REPÚBLICA DEL ECUADOR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
UNIDAD ACADÉMICA DE MACAS
FACULTAD DE INGENIERIA EMPRESARIAL
ANALISIS DEL MANUAL DE PUESTOS Y DISTRIBUCION
DEL TRABAJO ORIENTADO A PROCESOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS EN LA EMAPSA-M
Trabajo de Investigación,
Previo a la obtención
del Título de Ingeniero
Empresarial
AUTOR: CRISTHIAN FERNANDO NAVARRO J.
ASESOR: ING. FRNAKLIN ORTIZ.
MACAS – ECUADOR
2010
REPÚBLICA DEL ECUADOR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
UNIDAD ACADÉMICA DE MACAS
FACULTAD DE INGENIERIA EMPRESARIAL
ANALISIS DEL MANUAL DE PUESTOS Y DISTRIBUCION
DEL TRABAJO ORIENTADO A PROCESOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS EN LA EMAPSA-M
Trabajo de Investigación,
Previo a la obtención
del Título de Ingeniero
Empresarial
AUTOR: CRISTHIAN FERNANDO NAVARRO J.
ASESOR: ING. FRNAKLIN ORTIZ.
MACAS – ECUADOR
2010
I
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de tesis a Dios, a mis
padres a mi esposa e hijo. A Dios porque ha
estado conmigo a cada paso que doy,
cuidándome y dándome fortaleza para continuar,
a mi esposa e hijo, que han sabido apoyarme y
estar siempre a mi lado, a mis padres, quienes a
lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y
educación siendo mi apoyo en todo momento.
Depositando su entera confianza en cada reto
que se me presentaba sin dudar ni un solo
momento en mi inteligencia y capacidad. Es por
ellos que soy lo que soy ahora. Los amo con mi
vida.
II
AGRADECIMIENTO
Agradezco al asesor de tesis, Ing. Franklin Ortiz,
quienes a lo largo de este tiempo han puesto a
prueba sus capacidades y conocimientos en el
desarrollo de esta tesina. A mis padres quienes
a lo largo de toda mi vida han apoyado y
motivado mi formación académica, creyeron en
mí en todo momento y no dudaron de mis
habilidades. A mis profesores a quienes les debo
gran parte de mis conocimientos, gracias a su
paciencia y enseñanza y finalmente un eterno
agradecimiento a esta prestigiosa universidad la
cual abrió abre sus puertas a jóvenes como
nosotros, preparándonos para un futuro
competitivo y formándonos como personas de
bien.
III
ÍNDICE
DEDICATORÍA .................................................................................................... I
AGRADECIMIENTO ........................................................................................... II
ÍNDICE ............................................................................................................... III
INTRODUCCIÓN………………..………………………..……………………….….VI
CAPÍTULO I
ANTECEDENTES
1.1 Planteamiento del Problema………………………………………….1
1.2 Justificación…………………………………………..………….……..1
1.3 Objetivos………………………………………………..………………2
1.4 La Empresa Municipal de Agua Potable y Saneamiento
Ambiental del Cantón Morona EMAPSA-M…………………………3
1.4.1 Base Legal………………………………………..…………….………3
1.4.2 Misión……………………………………..…………………………….3
1.4.3 Visión………………………………………..………………….……….3
1.4.4 Organización…………………………………………………..……….3
1.4.5 Objetivos de la Empresa……………………………………..……….4
CAPÍTULO II
MARCO CONCEPTUAL
2.1 Estatuto Orgánico por Procesos………………………..….……..….6
2.2 Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa…………..7
2.3 Reglamento Orgánico Funcional de La Empresa Municipal
De Agua Potable y Residuos Sólidos EMAPSA-M………….…… 8
2.4 Ley Orgánica de Régimen Municipal…………………………..…..11
2.5 Normas de Control Interno…………………………………..……...12
2.6 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado………..……18
IV
CAPÍTULO III
DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE LAS FUNCIONES ACTUALES DE LOS
EMPLEADOS DE LA EMAPSA-M.
3.1 Reglamento a las Funciones y Puestos del Personal de la
Empresa Municipal de Agua Potable y Saneamiento
Ambiental del Cantón Morona…………………………….………….21
3.1.1 Área Financiera……………………………………..……….……….…21
3.1.2 Departamento de Tesorería…………………..…………….…………23
3.1.3 Sección de Bodega…………………………………………......……..26
3.2 Diseño de Instrumentos de Investigación……………………………28
3.3 Instrumentos Aplicados…………………………………………………28
3.4 Estrategias para la Aplicación de las Entrevistas a los funcionarios
Del Área Financiera la EMAPSA-M……………………….…….……29
3.5 Cuestionario de la Entrevista………………………………….……...29
3.6 Matriz de Respuestas. Entrevista Aplicada…………………………30
3.7 Análisis…………………………………………………………….…….31
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
4.1 Distribución del Trabajo Orientado a Procesos Administrativos
Financieros en la EMAPSA-M………………………………………...34
4.1.1 Orgánico Estructural Actual del Área Financiera…………………..34
4.1.2 Orgánico Estructural Propuesto para el Área Financiera……...…35
4.1.3 Propuesta de Distribución de Trabajo Funcional para el Área
Financiera de la EMAPSA-M…………………………………………36
4.1.3.1 Auxiliar de Contabilidad…………………………………………....36
4.1.3.2 Tesorero……………………………………………………………..37
4.1.3.3 Jefe de Adquisiciones……………………………………………..39
4.1.3.4 Recaudador………………….,…………………………………….40
V
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones………………………………………………………..42
5.2 Recomendaciones………………………………………………….43
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………….44
ANEXOS………………………………………………………………………45
VI
INTRODUCCIÓN
La Empresa Municipal de Agua y Saneamiento Ambiental del Cantón Morona,
inicia sus actividades el año de 2006, con el objetivo de dar servicio de agua
potable a la ciudad de Macas y Recolección de Desechos Sólidos.
El autor del presente trabajo de investigación, labora en la Empresa
cumpliendo las funciones de guardalmacén. Por experiencia propia y por estar
involucrado dentro del área financiera constata que las funciones asignadas a
los empleados no son compatibles con la diversidad de acciones que tienen
que realizar en la práctica laboral.
Para que una organización tenga éxito en el cumplimiento de sus objetivos es
necesario desarrollar una distribución adecuada de actividades laborales, para
evitar la concentración de las mismas en una sola persona, aún más cuando se
trata de un área en donde se maneja recursos financieros, como es el área
financiera. Los procesos deben ser ejecutados de acuerdo al nivel de
responsabilidad de cada uno de los empleados responsables de los mismos.
En estas circunstancias se propone realizar el trabajo de investigación que
consiste en Analizar el manual de puestos de la EMAPSA-M dentro del área
financiera, con el objetivo de proponer una redistribución de funciones entre el
personal actual así como los que sean necesarios incorporarlos para un óptimo
manejo financiero de la Empresa.
El desarrollo del trabajo práctico. Comprende los siguientes capítulos, dentro
de los mismos constan los siguientes ítems:
CAPÍTULO I ANTECEDENTES, Planteamiento del Problema, Justificación,
Objetivos y la Empresa.
