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EHP4 for SAP ERP 6.0
Enero 2011
ES
Compras de Importación –Proveedor Exterior (ZM001)
SofOS, C.A.
Documentación de Proceso Empresarial
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
SofOS, C.A. Página 2 de 21
Copyright 2010 SofOS – Reservados todos los derechos
SofOS es marca registrada por la Empresa Software for Open Systems (SofOS, C.A.).
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SofOS es Partner Channel, Hosting Partner, Bussiness Partner, Service Partner y VAR de SAP, y referente a esto SAP AG indica en su guía de Uso de Logotipo SAP textualmente lo siguiente:
“SAP, mySAP.com y todos los demás nombres de las soluciones, productos y servicios de SAP son marcas comerciales de SAP AG”.
Algunos gráficos, pantallas e imágenes utilizados dentro del contenido de este material pertenecen a la librería de ayuda de SAP.
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
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Contenido 1 Objetivo .................................................................................................................................... 4
2 Prequisitos (No periódicos) ...................................................................................................... 4
2.1 Configuración previa ...................................................................................................... 4
2.1 Datos maestros y datos organizativos ........................................................................... 6
2.2 Condiciones empresariales ............................................................................................ 6
3 Tabla de resumen del proceso ................................................................................................. 7
4 Etapas del proceso ................................................................................................................... 8
4.1 Generar archivo exportable............................................................................................ 8
4.2 Creación/Modificación Doc. importación y orden de compras ..................................... 12
4.3 Asignar Expediente a Ruta de importación .................................................................. 15
4.4 Asignar Expediente y Factura a Orden de compras .................................................... 17
4.5 Actualizar costos indirectos de asquisición en orden de compras .............................. 19
4.6 Entrada de mercancías Por Expediente y Facturas .................................................... 20
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Compras Importación – Proveedor Exterior
1 Objetivo
Este escenario permite la planificación de las compras de importación a partir de data especifica extraida del sistema y enviada al proveedor para su modificación y posterior aprobación hasta convertirse en una orden formal de compras con la asignación respectiva de factura y de expediente y posterior entrada mercancía por cada expediente y factura. El ciclo culminar el con la verifiación de factura y distribución de gastos de importación.
2 Prequisitos (No periódicos)
2.1 Configuración previa
1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación para actualizar los documentos que deben tenerse en cuenta en el cáculo de las Ventas de SADAFIR:
Opción 1: Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Código de transacción Z31_50238
2. En la pantalla Modificar vista Parámetros de Ventas para archivo Planificación, ingresar los documentos de ventas correspondientes por sociedad y tipo de movimiento.
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Organizació de Ventas
2000 Cada sociedad incluida en el proceso
Clase de Factura ZF00
ZG01
Clases de facturas de ventas
Tipo Movimiento 0 Positivo
1 Negativo
Movimiento que puede generar las clases de documento
3. Guardar, salir
4. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación para crear las rutas posible de una importación:
Opción 1: Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
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Código de transacción Z31_50250
5. En la pantalla Tabla de Ruta de transporte, ingresar las rutas de importación correspondientes.
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
ID de Ruta Codigo unívoco para ruta
01
02
Idioma Idioma del texto ES Español
Denominación Texto breve de la ruta
6. Guardar, Salir.
7. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación para crear las posibles actividades que generan en el traslado de una importación:
Opción 1: Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Código de transacción Z31_50247
8. En la pantalla Tabla de Actividad: Resumen, ingresar las actividades posibles en una importación.
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
ID de Actividad Codigo unívoco para la actividad
01
02
Idioma Idioma del texto ES Español
Denominación Texto breve de la actividad
9. Guardar, Salir.
10. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación para asignar las actividades posibles a las rutas creadas:
Opción 1: Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Código de transacción Z31_50249
11. En la pantalla Tabla Ruta de transporte/Actividad, ingresar las actividades posibles en una importación.
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
ID de Ruta Codigo unívoco 01
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
para ruta
Posición Posición en el orden de actividades para una ruta
ID de Actividad Codigo unívoco para la actividad
01
02
Tiempo Duración Tiempo para la a actividad respectiva
12. Guardar, Salir.
2.1 Datos maestros y datos organizativos
Utilice los siguientes datos maestros en las etapas del proceso que se describen en este documento:
Datos maestros / org.
