Resolución Directoral Ejecutiva · 2021. 6. 10. · Que, el numeral 9.2 el artículo 9 del Decreto...

Resolución Directoral Ejecutiva Nro. 101-2021-MINEDU/VMGI-PRONABEC

Lima, 10 de junio de 2021

VISTOS:

Los Informes Nros 873-2021-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OAF y 941-2021-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OAF-UA, de la Oficina de Administración y Finanzas; el Informe N° 026-2021-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OPP-UDGP, de la Oficina de Planificación y Presupuesto; y el Memorándum Nº 328-2021-MINEDU/VMGI-PRONABEC- OAJ, de la Oficina de Asesoría Jurídica; y demás recaudos que se acompañan al Expediente 31822-2021 (SIGEDO); y

CONSIDERANDO:

Que, la Ley N° 29837, modificada en su artículo 1 por la Sexta Disposición

Complementaria Modificatoria de la Ley N° 30281, crea el Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo, a cargo del Ministerio de Educación, encargado del diseño, planificación, gestión, monitoreo y evaluación de becas y créditos educativos para el financiamiento de estudios de educación técnica y superior; estudios relacionados con los idiomas, desde la etapa de educación básica, en instituciones técnicas, universitarias y otros centros de formación en general, formen parte o no del sistema educativo; así como capacitación de artistas y artesanos y entrenamiento especializado para la alta competencia deportiva;

Que, mediante el Decreto Legislativo Nº 1439, se crea el “Sistema Nacional de

Abastecimiento (SNA), en el cual el Sistema Nacional de Bienes Estatales (SNBE), bajo rectoría de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), queda circunscrito a los predios estatales, y se dispone que los actos administrativos relacionados en la gestión de bienes muebles de propiedad estatal, quedaran bajo la supervisión de la Dirección General de Abastecimiento del Ministerio de Economía y Finanzas;

Que, el numeral 4.2 del artículo 4 del Decreto Legislativo Nº 1439, dispone: “4.2 La

Cadena de Abastecimiento Público es el conjunto de actividades interrelacionadas que abarca desde la programación hasta la disposición final, incluyendo las actividades involucradas en la gestión de adquisiciones y administración de bienes, servicios y ejecución de obras para el cumplimiento de la provisión de servicios y logro de resultados, en las entidades del Sector Público. No comprende lo regulado por la Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas complementarias y conexas”;

Esta es una copia autenticada imprimible de un documento electrónico archivado por el PRONABEC, aplicando lo dispuesto por el Art. 25 del D.S. 070-2013- PCM y la Tercera Disposición ComplementariaFinal del D.S. 026-2016-PCM.Su autenticidad e integridad pueden ser contrastadas a través de la siguiente dirección web: "https://mitramite.pronabec.gob.pe/verifica" e ingresar clave: BHDHFIID código seguridad: 860

Que, el numeral 9.2 el artículo 9 del Decreto Legislativo Nº 1439, señala que son funciones de las áreas involucradas en la gestión de la Cadena de Abastecimiento Público entre otras las siguientes: “(…) 2. Proponer normas, lineamientos y directivas de gestión interna en el ámbito institucional sobre la operatividad y las actividades a su cargo. (…) 8. Planificar y conducir las actividades de almacenamiento y distribución. 9. Gestionar y ejecutar los actos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de los bienes, 10. Realizar coordinaciones y acciones de mantenimiento, conservación y seguridad sobre los bienes de uso de las entidades del Sector Público. (…)”;

Que, de conformidad con el artículo 28 del Manual de Operaciones del PRONABEC, aprobado con la Resolución Ministerial N° 705-2017-MINEDU, documento técnico normativo de gestión institucional que contiene la estructura orgánica, funciones de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas, procesos principales, mapa de procesos y el organigrama del PRONABEC; la Oficina de Administración y Finanzas es el órgano de apoyo responsable de proporcionar a los órganos y unidades orgánicas del PRONABEC, recursos materiales, financieros y servicios que requieran para el cumplimiento de sus funciones; asimismo, es responsable de la conducción de los sistemas administrativos a su cargo, así como de formular, ejecutar y supervisar las subvenciones otorgadas a los beneficiarios del PRONABEC. Específicamente, el literal b) del artículo 29 del precitado Manual, estipula que una de las funciones de la Oficina de Administración y Finanzas es “Elaborar y proponer a la Dirección Ejecutiva para su aprobación, manuales, normas, directivas, procedimientos y otros instrumentos normativos, en el ámbito de su competencia”;

Que, por otra parte, el artículo 34 de la precitada norma señala que la Unidad de