CAPÍTULO II MARCO CONCEPTUAL, Estatuto Orgánico por Procesos,
LOSCCA, Reglamento funcional de la EMAPSA-M, Ley Orgánica de Régimen
VII
Municipal, Normas de Control Interno, Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado.
CAPITULO III DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE LAS FUNCIONES
ACTUALES DE LOS EMPLEADOS DE LA EMAPSA-M, Reglamento a las
Funciones y Puestos del Personal de la Empresa Municipal de Agua Potable y
Saneamiento Ambiental del Cantón Morona, Diseño de Instrumentos de
Investigación, Instrumentos Aplicados, Estrategias para la Aplicación de las
Entrevistas a los funcionarios del Área Financiera la EMAPSA-M, Cuestionario
de la Entrevista, Matriz de Respuestas entrevista Aplicada, Análisis.
CAPITULO IV LA PROPUESTA, Distribución del Trabajo Orientado a
Procesos Administrativos Financieros en la EMAPSA-M,
CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, conclusiones y
recomendaciones.
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
1
CAPÍTULO I
ANTECEDENTES
1.1 Planteamiento del Problema
La empresa cuenta con el Orgánico Funcional que describe las
actividades por unidades administrativas, sin embrago, no se acogen a las
disposiciones de la SENRES en cuanto a la formulación de un Manual
Orgánico Funcional por Procesos.
El Orgánico Funcional por Procesos, establece las tareas que deben
cumplir en cada una de las unidades para cumplir con los productos, en
un caso concreto, puedo señalar que en el Área Administrativo Financiera
se carece de directrices para cumplir las funciones y en especial de los
objetivos para desarrollar los productos.
1.2 Justificación
El análisis y descripción de los puestos en la EMAPSA-M es
importante, porque permite establecer las funciones, tareas y actividades
que el recurso humano va desempeñar en su cargo. Un inadecuado
análisis del puesto puede ser perjudicial para la organización, porque al
no encontrarse bien definidas las actividades, los subsistemas de
recursos humanos tendrán inexactitudes y no se conseguirán los objetivos
planteados por la organización. Cuando las competencias, habilidades y
conocimientos de una persona coinciden con las requeridas por el puesto
de trabajo y además sus intereses, deseos, estilo de vida, etc. son
compatibles con las características del puesto, las expectativas de
desempeño son óptimas.
2
Algunos de los beneficios que otorga a la empresa una descripción
de puestos son los siguientes:
Señalar las deficiencias que existen en la organización, el trabajo y
el encadenamiento de los puestos y funciones.
Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo y
asimismo es una de las bases para un sistema técnico de ascenso.
Facilita al supervisor la explicación de las labores puntuales que
realizará el empleado.
Poder exigir mejor a cada empleado lo que debe hacer y la forma
como debe hacerlo, evitando interferencias en el mando y en la
realización de los trabajos.
1.3 Objetivos
General
Realizar un análisis del actual Manual de Puestos, en la Empresa
Municipal De Agua Potable y Saneamiento Ambiental del Cantón Morona
EMAPSA-M, orientada a procesos aplicados por la SENRES.
Específicos
1. Evaluar las funciones actuales de los empleados de la EMAPSA-M.
2. Determinar productos por procesos del área Administrativo-
Financiero.
3. Comparar si se están cumpliendo las funciones con la normativa de
la SENRES.
3
4. Establecer los productos específicos para la empresa.
1.4 LA EMPRESA MUNICIPAL DE AGUA POTABLE Y
SANEAMIENTO AMBIENTAL DEL CANTON MORONA.
EMAPSA-M.1
1.4.1 Base Legal
La Empresa Municipal de Agua Potable y Saneamiento Ambiental del
Cantón Morona – EMAPSA-M. Se crea mediante ordenanza municipal
del 16 del Agosto del 2006.
1.4. 2 Misión
Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población de
Morona, a través de la prestación eficiente del servicio de agua potable y
alcantarillado, con la participación de personal altamente calificado y
comprometido con los intereses de la comunidad.
1.4.3 Visión
La Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Morona
Santiago para el año 2008, bajo el concepto de calidad total se convertirá
en una empresa líder a nivel nacional, que genere un efecto multiplicador
de la gestión en instituciones similares y brindará nuevos productos y
servicios afines.
1.4.5 Organización.
Con domicilio en la ciudad de Macas, cantón Morona, provincia de
Morona Santiago, se constituye la Empresa Municipal de Agua Potable y
1 Ordenanza de Creación de la EMAPSA-M.
4
Saneamiento Ambiental del Cantón Morona, como persona jurídica de
derecho público con autonomía administrativa, operativa, financiera y
patrimonial, la misma que se regirá por las normas de la Codificación de
la Ley Orgánica de Régimen Municipal ( expedida el 5 de Diciembre del
2005), la presente Ordenanza de creación de la Emapsa-m que regula la
prestación de los servicios de Agua Potable y Saneamiento Ambiental, las
disposiciones de los reglamentos internos generales y específicos que se
expidan y demás normas jurídicas aplicables.
Se estableció el siguiente organigrama estructural de la Empresa
Municipal de Agua Potable y saneamiento Ambiental del Cantón Morona
EMAPSA-M:
* Ilustración Nº1
1.4.6 Objetivos de la Empresa.
La Empresa tiene como objetivo la prestación de los servicios de Agua
Potable y Saneamiento Ambiental, tendiente a preservar la salud de los
habitantes y obtener una rentabilidad social y económica en sus
DIRECTORIO
GERENCIA
SECRETARIA GNRAL.
RESIDUOS SOLIDOS
TECNICO
FINANCIERO DPTO. TECNICO JEFE DE PLANTAS
BODEGA
INGENIERO CIVIL
ASISTENTES
OPERADORES MICROEMPRESAS
INGENIERIA
RECAUDADOR-PAGADOR
5
inversiones, según la ordenanza de constitución de la Empresa Municipal
de Agua Potable y Saneamiento Ambiental del Cantón Morona –
EMAPSA-M.
La Empresa será responsable de la administración, planificación, diseño,
construcción, control, operación y mantenimiento de los sistemas para
producción, distribución, comercialización de Agua Potable y
Alcantarillado; así como la recolección, conducción, tratamiento y
disposición final de las aguas residuales urbanas, periféricas y desechos
sólidos de la Ciudad de Macas, con el fin de preservar la salud de sus
habitantes y el entorno ecológico y contribuir al mantenimiento de las
fuentes hídricas del cantón Morona.
6
CAPÍTULO II
MARCO CONCEPTUAL
2.1 Estatuto Orgánico por Procesos (SENRES)2
SENRES es el organismo técnico rector de la administración del
desarrollo institucional, de los recursos humanos y remuneraciones de las
instituciones, entidades, empresas y organismos del Estado. Emite
políticas, normas e instrumentos técnicos, brinda asesoría técnica,
capacitación, absuelve consultas y efectúa la evaluación y control sobre
su aplicación, para contribuir al mejoramiento de la calidad de los
servicios públicos.
