Date post: | 01-Aug-2016 |
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CONTENIDOSABER + ES TU DERECHO ENERO-MARZO 2013
08INFÓRMATE
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ENTÉRATE
Los Archivos y su utilidad pública Esperanza Salvá Trujillo
INFÓRMATE
El valor de los archivos en los procesos de transparencia y democraciaLaura Nahabetián Brunet
Archivos organizados como instrumento para el acceso a la informaciónAnna Szlejcher
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HABLAR CON...
Reflexiones en torno a la modernización de la admi-nistración de documentos y los archivos públicosJosé de Jesús Rodríguez Hernández
PARTICIPA
El tratamiento de los documentos digitales de archivo y su conservación a largo plazoDulce Liahut Baldomar
La carrera al corazónAri Burgos
CULTURA
La batalla de Jahuactal y el 27 de FebreroGeney Torruco Sarabia
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DIRECTORIOFelícitas del C. Suárez CastroCONSEJERA PRESIDENTA
Isidro Rodríguez ReyesCONSEJERO
José A. Bojórquez PereznietoCONSEJERO
Martín Berdeja RivasSECRETARIO EJECUTIVOAudomaro Santos MartínezDIR. JURÍDICO CONSULTIVOAna María Pérez OlivaDIR. DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASGerardo A. Alipi MenaDIR. DE INFORMÁTICAMa. Alejandra Salas FebresUNIDAD DE CAPACITACIÓN, DIFUSIÓN Y VINCULACIÓNEsperanza Salvá TrujilloUNIDAD DE ARCHIVOSM. Ernesto Zúñiga CastilloCONTRALOR INTERNO
COMITÉ EDITORIAL
Ma. Alejandra Salas FebresDirectorMartín Berdeja RivasEditorEsperanza Salvá TrujilloEditor Adjunto
“Saber + es tu derecho” es una publicación trimestral del Instituto Tabasqueño
de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Tiro: 1000 ejemplares.
Editor responsable María Alejandra Salas Febres. Título registrado ante el
Instituto Nacional del Derecho de Autor, Certificado 04-2012-011213054000
CARTA EDITORIAL
Los archivos cobran vital importancia en la organización y funcionamiento
de una entidad pública (municipal, estatal o federal), en las empresas, así como en
la vida pasada y presente de las personas; motivo por el cual, es imprescindible
que la información en ellos contenida esté completa; y por supuesto, debidamente
integrada, pues su fácil localización permitirá a quien lo consulte, el uso oportuno
de la misma. Toda autoridad gubernamental o empresa, frecuentemente recurre
a la información generada o recibida que históricamente recopiló, con el objeto de
verificar los precedentes de su desarrollo, proyectos cumplidos o pendientes de
ejecutar, etc., lo que evidentemente, facilita la toma de decisiones, el cumplir metas y
objetivos fijados, detectar aspectos negativos para solucionarlos, agilizar procesos o
actividades y hacer eficiente el uso de recursos.
Igualmente, los seres humanos debemos conservar documentación que permita:
identificarnos ante otros individuos, justificar propiedades, acreditar grado escolar,
hacer valer derechos frente a terceras personas; o simplemente, como dato histórico
al interesado en su recorrido por la vida y el conocimiento de sus raíces.
De ahí, la transcendencia que en éstos ámbitos se implementen archivos debidamente
organizados y funcionales, que cuenten con las condiciones idóneas para la preservación
de la documentación que en ellos se almacena; pero también, acorde a los nuevos
avances de la informática y la digitalización.
En ese sentido, ante el gran valor que tienen los archivos para la administración; el
desarrollo económico, social, científico y tecnológico; el fomento y consolidación
de la identidad cultural, la investigación y la historia, este fascículo de Saber + es tu
derecho se destinó a este tópico, por su singular relevancia también en materia de
transparencia y acceso a la información pública, ya que sin duda, es un supuesto básico
para garantizar este derecho fundamental a los ciudadanos.
Mtro. Isidro Rodríguez Reyes
CONSEJERO
4 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
ENTÉRATE
5SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
ENTÉRATE
POR ESPERANZA SALVÁ TRUJILLOTITULAR DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DEL ITAIP
Es importante, hoy en día, hablar sobre los
archivos como un conjunto organizado
de documentos en el cual cada una de
sus partes tiene un sentido y una importancia
fundamental.
Dentro de la administración pública, los archivos
como fuente de información, deben tener un
tratamiento de acuerdo con la ciencia archivística.
Es por ello que la archivística, con su aportación
a la administración y a la historia, constituye el
dotar de información a una sociedad interesada
en obtener cada vez más datos tanto del pasado
como del presente.
El concepto de archivo ha evolucionado hasta
lograr su total identidad, ya no solo como memoria,
sino como un proceso que vincula a los elementos
que intervienen en su formación.
Para Schellenberg, un teórico clásico de la
Archivística, los archivos son aquellos registros
de cualquiera institución pública o privada que
hayan ameritado su preservación permanente con
fines de investigación o para referencia y que han
sido depositados o escogidos en una institución
archivística. 1
Por consiguiente; de manera práctica podemos
definir a los archivos como un conjunto de
documentos producidos y/o recibidos en el
“ejercicio de sus funciones” por las personas físicas
o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época
y en “cualquier soporte”.
Los archivos son parte fundamental para
garantizar el derecho de acceso a la información
en toda dependencia, pues de no ser clasificados y
ordenados de manera correcta, se corre el riesgo
de perder la información.
Una adecuada administración en los archivos,
permite la disponibilidad de la información,
función toral en la administración pública. Acción
que se debe valorar debido a la importancia
de la preservación y cuidado para la utilidad
administrativa e histórica de una Institución.
La notoria doble importancia de los archivos:
legitimar y validar información por medio de
la difusión, resulta pieza clave dentro de las
funciones para los fines que deben cumplir
los documentos, al ser el soporte palpable que
transporta información y por ende con un gran
valor histórico.
6 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
ENTÉRATE
Ahora bien, al hablar de valoración archivística
como concepto, implica el análisis integral de
la documentación y las acciones (selección,
depuración, expurgo, etc.) en vista a la conservación
cualitativa de los documentos producidos en un
organismo. En otros términos es el proceso por
el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos.
La selección documental en nuestra realidad
archivística, es una necesidad de la Administración,
porque su propósito es reducir el desequilibrio
planteado por la producción y la acumulación
documental.
Así el valor primario se le asigna a los
documentos que sirven para realizar operaciones
administrativas propias del organismo y las
relacionadas con los destinatarios de un trámite.
De ahí que el valor jurídico o legal, será aquel del
que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho común.
Por consiguiente, el valor fiscal o contable está
marcado por reglamentos o normas establecidas
por la Hacienda Pública, que deben ser atendidas
para la vigencia, la guarda precautoria, y para la
disposición final.
Por otra parte, los Valores Secundarios, no menos
importantes, contemplan un valor evidencial mismo
que revela el origen, organización y desarrollo de
las entidades (cambios institucionales orgánicos,
normas de trabajo, política interna, economía,
estadísticas, etc.).
LOS ARCHIVOS SON PARTE FUNDAMENTAL PARA GARANTIZAR EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN EN TODA DEPENDENCIA.
Una adecuada administración en los archivos,
permite la disponibilidad de la información,
función toral en la administración pública.
ENTÉRATE
7SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
ENTÉRATE
A su vez, el valor histórico revela la evolución y los
cambios más trascendentales desde el punto de
vista legal, que ha sufrido la institución (directrices,
políticas, programas, proyectos, etc.).
Finalmente, un valor informativo revela
fenómenos sociales e institucionales (expedientes
de personal, correspondencia, organigramas,
reglamentos internos, etc.) 2
Ahora bien, sabemos la importancia que tienen los
archivos en sus dependencias, pero ¿por qué son
importantes? ¿para qué nos sirven? Es preciso
divulgar ese conocimiento a la ciudadanía en
general, por ser un legado a todos los ciudadanos,
para fortalecer la transparencia que por añadidura
comienza en los archivos y lograr una real apertura
informativa.
Resulta necesario que, se tome en cuenta la
conservación de documentos, actividad cuyo
principio permite mantener y garantizar la
información el mayor tiempo posible.
Al hablar de conservación de documentos, no
debe entenderse como un proceso correctivo,
sino como un proceso preventivo, de actividades,
métodos y estrategias que nos permiten
salvaguardar en la medida de lo posible la acción
de los agentes de deterioro y, lograr así conservar
la información contenida en los documentos como
medios portadores de un mensaje.
Lo cual nos permite inferir que, resulta un
verdadero reto, el papel que debemos adoptar
como sociedad. La utilidad de los archivos es
nuestro argumento más fuerte para plantear
su importancia y lograr hacer conciencia ante la
propia ciudadanía, por ser parte de una memoria
social sustentada en los documentos emitidos,
los cuales formarán en un futuro no lejano un
invaluable legado para nuestras generaciones.
BIBLIOGRAFÍA
1. AGUILERA MURGUÍA, Ramón y NACIF MINA
Jorge, Los Archivos Públicos: Su Organización y
Conservación, Editorial Porrúa, México 2007.
2. ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a
la Operación de Archivos en Dependencias y
Entidades del Poder Ejecutivo Federal, Secretaría
De Gobernación, México 2008.
3. Guía para la salud de los trabajadores, Poder
Judicial de la Federación, Consejo de la Judicatura
Federal, México 2008.
4. VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo, La archivística
objeto e identidad, Red Nacional de Archivos de
Instituciones de Educación Superior, Archivo
Histórico BUAP, Heroica Puebla de Zaragoza,
México 2007.
Notas
1 Villanueva Barzan, Gustavo. La archivística objeto e identidad. México, Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior, Archivo Histórico BUAP, Heroica Puebla de Zaragoza, 2007. p. 57.
2 Alday García, Araceli. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. México, Archivo General de la Nación, 2008. p. 41.
8 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
9SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
POR LAURA NAHABETIÁN BRUNETDOCTORA EN DERECHO Y CIENCIAS SOCIALES
INTRODUCCIÓN
“La crisis de la democracia es que no es lo
suficientemente democrática .... - por lo que se
necesita - una redefinición de los derechos y las
obligaciones de los individuos.” 1
“Ya no se requiere de mayor debate ideológico para
demostrar que la democracia es una condición
necesaria para el desarrollo. Nos referimos a la
democracia considerada no sólo como el régimen
político sino como un sistema de relación con
los ciudadanos que va incluso más allá de lo
institucional.” 2
“El régimen democrático es un sistema donde la
legitimidad de un gobierno se origina no solamente
de las elecciones, sino también del consenso que
éste consigue mantener entre la población.” 3
El problema se plantea habitualmente – sobre
todo en países con democracias débiles – cuando
los gobiernos no son capaces de dar respuestas
eficientes a sus gobernados, en la medida que
los conflictos se multiplican por la existencia
de expectativas y demandas insatisfechas,
generando posibles quiebres institucionales,
deslegitimando a los gobiernos y facilitando que
el sistema en su conjunto ingrese en lo que ha
dado en denominarse espiral de ingobernabilidad.
De esta forma es ampliamente compartible la
aseveración de Carlos Fuentes en el sentido de la
necesidad del mantenimiento de la estabilidad de
la región ya que “si las instituciones democráticas
no producen pronto resultados económicos y
sociales para la mejoría de las mayorías, para
superar el abismo entre pobres y ricos y estrechar
los espacios entre la modernidad y la tradición,
podemos temer el regreso a nuestra más vieja y
arraigada tradición, que es el autoritarismo.” 4
Así es posible acompañar también la afirmación
del ex Presidente del Ecuador Osvaldo Hurtado:
“cuando la democracia sea capaz de producir
resultados concretos y tangibles en los campos
económico y social, además de garantizar la
libertad y los derechos humanos, y promover
la participación ciudadana, sus instituciones se
consolidarán en la conciencia colectiva y sus
valores pasarán a formar parte de la cultura
latinoamericana. A partir de entonces su
supervivencia quedará garantizada.” 5
“Las causas de pérdida de confianza en las
instituciones democráticas no se hallan en factores
socioeconómicos sino en la propia política”. 6
Los ciudadanos se encuentran en una situación que
entienden de desamparo frente a las instituciones
10 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
y la desdoblan de forma tal que se sienten
impotentes frente a un sistema democrático que
les interesa pero no les satisface, al punto de
establecer que si un gobierno dictatorial solucionara
sus reivindicaciones de índole económica, no
habría mayor problema, al mismo tiempo que no
creen en una democracia consolidada mediante
instituciones y mucho menos liderazgos como los
actuales.