Abastecimiento es la unidad orgánica que dirige y ejecuta los procesos de contratación pública, en calidad de órgano encargado de las contrataciones, y asegura la provisión y seguridad de los bienes, valores y servicios necesarios para las operaciones del PRONABEC. De la misma forma, el artículo 35 precisa que la precitada Unidad tiene entre sus funciones consolidar las necesidades de los órganos y unidades orgánicas del PRONABEC, así como formular y ejecutar el Plan Anual de Contrataciones de acuerdo con las normas vigentes;

Que, el numeral Nº 5.8 de la Directiva Nº 001-2015/SBN, denominada “Procedimientos

de Gestión de los Bienes Muebles Estatales”, aprobada por la Resolución Nº 046-2015/SBN, establece que “Es deber de todo servidor civil, proteger y conservar los bienes del Estado, debiendo utilizar los que le fueran asignados para el desempeño de sus funciones de manera racional, evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento, sin emplear o permitir que otros empleen dichos bienes para fines particulares o propósitos que no sean aquellos para los cuales hubieran específicamente destinados (…)”;

Que, mediante el artículo 2 de la Resolución Directoral Ejecutiva Nº 41-2021-

MINEDU/VMGI-PRONABEC, de fecha 4 de marzo de 2021, se derogó el “Instructivo que regula la operación y control de bienes del Almacén del PRONABEC”, aprobado por la Resolución Directoral Ejecutiva Nº 647-2015-MINEDU-VMGI-PRONABEC; además en el artículo 4 de la mencionada resolución, se dispone que la Oficina de Administración y Finanzas, en un plazo de 120 días hábiles, proponga la aprobación de documentos de gestión interna que regulen los aspectos relacionados con el sistema de abastecimiento, que resulten necesarios para su implementación en el PRONABEC;

Que, mediante los informes del visto, la Oficina de Administración y Finanzas sustenta

la necesitad de proponer la aprobación de la “Directiva para la operación y control de bienes del almacén del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC”, con la finalidad de contar con pautas y directrices que permitan organizar, coordinar y controlar los bienes del Almacén, orientadas a una adecuada custodia, conservación y su distribución a los usuarios del PRONABEC; asimismo, señala que la Directiva propuesta contiene lineamientos y procedimientos para la operación y control de los bienes de almacén, que permita una adecuada gestión y atención para los usuarios del PRONABEC, precisando disposiciones generales y específicas para la recepción, distribución, inventarios, baja, reposición de stock


y registro/control de existencias, obligaciones y responsabilidades, y formatos actualizados que permitirán mejorar el funcionamiento del almacén del PRONABEC;

Que, mediante el Informe N° 026-2021-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OPP-UDGP, la

Oficina de Planificación Presupuesto, a través de su Unidad de Desarrollo y Gestión de Procesos, señala que ha verificado que la propuesta de “Directiva para la operación y control de bienes del almacén del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC”, ha sido elaborada por la Unidad de Abastecimiento, unidad orgánica encargada de llevar a cabo las funciones relacionadas a la materia que se pretenden regular con dicho documento normativo. Del mismo modo, señala que la propuesta se encuentra dentro de las facultades que tiene el PRONABEC para regular sus actividades, mediante directivas, lineamientos, pautas planes, directrices que uniformicen, regulen y transparenten los sistemas administrativos a su cargo, conforme lo establece el artículo 17 del Decreto Supremo N° 054-2018-PCM, Decreto Supremo que aprueba los Lineamientos de Organización del Estado, y que el contenido de la misma guarda relación causal y aplicación coherente con lo establecido en las normas vigentes, por lo que otorga opinión técnica favorable a la propuesta;

Que, mediante el Memorándum N° 328-2021-MINEDU/VMGI-PRONABEC-OAJ, la

Oficina de Asesoría Jurídica emite opinión otorgando viabilidad legal; señalando que ha verificado que la propuesta de “Directiva para la operación y control de bienes del almacén del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC”, no contraviene lo establecido en la Ley N° 29837, Ley que crea el Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo y su Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo N° 018-2020-MINEDU, y el Decreto Legislativo N° 1439; del mismo modo, señala que ha verificado que la Oficina de Administración y finanzas, como órgano responsable de proporcionar a los órganos y unidades orgánicas del PRONABEC, recursos materiales, financieros y servicios que requieran para el cumplimiento de sus funciones, se encarga de elaborar y proponer a la Dirección Ejecutiva para su aprobación, manuales, normas, directivas, procedimientos y otros instrumentos normativos, en el ámbito de su competencia y está facultada para solicitar la aprobación del documento de naturaleza técnica denominado “Directiva para la operación y control de bienes del almacén del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC”, la mismo que cuenta con la opinión técnica favorable de la Oficina de Planificación y Presupuesto, por lo que, corresponde emitir el acto resolutivo respectivo;

Que, conforme lo establecen los artículos 10 y 11 del Manual de Operaciones del

PRONABEC, aprobado por la Resolución Ministerial N° 705-2017-MINEDU, la Dirección Ejecutiva es la máxima autoridad administrativa y tiene entre sus funciones, la de dirigir, organizar y supervisar la gestión del PRONABEC, así como expedir actos resolutivos en materia de su competencia, en el marco de la normativa aplicable; y,