Objetivos Estratégicos
Desarrollar e implantar un programa integral de fortalecimiento
institucional que contribuya a mejorar la calidad de los productos y
servicios que brinda la institución a sus clientes internos y externos;
Desarrollar e implantar un sistema integrado de desarrollo
institucional y gestión de los recursos humanos y remuneraciones,
que promueva la productividad, profesionalismo y eficiencia del
servidor público;
Desarrollar e implantar un sistema de evaluación y control a
aplicarse en las instituciones que están en el ámbito de aplicación
de la LOSCCA;
2 Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa
7
Desarrollar e implementar un programa integral de fortalecimiento
de las UARHs.
Procesos Habilitantes
APOYO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA,
SECRETARÍA GENERAL;
GESTIÓN TECNOLÓGICA; y,
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS.
ASESORÍA
GESTIÓN DE ASESORÍA;
GESTIÓN DE CONTROL INTERNO; y,
GESTIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL.
PROCESOS DESCONCENTRADOS
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS, CERTIFICACIONES Y
CONTROL POR REQUERIMIENTO.
2.2 Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa (LOSCCA)
Art. 1. Objetivo. El Servicio Civil y la Carrera Administrativa tienen por
objetivo propender al desarrollo profesional y personal de los servidores
públicos, en búsqueda de lograr el permanente mejoramiento de la
eficiencia, eficacia y productividad del Estado y sus Instituciones,
8
mediante el establecimiento, funcionamiento y desarrollo de un sistema
Técnico de Administración de Recursos Humanos.
Art. 3. Ámbito. Las disposiciones del presente Libro son de aplicación
obligatoria en todas las instituciones, entidades y organismos del Estado.
Además son aplicables a las Corporaciones, Fundaciones, Empresas,
Compañías y en general sociedades en las cuales las instituciones del
Estado tengan mayoría de acciones o un aporte total o parcial de capital o
bienes de su propiedad al menos en un cincuenta por ciento.
Art. 4. Del Servicio Civil, con exclusión de las personas determinadas en
el artículo siguiente. El Servicio Civil ecuatoriano comprende:
a) A los ciudadanos ecuatorianos que ejerzan funciones públicas
remuneradas en las instituciones, entidades y organismos previstas
en el artículo anterior; y,
b) A los ciudadanos ecuatorianos que ejerzan funciones en
instituciones del Estado en concordancia con lo dispuesto en el
numeral 9 del artículo 35 de la Constitución Política de la
República.
2.3 Reglamento Orgánico Funcional de la Empresa
Municipal de Agua Potable y Saneamiento Ambiental de
Morona (Expedido, abril del 2006)
DISPOSICIONES GENERALES
CONCEPTO
El Reglamento Orgánico Funcional es un instrumento que registra de
forma grafica y descriptiva la manera por la cual la EMAPSA-M ha
procedido a la división del trabajo entre sus áreas.
9
FINALIDADES
Permitir que cada usuario de este Reglamento tenga una visión
global y detallada de cómo la empresa tiene estructurada su
organización
Definir y hacer conocer las funciones de cada área
Informar a los usuarios del mismo, las líneas formales de
comunicación y la jerarquía existente en la organización.
RESPONSABILIDAD
El Reglamento Orgánico Funcional pertenece a la EMAPSA-M y es
confiado a las áreas: administrativa, financiera, técnica, comercial y social,
para su respectiva consulta y aplicación.
APROBACIÓN
Toda modificación en la estructura organizacional y las funciones de las
áreas de la EMAPSA-M ; será dada por resolución del Directorio de la
Empresa.
DEFINICIONES DE NIVELES
1. NIVEL LEGISLATIVO
Estará representado por el Directorio, máxima autoridad de la Empresa.
Le corresponde dictar políticas, fijar los objetivos y metas, aprobación de
los planes operativos, expedir Reglamentos Generales, Específicos
Internos y solicitar al I. Municipio del Cantón Morona la expedición de
ordenanzas que considere necesarias o las reforma de las vigentes.
10
2. NIVEL EJECUTIVO
Está representado por el Gerente General , constituye la autoridad que
orienta y ejecuta la política directriz emanada del nivel legislativo;
representa a la empresa en todas las actuaciones de carácter oficial,
judicial o extrajudicial, de acuerdo con lo establecido en la Ordenanza de
Constitución de la Empresa, demás leyes y reglamentos vigentes.
3. NIVEL ASESOR
Constituye el órgano consultivo y de apoyo para las decisiones de la
empresa; su relación de autoridad es indirecta con respecto a las
unidades del nivel operativo. Su función se ejecuta por medio del nivel
ejecutivo.
Está integrado por:
COMITÉ DE CONTRATACIONES
AUDITORIA INTERNA O EXTERNA
ASESORIA JURÍDICA
4. NIVEL OPERATIVO
Es aquel que cumple directamente con los objetivos y finalidades de la
empresa. Ejecuta los planes, programas, proyectos y políticas de trabajo,
impartidos por el nivel ejecutivo.
Está integrado por las siguientes áreas:
AREA ADMINISTRATIVA - FINANCIERA
AREA TÉCNICA
AREA COMERCIAL - SOCIAL
11
2.4 Ley Orgánica de Régimen Municipal (Expedida el 5 de
Diciembre del 2005)
Del Municipio en General
Art. 1.- El municipio es la sociedad política autónoma subordinada al
orden jurídico constitucional del Estado, cuya finalidad es el bien común
local y, dentro de éste y en forma primordial, la atención de las
necesidades de la ciudad del área metropolitana y de las parroquias
rurales de la respectiva jurisdicción. El territorio de cada cantón
comprende parroquias urbanas cuyo conjunto constituye una ciudad, y
parroquias rurales.
Art. 2.- Cada municipio constituye una persona jurídica de derecho
público, con patrimonio propio y con capacidad para realizar los actos
jurídicos que fueren necesarios para el cumplimiento de sus fines, en la
forma y condiciones que determinan la Constitución y la ley.
Art. 3.- Son vecinos o moradores de un municipio los ecuatorianos y
extranjeros que tengan su domicilio civil en la jurisdicción cantonal, o los
que mantengan en ésta el asiento principal de sus negocios.
Los ecuatorianos y extranjeros como vecinos de un municipio tienen
iguales deberes y derechos, con las excepciones determinadas por la
ley.
De las Atribuciones y Deberes
Art. 63.- La acción del concejo está dirigida al cumplimiento de los fines
del municipio, para lo cual tiene los siguientes deberes y atribuciones
generales:
12
1°.- Ejercer la facultad legislativa cantonal a través de ordenanzas;
dictar acuerdos o resoluciones, de conformidad con sus competencias;
determinar las políticas a seguirse y fijar las metas de la municipalidad;
2.5 Normas de Control Interno (Acuerdo 039 del 16 de
Noviembre del 2009)
200-01 Integridad y valores éticos
La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del
ambiente de control, la administración y el monitoreo de los otros
componentes del control interno.
La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores
éticos como parte de la cultura organizacional para que perduren frente a
los cambios de las personas de libre remoción; estos valores rigen la
conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la
organización. La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente
las normas propias del código de ética, para contribuir al buen uso de los
recursos públicos y al combate a la corrupción.