Seguramente la situación
real pueda considerarse no
como de ausencia de valores
democráticos, sino como
de conciencia y reclamo de
nuevas formas y capacidades
institucionales en que cristalizar
estos valores.
TRANSPARENCIA Y
DEMOCRACIA
La transparencia es un tema
que suele utilizarse cada vez
con mayor frecuencia, sin
definiciones conceptuales
claras. Increíblemente aún no se ha generado un
cuerpo teórico que pueda impedir convertirla en
un concepto que sin tener idea de a qué refiere
se utiliza, ya sea para ganar credibilidad y aplauso
como decía Aristóteles o para ganar un debate,
como precisaba Schopenhauer. 7
“Al término transparencia podría de hecho
calificársele como un “término tótem” respecto
del cual no pocos políticos buscan tomar partido
escasas veces de manera sincera, las más por mera
pose y conveniencia electoral. Si en los ochentas y en
la primera mitad de los noventas era políticamente
correcto ser demócrata, hoy ser transparente está
“in”.” 8
Luis Ugalde ha indicado que la transparencia
implica: “abrir la información de las organizaciones
políticas y burocráticas al escrutinio público,
mediante sistemas de clasificación y difusión que
reducen los costos de acceso a
la información del gobierno. La
trasparencia no implica un acto de
rendir cuentas a un destinatario
específico, sino la práctica de
colocar la información en la
vitrina pública para que aquellos
interesados puedan revisarla,
analizarla y, en su caso, tomarla
como mecanismo para sancionar
en caso de que haya anomalías
en su interior.” 9
Es decir que al hablar de
transparencia la referencia
debe entenderse efectuada a
aquellos actos por medio de los
cuales la información del Estado es puesta bajo el
escrutinio público de la sociedad en su conjunto. La
transparencia no implica una suerte de rendición
de cuentas a una persona determinada, sino que se
trata de una práctica democrática mediante la cual
se coloca la información gubernamental bajo la
lupa de la publicidad, para que las personas puedan
efectuar las tareas que entiendan pertinentes
vinculadas con su revisión, análisis y en caso
de entenderlo pertinente activar mecanismos
sancionatorios.
11SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
“La transparencia del gobierno y la administración no es sólo un
pedido de la ciudadanía, sino una obligación que el Estado se ha
auto impuesto, incluso desde el punto de vista normativo para
evitar la corrupción y hacer frente a las tradicionales prácticas
burocráticas.” 10
Importante es tener presente, para qué sirve la transparencia.
Y en este sentido, es pertinente considerar que la transparencia
funge como pilar sustantivo de la democracia.
Las funciones de quienes gobiernan implican el ejercicio de la
representación que les es otorgada, pero no es posible que se
apropien de la misma; son removibles. Por lo mismo, deben ser
conscientes que deben responder al interés público y por tanto
presentar sus decisiones dado que éstas son en nombre del
colectivo social que los estatuyó en el lugar.
Es pertinente precisar que desde el punto de vista conceptual “la
transparencia de la acción pública no es sinónimo de rendición de
cuentas, pero es una condición necesaria para que ésta se lleve a
cabo” 11, motivo por el cual el ocultamiento de información, sea o
no con intencionalidad, impide efectuar ésta en forma correcta,
ya que no será posible el conocimiento efectivo de la actuación
de la Administración y de la utilización que de los fondos
públicos ésta efectúa. Para que ésta constituya efectivamente
un mecanismo de contralor del poder es fundamental que
aquéllos que deban ejercerlo otorguen visibilidad, difusión y por
tanto transparencia a la forma en que se toman las decisiones,
los motivos que se esgrimen para su adopción, los objetivos que
se pretenden obtener, así como los costos en infraestructura
técnica y humana.
En función del criterio que establece que la Administración
tiene por finalidad y cometido precisamente “servir” a los
ciudadanos, es compartible la afirmación que establece que: “la
más amplia accesibilidad y visibilidad, lejos de comprometer el
correcto funcionamiento del aparato administrativo, refuerza
La Transparencia colabora en tanto instrumento e incentivo para evitar que se produzca la inevitable cooptación de los espacios públicos por quienes tienes los medios -generalmente económico, aunque noúnicamente- como para ello.
De la multiplicidad de conceptualizaciones que sobre el tema existen es menester considerar que en todos los casos se presentan una serie de elementos que siempre están presentes, a saber:
• Información. • Actividad gubernamental.• Apertura sin restricciones.• Facilidad, oportunidad y completitud de la información.
12 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
su legitimidad democrática y su configuración
esencialmente servicial.” 12
La transparencia no es, en definitiva, una cuestión
normativa, sino de actitud.
INSTITUCIONES, INFORMACIÓN Y ARCHIVOS
A) INSTITUCIONES
Frente a la reivindicación de la necesidad de
analizar las posibilidades de modificación en las
instituciones, será necesario establecer primero
cuáles son los elementos que determinan su
calidad.
En ese contexto, será necesario establecer que las
instituciones públicas “son expresión de fuerzas
políticas a través de las cuales las sociedades
intentan resolver sus problemas colectivos.” 13
De esta forma, la calidad de las instituciones
estará seguramente influenciada por criterios,
procedimientos y normas establecidas para el
funcionamiento del sistema político.
Es importante que la relación entre instituciones
y política determina en muchos aspectos los
caminos del desarrollo de las sociedades; esto se
debe a que la calidad de las instituciones constituye
el elemento de vinculación que unirá a las normas
con los procedimientos y prácticas del sistema
político.
No es posible dejar de considerar el hecho de que
“la calidad de las instituciones públicas constituye
el puente que une el desarrollo con las reglas y
prácticas del sistema político. El desarrollo depende
en buena parte de las instituciones públicas, pero
éstas a su vez se crean y transforman en el contexto
generado por el sistema político.” 14
B) INFORMACIÓN
Al hablar de información, la referencia debe
entenderse hecha – en una determinación de una
gran amplitud - a la contenida en los documentos
que los sujetos obligados generan, obtienen,
adquieren, transforman o conservan por cualquier
título, asimismo, será información pública toda la
que emane o esté en posesión de una entidad de
carácter público.
De esta forma se entenderá que “el libre flujo de la
información y de las ideas es central para la propia
noción de la democracia y es crucial para que se
respeten eficazmente los derechos humanos. En
ausencia del respeto para el derecho de la libertad
de expresión, la que incluye el derecho a buscar,
recibir e impartir información e ideas, no es posible
ejercer el derecho a votar, se violan los derechos
humanos en el secreto, y no hay ninguna manera
de denunciar a un gobierno corrupto e ineficiente.
La garantía en la práctica de un libre flujo de
información e ideas se fundamenta en el principio
de que las entidades públicas tienen información,
pero no para su propio uso sino en representación
del pueblo.” 15
Acceder a la información pública que se encuentra
bajo la superintendencia del gobierno es
fundamental por varios motivos.
En primer término, el propietario real de la
información es la persona, se trata del pueblo que ha
elegido a sus gobiernos y que delega su posibilidad
13SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
de decidir en manos de sus gobernantes. El
gobierno resuelve y sus decisiones se registran
en documentos diversos, y éstos deben ponerse
en conocimiento de todas las personas, sin
calificación de un interés de tipo alguno y por
ende facilitar el acceso a toda la información que
se hubiere generado.
En segundo término, el acceso a la información
pública es uno de los principales sustentos de
la rendición de cuentas, la que se constituye en
núcleo fundamental de la democracia.
Finalmente, acceder a la información constituye
un sistema que efectivamente facilita la
evaluación y el contralor del poder. De esta forma,
toda persona podrá pedir acceso a la información
que sin expresión de motivación le interese y
así revisar la actividad que los gobernantes han
efectuado sobre diferentes temas. Además, en
la medida que los funcionarios conocen de las
obligaciones generadas por las leyes de acceso a
la información, aparece una suerte de incentivo
para que éstos actúen de acuerdo con éstas y
así aplicar la legislación vigente en su ámbito de
responsabilidad. 16
“La transparencia se ha convertido en una exigencia
ubicua en el mundo de los gobiernos democrático
republicanos en tanto todos los demócratas
coinciden, en que democracia cada vez más implica
y significa rendición de cuentas” 17 y éstas son dos
de los pilares del buen gobierno conjuntamente
con el acceso a la información pública.
No debe olvidarse que “el principio general es que la
información de las reparticiones gubernamentales
LA CALIDAD DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS CONSTITUYE EL PUENTE QUE UNE EL DESARROLLO CON LAS REGLAS Y PRÁCTICAS DEL SISTEMA POLÍTICO.
en última instancia no tiene otro dueño legítimo
que el pueblo.” 18
La accesibilidad a la información supone – en
términos generales - una facultad amplia que
se asocia al conocimiento de lo público y no
solamente a los documentos publicados por el
Estado. El acceso a la información debe ser total
e irrestricto, sin importar el soporte en que esté
sustentado: documentos escritos, expedientes,
planos, soportes magnéticos, entre otros.
C) ARCHIVOS
En esta línea de consideración es importante
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INFÓRMATE
tener presente la evolución que se ha verificado
en relación con las funciones que cumplimentan
los archivos.
En efecto, se verifica un cambio de sustancia desde
la antigüedad en que su actividad principal no era
otra que la de celosos custodios de los fondos de
archivo para que éstos estuvieren luego al servicio
de la investigación histórica, a la actualidad de la
modernidad en que su misión es la de facilitar la
búsqueda y recuperación de la información que
los diferentes usuarios pudieren requerir y estar
atentos a su disposición.
“Durante muchos siglos, el archivo era concebido
como un instrumento de poder por parte de las
clases dominantes de manera que el secretismo
era la expresión de la voluntad de una minoría
para mantener la información bajo su control. Aún
actualmente, el poder demoledor de la información
ha llevado a gobiernos a limitar su acceso y en
momentos políticos conflictivos, ha esconder los
documentos e, incluso, a destruirlos” 19.
Avanzando en el tiempo, la reconsideración de
la democracia y particularmente la evolución del
derecho a la información y la libertad de expresión,
han conducido a un importante momento de
apertura, o mejor a una revalorización de lo
sustantivo que es para la democracia el ejercicio
de éstos. Con ello sin dudas, se produce un avance
en la consideración de los archivos, al menos desde
el punto de vista dialéctico.
No cabe duda que los archivos son esenciales para
la construcción de la denominada gobernabilidad
democrática.
Es en ellos, y bajo las más diversas y dificultosas
condiciones operativas que se resguardan
importantísimos volúmenes de información de
gran valor, tanto para el desempeño de la gestión
pública como para su conservación y difusión
como memoria histórica.
La riqueza informativa de los archivos
gubernamentales es muy vasta, tanto como los
seculares problemas que condicionan su eficiencia
y su capacidad para ser considerados y constituirse
como el sistema de información por excelencia de
las administraciones públicas, en cualquier nivel
de gobierno.
La importancia de los archivos radica en
principio, en tres razones fundamentales:
1.- Facilitan la gestión de la Administración
Pública e Instituciones, proporcionando acceso
a los documentos en el curso de las actividades
administrativas cotidianas.
2.- Permiten al ciudadano el ejercicio del
derecho de acceso a la información, poniendo
a su disposición los documentos administrativos,
técnicos y jurídicos que le conciernen o que son de
interés para el conjunto de la sociedad.
La transparencia es esencial en todo estado
democrático.
3.- Preservan la memoria colectiva de las
naciones, las regiones, las comunidades, las
organizaciones y las personas.
Sin embargo, a éstas deben adicionarse dos
absolutamente fundamentales:
a) Para que exista rendición de cuentas y
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INFÓRMATE
transparencia, la sociedad necesita de información
sólida y datos irrefutables, porque de otra manera
la denuncia se convierte en prédica política sin
ningún tipo de sustento y pierden por tanto valor
y eficacia.
b) En los archivos existe multiplicidad de
información que permite la verificación de claves
fundamentales para la comprensión y solución de
problemas nacionales acuciantes.
Ahora bien, establecido lo anterior, lógicamente
desde el punto de vista político, sin dudas que
ningún dirigente político estaría en contra de estas
afirmaciones y posiblemente hasta realizaría
discursos contemplativos de estas afirmaciones.
La pregunta inmediata es entonces ¿cuáles son
las razones para que los archivos que son tan
importantes, sean menospreciados y denostados
por los actores políticos en los hechos, siendo
que por ejemplo los presupuestos asignados son
nimios o inexistentes?
ESCENARIOS COMPLEJOS
La información que existe a nivel internacional
así como la verificación de la realidad cotidiana
determina que los archivos en términos generales,
se encuentran en una situación francamente
lamentable, en la medida que sus instalaciones no
son las adecuadas, sus funcionarios no siempre
son profesionales de la materia, las dificultades
para el desarrollo de sus procesos técnicos
son múltiples, los instrumentos de trabajo se
encuentran en la obsolescencia, en definitiva, la
precariedad los ha absorbido.
