTAN EL SIGE

Mayor eficiencia en los aplicativos, generando información oportuna y confiable.

9. Recomendaciones para la Mejora

Macroproceso/proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado

Servicios y Atención

Programación de citas tramite extraprocesal cada 45 minutos en centro zonal 2 de Villavicencio.

Se aumenta en siete usuarios por día la atención, para aumentar 140 usuarios al mes.

Disminuir días de asignación de citas de trámite extraprocesal.

Desarrollo de tres jornadas masivas de atención para casos de fijación de cuota de alimentos y reconocimiento voluntario en centro zonal 2 Villavicencio los días viernes.

Atención de agenda represada de peticiones de tipo extraprocesal motivo fijación de cuota alimentaria y reconocimiento voluntario de paternidad/maternidad

Teniendo en cuenta la dificultad que se presenta en el recibo oportuno de las respuestas sobre todo en Solicitudes de Cupo en razón a que la empresa 472 devuelve el 80% de la correspondencia enviada al CZ, informar al peticionario que si a los 15 días no ha recibido respuesta en su domicilio, se acerque al CZ a reclamarla personalmente.

Garantizarle a los peticionarios recibir una respuesta con oportunidad.

Restablecimiento de Derechos

Programación de cupos para modalidad de manejo de sustancias psicoactivas

Atención de NNA






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10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad

Macroproceso/proceso: Gestión Humana

Riesgos de mayor dificultad para su control o no

controlados Causas

Ergonómico Postura estática permanente, movimientos repetitivos, falta de elementos de confort ergonómico de acuerdo a los requerimientos de cada trabajador. Se evidencian fallas en el diseño de algunos

Restablecimiento de Derechos

Formulación de planes de capacitación específicas para el fortalecimiento de la competencias laborales de acuerdo a los perfiles profesionales. ( Dictamen pericial, técnicas de intervención, modelo solidario)

Servidores públicos con competencias en las áreas de su desempeño profesional.

Misionales

La liquidación de todos los programas por la modalidad de prevención se realice por el SIM teniendo en cuenta información ingresada de RUB .

Contar un aplicativo que permita ingresar datos de manera práctica, sencilla y funcional, lo cual a su vez permite contar con bases de datos actualizadas con la información que se requiere.

Misionales

Asignar los recursos necesarios para garantizar el servicio de transporte durante toda la vigencia

Garantizar transporte durante todo el año para el seguimiento a los programas con el fin de brindar las unidades aplicativas y calidad en los servicios

Gestión Humana

Mejorar la calidad de los puestos de trabajo en cuento a espacio para archivo, ventilación, iluminación, auditorio y mobiliario.

Bienestar laboral y cumplimiento de las políticas de Seguridad y Salud Ocupacional.

Disminuir las convocatorias a última hora para capacitación o reunión en la sede Regional y Nacional y programar los GET desde el grupo Técnica para enviarla con anticipación a los CZ

Cumplimiento de las metas establecidas.

Mejoramiento Continuo Capacitar de forma personalizada en el manejo de la herramienta Isolución

Contar con las habilidades para el manejo del aplicativo para generar, responder y hacer seguimiento a las acciones de mejora.






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puestos de trabajo en cuanto a distribución y organización. Dificultad en la implementación del programa de pausas activas en las diferentes dependencias y centros zonales. Posturas inadecuadas que involucran diferentes grupos musculares y que ocasionan molestias osteomusculares frecuentes (columna cervical, columna lumbar, miembros superiores, miembros inferiores).

Locativo Almacenamiento inadecuado de archivo: Por la ausencia de un lugar destinado para el archivo, y/o falta de organización en gestión documental se acumula de manera inadecuada documentación en los puestos de trabajo o sobre sillas. Algunos centros zonales no cuentan con un área destinada para el almacenamiento de archivo o no se ha realizado la gestión adecuada para su organización. Hay fallas en las condiciones de orden y aseo.