Los responsables del control interno determinarán y fomentarán la
integridad y los valores éticos, para beneficiar el desarrollo de los
procesos y actividades institucionales y establecerán mecanismos que
promuevan la incorporación del personal a esos valores; los procesos de
reclutamiento y selección de personal se conducirán teniendo presente
esos rasgos y cualidades.
200-03 Políticas y prácticas de talento humano
13
El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para
asegurar una apropiada planificación y administración del talento
humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo
profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de
servicio.
El talento humano es lo más valioso que posee cualquier institución, por
lo que debe ser tratado y conducido de forma tal que se consiga su más
elevado rendimiento. Es responsabilidad de la dirección encaminar su
satisfacción personal en el trabajo que realiza, procurando su
enriquecimiento humano y técnico.
La administración del talento humano, constituye una parte importante del
ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un
ambiente ético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la
transparencia en las prácticas diarias.
Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación,
clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,
evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios de
justicia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que
regulan las relaciones laborales.
200-04 Estructura organizativa
La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que
atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro
de los objetivos organizacionales, la realización de los procesos, las
labores y la aplicación de los controles pertinentes.
La estructura organizativa de una entidad depende del tamaño y de la
naturaleza de las actividades que desarrolla, por lo tanto no será tan
14
sencilla que no pueda controlar adecuadamente las actividades de la
institución, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de información.
Los directivos comprenderán cuáles son sus responsabilidades de control
y poseerán experiencia y conocimientos requeridos en función de sus
cargos.
Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de
organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades,
acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y
funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.
401-01 Separación de funciones y rotación de labores
La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán
cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de
procurar la rotación de las tareas, de manera que exista
independencia, separación de funciones incompatibles y reducción
del riesgo de errores o acciones irregulares.
Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas
y el riesgo de no detectar tales problemas, no se asignará a un solo
servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas
claves de un proceso u operación.
La separación de funciones se definirá en la estructura orgánica, en los
flujo gramas y en la descripción de cargos en todas las entidades del
sector público. Los niveles de dirección y jefatura, contemplarán la
conveniencia de rotar sistemáticamente las labores entre quienes realizan
tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales labores
permita efectuar tal medida.
15
La rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el
control, es un mecanismo eficaz para evitar actos reñidos con el código
de ética de la entidad u organismo.
403 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - TESORERÍA
403-01 Determinación y recaudación de los ingresos
La máxima autoridad y el servidor encargado de la administración de
los recursos establecidos en las disposiciones legales para el
financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos del
sector público, serán los responsables de la determinación y
recaudación de los ingresos, en concordancia con el ordenamiento
jurídico vigente.
403-04 Verificación de los ingresos
Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarán
una verificación diaria, con la finalidad de comprobar que los
depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los
valores recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al
depositario oficial.
La verificación la realizará una persona distinta a la encargada de
efectuar las recaudaciones y su registro contable. El servidor encargado
de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la
eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depósitos y adoptará las
medidas que correspondan.
Los ingresos públicos según su procedencia pueden ser tributarios y no
tributarios, de autogestión, de financiamiento y donaciones. Se
clasificarán por la naturaleza económica en: corrientes, de capital y
16
financiamiento. Los ingresos de autogestión, son recursos que las
entidades y organismos del sector público obtienen por la venta de bienes
y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas de
inversiones, multas y otros, se recaudarán a través de las cuentas
rotativas de Ingresos aperturadas en los bancos corresponsales del
depositario oficial de los fondos públicos o en las cuentas institucionales
disponibles en el depositario oficial. La recaudación de los recursos
públicos podrá hacerse de manera directa o por medio de la red bancaria
privada. En ambos casos se canalizará a través de las cuentas rotativas
de ingresos abiertas en los bancos corresponsales.
Los ingresos obtenidos a través de las cajas recaudadoras, en efectivo,
cheque certificado o cheque cruzado a nombre de la entidad serán
revisados, depositados en forma completa e intacta y registrados en las
cuentas rotativas de ingresos autorizados, durante el curso del día de
recaudación o máximo el día hábil siguiente.
403-07 Conciliaciones bancarias
La conciliación bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar
que tanto el saldo según los registros contables como el saldo
según el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y
periódicamente por lo menos una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del
libro bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados
bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y
determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La
conciliación de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las
operaciones efectuadas por la unidad administrativa de tesorería han sido
oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad. Para
garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, éste será
17
efectuado por uno o varios servidoras o servidores no vinculados con la
recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de las
operaciones relacionadas.
Cuando las conciliaciones se efectúen soportadas en sistemas
computarizados y en tiempo real, la entidad debe velar para que las
aplicaciones incorporen los controles de carga y validación de la
información, el registro manual o automático de operaciones que permitan
ajustar las diferencias y estén respaldados por los respectivos manuales
de operación, instructivos y ayudas en línea.
407 ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
407-01 Plan de talento humano
Los planes de talento humano se sustentarán en el análisis de la
capacidad operativa de las diferentes unidades administrativas, en el
diagnóstico del personal existente y en las necesidades de
operación institucionales.
La planificación se elaborará sobre la base de un diagnóstico del
personal, efectuado con la información estadística que mantendrá la
unidad responsable de la administración del talento humano;
considerando además, la normativa vigente relacionada con esta área, el
plan estratégico institucional, los planes operativos anuales, programas y
proyectos. El plan de talento humano formará parte de la documentación
del sistema de planificación anual.
407-02 Manual de clasificación de puestos
Las unidades de administración de talento humano, de acuerdo con
el ordenamiento jurídico vigente y las necesidades de la institución,
18
formularán y revisarán periódicamente la clasificación de puestos,
definiendo los requisitos para su desempeño y los niveles de
remuneración.
La entidad contará con un manual que contenga la descripción de las
tareas, responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de
todos los puestos de su estructura y organizativa.
El documento será revisado y actualizado periódicamente y servirá de
base para la aplicación de los procesos de reclutamiento, selección y
evaluación del personal. La definición y ordenamiento de los puestos se
establecerá tomando en consideración la misión, objetivos y servicios que
presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos
organizacionales.3
2.6 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (Ley
73, Registro Oficial Suplemento 595 de 12 de Junio del
2002.)
Que se debe aplicar al Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría
los principios constitucionales, y especialmente los de legalidad,
responsabilidad financiera, transparencia, economía, eficiencia y
eficacia, junto con los criterios de equidad, y, ética y las políticas de
descentralización y desconcentración operativas;
Que es necesario adaptar la gestión de control de la Contraloría General
del Estado a las exigencias propias de un Estado moderno
Objeto de la Ley.- La presente Ley tiene por objeto establecer y
mantener, bajo la dirección de la Contraloría General del Estado, el
sistema de control, fiscalización y auditoría del Estado, y regular su
3 Contraloría General de Estado. Normas Técnicas de Control Interno
19
funcionamiento con la finalidad de examinar, verificar y evaluar el
cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las instituciones del
Estado y la utilización de recursos, administración y custodia de bienes
públicos.