Valor Detalles de datos maestros / org. Comentarios
Organización de Compras
Grupo de compras
Proveedor
Centro
Material
2.2 Condiciones empresariales El proceso empresarial descrito en este Modelo de proceso empresarial forma parte de una cadena mayor de procesos o escenarios empresariales integrados.
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3 Tabla de resumen del proceso
Etapa del proceso
Referencia de proceso externo
Condición empresarial
Código de transacción
Resultados esperados
Generar archivo exportable
Z31_10161 Se genera el archivo exportable
Guardar el documento de importación e imprimir
Z31_40032 Se importa el archivo excel tantas veces sea necesario
Imprimir el formulario de compras
Z31_40032 Se genera un documento impreso con el detalle de la compra
Generar orden de compras en SAP
Z31_40032
Visuaizar el documento de compras generado
ME23N Se visualiza el pedido de compras de importación generado según el documento.
Crear expediente y asignat ruta
Z31_20155 Se crea un expediente con datos generales por sociedad asociado a una ruta
Asignar números de facturas y de expediente a ordenes de compras
Z31_40037 Se asigna la factura y expediente a nivel de posición de la (s) orden (es) de compras
Agregar costos indirectos de adquisición a ordenes de compras
ME22N Se asignan a las facturas u estimado de costos indirectos de compras de importacion
Entrada de mercancías con referencia a expediente y facturas
Z31_20154 Se genera la entrada de la mercancías al almacen RCP 902
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4 Etapas del proceso
4.1 Generar archivo exportable
Utilización
En este proceso se visualiza previamente un ALV para la generación del archivo exportable que enviará al proveedor con cierta información filtrada y detallada.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación:
Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Código de transacción Z31_10161
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla: Archivo Exportable de Importación/Traer, etiqueta Parámetros de Selección:
3. Efectúe las entradas siguientes en la etiqueta Primer Período
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Período Desde 01
Período Hasta 06
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Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Año Desde 2011
Año Hasta 2011
4. Efectúe las entradas siguientes en la etiqueta Segundo período:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Período Desde 01
Período Hasta 06
Año Desde 2012
Año Hasta 2012
5. Actualizar los centros correspondiente a las columnas de Ventas/stock Diffupar, de Ventas/stock Sadafir, de Ventas/stock Caline:
6. Ejecutar.
7. Se visualiza un ALV con la siguiente información:
Nombre de campo
Descripción Acciones y valores de usuario
Comentarios
Artículo Clave unívoca del artículo
No modificable
Descripción de Artículo
Texto breve del artículo
No modificable
Indicador ABC Rotación del artículo al nivel mandante
No modificable
Incentivo Si el artículo esta incluido como incentivo
Se visualizará una X si si
Promoción Si el artículo esta incluido en una promoción en la fecha de ejecuc.
Marca Marca del artículo No modificable
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Descripción de Marca
Descripción de la marca
No modificable Ventas Período 1 DIFFUPAR
Línea Subdivisión de la marca
No modificable Ventas Período 1 SADAFIR
Descripción de Línea
Texto de breve de la línea
No modificable Ventas Período 1 CALINE
Tipo de Artículo Clave del tipo de artículo
No modificable Ventas Período 2 DIFFUPAR
Descripción Tipo de Artículo
Texto de breve de tipo de artículo
Ventas Período 2 SADAFIR
Status comercial Artículo
Status de bloqueo para ventas del art.
01 Activo Ventas Período 2 CALINE
Descripción Status Artículo
Descripción de status
No modificable Stock disponible DIFFUPAR
Cond. Almacenaje Categoría del artículo
No modificable Stock disponible SADAFIR
Descripción Cond. Almacenaje
Descripción Categoría del artículo
Stock disponible CALINE
Cantidad Cantidad que se reflejará en el pedido
Se visualiza en la transacción del import
Ventas pendientes
Cantidad sugerida planificación
Cantidad de ultima compra
No modificable Compras en curso
Unidad de medida Unidad en el pedido de compras
No modificable Registro Info vigente
Cantidad compras Cantidad de artículos comprados en el periodo de tiempo fiscal prov.