Físico Los colaboradores se encuentran expuestos a altas temperaturas, debido a que las condiciones de ventilación en algunas áreas de trabajo no son suficientes de acuerdo a las condiciones ambientales. Hay deficiencia de sistemas de ventilación adecuados en algunos centros zonales y en algunas oficinas no es posible su uso debido a que el tipo de ventanas no permite que estos se enciendan.

Psicosocial

Por características administrativas y de funcionamiento de la organización, los colaboradores están expuestos a trabajo repetitivo, monotonía, altos ritmos de trabajo, turnos y sobretiempos, altos nivel de complejidad y responsabilidad de la tarea. Los colaboradores están expuestos a situaciones de orden público que ponen en riesgo su integridad física y mental y a agresiones por parte de usuarios que no se encuentran satisfechos con las decisiones que se toman y están expuestos a situaciones afectivas devastadoras como resultado de la misión propia del ICBF en su tarea de protección y restablecimiento de derechos de niños, niñas y adolescentes.

Macroproceso/proceso: Gestión Servicios y Atención

Riesgos de mayor dificultad para su control o no controlados

Causas

Los funcionarios pueden ser objeto de soborno para obtener información confidencial propia de la entidad.

No existe un control frente a la salida de Información de la entidad.

Macroproceso/proceso: Direccionamiento Estratégico






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Causas

Pérdida de confianza de la sociedad en el ICBF

Cuestionamientos de entes de control y denuncias ciudadanas ante la gestión del ICBF Dificultades en la contratación por falta de oferta de operadores

Inclusión de población no objetivo en los programas del ICBF

Errores en la focalización y caracterización de la población

CONCENTRACION DE PODER(Planeación)

Carencia de conciencia social, excesiva concentración de poder y de decisión en ciertas actividades a un solo funcionario

ABUSO DE PODER (focalización)

Falta de profesionalismo, crisis de valor y principios, no hay instrumentos fuertes para la focalización.

Macroproceso/proceso: Mejoramiento Continuo


Causas

Desarticulación del sistema integrado de gestión

Demora en la implementación de las estrategias para la mejora. Desinterés de los colaboradores; Falta de conocimiento del Sistema; Pluralidad de conceptos (falta unificar criterios) Los colaboradores no visualizan la bondad del Sistema Integrado de Gestión

Inadecuada utilización y apropiación de las metodologías e instrumentos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión.

Débil cultura al Autocontrol. Herramientas muy complejas que no faciliten el uso por parte de los responsables de tareas.

Macroproceso/proceso: Evaluación y Monitoreo


Causas

Información recibida es inoportuna, inconsistente e incompleta.

Registro y flujo de información (inoportuno, baja calidad) en todos los niveles. Mal manejo de las herramientas que se tienen para registro y consolidación, por parte de los Procesos en la Regional y CZ. Multiplicidad de solicitudes de información simultaneas. Desconocimiento y mala aplicación del proceso y procedimientos de Evaluación de la Gestión, por parte de los procesos.

Fraude y/o uso indebido de la información.

Presión política y/o administrativa en el desarrollo y cumplimiento de la gestión. La permanencia en los cargos de los Directivos y sus equipos de trabajo depende de los resultados de la gestión.

Macroproceso/proceso: Atención Integral de la Primera Infancia

Riesgos de mayor dificultad Causas






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para su control o no controlados

Modalidades integrales que prestan el servicio sin el cumplimiento total de los estándares.

Demora en el tiempo de cumplimiento de los estándares de calidad en los diferentes servicios

Resistencia al Cambio de la Actividad Laboral de las Madres Comunitarias

Las madres se sienten desplazadas laboralmente

Apropiación deficiente por parte de las regionales, centros zonales y entidades administradoras del servicio (EAS) de los lineamientos técnicos de la Comisión Intersectorial de Primera Infancia y documentos del ICBF para su respectiva operación

Falta de seguimiento y acompañamiento técnico para la apropiación de documentos por parte del ICBF nacional y de la Comisión Intersectorial.

Macroproceso/proceso: Gestión para la Protección


Causas

Carencia de operadores para la atención de las modalidades del Sistema de Responsabilidad Penal.