NORMATIVO Y OBJETO DEL SISTEMA
Art. 5.- Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría del Estado.-
Las instituciones del Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y
demás servidores, actuarán dentro del Sistema de Control,
Fiscalización y Auditoría del Estado, cuya aplicación propenderá a
que:
1.- Los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores públicos,
sin excepción, se responsabilicen y rindan cuenta pública sobre el
ejercicio de sus atribuciones, la utilización de los recursos públicos
puestos a su disposición, así como de los resultados obtenidos de su
empleo;
2.- Las atribuciones y objetivos de las instituciones del Estado y los
respectivos deberes y obligaciones de sus servidores, sean cumplidos
a cabalidad;
3.- Cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la
existencia y mantenimiento de su propio sistema de control interno; y,
4.- Se coordine y complemente con la acción que otros órganos de
control externo ejerzan sobre las operaciones y actividades del sector
público y sus servidores.
DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES
20
Art. 38.- Presunción de legitimidad.- Se presume legalmente que las
operaciones y actividades realizadas por las instituciones del Estado y
sus servidores, sujetos a esta Ley, son legítimas, a menos que la
Contraloría General del Estado, como consecuencia de la auditoría
gubernamental, declare en contrario.
Art. 39.- Determinación de responsabilidades y seguimiento.- A base
de los resultados de la auditoría gubernamental, contenidos en actas o
informes, la Contraloría General del Estado, tendrá potestad exclusiva
para determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e
indicios de responsabilidad penal.
Previamente a la determinación de responsabilidades
administrativas y civiles culposas que se desprendan de los informes
elaborados por las auditorías internas, la Contraloría General del
Estado examinará el cumplimiento de los preceptos legales y de las
normas de auditoría y procederá a determinarlas con la debida
motivación, sustentándose en los fundamentos de hecho y de derecho
pertinentes. De existir indicios de responsabilidad penal, se
procederá de acuerdo a lo previsto en los artículos 65, 66 y 67 de esta
Ley.
En todos los casos, la evidencia que sustente la determinación de
responsabilidades, a más de suficiente, competente y pertinente,
reunirá los requisitos formales para fundamentar la defensa en juicio.
La Contraloría General del Estado efectuará el seguimiento de la emisión
y cobro de los títulos de crédito originados en resoluciones ejecutoriadas.
21
CAPÍTULO III
DIAGNOSTICO Y EVALUACIÓN DE LAS
FUNCIONES ACTUALES DE LOS EMPLEADOS DE
LA EMAPSA-M.
3.1 Reglamento a las Funciones y Puestos del Personal de
la Empresa Municipal de Agua Potable y Saneamiento
Ambiental del Cantón Morona
3.1.1 AREA FINANCIERA
IDENTIFICACION DEL PUESTO: TECNICO FINANCIERO
MUNICIPAL
DEPENDE DE : GERENTE
NATURALEZA DEL TRABAJO:
Dirección, planificación y supervisión de las labores económico -
financieras de la Empresa.
TAREAS TIPICAS:
1. Planificar, dirigir, supervisar y ejecutar los programas técnico -
presupuestarios, contables, financieros y económicos de la
EMAPSA-M.
2. Dirigir, elaborar, coordinar, administrar, y liquidar el presupuesto de
la institución en coordinación con las otras direcciones.
3. Supervisar el cumplimiento e incorporación del proceso de control
interno en el ámbito económico y financiero.
22
4. Determinar las políticas de gasto e inversión de los recursos
fiscales.
5. Supervisar que las tareas económico-financieras, contables y
presupuestarias se sujeten a las leyes, reglamentos,
procedimientos y más disposiciones legales.
6. Participar en los procesos de contratación, avalúos, bajas y
remates de los bienes de la EMAPSA-M.
7. Conocer y resolver sobre aspectos de carácter tributario financiero
con sujeción a las disposiciones del Código Tributario, Ley de
Régimen Municipal, LOAFYC, Ley orgánica de la Contraloría
General del Estado, leyes de carácter tributario, ordenanzas y
reglamentos de la entidad.
8. Asesorar al Gerente, a las autoridades y al Directorio sobre
aspectos de carácter financiero tributario.
9. Planificar, organizar, dirigir, controlar y supervisar la preparación de
toda la información contable, económica y financiera que respalde
la ejecución de los programas empresariales.
10. Supervisar y ejecutar el control previo y concurrente de las cuentas
institucionales.
11. Preparar, suscribir y presentar oportunamente los Balances
Contables, Estados Financieros, de Ejecución Presupuestaria y sus
respectivos anexos para análisis de las autoridades institucionales
y de las Entidades de Control.
12. Elaborar el trabajo de preparación de nóminas de pago y los
cálculos.
23
13. Diseñar y mantener actualizados el Manual Específico e
instructivos de contabilidad de la entidad.
14. Otras que establezcan la ley, reglamentos y otras disposiciones
relacionadas con la contabilidad.
CARACTERISTICAS DEL PUESTO
1. Responsabilidad económica, legal y administrativa por el manejo
de los recursos económico - financieros y por la administración de
los bienes de la Empresa.
2. Ejercer supervisión sobre el personal de menor nivel.
REQUISITOS MINIMOS
a. Título de (CPA) contador público o carreras afines.
b. Experiencia profesional de por lo menos diez años en labores
similares.
c. Haber aprobado los cursos de Control y Contabilidad dictados por
la Contraloría General del Estado.
3.1.2 DEPARTAMENTO DE TESORERIA
DENTIFICACION DEL PUESTO : RECAUDADORA-PAGADORA
DEPENDE DE : TECNICO FINANCIERO
NATURALEZA DEL TRABAJO:
Ejecución de labores de recaudación, de valores provenientes de
impuestos, tasas, multas y otras obligaciones de los contribuyentes
a la Empresa.
24
Organización, supervisión y ejecución de labores de control de
ingresos presupuestarios por emisión de títulos de crédito.
FUNCIONES
1. Organizar la recaudación de dineros y documentos producto de
impuestos, tasas y otros ingresos.
2. Elaborar y verificar los reportes diarios de caja y entregar los
valores correspondientes al departamento financiero.
3. Llevar el control de la recaudación diaria y depositar íntegramente
el valor en el banco depositario oficial.
4. Formular estados e informes diarios, semanales, mensuales y
anuales de las recaudaciones efectuadas.
5. Supervisar y ejecutar las labores de emisión de títulos de crédito
por todos los ingresos directos a la empresa de acuerdo a la
normativa legal vigente.
6. Legalizar con su firma los títulos de crédito emitidos en su
departamento.
7. Efectuar las conciliaciones bancarias.
8. Realizar informes o certificados relativos a saldos adecuados por
los clientes.
9. Coordinar las gestiones de recuperación de cartera vencida de
títulos de crédito por otros conceptos y evaluar el estado de cartera
vencida.
25
10. Multar a los clientes suspendidos en el servicio y que
arbitrariamente se han habilitado el mismo, de conformidad con las
disposiciones legales.
11. Coordinar procesos de trabajos de cortes y reconexiones con las
demás áreas.
12. Controlar y supervisar el movimiento económico de ingresos,
egresos, trasferencias, renovaciones, cancelación de obligaciones
y fondos rotativos.