Valor según orden de compras
Unidad de medida Unidad en el pedido de compras
Ctd real a comprar
Ventas Período 1 DIFFUPAR
Cantidad de unidades vendidas en el periodo 1
No modificable
Unidad Unidad de ventas No modificable
Ventas Período 1 SADAFIR
Cantidad de unidades vendidas en el periodo 1
Unidad Unidad de ventas
Ventas Período 1 CALINE
Cantidad de unidades vendidas en el período anterior
No modificable
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
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Unidad Unidad de ventas No modificable
Ventas Período 2 DIFFUPAR
Cantidad de unidades vendidas en el periodo 1
No modificable
Unidad Unidad de ventas No modificable
Ventas Período 2 SADAFIR
Cantidad de unidades vendidas en el periodo 1
Unidad Unidad de ventas
Ventas Período 21 CALINE
Cantidad de unidades vendidas en el período anterior
No modificable
Unidad Unidad de ventas No modificable
Stock disponible DIFFUPAR
Stock real actual Dispoible- ventas + Stock en curso
Unidad de ctd stock
Unidad de medida de almacen (base)
No modificable
Stock disponible SADAFIR
Stock real actual Dispoible- ventas + Stock en curso
Unidad de ctd stock
Unidad de medida de almacen (base)
No modificable
Stock disponible CALINE
Stock real actual Dispoible- ventas + Stock en curso
Unidad de ctd stock
Unidad de medida de almacen (base)
No modificable
Ventas pendientes Pedidos sin entrega o sin SM
Compras en curso Compras en curso
Costo unitario vigente
Registro Info vigente
Moneda costo unitario vigente
Moneda registro Info No modificable
Valor según orden de compras
Valor según orden de compras
Ctd real a comprar Ctd real a comprar No modificable
8. Para realizar el export del documento a Excel seleccionar el ícono opción Hoja de Cálculo:
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
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9. Guardar como, dentro del directorio de su PC que desee.
Resultado
Se almacena en su PC el archivo a enviar al proveedor.
4.2 Creación/Modificación Doc. importación y orden de compras
Utilización
En este proceso se puede crear y actualizar tantas veces sea necesario el archivo que el proveedor envía con los acuerdos realizados en diferentes cantidades con el comprador. Así como crear la orden de compras definitiva por el usuario responsable.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opción de navegación:
Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Código de transacción Z31_40032
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla: crear artículo
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3. Si el archivo contiene más de 999 líneas, entonces deberá especificar en el campo Líneas una cantidad mayor a la que contiene el archivo de Excel, de lo contrario no se leerá completo el archivo.
4. Para las líneas que en la factura vengan gratis, colocar un X para dichos ítems en la última columna del archivo.
5. Seleccione el ícono .
6. Se visualizará un ALV con los datos necesarios para crear la orden de compras a partir del archivo importado:
7. Seleccione Guardar, se visualizará una ventana de diálogo para completar datos relevantes en la creación posterior de la orden de compras.
8. Ejecutar
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9. Se puede proceder a imprimir cuando lo requiera Imprimir documento.
10. Seleccionar la impresora
11. Cuando el proveedor envia nuevamente el documento con las cantidades modificadas debe entrar nuevamente en la transacción Z31_40032, ingresar el número de documento generado la primera vez y seleccionar Ver para visualizar en el ALV la información guardada:
12. Efectúe la entrada del nuevo archivo, el proveedor viene por defecto:
13. Seleccione el ícono .
14. Se generará una ventana de diálogo para actualizar las cantidades de dicho documento número 3, Aceptar.
15. Se visualizará un ALV con los datos modificados, Guardar:
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
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16. Para generar la orden de compras seleccionar el ícono
17. Al seleccionar Aceptar, se genera un log de mensajes con semáforo en verde indicando el número de documeno de compras creado.