Con los vistos de la Oficina de Administración y Finanzas, la Oficina de Planificación y

Presupuesto y de la Oficina de Asesoría Jurídica; y, de conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 29837 Ley que crea el Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC, modificada en su artículo 1 por la Sexta Disposición Complementaria Modificatoria de la Ley N° 30281, su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo N° 018-2020-MINEDU, y el Manual de Operaciones del PRONABEC, aprobado con la Resolución Ministerial N° 705-2017-MINEDU;

SE RESUELVE:

Artículo 1.- Aprobar el documento normativo denominado “Directiva para la operación y control de bienes del almacén del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC”, que en anexo forma parte integrante de la presente Resolución.

Artículo 2.- Notificar la presente resolución a la Oficina de Administración y Finanzas y a la Oficina de Planificación y Presupuesto del PRONABEC.


Artículo 3.- Publicar la presente resolución en el portal institucional del PRONABEC

(http://www.gob.pe/pronabec).

Regístrese, comuníquese y cúmplase.

[FIRMA]

JORGE MESINAS MONTERO

Director Ejecutivo

Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo


ANEXO

DIRECTIVA PARA LA OPERACIÓN Y CONTROL DE BIENES DEL ALMACÉN

DEL PROGRAMA NACIONAL DE BECAS Y CREDITO EDUCATIVO –

PRONABEC

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y procedimientos para la operación y control de los bienes del

Almacén, que permita una adecuada gestión y atención para los usuarios del Programa Nacional

de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC.

2. FINALIDAD

Contar con pautas y directrices, que permitan planificar, organizar, coordinar y controlar los

bienes del Almacén, orientadas a una adecuada custodia, conservación y su distribución a los

usuarios del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC; en cumplimiento

de la normatividad vigente.

3. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de aplicación y obligatorio

cumplimiento para todos los órganos y unidades orgánicas, que conforman el Programa

Nacional de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC.

4. BASE NORMATIVA

4.1 Ley N° 29837, que crea el Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo - PRONABEC.

4.2 Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

4.3 Decreto Legislativo Nº 1438, que aprueba el Sistema Nacional de Contabilidad.

4.4 Decreto Legislativo Nº 1439, que aprueba el Sistema Nacional de Abastecimiento.

4.5 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 27658, Ley

Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

4.6 Decreto Supremo Nº 082-2019-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley

Nº 30225, Ley de Contrataciones del Estado.

4.7 Decreto Supremo Nº 344-2018-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 30225, Ley

de Contrataciones del Estado y modificatorias.

4.8 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado (TUO) de la

Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

4.9 Decreto Supremo N° 018-2020-MINEDU, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 29837.

4.10 Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP-DNA, que aprueba el Manual de Administración de

Almacenes para el Sector Público Nacional.

4.11 Resolución Ministerial N° 0254-2012-ED, que aprueba la Directiva N° 012-2012-

MINEDU/SG denominada "Procedimientos para la elaboración y uso de documentos

oficiales en el Ministerio de Educación".

4.12 Resolución de Secretaría General N° 041-2019-MINEDU, que aprueba los procedimientos

para la elaboración de procedimientos, instructivos y formatos institucionales del MINEDU.

4.13 Resolución de Secretaria General N° 073-2019-MINEDU, que aprueba la Directiva N° 005-

2019-MINEDU/SPE-OPEP-UNOME, que establece el marco normativo para la

elaboración, aprobación y derogación de actos resolutivos, así como elaboración y

modificación de documentos de gestión, normativos y orientadores del Ministerio de

Educación.

4.14 Resolución de Secretaría General N° 188-2019-MINEDU, que aprueba la Directiva DI-001-

01-MINEDU “Disposiciones para la elaboración y presentación de la información

financiera, presupuestaria y complementaria de las Unidades Ejecutoras del Pliego: 010


Ministerio de Educación”.

4.15 Resolución de Secretaría General N° 090-2020-MINEDU, que suspende la aplicación de

la Directiva N° 005-2019-MINEDU/SPE-OPEP-UNOME.

5 GLOSARIO DE TERMINOS

5.1 Almacén.- Área física, destinada para la custodia y conservación de bienes o suministros,

que cumplan con las características técnicas para su recepción y distribución adecuada.

5.2 Kardex.- Son los ficheros en los que se mantienen las Tarjetas de Control Visible. Son

agrupadas y clasificadas de acuerdo con las clases de los grupos genéricos del Catálogo

Nacional aprobadas con Resolución Directoral Nº 001-89-INAP/DNA.

5.3 NEA. - Nota de Entrada al Almacén, documento mediante el cual se registra el ingreso al

Almacén de bienes o suministros.