Exigencia de mejores condiciones en la infraestructura para la atención de más medidas tanto privativas como no privativas de la libertad y cumplimiento de los estándares establecidos.

11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI

11.1 Informe de Vulnerabilidades

Vulnerabilidades encontradas: Dar a conocer las claves

Tipo de Vulnerabilidades: Información

Tratamiento a las Vulnerabilidades. Ser personal e intransferible







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Vulnerabilidades encontradas: Archivos electrónicos y en el sistema sin clasificación ni organización


Tratamiento a las Vulnerabilidades. Organización de archivos acorde a la guía de gestión documental


Vulnerabilidades encontradas: No hacer los respectivos Back-ups de protección de los archivos


Tratamiento a las Vulnerabilidades. Interiorizar la cultura de protección de la información


Vulnerabilidades encontradas: Demora en la asignación de claves Tipo de Vulnerabilidades: Información

Tratamiento a las Vulnerabilidades. A la par del proceso de contratación solicitar la asignación de las claves para que el contratista y/o servidor público puedan tener acceso al sistema.


Vulnerabilidades encontradas: Realizar procesos de inducción integrales (SIGE, misional y de sistemas de información manejo de aplicativos)


Tratamiento a las Vulnerabilidades. Definir protocolos para que a la firma del contrato o posesión se de proceso de inducción desde la Regional. En los Centros Zonales brindar previa al inicio de actividades inducción frente a los procesos y procedimientos al desempeño de sus funciones.


Vulnerabilidades encontradas: Colocar claves en la pantalla del computador


Tratamiento a las Vulnerabilidades. No colocarla y es intransferible






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Vulnerabilidades encontradas: No tener Back-ups de los archivos


Tratamiento a las Vulnerabilidades. Se deben hacer cada dos meses


Vulnerabilidades encontradas: No organizar por carpetas los archivos en el computador

Tipo de Vulnerabilidades: Activos de Información

Tratamiento a las Vulnerabilidades. Mas fácil para ubicar la información


Vulnerabilidades encontradas: No guardar en D, si no en mis documentos o escritorio


Tratamiento a las Vulnerabilidades. No se pierde la información


Vulnerabilidades encontradas: Tener el escritorio lleno de documentos


Tratamiento a las Vulnerabilidades. Desorganización y contaminación visual


Vulnerabilidades encontradas: Tener archivos que no son de la misión del ICBF, música, fotos


Tratamiento a las Vulnerabilidades. Se satura el computador

12. Desempeño de SYSO






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12.1 Desempeño de los procesos:

Resultados de Indicadores por proceso (Período Evaluado): Primer semestre 2013

Nombre del indicador: Índice de Ausentismo

Análisis: Durante el primer semestre de 2013 se reportaron en la Regional Meta 344 días de

incapacidad por diferentes causas médicas. El mes con más días de incapacidad reportados fue enero con 121 días, disminuyendo los días durante los meses siguientes. El mes con menos días de incapacidad reportados fue Junio con 7 días. Los principales diagnósticos que generaron incapacidad en los funcionarios corresponden a Licencias de Maternidad, casos específicos en relación a eventos de salud complejos (trastorno de la raíz cervical, anemia, lipodistrofia) y diagnósticos relacionados con Convulsiones o Epilepsia correspondientes al caso de un funcionario específicamente. Otros diagnósticos como cefalea, Bronquitis, Dengue clásico, hipertensión arterial, contusión de rodilla y quemaduras, generaron menos de 10 días de incapacidad en el primer semestre

Punto(s) Crítico(s): El ausentismo generado por la enfermedad común del SP William Vargas

Muñoz continua aumentando el indicador todos los meses.

0

20

40

60

80

100

120

140

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Dia

s d

e in

cap

acid

ad

Ausentismo por Incapacidad

98%

2%

Ausentismo por tipo de incapacidad

ENFERMEDAD COMUN

ACCIDENTE DE TRABAJO






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El 98% de las incapacidades que se reciben en la Regional, corresponden a Enfermedades comunes. Tan solo el 2% corresponde a Accidentes de Trabajo. Dos accidentes de Trabajo reportados en los meses de Enero y Abril generaron 8 días de incapacidad en total.