Se trata pues, de la persistencia de enormes
desigualdades incluso en el interior de
entidades que a priori podrían invertir
considerables presupuestos en su actualización y
profesionalización. Sin embargo, las prioridades
siempre son otras y no se logra en muchos casos
pasar la barrera de la opacidad.
Pueden establecerse por lo menos tres situaciones
de destaque que funcionan como condición
para la organización, el acceso y utilización de la
información contenida en los archivos.
1. CONCEPTUALIZACIÓN ERRÓNEA POR PARTE
DE LOS ACTORES RELEVANTES ACERCA DE LA
IMPORTANCIA QUE REVISTEN LOS ARCHIVOS.
Desde el punto de vista social e institucional
existe una equivocada visión en relación con
la significación, importancia y alcance de los
archivos. Se verifica un trato indiferente que
prevalece en las administraciones en relación con
la actividad archivística y el personal que la cumple
lo que hace dificultoso el diseño de políticas
públicas de alto impacto en esta materia. Tal es
así que los archivos, en lugar de facilitar el acceso
a la información que contienen y de esta forma
colaborar en el fomento de la imprescindible
transparencia en tanto pilar fundamental del buen
gobierno, se han constituido en una pieza débil
que llega a obstaculizar su efectividad.
Ramón Alberch Fugeras ha establecido que “uno
de los obstáculos de más relieve que impiden la
‘normalización’ de la función archivística proviene
del gran arraigo de una deformada percepción
y visualización pública de la profesión que se
concreta en una fluctuación que oscila entre
16 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
Luego de la explosión de documentos producida en el Siglo XX, la ciencia archivística verificó un importante cambio al derivarse en una administración de documentos.
De esta forma se reconsidera el papel de los archivos y se los guarda ya no únicamente desde su consideración histórica sino desde aquélla de la administración en tanto información que cumplimenta un ciclo vital desarrollado en mérito a diferentes procesos que facilitan la integración de los archivos como sistema de información. Éste facilita la gestión del ciclo vital de los documentos lo que determina la existencia de una orientación de tipo metodológico que facilita la especialización del trabajo de las entidades archivísticas de las organizaciones así como la construcción de un sistema institucional de archivos. A su vez se erigirá como paradigma para la gestión de documentos a lo largo de su ciclo vital.
el estereotipo y la invisibilidad. Así la imagen ciudadana de los
archivos se asocia frecuentemente, o bien a unos depósitos donde
se acumulan grandes volúmenes de documentos y en cuyo marco
se emprenden enjundiosos estudios aptos sólo para el consumo de
una minoría erudita, o contrariamente se constata un lamentable
olvido derivado del desconocimiento sobre nuestros objetivos y
funciones. El ciudadano, pero también una parte sustancial de los
gestores y políticos, tienen grandes dificultades para establecer
una correlación positiva entre sus necesidades de información y la
existencia de un servicio de archivos ágil y eficaz”.20
2. MARGINALIDAD DE LOS ARCHIVOS EN SU CONSIDERACIÓN
SOCIAL E INSTITUCIONAL.
Las entidades públicas no consideran a los archivos como su
sistema lógico de información sino que por el contrario los ubica en
los lugares que no estarían habilitados para actividades que tienen
mayor prestigio. Muy por el contrario se los ubica en los subsuelos
o lugares inútiles, considerándolos en muchas oportunidades como
“espacios con contenido inservible”.
Asimismo desde el punto de vista cultural son relacionados con
buenos lugares para el mantenimiento de la memoria, ya que su
función es resguardar un desconocido pasado y un inexplorado
legado histórico.
Finalmente, en las agendas políticas no se verifican existentes,
ya que difícilmente son considerados para la determinación de
las decisiones gubernamentales, sin perjuicio de los infaltables
discursos que abogan por la transparencia y el acceso a la
información que otorga al menos teóricamente una discutible
rentabilidad electoral.
De esta forma es posible afirmar que esta marginalidad que
revisten sus archivos tanto desde el punto de vista institucional
cuanto desde el punto de vista social, dificulta, - por no afirmar
la imposibilidad de acceso intelectual y físico a la información
17SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
contenida en diversos tipos de soporte -por lo que
a su vez, se ve limitada su uso en el manejo de los
asuntos públicos, así como en el desarrollo de una
memoria documental de instituciones y entidades
públicas correctamente organizadas y ordenadas.
La falta de conocimiento y por tanto de
entendimiento acerca del sustancial valor que
éstos tienen como mecanismo de información,
y el desprecio con que es considerada la función
archivística – en muchos casos desde la autoridad
– los condena a una situación de rezago difícil
de superar. A esto debe sumarse, la dificultad
de sobreponerse e imponerse como el recurso
informativo esencial que constituyen con un
carácter probatorio casi único así como testimonio
dificultosamente igualable del desenvolvimiento
jurídico y administrativo de las diferentes
entidades públicas.
3. CARÁCTER ESTRUCTURAL DE LOS
PROBLEMAS ARCHIVÍSTICOS.
En una frase nada original puede establecerse
que los problemas de los archivos son de carácter
estructural y tienen su origen en la propia
administración, en la medida que dependen
directamente de la forma en que ésta produce,
organiza, gestiona y considera a la información
documental y archivística.
No es oculto que en el seno de la administración
se verifican procesos de extrema burocracia,
donde la cultura de las miles de copias acerca
de lo mismo, la utilización hasta el hartazgo
de las técnicas de reprografía son parte de la
cotidianidad. Esto sumado a la complejización y
diversificación de las entidades gubernamentales
lo que redunda en el incremento de las relaciones
documentadas, determina esta producción
explosiva de documentos que termina por ser el
eje central de la gestión archivística.
El incremento desmedido de la producción
documental, genera importantes inconvenientes
en la administración de la información de los
archivos de las entidades ya que les afecta tanto
desde el punto de vista de las técnicas, métodos
y sistematización del trabajo, haciendo que se
determinen obsoletos e ineficaces e influyendo
en forma desfavorable en los espacios físicos y la
infraestructura generalmente inapropiada.
Es en este sentido que se ha afirmado que “los
archivos han caído en una suerte de círculo
vicioso que se distingue por la carencia de apoyos
gubernamentales para ellos, ante el escaso control
que tienen sobre los documentos que manejan,
mismos que, al producirse masivamente, aumentan
la obsolescencia de las técnicas, recursos y métodos
del trabajo archivístico, colapsando a éste, junto
con su propia imagen, en el marco de un entorno
institucional hostil, extremadamente cambiante, y
del que se rezagan aún más, día a día.” 21
18 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
UNA AGENDA POSIBLE
En la medida que se entiende posible desarrollar
un compromiso activo para con “la causa” de los
archivos, en la medida que éstos son sin dudas,
parte sustancial de la posibilidad de concreción
efectiva de la transparencia y acceso a la
información y con ellos de la democracia, es que
se considera sustancial avanzar en la elaboración
de una agenda de política pública en la materia.
Será sin dudas un compromiso en el que se deberá
trabajar arduamente y los logros posiblemente sólo
se verificarán en el largo plazo; sin embargo no debe
perderse de vista lo que afirma Max
Weber: “es absolutamente cierto y
así lo prueba la historia que en este
mundo sólo se logra lo posible si
se intenta lo imposible una y otra
vez.” Es entonces en esta línea
de pensamiento que se entiende
viable la discusión en términos de
espacio público político.
1. Construcción de una estructura jurídica sólida
y articulada que no posea determine rigideces
inconducentes, ni imposibilidades de ejecución
por inexistencia de normativa reglamentaria de
aplicación.
2. Desarrollo de políticas públicas cuyo anclaje
fundamental sea la consideración de los sistemas
institucionales de archivos
3. Fortalecimiento de la capacidad administrativa
y financiera de las instituciones.
4. Revaloración institucional y social de la
información contenida en los archivos mediante el
compromiso gubernamental efectivo.
5. Desarrollar procesos de planeación archivística
que no generen únicamente diagnósticos sino
procesos de reingeniería institucional que faciliten
la superación de los tradicionales problemas para
con los mecanismos de administración.
6. Modernización de las técnicas, procedimientos,
métodos e instrumentos de ejercicio profesional,
lo que se deberá unificar indisolublemente con
mecanismos de constante actualización.
7. Incorporación de las tecnologías de la
información en el desarrollo de los procesos
que se cumplimentan sea para la administración
documental sea para el contralor archivístico de la
información.
8. Generación de mecanismos de divulgación,
concientización y aprehensión ciudadana para con
los archivos.
9. Desenvolvimiento de mecanismos de
cooperación y comunicación permanentes entre
los archivos y la administración, así como entre los
usuarios institucionales y sociales.
10. Desarrollar metas de vinculación social y
gubernamental para el cumplimiento de una cultura
institucional y social de los archivos en las que se
le otorgue el papel sustancial que éstos tienen para
la transparencia y la rendición de cuentas.
COLOFÓN
Se comparte la determinación que establece “la
19SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
democracia no es concebida como algo cerrado
y definido de una vez por todas, sino como un
proyecto abierto a un futuro siempre incierto
y conflictivo”22. Pero en este marco y bajo este
parámetro debe procurarse dar cumplimiento a
la afirmación que establece que “las decisiones
políticas acerca de la sociedad dependen
exclusivamente de las instituciones, formas
políticas, culturales y orientaciones morales en
cuyo marco tiene lugar el proceso de formación de
la voluntad democrática.” 23
Así será que entre los múltiples retos, el
reconocimiento de los archivos y el papel que
juegan en los procesos de transparencia, acceso a
la información y rendición de cuentas, ocupan un
lugar central en las acciones de divulgación que
deben emprenderse en diversos ámbitos de la
vida nacional de los diferentes países.
Los archivos no son museos, inamovibles y eternos,
constituyen, tanto en la esfera de las organizaciones
públicas cuanto en las privadas, organizaciones
vivas que no solamente resguardan testimonios
de eventos pasados, lo que de suyo los hace muy
relevantes, sino, más aún, deben concebirse como
gestores de información con un gran valor jurídico,
administrativo y técnico en diversas materias. La
exclusividad de la información archivística, como
sedimento y producto natural de las gestiones
gubernamentales, los hace singulares.
La promoción del papel que juegan en tanto centros
neurálgicos de información debe ser reconocida
tanto institucional como socialmente, de ahí la
importancia de involucrar en su divulgación a las
organizaciones sociales y los centros educativos.
La voluntad, es un requisito indispensable pero por
sí solo insuficiente por lo que se considera central
una inteligente inversión de la misma, voluntad
institucional y social serán las que determinen que
los archivos devengan efectivamente en un factor
de transparencia, en oposición a su condición
actual como elemento de opacidad y secrecía.
No es posible que la afirmación: “privados
del acceso a las fuente de información e
ignorando los motivos de las decisiones con
ellos relacionadas, los ciudadanos se encuentran
a merced de una administración anónima, sin
rostro e impenetrable”24, sea una constante en las
diferentes estructuras gubernamentales.
20 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
Modificar la mentalidad es prioritario en la medida
que constituye uno de los mayores retos tanto
para la sociedad civil involucrada en la militancia
activa a favor del acceso a la información pública,
cuanto para quienes están en la primera línea de
la formulación de las políticas públicas en el tema.
Las dificultades no son menores, sino importantes y
crecientes en la medida que se inician las acciones,
sin embargo, las recompensas son múltiples y de
magnitudes considerables.
En mérito a lo establecido es posible afirmar que
la información pública debe ser parte del circuito
sustancial integrado por la transparencia, la
rendición de cuentas y la democracia.
Se comparte la afirmación que indica que: “el
deber que la sociedad tiene de procurar de modo
primordial la realización del ser humano como
persona le impone la obligación de respetar las
plurales formas en que esta persona se plasme.
De ahí dimana, pues, el pluralismo que en materia
religiosa, educacional, política, sindical, etc. ... la
sociedad debe asegurarle.” 25
Asimismo se afirma que: “el bien común depende de
un sano pluralismo social”, éste es parte insustituible
del desarrollo democrático. La transparencia no
es negociable y por lo mismo dentro del nuevo
esquema de gobierno – caracterizado por la
gobernanza -, la transparencia pone al alcance
del ciudadano la posibilidad de vigilar lo que
sucede dentro de la estructura administrativa
del gobierno, permitiéndole participar como una
medida de control externo sobre las acciones de
los funcionarios públicos. Es ahí donde la memoria
institucional viva y verificable en los archivos se
considerará insustituible para el desenvolvimiento
democrático.