5.4 Orden de Compra - Guía de Internamiento.- Es el documento mediante el cual se

gestiona la adquisición de un determinado bien o suministro, donde se consigna el nombre

de la empresa que entrega el bien, RUC, clasificador de gasto, cantidad, características y

valor de los bienes o suministros a ser entregados en el Almacén.

5.5 PECOSA.- Pedido de Comprobante de Salida, documento fuente a través del cual se

materializa la distribución de los bienes y suministros que salen del Almacén con destino a

los usuarios, acción que tiene incidencia contable definitiva.

5.6 Registro y Control de Existencias.- Sistema de registros y reportes en los que se

consignan datos sobre los ingresos y salidas de los bienes o suministros del Almacén de

la entidad, así como las cantidades disponibles para su distribución. El registro y control de

existencias se realiza a través de la Tarjeta de Control Visible de Almacén - BINCARD y el

Reporte de Movimiento de Almacén, en base a los documentos fuentes: Orden de Compra,

Nota de Entrada de Almacén - NEA y Pedido Comprobante de Salida - PECOSA, a través

del SIGA - Módulo Almacén.

5.7 Stock.- Es la cantidad de existencias de un determinado bien o suministro, en custodia, en

el Almacén.

5.8 Tarjeta de Control Visible (Bincard).- Suministra información sobre el movimiento de

entrada y salida de bienes en Almacén, indicando la cantidad total y unitaria, debidamente

valorizada. El registro del mismo debe ser permanente.

6 DISPOSICIONES GENERALES

6.1 Todo bien o suministro que adquiera el PRONABEC debe registrar su ingreso al Almacén,

bajo la supervisión de la Unidad de Abastecimiento.

6.2 La organización del ambiente físico del Almacén debe contar con los siguientes ambientes:

6.2.1 Recepción. 6.2.2 Verificación y Control de Calidad. 6.2.3 Internamiento. 6.2.4 Almacenaje. 6.2.5 Despacho. 6.2.6 Área de trabajo del Responsable del Almacén.

6.3 El Almacén debe contar con mobiliario, equipos e implementos de seguridad, necesarios

para efectuar la conservación, manipulación, protección y control de los bienes en custodia.


6.4 El personal que labora en el Almacén debe contar con la indumentaria necesaria para el

manipuleo de los bienes en los procesos de recepción, almacenaje, custodia, despacho;

teniendo en cuenta la normatividad en seguridad en el trabajo y disposiciones sanitarias.

6.5 Los bienes del Almacén deben contar con la respectiva póliza de seguro Multiriesgo 3D y

Deshonestidad.

6.6 El ingreso al Almacén está restringido, teniendo accesibilidad solo el personal autorizado.

6.7 El incumplimiento de las disposiciones en el presente instrumento genera la sanción

administrativa, de acuerdo a la normativa vigente.

6.8 El tiempo máximo que un bien o suministro debe permanecer en el Almacén, es conforme

a lo que indique las especificaciones técnicas del requerimiento, reglamentos técnicos,

normas sanitarias, reglamentos y demás normas que regulen el bien o suministro

adquirido.

7 DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1 Almacenamiento

Es un proceso técnico del abastecimiento, que están referidas a la ubicación temporal de

bienes en un espacio físico determinado, con fines de custodia como vía para trasladarlos

físicamente a quienes la necesitan (usuarios).

Fases del Almacenamiento:

7.1.1 Recepción

El personal del Almacén, encargado de la recepción de los bienes o suministros,

realiza las siguientes actividades:

7.1.1.1 La recepción se efectúa teniendo a la vista la Orden de Compra,

Especificaciones Técnicas y Guía de remisión (destinatario y SUNAT).

7.1.1.2 La acción de recepción de bienes y suministros se realiza de acuerdo a lo

siguiente:

a) Examinar, en presencia de la persona responsable de la entrega: los

registros, sellos, envolturas, embalajes u otros; a fin de identificar e

informar sobre cualquier anomalía.

b) Contar las cajas, paquetes, bultos y/o el equipo recibido, según

corresponda; de ser el caso, anotar las discrepancias encontradas en

los documentos de recibo.

c) Realizar las acciones necesarias, en coordinación con las áreas

usuarias o personal especializado, para ubicar los bienes en el lugar

designado para efectuar la verificación y control de calidad.

d) En la Guía de Remisión se debe anotar: nombre de la persona que

hace la entrega, nombre de la persona que recibe la mercadería y la

fecha y hora de recepción. Cuando sea pertinente, se debe anotar el

número de placa del vehículo utilizado en el transporte.

e) El Responsable del Almacén comunica al área usuaria la recepción

del bien o suministro recepcionado.


f) El Responsable del Almacén no debe recibir bienes o suministros que

sea menor a la cantidad consignada en la Orden de Compra, ni los

que pretenden ser entregados con documentos que no sean los

comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT.