Nombre del indicador: Frecuencia de Accidentes de Trabajo

Análisis: Durante el primer semestre de 2013 se reportaron 4 accidentes de Trabajo discriminados de la siguiente manera: 1 en el mes de Enero, 2 en el mes de Abril y 1 en el mes de Junio. Todos los accidentes fueron investigados por Profesional SYSO y Miembro del COPASO. La causa de 3 de los accidentes fue caída de su propia altura relacionada con

0

1

2

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Accidentes reportados 2013






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condiciones del piso o terreno por donde se desplazaba el funcionario. El cuarto accidente se presento por agresión física por parte de usuario a SP en el cumplimiento de sus labores. Todos los accidentes fueron reconocidos por ARL Positiva como eventos de origen laboral.

Punto(s) Crítico(s): El indicador debe ser -5%. Este se obtiene comparando el número de accidentes ocurridos mes a mes con el mismo mes del año inmediatamente anterior. En el primer semestre del año 2012 no se reportaron accidentes de trabajo, por lo tanto para este año no cumplimos el indicador en los meses de Enero, Abril y Junio pues se reportaron 1, 2 y 1 Accidente de Trabajo respectivamente.

Decisiones para la mejora : Promover realización de ejercicio dirigido de bajo impacto, no usar durante la jornada laboral calzado con tacones altos no apropiados para actividades cotidianas, desarrollar el programa de las 5S, continuar en la implementación de programas de mantenimiento programado, preventivo y correctivo a nivel locativo.



Nombre del indicador: % Colaboradores participantes en actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo

Análisis: Para que el indicador sea positivo deben participar el 50% de los colaboradores en las actividades programadas. Durante el primer semestre del año, se han incrementando el número de actividades en Salud Ocupacional realizadas con apoyo de ARL Positiva y por parte de Profesional SYSO. En todas las actividades realizadas, participaron entre el 60 y el 100% de los colaboradores convocados. La Participación de los colaboradores de los CZ 1, 2, 3, 4 y 5 en las actividades programados ha sido muy satisfactoria.

Punto(s) Crítico(s): Falta participación y compromiso de los Brigadistas de la Regional y CZ 2 en las capacitaciones teóricas y prácticas programadas. Se requiere realizar capacitaciones en diversos temas en la Regional, por lo que se solicito a los Grupos espacios de capacitación como parte de los GET donde se puedan reforzar temas relacionados con el Eje SYSO.

Inspecciones puestos de trabajo

Jornadas de pausas activas

Brigadas de salud (tamizajes, citologías, vacunación, etc.)

Talleres prevención riesgo psicosocial y ergonómico

Capacitación brigadas de emergencia y COPASO

Socialización política SySO, objetivos, planes de emergencia y matrices de riesgos.






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Decisiones para la mejora: Programar jornadas practicas para Brigadistas, motivando su participación y compromiso con el tema. Reforzar temas de atención de emergencias a través de capacitaciones con ARL Positiva, invitando a Brigadistas a estas actividades.

13. Estado de la investigación de accidentes



Nombre del indicador: Investigación de Accidentes de Trabajo 2013

Análisis: Los 4 Accidentes de trabajo reportados a ARL positiva fueron investigados por Equipo Investigador (Profesional SYSO y miembro COPASO regional Meta), de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1401 de 2007. Los informes fueron remitidos a Sede Nacional. El indicador se cumplió al 100%.

Punto(s) Crítico(s): El seguimiento a algunas de las recomendaciones establecidas depende de modificaciones locativas en relación a las condiciones del piso de los centros zonales y la necesidad de ubicar antideslizantes. Los incidentes de trabajo no se reportan, lo que dificulta la detección temprana de posibles accidentes y la toma de medidas preventivas que permitan evitar consecuencias en la salud de los trabajadores.