Resultado
Se actualiza el archivo tantas veces sea necesario, guardandose sólo la última versión en un mismo documento de importación hasta finalmente generar la orden de compras. Puede visualizar el documento de importación relacionado a la orden de compras ingresando el número y Ver. O bien ingresando al pedido de compras (ME23N) pestaña Comunicación, campo Referencia.
4.3 Asignar Expediente a Ruta de importación
Utilización
En este proceso se debe asignar el expediente a una ruta de importación para su correspondiente actualización de fechas por actividad establecida .
Procedimiento
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
SofOS, C.A. Página 16 de 21
1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opcion de navegación:
Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Código de transacción Z31_20155
2. Ingrese los siguientes datos generales para la asignación de ruta a expediente:
3. En el campo modo de transporte ingresar el medio de transporte del expediente (Aéreo, marítimo) y en el campo Puesto de aduanas, el operador correspodiente.
4. Seleccionar el ícono Buscar.
5. En en la pantalla inferior aparecerá un ALV con las ruta seleccionada, las actividad asignadas y las fechas estimadas según la duración que se predeterminó en la configuración:
6. Si lo considera necesario modificar las fechas propuestas por el sistema.
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
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7. Seleccionar el ícono superior guardar
Resultado
Se crea el expediente y se asigna a la ruta con las fechas correspondientes a cada actividad. Ingresar el número de despacho Obervaciones del expediente.
Luego de arrivada la mercancía al puerto (antes de la entrada de mercancías en el sistema) ingresar el número completo de despacho
4.4 Asignar Expediente y Factura a Orden de compras
Utilización
En este proceso se asignará el expediente de importación a las posiciones de uno o varios pedidos de compras así como la fatura de importación de manera separada .
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opcion de navegación:
Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Código de transacción Z31_40037
2. Ingrese la o las ordenes de compras a las cuales se le asignará un número de Expediente específico de la importación:
3. Seleccionar el ícono Ejecutar.
4. En la pantalla Reporte asignación, selecciones las líneas o posiciones del pedido a las cuales se le asignará el número de expediente
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
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5. Seleccionar el ícono Asignar doc. e ingresar el número de expediente y Continuar.
6. Seleccione , se genera un log de mensajes.
7. Back
8. Para asignar el número de factura correspondiente Ingrese la o las ordenes de compras:
9. Ejecutar
10. Seleccionar el ícono Asignar doc. e ingresar el número de facturay Continuar.
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
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11. Seleccione , se genera un log de mensajes.
12. Finalizar
Resultado
Se Asigna el numero de expediente y de factura a cada una de la posiciones de las ordenes de compras seleccionadas.
4.5 Actualizar costos indirectos de asquisición en orden de compras
Utilización
En este proceso se deben actualizar los costos indirectos de adquisición en las órdenes de compras generadas para la imprtación, incluyendo seguros, fletes y gastos de nacionalización .
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opcion de navegación:
Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Código de transacción ME22N
2. En la opción ingresar el número de pedido de compras, continuar.
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
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3. En la pestaña Condiciones a nivel de Cabecera ingresa las condicions de costos indirectos planficados hasta antes de la entrada de mercancías.
4. Si así lo requiere en la pestaña Condiciones a nivel de posición del documento (por atículo) ingrese las condiciones de descuentos y recargos.
5. Guardar.
Resultado
Se pueden asignar o modificar los gastos relacionados a la importación.
4.6 Entrada de mercancías Por Expediente y Facturas
Utilización
En este proceso se realiza la Entada de mercancías de importación con referencia al número de expediente, con status bloqueado.
Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante la siguiente opcion de navegación:
Interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Código de transacción Z31_20154
Comras Importación –Proveedor Exterior (ZM001): BPD
SofOS, C.A. Página 21 de 21
2. Complete los datos de la pantalla incial.
3. Ejecutar.
4. En tipo de stocks ingresar en Diffupar seria 3 (bloqueado) y para Sadafir (disponible).
5. Generar Ent. Merc.
Resultado
Se genera la entrada de mercancías correspondiente a la compra de importación con el expediente y las facturas, en estatus bloqueado. Puede visualizar el historial de las entradas por artículo en la transacción ME23N