7.1.2 Verificación y Control de Calidad

Las actividades que se realizan dentro de esta fase deben ser ejecutadas en un lugar

determinado, independientemente de la zona de embalaje; que comprende las

siguientes acciones:

a) Verificar si el bien o suministro recepcionado, requiere la presencia del área

usuaria o del personal especializado para verificar el cumplimiento de las

especificaciones técnicas, según se determine en el contrato/orden de compra

o partes integrantes del contrato/orden de compra; requiriendo la presencia

del mismo, para continuar con el proceso.

b) Retirar los bienes o suministros de los embalajes.

c) Revisar y verificar su contenido en forma cuantitativa y cualitativa.

d) Efectuar la verificación cuantitativa, para comprobar que las cantidades

recibidas son iguales a las que se consignan en la documentación.

e) Efectuar la verificación cualitativa, denominada control de calidad, para

verificar que las características y propiedades de los bienes y suministros

recibidos estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas.

f) Si por el número y características de los bienes recepcionados, es necesario

mayor tiempo para efectuar la verificación y control de calidad, el Responsable

del Almacén suscribe la guía respectiva, dando conformidad sólo por el

número de bultos recibidos y el peso bruto respectivo.

g) Tratándose de bienes, que por sus características ameritan ser sometidos a

pruebas de conformidad, las pruebas o exámenes son encargadas por la

Unidad de Abastecimiento, en coordinación con el área usuaria y/o personal

especializado, según se determine en el contrato/orden de compra o partes

integrantes del contrato/orden de compra.

h) La Recepción es suscrita por el Responsable del Almacén en el rubro

respectivo de la Orden de Compra y guía respectiva. La conformidad es

suscrita por el área usuaria y/o personal especializado, según se determine

en el contrato/orden de compra o partes integrantes del contrato/orden de

compra. Se sustenta en la verificación que éste realice o con el informe

favorable de las pruebas de conformidad a que se refiere el literal anterior.

7.1.3 Internamiento

Conjunto de actividades para la ubicación de los bienes y suministros en el Almacén,

previamente asignados.

Se ejecutan las acciones siguientes:

a) Agrupar los bienes según su tipo, periodo de vencimiento, dimensión u otros. b) Ubicar los bienes en forma ordenada, en el lugar que previamente se les han

asignado, para su identificación y despacho oportuno. c) No se puede dividir en grupos los bienes y suministros de un mismo tipo, en

diferentes zonas. d) En caso que los espacios disponibles resulten reducidos, se procede a internar

el íntegro del grupo en zonas previstas para las ampliaciones. e) Si el Almacén no cuenta con los equipos o ambientes especiales, para la

conservación de determinados bienes, éstos se internan a través de otros órganos u organismos que cuenten con ellos. La responsabilidad de la custodia


corresponde a estos últimos. El Responsable del Almacén efectúa la constatación del ingreso y da conformidad al mismo.

7.1.4 Registro y Control

Conjunto de actividades para el registro y control de ingreso de los bienes y

suministros en el Almacén:

a) Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje del Almacén, se procede a

registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible, la misma que es colocada

junto al grupo de bienes registrados.

b) En la Tarjeta de Control Visible no deben existir borrones ni adulteraciones,

bajo responsabilidad del personal del Almacén.

c) Los bienes, que se incorporan al patrimonio mobiliario institucional, se

codifican conforme al procedimiento de control patrimonial correspondiente.

d) Para los bienes que proceden de donaciones, transferencia u otros conceptos

distintos a la compra, el Responsable del Almacén debe emitir la Nota de

Entrada a Almacén (NEA).

7.1.5 Custodia

Conjunto de actividades, que se realizan con la finalidad que los bienes almacenados

conserven las mismas características físicas y numéricas en que fueron recibidas.

Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:

a) Protección de bienes y suministros: está referido al tratamiento específico y

necesario para que cada artículo almacenado, siga las normas técnicas y

manuales del fabricante; protegiéndolos de elementos que pudieran afectar

sus características, como: humedad, luz, temperatura, entre otros.

b) Protección del Local de Almacén: se debe contar con las medidas e

implementos necesarios para proteger su conservación y buen estado de los

bienes y suministros.

c) Protección al Personal: se debe brindar al personal que labora en el Almacén,

equipos e implementos necesarios para la adecuada manipulación de los

bienes y suministros, con la finalidad de mitigar los riesgos internos y externos,

a que se puedan encontrar expuestos.

d) El Responsable del Almacén debe verificar la vigencia y el buen uso de los

dispositivos contra incendio y los implementos de seguridad, del local, bienes

y personal.

7.2 Distribución

Conjunto de actividades, referida a la entrega de los bienes y suministros a los usuarios; que

incluye el traslado interno de los mismos.