Decisiones para la mejora: Fortalecer las habilidades del equipo investigador para detectar causas básicas e inmediatas que permitan prevenir nuevos accidentes laborales.

14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas

14.1. Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros.






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En el mes de Mayo se realizo elección de nuevo COPASO con una vigencia de 2 años, se estableció la Resolución 1379 del 10 de Mayo de 2013. El COPASO se ha reunido de forma organizada una vez al mes, teniendo como evidencia el Acta mensual de reunión de COPASO. El seguimiento a los compromisos establecidos se realiza en la siguiente reunión de COPASO por parte de todos sus integrantes. Con acompañamiento de los miembros del Comité paritario se realizan inspecciones de seguridad en diferentes centros de trabajo, estableciendo recomendaciones de mejora de acuerdo a los hallazgos La divulgación de riesgos se realizo en todos los talleres de innovación y creatividad que se llevaron a cabo en los meses de Abril, Mayo y Junio en los Grupos de la Regional Meta y los Centros Zonales. En total, se capacitaron 115 personas aproximadamente, con quienes se dieron a conocer los 8 riesgos diferentes presentes en el ICBF y las medidas preventivas para evitar accidentes o enfermedades por la exposición de estos riesgos. Está pendiente ubicar pendón informativo al ingreso de todas las sedes para que los usuarios conozcan también estos riesgos. Se ha cumplido el 80 % del cronograma de capacitación establecido con ARL Positiva para el primer semestre del año 2013. Se actualizaron los Planes de Emergencias, Matrices de Riesgo y Matrices de Requisitos legales para todos los centros zonales. El día 30 de Mayo se realizo encuentro de pausas activas con líderes de la Regional y Centros zonales para difundir este control operativo. En el mes de Junio se realizaron inspecciones de seguridad en todas las sedes aplicando los 10 formatos de inspección. Se realizo inspección de seguridad a los vehículos de la empresa Morichal. Se realizo seguimiento a la matriz de requisitos en SYSO con la empresa TEMPOASEO quienes a la fecha han entregado todos los documentos que soportan la realización de actividades de Salud Ocupacional. Se realizo reunión de seguimiento el 13 de Junio. La misma actividad se realizo con la empresa VISE (Vigilancia y seguridad) quienes por correo electrónico han dado respuesta a los aspectos verificados. Está pendiente enviar certificado de aptitud psicofísica para el porte y tenencia de armas de fuego del personal vinculado a la actividad de vigilancia y seguridad privada, pero el plazo vence en abril de 2013.

15. Desempeño y efectividad del SGSI


Resultados de Indicador de accidentes (Período Evaluado): Primer semestre 2013

Nombre del indicador: MPA6-05 Aplicación de herramientas informáticas

Análisis: Durante los meses de Marzo y Abril se evidencia un adecuado uso de las aplicaciones informáticas

Punto(s) Crítico(s): NA • Decisiones para la mejora: Actualización de Hardware y sensibilización a los colaboradores

para hacer un uso adecuado de las nuevas tecnologías que hacen parte del Plan ICBF Digital, de esta forma se apropien de los Sistemas de Información y los procesos tecnológicos.






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Resultados de Indicador de accidentes (Período Evaluado): Primer semestre 2013

Nombre del indicador: MPA6-05 Aplicación de herramientas informáticas

Análisis: Se evidencia un incremento en las solicitudes a MIS en el trimestre de Abril a Junio debido a los constantes traslados y cambios de funcionarios, fallas en el correo y el SIM. Los casos han sido atendidos por los Ing. Regionales oportunamente

Punto(s) Crítico(s): Equipos Obsoletos (70%) como los HP D530 • Decisiones para la mejora: Se solicitó ampliación de capacidad de memoria en los equipos;

Cambio de discos duros de acuerdo a la necesidad; Mantenimiento preventivo a los equipos de computo






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16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI

16.1 Planes de Trabajo:

Necesidad Actual: Identificación de Técnicas: Se tomara como base la taba A1 (norma ISO IEC 27001) Objetivos de Control , y controles para sensibilizar y aplicarlos en la Regional y Cz Se utilizarán las siguientes técnicas:

o Sensibilización del SGSI en la Jornada de Creatividad e Innovación, actualmente se han sensibilizado el 100% de los funcionarios.

o Inducción a nuevos funcionarios y/o Contratistas en el SGSI y las responsabilidades que se tienen frente al SGSI

o Campaña de Salud Tecnológica en donde se revisara el Software Base en cada uno de los equipos.