13. Legalizar con su firma los documentos y efectuar los pagos
mediante el SPI verificando previamente la presentación de los
comprobantes de soporte de las transacciones debidamente
legalizadas.
14. Analizar el estado de cuentas de bancos diariamente.
15. Recibir facturas y realizar las retenciones correspondientes.
16. Custodiar los documentos de garantía (Pólizas de Fidelidad)
17. Revisar y efectuar las liquidaciones de impuestos y el cómputo de
interés y recargo por mora.
18. Demás actividades afines al área que le fueren encomendadas por
los superiores jerárquicos institucionales.
CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO:
a. Responsabilidad económica y administrativa por el manejo y
custodia de los valores recaudados.
b. Trabajo realizado bajo supervisión permanente.
26
c. Requiere de ética en el ejercicio de su trabajo.
d. Responsabilidad económica y administrativa por el control y
supervisión de la emisión de los títulos de crédito y por la correcta
aplicación de las disposiciones tributarias.
REQUISITOS MINIMOS:
a. Licenciado en Administración de empresas o en carreras afines.
b. Experiencia profesional de por lo menos tres años en trabajos
similares.
3.1.3 SECCION BODEGA
IDENTIFICACION DEL PUESTO : GUARDALMACEN
DEPENDE DE : GERENTE
NATURALEZA DEL TRABAJO:
Ejecución y supervisión de labores de recepción, custodia y
entrega de materiales, mercaderías u otros bienes en el almacén y
dependencias de la Empresa.
Ejecución de labores de adquisición y abastecimiento de
mercaderías, materiales y otros productos a la Institución.
TAREAS TIPICAS
1. Ejecutar y supervisar la recepción, clasificación, acondicionamiento y
entrega de mercaderías, bienes muebles, materiales y otros.
27
2. Elaborar órdenes de entrega de materiales, de egresos de activos
fijos, boletas de recepción de bienes y demás formularios con los que
opera la bodega de la Institución.
3. Legalizar la documentación emitida por Bodega
4. Llevar registros de existencias.
5. Despachar los requerimientos con respaldo de la documentación del
caso.
6. Elaborar mensualmente informes de movimiento y control de los
bienes e inventarios y remitirlos a los superiores para su conocimiento.
7. Mantener los kárdex y sugerir su aprovisionamiento cuando los bienes
en existencia se encontraren en los mínimos necesarios para atender
oportunamente los requerimientos institucionales.
8. Remitir diariamente al departamento de Contabilidad las notas de
ingreso y egreso, transferencia, y otros movimientos de bienes del
almacén.
9. Mantener stocks mínimos de materiales e inventarios para atender
oportunamente los requerimientos institucionales.
10. Participar en bajas, remates y otros actos administrativos que
involucren su función sobre los bienes.
11. Colaborar en la elaboración del plan anual de adquisiciones.
12. Otras relacionadas con la naturaleza de su trabajo.
CARACTERISTICAS DEL PUESTO
1. Responsable por la custodia, existencia y preservación de los
bienes, materiales e inventarios a su cargo.
28
2. Responsable por los registros y su actualización de los bienes,
materiales e inventarios de la municipalidad.
3. Ejerce supervisión al personal subalterno.
REQUISITOS MINIMOS
a. Bachiller en Administración, Contabilidad o Carreras afines.
b. Experiencia de por lo menos un año en labores administrativas
similares.
c. Haber aprobado el Curso de Control Gubernamental dictado por la
Contraloría General del Estado.4
3.2 Diseño de Instrumentos de Investigación
En el proceso de investigación se implicó a la Técnico Financiera,
Recaudadora-Pagadora, Guardalmacén. Funcionarios del área financiera
de la EMAPSA-M., son las personas que están involucradas en el análisis
de sus respectivos puestos de trabajo para conocer cuál es su percepción
sobre el tema objeto de la investigación.
3.3 Instrumentos aplicados
El instrumento de investigación aplicado a los funcionarios es la
entrevista, comprende la información sobre la situación actual en cuanto a
las funciones que están desempeñando.
La comprensión de los referentes teóricos conceptuales, se
constituyen en los lineamientos básicos para aclarar criterios, ampliar la
visión de la problemática estudiada y sobre todo para fundamentar
4 EMAPSA-M. Reglamento a las Funciones y Puestos.
29
científicamente la interpretación y explicación objetiva de los resultados
alcanzados en la investigación de campo.
3.4 Estrategias para la aplicación de la entrevista a los
funcionarios del área financiera de la EMAPSA-M, sobre
sus funciones.
Preparar la entrevista, el cuestionario que deberá ser propuesto.
Visitar al Gerente de la EMAPSA-M con la finalidad de hacerle
conocer la aplicación de la entrevista y lograr su autorización
respectiva así como coordinar aspectos que se refieren a la hora y
lugar en donde se va a trabajar.
A cada uno de los funcionarios expliqué el objetivo de la
investigación y motivarles para que respondan con sinceridad.
Indicarle que es una entrevista desarrollada específicamente para
fines investigativos y de uso académico.
Explicar la forma como se desarrollará la entrevista.
El tiempo aproximado de la entrevista es de de 30 minutos con
cada uno de ellos.
Tener cuidado para que los funcionarios no distraigan las
respuestas.
3.5 Cuestionario de la Entrevista
1. ¿Cuál es su perfil profesional?
2. ¿Cuántos años de servicio tiene en su función actual?
30
3. ¿Cumple algunas tareas no especificadas en el manual de
funciones?
4. ¿Cuál de las tareas determinadas en el Manual considera que no
son de la Naturaleza de su trabajo?
3.6 Matriz de Respuestas. Entrevista Aplicada a los
Funcionarios del Área Financiera de la EMAPSA-M
CUESTIONARIO
TECNICA-
FINANCIERA
RECAUDADORA-
PAGADORA
GUARDALMACEN
5.
6. ¿Cuál es su perfil
profesional?
Egresada en
Licenciatura en
Contabilidad y
Auditoria
Licenciada en
Administración de
Empresas
Egresado en
Ingeniería en
Administración de
Empresas
7.
8. ¿Cuántos años de
servicio tiene en su
función actual?
3 Años y Medio
3 años y 8 meses
3 años y 6 meses
9.
10. ¿Cumple algunas
tareas no
especificadas en el
manual de
funciones?
Cumplo las
funciones de un
contador y de un
auxiliar de
contabilidad ya
que la empresa
no cuenta con
suficiente
recursos para
contratar más
personal,
Atención al cliente,
certificado de no
adeudar a la
empresa, recibir
facturas y realizar las
retenciones
correspondientes.
función que le
compete al contador
o financiero
Pienso que la
funciones como
recaudadora o
Cumplo por
disposición de
gerencia debido a que
no existe personal, las
funciones de Jefe de
Adquisiciones;
realizando compra de
materiales pedir
cotizaciones y realizar
su respectivo cuadro
comparativo y ahora
subir al sistema toda
la información de
cada compra que se
31
pagadora no
deberían ir juntas ya
que tengo que dejar
de cobrar y cerrar la
ventanilla a los
clientes para realizar
pagos de sueldos, a
proveedores y
retenciones…etc. ahí
no se estaría dando
un buen servicio a la
ciudadanía
realice y en algunas
ocasiones como
auxiliar de
contabilidad;
realizando roles de
pagos, registro de
asientos de pago a
proveedores.