Se ejecutan las siguientes acciones:

7.2.1 Formulación de pedido

Comprende acciones para la formulación, suscripción y remisión del pedido de bienes

por las unidades orgánicas usuarias.

7.2.1.1 La solicitud para la atención de los requerimientos formulados por las áreas

usuarias, es a través del formato Pedido-Comprobante de Salida

(PECOSA); los mismos, que deben estar comprendidos en los respectivos

cuadros de necesidades, debidamente conciliados por la Unidad de

Abastecimiento.


7.2.1.2 La PECOSA debe estar suscrita por la Unidad Orgánica solicitante y el

Responsable del Almacén.

7.2.1.3 Cumplido los requisitos anteriores, el Responsable del Almacén autoriza

su despacho, salvo que se tenga que limitar la atención del pedido por

razones de austeridad a determinados bienes, de conformidad a la

Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP-DNA.

7.2.2 Autorización de despacho

7.2.2.1 Se comprende de las siguientes acciones:

a) Registro del despacho del pedido Comprobante de Salida. b) Aprobación de la Unidad de Abastecimiento y el Responsable del

Almacén. c) Registro en el SIGA MEF de las salidas autorizadas de los bienes del

Almacén.

7.2.2.2 Se prohíbe hacer entrega de bienes y suministros del Almacén, sin contar

con el Pedido Comprobante de salida (PECOSA), bajo sanción del

Responsable del Almacén o el que haga a sus veces.

7.2.2.3 Los requerimientos de bienes y suministros no programados (no figura en

el cuadro de necesidades), solo serán atendidos en situaciones de

emergencia, con la autorización de la Unidad de Abastecimiento, sujeto a

la disponibilidad de stock existente.

7.2.2.4 El Responsable del Almacén realiza la actualización del registro del

movimiento de salida en las Tarjetas de Control Visible (Bincard).

7.2.3 Control de salida de bienes y suministros

Se comprende de las siguientes acciones:

7.2.3.1 El Responsable del Almacén entrega al personal de seguridad y vigilancia

la PECOSA de los bienes a ser distribuidos, para la respectiva verificación

del mismo.

7.2.3.2 El personal de seguridad verifica que lo vertido en la PECOSA,

corresponda a los bienes físicos que salen del Almacén, procediendo a

firmar y sellar, en señal de conformidad.

7.2.3.3 El conductor que realice el traslado de los bienes o suministros al área

usuaria, debe verificar la cantidad de bienes a transportar.

7.2.4 Entrega de Bienes

7.2.4.1 Los bienes y suministros internados se entregan a la Unidad Orgánica

solicitante, acompañado de la PECOSA para su respectiva suscripción.

7.2.4.2 Los formularios: Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) tiene un

original y dos copias, cuya distribución es: Original para Almacén, una para

contabilidad y la otra para el área solicitante. Los formularios tienen su

propio número correlativo generado por el módulo de Almacén del SIGA-

MEF.

7.2.4.3 El Responsable del Almacén está prohibido de realizar entregas de bienes

o suministros de la entidad, sin contar con la respectiva PECOSA y demás

documentación de acuerdo a la normatividad vigente.

7.3 Inventario Físico de Almacén

Es la verificación física que consiste en constatar la existencia real de los bienes y


suministros, que se encuentran en custodia del Almacén, indicando su estado de

conservación o deterioro de los mismos; para tal efecto, se realiza el inventario de forma

anual.

7.3.1 Tipos de inventario

7.3.1.1 Inventario Masivo:

Se realiza una vez al año, a todos los bienes y suministros que se

encuentran en el Almacén a una determinada fecha, comprendiendo la

verificación física, con la finalidad de ser consignados en los estados

financieros de la entidad. Esta actividad requiere la suspensión de la

atención del Almacén, por el tiempo que dure su realización.

7.3.1.2 Inventario Selectivo:

Este se realiza de manera inopinada, para comprobar que el registro de

los bienes y suministros en custodia del Almacén se mantiene al día

completo y exacto; de acuerdo a lo registrado en las Tarjetas de Control

Visible de Almacén (Bincard). Esta actividad no requiere la suspensión de

las actividades del Almacén.

7.3.2 Actividades previas al inventario:

La Unidad de Abastecimiento da las instrucciones, plazos, mecanismos para el

desarrollo del inventario, debiendo tener en cuenta lo siguiente:

a) Las Tarjetas de Control Visible (Bincard) y los reportes de existencias

valoradas del SIGA -MEF de Almacén, a la fecha que se realiza el inventario.

b) Durante el desarrollo del inventario, el internamiento de bienes recibidos

quedará temporalmente en la zona de recepción hasta concluir el inventario.

c) Los bienes y suministros, que se encuentran en proceso de entrega con su

respectivo Pedido Comprobante de Salida (PECOSA), permanecen en la zona

de despacho, hasta su distribución.

d) Gestiona la designación de la Comisión de Inventario, de conformidad a la

Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP-DNA.