Alcance: Toda la regional y CZ

Recursos: Actualización del Software base a Windows 8

Actividades de Implementación: o Se diseñara un modelo de HV para cada uno de los equipos. o En el mes de Abril se implemento el formato de acceso a cuartos técnicos. o Levantamiento de Activos de información el cual fue aprobado en su totalidad para la

Regional y CZ. o Con la colaboración del Grupo de Apropiación y dentro del marco de la estrategia ICBF

Digital se busca implementar puntos Digitales en la regional, con el fin de Sensibilizar y Socializar a los diferentes colaboradores del Instituto de Bienestar Familiar en las Herramientas TIC y realizar la Certificación del programa de Ciudadanía Digital.


Necesidad Actual: Contar con procesos y procedimientos que aterricen la política SGSI.

Objetivos: Preservar los activos de información de los centros zonales.

Alcance: El 100% de los colaboradores del Centro Zonal implementen las acciones que garanticen la seguridad de la información de sus procesos y procedimientos.

Recursos: Humanos, financieros y tecnológicos

Actividades de Implementación: o Actualizar el inventario de activos de la información. o Manejo de los archivos de información de acuerdo a la TRD. o En los GET dejar un espacio para hacer el análisis de esta política. o Realizar de forma bimensual Back-ups de cada equipo. o Incluir la política SGSI en la estrategia EPICO que se maneja mensualmente por cada uno

de los colaboradores.






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Necesidad Actual: Socialización de las actualizaciones de los procesos y procedimientos en relación con el SIGE.

Objetivos: Dar cumplimiento a la protección, conservación y preservación de información de la entidad, generando las acciones pertinentes. Mantener archivos

Alcance: Lograr que el 100% de los servidores públicos y contratistas realicen las acciones orientadas a garantizar la seguridad de la información de sus procesos y procedimientos.

Recursos: Contar con el talento humano y recursos financieros y tecnológicos de acuerdo al proceso.

Actividades de Implementación: o Realizar jornada de actualización y organización de los inventarios activos de la información,

dando aplicabilidad a la Guía de gestión documental y TRD. o Socializar las disposiciones, normatividad y cambios que se generen respecto al eje. o Dar cumplimiento a la creación de los Back-ups de forma bimestral.

17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

Presentar el resultado del cumplimiento de las políticas y objetivos del sistema Integrado de Gestión y la pertinencia de los mismos de acuerdo al análisis de indicadores de los Macroproceso/proceso

OBJETIVOS DEL SIGE RESULTADOS CON CORTE A JULIO 2013

PUNTOS MÁS CRITICOS

Lograr el Bienestar de las familias Colombianas

41%

Familias beneficiadas por el programa "Familias con bienestar" por fallas en la ubicación de las direcciones y números de teléfonos suministrados en la base de datos, cambios de residencia por ser población flotante.

Familias de Red Unidos beneficiadas por el programa "Familias con bienestar"

Lograr la Atención Integral de Alta Calidad a

la Primera Infancia

85%

Número de nuevos Agentes Educativos vinculados a procesos de formación en el modelo de atención Integral, a raíz de que los Agentes Educativos presentan dificultades de desplazamiento y algunas por edad avanzada no tienen interés.






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Prevenir vulnerabilidades o

amenazas y proteger a los niños, niñas y adolescentes

80%

Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en protección con auto de apertura de investigación con situación legal definida en 120 días o menos

Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con auto de apertura de investigación que llevan entre 121 y 180 días sin situación legal definida por el incumplimiento del reporte en el aplicativo SIM por parte de los defensores de Familia de acuerdo a la ruta PARD.