11. ¿Cuál de las tareas
determinadas en el
Manual considera
que no son de la
Naturaleza de su
trabajo?
Todas son de mi
naturaleza, pero
en el manual se
refiere a los que
es dirigir,
coordinar,
evaluar más no
la elaboración
de los procesos
en sí.
Efectuar las
conciliaciones
bancarias.
Multar a los clientes
suspendidos en el
servicio
Analizar el estado de
cuentas de bancos
diariamente.
Pienso que las
funciones anotadas
anteriormente le
competen a un
tesorero pero como
no existe personal yo
mismo tengo que
hacerlas
Todas las funciones
que tiene el manual
son importantes para
que la bodega
funcione
correctamente, pero
las funciones de jefe
de adquisiciones que
se me encomendó me
quita demasiado
tiempo ya que la
bodega se descuida
en muchas ocasiones.
* Ilustración Nº 2
3.7 Análisis
De la información obtenida, luego de aplicar las entrevistas a las personas
que laboran en el área financiera de la EMAPSA-M, se determina que:
Su preparación académica profesional, es compatible con el perfil
requerido para cada uno de los cargos.
32
La experiencia en el área, se considera muy buena, cada uno de
ello tiene más de tres años y medio de trabajo en las funciones
analizadas: Técnico Financiero, Recaudadora-Pagadora,
Guardalmacén.
Realizan algunas tareas no especificadas en el Reglamento a las
Funciones y Puestos del Personal de la EMAPSA-M.,
La Técnica-Financiera, además tiene que realizar procesos que
siendo importantes deben ser ejecutados por un contador o auxiliar
de contabilidad, para no distraer la actividad principal de la
financiera como es del de dirigir, supervisar los procesos contables-
financieros, el de realizar análisis financieros y dar un cabal
asesoramiento al Gerente.
La Recaudadora-Pagadora, cumple funciones de atención al
cliente, otorgar certificados de no adeudar a la empresa, recibir
facturas y realizar las respectivas retenciones. En estas
circunstancias es imposible que se dedique de manera exclusiva a
su función principal que es la de recaudar-pagar.
Guardalmacén, realiza las funciones de jefe de adquisiciones
como es el de realizar compra de materiales, pedir cotizaciones y
realizar el respectivo cuadro comparativo, subir al portal de
compras públicas la información para las adquisiciones,
elaboración de roles de pagos y registro contable de pago a
proveedores.
Algunas funciones determinadas en el manual, no están de
acuerdo a la naturaleza del cargo, en el caso de la Técnica-
Financiera, se considera el ejecutar algunos procesos que no
corresponden a nivel Dirección. En el caso de la Recaudadora-
33
Pagadora el manual le da capacidad para multar a los clientes
suspendidos en el servicio, analizar el estado de cuentas del
banco; y en el caso del Guardalmacén todas las funciones
determinadas en el manual corresponden a este cargo.
El manual de funciones no se cumple totalmente, hay funciones
que técnicamente deben ir separadas, los empleados realizan
actividades que no están especificadas en el manual, es decir
existe mala distribución de funciones por lo tanto descoordinación
en las actividades y deficiencia en la gestión financiera.
34
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
4.1 Distribución del Trabajo Orientado a Procesos
Administrativos - Financieros en la EMAPSA-M.
4.1.1 Orgánico estructural actual del Área Financiera.
Es importante para desarrollar la propuesta, partir desde el orgánico
estructural que está vigente dentro del área financiera.
* Ilustración Nº 3
Se puede notar que hay tres cargos sobre los cuales se desarrolla todo el
proceso administrativo-financiero. Sus funciones están estipuladas en el
RECAUDADOR-- PAGADOR
TECNICA FINANCIERA
GUARDALMACEN
35
respectivo manual. De acuerdo a la información recopilada existen
discrepancias en las funciones.
4.1.2 Orgánico Estructural Propuesto para el Área Financiera de la
EMAPSA-M.
A continuación se presenta el orgánico estructural como resultado del
análisis del manual de funciones.
* Ilustración Nº 4
Como se puede apreciar, se incrementan los puestos de Auxiliar de
Contabilidad, Tesorería, Proveeduría.
Es necesario que las funciones financieras en lo posible no concentren
los procesos en una sola persona. En esta consideración el auxiliar de
contabilidad será la persona que ejecute procesos de registro, roles de
pago y otros, para que la técnica-financiera dedique más tiempo a tareas
de Dirección.
TECNICA FINANCIERA
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
GUARDALMACEN
TESORERO RECAUDADOR JEFE DE
ADQUISICIONES
36
El tesorero emitirá las facturas, administrará la cartera, realizará pagos y
otros, así la persona encargada de recaudación se concentrará a su
actividad de recaudar en ventanilla.
El Proveedor se encarga de canalizar las requisiciones, llevar adelanta
procesos de adquisición de bienes y servicios, Portal de Compras
Públicas, funciones que en la actualidad cumple el guardalmacén.
4.1.3 Propuesta de Distribución de Trabajo Funcional para el Área
Financiera de la EMAPSA-M.
4.1.3.1 Auxiliar de Contabilidad
Funciones Observaciones
1. Colaborar con la Técnica-Financiera
realizando revisiones, verificaciones,
comprobaciones de los cálculos efectuados
en los comprobantes de pagos.
2. Realizar el control y confrontación de los
saldos de las cuentas de mayor general de
existencias con los ingresos de bodega.
3. Elaborar el rol de pagos de nómina
4. Receptar y controlar los comprobantes de
egreso enviado de tesorería y archivar en
forma ordenada
5. Llevar el registro de control de inventario para
consumo interno y para la producción y venta
3.- Esta actividad la
realiza la Técnica-
Financiera.
37
el sistema computarizado coordinando con
bodega la unificación de saldos, debiendo
emitir el reporte mensual mediante anexos
para el envió a los organismos de control.
6. Revisar, controlar y ejecutar el sistema de
facturación el mismo que deberá proceder a
ingresar en el sistema contable las facturas,
compras de los proveedores y realizar la
liquidación del IVA e Impuesto a la renta para
proceder a cancelarlo.
7. Realizar operaciones y hacer balances en
libro auxiliares, de cuentas corrientes, caja
chica y cuentas por cobrar y pagar.
8. Preparar y elaborar informes diarios y
periódicos de las diferentes cuentas y estados
financieros para conocimiento de los
superiores institucionales.
9. Hacer balances en libros de mayor, de
cuentas contables y presupuestarias.
10. Las demás actividades de apoyo que le
asigne la Técnica-Financiero.
6.- .- Es realizada por
la Recaudadora-
Pagadora
* Ilustración Nº 5
4.1.3.2 Tesorero
38
Funciones Observaciones
1. Organizar la recaudación de dineros y
documentos producto de impuestos, tasas y
otros ingresos municipales.
2. Controlar y supervisar el movimiento
económico, de ingresos, egresos,
transferencias, renovaciones, cancelación de
obligaciones y fondos rotativos.