7.3.3 Sobrantes de Inventario:

Si en el proceso de verificación se establecen bienes sobrantes se debe proceder

de la siguiente forma:

7.3.3.1 Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas:

a) Documentos fuentes no registrados en las Tarjetas de Control Visible

(Bincard).

b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorización en el

respectivo Pedido Comprobante de Salida.

c) Entrega de otro bien en lugar del que figura como sobrante. En este

caso, de conformidad a la Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP-DNA,

se procede a realizar el ajuste en la respectiva Tarjeta de Existencias

Valoradas de Almacén anulando la salida del bien sobrante, la misma

que es sustentada con el informe de la Comisión de Verificación,

previo inicio de la determinación de responsabilidad; asimismo, se


registra la salida del bien faltante.

7.3.3.2 En el caso que el origen de los sobrantes de Almacén se deba a las causas

indicadas en el literal anterior, éstos se incorporan en los registros de

existencias formulando una respectiva Nota de Entrada a Almacén.

7.3.4 Faltantes de Inventario:

En el caso que, como consecuencia de la conciliación entre los registros de

existencias y el inventario físico realizado, se determinen los bienes faltantes, se

procede de la siguiente forma:

7.3.4.1 Faltante por robo o sustracción.

Se elabora el expediente que contenga y señale las circunstancias del robo

o sustracción, acompañado de la denuncia policial correspondiente.

7.3.4.2 Faltante por Merma.

Tratándose de bienes sólidos o líquidos, que por su naturaleza se

volatizan, es aceptada siempre y cuando esté dentro de la tolerancia en la

norma técnica respectiva.

7.3.4.3 Faltante por Negligencia.

El Encargado y/o servidores a cargo de la custodia son responsables tanto

pecuniaria como administrativamente de la pérdida.

7.4 Baja de Bienes

7.4.1 Se da la baja de bienes, como resultado del inventario Físico General de acuerdo

a las siguientes causas:

a) Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en estado de inutilidad.

b) Diferencia en la valorización de bienes, por pérdida de tipo de cambio.

c) Las existencias sustraídas, robadas o perdidas.

7.4.2 Asimismo, la baja de un bien debe ser propuesto y debidamente sustentada por el

Responsable del Almacén, de acuerdo a lo siguiente:

a) Para los casos de los literales a) y b) del numeral 7.4.1 se sustenta la baja con

el informe técnico en el que califica su estado de inutilidad.

b) En el caso del literal c) del numeral 7.4.1, la baja se sustenta con el expediente

de las circunstancias y denuncia policial.

7.4.3 La baja de los suministros o existencias del Almacén, deben ser aprobados mediante

Resolución Jefatural emitida por la Oficina de Administración y Finanzas.

Disposición final de los bienes dados de baja:

7.4.3.1 Para Donación

El Responsable del Almacén evalúa la solicitud y emite el informe técnico,

recomendando la donación a la Unidad de Abastecimiento como sustento

para la emisión de la respectiva Resolución Jefatural.

7.4.3.2 Para incineración y destrucción


El Responsable del Almacén elabora el informe técnico, recomendando a

la Unidad de Abastecimiento para la emisión de la Resolución Jefatural

correspondiente.

7.5 Reposición de Stock

Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnico-administrativa, inherentes a la

función del Almacén, que tiene como finalidad mantener la continuidad del abastecimiento,

reemplazando existencias distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier

momento y asegurar así que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente.

7.5.1 Variables a utilizar

7.5.1.1 Nivel máximo de stock.

Cantidad de cada tipo de bien que se estime atender en condiciones

normales y por un periodo determinado, las necesidades de la entidad.

7.5.1.2 Stock mínimo.

Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el

abastecimiento, durante el tiempo que demore el trámite de reposición de

stock.

7.5.1.3 Punto de Pedido.

Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposición

de existencias, a fin de evitar el consumo total del stock mínimo.

7.5.2 Cuantificación de variables

El Responsable del Almacén o el que haga a sus veces, coordina con el área

encargada de la programación de la Unidad de Abastecimiento para cuantificar las

variables que permitirán establecer los puntos de pedido para cada tipo de bien.

La determinación de cada una de ellas se efectúa de la siguiente manera:

a) La magnitud del nivel máximo por la cantidad de tipo de bien que

necesita para atender las necesidades de todas las dependencias de

una Unidad Orgánica; en un periodo trimestral, semestral o anual.

b) Si las necesidades son mayores a la capacidad de almacenamiento

pueden considerarse excepcionalmente cantidades para periodos

bimestrales o mensuales, según convenga. Se utiliza como

documento fuente los cuadros de necesidades.

c) El stock mínimo se determina empleando la siguiente fórmula:

Stock Mínimo = Q X T2

T1

Donde,

Q= nivel máximo de stock

Tl= tiempo en que se estima se consumirá totalmente Q.