Porcentaje de niños y niñas menores de 6 años con situación legal definida en menos de 6 meses debido a que los Defensores de Familia no reportan en el SIM de acuerdo a los términos en el proceso del PARD

Lograr una organización apreciada por los

colombianos que aprende orientada a resultados

65%

Oportunidad en la Notificación del mandamiento de pago pues la funcionaria encargada del tema tuvo que asumir las funciones de coordinadora jurídica siendo imposible realizar las tareas propias de esta actividad.

% de Acciones correctivas y preventivas eficaces percibiéndose desinterés y falta de apropiación por parte de los dueños de proceso y de los SP tanto regional como nacional para diligenciar las acciones generadas

Porcentaje de avance de la ruta de implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión

Incrementar el nivel de satisfacción de los niños, niñas, adolescentes, sus

familias y ciudadanía beneficiaria del servicio

51%

Acciones Formuladas frente a los resultados de estándares por debajo del 60%.

Cierre de situaciones de reporte inmediato






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Prevenir la materialización de los riesgos mediante el fortalecimiento de la

gestión de los riesgos, su monitoreo y evaluación

85%

Asegurar el cumplimiento de la confidencialidad,

integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad

de la información del ICBF.

Promover y adoptar mejores prácticas

ambientales por parte de los colaboradores en

desarrollo de sus actividades y de los

aliados y beneficiarios en ejecución de los servicios

79%

Ejecución presupuestal de gestión ambiental debido a demoras e inconvenientes con la contratación, que despegará a partir de julio y se verán resultados en la ejecución presupuestal

Ejecución de Planes de Gestión Ambiental porque varias actividades dependen de terceros y eso afecta el resultado de la regional

Optimizar el consumo de agua y energía en las instalaciones del instituto para mitigar el impacto

ambiental asociado al uso indirecto de recursos

naturales

0%

Nivel de cumplimiento estándar de consumo de agua debido en parte al Incremento en el número de Servidores Públicos, falta de mantenimiento permanente para evitar fuga de agua en llaves y sanitarios además de la falta de reporte de daños o fugas oportunas

Reducir los casos de ausentismo en los

colaboradores del ICBF, fomentando programas de

estilo de vida y trabajo saludables

30%

Frecuencia de ausentismo debido a la enfermedad común del SP William Vargas Muñoz la cual continúa aumentando el indicador todos los meses. Está en observación el caso en la Sede

Generar hábitos de 100% Porcentaje colaboradores






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auto-cuidado en los colaboradores del ICBF, mediante el desarrollo de

jornadas de sensibilización en temas de Seguridad y Salud en

el trabajo.

participantes en actividades SYSO

Cupos del programa de bienestar social ejecutados

Prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo, identificando, valorando y

determinando los controles de los riesgos de

Seguridad y Salud en el trabajo a que están

expuestos los colaboradores del ICBF, en el desarrollo de sus actividades laborales.

85%

Frecuencia de accidentes de trabajo

Total avance Objetivos SIGE 72%

DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN

Decisiones

Descripción de la Decisión Responsable Fecha

Realizar análisis de los indicadores frente a los resultados del tablero de control para tomar acciones de mejora

Coordinadores de CZ y Grupos

30/12/2013

Realizar proyección de cupos teniendo en cuenta el record que se maneja (histórico)

Coordinadora CZ 2 Coordinadora Grupo

Administrativo 29/07/2013

Proyectar el transporte requerido, teniendo en cuenta los recursos que se tienen y cuánto se requiere

Coordinadores de CZ y Coordinadora GAT

29/07/2013

Escribir a los guardas de seguridad para no estar revisando los documentos que quedan en los puestos de trabajo

Coordinadora Grupo Administrativo

15/08/2013







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Dar asistencia técnica y orientación adecuada y suficiente a los CZ sobre el diligenciamiento de algún instructivo, informe, formato y demás herramientas o productos mensuales a entregar para garantizar la receptividad y calidad de la información

Todos los dueños de proceso y Grupos de la

Regional y CZ 30/12/2013

Garantizar el fortalecimiento de los equipos de colaboradores en los CZ.