Los archivos contienen las decisiones que han
modificado las vidas de nuestros ciudadanos y que
han conducido a que se asumieran determinadas
decisiones en el centro del poder político.
Su revalorización colabora sustancialmente en
lograr la eliminación de un perjuicio muy fuerte que
hoy por hoy socaba los pilares de la democracia,
cual es hacer devenir “al individuo democrático en
un simple cliente de las ofertas del mercado político
monopolizado por los partidos” 26 en la medida
que facilita el acceso efectivo a las decisiones de
gobierno que le conciernen.
Compartida como lo es la afirmación que “el futuro
de la política ha de ser invención constante de
democracia o el riesgo totalitario es permanente”27se
entenderá que aquéllos que contienen memoria
histórica, memoria institucional y en definitiva
memoria vital de la cotidianidad de las sociedades,
tienen un papel fundamental en la construcción
de sociedades más justas, más libres, donde los
derechos y las garantías se respetan sin cortapisas
y donde el Estado de Derecho se verifique fuerte y
la democracia vibrante.
Doctora en Derecho y Ciencias Sociales por la Universidad Mayor de la República Oriental del Uruguay.Magister en Ciencias de la Legislación y Gobernanza Política por la Universidad de Pisa.Magister © en Derecho con énfasis en Derecho Constitucional y Derechos Humanos por la Universidad Católica del Uruguay.Doctorado © en Ciencias Jurídicas por la Universidad Católica Argentina.Diplomada en Teoría Política y Gestión, en Relaciones Internacional
Notas
21SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
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y Desarrollo Político Latinoamericano y en Derechos Económicos, Sociales y Culturales.Especialista en Gobierno y Administración Digital.Docente Universitaria en las Cátedras de Informática Jurídica de la Universidad Mayor de la República y Derecho Constitucional de la Universidad Católica del Uruguay.Integrante del Instituto de Derecho Informático y del Departamento de Derecho Constitucional y Derechos Humanos de las respectivas universidades.Dirección electrónica: [email protected] Giddens, Anthony.- “The Third Way”. Londres, 1998.2 Carrillo Flórez, Fernando.- “El déficit de democratización en América Latina”, en Democracia en déficit: Gobernabilidad y Desarrollo en América Latina. BID. Washington, 2001.3 Bobbio, Norberto, Matteucci, Nicola y Pasquino, Gianfranco.- Diccionario de Política. México, 1988. 4 Fuentes, Carlos.- “Democracia latinoamericana: anhelo, realidad y amenaza”, en Suplemento Bitácora del Diario La República. Montevideo, 2001.5 Hurtado Larrea, Osvaldo.- “Gobernabilidad, Democracia y Pobreza”, en Gobernar la globalización. La política de la inclusión: el cambio de responsabilidad compartida. Cumbre Regional para el Desarrollo Político y los Principios Democráticos. UNESCO. México, 1997.6 Torcal, Mariano.- “La desafección política en las nuevas democracias del Sur de Europa y Latinoamérica”, en Instituciones y Desarrollo. Barcelona, 2001.7 Schopenhauer, Arthur.- “El arte de tener razón”, en 38 estratagemas. Madrid, 1996.8 Alatorre, Jorge.- “El papel de la transparencia y la rendición de cuentas en la consolidación democrática”, en Acta Republicana Política y Sociedad año 5, número 5.Guadalajara, 2006.9 Ugalde, Luis.- “Rendición de cuentas y Democracia: el caso de México”, en Cuadernos de divulgación de la cultura democrática. México, 2002.10 Idem 2.11 Peschard, Jacqueline – Transparencia y partidos políticos. Cuadernos de Transparencia del IFAI Nº 08. México, 2008.12 Fernandez Ramos, Severiano.- El derecho de acceso a los documentos administrativos. Madrid, 1997.13 Banco Interamericano de Desarrollo.- Desarrollo más allá de la
economía. Progreso económico y social en América Latina. Informe 2000.14 Idem 13.15 Waheed Khan, Abdul.- “Presentación”, en Libertad de Información: Comparación Jurídica.- UNESCO. París, 2003.16 Nahabetian Brunet, Laura.- “Acceso ciudadano a la información y el E – gobierno”. Ponencia presentada en el XVIII Seminario del Sistema Nacional de Archivos: Los archivos y el Gobierno Electrónico. Bogotá, 2009.17 Nahabetián Brunet, Laura.- “Transparencia y rendición de cuentas: pilares del buen gobierno”, en Revista Electrónica de la Fundación para la Democracia Wilson Ferreira Aldunate Nº 8 Año I. Montevideo, 2009.18 Agencia Española de Protección de Datos.- “El acceso a la información y la protección de datos personales”, en Documentos de la Red Iberoamericana de Protección de Datos. México, 2005.19 Albrech Fugueras, Ramón.- “Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento”. 2003.20 Alberch Fugeras, Ramón.- “Ampliación del uso social de los archivos. Estrategias y perspectivas”. Ponencia presentada en el I Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica. Río de Janeiro, Brasil. 2000.21 Archivo General de la Nación. Revista Cambio Archivístico Nº 2. México, 1984.22 Rödel, Ulrich y otros.- La cuestión democrática. 1997. Citado por Agapito Maestre en La cuestión democrática: para explicar las transformaciones de la política. Apuntes del Diplomado en Derechos Humanos. AUSJAL, 2010.23 Arendt, Hannah.- Sobre la revolución. Madrid, 1967.24 Domínguez Luiz, José Antonio.- “El derecho de información administrativa: información documentada y transparencia administrativa”, en Revista Española de Derecho Administrativo. Madrid, 1995.25 Organización Demócrata Cristiana de América.- Principios de Partidos Demócrata Cristianos, de Centro o Populares de América Latina y el Caribe.- ODCA – KAS. Chile, 2005.26 Maestre, Agapito.- “La cuestión democrática: para explicar las transformaciones de la política”. Apuntes del Diplomado en Derechos Humanos. AUSJAL, 2010.27 Idem 26.
LA TRANSPARENCIA PONE AL ALCANCE DEL CIUDADANO LA POSIBILIDAD DE VIGILAR LO QUE SUCEDE DENTRO DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL GOBIERNO.
22 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
23SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
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POR ANNA SZLEJCHER.PROFESORA INVESTIGADORA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
DE CÓRDOBA, ARGENTINA.
El objetivo de esta presentación es
reflexionar sobre el valor del documento
de archivo y su relación con la gestión
de los documentos y, consecuentemente, con
las demandas de los ciudadanos al acceso a la
información en beneficio de generar una cultura
de la transparencia.
El interés público está vinculado con el buen
funcionamiento del sistema democrático, el
respeto a los principios y reglas de un estado de
derecho, las garantías de los derechos individuales
y colectivos y la intervención del ciudadano en los
asuntos del quehacer público.
La complejidad creciente de las sociedades
modernas ha creado nuevas necesidades a la
administración en su organización y métodos
de trabajo; complejidad que se refleja en la
producción y la utilización de la documentación.
Al mismo tiempo, y de manera complementaria,
aparecen nuevas demandas de los administrados
o de la colectividad con relación al acceso a
la información. Estas nuevas demandas de
la sociedad afectan a cualquier ámbito de la
organización administrativa y los archivos, por
ende, no son ajenos a ellas.
En una democracia es esencial que las personas
puedan acceder a una amplia gama de información
para participar de una manera real y efectiva
en los asuntos que les afectan. A su vez, los
organismos públicos manejan mucha información
que afectan a la población. Por consiguiente, la
información pertenece al público y ésta es la
razón para que todos nosotros tengamos derecho
de acceso a ella, ya que está puesta en las manos
de los organismos públicos en cuanto “servidores
del pueblo”.
El derecho de acceso a la información plantea dos
obligaciones claves a los gobiernos. Primero, la
obligación de publicar y distribuir la información
sobre lo que están haciendo los diferentes
organismos públicos. Segundo, los gobiernos
deben responder a los requerimientos del público
relativos a sus actividades gubernamentales,
permitiéndole el acceso a los documentos
originales o copias de los mismos. 1
EL ARCHIVO: SUS SIGNIFICADOS
Como manifiesta E. Lodolini: “La amplitud del
significado de la palabra ‘archivo’ es, pues, diferente
en las varias lenguas, y alguna vez también según
usos diversos en la misma lengua.”2 Podemos
afirmar que la sociedad, en general, tiene una
idea más o menos aproximada sobre lo que son
los archivos y lo que ellos pueden representar en
24 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
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su contexto. Idea que reconoce, aunque tal vez
con una dimensión un tanto acotada, la verdadera
naturaleza de los mismos, en cuanto a que son
depósitos a los cuales los ciudadanos pueden
recurrir para lograr información indispensable
referida a su vida personal, civil o profesional.
Por otra parte, nos parece interesante hacer
mención al texto legislativo de Tabasco referido
a la Ley de Archivos Públicos de 2008, para la
protección, uso y disposición de los documentos
de interés público, que expresa que se entiende
como archivo al: “Conjunto de documentos de
interés público en cualquier soporte, producidos
y/o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones o
funciones por las entidades públicas, organizados
conforme a un método y que constituyen una
fuente de información útil para la planeación
de acciones, toma de decisiones, consulta o
investigación” (…) y seguidamente diferencia
Archivo de concentración primario (Semiactivo);
Archivo de concentración secundario (Semiactivo);
Archivo de tramite (Activo) y Archivo histórico. 4
Es evidente que los servicios de archivos y
los servicios administrativos trabajan con los
mismos papeles: la administración los crea y
los guarda durante sus primeros tiempos; los
archivos los recogen luego y, en cuanto tienen
lugar, aseguran su conservación. Por lo tanto,
salvo en las raras ocasiones en que se colocan
los fondos documentales en depósito, o se
destruyen, las oficinas ignoran los archivos. Esta
ignorancia es generadora de graves daños, por
lo que la mencionada Ley de Archivos Públicos
expresa que “es de orden público e interés social,
de observancia obligatoria en todo el Estado en
materia de archivos públicos y documentación
pública; tiene por objeto: Regular la administración,
manejo, resguardado, conservación presentación
y coordinación de los archivos y documentos de
interés público en el estado de Tabasco; Establecer
los mecanismos para dar difusión oportuna, veraz
y objetiva a los documentos generados por las
entidades públicas a que se refiere esta Ley, con
el propósito de que las personas conozcan la vida
política, económica, cultural y social del Estado;
Regular el funcionamiento del Sistema Estatal de
Archivos; y Establecer las bases y directrices a que
Antonia Herrera Heredia expresa que, con respecto al término ‘archivo’, hay variadas acepciones tales como: contenido, continente, institución, sistema y,
como observación, agrega que: “Hay casi tantas definiciones para este término como archiveros, amén de que cada acepción exige una definición distinta.” 3
25SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
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habrán de sujetarse las entidades públicas (…). 5
Asimismo, señala que “El personal a cargo de
la organización de los archivos de las entidades
públicas será responsable de la documentación e
información que generen, administren, manejen,
archiven y conserven.” 6
Nos preguntamos si las intenciones expresadas
en dicha ley se concretan en la realidad de los
diferentes tipos de archivo. Si, además, es capaz
de promover una colaboración ventajosa, entre el
archivero (servidor público) y los administradores
y que ambos estén de acuerdo sobre lo que es y
debe ser la suerte de los papeles - documentos
públicos y privados - después de su creación,
hasta sus fines ulteriores (archivo histórico -
conservación permanente y/o destrucción previa
valoración), o sea, tomando en consideración “el
ciclo vital de los documentos”.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Existe una unidad conceptual que hace referencia
tanto a los archivos administrativos como a los
históricos. Los países anglosajones han elaborado
la teoría del ciclo vital de los documentos, a
fin de poder establecer la unión en su evolución
temporal, a través de los archivos administrativos
(de gestión, centrales o intermedios - en México
de trámite, de concentración) e históricos o
generales.
En consecuencia, Conde Villaverde afirma que “no
podemos hablar de documentación administrativa
como concepto distinto, ni mucho menos opuesto,
al de documentación histórica, ya que en realidad
se trata de un mismo proceso, con distintas
LOS PAÍSES ANGLOSAJONES HAN
ELABORADO LA TEORÍA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, A FIN DE PODER ESTABLECER LA
UNIÓN EN SU EVOLUCIÓN TEMPORAL.
26 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
etapas, en cada una de las cuales el documento
cumple unas funciones específicas y recibe un
tratamiento diferente, pero manteniendo siempre
su identidad.”7
Es preciso rescatar el carácter específico de
los documentos de archivo, que se basa en su
condición de evidencias únicas e irremplazables,
en su organicidad al proceder de una institución o
persona física o jurídica, y en el “carácter serial”, que
está dado por el vínculo archivístico, que es una de
las notas más significativas para Antonia Heredia
Herrera. Aspectos todos ellos que incidirán en sus
valores respectivos, su conservación y custodia,
su acceso y difusión.