T2= tiempo que se considera demora el trámite de reposición de stock.

7.5.3 Formulación del requerimiento de renovación de stock


El trámite de reposición se stock se inicia (punto de pedido) cuando las existencias

desciendan al nivel de que empiezan a consumir el stock mínimo, para tal efecto el

Responsable del Almacén o el que haga a sus veces, procede con las siguientes

acciones:

a) Formular el proyecto de cuadro de adquisición de los bienes, que a la

fecha deben de iniciar su trámite de reposición de stock.

b) Remitir el proyecto de cuadro de adquisición a la Unidad de

Abastecimiento a fin de proceder a la adquisición inmediata.

c) Coordinar con el área a cargo de la Programación de la Unidad de

Abastecimiento a fin de racionar la distribución hasta que se efectué

la respectiva reposición de existencias.

7.6 Registro y Control de Existencias

Consiste en un sistema de registros y reportes en los que consigna datos sobre los

ingresos y salidas de bienes del Almacén y cantidades disponibles para distribuir.

Los registros y reportes se elaboran en forma manual y en el sistema SIGA-MEF, en el

primer caso se empleará tarjetas y formularios y en el segundo se utilizará el diseño de los

mismos mediante sistemas de cómputo. Como se muestra:

7.6.1 El Registro de Control de Existencias se realizan en los documentos siguientes:

a) Tarjetas de Control Visible (Bincard), actualizadas. b) Reporte de Kardex de existencias valoradas de Almacén en el SIGA -

MEF. c) Resumen mensual del movimiento de Almacén SIGA-MEF. d) Conciliación mensual del movimiento de los almacenes - SIGA MEF,

obligado a presentar los primeros días de cada mes.

7.6.2 Los documentos fuentes para efectuar los registros son:

a) Orden de Compra - Guía de Internamiento. b) Nota de Entrada de Almacén. c) Pedido comprobando de Salida (PECOSA).

8 RESPONSABILIDADES

8.1 El Responsable del Almacén debe velar por el cumplimiento de las disposiciones

contenidas en el presente documento.

8.2 La Unidad de Abastecimiento de la Oficina de Administración y Finanzas realiza la

supervisión del cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente documento.

8.3 El Responsable del Almacén o el que haga a sus veces debe realizar las siguientes

acciones:

a) Presenciar, verificar, recibir y suscribir la conformidad de los bienes. b) Proteger y controlar la existencia en custodia. c) Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos del Almacén. d) Efectuar la distribución de bienes conforme a lo solicitado. e) Reportar la oportuna reposición de stock. f) Emitir los reportes de movimiento de los bienes del Almacén.

8.4 El Director de la Unidad de Abastecimiento es responsable de la implementación y control

de aplicación, de las normas, procedimientos y pautas.

8 DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA


La situaciones no previstas o establecidas en la presente Directiva son resueltas por el Director

Administrativo II de la Unidad de Abastecimiento de la Oficina de Administración y Finanzas, guardando concordancia con las disposiciones internas del PRONABEC y la normatividad vigente.

9 FORMATOS ANEXOS

Los formatos a utilizarse, aprobados con el presente documento, son los siguientes:

Anexo 01.- Tarjeta de Control Visible - Bincard, "Control Visible De Almacén”

Anexo 02.- Nota de Entrada al Almacén “NEA”

Anexo 03.- "Pedido Comprobante de Salida " (PECOSA) Anexo 04.- Orden de Compra.



JEFE DE LA UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

Responsable de Almacén

Sistema Integrado de Gestión Administrativa Modulo Logística

Fecha: Hora. Pagina: NEA-OTROS

Numero de Entrada

Nota Entrada : Moneda : tipo de Cambio : Entregado por : Fecha : Tipo de uso : Tipo de ingreso : Almacén : Recibido por : Documentos: Observaciones : tipo Presup:

Ítem Descripción Cuenta Unidad Tipo Cantidad Lote Fecha Cantidad Precio Valor Medida Uso Expiración Total Unitario Total

ANEXO 02 NEA- NOTA DE ENTRADA ALMACEN


Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo

001438

Sistema Integrado de Gestión Administrativa Modulo Logística


ANEXO 04

Esta es una copia autenticada imprimible de un documento electrónico archivado por el PRONABEC, aplicando lo dispuesto por el Art. 25 del D.S. 070-2013- PCM y la Tercera Disposición Complementaria

Final del D.S. 026-2016-PCM.Su autenticidad e integridad pueden ser contrastadas a través de la siguiente dirección web: "https://mitramite.pronabec.gob.pe/verifica" e ingresar clave: BHDHFIID código seguridad: 860

Date post:	06-Aug-2021
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Resolución Directoral Ejecutiva · 2021. 6. 10. · Que, el numeral 9.2 el artículo 9 del Decreto...

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