Director Regional y Coordinación Administrativa

30/12/2013

Garantizar que la programación socializada y comunicada de los GET de los CZ se cumpla oportunamente.

Grupos de la Regional y Dirección.

30/12/2013

Incluir en los GET mensuales de los CZ seguimiento a todos los planes, ejes SIGE, Gestión Servicios y Atención al ciudadano, Metas sociales, actualización o modificación de procesos de acuerdo con las entregas de la SMO, como temas obligatorios a tratar además de dejarlo documentado en las actas el análisis y decisiones.


Continuar brindado Asistencia Técnica en lineamientos a los AE y Operadores, y realizar seguimiento permanente a los mismos.

Supervisores y Personal de Apoyo a la Supervisión

30/12/2013

El ingreso oportuno de las actuaciones a la herramienta SIM por parte de los colaboradores del CZ, como factor determinante en la calificación de desempeño y en el caso de contratistas en el informe técnico de Ejecución.

Coordinadores de Grupo, CZ y dueños de

proceso 30/12/2013

Continuar brindando permanentemente acompañamiento y asistencia técnica a los Entes Territoriales.

Coordinadoras CZ y Profesional de Apoyo

30/12/2013






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Bajar los indicadores a nivel de CZ para llevar el seguimiento y control mensual de los resultados.

Coordinadoras CZ 30/12/2013

Solicitar al Nivel Nacional las directrices, lineamientos para la implementación operativa de la Ley de Victimas en lo que al ICBF se refiere.

Grupo de Asistencia Técnica

28/12/2013

Capacitar y formar a los colaboradores en el diligenciamiento del mapa de riesgos en todos sus componentes

Grupo de planeación y sistemas

30/10/2013

Enviar a Investigación Disciplinaria a Rosa Adelaida Cetares del CZ 2 por el no cumplimiento del indicador MPM5-P1-03 por ser reiterativo. Hacer reunión laboral con ella para analizar la causa de su comportamiento

Coordinadora CZ 2 30/08/2013

Enviar un correo masivo informando lo que deben tener los equipos de los colaboradores de CZ y Grupos para calificarlos y certificarlos al 100% de cumplimiento, por tener instalado el logo para oficios, firma en Outlook y pausas activas V3

Ingeniera Sistemas Regional

26/07/2013

Cada coordinador de CZ y Grupos debe coordinar con Vicky una visita del Director para evaluar a los SP de carrera. Los provisionales deben quedar evaluados en julio.

Coordinadores de CZ y Grupos

10/08/2013

Evaluar a los coordinadores desde el 1/02/2013 al 30/07/2013 teniendo en cuenta el % de compromisos cumplidos oportunamente de RxD y Comités. Las coordinadoras del CZ 2, CZ 3 y CZ 5 serán calificadas desde el tiempo que están de coordinadoras

Director Regional 31/08/2013






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Para evitar cruce de fechas de GET de Asistencia Técnica, se dejará la primera semana del mes para entrega de informes, y salidas la 3 y 4 semana. Las capacitaciones extraordinarias en tiempos diferentes, se harán pero lo agendado previamente se correrá a la semana final de salidas

Coordinadora y Grupo Asistencia Técnica

30/07/2013

Revisar con el equipo de Planeación y Sistemas los controles del Anexo A de la Norma 27001: 2006 según parámetros e instrucciones de la Dirección de Tecnología de la Sede


30/11/2013

Implementar la custodia de los archivos de CZ y Grupos, con el fin de evaluar si se está realizando de acuerdo a la TRD, por seguridad de la información, garantizando que las carpetas no se pierdan pues debe estar bajo la responsabilidad de un técnico o una secretaria

Coordinadores Grupos, zonales y Dirección

Regional 15/08/2013

En las actas de capacitación llevar el indicador de cumplimiento de la asistencia en el momento que se hace

Equipos Grupos y de CZ

15/12/2013

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República de Colombia Departamento Administrativo … · Acta No. 013 del 24 y 25 julio 2013 Calle...

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