Así, se delinea un nuevo marco conceptual para
nuestra profesión, para el cual debemos estar
preparados.
El principio de procedencia es reinterpretado: y
no sólo en relación a la entidad productora, sino
también a los procesos que causaron la creación
del documento. Ahí reside el orden original, no en
el orden físico. En verdad, el documento puede
pertenecer a varias series virtuales.
Surge así la concepción, hoy consolidada
internacionalmente en Archivología, de que hay un
‘ciclo vital de los documentos de archivo’.
Esta aportación teórica es debida a tres notables
archiveros de los Estados Unidos: Margaret Cross
Norton, Philip C. Brooks y Theodore R. Schellenberg
quienes, en las décadas de 1940 y 1950, opinaron
sobre la imposibilidad de la conservación
permanente de toda la documentación producida,
fijando claramente los límites entre lo que se
denominó valor primario y valor secundario de los
documentos.
Conceptos, esos, contemplados en la mencionada
Ley de Archivos Públicos de Tabasco cuando hace
referencia explícita al “Ciclo vital de documentos:
Etapas (fases, edades) en que se divide el documento
de interés público de archivo conforme a su uso,
valor y ubicación (activa, semiactiva e inactiva).” 8
SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS
En consecuencia, un sistema integral de archivos
debería seguir las siguientes etapas. Primero,
el archivo de gestión, que los administradores
mantienen durante el trámite de su función y que se
organiza de acuerdo a principios administrativos.
Una vez tramitados los documentos, éstos deben
ingresar al archivo central que cada institución
tiene, o debe tener; el que reúne la masa total de
la documentación producida anteriormente por la
institución como resultado de sus actividades y
para desarrollo de sus propios intereses.
Cuando los documentos de este archivo central
tienen una antigüedad escasa, pero que ya no
son de uso frecuente por los productores al ir
decreciendo sus valores primarios, se trasladan a
los archivos intermedios, en los que los archiveros
los custodiarán y facilitarán a la consulta hasta que
llegue el momento en que no son necesarios para la
administración productora. Es en este momento de
la vida de los documentos que se decide su destino
en dos direcciones opuestas: la de su eliminación,
en caso de no ser valiosos para la investigación (o
carecer de valores secundarios), o la transferencia
27SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
a un archivo histórico o general (de tercera edad),
en donde serán conservados definitivamente.
El establecimiento de este sistema archivístico
no es un capricho perfeccionista, sino el
reconocimiento que la administración debe
disponer, en el momento en que los necesite,
de los testimonios y de la información que sus
funciones exigen, sin agobiar las oficinas y los
archivos centrales con unas masas documentales
difíciles de administrar y de servir. Esto para el
caso de los archivos intermedios. En lo que hace
a los archivos generales, tienen que cumplir su
cometido de recibir solamente los documentos
que poseen valor para la investigación y no más; es
decir, que las tres fases de los archivos tienen que
efectuar los traslados y/o transferencias y aplicar
las tablas de selección documental que permitan
ir seleccionando y remitiendo lo conveniente.
Ello equivale a reconocer que la preocupación del
profesional archivero comienza en el momento
de la ‘producción documental’. Y, con respecto al
documento de archivo digital, debe garantizar su
presencia en el momento de la concepción a fin
de lograr una preservación auténtica a largo plazo.
Coincidimos con J. M. Jardim (2010:195) en lo
que respecta a que la implementación de un
marco legal archivístico depende de la realidad
política y social de cada país y a su específica
situación archivística.9 Opinamos que un aspecto
muy importante para el análisis de la situación
es la problemática que estamos considerando
actualmente, como la más importante y difícil
y que, por lo tanto, requiere una solución. En
México, no obstante diversos marcos legales, la
formación profesional y técnica del personal que
se desempeña en los archivos y su capacitación y
perfeccionamiento es muy insuficiente.
Margaret Cross Norton
(1891-1984)
Philip C.Brooks
(1906-1977)
Theodore R.Schellenberg(1903-1970)
Esta aportación teórica es debida a tres notables archiveros de los Estados Unidos: Margaret Cross Norton, Philip C. Brooks y Theodore R. Schellenberg quienes, en las décadas de 1940 y 1950, opinaron sobre la imposibilidad de la conservación permanente de toda la documentación producida.
28 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
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La principal deficiencia se debe a la ausencia de
centros de enseñanza archivística sistemática y
de programas de capacitación del personal para la
gestión de documentos y archivos.
FORMACIÓN PROFESIONAL ESPECÍFICA
Asimismo, la formación específica es uno de los
aspectos más importantes en el desempeño del rol
profesional para lograr la excelencia y confianza
pública en el quehacer de los archiveros.
La realidad es que, en el concierto iberoamericano,
muchos países carecen de un sistema para la
formación del personal que trabaja en los archivos
y un Código de ética, lo que dificulta una correcta
gestión de sus documentos y posibilite garantizar
su accesibilidad.
No es casualidad que uno de los principales desafíos
que ya están enfrentando las instituciones públicas
sea, precisamente, la organización de los archivos.
Sin embargo, el ejercicio de la profesión del
archivero no tiene una mención específica dentro
de los respectivos Estatutos nacionales, tal como
se desprende de los sancionados en Argentina,
Chile y México. 10
El ejercicio de la profesión archivística se ha
manejado desde siempre por los usos y costumbres
que se han asentado en el tiempo, convirtiéndose
en normas de conducta laboral. Son normas que
regulan el ejercicio de la profesión tanto en su
aspecto interno, en lo referido a la protección de
la integridad del material archivístico, así como en
su aspecto externo- en relación con la promoción
del acceso más amplio posible de éstos, cuidando
siempre de cumplir con las políticas institucionales.
Dichas normas deben seguir adaptándose a
la sociedad actual. No pueden mantenerse
inmutables, ya que en el día a día de la profesión
surgen situaciones nuevas que deben regularse. 11
En estas circunstancias, los archiveros se
enfrentan también al reto de ayudar a la sociedad
a encontrar nuevos medios de conformar su
patrimonio documental y hacerlo accesible. Y
esto en virtud de que el patrimonio documental
cualquiera sea su origen, es una de las riquezas
más valiosas que un pueblo puede poseer, pues
representa el legado de su acontecer pretérito, la
base de su actividad presente y la información para
sus días por venir. En atención a ello, este bien
recibido debe ser conservado legalmente con todo
aprecio y dedicación, procurando que no decrezca
ni se enajene, pues es irremplazable y original.
Su protección contra cualquier eventualidad
es obligación de las autoridades, su consulta
frecuente es necesaria para muchas personas e
instituciones y el conocimiento de su valor debe
ser visible para todos los ciudadanos.
Los archiveros tienden a enfocar su atención en
el desarrollo de normas, políticas, procedimientos
29SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
INFÓRMATE
y en la especificación de los requerimientos
funcionales de un sistema de conservación de
documentos de archivo, a menudo pasando por
alto los factores de la cultura empresarial que
afectan la adopción y asimilación de un sistema
de conservación de documentos de archivo. El
desarrollo y puesta en práctica de un sistema de
conservación de documentos de archivo en una
organización puede ser exitoso con un uso amplio
y activo pero puede ser un fracaso estrepitoso en
otra organización. Por ejemplo, los usuarios que
operan en una estructura y esquema de trabajo
tradicional burocrático pueden ser más receptivos
a adoptar una forma más regulada de gestión de
documentos de archivo comparados con usuarios
que trabajan en un entorno académico.
Al ser patrimonio nacional, nadie debe sentirse
ajeno a lo que pueda acontecerle. El Estado es su
propietario temporal, su administrador y debe ser
su protector por medio de las leyes.
En la certeza que los archivos deben reflejar la
sociedad que los creó de una forma más global, los
análisis sociales provocan nuevas concepciones
de la teoría y metodología archivísticas. Esta
perspectiva representa un cambio fundamental
en el discurso archivístico que, de un discurso
centrado en el Estado, pasa a reflejar la sociedad
más amplia a la cual este sirve, como lo señala
Terry Cook del Archivo Nacional del Canadá.
Los desarrollos sociales han favorecido una mayor
participación de los ciudadanos en las actividades
políticas, lo que ha generado un requerimiento
mayor para acceder y conocer la información,
especialmente la relacionada con la actividad
estatal. Se espera que dicha información sea
accesible y se suministre de manera oportuna
para que le pueda servir al ciudadano.
Además, los desarrollos normativos deben ser
acordes al avance de las tecnologías para ofrecer
en tiempo real, y de una manera transparente, la
información solicitada por los ciudadanos.
1 SZLEJCHER, A. (2012) “Derecho a Saber como Pilar de la Democracia y la Gestión Documental.” Conferencia dada en el marco del Congreso Internacional “Derecho a Saber: Pilar de las Democracias” en el Estado de Tlaxcala, 26 al 28 de septiembre de 2012.2 LODOLINI, E. (1993) Archivística: Principios y Problemas. Madrid, España: Editorial La Muralla, S.A. p. 43.3 HEREDIA HERRERA, A. (2011) Lenguaje y Vocabulario Archivísticos algo más que un diccionario. Junta de Andalucía. Consejería de Cultura. España.4 Art. 2 – II de la Ley de Archivos Públicos del Estado de Tabasco publicada en el periódico oficial Sup C: 6919/27 diciembre 2008. http://www.tsj-tabasco.gob.mx/legislacion/LeyesyCodigos/leyes.php 08/12/20125 Art. 1. I; II; III; IV. Op. cit.6 Art. 14. De la Organización de los Archivos. Op. cit.7 CONDE VILLAVERDE, M. L. (1992) Manual de tratamiento de archivos administrativos. Dirección de Archivos Estatales. Madrid. p. 18.8 Art. 2. IX. Op. cit.9 JARDIM, J.M. (2010) Políticas y sistemas de archivos. Secretaría General Iberoamericana. Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos. Colección archivum. México.10 Argentina: Ley Marco de Regulación de Empleo Público Nº 25 164 (se previó que el funcionamiento sea complementado con los convenios colectivos de trabajo de acuerdo con la Ley 24 185. Régimen Jurídico Básico de la Función Pública Ley Nº 22 140. Normativa de Empleo y Contratación del Estado Nacional. Promueve la implementación integral del Marco Regulatorio del Empleo Público Nacional (Ley Nº 25 164 y su Decreto Reglamentario Nº 1 421/02) y la elaboración de las normas complementarias que la legislación exige. http://www.sgp.gov.ar/contenidos/onep/normativa/docs/ley_marco/LEY_MARCO_Y_REGLAMENTACION1.pdf 08/12/2012. Chile: Ley 19834 Sobre Estatuto Administrativo. DFL Núm. 1/19 653/2000 Fija Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado de la Ley 18.575/2000, Sobre Probidad Aplicable de los Órganos de la Administración del Estado. En: Gobierno de Chile. Gobierno Transparente. Marco normativo Presidencia de la República www.gobiernodechile.cl 08/12/2012. México, D.F.: Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de abril de 2012. http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/115.pdf 08/12/2012.11 FREDRIKSSON, B. (2002.1-2) “The Changing Role of Archivists in the Contemporary Society”. Comma Revista Internacional de Archivos. ICA
Paris, Francia. No. 1-2, ps. 37-44.
Notas
30 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
HABLAR CON...
31SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
HABLAR CON...
POR JOSÉ DE JESÚS RODRÍGUEZ HDEZ.JEFE DEL ARCHIVO GENERAL DEL PODER EJECUTIVO
DEL ESTADO DE TABASCO
José de Jesús Rodríguez Hernández,
Licenciado en Administración de Empresas,
desde el año 2003 se desempeña como
Jefe del Archivo General del Poder Ejecutivo del
Estado de Tabasco, entidad encargada de regular
la administración, resguardo, conservación
de los archivos y documentos de interés
público, habiendo participado en los trabajos de
elaboración de la Ley de Archivos Públicos del
Estado de Tabasco y su Reglamento.
En la actualidad, ¿qué cambios puede palpar en
materia de archivos?
La administración y la tecnología por citar
dos ejemplos, crean nuevas posibilidades de
producción y distribución de bienes y servicios que
modifican gradualmente pero fundamentalmente
las relaciones económicas, induciendo a la
vez cambios simétricos en la organización e
interacción del estado y la sociedad.
El cambio actual es, entonces, cualitativo, y
también, por si decirlo, inevitable; es una realidad
presente, ineludible, que cada uno de nosotros
experimenta o puede constatar cotidianamente.
Como tal, este proceso de transición conlleva
múltiples incertidumbres y riesgos, ya que nada
garantiza que el cambio en sí mismo implique un
nivel individual o colectivo, de mejoramiento o
superación.
Pero siendo riesgo, el cambio es también
oportunidad, ocasión de crear y utilizar
el ímpetu transformador de nuestro tiempo
para corregir deficiencia, replantar proyectos
y explorar caminos inéditos, al buscar en la
coyuntura presente soluciones nuevas a viejos
problemas.
El Estado, las Instituciones, las personas y también
las profesiones deben optar entonces, entre ser
víctimas o beneficiarios del cambio, que es signo
de nuestro tiempo: es decir, entre adaptarse a
las dificultades, circunstancias del presente, para
aprovechar y orientarlas, o sucumbir ante ellas.
El hecho mismo, de estas reflexiones que examinan
el presente y el futuro de la administración
documental y los archivos nacionales, estatales
y municipales expresa ya nuestras conciencia del
cambio y muestra intención de extraer de sus
desafíos y posibilidades el mayor beneficio para
el desarrollo de estas instituciones, esto es, que
el mejoramientos de los archivos públicos es
necesario para apoyar en sus diversos ámbitos el
desarrollo de México.
Recordemos que los archivos surgieron hace
32 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
HABLAR CON...
muchos siglos, tantos como llevan de existir el
Estado y la escritura; pues su desarrollo a la vez,
estrechamente relacionado con la base de la vida
social organizada y de la civilización, que son ante
todo, frutos de la memoria y de la continuidad.
Mientras necesitemos llevar registros y recordar,
como condiciones de nuestra identidad y
decisiones y en última instancia, de nuestra acción
subsistirán los archivos y deberemos ocuparnos
de ellos.
Se debe de afirmar, con plena conciencia
y compromiso, que la renovación de la
administración documental y los archivos públicos
deben considerarse un asunto de interés nacional
y por ello ocupar un lugar relevante en los planes
de desarrollo del País, Estado y Municipio.
Existen aspectos en los que adquieren claro
relieve y significación el empeño para mejorar
el manejo y aprovechamiento de la información
pública; en la modernización del ejercicio de la
autoridad y la gestión documental, dentro de la
cual los documentos y archivos son producto y
herramienta natural que dan institucionalidad y
eficiencia a las decisiones y acciones de los órganos
públicos; además, es el aliento y aprovechamiento
de la participación social en las tareas nacionales,
donde la legitima expectativa de los ciudadanos de
informarse sobre la marcha de los asuntos públicos
constituye, a la vez, un derecho democrático
fundamental y un factor que fortalece y hace más
dinámica la labor del Estado.
¿Cuál es la política nacional en archivos públicos
e información?
Creo que la política nacional de información y
archivos públicos puede cifrar tres grandes
temas su densidad y su sentidos: el plantear como
objetivos, contribuir a la modernización de nuestro
archivos, apoyar la comunicación entre el Estado
y la Sociedad, y proteger y difundir la memoria
documental.
Asimismo todo sistema de administración
documental y archivos tienen, en efecto dos
funciones básicas; la primera, de acumulación
y control de documentos y expedientes, y la
segunda de localización y acceso. Su organización
y operación solo serán adecuadas si responde a
las necesidades del usuario. Nuestra meta en este
sentido, consiste primordialmente en contribuir a
33SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
HABLAR CON...
que se establezca la infraestructura archivística
adecuada en las instituciones, un sistema de
información que pueda controlar y organizar los
documentos producidos o conservarlos por los
poderes federales, estatales, y por los gobiernos
municipales, para que así mismo pueda a la vez
garantizar su aprovechamiento y uso por parte
del Estado y la sociedad.
En efecto, los archivos a nivel nacional, estatal y
municipal, no cuentan con el mismo desarrollo, ni
con los mismos recursos y apoyo que necesitan
para cumplir con su cometido de ofrecer los
servicios de información que demanda la
administración pública.
Inclusive, puede parecer paradójico que en la
actualidad todavía se considera a los archivos solo
como una fuente de información poco importante.
Es indispensable que los funcionarios públicos
tengan interés, conozcan y confíen en que los
archivos dan una respuesta ágil y oportuna a sus
requerimientos y que por ello, además, no deben
resguardar personalmente los documentos
importantes elaborados durante su gestión.
Desde su punto de vista, ¿qué aspectos se deben
contemplar en la modernización de los archivos
públicos?
El notorio rezago técnico y tecnológico en que se
encuentra la administración de documentos y las
entidades archivísticas, la escaza atención y apoyo
que en muchos ámbitos reciben las iniciativas
relacionadas con la administración de documentos
y los archivos, la deficiente capacitación, apatía
e inestabilidad de los profesionales de estas
áreas son, entre muchos factores que sin duda
condicionan los contenidos y alcance, de la política
archivística nacional, pero en modo alguno implican
que no sea posible avanzar firmemente hacia el
tipo de servicios informativos e instituciones
archivísticas que requerimos; lejos, entonces,
de desalentarnos nuestros problemas actuales
deben servir precisamente como incentivos para
resolverlos, buscando con verdadero sentido de
transformación los caminos por los que hemos de
trascender hacia el futuro.
Básicamente son cuatro los grandes aspectos en
los que debemos de trabajar para modernizar
la administración de documentos y los archivos
públicos. Diría, por enunciarlos de manera muy
sucinta: En primer lugar, la modernización de
los sistemas como tales, desde el punto de vista
organizativo, técnico y tecnológico. En segundo
lugar, el mejoramiento y la normalización de los
recursos humanos y materiales. En tercer lugar, la
integración y agilización del potencial del servicio
y de las posibilidades de conocimiento y acceso a
la información pública. Y, por último, un eficiente
control y mayor protección del patrimonio
documental tanto público como privado y social.
Antes de destacar las que, en mi modesta
opinión constituyen expectativa básica y acciones
primordiales de cada uno de los cuatros campos,
quisiera mencionar también que estos, deben
entenderse y plantarse de manera integral; es
decir, dentro de una estrategia de conjunto, sin
encomiar, por encima de los otros, a algunos de
los cuatros aspectos que he señalados: así contra
quienes confunden la modernización informativa
y archivística documental con la automatización
hemos de replicar que no solo la reflexión sino
34 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
HABLAR CON...
la propia experiencia ha acreditado repetidamente, que de
nada sirve adquirir y usar sofisticados equipos de cómputo,
de microfilmación, de almacenaje, si no se renueva y mejora
previamente la organización actual de los servicios documentales
y archivísticos, y asimismo se establece un mejor control sobre el
sistema de archivo de trámite, concentración e histórico.
Contra quienes piensa, por ejemplo, que el empeño modernizador
se agota en la creación de leyes y reglamentos dirigidos a proteger
nuestro patrimonio documental o a facilitar el acceso del público
a la información documental, debe señalarse que el proporcionar
los recursos materiales y técnicos necesarios para la captación,
manejo y consulta de los documentos, expedientes y archivos,
es el requisito ineludible para ser eficaz y real la intención que
declara la ley.
Por otra parte, debemos atender otros aspectos que considero
especialmente relevante en el reglón de la modernización de
la administración documental y los archivos, refiriéndome
concretamente. En primer lugar, crear nuevos conceptos,
métodos y procedimientos de trabajo, e incluir normativamente
su adaptación y aplicación en todos los ámbitos y niveles de la
infraestura archivística nacional; se podría hablar en este sentido
de la actualización y unificación de los sistemas de clasificación
y ordenación aplicados en la administración de documentos y
archivos
¿Cuáles son los instrumentos fundamentales que permiten una
adecuada administración de los documentos?
El desarrollo y difusión de criterios y lineamientos para la
valoración, depuración y disposición documental, expedientes y
archivos.
Técnicas y métodos eficientes para el control, manejo de la
documentación en archivos de trámite, concentración e histórico,
por solo mencionar algunos casos especialmente característicos
e importante.
LA RENOVACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y LOS ARCHIVOS PÚBLICOS DEBEN CONSIDERARSE UN ASUNTO DE INTERÉS NACIONAL.
35SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
HABLAR CON...
De lo anterior ya se están haciendo algunos
esfuerzos a nivel nacional, en Enero del 2012 se
expidió la Ley Federal de Archivos, con objeto
de establecer las disposiciones que permitan la
organización y conservación de los archivos en
posesión del Estado Federal y sus organismos,
así como crear los mecanismos de coordinación
y concertación entre la Federación, las Entidades
Federativas, y los Municipios para la conservación
del patrimonio documental de la nación.
Con la aplicación de esta Ley se establecieron
nuevos esquemas de trabajo, buscando armonizar
todos los esfuerzos, que los propios Estados de la
Federación de manera aislada y el propio Gobierno
Federal venían realizando para la administración
de los documentos y archivos creando unos
instrumentos técnicos, que son:
Cuadro General de Clasificación Archivística: el
cual refleja la estructura de un archivo con base en
las atribuciones y funciones de cada dependencia
o entidad.
Catálogo de Disposición Documental: es un
registro general y sistemático, que describe los
valores documentales, los plazos de conservación,
la vigencia documental, la clasificación de reserva
o confidencialidad y el destino final de los
documentos, expedientes y archivos.
Guía Simple de Archivo: esquema general de
descripción, de la serie documentales de los
archivos de una entidad pública, que indica sus
características fundamentales conforme al
cuadro general de clasificación archivística y sus
datos generales.
Inventarios Documentales: instrumentos de
consulta y control que describen las series
documentales y expediente que permiten su
localización, transferencia o baja documental en
una unidad de archivo.
Conclusión:
Los gobiernos, no siempre son consiente del papel
desempeñado por los archivos, su importancia ya
se da por conocida y solo se repara en ellos cuando
son deficientes.
Creo que la modernización de los sistemas
de archivos públicos exige la reorganización
técnica y administrativa de estas instituciones,
pero acorde con una perspectiva e interés que
permita planear, dirigir y controlar la producción
y reproducción, y conservación, la disposición y el
acceso a la documentación gubernamental. Definir
su organización interna y sus limitaciones, así
como sus programas de trabajo que sean viables
de readscripción, integración y coordinacion son
obviamente tareas prioritarias para avanzar en
este aspecto.
No obstante a su carácter de fuente de
información, de comprobación, de comunicación y
de transformación, los archivos, son como el aire
para los seres humanos, solo tomamos conciencia
de su importancia cuando nos falta. Mientras el
aire es puro nadie se ocupa de él pero cuando se
enrarece, es excesivo o contamina impidiéndonos
respirar o dificulta nuestra actividad cotidiana,
solo entonces reparamos en su transcendencia
para permanecer con vida y poder actuar.
36 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
PARTICIPA
37SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
PARTICIPA
Palabras clave: archivos digitales, sistemas de
gestión documental, normas y criterios.
¿Cómo debemos organizar y preservar a largo plazo
los documentos digitales de archivo que producen
y gestionan cada vez más nuestras instituciones?
¿Cómo asegurar que los documentos digitales
que dan evidencia de nuestras actividades y de la
historia de nuestra institución están localizables y
legibles? ¿Cómo garantizar que estos documentos
se mantienen inalterados, auténticos y fiables a lo
largo del tiempo? ¿Cómo asegurar que vamos a
poder leerlos sin problema en 20, 30, 50, 100 o
200 años?
POR DULCE MARÍA LIAHUT BALDOMAR.DIRECTORA DE ARCHIVOS DEL TRIBUNAL ELECTORAL
DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN
Lo que ha venido sucediendo en muchas
instituciones es que se producen los documentos
por medio de sistemas o aplicaciones en
computadora pero finalmente se imprimen,
sobre todo aquellos a los que se les da cierta
importancia. Esto es a lo que se le llama “sistemas
híbridos”. Ciertamente, es más seguro conservar
documentos en papel que en formato electrónico,
pero no podemos contener ni sustraernos al uso
cada vez más intensivo de la tecnología, por ello
cada institución debe desarrollar estrategias
para la correcta organización y conservación
de los documentos digitales de archivo que dan
evidencia del cumplimiento de sus funciones y
constituyen su memoria histórica institucional.
En principio, los documentos digitales de archivo
cumplen la misma función de evidencia que
los documentos impresos, solo que están en
soporte digital. Es decir, se generan o se reciben
en el ejercicio de las funciones y atribuciones
de las unidades o áreas de una institución,
independientemente del soporte documental en
el que se encuentren y contienen información
irrepetible e insustituible, producida en función
de una actividad, como testimonio y garantía
documental de la función institucional. También
se producen por asunto y se enmarcan en alguna
de las funciones institucionales, por lo que son
38 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
PARTICIPA
orgánicos. Entre los documentos digitales que
podemos considerar como documentos de archivo
están: documentos de texto, presentaciones, hojas
de cálculo, gráficos, correos electrónicos, páginas
web, documentos de editores profesionales
de textos, imágenes en formatos estándares,
grabaciones de sonido, videos, bases de datos o
sistemas informáticos y los documentos que éstos
generan, etc.
Los documentos digitales pueden ser creados
por múltiples productores, existir en múltiples
versiones y encontrarse en estadios de
elaboración sucesivos. Por ello, las actividades
propias de una organización o persona deberían
fijarse en documentos asociados con metadatos
que reflejaran su contexto específico cuando
impliquen acción o responsabilidad o documenten
una acción, una decisión o un proceso de toma de
decisiones.
Al igual que en los documentos impresos, la
determinación de los plazos de conservación de
los documentos digitales de archivo, implica, a final
de cuentas, decidir lo que se conserva de manera
permanente y lo que se destruye definitivamente.
Entre los documentos que tienen potencial para
su conservación a largo plazo están aquellos que
proporcionan información y pruebas sobre las
políticas y las acciones de la institución, así como
de su interacción con aquellos a quienes presta
sus servicios. De igual forma los que documentan
los derechos y obligaciones de individuos y
organizaciones, y, en general los que contribuyen
a la elaboración de la memoria de la institución con
fines científicos, culturales o históricos y aquellos
que contienen pruebas relativas a actividades de
interés para las partes interesadas externas e
internas.
Entonces, su organización, valoración y destino
final debe realizarse a la luz de teoría archivística
actual, así lo establecen las propias normas
internacionales en materia de archivos digitales.
No hay un manejo independiente; la estrategia
para la organización de los documentos digitales
de archivo, debe ser parte de un plan integral y
homogéneo de organización de todos los archivos
de la institución.
El plan para la organización y conservación de
documentos de archivo en general, debe ser
incluyente y considerar tanto a los documentos
de archivo en papel como a los electrónicos y
digitales.
En lo que respecta a los documentos digitales, esta
planificación tiene que ir más allá de lo que sería
el rango de vida de una tecnología o un sistema
informático, y considerar aspectos tales como el
modo en que los documentos se migrarán a las
nuevas tecnologías, el uso de formatos estándares,
el diseño del sistema de gestión y preservación
documental, los protocolos de seguridad que se
utilizarán, etc.
Uno de los aspectos que más preocupa respecto
a los documentos digitales de archivo es cómo
garantizar su autenticidad, elemento fundamental
para conservar su valor jurídico. La autenticidad
de un documento de archivo descansa en la
integridad e inalterabilidad de su contenido, que
39SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
PARTICIPA
no necesariamente de su forma, la fiabilidad que
proporcione el proceso documentado que los crea,
el conocimiento del contexto en el que fueron
producidos y la documentación y registro de cada
cambio que ocurra en relación tanto con el propio
documento como con su contexto de creación.
La pregunta es, ¿cómo lograr que se mantengan
estos requisitos?.
La gestión de documentos digitales de archivo
no es una empresa fácil, pero se debe empezar
por contar un plan archivístico integral; además
deberán programarse una serie de acciones
que permitan asegurar que estos documentos
mantienen los requisitos básicos de autenticidad,
fiabilidad, integridad y disponibilidad que
establecen las normas internacionales. Por ello,
en los últimos 7 años, han surgido varias normas
internacionales relativas a los archivos digitales,
en las que se pueden encontrar reglas generales
y específicas sobre el qué hacer y cómo hacerlo.
Entre ellas a las que más se recurre por ser de
amplio alcance son la ISO 15489(1 y 2), MOREQ 2010
e ISO 16175(1-3).
EL PLAN PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES DE ARCHIVO EN GENERAL,
DEBE SER INCLUYENTE Y CONSIDERAR TANTO A LOS DOCUMENTOS
DE ARCHIVO EN PAPEL COMO A LOS DIGITALES.
Los documentos digitales
pueden ser creados por
múltiples productores, existir
en múltiples versiones y
encontrarse en estadios de
elaboración sucesivos.
40 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
PARTICIPA
Las normas nos dicen que en general, la gestión
de documentos de archivo debe contemplar el
establecimiento de políticas y normas, asignar
responsabilidades y competencias, establecer
procedimientos y directrices, prestar una serie de
servicios relacionados con su gestión y uso, diseñar,
implantar y administrar sistemas especializados e
integrar la gestión de documentos de archivo en
los sistemas y los procesos de la organización.
Coinciden en que los documentos digitales de
archivo tienen que gestionarse
activamente, manteniendo
su autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad, a
efecto de que puedan cumplir
su función como evidencia
irremplazable de una actividad
institucional. En este proceso
juega un papel importante
la descripción suficiente
que permita vincularlos a su
contexto de gestión mediante
el uso de metadatos, pero no
solo eso, sino que técnicamente
debe permanecer accesible a
usuarios autorizados durante tanto tiempo como
sea necesario.
Por otro lado, la gestión de documentos digitales
de archivo conlleva desde luego, el uso de un
sistema informático para el registro, clasificación,
descripción, gestión y consulta de los documentos.
Este sistema debe contar con las funcionalidades
que permitan asegurar los requisitos archivísticos.
Es decir, deben poder administrarse los
instrumentos archivísticos, el cuadro general
de clasificación archivística y el catálogo de
disposición documental. Deben utilizarse
metadatos normalizados como una parte activa,
dinámica e integral del proceso de gestión de
documentos.
Como parte de los metadatos, se ha generalizado el
uso de la Norma Internacional para la Descripción
Archivística (ISAD-G), que ofrece una guía para
el registro de la información concerniente a
los documentos de archivo,
en particular los metadatos
de tipo tecnológico, deberían
generarse automáticamente por
el sistema. Esto es importante
porque una institución no genera
documentos aislados. Para
que un documento conlleve
evidencia válida de las acciones
de ésta, debe generarse de
conformidad con un determinado
entorno normativo, que obliga
o autoriza a una organización a
generar documentos, en virtud
de determinadas funciones
que le vienen conferidas, y atendiendo a ciertos
procedimientos que proporcionan al documento
su validez. Por ello, es de particular relevancia
el contexto en el que la organización opera, y,
de manera particular, al entorno normativo, los
criterios y las políticas.
También se señala que los sistemas deben
ser interoperables con distintas plataformas
informáticas a lo largo del tiempo, para lo que es
importante que se utilicen códigos abiertos y sean
41SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
PARTICIPA
tecnológicamente neutros. Con ello se asegura la
capacidad para importar y exportar los registros
que sean necesarios. Asimismo se hace énfasis
en que estos sistemas deberían ser amigables al
máximo, de manera que para los usuarios sea lo
más fácil crear o capturar documentos de archivo.
Un buen sistema informático para la gestión
de documentos de archivo que cumpla con los
requisitos, es, evidentemente, un componente
fundamental, sin embargo, por sí mismo no
garantiza su correcto tratamiento. Existen otros
muchos componentes igualmente necesarios
para llevar a buen fin un proyecto de organización
de archivos digitales. Entre estos, las normas
señalan, como ya se decía, la necesidad de contar
con políticas marco y normas internas relativas a
la gestión de documentos de archivo. Asimismo,
se requiere conocer los procesos que el sistema
debe gestionar, asignar las responsabilidades
que correspondan a cada unidad o área de la
institución. Parte importante es la capacitación y la
elaboración de planes alternativos para contender
con los posibles riesgos. De la misma relevancia es
la implantación de un plan de gestión de la calidad
del proyecto.
Lo anterior se retoma en La Ley Federal de Archivos,
publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23
de enero de 2012, y establece en su artículo 20 que
se deberán instrumentar sistemas automatizados
para la gestión documental que permitan registrar
y controlar los procesos para los documentos
de archivo, así como la elaboración, captura,
organización y conservación de los documentos de
archivo electrónico procedentes de los diferentes
UN BUEN SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO QUE CUMPLA
CON LOS REQUISITOS, ES, EVIDENTEMENTE
FUNDAMENTAL.
42 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
PARTICIPA
sistemas del sujeto obligado. Esta funcionalidad
deberá contar, además, con los instrumentos de
control y consulta.
Destacable es también que en el artículo 21 señala
que la creación y uso de sistemas automatizados
de gestión y control de documentos, tanto en
formato físico como electrónico, deberán aplicar
invariablemente a los documentos de archivo
electrónico los mismos instrumentos técnicos
archivísticos que corresponden a los soportes
tradicionales; mantener y preservar los metadatos
que sean creados para el sistema; incorporar las
normas y medidas que garanticen la autenticidad,
seguridad, integridad y disponibilidad de los
documentos de archivo electrónico, así como su
control y administración archivística y establecer
los procedimientos que registren la actualización,
migración, respaldo u otro proceso que afecte a
los documentos electrónicos y que documenten
cambios jurídico-administrativos, tecnológicos en
sistemas y programas o en dispositivos y equipos,
que se lleven a cabo e influyan en el contenido de
los documentos de archivo electrónico.
Un buen sistema de gestión de documentos
debe funcionar mediante un procedimiento
fiable, incorporando de forma rutinaria todos los
documentos de archivo ligados a las actividades
de la organización, así como sus cambios, y los
organizará de modo que reflejen las actividades de
su creador. Asimismo el sistema debe contar con
procedimientos para la protección frente a posibles
modificaciones o accesos no autorizados. Estas
características le dan la fortaleza para funcionar
de manera habitual como la fuente primaria de
información de los actos que testimonian los
documentos y proporcionar acceso inmediato a
todos los documentos y a sus metadatos.
El Sistema debe cuidar también la integridad,
entendiéndose por tal la necesidad de aplicar
medidas para controlar el acceso, la identificación
del usuario, la destrucción autorizada y la seguridad,
con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción,
la modificación o la eliminación no autorizados. Por
las características de los documentos digitales,
también deben contar con la capacidad de admitir
diversas opciones de ubicación de los documentos,
pero la responsabilidad y el control de la gestión
residirán en la organización que los ha creado o en
cualquier otra autoridad competente. Esta solución
distingue entre almacenamiento, propiedad y
responsabilidad en relación con los documentos.
Los sistemas de gestión documental deben
considerar también el ciclo vital de los documentos
digitales de archivo, cuyos plazos de conservación
pueden ser semejantes a los documentos en papel,
o distintos, según lo consideren las unidades
productoras, y gestionarse las transferencias, de
ser posible, de manera automatizada.
En conclusión, es de la mayor importancia,
que, al igual que los documentos impresos, los
documentos digitales de archivo, se organicen,
valoren, depuren y se conserven atendiendo
de manera general la metodología archivística
tradicional, combinando medidas tecnológicas
específicas que permitan asegurar a largo plazo los
requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad. La debida atención a los archivos de
la institución, impresos o digitales, evitará el riesgo
de pérdida de la memoria institucional, facilitará los
43SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
PARTICIPA
procesos de transparencia y rendición de cuentas
y la institución se distinguirá como promotora
de la democracia y del derecho de acceso a la
información a favor de la ciudadanía.
BIBLIOGRAFÍA
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ENTENDIÉNDOSE POR TAL LA NECESIDAD DE
APLICAR MEDIDAS PARA CONTROLAR EL
ACCESO.
44 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
CULTURA
45SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
CULTURA
POR ARI BURGOS.PRIMER LUGAR EN CONCURSO “CUÉNTAME DE LA TRANSPARENCIA”.
En una alegre colonia, hay un niño que se
llama Luis. Quizá quieran ver qué hay en
su cerebro. Hay un pasillo muy largo que
está todo enredado, si sigues recorriendo puedes
ver unas puertas de acero con dos centinelas que
son unas extrañas criaturas; si uno les pregunta su
nombre, ellos dicen llamarse Odio y Enojo. Detrás
de la puerta, hay una fortaleza oscura. Lo primero
que puedes ver es un escritorio. Allí está sentada
una secretaria escopeta llamada Guerra. Otra
secretaria, que era una de esas criaturas raras,
se llamaba Ira, y también hay otros empleados
malvados. Pero lo que despierta la curiosidad es lo
que hay en el pasillo: jaulas con prisioneros, ¿que si
quiénes son los prisioneros? Pues hay un corazón
verde que se llama Amor, una paloma llamada Paz,
un foco llamado Honestidad, unos lazos unidos
que se llaman Confi y Anza, y otros más.
Todo mundo se pregunta qué hace lo que es malo
recorriendo el cerebro libremente y lo bueno
encerrado. Digámoslo así, Luis es un niño malo, se
la pasa viendo programas en la T.V. muy violentos,
juega videojuegos de esos mata zombis que no
tienen sentido, no sigue las normas, etc. Pues
bien, estos prisioneros están hartos de vivir ahí, y
también están preocupados porque para que Luis
sea completamente malo, los no-valores tendrán
que cruzar el pasillo del cerebro al corazón.
Confi oía como ese libro naranja, Responsabilidad,
hablaba solo.
-De alguna manera tendré que escapar, podría
romper la jaula…- decía el libro.
-A mí se me hace que te estás volviendo loco- le
dijo Confi.
-No, siempre he hablado solo- dijo Responsabilidad.
-Cállate, escucha- dijo Anza.
Se oían pláticas del grupo Maldad. Estaban
preparándose para ir al corazón.
Los valores oyeron como Comunicación comenzó
a gritar.
-¿Para qué gritas? No va a funcionar- dijo Paz.
-¡Claro que sí, ten fe!- dijo Esperanza.
La secretaria Guerra llegó y comenzó a disparar a
la bocina Comunicación. No le dio, pero sí le atinó
a la cerradura. Logró salir y comenzó a hablar a
todo volumen para sacar de quicio a Guerra. ¡Soy
libre!- dijo Libertad, la novia de Responsabilidad.
Comunicación tomó las llaves y sacó a todos.
Lograron salir. A la vuelta más cerca del revoltoso
camino se oían los pasos. Paz comenzó a cantar.
A la Maldad le hacía daño la paz. Pero faltaban
elementos para poder debilitarla. Siguieron
corriendo. Cada quien tomó un camino diferente.
Responsabilidad oyó bostezos en su camino.
46 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
CULTURA
-Me da tanta flojera llegar, tomaré el camino más corto, pues
tengo que llegar- decía la voz. Era Flojera. Responsabilidad llegó y
le empezó a decir todo lo que debía hacer. Durmió a esa almohada
sucia, Flojera.
Unión estaba en un pasillo, podía oír como la desunión cantaba sobre
cómo era cuando estaba sola (muy bueno para ella); Unión se hallaba
triste, pues nadie de los valores trabajaba juntos. Ella fue a seguir
a Desunión. Esta última se hartó de estar junto a ella y se quedó
parada ahí.
Miedo caminaba en ese pasillo revoltoso, pero, como estaba oscuro
de tanta maldad le asustaba. Valentía llegó. -¡Ayúdame!- dijo Miedo.
Valentía se dio cuenta de que venía junto con flojera.
-¡¿Quién los unió?!- gritó Valentía.
-Una tal Unión- dijeron Flojera y Miedo a coro.
Valentía fue por esos pasillos y recopiló a todos los valores. Estos se
advirtieron entre sí que no apoyaran a Maldad. Por otro lado, Flojera
se durmió y Miedo quedó parado.
-¡Al fin! Sólo falta el peor: Odio- dijo Paz con voz profunda.
-Separémonos- dijo Esperanza.
-¡No! Trabajemos juntos, así será mejor- dijo Unión.
Éste último era un buen consejo, pues Maldad había puesto MILLONES
de trampas en el pasillo. Todo iba bien, sólo que no sabían que Odio
se aproximaba.
Ya sólo faltaba medio pasillo directo al corazón. Justo antes de
abrir la puerta para entrar, Odio apareció. Amor comenzó a hablar,
bailar y cantar, pero no era suficiente; Unión sacó todo su poder
y un silencio se apoderó de la zona. Todos los valores: Amor,
Unión, Responsabilidad, Respeto, Confi y Anza, Paz, Esperanza,
Amistad, Comunicación, Bondad, Honestidad, Amabilidad, Libertad,
Prudencia y el resto de los valores, trabajaron juntos. Odio cayó en
el pasillo rendido, y, como los valores triunfaron, toda la Maldad se
teletransportó a la prisión. Los valores abrieron la puerta y cada
quien se metió a su zona en el corazón.
“LOS VALORES SON LO MÁS
ESENCIAL EN LA VIDA, NO HAY QUE
DEJARSE LLEVAR POR
LA MALDAD.”
47SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
CULTURA
Toda esta carrera había terminado. Viendo la vida
de Luis, dejó de ver tantos programas violentos,
dejó de jugar videojuegos y comenzó a portarse
bien.
-¿Cómo cambiaste Luis?- le dice su mamá un día.
-No lo sé, pero cuando cambié, sólo oí voces
internas carrereando, o sea, los valores hicieron
una carrera al corazón, y triunfaron, de verdad-
dijo Luis.
-¡Qué imaginación! ¡Te felicito!- dijo su mamá.
Luis se fue a su cuarto. Éste último estaba tan
feliz que se fue a su cuarto a jugar y no oyó un
comentario de su mamá: “Los valores son lo más
esencial en la vida, no hay que dejarse llevar por
la maldad; al dejarnos llevar por la maldad, los
valores quedan encerrados en la prisión de la
maldad, pero si intentamos mejorar, los valores
organizarán una carrera al corazón, todos esos
valores debes tenerlos juntos, para mejorar aún
más. Actualmente hay mucha maldad, pero algún
día un optimista nacerá y tratará de cambiar a la
humanidad para que los valores que encerraron
en la prisión de su mente salgan y hagan aquella
carrera al corazón. Aquel optimista debe ser
alguien con TRILLONES de valores para cambiar
al mundo, nadie creería esto, pero ese optimista
algún día llegará a este mundo, y toda la humanidad
hará su carrera al corazón”
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CULTURA
49SABER + ES TU DERECHOENERO/MARZO 2013
CULTURA
POR GENEY TORRUCO SARABIA.HISTORIADOR TABASQUEÑO.
Cada año en los primeros días del mes de
febrero, la comunidad tabasqueña recibe
invitación para honrar al caudillo don
Gregorio Méndez Magaña. Con cierta frecuencia
las invitaciones llevan el mensaje siguiente: El 27
de Febrero celebraremos la batalla del Jahuactal.
Con el único propósito de evitar distorsiones
cronológicas de los hechos históricos
trascendentes de nuestra tierra y de nuestros
hombres, vamos a precisar las fechas de los
acontecimientos referidos: La Batalla de Jahuactal
y lo que realmente debe festejarse el 27 de
Febrero.
Por carecer de recursos económicos, a causa de
los tres años de Guerra de Reforma, el Presidente
Benito Juárez, por decreto del 17 de julio de
1861, suspende por dos años al pago de la deuda
exterior. Los principales afectados por el decreto
fueron: Inglaterra, se le adeudaban 70 millones de
pesos; Francia, 2.9 y España 9.5 millones.
Lo anterior provocó una alianza entre los afectados
para intervenir en México, la que acordaron en la
Convención de Londres el 31 de octubre de 1861.
Aun cuando Juárez en noviembre del mismo año
decidió aplazar la aplicación del Decreto del 17 de
julio con el propósito de eliminar el pretexto de
la intervención, el 8 de diciembre de 1862 llegó la
escuadra inglesa y el 8 la francesa.
El gobierno mexicano, tratando de evitar la invasión
en mayor grado, convino mientras se llevaban a
efecto negociaciones para resolver el problema,
que las fuerzas aliadas ocuparan las poblaciones
de Orizaba, Córdoba y Tehuacan. Iniciadas las
negociaciones en Orizaba, en las que el gobierno
mexicano dio muestras palpables de que no se
negaba a pagar sus deudas sino que pedía se le
diera el tiempo suficiente para ello, en abril de
1862 la tropa inglesa y la española se retiraron del
territorio nacional, no así la francesa, dando origen
al capítulo histórico de la Intervención Francesa
Los hechos detallados a nivel nacional o en
Tabasco pueden consultarse en varias obras que
se han escrito al respecto. Pero nosotros nos
concertamos a los más cercanos a la Batalla del
Jahuactal y los del 27 de Febrero.
Siendo gobernador del Estado don Victorio V.
Dueñas, si bien Tabasco no se había visto afectado
directamente por la intervención, el 18 de junio
de 1863 un aventurero (español nacionalizado
mexicano desde 1856) de nombre Eduardo G.
Arévalo, adicto a los franceses, se presentó ante
50 SABER + ES TU DERECHO ENERO/MARZO 2013
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San Juan Bautista (Villahermosa) en un vapor con
ochenta hombres que había reclutado en la isla
del Carmen, ocupando la capital del Estado. Debe
aclararse que los soldados o aventureros que
llevaba Arévalo no eran franceses sino mexicanos
y martinicos (de la isla antillana Martinica, posesión
francesa devastada en 1902 por la erupción del
volcán Mont Pelé).
Después de la retirada de las tropas republicanas
que guarnecían la capital del Estado, los liberales
mexicanos se refugiaron unos en la Sierra y otros
en la Chontalpa. Entre los segundos se encontraban
Andrés Sánchez Magallanes y Gregorio Méndez.
Sánchez Magallanes se dio a la tarea de organizar
a los liberales de Cárdenas, Huimanguillo
y Cunduacán, y Gregorio Méndez a los de
Comalcalco. El 6 de octubre Sánchez Magallanes
inició la insurrección en Cárdenas, al grito de ¡Viva
la República! ¡Mueran los Colorados!, que así le
llamaban a los intervencionistas por los uniformes
que usaban. Gregorio Méndez fue derrotado en
Comalcalco el día 10.
Días después Sánchez Magallanes convocó a una
reunión en las que entregó el mando de las fuerzas
a Gregorio Méndez. Ya organizados de la mejor
manera posible, contando con 350 hombres, el 29
de octubre las fuerzas de Gregorio Méndez toman
la villa de Cunduacán, donde se le une el eminente
literato Manuel Sánchez Mármol. Gregorio Méndez
resuelve hacerle frente en un lugar en las afuera
de la población denominado Jahuactal o Jaguactal.
Al rededor de las 7:00 de la mañana del 1º de
noviembre de 1863 con sus 350 hombres inicia
el combate, el que había programado con base
EL 27 DE FEBRERO SE CELEBRA LA RETIRADA
DE LAS FUERZAS INTERVENCIONISTAS DE
SAN JUAN BAUTISTA (VILLAHERMOSA).
CORONEL ANDRÉS SÁNCHEZ MAGALLANES
Militar nacido en Tabasco, México. Primero en
levantarse en armas contra la intervención francesa
en Tabasco.
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CULTURA
en una emboscada. En el desarrollo del mismo
destacan Jacinto López, huimanguillense, y el
capitán Antonio Reyes Hernández. A las 11 horas
se levantó el campo de batalla con el triunfo de
las huestes tabasqueñas. He aquí la Batalla del
Jahuactal se celebró el primero de noviembre.
Después de esta derrota las fuerzas de Arévalo
se refugiaron en San Juan Bautista. Méndez
destinó varios días para organizar y fortalecer
sus tropas, iniciando el sitio a San Juan Bautista el
20 de noviembre. Según se fue acercando más al
enemigo se sucedieron batallas ligeras y otras de
importancia como la toma de “El Principal” (ahora
anexo al Palacio de Gobierno) el 11 de febrero. Se
estuvo combatiendo hasta el 25 de febrero en
que se comenzó a bombardear “La casa fuerte”,
refugio de los intervencionistas (ahora edificio de
Teléfonos de México, sitio en la calle Juárez). Y el 27
de febrero de 1864, el día en que se tenía dispuesto
para el asalto a “La casa fuerte”, al rayar el alba
los intervencionistas emprendieron la retirada de
San Juan Bautista. Por lo que el 27 de febrero se
celebra la retirada de las fuerzas intervencionistas
de San Juan Bautista (Villahermosa).
El rigor histórico nos obliga a señalar que las
fuerzas intervencionistas aún permanecieron
en Tabasco. El general Manuel Díaz de la Vega
y Fuente, que era el gobernador imperialista,
al abandonar San Juan Bautista el 27 de febrero
instaló la Aduana Imperial en Frontera a bordo del
buque “El Conservador ó Guaraguao”, sirviéndole
de escolta ”La Tourmente” y “La Pique” y aunque
el comandante liberal Regino Hernández y sus
soldados los hizo abandonar el puerto de Frontera
el 01 de abril del mismo 1864, la Aduana Imperial
continuó operando, con el consiguiente descalabro
fiscal y comercial para el Estado, hasta el 20 de
noviembre de 1866 en que los proimperialistas
dejaron definitivamente Frontera, y Tabasco.
También en la villa de Jonuta permanecieron los
intervencionistas, alternándose la plaza con los
liberales tabasqueños, hasta agosto del 66.
MONUMENTO EL JAHUACTAL
Representación de la victoriosa batalla
de los republicanos tabasqueños
contra las fuerzas intervencionistas
francotraidoras.
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