3. Legalizar con su firma los documentos y
efectuar los pagos verificando previamente la
presentación de los comprobantes de soporte
de las transacciones debidamente
legalizados.
4. Revisar y Efectuar las liquidaciones de
impuestos y el cómputo de interés y recargo
de mora.
5. Vigilar, Custodiar y Conservar los fondos e
inversiones de la institución.
6. Realizar informes o certificados relativos a
saldos adeudados por los clientes.
7. Ejecutar acciones de coactivas a los
contribuyentes.
8. Coordinar las gestiones evaluación y
recuperación de cartera vencida, de títulos de
créditos por otros conceptos.
9. Vigilar la recaudación y custodia de dinero y
1. Es realizada por la
Recaudadora-
pagadora
2.- Es realizada por la
Recaudadora-Pagadora
3.- Es realizada por la
Recaudadora-Pagadora
4. Es realizada por la
Recaudadora-Pagadora
5.- Es realizada por la
Recaudadora-Pagadora
6.- Es realizada por la
Recaudadora-Pagadora
8.- Es realizada por la
Recaudadora-Pagadora
39
más documentos financieros.
10. Desempeñar sus funciones con ética
profesional.
11. Legalizar conjuntamente con la Técnica-
Financiera los títulos de crédito de los
contribuyentes.
12. Otras funciones que le fueren encomendadas
por el Sr Gerente y la Técnica-Financiera
* Ilustración Nº 6
4.1.3.3 Jefe de Adquisiciones
Jefe de Adquisiciones Observaciones
1. Solicitar cotizaciones y adquirir mercaderías,
materiales y otros bienes para la institución.
2. Subir los pliegos para contratación de obra y
adquisición de bienes y servicios al Portal de
Compras Públicas.
3. Entregar a bodega los materiales, justificando
los pedidos realizados con las respectivas
facturas y autorizaciones de adquisiciones.
4. Colaborar en la elaboración del plan anual de
adquisiciones.
40
5. Ejecutar el plan anual de adquisiciones de la
institución en base a las necesidades de
demanda de los programas de trabajo
institucionales.
6. Preparar y mantener actualizado un banco de
proveedores y bienes a la institución para
efectos de análisis de precios por parte de las
autoridades.
7. Asesorar a los funcionarios responsables
sobre la ejecución de los planes de
abastecimiento.
* Ilustración Nº 7
3.1.3.4 Recaudador
Funciones Observaciones
1. Recaudar dinero o papeles fiduciarios por
conceptos de pago de impuestos, venta de
especies fiscales, tasas, mercaderías,
amortizaciones y otros, emitiendo recibos por
cobros efectuados.
2. Elaborar los reportes diarios de caja y
entregar los valores correspondientes al
tesorero.
3. Revisar y efectuar las liquidaciones de
2.- Si consta en el
Manual actual.
41
impuestos y el cómputo de intereses y
recargos por mora.
4. Llevar el control de la recaudación diaria y
depositar íntegramente el valor en el banco
depositario oficial.
5. Formular estados e informes diarios,
semanales, mensuales, trimestrales y anuales
de las recaudaciones efectuadas.
6. Confeccionar los recibos o comprobantes de
cobro en los casos para los que se encuentre
facultado.
7. Mantener archivos y expedientes
especializados de los catastros de los
diferentes ingresos de la Empresa.
8. Atender certificaciones sobre la materia que l
público lo solicitare.
9. Las demás actividades afines con el área que le señale la Técnica-Financiera, Tesorero, Gerente y el Directorio.
4.- Si consta en el
Manual actual
5.- Si consta en el
Manual actual.
* Ilustración Nº 8
Las funciones que constan en el manual y que corresponden a:
“10.- Multar a los clientes suspendidos en el servicio y que arbitrariamente
se han habilitado el mismo, de conformidad con las disposiciones legales.
11.- Coordinar procesos de trabajos de cortes y reconexiones con las
demás áreas.”
Se considera que no son funciones de la Recaudadora, éstas deben estar
a otro nivel de la organización, no en el Área Financiera.
42
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Para elaborar la propuesta de distribución de trabajo en el Área
Financiera se han considerado las siguientes acciones: Segregar
de las funciones que cumplen actualmente los funcionarios de
manera que no existan discrepancias y concentración de procesos
financieros en una sola persona, para ello se procedió a identificar
las denominaciones de un puesto que constituye una actividad de
otro para asignarle al puesto que le corresponde.
La estructura ocupacional ha sido desarrollada en base a la
propuesta genérica de la SENRES.
La no asignación de funciones específicas y la mala distribución de
las funciones, por la falta de personal, dificulta el normal
desenvolvimiento de la administración financiera, generando un
sistema complejo para efectuar un efectivo control interno.
La asignación de responsabilidades sin ser propias de las
funciones desempeñadas por los empleados de la EMAPSA-M,
contradice las Normas Técnicas dictadas por la Contraloría General
del Estado.
Por la naturaleza del servicio público que otorga la Empresa, es
necesario fortalecer el área financiera, por que se maneja grandes
cantidades de insumos y materiales para atender los
43
requerimientos del sistema de Agua Potable y Residuos Sólidos del
Cantón.
5.2 Recomendaciones
Para el normal funcionamiento del Área Financiera se debe crear
los cargos de Auxiliar de Contabilidad, Tesorero y Jefe de
Adquisiciones, en cumplimiento de las Disposiciones Legales.
Los procesos de selección para incorporar personal a la institución
se harán tomando en consideración los puestos señalados en esta
propuesta.
La revisión y actualización de los puestos de trabajo debe
realizarse anualmente de acuerdo a lo que determina la ley.
Una vez aprobada la propuesta, se deberá efectuar el cambio de
denominación de los cargos que han sido agrupados bajo una
denominación diferente, para lo cual se emitirá la acción de
personal correspondiente.
44
BIBLIOGRAFÍA
www.senres.gov.ec (Estatuto Orgánico por procesos y las Normas
Técnicas Instructivo- Expedida el 12 de Mayo del 2005-
Manual de Puestos Y Orgánico Funcional de la EMAPSA-M
(www.emapsam.gov.ec)- Expedida el 5 de abril del 2006-
LOSCA (Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa)
Ley de Régimen Municipal-Expedida en Abril del 2006-
Normas Técnicas de Control Interno. Contraloría General del
Estado- Expedida el 16 de Noviembre del 2009-
Ley Orgánica de Régimen Municipal- Expedida el 5 de Diciembre
del 2005-
46
Anexo Nº 1.
Carta de Aceptación
APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi carácter de Tutor del Trabajo de Grado presentado por el Sr.
Navarro Jara Cristhian Fernando, para optar por el título de Ingeniero
en Empresas; cuyo tema es; ANALISIS DEL MANUAL DE PUESTOS Y
DISTRIBUCION DEL TRABAJO ORIENTADO A PROCESOS
ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS EN LA EMAPSA-M; considero que
dicho trabajo de Grado reúne los requisitos y meritos suficientes para ser
sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado
examinador que se designe.
En la Ciudad de Macas a los 17 días del mes de mayo del 2010.
Firma
…………………………………..
Ing. Com. CPA. Franklin Ortiz Figueroa
CI.: