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Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Ocaña 602501Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión del Talento
Humano
Fallas en la realización de las reuniones
mensuales que se deben
realizar del COPASST de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 12 de la
Resolución 208 de 2014, por la cual se
adopta el Reglamento Interno para la
elección de los miembros del Comité
Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo
de la Defensoría del Pueblo y se dictan
otras disposiciones.
No
presenta
Porque no se le da la verdadera
importancia a la norma, siendo las
demás funciones, las terminan
absorbiendo el tiempo que le
confiere el artículo 12 de la
resolución 208 de 2014 para
asumir las responsabilidades que
se le confiere al comité.
Poco reconocimiento de la
importancia del comité en todos
los niveles administrativos
(defensor regional y
funcionarios)
N/A
Poco reconocimiento de la importancia
del comité en todos los niveles
administrativos (defensor regional y
funcionarios)
Solicitar al nivel central
capacitación sobre la resolución
208 de 2014, en lo concerniente a
nuevas disposiciones
reglamentarias, empoderamiento y
organización empresarial
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Gestionar una
capacitar con el nivel
central y a través de
ella, empoderar al
personal de la
regional y
especialmente al
COPASST en todos los
asuntos de su
competencia en el
marco de la
Solicitud de
capacitación
nivel central
(1). Realización
de reuniones
ajustadas a la
resolución 208
de 2014 de
manera
mensual. (12)
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602502Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión del Talento
Humano
No se envió a la Subdirección de
Gestión de Talento Humano el
diagnóstico de necesidades de
capacitación para el año 2015 de la
Regional, de conformidad con lo
solicitado en el memorando No. 50/208
No
presenta
Desatención al memorando No
50/208 del 13 de noviembre de
2014
No se le ha dado la verdadera
importancia a los procesos de
capacitación, como una de las
estructuras del mejoramiento
continuo de la regional
N/A
No se le ha dado la verdadera
importancia a los procesos de
capacitación, como una de las
estructuras del mejoramiento
continuo de la regional
Elaboración del diagnóstico de
necesidades de capacitación para
el 2015 de la regional a la
subdirección de talento humano.
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Actualizar el
diagnóstico de
necesidades de
capacitación de la
Regional
Diagnóstico de
necesidades
de
capacitación
(1)
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602503Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión del Talento
Humano
No se utiliza el formato dispuesto para
el control de permiso personal por
horas (GTH-FTO-68) por los funcionarios
que se ausentan por más de una hora
de la Regional Ocaña.
No
presenta
No se conocía que existía un
formato de control de permisos
personal por horas
Desconocimiento de la
importancia que amerita asumir
directrices del orden nacional
para generar una organización
empresarial
N/A
Desconocimiento de la importancia
que amerita asumir directrices del
orden nacional para generar una
organización empresarial
Aunque ya se utiliza el formato
GTH-FTO-68, se acentuará sobre la
importancia del acatamiento a l
diligenciamiento del formato
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Físicos y
humanos
Sensibilizar a todas y
todos los
funcionarios de la
regional sobre la
importancia del
diligenciamiento del
formato
Seguimiento
evaluación y
control del
diligenciamient
o del formato
(12 revisiones)
01-ene-16 30-dic-16
Para los permisos
personales por horas, los
servidores públicos de la
Regional diligencian el
formato vigente en el
Sistema de Gestión de
Calidad, el cual es
autorizado y firmado por
el Defensor Regional.
Formato diligenciado TH-
F68, V2; Control de
permiso personal por
horas, de febrero de
2017.
Se verifica el diligenciamiento del formato
de Control de Permiso Personal por Horas
(Código: TH-F68; Versión 2) del mes de
febrero/2017 y su vigencia en el Sistema de
Gestión de Calidad, encontrándose el Vo.Bo
del Defensor Regional.
La acción se cierra como cumplida al 100% y
de manera eficaz. No obstante, se debe
seguir garantizando el uso de los formatos
vigentes del Sistema de gestión de Calidad,
publicados en la página web institucional;
en el listado maestro de documentos.
100%Cerrado
Eficaz28-feb-17
Ocaña 602504Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
Incumplimiento de las directrices
emanadas de la Resolución 1692 de
2013, teniendo en cuenta la no
participación efectiva de los
funcionarios que conforman la
Defensoría Regional Ocaña en la
formulación del PAA de las vigencia
No
presenta
Se presentan desatenciones que
aparentemente no revisten la
importancia que verdaderamente
tienen
No se le da la suficiente
importancia a procesos tan
simples pero a la vez
fundamentales en la calidad de
los mismos.
N/A
No se le da la suficiente importancia a
procesos tan simples pero a la vez
fundamentales en la calidad de los
mismos.
Recepcionar los informes
mensuales de ejecución
contractual, garantizando el
proceso formal de: fecha, nombre
y firma del profesional
administrativo y de gestión que
los recepciona.
Mejora Defensor RegionalHumanos y
físicos
Seguimiento y
monitoreo mensual al
proceso
Acciones (12) 01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602505Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
Carencia de seguimiento de las
actividades planteadas en el PAA de la
vigencia 2015, así como de las
respectivas actas reunión mensuales de
conformidad con lo establecido en la
Resolución 1692 de 2013.
No
presenta
Se desconoce la importancia de la
planeación para lograr los
objetivos de la misión Defensoríal
en el marco del plan estratégico
2013-2016
Desconocimiento de la
necesidad de articular procesos
en términos de planeación
estratégica
N/A
Desconocimiento de la necesidad de
articular procesos en términos de
planeación estratégica
Revisión, modificación y ajustes al
PAA con la participación efectiva
de todos los funcionarios de la
regional.
Mejora Defensor RegionalHumanos y
Físicos
Revisión,
modificación y
ajustes al PAA
Revisión,
modificación y
ajuste al PAA
(4)
01-mar-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602506Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
Fallas en el cumplimiento del manual de
funciones asignadas al defensor
regional en cuanto al cumplimiento de
los planes, programas y proyectos
señalados por el Defensor del Pueblo,
así como de lo establecido en el literal
b del artículo 5 de la Resolución 602 de
2013 y en la Circular 001 de 2014,
teniendo en cuenta: a. La baja
ejecución del PAA de la Defensoría
Regional Ocaña durante la vigencia
2015.
b. Debilidades en los análisis y
controles de carácter preventivo y
correctivo establecidos por la regional,
No
presenta
Se desconoce la verdadera
importancia de los planes,
programas y proyectos, los cuales
se enmarcan en el manual de
funciones del defensor regional
Desconocimiento sobre la
importancia del seguimiento a
todos los procesos de la
regional, los cuales, se
enmarcan en planes, programas
y proyectos.
N/A
Desconocimiento sobre la importancia
del seguimiento a todos los procesos
de la regional, los cuales, se enmarcan
en planes, programas y proyectos.
Realizar seguimiento periódico al
PAA, en términos de revisión,
seguimiento y evaluación; para
con ello poder garantizar la
ejecución de las cifras del PAA y
corregir procesos que se han
desviado de su esencia
planificadora.
Mejora Defensor RegionalHumanos y
Físicos
Seguimiento al PAA y
análisis de los
procesos que se
llevan a cabo
Seguimientos
(6)01-feb-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%
Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602507Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
La Defensoría Regional no está
aplicando todos los lineamientos para la
atención de sus Peticiones, Quejas,
Reclamos, Sugerencias, Denuncias y
Felicitaciones (PQRSDF), como lo son
promover y orientar a los usuarios para
la correcta utilización del buzón,
extraer y registrar semanalmente las
PQRSDF del buzón y realizar el informe
estadístico de las PQRSDF. Criterios
que fueron establecidos por la
Secretaría General y divulgados a todas
las Defensorías Regionales mediante
correos electrónicos de septiembre y
No
presenta
Desconocimiento del Decreto 025
de 2014, Articulo 19, numeral 7
No se posee la formación
necesaria para reconocer que
los canales de comunicación
entre el usuario y la regional,
son aquellos que nutren con la
información necesaria para
hacer revisión, análisis y
evaluación a los procesos que se
han establecido y, son el
constructo para corregir las
desviaciones de los procesos,
buscando mejorar las funciones
establecidas por la entidad.
N/A
No se posee la formación necesaria
para reconocer que los canales de
comunicación entre el usuario y la
regional, son aquellos que nutren con
la información necesaria para hacer
revisión, análisis y evaluación a los
procesos que se han establecido y, son
el constructo para corregir las
desviaciones de los procesos,
buscando mejorar las funciones
establecidas por la entidad.
Capacitar a cada uno de los
funcionarios de la regional sobre la
importancia del usuario para
mejorar los procesos funcionales
de la regional
Mejora Defensor RegionalHumanos y
Físicos
Capacitación,
revisión y análisis
estadístico del buzón
de PQRSDF
Capacitación,
revisión y
análisis
estadístico (6)
01-feb-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602508Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
No
presentaDescuido del proceso relacionado
No se posee un sistema de
información capaz de hacer
seguimiento y evaluación a
mecanismos tan importantes
como los derechos de petición
N/A
No se posee un sistema de información
capaz de hacer seguimiento y
evaluación a mecanismos tan
importantes como los derechos de
petición
Establecer un sistema de
información que identifique,
clasifique y priorice en términos
de tiempo el trámite, seguimiento
y evaluación a los derechos de
petición
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Implementar un
sistema de
información
especializado para
darle trámite en los
tiempos establecidos
a los derechos de
petición
Sistema de
información
creado (1)
01-mar-16 30-mar-17 0%Cerrado
Ineficaz30-ene-17
Ocaña 602508Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
No
presentaDescuido del proceso relacionado
No se posee un sistema de
información capaz de hacer
seguimiento y evaluación a
mecanismos tan importantes
como los derechos de petición
No se cuenta con una
herramienta que
permita hacer el
registro y seguimiento
a documentos
importantes como los
derechos de petición.
N/A N/A
No se cuenta con una herramienta que
permita hacer el registro y
seguimiento a documentos
importantes como los derechos de
petición.
Diseñar una plantilla en formato
Excel que permita llevar a cabo el
registro mensual y el seguimiento
de los derechos de petición
radicados en la Regional Ocaña
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Obtener mediante la
plantilla en Excel, un
registro y
seguimiento de
todos los derechos
de petición radicados
en la Regional, con el
fin de garantizar el
trámite de los
mismos en los
tiempos establecidos
1 herramienta
implementada.01-mar-17 28-abr-17 En ejecución. En ejecución.
Teniendo en cuenta que la acción para este
hallazgo fue replanteada y su ejecución está
programada para los meses de marzo y abril
de 2017, se verificará su avance en el
próximo seguimiento a realizar por parte de
la OCI para el periodo correspondiente.
El doctor Nelson Arévalo,
Defensor del Pueblo de la
Regional Ocaña, mediante
memorando No. 6025-136 del
7 de marzo de 2017, dio la
directriz para la
implementación de la
herramienta en Excel en la
cual se deben registrar los
derechos de petición que
ingresen a la Regional por
cualquier medio.
Se llevó a cabo el registro de
la información en la planilla
Excel, sobre los derechos de
petición radicados en la
Regional durante el mes de
marzo y abril de 2017.
Memorando No. 6025-136 del
7 de marzo de 2017.
Planilla Excel para el registro
de derechos de petición
correspondiente al mes de
marzo y abril de 2017.
Mediante mensajes electrónicos
enviados el 5 de abril, el 6 de abril y el
5 de mayo de 2017, se evidenció en
archivo Excel, la matriz diseñada para
el seguimiento de los Derechos de
Petición que llegan a la Regional.
Igualmente, se validó el memorando
emitido el 7 de marzo de 2017, a
través del cual el Defensor Regional
imparte la directriz para la
implementación de la herramienta.
Por último, se validó el registro en la
matriz diseñada de información
relacionada con los derechos de
petición ingresados a la Regional
durante el mes de marzo y abril de
2017.
La acción se cierra como cumplida al
100% y de manera eficaz. No
obstante, se debe seguir
garantizando el uso permanente de
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Ocaña 602509Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Promoción y
Divulgación
Fallas en el ejercicio de la promoción y
divulgación de los derechos humanos
de la Defensoría Regional Ocaña,
evidenciadas en:
a. Carencia de planeación y gestión y
de actividades de promoción y
divulgación de los derechos humanos,
en observancia a las funciones
esenciales 20, 21, 22 y 23 del manual de
funciones del Defensor Regional,
adoptado mediante Resolución 065 de
2014. b. No se evidenciaron la
realización de actividades de
Promoción y Divulgación en la Regional
Ocaña y por lo tanto no se aplica la
matriz de planeación educativa, la cual
es la base de las actividades de
capacitación bajo el Modelo
Pedagógico Institucional.
c. La no realización del curso
pedagógico sobre los derechos de la
niñez dirigidos a los padres y
responsables de los menores
amonestados, de conformidad con lo
establecido en el artículo 54 Ley de la
No
presenta
Porque se guardó la esperanza de
que la dirección nacional de
promoción y divulgación vinculara
al profesional que debe estar
encargado de la coordinación de
estos temas
Desconocimiento de la
responsabilidad misional que
tiene cada uno de los
funcionarios para
transversalizar su acción
específica funcional con la
promoción y divulgación de los
derechos humanos
N/A
Desconocimiento de la responsabilidad
misional que tiene cada uno de los
funcionarios para transversalizar su
acción específica funcional con la
promoción y divulgación de los
derechos humanos
a. Planear y gestionar actividades
de promoción y divulgación de los
derechos humanos de acuerdo a la
resolución 065 de 2014. b. Aplicar
el modelo pedagógico institucional
(matriz de planeación educativa).
c. Realización de cursos
pedagógicos sobre los derechos de
la niñez, dirigidos a los padres y
responsables de los menores
amonestados, según el artículo 54
del código de infancia y
adolescencia. d. Creación de un
centro de documentación para el
acceso de los usuarios a las
diferentes publicaciones sobre
derechos humanos y DIH.
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
a. Capacitar en
mecanismos de
protección de
Derechos Humanos al
establecimiento
carcelario de Ocaña y
de policía, tomando
como instrumentos
de acción, el modelo
pedagógico
institucional. c.
Ejecución de talleres
sobre los derechos
de los niños, niñas y
adolescentes
amonestados,
dirigidos a sus padres
y/o responsables, de
acuerdo al art. 54 del
CIA. d. Creación de
la biblioteca de
Derechos Humanos y
DIH para el acceso
libre y espontáneo
de los usuarios.
a.
capacitaciones
sobre
mecanismos de
protección de
derechos
humanos (2).
Talleres sobre
derechos de
los niños, niñas
y adolescentes
(6). Creación
de biblioteca
(1)
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602510Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Debilidades en la actualización de los
usuarios del Sistema VisionWeb DP,
toda vez que registran contratistas que
ya no laboran en la entidad a saber: Dr.
Carlos González, Dr. Jairo Claro, Dr.
Eduardo Carrascal Dr. Oscar Pallares,
este último tiene a su cargo 148 casos
activos e inactivos según el Sistema
No
presenta
Porque no existe el tiempo
suficiente
Reciente terminación de los
contratos de los defensores
públicos, quienes presentan un
número elevados de
asignaciones de servicio.
N/A
Reciente terminación de los contratos
de los defensores públicos, quienes
presentan un número elevados de
asignaciones de servicio.
Fortalecimiento en la
actualización de los usuarios en el
sistema VisionWeb
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Mantener actualizado
mes a mes el sistema
VisionWeb DP
Actualizacione
s (12)01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%
Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602511Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
No se controla adecuadamente la
asistencia a las barras académicas, se
encontraron defensores públicos que
en ocasiones no acuden a las barras y
que no justifican su inasistencia.
No
presenta
En la actualidad, un defensor
público del área penal, es quien se
encuentra encargado de la
coordinación de la barra
académica
Por la terminación del contrato
del defensor público
coordinador de barra
académica.
N/A
Por la terminación del contrato del
defensor público coordinador de barra
académica.
Controlar adecuadamente la
asistencia a las barras académicasMejora Defensor Regional
Físicos y
humanos
Controlar la
asistencia de los
defensores públicos a
las barras, eximiendo
eventualmente a
aquellos que tengan
la suficiente
justificación
debidamente
acreditada para no
Seguimiento
evaluación y
control de
listados de
asistencia
mensual (12)
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602512Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Fallas en la recepción de los informes
mensuales de ejecución contractual,
toda vez que se evidenció que algunos
de estos informes no tienen la fecha,
nombre y firma de la Profesional
Administrativo y de Gestión que los
recibe.
No
presenta
Descuido del proceso formal de
recibo y entrega de informes
mensuales de ejecución
contractual. Se presentan
desatenciones que
aparentemente no revisten la
importancia que verdaderamente
No se le da la suficiente
importancia a procesos tan
simples pero a la vez
fundamentales en la calidad de
los mismos.
N/A
No se le da la suficiente importancia a
procesos tan simples pero a la vez
fundamentales en la calidad de los
mismos.
Recepcionar los informes
mensuales de ejecución
contractual, garantizando el
proceso formal de: fecha, nombre
y firma del profesional
administrativo y de gestión que
los recepciona.
Mejora Defensor RegionalHumanos y
físicos
Seguimiento y
monitoreo mensual al
proceso
Acciones (12) 01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602513Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Fallas en el uso de algunos formatos
establecidos por la Dirección Nacional
de Defensoría Pública, teniendo en
cuenta que: a. No se está utilizando en
todos los programas, el acta de
derechos y obligaciones de los usuarios
atendidos. b. No se está utilizando el
formato acta de reparto.
No
presenta
Se presentan desatenciones que
aparentemente no revisten la
importancia que verdaderamente
tienen
No se le da la suficiente
importancia a procesos tan
simples pero a la vez
fundamentales en la calidad de
los mismos.
N/A
No se le da la suficiente importancia a
procesos tan simples pero a la vez
fundamentales en la calidad de los
mismos.
Garantizar la observancia en el uso
de los formatos establecidos por la
dirección nacional de defensoría
pública para acceder al servicio
Mejora Defensor RegionalHumanos y
Físicos
Seguimiento y
monitoreo al
diligenciamiento de
las solicitudes del
servicio
acciones (6-
bimensual)01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%
Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602514Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Fallas en la gestión documental del
proceso de Defensoría Pública, toda
vez que se encontraron contratos y las
actas de inicio se encuentran sin
archivar, no se hallaron los certificados
de salud y pensión de todos los meses
objeto de auditoría, ni tampoco los
certificados de antecedentes fiscales,
disciplinarios y penales
No
presenta
Se presentan desatenciones que
aparentemente no revisten la
importancia que verdaderamente
tienen
No se le da la suficiente
importancia a procesos tan
simples pero a la vez
fundamentales en la calidad de
los mismos.
N/A
No se le da la suficiente importancia a
procesos tan simples pero a la vez
fundamentales en la calidad de los
mismos.
Cumplir con el proceso de gestión
documental de defensoría públicaMejora Defensor Regional
Humanos y
Físicos
Seguimiento y
monitoreo al proceso
de gestión
documental
acciones (6-
bimensual)01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%
Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602515Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Debilidades en la gestión de la gestión
de investigación Defensoríal
No
presenta
Se presentan desatenciones que
aparentemente no revisten la
importancia que verdaderamente
tienen. Además la infraestructura
existente no tiene la capacidad de
proveer espacios privados para
realizar las entrevistas a los
usuarios
No se le da la suficiente
importancia a procesos tan
simples pero a la vez
fundamentales en la calidad de
los mismos.
N/A
No se le da la suficiente importancia a
procesos tan simples pero a la vez
fundamentales en la calidad de los
mismos.
Fortalecer la gestión de la
investigación DefensoríalMejora Defensor Regional
Humanos y
Físicos
Seguimiento y
monitoreo al proceso
de gestión
documental
acciones (6-
bimensual)01-ene-16 30-dic-16
Se realizó reunión de
seguimiento a la gestión
y a los formatos
utilizados por el área de
Investigación Defensoríal
en la Regional,
revisándose de manera
aleatoria cuatro casos de
la ejecución mensual, así
como la verificación de
los objetos a desarrollar.
Memoria de reunión de
seguimiento a la gestión
y formatos utilizados por
el área de Investigación
Defensoríal, con fecha
del 16/03/2017.
Se verificó el documento soporte enviado el
17/03/2017 mediante mensaje electrónico,
evidenciándose la realización del respectivo
seguimiento por parte del Defensor
Regional al área de Investigación
Defensoríal.
La presente acción se cierra como cumplida
al 100% y de manera eficaz. Sin embargo, es
importante resaltar que los seguimientos
deben seguirse realizando mensualmente de
conformidad con la resolución 1692 de 2013,
con el fin de verificar el cumplimiento de las
actividades planeadas, antes de hacer el
cargue de información en el aplicativo
100%Cerrado
Eficaz28-feb-17
Ocaña 602516Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Falencias en la aplicación de las
directrices y procedimientos para la
atención y trámite de peticiones
No
presenta
No existe un criterio unificador
conceptual de clasificación
estándar para la atención y
trámite de peticiones
No se ha recibido la
capacitación necesaria para la
aplicación de las directrices y
procedimientos para la atención
y trámite de peticiones.
N/A
No se ha recibido la capacitación
necesaria para la aplicación de las
directrices y procedimientos para la
atención y trámite de peticiones.
Fortalecimiento en la aplicación
de directrices y procedimientos
para la atención y trámite de
peticiones
Mejora Defensor RegionalHumanos y
Físicos
Gestionar ante la
DNATQ el proceso de
capacitación
necesario para aplicar
las directrices y
procedimientos para
la atención y trámite
de peticiones
Diligenciamien
to de la
solicitud de
capacitación al
personal de
ATQ de la
regional
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602517Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
En el transcurso de la de auditoría, se
estableció inobservancia del registro en
el Sistema VisionWeb RAJ.
No
presenta
Porque las claves fueron
ocasionalmente bloqueadas y no
se gestionó la reactivación de las
mismas; presentándose un vacío
en la sistematización.
Fallas en el sistema VisionWeb
RAJN/A Fallas en el sistema VisionWeb RAJ
Gestionar una capacitación en
Sistemas de información
VisionWeb RAJ
Mejora Defensor RegionalHumanos y
Físicos
Gestionar la
capacitación en
Sistemas de
Información
VisionWeb RAJ
Diligenciamien
to de la
solicitud de
capacitación al
personal
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602518Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Desarticulación del Subproceso de
Recursos y Acciones, con los demás
Subprocesos que componen el proceso
de Atención y Trámite en la regional
Ocaña, así como los distintos grupos de
trabajo (atención a la víctimas,
atención a la población desplazada).
No
presenta
Por el desconocimiento de la
necesidad de articulación con los
demás subprocesos
No reconocemos ni asumimos la
acción Defensoríal de manera
articulada, en el marco de la
planeación estratégica
N/A
No reconocemos ni asumimos la acción
Defensoríal de manera articulada, en el
marco de la planeación estratégica
Estimular la articulación del
subproceso de recursos y acciones
con los demás subprocesos
Acción
PreventivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Realización de mesas
de trabajo
articuladas en el
marco de la
planificación
estratégica de la
regional
Mesas
trimestrales01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%
Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602519Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Fallas en la gestión del subproceso de
RAJ respecto a la carencia de acciones
ante aquellos Juzgados que omiten
notificar a la Regional sobre la admisión
de la demanda de conformidad con lo
establecido en la Ley 472 de 1998
No
presenta
Porque existe desconocimiento
generalizado sobre lo
concerniente a la gestión del
subproceso del RAJ
Desatención a procesos
absolutamente importantes para
el desarrollo de los procesos.
N/A
Desatención a procesos absolutamente
importantes para el desarrollo de los
procesos.
Gestionar una capacitación en
Sistemas de información RAJMejora Defensor Regional
Humanos y
Físicos
Gestionar la
capacitación en
Sistemas de
Información RAJ
Diligenciamien
to de la
solicitud de
capacitación al
personal
competente
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602520Auditoría
Interna de
Gestión
14-dic-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
Debilidades en la aplicación de las
directrices del Archivo General de la
Nación; Ley 594 de 2000/Ley General de
Archivos y la Resolución 412 de 2015,
mediante la cual se aprueba la
actualización del manual de archivo
versión No. 2 de la Defensoría del
No
presenta
Porque en la regional no se ha
recibido capacitación relacionadaDesconocimiento de la ley N/A Desconocimiento de la ley
Aplicar la ley 594 de 2000 y la
resolución 412 de 2015
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Capacitar en la ley
594 de 2000 y la
resolución 412 de
2015
Diligenciamien
to de la
solicitud de
capacitación al
personal
competente
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602521Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
Incumplimiento de la directriz
estipulada en el artículo 5 de la
resolución 085 de 2014, en la cual se
establece que el Defensor Regional es
el único funcionario facultado en las
regiones para suscribir oficios,
memorandos, comunicaciones y
No
presenta
Desconocimiento de algunos
funcionarios de la regional
Desatención a la resolución 085
de 2014N/A
Desatención a la resolución 085 de
2014
Elaboración de un memorando o
comunicación interna para
exhortar al personal sobre el
acatamiento a la resolución 085 de
2014
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Circulación del
memorando en los
funcionarios de la
regional
Memorandos
elaborados y
circulados (1)
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602522Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
Inobservancia de lo estipulado en el
artículo 1 de la resolución 085 de 2014,
puesto que en las comunicaciones
expedidas por la regional no se utiliza
el código establecido para la regional
No
presenta
Desconocimiento absoluto en el
tema
Carencia de información entre
el nivel central y la regionalN/A
Carencia de información entre el nivel
central y la regional
Aplicar el código de
comunicaciones externas
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Implementar el
artículo 1 de la
resolución 085 de
2014
Memorando (1) 01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602523Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
se encontraron elementos a los cuales
no se les da ningún uso, como sillas, las
cuales se encuentran guardadas desde
que fueron adquiridas implicando un
alto riesgo deterioro y obsolescencia
No
presenta
Porque se pretendía darle el mejor
uso
Conservar y maximizar la vida
útil del mobiliario de la regionalN/A
Conservar y maximizar la vida útil del
mobiliario de la regional
Adecuar la infraestructura para
generar los espacios necesarios
para la instalación del mobiliario
en mención
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Instalar el mobiliario
relacionado
Número de
mobiliario
instalado
01-ene-16 30-ene-17 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Fecha de
reporte o
Fallas en el seguimiento y control en los
términos del trámite de los derechos
de petición que recibe la Regional
Ocaña, puesto que se encontraron
peticiones que a la fecha de la visita de
auditoría no habían sido repartidos ni
entregados a algún funcionario
responsable y por lo tanto no se habían
tramitado, así como peticiones de las
cuales se desconoce el trámite
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 1 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 2
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Ocaña 602524Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
Inobservancia del respectivo
procedimiento para lograr dar de baja
bienes, de conformidad con lo
estipulado en el Manual Integrado para
el manejo de bienes de propiedad de la
Defensoría del Pueblo adoptado
mediante Resolución 735 del 22 de
No
presenta
Existe la imposibilidad de lograr
conceptos técnicos especializados
para dar de baja el mobiliario
relacionado
La complejidad planteada por el
nivel central para asumir las
consideraciones previstas en el
manual integrado para el manejo
de bienes
N/A
La complejidad planteada por el nivel
central para asumir las consideraciones
previstas en el manual integrado para
el manejo de bienes
Gestionar con el SENA la
experticia de aprendiz emita los
conceptos requeridos
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Dar de baja los
bienes que así lo
estipule el estudio
en el marco de la
resolución 735 de 22
de mayo de 2015
Cantidad de
muebles que
requieren ser
dados de baja
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602525Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
no se cuenta con un sistema
ininterrumpido de potencia que
garantice la contingencia de la
operación de los equipos de cómputo
ante eventuales fallas de energía
No
presenta
Porque se ha solicitado
reiteradamente la revisión,
acondicionamiento e instalación
de la UPS
No se ha obtenido respuesta del
nivel centralN/A
No se ha obtenido respuesta del nivel
central
Reiterar la solicitud de
intervención al nivel central
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Gestionar
periódicamente la
solicitud relacionada
Reiteraciones
mensuales (12)01-ene-16 30-dic-16
Cerrado Ineficaz en evaluación de enero
2017100%
Cerrado
Ineficaz30-ene-17
Ocaña 602526Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Tecnologías de la
Información
no se ha recibido capacitación para los
sistemas de información SIIJYP y RUP a
los servidores públicos de la Regional.
No
presenta
Porque depende de la
programación de la defensoría del
pueblo del nivel nacional
Fallas en programación de
capacitaciones relacionadasN/A
Fallas en programación de
capacitaciones relacionadas
Solicitar capacitaciones en SIIJYP
y RUP
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Reiteración periódica
de solicitudes de
capacitación
Solicitudes
mensuales (12)01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%
Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602527Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
escasa gestión en el Sistema de
Gestión Ambiental de la Regional
Ocaña, lo cual ha generado el
incumplimiento de las metas
programadas.
No
presenta
Porque el tiempo necesario para
asumir la función limita otras
funciones consideradas
prioritarias
Múltiples ocupaciones y escases
de personalN/A
Múltiples ocupaciones y escases de
personal
Cumplir con las metas programadas
y hacer seguimiento periódico
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Seguimiento y
control estricto a las
metas programadas
en el sistema de
gestión ambiental
Controles
periódicos (6)01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%
Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602528Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
incumplimiento de la directiva
presidencial 04 de 2012 “Eficiencia
Administrativa y lineamientos de
Política cero papel en la Administración
Pública”, ya que muchos de los
documentos electrónicos realizados por
la regional también se están
No
presenta
Se creía que al enviar la
información de manera electrónica
y física, se iba a asegurar la llegada
de la misma al remitente
Desconocimiento de la directiva
04 de 2012 y poca confianza de
la información enviada de
manera electrónica
N/A
Desconocimiento de la directiva 04 de
2012 y poca confianza de la
información enviada de manera
electrónica
Implementar la directiva
presidencial 04 de 2012
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Reunir a los
funcionarios de la
regional, informar e
instaurar la directiva
04 de 2012
(reuniones
trimestrales)
Reuniones de
seguimiento
(4)
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602529Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
la Defensoría Regional Ocaña no ha
presentado cumplidamente al Comité
de Gestión Ambiental los informes
bimestrales establecidos en el numeral
4 del artículo 4 de la Resolución 1270 de
2013.
No
presenta
Por no brindarle la importancia
que tiene la gestión ambiental en
los procesos y subprocesos
Desconocimiento de la
articulación de la variable
ambiental en la gestión
Defensoríal
N/A
Desconocimiento de la articulación de
la variable ambiental en la gestión
Defensoríal
Cumplir con los tiempos
estipulados para el envío de los
informes del comité
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Envía de los informes
a su debido tiempo
(6)
Informes
enviados01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%
Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602530Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
el documento correspondiente a la
revisión tecno mecánica de la
camioneta FORD de placas OBG 692
asignada a la Defensoría Regional Ocaña
se encuentra vencido.
No
presenta
Aunque el hallazgo ha sido
superado, el descuido ha sido el
factor precursor del hecho
No prever en la planeación de
los procesos y subprocesos de la
regional acciones como esta
N/A
No prever en la planeación de los
procesos y subprocesos de la regional
acciones como esta
Realizar la respectiva revisión en
el tiempo justo para no tener
inconvenientes que obstaculicen
el correcto desempeño del
servicio Defensoríal
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Realizar la revisión
técnico mecánica (1)
Revisión
Técnico
mecánica
01-oct-15 30-oct-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602530Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
fallas en la socialización del código de
ética la de la entidad, adoptado
mediante Resolución 930 del 2002, lo
cual dificulta el despliegue de este
importante elemento de control
No
presenta
Porque aunque no existen fallas
en la socialización (existen actas)
lo que ocurre desinterés expreso
del funcionario
Desatención al cumplimiento de
la resolución 930 del 2002N/A
Desatención al cumplimiento de la
resolución 930 del 2002
Socializar el código de ética en la
regional
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Socializaciones con
todo el equipo de la
regional el código de
ética
Socializaciones
(2)01-feb-16 30-nov-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%
Cerrado
Eficaz30-ene-17
Ocaña 602532Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Gestión del Talento
Humano
con base a la información recopilada, se
evidenciaron fallas en la gestión de los
riesgos de la Regional, teniendo en
cuenta el escaso conocimiento del
equipo de trabajo de sus mapas de
riesgo y el no monitoreo y seguimiento
de los controles para mitigar los riesgos
identificados dentro de los términos
establecidos, incumpliendo de esta
forma los literales a y f del artículo 2 de
la Ley 87 de 1993, el artículo 4 del
Decreto 1537 de 2001 y el componente
administración del riesgo del Modelo
Estándar de Control Interno,
actualizado mediante Decreto 943 de
2014, así como las resoluciones internas
No
presenta
El mapa de riesgo no se ha
elaborado de manera conjunta y
participativa
No se pudo garantizar la
presencia de todo el equipo de
la regional y eso no garantiza el
manejo del riesgo de manera
integral
N/A
No se pudo garantizar la presencia de
todo el equipo de la regional y eso no
garantiza el manejo del riesgo de
manera integral
Monitoreo seguimiento y
socialización del mapa de riesgos
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humanos y
Físicos
Gestión, revisión,
modificación, ajustes
y socialización
(monitoreo) al mapa
de riesgos de la
regional
Monitorios (3) 01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602533Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
deficiencias en los controles
implementados en la Regional para
prevenir y reducir el impacto de las
desviaciones de cada proceso,
afectando el logro de los objetivos
institucionales, incumpliendo de esta
forma, las disposiciones frente al
control interno contenidas en el
artículo 6 de la Ley 87 de 1993, el
Modelo Estándar de Control Interno
MECI- 1000:2005, en su elemento
controles y el literal B del artículo 5 de
No
presenta
Desconocemos el algunas
disposiciones y características
estructurantes del método
estándar de control interno
Se requiere mayor suficiencia
en términos de tiempo para
poder lograr un mayor manejo
del método y el análisis de
desviación de los procesos
N/A
Se requiere mayor suficiencia en
términos de tiempo para poder lograr
un mayor manejo del método y el
análisis de desviación de los procesos
Fortalecimiento de los controles
implementados en la regionalMejora Defensor Regional
Humanos y
Físicos
Capacitación y
análisis periódico de
la desviación de los
procesos
Capacitaciones
(2)01-mar-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%
Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602534Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
Se evidenció que la Regional Ocaña
está llevando a cabo diversas
actividades las cuales no se encuentran
documentadas dentro de los procesos y
procedimientos de la entidad.
Incumpliendo los numerales 4.1 y 4.2.3
control de registros de la norma NTCGP
No
presenta
Porque se desconocía que se
debían documentar y articular
todos los procesos
Desconocimiento generalizado
en el manejo de los procesos
internos
N/ADesconocimiento generalizado en el
manejo de los procesos internos
Documentar todos los procesos
que se adelanten en la regionalMejora Defensor Regional
Humanos y
Físicos
Documentar todos
los procesos
existentes en la
regional que no han
sido tenidos en
cuenta para ello
Procesos
documentados
(X)
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602535Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
Desconocimiento e inaplicabilidad de
los procedimientos obligatorios del
Sistema (Control de documentos,
Control de Registros, Control del
Producto o servicio no conforme,
Acciones correctivas, Acciones
preventivas), incumpliendo los
numerales, 4.1 e, 4.1 f, 8.2.2, 8.3, 8.5.2
No
presenta
Desconocimiento para la
aplicación de los procedimientos
obligatorios del sistema
Desconocimiento por falta de
capacitaciónN/A
Desconocimiento por falta de
capacitación
Gestionar capacitaciones con el
nivel central Mejora Defensor Regional
Humanos y
Físicos
Gestión de
capacitación en el
tema
Número de
Capacitaciones01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%
Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602536Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
La Política, Objetivos de calidad y
principios de calidad no han sido lo
suficientemente interiorizados por
todos los funcionarios la Regional
Ocaña, incumpliendo el numeral 6.2.2
No
presentaSe le resta importancia al tema
Se desconoce la importancia la
importancia del mejoramiento
continuo en términos de
gestión de la calidad
N/A
Se desconoce la importancia la
importancia del mejoramiento
continuo en términos de gestión de la
calidad
Proyección de un memorando para
que los funcionarios interioricen la
gestión de la calidad en los
procesos que se llevan a cabo
Mejora Defensor RegionalHumanos y
Físicos
Circulación del
memorando en los
funcionarios de la
regional
Memorandos
elaborados y
circulados (2)
01-feb-16 30-jul-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Ocaña 602537Auditoria
Interna de
Gestión
14-dic-15Direccionamiento
Estratégico
Se evidenció la no aplicación de los
procedimientos de los procesos
misionales y que se encuentran
dispuestos en el listado maestro de
documentos. Incumpliendo el numeral
4.1 de la Norma NTCGP 1000:2009.
No
presentaSe le resta importancia al tema
Desatención sobre la gran
importancia de los procesos
misionales que se estructuran
en el listado maestro
N/A
Desatención sobre la gran importancia
de los procesos misionales que se
estructuran en el listado maestro
Elaboración del Memorando
respectivoMejora Defensor Regional
Humanos y
Físicos
Circulación del
memorando en los
funcionarios de la
regional
Memorandos
elaborados y
circulados (2)
01-feb-16 30-jul-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601201
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión del Talento
Humano
No se evidencia la evaluación final de
todos los funcionarios en la
concertación de objetivos; respecto de
los logros alcanzados, situación que
crea incertidumbre en la concertación
para la evaluación de desempeño .
Pendiente los funcionarios en
provisionalidad: Dormelina Barrios Lara,
Eduar Rafael León López, Eduardo
Enrique Perpiñan, Elvia Graciela Cuadro
Pizarro, Fabio Jose Mendoza, Ingrid
Ospino González, Jorge Carlo Jiménez
Paredes, Juan Carlos Gamboa, Juan
Eduardo Murgas, Nasly Maria Bolaño
Idarraga, Sandra Rúa Monsalve, Yanitza
No
presenta
Incertidumbre en la concertación
para la evaluación de desempeñoN/A
Incertidumbre en la concertación para
la evaluación de desempeño
1. Descargar los formatos
correspondientes y aplicar las
evaluaciones a los funcionarios 2.
Utilizar la información contenida
en el siguiente enlace para la
finalidad anterior:
http://paloma.Defensoría.gov.co/
new/formatos-de-evaluacion-del-
desempeno-y-de-concertacion-de-
objetivos/
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Realizar las
evaluaciones
pertinentes
Evaluación 19-oct-15 12-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601202
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión del Talento
Humano
Se evidenció que los Siguientes
servidores Públicos están pendientes
por actualización de SIGEP, con corte a
diciembre 30 de 2014: Fabio José
Mendoza Méndez, Nasly Maria Bolaños
Ibarraga, Karen Laritza Guerra
Marulanda, Rafael Alonso Arrieta
Luquez, Dignael Manzano García, Juan
Carlos Gamboa Martínez.
No
presenta
Incumplimiento compromiso con el
DAFPN/A
Incumplimiento compromiso con el
DAFP
Solicitar a RRHH a través de correo
electrónico el listado de
funcionarios que deben actualizar
el SIGEP y el listado con los
documentos pendientes
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Ayuda en el acceso a
la plataforma SIGEP,
así como los formatos
de los archivos que
se deben subir a la
misma
Memorando 06-oct-15 30-oct-15
Se recomienda que está acción sea
responsabilidad de todos y cada uno de los
servidores de la Regional; quienes deben
ingresar al SIGEP con su usuario y
contraseña y actualizar la información. Una
vez la actualicen deben reportárselo a la
Subdirección de Talento Humano (Jose
Gerardo Gonzalez -
joseggonzalez@Defensoría.gov.co) por
correo electrónico para que este emita el
Vo.Bo. Cuando tengan este correo se lo
remiten al P.G. 15 - Ing. de Sistemas para
que consolide la información de la Regional
y remita el correspondiente informe a la
OCI. La fecha máxima para reporta la
actualización al Ing. Jorge es el 19 de mayo
de 2017.
Plan de Mejoramiento formulado el 24 de
noviembre de 2015; a partir del mes de
diciembre de 2015 debían haber iniciado
con el reporte de avance. A cierre de dic de
2016 no reportaron ningún avance razón por
la cual se les ofreció realizar
videoconferencia para analizar cada una de
las acciones. Durante ene, feb y marzo de
Sin reporte Se mantiene avance No reporto avance
Se recibe correo el 30 de
octubre de 2017 por parte
de la Defensora Regional
Se cierra de forma ineficaz; porque
quedaron pendientes de actualización
dos funcionarios que a pesar de los
requerimiento de la Defensora no han
actualizado la información
100% Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Regiona
l Cesar601203
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión del Talento
Humano
Se evidenció que mediante resolución
No. 829 de junio 16 de 2014, se nombró
en provisionalidad a la Dra. Diana Paola
Serrano Martínez, como profesional
universitario grado 15; sin embargo no
se encuentra laborando, porque nunca
se posesionó, sin que se libraran
comunicaciones entre la Coordinación
de la Subdirección de talento Humano y
la Regional Cesar evidenciando falta de
comunicación, seguimiento, control y
gestión en la planta de personal.
No
presenta
No posesión funcionaria Diana
Paola Serrano MartínezN/A
No posesión funcionaria Diana Paola
Serrano Martínez
Solicitar a la Subdirección de
Talento Humano la comunicación
de NO posesión de dicha
funcionaria
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Cumplir con las
directrices de la
Subdirección de
Talento Humano
Memorando 19-oct-15 30-nov-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601204
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión del Talento
Humano
No se realizó seguimiento a los planes y
metas que la regional debía cumplir
para el 2014 lo cual afecta
significativamente el cumplimiento de
la planeación estratégica de la entidad;
no se encontraron las actas de
seguimiento respectivas.
No
presenta
No se realizó el respectivo control
de las metas e indicadores de
gestión
N/ANo se realizó el respectivo control de
las metas e indicadores de gestión
Cumplir, a partir de la fecha con
las indicaciones de la Resolución
1692 de 2.013
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Reunión mensual de
seguimiento
Memoria de
reunión01-oct-15 30-dic-15
El control lo debe realizar cada líder de
proceso y presentar un informe de la
gestión realizada mensualmente al Defensor
Regional ( la cual debe formar parte de la
memoria de seguimiento a Strategos); la
cual debe además quedar registrada en el
Aplicativo Strategos - campo Observaciones.
Finalmente se informa que acción
corresponde al proceso Estratégico y no de
Talento Humano
Plan de Mejoramiento formulado el 24 de
noviembre de 2015; a partir del mes de
diciembre de 2015 debían haber iniciado
con el reporte de avance. A cierre de dic de
2016 no reportaron ningún avance razón por
la cual se les ofreció realizar
videoconferencia para analizar cada una de
las acciones. Durante ene, feb y marzo de
2017 no reportaron avance en esta
actividad. Una vez se retira de la entidad el
Defensor Regional el P.G. 15 Administrativo
(Ing. Jorge Jimenez) solicita realizar
Sin reporte Se mantiene avance No reporto avance
Remitieron mediante correo
copia de las actas
respectivas; se les insto a
que las suban al Aplicativo
Strategos
Están realizando el seguimiento mensual
a las metas; se definieron lideres de
procesos para que apoyen al Defensor
Regional.
100% Cerrado
Eficaz30-sep-17
Regiona
l Cesar601205
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
No se realizó un análisis al mapa de
riesgos de la regional así como tampoco
se evidencio seguimiento a las acciones
dirigidas a la mitigación de los mismos.
No
presenta
Vulnerabilidad en la ocasión del
impacto del riesgoN/A
Vulnerabilidad en la ocasión del
impacto del riesgo
Construir el mapa de riesgo
operativo y el mapa de riesgo de
corrupción de acuerdo a la
realidad de la Regional Cesar
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Elaborar el mapa
de riesgos operativos
2. Elaborar el mapa
de riesgos de
Mapa de
riesgos01-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601206
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
No se conoce la política ni la
metodología impartida para la
administración del riesgo.
No
presenta
Desconocimiento de las políticas
de administración del riesgoN/A
Desconocimiento de las políticas de
administración del riesgo
Impartir las políticas y definir una
metodología para socializar las
directrices para la administración
del riesgo
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano Reunión bimensual
Memoria de
reunión01-oct-15 30-dic-15
La evidencia de cumplimiento de dicha
acción son siete (7) memorias de reunión
firmada por los servidores de la época en
donde se identifica que tema del manual de
riesgos fue socializado. En caso de que no
hubiesen realizado dichas reuniones
bimensuales durante el 2016 y primer
bimestre de 2017 los integrantes del equipo
MECI-CALIDAD de la Regional deben levantar
memoria de reunión donde informen las
razones del porque no realizaron las
reuniones ya que el Plan de Mejoramiento
era de conocimiento de los Servidores
desde diciembre de 2016 y en ella plasmar la
estrategia de cumplimiento a partir de la
vigencia 2017. Se recomienda que el actual
Defensor Regional emita un memorando
interno conminando a que todos los
servidores realicen las actividades
contempladas en el Plan de Mejoramiento
para que este se cumpla lo antes posible;
entre ellas el auto capacitarse (cada
servidor previamente estudie el material
que remitió la Oficina de Planeación
durante el 2015 y 2016 y listado maestro de
Sin reporte Se mantiene avance No reporto avance
Se recibió un correo
electrónico el 24 de oct-2017
con la solicitud de
capacitación ala Of. De
Planeación. Remitieron
correo el 30 de oct donde
evidencian que se les
agendó capacitación para
principios de noviembre.
De tres (3) acciones, quedan pendientes
dos (2) por remitir evidencias. Recibirán
capacitación en los próximos días. Se
cierra de forma ineficiente porque la
regional realizo la gestión y depende de
planeación dictarle la capacitación.
100% Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Regiona
l Cesar601207
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
La herramienta Mapa de Riesgo no está
construida de manera técnica de tal
forma que el objetivo para lo cual se
creó la misma, no se cumple.
No
presenta
El mapa de riesgo no cumple su
objetivoN/A
El mapa de riesgo no cumple su
objetivo
Aplicar las técnicas y metodologías
para la elaboración de mapas de
riesgo
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Mapa de
riesgos01-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601208
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Promoción y
Divulgación
No se evidenció un adecuado programa
o cronograma anual que involucrara las
actividades de promoción y divulgación
de una forma transversal facilitando su
gestión y control para el periodo 2014,
situación que conllevo al
incumplimiento del plan de acción –
Sistema strategos, por dicho periodo
como se aprecia en el Plan de Acción
Anual 2014. Para el momento de la
auditoría periodo 2015, se evidencia el
cumplimiento en el plan Anual del 94%
reportado en el sistema strategos
No
presenta
8.incumplimiento plan de acción -
sistema strategos por dicho
periodo año 2014.
N/A
8.incumplimiento plan de acción -
sistema strategos por dicho periodo
año 2014.
verificación - seguimiento as la
información registrada en
strategos mensualmente.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Adecuación del
cronograma de
actividades para
comunidades ,
victimas, FFMM,
colegios etc. . Para el
cumplimiento del
PAA.
Cronograma 01-ene-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601209
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Promoción y
Divulgación
No se evidenció actualización sobre la
temáticas previstas al profesional
responsable de la Promoción y
divulgación de DDHH, DIH.
No
presenta
9. no encontrare acorde con las
nueva s dinámicas pedagógicas
sobre DDHH y DIH.
N/A
9. no encontrare acorde con las nueva
s dinámicas pedagógicas sobre DDHH y
DIH.
Actualizar a los profesionales en
DDHH y DIH
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Solicitar a la
dirección nacional
envíen las mas
recientes
publicaciones para el
acceso a la
Memorando 02-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601210
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Promoción y
Divulgación
la Defensoría no cuenta con un
espacio que sea el mas adecuado para
acceder a las distintas publicaciones
sobre derechos humanos y derecho
internacional humanitario, las
publicaciones se encuentran
desactualizadas , no existe stand,
No
presenta
10. El uso de la información se
limitado para usuarios y
funcionarios.
N/A10. El uso de la información se limitado
para usuarios y funcionarios.
Iniciar inventario de publicaciones
enviadas por la direcciona nacional
de promoción y divulgación.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Habilitar espacio de
consulta.Fotograma 01-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601211
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Promoción y
Divulgación
No se evidenció inventario de
publicaciones
No
presenta
11. es no contar con herramientas
de organización que impiden el
seguimiento de publicaciones.
N/A
11. es no contar con herramientas de
organización que impiden el
seguimiento de publicaciones.
iniciar inventario dotar de
documentos recientes temas de
DDHH y DIH.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
relacionar los libro
y/0 publicaciones
enviados por la
Direcciona nacional
de Promoción y
Inventario 01-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601212
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Promoción y
Divulgación
Se evidenció informe a la Sede Central
de la Defensoría del pueblo “Unidad
pública Especializada en información en
Derechos Humanos UPEIDH” por parte
del Dr. Eduard Rafael León López; de la
situación en inventario de libros,
actualizaciones de las publicaciones,
sitio apropiado adecuado acceso y
acopio de las ediciones en septiembre
No
presenta
12. la falta de adecuación de un
lugar apto pata la consulta y la
lectura.
N/A12. la falta de adecuación de un lugar
apto pata la consulta y la lectura.
mayor seguimiento a las
solicitudes
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
El envío de
publicaciones y un
stand adecuado.
Memorando 01-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601213
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
Aunque hay planeación en la atención
al usuario, se evidenció sobrecarga de
actividades en los funcionarios
asignados en sus diferentes casos.
No
presenta
Sobrecarga de actividades para los
funcionarios en mención y
demoras en la atención a las
solicitudes de los usuarios
N/A
Sobrecarga de actividades para los
funcionarios en mención y demoras en
la atención a las solicitudes de los
usuarios
Gestionar ante la DNDP y el Sr
Defensor del Pueblo la
contratación del personal
requerido por la Regional Cesar
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Solicitud de
contratación de dos
PAG
Memorando 01-may-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 2 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 3
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regiona
l Cesar601214
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
Se evidenció, que los informes
bimestrales no son conciliados con la
información reportada en el programa
strategos y Planeación; se cumplió solo
el 67.38%, según las alertas.
No
presenta
El sistema no refleja la realidad de
la planeaciónN/A
El sistema no refleja la realidad de la
planeación
Coordinar las fechas de entrega de
los datos, previa revisión de los
mismos
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Consultar las alertas
rojas en el sistema
Certificación
del PAG sobre
el tema
01-oct-15 30-dic-15
Se recomienda que se elija un líder del
proceso de Defensoría pública quien
consolide la información de todos y
verifique contra Strategos el cumplimiento
de metas (emitir informe del Sistema
Strategos con alertas). Cada mes levantar
una memoria de reunión donde se revise el
cumplimiento de metas vs. informe de
gestión de Defensores Públicos y se
establecen estrategias para su
cumplimiento y de eso se genera un informe
para el Defensor Regional.
Plan de Mejoramiento formulado el 24 de
noviembre de 2015; a partir del mes de
diciembre de 2015 debían haber iniciado
con el reporte de avance. A cierre de dic de
2016 no reportaron ningún avance razón por
la cual se les ofreció realizar
videoconferencia para analizar cada una de
las acciones. Durante ene, feb y marzo de
Se recibió correo
electrónico de la Dra. Denia
Zuleta P.G. 19- DP,
mediante el cual remite
memoria de reunión del 28
marzo de 2017 y reportes de
Strategos en Blanco y Negro
que no permiten visualizar el
semáforo; se genera informe
del Aplicativo Strategos; en
donde se refleja que el
proceso de Atención y
Tramite se cumplió en un
88.09%.
Si bien dejaron constancia de quien
era el líder del proceso no dejaron
plasmadas las estrategias que
seguirían para el cumplimiento de las
metas. El subproceso de Defensoría
Pública pertenece al proceso de
Atención y Tramite, el cual alcanzo el
88,09% de cumplimiento. Si bien es
cierto DP cumplió al 100% sus metas ,
el impacto del no cumplimiento por
parte de otras áreas se reflejo en el
proceso de Atención y Tramite. Con
lo anterior se evidencia que no se
está realizando un seguimiento
integral al proceso por parte de todas
las áreas que intervienen, para el
cumplimiento de metas en el proceso
como tal. Razón por la cual se cierra
de manera ineficaz.
100% Cerrado
Ineficaz04-abr-17
Regiona
l Cesar601215
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
Las visitas a las audiencias de los
defensores públicos y de seguimiento a
los procesos no se cumplen al 100%, las
solicitudes no siempre son autorizadas
por la Dirección Nacional de Defensoría
Pública.
No
presenta
No se supervisa de manera
adecuada el desempeño de los
Defensores Públicos en el
cumplimiento de sus obligaciones
contractuales
N/A
No se supervisa de manera adecuada el
desempeño de los Defensores Públicos
en el cumplimiento de sus obligaciones
contractuales
Gestionar ante la DNDP y el Sr
Defensor del Pueblo la
contratación del personal
requerido por la Regional Cesar
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Solicitud de
contratación de dos
PAG
Memorando 01-may-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601216
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
Se encontraron algunos informes
mensuales que no tienen constancia de
recibido, lo cual afecta la trazabilidad
de la información y posterior
verificación del cumplimiento de los
términos de entrega, ausencia de
punto de control.
No
presenta
Afectación en la trazabilidad de la
informaciónN/A
Afectación en la trazabilidad de la
información
Diseñar las estrategias pertinentes
para obtener la constancia de
recibo de los informes mensuales
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Verificar la entrega y
dejar constancia de
ello
Certificación
del PAG sobre
el tema
01-oct-15 30-dic-15
Se recomienda que el Líder del Proceso de
Defensoría Pública junto con los demás
profesionales G.19 levanten una memoria de
reunión donde establezcan las estrategias y
se recomienda; que creen un control de
recibo y devolución de informes;
correspondiente a una planilla por programa
donde firmen todos los defensores públicos
de la Regional; ya que normalmente se firma
el oficio con el cual se entrega del informe
el cual se archiva en cada carpeta de
defensor.
Plan de Mejoramiento formulado el 24 de
noviembre de 2015; a partir del mes de
diciembre de 2015 debían haber iniciado
con el reporte de avance. A cierre de dic de
2016 no reportaron ningún avance razón por
la cual se les ofreció realizar
videoconferencia para analizar cada una de
las acciones. Durante ene, feb y marzo de
2017 no reportaron avance en esta
actividad. Una vez se retira de la entidad el
Defensor Regional el P.G. 15 Administrativo
(Ing. Jorge Jimenez) solicita realizar
Remiten planillas de control
de recibo de los informes de
Defensores Públicos; la cual
seguirán utilizando
mensualmente.
Mediante correo del 06 de
abril enviado por la Dra.
Denia Zuleta
Acción cumplida; de acuerdo las
observaciones dadas por la OCI100% Cerrado
Eficaz07-abr-17
Regiona
l Cesar601217
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
No se alimenta en su totalidad el
sistema de información VisionWeb-DP
pues existen defensores Públicos que
no cuentan con usuario ni clave de
acceso.
No
presenta
No se cuentan con los datos y
estadísticas en el sistema de
información VisionWeb
N/A
No se cuentan con los datos y
estadísticas en el sistema de
información VisionWeb
Gestionar el acceso de los
Defensores Públicos al sistema de
información VisionWeb, Solicitar la
capacitación del manejo del
sistema
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Gestionar usuarios y
claves de acceso para
el sistema
VisionWeb, Capacitar
a los Defensores
Públicos y al PAG
Informe (de
cumplimiento)01-oct-15 30-dic-15
Se recomienda que el líder del proceso
genere un informe del estado de solicitudes
en el aplicativo VW-DP; además informe si
todos los programas (no Penal - Justicia para
la Paz etc.) están parametrizados en el
sistema y que abogados (programa) no
tienen acceso a este y especificar en donde
se ingresa la información generada por los
abogados que no tienen acceso al sistema
para ser remitido a la OCI con copia a
Defensoría Pública y Sistemas.
Plan de Mejoramiento formulado el 24 de
noviembre de 2015; a partir del mes de
diciembre de 2015 debían haber iniciado
con el reporte de avance. A cierre de dic de
2016 no reportaron ningún avance razón por
la cual se les ofreció realizar
videoconferencia para analizar cada una de
las acciones. Durante ene, feb y marzo de
2017 no reportaron avance en esta
actividad. Una vez se retira de la entidad el
Defensor Regional el P.G. 15 Administrativo
(Ing. Jorge Jimenez) solicita realizar
videoconferencia la cual se realiza el 28 de
Remiten memorando y
planilla donde relacionan los
Defensores Públicos que no
pueden ingresar gestión en
el aplicativo Vision Web-
Defensoría Pública porque
no está parametrizados los
programas de:
Responsabilidad para
Adolescentes (3 abogados),
Justicia y Paz (8 abogados),
Restitución de Tierras ( 3
abogados). Decreto 1542 de
1997 ( 5 abogados), Victimas
( 2 abogados) y coordinación
académica ( 1 abogado).
Mediante correo del 04 de
abril enviado por la Dra.
Denia Zuleta
En total existen 22 abogados que no
pueden ingresar gestión en el
aplicativo; toda la información debe
ser consultada en los informes de
supervisión. El resto de abogados
tienen usuario y acceso al aplicativo.
Se cierra ineficaz porque el sistema
debía estar parametrizado para que
todos los programas ingresarán
gestión al aplicativo VW-DP , acción
de mejoramiento que debe ser
traslada al líder del proceso y/o
responsable del aplicativo (Oficina de
Sistemas).
100% Cerrado
Ineficaz04-abr-17
Regiona
l Cesar601218
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
No existe un adecuado archivo (área
específica), se encuentra disperso
alrededor de cada oficina, no hay
numeración de folios de acuerdo a las
directivas emitidas por el Archivo
General de la Nación. (Proceso de
gestión documental y de gestión de la
No
presenta
No organización del archivo de la
instituciónN/A
No organización del archivo de la
institución
Realizar una jornada de
adecuación de los espacios para el
archivo en cumplimiento a las
normas de gestión documental
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
aplicar las normas
que emanan del
Archivo General de la
nación
Memorando y
fotograma01-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601219
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
El sistema Visión-Web DP, presento
alertas en rojo por unidad; dificultando
el cumplimiento de las metas
propuestas; adicionalmente se
constató la lentitud del sistema
durante la auditoría in-situ.
No
presenta
Alertas en rojo, metas no
cumplidasN/A Alertas en rojo, metas no cumplidas
Revisar de manera periódica las
alertas del sistema
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Mitigar las alertas en
rojo con los ajustes
pertinentes
Informe del
PAG01-oct-15 30-dic-15
Se recomienda que el líder del proceso debe
generar informes estadísticos del Sistema
Visión Web-Defensoría pública para su
correspondiente seguimiento y control;
estos deben ser analizados junto con los
demás P.G. 19 para establecer estrategias
para que los Defensores Públicos actualicen
el sistema y comunicárselas por escrito
estableciendo tiempos. De no recibir
respuesta positiva incluir el incumplimiento
en la actualización del sistema en los
reportes de supervisión.
Plan de Mejoramiento formulado el 24 de
noviembre de 2015; a partir del mes de
diciembre de 2015 debían haber iniciado
con el reporte de avance. A cierre de dic de
2016 no reportaron ningún avance razón por
la cual se les ofreció realizar
videoconferencia para analizar cada una de
las acciones. Durante ene, feb y marzo de
Correo electrónico del 04 de
abril; en el cual envían
memoria de reunión con los
P.G. 19 y memo dirigido a los
Defensores Públicos de Ley
906 ( área penal)
conminándolos a continuar
con la actualización del
sistema.
Continuar verificando mensualmente
que se ingrese la gestión en el
sistema.
100% Cerrado
Eficaz04-abr-17
Regiona
l Cesar601220
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Tecnologías de la
Información
Deficiencia en la conectividad por
cableado a internet (WiFi).
No
presenta
Retardos en el acceso y uso de los
sistemas de información y en
general a internet e intranet
N/A
Retardos en el acceso y uso de los
sistemas de información y en general a
internet e intranet
Gestionar ante el nivel central la
implementación del cableado
estructurado en la Regional Cesar
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Garantizar el acceso
oportuno a los
diferentes sistemas
de información
Memorando 02-oct-15 18-mar-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601221
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Subproceso de
Defensoría Pública
Presenta diferencias con los reportes –
alertas rojo - presentados en el sistema
strategos, no cumpliendo con las metas
propuestas; cumplió con el 67.37%.
No
presenta
Alertas en rojo, metas no
cumplidasN/A Alertas en rojo, metas no cumplidas
Reportar a tiempo los datos y
realizar seguimiento a los mismo
de manera mensual
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Reportar la
información en los
tiempos
correspondientes,
verificar los
indicadores cada mes
y solicitar los ajustes
según corresponda
Reporte
Mensual
Planeación
02-oct-15 30-dic-15
Recomendación: Aplica la misma acción
determinada para el hallazgo N. 601214.
Plan de Mejoramiento formulado el 24 de
noviembre de 2015; a partir del mes de
diciembre de 2015 debían haber iniciado
con el reporte de avance en el Plan de
Mejoramiento. A cierre de dic de 2016 no
reportaron ningún avance razón por la cual
se les ofreció realizar videoconferencia para
analizar cada una de las acciones. Durante
ene, feb y marzo de 2017 no reportaron
avance en esta actividad.
Se recibió correo
electrónico de la Dra. Denia
Zuleta P.G. 19- DP,
mediante el cual remite
memoria de reunión del 28
marzo de 2017 y reportes de
Strategos en Blanco y Negro
que no permiten visualizar el
semáforo; se genera informe
del Aplicativo Strategos; en
donde se refleja que el
proceso de Atención y
Tramite se cumplió en un
88.09%.
El subproceso de Defensoría Pública
pertenece al proceso de Atención y
Tramite, el cual alcanzo el 88,09% de
cumplimiento. Si bien es cierto DP
cumplió al 100% sus metas , el impacto
del no cumplimiento por parte de
otras áreas se reflejo en el proceso de
Atención y Tramite. Con lo anterior
se evidencia que no se está
realizando seguimiento adecuado e
integral al proceso por parte de todas
las áreas que intervienen, para el
cumplimiento de metas en el proceso
como tal. Razón por la cual se cierra
de manera ineficaz.
100% Cerrado
Ineficaz04-abr-17
Regiona
l Cesar601222
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Tecnologías de la
Información
Deficiencia, obsolescencia de los
equipos de cómputo de los
funcionarios; los actuales generan
retrasos e inconvenientes en sus
compromisos laborales.
No
presenta
Difícil acceso al sistema de
VisionWeb, así como la afectación
e la radicación y trámite de
quejas.
N/A
Difícil acceso al sistema de VisionWeb,
así como la afectación e la radicación
y trámite de quejas.
Solicitar cinco (05) equipos de
cómputo nuevo, cinco impresoras
y dos escáner
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Requerir a la
subdirección
administrativa, la
solicitud para la
adquisición de los
respectivos de
computo.
Memorando 01-oct-15 01-dic-15
Formato enviado en su
oportunidad a la
Subadmon; solicitando
los equipos.
Se recibió correo electrónico remitido a la
Subdirección Administrativa; mediante el
cual enviar formato de necesidades para el
2017.
100% Cerrado
Eficaz30-mar-17
Regiona
l Cesar601223
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite de
Quejas, Solicitudes y
Asesoría
No existe un control estandarizado en
la Regional Cesar, de las peticiones por
el funcionario que atiende al usuario,
se utiliza un control (hoja de Excel,
libro minuta
No
presenta
puede ocurrir una posible perdida
de la información. N/A
puede ocurrir una posible perdida de la
información.
Todas las peticiones y actuaciones
se registraran en la plataforma
VisionWeb.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Se llevará un registro
único en VisionWeb
Reporte
VisionWeb01-oct-15 01-dic-15
Se recomienda que el responsable de esta
acción sea el Líder del Proceso P.G. 18 -
ATQ. Todo usuario debe ser registrado en el
módulo RUP y posteriormente verse
reflejado en el módulo ATQ. Se Recomienda
en caso de que no haya sistema registrarlos
en un formato a mano y posteriormente
ingresarlos al sistema. La evidencia de
cumplimiento para el 2016 y 2017 debe ser el
aumento en la cantidad de usuarios
atendidos y registrados en Visión Web -
Modulo RUP. La cantidad de fichas
repartidas debe corresponder a la cantidad
de usuarios registrados en el sistema- Se
profundizara en la videoconferencia
programada para la primera semana de abril
con el líder de ATQ.
Plan Formulado el 24 de noviembre de 2015;
a partir del mes de diciembre de 2015
debían haber iniciado con el reporte de
avance en el Plan de Mejoramiento. A cierre
de dic de 2016 no reportaron ningún avance
razón por la cual se les ofreció realizar
videoconferencia para analizar cada una de
las acciones. Durante ene, feb y marzo de
Explicaron el origen del
hallazgo en la fecha de
auditoria. Informan que el
sistema está funcionando
adecuadamente y que todos
los usuarios están siendo
registrados en el sistema.
Memoria de Reunión del 06
de abril de 2017 suscrita por
el área de ATQ. Remitida
mediante correo electrónico
del 06 de abril enviado por el
Dr. Agustín Florez P.G. 19
En criterio del profesional responsable
del seguimiento; este hallazgo no es
pertinente; ya que la regional debe
acudir a mecanismos de registro
manual cuando por razones ajenas a
su voluntad (problemas del sistema)
no permita hacer el registro en el
sistema. El compromiso del equipo de
ATQ debe ser ingresar al sistema
cuando este funcione los usuarios
atendidos; para que quede registro,
seguimiento y control de la petición.
100% Cerrado
Eficaz06-abr-17
Regiona
l Cesar601224
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite de
Quejas, Solicitudes y
Asesoría
La Defensoría del Pueblo Regional Cesar
presenta solicitudes pendientes de
registro en el sistema Web – ATQ.
No
presenta
demora en el registro de las
actuaciones, peticiones y quejas
de los usuarios a la VisionWeb.
N/A
demora en el registro de las
actuaciones, peticiones y quejas de
los usuarios a la VisionWeb.
Realizar las jornadas de
actualización a la VisionWeb los
días sábados 10 y 17 de octubre
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Evacuar las quejas
pendientes de
registro
Reporte
VisionWeb01-oct-15 01-dic-15
Se recomienda: El P.G. 18-ATQ como líder
de proceso debe generar mensualmente
reporte de quejas pendientes por registro y
escribirle a cada profesional que las
actualice utilizando el recordatorio que
maneja el sistema para dicho tema.
Plan de Mejoramiento formulado el 24 de
noviembre de 2015; a partir del mes de
diciembre de 2015 debían haber iniciado
con el reporte de avance. A cierre de dic de
2016 no reportaron ningún avance razón por
la cual se les ofreció realizar
videoconferencia para analizar cada una de
las acciones. Durante ene, feb y marzo de
2017 no reportaron avance en esta
actividad.
Remitieron pantallazos del
sistema visión web de cada
uno de los profesionales de
ATQ; donde se evidencia
que no existen peticiones
pendientes. Sin embargo
está acción no subsana la
causa raíz identificada que
es "demora en el registro de
las actuaciones, peticiones y
quejas de los usuarios a la
VisionWeb".
Memoria de Reunión del 07
de abril de 2017 suscrita por
el área de ATQ. Remitida
mediante correo electrónico
del 07 de abril enviado por el
Dr. Agustín Florez P.G. 19
Revisado el sistema VW-ATQ se
identifica que existen peticiones con
estado EN SEGUIMIENTO
correspondientes al año 2015 y 2016;
que por los hechos y fecha
reportados por el usuario ya debió
hacerse cerrado, se remitirá relación
de las peticiones; se evidencia que el
P.G. 19 - ATQ como líder del proceso
no está realizando seguimiento y
control a las peticiones; con el fin de
que se tomen los correctivos para
registrar la gestión realizada por el
profesional y mantener actualizado el
sistema, lo que se reflejará en
información actualizada y confiable
para la generación de informes. Una
vez actualicen la gestión se dará por
Se recibió correo el 11 de
mayo de 2017; con un anexo -
Memoria de reunión donde
informan que corrigieron las
inconsistencias en el
sistema y se comprometen a
tener actualizado el sistema.
Acción cumplida en un 100% 100% Cerrado
Eficaz11-may-17
Regiona
l Cesar601225
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite de
Quejas, Solicitudes y
Asesoría
Presento incumplimiento por el periodo
2014 en el Plan de Acción Anual 2014
evidenciando alertas rojas, incidiendo
en el logro de los objetivos
institucionales, en la toma de
decisiones de la entidad y seguimiento
a la gestión de la misma.
No
presentaRefleja falencias en la planeación N/A Refleja falencias en la planeación
Conciliar las metas acordes a la
realidad, reportar los datos de
manera oportuna
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Ajustar los
indicadores para la
vigencia 2015
Reporte
STRATEGOS01-nov-15 01-dic-15
La OCI generará reporte de cumplimiento de
metas para el 2016 y como van en el primer
trimestre del año 2017. El grupo de ATQ
debe revisar mensualmente el cumplimiento
de metas según reportes generados de
Visión Web-ATQ contra lo programado y
establecer estrategias para su
cumplimiento, las cuales quedan registradas
en memorias de reunión firmada por todos y
cada uno de los profesionales de ATQ y una
copia de la misma debe ser remitida al
Defensor Regional. LA evidencia del avance
una memoria de reunión de la revisión del
cumplimiento de metas durante el primer
trimestre del 2017 remitida a esta oficina.
Plan Formulado el 24 de noviembre de 2015;
a partir del mes de diciembre de 2015
debían haber iniciado con el reporte de
avance en el Plan de Mejoramiento. A cierre
de dic de 2016 no reportaron ningún avance
razón por la cual se les ofreció realizar
videoconferencia para analizar cada una de
las acciones. Durante ene, feb y marzo de
2017 no reportaron avance en esta
Sin reporte Se mantiene avance No reporto avance
Se recibió correo
electrónico el 24 de oct-2017
con dos (2) anexos: acta y
un memo para planeación
Si bien es cierto en junio 11 la regional le
solicito a Planeación ajuste de las metas;
se requiere que esta ultima confirme que
lo realizo; para proceder analizar porque
no se han cumplido las metas de dichos
indicadores. Se verifico que si bajaron
las metas y que llevan el indicador de
atención y tramite en verde.
100% Cerrado
Eficaz24-oct-17
Regiona
l Cesar601226
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
No existe archivo centralizado, ni
control de archivo, el cual se encuentra
disperso y sin foliar de acuerdo a las
directivas emitidas por el Archivo
General de la Nación. (Proceso de
gestión documental)
No
presenta
Desorden en el manejo de los
documentosN/A
Desorden en el manejo de los
documentos
Solicitar apoyo al SENA. Para la
organización y apoyo de gestión
documental.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
aplicar las normas
que emanan del
Archivo General de la
nación
Memoria de
reunión
Fotografías
01-oct-15 01-dic-15
La Organización del Archivo es
responsabilidad de todos los funcionarios.
Se recomienda que cada persona maneje
sus carpetas con gestión documental
(activo-inactivo); realizar gestión con el
SENA para que realicen sus prácticas
estudiantes de gestión documental para
organizar el archivo que este pendiente; se
recomienda igualmente que el líder del
Proceso Administrativo de la Regional
(P.G.15 - Ingeniero de sistemas) establezca
una estrategia a desarrollar durante el 2017
para organizar el archivo con el apoyo de
todos los servidores. Teniendo en cuenta
las limitaciones de personal que tiene
actualmente la Regional se recomienda que
cada área maneje su propio archivo;
realizando toda la gestión documental, cada
área debe remitir por correo electrónico a la
Ayudante de Oficina G. 4 (ARISTIZABAL
SALAZAR LEYDI DAYANA) y al Secretario G. 8
(GAITAN MATEUS FRANKLIN) el listado de las
carpetas que está manejando en un cuadro
de Excel para que esta consolide y tengan la
información de la regional para consulta y
Sin reporte Se mantiene avance No reporto avance
El 24 de octubre remitieron
correo electrónico
evidenciando el
cumplimiento de la acción 1
y 3. - Remiten correo el 30-
10-2017 remitieron
evidencias del cumplimiento
de las acciones solicitadas
por la OCI
Pendiente las acciones: 2. Que el líder
del Proceso Administrativo de la Regional
(P.G.15 - Ingeniero de sistemas)
establezca una estrategia a desarrollar
durante el 2017 para organizar el archivo
con el apoyo de todos los servidores y la
.4. Cada área debe remitir por correo
electrónico a la Ayudante de Oficina G. 4
(ARISTIZABAL SALAZAR LEYDI DAYANA) y
al Secretario G. 8 (GAITAN MATEUS
FRANKLIN) el listado de las carpetas que
está manejando en un cuadro de Excel
para que esta consolide y tengan la
información de la regional para consulta y
seguimiento. Se recibe correo del 30-10-
2017 con las evidencias solicitadas.
100% Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regiona
l Cesar601227
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite de
Quejas, Solicitudes y
Asesoría
Se tienen riesgos de incumplimiento de
las actividades y metas proyectadas
debido a la alta demanda de usuarios y
la falta de funcionarios que apoyen el
procedimiento de orientación
individual y asistencia legal, como el
caso de la Dra. Ruddy Marbery Jaime
Miranda, que desempeña funciones en
ATQ y administrativas.
No
presentaIncumplimiento de las metas N/A Incumplimiento de las metas
Gestionar el nombramiento de la
Dra. Ruddy Mabery Jaime Miranda,
por su perfil en Derecho en
función al 100% en ATQ.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Gestionar ante el
defensor del pueblo
el respectivo
nombramiento de la
doctora Ruddy
Mabery Jaime
Miranda, por su perfil
en Derecho en
función al 100% en
ATQ.
Memorando 01-oct-15 01-dic-15
Esta acción no depende del Defensor
Regional. Sino del Despacho del Defensor
Nacional. Está oficina verificara funciones
de la Sra. Ruddy - Auxiliar Administrativo G.
10 Defensoría Pública. Ya que está debe
estar apoyando a uno de los P.G. 19 de
Defensoría pública; revisando la planta de
personal de la Regional Cesar existen cuatro
(4) Aux. Admón. G. 10 para cuatro (4)
Profesionales G. 19.
100% Cerrado
Ineficaz30-mar-17
Regiona
l Cesar601228
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite de
Quejas, Solicitudes y
Asesoría
Deficiencia, obsolescencia de los
equipos de cómputo de los
funcionarios; los actuales generan
retrasos e inconvenientes en sus
compromisos laborales.
No
presenta
Difícil acceso a los diversos
sistemas de información,
VisionWeb, SIIJIT
N/ADifícil acceso a los diversos sistemas
de información, VisionWeb, SIIJIT
Solicitar dos (02) equipos de
cómputo nuevo, una impresora y
un escáner
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Requerir a la
subdirección
administrativa, la
solicitud para la
adquisición de los
respectivos equipos
Memorando 01-oct-15 30-mar-16
Formato enviado en su
oportunidad a la
Subadmon; solicitando
los equipos.
Se recibió correo electrónico remitido a la
Subdirección Administrativa; mediante el
cual enviar formato de necesidades para el
2017.
100% Cerrado
Eficaz30-mar-17
Regiona
l Cesar601229
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
Instalaciones en pésimas condiciones,
para atender a la población desplazada,
no se cuenta con la mínima privacidad,
ni sitio de trabajo para cumplir su
función dignamente como lo merecen
las personas desplazadas.
No
presenta
Atención inadecuada a los
usuarios víctimas, filtración de
información, el usuario se
abstiene de contar la verdad del
hecho ocurrido
N/A
Atención inadecuada a los usuarios
víctimas, filtración de información, el
usuario se abstiene de contar la
verdad del hecho ocurrido
Gestionar la adecuación de los
espacios requeridos para atender
a los usuarios de manera digna,
con privacidad y confidencialidad
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Solicitud de recursos
para adecuación,
adecuación de
instalaciones
Memorando 01-oct-15 30-jun-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601230
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
No se cuenta con el personal que se
encargue de las actividades
relacionadas con el subproceso de
Recursos y Acciones Judiciales.
No
presenta
Gestionar el nombramiento de un
funcionario de nivel profesional
que se encargue de las actividades
de RAJ solicitando de paso la
creación de usuario, asignación de
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Nombramiento
funcionario RAJ
2. Solicitud acceso
3. Capacitación
Memorando 01-oct-15 01-jun-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601230
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
No existe Usuario Creado ni clave para
acceder al sistema de información
VisionWeb RAJ.
No
presenta
Solicitando de paso la creación de
usuario
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano 2. Solicitud acceso Memorando 01-oct-15 01-jun-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
No se registra en el sistema de
información VisionWeb, módulo
RAJ la información pertinente, por
lo cual no se tienen cifras ni
estadísticas respecto al tema
N/A
No se registra en el sistema de
información VisionWeb, módulo RAJ la
información pertinente, por lo cual no
se tienen cifras ni estadísticas
respecto al tema
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 3 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 4
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regiona
l Cesar601232
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales
No se efectúa el Registro de las
Acciones en el Sistema de Información
VisionWeb RAJ.
No
presentaAsignación de clave.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano 3. Capacitación Memorando 01-oct-15 01-jun-16
Reporte Generado del
Aplicativo visión Web-
RAJ Usuario: Lorena
Maria Bruges Pinto.
Si bien es cierto ingresaron las Acciones de
Grupo al Sistema; al revisar Strategos se
identificó que no cumplieron con las metas
establecidas; indicador 4.2. (Rojo 75.8%) -
indicador 4.5. (Rojo 76.6%) - indicador 4.6.
(Amarillo 83.3%). Para la vigencia 2017 se
recomienda se cumpla con las metas
establecidas.
100% Cerrado
Ineficaz30-mar-17
Regiona
l Cesar601233
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15
Subproceso de
Atención y Trámite de
Quejas, Solicitudes y
Asesoría
Aun es deficiente la conectividad en el
Sistema de Información
Interinstitucional de Justicia
transicional SIIJT.
No
presenta
No se llevan los registros del
sistema SIIJTN/A
No se llevan los registros del sistema
SIIJT
Solicitar la capacitación del
sistema SIIJT, así como los accesos
respectivos a los funcionarios
encargados del tema
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Capacitación
2. Solicitud acceso
3. Implementación
Memorando
Memorando
Informe
02-oct-15 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601234
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
Los Funcionarios auditados denotan
desconocimiento de las , tablas de
retención documental; impartidas por
el Archivo General de la Nación y en el
Manual de Archivo interno aprobado
por Resolución 1036 de 2011 y en las
Circulares 2030-005 de 2012, 2030-013
de 2013.
No
presenta
Manejo inadecuado de los documentos
y del archivo de la institución
1. Solicitar a la Subdirección
Administrativa una capacitación
en Gestión Documental
2. Realizar una jornada
contingencia de archivo que
involucre a todos los funcionarios
de la regional
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Cumplir con la
normatividad en
cuanto al manejo
adecuado del archivo
emanada del Archivo
General de la Nación
2. Disponer de la
información
contenida en los
documentos del
archivo de una
manera ágil y
Memorando
Informe02-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601235
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
AdministrativosDesconocimiento sobre la nueva TRD.
No
presenta
Manejo inadecuado de los documentos
y del archivo de la institución
1. Solicitar a la Subdirección
Administrativa una capacitación
en Gestión Documental
2. Realizar una jornada
contingencia de archivo que
involucre a todos los funcionarios
de la regional
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Cumplir con la
normatividad en
cuanto al manejo
adecuado del archivo
emanada del Archivo
General de la Nación
2. Disponer de la
información
contenida en los
documentos del
archivo de una
manera ágil y
Memorando
Informe02-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601236
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
No se utiliza el documento que registre
información sobre préstamo de
documentos del archivo, ver formato
código GAD-FTO-14.
No
presenta
Manejo inadecuado de los documentos
y del archivo de la institución
1. Solicitar a la Subdirección
Administrativa una capacitación
en Gestión Documental
2. Realizar una jornada
contingencia de archivo que
involucre a todos los funcionarios
de la regional
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Cumplir con la
normatividad en
cuanto al manejo
adecuado del archivo
emanada del Archivo
General de la Nación
2. Disponer de la
información
contenida en los
documentos del
archivo de una
manera ágil y
oportuna
Memorando
Informe02-oct-15 30-dic-15
La Socialización se realiza a través de una
capacitación; bien sea por parte del Grupo
de Gestión Documental (Subdirección
Administrativa) o dada por una Universidad
de Santa Marta; así mismo a través de la
auto capacitación (leer los documentos
publicados en el listado maestro de
documentos). El cumplimiento se ve
reflejado en las carpetas que cada uno de
los servidores maneja las cuales deben estar
con gestión documental (organizadas las
hojas por tamaño, foliadas, sin gachos de
cosedora, relacionados los documentos en
el formato y no más de 200 folios por
Sin reporte Se mantiene avance
Se recibió correo el 11 de
mayo de 2017; con un anexo -
Memoria de reunión donde
informan que corrigieron las
inconsistencias en el
sistema y se comprometen a
tener actualizado el sistema.
Acción cumplida en un 100% 100% Cerrado
Eficaz11-may-17
Regiona
l Cesar601237
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
El sistema de información documental
LASERFICHE, no se encuentra
funcionando.
No
presenta
Manejo inadecuado de los documentos
y del archivo de la institución
1. Solicitar a la Subdirección
Administrativa una capacitación
en Gestión Documental
2. Realizar una jornada
contingencia de archivo que
involucre a todos los funcionarios
de la regional
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
1. Cumplir con la
normatividad en
cuanto al manejo
adecuado del archivo
emanada del Archivo
General de la Nación
2. Disponer de la
información
contenida en los
documentos del
archivo de una
manera ágil y
Memorando
Informe02-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601238
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
No se utiliza el formato de salida de
bienes de la sede que la subdirección
de Servicios Administrativos ha
diseñado para estos efectos.
No
presenta
Posible pérdida de elementos, no
control de inventarioN/A
Posible pérdida de elementos, no
control de inventario
Implementar el uso del formato
GAD-FTO-07 denominado
"Seguimiento autorización de
salida provisional de elementos" a
los funcionarios de la Regional
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Actualizar el
inventario por
funcionario
Memorando 02-oct-15 30-mar-16
Las evidencias de esta acción son copia de
algunos formato diligenciado durante el
2016 y 2017
Sin reporte Se mantiene avance No reporto avance
Remitieron correo el 24 de
octubre con algunos
formatos diligenciados.
Deben continuar manejando el formato y
archivando en una única carpeta.100% Cerrado
Eficaz24-oct-17
Regiona
l Cesar601239
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
No se evidencia por parte del Nivel
Central el establecimiento del Plan
Estratégico de seguridad vial del que
habla la norma .
No
presenta
No cumplimiento de lo estipulado
en la normaN/A
No cumplimiento de lo estipulado en la
norma
Construir el PESV de acuerda a las
normas vigentes
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Definir encargado,
generar el PESV para
la vigencia 2.016-
2.017
PESV 02-oct-15 30-abr-16
Está acción es responsabilidad del P.G. 15 -
Administrativo; en concordancia con sus
funciones. La evidencia es una
comunicación interna solicitando a la
Subdirección Administrativa directrices
sobre la construcción del Plan y la respuesta
dada por está a la regional.
Sin reporte Se mantiene avance No reporto avance
Remitieron por correo
electrónico los memorandos
tramitados ante la
Subdirección Administrativa:
5020-03-0487 y 6012-0514
A la fecha este Plan Vial para la entidad
no ha sido implementado y es
responsabilidad del nivel central; razón
por la cual la Regional no lo tiene.
100% Cerrado
Ineficaz14-ago-17
Regiona
l Cesar601240
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Gestión de Servicios
Administrativos
El material balístico con el que se
confeccionado el chaleco antibalas que
se encuentra relacionado en el
inventario de la Regional, ya no cumple
con los requisitos para protección
teniéndose en cuenta que la fecha
máxima de vencimiento ya expiró
(vencido el 18 de diciembre de 2014).
No
presenta
No contar con un elemento de
seguridad para la integridad del
Defensor Regional
N/A
No contar con un elemento de
seguridad para la integridad del
Defensor Regional
1. Dar de baja del inventario el
chaleco con serie 580932
2. Solicitar ante la Subdirección
Administrativa el suministro de un
nuevo chaleco antibalas
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Dar de baja el
chaleco antibalas
Acta de baja
Memorando02-oct-15 30-dic-15 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601241
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
Los equipos de cómputo de los
funcionarios de la Regional Cesar, en su
mayoría están obsoletos y evidencian
poco mantenimiento.
No
presenta
No se aprovechan las TICs como
apoyo para cumplir la misión de la
institución a cabalidad, no existe
productividad del funcionario ya
que existen prolongados retardos
de tiempos que deben esperar
tanto USUARIOS como
funcionarios para poder avanzar
en la atención de un
N/A
No se aprovechan las TICs como apoyo
para cumplir la misión de la institución
a cabalidad, no existe productividad
del funcionario ya que existen
prolongados retardos de tiempos que
deben esperar tanto USUARIOS como
funcionarios para poder avanzar en la
atención de un requerimiento
Solicitar a la Subdirección
Administrativa la adquisición de
los equipos requeridos por la
Regional Cesar y por los
funcionarios de acuerdo a las
necesidades detectadas
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarHumano
Capacitar a los
funcionarios en el
uso adecuado de las
herramientas
ofimáticas y las TICs
Formato de
solicitud de
necesidades
02-oct-15 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601242
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
Adecuación de los puntos de red sin el
lleno de las especificaciones técnicas
para ello de hecho se conectan vía WiFi
a través de un access point.
No
presenta
Retraso en el acceso a los sistemas de
información y por ende en la atención
al usuario, riesgo de pérdida de datos
e información en caso de fallas
eléctricas
Gestionar ante el nivel central la
implementación del cableado
estructurado en la Regional Cesar,
así como la adquisición de UPS de
respaldo y una central telefónica
de comunicaciones
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarTecnológico
Cableado
estructurado
UPS de respaldo
Infraestructura de
comunicación
Formato de
solicitud de
necesidades
01-oct-15 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601243
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
No se aplican políticas de seguridad de
la información a los equipos de
cómputo y el Software asociado a los
mismos, inexistencia de un Rack de
comunicaciones telefónicas.
No
presenta
Retraso en el acceso a los sistemas de
información y por ende en la atención
al usuario, riesgo de pérdida de datos
e información en caso de fallas
eléctricas
Gestionar ante el nivel central la
implementación del cableado
estructurado en la Regional Cesar,
así como la adquisición de UPS de
respaldo y una central telefónica
de comunicaciones
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarTecnológico
Cableado
estructurado
UPS de respaldo
Infraestructura de
comunicación
Formato de
solicitud de
necesidades
01-oct-15 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601244
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
Las instalaciones de los equipos de
cómputo y de comunicaciones no
cumplen con las normas de cableado
estructurado, que permitan garantizar
los requisitos de seguridad de la
información y seguridad física.
No
presenta
Retraso en el acceso a los sistemas de
información y por ende en la atención
al usuario, riesgo de pérdida de datos
e información en caso de fallas
eléctricas
Gestionar ante el nivel central la
implementación del cableado
estructurado en la Regional Cesar,
así como la adquisición de UPS de
respaldo y una central telefónica
de comunicaciones
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarTecnológico
Cableado
estructurado
UPS de respaldo
Infraestructura de
comunicación
Formato de
solicitud de
necesidades
01-oct-15 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Regiona
l Cesar601245
Auditoria
Interna de
Gestión
30-jul-15Direccionamiento
Estratégico
No existe una UPS de respaldo de
energía.
No
presenta
Retraso en el acceso a los sistemas de
información y por ende en la atención
al usuario, riesgo de pérdida de datos
e información en caso de fallas
eléctricas
Gestionar ante el nivel central la
implementación del cableado
estructurado en la Regional Cesar,
así como la adquisición de UPS de
respaldo y una central telefónica
de comunicaciones
Acción
Correctiva
Defensor Regional
CesarTecnológico
Cableado
estructurado
UPS de respaldo
Infraestructura de
comunicación
Formato de
solicitud de
necesidades
01-oct-15 30-dic-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100% Cerrado
Eficaz30-oct-16
Atención
y Tramite304001
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
No aplicación de todas las directrices
emanadas de la Resolución 1692 de 2013
No
presenta
Desconocimiento de todas las
directrices de la Resolución 1692
de 2013
N/A
Desconocimiento de todas las
directrices de la Resolución 1692 de
2013
Aplicar todas las directrices
emanadas de la Resolución 1692 de
2013
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Carpetas organizadas
en cada uno de los
Grupos de la DNDP
con los soportes
documentales de los
logros reportados
oportunamente en
Strategos de la
ejecución del POE y
del PAA de la
dependencia
Número de
reportes de
ejecución del
POE y PAA
registrados
oportunament
e en Strategos
que cuentan
con soportes
documentales/
9
01-mar-16 30-dic-16No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se presentan los formatos
de seguimiento del POE y el
PAA para los meses de
octubre, noviembre y
diciembre de 2016 en lo que
corresponde a los siguientes
grupos de la Dirección
Nacional de Defensoría
Pública:
1. Grupo de capacitación e
investigación
2. Grupo de control
vigilancia y gestión
estadística
3. Grupo de investigación
Defensoríal
4. Grupo de registro y
selección de operadores
5. Grupo de control
Carpeta: 304001 con los
formatos de seguimiento a
los Grupos de la Dirección
Nacional de Defensoría
Pública para los meses de
Octubre - Noviembre y
diciembre de 2016.
Se anexaron los seguimiento de los
meses de noviembre y diciembre de
2016 completando así las metas de la
acción a desarrollar.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Atención
y Tramite304002
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Inadecuada planeación en algunas
metas del PAA de la DNDP para el
periodo enero – agosto de 2015
No
presenta
Falta de vinculación de los
funcionarios de la DNDP en la
formulación del POE y del PAA
N/A
Falta de vinculación de los funcionarios
de la DNDP en la formulación del POE y
del PAA
Vincular a los funcionarios de la
DNDP en la formulación del POE y
del PAA 2016
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
POE y PAA 2016
formulados con la
participación de los
funcionarios de la
DNDP
Número de
funcionarios
de la DNDP
vinculados en
la formulación
del POE y
PAA/Total
funcionarios
05-nov-15 15-ene-16Cerrado Ineficaz en evaluación de octubre
2016100%
Cerrado
Ineficaz30-oct-16
Atención
y Tramite304003
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Baja ejecución del PAA de la DNDP
durante la vigencia 2014
No
presenta
Falta de seguimiento mensual a la
ejecución del POE y del PAA de la
DNDP con los Responsables de los
Grupos de la dependencia
N/A
Falta de seguimiento mensual a la
ejecución del POE y del PAA de la
DNDP con los Responsables de los
Grupos de la dependencia
Realizar reuniones mensuales de
seguimiento a la ejecución del
POE y del PAA de la DNDP con los
Responsables de los Grupos de la
dependencia, con las respectivas
memorias de reunión que
evidencien esta labor
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Nivel sobresaliente
en la ejecución del
POE y PAA de la
dependencia
Número de
reuniones
mensuales de
seguimiento a
la ejecución
del POE y del
PAA
realizadas/9
01-mar-16 30-dic-16No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se presentan las actas de
seguimiento al POE y el PAA
para los meses de octubre,
noviembre y diciembre de
2016 en lo que corresponde
a la Dirección Nacional de
Defensoría Pública.
Carpeta: 304003 con los
Actas de reunión de
seguimiento al POE y PAA de
los Grupos de la Dirección
Nacional de Defensoría
Pública para los meses de
Octubre - Noviembre y
diciembre de 2016.
Faltan los soportes correspondientes
a marzo, abril y septiembre de 2016.
Se anexan las actas de los
meses de Marzo y Abril de
2016 con el propósito de dar
cumplimiento a lo requerido
Acta de seguimiento al POE
y el PAA para el mes de
Marzo y Abril.
En todos los meses se ha
realizado seguimiento y en
el mes anterior se
entregaron las actas de
octubre, noviembre y
diciembre.
Se anexa carpeta en .rar y
Se soporto la actividad, sin
embargo ha sido tardío el envío100%
Cerrado
Eficaz30-jun-17
Atención
y Tramite304004
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
No se comunica el estado de la
solicitud al aspirante con suficiente
celeridad afectando cuando menos la
eficacia del procedimiento evaluado
No
presenta
Falta de Auxiliares
Administrativos en los periodos de
contratación masiva de
Defensores Públicos
N/A
Falta de Auxiliares Administrativos en
los periodos de contratación masiva de
Defensores Públicos
Solicitar a la Subdirección de
Talento Humano que en los
periodos de contratación masiva
de Defensores Públicos se asignen
a la DNDP tres (3) Auxiliares
Administrativos adicionales
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Solicitudes de los
aspirantes a
operadores del SNDP
tramitadas
oportunamente
Número de
Auxiliares
Administrativo
s asignados por
la Subdirección
de Talento
Humano/Núme
ro de
Auxiliares
Administrativo
01-jun-16 30-ago-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016
100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Atención
y Tramite304005
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Información del SIGEP desactualizada
para los Defensores Públicos revisados
por la auditoría
No
presenta
Solamente existe un funcionario
para actualizar la información del
SIGEP de los Defensores Públicos
contratados, lo que hace
imposible cumplir esta labor en los
plazos establecidos por el DAFP
para estos fines
N/A
Solamente existe un funcionario para
actualizar la información del SIGEP de
los Defensores Públicos contratados, lo
que hace imposible cumplir esta labor
en los plazos establecidos por el DAFP
para estos fines
Solicitar a la Subdirección de
Talento Humano que en los
periodos de contratación masiva
de Defensores Públicos se asigne
el personal necesario para realizar
esta labor y tramitar ante el DAFP
el respectivo plan de contingencia
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Información del
SIGEP actualizada
para los Defensores
Públicos contratados,
en los términos del
Plan de Contingencia
presentado al DAFP
Número de
servidores
públicos
asignados por
la Subdirección
de Talento
Humano/Núme
ro de
servidores
públicos
01-jun-16 30-ago-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Atención
y Tramite304006
Auditoria
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
la inspección de las hojas de vida de
los contratistas de la muestra no se
evidenció la firma al final de su
diligenciamiento, situación que podría
tener un requerimiento por parte de
una visita de funcionarios de la Función
Pública
No
presenta
Falta un punto de control
específico para verificar que las
copias físicas de las hojas de vida
de los Defensores Públicos a
contratar se encuentren
debidamente suscritas por los
mismos
N/A
Falta un punto de control específico
para verificar que las copias físicas de
las hojas de vida de los Defensores
Públicos a contratar se encuentren
debidamente suscritas por los mismos
Implementar un punto de control
específico en la actual lista de
chequeo de contratación para
verificar que las copias físicas de
las hojas de vida de los Defensores
Públicos a contratar se
encuentren debidamente
suscritas por los mismos
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Copia física de las
hojas de vida de los
Defensores Públicos
contratados suscritas
Número de
hojas de vida
suscritas por
los Defensores
Públicos
contratados/N
úmero de
Defensores
Públicos
contratados
01-jun-16 30-ago-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Atención
y Tramite304007
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Existencia del riesgo de la prestación
del servicio por incumplimiento de
citaciones en los Programas 1098 y 1257
No
presenta
El sistema de información
VisionWeb no incluye los
programas de Representación
Judicial de Víctimas (RJV)
N/A
El sistema de información visione no
incluye los programas de
Representación Judicial de Víctimas
(RJV)
Hacer al Grupo de Sistemas los
requerimientos funcionales para
desarrollar un módulo en el actual
sistema de información del SNDP
para manejar los programas de RJV
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Información oportuna
y confiable para el
manejo de los
Programas de RJV
Número de
requerimientos
funcionales
realizados al
Grupo de
Sistemas
01-mar-16 30-jun-16No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se plantea esta acción
dentro del convenio de
USAID, el cual se encuentra
en proceso de incorporación
de los recursos para la
vigencia 2017.
Se plantea esta acción
dentro del convenio de
USAID, el cual se encuentra
en proceso de incorporación
de los recursos para la
vigencia 2017.
No se observan avances ni se reportan
propuestas para el cumplimiento de
esta acción
El 1ro de Junio de 2017 se
incorporaron los recursos del
convenio de USAID al
presupuesto de la
Defensoría y el Defensor
comunicó el inició de
actividades el 1ro de Julio
2017.
1. Resolución de
incorporación de recursos
para la vigencia 2017
Ministerio de Hacienda.
2. Carta del Señor Defensor
del pueblo a USAID de inicio
de actividades.
3. Solicitud de
requerimientos del grupo de
representación judicial de
victimas para adelantar la
parametrización del sistema.
4. Contrato 156 para
adelantar el diagnostico y los
requerimientos de
información del Sistema
Nacional de Defensoría
Pública
Se anexa carpeta en .rar y
.zip 304007
La Acción aunque tardía ya se
inicio, se deben esperar los
productos para su calificación
final.
Se adelantó la solicitud de
los requerimientos
funcionales del grupo de
representación judicial de
victimas al grupo de
sistemas, y de esta manera
lograr la parametrización en
el visión web, tal y como se
presenta en el acta del día
22 de septiembre y el oficio
remitido el 8 de mayo de la
presente vigencia.
Adicionalmente a través del
convenio con USAID se
adelanta un diagnostico de
los sistemas de información
de la Dirección Nacional de
Defensoría Pública.
1. memorando al grupo de
sistemas para evaluar los
requerimientos y
necesidades del grupo de
victimas de la DNDP en el
visión web.
2. Solicitud de
requerimientos para
adelantar la parametrización
del sistema. (acta 22 de
septiembre).
3. Resolución de
incorporación de recursos
para la vigencia 2017
Ministerio de Hacienda.
4. Carta del Señor Defensor
del pueblo a USAID de inicio
de actividades.
5. Contrato 156 para
adelantar el diagnostico y los
requerimientos de
información del Sistema
Nacional de Defensoría
Teniendo en cuenta las evidencias
aportadas por la auditada y además
teniendo en cuenta las dificultades que
para el inicio del proyecto en convenio
con la USAID se procederá a realizar el
cierre de los hallazgos advirtiendo que
sobre los resultados de las acciones se
podrá en cualquier momento hacer una
nueva evaluación.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Atención
y Tramite304008
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
No existe herramienta o sistema de
información para la tabulación de la
información correspondiente a los
procedimientos de representación de
víctimas
No
presenta
El sistema de información
VisionWeb no incluye los
programas de Representación
Judicial de Víctimas (RJV)
N/A
El sistema de información VisionWeb
no incluye los programas de
Representación Judicial de Víctimas
(RJV)
Hacer al Grupo de Sistemas los
requerimientos funcionales para
desarrollar un módulo en el actual
sistema de información del SNDP
para manejar los programas de RJV
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Información oportuna
y confiable para el
manejo de los
Programas de RJV
Número de
requerimientos
funcionales
realizados al
Grupo de
Sistemas
01-mar-16 30-jun-16No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se plantea esta acción
dentro del convenio de
USAID, el cual se encuentra
en proceso de incorporación
de los recursos para la
vigencia 2017.
Se plantea esta acción
dentro del convenio de
USAID, el cual se encuentra
en proceso de incorporación
de los recursos para la
vigencia 2017.
No se observan avances ni se reportan
propuestas para el cumplimiento de
esta acción
El 1ro de Junio de 2017 se
incorporaron los recursos del
convenio de USAID al
presupuesto de la
Defensoría y el Defensor
comunicó el inició de
actividades el 1ro de Julio
2017.
1. Resolución de
incorporación de recursos
para la vigencia 2017
Ministerio de Hacienda.
2. Carta del Señor Defensor
del pueblo a USAID de inicio
de actividades.
3. Solicitud de
requerimientos del grupo de
representación judicial de
victimas para adelantar la
parametrización del sistema.
4. Contrato 156 con recursos
de USAID para adelantar el
diagnostico y los
requerimientos de
información del Sistema
Nacional de Defensoría
Pública
Se anexa carpeta en .rar y
.zip 304007
La acción aunque tardía se ha
iniciado, se deben esperar los
productos del contrato para su
calificación final.
Se adelantó la solicitud de
los requerimientos
funcionales del grupo de
representación judicial de
victimas al grupo de
sistemas, y de esta manera
lograr la parametrización en
el visión web, tal y como se
presenta en el acta del día
22 de septiembre y el oficio
remitido el 8 de mayo de la
presente vigencia.
Adicionalmente a través del
convenio con USAID se
adelanta un diagnostico de
los sistemas de información
de la Dirección Nacional de
Defensoría Pública.
1. memorando al grupo de
sistemas para evaluar los
requerimientos y
necesidades del grupo de
victimas de la DNDP en el
visión web.
2. Solicitud de
requerimientos para
adelantar la parametrización
del sistema. (acta 22 de
septiembre).
3. Resolución de
incorporación de recursos
para la vigencia 2017
Ministerio de Hacienda.
4. Carta del Señor Defensor
del pueblo a USAID de inicio
de actividades.
5. Contrato 156 para
adelantar el diagnostico y los
requerimientos de
información del Sistema
Nacional de Defensoría
Teniendo en cuenta las evidencias
aportadas por la auditada y además
teniendo en cuenta las dificultades que
para el inicio del proyecto en convenio
con la USAID se procederá a realizar el
cierre de los hallazgos advirtiendo que
sobre los resultados de las acciones se
podrá en cualquier momento hacer una
nueva evaluación.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Atención
y Tramite304009
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Inaplicabilidad del formato de
estadísticas por delitos en la
Representación Judicial de Víctimas
No
presenta
Falta de publicación en el listado
maestro de documentos del SGC
de los formatos ajustados de RJV
N/A
Falta de publicación en el listado
maestro de documentos del SGC de los
formatos ajustados de RJV
Implementar los formatos
ajustados de estadísticas por
delitos en la RJV
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Estadísticas
consolidadas por
delitos en la RJV
Número de
reportes
mensuales
allegados/Núm
ero total de
reportes que
deben realizar
las Regionales
01-mar-16 30-dic-16No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se codificaron los formatos
en la vigencia 2016 mediante
los cuales se consolidan las
estadísticas del grupo de
representación judicial de
victimas y se anexan los
reportes de noviembre y
diciembre de 2016 los cuales
se organizan por delitos
según lo requerido.
Carpeta 304009: con los
formatos codificados
respecto a las estadísticas
por programa que maneja el
Grupo de representación
judicial de victimas de la
Dirección Nacional de
Defensoría Pública
Los formatos codificados se anexaron
y están en el listado maestro de
documentos.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Atención
y Tramite304010
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Insuficiencia de personal con el perfil
de Psicólogo así como de Contador
Público para la prestación del servicio y
la consecuente presentación de los
dictámenes periciales
No
presentaFalta de peritos para la RJV N/A Falta de peritos para la RJV
Solicitar a la Subdirección de
Talento Humano la vinculación de
4 Peritos Financieros (1 para la
Regional Atlántico, 1 para
Santander y 2 para el Nivel
Central) y 3 Peritos Psicólogos (1
para la Regional Antioquia y 2 para
el Nivel Central)
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Sobrecarga laboral
de los peritos de la
RJV disminuida
Número de
Peritos
asignados por
la Subdirección
de Talento
Humano/Núme
ro de Peritos
solicitados
01-mar-16 30-abr-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Manejo inadecuado de los
documentos y del archivo de la
institución
N/A
Retraso en el acceso a los sistemas
de información y por ende en la
atención al usuario, riesgo de
pérdida de datos e información en
caso de fallas eléctricas
N/A
No se registra en el sistema de
información VisionWeb, módulo
RAJ la información pertinente, por
lo cual no se tienen cifras ni
estadísticas respecto al tema
N/A
No se registra en el sistema de
información VisionWeb, módulo RAJ la
información pertinente, por lo cual no
se tienen cifras ni estadísticas
respecto al tema
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 4 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 5
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Atención
y Tramite304011
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
No se rinde informe por separado ni de
manera estructurada sobre lo
acontecido en las jornadas de acopio
documental en la RJV
No
presenta
Los informes de las actividades
realizadas en las jornadas de
acopio documental de RJV se
presentan en el mismo informe
que se remite a la Subdirección
Administrativa para la legalización
de viáticos
N/A
Los informes de las actividades
realizadas en las jornadas de acopio
documental de RJV se presentan en el
mismo informe que se remite a la
Subdirección Administrativa para la
legalización de viáticos
Elaborar e implementar un formato
de informe de actividades
realizadas en las jornadas de
acopio documental en la RJV
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Informes de
actividades
realizadas en las
jornadas de acopio
documental en la RJV
presentados en
forma independiente
Número de
informes de
actividades
realizadas en
las jornadas de
acopio
documental en
la RJV
presentados/N
úmero de
jornadas de
acopio
documental en
la RJV
realizadas
01-mar-16 30-dic-16No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se codificó el formato SD-
P03-F96 Informe de
actividades de campo -
perito forense el cual entró
en vigencia el 09 de
diciembre de 2016 en tal
sentido, se remite evidencia
del uso del mismo tal y como
se refleja en el caso de
Córdoba de la ley 1098 .
Este informe se creo para
reportar en todos los marcos
legales que se manejan en el
Grupo de representación
Carpeta 304011: formato SD-
P03-F96 Informe de
actividades de campo para la
vigencia 2017 caso de
Córdoba.
Se presento la evidencia en formato
con teniendo registro de actividades
en Córdoba
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Atención
y Tramite304012
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Falta de evidencia sobre la trazabilidad
del ejercicio de acopio documental con
miras a la presentación del incidente
de reparación dentro de los procesos
de la Ley 975/2005
No
presenta
No se deja evidencia de la entrega
a los Defensores Públicos de los
documentos que se diligencian en
las jornadas de acopio documental
de RJV
N/A
No se deja evidencia de la entrega a
los Defensores Públicos de los
documentos que se diligencian en las
jornadas de acopio documental de RJV
Elaborar e implementar una planilla
en la cual conste el
diligenciamiento y entrega por
parte de los peritos a los
Defensores Públicos de los
documentos que se diligencian en
las jornadas de acopio documental
de RJV
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Evidencia sobre la
trazabilidad del
acopio documental
con miras a la
presentación del
incidente de
reparación dentro de
los procesos de la Ley
975/2005
Número de
planillas
diligenciadas
en las jornadas
de acopio
documental de
RJV/Número
de Defensores
Públicos - RJV
que participan
en esas
01-mar-16 30-dic-16No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se anexa formato SD-P03-F78
Atención pericial en
jornadas de acopio
documental en el cual se
evidencia la jornada de
acopio documental realizada
en julio de 2016 siendo esta
la ultima actividad de estas
características adelantada
en la vigencia mencionada
Carpeta 304012: formato SD-
P03-F78 Atención pericial en
jornadas de acopio
documental en el cual se
evidencia la jornada de
acopio documental realizada
en julio de 2016.
Se Anexaron los documentos de
soporte.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Atención
y Tramite304013
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Inconsistencias en la utilización del
número CUI del proceso en el formato
de participación en audiencia DEP-FTO-
30
No
presenta
El número único de identificación
de los procesos judiciales no es el
que se coloca en el Formato de
participación en audiencia de los
peritos DEP-FTO-30
N/A
El número único de identificación de
los procesos judiciales no es el que se
coloca en el Formato de participación
en audiencia de los peritos DEP-FTO-30
Ajustar e implementar el Formato
de Informe de Participación en
audiencia de los perito forenses
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Información
coincidente entre la
citación de la
autoridad judicial y el
Informe de
participación en
audiencia del perito
forense
Número de
Informes de
participación
en audiencia
del perito
forense con
CUI
coincidente
con el de las
citaciones de
la autoridad
judicial/Númer
o de citaciones
de la autoridad
01-mar-16 30-dic-16No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se anexa formato ajustado
SD-P03-F68 Informe de
participación en audiencia
de perito forense.
Carpeta 304013: SD-P03-F68
Informe de participación en
audiencia de perito forense
Se Anexaron los documentos de
soporte.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Atención
y Tramite304014
Auditoría
Interna de
Gestión
18-dic-15Subproceso de
Defensoría Pública
Falta de un espacio adecuado para la
guarda, custodia y archivo de los
documentos que hacen parte tanto del
procedimiento de Registro y Selección,
así como de otros que hacen parte de
otras actividades de la DNDP,
existiendo riesgo de pérdida de
documentos
No
presenta
Escasez de espacios adecuados
que se puedan destinar para este
fin en la actual sede de la DNDP
N/A
Escasez de espacios adecuados que se
puedan destinar para este fin en la
actual sede de la DNDP
Reiterar la solicitud a la Secretaría
General de los espacios físicos y
mobiliario necesarios que
permitan hacer una adecuado
archivo de los documentos de la
DNDP
Acción
CorrectivaDirector DNDP Humano
Espacio adecuado
para la guarda,
custodia y archivo de
los documentos de la
DNDP
Solicitud
realizada a la
Secretaría
General de los
espacios
físicos y
mobiliario
necesarios
para el archivo
01-mar-16 30-abr-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
para
Asuntos
Agrarios y
Tierras -
DAAT
406001Auditoría
Interna de
Gestión
18-abr-16 Gestión Contractual
1. No se evidencia actualización del
RUT para contratación del 2015, siendo
exigencia de la DIAN a partir de la
reforma tributaria del 2012 (entre otros
cambios código de actividades 2013
frente a las realizadas en 2015) de la
muestra seleccionada.
No
presenta
El Punto de Control de la actividad
en el procedimiento pre-
contractual no fue eficaz.
No se verificó el cumplimiento
de este requisito.
La lista de chequeo
contiene el listado de
documentos que se
requieren para su
contratación, pero no
hay indicaciones
sobre su contenido o
sobre las
actualizaciones que se
Se hizo una revisión de cumplimiento
de documentos, pero no se reviso su
actualización.
Verificación de la fecha de
expedición del RUT.
Acción
Correctiva
Delegada para
Asuntos Agrarios y
Tierras
Humano
Tecnológico
Revisión
actualización RUT
Número de
Contratos con
Rut
actualizados
año 2016.
01-may-16 30-jun-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Delegada
para
Asuntos
Agrarios y
Tierras -
DAAT
406002Auditoría
Interna de
Gestión
18-abr-16 Gestión Contractual
2. En los informes de actividades
reportados por el contratista Andrés
López González, esta pendiente la
firma del mismo, por los periodos de
junio a diciembre del 2015
No
presenta
No se verificó el cumplimiento de
este requisito, por parte del
Supervisor, ni de la Delegada.
Había confusión sobre las firmas
que debía contener el informe
de actividades.
Había un error en el
formato de
actividades remitido a
los contratistas de las
regionales.
Había un error en el formato de
informe de actividades de los
contratistas.
Corregir el formato de informe de
actividades de los contratistas de
la Delegada (Actividad ya
realizada)
Enviar un oficio a los supervisores
de los contratos de la Defensoría
Delegada para Asuntos Agrarios y
Tierras con el fin de que
verifiquen todos los requisitos
Acción
Correctiva
Delegada para
Asuntos Agrarios y
Tierras
Humano
Tecnológico
Ajuste del formato
de informe de
actividades
Formato de
informe de
actividades
corregido y
memorando a
supervisores
de contrato de
la Delegada.
01-may-16 01-jul-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Delegada
para
Asuntos
Agrarios y
Tierras -
DAAT
406003Auditoría
Interna de
Gestión
18-abr-16Gestión de Servicios
Administrativos
3. La Delegada no cuenta con Tabla de
Retención Documental aprobada.
No
presenta
La ultima tabla de retención
documental aprobada se expidió
en 2009, antes de la creación de la
Delegada.
A pesar de que se cuenta con
un TRD aprobada por el Comité
de Archivo, el Archivo General
de la Nación no ha aprobado la
tabla propuesta.
N/A
El Archivo General de la Nación no ha
aprobado la TRD de la Delegada
Agrarios
La Delegada para Asuntos Agrarios
y Tierras ya remitió un memorando
solicitando al Grupo de Gestión
Documental la aprobación de la
TRD, a partir de esta solicitud se
realizaron dos reuniones entre la
Delegada y el Grupo, una primera
para dar lineamientos sobre lo que
se podía hacer mientras se
aprueba la TRD por parte del
Archivo y en la segunda para
revisar como se está avanzando en
la organización del archivo.
Acción
Correctiva
Delegada para
Asuntos Agrarios y
Tierras
Humano
Gestión para
actualización de la
TRD
Memorando de
reiteración
solicitud de
aprobación de
TRD.
Reuniones con
el Grupo de
Gestión
Documental.
01-feb-16 30-abr-16 Cerrado en evaluación en octubre 2016 100%Cerrado
Eficaz30-oct-16
Delegada
para
Asuntos
Agrarios y
Tierras -
DAAT
406004Auditoría
Interna de
Gestión
18-abr-16Gestión de Servicios
Administrativos
4. No existe el Formato Único de
Inventario Documental para los archivos
de gestión.
No
presenta
El archivo esta en proceso de
organización.
No se cuenta con la TRD de la
Delegada.
El AGN no ha
aprobado la TRD
El Archivo General de la Nación no ha
aprobado la TRD de la Delegada
Agrarios
Organizar los archivos de acuerdo
a los asuntos y temas previstos en
la propuesta de TRD de la
Delegada, siguiendo las normas de
Archivo y elaborar el inventario
documental del archivo de
Acción
Correctiva
Delegada para
Asuntos Agrarios y
Tierras
Humano
Formato Único de
Inventario
Documental
elaborado
Formato Único
de Inventario
Documental
01-may-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
para
Asuntos
Agrarios y
Tierras -
DAAT
406005Auditoría
Interna de
Gestión
18-abr-16Gestión de Servicios
Administrativos
5. Las Cajas y Carpetas no están
identificadas con el rótulo.
No
presenta
El archivo esta en proceso de
organización.
No se cuenta con la TRD de la
Delegada.
El AGN no ha
aprobado la TRD
El Archivo General de la Nación no ha
aprobado la TRD de la Delegada
Agrarios
Organizar los archivos de acuerdo
a los asuntos y temas previstos en
la propuesta de TRD de la
Delegada y siguiendo las normas
de Archivo
Acción
Correctiva
Delegada para
Asuntos Agrarios y
Tierras
Humano
Archivo de gestión
de la Delegada
organizado
carpetas y
cajas de
archivo de la
Delegada
organizadas de
acuerdo a las
normas de
archivo
01-may-16 30-dic-16
Se concluyó la
organización de las
carpetas y las cajas de
acuerdo a los asuntos y
temas previstos en la
propuesta de TRD de la
Delegada y se elaboró el
inventario documental
con corte a 30 de
diciembre de 2016.
Formato Único de
Inventario Documental -
AGN - Código AD-P08-
F11
Carpetas y cajas de
archivo de la Delegada
Se recibieron las evidencias el 15 de marzo
de 2017, identificándose el 10% pendiente;
se recomendó que se efectuara visita por
parte del Grupo de Gestión Documental.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Delegada
para
Asuntos
Agrarios y
Tierras -
DAAT
406006Auditoría
Interna de
Gestión
18-abr-16Direccionamiento
Estratégico
6. Se evidencio en el Sistema
Strategos, alertas en rojo en el
indicador avance-promoción y
divulgación de derechos de la población
campesina en el mes de abril de 2015,
indicador avance Guías sobre rutas de
acceso a derechos acceso a tierra,
financiamiento, asistencia técnica...
No
presenta
Durante el mes de abril se
presentó un retraso en el
cumplimiento del avance, sin
embargo se tomaron los
correctivos y esta actividad se
pudo cumplir en el año.
No se dejo evidencia de la
realización de las reuniones que
se realizaron para el
seguimiento del POE y Acciones
correctivas.
N/A
No se dejo evidencia de la realización
de las reuniones que se realizaron para
el seguimiento del POE y Acciones
correctivas.
Realizar el control mensual de los
avances en el POE. Frente a las
alertas que genera Strategos
señalar las razones del retraso en
el cumplimiento y las acciones
correctivas.
Acción
Correctiva
Delegada para
Asuntos Agrarios y
Tierras
HumanoSeguimiento mensual
al POE
Ayudas de
memoria de
seguimiento
mensual a
actividades del
POE
01-may-16 30-ene-17 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
de Salud1
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Evaluación y
Seguimiento
No realizan dentro de la periodicidad
requerida las reuniones de seguimiento
a la gestión tal y como lo establece la
Resolución 1692 de 2013, cada mes
durante los cinco primeros días
No
presenta
No se tenia claro el termino
establecido en la resolución 1692
de 2013
Por interpretación errónea de la
resolución 1692 de 2013
Desconocimiento del
contenido de la norma
Desconocimiento del contenido de la
norma
Realizar capacitación en
normatividad relacionada con el
seguimiento a la gestión
Realizar (un) 1 comité de
seguimiento POE y PAA a más
tardar el tercer día hábil del mes
siguiente al mes ejecutado
Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Realizar reuniones de
seguimiento a la
gestión dentro de los
términos
establecidos en la
resolución 1692 de
2013.
%° de
reuniones
realizadas
01-feb-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
de Salud2
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
Las actas que reposan en la carpeta no
contienen todas las firmas en señal de
aceptación y aprobación de los que
asistieron a las reuniones
No
presenta
No se tienen claro los
lineamientos del manejo de las
actas
Se asumían las planillas de
asistencia como señal de
aceptación de las actas, las
cuales se anexaban a la misma
Desconocimiento de
la gestión documental
del Sistema de
Gestión de Calidad
Desconocimiento de la gestión
documental del Sistema de Gestión de
Calidad
Realizar una capacitación de la
gestión documental existente en
el proceso
Incluir como parte integral de las
actas, las firmas de los
participantes como señal de
aceptación
Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Contar con las actas
firmadas por todos
los participantes en
los comités
N° de actas
firmadas
completament
e
01-feb-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
de Salud3
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Evaluación y
Seguimiento
La Delegada no tiene riesgos
identificados para el tema de gestión
documental
No
presenta
No se separaron los riesgos de
información digital e información
documental
En la Identificación de riesgos
no se tuvo en cuenta el de
gestión documental
Se realizo el Análisis
de Riesgos en la
matriz general
Se interpreto que al incluirse en la
matriz de riesgos no era necesario
realizar la identificación de los mismos.
Realizar la Identificación de
riesgos de gestión documental
Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Incluir en la matriz de
riesgos, los asociados
a la gestión
N° de Riesgo
identificado01-mar-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%
Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
de Salud4
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
No
presenta
La Delegada no cuenta con TRD
aprobada
No se estaba utilizando la TRD
debido a que la delegada fue
creada mediante resolución 320
de 2012
No esta aprobada la
TRD por el Archivo
General de la Nación
No esta aprobada la TRD por el Archivo
General de la Nación
Revisar en forma conjunta con el
grupo de gestión documental los
ajustes que requiere la TRD.
Gestionar ante la subdirección
Administrativa la aprobación de la
TRD
La delegada empezara a aplicar las
TRD una vez este aprobada en el
Archivo General de la nación, pero
se realizara todo la identificación
y clasificación de la
documentación según las
directrices establecidas por la
dependencia de Gestión
Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Utilizar la TRD
aprobada por el
Archivo General de la
nación
TRD aplicada
Una vez este
aprobada las
TRD
30-dic-16
Cerrada de manera Ineficaz en seguimiento
del 30 dic de 2016. Con el registro de lo
siguiente: "En Razón a que aún no ha sido
convalidada por el A.G.N. la T.R.D., se
traslada este seguimiento para que lo
efectúe de conformidad con sus funciones
el Grupo de Gestión Documental; sin
embargo la delegada ha organizado sus
carpetas de conformidad con los asuntos
que maneja."
0%Cerrado
Ineficaz30-ene-17
Delegada
de Salud4
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
No
presenta
La Delegada no cuenta con Tabla
de Retención Documental
El archivo General de la Nación
no ha aprobado la Tabla de
Retención Documental de la
Delegada para la Salud, la
Seguridad Social y la
Discapacidad
No esta aprobada la Tabla de
Retención Documental por parte del
Archivo General de la Nación
La Delegada para la Salud, la
Seguridad Social y la Discapacidad,
realizará reunión con el grupo de
Gestión Documental sobre las
directrices establecidas para la
identificación y clasificación del
archivo de la Delegada, mientras
es aprobada la tabla de retención
documental por parte del Archivo
General de la Nación
Acción
Correctiva
Francy Mayerly
ParraHumano
Realizar la
identificación y
clasificación de la
documentación,
según las directrices
establecidas por el
proceso de Gestión
documental y el
instructivo de
correspondencia y de
archivo de la
Defensoría del
Pueblo, mientras es
aprobada la tabla de
retención
documental por parte
del Archivo General
de la Nación
100% de
archivo
clasificado y
documentado
01-mar-17 30-abr-17
Se cuenta con el formato
único de inventario
documental - AGN-
Código AD-P08-F11. De
igual manera se cuenta
clasificado y
documentado en medio
físico y magnético.
Formato único de
inventario documental -
AGN-Código AD-P08-F11.
La Oficina de Control Interno desarrolló al
interior de la Delegada (diciembre 2015) una
auditoria especial; producto de este ejercicio
formularon un Plan de Mejoramiento para la
vigencia 2016, con las siguientes acciones:
1- Revisar en forma conjunta con el grupo de
gestión documental los ajustes que requiere la
TRD (Tabla de Retención Documental)
2- Gestionar ante la subdirección
Administrativa la aprobación de la TRD.
3- La delegada empezara a aplicar las TRD una
vez esté aprobada en el archivo general de la
nación, pero se realizara todo la identificación
y clasificación de la documentación según las
directrices establecidas por la dependencia de
Gestión documental.
Es importante tener en cuenta que a pesar que
la Delegada ha organizado los documentos de
conformidad con los asuntos que maneja, el
porcentaje de cumplimiento culmino en 0% en
el tiempo establecido y por ello el estado de la
acción término en cerrado ineficaz. Así mismo,
la OCI en la columna de observaciones del Plan
de mejoramiento consignó que la delegada
debía replantear la acción y el indicador, por lo
que dicha actividad depende de un tercero
Archivo General de la Nación quién aprueba la
TRD.
Se cuenta con el formato
único de inventario
documental - AGN-Código
AD-P08-F11. De igual manera
se cuenta clasificado y
documentado en medio
físico y magnético.
Se realiza reunión con la
oficina de gestión
documental para establecer
las directrices mientras es
aprobada la tabla de
retención por parte del
Archivo General
Memoria de Reunión del 16
de Marzo de 2017.
La delegada remitió memoria de
reunión del 16 de marzo de 2017
efectuada con la coordinadora del
Grupo de Gestión Documental en
donde la orientación emanada fue
que mientras se surta la convalidación
por parte del A.G.N. de la T.R.D. se
debe clasificar por tema, siguiendo la
aplicación del Instructivo de
Correspondencia y Archivo, quedando
como compromisos: capacitación a la
delegada para el mes de mayo y
seguimiento semestral por parte del
Grupo de Gestión Documental.
Se evidencia que la delegada tiene
clasificado su archivo por temas de
gestión documental.
100%Cerrado
Eficaz30-abr-17
Delegada
de Salud5
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
Organización del archivo de gestión:
Carpetas que no están organizadas de
acuerdo con la TRD y el manual de
archivo vigente
No
presenta
La Delegada no cuenta con TRD
aprobada
No se estaba utilizando la TRD
debido a que la delegada fue
creada mediante resolución 320
de 2012
No esta aprobada la
TRD por el Archivo
General de la Nación
No esta aprobada la TRD por el Archivo
General de la Nación
Revisar en forma conjunta con el
grupo de gestión documental los
ajustes que requiere la TRD.
Gestionar ante la subdirección
Administrativa la aprobación de la
TRD
La delegada empezara a aplicar las
TRD una vez este aprobada en el
Archivo General de la nación, pero
se realizara todo la Organización
de Archivo de Gestión y
Transferencias Documentales
según las directrices establecidas
por la dependencia de Gestión
Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Organizar el Archivo
de Gestión y
Transferencia
Documental según el
procedimiento
Código: AD-P08
100% de
documentos
organizados
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
de Salud6
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
Las cajas utilizadas para archivar las
carpetas no están rotuladas conforme
al Manual de Archivo y su disposición
en las estanterías no cumplen con
organización establecida
No
presenta
La rotulación de las cajas en la
Delegada de la salud se estaba
realizando con base en los
formatos vigentes hasta el 01 de
diciembre de 2015
Desconocimiento del Instructivo
de Comunicaciones Oficiales y
Organización de Archivos.
Falta de capacitación
de los funcionarios
Falta de capacitación de los
funcionarios
Capacitar a los funcionarios para la
aplicación del procedimiento
Código: AD-P08 Organización
Archivos de Gestión y
Transferencias Documentales, el
formato Código: AD-P08-F12, el
Instructivo de Comunicaciones
Oficiales y Organización de
Archivos.
Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Rotular las cajas de
archivo según
formato vigente y
organizar el archivo
de gestión
N° de cajas
rotuladas y
organizadas
según formato
vigente
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
de Salud7
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
Inventario de documentos que tiene la
delegada se realizó en formato
diferente formato al aprobado por el
Sistema de Gestión Documental
No
presenta
El inventario de documentos se
estaba realizando con base en los
formatos vigentes hasta el 01 de
diciembre de 2015
No se reviso el formato
actualizado el 2 de diciembre de
2015.
Falta de capacitación
de los funcionarios
Falta de capacitación de los
funcionarios
Capacitar a los funcionarios en la
adopción del formato ADP008-F11.
Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Realizar el inventario
documental en el
formato vigente
N° de carpetas
relacionadas
en el formato
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
de Salud8
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
Se dispone de equipos para la atención
de desastres como extintores de C02,
solkaflan o multipropósito pero con la
carga vencida.
No
presenta
No se realizó revisión de los
equipos de atención de desastres
por no ser de competencia de la
delegada
La función especifica para la
gestión de recursos físicos esta
bajo la responsabilidad de la
Subdirección administrativa,
como lo establece el Decreto
025 de 2014.
La función especifica para la gestión
de recursos físicos esta bajo la
responsabilidad de la Subdirección
administrativa.
Solicitar a la subdirección
Administrativa la recarga de los
extintores existentes en la
Delegada de la Salud
Acción
Correctiva
Subdirección
Administrativa
Logísticos y
Humanos
Disponer de
extintores para la
atención de
desastres
Extintor con
recarga
vigente
01-oct-16 30-dic-16
Mediante mensaje electrónico del 15 de
marzo de 2017, el profesional asignado para
esta labor manifestó que la red de
gabinetes contra incendios y sus equipos
(motobombas y tableros de control) ya
están en funcionamiento, además los
extintores que se instalaron tienen carga
vigente hasta noviembre de 2017.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Delegada
de Salud9
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Evaluación y
Seguimiento
Por falla en los controles en gestión
documental se extraviaron los
radicados números 201500827297,
201500827306 de Claudia Patricia
Alvarado Pachón y 201500842630,
201500842730, 201500842773 y
201500842793, oficios del 23 de octubre
de 2015 de Rodrigo Alberto Zapata
No
presenta
No se realizo el registro de estos
radicados en el formato
establecido en el procedimiento,
ni se informo al jefe inmediato de
los mismos
Se realizo devolución
correspondencia por
comunicación verbal
Se realizo devolución correspondencia
por comunicación verbal Aplicar el formato AD-P06-F24
Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Mejorar los controles
de correspondencia
N° de
documentos
Devueltos por
falta de
competencia
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
de Salud10
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Gestión de Servicios
Administrativos
La planilla de entrega de
correspondencia no cumple con los
parámetros establecidos en el Sistema
de Gestión de Calidad, uso del formato
No
presenta
No se tenia conocimiento del
formato establecido código AD-
P06-F26
Desconocimiento de la gestión
documental de la oficina de
correspondencia
Falta de capacitación
en la gestión
documental del
Sistema de Gestión de
Falta de capacitación en la gestión
documental del Sistema de Gestión de
Calidad
Realizar capacitación para el
manejo de la planilla de entrega
de correspondencia formato AD-
P06-F26
Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Realizar entrega de
correspondencia en
la plantilla vigente.
Correspondenc
ia entregada01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%
Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
de Salud11
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Evaluación y
Seguimiento
Correspondencia devuelta desde el mes
de abril de 2015 sin realizarle ninguna
gestión
No
presenta
No se registro e informo la
correspondencia devuelta al jefe
inmediato
N/A
No se registro e informo la
correspondencia devuelta al jefe
inmediato
Aplicar el formato AD-P06-F24Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Mejorar los controles
de correspondencia
Correspondenc
ia de
devoluciones
01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Delegada
de Salud12
Auditoria
Interna de
Gestión
29-dic-15Evaluación y
Seguimiento
En la rotación de funciones no se halló
la entrega de los documentos y
archivos debidamente inventariados
para garantizar la continuidad de la
gestión (Acuerdo 038 de 2002)
No
presenta
Se expidieron oficios de entrega y
recibo de documentos, pero no se
hizo relación de los mismos
Desconocimiento de la
normatividad aplicable en
archivos e inventarios
Falta de capacitación
en normas de archivo
e inventarios por
parte del personal
Falta de capacitación en normas de
archivo e inventarios por parte del
personal
Capacitar a los funcionarios en
normas de archivo e inventarios
Acción
CorrectivaNorberto Acosta
Logísticos y
Humanos
Realizar la entrega de
los documentos y
archivos
inventariados
N° de actas 01-ene-16 30-dic-16 Cerrado en evaluación de enero 2017 100%Cerrado
Eficaz30-ene-17
Regional
Chocó601301
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Desconocimiento del Código
de Ética, siendo un
componente del Ambiente de
Control (sensibilizar, divulgar,
interiorizar y aplicar) -
Resolución 930 de 2002.
No
presenta
Porque la Defensoría, en
otrora al posesionar a un
funcionario le entregaba la
Ley 24 y el Código de Ética
Se desconocía que se
debía socializar con los
Funcionarios y
contratistas dicho Código
de Ética.
N.A
Se desconocía que se debía
socializar con los Funcionarios
y contratistas dicho Código de
Ética.
Taller de socialización con
funcionarios y contratistas
de lo cual ya se realizó con
los funcionarios y
contratistas y se tiene
programado realizarlo en
la próxima barra general
con los Defensores
Públicos.
Nydia Esther
Ballesteros
Pacheco,
Profesional
Universitario G-
14 Responsable
Proceso de
Capacitación
Regional Chocó
Humano y
tecnológico
Que todos y cada
uno de los
integrantes de la
Defensoría del
Pueblo, conozcan y
apliquen el Código
de Ética, mediante
dos actividades de
capacitación, una
vía correo
electrónico
adjuntando el
contenido del
código, y otra
presencial en el
auditorio de la
Regional, de
socialización del
Numero de
capacitaciones
realizadas/Dos
(2)
Capacitacione
s
15-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Tabla de retención documental (TRD)
desactualizada
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 5 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 6
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regional
Chocó601302
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Entrega extemporánea de la
concertación de objetivos
período julio de 2015 a junio
de 2016 y evaluación período
julio de 2014 y junio de
2015–Artículo 9º, Resolución
320 del 24 de mayo de 2005.
No
presenta
Se venían realizando de
esa forma
Falta de conocimiento de
la ley que regula la
concertación de
objetivos
Falta de
capacitación en
el manejo de
estos formato lo
cual produjo
errores al
momento de
diligenciar los
formatos de
concertación de
falta de capacitación en el
manejo de estos formato lo
cual produjo errores al
momento de diligenciar los
formatos de concertación de
objetivos.
Realizar capacitación al
Regional acerca de los
procedimientos
establecidos para las
concertaciones en la
fechas establecidas por la
normatividad
Carmen Tulia
Mosquera Nidia
Esther Ballesteros
María Eugenia
Asprilla
Humanos,
tecnológico1 Capacitación
Numero de
capacitaciones
realizadas
30-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601303
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
La concertación de objetivos del
Auxiliar Administrativo –G10 y otros,
no cumple con los parámetros
establecidos en la Resolución 320 de
2005, Articulo 2º -medible,
cuantificable, verificable, el cual está
relacionado con el sentido y la
estructura de los instrumentos de
evaluación del Artículo 13:
planeación, utilización de los
recursos, calidad, competencia
técnica y responsabilidad.
No
presenta
Inobservancia de
parámetros a seguir en la
concertación de
Objetivos, conforme a la
Resolución 320 de 2005,
artículo 2
falta de aplicación de la
Resolución 320 de 2005,
Articulo 2º -medible,
cuantificable, verificable, el
cual está relacionado con el
sentido y la estructura de los
instrumentos de evaluación del
Artículo 13: planeación,
utilización de los recursos,
calidad, competencia técnica
y responsabilidad
N.A
falta de aplicación de la
Resolución 320 de 2005,
Articulo 2º -medible,
cuantificable, verificable, el
cual está relacionado con el
sentido y la estructura de los
instrumentos de evaluación
del Artículo 13: planeación,
utilización de los recursos,
calidad, competencia técnica
y responsabilidad
La Concertación de
objetivos de las
funcionarias en carrera,
periodo 2016 - 2017, se
harán teniendo en cuenta
los parámetros
establecidos en la
Resolución 320 de 2005,
artículos 2 y 13
Defensor
RegionalHumano
Diligenciar
correctamente 3
concertaciones de
los funcionarios de
Carrera de la
Regional Chocó.
Numero de
concertacione
s/funcionarios
de Planta
01-jun-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601304
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Los funcionarios en
provisionalidad carecen de
acuerdos laborales y por ende
falta de medición en el
rendimiento laboral, Ley 489
de 1998.
No
presenta
Inobservancia de
parámetros a seguir en la
concertación de
Objetivos, conforme a la
Resolución 320 de 2005,
artículo 2
falta de elaboración de
acuerdos laborales
aplicando los parámetros
de la ley 489 de 1998
N.A
falta de elaboración de
acuerdos laborales aplicando
los parámetros de la ley 489
de 1998
Los acuerdos laborales de
los funcionarios en
provisionalidad; periodo
2016-2017, se harán
teniendo en cuenta los
parámetros de la ley 489
de 1998
Defensor
RegionalHumano
Diligenciar
correctamente 32
Acuerdos Laborales
de los funcionarios
en Provisionalidad
de la Regional
Chocó.
Numero de
Acuerdos
Laborales/Nro
. De
Funcionarios
en
provisionalida
d.
01-jun-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601305
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
No se hace uso generalizado
de los formatos establecidos
en el sistema de gestión de
calidad (control de horario,
formato de comunicaciones
internas y externas, control de
permisos, préstamo de
documentos, devolución de
correspondencia, entre otros.)
No
presenta
las comunicaciones
recibidas se venían
radicando en libros.
porque se venían
utilizando en los
formatos
desactualizados.
Falta de
conocimiento en
el tema de
gestión de
calidad
Falta de conocimiento en el
tema de gestión de calidad
Implementar en la Regional los
formatos establecidos en el
sistema de gestión de calidad (
control de horario, formato de
comunicaciones internas y
externas, control de permisos,
préstamo de documentos,
devolución de correspondencia,
entre otros.)
Todos los
Funcionarios de
la Regional
Choco.
Humanos ,
tecnológico
y materiales
Dar cumplimiento al
Sistema de Gestión
de Calidad
Numero
funcionarios y
contratistas
que utilizan
los formatos
del SGC/
Numero
funcionarios y
contratistas
22-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601306
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
No todos los funcionarios y
contratistas de la regional
cumplen con la ley 1712 de
2014, información
desactualizada de la hoja de
vida en el sistema SIGEP y
entrega de la Declaración de
Bienes y Servicios vigencia
No
presenta
Muchos funcionarios no
saben cual es el mejor
explorador para ingresar y
trabajar sus hojas de vida
en el SIGEP.
Desconocimiento del
manejo de la Plataforma
SIGEP
falta de
Capacitación a
los Funcionarios
en lo relacionado
al manejo de la
Plataforma
SIGEP.
falta de Capacitación a los
Funcionarios en lo relacionado
al manejo de la Plataforma
SIGEP.
Realizar jornada de
ingreso y actualización de
hoja de vida y Declaración
de Bienes y Servicios
vigencia 2015 desde el 18
de abril de 2016 hasta el 18
de mayo de 2016.
Funcionarios y
Contratista en
mora de cumplir
la ley 1712 de
2014
Humano y
Tecnológico
32 hojas de vida del
SIGEP, debidamente
diligenciadas.
Nro. De hojas
de vida
diligenciadas/
Nro. De
Funcionarios
01-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601307
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
No se tiene definido un horario
de recepción de
correspondencia en un lugar
visible –Acuerdo 060 de 2001
del AGN.
No
presenta
No se tenia clara la norma
que establece la visibilidad
del horario
Falta de conocimiento e
Información. N.A
Falta de conocimiento e
Información.
Hacer Un (1) el aviso en el
que se indique el horario
de recepción de
correspondencia visible a
los usuarios y demás.
Yhanelly del Mar
Peña Becerra
Humano,
Tecnológico
y económico
publicar Un (1)
aviso en los tres
pisos de la Regional.
un aviso por
piso04-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601308
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
La correspondencia que recibe
la regional no se le coloca el
número consecutivo para
oficializar su trámite (Acuerdo
060 del 30 de octubre de
2001).
No
presenta
Falta de Capacitación en
los procesos que se deben
adelantar en recepción y
tramite de
correspondencia, por
parte del nivel central.
N.A N.A
Falta de Capacitación en los
procesos que se deben
adelantar en recepción y
tramite de correspondencia,
por parte del nivel central.
Capacitación en los
procedimientos de
recepción y tramite de
correspondencia y
Realizar la organización de
la correspondencia
Yhanelly del Mar
Peña Becerra
Numerar
consecutiva
mente todas
las
comunicacio
nes
recibidas
por la
regional.
Numero de
comunicaciones
recibidas/numero
de consecutivos
Número de
consecutivos/
Número de
comunicacion
es recibidas
10-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601309
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Inobservancia a la Ley 594 de
2000, Ley General de Archivos
y toda la normatividad
archivística vigente
(integralidad de la
información, transferencia,
deterioro de archivos, entre
otros).
No
presenta
Falta de capacitación en
los procesos que se deben
adelantar en materia de la
Ley 594 de 2000, Ley
General de Archivo.
N.A N.A
Falta de capacitación en los
procesos que se deben
adelantar en materia de la Ley
594 de 2000, Ley General de
Archivo.
Aplicar en la Regional lo
dispuesto en la Ley 594 de
2000, Ley General de
Archivo.
Todos los
Funcionarios de
la Regional
Choco.
Humanos,
Tecnológicos
y Logístico.
Implementar en
todos los procesos
de gestión
documental la Ley
594 de 2016 Ley
General de Archivo
No. de
Carpetas
actualizados
conforme a
los
lineamientos
de Gestión
Documental -
Integralidad
de la
Información/
No. de
carpetas
existentes en
01-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601300
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
La TRD carece de las series y
sub series que den cuenta de
los archivos relacionados con
la protección de los Derechos
Humanos –víctimas y
desplazados.
No
present
a
La regional no tenia
conocimiento de que los
procesos que no
aparecieran en la Tabla de
Retención documental
debían ser solicitados para
su inclusión.
La no existencia de
series y subseries en la
TRD con relación a
Victimas y Desplazados
es debido a que la
Dirección Nacional no los
tuvo en cuenta en el
creación de la TRD para
las Regionales.
N.A
La no existencia de series y
subseries en la TRD en lo
tocante a Victimas y
Desplazados es debido a que
la Dirección Nacional no los
tuvo en cuenta en el creación
de la TRD para las Regionales.
elaborar un memorando
solicitando dirigido a la
Subdirección de Gestión
de servicios
Administrativos solicitando
que se creen las series
documentales que
competen al a Victimas y
Desplazados.
Funcionarios de
la oficina de
víctimas y
desplazados
Humano y
Tecnológico
Proyectar un (1)
Memorando
solicitando a la
Subdirección de
Servicios
Administrativos la
Inclusión de las
Series y Subseries
documentales que
den cuenta de los
archivos que genera
la Oficina de
Victimas y
Desplazados de la
Regional.
un (1)
Memorando01-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601301
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016Omisión en el cumplimiento de
la Directiva Presidencia 06 de
2014 “cero papel”
No
present
a
Hay un incumplimiento por
parte de los funcionarios a
la directiva presidencial 06
de 2014.
Los funcionarios de la
Regional están
desperdiciando la
papelería suministrada.
Se esta
imprimiendo las
proyecciones de
los oficios,
memorandos,
informes
utilizando estos
impresos para
hacer
correcciones
Se esta imprimiendo las
proyecciones de los oficios,
memorandos, informes
utilizando estos impresos para
hacer correcciones
Realizar las correcciones a
los proyectos de oficio y
memorando, a través de
correo electrónico, para
evitar desperdicio de
papel.
Antonio Jose
Jimenez Gamboa
Humanos
Tecnológicos
logístico.
Realizar las
correcciones a los
proyectos de Oficio
y de Memorando, a
través de correo
electrónico
Nro. de
comunicacion
es Oficiales
corregidas vía
correo
electrónico/Nr
o. de
comunicacion
es
proyectadas
por el
despacho.
15-mar-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
1. Aplicar en la regional la
dispuesto en el numeral 4°
de la resolución 1270 de
2013.
Jesus Noel
Delgado
Mosquera
HumanoAplicación de la
norma
cronograma
de trabajo
elaborado/cro
nograma de
trabajo
presentado a
la
subdirección
de servicios
Administrativo
02-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
2. Elaborar el cronograma
de trabajo en materia de
gestión ambiental
Jesus Noel
Delgado
Mosquera
Humano,
Tecnológico
y Logístico
Elaborar un (1)
cronograma de
trabajo para la
vigencia 2015 y
2016,
1 Cronograma
de trabajo
presentado a
la
subdirección
de servicios
Administrativo
02-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
1. Realizar Jornada de
Limpieza de la Bodega en
donde se clasificara todo
lo que hay en la misma.
LEIDY TATIANA
PAZ (Elementos
de bajas)
MARIA EUGENIA
ASPRILLA
(Archivo de
Eliminación)
JESUS NOEL
DELGADO
(Gestión
Ambiental)
ARINDA RAMOS
(Servicios
Humano,
Logístico,
Tecnológicos
Realizar 1 Jornada
de Limpieza y
reclasificación de los
elementos que se
encuentran el la
bodega.
1 Jornada de
destrucción de
elementos dados de
baja.
Cuatro
Jornadas
(Limpieza,
Destrucción
de elementos
de Baja,)
realizadas
22-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
2. Capacitación para los
servidores públicos en
manejo de residuos
solidos.
LEIDY TATIANA
PAZ (Elementos
de bajas)
MARIA EUGENIA
ASPRILLA
(Archivo de
Eliminación)
JESUS NOEL
DELGADO
(Gestión
Ambiental)
ARINDA RAMOS
(Servicios
Humano,
Logístico,
Tecnológicos
1 Capacitación para
los servidores
públicos en manejo
de residuos solidos.
Nro. De
Jornadas
realizadas. /
Nro. De
Jornadas
programadas.
22-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
3. Solicitar a la
subdirección de servicios
administrativos el envió de
personal para la
reclasificación de la
documentación de
eliminación que se
encuentra en la bodega
para poder darle una
disposición final
LEIDY TATIANA
PAZ (Elementos
de bajas)
MARIA EUGENIA
ASPRILLA
(Archivo de
Eliminación)
JESUS NOEL
DELGADO
(Gestión
Ambiental)
ARINDA RAMOS
(Servicios
Humano,
Logístico,
Tecnológicos
Jornada de
reclasificación de la
documentación de
eliminación que se
encuentra en la
bodega para poder
darle una
disposición final.
1 solicitud
enviada22-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601304
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016Software a nombre de
funcionarios de la regional y
licencias desactualizadas.
No
present
a
Las licencias
desactualizadas
corresponden a equipos
que ingresaron por
reposición de siniestro y
no venían con licencias de
Microsoft office.
El nivel central no ha
proporcionado el registro
de las Licencias para
actualizar los equipos.
N.A
La falta de capacitación en los
Procesos de Inventarios que se
deben adelanta.
El nivel central no ha
proporcionado el registro de
las Licencias para actualizar
los equipos.
Solicitar a sistemas de
nivel central por medio de
correo electrónico
direccionamiento para
actualizar las licencias y
buscar contactar con la
OIM para que nos entregan
los códigos de las licencias
y verificar con bienes e
inventarios como se dan de
bajas las licencias con
placa 45726 y 45795.
LEIDY TATIANA
PAZ
Humanos y
Tecnológicos
Que los de sistemas
del nivel central
proporcionen los
código de las
licencias para poder
actualizar los
software.
Trasladar el
Software a sistemas
del Nivel Central.
Número de
códigos de
licencias
recibidos/Nú
mero de
código de
licencias
solicitados a
nivel central.
01-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
Solicitar a la Subdirección de
servicios Administrativos y a
sistemas el proceso a seguir
para la identificación de los
bienes, y cuando se de
respuesta a la solicitud iniciar el
proceso de Identificación de
bienes.
LEIDY TATIANA
PAZ Y Nydia
Esther Ballesteros
Pacheco
Humanos y
Tecnológicos
Identificar el 100%
de los bienes
bienes
identificados/
totalidad de
bienes
01-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
Requiriendo a OIM para los
documentos de donación y
realizar la gestión pertinente, se
envió correo el 4 de abril del
2016 a subdirección de servicios
administrativos, grupo de bienes
e inventarios y sistemas,
solicitando información sobre los
elementos del Contrato 239 de
2014 y cual es el procedimiento
a seguir para ingresarlos al
inventario.
LEIDY TATIANA
PAZ Y Nydia
Esther Ballesteros
Pacheco
Humanos y
Tecnológicos
Requerimiento a
OIM
1
Requerimient
o enviado.
01-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601306
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Incumplimiento en lo
estipulado en las Resoluciones
1164 y 1165 de 2015, de dar la
baja y destrucción de los
bienes relacionados” y Manual
Integrado para el manejo de
los bienes, adoptado mediante
el acto administrativo número
735 de 2015.
No
present
a
los elementos estipulados
en las resoluciones 1164 y
1165 de 2015 dados de
baja, no se han destruidos
puesto que no se pueden
arrojar los desechos de los
mismos a la basura, por lo
tanto se esta generando un
convenio de reciclaje
conjunto con el grupo de
Gestión ambiental.
del grupo de Gestión
Ambiental no han
enviado la aprobación
del convenio.
N.A
del grupo de Gestión
Ambiental no han enviado la
aprobación del convenio.
Disposición adecuada de
los residuos de los bienes
dados de baja de acuerdo
al programa de gestión
ambiental institucional.
LEIDY TATIANA
PAZ
Humanos,
Tecnológicos
y Logístico.
dar disposición final
al 100% de los
bienes.
bienes
dispuestos/bie
nes dados de
baja
01-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601307
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Deficiencias en el manejo de
los inventarios –pérdida de una
videograbadora identificada
con la placa interna número
9792, así como entrega
extemporánea de los
elementos al Defensor
Regional y falta de firma en
los comprobantes como
responsables de los mismos.
Posible falta disciplinaria se
compulsarán las copias del
informe a la Oficina de Control
Interno Disciplinario para lo de
su competencia y pertinencia.
No
present
a
Con respecto a la perdida
de la video grabadora se
realizo la denuncia en la
fiscalía y se envió al grupo
de bienes e inventarios,
para que se adelante el
debido proceso con la
aseguradora.
Al momento de
posesionarse el Defensor
Regional no hubo entrega
del inventario puesto que
no existió empalme entre
el defensor saliente y el
entrante, no obstante el
grupo de bienes e
inventarios realizo el
traslado de los elementos
automáticamente al
La dirección nacional no
le solicito al defensor
Regional saliente
Realizar empalme y
entrega de informe de
Gestión de la regional al
defensor Regional
entrante, hecho que no
permitió que se pudiera
verificar el inventario
existente con la realidad
de los bienes que
estaban en la Regional.
N.A
La dirección nacional no le
solicito al defensor Regional
saliente Realizar empalme y
entrega de informe de
Gestión de la regional al
defensor Regional entrante,
hecho que no permitió que se
pudiera verificar el inventario
existente con la realidad de
los bienes que estaban en la
Regional.
Levantar el inventario a
cargo del Defensor
Regional, e igualmente
solicitar a la aseguradora
que reponga el bien
mediante póliza
LEIDY TATIANA
PAZ Y Nydia
Esther Ballesteros
Pacheco
Humanos y
Tecnológicos
Identificar el
Inventario Real con
la ayuda del Nivel
Central.
1 Inventario
levantado.01-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
Revisar anticipadamente y
antes de la entrega de los
informes los antecedentes
de los defensores públicos
de la Regional, en las
páginas de la Procuraduría
General de la Nación,
Policía Nacional,
Contraloría General de la
República y Consejo
Superior de la Judicatura.
Los Profesionales
Administrativos y
de Gestión Grado
19 de la Regional
Chocó, Dres. Luis
Eudes Córdoba
Gómez, Arinda
Maria Ramos
Ibarguen,
Ayanith Perez
caycedo y
Betsabelina Vivas
Serna.
Talento
Humanos,
documental
es y
tecnológicos
Revisar
mensualmente los
antecedentes de los
85 Defensores
Públicos antes de
ser certificados.
Número de
antecedentes
de defensores
públicos
revisados al
mes/85
defensores
públicos con
contrato
vigente.
04-mar-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
N.A
La Regional no reportó a la DSNDP
porque consideró que la sanción
impuesta consistente en suspensión
por dos (2) meses, se dio con ocasión a
las funciones que fungía como Juez
Promiscuo del Circuito de Bahía
Solano – Chocó, lo cual no le impedía
ejecutar este contrato , puesto que
no tenía sanción de suspensión en el
ejercicio de la profesión de abogado
de manera independiente, argumento
ese visible a folio 30 de la providencia
dictada dentro del expediente Nº 2012-
00223 de marzo 11 de 2015 del Consejo
Seccional de la Judicatura del Chocó y
confirmada en segunda instancia
mediante providencia del julio
27/2015, se dispuso entre otras
consideraciones que en razón a que el
Dr. ROJAS PINO se encontraba
desvinculado de la Rama Judicial, la
sanción de suspensión se convirtió en
salarios conforme al art. 46 de la Ley
734 de 2002 y lo dispuesto en la
Sentencian C-028 de 2006 de la H.
Corte Constitucional. Respecto a este
601308
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Defensor Público inhabilitado
por dos meses, sanción que
comenzó a regir desde el
05/08/2015 y terminó el
05/10/2015 (DP 2461 2014
vigente hasta el 30/09/2015) y
para el segundo contrato DP
3043 2015, el acta de inicio se
firmó el 01/10/2015. Ante la
probabilidad de haberse
incurrido en alguna falta
disciplinaria se compulsarán
copias a la Oficina de Control
Interno Disciplinario por el
Contrato DP 3043 2015.
No
present
a
La Regional no reportó a la DSNDP
porque consideró que la sanción
impuesta consistente en
suspensión por dos (2) meses, se
dio con ocasión a las funciones
que fungía como Juez Promiscuo
del Circuito de Bahía Solano –
Chocó, lo cual no le impedía
ejecutar este contrato , puesto
que no tenía sanción de
suspensión en el ejercicio de la
profesión de abogado de manera
independiente, argumento ese
visible a folio 30 de la providencia
dictada dentro del expediente Nº
2012-00223 de marzo 11 de 2015
del Consejo Seccional de la
Judicatura del Chocó y confirmada
en segunda instancia mediante
providencia del julio 27/2015, se
dispuso entre otras
consideraciones que en razón a
que el Dr. ROJAS PINO se
encontraba desvinculado de la
Rama Judicial, la sanción de
suspensión se convirtió en salarios
N.A
No se realizo el proceso
debido de enviar la
documentación al nivel
central por parte de la
regional para el ingresos
de estos bienes al
inventario.
601305
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Bienes sin identificar a través
de una placa de identificación,
adquiridos a través del
Contrato 239 de 2014
celebrado con la empresa
COMSISTELCO S.A con Nit
número 830.007.79-9 y bienes
donados a través de la OIM
recibidos en donación en la
vigencia 2012.
no
present
a
Dado que la donación de
OIM fue efectuada en el
año 2012 y el Defensor del
pueblo esa época no
realizo la gestión
pertinente para incluir la
donación en el inventario
y los documentos no se
encuentran en la regional,
solicitamos copia a OIM
para poder realizar la
gestión de ingreso.
Falta de capacitación en el
manejo de residuos.N.A N.A
Falta de capacitación en el
manejo de residuos.
N.A
No se realizo el proceso
debido de enviar la
documentación al nivel
central por parte de la
regional para el ingresos de
estos bienes al inventario.
601303
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Manejo inadecuado
(almacenamiento,
recolección,
aprovechamiento, tratamiento
y disposición final) de los
residuos alojados en la
bodega.
No
present
a
No
present
a
No se realizo la debida
socialización en cuanto al
4º Resolución 1270 de
2013.
No se envió de manera
oportuna por parte de
oficinas del nivel central
la propuesta de
cronograma de gestión
ambiental, el cual fue
enviado el 11 de marzo
casi una semana después
de haberse realizado la
visita de auditoria
interna en la regional
601302
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Gestión ambiental: la regional
no presentó cronograma de
trabajo para la vigencia 2015 y
2016, Artículo 4º Resolución
1270 de 2013.
No se envió de manera
oportuna por parte de
oficinas del nivel central la
propuesta de cronograma de
gestión ambiental, el cual fue
enviado el 11 de marzo casi
una semana después de
haberse realizado la visita de
auditoria interna en la
regional
N.A
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 6 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 7
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regional
Chocó
La Regional ante cualquier
tipo de registro de
antecedentes que tenga
algún operador en
Defensoría Pública,
informará a la DSNDP para
lo de su competencia.
Los Profesionales
Administrativos y
de Gestión Grado
19 de la Regional
Chocó, Dres. Luis
Eudes Córdoba
Gómez, Arinda
Maria Ramos
Ibarguen,
Ayanith Perez
caycedo y
Betsabelina Vivas
Serna.
Talento
Humanos,
documental
es y
tecnológicos
Informar a la DNDP
el 100% de los
registro de
antecedentes que
tenga algún
operador en
Defensoría Pública
Nº de reporte
a la DNDP/Nº
de registro de
antecedentes
04-mar-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
Revisión diaria del sistema
para saber qué alertas
enviadas por los
defensores públicos están
pendientes de tramitar.
Una vez registrado un caso
y repartido al defensor
correspondiente, verificar
que este lo acepte e
ingrese la información
exigida (Datos Básicos,
Estrategia de Defensa, las
audiencias realizadas y
todo lo que halla lugar.
Los Profesionales
Administrativos y
de Gestión Grado
19 de la Regional
Chocó: LUIS
EUDES
MOSQUERA
GOMEZ, ARINDA
MARIA RAMOS
IBARGUEN y
BETSABELINA
VIVAS SERNA.
Humano y
tecnológico.
Que los 85
defensores públicos
cumplan de manera
efectiva con la
obligación
contractual prevista
en la CLAUSULA
OCTAVA:
OBLIGACIONES
ESPECIFICAS DEL
CONTRATISTA,
numeral 7º de sus
contratos
Nro. De
seguimientos
realizados por
defensor
público.
04-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
No certificar a aquellos
defensores públicos en el
pago de los honorarios del
mes que corresponda que
no hicieron las
actualizaciones al sistema
o no alcancen el 90% de
sus
registros/actualizaciones.
Los Profesionales
Administrativos y
de Gestión Grado
19 de la Regional
Chocó: LUIS
EUDES
MOSQUERA
GOMEZ, ARINDA
MARIA RAMOS
IBARGUEN y
BETSABELINA
VIVAS SERNA.
Humano y
Tecnológico
Se espera que el
sistema se
encuentra
actualizado por los
85 Defensores
Públicos y los 4
coordinadores, de
forma
permanentemente
1 Sistema
actualizado
por los 85
Defensores
Públicos y los
4
coordinadores
.
04-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
Establecer como Agenda
de Trabajo que al corte de
la semana (los viernes) las
alertas de cada PAG se
encuentren en cero, lo
que va a permitir que el
sistema se mantenga
actualizado.
Los Profesionales
Administrativos y
de Gestión Grado
19 de la Regional
Chocó: LUIS
EUDES
MOSQUERA
GOMEZ, ARINDA
MARIA RAMOS
IBARGUEN y
BETSABELINA
VIVAS SERNA.
Humano y
Tecnológico
Se espera que el
sistema se
encuentra
actualizado por los
85 Defensores
Públicos y los 4
coordinadores, de
forma
permanentemente
1 Sistema
actualizado
por los 85
Defensores
Públicos y los
4
coordinadores
.
04-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601320
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Programa 1542: la Guía de
Derechos de las personas
privadas de la libertad, Manual
para su vigilancia e inspección,
numeral 1.4.3.3 menciona
–realizar visitas periódicas y
cubrir todos los centros
carcelarios localizados en la
jurisdicción de la respectiva
regional.
No
present
a
Esta Regional, cumple con
las visitas a los centros
carcelarios del
Departamento, pero no de
la forma que se enuncio en
el proceso de Auditoria.
Falta de Capacitación Por
parte del Nivel Central
ya que los lineamientos
no son puntuales en
cuanto a los pasos a
seguir.
La dirección Nacional
jamás nos requirió por no
hacer las visitas de forma
N.A
Falta de Capacitación Por
parte del Nivel Central ya que
los lineamientos no son
puntuales en cuanto a los
pasos a seguir.
La dirección Nacional jamás
nos requirió por no hacer las
visitas de forma correcta
Realizar un plan de trabajo
para realización de las
Visitas a Centros
Carcelarios.
Equipo del
Programa 1542
Talento
Humano-
Documental -
Recurso
Tecnológico.
Realizar cuatro
visitas a cada
centro carcelario y
Penitenciarios del
Departamento.
"Cárcel Anayancy -
Cárcel Las
Mercedes".
Igualmente, se
realizara mes a mes
visita de
seguimiento.
Numero de
Visitas
realizadas/Nú
mero de
visitas
programadas.
04/04/2016
.30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601321
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Falta de gestión ante el Comité
Departamental de Seguimiento
a la Política Criminal y
Carcelaria, conforme a lo
dispuesto en la Ley 65 de 1993.
No
present
a
Esta Regional, tenia
designado un funcionario
para el cumplimiento de
esta actividad, el cual
realizaba la gestión, sin la
construcción de las actas
correspondientes; dejando
de presente, que no
existían unos parámetros
establecidos para realizar
dicho seguimiento, por
parte del funcionario
designado.
Falta de Compromiso por
parte de las instituciones
que hacen parte del
Comité Departamental
de Seguimiento, en el
cumplimiento de sus
funciones
Falta de
conocimiento de
los procesos que
se deben
adelantar en
cuanto a la
gestión ante el
comité l Comité
Departamental
de Seguimiento a
la Política
Criminal y
Carcelaria,
conforme a lo
Falta de conocimiento de los
procesos que se deben
adelantar en cuanto a la
gestión ante el comité l
Comité Departamental de
Seguimiento a la Política
Criminal y Carcelaria,
conforme a lo dispuesto en la
Ley 65 de 1993.
Hacer seguimiento
mediante oficio a las acta
construidas por la
Secretaria Técnica del
Comité, bajo la
responsabilidad del
Director de la Cárcel
Anayancy de Quibdó.
Equipo del
Programa 1542
Talento
Humano-
Documental -
Recurso
Tecnológico.
Asistir a los dos (2
comités pactados en
reuniones cada 6
meses) y las
reuniones
extraordinarias
Numero de
asistencias a
reuniones del
comité/actas
elaboradas
para
seguimiento.
04/04/2016
.30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
Monitoreo (
Expedición de
oficios 50 de
información y 50 de
persuasión)
Número de
oficios
enviados/
número de
oficios
programados
02-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
Cuatro mesas
técnicas con los
funcionarios
delegados por las
instituciones para
conocer como va la
ejecución de la Ley
de cuotas.
Número de
mesas
Número de
mesas
técnicas
realizadas por
la Ley de
Cuotas
/Número de
mesas
técnicas
propuestas
por la Ley de
02-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601323
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Falta de definición de
controles en los mensajes
electrónicos que llegan al
buzón:
choco@Defensoría.gov.co
No
present
a
Los correos se reenvían a
los funcionarios
correspondientes,
conforme al tema que
manejen, para que
gestionen, tramiten y
respondan; sin embargo en
ocasiones, los funcionarios
a quienes se les reenvía,
no responden el asunto
Omisión de los
funcionarios a quienes se
les reenvían los correos,
para que los respondan
N.A
Omisión de los funcionarios a
quienes se les reenvían los
correos, para que los
respondan
Requerir a los
funcionarios, para que en
los sucesivo gestionen,
tramiten y respondan a
tiempo, los asuntos
encomendados en los
correos que se les
reenvían
Antonio Jose
Jimenez Gamboa
Humanos
Tecnológicos
logístico.
Lograr que el 100%
los correos enviados
a la Regional Chocó,
sean respondidos
dentro de los
términos
pertinentes
Numero de
correos
Recibidos/
Numero de
Respuestas
emitidas por
el mismo
medio o
correo.
15-mar-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
Oficiar a la secretaria
técnica de los comités
Municipal y de
Departamental de Justicia
Transicional para que
realice la convocatoria
debida y oportuna a los
miembros permanentes y a
invitados de dicho comité.
Luis Murillos -
Asesor
Humano y
Logístico
Hacer las gestiones
necesarias ante la
secretaria técnica
de los comités
Municipal y de
Departamental de
Justicia
Transicional, para
que realice la
convocatoria debida
y oportuna a los
miembros
permanentes y a
invitados de dicho
comité.
Número de
oficios
enviados/
número de
reuniones del
comité.
01-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
Oficiar a la procuraduría
para que adelante las
investigaciones a que haya
lugar frente a los
servidores públicos con
ausencia injustificada a los
comité, ya que su
asistencia es de ley.
Luis Murillos -
Asesor
Humano y
Logístico
1 Oficio a la
procuraduría
Nº de oficios
radicados/Nº
de oficios
proyectados
01-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
Verificar que en el acta
quede consignada la
solicitud expresa por parte
de la Defensoría al seno de
comité.
Luis Murillos -
Asesor
Humano y
LogísticoActa diligenciada
Nº de actas
diligenciadas/
Nº de comités
01-may-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó601325
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Deficiencias en el uso del
sistema de información que
registra los Recursos y
Acciones Judiciales –falta de
control y seguimiento lo que
conllevo a que no se registrará
de forma continua y
permanente la información,
transgrediéndose el principio
No
present
a
En un comienzo no se
utilizo el modulo
correspondiente para el
registro, ya Que se
registró en RAP y era en
RPG, lo que no permitió un
avance.
Falta de capacitación en
los procedimientos que
se deben llevar en el Sub
Proceso de Recursos y
Acciones Judiciales.
N.A
Falta de capacitación en los
procedimientos que se deben
llevar en el Sub Proceso de
Recursos y Acciones
Judiciales.
Realizar los registros que
no se ven reflejados en
RAJ.
HOFFMAN
HERMINIO LUNA
SANCHEZ,
Profesional
Universitario
Humano,
Tecnológico,
Financiero y
Logístico.
Realizar el registro
de las acciones
colectivas en el
sistema visión web
que son 13
acciones.
numero de
registros
realizados en
el aplicativo
de
RAJ/Numero
de solicitudes
realizadas
16-mar-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
1-Asignación de un día de
gestión para los
funcionarios de ATQ,
tiempo en cual se
dedicarán al registro,
gestión y cierre de las
peticiones en sistema.
1-LUIS ENRIQUE
ABADIA GARCIA
2-CARMEN TULIA
MOSQUERA DE
BASTIDAS
3-ANDREA
ALEXANDRA
MORENO POSSO
4-LIZZY INDIRA
BECERRA MOYA
5-ANTONIO
JIMENEZ
6-BETSY HELENA
PINO MENA
7-LEIDY TATIANA
PAZ (cancelación
de usuario).
1-Humano
2-
Tecnológico
3-Logístico
Cierre de las
peticiones (1049),
de vigencias
anteriores que se
encuentran en
seguimiento en el
sistema de
información Visión
Web.
Se registró
peticiones
pendientes (80), en
el sistema de
información Visión
Web para
superación del
subregistro.
Numero de
Peticiones/Nu
mero total de
peticiones.
01-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
2-Asignación de
practicantes que apoyen a
los funcionarios en el
registro, gestión y cierre
de las peticiones en el
sistema.
Defensor
Regional
1-Humano
2-
Tecnológico
3-Logístico
Apoyo en la gestión
de practicantes
Nº de
practicantes
asignados/Nº
de
practicantes
requeridos
01-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Chocó
3-Desactivar a funcionarios de la
Regional que usuario de Visión
Web y que no deben hacer
registro en este sistema porque
alteran las estadísticas de este
subproceso.
LEIDY TATIANA
PAZ (cancelación
de usuario).
1-Humano
2-
Tecnológico
3-Logístico
Control de usuarios
de visión Web
Nº de usuarios
desactivados01-abr-16 30-may-17 No se adelantó seguimiento
PM que se
cancela, no
se realiza
seguimient
o
No se
adelantó
seguimien
to
Regional
Caqueta6009-1
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 1: No se evidencia el envío
en los tiempos establecidos de la
concertación de objetivos ni de la
calificación de los servidores de carrera
administrativa, situación que crea
incertidumbre en la concertación para
la evaluación de desempeño .
No
presenta
por incumplimiento de algunos
funcionarios de carrera en la
entrega a tiempo de la
concertación de objetivos
por vacaciones del defensor
regional
Por falta de
coordinaciónN/A Por falta de coordinación
Elaboración de memorando
estableciendo fechas de reunión
entre el regional y funcionarios de
carrera para la concertación de
objetivos en la elaboración,
entrega y posterior envío de la
calificación al nivel central.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano 1 memorando
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
24-ago-16 24-ago-16
Se realizó el envío de la
evaluación del desempeño y
concertación de objetivos de los
funcionarios adscritos en carrera
administrativa a la Subdirección
del Talento Humano.
Memorando No. 6009-329 del 3
de agosto de 2016.
Evaluación del desempeño y
concertación de objetivos.
A través de mensaje electrónico del 20 de
abril de 2017 se envía memorando
remisorio No. 6009-329 dirigido a la
Subdirección de Talento Humano, junto
con los formatos escaneados de evaluación
del desempeño y concertación de
objetivos.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-2
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 2: Se evidenció que los
Siguientes servidores Públicos están
pendientes por actualización de SIGEP,
con corte a diciembre 30 de 2015:
Gerney Calderón Perdomo, Oscar Yesid
Puentes Cortes, Maritza Escandón
Téllez, Carolina Murcia Rodriguez, Edu
Ospino Quintero, Vianey Ramirez
Rincón, Pedro Rojas Rojas, Héctor
William Suarez Moreno, Jorge Rolando
Araujo Mulcue, Anderson Cuellar
Pinzón, Olga Maria Leyva González,
John Fredy Malagón Muñoz, Carlos
Adolfo Perdomo Hermida, Leonardo
Riveros Santos, León Edilberto
Rodriguez, Diego Arturo SANCHEZ
Pinzón, Juan Leonardo Urrutia Tinjaca,
Pedro Yepes Gallego.
No
presentapor fallas del sistema N/A por fallas del sistema
realizar jornadas periódicas de
verificación de datos en el SIGEP.
Acción
Correctiva
Ingeniero de
sistemasHumano
hacer dos jornadas
de verificación
semestrales de la
información subida al
SIGEP
Nº de jornadas
realizadas/2
*100
02-may-16 15-dic-16
Los correos electrónicos
enviados corresponden a la
respuesta que se dio en su
momento a una verificación de
SIGEP, se reenvían porque son la
evidencia de lo que se pedía en
su momento estaba cargado
previamente. En dichos correos
se evidencia los pantallazos de la
información contenida en el
SIGEP para cada uno de esos
funcionarios.
Mensajes electrónicos con
Pantallazos de actualización
hoja de vida de los funcionarios.
Se enviaron pantallazos mediante mensaje
electrónico del 19 de abril de 2017, como
evidencias de la actualización de las hojas
de vida de los funcionarios.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz. No obstante, las
actividades de monitoreo y consulta en la
página del SIGEP se deben seguir
realizando con el fin de garantizar que
todos los funcionarios mantengan
actualizada la información y así evitar las
causas que generaron el hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-3
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Direccionamiento
Estratégico
Hallazgo No.03 : con base a la
información recopilada, se
evidenciaron fallas en la gestión de los
riesgos del proceso de la Regional,
teniendo en cuenta la escasa
participación del equipo de trabajo en
la construcción de los mapas de riesgo,
la formulación de las acciones para la
administración del riesgo, y el no
monitoreo y seguimiento de las
acciones para mitigar el riesgos que se
identificaron, incumpliendo de esta
forma, las disposiciones contenidas en
cuanto administración de riesgo en el
Decreto 1599 de 2001 (por el cual se
adopta el Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano) y
las resoluciones internas 2006-2010 y
602 de 2013.
No
presenta
falta de comunicación entre los
diferentes actores implicados
desconocimiento de la
metodología N/A desconocimiento de la metodología
Realizar dos reuniones de
monitoreo del mapa de riesgos
con sus respectivas actas,
aplicando la metodología
correspondiente.
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humano,
Tecnológico
2 reuniones hacer
para monitorear al
mapa de riesgos
Nº de
reuniones
programadas/N
º Reuniones
realizadas
09-mar-16 30-oct-16
Realización de reunión
del monitoreo del mapa
de riesgos el día 29 de
abril de 2016.
Realización de reunión
del monitoreo del mapa
de riesgos el día 30 de
diciembre de 2016.
Acta de reunión
Elaborada el día 29 de
abril de 2016, correo
electrónico enviado con
el acta de este
monitoreo realizado.
(Monitoreo Mapa de
Riesgos 29-Abril-
2016.pdf)
Acta de reunión
elaborada el día 30 de
diciembre de 2016,
correo electrónico
enviado con el acta de
este monitoreo
realizado. (Monitoreo
Mapa de Riesgos 30-
Diciembre-2016.pdf)
Se verificaron las memorias de reunión de
los monitoreos realizados a los mapas de
riesgos de gestión y corrupción, con fecha
del 29 de abril y el 30 de diciembre de 2016.
La acción se cierra con cumplimiento de
100% y de manera eficaz. No obstante, las
actividades de monitoreo a los mapas de
riesgos deben seguirse realizando con el fin
de evitar las causas que generaron el
hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Problemas en la
conectividad a internet,
hecho que generaba que
el sistema se cayera
obligando tomar las
peticiones en físico.
N.A
La solicitud de esta
participación si se ha hecho
pero no se ha verificado de si
queda en acta o no.
Falta de
capacitación por
parte de la
Defensoría en el
Sistema Visión
Web, lo cual
produjo el
desconocimiento
general del
manejo del
Sistema Visión
Web, por parte
de los
funcionarios,
hecho que
generó sub-
registro y la
acumulación de
peticiones en
seguimiento (sin
gestión y cierre),
en dicho sistema
Falta de capacitación por
parte de la Defensoría en el
Sistema Visión Web, lo cual
produjo el desconocimiento
general del manejo del
Sistema Visión Web, por parte
de los funcionarios, hecho
que generó sub-registro y la
acumulación de peticiones en
seguimiento (sin gestión y
cierre), en dicho sistema.
601326
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Deficiencias en el uso del
sistema de información Visión
Web-ATQ (peticiones de la
vigencia 2010 en seguimiento,
peticiones asignadas al
Defensor Regional sin culminar
de vigencias anteriores a la del
año 2016, sub registro de
información, información sin
ingresar), conllevando a que
las estadísticas arrojadas por el
sistema no sean consistentes
con la realidad.
No
present
a
Falta de equipos de
computo para trabajar
Siempre se pide
verificación de quórum, de
asistencia y como si hay
pues se realizan las
reuniones.
La solicitud de esta
participación si se ha
hecho pero no se ha
verificado de si queda en
acta o no.
601324
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Falta de gestión ante el Comité
Departamental de Justicia
Transicional, solicitando la
participación de todos los
involucrados (Secretario de
Salud y educación;
representantes de las Mesas de
Participación de Víctimas,
entre otros).
No
present
a
Oficiar y hacer
seguimiento a las
instituciones públicas para
verificar si cumplen con lo
establecido en la Ley de
Cuotas (artículo 16 Ley 851
de 2000).
Jaquelyn Ferrer
Varela
Zaira Cristiana
Perea Mosquera
Delegadas para
los Derechos de
las Mujeres
y los Asuntos de
Género
Humano,
Tecnológicos
,
Económicos,
Insumos y
materiales
de oficina.
no se había delegado a la
dupla de mujer y género
para realizar la
verificación en la Ley de
Cuotas (artículo 16 Ley 851
de 2000).
Desconocimiento acerca
de la función de la
Defensoría del pueblo en
el seguimiento a las
instituciones del
departamento del chocó
en relación a la
verificación de la Ley
de Cuotas (artículo 16
Ley 851 de 2000).
N.A
Desconocimiento acerca de la
función de la Defensoría del
pueblo en el seguimiento a las
instituciones del
departamento del chocó en
relación a la verificación de la
Ley de Cuotas (artículo 16 Ley
851 de 2000).
601322
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
La regional no realiza gestión
en la verificación de la Ley de
Cuotas (artículo 16 Ley 851 de
2000).
No
present
a
Falta de tiempo para realizar
todas las actividades propias
de Defensoría pública y por
delegaciones que establece el
señor Defensor Regional, lo
cual genera que el trabajo se
vaya retrasando en el tiempo.
601309
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Deficiencias en el uso del
Sistema de información Visión
Web: (procesos activos sin
registro de actuaciones,
procesos pendientes de
aceptación, procesos sin teoría
del caso, alertas pendientes de
sustitución y de aval de
sustitución, entre otros).
No
present
a
Falta de tiempo para
realizar todas las
actividades propias de
Defensoría pública y por
delegaciones que
establece el señor
Defensor Regional, lo cual
genera que el trabajo se
vaya retrasando en el
tiempo.
N.A N.A
N.A
La Regional no reportó a la DSNDP
porque consideró que la sanción
impuesta consistente en suspensión
por dos (2) meses, se dio con ocasión a
las funciones que fungía como Juez
Promiscuo del Circuito de Bahía
Solano – Chocó, lo cual no le impedía
ejecutar este contrato , puesto que
no tenía sanción de suspensión en el
ejercicio de la profesión de abogado
de manera independiente, argumento
ese visible a folio 30 de la providencia
dictada dentro del expediente Nº 2012-
00223 de marzo 11 de 2015 del Consejo
Seccional de la Judicatura del Chocó y
confirmada en segunda instancia
mediante providencia del julio
27/2015, se dispuso entre otras
consideraciones que en razón a que el
Dr. ROJAS PINO se encontraba
desvinculado de la Rama Judicial, la
sanción de suspensión se convirtió en
salarios conforme al art. 46 de la Ley
734 de 2002 y lo dispuesto en la
Sentencian C-028 de 2006 de la H.
Corte Constitucional. Respecto a este
601308
Auditoria
Interna
de
Gestión
5/04/2016
Defensor Público inhabilitado
por dos meses, sanción que
comenzó a regir desde el
05/08/2015 y terminó el
05/10/2015 (DP 2461 2014
vigente hasta el 30/09/2015) y
para el segundo contrato DP
3043 2015, el acta de inicio se
firmó el 01/10/2015. Ante la
probabilidad de haberse
incurrido en alguna falta
disciplinaria se compulsarán
copias a la Oficina de Control
Interno Disciplinario por el
Contrato DP 3043 2015.
No
present
a
La Regional no reportó a la DSNDP
porque consideró que la sanción
impuesta consistente en
suspensión por dos (2) meses, se
dio con ocasión a las funciones
que fungía como Juez Promiscuo
del Circuito de Bahía Solano –
Chocó, lo cual no le impedía
ejecutar este contrato , puesto
que no tenía sanción de
suspensión en el ejercicio de la
profesión de abogado de manera
independiente, argumento ese
visible a folio 30 de la providencia
dictada dentro del expediente Nº
2012-00223 de marzo 11 de 2015
del Consejo Seccional de la
Judicatura del Chocó y confirmada
en segunda instancia mediante
providencia del julio 27/2015, se
dispuso entre otras
consideraciones que en razón a
que el Dr. ROJAS PINO se
encontraba desvinculado de la
Rama Judicial, la sanción de
suspensión se convirtió en salarios
N.A
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 7 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 8
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regional
Caqueta6009-4
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Direccionamiento
Estratégico
Hallazgo No. 04: Deficiencias en los
controles implementados en la Regional
para prevenir y reducir el impacto de
las desviaciones de cada proceso,
afectando el logro de los objetivos
institucionales, incumpliendo de esta
forma, las disposiciones frente al
control interno contenidas en el
artículo 6 de la Ley 87 de 1993, el
Modelo Estándar de Control Interno
MECI- 1000:2005, en su elemento
controles y el literal B del artículo 5 de
la Resolución interna 602 de 2013.
No
presenta
por desconocimiento de los
procedimientos y controles
existentes
sobre carga de trabajo N/A
por desconocimiento de los
procedimientos y controles existentes
y sobre carga laboral
Realizar reuniones mensuales con
el fin de superar las deficientes
que se presentan en los controles
que previenen la desviación de los
procesos en los diferentes
subsistemas del sistema de control
interno a saber: Subsistema de
control estratégico, Subsistema
de control de gestión, Subsistema
de control y evaluación.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
8 Reuniones de
control
Nº de
reuniones
realizadas/8*
100
01-abr-16 30-dic-16
Reuniones realizadas
mensualmente. Actas de
STRATEGOS.
ACTA ENERO.pdf
ACTA FEBRERO.pdf
ACTA MARZO.pdf
ACTA ABRIL.pdf
ACTA MAYO.pdf
ACTA JUNIO.pdf
ACTA JULIO.pdf
ACTA AGOSTO.pdf
ACTA SEPTIEMBRE.pdf
ACTA OCTUBRE.pdf
ACTA NOVIEMBRE.pdf
Se verificaron los documentos soportes
enviados mediante mensaje electrónico del
mes de marzo de 2017, evidenciándose la
realización de la evaluación y seguimiento a
las actividades del PAA 2016, y la
participación del Defensor Regional y de
algunos servidores públicos.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz. Es importante
resaltar que, la Regional debe continuar
realizando mensualmente el seguimiento de
las actividades planeadas de conformidad
con la resolución 1692 de 2013.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Regional
Caqueta6009-5
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión de servicios
administrativos
Hallazgo No. 05: Debilidades en el
diseño e implementación de
lineamientos, directrices, evaluaciones
y controles para la atención al
ciudadano por parte de los funcionarios
que realizan dicha responsabilidad (no
control de los usuarios atendidos en el
libro control diseñados para dicho
procedimiento) situación que impide
tener retroalimentación con los
usuarios que acuden a la entidad y
conocer el nivel de cumplimiento e
incumplimiento de sus expectativas.
De esta forma se afecta la función
administrativa la cual, busca la
satisfacción de las necesidades
generales de todos los habitantes, de
conformidad con los principios,
finalidades y cometidos consagrados en
la Constitución Política.
No
presenta
Por sobre carga de trabajo se
registraba de manera incompleta
en el sistema de información
N/A
Por sobre carga de trabajo se
registraba de manera incompleta en el
sistema de información
Realizar el registro completo de
los usuarios en el libro de control,
usar el sistema implementado por
el nivel central RUP con el fin de
direccionar a los usuarios de
acuerdo a cada caso que se
presenta
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humano,
Tecnológico
Implementación del
sistema RUP y
retroalimentación
con los usuarios
100/100 01-abr-16 30-dic-16
Se remite cronograma de
actividades de los turnos RUP,
asignados por el Defensor
Regional del Caquetá para los
meses de septiembre y octubre
del año 2016, lo que evidencia la
implementación y puesta en
marcha del sistema RUP.
Memorandos del 29 de agosto y
del 1ro. de noviembre de 2016,
con cronograma de turnos RUP
y ATQ
Se verificaron los memorandos de la
Regional enviados a la OCI como soportes,
validando los cronogramas de turnos para
el registro en el RUP. Adicionalmente, se
evidenció visita del Ingeniero Gustavo
Perea para capacitar sobre el RUP.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-6
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Promoción y
Divulgación
Hallazgo 06: Incumplimiento de las
metas planeadas en el año 2015,
respecto a la realización de foros y
actividades sobre el Derecho a la
participación y el control social.
No
presenta
Las actividades planteadas en el
paa del año 2015 para esta meta
no fueron realizadas en los
tiempos propuestos en PAA por
razones presupuestales, dichas
actividades se realizaron entre los
meses de noviembre y diciembre e
2015 a saber: Taller o capacitación
en control social con la red
departamental de apoyo a las
veedurías ciudadana , Taller con
comités de veedurías ciudadanas,
redes de apoyo y organizaciones
sociales y comunitarias del
departamento y por ultimo el
Taller en control social y veedurías
ciudadanas con mesa
departamental y municipales de
victimas.
N/A
Las actividades planteadas en el paa
del año 2015 para esta meta no fueron
realizadas en los tiempos propuestos
en PAA por razones presupuestales,
dichas actividades se realizaron entre
los meses de noviembre y diciembre e
2015 a saber: Taller o capacita
Realización de las actividades
faltantes con el fin de alcanzar las
metas del paa, antes de que
termine la vigencia de mismo,
Taller o capacitación en control
social con la red departamental de
apoyo a las veedurías ciudadana ,
Taller con comités de veedurías
ciudadanas, redes de apoyo y
organizaciones sociales y
comunitarias del departamento y
por ultimo el Taller en control
social y veedurías ciudadanas con
mesa departamental y municipales
de victimas. Al año
Acción
Correctiva
Funcionario de
promoción y
divulgación
Humano
Realización de los
talleres y/o
capacitaciones
Nº de talleres
y/o
capacitaciones
/ 7 *100
01-abr-16 30-dic-16
Se envían todos los talleres y
actividades que el profesional de
promoción y divulgación hizo en
el año 2015. Los documentos
constituyen listados de
asistencia a las actividades
realizadas por el profesional de
promoción y divulgación que se
relacionan directamente con el
encuentro de este hallazgo.
Listados de asistencia de las
actividades realizadas el 01-10-
2015, 10-12-2015 y el 11-12-
2015.
Se verifican evidencias de las actividades
realizadas, enviadas mediante mensaje
electrónico del 2 de mayo de 2017,
encontrándose que todas datan de la
vigencia 2015.
Por tal motivo y considerando la fecha de
inicio y terminación de la acción planteada
en el presente plan de mejoramiento, se
deben remitir las evidencias de las
actividades realizadas en la vigencia 2016.
En consecuencia, no se registra porcentaje
de avance de la acción en este bimestre.
Se envían los talleres y
actividades que el
profesional de promoción y
divulgación hizo en el año
2016. Los documentos
constituyen listados de
asistencia a las actividades
realizadas por el profesional
de promoción y divulgación
que se relacionan
directamente con el
encuentro de este hallazgo.
Listados de asistencia de las
actividades realizadas el
30/05/2016, 29/10/16 y
16/11/2016.
Se verifican evidencias de las
actividades realizadas, enviadas
mediante mensaje electrónico
del 6 de julio de 2017,
encontrándose los listados de
asistencia de una capacitación,
un seminario y un taller en los
cuales se abordaron temas
sobre: Control Social a la Gestión
Pública, Resolución de
Conflictos, Convivencia para la
Paz, Mecanismos de
Participación Ciudadana y
Prosperidad Social.
Sin embargo, para dar cierre a
este hallazgo es necesario allegar
soportes adicionales que
evidencien las demás actividades
realizadas sobre el derecho a la
participación y el control social
del proceso de Promoción y
Divulgación (vigencia de 2016),
Se enviaron los soportes
correspondientes a las
actividades realizadas por la
auditada consistentes en
talleres y capacitaciones en
temas como :Prosperidad y
control social; Mecanismos
de participación ciudadana y
Taller en resolución de
conflictos.
Se recibe los soportes, pero no se recibe
la matriz con el registro en el
seguimiento.
Aunque los soportes se enviaron de
manera tardía se valida el contenido de
los mismos así como el cumplimiento de
la acción programada.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Caqueta6009-7
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Promoción y
Divulgación
Hallazgo 07. La no distribución de
publicaciones entre los usuarios,
centros educativos o instituciones del
orden Departamental; se evidencia en
la demasiada existencia de las mismas
publicaciones.
No
presenta
el centro de documentación se
empezó a implementar en la
regional Caqueta a partir de
finales de 2014 con la creación de
oficina de promoción y
divulgación, muchas publicaciones
represadas son de antes de la
creación de esta oficina
no se realizaban jornadas en los
centros educativos para la
entrega del material
N/A
no se realizaban jornadas en los
centros educativos para la entrega del
material
implementación por parte del
funcionario de promoción y
divulgación del centro de
documentación de la regional
Caquetá con el fin de dar destino
final a las publicaciones
represadas.
Acción
Correctiva
Funcionario de
promoción y
divulgación
Humano
implementar el
centro de
documentación para
entrega del material,
2 al año
Nº de entregas
realizadas/2*
100
01-abr-16 30-dic-16
Capacitación por parte
de la DNPDDH Martha
Elizabeth Celis Pérez
para la gestión e
implementación del
centro de
documentación en la
Regional Caquetá.
Distribución de material
de promoción y
divulgación de derechos
Humanos a
coordinadores de las
mesas municipales de
víctimas del Caquetá.
Entrega y distribución de
material a diversos
sectores en la Feria
Nacional del servicio al
ciudadano realizada en la
ciudad de Florencia.
Prestamos de
publicaciones del centro
Memorando 3010-01-
29.pdf
Listado de Asistencia
Entrega de material de
promoción y
divulgación.pdf
Formatos de prestamos
bibliotecarios.pdf
Con el fin de verificar la totalidad de
acciones que demuestren tener un centro
de documentación en operación es
necesario solicitar un archivo fotográfico
mediante el cual se observe el espacio
destinado para ello, la disposición de las
publicaciones.
Se envían documentos que
comprenden las
recomendaciones de
implementar el centro de
documentación, la
implementación después de
la visita, además se
encuentran los listados de
libros entregados por el
centro de documentación
desde su funcionamiento, así
como los listados de los
prestamos ínter-
bibliotecarios de libros que
ha hecho el centro de
documentación de la
Regional Caquetá.
Memorando 3010-01-026 del 18
de marzo de 2016.
Listado de entrega de material
de Promoción y Divulgación -
agosto, septiembre y octubre de
2016.
Formato de préstamo de
interbibliotecario agosto,
octubre y noviembre.
Se verifican los documentos enviados como
evidencia a través de mensaje electrónico
el 2 de mayo de 2017, encontrándose que
se han realizado acciones propias de la
implementación del centro de
documentación en la Regional.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-8
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16 Atención y Trámite
Hallazgo: 08: No se clasifican de manera
correcta las peticiones en parte por
falta de direccionamiento y
capacitación desde el nivel central.
No
presenta
Inadecuada utilización del sistema
de información
por falta de capacitación a los
funcionariosN/A
por falta de capacitación a los
funcionarios
solicitar capacitaciones en el
manejo de las peticiones así como
del manejo del sistema de
información RUP que permite el
direccionamiento de las mismas
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Humano,
Tecnológico
1 solicitud de
Capacitación para la
implementación del
sistema RUP
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar
27-jul-16 29-jul-16
Se ha realizado
capacitación en
VisionWeb - Rup, bajo la
dirección del Ingeniero
Gustavo Perea.
Se recibió capacitación
VisionWeb RUP, esta
siendo ejecutado por las
dependencias de ATQ y
RAJ, sin embargo, con
relación a los
funcionarios renuentes
existe confusiones en la
calificación de renuencia
de un funcionario por la
falta de capacitación de
la dependencia
responsable en el
manejo de este registro.
Cumplido de
permanencia de fecha
28 de Julio de 2016.
ProgramacionTurnosRup
EneroaMarzo.pdf
Se verificó el cumplido de permanencia
emitido por la Regional Caquetá por los días
26, 27 y 28 de julio de 2016 al ingeniero
Gustavo Perea Jordan (Profesional
Especializado del Grupo de Sistemas) y en la
cual se menciona el objetivo de la visita:
realización de capacitación en VIsionWeb
RUP a los funcionarios y contratistas
defensores públicos de área promiscuo,
administrativo y casa de justicia .
Adicionalmente, se verificó el archivo con la
programación de turnos correspondiente al
RUP asignados a los servidores públicos de la
Regional entre enero y marzo de 2017.
La acción se cierra con cumplimiento de
100% y de manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Regional
Caqueta6009-9
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16 Atención y Trámite
Hallazgo 09: Incumplimiento de los
términos para reiterar las solicitudes
realizadas por la Defensoría Regional en
el marco de la gestión de las
peticiones.
No
presenta
por falta de capacitación a los
funcionariosN/A
por falta de capacitación a los
funcionarios
Solicitar constantemente
capacitación para los funcionarios
en la clase de gestión que se le
debe hacer a las peticiones de
acuerdo a su clasificación
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
2 Solicitudes de
capitación
permanente a los
funcionarios,
semestral
Nº de
capacitaciones
solicitadas/2*1
00
27-jul-16 30-dic-16
No se ha recibido
capacitación en el
proceso misional,
subproceso/Solicitudes y
Tramites de Quejas.
Se ha realizado un solo
requerimiento, sin
respuesta.
Memorando No. 134
fecha 30 de marzo de
2016 (Memorando6009-
134.pdf).
Solo se ha realizado una solicitud,
observando con preocupación que la misma
no fue despachada ni positiva ni
negativamente.
Se envía solicitud de
capacitación que realiza el
Defensor Regional del Caquetá
al nivel central en su debido
momento.
Memorando No. 134 fecha 30
de marzo de 2016
Sólo se ha realizado una solicitud,
observando con preocupación que la
misma no obtuvo respuesta ni positiva, ni
negativamente.
Adicionalmente, no se evidencia una
solicitud diferente a la realizada en el mes
de marzo de 2016, ni tampoco reiteración
al nivel central.
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra avance
de la ejecución de la acción.
Se recibe los soportes, pero no se
recibe la matriz con el registro en el
seguimiento.
No se contó con soporte para el 50%
restante. La acción se cierra de manera
ineficaz.
50%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Regional
Caqueta6009-10
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16 Atención y TrámiteHallazgo: 10: Carencia del listado de
funcionarios renuentes
No
presenta
por falta de capacitación a los
funcionariosgran cantidad de peticiones
poco personal para la
gran cantidad de
peticiones
N/Apor falta de capacitación a los
funcionarios
Llevar el listado de los
funcionarios renuentes y hacer el
respectivo seguimiento a los casos
en que se presentan funcionarios
renuentes
Acción
CorrectivaFuncionarios ATQ Humano
realización de
peticiones en los
tiempos y de los
listados de los
funcionarios
renuentes
1 listado 27-jul-16 30-dic-16
Se remite requerimiento al
Alcalde de Florencia del día 27
de Febrero de 2016, sólo se hizo
un requerimiento, se hizo para
el año 2016.
Requerimiento No. 6009-144 del
27 de enero de 2016.
Sólo se evidenció un requerimiento a la
Alcaldía para dar respuesta a temas de
víctimas, la cual no tiene seguimiento, ni se
observa el listado como tal, en
consecuencia no se registra porcentaje de
avance de la acción en este bimestre.
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra avance
de la ejecución de la acción.
Archivos PDF con
documentos escaneados de
varios radicados de nuestro
sistema Vision WEB - ATQ en
las que se evidencia la
declaratoria de renuencia.
No enviaron la matriz con el
seguimiento. Los funcionarios validan
con base en las evidencias de
declaratoria de renuencia enviadas al
correo del auditor líder.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Caqueta6009-11
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16 Atención y Trámite
Hallazgo 11: Se evidenciaron alarmas en
el sistema que no han sido resueltas
afectando el debido control de gestión
de las peticiones.
No
presenta
Falta de tiempo de los
funcionarios por carga laboral
disposición de los funcionarios
encargadosN/A
Falta de tiempo de los funcionarios por
carga laboral
Realizar la gestión en el sistema a
las peticiones que presentan
alarmas, establecer mecanismos
de control a estas alarmas,
implementar los mecanismos de
control propuestos por parte del
defensor regional
Acción
Correctiva
Defensor regional
Funcionarios ATQHumano
control permanente
en la gestión de las
peticiones
Nº de
mecanismos de
control
implementados
/Nº de
mecanismos de
control a
implementar
01-abr-16 30-dic-16
Con anterioridad a la
identificación del
hallazgo dentro de la
auditoría realizada, el
defensor regional en el
primer semestre del año
2016, adelantó brigadas
de alimentación de
sistema de aquellas
solicitudes pendientes
Memorando6009-132
Memorando6009-154
Se observan las acciones determinadas por
el Defensor Regional al respecto que se
encuentran soportadas con las evidencias
allegadas.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Regional
Caqueta6009-12
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16subproceso de
Defensoría pública
Hallazgo No. 12: No se diligencian los
formatos del sistema de Gestión en su
totalidad. No se evidenciaron la
totalidad de los formatos de barras
solicitados así como tampoco las
justificaciones de los defensores
insistentes de las cuales debería
cuando menos dejarse copia
No
presenta
No exigencia por parte del
Profesional Administrativo y de
Gestión
N/ANo exigencia por parte del Profesional
Administrativo y de Gestión
Diligenciar los formatos de
asistencia de los defensores
públicos a las diferentes barras
académicas, Exigir la debida
justificación en caso de
presentarse ausencias a las barras
académicas.
Acción
Correctiva
Profesional
Administrativo y
de Gestión
Humano 2 mensuales
Nº de barras
académicas
realizadas/16*1
00
01-abr-16 30-dic-16
Se dejaron las
respectivas copias de las
barras académicas en el
archivo de la regional.
SOPORTE HALLAZGOS
BARRAS.pdf
Solo se han enviado 11 soportes de las 18
planteadas en el Plan de Mejora.
Se dejaron las respectivas copias
de las barras académicas en el
archivo de la regional.
Listados de Asistencia a las
Barras Académicas.
Justificación de NO Asistencia a
Barras Académicas.
Certificaciones Judiciales.
Se verifican documentos escaneados y
enviados a la OCI mediante mensaje
electrónico del 24 de abril de 2017; listados
de asistencia, justificaciones de no
asistencia a barras académicas y
certificaciones judiciales, dando
cumplimiento a la meta propuesta.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-13
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16subproceso de
Defensoría pública
Hallazgo No. 13: Se encontraron 12
alarmas al momento de la auditoria,
sobre la aceptación del caso
No
presenta
falta de control y gestión por
parte del Profesional
Administrativo y de Gestión
N/A
falta de control y gestión por parte del
Profesional Administrativo y de
Gestión
Realizar permanente control y
gestión a los casos que maneja el
proceso defensoría pública
Acción
Correctiva
Profesional
Administrativo y
de Gestión
realización
permanente
de control y
gestión
Diario
Nº de controles
realizados/Nº
de controles a
realizar
01-abr-16 30-dic-16
Se aceptaron todos los
casos que llegan a la
regional.
SOPORTE HALLAZGOS
RECIBIDO
INFORMES0001.
Se puede evidenciar en
el sistema de VisionWeb
donde la fecha todo se
encuentra aceptado y
debidamente hecho su
respectivo reparto.
Para poder establecer este cumplimiento
es necesario contar con un reporte oficial
del sistema de información Visión-Web DP
con corte a 30 de diciembre de 2016, lo cual
permitirá evidenciar el cumplimiento de la
acción. De no ser posible se necesita una
imagen de pantalla que muestre esa
información.
Se envía evidencia de los
informes de gestión que hacen
los defensores públicos al
profesional administrativo y de
gestión de la labor realizada en
los casos que aceptan. Cabe
aclarar, que son los oficios
remisorios de dichos informes los
cuales reposan en archivo de la
Regional.
Informes de Gestión.
Los informes de gestión remitidos como
soportes de la acción, mediante mensaje
electrónico del 25 de abril de 2017, no
permiten verificar cumplimiento, ni
evidenciar la no generación de nuevas
alarmas sobre la aceptación de casos.
Para poder establecer este cumplimiento
es necesario contar con un reporte oficial
del sistema de información Vision-Web DP
con corte a 30 de diciembre de 2016, lo
cual permitirá evidenciar el cumplimiento
de la acción. De no ser posible se necesita
una imagen de pantalla que muestre esa
información.
Se remite la imagen que
muestra como se realizó el
reporte de casos activos e
inactivos vigencia 2016 y el
documento Reporte de
Casos Activos e Inactivos
VisionWebDP 2016.pdf
Imagen de generación de
reporte y Reporte de Casos
Activos e Inactivos
VisionWebDP 2016.pdf
Se verifican los documentos
enviados como evidencia del
control realizado en el sistema
VisionWeb a los casos que
maneja el proceso de Defensoría
Pública, encontrándose que no
existen casos activos de la
vigencia 2016.
La acción se cierra con
cumplimiento del 100%. Sin
embargo, el control debe
seguirse realizando de manera
periódica .
100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Caqueta6009-14
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16subproceso de
Defensoría pública
Hallazgo No. 14: Se encontraron algunos
informes mensuales que no tienen
constancia de recibido, lo cual afecta la
trazabilidad de la información y
posterior verificación del cumplimiento
de los términos de entrega, ausencia
de punto de control.
No
presenta
falta de control y gestión por
parte del Profesional
Administrativo y de Gestión
N/A
falta de control y gestión por parte del
Profesional Administrativo y de
Gestión
Registrar la fecha de recibido y
firma en los informes de ejecución
mensual que presentan los
defensores públicos.
Acción
Correctiva
Profesional
Administrativo y
de Gestión
Humano Registro mensual
Nº de registros
realizados/12*1
00
01-abr-16 30-dic-16
Todos los informes
tienen su respectiva
firma de recibido.
SOPORTE HALLAZGOS
RECIBIDO
INFORMES0001.
Soportado mediante archivos escaneados
en los que se observa la firma y fecha de
recibido de los informes.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Regional
Caqueta6009-15
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
Hallazgo 15: El funcionario a cargo de
este subproceso, no ha recibido
capacitación adecuada para el correcto
desempeño de las actividades que
corresponden a su cargo en la regional
auditada.
No
presenta
No capacitación al funcionario de
RAJN/A No capacitación al funcionario de RAJ
Solicitar capacitación para el
funcionario de RAJ
Acción
Correctivafuncionario RAJ humano
1 solicitud de
capacitación
Nº de
solicitudes
realizadas/1*
100
01-abr-16 30-dic-16
Por instrucciones del nivel
central se programó una
capacitación a todos los
funcionarios de RAJ del país para
los días 28 y 29 de Julio en el
horario comprendido entre las
8:00 a.m. a las 5:00 p.m. en el
hotel Tequendama de la ciudad
de Bogotá. Cabe destacar, que
nuestro funcionario en su
momento se desplazó y asistió a
dicha capacitación.
Memorando 307 DNRAJ -
Capacitación funcionarios RAJ.
Se observa evidencia de capacitación a los
funcionarios RAJ a nivel nacional, realizada
en Bogotá.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-16
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
Hallazgo 16: El registro de la
información correspondiente al período
auditado se encuentra atrasado
No
presenta
No capacitación al funcionario de
RAJN/A No capacitación al funcionario de RAJ
Solicitar capacitación para el
funcionario de RAJ
Acción
Correctivafuncionario RAJ humano
1 solicitud de
capacitación
Nº de
solicitudes
realizadas/1*
100
01-abr-16 30-dic-16
Por instrucciones del nivel
central se programó una
capacitación a todos los
funcionarios de RAJ del país para
los días 28 y 29 de Julio en el
horario comprendido entre las
8:00 a.m. a las 5:00 p.m. en el
hotel Tequendama de la ciudad
de Bogotá. Cabe destacar, que
nuestro funcionario en su
momento se desplazó y asistió a
dicha capacitación.
Memorando 307 DNRAJ -
Capacitación funcionarios RAJ.
Se observa evidencia de capacitación a los
funcionarios RAJ a nivel nacional, realizada
en Bogotá.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-17
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16 Atención y Trámite
Hallazgo 17: No hay claridad por falta de
un direccionamiento específico del
nivel central en cuanto a la
responsabilidad de registro de la
información ya que los funcionarios de
ATQ también hacen uso del sistema y
del módulo RAJ.
No
presenta
No capacitación a los funcionario
de RAJ y ATQN/A
No capacitación a los funcionario de
RAJ y ATQ
Solicitar capacitación para el
funcionario de RAJ
Acción
Correctiva funcionario RAJ
humano y
tecnológico
1 solicitud de
capacitación
Nº de
solicitudes
realizadas/1*
100
01-abr-16 30-dic-16
Se ha realizado
capacitación en
VisionWeb - Rup, bajo la
dirección del Ingeniero
Gustavo Perea.
Implementación de
turnos para funcionarios
de ATQ y RAJ.
ProgramacionTurnosRup
EneroaMarzo.pdf
Se verificó el cumplido de permanencia
emitido por la Regional Caquetá por los días
26, 27 y 28 de julio de 2016 al ingeniero
Gustavo Perea Jordan (Profesional
Especializado del Grupo de Sistemas) y en la
cual se menciona el objetivo de la visita:
realización de capacitación en VIsionWeb
RUP a los funcionarios y contratistas
defensores públicos de área promiscuo,
administrativo y casa de justicia.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Regional
Caqueta6009-18
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión de servicios
administrativos
Hallazgo No. 18 : No se aplican las
Directrices del Archivo General de la
Nación, en el Manual de Archivo
aprobado por Resolución 1036 de 2011 y
en las Circulares 2030-005 de 2012,
2030-013 de 2013, expresadas en el
desarrollo del presente numeral, en
parte por la falta de apoyo por parte
del líder de este proceso.
No
presenta
No capacitación de los
funcionarios, falta de elementos y
adecuación del archivo
N/A
No capacitación de los funcionarios,
falta de elementos y adecuación del
archivo
Solicitar capacitación al nivel
central frente al manejo del
archivo, Solicitar al nivel central la
estantería y demás elementos
necesarios para el correcto
manejo del archivo físico de la
regional
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Financiero,
logístico,
humano y
tecnológico
Capacitación de
funcionarios,
elementos de archivo
y adecuación del
sitio de disposición
Nº de
solicitudes
realizadas/1*
100
01-abr-16 30-dic-16
Se remiten evidencias de las
gestiones realizadas con el fin
dar respuesta al hallazgo 6009-
18, se envía:
Pantallazo del correo
electrónico donde el encargado
de gestión documental Pedro
Castro nos informa de una
futura capacitación, que se llevó
en su momento, un acta de
reunión que se hizo con
Defensoría Pública en la cual se
deja por parte de quien hizo la
capacitación, las debidas
recomendaciones referentes a
la aplicación de Tablas de
Retención Documental y
diligenciamiento de formatos y
demás conclusiones. Por último,
se envía memorando en el cual
en su debido momento se
solicitó estantería a la
Pantallazo de correo
electrónico.
Memoria de Reunión del 10 de
febrero de 2016.
Memorando 6009-188 del 12 de
mayo de 2016; solicitud de
estantería de archivo.
Se verificaron las evidencias allegadas a la
OCI a través de mensaje electrónico el 26
de abril de 2017, encontrándose el
cumplimiento de la acción propuesta.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-19
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión de servicios
administrativos
Hallazgo No 19: falencias en la
organización y control de los
inventarios de la Defensoría Regional,
de conformidad con las situaciones
evidenciadas en el desarrollo del
presente numeral, las cuales se
materializan en el incumplimiento de
los instructivos relacionados con
inventarios por parte de la
Subdirección Administrativa (Traslado
de responsabilidades)
No
presenta
Falta de disponibilidad y por
conceptos técnicos sugeridos en
algunos bienes
N/AFalta de disponibilidad y por conceptos
técnicos sugeridos en algunos bienes
Iniciar el proceso de bajas de los
bienes de la Defensoría del Pueblo
que así lo requieran con el fin de
actualizar los inventarios,
Actualizar el registro del traslado
interno entre funcionarios de
equipos de computo y elementos
que están en funcionamiento.
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Financiero,
logístico,
humano y
tecnológico
realización de
manera correcta el
proceso de baja de
elementos, traslados
de bienes entre
funcionarios y
actualización de
inventarios
Nº de bajas
realizadas/ Nº
de bienes para
baja *100
Nº trasladaos
registrados /
Nº de bienes
de la
Defensoría
regional * 100
01-abr-16 30-dic-16
Se envió el acta de baja de
bienes por parte del comité de
bajas de la regional, los
formatos de traslados internos
firmados por cada uno de
aquellos funcionarios que se les
trasladaron elementos. El
memorando 6009-128 enviado
por parte del Defensor Regional
al doctor Gerardo Gabriel Trejos
Forero con los inventarios
actualizados y firmados por cada
funcionario en su debido
momento, y la resolución de
baja de bienes.
Acta de Comité de Bajas
Regional Caquetá No. 001.
Formato de traslados Internos.
Memorando No. 6009-128 del
29 de marzo de 2016.
Resolución de baja de bienes
1527 del 19 de septiembre de
2016.
Se verificaron las evidencias enviadas
mediante mensaje electrónico del 26 de
abril de 2017, encontrándose que la acción
fue ejecutada en su totalidad.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-20
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Gestión de servicios
administrativos
Hallazgo No 20: bajo una muestra
selectiva se encontraron equipos de
cómputo, los cuales no están a cargo
de los funcionarios y figuran en el
inventario reportado por la
Subdirección administrativa en fecha
febrero 16 de 2016.
No
presenta
Falta de disponibilidad y por
conceptos técnicos sugeridos en
algunos bienes
se formalizo proceso de baja de
algunos equipos de computo
que fue rechazado porque
figuraban otros
elementos(ventiladores, sillas,
fotocopiadoras) de los cuales
tiene que dar concepto técnico
un electricista
N/AFalta de disponibilidad y por conceptos
técnicos sugeridos en algunos bienes
Iniciar el proceso de bajas de los
equipos de computo de la
Defensoría del Pueblo que así lo
requieran con el fin de actualizar
los inventarios.
Acción
CorrectivaDefensor Regional
Financiero,
logístico,
humano y
tecnológico
realización de
manera correcta el
proceso de baja de
equipos de computo,
traslados entre
funcionarios y
actualización de
inventarios
Nº de bajas
realizadas/ Nº
de bienes para
baja *100
Nº trasladaos
registrados /
Nº de bienes
de la
Defensoría
03-oct-16 07-oct-16
Para dar trámite al Hallazgo
6009-20, se envió el acta de baja
de bienes por parte del
comité de bajas de la regional y
la resolución de baja de bienes.
Acta de Comité de Bajas
Regional Caquetá No. 001.
Resolución de baja de bienes
1527 del 19 de septiembre de
2016.
Se verificaron las evidencias enviadas
mediante mensaje electrónico del 26 de
abril de 2017, encontrándose que la acción
fue ejecutada en su totalidad.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Caqueta6009-21
Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-16Tecnologías de la
Información
Hallazgo N.21: No existe conectividad a
internet por parte de la Defensoría del
Pueblo Regional Caquetá cuyo
proveedor sea un contratista de la
entidad ya que este servicio es
costeado por los funcionarios de la
Regional, creando incertidumbre en el
servicio prestado y la comunicación
transversal con el nivel central,
adicionalmente podría estarse pagando
por un servicio que no se le presta a la
Defensoría.
No
presenta
Traslado de sede, el contratista no
contaba con la cobertura en redes
de comunicación en el sector
donde esta ubicada la nueva sede
de la regional
demoras en el traslado del
enlace de comunicación
terrestre por parte de la
empresa contratista
N/A
Traslado de sede, el contratista no
contaba con la cobertura en redes de
comunicación en el sector donde esta
ubicada la nueva sede de la regional
Trasladar e instalar el nuevo
enlace terrestre de fibra óptica a
la nueva sede de la regional
Caquetá .
Acción
Correctiva
Ingeniero de
sistemas, UNE
comunicaciones
Financiero,
logístico,
humano y
tecnológico
1 instalación por
parte de la empresa
contratista la
instalación del canal
de comunicación
terrestre en la nueva
sede
Nº de
instalaciones
realizadas/1*
100
02-may-16 11-jul-16
Se reenvía mensaje electrónico
lo que en su momento se le
informo al ingeniero Yonh
Caballero acerca de la
implementación del servicio de
Internet en la nueva sede de la
Regional Caquetá, también se
Adjunta el informe de Atención
del servicio de UNE mediante el
cual se Recibe el Nuevo Canal en
el año anterior (2016).
Mensaje electrónico enviado al
Ingeniero Yonh Caballero.
Informe de Atención del servicio
de UNE.
Se evidenció mediante el informe de
atención del servicio de UNE, que el día 11
de julio de 2016, se realizó el traslado e
instalación del nuevo enlace terrestre de
fibra óptica a la nueva sede de la regional
Caquetá.
Adicionalmente, se comprobó mensaje
electrónico a través del cual se informó de
la labor realizada por la empresa
contratista al Ingeniero Yonh Caballero,
profesional perteneciente al Grupo de
Sistemas - Nivel Central.
La acción se cierra con cumplimiento del
100% y de manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 8 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 9
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regional
Cordoba601401
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
La Regional no cuenta con la
infraestructura adecuada y necesaria
para prestar de manera óptima los
servicios a los usuarios (NTCGP
1000:2009), máxime cuando la entidad
ésta en proceso de certificación de
calidad
N/A
El crecimiento de la entidad ha
generado un aumento significativo
en la atención y en la planta de
personal encontrándonos en
hacinamiento
El inmueble donde se encuentra
ubicada la Regional es muy
antiguo y no se han realizado
mejoras
Por falta de asignación
de recursos no se ha
incluido a la regional
en el plan de
mantenimiento
N/A N/A
Por falta de asignación de recursos no
se ha incluido a la regional en el plan
de mantenimiento
Incluir en el plan de
mantenimiento a 2017 las
adecuaciones de la regional
Córdoba, para mejorar la
prestación del servicio.
Acción
Correctiva
Subdirección
AdministrativaFinanciero
Mantenimiento de
sede
# de
actividades
realizadas / #
de actividades
programadas
en la regional
en el plan de
manteniendo
01-ago-16 30-dic-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
file:///C:/Users/bramirez/D
ownloads/DA_PROCESO_17-
11-
7029087_125002000_34535223
.pdf
Se verificó el SECOP, ruta
file:///C:/Users/bramirez/Downloads/DA
_PROCESO_17-11-
7029087_125002000_34525062.pdf y se
observó el acta de manifestación del
interés de participar 93 candidatos
(12/10/2017), siendo seleccionados el
13/10/2017 de ese grupo 10 participantes
de posibles oferentes.
De acuerdo a la programación el contrato
se firmaría el 01/11/2017
100%Cerrado
Eficaz18-oct-17
Regional
Cordoba601402
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Las condiciones físicas-ambientales
(excrementos de murciélagos en los
cielos rasos, goteras de agua, espacio
reducido, entre otros), bajo las cuales
se realiza el trabajo por parte de los
funcionarios no es la adecuada
N/A
no se ha realizado un adecuado
mantenimiento a las instalaciones
de la Regional
No se ha incluido en el plan de
mantenimiento desde nivel
central
Por falta de asignación
de recursos no se ha
incluido a la regional
en el plan de
mantenimiento
N/A N/A
Por falta de asignación de recursos no
se ha incluido a la regional en el plan
de mantenimiento
Incluir en el plan de
mantenimiento a 2017 las
adecuaciones de la regional
Córdoba, para mejorar la
prestación del servicio.
Acción
Correctiva
Subdirección
AdministrativaFinanciero
Mantenimiento de
sede
numero de
actividades
realizadas
sobre numero
de actividades
programadas
en la regional
en el plan de
manteniendo
01-ago-16 30-dic-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
file:///C:/Users/bramirez/D
ownloads/DA_PROCESO_17-
11-
7029087_125002000_34535223
.pdf
Se verificó el SECOP, ruta
file:///C:/Users/bramirez/Downloads/DA
_PROCESO_17-11-
7029087_125002000_34525062.pdf y se
observó el acta de manifestación del
interés de participar 93 candidatos
(12/10/2017), siendo seleccionados el
13/10/2017 de ese grupo 10 participantes
de posibles oferentes.
De acuerdo a la programación el contrato
se firmaría el 01/11/2017
100%Cerrado
Eficaz18-oct-17
Regional
Cordoba601403
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión del Talento
Humano
Desconocimiento Código de Ética,
siendo el componente del Ambiente de
Control (sensibilizar, divulgar ,
interiorizar y aplicar) Resolución 930 de
2002
N/ANo ha sido socializado el código de
ética
Falta de socialización e
incentivar a los funcionarios a
que conozcan el Código
N.A N/A N/AFalta de socialización e incentivar a los
funcionarios a que conozcan el Código
Coordinar junto con la Sub
Gestión del Talento Humano la
socialización del Código de Ética a
todos los servidores y contratistas
de la Regional.
Acción
Correctiva
Subdirección de
Gestión HumanaLogístico
Funcionarios
capacitados con
conocimiento en el
código de ética
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
26-sep-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
Mensaje electrónico del
27/10/2017
Mensaje electrónico del 27/10/2017
realizaron socialización del código de
ética a Defensores Públicos y
Funcionarios de la regional.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Cordoba
Coordinar de manera conjunta con
la Subdirección Gestión del TH,
una capacitación en redacción de
objetivos para evaluadores y
evaluados.
Acción
Correctiva
Subdirección de
Gestión HumanaLogístico
Diligenciar los
formatos pertinentes
Nº de formatos
de
concertaciones
diligenciados /
Total de
servidores
26-sep-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
Planilla de asistencia del
1/11/2017
Realizaron videoconferencia de
concertación de objetivos con la
Subdirección de Talento Humano -planilla
asistencia 1/11/2017
100%Cerrado
Eficaz01-nov-17
Regional
Cordoba
Realizar la concertación de
objetivos de desempeño para los
funcionarios de carrera del
periodo 2016-2017
CorrecciónDefensora
Regional CórdobaHumano
Concertar objetivos
con los funcionarios
de carrera
Nº
concertaciones
realizadas / #
de
funcionarios
de carrera
26-sep-16 30-jul-17
Mediante memorando 6014-
00292 de fecha mayo 19 de
2017, se remitió a la
Subdirección de gestión del
Talento Humano, la
concertación de objetivos,
correspondiente al periodo
parcial comprendido del 28 de
marzo al 30 de junio de 2017.
Memorando 6014-00292 de
fecha mayo 19 de 2017.
Soportado mediante archivos
escaneados, enviados a la OCI
por mensaje electrónico el 14 de
julio de 2017.
Se valida la concertación de
objetivos de los funcionarios
públicos: Álvaro Enrique Sánchez
Calvo, Ana Larrarte López,
Liliana de Jesús Salgado Barrera,
Sandra Isabel Bula Vides, Tenilda
Rosa Florez Ramírez y Aníbal
Roberto Pereira Rosas.
La acción se cierra con
cumplimiento del 100% y de
manera eficaz.
N/A N/A 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601405
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión del Talento
Humano
Los funcionarios en provisionalidad
carecen de acuerdos laborales y por
ende falta de mediación en el
rendimiento laboral, ley 489 de 1998
N/A
los funcionarios en provisionalidad
realizan sus acuerdos laborarles en
el PAA, en reunión celebrada en el
mes de diciembre anualmente,
donde cada uno se establece sus
metas haciéndole seguimiento al
cumplimento de las mismas de
manera mensual con el Strategos.
No hay lineamientos del Nivel
Central respecto a los acuerdos
laborales de funcionarios en
provisionalidad
N.A N/A N/A
No hay lineamientos del Nivel Central
respecto a los acuerdos laborales de
funcionarios en provisionalidad
Coordinar de manera conjunta con
SGTH la capacitación en el nuevo
sistema de evaluación del
desempeño para provisionales
Acción
Correctiva
Subdirección de
Gestión HumanaLogístico
Conocer los
lineamientos de la
Oficina de Talento
Humano referente a
los acuerdos laborales
de funcionarios en
provisionalidad
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
26-sep-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimientoAnulación Resolución que
fijaba las directrices para los
acuerdos laborales
La Subdirección de Talento Humano
aún no ha definido las directrices a
seguir frente a los funcionarios que
se encuentran en provisionalidad, no
obstante el líder de cada grupo como
lo estipula la Ley 489/98 debe
realizar seguimiento y verificación
de lo adelantado por sus
funcionarios, situación que conlleva
a anular la acción
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba601406
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Direccionamiento
Estratégico
No se hace uso generalizado de los
formatos establecidos en el sistema de
gestión de calidad (control de horario,
formato de comunicaciones internas y
externas, control de permisos,
préstamo de documentos, devolución
de correspondencia entre otros)
N/ANo se conocían los procedimientos
de Gestión Documental.
Desconocimiento de los
procedimientos y formatos que
conforman el Sistema Integrado
de Gestión
N.A N/A N/A
Desconocimiento de los
procedimientos y formatos que
conforman el Sistema Integrado de
Gestión
Socialización de los
procedimientos y formatos del
Sistema Integrado de Gestión y
aplicación de los formatos control
de horario, formato de
comunicaciones internas y
externas, control de permisos,
préstamo de documentos,
devolución de correspondencia
entre otros
Acción
Correctiva
Jefe de
PlaneaciónLogístico
1 Capacitación del
SGC
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
26-sep-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimiento
Se anexan las siguientes
planillas que se han venido
utilizando: "Autorización
salida Oficial por horas";
planilla de relación de
comunicaciones recibidas
semana del 07/11/2017;
"consulta y préstamo de
documentos"; "Devolución
de comunicaciones Oficiales
enviadas"; "Devolución de
comunicaciones oficiales
enviadas por competencia
de otra dependencia";
"Plantilla Diaria de Control
de Horario" y "Recibo de
comunicaciones oficiales
Mensaje electrónico del 15/11/2017,
anexaron planilla diligenciada
"Autorización salida Oficial por
horas"; planilla de relación de
comunicaciones recibidas semana
del 07/11/2017; "consulta y préstamo
de documentos"; "Devolución de
comunicaciones Oficiales enviadas";
"Devolución de comunicaciones
oficiales enviadas por competencia
de otra dependencia"; "Plantilla
Diaria de Control de Horario" y
"Recibo de comunicaciones oficiales
para enviar
0%Cerrado
Eficaz27-nov-17
Regional
Cordoba
Solicitar a la SGTH el reporte de
servidores pendientes de
actualización de SIGEP y
Declaración de Bienes y Rentas.
Corrección
Defensora
Regional Córdoba,
Subdirección de
Talento Humano
Logístico
Actualización de
hojas de vida en el
Sistema SIGEP
1 Reporte.
01-ago-16 30-ago-17
La Regional Córdoba,
mediante correo electrónico de
fecha 14 de julio de 2017
dirigido a la Subdirección de
Gestión del Talento Humano
requirió: " De manera atenta y
en aras de dar cumplimiento
con los compromisos
adquiridos por la Regional
Córdoba dentro del Plan de
Mejoramiento, nos
permitimos solicitar su
amable colaboración,
suministrándonos un reporte
donde se evidencie el nombre
de los servidores adscritos a
nuestra dependencia, que a la
fecha se encuentren
Correo electrónico de fecha 14
de julio de 2017 dirigido a la
Subdirección de Gestión del
Talento Humano
Se evidenció la solicitud
realizada mediante mensaje
electrónico del 14 de julio de
2017, dirigido a la Subdirección
de Gestión del Talento Humano
(SGTH) sobre el SIGEP.
Es importante resaltar, que para
el próximo seguimiento (corte a
30 de septiembre de 2017) se
debe allegar como evidencia el
reporte suministrado por la SGTH
de los funcionarios pendientes
de actualizar información en el
SIGEP.
Por mensaje electrónico del
17/07/2017 Talento Humano
informó que envío listado
del SIGEP a la regional en
donde se evidencia los
funcionarios con la Hoja de
Vida desactualizada.
se verificó el mensaje electrónico
enviado desde Talento Humano a la
Regional
100%Cerrado
Eficaz18-oct-17
Regional
Cordoba
Realizar una jornada de
actualización de información de
SIGEP y posteriormente solicitar el
reporte de cumplimiento a la SG
THumano
CorrecciónDefensora
Regional CórdobaHumano
Actualización de la
información
suministrada en el
SIGEP.
Número de
funcionarios
de la Regional
/ funcionarios
con
información
actualizada en
el SIGEP
01-ago-16 30-ago-17
Una vez se conozca el reporte
brindado por la SGTH, se
instará a los servidores
pendientes a efectuar las
correspondientes
actualizaciones
Para cerrar esta acción con un
cumplimiento del 100%, se
deberá allegar como soporte un
segundo reporte emitido por la
SGTH, en el cual se evidencie
que los funcionarios de la
Regional tienen actualizada la
información en el SIGEP.
No presenta seguimiento 0%En
Ejecución
Regional
Cordoba601408
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
No se tiene definido un horario de
recepción de correspondencia en un
lugar visible-Acuerdo 060 de 2001
N/ANo se tiene una cartelera en un
lugar visible
Desconocimiento de la
normatividadN.A N/A N/A Desconocimiento de la normatividad
Establecer la cartelera de horario
de atención de la Regional en un
lugar visible
Acción
Correctiva
Gestión
Documental
Regional Córdoba
Logístico
Definir el horario de
recepción de
correspondencia
visible al público
1 cartelera con
horario de
atención
visible al
público
implementada
01-ago-16 30-jul-17
Luego de la auditoría, se
colocó en lugares visibles de la
entidad el horario de atención
al público, de correspondencia
y de turnos.
Archivo en PDF con registro
fotográfico.
Se evidenció el registro
fotográfico enviado como
soporte de la publicación del
horario de recepción de
correspondencia en la Regional.
Sin embargo, el horario de
recepción debe ser actualizado
de conformidad con la circular 50-
023 del 10 de julio de 2017,
emitida por el Secretario General
sobre el horario de atención en
las unidades de correspondencia -
Defensorías Regionales, en la
cual se determinó para la
Regional Córdoba el horario de
8:00 AM a 12:00 M - 2:00 PM a
5:00 PM.
Una vez realizado el respectivo
ajuste, se deben enviar
nuevamente las evidencias
(corte a 30 de septiembre de
2017) junto con fotos del horario
de atención al público (res.
330/2016) para el cierre del
A través de mensaje
electrónico del día
01/11/2017 se evidenció la
actualización del horario de
recibo de correspondencia
Circular 50-023 del 10/07/2017 -
Directrices sobre el horario de recepción
de correspondencia en las regionales.
100%Cerrado
Eficaz01-nov-17
Regional
Cordoba
Vincular un funcionario para
apoyar la Regional en el tema de
Gestión Documental
Acción
Correctiva
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano -
Nivel Central
HumanoUn funcionario
vinculado
1 funcionario
vinculado/ 1
funcionario
solicitado
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
Anulado
La Oficina de Planeación aprobó como
acción “Vincular un funcionario para
apoyar la regional en el tema de gestión
documental”, esta acción tendrá
nulidad, porque la responsabilidad de la
gestión documental recae en
absolutamente todos los funcionarios de
la regional, indiferente al cargo y grado
que ostenten: los funcionarios son
generadores de documentos y conocen
el contexto de cada tema que manejan,
por ello les compete la responsabilidad
antes de archivar en carpetas, verificar
que el tema o subtema se encuentre en
la Tabla de Retención Documental (TRD)
a nivel regional, si no aparece allí, debe
reunirse el Subcomité de Archivo a nivel
regional y verificar si se incorpora o no e
informar a la Coordinadora de Gestión
Documental –nivel central
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Cordoba
Realizar una jornada de revisión y
socialización del procedimiento
AD-P06 Recepción, Radicación y
Trámite de Comunicaciones
Oficiales y el Instructivo AD - I02 -
Instructivo de Correspondencia y
Archivo de la Defensoria del
Acción
Correctiva
Gestión
Documental -
Nivel Central
Humano
Una jornada de
socialización con
todos los
funcionarios
involucrados en el
proceso de
radicación
Jornada
realizada/
Jornada
programa
02-may-17 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimientoPlanillas entregadas a través
de mensaje electrónico del
día 15/11/2017
Mensaje electrónico del 15/11/2017,
anexan planillas de "Control de
Comunicaciones enviadas"; "Control
de comunicaciones internas" y
"Planilla de comunicaciones oficiales
recibidas"
100%Cerrado
Eficaz28-nov-17
Regional
Cordoba
Implementar los formatos
asociados al procedimiento AD-
P06 Recepción, Radicación y
Trámite de Comunicaciones
Oficiales y presentar informe
mensual al Grupo de Gestión
Documental con el registro
fotográfico de la utilización de las
planillas.
Acción
Correctiva
Defensora
Regional CórdobaHumano
7 informes
presentados al Grupo
de Gestión
Documental
(# Informes
presentados/
7)*100
01-jun-17 30-ene-18
Mediante correo electrónico
dirigido a la oficina de Gestión
Documental de la entidad, se
adjuntó el registro fotográfico
como evidencia de la
utilización de planillas, de
igual forma se instó al Técnico
de Gestión Documental a
continuar con el cumplimiento
del compromiso adquirido por
la Regional Córdoba.
Pantallazos del correo
electrónico enviado al Nivel
Central - Grupo de Gestión
Documental.
Se validó pantallazo de mensaje
electrónico, en el cual se
observa el envío al Nivel Central
de las planillas utilizadas por la
Regional Córdoba durante el mes
de junio de 2017.
No obstante, es importante
tener en cuenta los cambios y
actualizaciones presentados en
el Sistema de Gestión de
Calidad; específicamente en el
proceso de Gestión Documental
(Formatos asociados al
procedimiento: Gestión de
Comunicaciones Oficiales -
Código: GD-P01), con el fin de
aplicar los formatos vigentes.
En los próximos seguimientos, la
Regional deberá reenviar como
evidencia, los correos
electrónicos dirigidos al Grupo
de Gestión Documental con los
respectivos informes, para que
los archivos adjuntos puedan ser
La meta de la acción no es concordante
con la acción, aprobación inequívoca por
parte de la Oficina de Planeación.
Se verificó la utilización de los formatos
del SGC, ejemplo: Código: GD-P01-F02,
donde se evidencia el uso del
consecutivo de radicación de la
correspondencia recibida
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Cordoba
Vincular un funcionario para
apoyar la Regional en el tema de
Gestión Documental
Acción
Correctiva
Subdirección de
Gestión del
Talento Humano -
Nivel Central
HumanoUn funcionario
vinculado
1 funcionario
vinculado/ 1
funcionario
solicitado
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
Anulado
La oficina de planeación aprobó como
acción la vinculación de un funcionario
para apoyar la gestión documental, sin
contar con el visto bueno de la Alta
Dirección (Despacho del Señor Defensor)
y además sin tener en cuenta el numeral
13 “apoyar la gestión documental de la
dependencia” Capitulo II, Competencias
Funcionales, Artículo 13, Resolución 065
del 20/01/2014. Esta acción se anulará
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Cordoba
Realizar una jornada de revisión y
socialización del procedimiento
AD-P08 Organización de Archivo y
Transferencias Documentales,
AD - I02 - Instructivo de
Correspondencia y Archivo de la
Defensoria del Pueblo
Acción
Correctiva
Gestión
Documental -
Nivel Central
Humano
Una jornada de
socialización con
todos los
funcionarios
involucrados en el
proceso de
radicación
Jornada
realizada/
Jornada
programa
02-may-17 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimiento Mensaje electrónico del
16/11/2017
Se comprobó con el anexo de
planillas la utilización de los
documentos establecidos en el SGC
100%Cerrado
Eficaz28-nov-17
Regional
Cordoba
Realizar jornadas de organización
de archivos de gestión de 2017 y
2016
Acción
Correctiva
Defensora
Regional Córdoba
y áreas
funcionales de la
regional
Humano,
logístico
tecnológico
100% de archivos de
gestión de 2017 y
2016 organizados
Metros lineales
de archivos
organizados /
Metros de
archivos por
organizar
01-jun-17 30-dic-17
15 metros lineales de archivos
organizados distribuidos en
diferentes locaciones de la
regional pues no se cuenta con
una locación de archivo
adecuada
Archivo en Excel (601410.
ARCHIVOS Matriz_GD_Regional
Cordoba_Enero-Abril 2017)
Una vez revisada la matriz en
Excel enviada como soporte de
la ejecución de la acción, se
concluyó no ser suficiente
teniendo en cuenta que no se
pueden evidenciar los avances
registrados. Por lo anterior, se
requiere para los próximos
seguimientos, remitir
diligenciado el Formato Único de
Inventario Documental (Código:
GD-P02-F15) con la información
correspondiente a la
organización del archivo de 2016
y el formato diligenciado con la
información la organización del
archivo de 2017.
Adicionalmente, se debe remitir
el registro fotográfico donde se
visualice la organización del
No presenta seguimiento Mensaje electrónico de
07/12/2017
Acta 02 del 30/12/2017 se describió
el avance en la organización de los
archivos, así como el compromiso
adquirido para la vigencia 2018 en la
organización de los archivos
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba
Realizar jornadas para la
organización del archivos de 2015
hacia atrás con la participación de
todas las áreas funcionales de la
Regional
Acción
Correctiva
Defensora
Regional Córdoba
y áreas
funcionales de la
regional
Humano,
logístico
tecnológico
100% de archivos de
gestión de 2015 hacia
atrás
Metros lineales
de archivos
organizados /
Metros de
archivos por
organizar
01-jun-17 30-jun-18
5 metros lineales de archivos
organizados distribuidos en
diferentes locaciones de la
regional pues no se cuenta con
una locación de archivo
adecuada
SI
Una vez revisada la matriz en
Excel enviada como soporte de
la ejecución de la acción, se
concluyó no ser suficiente
teniendo en cuenta que no se
pueden evidenciar los avances
registrados. Por lo anterior, se
requiere para los próximos
seguimientos, remitir
diligenciado el Formato Único de
Inventario Documental (Código:
GD-P02-F15) con la información
correspondiente a la
organización del archivo de 2015
hacia atrás.
Adicionalmente, se debe remitir
el registro fotográfico donde se
visualice la organización del
Anulación
Esta acción se anulará por archivos
traslados al nivel central, memorando
201700252225 del 02/10/2017
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
601409Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
La correspondencia que recibe la
Regional no se coloca el número
consecutivo para oficializar su trámite
N.A N/A N/A
Desconocimiento de los lineamientos y
procedimientos y falta de personal
idóneo
Desconocimiento del nuevo
procedimiento y de los formatos 601404
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16
N/A601410Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Inobservancia de lo dispuesto en la ley
594 de 2000, Ley General de Archivos y
toda la normatividad archivística
vigente (integralidad de la información,
transferencia, deterioro de archivos,
entre otros )
N/A
Desconocimiento de los
lineamientos y procedimientos y
falta de personal idóneo
Desconocimiento de los
lineamientos y procedimientos y
falta de personal idóneo
N/A N.A N/A N/A
Desconocimiento de los lineamientos y
procedimientos y falta de personal
idóneo
601407Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión del Talento
Humano
No todos los funcionarios y contratistas
de la regional cumplen con la ley 1712
de 2014, información desactualizada de
la hoja de vida en el sistema SIGEP y
entrega de la Declaración de Bienes y
Servicios vigencia 2015.
N/A
Desde la SGT Humano se realiza
seguimiento y verificación de la
información y se envía el reporte
para que los Defensores
Regionales realicen seguimiento
La actualización de información
de contratistas corresponde a
Publica Y contratación, eso al
momento de firmar contrato.
Falta de verificación
por parte de algunos
funcionarios
N/A N/AFalta de verificación por parte de
algunos funcionarios
N/A
Gestión del Talento
Humano
La Concertación de Objetivos del
Auxiliar Administrativo G10 y otros, no
cumple con los parámetros establecidos
en la resolución 320 de 2005, articulo 2-
medible, cuantificable, verificable, el
cual esta relacionado con el sentido y la
estructura de los instrumentos de
evaluación del Articulo 13: planeación,
utilización de recursos, calidad,
competencia técnica y responsabilidad
N/ASe actualizaron los procedimientos
y no fueron socializados
Desconocimiento del nuevo
procedimiento y de los
formatos
N.A N/A N/A
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 9 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 10
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regional
Cordoba
Implementar los formatos
asociados al procedimiento AD-
P08 Organización de Archivo y
Transferencias Documentales, y
presentar informe mensual al
Grupo de Gestión Documental con
el registro fotográfico de la
utilización de las planillas.
Acción
Correctiva
Defensora
Regional CórdobaHumano
7 informes
presentados al Grupo
de Gestión
Documental
(# Informes
presentados/
7)*100
01-jun-17 30-ene-18
Mediante correo electrónico
dirigido a la oficina de Gestión
Documental de la entidad, se
adjunto el registro fotográfico
como evidencia de la
utilización de planillas, de
igual forma se insto al Técnico
de Gestión Documental a
continuar con el cumplimiento
del compromiso adquirido por
la Regional Córdoba.
Pantallazos del correo
electrónico enviado al Nivel
Central - Grupo de Gestión
Documental.
Se validó pantallazo de mensaje
electrónico, en el cual se
observa el envío al Nivel Central
de las planillas utilizadas por la
Regional Córdoba durante el mes
de junio de 2017.
No obstante, es importante
tener en cuenta los cambios y
actualizaciones presentados en
el Sistema de Gestión de
Calidad; específicamente en el
proceso de Gestión Documental
(Formatos asociados al
procedimiento: Organización de
Archivos - Código: GD-P02), con
el fin de aplicar los formatos
vigentes.
En los próximos seguimientos, la
Regional deberá reenviar como
evidencia, los correos
electrónicos dirigidos al Grupo
de Gestión Documental con los
respectivos informes, para que
No presenta seguimiento Mensaje electrónico del
16/11/2017
Se comprobó con el anexo de
planillas la utilización de los
documentos establecidos en el SGC
100%Cerrado
Eficaz28-nov-17
Regional
Cordoba601411
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
La TRD carece de las series y las
subseries que den cuenta de los
archivos relacionados con la protección
de los Derechos Humanos -victimas y
desplazados -
N/ANo hay lineamientos del Nivel
CentralNo hay validación de TRD N.A N/A N/A No hay validación de TRD
Sustentar ante Comité Evaluador
del Archivo General de la Nación -
AGN las TRD en la fecha
programadas por el AGN
Acción
Correctiva
Gestión
Documental -
Secretaria General
Humano
Sustentación ante el
Comité Evaluador del
Archivo General de la
Nación
(Nº de
sustentaciones
realizadas / Nº
de
sustentaciones
requeridas)*10
0
01-may-17 30-dic-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
Mensaje electrónico del
19/10/2017
Por mensaje electrónico del día
19/10/2017, la Coordinadora de Gestión
Documental, expreso lo siguiente: En la
propuesta de las TRD se incluyeron series
y subseries de DDHH y DIH (ver anexo);
Precomite evaluador de documentos de
documentos fue el 05 de Abril; Se realizó
reunión el 26/04/2017 con el AGN, para
revisión de ajustes sugeridos en el pre
comité; La Defensoría del Pueblo remitió
al AGN los ajustes de las TRD el 24 de
Julio; El 18/10/2017 se recibió la citación
del AGN para el Comité Evaluador de
Documentos
100%Cerrado
Eficaz20-oct-17
Regional
Cordoba601412
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Omisión en el cumplimiento de la
Directiva Presidencial 06 de 2014 " cero
papel"
N/A
No se ha realizado un lineamiento
para incentivar a los funcionarios a
cumplir con la directiva
presidencial "cero papel" y el uso
del correo electrónico. De igual
forma para verificar los
documentos antes de ser impresos
N/A N.A N/A N/A
No se ha realizado un lineamiento para
incentivar a los funcionarios a cumplir
con la directiva presidencial "cero
papel" y el uso del correo electrónico.
De igual forma para verificar los
documentos antes de ser impresos
El Defensor Regional expondrá los
lineamientos a seguir para
incentivar la política "cero papel"
Acción
Correctiva
Gestión
DocumentalLogístico
Disminución en el
uso del papel
1 Lineamiento
por parte del
Defensor
Regional
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimiento
Mensaje electrónico del
16/11/2017, anexando copia
de los dos mensajes
electrónicos enviados a los
funcionarios de la regional.
Se impartieron directrices por parte
del líder de la regional para que los
Oficios antes de ser impresos se
revisen previamente, así mismo
tendrán en cuenta las directrices
que se imparten desde le nivel
central
100%Cerrado
Eficaz29-nov-17
Regional
Cordoba601413
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Silla Giratoria identificada con la plaza
número 30859, la placa fue puesta a una
silla fija y la placa de la silla fija 29654
según listado, se situó en la silla
giratoria.
N/AError involuntario al momento de
colocar las placasN.A N.A N/A N/A
Error involuntario al momento de
colocar las placas
Cambio de las placas - seguimiento
a los inventariosCorrección Regional Córdoba Humano
Revisión periódica de
los inventarios
Nº de
Revisiones
realizadas / Nº
Revisiones
programadas
01-ago-16 30-jul-17
En el mes de mayo, se llevó a
cabo una TOMA FÍSICA DE
INVENTARIO en la Regional
Córdoba, como resultado cada
funcionario verificó lo propio y
se efectuaron los cambios
pertinentes, los resultados de
la actividad fueron informados
mediante correo electrónico de
fecha 03 de abril de 2017 a la
Secretaria General y a los
responsables del Grupo de
Pantallazos del correo
electrónico enviado al Nivel
Central - Secretaria General y
Grupo de Bienes.
Se validó pantallazo de mensaje
electrónico, en el cual se
observa el envío al Nivel Central
el 03 de abril de 2017 de los
archivos de toma física de
inventarios de la Regional y de 2
actas de la actividad ejecutada.
100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601414
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Elementos recibidos en la Regional en
calidad de donación vigencia 2015, sin
adelantar las gestiones administrativas
y legales para legalizar la propiedad de
los bienes y su registro en los estados
contables de la Defensoría
N/A
No depende de la regional pues es
la OIM quien debe dejar por
sentado la donación
N.A N.A N/A N/A
No depende de la regional pues es la
OIM quien debe dejar por sentado la
donación
Realizar gestiones pertinentes con
el fin de legalizar las donaciones
de la OIM
Corrección
Subdirección de
Servicios
Administrativos
Humano
Esta donación no es
competencia de la
entidad
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
Mensaje electrónico del
20/10/2017
A través de mensaje electrónico del
20/10/17 se solicitó a la Subdirección
Financiera informar si los inventarios
donados por la OIM fueron incorporados
a los estados contables, manifestando la
Contadora de la Defensoria del Pueblo
que efectivamente se incorporaron en
los Estados Contables.
100%Cerrado
Eficaz29-oct-17
Regional
Cordoba
Realizar gestiones de inventarios
el cambio requeridoCorrección
Subdirección de
Servicios
Administrativos
LogísticoSubsanar los
inventarios
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimientoMemorando 6014 -000170 del
19/07/2016 dirigido a la
Subdirección Administrativa
Mensaje electrónico del 15/11/2017.
Memorando 6014 -000170 del
19/07/2016 dirigido a la Subdirección
Administrativa
100%Cerrado
Eficaz27-nov-17
Regional
Cordoba
Presentar el inventarios
actualizados de la Regional
Córdoba
Acción
Correctiva
Defensora
Regional CórdobaHumano
Inventarios de la
regional actualizados
1 Inventario
actualizado01-ago-16 30-ago-17
Teniendo en cuenta la toma
física de inventarios ejecutado
en el mes de marzo de 2017,
se remitió mediante correo
electrónico de fecha 03 de
abril de 2017 a la Secretaria
General y a los responsables
del Grupo de Bienes e
Inventarios de la entidad los
cambios y hallazgos
encontrados efectuando los
traslados a lugar, actualmente
los inventarios de la entidad se
Pantallazos del correo
electrónico enviado al Nivel
Central - Secretaria General y
Grupo de Bienes.
Se validó pantallazo de mensaje
electrónico, en el cual se
observa el envío al Nivel Central
el 03 de abril de 2017 de los
archivos de toma física de
inventarios de la Regional y de 2
actas de la actividad ejecutada.
100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601416
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Falta de controles para los bienes de
consumo (tintas de impresora y tóner)
vencidos y sin averías, sin que se
hubiese realizado trámite alguno para
ser devueltos.
N/A Falta de control en los inventarios
El arreglo de las impresoras con
el tramite al nivel central toma
un tiempo que supera la vida
útil de los tóner por esto el
vencimiento.
N.A N/A N/A
El arreglo de las impresoras con el
tramite al nivel central toma un tiempo
que supera la vida útil de los tóner por
esto el vencimiento.
Remitir los tóner al nivel central
para disponer lo pertinente en
aras de remitir los que sirvan a
otras regionales que los necesiten
Acción
Correctiva
Subdirección de
Servicios
Administrativos
Logístico
Revisión y
seguimiento de
inventarios
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimiento Memorando 201600294529
del 08/08/2016
Mensaje electrónico del 15/11/2017
Memorando 201600294529 del
08/08/2016.
Planilla de fecha 25/07/2016, planilla
de envió YG135556777CO
100%Cerrado
Eficaz27-nov-17
Regional
Cordoba601417
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Bienes en desuso al interior de la
regional (numeral 8,3,4 Manual
Integrado para el Manejo de los Bienes
de la Defensoría del Pueblo)
N/A Falta de control en los inventarios
Falta de tramite en al nivel
central para activar el comité de
bajas y proceder a devolver o
destruir los bienes en desuso.
N.A N/A N/A
Falta de tramite en al nivel central para
activar el comité de bajas y proceder a
devolver o destruir los bienes en
desuso.
Se dará de baja de los Bienes que
no se estén usando en la Regional
Acción
Correctiva
Subdirección de
Servicios
Administrativos
Logístico
Dar de baja a todos
los bienes que no
estén en uso
Nª de bienes
dados de baja
/ Total de
bienes en
desuso
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
Resoluciones 823 y 824 de
2017
Resoluciones 823 y 824 año 2017 "Por la
cual se dan de baja unos bienes de la
Defensoria del Pueblo, Regional
Cordoba…". De igual manera se
incluyeron en la contabilidad de la
entidad el 16/08/2017 a través del
comprobante número 7-149
100%Cerrado
Eficaz25-oct-17
Regional
Cordoba601418
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Existencia de una Multa ante el sistema
SIMIT del vehículo OBG682 sin gestión. N/A Por violar una norma de transito
Falta de precaución respecto a
las normas de transitoN.A N/A N/A
Falta de precaución respecto a las
normas de transito
El conductor asumirá el pago de la
multa
Acción
Correctiva
Conductor de la
Regional-
Subdirección de
Servicios
Administrativos
Logístico Subsanar la multa
Nº de
comparendos
tramitados / Nº
de
comparendos
impuestos
01-ago-16 30-jul-17 La multa fue subsanada
Comprobante de Pago -
Alcaldía de Montería
(Secretaría de Transporte y
Tránsito Montrans LTDA.)
Se verificó comprobante de pago
con fecha del 04 de octubre de
2016.
La acción se cierra con
cumplimiento del 100% y de
manera eficaz.
100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601419
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Tecnologías de la
Información
Falta de control a nivel de
licenciamiento (donación) y software
vencido a nombre del señor regional.
N/A Falta control a los inventarios
desconocimiento del tramite a
seguir para que las licencias se
descarguen del inventario del
Regional
N.A N/A N/A
desconocimiento del tramite a seguir
para que las licencias se descarguen
del inventario del Regional
Establecer control y monitoreo de
software y comunicar al nivel
central cuando este vencido
Corrección Grupo de Sistemas Tecnológico
Mantener al día las
licencias de los
software
Nº de
comunicacione
s a nivel
central / Nº
total de
licencias de
software
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimiento Memorando 6014-00065 del
02/02/2018
Memorando 6014-00065 del
02/02/2018 se anexo copia de los
mensajes electrónicos enviados a
Carlos Celis -Funcionario de la
Subdirección Administrativa y al
funcionario Alexander Amézquita -
Oficina de Sistemas
100%Cerrado
Eficaz15-feb-18
Regional
Cordoba601420
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Subproceso de
Defensoría Pública
Deficiencias en el uso del Sistema de
Información Visión Web - DP, procesos
sin teorías del caso.
N/AIncumplimiento de los defensores
públicos
falta de control en las
obligaciones contractualesN.A N/A N/A
falta de control en las obligaciones
contractuales
Verificar el cumplimiento de las
obligaciones contractuales
Acción
Correctiva
Defensoría Pública
Regional CórdobaLogístico
Estar al día con las
teorías de casos
Nª de
actualizaciones
/ Nº Total de
casos sin
actualizar
01-ago-16 30-jul-17
Durante los días 17, 18 y 19 de
Mayo de 2017, se llevó a cabo
una Visita de Control de
Gestión, por parte de
funcionarios de la Dirección
Nacional de Defensoría
Pública, en la cual se verificó
in situ que la información
reportada por los operadores
de defensoría pública se
encontrara en consonancia con
las directrices y lineamientos
expedidos sobre la materia
desde el nivel central. Por lo
cual los 5 profesionales
administrativos y de gestión
fueron auditados.
Archivo en PDF con evidencias.
Se verificó la información
allegada, evidenciándose que se
han impartido directrices a los
Defensores Públicos en la
Regional para estar al día con las
teorías de casos en el sistema de
información.
Sin embargo, para poder cerrar la
acción, es necesario contar para
el próximo seguimiento (corte a
30 de septiembre de 2017), con
un reporte oficial del sistema de
información Visión-Web DP al 30
de julio de 2017, lo cual
permitirá evidenciar el
cumplimiento de la acción. De
no ser posible generar el
reporte, se necesita una imagen
de pantalla que muestre esa
No presenta seguimiento
El sistema registra casos pendientes
de aceptación por parte de los
Defensores Públicos con fechas
anteriores a noviembre
50%En
Ejecución
Regional
Cordoba601421
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Subproceso de
Defensoría Pública
Inasistencia de los judicantes a las
barras académicas, articulo décimo
cuarto, resolución 1003 de 2005
N/AFalta de controles sobre la
normatividad
Desconocimiento de la
normatividadN.A N/A N/A Desconocimiento de la normatividad
Socialización del equipo MECI
calidad, donde orienten a los
funcionarios sobre el normograma
Acción
Correctiva
Equipo MECI
regional CórdobaLogístico
Asistencia semanal
de los judicantes a
las barras académicas
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
01-ago-16 30-jul-17
A partir de la fecha de la
auditoría se instó a los
judicantes a asistir a las
barras académicas,
actualmente se da cabal
cumplimiento al compromiso.
Archivo en PDF con evidencias.
Soportado mediante archivos
escaneados en los que se
observa fecha y firma de los
judicantes a las barras
académicas realizadas durante el
mes de junio y julio de 2016.
No obstante, se debe informar
cuántas socializaciones se
realizaron y a cuántas asistieron
los judicantes durante el periodo
comprendido entre el
01/ago/2016 y 30/07/2017, tal y
como se plantea en las fechas de
ejecución de la acción, enviando
una muestra del total de las
evidencias como soporte.
No presenta seguimientoMensaje electrónico del
21/11/2017, anexo planilla
asistencia
por mensaje electrónico del
21/11/2017 la regional anexo planilla
de asistencia
100%Cerrado
Eficaz29-nov-17
Regional
Cordoba
Lineamiento de la Defensora
Delegada de Mujer y Genero a las
defensorías Regionales, para el
cumplimiento de la Ley de Cuotas
Acción
Correctiva
Delegada Mujer y
Asuntos de
Genero Regional
Córdoba
LogísticoSocialización del
normograma
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimiento
Sin conocimiento la
Delegada, se concretó
reunión con la Delegada y el
Jefe de Control Interno.
El plan de mejoramiento se aprobó
por parte de la Oficina de Planeación
sin informar a la Delegada de Mujer y
Género para que impartiera las
directrices del caso, por ello se hace
necesario anular la acción
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba
Recolectar, consolidar a nivel
departamental la InformaciónCorrección
Defensora
Regional CórdobaHumano
Información ley de
cuotas1 Informe 01-may-17 30-dic-17
En fecha 03 de agosto de
2016, se elevaron los
requerimientos a todos los
alcaldes del departamento de
Córdoba y al señor
Gobernador. A la fecha faltan
algunos entes municipales por
respuesta a nuestra solicitud.
Archivo en PDF con informe de
cumplimiento de la Ley 581 de
2000; Municipios y
Departamento de Córdoba.
Se validó el informe
correspondiente a la vigencia de
2016. Sin embargo, teniendo en
cuenta la fecha de inicio y
terminación de la acción
(01/may/2017 - 30/dic/2017), se
deberá allegar adicionalmente el
informe correspondiente a la
vigencia de 2017 para dar
cumplimiento al 100%.
No presenta seguimiento Memorando 6014-00066
Se reporto copias de la gestión que
realizó la regional antes las alcaldías
y la Gobernación
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba
Remitir la Información a la
Delegada al nivel centralCorrección
Defensora
Regional CórdobaHumano
Información ley de
cuotas remitida
1 Informe
remitido01-may-17 30-dic-17
En fecha 03 de agosto de
2016, se elevaron los
requerimientos a todos los
alcaldes del departamento de
Córdoba y al señor
Gobernador. A la fecha faltan
algunos entes municipales por
respuesta a nuestra solicitud.
Archivo en PDF con informe
de cumplimiento de la Ley 581
de 2000; Municipios y
Departamento de Córdoba.
Se deberá reenviar el correo
electrónico o el documento
soporte digitalizado, mediante el
cual se remitan los informes
(vigencias 2016 y 2017)
relacionados con la ley de cuotas
al Nivel Central.
No presenta seguimiento Memorando 6014-00066
Se reporto copias de la gestión que
realizó la regional antes las alcaldías
y la Gobernación
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba
Asegurar los casos registrados y
garantizar los seguimientos desde
la vigencia 2010, actualizado en el
sistema visión web
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Logístico
Culminar las
peticiones de
vigencias anteriores
Nª de
actualizaciones
/ Nº Total de
peticiones sin
culminar
01-ago-16 30-jul-17
Las peticiones de vigencias
anteriores han sido
culminadas.
VISION WEB
Para poder establecer este
cumplimiento es necesario
contar con un reporte oficial del
sistema de información Visión-
Web DP con corte a 30 de julio
de 2017 (próximo seguimiento
corte a 30 de septiembre de
2017), lo cual permitirá
evidenciar el cumplimiento de la
acción. De no ser posible se
necesita una imagen de pantalla
que muestre esa información.
No presenta seguimiento 0%En
Ejecución
Regional
Cordoba
Solicitar los permisos del sistema
para que el regional tenga acceso
a los controles que emite el
sistema
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Humano
Revisión y
seguimiento del
sistema
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01-ago-16 30-jul-17
Se elevo 1 solicitud al grupo de
sistemas de la entidad para
que informara directrices y
viabilidad de la acción.
Pantallazos del correo
electrónico enviado al Nivel
Central - Grupo de Sistemas.
Se evidenció el requerimiento
realizado por la Regional al Grupo
de Sistemas el pasado
14/07/2017.
Para el próximo seguimiento
(corte a 30 de septiembre de
2017) se deberá presentar la
respuesta del Grupo de Sistemas
y evidenciar la forma en que la
Regional realiza el control de
revisión y el seguimiento al
sistema.
No presenta seguimiento 50%En
Ejecución
Regional
Cordoba
Realizar un plan de choque para la
actualización del registro en el
sistema visión web
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Humano
Culminar las
peticiones de
vigencias anteriores
Nª de
actualizaciones
/ Nº Total de
peticiones sin
culminar
01-ago-16 30-jul-17 Ya han sido culminadas VISION WEB
Para poder establecer este
cumplimiento es necesario
contar con un reporte oficial del
sistema de información Visión-
Web DP con corte a 30 de julio
de 2017 (próximo seguimiento
corte a 30 de septiembre de
2017), lo cual permitirá
evidenciar el cumplimiento de la
acción. De no ser posible se
necesita una imagen de pantalla
que muestre esa información.
No presenta seguimiento 0%En
Ejecución
Regional
Cordoba601424
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Tecnologías de la
Información
Inexistencia de una política en
estándares de seguridad informática,
(desactivar el usuario y la clave en el
momento del retiro del funcionario-
Visión Web ATQ)
N/ALa Regional no es competente
para desactivar usuarios
Es Talento Humano quien
reporta la eventualidad a la
Oficina de Sistemas para lo
pertinente
N.A N/A N/A
Es Talento Humano quien reporta la
eventualidad a la Oficina de Sistemas
para lo pertinente
Requerimientos del Ingeniero para
desactivar claves de ex
funcionarios
Acción
CorrectivaGrupo de Sistemas Logístico
Gestión a la oficina
de talento humano
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimiento Memorando 6014-00064
Mensaje electrónico del 20/09/2017
la regional informó la relación de los
funcionarios que ya no tienen
vinculación con la entidad.
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba
Habilitar un espacio en la regional
para organizar el centro de
documentación de las
publicaciones
Acción
Correctiva
Profesional
Promoción y
Divulgación
Defensor Regional
Córdoba
Logístico
Gestión para contar
con un centro de
documentación
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01-ago-16 30-jul-17
Mediante memorando numero
6014-00222 de fecha 02 de
agosto de 2016, dirigido a la
Dirección Nacional de
Promoción y divulgación, la
Regional Córdoba, solicitó
directrices referentes al centro
de documentación, resaltando
que a la fecha no contamos
con espacio físico para dicho
fin.
Memorando 6014-00292 de
fecha mayo 19 de 2017.
Se verificó el documento
enviado como evidencia,
encontrándose que se realizó la
consulta a Nivel Central para la
implementación del centro de
documentación en la Regional.
No obstante, la acción se cerrará
cuando se evidencie que
efectivamente se destinó un
espacio para el centro de
documentación y el mismo está
No presenta seguimientoMensaje electrónico del
06/12/2017 enviado por
Jorge Scaff
Mensaje electrónico del 06/12/2017
se anexaron fotos del espacio
habilitado en donde organizaron la
documentación de las publicaciones
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba
Realizar la distribución de las
publicaciones de los libros que se
tienen en inventarios
Acción
Correctiva
Profesional
Promoción y
Divulgación
Defensor Regional
Córdoba
LogísticoPublicaciones
distribuidas
Nº de
publicaciones
distribuidas/Nº
publicaciones
en inventario
01-ago-17 30-jul-17
Se elevó solicitud al
profesional de promoción y
divulgación en aras de dar
pronto cumplimiento a la
acción
Pantallazos del correo
electrónico enviado al
profesional de Promoción y
Divulgación.
Se verificó el documento
enviado como evidencia de la
directriz dada por la Defensora
del Pueblo Regional al
profesional de Promoción y
Divulgación.
Es importante resaltar, que para
cerrar la acción se deberá enviar
en el próximo seguimiento
evidencias que demuestren la
No presenta seguimiento
Mensaje electrónico del
06/12/2017 enviado por
Jorge Scaff -funcionario de
la regional
Mensaje electrónico del 06/12/2017
se anexaron fotos del espacio
habilitado en donde organizaron la
documentación de las publicaciones
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba
Evidencias de cumplimiento a la
observancia de la ley 1098/2006. Corrección
Promoción y
Divulgación
Regional Córdoba
Logístico
Continuar con las
gestiones frente a los
amonestados
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
01-ago-16 30-jul-17
A la fecha de la auditoría, no
se mostró la carpeta
correspondiente, sin embargo
se pudo constatar que si hay
afluencia de remisión de
personas amonestadas,
existiendo corresponsabilidad
y exigibilidad de los derechos a
favor de los menores de edad.
Archivo en PDF con evidencias.
Se revisaron los soportes
enviados como evidencia,
encontrándose documentos que
muestran gestión frente a los
amonestados, sin embargo son
anteriores al 13 de julio de 2016,
fecha en que se formalizó el
hallazgo. Por ende, Las
evidencias que se alleguen en los
próximos seguimientos, deben
mostrar la realización de la
acción en las fechas programadas
No presenta seguimiento
Certificaciones expedidas
por el Defensor Regional,
certificando la asistencia al
curso dictado por la regional
(noviembre/16 -3;
diciembre/16 -2; enero/17 -
14; febrero/17 -1; marzo/17 -
1)
Mensaje electrónico del 16/11/2017
Certificaciones expedidas por el
Defensor Regional, certificando la
asistencia al curso dictado por la
regional (noviembre/16 -3;
diciembre/16 -2; enero/17 -14;
febrero/17 -1; marzo/17 -1)
Listados de asistencia agosto/16;
enero y febrero de 2017
100%Cerrado
Eficaz27-nov-17
A la fecha de la auditoria, no se mostro
la carpeta correspondiente, sin
embargo se pudo constatar que si hay
afluencia de remisión de personas
amonestadas, existiendo
corresponsabilidad y exigibilidad de los
derechos a favor de los menores de
edad.
601426Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16 Promoción y Divulgación
Inobservancia a la ley 1098 de 2006,
afluencia mínima de remisión de
personas amonestadas, a comparación
de otras regionales, situación que se
puede derivar por la falta de
corresponsabilidad de la regional y
exigibilidad de los derechos a favor de
los menores de edad
N/ANo se mostro al momento de la
auditoria
A la fecha de la auditoria, no se
mostro la carpeta
correspondiente, sin embargo
se pudo constatar que si hay
afluencia de remisión de
personas amonestadas,
existiendo corresponsabilidad y
exigibilidad de los derechos a
favor de los menores de edad.
N.A
N.A N/A N/Afallas tecnológicas ocasionan atraso en
las labores
N.A N/A N/ANo hay espacio físico para albergar los
libros en una sola unidad
N.A N/A N/A
No hay espacio físico para albergar
los libros en una sola unidad
Quedo una vacante de ATQ por
ascenso
fallas tecnológicas ocasionan
atraso en las labores601423
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Deficiencias en el uso del sistema de
información Visión Web-ATQ
(peticiones de la vigencia 2010 en
seguimiento, peticiones asignadas al
Defensor regional sin culminar de
vigencias anteriores a las del año 2016,
sub registro de información,
información sin ingresar), conllevando
a que las estadísticas arrojadas por el
sistema no sean consistentes con la
realidad.
N/A
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Placas externas números 24715, 30359,
30859, 30675 a nombre de la
exfuncionaria Lissana Vargas Dávila con
cedula de ciudadanía número
1067846767
N/A
601425Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16 Promoción y Divulgación
No se dispone del centro de
documentación, encontrándose los
libros dispersos en las diferentes
unidades
N/A
N/A N/A Desconocimiento de la actividad601422Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16 PROCESOS MISIONALES
Falta de gestión en la verificación de la
Ley de Cuotas (articulo 16 ley 851 de
2000)
N/AFalta de controles sobre la
normatividadDesconocimiento de la actividad N.A
N.A N/A N/A
El inventario paso a otra funcionaria.
El tramite del cambio y aprobación
depende de la oficina de inventarios.
601415Auditoria
Interna de
Gestión
N.A N/A N/A
Desconocimiento de los lineamientos y
procedimientos y falta de personal
idóneo
Demoras en el tramite en el Nivel
central
El inventario paso a otra
funcionaria. El tramite del
cambio y aprobación depende
de la oficina de inventarios.
N/A601410Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Inobservancia de lo dispuesto en la ley
594 de 2000, Ley General de Archivos y
toda la normatividad archivística
vigente (integralidad de la información,
transferencia, deterioro de archivos,
entre otros )
N/A
Desconocimiento de los
lineamientos y procedimientos y
falta de personal idóneo
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 10 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 11
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regional
Cordoba
Solicitar la información al ICBF de
las personas amonestadas
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Logístico
Control frente a las
personas
amonestadas
1 Solicitud
mensual01-may-17 30-dic-17
Se han llevado a cabo
reuniones con el ICBF con la
finalidad de generar un
proceso que permita
evidenciar y conocer la
situación de los amonestados
en el departamento
Archivo en PDF con evidencias.
Se revisaron los soportes
enviados como evidencia,
encontrándose documentos que
son anteriores al 13 de julio de
2016, fecha en que se formalizó
el hallazgo. Por ende, Las
evidencias que se alleguen en los
próximos seguimientos, deben
mostrar la realización de la
acción en las fechas programadas
No presenta seguimiento
En reunión celebrada entre
la regional Córdoba y el ICBF
se acordó adelantar acciones
correspondientes al
cumplimiento del Art. 54 Ley
1098/06 y Resolución 422 de
2007 de la entidad.
Mensaje electrónico del 06/12/2017
realizaron solicitud el día 04 de
Diciembre de 2017 consecutivo 6014-
03457 con el fin de requerir al Centro
Zonal ICBF Montería información
sobre casos de amonestados
remitidos y atendidos en la
Defensoría del Pueblo Regional
Cordoba.
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba
Constatar la situación a nivel local
contra el numero de amonestados
que se reportan a la Defensoria
del Pueblo sea consecuente con la
problemática
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Logístico
Control frente a las
personas
amonestadas
1 revisión
mensual01-may-17 30-dic-17
Se han llevado a cabo
reuniones con el ICBF con la
finalidad de generar un
proceso que permita
evidenciar y conocer la
situación de los amonestados
en el departamento
Archivo en PDF con evidencias.
Se revisaron los soportes
enviados como evidencia,
encontrándose documentos que
son anteriores al 13 de julio de
2016, fecha en que se formalizó
el hallazgo. Por ende, Las
evidencias que se alleguen en los
próximos seguimientos, deben
mostrar la realización de la
acción en las fechas programadas
No presenta seguimiento
Mensaje electrónico del
06/12/2017 enviado por
Jorge Scaff -funcionario de
la regional
Mensaje electrónico del 06/12/2017
realizaron solicitud el día 04 de
Diciembre de 2017 consecutivo 6014-
03457 con el fin de requerir al Centro
Zonal ICBF Montería información
sobre casos de amonestados
remitidos y atendidos en la
Defensoría del Pueblo Regional
Cordoba.
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba
Lo ejecutado debe ser lo
soportado en el sistema Strategos
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación Nivel
Central
LogísticoCumplimiento cabal
de las metas
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimiento 0% Abierto
Regional
Cordoba
Realizar de forma justificada la
Reformulación de las metas a la
Oficina de Planeación cuando se
presente variaciones.
Acción
CorrectivaRegional Córdoba Humano
Solicitudes de ajuste
cuando se presenten
variaciones
Nº de
solicitudes01-ago-16 30-ago-17
Desde el mes de agosto de
2016 al mes de abril de 2017,
se han elevado 6 solicitudes
justificadas en la
reformulación de las metas.
Pantallazos de correos
electrónicos enviados a la
Oficina de Planeación.
Se validaron pantallazos de los
correos electrónicos enviados a
la Oficina de Planeación
(05/10/2016, 06/10/2016,
02/12/2016, 30/01/2017,
10/02/2017 y 04/04/2017),
mediante los cuales se
solicitaron ajustes a las metas
registradas en el sistema de
información Strategos.
La acción se cierra con
cumplimiento del 100% y de
manera eficaz. Sin embargo, se
debe continuar realizando la
acción de manera permanente
con el fin de evitar nuevamente
las causas que generaron el
No se envía seguimiento 100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601428
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16 Promoción y Divulgación
Desconocimiento del modelo
pedagógico institucional y las rutas
pedagógicas en las diferentes unidades
(victimas, desplazados)
N/ADesconocimiento de la
socialización
No se ha socializado el modelo
pedagógico institucional y las
rutas pedagógicas
N.A N/A N/A
No se ha socializado el modelo
pedagógico institucional y las rutas
pedagógicas
Socializar el modelo pedagógico
institucional y las rutas
pedagógicas
Acción
Correctiva
Promoción y
Divulgación
Regional Córdoba
Logístico
Conocer el modelo
pedagógico
institucional y las
rutas pedagógicas en
las diferentes
unidades (victimas,
desplazados)
Nº de
socializaciones
realizadas / Nº
socializaciones
programadas
01-ago-16 30-jul-17
Se llevo a cabo 1 socialización
del modelo pedagógico y ruta
pedagógica.
Archivo en PDF con evidencias.
Se revisaron los soportes
enviados como evidencia,
encontrándose los listados de
asistencia de dos (2) talleres
realizados en la Regional Córdoba
(19/07/2016 y 02/08/2016), sobre
el Modelo Pedagógico
Institucional, los folletos de paz,
y los formatos de Promoción y
Divulgación.
La acción se cierra con
cumplimiento del 100% y de
100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Cordoba601429
Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Falta de Registros para constatar la
operación eficaz, eficiente y efectiva,
en el tema de entrega de los
formularios a la UARIV.
N/A Se entregan en planillas
Los documentos se envían por
el servicio postal 4-72, el hace
la entrega y queda registrada en
la planilla pero no devuelven el
oficio físico donde se plasme la
firma del receptor
N.A N/A N/A
Los documentos se envían por el
servicio postal 4-72, el hace la entrega
y queda registrada en la planilla pero
no devuelven el oficio físico donde se
plasme la firma del receptor
Solicitar lineamientos sobre
procedimiento, instructivo o
manual donde se indique que se
debe hacer con los FUD luego de
tomar las declaraciones
CorrecciónDelegada de
VictimasLogístico
Lineamientos sobre
en envío de los FUD
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01-ago-16 30-jul-17
No se allegaron evidencias para
el periodo de seguimiento con
corte a 30 de junio de 2017. Por
tal motivo, no se registra
porcentaje de cumplimiento de
la acción.
No presenta seguimiento
mensaje electrónico del
06/12/2017 enviado por
Jorge Scaff -funcionario de
la Regional
La empresa 4-72 Servicios Postales
Nacionales certificó la entrega de los
formularios a la UARIV
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regional
Cordoba
Gestionar con la oficina de prensa
de la entidad la viabilidad de tener
un espacio en la página web para
mostrar la gestión de las
Regionales.
Acción
Correctiva
Despacho de la
Regional CórdobaLogístico
Visibilizar el trabajo
de la regional en la
pagina web
Nº de
requerimientos
realizados / Nº
de
requerimientos
a realizar
01-ago-16 30-jul-17
Se ha elevado 1 solicitud a la
oficina de prensa de la entidad
para conocer directrices y
viabilidad de esta acción.
Pantallazo de correo
electrónico enviado a la
Oficina de Comunicaciones e
Imagen Institucional.
Se evidenció el requerimiento
realizado por la Regional a la
Oficina de Comunicaciones e
Imagen Institucional el pasado
14/07/2017.
Para el próximo seguimiento se
deberá presentar la respuesta de
la Oficina de Comunicaciones e
Imagen Institucional y la gestión
que se derive de mencionada
respuesta.
No presenta seguimiento
Se espera que la regional anexe
respuesta de la Oficina de
Comunicaciones e imagen
institucional
50%En
Ejecución
Regional
Cordoba
Publicar en carteleras de la
Regional de la Gestión de la
Regional
Acción
Correctiva
Despacho de la
Regional CórdobaHumano
Visibilizar el trabajo
de la regional en la
pagina web
1 Publicación al
mes01-jun-17 30-dic-17
Se ha elevado 1 solicitud a la
oficina de prensa de la entidad
para conocer directrices y
viabilidad de esta acción.
SI
No se evidenció la solicitud
realizada a la Oficina de
Comunicaciones e Imagen
Institucional sobre esta acción.
En el próximo seguimiento se
deben allegar evidencias (ej.:
registro fotográfico,
comunicados, entre otras) de las
publicaciones realizadas en la(s)
cartelera(s) sobre la gestión de la
No presenta seguimiento Foto de la cartelera,
informando la gestión
Mensaje electrónico del 16/11/2017,
se anexo foto de una cartelera en
donde se visualiza la información
que suministra la regional a los
ciudadanos acerca de la gestión que
realizan.
100%Cerrado
Eficaz29-nov-17
Regional
Cordoba
Abrir un espacio en las pantallas
habilitadas en la Regional, para
mostrar la gestión nacional y la
regional
Acción
Correctiva
Despacho de la
Regional CórdobaHumano
Visibilizar el trabajo
de la regional en la
pagina web
Publicaciones 01-jun-17 30-dic-17
Se ha elevado 1 solicitud a la
oficina de prensa de la entidad
para conocer directrices y
viabilidad de esta acción.
SI
No se evidenció la solicitud
realizada a la Oficina de
Comunicaciones e Imagen
Institucional sobre esta acción.
En el próximo seguimiento se
deben allegar evidencias (ej.:
registro fotográfico, videos,
entre otras) de la gestión de la
Regional proyectada en las
pantallas habilitadas.
No presenta seguimientoFoto de la pantalla del TV,
ubicado en el centro de
atención al ciudadano
Mensaje electrónico del 16/11/2017,
se anexo foto en donde se alcanza a
visualizar la gestión que realiza la
Defensoria del Pueblo a nivel
nacional a través de la pantalla
situada en el centro de atención al
ciudadano.
100%Cerrado
Eficaz29-nov-17
Regional
Magdalena602001
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Direccionamiento
Estratégico
La Regional Magdalena, para el
periodo 2016 presentó
incumplimiento en las metas
propuestas según reporte del sistema
de información Strategos, respecto
del plan de acción anual 2016 con
corte al mes de abril, incumpliendo
con lo establecido en la Resolución
1692 de 2013 incidiendo en el logro
de los objetivos institucionales, en la
toma de decisiones de la entidad y el
seguimiento a la gestión.
No
presenta
Los funcionarios no entregan las
cifras acorde a lo planeado.
Falta de estrategia de
seguimiento a las actividades
que permita cumplir las metas.
N/A
Falta de estrategia de seguimiento a
las actividades que permita cumplir las
metas.
Realizar un control mensual con el
fin de que las metas del PAA
presenten un cumplimiento de por
lo menos 98%
Acción
Correctiva
Defensoría
Regional
Magdalena
Recurso
humano
Cumplir a las metas
propuestas en
Strategos.
No. de metas
sin cumplir /
No. total de
metas
01-oct-16 30-ene-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. El control lo debe
realizar cada líder de proceso y presentar un
informe de la gestión realizada
mensualmente al Defensor Regional (la cual
debe formar parte de la memoria de
seguimiento a Strategos y registrada en el
Aplicativo Strategos - campo
Observaciones)+Z172:Z194
No reportaron avance No reporto avance
Correo recibido el 25 de
octubre de 2017 con un
anexo.
Aplica la misma observación de la acción
N. 602009 - Se remitió correo el 30 de
octubre informando que debían remitir
para dar cumplimiento al 100% .
Realizarán la reunión entre el 1 y 2 de
nov de seguimiento a Strategos.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Magdalena602002
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión del Talento
Humano
No se realizaron jornadas de
reinducción en la vigencia 2015, así
como tampoco en el primer semestre
de 2016 (Decreto Ley 1567 de 1998 -
por el cual se crean el sistema
nacional de capacitación y el sistema
de estímulos para los empleados del
Estado).
No
presenta
Incumplimiento en la realización
del proceso de re inducción.
se presentó desconocimiento
de la realización en los tiempos
establecidos por la norma
N/A
se presentó desconocimiento de la
realización en los tiempos establecidos
por la norma
Concientizar a los funcionarios de
la importancia del proceso de re
inducción y realizar las mismas a
los funcionarios vigencia 2015 y
2016.
Corrección Defensor RegionalRecurso
humano
Cumplir las jornadas
de re inducción 2015
y primer semestre
2016
Un (1) Proceso
de re
inducción
01-oct-16 30-mar-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Se recomienda que
el Líder del Proceso de Gestión del Talento
Humano (Defensor Regional) en
coordinación con el P.G. 15 - Ing. Sistemas
(cargo administrativo), solicite a la
Subdirección de Talento Humano, los
lineamientos para realizar la reinducción a
los servidores y realizarla (levantando
evidencias). La evidencia de cumplimiento
de esta acción es la solicitud a Talento
Humano y las evidencias de haber realizado
el proceso de reinducción. Posteriormente
formará parte del Plan de Mejoramiento
para la Subdirección de Talento Humano por
ser el responsable directo del tema a nivel
No reportaron avance No reporto avance
Se recibió correo el 19 de
octubre de 2017 con dos
archivos adjuntos
La Regional cumplió con solicitar los
lineamientos la Subdirección de Talento
Humano; quien le respondió que al
finalizar año le daría las correspondientes
indicaciones. Se cierra ineficaz porque
no depende de la regional el
cumplimiento de la acción sino del nivel
central.100%
Cerrado
Ineficaz19-oct-17
Regional
Magdalena602003
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión del Talento
Humano
Fallas en la realización de las
reuniones mensuales que se deben
realizar del COPASST de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 12 de
la Resolución 208 de 2014, por la cual
se adopta el Reglamento Interno
para la elección de los miembros del
Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo de la Defensoría
del Pueblo y se dictan otras
disposiciones.
No
presenta
Se realizaron las reuniones
mensuales pero no se dejaron
registro de las mismas
Desconocimiento de la
realización de actas.
Falta de cultura en el
adecuado control de
registros (actas de
reunión)
N/AFalta de cultura en el adecuado control
de registros (actas de reunión)
Concientizar a los funcionarios de
la importancia de realizar la
memoria de reunión mensuales del
COPASST y efectuar la realización
de las mismas.
Acción
Correctiva
Funcionarios
comité COPASST
Recurso
humano
Totalidad de memoria
de reunión
mensuales realizadas
Siete (7)
memorias de
reunión / No.
total de
memorias de
reunión
01-oct-16 30-ene-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y Feb de 2017 no
reportó avance. Se recomienda que los
representantes por parte de la Regional al
COPASST sean los responsables de esta
acción; quienes deben realizar las reuniones
y levantar memoria de reunión (firmada por
todos los asistente en cada una de las
hojas). La evidencia es el envío de las tres
(3) memorias de reunión de los meses de
enero, febrero, marzo de 2017.
No reportaron avance No reporto avance
Se recibió correo
electrónico el 12 de octubre
de 2017
Remitieron copias de las actas realizadas
desde principios de 2017
100%Cerrado
Eficaz12-oct-17
Regional
Magdalena602004
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión del Talento
Humano
No se han definido planes de
emergencia de conformidad con lo
establecido en el Decreto 1443 de
2014, a través del cual el Ministerio
del Trabajo dicta disposiciones para
la implementación del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST).
No
presenta
No aplicación de las directrices
contenidas en el Decreto 1443 de
2014.
Desconocimiento del Decreto. N/A Desconocimiento del Decreto.
Socializar las directrices del
Decreto 1443 de 2014 e
implementar planes de emergencia
dentro del Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Acción
Correctiva
Comité de
Emergencia
Recurso
humano
Implementación de
los planes de
emergencia
No. planes a
implementar /
No. planes de
emergencia
01-oct-16 30-ene-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Se recomienda que
los representantes por parte de la Regional
al Comité de Emergencia sean los
responsables de esta acción; quienes deben
realizar la socialización del Decreto y
realizar memoria de reunión (firmada por
todos los asistente en cada una de las
hojas). La evidencia es el envío de una (1)
memoria de reunión; que pudo haberse
realizado durante el primer trimestre del
año. Esa socialización se le debe realizar
posteriormente a cada funcionario nuevo
que ingrese a la Regional y dejar evidencia
No reportaron avance No reporto avance
Se recibió correo el 18 de
octubre de 2017. con todos
los soportes
Acción cumplida a cabalidad
100%Cerrado
Eficaz18-oct-17
Regional
Magdalena602005
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión del Talento
Humano
Fallas en el registro de la información
que debe registrarse de todos los
servidores públicos que conforman la
Defensoría Regional Magdalena en el
Sistema de Información y Gestión del
Empleo Público –SIGEP, a pesar de
que la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional, obliga a divulgar la
información de las personas que se
encuentran vinculadas bien sea por
contrato de prestación de servicios,
en carrera o en provisionalidad.
No
presenta
Falta de armonización con el nivel
central.
Falta de socialización del
funcionamiento del SIGEP.N/A
Falta de socialización del
funcionamiento del SIGEP.
Requerir cumplimiento del registro
de la información faltante en el
SIGEP.
Corrección Funcionarios
Recurso
humano y
tecnológico
Totalidad de
información de los
servidores públicos
registrada en el
SIGEP
No. de
servidores
públicos con
Información
faltante por
registrar en el
SIGEP / No. de
servidores
públicos
totales
01-oct-16 30-ene-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Se recomienda que
está sea responsabilidad de todos y cada
uno de los servidores de la Regional;
quienes deben ingresar al SIGEP con su
usuario y contraseña y actualizar la
información. Una vez la actualicen deben
reportárselo a la Subdirección de Talento
Humano (Jose Gerardo Gonzalez -
joseggonzalez@Defensoría.gov.co) por
correo electrónico para que este emita el
Vo. Bo . Cuando tengan este correo se lo
remiten al P.G. 15 - Ing. de Sistemas para
que consolide la información de la Regional
y remita el correspondiente informe a la
OCI. La Fecha máxima para reporta la
actualización al Ing. Andrés es el 19 de mayo
No reportaron avance No reporto avance
Correo del 26 de octubre
con un anexo
La Oficina de Control Interno; cierra ineficaz
porque Talento humano no genero
certificación que todos los servidores
actualizaron datos en Sigep, pero los
servidores de la regional si enviaron evidencia
que realizaron la actualización
100%Cerrado
Ineficaz26-oct-17
Regional
Magdalena602006
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16
Evaluación de la
Satisfacción de Grupos
de Interés
La Defensoría Regional no está
aplicando todos los lineamientos para
la atención de sus Peticiones,
Quejas, Reclamos, Sugerencias,
Denuncias y Felicitaciones (PQRSDF),
como lo son promover y orientar a
los usuarios para la correcta
utilización del buzón, extraer y
registrar semanalmente las PQRSDF
del buzón y realizar el informe
estadístico de las PQRSDF. Criterios
que fueron establecidos por la
Secretaría General y divulgados a
todas las Defensorías Regionales
mediante correos electrónicos de
octubre de 2014 y definidos en el
procedimiento (EG-P01) vigente
desde el 10 de diciembre de 2015.
No
presentaNo empoderamiento del proceso.
Incumplimiento de las
directrices del procedimiento.N/A
Incumplimiento de las directrices del
procedimiento.
Aplicar los lineamientos expedidos
para la atención de Peticiones,
Quejas, Reclamos, Sugerencias,
Denuncias y Felicitaciones
(PQRSDF).
Acción
CorrectivaFuncionarios
Recurso
humano
Cumplimiento de los
lineamientos para
PQRSDF
No. de
lineamientos
faltantes por
cumplir / No.
total de
lineamientos
01-oct-16 30-ene-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Recomendamos
que de acuerdo al Manual de funciones e
instructivo enviado por Secretaria General -
Grupo de Atención al Ciudadano está acción
este a cargo del P.G. 15 -Admón. (Ing.
Sistemas) junto con el Defensor Regional.;
igualmente se recomienda que realicen una
sociabilización a todos los servidores de la
entidad; incluidos contratistas y levanten
listado de asistencia a dicha capacitación.
La evidencia del cumplimiento respecto a
los lineamientos, es llevar el libro control de
PQRSDF y enviar fotografías del mismo
actualizado a la fecha de reporte de
cumplimiento.
No reportaron avance No reporto avance
El 13 de octubre se recibió
correo electrónico con
registro fotográfico de las
actas levantadas cada día
martes, listado de asistencia
a capacitación sobre
atención al ciudadano y el
libro radicador de quejas.
Las actas a partir del 2018 deben estar
enumeradas.
100%Cerrado
Eficaz13-oct-17
Regional
Magdalena602007
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
AdministrativosCarencia de aire acondicionado.
No
presenta
No existe en este momento el
contrato de mantenimiento para
los aires acondicionados, el cual
depende de la gestión de la
Subdirección Administrativa
N/A
No existe en este momento el
contrato de mantenimiento para los
aires acondicionados, el cual depende
de la gestión de la Subdirección
Administrativa
Gestión para la realización del
mantenimiento de los aires
acondicionados de la Regional
CorrecciónSubdirección
administrativaFinanciero
Funcionamiento de
los aires
acondicionados de la
regional
Nº de aires
acondicionado
s
funcionando/N
º de aires
acondicionado
s funcionando
01-oct-16 30-mar-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Se dará por
cumplido cuando se reciba el reporte de
daño a la Sub-Administrativa (Líder del
Proceso Regional - P.G. 15 Ing. Sistemas)
firmado por el Defensor Regional y soliciten
el manteniendo respectivo. Posteriormente
se debe incluir en un Plan de Mejoramiento
para el Líder del Proceso a Nivel Nacional
(Subdirección Administrativa).
El 26 de abril se recibió
correo
(magdalena@Defensoría.gov.
co) con 5 anexos.
Remiten todos los soportes de
cumplimiento de la acción de
mejoramiento. Para el 2017 deben
tramitar a tiempo el mantenimiento
preventivo de los aires
acondicionados; para evitar que
queden fuera de servicio.
100%Cerrado
Eficaz26-abr-17
Regional
Magdalena602008
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Goteras y Humedad en algunas
oficinas
No
presenta
La gestión de la Regional no
implica resultados del nivel
central.
No existe en este momento
contrato para la reparación de
los techos.
N/ANo existe en este momento contrato
para la reparación de los techos.
Gestionar recursos para la
adecuación locativa de la sede
que permita la reparación del
techo de la sede regional.
CorrecciónSubdirección
administrativaFinanciero
Reparación de daños
en la Regional
Magdalena
Nº de
reparaciones/N
º de daños
locativos
01-oct-16 30-mar-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Se dará por
cumplido cuando reciba el reporte de
solicitud de adecuación a la
SubAdministrativa; posteriormente se debe
incluir en un Plan de Mejoramiento para el
Líder del Proceso a Nivel Nacional.
No reportaron avance
El 08 de mayo se recibió
correo
([email protected] .
co) con 7 anexos.
Remiten todos los soportes de
cumplimiento de la acción de
mejoramiento.
100%Cerrado
Eficaz08-may-17
Regional
Magdalena602009
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Direccionamiento
Estratégico
Se evidenció en el sistema Strategos
alertas en Rojo por el no
cumplimiento de las metas
propuestas a la fecha de la auditoria.
No
presenta
Los funcionarios no entregan las
cifras acorde a lo planeado.
Falta de estrategia de
seguimiento a las actividades
que permita cumplir las metas.
N/A
Falta de estrategia de seguimiento a
las actividades que permita cumplir las
metas.
Realizar un control mensual con el
fin de que las metas del PAA
presenten un cumplimiento de por
lo menos 98%
Acción
Correctiva
Defensoría
Regional
Magdalena
Humano
Cumplir a las metas
propuestas en
Strategos.
No. de metas
sin cumplir /
No. total de
metas
01-oct-16 30-dic-16
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Se recomienda que
el control lo realice cada líder de proceso
regional (ATQ - Defensoría pública -
Promoción y Divulgación, etc.) y presentar
un informe de la gestión realizada
mensualmente al Defensor Regional; la cual
debe además quedar registrada en
Aplicativo Strategos campo observaciones.
Estos informes deben formar parte de la
memoria de seguimiento que realice el
Regional al cumplimiento de metas mensual.
No reportaron avance No reporto avance
Se recibió correo el 25 de
octubre de 2017 con 7
anexos.
Se recibieron actas de reunión de
seguimiento, pero al revisarlas no hacían
alusión al cumplimiento de metas con
corte a septiembre; así mismo se
identificaron inconsistencias en los
reportes porque estaban trabajando con
cifras de agosto y no estaban
contemplados todos los procesos. Se les
solicito evidencias claras y suficientes de
un correcto seguimiento al cumplimiento
de metas. El 30 de octubre se les envio
correo informado que debían remitir para
otorgar un cumplimiento del 100% -
Realizarán la reunión entre el 1 y 2 de
nov de seguimiento a Strategos.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Magdalena602010
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Subproceso de
Defensoría Pública
No hay una adecuada planeación en
la atención al usuario, se evidencia
sobrecarga - concentración de
actividades en los Coordinadores
administrativos y de gestión en sus
diferentes casos creando desatención
en actividades de seguimiento a los
reportes e informes de los
Defensores Públicos a su cargo entre
otros.
No
presenta
No había una distribución de las
funciones de los auxiliares
administrativos, adscritos a
Defensoría Pública.
Hay tres Profesionales
Administrativos y de Gestión y
solo hay dos auxiliares
administrativos.
Falta de personal (1
auxiliar
administrativo) que
realice las funciones
N/A
Falta de personal (1 auxiliar
administrativo) que realice las
funciones
Las funciones de los auxiliares
administrativos serán reasignadas
para desconcentrar las funciones.
Además se gestionara con el nivel
central el ingreso de otro auxiliar
administrativo.
Acción
Correctiva
Defensoría
Regional
Magdalena
Humano
Asignación de
tiempos en la
atención a los
usuarios
No. de
solicitudes
realizadas /
No. de
solicitudes a
realizar
01-oct-16 30-mar-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017. Según la información suministrada por
la Subdirección de Talento Humano en la
Regional existen tres (3) cargos P.G. 19- DP
y dos (2) Auxiliares Admón. G. 10 ; el
nombramiento de otro Auxiliar G. 10 se
escapa de la competencia del Defensor
Regional, razón por la cual para cumplir esta
acción se solicita: 1. Memorando dirigido a
Talento Humano solicitando el personal que
requiere la Regional para desarrollar
eficientemente sus funciones 2. Memoria
de Reunión realizada con el grupo de
Defensoría pública donde de común
acuerdo establezcan la distribución
equitativa de trabajo entre los funcionarios
activos actualmente (con copia a la
Subdirección de Talento Humano); ya que
es incierto cuando nombren aun nuevo
No reportaron avance No reporto avance
Se recibió correo el 26 de
octubre de 2017 con 2
anexos.
Se cumplió efectivamente con las 2
acciones propuestas.
100%Cerrado
Eficaz26-oct-17
601430Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Gestión de las
Comunicaciones
Fortalecimiento del control social a
nivel Regional: Las actividades
realizadas a Nivel Regional se visibilizan
a través de la revista Virtual " Paloma
Mensajera", teniendo cero incidencias
sobre los usuarios por ser un medio de
comunicación Interno.
A la fecha de la auditoria, no se mostro
la carpeta correspondiente, sin
embargo se pudo constatar que si hay
afluencia de remisión de personas
amonestadas, existiendo
corresponsabilidad y exigibilidad de los
derechos a favor de los menores de
edad.
601426Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16
Los usuarios no tienen acceso a
paloma mensajera
Las actividades de la Regional
son remitidas a la dependencia
Grupo de Comunicaciones
donde se exponen en la revista
de la entidad "Paloma
Mensajera", pese a ello solo las
pueden observar los
funcionarios de la entidad y no
es visibilizada por usuarios y
demás. Se esta estudiando la
viabilidad de solicitar al nivel
central - que sea evidenciado el
trabajo de la regional en la
pagina web haciéndola accesible
a los particulares.
N.A N/A N/A
las actividades de la Regional son
remitidas a la dependencia Grupo de
Comunicaciones donde se exponen en
la revista de la entidad "Paloma
Mensajera", pese a ello solo las pueden
observar los funcionarios de la entidad
y no es visibilizada por usuarios y
demás. Se esta estudiando la viabilidad
de solicitar al nivel central - que sea
evidenciado el trabajo de la regional
en la pagina web haciéndola accesible
a los particulares.
601427Auditoria
Interna de
Gestión
13-jul-16Direccionamiento
Estratégico
Lo registrado en el sistema STRATEGOS
no es coincidente con lo gestionado
(Desplazados)-Resolución 1692
N/A Se mostraron listas de asistencias
Lo indicado obedece a las actas
de reunión, las mismas no son
entregadas los días del evento
por lo cual al momento de
solicitarla a los comunitarios no
mostraron lo pertinente sino las
listas de asistencia, sin embargo
esto no amerita considerar que
no es coincidente lo gestionado
con lo indicado en STRATEGOS
La planeación es un
ejercicio dinámico
que requiere
actualización dada la
gestión que realiza la
regional y los hechos
coyunturales.
N/A N/A
La planeación es un ejercicio
dinámico que requiere actualización
dada la gestión que realiza la regional
y los hechos coyunturales.
N/A
Promoción y Divulgación
Inobservancia a la ley 1098 de 2006,
afluencia mínima de remisión de
personas amonestadas, a comparación
de otras regionales, situación que se
puede derivar por la falta de
corresponsabilidad de la regional y
exigibilidad de los derechos a favor de
los menores de edad
N/ANo se mostro al momento de la
auditoria
A la fecha de la auditoria, no se
mostro la carpeta
correspondiente, sin embargo
se pudo constatar que si hay
afluencia de remisión de
personas amonestadas,
existiendo corresponsabilidad y
exigibilidad de los derechos a
favor de los menores de edad.
N.A N/A N/A
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 11 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 12
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regional
Magdalena602011
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Subproceso de
Defensoría Pública
Inasistencia a las barras académicas
por parte de la Dra. Claudia Helena
Serje – Coordinadora de Barra
Académica - responsable según
contrato No.3752, se evidenció la
delegación de dicha responsabilidad
en terceros no propiamente con la
experiencia laboral y académica para
las expectativas de los Defensores
Públicos, no presentación al
supervisor los temas a tratar,
metodología, no entrega de material
académico didáctico; creando
incertidumbre en las siguientes
reuniones requeridas. Se evidencian
correos electrónicos de llamados de
atención por parte del Profesional
administrativo y de gestión
(supervisor) Dr. Harlen Contreras
Londoño.
No
presenta
La contratista no atiende a las
obligaciones contractuales ni las
observaciones que le realiza el
supervisor del contrato.
Falta de compromiso por parte
de la Contratista en el
cumplimiento de sus funciones.
N/A
Falta de compromiso por parte de la
Contratista en el cumplimiento de sus
funciones.
Remisión de informes a la
Dirección Nacional de Defensoría
Pública reportando esta situación,
para tomar los correctivos.
Acción
Correctiva
Coordinadores de
Defensoría pública
Recurso
humano
Dirección Nacional de
Defensoría Pública
tome los correctivos
en cumplimiento al
No. de
comunicacione
s realizadas /
No. de
comunicacione
s a realizar
01-oct-16 30-dic-16
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Remitir a la OCI los
reportes de incumplimiento del Contrato de
la Sra. Claudia Helena Serje, durante el
segundo periodo de 2016 e informar si para
el 2017 le renovaron contrato. Esta acción
debe ser remitida por la Dra. Harlen
Contreras Londoño - P.G. 19 Defensoría
Pública.
Se recibió correo el 25 de
abril de 2017, del correo de
la regional magdalena; junto
con 2 anexos: (i) cuadro en
Excel relación barras y (ii)
correos electrónicos entre
Harlem contreras y Claudia
Serje. Así mismo informan
que para el 2017 no le
renovaron contrato
El incumplimiento al contrato se
remite por oficio firmado por el
Defensor Regional; reportado
directamente a la Dirección de
Defensoría Pública - Área de Vigilancia
de gestión y estadística; donde se
informa el numero del contrato y las
observaciones detalladas. FALTA ESTE
REPORTE
No reporto avance
Se recibió correo del 30 de
octubre, donde el Defensor
Regional le reporta al
Director de Defensoria
Pública el incumplimiento de
la contratista
Se recibió el soporte que faltaba
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Magdalena602012
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
El sistema Visión-Web DP, presento
atrasos por unidad; dificultando el
cumplimiento de las metas
propuestas; adicionalmente se
constató la lentitud del sistema
durante la auditoría in-situ.
No
presenta
La regional cuenta con equipos
obsoletos
La gestión de la Regional no
implica resultados del nivel
central.
Falta de adquisición
por parte del nivel
central de equipos
para la prestación del
servicio.
N/A
Falta de adquisición por parte del nivel
central de equipos para la prestación
del servicio.
Gestionar ante el nivel central la
adquisición de mas equipos de
computo.
Acción
Correctiva
Subdirección
Administrativa
recursos
financieros y
logísticos
Adquisición de
nuevos equipos de
computo
No. de equipos
adquiridos 01-oct-16 30-mar-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Se dará por
cumplido cuando reenvíen el correo
electrónico mediante el cual realizaron la
solicitud de elementos para el 2017, dirigida
a la SubAdministrativa en la oportunidad
requerida. Esta acción formara parte del
Plan de Mejoramiento que se establezca
para el Líder del Proceso a nivel Nacional
(Subdirección Administrativa).
No reportaron avance
Se recibió correo el 10 de
mayo de 2017 con 3 anexos.
Remiten todos los soportes de
cumplimiento de la acción de
mejoramiento. Sin embargo se
identifica que no realizaron la
solicitud dentro del tiempo
estipulado por la Subdirección
Administrativa, lo que se
traduce en que no quedan
incluidos en la proyección de
necesidades para la siguiente
vigencia . Deben cumplir con los
plazos establecidos para la
100%Cerrado
Ineficaz10-may-17
Regional
Magdalena602013
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Direccionamiento
Estratégico
Deficiencia en la capacidad de los
equipos de cómputo.
No
presenta
La regional cuenta con equipos
obsoletos
La gestión de la Regional no
implica resultados del nivel
central.
Falta de adquisición
por parte del nivel
central de equipos
para la prestación del
servicio.
N/A
Falta de adquisición por parte del nivel
central de equipos para la prestación
del servicio.
Gestionar ante el nivel central la
adquisición de mas equipos de
computo.
Acción
Correctiva
Subdirección
Administrativa
recursos
financieros y
logísticos
Adquisición de
nuevos equipos de
computo
No. de equipos
adquiridos 01-oct-16 30-mar-17
Aplica la misma observación realizada para el
hallazgo 602012.No reportaron avance
Se recibió correo el 10 de
mayo de 2017 con 3 anexos.
Remiten todos los soportes de
cumplimiento de la acción de
mejoramiento. Sin embargo se
identifica que no realizaron la
solicitud dentro del tiempo
estipulado por la Subdirección
Administrativa, lo que se
traduce en que no quedan
incluidos en la proyección de
necesidades para la siguiente
vigencia . Deben cumplir con los
plazos establecidos para la
100%Cerrado
Ineficaz10-jun-17
Regional
Magdalena602014
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Se presentan quejas pendientes de
cerrar por el año 2015, en el Sistema
Visión Web – ATQ, situación que
genera desinformación en las
estadísticas del consolidado a nivel
nacional.
No
presenta
No se alimenta de forma oportuna
el sistema de Vision Web - ATQ.
No se esta aplicando
correctamente el procedimiento
AT– P01
Desconocimiento de
los funcionarios en la
aplicación de los
procedimientos del
proceso AT
N/A
Desconocimiento de los funcionarios
en la aplicación de los procedimientos
del proceso AT
Socializar a los funcionarios de la
regional magdalena los
procedimiento y formatos del
proceso AT y conclusión en Vision
Web ATQ de las quejas de 2015.
Acción
Correctiva
Funcionarios de
ATQ
Recurso
humano y
tecnológico
Total de quejas
cerradas 2015
No. de quejas
sin tramitar
año 2015 / No.
total de quejas
1 Socialización
01-oct-16 01-abr-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Teniendo en
cuenta que el líder del proceso de ATQ es el
P.G. 18 (OSPINO MAESTRE SHIRLEY
VERÓNICA), recomendamos que sea
apoyada durante los tres (3) primeros meses
por el P.G. 17 (NEIRA RODRIGUEZ SERGIO
ANDRÉS) teniendo en cuenta que ingreso a
la entidad el 22 de febrero de 2017, entre
los dos (2) profesionales socializar a todos
los servidores de la regional el proceso de
Atención y Tramite que se encuentra
publicado en el listado maestro de
documentos; para lo cual se sugiere realizar
capacitaciones a grupos de diez (10)
personas. Iniciando por los siete (7)
funcionarios de ATQ. La evidencia es el
registro fotográfico de la capacitación y el
listado de asistencia. Está actividad se debe
realizar en el menor tiempo posible. Por
otro lado la P.G. 18- ATQ debe recibir
capacitación por parte del Ing. sistemas en
el Aplicativo Visión Web (RUP-ATQ) de lo
cual deben dejar como evidencia memoria
No reportaron avance No reporto avance
Se recibió correo
electrónico el 06 de octubre
2017; adjuntando acta de
reunión solicitada, listado
de asistencia y registro
fotográfico.
La Regional debe continuar realizando
capacitaciones y análisis sobre el sistema
Vision Web para identificar fortalezas y
debilidades y proceder con el análisis de
información y generación de informes
que deben estar a cargo de los
profesionales de Direcciones Nacionales
y no del Ingeniero de Sistemas.
100%Cerrado
Eficaz06-oct-17
Regional
Magdalena602015
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
No se evidenció un adecuado archivo
de las peticiones realizadas por los
Usuarios.
No
presenta
Falta de unidad de criterio en la
organización.
Falla en la aplicación de los
lineamientos de Gestión
Documental
N/AFalla en la aplicación de los
lineamientos de Gestión Documental
Realizar jornadas para organizar de
forma adecuada los archivos,
siguiendo los lineamientos de
Gestión Documental de la entidad
Acción
Correctiva
Defensoría
Regional
Magdalena
Recurso
humano Archivo organizado
Nº de jornadas
realizadas/Nº
jornadas
planificadas
01-oct-16 01-oct-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. La Organización del
Archivo es responsabilidad de todos los
funcionarios. Se recomienda que cada
persona maneje sus carpetas con gestión
documental (activo-inactivo); realizar
gestión con el SENA para que realicen sus
prácticas estudiantes de gestión
documental para organizar el archivo que
este pendiente; se recomienda igualmente
que el líder del Proceso Administrativo de la
Regional ( P.G.15 - Ingeniero de sistemas)
establezca una estrategia a desarrollar
durante el 2017 para organizar el archivo
con el apoyo de todos los servidores.
Teniendo en cuenta las limitaciones de
personal que tiene actualmente la Regional
se recomienda que cada área maneje su
propio archivo; realizando toda la gestión
documental, cada área debe remitir por
correo electrónico a la Auxiliar
Administrativo G. 6 (ARISTIZABAL SALAZAR
LEYDI DAYANA) el listado de las carpetas
que está manejando en un cuadro de Excel
No reportaron avance No reporto avance
Se recibió correo el 19 de
octubre con todos los
soportes solicitados
cumplido a cabalidad
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Magdalena602016
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Carencia de impresoras para el
cumplimento de entrega de soporte
de la solicitud de la petición del
usuario causando malestar y
credibilidad del servicio de la
Defensoría Magdalena.
No
presenta
La regional cuenta con equipos
obsoletos
La gestión de la Regional no
implica resultados del nivel
central.
Falta de adquisición
por parte del nivel
central de equipos
para la prestación del
servicio.
N/A
Falta de adquisición por parte del nivel
central de equipos para la prestación
del servicio.
Gestionar ante el nivel central la
adquisición de impresoras, para
mejorar la prestación del servicio.
Acción
Correctiva
Subdirección
administrativa
recursos
financieros y
logísticos
Adquisición de
nuevas impresoras
No. de equipos
adquiridos 01-oct-16 30-mar-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Se dará por
cumplido cuando reenvíen el correo
electrónico mediante el cual realizaron la
solicitud de elementos para el 2017, dirigida
a la SubAdministrativa en la oportunidad
requerida.
No reportaron avance
El 09 de mayo se recibió
correo
([email protected] .
co) con 2 anexos.
Remiten todos los soportes de
cumplimiento de la acción de
mejoramiento. Sin embargo se
identifica que no realizaron la
solicitud dentro del tiempo
estipulado por la Subdirección
Administrativa, lo que se
traduce en que no quedan
incluidos en la proyección de
necesidades para la siguiente
vigencia . Deben cumplir con los
plazos establecidos para la
100%Cerrado
Ineficaz09-may-17
Regional
Magdalena602017
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
No existe un control estandarizado
en la Regional Magdalena, de las
peticiones por el funcionario que
atiende al usuario, cada uno utiliza
su control, situación que causa
retrasos e inconvenientes en sus
demás compromisos laborales.
No
presenta
No se esta aplicando
correctamente el procedimiento
los procedimientos del proceso AT
Desconocimiento de los
funcionarios en la aplicación de
los procedimientos del proceso
AT
N/A
Desconocimiento de los funcionarios
en la aplicación de los procedimientos
del proceso AT
Socializar a los funcionarios de la
regional magdalena los
procedimiento y formatos del
proceso AT, para mejorar la
atención a los usuarios
Acción
Correctiva
Funcionarios de
ATQ
Recurso
humano
Aplicación de los
registros para el
control de ATQ en la
regional
Nº de
socializaciones
realizadas/ Nº
Socializaciones
a realizar
01-oct-16 15-feb-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Con el
cumplimiento de la acción del hallazgo
602014 se cumple con el hallazgo 602017.
No reportaron avance No reporto avance
Se recibió correo
electrónico el 06 de octubre
2017; adjuntando acta de
reunión solicitada, listado
de asistencia y registro
fotográfico.
La Regional debe continuar realizando
capacitaciones y análisis sobre el sistema
Vision Web para identificar fortalezas y
debilidades y proceder con el análisis de
información y generación de informes
que deben estar a cargo de los
profesionales de Direcciones Nacionales
y no del Ingeniero de Sistemas.
100%Cerrado
Eficaz06-oct-17
Regional
Magdalena602018
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Debilidades en la aplicación de las
directrices del Archivo General de la
Nación; Ley 594 de 2000/Ley
General de Archivos y la Resolución
412 de 2015, mediante la cual se
aprueba la actualización del manual
de archivo versión No. 2 de la
Defensoría del Pueblo.
No
presenta
Falta de empoderamiento de los
funcionarios.
Incumplimiento de la Ley 594 de
2000/Ley General de Archivos.N/A
Socializar y cumplir con las
directrices del Archivo General de
la Nación implementándolas en la
Regional y dejando las evidencias
en acta y registros fotográficos
Acción
CorrectivaFuncionarios
Recurso
humano
Cumplimiento de las
directrices del
Archivo General de la
Nación
No. de
directrices por
cumplir / No.
total de
directrices
01-oct-16 30-ene-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. La Socialización se
realiza a través de una capacitación; bien
sea por parte del Grupo de Gestión
Documental (Subdirección Administrativa) o
dada por una Universidad de Santa Marta;
así mismo a través de la auto capacitación
(leer los documentos publicados en el
listado maestro de documentos). El
cumplimiento se ve reflejado en las
carpetas que cada uno de los servidores
maneja las cuales deben estar con gestión
documental (organizadas las hojas por
tamaño, foliadas, sin gachos de cosedora,
relacionados los documentos en el formato
No reportaron avance No reporto avance
Remitieron listado de
asistencia y registro
fotográfico que recibieron
capacitación en gestión
documental; por parte de un
servidor del grupo de
gestión documental y
posteriormente acta de
reunión con compromisos
respecto ala gestión
documental.
Falta que remitan evidencias que ya se
esta aplicando la gestión documental en
la regional y cuales fueron los tiempos
establecidos por el regional para que
adelanten dicha actividad., las
remitieron mediante correo del 12 de
octubre de 2017
100%Cerrado
Eficaz
10/10/201
7 y 12-10-
2017
Regional
Magdalena602019
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenciaron impresoras y aires
acondicionados de propiedad personal
de los servidores públicos de la
Defensoría Regional, creando
incertidumbre en los bienes de la
Regional Magdalena.
No
presenta
Ingreso de elementos personales
tales como: abanicos, impresoras,
aires, etc.
Al no contar los servidores
públicos con los elementos
necesarios para el desarrollo de
sus funciones ingresan a la
Defensoría del Pueblo dichos
elementos.
Pese a que no se
cuente con los
elementos y se
ingresen bienes
propiedad de los
servidores públicos no
se esta dejando
registro para control
de inventarios
N/A
Pese a que no se cuente con los
elementos y se ingresen bienes
propiedad de los servidores públicos
no se esta dejando registro para
control de inventarios
Dejar establecido en acta los
elementos personales que se van a
ingresar a la regional por parte de
los servidores públicos, teniendo
en cuenta de que estos solo sean
utilizados para el desempeño de
las funciones de los mismos,
mientras se obtiene los elementos
necesarios para la regional
Corrección Defensor RegionalRecurso
humano
Registrar todos los
bienes propiedad de
los servidores
públicos
1 Registro de
todos los
elementos que
ingresan a la
Regional
01-oct-16 15-feb-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Los funcionarios
que tengan elementos de su propiedad en
las instalaciones de la Defensoría deben
registrar (ingreso y salida) en el libro de
control del guarda de Seguridad; para el
correspondiente control. La evidencia del
cumplimiento de esta acción es el registro
fotográfico del libro de seguridad donde se
registre el ingreso de dichos elementos y el
No reportaron avance No reporto avance
Fotografías del Libro de
registro de elementos
personales
Se recibió correo electrónico el 11 de
julio con las evidencias de apertura del
libro de control
100%Cerrado
Eficaz11-jul-17
Regional
Magdalena602020
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenciaron elementos de oficina
inservibles en condiciones para dar
de baja y dados de baja en
diferentes puntos de la Defensoría
del Pueblo desmejorando la imagen
de la Defensoría.
No
presenta
Se siguen utilizando Elementos o
bienes a pesar de que se han dado
de baja
Por necesidad del servicio se
mantuvieron en uso algunos
elementos dados de baja
N/A
Por necesidad del servicio se
mantuvieron en uso algunos elementos
dados de baja
Retirar de la sede regional los
bienes inservibles dados de baja y
realizar las bajas del año 2016.
Acción
Correctiva
Funcionario del
área
Administrativa
Recurso
humano
Dar de baja a bienes
inservibles
Una (1)
Resolución de
bajas
01-oct-16 30-ene-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Se recomienda que
atendiendo con el manual de funciones le
corresponde al P.G. 15 -Admón. ( Ing.
Sistemas) realizar está acción bajo la
coordinación del Defensor Regional
No reportaron avance
El 09 de mayo se recibió
correo
([email protected] .
co) con 5 anexos.
Remiten todos los soportes de
cumplimiento de la acción de
mejoramiento.
100%Cerrado
Eficaz09-may-17
Regional
Magdalena602021
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Direccionamiento
Estratégico
La UPS de respaldo de energía y las
baterías requieren de
mantenimiento.
No
presenta
La gestión de la Regional no
implica resultados del nivel
central.
Falta de remisión del nivel
central de recursos para el
mantenimiento de la UPS.
N/A
Falta de remisión del nivel central de
recursos para el mantenimiento de la
UPS.
Realización del mantenimiento de
la UPS.
Acción
CorrectivaNivel central
recursos
financieros y
logísticos
Mantenimiento de la
UPS
No. de
mantenimiento
s realizados /
No. de
mantenimiento
s a realizar
01-oct-16 30-mar-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Se dará por
cumplido cuando reenvíen el correo
electrónico mediante el cual realizaron la
solicitud de mantenimiento para el 2017,
dirigida a la SubAdministrativa con copia al
Grupo de Sistemas en la oportunidad
No reportaron avance No reporto avance
Remitieron copia del correo
enviado a la subdirección
Administrativa solicitando el
mantenimiento el 18 de
mayo de 2017
La Regional debe seguir solicitando con
regularidad el manteniendo de dichos
equipos; para que el responsable directo
de está acción la realice.100%
Cerrado
Ineficaz10-oct-17
Regional
Magdalena602022
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
El Sistema Híbrido Avanzado marca
PANASONIC KX-TES824 se encuentra
ubicado en el piso frente al Rack de
Comunicaciones, representando un
riesgo para el equipo.
No
presentaFalta de disposición de tiempo.
No ubicar correctamente el
sistema hibrido avanzado.N/A
No ubicar correctamente el sistema
hibrido avanzado.
Realizar el correctivo de la
posición de la planta telefónica.Corrección Despacho Regional
recursos
logísticos
Ubicación adecuada
del sistema hibrido
avanzado
1 reubicación 01-oct-16 30-oct-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Por manual de
funciones le corresponde al P.G. 15 -Admón.
( Ing. Sistemas) realizar está acción bajo la
coordinación del Defensor Regional
No reportaron avance No reporto avance
Fotografías de la debida
ubicación del equipo
Se recibió correo electrónico el 11 de
julio con las evidencias
100%Cerrado
Eficaz11-jul-17
Regional
Magdalena602023
Auditoria
Interna de
Gestión
19-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Fallas en la realización de reuniones
bimestrales que se deben realizar del
Subcomité Regional, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 5 de la
Resolución 1270 de 2013, por la cual
se reestructura el Comité de Gestión
Ambiental de la Defensoría del
Pueblo.
No
presentaFalta de disposición de tiempo.
Desconocimiento de la
Resolución 1270 de 2013.N/A
Desconocimiento de la Resolución 1270
de 2013.
Realizar las actas de reuniones
bimestrales.
Acción
CorrectivaFuncionarios
Recurso
humano
Totalidad de
reuniones
bimestrales
realizadas
Tres (3)
reuniones
bimestrales /
No. total de
reuniones
bimestrales
01-oct-16 30-ene-17
El 22-ene-2017, Planeación dio aprobación al
Plan de Mejoramiento y durante Feb de
2017 no reportó avance. Los servidores
designados para el Comité Ambiental son los
responsables de esta acción. La evidencia
de cumplimiento es: 1. capacitación a todos
los servidores sobre la Resolución 1270 de
2013 (registro fotográfico y listado de
asistencia una vez por año) 2. Cumplimiento
de las acciones contempladas en el Plan de
Gestión Ambiental Vigente y memorias de
reunión realizadas bimensualmente con
todos los servidores en donde se hace
seguimiento al cumplimiento de las acciones
y se toman correctivos al respecto.
No reportaron avance No reporto avance
Se recibió correo el 17 de
octubre con todos los
soportes.
cumplieron con todas las acciones
solicitadas.
100%Cerrado
Eficaz19-oct-17
Regional
Guajira601701
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Direccionamiento
Estratégico
Hallazgo No. 1:La Regional Guajira, para
el periodo 2016 presentó
incumplimiento en las metas
propuestas según reporte del sistema
de información Strategos, respecto del
plan de acción anual 2016 con corte al
30 junio del 2016, incumpliendo con lo
establecido en la Resolución 1692 de
2013 e incidiendo en el logro de los
objetivos institucionales, en la toma de
decisiones de la entidad y el
seguimiento a la gestión
No
presenta
Pese a los problemas
presupuestales que incidió en la
puesta en marcha de las acciones
por falta de autorización de
comisiones no se realizaron los
ajustes a las metas
Falta de capacitación a los
funcionarios en el uso de la
herramienta tecnológica de
Strategos y planeación del
tiempo.
Carencia de
autogestión en el
seguimiento y
evaluación del Plan
Estratégico.
Carencia de autogestión en el
seguimiento y evaluación del Plan
Estratégico.
Coordinar con todas las
dependencias el análisis de la
metas programadas , determinar
las variables que incidieron en el
no cumplimiento de las metas , e
informar a planeación para el
correspondiente ajuste.
Acción
Correctiva
Dirección - Soraya
EscobarHumanos
Cumplimiento del 100
metas
Nº de ajuste
realizados/Nº
total de metas
30-jul-16 30-may-17
Se realizo reunión con los
funcionarios de la regional el
27 de octubre del 2016 para
la revisión y ajuste de las
metas.
Se anexa acta de Reunión y
memorando a Planeación.
La regional envió acta de reunión y
memorando a la Oficina de
Planeación. Se revisó en la página
web los informes sobre el PAA que
emite la OPL y se encontró que para
los meses siguientes a la auditoría, el
comportamiento de avance de
cumplimiento fue para julio 62,4%
agosto del 86,4%, septiembre 69%,
octubre 98,7%, noviembre 98,3% y
diciembre 97,8%. No obstante la OCI
considera que además de la acción
propuesta se envíen las actas de
seguimiento mensual del avance de
las actividades propuestas. Se solicita
mediante correo electrónico de mayo
19 de 2017; el seguimiento final y
100%Cerrado
Ineficaz30-may-17
Regional
Guajira601702
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 2: No se realizaron
jornadas de reinducción en la vigencia
2015, así como tampoco en el primer
semestre de 2016 (Decreto Ley 1567 de
1998 - por el cual se crean el sistema
nacional de capacitación y el sistema
de estímulos para los empleados del
Estado).
No
presenta
La funcionaria asignada a la
reinducción es de la dependencia
de Victimas y el trabajo en
terreno y atención a usuarios
retraso los procesos de
reinducción.
El cierre del termino para
declarar del la ley 1448/2011
(junio 10 del 2015) y cierre de
frontera colombo venezolana
(del 18 de agosto del 2015 al 6
diciembre del 2015) , obligo a
organizar grupos de apoyo y
relevo a los funcionarios debido
al incremento de mas de 400%
de los usuarios en la sede y al
desplazamiento de los
funcionarios a la frontera .
Por necesidades del
servicio de los
funcionarios frente a
acontecimientos
ocurridos en la
regional no fue
posible realizar el
proceso de
reinducción
Por necesidades del servicio de los
funcionarios frente a acontecimientos
ocurridos en la regional no fue posible
realizar el proceso de reinducción en
los tiempos establecidos.
Realizar la reinducción de la
vigencia 2016
Acción
CorrectivaOleyda Gomez Humanos
Realizar Reinducción
al 100% de los
funcionarios
Nº de
funcionarios
capacitados /
Nº total de
funcionarios
30-jul-16 30-may-17
Programación de la
reinducción prevista para el
29 de Noviembre del 2016
Se anexa memorando
Se envía correo solicitando copia de
memorando de solicitud de
reinducción, como actividades
propias realizadas a la fecha. Correo
enviado 19 de mayo del 2017.
100%Cerrado
Ineficaz30-may-17
Regional
Guajira601703
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 3: No se realizaron las
reuniones mensuales del COPASST de
conformidad con lo dispuesto en el
artículo 12 de la Resolución 208 de
2014, por la cual se adopta el
Reglamento Interno para la elección de
los miembros del Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo de la
Defensoría del Pueblo y se dictan otras
No
presenta
La funcionaria asignada es de la
dependencia de Defensoría
pública y la sobrecarga laboral
detectada por la auditoria, retraso
las reuniones del Copass.
La atención al usuario y
remisión de informes al nivel
central se prioriza ante las
gestiones internas
administrativas
N/A
La atención al usuario y remisión de
informes al nivel central se prioriza
ante las gestiones internas
administrativas
Realizar las reuniones del CopasstAcción
CorrectivaCelenia Gamez Logísticos
Realizar las reuniones
de Copasst
Nº de
reuniones
realizadas
30-jul-16 30-may-17 Actas de reunión
Se verificó las actas de reunión,
actividades realizadas a la fecha,
listados de asistencia.
100%Cerrado
Ineficaz30-may-17
Regional
Guajira601704
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 4: No se han definido
planes de emergencia de conformidad
con lo establecido en el Decreto 1443
de 2014, a través del cual el Ministerio
del Trabajo dicta disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST).
No
presenta
La funcionaria asignada es de la
dependencia de Defensoría
pública y la sobrecarga laboral
detectada por la auditoria, retraso
las reuniones del Copass.
La atención al usuario y
remisión de informes al nivel
central se prioriza ante las
gestiones internas
administrativas
N/A
La atención al usuario y remisión de
informes al nivel central se prioriza
ante las gestiones internas
administrativas
Se solicitara a ARL el estudio de la
matriz de peligros y riesgos ,
además de el estudio para el Plan
de emergencia-.
Acción
CorrectivaCelenia Gamez Logísticos Plan de emergencia
Nº de planes
de emergencia30-jul-16 30-may-17
Se realizo el estudio de
matriz de peligro y riesgo de
las instalaciones estamos a la
espera de su entrega .Se
han realizado 4
capacitaciones en manejo
de extintores a toda la
planta de personal y
primeros auxilios a la brigada
de emergencia. Se realizo
Actas de asistencia a
capacitaciones
Se solicita por correo electrónico plan
de mejoramiento, actividades
realizadas a la fecha, listados de
asistencia en lo posible fotografías.
Mayo 19 de 2017.
100%Cerrado
Ineficaz30-may-17
Regional
Guajira601705
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión del Talento
Humano
Hallazgo No. 5: Fallas en el registro de la
información[1] que debe hacerse por
parte de todos los servidores públicos
que conforman la Defensoría Regional
Guajira en el Sistema de Información y
Gestión del Empleo Público –SIGEP, a
pesar de que la Ley de Transparencia y
del Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional[2], obliga a divulgar la
información de las personas que se
encuentran vinculadas bien sea por
contrato de prestación de servicios, en
carrera o en provisionalidad.
No
presenta
Desconocimiento de la
importancia del ingreso de la
información al sistema Sigep
N/A
Desconocimiento de la importancia del
ingreso de la información al sistema
Sigep
Oficiar a los funcionarios con
deficiencias en el ingreso de
información en el Sigep, para la
actualización correspondiente.
Acción
Correctiva
Todos los
funcionariosHumanos
100% de los
funcionarios con la
información en el
Sigep
Número de
funcionarios
de la Regional
/ funcionarios
con
información
actualizada en
el SIGEP
30-jul-16 30-may-17
Se solicito al nivel central
los funcionarios con
deficiencias en Sigep. Se
informo a los funcionarios
. Se esta a la espera de
nuevo informe del nivel
central
Relación del nivel central
La OCI realizó el 10 de abril de 2017 la
revisión de una muestra de los
funcionarios del SIGEP y observó que
algunos servidores públicos
presentaron las siguientes
inconsistencias: le falta el grado del
cargo, no tiene reportado el cargo, no
está incluida la experiencia de la
Defensoría del Pueblo en la
experiencia laboral, no está
actualizado el cargo, ni el correo
electrónico, no tienen información
laboral y formación académica. Se
verificara en el SIGEP planta
funcionarios de la Regional Guajira.
En este momento se
encuentra actualizada la
información de todos los
funcionarios de la regional
Se anexa el cuadro
comparativo de
actualizaciones en el Sigep.
La OCI realizó el 25 de julio de
2017 la revisión de una muestra
de los funcionarios del SIGEP y
observó que algunos servidores
públicos presentaron las
siguientes inconsistencias: Falta
complementar formación
académica, no apareció en la
búsqueda del SIGEP la servidora
pública Nelly Mosquera. En
cuanto a los funcionarios
contratistas en la muestra
seleccionada no se encontraron
resultados en la búsqueda. En
cuanto al punto anterior,
actualizar la información de los
contratistas en el SIGEP, para los
servidores públicos Celenia
Gámez y Tatiana Wberth,
complementar la información de
En este momento se
encuentra actualizada la
información de todos los
funcionarios de la regional.
Gestión concluida por parte
de la Regional Guajira.
Se anexa el cuadro de
actualizaciones en el Sigep
en la carpeta HALLAZGO
601705
Al hacer la OCI la verificación el 20 de
octubre de 2017 se constató con una
muestra de 11 defensores públicos que
no aparecen en el SIGEP; por lo que se
procederá a cerrar ineficaz el hallazgo y
para este caso el responsable es la
Dirección Nacional de Defensoría
Pública.
85%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 12 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 13
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regional
Guajira601706
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16
Evaluación de la
Satisfacción de Grupos
de Interés
Hallazgo No. 6: la Defensoría Regional
no está aplicando todos los
lineamientos para la atención de sus
Peticiones, Quejas, Reclamos,
Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones
(PQRSDF), como lo son promover y
orientar a los usuarios para la correcta
utilización del buzón, extraer y
registrar semanalmente las PQRSDF del
buzón y realizar el informe estadístico
de las PQRSDF. Criterios que fueron
establecidos por la Secretaría General y
divulgados a todas las Defensorías
Regionales mediante correos
electrónicos de octubre de 2014 y
definidos en el procedimiento (EG-P01)
vigente desde el 10 de diciembre de
2015.
No
presenta
Los usuarios generalmente no les
gusta llenar los formatos .
La caracterización de la mayoría
de los usuarios que reciben los
servicios de la Defensoría ,
corresponden culturalmente al
orden de la oralidad y hay falla
de los funcionarios para que los
usuarios diligencien los formatos
No se cuenta con
personal que reciba a
los usuarios e instruya
en el manejo de las
PQRSDF
N/A
No se cuenta con personal que reciba
a los usuarios e instruya en el manejo
de las PQRSDF
Capacitar a los funcionarios de la
Regional en los lineamientos para
la atención de sus Peticiones,
Quejas, Reclamos, Sugerencias,
Denuncias y Felicitaciones
(PQRSDF), como lo son promover y
orientar a los usuarios para la
correcta utilización del buzón,
extraer y registrar semanalmente y
realizar el informe estadístico de
las PQRSDF
Acción
CorrectivaJose Garibaldy Humanos
Realización de los
informes conforme el
procedimiento
establecido
Nº de informes
presentados30-jul-16 30-may-17
Se programo jornada de
capacitación sobre los
lineamientos para la
atención de sus Peticiones,
Quejas, Reclamos,
Sugerencias, Denuncias y
Felicitaciones (PQRSDF),
como lo son promover y
orientar a los usuarios para
la correcta utilización del
buzón, extraer y registrar
semanalmente las PQRSDF
del buzón y realizar el
informe estadístico de las
PQRSD para el 30 de
Noviembre del 2016.
Memorando para la
capacitación
Mediante memorando 6017,18-1333 la
defensora regional convocó a todos
los funcionarios para la capacitación
sobre el diligenciamiento del formato
EG-P01-F01 . Falta listado de asistencia
capacitación y otros
El día 26 de mayo se recibió
la instrucción de aplicar las
encuestas en línea
disponible en el link
http://www.defensoria.gov
.co/es/public/contenido/61
35/Encuesta-de-
satisfacci�n-a-usuarios.htm
reemplazando el
diligenciamiento del formato
EG-P01-F01, la instrucción
se impartió a todos los
funcionarios por correo
electrónico co n instructivo
adjunto, en estos momentos
esta es la encuesta que se
viene aplicando
Se adjunta Correos y Guía
metodológica, fotos, planilla
de asistencia PQRSDF del
30/11/2016, memoria de
reunión del 4/05/2017
monitoreo mapas de riesgo
de gestión y corrupción
De conformidad con las
evidencias enviadas por la
regional en la memoria de
monitoreo a los mapas de riesgo
se observó que se informa como
riesgos materializados el 54 y 55
del proceso "Evaluación de
Satisfacción de Grupos de Interés ".
La OCI recomienda que la
regional solicite al Grupo de
Servicio, Transparencia y
Participación del Ciudadano
asesoría al respecto y se cumpla
con las lineamientos dados. La
OCI solicita se envíen las
evidencias que dan fe para el
cumplimiento del procedimiento
como por ejemplo los mensajes
electrónicos de envío de
informes a Secretaría General,
Se adjuntan las actas
levantadas en el 2016 por
PQRSDF, donde se aprecia el
poco interés por parte de
los usuarios por diligenciar
los formatos
Gestión concluida por parte
de la Regional Guajira.
Se anexa la carpeta
HALLAZGO 601706 con las
actas levantadas por mes por
PQRSDF, al igual que el
pantallazo del correo donde
se envían las actas a
Secretaría General y el
formato en excel donde se
tabuló la información
La defensoría regional remitió a la
Secretaría General las memorias de
reunión de apertura del buzón de
PQRSDF correspondientes al año 2016,
mediante mensaje electrónico del 24 de
octubre de 2017. Dentro de las
evidencias aportadas, para lo que va
corrido del año, la OCI no constató el
cumplimiento del procedimiento
aprobado para el efecto, por lo que se le
recomienda a la defensoría regional
observar las directrices establecidas en
el mismo.
90%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Regional
Guajira601707
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 7: Espacio Físico La
Regional, no cuenta con los mejores
espacios físicos para la prestación del
servicio ciudadano, como ejemplo; los
baños al interior de la regional son
utilizados para guardar cajas que
contienen documentos, computadores
y televisores.
No
presenta
La casa que ocupa la regional es
vetusta e inapropiada para la
función que desempeñamos
El crecimiento de la Planta de
personal en el 2015 de 11 se
paso a 23 funcionarios y el
espacio físico es reducido.
Falta de
infraestructura y
adecuación de
espacios físicos para
el funcionamiento y
atención
N/A
Falta de infraestructura y adecuación
de espacios físicos para el
funcionamiento y atención
Traslado urgente a la nueva sede
que cuenta espacios suficiente
para usuarios y funcionarios
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financieros y
Logísticos
Traslado a la nueva
sede
1 sede nueva
en
funcionamient
o
30-jul-16 30-may-17
Hallazgo superado Nos
trasladamos a la nueva
sede que cuenta con 1600
mtr2 , habilitada para la
prestación del servicio ,
con bodega para
almacenamiento de
inservibles y/o obsoletos en
tramite de procesos baja
fotos
La Defensoría regional remitió a la OCI
dos (2) fotos del espacio que hay en la
nueva sede para atender el usuario, el
cual se observa amplio.
100%Cerrado
Eficaz30-may-17
Regional
Guajira601708
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 8: Carencia de aire
acondicionado: Se evidenció que no
existen los suficientes aires
acondicionados para los funcionarios,
situación que ha obligado a llevar
ventiladores de su propiedad, con
llevando a sobrestimar los inventarios
cuando se envíe información para la
presentación en los estados
No
presenta
Por que los puestos de trabajo no
contemplan el acondicionamiento
para contrarrestar las altas
temperaturas típicas de la región,
lo que debe tener en cuenta el
nivel central al momento de
realizar el diseño de un puesto de
trabajo.
Antes las altas temperaturas los
funcionarios buscaron la
estrategia de adaptar el espacio
laboral, comprando sus abanicos
propios.
La temperatura de
hasta 40 ° impide un
ambiente sano tanto
para los funcionarios
como para los
usuarios.
N/A
La temperatura de hasta 40 ° impide
un ambiente sano tanto para los
funcionarios como para los usuarios.
Solicitar al nivel central la
adquisición de aires
acondicionados
Acción
Correctiva
Garibaldi Bandera,
Profesional 15°Financieros
Solicitar al Nivel
Central la instalación
de unidades de aires
acondicionados
1 solicitud 30-jul-16 30-may-17
Hallazgo superado . Se
solicitaron el Plan de
necesidades del 2017
Plan de necesidades 2017
La regional envió Plan General de
Necesidades de Bienes para la vigencia
2017 en donde relacionan en la parte
de equipos y máquinas para oficina 24
ventiladores de pedestal/mesa/techo
y ocho (8) aires de 24000 btu.
100%Cerrado
Ineficaz15-may-17
Regional
Guajira601709
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 9: Mala instalación de
Cableado eléctrico, canaletas, y tejas
de algunas oficinas , poniendo en
riesgo a los funcionarios y usuarios
(Antigua Sede).
No
presenta
La sede en que se practico la
visita se encontraba en pesas
condiciones físicas. Nos
encontrábamos coordinando el
traslado a la nueva sede.
Falta de infraestructura y
adecuación técnico de cableado
estructurado.
N/AFalta de infraestructura y adecuación
técnico de cableado estructurado.
Traslado urgente a la nueva sede
que contara con cableado
estructurado en la Regional
Guajira
Acción
Correctiva
Garibaldi Bandera,
profesional 15°Financiero
Correcta instalación
de cableado
eléctrico, canaletas ,
etc.
1 sede nueva
en
funcionamient
o
30-jul-16 30-may-17
Hallazgo Superado .Se
adecuo el cableado
estructurado en la Sede
Nueva.
Fotos La defensoría regional envió foto de la
canaleta del cableado estructurado.100%
Cerrado
Eficaz30-may-17
Regional
Guajira601710
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Promoción y
Divulgación
Hallazgo No. 10: No se evidencia
capacitación a la profesional
responsable de la Promoción y
Divulgación de DDHH, y DIH por parte
de la Sede Central.
No
presenta
No se conoce un cronograma de
capacitación para la Funcionaria
de promoción y Divulgación.
Se desconoce la socialización de
procesos de capacitación para
esta funcionaria que depende
del Nivel Central
N/A
Se desconoce la socialización de
procesos de capacitación para esta
funcionaria que depende del Nivel
Central
Revisar las capacitaciones
realizadas desde el nivel central
Acción
CorrectivaShirley Gonzalez Logísticos
Remitir a control
interno las
capacitaciones de la
profesional de
promoción y
divulgación realizadas
por el Nivel central
Nº de
capacitaciones
reportadas
30-jul-16 30-may-17El nivel central realizo
capacitaciones.
Se remiten convocatorias a
la profesional para
capacitación.
La regional envió certificación de la
Directora Nacional de Promoción y
Divulgación de Derechos Humanos en
donde consta la participación de la
Dra. Shirley Esther González en el "IV
Encuentro Nacional de Asesores
Regionales de Promoción y
Divulgación de Derechos Humanos "
del 25 al 29 de abril de 2016.
100%Cerrado
Eficaz30-may-17
Regional
Guajira601711
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Direccionamiento
Estratégico
Hallazgo No. 11: Se evidenció en el
sistema Strategos alertas en Rojo por el
no cumplimiento de las metas
propuestas a la fecha de la auditoria[1]
No
presenta
Como quiera que la programación
de Strategos se realiza anual , no
se tuvo en cuenta la crisis
institucional que detuvo los
procesos de desplazamiento de los
funcionarios al cumplimiento de
las metas por falta de autorización
de comisiones.
Carencia de autogestión en el
seguimiento y evaluación del
Plan Estratégico.
N/A
Carencia de autogestión en el
seguimiento y evaluación del Plan
Estratégico.
Coordinar con todas las
dependencias el análisis de la
metas programadas , determinar
las variables que incidieron en el
no cumplimiento de las metas , e
informar a planeación para el
correspondiente ajuste.
Acción
Correctiva
Dirección - Soraya
Escobar
Humanos y
Financieros
Cumplimiento del 100
metas
Nº de ajuste
realizados/Nº
total de metas
30-jul-16 30-may-17
Se realizo reunión con los
funcionarios de la regional
el 27 de octubre del 2016
para la revisión y ajuste de
las metas. Se anexa acta
de Reunión y Oficio a
Planeación
Acta de reunión y
memorando a Planeación
del hallazgo No 1
La regional envió acta de reunión y
memorando a la Oficina de
Planeación. Se revisó en la página
web los informes sobre el PAA que
emite la OPL y se encontró que para
los meses siguientes a la auditoría, el
comportamiento de avance de
cumplimiento fue para julio 62,4%
agosto del 86,4%, septiembre 69%,
octubre 98,7%, noviembre 98,3% y
diciembre 97,8%. No obstante la OCI
considera que además de la acción
propuesta se envíen las actas de
seguimiento mensual del avance de
las actividades propuestas. Se solicita
mediante correo electrónico de mayo
19 de 2017; el seguimiento final y
100%Cerrado
Ineficaz30-may-17
Regional
Guajira601712
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Subproceso de
Defensoría Pública
Hallazgo No. 12: No Hay una adecuada
planeación en la atención al usuario, se
evidencia sobrecarga - concentración
de actividades en los Coordinadores
administrativos y de gestión en sus
diferentes casos creando desatención
en actividades de seguimiento a los
reportes e informes de los Defensores
Públicos a su cargo entre otros.
No
presenta
Hace falta personal asistencial en
la Dependencias de los
coordinadores Administrativos y
de Gestión.
No depende del nivel Regional el
ingreso de personal.N/A
Falta de planeación estratégica en el
diseño del cargo.
1.-Informar a Dirección Nacional
de Defensoría pública la situación
encontrada y solicitar personal de
apoyo a la Gestión.
Acción
Correctiva
Defensoría Pública
- Dra. Nazly lubo e
Iván Bruges
HumanosRealización del
informe
Nº de
solicitudes30-jul-16 30-may-17
Memorando enviado a
Defensoría Pública
Se verificó memorando enviado a
Defensoría pública, recordatorio, así
como las actividades realizadas a la
fecha, turnos, apoyo de personal.
Se recibió respuesta del
memorando enviado a la
DNDP sobre este hallazgo
Se adjunta respuesta de la
DNDP, los PAG están
formulando un plan de
mejoramiento para superar
este hallazgo
Revisadas las evidencias solo se
encontró respuesta de la SGTH
del 14/06/2017, en donde se le
indica a la regional que podrían
apoyar con el proceso de
formulación de acciones de
mejoramiento, en cuanto a la
sobrecarga de trabajo que
tienen los coordinadores
administrativos y de gestión. Se
solicita enviar la respuesta de la
DNDP.
Se ha hecho seguimiento
permanente al plan de
mejoramiento mostrando
avances muy significativos
como se aprecia en los
formatos anexos
Se anexa la carpeta
HALLAZGO 601712 con los
archivos SEGUIMIENTOS
GESTIÓN DEFENSORES.pdf,
los cronogramas de las barras
y MATRIZ PLAN DE
MEJORAMIENTO DNDP 2017
La regional envió plan de mejoramiento
de la dra. Nazly Lubo en donde se
determinaron las acciones de: modificar
las metas e insistir en el cumplimiento de
las mismas; igualmente remitió el
formato de Diagnóstico mensual
cuantitativo VisionWeb por Defensor
Público. Mediante mensaje electrónico
del 26 de octubre de 2017, la regional
aclaró que dentro del P.M. adjunto no se
incluyó al dr. Ivan Bruges teniendo en
cuenta que la sobrecarga laboral fue
advertida solo en el área penal. La OCI
recomienda hacer uso de los actuales
formatos para ejercer dicho control
establecidos en el procedimiento SD-P02
Prestación del servicio defensoría
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Guajira601713
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Subproceso de
Defensoría Pública
Hallazgo No.13: Inasistencia a las barras
académicas por parte de Defensores
Públicos, no se evidencio un
coordinador de las Barra Académicas,
no presentación con antelación de un
cronograma de los temas a tratar,
metodología, no entrega de material
académico didáctico; creando
incertidumbre en las siguientes
No
presenta
Por la sobrecarga de los
coordinadores de gestión
evidenciada por la Auditoria.
falta de personal idóneo de los
temas técnicos y de
actualización que requieren la
barras Académicas.
No cuenta la Regional
con el cargo de
Coordinador
Académico que
asumiría el diseño de
la Barra académica.
N/A
No cuenta la Regional con el cargo de
Coordinador Académico que asumiría
el diseño de la Barra académica.
Solicitar a los coordinadores de
Gestión el cumplimiento de las
normas de justificación de
inasistencias a barras. 2.- Elaborar
Memorando con cronograma de los
temas a tratar en las siguientes
sesiones de barra.
Acción
Correctiva
Dirección - Soraya
EscobarHumanos
Realizar el
Cronograma1 Cronograma 30-jul-16 30-may-17
Cronograma de Barras
Académicas
Confirmación del cronograma de
barras académicas, actividades
realizadas a la fecha, listados de
asistencia
100%Cerrado
Ineficaz30-may-17
Regional
Guajira601714
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Hallazgo No. 14: El sistema Visión-Web
DP, presento atrasos por unidad;
dificultando el cumplimiento de las
metas propuestas; adicionalmente se
constató la lentitud del sistema
durante la auditoría in-situ.
No
presenta
Deficiencias en internet, falta de
personal que realice esta actividadN/A
Deficiencias en internet, falta de
personal que realice esta actividad
Distribuir el ingreso de la
información del sistema de Visión-
Web DP entre los auxiliares para la
actualización del sistema visión
web
Acción
Correctiva
Nazly Lubo- Iván
BrugezTecnológico
El sistema Vision-
Web DP se encuentre
actualizado
No. de casos
por registrar /
No. total de
casos
registrados
30-jul-16 30-may-17Soportes de registros
(Pantallazo)
Se verifica actividades realizadas a la
fecha, Base de datos comparativos de
cuantos estaban y cuantos registraron
a mayo 30 de 2017.
Se obtuvo un informe de
seguimiento de DNDP
donde se visualiza el estado
actual de gestión por
defensor
Se adjunta informe de la
DNDP, los PAG están
formulando un plan de
mejoramiento para superar
este hallazgo
La regional envió memorando
201700138330 del 2 de junio de
2017 de la Dirección Nal. de
Defensoría Pública en donde de
acuerdo con el seguimiento se
solicita la depuración de los
casos activos e inactivos que les
figuren a ex defensores,
defensores que no han
registrado actuación ente otras;
asimismo remitieron memorando
del 8 de junio de 2017 de la
defensora regional a los
profesionales de gestión
defensoría pública penal y no
penal en donde se solicita
informe y plan de mejoramiento
para el 19 de junio de 2017; se
Se ha hecho seguimiento
permanente al plan de
mejoramiento mostrando
avances muy significativos
como se aprecia en los
formatos anexos
Se anexa la carpeta
HALLAZGO 601714 con los
archivos SEGUIMIENTOS
GESTIÓN DEFENSORES.pdf,
los cronogramas de las barras
y MATRIZ PLAN DE
MEJORAMIENTO DNDP 2017
La regional envió plan de mejoramiento
de la dra. Nazly Lubo en donde se
determinó modificar las metas; así como
insistir en el cumplimiento de las mismas;
igualmente remitió el formato de
Diagnóstico mensual cuantitativo
VisionWeb por Defensor Público, en
donde se evidenció que siete
correspondiente al 32% del total de
defensores públicos (22) de esa unidad
operativa, actualizaron registro con un
porcentaje de avance del 100%
correspondientes al profesional
administrativo y de gestión Nasly Lubo.
La OCI recomienda hacer uso de los
actuales formatos para ejercer dicho
control establecidos en el procedimiento
SD-P02 Prestación del servicio defensoría
80%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Regional
Guajira601715
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 15: Deficiencia en la
capacidad de los equipos de cómputo.
No
presenta
No contaba en el momento con
equipos de cómputos para
suministrarlos a los nuevos
funcionarios.
las adquisiciones de equipos
hacen parte de los puestos de
trabajo y estas las realiza el
nivel central.
No se realizo plan de
contingencia para la
dotación de equipos
ante el crecimiento
de la Planta de
Personal en el 2015
No se realizo plan de contingencia para
la dotación de equipos ante el
crecimiento de la Planta de Personal
en el 2015
Solicitar al nivel central la
adquisición de equipos de
cómputos
Acción
CorrectivaJose Garibaldy Tecnológico
Solicitar al nivel
central nuevos
equipos e Iniciar
proceso de baja de
los equipos de
cómputos obsoletos
No. de
solicitudes
realizadas /
No. de
solicitudes a
realizar
30-jul-16 30-may-17
Hallazgo superado .Se
solicitaron al nivel central
en el Plan de comprar del
2017.
La regional envió Plan General de
Necesidades de Bienes para la vigencia
2017 en donde relacionan en la parte de
equipos de sistemas cinco (5)
computadores de escritorio y dos (2)
computadores portátiles. Además en la
hoja de inventario individualizado - toma
física nivel central formato AD-P01-F35 se
relacionan nueve (9) computadores para
dar de baja y uno para baja comodato.
Se recibieron 2 equipos de
computo mitigando en un
50% la carencia de
computadores
Registro fotográfico
La OCI recomienda al proceso
concernido dotar a la regional de
los equipos necesarios con el fin
de que no se materialice el
riesgo denominado "Deficiencia en
la atención, orientación y asesoría "
del proceso Atención y Trámite de
Quejas, Solicitudes y Asesorías.
Se recibieron 2 equipos de
computo dotando de esta
forma a todos los
funcionarios de ATQ que
recepcionan quejas,
solicitudes y asesorías.
Gestión concluida por parte
de la Regional Guajira.
se anexa la carpeta
HALLAZGO 601715 con
fotografía de los equipos
recibidos.
Teniendo en cuenta que de conformidad
con lo anotado por la regional que con el
recibo de esos dos equipos mitigaron en
un 50% la carencia de computadores, la
OCI determinó cerrarlo ineficaz y se le
traslada al proceso de Gestión de
Servicios Administrativos
70%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Regional
Guajira601716
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Hallazgo No. 16: Se presentan quejas
pendientes de cerrar por el año 2015 y
años anteriores, en el Sistema Visión
Web – ATQ, situación que genera
desinformación en las estadísticas del
consolidado a nivel nacional.
No
presenta
Debido a que el Dpto. su red
hospitalaria cuenta solo con
segundo nivel de complejidad, las
remisiones a otros centros son
permanente lo que obliga a los
funcionarios de la Defensoría a
Realizar gestión directa
constantemente , lo que genera
un atraso en el ingreso de la
gestión en Vision Web
Falta de personal asistencial en
la Regional. Son 20 cargos de
funcionarios profesionales y solo
3 cargos asistenciales.
la demanda de
usuarios por el
sistema ineficiente de
salud, atención a
indígenas y quejas por
servicios públicos
colapsa la atención y
obliga a la gestión
Directa de los
funcionarios de la
regional , retrasando
los procesos de
alimentación en el
sistema de la gestión
en visión web.
N/A
la demanda de usuarios por el sistema
ineficiente de salud, atención a
indígenas y quejas por servicios
públicos colapsa la atención y obliga a
la gestión Directa de los funcionarios
de la regional , retrasando los procesos
de alimentación en el sistema de la
gestión en visión web.
Realizar el cierre de la peticiones
vencidas
Acción
CorrectivaTodos Humanos
Cerrar las peticiones
pendientes
No. de
peticiones por
cerrar / No.
total de
peticiones
cerradas
30-jul-16 30-may-17
Se cerraron las peticiones
pendientes y en
seguimiento que se
encontraban con retraso
en un 90% pasando de 29,4
en Gestión a 77% en
gestión
Se solicita por correo electrónico el
comparativo de avance y Memo a la
oficina de control interno del saldo a
mayo 30 de 2017. fecha correo 19 de
mayo del 2017.
Se sigue adelantando el
proceso de cierre, en estos
momentos el volumen se
encuentra concentrado en
84 solicitudes, el cierre de
las quejas ha sido un trabajo
mas dispendioso teniendo
en cuenta que hay que
proceder cuidadosamente
dependiendo del tipo de
queja presentada, a la fecha
tenemos 30 por cerrar
Archivo REGISTROS POR
DEPURAR ATQ.xlsx
La OCI recomienda realizar el
cierre de las peticiones vencidas
en el sistema Vision Web - ATQ
con la mayor celeridad posible.
Se solicitó nuevamente la
depuración de los registros
del 2015 y años anteriores a
los funcionarios que aun no
ha cumplido
Se anexa la carpeta
HALLAZGO 601716 con un
pantallazo del correo
electrónico donde se solicita
la depuración
Se anexó mensajes electrónicos de la
defensoría regional a los funcionarios
renuentes en realizar la depuración en el
Sistema Vision Web, con fechas del 19 y
20 de octubre de 2017. La OCI
recomienda se elaboren los planes de
mejoramiento a cada uno de los
funcionarios y en la concertación de
objetivos se incluya este aspecto, de
conformidad con las funciones
establecidas tanto en el manual de
funciones como en la Resolución 554 de
2017 en donde se determina que el
profesional especializado G-17 y
profesionales universitarios grados 15 y
14 deben "Registrar y mantener
actualizados los sistemas de información
misionales con el fin de tener una
80%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Regional
Guajira601717
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 17: No se evidenció un
adecuado archivo de las peticiones
realizadas por los Usuarios.
No
presenta
No contar con sede apropiada para
el normal funcionamiento de la
Regional.
Al momento de la visita la
regional se encontraba en
proceso de traslado a una nueva
sede precisamente por no
contar con espacios suficientes
para su funcionamiento .
N/A
Al momento de la visita la regional se
encontraba en proceso de traslado a
una nueva sede precisamente por no
contar con espacios suficientes para
su funcionamiento .
Disponer de espacio en la nueva
sede para la organización de los
archivos de la Regional
Acción
CorrectivaTodos
Financiero y
Logístico
100% organizados los
archivos de la
Regional.
Nº Total de
archivos
organizados
30-jul-16 30-may-17 Fotografías Se verificó las actividades realizadas
por fotográficas.
Este hallazgo fue superado al
definir un espacio exclusivo
para archivo donde se
almacenan los expedientes
que conforman el archivo
central contado de 2015 y
anteriores
Registro fotográfico
La OCI recomienda que se tenga
en cuenta las condiciones
técnicas que se deben tener
cumplir para los depósitos de
archivos en climas cálidos; así
como se disponga de las
unidades de instalación
(estanterías) adecuadas para los
diferentes soportes
documentales.
Se solicitó el suministro de
estantería con memorando
0643 del 13-10-17
Gestión concluida por parte
de la Regional Guajira.
se anexa la carpeta
HALLAZGO 601717 con
memorando enviado al nivel
central, y pantallazo del mail
enviado
Consultado el Grupo de Gestión
Documental comunicó mediante mensaje
electrónico del 25 de octubre de 2017
que la regional no ha realizado el
diligenciamiento y envío del informe
cuatrimestral de gestión documental,
cuya directriz se efectuó el 15 de
febrero de 2016. Durante la visita que
realizó un funcionario del GGD los días
30, 30 de octubre y 1 de noviembre de
2017 se detectó que la mayoría de
archivos de gestión están clasificados
por asuntos, no están foliados, no
aplican lineamientos, no cuentan con
procesos archivísticos y utilizan
versiones anteriores de los formularios y
plantillas vigentes y no está actualizado
el inventario documental. en las
memorias de reunión los compromisos
quedaron para 30 de noviembre y 30 de
diciembre de 2017. De igual manera
mediante mensaje electrónico del 2 de
noviembre de 2017 el GGD determinó
que el avance en cuanto a la
organización de los documentos de
60%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Regional
Guajira601718
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 18: Debilidades en la
aplicación de las directrices del Archivo
General de la Nación; Ley 594 de
2000/Ley General de Archivos y la
Resolución 412 de 2015, mediante la
cual se aprueba la actualización del
manual de archivo versión No. 2 de la
Defensoría del Pueblo.
No
presenta
No se contaba con la cultura de
realizar gestión documental.
Falta de capacitación in situ de
la normativa de gestión
documental y organización
manual de los archivos
N/A
Falta de capacitación in situ de la
normativa de gestión documental y
organización manual de los archivos
1.-Solicitar a los funcionarios la
elaboración del F11 y la aplicación
de las normas de archivo.
Acción
CorrectivaJose Garibaldy Humanos
100% organizados los
archivos de la
Regional.
Nº Total de
archivos
organizados
30-jul-16 30-may-17Se realizo reunión con
todos los funcionarios . Acta de reunión
Se solicita por correo electrónico
evidencia, actividades realizadas y
evidencia fotográficas. fecha correo
19 de mayo del 2017.
Se viene aplicando la Ley 594
de 2000 y las tablas de
retención documental para
la organización de las
carpetas de archivo central y
de trabajo igual que los
formatos F11
EJEMPLO F-11 Y
CARPETAS.pdf
Formato consulta y préstamo
de documentos e inventario
documental
La OCI recomienda dar
aplicabilidad a la Tabla de
Retención Documental vigente
en la organización de los
documentos de la regional, en
razón a que en el inventario
documental enviado no se
reflejó su cumplimiento; así
como a las directrices del
proceso, entre ellas la utilización
del formato diligenciado de
consulta y préstamo de
documentos para el archivo de
gestión, el cual para el próximo
seguimiento remitirlo tramitado.
También sugiere tener en
cuenta que los formatos
cambiaron por lo que se creó el
proceso de Gestión Documental.
Por otro lado hay un proyecto de
plan de mejoramiento formulado
por el Grupo de Gestión
Documental quienes harán el
respectivo seguimiento.
Se viene aplicando la Ley 594
de 2000 y las tablas de
retención documental para
la organización de las
carpetas de archivo central y
de trabajo igual que los
formatos F11, en esta
regional no se ha realizado
préstamo de documentos
por lo que no se anexa el
formato GD-P02-F16.
Gestión concluida por parte
de la Regional Guajira.
Se adjunta carpeta
HALLAZGO 601718, con los
archivos EJEMPLO F-11 Y
CARPETAS
Formato de Consulta y
Préstamo de Documentos
y el inventario documental
de la regional Guajira
Consultado el Grupo de Gestión
Documental comunicó mediante mensaje
electrónico del 25 de octubre de 2017
que la regional no ha realizado el
diligenciamiento y envío del informe
cuatrimestral de gestión documental,
cuya directriz se efectuó el 15 de
febrero de 2016. Durante la visita que
realizó un funcionario del GGD los días
30, 30 de octubre y 1 de noviembre de
2017 se detectó que la mayoría de
archivos de gestión están clasificados
por asuntos, no están foliados, no
aplican lineamientos, no cuentan con
procesos archivísticos y utilizan
versiones anteriores de los formularios y
plantillas vigentes y no está actualizado
el inventario documental. en las
memorias de reunión los compromisos
quedaron para 30 de noviembre y 30 de
diciembre de 2017. De igual manera
mediante mensaje electrónico del 2 de
noviembre de 2017 el GGD determinó
que el avance en cuanto a la
organización de los documentos de
40%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Regional
Guajira601719
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 19: Se evidenciaron
impresoras y aires acondicionados de
propiedad personal de los servidores
públicos de la Defensoría Regional,
creando incertidumbre en los bienes de
la Regional Guajira.
No
presenta
Son insuficientes los equipos de
impresión de la institución y la
temperatura en la Guajira en
algunas épocas llega a 40 grados
Antes las altas temperaturas los
funcionarios buscaron la
estrategia de adaptar el espacio
laboral, comprando sus abanicos
propios.
Los equipos de
trabajo son su
suministrados por el
nivel central
N/ALos equipos de trabajo son su
suministrados por el nivel central
Solicitar la dotación de impresoras
y aires acondicionados
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Solicita al nivel
central la adquisición
de impresoras y aires
acondicionados
Número de
solicitudes30-jul-16 30-may-17
Se solicitaron al nivel
central en el Plan de
comprar del 2017.
Plan de necesidades
La regional envió Plan General de
Necesidades de Bienes para la vigencia
2017 en donde solicitaron tres (3)
impresoras láser y ocho (8) aires
acondicionados de 24000 btu.
Se retiraron los elementos
ajenos a la Defensoria,
quedando solo un portátil de
propiedad de un funcionario
de la delegada de
desplazados quien lo utiliza
por falta de equipos de la
Defensoria
La OCI recomienda al proceso
concernido dotar a la regional de
los equipos necesarios con el fin
de que no se materialice el
riesgo denominado "Deficiencia en
la atención, orientación y asesoría "
del proceso Atención y Trámite
de Quejas, Solicitudes y
Formato consulta y préstamo
de documentos e inventario
documental
100%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Regional
Guajira601720
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 20: Se evidenciaron
elementos de oficina inservibles en
condiciones para dar de baja y dados
de baja en diferentes puntos de la
Defensoría del Pueblo desmejorando la
imagen de la Defensoría.
No
presenta
Al momento de la visita, la
regional se encontraba en proceso
de traslado a una nueva sede
precisamente por no contar con
espacios suficientes para su
funcionamiento.
Debido a la adquisición de la
nueva sede al momento de la
visita nos encontrábamos en
proceso del traslado.
N/A
Debido a la adquisición de la nueva
sede al momento de la visita nos
encontrábamos en proceso del
traslado.
Traslado urgente a la nueva sede
que contara espacios suficiente
para organizar los bienes
inservibles y/o obsoletos en
proceso de baja.
Acción
CorrectivaJose Garibaldy Humano
Dar de baja los
elementos inservibles
.
Nº de
elementos
dados de baja
30-jul-16 30-may-17
La nueva sede cuenta con
espacio y/o bodegas para
organizar los bienes
inservibles y/o obsoletos
mientras se realiza el
proceso de baja. Se
individualizaron los
inventarios para hacer
proceso de baja.
Inventario individualizado
remitido a nivel central.
La regional remitió la hoja de inventario
individualizado - toma física nivel central
formato AD-P01-F35 en donde se
relacionan 66 elementos para dar de baja y
dos (2) para baja comodato.
Se conformó el comité de
bajas de la regional y se
viene adelantando la toma
física y registro fotográfico
para realizar el proceso de
baja de elementos
inservibles
Acta de conformación del
comité de bajas
La OCI recomienda seguir los
lineamientos emanados en la
Resolución 940 de 2017 Manual
Integrado para Manejo de los
Bienes de Propiedad y darle
celeridad a la actividad. Se
solicita la relación de los
elementos dados de baja y la
información relacionada enviada
a la Subdirección Administrativa.
Se realizó el inventario,
organización y toma de
registro fotográfico de los
elementos a dar de baja por
parte del ingeniero, se
enviaron las actas de
conformación del comité de
bajas, acta de bajas
realizada por el comité, y
remisión de las mismas al
grupo de bienes
solicitando al nivel central se
genere la resolución de baja.
Gestión concluida por parte
Se anexa carpeta HALLAZGO
601720 con los archivos: acta
de baja, relación de
elementos a dar de baja y el
registro fotográfico de los
mismos y oficio remisorio a
la doctora Sandra Conde
Revisadas las evidencias se observó que
de conformidad con el procedimiento
establecido en el Manual Integrado para
el Manejo de Bienes de la Defensoría
del Pueblo falta el concepto técnico de
los elementos eléctricos (máquinas,
teléfonos, fotocopiadoras, etc.) cuya
solicitud la realizaron al Sena el 26 de
octubre de 2017; sin embargo la regional
envió los documentos para el estudio y
aval para dar de baja a los elementos
devolutivos al Grupo de Bienes el 19 de
octubre de 2017.
90%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Guajira601721
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 21: Se evidencio siniestro
en el vehículo TOYOTA PRADO TX-A/7
placas OJY 054 al momento de la
auditoria estaba en proceso de
reparación
No
presenta
El accidente de transito que
genero el ingreso al taller del
vehículo lo ocasiono un
mototaxista y no el funcionario de
la Regional que conducía el
No existe control para un
accidente fortuito.N/A
No existe control para un accidente
fortuito.
Agilizar el proceso de reparación
del vehículo
Acción
CorrectivaJose Garibaldy Logísticos
Hacer seguimiento al
tramite de
reparación del
vehículo
Nº de vehículos
a reparar / Nº
de vehículos
reparados
30-jul-16 30-may-17El vehículo fue reparado
por la compañía de seguro.Foto La regional envió foto de la Toyota con
placas OJY054100%
Cerrado
Eficaz30-may-17
Regional
Guajira601722
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 22: Se evidenció que la
regional de Riohacha no cuenta con
una UPS que proporciona una energía
de respaldo con el fin de mitigar el
riesgo a un funcionamiento anormal,
No
presenta
La infraestructura de la sede tiene
problemas de cableado de energía
eléctrica adecuado para la
instalación de una UPS
Se avizoraba la adquisición de la
nueva sede que incluía una UPS.N/A Obsolescencia de la sede
Traslado urgente a la nueva sede
que cuenta con instalación de una
UPS
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Traslado a la nueva
sede
1 UPS
funcionando30-jul-16 30-may-17
Hallazgo superado la nueva
sede cuenta con UPS.Fotos La regional remitió foto de la UPS 100%
Cerrado
Eficaz30-may-17
Regional
Guajira601723
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 23: Se evidenció que la
Regional Guajira no cuenta con la
debida instalación de polo a tierra,
No
presenta
No depende de la Regional las
adecuaciones de instalaciones.
Corresponde al Nivel central
Se avizoraba la adquisición de la
nueva sede que incluía polo a
tierra.
N/A Esta gestión depende del nivel central
Traslado urgente a la nueva sede
que contara con instalación polo a
tierra .
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Traslado a la nueva
sede
1 sede con
condiciones
optimas
30-jul-16 30-may-17La nueva sede cuenta con
instalación de Polo a tierraFotos
La regional remitió foto del barraje sistema
puesta a tierra (verificar con el Dr.
Bohórquez)100%
Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Guajira601724
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 24: Se evidenció que la
Defensoría Regional no tiene instaladas
canaletas que proporcionan al cableado
de red de datos (UTP Cat. 5)
No
presenta
La infraestructura de la sede tiene
problemas para la adecuación del
cableado estructurado, en una
sede arrendada que seria
entregada a corto plazo.
N/A
Esta gestión depende del nivel central
teniendo en cuenta que se avizoraba
la adquisición de la nueva sede que
incluía cableado estructurado .
El traslado urgente a la nueva sede
que contara con canaletas de
seguridad para el cableado
estructurado
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Traslado a la nueva
sede
1 sede con
condiciones
optimas
30-jul-16 30-may-17La nueva sede cuenta con
cableado de red de datosFotos
la defensoría regional envió foto de la
bandeja cableado estructurado.100%
Cerrado
Eficaz15-may-17
Regional
Guajira601725
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 25: Se evidenció que los
equipos de electrónicos y de
comunicaciones se encuentran en la
oficina de la Directora, sin ninguna
protección orientadas a prevenir la
presencia de personas ajenas a la
Regional
No
presenta
Al momento de la visita la regional
se encontraba en proceso de
traslado a una nueva sede
precisamente por no contar con
espacios suficientes para su
funcionamiento.
N/A
Sede inadecuada para el
funcionamiento y seguridad de los
equipos .
Solicitar al nivel central la
adecuación con divisiones
modulares en la nueva sede del
auditorio , en el que se instalaran
los equipos de videoconferencia y
del centro de comunicaciones con
la debida seguridad .
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Solicitar al nivel
central la adecuación
del Auditorio con
seguridad para los
equipos electrónicos
y de comunicaciones
con que cuenta la
Nº de
solicitudes
realizadas/ Nº
solicitudes a
realizar
30-jul-16 30-may-17
Se solicito al Nivel central
la adecuación del Auditorio
en espacio independiente
con el fin de prevenir
personas extrañas
email de solicitud
Se solicita por correo electrónico
evidencia soportes de memorandos
enviados o por enviar, actividades
realizadas y evidencia fotográficas.
fecha correo 19 de mayo del 2017.
Este Hallazgo fue superado
con el nuevo cableado
estructurado de la sede y
con la construcción del
centro de cableado incluida
UPS
Registro fotográficoDe acuerdo con la foto remitida por
la regional se observó que este
hallazgo se subsanó.100%
Cerrado
Eficaz30-jun-17
Regional
Guajira601726
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 26: Se evidenció la falta de
computadores e impresoras con el fin
de optimizar de forma eficiente y
eficaz la atención de nuestros usuarios
internos y externos
No
presenta
Incremento de la planta de
personal sin plan de contingencia
para el diseño de los puestos de
trabajo.
No depende de la regional la
adquisición de equipos de
Oficina.
N/ANo depende de la regional la
adquisición de equipos de Oficina.
Solicitar al nivel central la
adquisición de equipos de
cómputos e impresoras necesarias
para la prestación del servicio.
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Solicitar el 100% de la
dotación necesaria.
Nº de
solicitudes
realizadas/ Nº
solicitudes a
realizar
30-jul-16 30-may-17
Se solicitaron al nivel
central en el Plan de
necesidades del 2017.
Plan de necesidades 2017
La regional envió Plan General de
Necesidades de Bienes para la vigencia
2017 en donde relacionan en la parte de
equipos de sistemas cinco (5)
computadores de escritorio y dos (2)
computadores portátiles y tres (3)
impresoras láser.
Se recibieron 2 equipos de
computo mitigando en un
50% la carencia de
computadores
Registro fotográfico
La OCI recomienda al proceso
concernido dotar a la regional de
los equipos necesarios con el fin
de que no se materialice el
riesgo denominado "Deficiencia en
la atención, orientación y asesoría "
del proceso Atención y Trámite
de Quejas, Solicitudes y
Se recibieron dos equipos
de computo y una impresora
dotando de esta forma a
todos los funcionarios de
ATQ que recepcionan
quejas, solicitudes y
asesorías.
Gestión concluida por parte
se anexa la carpeta
HALLAZGO 601726 con
fotografía de los equipos
recibidos.
Teniendo en cuenta que de conformidad
con lo anotado por la regional que con el
recibo de esos dos equipos mitigaron en
un 50% la carencia de computadores, la
OCI determinó cerrarlo ineficaz y se le
traslada al proceso de Gestión de
Servicios Administrativos.
70%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 13 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 14
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regional
Guajira601727
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No 27: Se evidenció que los
equipos de comunicaciones e
informáticos, opera en condiciones
altas de temperatura ambiente
(superiores a 45 °C), debido a la falta
de equipos de enfriamiento y aires
acondicionados
No
presenta
No depende de la regional la
adquisición de equipos de Oficina
Se avizoraba la adquisición de la
nueva sede que contemplaría
sistema de enfriamiento
N/A
La infraestructura de la sede
inadecuada para la instalación de
equipos requerido para el sistema de
enfriamiento de los equipos, y se
tendría en cuenta en la adquisición de
la nueva sede.
Dotar de equipos de enfriamiento
el área que contiene los equipos
de comunicaciones e
informáticos.
Acción
CorrectivaJose Garibaldy
Financiero y
Tecnológico
Solicitar la dotación
de equipos de
enfriamiento del sitio
en que se
encuentran los
equipos de
comunicaciones.
Nº de
solicitudes
realizadas/ Nº
solicitudes a
realizar
30-jul-16 30-may-17
Se solicito al nivel central
en el Plan de comprar del
2017.
Plan de necesidades 2017
La regional envió Plan General de
Necesidades de Bienes para la vigencia
2017 en donde solicitaron tres (3)
impresoras láser y ocho (8) aires
acondicionados de 24000 btu.
Por solicitud de la Regional
se recibió la visita de una
arquitecta del nivel central
quien realizó los diseños y
adelanta el proceso para
adecuar las divisiones
modulares que se requieren
y los aires acondicionados
priorizando el centro de
cableado donde se alojan los
equipos de comunicaciones
Cumplido de Comisión y
Permanencia
La regional remitió el cumplido
de comisión y permanencia de la
arquitecta Ángela Medellín quien
visitó la regional los días 29 y 30
de junio, levantando el diseño
de divisiones y adecuación
interna de la sede, entre otras.
La OCI recomienda seguir las
especificaciones técnicas que
sobre la materia existen con el
fin de evitar un detrimento
patrimonial, por el hallazgo
En este momento se
encuentra en proceso de
licitación la contratación de
la adecuación de la sede y
dotación de aires
acondicionado, con lo que
se supera este hallazgo
Gestión concluida por parte
de la Regional Guajira.
se adjunta la carpeta
HALLAZGO 601727 con el
archivo DA_PROCESO_17-11-
7086897_125002000_33682300
, donde se muestra la
publicación en la pagina de
contratación
Se verificó en el link
https://www.contratos.gov.co/consulta
s/detalleProceso.do?numConstancia=17-
11-7086897 el detalle del proceso SAB-
012-2017 cuyo objeto es el de llevar a
cabo trabajos de mantenimiento y
adecuación locativa en las sedes
Atlántico y Guajira, contemplándose el
suministro e instalación de aire
acondicionado.
90%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regional
Guajira601728
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16Gestión de Servicios
Administrativos
Hallazgo No. 28: fallas en la realización
de reuniones bimestrales que se deben
realizar del Subcomité Regional, de
conformidad con lo dispuesto en el
artículo 5 de la Resolución 1270 de
2013, por la cual se reestructura el
Comité de Gestión Ambiental de la
Defensoría del Pueblo.[1]
No
presenta
No se mostraron por que la
funcionaria líder se encontraba de
vacaciones
No se realiza acción de mejora
en este ítem debido a que las
actas están elaboradas , solo
que la funcionaria líder del
proceso Dra. Oleyda Gomez, se
encontraba de vacaciones al
momento de la visita
N/APresentación de las actas de
comité de Gestión Ambiental
Acción
Correctiva
Ana Milena
DomínguezHumanos
100% de las reuniones
bimestrales del
Comité de Gestión
ambiental.
Nº de
reuniones
realizadas/Nº
de reuniones
programadas
30-jul-16 30-may-17
Se anexan las copias de
los informes bimestrales de
gestión ambiental.
Actas Bimestrales
Se solicita por correo electrónico
evidencia soportes de memorandos
enviados o por enviar, actas,
actividades realizadas y evidencia
fotográficas. fecha correo 19 de
mayo del 2017.
Estas reuniones se vienen
realizando según lo solicita
la resolución 1270de 2013
Actas levantadas en
reuniones
La regional remitió acta del
12/08/2016, 21/11/2016,
25/01/2017 y 28/03/2017. Como
son reuniones bimestrales sería
en los meses de: enero, marzo,
mayo, julio, septiembre y
noviembre. La OCI sugiere
seguir celebrando las reuniones
bimestrales. Se solicita enviar el
acta correspondiente al bimestre
de mayo de 2017.
Estas reuniones se vienen
realizando según lo solicita
la resolución 1270de 2013
Gestión concluida por parte
de la Regional Guajira.
se adjunta carpeta Hallazgo
601728 con Actas levantadas
en reuniones
La regional volvió a remitir las actas del
anterior seguimiento adicionando la del
23/05/2017, 25/07/2017 y 26/09/2017. La
OCI observó que se repiten los números
de las actas de marzo, mayo y julio de
2017 con el 002, por lo que se solicita
corregir la numeración.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Contrataci
ón1
Auditoria
Interna de
Gestión
28-jul-16 Gestión Contractual
Revisado el contrato 084 de 2016 en el
cual aparece como contratista la señora
Martha Patricia Pulido, se encontró que
el certificado de experiencia e
idoneidad de la capacidad de la
contratista no lleva la firma del
entonces secretario general Dr. Alfonso
Cajiao Cabrera, situación que genera el
hallazgo al generar la duda sobre la
evaluación cierta de la capacidad para
ejecutar el contrato por parte de la
citada contratista. Como complemento
de este hallazgo se cita la evidencia
encontrada en la revisión hecha al
contrato 084 de 2016, cuyo formato de
la evaluación de la experiencia y
capacidad del contratista carece de
fecha. Situaciones anteriores que
generan dubitación en cuanto al
objetivo para el cual fueron creados, es
decir dejar el registro de una
información que corresponde a una
actividad realizada, por lo tanto los
formatos que actualmente se
encuentran dentro del Sistema de
No
presenta
El contrato 084 de 2016 se
adelantó en cumplimiento de una
orden judicial, lo que generó que
se omitiera el debido
diligenciamiento del formato de
idoneidad y experiencia
establecido en el Proceso de
Contratación, a pesar de haberse
constatado la idoneidad y
experiencia de la contratista por
los medios pertinentes,
N/A N/A N/A N/A
El contrato 084 de 2016 se adelantó en
cumplimiento de una orden judicial, lo
que generó que se omitiera el debido
diligenciamiento del formato de
idoneidad y experiencia establecido
en el Proceso de Contratación, a pesar
de haberse constatado la idoneidad y
experiencia de la contratista por los
medios pertinentes,
Enviar memorando a los
profesionales del Grupo de
Contratación recordando la
obligación de adelantar los
procesos de contratación de
servicios profesionales y de apoyo
a la gestión con el cumplimiento
de lo establecido en el Sistema de
Gestión de Calidad, en cuanto a la
debida utilización de los formatos
establecidos,
Acción
Correctiva
Responsable
Grupo de
Contratación
Humano
Cumplimiento de lo
establecido en el
Proceso de
Contratación
(Sistema de Gestión
de Calidad)
1 Memorando 29-sep-16 05-abr-17
Se elaboró y socializó el
MEMORANDO del 16 de
noviembre de 2016 en el que
se les recuerda a los
funcionarios que integran el
Grupo de Contratación sobre
el cumplimiento que debe
darse al SGC en cuanto a la
utilización de los formatos
que registran Actividades
objeto de control, lo que
incluye la verificación de su
diligenciamiento completo.
MEMO del 16 de noviembre
de 2016 suscrito por el
Responsable del Grupo de
Contratación
Se pudo verificar la emisión del
documento mediante el cual se
recuerda la utilización de los formatos
del sistema así como su
diligenciamiento. Se observo también
que el procedimiento para elaborar
este Plan no fue oportuno.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar la concertación de
objetivos de desempeño para los
funcionarios de carrera del
periodo noviembre 2016 - enero
2017.
Corrección DIME Humano
Concertar objetivos
con los funcionarios
de carrera
Nº
concertaciones
realizadas / #
de
funcionarios
de carrera
15-ene-17 13-mar-17
Se realizó el 22 de
febrero de 2017 la
concertación de
objetivos de la doctora
María Eva Villate y del
doctor Héctor López
Puin por parte del doctor
Pedro Posada, como
consta en los soportes.
Fue enviado a carrera
administrativo el 6 de
Concertación de
objetivos María Eva 1,
Concertación de
objetivos María Eva 2,
Concertación de
objetivos Héctor López
1, Concertación de
objetivos Héctor López
2, Memorando enviado a
Carrera Administrativa.
La OCI observó que la memoria de reunión
de la capacitación sobre concertación de
objetivos se tenía el compromiso de
realizarla dentro de los 15 días hábiles
siguientes al día que se reunieron, es decir
el plazo máximo era hasta el 21/02/2017 y
en el formato aparecen concertados el
22/02/2017.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar la evaluación de
desempeño para los funcionarios
de carrera del periodo noviembre
2016 - junio 30 de 2017
Corrección DIME Humano
Evaluar los
funcionarios de
carrera
administrativa
Nº de
evaluaciones
realizadas/ #
de
funcionarios
de carrera
01-feb-17 25-jul-17La delegada no presento avances de la
acción
Esta actividad está para
realizar en el segundo
semestre del 2017.
La OCI recomienda que se modifique
la fecha de inicio de la acción la cual
sería el 01/07/2017
Esta actividad se realiza con
corte el 30 de julio de 2017.
La OCI manifiesta que no se
atendió la observación que se
realizó en el anterior
seguimiento, en cuanto a que se
modifique la fecha de inicio de la
acción la cual sería el
01/07/2017, teniendo en cuenta
que las evaluaciones se realizan
para el mes de julio.
La Delegada para Indígenas
entregó a la oficina de
Talento Humano las
calificaciones realizadas a los
dos servidores de planta.
1. Evaluación de desempeño.
La delegada mediante memorando 40120-
0615 del 18 de octubre de 2017 envió a
SGTH las calificaciones de servicio. La
OCI recomienda dar cumplimiento con lo
previsto Resolución 320 de 2005 Manual
de Calificación de Servicios de la
Defensoría del Pueblo , en donde se
establece que tanto como la calificación
como la concertación de objetivos debe
realizarse dentro de los 15 días hábiles
contados a partir del 1 de julio de cada
anualidad, para este año el plazo máximo
de entrega fue hasta el 25 de julio de
2017.
60%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar capacitación de
concertación de objetivos y de
evaluación de desempeño al
Delegado para Indígenas y
minorías étnicas.
Acción
Correctiva
Subdirección de
Talento HumanoHumano
1 capacitación al
Delegado en el tema
Numero de
capacitaciones
realizada /
Número de
capacitaciones
programada.
15-ene-17 20-feb-17
El 30 de enero de 2017 la
doctora Mónica Cortés,
de la Subdirección de
Talento Humano brindó
capacitación al doctor
Pedro Posada acerca de
como realizar la
concertación de
Capacitación Evaluación
de Desempeño
La delegada envió a la OCI memoria de
reunión de la capacitación con el Grupo de
Carrera Administrativa.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Informar a talento humano en el
plan de capacitación 2017, que se
convoque a los servidores
públicos, a inducción y
reinducción para la vigencia 2017
Corrección DIME Humano1 Plan de
capacitaciones
Nº de planes
realizados / Nº
de planes
notificados
09-feb-17 30-mar-17
El 16 de febrero de 2017
fue enviado por parte de
la Delegada para
Indígenas y Minorías
Étnicas correo
electrónico a la
Subdirección de Talento
Humano haciendo
mención de la inducción
y reinducción que se
requiera para la vigencia
Se envía correo
electrónico de soporte y
la matriz diligenciada.
La OCI evidenció que la delegada envió
mediante mensaje electrónico a la
Subdirección de Gestión de Talento
Humano el 16 de febrero de 2017 la solicitud
de capacitación y en su contenido aparece
que entre las habilidades a fortalecer se
consignó la inducción y reinducción para los
funcionarios de la DIME.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar inducción para servidores
nuevos y reinducción para los
servidores de la DIME en la
vigencia 2017
Acción
Correctiva
Subdirección de
Talento HumanoHumano
Participación de los
servidores públicos
de la DIME en los
procesos de
inducción y de re-
inducción.
Número de
funcionarios/N
umero de
funcionarios
que asistieron
a la inducción
o re-inducción.
09-feb-17 30-dic-17La delegada no presento avances de la
acción
Los funcionarios Laura
Ramirez, José Benhur
Teteye, y Judith del Pilar
Vidal asistieron a la jornada
de inducción del pasado 20 y
21 de abril organizado por la
Subdirección de Talento
Humano.
Los listados de asistencia
son competencias de la
Oficina de TH.
La Subdirección de Gestión de
Talento Humano remitió el 3 de mayo
de 2017 los listados de asistencia de la
Inducción Básica Institucional del 20 y
21 de abril de 2017 en donde se
constató que José Teteye y Maritza
Ramírez asistieron sólo en la jornada
de la mañana del 20 de abril y Judith
Vidal participó tanto en la jornada de
la mañana y tarde del 20 de abril de
2017.
Está actividad ya se cumplió.
De conformidad con la meta
planteada se indicó realizar
jornada de reinducción que no
se llevó a cabo, por lo que la OCI
sugiere que se estudie la
viabilidad de hacer una para este
segundo semestre. Mediante
mensaje electrónico del 19 de
julio de 2017 la delegada envió
certificación de participación en
el programa de Inducción de la
funcionaria Laura Martínez. De
igual manera en la inducción
efectuada en abril no hubo
asistencia por algunos
funcionarios convocados al
El 18 de octubre de 2017 se
envió los formatos "Solicitud
de Inscripción en
actividades de Capacitación
/ Formación" para que
asistieran a jornada de
reinducción institucional, la
cual fue convocada a través
de mensaje electrónico del
11 de octubre de 2017 del
Grupo de Desarrollo del
Talento Humano
Mensaje electrónico de la
convocatoria
Agenda de Reinducción
Formatos de Inscripción
La actividad se encuentra en ejecución y
se tiene proyectado que se terminará el
23 de noviembre de 2017. De acuerdo
con las evidencias la delegada envió a
dos funcionarios uno del nivel
administrativo y otro del nivel
profesional.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar con el apoyo de Talento
Humano una jornada de
sensibilización de SIGEP en la
Delegada para Indígenas y Minorías
Étnicas del nivel nacional.
Acción
Correctiva
Subdirección de
Talento HumanoHumano
Sensibilización por
parte de Gestión
Documental a los
funcionarios de la
DIME
Numero de
capacitaciones
realizada /
Número de
capacitaciones
programada.
06-feb-17 06-mar-17
Se realizo capacitación a
SIGEP a los servidores
públicos de la DIME del
nivel nacional
capacitación el 27 de
febrero por parte de la
Subdirección
Administrativa por
solicitud de la Delegada,
quedando subsanado
Capacitación SIGEP 27-02
La delegada envió a la OCI el listado de
asistencia a la capacitación del SIGEP en
donde aparece la firma de diez (10)
servidores públicos.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Realizar actualización del SIGEP de
los servidores públicos de la
delegada de las regionales y del
nivel central.
CorrecciónSubdirección de
Talento HumanoHumano
Actualización de la
información
suministrada en el
SIGEP.
Número de
funcionarios
de la DIME /
funcionarios
con
información
actualizada en
el SIGEP
24-feb-17 30-jun-17
Se avanzó corrigiendo lo
pertinente por parte del
nivel nacional y se
realizó llamadas
telefónicas a las
regionales para
informarles acerca del
procedimiento y lo que
tienen como
documentos pendientes
Correo electrónico
enviado por la
Subdirección de Talento
Humano a la Delegada y
cuadro de seguimiento
de las llamadas
informativas.
La OCI consultó los servidores públicos de la
delegada en el SIGEP obteniendo los
siguientes resultados: las funcionarias Rocío
Calvache Dueñas y Yina Lorena Mármol
Navarro, no les aparece reportado el cargo,
en cuanto a esta última le aparece en la
experiencia laboral con la Defensoría del
Pueblo de octubre a diciembre de 2014. No
se muestran datos de Eva María de la
Concepción Sáenz Pulido. La OCI sugiere
recalcar a cada funcionario para que cumpla
con la obligación legal de mantener su hoja
de vida actualizada en el sistema.
DIME: El caso de la
funcionaria Rocío Calvache
Dueñas, se informó que
dado que tiene una
incapacidad prologada no
fue posible tener los datos
que están pendientes. Se
espera que tan pronto
mejore de salud se subsane
este asunto. Son motivos de
fuerza mayor.
Por otro lado me permito
enviar el pantallazo de la
compañera Eva María Sáenz
en el cual se observa que
tiene su usuario y que
cuando asistió el compañero
José Gonzalez , funcionario
de la Subdirección de
Talento Humano subsano los
asuntos pendientes.
Adjunto el correo que
talento humano copia a esta
1. Correo Electrónico de
Talento Humano a esta
Delegada informando sobre
los avances que se
subsanaron, teniendo en
cuenta la situación médica
de la doctora Rocío
Calvache. 2, Se envía
pantallazo de la doctora Eva
María Sáenz en el aplicativo
SIGEP.
La delegada aportó a la OCI mensaje
electrónico del 28/02/2017 del
funcionario asignado de la SGTH en
donde informó sobre la visita sobre el
aplicativo SIGEP a la DIME. Además
remitió pantallazo de hoja de vida de
la Dra. Eva Sáenz. La OCI recomienda
implementar nuevos mecanismos para
que los servidores públicos y
contratistas cumplan con esta
obligación.
Se informa que la dra. Rocío
Calvache aún se encuentra
incapacitada en tanto se
reintegre se procederá a
realizar las correcciones.
La delegada mediante mensaje
electrónico del 19 de julio de
2017 señaló que la doctora Rocío
Calvache, aún sigue en
incapacidad. La OCI verificó el
14/07/2017 y no aparece cargo
reportado de la dra. Rocio
Calvache, tampoco aparece en la
experiencia laboral de la
Defensoría del Pueblo. Dada la
incapacidad de la dra. Rocío
Calvache queda el compromiso
que cuando se reintegre se
actualice la información.
100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Solicitar mediante memorando a
los funcionarios que se
encuentran en territorio que
realicen las correcciones a las que
haya lugar.
Corrección DIME Humano
Funcionarios que
realicen adecuado
diligenciamiento del
aplicativo SIGEP
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-mar-17La delegada no presento avances de la
acción
Se envío correo electrónico
con el cuadro a los enlaces
territoriales informándoles
que subsanen los ajustes
que se encuentran
pendientes. En el mes de
febrero se llamo a cada uno
y se les informó que tenían
pendiente.
Correo Electrónico enviado a
las regionales con el cuadro
de los ajustes pendientes.
Se anexa cuadro de llamadas
La OCI consultó 12 servidores públicos
en el SIGEP el 26 de abril de 2017 del
listado que aportó la delegada
denominado "Actualización hoja de
vida SIGEP " obteniendo los
siguientes resultados: Errores en la
denominaciones de los cargos
(Pastora Chasoy, Udver Cañas, Yina
Mármol, Isabel Agudelo) No tiene
reportado el cargo (Mario Preciado,
Alejandro Tangarife) no está
relacionada la experiencia laboral de la
Defensoría del Pueblo (Mario
Preciado, Alejandro Tangarife),
aparece también en otra entidad
(Udver Cañas). La delegada envió
mensaje electrónico del 20/04/2017 a
los funcionarios con la hoja de Excel
Reporte solicitándoles actualizar lo
pendiente en el SIGEP.
Se reitera a través de correo
electrónico a los enlaces
regionales que por favor
realicen las acciones
necesarias para poder
cumplir con esta tarea.
1 Actualizar SIGEP DIME
Regionales
La DIME envió mensaje
electrónico del 12/07/2017 a los
funcionarios seleccionados por la
OCI en el seguimiento anterior
para proceder a realizar los
ajustes mencionados. La OCI
revisó el 19/07/2017 la página del
SIGEP encontró que les sigue
apareciendo errónea la
denominación del cargo de
Pastora Chasoy; no tiene
reportado el cargo (Mario
Preciado, Alejandro Tangarife)
no está relacionada la
experiencia laboral de la
Defensoría del Pueblo (Mario
Preciado, Alejandro Tangarife),
aparece también en otra entidad
(Udver Cañas). No aparece Luisa
Zapata Rodríguez; algunos
contratistas les aparece el
correo personal. La OCI
recomienda para la SGTH y Grupo
de Contratación implementar
nuevos mecanismos de control
80%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012004Auditoria
Interna de
Gestión
27-dic-16Gestión del Talento
Humano
No se registro información en la hoja
de vida en el SIGEP del siguiente
contratista: Udver Arley Cañas Jamioy,
Regional Amazonas.
No
presenta
Desconocimiento de los
funcionarios sobre los requisitos.N/A
En el momento de formular las
acciones se evidencia que el
funcionario se encuentra registrado en
el SIGEP, sin embargo falta actualizar
información.
Solicitar mediante memorando al
funcionario que se encuentra en
territorio que realice las
correcciones a las que haya lugar
en aplicativo SIGEP dado que si
tiene usuario activo.
Acción
Correctiva
DIME - Talento
HumanoHumano
Funcionarios
diligenciando
correctamente
aplicativo SIGEP
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-mar-17
En el momento de
formular las acciones se
evidencia que el
funcionario se encuentra
registrado en el SIGEP.
La OCI comprobó que el profesional Udver
Arley Cañas Jamioy aparece con dos
entidades como son: la Defensoría del
Pueblo y la Gobernación del Amazonas;
además le aparece el cargo denominado
profesional especializado asesor ( el cual no
existe) y aparece como servidor público. La
OCI recomienda confirmar si es contratista o
servidor público de la entidad y su cargo.
Se envío correo electrónico
con el cuadro a los enlaces
territoriales informándoles
que subsanen los ajustes
que se encuentran
pendientes. En el mes de
febrero se llamo a cada uno
y se les informó que
información se encontraba
pendiente. El Dr. Udver
profesional Especializado.
Correo Electrónico al
Servidor Público Udver
Cañas.
La delegada envió mensaje
electrónico del 20/04/2017 a los
funcionarios con la hoja de Excel
Reporte solicitándoles actualizar lo
pendiente en el SIGEP. Igualmente se
envió mensaje electrónico del
20/04/2017 al Dr. Udver Cañas
solicitándoles realizar los ajustes en el
menor tiempo posible.
La OCI comprobó que el
profesional Udver Arley Cañas
Jamioy aparece con dos
entidades como son: la
Defensoría del Pueblo y la
Gobernación del Amazonas. Se
le recomienda a la delegada
realizar mediante consulta al
SIGEP esta verificación e
implementar mecanismo
efectivos para que se cumpla
98%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012005Auditoria
Interna de
Gestión
27-dic-16Gestión de Servicios
Administrativos
La DIME no cuenta con los mejores
espacios físicos para la prestación de
servicio al ciudadano; incomodidad,
privacidad; al interior de algunas áreas
son utilizadas para guardar elementos y
bienes.
No
presenta
Limitado espacio físico con el que
cuenta la DIME en el Bloque C de
Chapinero
N/A
Limitado espacio que se tiene a raíz
del trasteo del Bloque A al Bloque C,
en el cual la Delegada quedo con
menos espacio físico.
Solicitar mediante memorando a la
Subdirección Administrativa para
que se revise la ubicación física y
solicitar que brinde opciones para
mejorar la atención a los usuarios,
Acción
Correctiva
DIME -
Subdirección
Administrativa
Humano -
Físico
Solicitud para la
mejora del espacio
físico en el que se
encuentra la DIME
actualmente
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-may-17La delegada no presento avances de la
acción
La delegada no presento avances de la
acción.
La DIME fue trasladada a la
Sede Centro el 12 de junio
dado instrucciones del Señor
Defensor.
Registro fotográficoDe acuerdo con el registro
fotográfico se evidenció que se
subsanó el hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012006Auditoria
Interna de
Gestión
27-dic-16Promoción y
Divulgación
No se evidencia seguimiento a las
actividades realizadas por los
funcionarios y contratistas de la
Delegada para los Indígenas y Minorías
Étnicas en temas específicos de
Comunidades Étnicas.
No
presenta
No se tiene una plataforma para
llevar consecutivo de las acciones
que día a día se presentan.
Desconocimiento del
procedimientos para no perder
la memoria histórica de la
institución.
N/A
No existe los medios para que cada
asesor ingrese la asistencia técnica
que brinda continuamente a la
comunidad.
Crear un mecanismo de
seguimiento que permita desde el
nivel nacional y desde el nivel
regional alimentar el trabajo que
diariamente se realiza con las
comunidades
Acción
Correctiva
DIME - Oficina de
SistemasHumano
Tener registrado las
acciones que
desarrolla la DIME en
todo el territorio
colombiano.
Un tablero de
control 06-feb-17 03-abr-17
La delegada no presento avances de la
acción
Se creo una herramienta
para alimentar la información
solicitada y fue enviada a
todos los funcionarios y
contratistas de la DIME.
Memorando y manual de la
herramienta.
La delegada mediante mensaje
electrónico del 19/04/2017 remitió
memorando 40120-0133 del 18/04/2017
en donde se emiten directrices sobre
el registro de actividades DIME para el
equipo de trabajo de la delegada. La
OCI recomienda realizar seguimiento
aleatorio de las evidencias que
soportan el cumplimiento de las
actividades que se registran.
100%Cerrado
Eficaz15-may-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012007Auditoria
Interna de
Gestión
27-dic-16Gestión del Talento
Humano
No hay capacitación y actualización a
todos los funcionarios de la DIME; en
temas específicos de Comunidades
Indígenas y Minorías Étnicas.
No
presenta
No se ha solicitado a Talento
Humano la necesidad de
actualizarnos.
Dado las múltiples tareas que se
tienen en la Delegada queda
muy poco tiempo para
capacitarse en los temas de
interés.
N/A
No se ha solicitado a Talento Humano
la importancia de actualizar una vez al
año al equipo de DIME en los asuntos
étnicos.
Actualización en temas étnicos y
de interés y necesidad para la
DIME
Acción
Correctiva
DIME - Talento
HumanoHumano
Actualización de
temas étnicos y de
interés para la DIME
Numero de
capacitaciones
realizada /
Número de
capacitaciones
programada.
06-feb-17 30-dic-17La delegada no presento avances de la
acción
Esta actividad está para
realizar en el segundo
semestre del 2017.
La delegada no presentó avances de la
acción
Dime tiene programado el
encuentro de todo el equipo
para realizar jornada con
temas de interés étnico del
30 de julio al 3 de agosto. Se
anexa correo donde ya se
solicito a Sec Gral. que de
los recursos que tenemos
asignados programe el
evento con el Operador
3 Necesidades
La OCI sugiere enviar las
evidencias de los eventos que se
realicen para la fecha
programada.
Del 11 al 14 de Septiembre
se llevo a cabo en la ciudad
de Girardot el Encuentro
DIME en el cual se realizo re
inducción a todos y todas
los funcionarios del nivel
nacional y regional.
Carpeta 2. Encuentro DIME
Del 11 al 14 de septiembre de 2017 se
reunieron en la ciudad de Girardot
alrededor de 40 personas del nivel
nacional y regional para compartir
experiencias y conocimientos con el fin
de fortalecer la acción defensorial en el
tema que maneja la delegada.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012008Auditoria
Interna de
Gestión
27-dic-16Gestión de Servicios
Administrativos
Deficiencia en la capacidad de los
equipos de computo; no es el mas
adecuado en capacidad para cumplir en
los tiempos estimados las actividades
asignadas.
No
presenta
No hay equipos tecnológicos en la
entidad para satisfacer las
necesidades de la DIME.
N/A
No hay equipos tecnológicos en buen
estado para satisfacer las necesidades
de la DIME
Solicitar mediante memorando a la
Subdirección Administrativa para
que por favor revise nuestras
necesidades en computadores,
impresoras, escáner y cámara
fotográfica.
Acción
Correctiva
DIME -
Subdirección
Administrativa
Tecnológico
Mejorar los equipos
de tecnológicos de la
DIME
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-jun-17La delegada no presento avances de la
acción
Se envía memorando a la
Secretaria General dado la
situación crítica de las
impresoras en la DIME.
Memorando enviado a
Secretaria General.
La delegada envió memorando 40120-
0120 del 4 de abril de 2017 a la
Secretaría General solicitando compra
de impresoras y fotocopiadora, a
través de mensaje electrónico del 5
de abril de 2017.
Se responde a través del
MEM 40120-0195 que para
poder ahorrar en el papel es
necesario que nos
suministren impresoras en
buen estado.
4 MEM 40120- 0195
La delegada mediante mensaje
electrónico del 18 de julio de
2017 informó que la Secretaría
General no les dio respuesta del
memorando 40120-0120 del 4 de
abril de 2017. La OCI sugiere
tener en cuenta al proceso
concernido lo consignado en los
memorando enviados por la
delegada. También recomienda
al proceso concernido dotar a la
regional de los equipos
necesarios con el fin de que no
se materialice el riesgo
denominado "Deficiencia en la
atención, orientación y
asesoría " del proceso Atención y
Trámite de Quejas, Solicitudes y
50%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Solicitar al grupo de Gestión
Documental una capacitación de
refuerzo en el manejo de los
formatos de Archivo y
Correspondencia a la funcionaria
Laura Ramírez
Acción
Correctiva
DIME - Gestión
DocumentalHumano
Sensibilización a la
funcionaria
encargada del
archivo.
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-jun-17
Desde la Delegada se
solicitó al Grupo de
Gestión Documental una
capacitación, la cual se
desarrolló el 20 de
febrero en las
instalaciones de la DIME.
En este espacio se
socializó cómo usar los
formatos de archivo y
correspondencia de la
Memoria de reunión de
la Capacitación de
Gestión documental 20
febrero de 2017.
La delegada aportó memoria de reunión en
donde consta la capacitación a la auxiliar
administrativo de DIME sobre formatos del
SGC y procedimientos de gestión
documental.
100%Cerrado
Eficaz30-mar-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Capacitación general a los
funcionarios y contratista de la
DIME sobre archivo y la
metodología con la que se hará
entrega de los archivos que cada
uno de los funcionarios y/o
contratistas tienen en su poder
para centralizarlos con la
funcionaria Laura Ramírez
Acción
Correctiva
Gestión
documentalHumano
Archivo de Gestión
de 2016 organizado
de conformidad con
el Instructivo de
Correspondencia y
Archivo de la
Defensoría del
Pueblo y los
lineamientos
establecidos por el
Numero de
capacitaciones
realizada /
Número de
capacitaciones
programada.
06-feb-17 30-mar-17La delegada no presento avances de la
acción
La delegada no presento avances de la
acción
Se anexan los avances en los
soportes 5 - 6 - 7
5 Reunión Gestión
Documental 6
Asistencia Capacitación 7
Acta Reunión
Los documentos soportes que
presentó la delegada son los
mismos que se evaluaron en el
pasado seguimiento para las
jornadas de trabajo.
100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Debilidades en la aplicación de las
directrices del Archivo General de la
Nación, Ley 594 de 2000 / Ley General
de Archivos y la Resolución 412 de
2015, mediante la cual aprueba la
actualización del manual de archivo
versión Nº 2 de la Defensoría del Pueblo
No
presenta
27-dic-16Gestión del Talento
Humano
No se realizaron jornadas de inducción
en la vigencia 2015, así como tampoco
en el primer semestre 2016 (Decreto
Ley 1567 de 1998 - Por el cual se crea el
sistema nacional de capacitación y
sistema de estimulo para los empleados
del Estado
No
presenta
Fallas en el archivo de la
documentación del Delegada
Desconocimiento por parte de
los servidores públicos acerca
de las normas archivísticas
No se capacito a la
persona del archivo de
la DIME por parte de la
Defensoría del Pueblo
en las reglas internas y
de nivel nacional en
cuanto al archivo.
N/A
No se capacito a la persona del archivo
de la DIME por parte de la Defensoría
del Pueblo en las reglas internas y de
nivel nacional en cuanto al archivo.
4012009Auditoria
Interna de
Gestión
27-dic-16Gestión de Servicios
Administrativos
Desconocimiento sobre los requisitos
que deben tener los funcionarios
públicos en el aplicativo SIGEP
4012003Auditoria
Interna de
Gestión
27-dic-16Gestión del Talento
Humano
Fallas en el registro de la información
que debe registrarse de todos los
servidores públicos que conforman la
DIME en el SIGEP, a pesar de que la Ley
de Transparencia y el derecho al acceso
de información pública nacional obliga a
divulgar la información de las personas
que se encuentran vinculadas bien sea
por contrato de prestación se
servicios, en carrera o en
provisionalidad.
No
presenta
Desconocimiento de los
funcionarios sobre los requisitos.N/A
No se evidencia asistencia de los
servidores públicos de la Delegada a las
jornadas de inducción y de re-
inducción.
4012002Auditoria
Interna de
Gestión
Desconocimiento en el procedimiento
para concertar y evaluar objetivos con
los funcionarios.
No se evidencia asistencia de los
servidores públicos de la Delegada
a las jornadas de inducción y de re-
inducción.
N/A
N/A4012001Auditoria
Interna de
Gestión
27-dic-16Gestión del Talento
Humano
No se evidenció la evaluación final ni la
concertación de objetivos, respecto de
los logros alcanzados de: Dra. Alix
Duarte, María Eva Villate, Héctor López
Puin; funcionarios en Carrera
Administrativa. Situación que
evidencia el incumplimiento en la
concertación para la evaluación de
desempeño, que debía presentarse el
25 de julio de 2016. Subsanado el hecho
posterior por la doctora Nigeria
Rentería Lozano.
No
presenta
Desconocimiento del
procedimiento para realizar la
concertación de objetivos.
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 14 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 15
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Jornadas de trabajo con el grupo
de Gestión Documental y la
Delegada de Indígenas para hacer
la respectiva entrega de los libros
que reposan en cajas y estanterías
a la Biblioteca de la entidad
Corrección DIME Humano
Archivo de Gestión
de 2016 organizado
de conformidad con
el Instructivo de
Correspondencia y
Archivo de la
Defensoría del
Pueblo y los
lineamientos
establecidos por el
AGN.
Número de
jornadas
realizadas /
Número de
jornadas
programadas *
100
06-feb-17 30-sep-17La delegada no presento avances de la
acción
Se realizaron reuniones con
la responsable de gestión
documental, se realizó
reunión con los funcionarios
públicos y se realizará el 25
de abril reunión de
sensibilización con los
contratistas de la DIME que
entraron en el mes de abril a
la institución.
Memoria de reunión DIME y
Gestión Documental, listado
de asistencia.
La delegada envió las memorias de
reunión del 10/02/2017 con el Grupo
de Gestión Documental y la Oficina de
Planeación con el fin de verificar los
hallazgos y proponer el P.M. La OCI
observó que para algunas actividades
en el subtítulo Compromisos de la
Reunión no se escribió fecha de
entrega. De igual manera remitió
Acta de Reunión del 29/03/2017 cuyo
objeto fue la capacitación de gestión
documental a los funcionarios de la
DIME en donde asistieron nueve (9)
de los 13. También envió memorando
40120-0119 del 4 de abril de 2017 para
todos los funcionarios de la delgada
del nivel central cuyo asunto consistió
"Solicitud entrega archivos " mediante
mensaje electrónico del 4 de abril de
2017. Asimismo envió memoria de
reunión del 25/04/2017 en donde se
efectuó capacitación para los
contratistas y mensaje electrónico del
26 de abril de 2017 en donde se
solicitó la entrega de archivo a los
Sobre esta actividad se
presento ampliación de
fecha.
8, Cambio de fecha
La delegada envió mensajes
electrónicos en donde consta la
trazabilidad de la solicitud de
cambio de fecha de la actividad.
El 9 de mayo de 2017 la OPL
envió la matriz con el ajuste
quedando aplazada el fin de la
actividad para el 30 de
septiembre de 2017.
El Archivo se encuentra en
el 90%
3, Correo Seguimiento
Planes de Mejoras.
Consultado el Grupo de Gestión
Documental sobre el seguimiento que
por función este realiza, se comprobó
mediante memoria de reunión del 17 de
octubre de 2017 que el estado de
intervención del archivo se encontraba
en el 64%. Dentro del acta se plasmó el
compromiso de continuar con la
organización del archivo de gestión
11/12/2017. Información enviada
mediante mensaje electrónico del
25/10/2017.
64%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
Organizar el archivo de gestión del
2016 de la Delegada de acuerdo a
los criterios establecidos en la Ley
594 de 2000, Acuerdo 042 de 2002,
Acuerdo 002 de 2014, Acuerdo 004
de 2015, Acuerdo 005 de 2015 y
Decreto 1080 de 2015 en
concordancia con el Instructivo de
Correspondencia y Archivo de la
Defensoría del Pueblo y la Circular
50-023 de 2015
Corrección DIME Humano
Archivo de Gestión
de 2016 organizado
de conformidad con
el Instructivo de
Correspondencia y
Archivo de la
Defensoría del
Pueblo y los
lineamientos
establecidos por el
AGN.
Nº de archivo
organizado /
Nº total de
archivo
06-feb-17 30-sep-17La delegada no presento avances de la
acción
Esta actividad está para
realizar en el segundo
semestre del 2017.
La delegada no presento avances de la
acción
Sobre esta actividad se
presento ampliación de
fecha.
8, Cambio de fecha
La delegada envió mensajes
electrónicos en donde consta la
trazabilidad de la solicitud de
cambio de fecha de la actividad.
El 9 de mayo de 2017 la OPL
envió la matriz con el ajuste
quedando aplazada el fin de la
actividad para el 30 de
septiembre de 2017.
El Archivo se encuentra en
el 90%
3, Correo Seguimiento
Planes de Mejoras.
Consultado el Grupo de Gestión
Documental sobre el seguimiento que
por función este realiza, se comprobó
mediante memoria de reunión del 17 de
octubre de 2017 que el estado de
intervención del archivo se encontraba
en el 64%. Dentro del acta se plasmó el
compromiso de continuar con la
organización del archivo de gestión
11/12/2017. Información enviada
mediante mensaje electrónico del
25/10/2017.
64%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Delegada
de
Indígenas
y Minorías
Étnicas
4012010Auditoria
Interna de
Gestión
27-dic-16Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidencio la falta de equipo de
computadores e impresoras, presentan
total desactualización en los programas
instalados, poca capacidad y lentitud;
con el fin de optimizar de forma
eficiente y eficaz la atención de
nuestros usuarios internos y externos.
No
presenta
No hay equipos tecnológicos en la
entidad para satisfacer las
necesidades de la DIME.
N/A
No hay equipos tecnológicos en buen
estado para satisfacer las necesidades
de la DIME
Solicitar mediante memorando a la
Subdirección Administrativa para
revisar las necesidades en
computadores, impresoras,
escáner y cámara fotográfica.
Acción
Correctiva
DIME -
Subdirección
Administrativa
Humano
Mejorar los equipos
de tecnológicos de la
DIME
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
a realizar * 100
06-feb-17 30-jun-17La delegada no presento avances de la
acción
La delegada no presento avances de la
acción
Los soportes de esta
actividad son los mismo del
hallazgo 4012008. Sin
embargo, se desarrollará una
reunión en el mes de agosto
del Delegado y la
Subdirección Administrativa
La delegada mediante mensaje
electrónico del 18 de julio de
2017 informó que la Secretaría
General no les dio respuesta del
memorando 40120-0120 del 4 de
abril de 2017. La OCI sugiere
tener en cuenta al proceso
concernido lo consignado en los
memorando enviados por la
delegada. La OCI recomienda
enviar memoria de reunión en
donde se evidencie el encuentro
con la SAD. También
recomienda al proceso
concernido dotar a la regional de
los equipos necesarios con el fin
de que no se materialice el
riesgo denominado "Deficiencia
en la atención, orientación y
asesoría " del proceso Atención y
Trámite de Quejas, Solicitudes y
50%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Tema
Rendición
de
Cuentas
1
Informes con
recomendaci
ones (A
criterio del
líder del
proceso)
07-sep-16Direccionamiento
Estratégico
Se realiza y pública un acta sobre el
resultado del ejercicio de rendición de
cuentas para el defensor, pero no se
presenta de la misma forma (acta)
sobre la actividad realizada por el
Secretario General en temas
administrativos.
No
presenta
Porque las audiencias de rendición
de cuentas del defensor y del
secretario general son coordinadas
y organizadas desde distintas
dependencias.
Por disposición de la Alta
Dirección la Vicedefensoría es
responsable del componente de
Rendición de Cuentas del Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano.
N/A
No se han definido de forma articulada
las acciones tendientes a estandarizar
la entrega de los productos.
Definir un producto estandarizado
que evidencie el resultado de los
ejercicios de Rendición de
Cuentas.
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo
Vicedefensor del
Pueblo
Recursos
Humanos
(Equipo de
trabajo que
actúe de
manera
coordinada y
articulada)
Producto
estandarizado que
resulte de los
espacios a través de
los cuales se realizan
los ejercicios de
rendición de
cuentas.
No. de
productos
entregados/
Total de
productos
Planeados
01-jun-17 30-jun-17No se presentó seguimiento en este
bimestre
No se presentó seguimiento en este
bimestre, por el no inicio de la
actividad.
En pasadas reuniones se ha
informado sobre el desarrollo
de la agenda de rendición de
cuentas y se han trabajado
aspectos relacionados.
La meta o acción correspondía a
entrega un "Producto
estandarizado que resulte de
los espacios a través de los
cuales se realizan los ejercicios
de rendición de cuentas" y por
lo informado no correspondería
0%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Tema
Rendición
de
Cuentas
2
Informes con
recomendaci
ones (A
criterio del
líder del
proceso)
07-sep-16Direccionamiento
Estratégico
Ausencia de caracterización de los
grupos de interés y de una estrategia
de comunicación sobre las que se
prioricen las acciones para la Rendición
de Cuentas.
No
presenta
Debido al cambio de
administración se adelantaron las
fechas de realización de las
actividades que comprende el
desarrollo del componente de
rendición de cuentas, lo que
modificó el cronograma y apresuró
su cumplimiento.
Implementación tardía del
Formato-instrumento de
consulta a la ciudadanía
diseñado con el fin de capturar
información sobre el usuario,
sus expectativas y necesidades.
N/A
Se dispone de los mecanismos
necesarios que permiten la
caracterización de los grupos de
interés, pero no se utilizan de la
manera adecuada.
Sacar un mejor provecho de los
espacios de capacitación y de
comunicación generados con los
grupos de interés, de tal forma
que sirvan como incentivo o
acompañamiento y permitan una
mejor cualificación del Proceso de
Rendición de Cuentas.
Esos espacios estarán motivados
en las necesidades y expectativas
de los grupos de interés y harán
parte de la estrategia de rendición
de cuentas.
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo
Vicedefensor del
Pueblo
Recursos
Humanos y
Logísticos
(necesidades
locales, de
trasporte;
tiempos de
grabación,
de edición y
de costos)
Caracterizar
adecuadamente los
grupos de interés e
incluir en la rendición
de cuentas sus
necesidades y
expectativas.
No de
dependencias
que tuvieron
en cuenta a los
grupos de
interés en los
espacios de
interlocución/
No. de
dependencias
que abrieron
espacios de
interlocución
01-abr-17 18-ago-17No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se está gestionando la
convocatoria a una reunión
tendiente a informar sobre
los aspectos más
importantes en materia de
rendición de cuentas y la
participación de las
Dependencias para cada
escenario.
Correo Electrónico
No se presentó información de
gestión para los meses de marzo y
abril de 2017
En pasadas reuniones se ha
informado sobre el desarrollo
de la agenda de rendición de
cuentas y se han trabajado
aspectos relacionados.
Correo Electrónico y Actas
Lo aportado no concluye con la
caracterización de los grupos de
interés. Para el proceso de RdC y
generación de espacios de
participación, la caracterización
de ciudadanos, usuarios o grupos
de interés es una acción
mediante la cual se definen las
características que diferencian
un actor de otro.
https://colaboracion.dnp.gov.co
/CDT/Programa%20Nacional%20de
l%20Servicio%20al%20Ciudadano/
Guia%20de%20Caracterizaci%C3%B
3n%20de%20Ciudadanos.pdf
Mensaje electrónico del
19/10/2017
"Los encuentros sociales realizados por
parte de algunas dependencias, sus
grupos de interés y los instrumentos de
recolección de información diligenciados
permiten entrever sus expectativas y
necesidades, las cuales son trabajadas
desde la labor que adelantan
Direcciones y Delegadas. Se observa
necesario fortalecer esta actividad
institucionalmente "
Lo aportado no concluye con la
caracterización de los grupos de interés.
Para el proceso de RdC y generación de
espacios de participación, la
caracterización de ciudadanos, usuarios
o grupos de interés es una acción
mediante la cual se definen las
características que diferencian un actor
de otro.
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Pr
ograma%20Nacional%20del%20Servicio%20a
l%20Ciudadano/Guia%20de%20Caracteriza
0%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Tema
Rendición
de
Cuentas
3
Informes con
recomendaci
ones (A
criterio del
líder del
proceso)
07-sep-16Direccionamiento
Estratégico
La mayoría de informes del ejercicio
realizado no cumplen con los
lineamientos dados por la
Vicedefensoría
No
presenta
Con la modificación de cronograma
y el adelanto de las fechas para el
desarrollo de las actividades las
dependencias apenas alcanzaron
el cumplimiento del 100% de los
requerido.
Cada año se busca ampliar el
desarrollo del conjunto de
acciones que configuran la
rendición de cuentas.
N/A
No se definen con antelación
suficiente las instrucciones y
lineamientos tanto en la realización de
los informes que presentan las
Defensorías Regionales, Direcciones y
Delegadas como de revisión para los
responsables de la Vicedefensoría.
Establecer instrucciones claras y
oportunas en la realización de los
informes que presentan las
Defensorías Regionales,
Direcciones y Delegadas; así como
de lineamientos de revisión para
los responsables de la
Vicedefensoría que participan
dentro del Proceso.
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo
Vicedefensor del
Pueblo
Recursos
Humanos
(Equipo de
trabajo que
actúe de
manera
coordinada y
articulada)
Lineamientos e
instrucciones claras
tanto en la
realización de
informes como en la
revisión de los
mismos.
No. de
productos que
siguieron los
lineamientos
establecidos/
Total de
productos
generados
20-ene-17 30-jun-17No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se está gestionando la
convocatoria a una reunión
tendiente a informar sobre
los aspectos más
importantes en materia de
rendición de cuentas y la
participación de las
Dependencias para cada
escenario.
Correo Electrónico
Se anexo un correo electrónico:
asunto "informe de gestión
Direcciones y Defensorías Delegadas"
sin allegarse el formato y los
lineamientos como punto de control
para la Vicedefensoría.
En pasadas reuniones se ha
informado sobre el desarrollo
de la agenda de rendición de
cuentas y se han trabajado
aspectos relacionados.
Correo Electrónico y Actas
El acta reportada en el asunto se
menciona: "…RdC…" En el
desarrollo se menciona "Fichas
de caracterización: se han
determinado las variables
necesarias para su tabulación,
se está elaborando las ficha s"
Información que no corresponde
a los lineamientos e
instrucciones claras en la
realización de informes como en
la revisión de los mismos.
0%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Tema
Rendición
de
Cuentas
4
Informes con
recomendaci
ones (A
criterio del
líder del
proceso)
16-sep-16Direccionamiento
Estratégico
Los informes y actas publicados en la
Web no indican claramente diferentes
elementos mínimos.
No
presenta
Cada año se busca ampliar el
desarrollo del conjunto de
acciones que configuran la
rendición de cuentas.
Las dependencias no advierten
los nuevos elementos a tener en
cuenta para el desarrollo
conjunto de la rendición.
N/A
No se han definido productos
estandarizados de las actividades
programadas.
Definir un producto estandarizado
que incluya según el caso:
-Responsables de proyección
(nombres y cargos)
-Responsables de aprobación
(nombres y cargos)
-Periodo de evaluación
-Temas Generales a
tratar/tratados
-Fecha de elaboración del
documento
-Preguntas Realizadas
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo
Vicedefensor del
Pueblo
Recursos
Humanos y
Logísticos
(necesidades
locales, de
trasporte;
tiempos de
grabación,
de edición y
de costos)
Productos
estandarizados para
las actividades
programadas.
No. de
productos que
siguieron los
lineamientos
establecidos/
Total de
productos
generados
20-ene-17 30-jun-17No se presentó seguimiento en este
bimestre
Se esta aplicado un formato
de seguimiento a la gestión
de Direcciones y Delegadas
que sirva de insumo entre
otros al tema de rendición
de cuentas.
Informes Mensuales
Diligenciados.
Lo entregado a la OCI, corresponde a
un mensaje electrónico en el que
solicitan diligenciar el formato de
informe de gestión y enviar, pero no
se allegó el formato.
En pasadas reuniones se ha
informado sobre el desarrollo
de la agenda de rendición de
cuentas y se han trabajado
aspectos relacionados.
Correo Electrónico y Actas
Lo entregado, no tiene relación
a la meta "Productos
estandarizados para las
actividades programadas"
0%Cerrado
Ineficaz30-jun-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
502001Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Actividad 8: No se está utilizando el
formato de memorando para el ingreso de
bienes, se evidencia que se tiene un
documento no estandarizado en el SGC, se
sugiere revisar el tipo de documento
óptimo para el registro de la actividad.
Incumpliendo el numeral 4.2.4 NTCGP
NA
No se verificaba que el memorando
fuera enviado en la versión
actualizada.
No se socializó de manera reciente
el listado maestro de documento
como actividad de mejora
continua
N/A
No se socializó de manera reciente el
listado maestro de documento como
actividad de mejora continua
Socializar el uso del listado maestro
de documentos para el recibo de la
documentación que se radica en el
grupo de bienes.
Acción
CorrectivaSandra Conde Humano 1 socialización
N
socializaciones
realizadas/N
socializaciones
programadas.
24-abr-17 30-may-17Se finalizó la acción
correctiva.
Memoria de reunión del 26 de
mayo de 2017.
Se verificó el documento enviado
como evidencia de la reunión
realizada (Grupo de Bienes) y en la
cual se socializó el listado maestro
de documentos.
100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502002Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Actividad 2: Se revisa la carpeta
solicitudes administrativas, No se
evidencia la realización de la actividad en
el formato, incumpliendo de esta forma el
numeral 4.2.4 NTCGP 1000:2009
NA El formato esta desactualizado.El formato no responde a las
necesidades del procedimiento.N/A
El formato no responde a las necesidades
del procedimiento.
Ajustar el formato para que se
evidencie el registro de la actividad
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano formato actualizado
formatos
actualizados/for
matos
programados
para actualizar
24-abr-17 30-jun-17Se finalizó la acción
correctiva.
Memoria de reunión del 17 de
mayo de 2017.
Se verificó el documento enviado
como evidencia, encontrándose que
el objetivo de la reunión del
17/05/2017 fue la revisión y ajuste
al formato AD-P05-F10. Sin
embargo, para realizar el cierre de
esta acción, es necesario que el
formato actualizado sea publicado
en el Mapa de Procesos de la
Entidad (actualmente está
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el
mapa de procesos con vigencia
desde el 20/10/2017.
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.s
harepoint.com/SGC/Gestión%2
0de%20servicios%20Administra
tivos/AD-P05.pdf
Se validó actualización del procedimiento:
Gestión de Solicitudes Administrativas
Código: AD-P05; Versión: 4, vigente desde
el 20/10/2017 junto con los respectivos
formatos.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502003Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Actividad 1: No se evidencia la realización
Del memorando para la designación, del
equipo de apoyo, no se evidencia el acto
administrativo, para su conformación en
el año 2016.
Incumpliendo el numeral 7.1. NTCGP
1000:2009
NAEl procedimiento esta
desactualizado.
El procedimiento no refleja las
necesidades para la gestión del
Plan Anual de Adquisiciones
N/A
El procedimiento no refleja las
necesidades para la gestión del Plan Anual
de Adquisiciones
Actualización del procedimiento y
divulgación del procedimiento
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 30-jun-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el
mapa de procesos con vigencia
desde el 25/05/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.s
harepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Ad
ministrativos/AD-P11.pdf
Se validó actualización del procedimiento:
Plan anual de adquisiciones Código: AD-P11;
Versión: 4, vigente desde el 25/05/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
502004Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Una vez analizado el procedimiento, se
evidencia que las actividades no se están
aplicando, ya que se evidencia que son
extensas, frente a la esencia del
procedimiento.
Incumpliendo el numeral 7.1. NTCGP
1000:2009
NAEl procedimiento esta
desactualizado.
El procedimiento no refleja las
necesidades para la gestión del
Plan Anual de Adquisiciones
N/A
El procedimiento no refleja las
necesidades para la gestión del Plan Anual
de Adquisiciones
Actualización del procedimiento y
divulgación del procedimiento
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 30-jun-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el
mapa de procesos con vigencia
desde el 25/05/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.s
harepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Ad
ministrativos/AD-P11.pdf
Se validó actualización del procedimiento:
Plan anual de adquisiciones Código: AD-P11;
Versión: 4, vigente desde el 25/05/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
10-ene-17
Solicitar al grupo de gestión
documental una socialización de los
lineamientos para el control de
registros de Gestión Ambiental
Acción
CorrectivaNardy Torres Humano
Solicitud de
socialización.
Número de
socializaciones
realizadas/Núm
ero de
socializaciones
programadas
17-abr-17 30-may-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
Se realizó capacitación por
parte del Grupo de Gestión
Documental al área de Gestión
Ambiental de la Subdirección
Administrativa.
Memoria de Reunión Gestión
Ambiental.
Se validó el correspondiente soporte
enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Ordenar la documentación
electrónica y en medio físico que
soportan el procedimiento de Gestión
Ambiental en el año 2017 de acuerdo
a los lineamientos dados por el grupo
de gestión documental.
Corrección Nardy Torres Humano
Documentación de
gestión ambiental
ordenada de acuerdo a
los lineamientos de
gestión documental.
Número de
carpetas
ordenadas
/Número total
de carpetas.
22-feb-17 15-dic-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
Se realizó capacitación por
parte del Grupo de Gestión
Documental al área de Gestión
Ambiental de la Subdirección
Administrativa.
Memoria de Reunión Gestión
Ambiental - Organización de
archivo.
Se validó el correspondiente soporte
enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502006Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Desde el mes de junio no se diligencia el
formato AD-P07-F16 "Registro diario de
consumo de energía"; igualmente, desde
el mes de agosto no se diligencia el
formato AD- P07- F- 17 "registro consumo
de agua"; así mismo, no se realiza el
informe ejecutivo del diagnóstico
ambiental establecido en la actividad 9, ni
tampoco se han realizado auditorías
ambientales. Estas situaciones hacen que
se presente el incumplimiento del
numeral 4.2.1 c y d de la Norma NTC GP
NAEl procedimiento AD-P07 esta
desactualizado.
El procedimiento AD-P07 no refleja
las necesidades en gestión
ambiental de la entidad.
N/A
El procedimiento AD-P07 no refleja las
necesidades en gestión ambiental de la
entidad.
Actualizar el procedimiento AD-P07 y
los formatos anexos.
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 30-jun-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
Procedimiento actualizado y
publicado en el mapa de
procesos.
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.s
harepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Ad
ministrativos/AD-P07.pdf
Se validó actualización del procedimiento:
Gestión Ambiental Institucional Código: AD-
P07; Versión: 3, vigente desde el
04/08/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502007Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
El Plan de Acción Ambiental se encuentra
diligenciado bajo un formato distinto al
vigente; así mismo el formato de "registro
diario consumo de energía se diligenció
hasta el mes de junio bajo una versión
obsoleta; de igual forma, el formato AD -
P07- F15 "control residuos sólidos" se
modificó sin cumplir con el procedimiento
control de documentos. Teniendo en
cuenta lo anterior se configura el
incumplimiento del numeral 4.2.3 de
NAEl procedimiento AD-P07 esta
desactualizado.
El procedimiento AD-P07 no refleja
las necesidades en gestión
ambiental de la entidad.
N/A
El procedimiento AD-P07 no refleja las
necesidades en gestión ambiental de la
entidad.
Actualizar el procedimiento AD-P07 y
los formatos anexos.
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/2
24-abr-17 30-jun-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
Procedimiento actualizado y
publicado en el mapa de
procesos al igual que los
formularios AD-P07-F16 y AD-
P07-F17.
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.s
harepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Ad
ministrativos/AD-P07.pdf
Se validó actualización del procedimiento:
Gestión Ambiental Institucional Código: AD-
P07; Versión: 3, vigente desde el
04/08/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502008Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Desconocimiento de la política de calidad,
objetivos de calidad, manual de calidad y
el objetivo del proceso al que pertenece
afectando de esta forma el cumplimiento
del numeral 5.3 e y 5.5.3 de la norma
NTC GP 1000:2009.
NAFalta de capacitación continua de los
conceptos de calidad de la entidad.N/A
Falta de capacitación continua de los
conceptos de calidad de la entidad.
Programar con la Oficina de
Planeación jornadas de capacitación
en el SGC
Acción
CorrectivaLíder del proceso Financiero
Jornada de
capacitación realizada
Jornada de
capacitación
realizada/jorna
das de
capacitación
programadas
24-abr-17 30-may-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
La Oficina de Planeación
realizó socialización de la
actualización al Sistema de
Gestión de Calidad en la
Subdirección de Servicios
Administrativos el pasado
27/07/2017.
Se anexan memorias de
reunión de calidad 1 Y 2
Se validaron los correspondientes soportes
enviados como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502009Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se encontraron unidades de conservación
documental que no cumplen con los
lineamientos de gestión documental
establecidos por la entidad, de igual forma
no se lleva la trazabilidad de las
solicitudes de comisión en un sistema de
información, situación que dificulta el
seguimiento y control. Afectando de esta
forma el cumplimiento de los numerales
4.2.4., de la norma NTC GP
NA
En el momento de la auditoría no se
contaba con una herramienta de
control para el trámite de solicitudes
de viáticos.
N/A
En el momento de la auditoría no se
contaba con una herramienta de control
para el trámite de solicitudes de viáticos.
Control del estado del trámite de las
solicitudes de viáticos a través de
una base de datos en formato Excel.
Acción
Correctiva
Grupo de servicios-
viáticos.Humano
Registro del 100% de
las solicitudes de
viáticos.
Solicitudes
registradas/soli
citudes
realizadas
01-abr-17 30-dic-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
Actualmente se cuenta con una
aplicación en la intranet
mediante la cual se hace
control a las solicitudes de
viáticos el cual se puede
encontrar en el siguiente link
http://intranet.defensoria.gov
.co/new/?page_id=30892
Enlace:
http://intranet.defensoria.gov
.co/new/?page_id=30892
Se validó aplicativo para la solicitud y
control de comisiones de servicio y/o
desplazamiento en la página de la Intranet:
La Paloma Mensajera.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502010Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
No se tramitaron las solicitudes de
comisión de un grupo de 6 Defensores
Públicos de la Regional Atlántico para
asistir a una capacitación en la ciudad de
Barranquilla los días 18 al 19 de agosto de
2016; a pesar que estas solicitudes de
comisión fueron entregadas al grupo de
viáticos; de igual forma, se evidenció que
el formato AD -P 04 -F05, de la Comisión
Bogotá - Tunja, del 04 de abril de 2016 de
Defensoría Pública, fue mal diligenciado y
aun así se tramitó. Aspectos que afectan
el cumplimiento del Numeral 7.5.1., de
NA
En el momento de la auditoría no se
contaba con una herramienta de
control para el trámite de solicitudes
de viáticos.
N/A
En el momento de la auditoría no se
contaba con una herramienta de control
para el trámite de solicitudes de viáticos.
Control del estado del trámite de las
solicitudes de viáticos a través de
una base de datos en formato Excel.
Acción
Correctiva
Grupo de servicios-
viáticos.Humano
Registro del 100% de
las solicitudes de
viáticos.
Solicitudes
registradas/soli
citudes
realizadas
01-abr-17 30-dic-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
Actualmente se cuenta con una
aplicación en la intranet
mediante la cual se hace
control a las solicitudes de
viáticos el cual se puede
encontrar en el siguiente link
http://intranet.defensoria.gov
.co/new/?page_id=30892
Enlace:
http://intranet.defensoria.gov
.co/new/?page_id=30892
Se validó aplicativo para la solicitud y
control de comisiones de servicio y/o
desplazamiento en la página de la Intranet:
La Paloma Mensajera.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502011Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenció que algunas actividades del
procedimiento no describen del todo lo que
en realidad se hace, como ocurre en las
actividades 2 y 12.
De igual forma, se llevan a cabo otras
actividades de mayor importancia que no
hacen parte del procedimiento como lo son
el registro presupuestal SIAF - carga
masiva. Así mismo, no se incorporan
puntos de control necesarios para el
correcto funcionamiento del procedimiento
como la confirmación del recibido del e-
ticket y su conformidad por parte de quien
solicita la comisión. Situaciones que
afectan el cumplimiento de los numerales
NAEl procedimiento AD-P04 esta
desactualizado.
El procedimiento AD-P04 no refleja
las actividades necesarias para la
gestión del trámite de viáticos.
N/A
El procedimiento AD-P04 no refleja las
actividades necesarias para la gestión del
trámite de viáticos.
Actualizar el procedimiento AD-P04 y
los formatos anexos.
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 01-sep-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el
mapa de procesos con vigencia
desde el 25/05/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.s
harepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Ad
ministrativos/AD-P04.pdf
Se validó actualización del procedimiento:
Viáticos, Código: AD-P04; Versión: 4,
vigente desde el 25/05/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502012Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
No se han implementado de manera
sistémica el procedimiento de acciones
correctivas y preventivas, a pesar de que
se presentan repetitivamente dificultades
que afectan el correcto desempeño del
procedimiento sin que se identifique la
causa raíz, lo cual incumple el numeral
8.5 de la norma NTC GP 1000:2009.
NA
No se ha desarrollado una actividad
de autoevaluación que permita la
aplicación del procedimiento
mencionado en el hallazgo
N/A
No se ha desarrollado una actividad de
autoevaluación que permita la aplicación
del procedimiento mencionado en el
hallazgo
Realizar en el segundo semestre del
2017 una actividad de
autoevaluación al proceso que
permita realizar un diagnóstico del
mejoramiento continuo del mismo.
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Una actividad de
autoevaluación
actividades
realizadas/activ
idades
programadas
01-jul-17 30-dic-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
Se realizó reunión -
Autoevaluación del proceso de
Gestión de servicios
Administrativos, el
17/10/2017.
Se adjunta memoria de
reunión de autoevaluación.
Se validó el correspondiente soporte
enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502013Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
No se diligencian todos los campos del
formato de solicitud de servicio AD P05 F
10, tampoco se diligencian las actas de
visitas técnicas de las que habla la
actividad 6. De igual forma, no se lleva la
matriz de registro de requerimiento de
mantenimiento para el nivel central. Por
lo anterior se afecta el cumplimento del
numeral 4.2.1 c y d de la norma NTC
NAEl procedimiento AD-P05 esta
desactualizado.
El procedimiento AD-P05 no refleja
el trámite necesario para la
gestión de las Solicitudes
Administrativas
N/A
El procedimiento AD-P05 no refleja el
trámite necesario para la gestión de las
Solicitudes Administrativas
Actualizar el procedimiento AD-P05 y
los formatos anexos.
Acción
CorrectivaLíder del proceso Humano
Procedimiento
actualizado
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 20-jun-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el
mapa de procesos con vigencia
desde el 20/10/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.s
harepoint.com/SGC/Gestión%2
0de%20servicios%20Administra
tivos/AD-P05.pdf
Se validó actualización del procedimiento:
Gestión de Solicitudes Administrativas
Código: AD-P05; Versión: 4, vigente desde
el 20/10/2017 junto con los respectivos
formatos.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
502014Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se encontraron solicitudes de servicios
diligenciadas en versiones obsoletas (AD-
P05- F10), incumpliendo de esta forma el
numeral 4.2.3 g de la norma NTC GP
1000:2009.
NADesconocimiento en el manejo del
listado maestro de documentos.
No se socializó de manera reciente
el listado maestro de documento
como actividad de mejora
continua
N/A
No se socializó de manera reciente el
listado maestro de documento como
actividad de mejora continua
Socializar el uso del listado maestro
de documentos
Acción
CorrectivaGrupo de servicios. Humano 1 socialización
N
socializaciones
realizadas/N
socializaciones
programadas.
24-abr-17 30-may-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
La Oficina de Planeación
realizó socialización de la
actualización al Sistema de
Gestión de Calidad en la
Subdirección de Servicios
Administrativos el pasado
27/07/2017.
Se anexan memorias de
reunión de calidad 1 Y 2
Se validaron los correspondientes soportes
enviados como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502015Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se observa en visita al almacén, que éste
presenta incompatibilidad de
almacenamiento de sustancias
inflamables, las cuales se encuentran
dispuestas junto con material combustible
como cartón, papel, y solventes,
adicionalmente no cuenta con: sistema de
ventilación adecuado, sistema de
desagües, alimentos junto con solventes,
poca iluminación e inadecuadas salidas de
emergencia, (la vigilancia cierra la puerta
con llave, impidiendo un acceso rápido del
personal en caso de emergencia).
Incumpliendo de esta forma el numeral 6.3
NA
En el momento de la auditoría, el
almacén se encontraba en proceso de
organización y distribución de los
elementos de acuerdo a sus
características.
Se estaba en proceso de recepción
de los últimos insumos adquiridos.N/A
Se estaba en proceso de recepción de los
últimos insumos adquiridos.
Organización y distribución de los
elementos del almacén de acuerdo a
sus características.
Acción
Correctiva
Grupo de bienes-
AlmacénHumano Almacén organizado.
Un (1) Almacén
organizado.01-feb-17 30-jun-17
Se finalizó la acción
correctiva.
Memoria de reunión del
09/02/2017.
Se adjuntan fotos donde se
evidencia que ya se tomaron
las acciones correctivas.
Soportado mediante memoria de
reunión y registro fotográfico en el
que se observa almacén
organizado.
100%Cerrado
Eficaz30-jun-17
Debilidades en la aplicación de las
directrices del Archivo General de la
Nación, Ley 594 de 2000 / Ley General
de Archivos y la Resolución 412 de
2015, mediante la cual aprueba la
actualización del manual de archivo
versión Nº 2 de la Defensoría del Pueblo
No
presenta
Desconocimiento de los lineamientos de
gestión documental para el control de
registros por parte del contratista que
atendió la auditoría.
502005Auditoria
Interna de
Calidad
Gestión de Servicios
Administrativos
Se encontraron documentos sin archivar y
unidades de conservación documental que
no cumplen con los lineamientos de
gestión documental establecidos por la
entidad, afectando de esta forma el
cumplimiento de los numerales 4.2.4
de la norma NTC GP 1000:2009.
NA
Desconocimiento de los lineamientos
de gestión documental para el control
de registros por parte del contratista
que atendió la auditoría.
N/A
Fallas en el archivo de la
documentación del Delegada
Desconocimiento por parte de
los servidores públicos acerca
de las normas archivísticas
No se capacito a la
persona del archivo de
la DIME por parte de la
Defensoría del Pueblo
en las reglas internas y
de nivel nacional en
cuanto al archivo.
N/A
No se capacito a la persona del archivo
de la DIME por parte de la Defensoría
del Pueblo en las reglas internas y de
nivel nacional en cuanto al archivo.
4012009Auditoria
Interna de
Gestión
27-dic-16Gestión de Servicios
Administrativos
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 15 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 16
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502016Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se observa que al solicitar las fichas
técnicas de los bienes, para los casos de
los vehículos y equipos de cómputo, los
auditados relatan que solo cuentan con las
fichas técnicas de los bienes que ellos
compran (papelería, productos de
cafetería y aseo), pero para el
procedimiento se entiende que se deben
tener las fichas técnicas de todos los
bienes; adicionalmente para las
actividades 6 y 7, la parte precontractual
solo se hace para los bienes ya descritos
(papelería), y no para todos los bienes.
Incumpliendo de esta forma el numeral
NA
El procedimiento AD-P01 no es claro
en los puntos señalados en el
hallazgo.
El procedimiento esta
desactualizado.N/A Es necesario actualizar el procedimiento. Actualizar el procedimiento AD-P01
Acción
CorrectivaLíder del proceso. Humano
1 procedimiento
actualizado.
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 30-jun-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el
mapa de procesos con vigencia
desde el 30/05/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.s
harepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Ad
ministrativos/AD-
P01%20v4.pdf
Se validó actualización del procedimiento:
Gestión de Bienes, Código: AD-P01; Versión:
4, vigente desde el 30/05/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
502017Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
No es claro el procedimiento frente al
mantenimiento que se hace a nivel central
y en las regionales, solo relata lo que se
hace a nivel central, desconociendo lo que
se realiza en las regionales,
adicionalmente los formatos que se llevan
en la actualidad no dan cuenta de la
gestión real que se hace en dicha
dependencia.
Incumpliendo de esta forma el numeral 7.4
NA
El procedimiento no refleja las
actividades necesarias para el
mantenimiento del parque automotor
tanto a nivel central como regional
El procedimiento esta
desactualizado.N/A El procedimiento esta desactualizado. Actualizar el procedimiento AD-P01
Acción
CorrectivaLíder del proceso. Humano
1 procedimiento
actualizado.
Número de
procedimientos
actualizados/1
24-abr-17 30-jul-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
El procedimiento se encuentra
actualizado y publicado en el
mapa de procesos con vigencia
desde el 30/05/2017
Enlace:
https://defensoriadelpueblo.s
harepoint.com/SGC/Gesti%C3
%B3n%20de%20servicios%20Ad
ministrativos/AD-
P01%20v4.pdf
Se validó actualización del procedimiento:
Gestión de Bienes, Código: AD-P01; Versión:
4, vigente desde el 30/05/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
Revisión diaria del registro de
préstamos.Corrección
Todos los
funcionarios
responsables de
realizar el
préstamos de
expedientes del
Archivo de Gestión
y Central.
HumanoSeguimiento al 100%
de los préstamos
Cantidad de
carpetas
devueltas o con
solicitud de
devolución en
los términos
establecidos /
Cantidad de
carpetas
prestadas
17-abr-17 15-dic-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
El seguimiento a la consulta y
préstamos se realiza
diariamente, cuando se
evidencia que existen
préstamos que no han sido
entregados en la fecha
perentoria de la devolución, se
envía correo electrónico al
funcionario que realizó la
solicitud para que proceda con
*Memoria de reunión mensual
de seguimiento
*Correos electrónicos
*Formulario de Consulta y
Préstamo
Se validaron los correspondientes soportes
enviados como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Dar lineamiento del control diario del
préstamo de documentos.Corrección
Grupo de Gestión
Documental Humano
Comunicación Oficial
Interna
No. de
comunicaciones
realizadas / No.
de
comunicaciones
programadas
17-abr-17 30-may-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
El 19 de mayo de 2017 se
envió comunicación a Diana
Patricia Gordillo
Memorando del 19/05/2017
Se validó memorando del 19/05/2017 con
asunto: Lineamientos Consulta y Préstamo
Archivo Central y Gestión, enviado como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Subdirecci
ón
Servicios
Administra
tivos
Actualización del Instructivo AD-I02Acción
Correctiva
Grupo de Gestión
Documental Humano Instructivo actualizado
No. de
documentos
actualizado /
No. de
documentos
programados
para
actualización
17-abr-17 30-may-17
No se allegaron evidencias para el
periodo de seguimiento con corte a
30 de junio de 2017. Por tal
motivo, no se registra porcentaje
de cumplimiento de la acción.
Mediante la Resolución 600 de
17/04/2017, el Grupo de
Gestión Documental ahora
pertenece a la Secretaria
General, por lo cual se realizo
la actualización de todos los
documentos del Sistema de
Gestión de Calidad asociados
al proceso de Gestión
Documental, total la
actualización fue aprobada el
12 de junio por la Secretaria
General como líder
estratégico.
*Memoria del 25.04.2017
*Caracterización del Proceso
de Gestión Documental
*GD-I01 Instructivo para la
gestión de comunicaciones
oficiales y organización de
archivos en la Defensoría del
Pueblo 12/06/2017
Se evidenció memoria de reunión de la
revisión del proceso y los procedimientos de
Gestión Documental, enviada como
evidencia de la acción de mejora.
Asimismo, se validó la creación y
publicación en el SGC de la caracterización
del proceso de Gestión Documental, Código:
GD-C; Versión: 1, Vigente desde:
12/06/2017, así como del Instructivo para
la gestión de comunicaciones oficiales y
organización de archivos en la Defensoría
del Pueblo, Código: GD-I01; Versión: 1,
Vigente desde: 12/06/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600501Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
Se evidencia en la caracterización del
proceso en el “hacer” 1. Ejercer el
litigio defensorial, 2. Tramitar
peticiones de insistencias para revisión
ante la Corte Constitucional, no se
tiene documentado como realizar estas
actividades (procedimiento, etc.).
Incumpliendo el numeral 4.2.1 literal d
No
presenta
Se tenía confusión entre las
actividades del proceso y del sub-
proceso de Atención y Trámite.
Las actividades de Litigio
Defensorial se unificaron en el
de Atención y trámite, y no se
excluyó de la caracterización de
Recursos y Acciones Judiciales.
N/A
Las actividades de Litigio Defensorial
se unificaron en el de Atención y
trámite, y no se excluyó de la
caracterización de Recursos y
Acciones Judiciales.
Modificar la caracterización del
sub- proceso de Recursos y
Acciones Judiciales, socializarlo a
todas las Defensorías Regionales.
Acción
Correctiva
Dirección Nacional
de Recursos y
Acciones
Judiciales
Humano
Una(1)
caracterización
actualizada
Total
Caracterizació
n es
actualizadas
08-may-17 29-sep-17
Acción correctiva se
implementó por parte del
Líder del Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales.
Se eliminó el “hacer” dentro
del proceso.
Caracterización del
subproceso de RAJ.
Realizado el 23/08/2017.
(Anexo 1)
Cerrado.
Se evidencio en los documentos
adjuntos enviados a la cuenta de correo
[email protected] el día
26/10/2017 y observa el cumplimiento del
hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600502Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
Se evidencia que las políticas de
operación del procedimiento no se
refieren al que hacer del procedimiento
se recomienda realizar su ajuste.
No
presenta
Errores en el levantamiento de los
procedimientos del Subproceso de
Recursos y Acciones Judiciales
N/A
Errores en el levantamiento de los
procedimientos del Subproceso de
Recursos y Acciones Judiciales
Ajustar las políticas de operación
de los procedimientos de
Aprobación y tramite de
solicitudes de financiación, Pago
de acciones de grupo y Registro
publico acciones populares de
grupo y socializarlo a las
Defensorías Regionales
Acción
Correctiva
Dirección Nacional
de Recursos y
Acciones
Judiciales
Humano3 procedimientos
actualizados
Procedimiento
s
actualizados/P
rocedimientos
vigentes del
Subproceso
11-may-17 29-sep-17
Acción correctiva se
implementó por parte del
Líder del Subproceso de
Recursos y Acciones
Judiciales.
Esta eliminó la política de
operación dentro del
procedimiento.
Caracterización del
subproceso de RAJ realizado
el 23/08/2017.
(Anexo 1)
Cerrado.
Se evidencio en los documentos
adjuntos enviados a la cuenta de correo
[email protected] el día
26/10/2017 y observa el cumplimiento del
hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600503Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17 Prevención y Protección
Se evidencia No Conformidad mayor en
el cumplimiento del proceso
Prevención y Protección en la Regional
Bogotá, ya que no hay un servidor
público que desarrolle las actividades
del proceso, pese a que el Defensor
Regional ha realizado las solicitudes
para la vinculación del servidor público
desde hace aproximadamente 6 meses,
no se ha tenido una respuesta
favorable.
Incumpliendo en el requisito 6.1. y 6.2.
Norma NTC GP 1000: 2009.
No
presenta
En el mes de mayo del año 2016 se
desvinculó el analista del SAT de la
Regional Bogotá.
El Defensor Regional Bogotá,
luego de la renuncia del servidor
que ejerció como analista del
SAT, ha solicitado en 5
oportunidades a través de
memorando la provisión del
empleo a la Subdirección de
Gestión del Talento Humano con
Copia al Líder del Proceso, sin
obtener respuesta.
N/A
La Subdirección de Gestión del Talento
Humano no ha provisto la vacante
definitiva del empleo Profesional
Especializado Grado 17, analista del
SAT adscrito a la Regional Bogotá.
Regional Bogotá (Acción de
Trámite): Expedir Memorando con
destino a la Delegada para la
Prevención de Riesgos de
Violaciones de Derechos Humanos
Y DIH, solicitado la intervención
para la designación del analista
SAT en la Regional Bogotá.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) de solicitud la
designación de
Analista del SAT.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Acción correctiva se
encuentra bajo la
responsabilidad del Líder del
Proceso de Gestión del
Talento Humano.
Se realizaron las solicitudes
correspondientes a través
de memorandos (anexo 2).
Se realizó la vinculación
mediante contrato de
prestación de servicios,
autorizado con resolución
225 de 2017 del analista del
SAT Doctor Nelson Mauricio
Pinzón Ochoa.
Memorando 10251 de 2017.
Vinculación de contratista
Doctor Nelson Mauricio
Pinzón Ochoa.
(Anexo 2)
Cerrado.
Se evidencio en los documentos
adjuntos enviados a la cuenta de correo
[email protected] el día
26/10/2017 y observa el cumplimiento del
hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600504Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión del Talento
Humano
Se evidencia No Conformidad mayor en
el cumplimiento del proceso
Prevención y Protección en la Regional
Bogotá, ya que no hay un servidor
público que desarrolle las actividades
del proceso, pese a que el Defensor
Regional ha realizado las solicitudes
para la vinculación del servidor público
desde hace aproximadamente 6 meses,
no se ha tenido una respuesta
favorable.
Incumpliendo en el requisito 6.1. y 6.2.
Norma NTC GP 1000: 2009.
No
presenta
En el mes de mayo del año 2016 se
desvinculó el analista del SAT de la
Regional Bogotá.
El Defensor Regional Bogotá,
luego de la renuncia del servidor
que ejerció como analista del
SAT, ha solicitado en 5
oportunidades a través de
memorando la provisión del
empleo a la Subdirección de
Gestión del Talento Humano con
Copia al Líder del Proceso, sin
obtener respuesta.
N/A
La Subdirección de Gestión del Talento
Humano no ha provisto la vacante
definitiva del empleo Profesional
Especializado Grado 17, analista del
SAT adscrito a la Regional Bogotá.
Regional Bogotá (Acción de
Trámite):Expedir Memorando con
destino a la Subdirección de
Gestión del Talento Humano,
reiterando la solicitud de
provisión de la vacante, con copia
al líder del proceso.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud de provisión
de empleo (Analista
del SAT).
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Acción correctiva se
encuentra bajo la
responsabilidad del Líder del
Proceso de Gestión del
Talento Humano.
Se realizaron las solicitudes
correspondientes a través
de memorandos (anexo 2).
Se realizó la vinculación
mediante contrato de
prestación de servicios,
autorizado con resolución
225 de 2017 del analista del
SAT Doctor Nelson Mauricio
Pinzón Ochoa, desde el 11
de octubre de 2017.
Memorandos 14979 de 2017.
Vinculación de contratista
Doctor Nelson Mauricio
Pinzón Ochoa.
(Anexo 2)
Cerrado
Se evidencio en el documento adjunto
enviados a la cuenta de correo
[email protected] el día
26/10/2017, se subsana la NO
conformidad MAYOR dentro del hallazgo.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
Realizar jornadas mensuales de
control de Gestión en el Sistema
Vision Web y tomar las
correcciones del caso
Acción
Correctiva
Defensor Regional
BogotáHumano
12 jornadas de
control de gestión
con su respectivo
informe
Informes
realizados/
Informes
programados
01-jun-17 30-jun-18
Se Realizaron 4 jornadas
mensuales de control de
Gestión en el Sistema Visión
Web y a través de
memorandos se adoptaron
planes de contingencia
sobre los hallazgos
reportados.
Se cumple parcialmente la
meta en un 100%, dado que
en los cuatro primeros
meses se realizaron las
jornadas de control de
gestión.
Debido al cierre de la
acciones del plan se logra un
Acta de memoria de reunión
de 15 se septiembre de
2017.
(Anexo 3)
Cerrado
Se evidencio que el Sistema Visión Web
cumple con el control de seguimiento a
la Gestión( PUNTO DE CONTROL), pero se
presentaban desconocimiento por parte
del funcionario que hacen la supervisión.
La Regional adelanto reuniones para
socializar y tomar medidas correctivas
sobre la falencia presentada. Ver ACTA
DE MEMORIA DE REUNIÓN del día
15/09/2017.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
Reiterar solicitud de intervención
dentro de los expediente
2015011634 y 2016091949 a las
autoridades inobservantes de la
solicitud defensorial, cerrar
expedientes.
CorrecciónIatridis Zarela
Álvarez VergelHumano
2 expedientes
cerrados
N° de exp.
Cerrados /
Total de Exp
proyectados
para cerrar.
15-mar-17 15-ago-17
Se reitera solicitud de
intervención en los
expediente 2015011634 y
2016091949 a las autoridades
inobservantes de la solicitud
defensorial, se cierran
expedientes en mención.
Auto de cierre expedientes
2015011634 y 2016091949 con
gestiones realizadas.
(Anexo 4 y Anexo 5)
Cerrado
Se evidencia en el Formato de Cierre de
Peticiones VISIÓN WEB ATQ en el campo
CONCLUSIÓN/ Descripción del Cierre:
GESTIÓN DEFENSORIAL AGOTADA, sin
embargo el Profesional adscrito a la
Regional tomo la medidas pertinentes
subsanando la NO conformidad.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
Reportar funcionario renuente a la
Dirección Nacional de Atención y
Trámite de Quejas, dentro del
expediente 2015036454, cerrar
gestión defensorial.
CorrecciónIatridis Zarela
Álvarez VergelHumano
.
Realizar 1 reporte de
funcionario
renuente.
Total reportes
de funcionario
renuente
15-mar-17 15-ago-17
Se realiza el reporte de
funcionario renuente a la
Dirección Nacional de
Atención y Trámite de
Quejas, dentro del
expediente 2015036454, se
cierra expediente y realiza la
declaración de funcionario
renuente.
Auto de cierre expedientes
2015036454 con gestiones
realizadas y declaración de
funcionario renuente.
(Anexo 6)
Cerrado
Se evidencia en el Formato de Cierre de
Peticiones VISIÓN WEB ATQ en el campo
CONCLUSIÓN/ Descripción del Cierre:
GESTIÓN DEFENSORIAL AGOTADA, sin
embargo el Profesional adscrito a la
Regional tomo la medidas pertinentes
subsanando la NO conformidad.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
El procedimiento "Atención y
Tramite de Peticiones" no es
claro, no refiere a la Circular 002
de 2014 de la Dirección Nacional
de ATQ, señala la existencia de un
instructivo que no se encuentra
publicado o con fácil acceso desde
la web.
N/A
El procedimiento "Atención y Tramite
de Peticiones" no es claro, no refiere a
la Circular 002 de 2014 de la Dirección
Nacional de ATQ, señala la existencia
de un instructivo que no se encuentra
publicado o con fácil acceso desde la
web.
Incorporar en el procedimiento de
Atención y Trámite los
lineamientos para reiterar las
peticiones a las entidades
concernidas y el trámite para
declarar funcionarios renuentes.
Corrección
Líder del proceso
de Atención y
Trámite
Humano
Un (1)
procedimiento
ajustado
Total
procedimiento
s ajustados 08-may-17 15-ago-17
Acción correctiva se
encuentra bajo la
responsabilidad del Líder del
Subproceso de Atención y
Trámite de Quejas.
Se realizó mesa de trabajo
con profesionales líderes de
Subproceso de Atención y
Trámite de Quejas para
analizar el procedimiento, se
levanta listado de
asistencia.
Formato de listado de
asistencia de 4 de mayo de
2017.
(Anexo 7)
Cerrado
Se evidencia dentro de los documentos
adjuntos ( ACTA DE REUNIÓN Y LISTADO
DE ASISTENCIA) donde la Regional Bogota
convoca a la Dirección Nacional ATQ y
manifiesta la NO conformidad para que
reformulen y tomen las medidas
pertinentes. A la fecha NO se ha
ACTUALIZADO el PROCEDIMIENTO,
Código AT-P01, Versión: 1, Vigencia
desde : 29/02/2016; Descripción -
SEGUIMIENTO ATQ # 13.
0%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600506Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
En el Centro de Atención al Ciudadano
se presentan fallas en la infraestructura
necesaria para la prestación del
servicio: no se cuenta con rampas,
pasamanos, antideslizantes, digi-
turnos, señalización apropiada en todas
las áreas, ventanillas adecuadas para la
atención de los usuarios, espacio y
elementos para primeros auxilios,
incumpliendo de esta forma los
requisitos definidos en el numeral 6.3
de la norma de la Norma NTC GP 1000:
No
presenta
El Defensor Regional Bogotá y la
servidora responsable del Centro
de Atención Ciudadana -CAC- han
requerido en 4 oportunidades, a la
Secretaría General, la adecuación
de la infraestructura del CAC para
el cumplimiento de la norma de
calidad y garantizar una placentera
estadía de los usuarios atendidos
en nuestras instalaciones.
Las instalaciones del CAC no
cumplen con los requisitos de la
norma de calidad para la
atención de usuarios.
Se realizó traslado del
CAC a la sede centro,
sin el cumplimiento de
los requisitos mínimos
de la NTCGP para la
atención de usuarios y
garantía de su estadía
placentera durante la
prestación del
servicio.
N/A N/A
No se realizaron las adecuaciones de
infraestructura necesarias para el
cumplimiento de los requisitos de la
NTCGP y garantizar una estadía
placentera a los usuarios durante la
prestación del servicio defensorial.
Regional Bogotá (Acción de
Trámite): Expedir Memorando con
destino a la Secretaría General
(con copia a subdirección
administrativa), para solicitar la
adecuación urgente de las
instalaciones del CAC, de tal
manera que se garantice la
prestación del servicio en
condiciones armoniosas y
placenteras para los usuarios.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud adecuación
de instalaciones.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 27-abr-17
Se realiza solicitud de
atención a las necesidades
del CAC.
Memorando 20326 de 2017,
mediante el cual se realiza
solicitud a atención de
necesidades del CAC,
dirigido a Secretaria
General.
(Anexo 8)
Cerrado
Se observa que la Regional Bogota realizo
las Gestiones Administrativas
correspondientes ( MEMORANDO 20326
con fecha de 6/10/2017) , sin embargo,
por parte de la Secretaria General, no se
han realizado la mejoras en el Sistema de
Sistema de Recaudo PQRSDF y
señalización e información. A la fecha
no se tiene respuesta de la solicitud
presentada a la Secretaria.
0%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
60507Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Se evidenció que no se está llevando a
cabo el registro de las peticiones sobre
litigio defensorial en el Sistema Visión
Web RAJ, incumpliendo de esta forma
el requisito establecido en el literal d)
del numeral 4.2.1 (Gestión documental
– Generalidades) de la norma NTC GP
1000:2009.
No
presenta
No hay claridad en los
profesionales de ATQ sobre los
registros que deben realizarse en
el modulo de RAJ (Litigio)
Aunque se han realizado
capacitaciones sobre el tema,
no se apropian y aplican los
temas abordados.
No todos los
profesionales de ATQ
asisten a las
capacitaciones
programadas.
Aumento de
carga laboral en
los profesionales
de ATQ, que
impide la
asistencia a
capacitaciones y
el registro en el
módulo (Litigio-
N/A
Las capacitaciones realizadas no han
sido suficientes para la apropiación y
aplicación de las tareas del
procedimiento "Atención y trámite de
peticiones" en materia de litigio
defensorial.
Realizar capacitación a los
profesionales de ATQ para el
adecuado uso del modulo de litigio
(RAJ) en el sistema visión web y
registrar correctamente las
gestiones Defensoriales.
Acción
Correctiva
Marínela Parra,
Ingeniera de
Sistemas, Prof.
Univ. 15
Tecnológico
1 capacitación de
visión web en el
modulo de ATQ
(litigio)
N° de
capacitaciones
realizadas/
Total de
capacitaciones
proyectadas en
la meta.
17-mar-17 29-sep-17
Se realiza verificaciones de
registros en materia de RAJ
y se generan tres (3)
capacitaciones en la ruta de
acceso RUP y RAJ.
Listados de asistencia de
capacitaciones realizadas
por la Ingeniera Marinela
Parra y registros de RAJ.
(Anexo 9)
Cerrado
Se evidencia en los LISTADOS DE
ASISTENCIA (CAPACITACIÓN VISIÓN WEB)
por parte de la Ingeniera Marinela Parra,
a los funcionarios de la Regional Bogota
los días 19/10/2017- 5/06/2017 -
21/06/2017 - 17/03/2017 donde se
otorgaron los lineamientos y se explico la
manera de registrar la información de
peticiones en los módulos RUP - RAJ.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600508Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
No se está desarrollando el
procedimiento de mediación código SA
– P07, situación que incumple los
literales c) y d) del numeral 4.2.1 de la
Norma NTC GP 1000: 2009.
No
presenta
La gestión realizada por la
Regional no se ve reflejada en el
procedimiento actual de
mediación
La gestión realizada por la Regional no
se ve reflejada en el procedimiento
actual de mediación
Realizar mesa de trabajo para
revisar el procedimiento de
mediación
Acción
Correctiva
Defensor Regional
BogotáHumano 1 mesa de trabajo
mesa de
trabajo
realizada/mesa
de trabajo
programada
26-jun-17 29-sep-17
Se realiza mesa de trabajo
con profesionales adscritas a
la Dirección Nacional de
Atención y Trámite de
Quejas, especializados en el
procedimiento de
mediación.
Acta de memoria de reunión
de 21 de julio 2017.
(Anexo 10)
Cerrado
Se realizo mesa de trabajo con la
Dirección Nacional ATQ, la Oficina
asesora de Planeación y los servidores
responsables del procedimiento de
mediación, en la cual se socializaron, los
formatos, tareas simples y actividades
que deben ejecutarse en el desarrollo de
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
No
presenta
Baja toma de conciencia por parte
de los funcionarios en relación con
la importancia del adecuado
archivo de sus soportes
documentales de gestión.
N/A
Baja conciencia individual por parte de
los Funcionarios respecto de la
importancia de mantener ordenados,
organizados y al día sus respectivos
archivos de gestión.
Programación de capacitaciones a
los funcionarios en relación con la
normativa, los procedimientos y la
importancia de mantener
ordenados, organizados y al día
sus respectivos archivos de
gestión.
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo Regional
Bogotá
Humano 3 capacitaciones
anuales sobre gestión
de archivos para los
funcionarios
utilizando diversos
medios.
N° de
capacitaciones
realizadas/
Total de
capacitaciones
proyectadas. 15-may-17 30-dic-17
3 jornadas de Visitas de
capacitación y seguimiento
a los funcionarios de la
Regional Bogotá, en relación
con sus archivos de gestión;
esto se realizó con
funcionarios de cada una de
las 4 áreas funcionales de la
Regional Bogotá.
Listados de asistencia de
capaciones y formato de
retroalimentación de
conocimientos en las
capacitaciones.
(Anexo 11)
Cerrado
Se evidencia que se ejecutaron las 3
jornadas de capacitación a los
funcionarios de la Regional Bogota por
parte del líder de Gestión de Calidad y
Gestión Documental, para corroborar y la
aplicación de la normatividad archivística
y orientar aquellos servidores que tenían
desconocimiento. además se aplico
cuestionario de autoevaluación para
detectar las oportunidades de
mejoramiento.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
No
presenta
No se han implementado
mecanismos de control sobre la
gestión de los archivos.
N/A
No hay mecanismos de control en
relación con el estado de los
diferentes archivos de gestión.
Realización de dos seguimientos
internos en gestión de archivos
que den cuenta del estado de los
mismos, permitiendo la mejora y
el control de la gestión
archivísticaAcción
Correctiva
Defensor del
Pueblo Regional
Bogotá
Humano 2 seguimientos
internos integrales
dirigidas a los
archivos de gestión
N° de
seguimientos
internos
realizados /
N° de
seguimientos
internos
proyectados
26-jun-17 30-dic-17
Se Coordinó en compañía del
Grupo de Gestión
Documental de la Defensoría
del Pueblo la Realización de
visitas de seguimiento y
asesoría al cumplimiento al
proceso de gestión
documental y la
normatividad archivística
relacionada; esta
verificación tiene como
objetivo revisar el estado de
los archivos de gestión en
Acta de memoria de reunión
de visitas de seguimiento.
(Anexo 12)
Cerrado
Se evidencia desarrollo de la reunión
(MEMORIA DE REUNIÓN) donde el
objetivos es realizar seguimiento a la
implementación del procedimiento de
organización de archivo y se inicia la
revisión de los inventarios documentales
, carpetas y transferencias documentales
a los funcionarios de la Regional.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
No
presenta
Los funcionarios de la Regional no
cuentan ni con los insumos ni con
el mobiliario mínimo para poder
realizar de forma integral sus
labores de archivo.
N/A
La Defensoría del Pueblo Regional
Bogotá y sus diferentes funcionarios
no cuentan con los insumos ni con el
número de archivadores mínimo para
poder realizar adecuadamente el
archivo de sus soportes de gestión.
Elaboración de comunicación
firmada por el Defensor Regional
solicitando a la Secretaria General
los insumos y la adecuación de
infraestructura mínima que
permita realizar de forma
adecuada el archivo y
almacenamiento de los soportes
documentales que tramitan y
archivan los diferentes archivos de
gestión.
Acción
Correctiva
Defensor del
Pueblo Regional
Bogotá
Humano
1 Comunicación
dirigida a Secretaria
General
N° de
comunicaciones
realizadas/ N°
de
comunicaciones
proyectadas.
22-may-17 15-ago-17
Se elevó petición a la Dra.
Magda Carolina Cardozo
Cerquera, Responsable del
Grupo de Gestión
Documental de la Defensoría
del Pueblo,( grupo de
trabajo dependiente
jerárquicamente del Señor
Secretario General)
realizando la solicitud de
insumos y adecuación de
infraestructura para los
Memorando 111105 de 2017,
mediante el cual se realiza
solicitud a atención de
necesidades de insumos e
infraestructura de asuntos
relacionados con la Gestión
Documental.
(Anexo 13)
Se evidencia oficio de solicitud de
insumos y adecuación de infraestructura
para los archivos de gestión para la
Regional y el almacenamiento para los
soportes documentales.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
60510Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Hay desconocimiento de la política de
calidad, objetivos de calidad, manual
de calidad y el objetivo del proceso al
que pertenece, afectando de esta
forma el cumplimiento del literal e),
numeral 5.3 y 5.5.3 de la norma NTC GP
1000:2009
No
presenta
Los servidores del proceso de
mediación desconocen aspectos
básicos del Sistema de Gestión de
Calidad.
Pese a existir instrumentos de
capacitación (volantes,
presentaciones, pagina web,
tips, correos) sobre este tema
no se estudia el tema por parte
de los servidores.
Algunos servidores no
recibieron las
capacitaciones y
sensibilizaciones
realizadas sobre el
tema.
N/A
Algunos servidores no recibieron las
capacitaciones y sensibilizaciones
realizadas sobre el tema.
Realizar capacitaciones a los
servidores públicos de la Regional
para fortalecer conocimientos
sobre el Sistema de Gestión de
Calidad y el Sistema de Gestión
Institucional.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
2 Capacitaciones
dirigidas a los
servidores públicos
sobre el Sistema de
Gestión de la Calidad.
N° de
capacitaciones
realizadas/
Total de
capacitaciones
proyectadas en
la meta.
03-may-17 15-ago-17
2 jornadas de Visitas de
capacitación y seguimiento
a los funcionarios de la
Regional Bogotá, en relación
con sus archivos de gestión
y temáticas del Sistema de
Gestión de Calidad; esto se
realizó con funcionarios de
cada una de las 4 áreas
funcionales de la Regional
Bogotá.
Listados de asistencia de
capaciones y formato de
retroalimentación de
conocimientos en las
capacitaciones.
(Anexo 11)
Cerrado
Se evidencia que se ejecutaron las 2
jornadas de capacitación a los
funcionarios de la Regional Bogota por
parte del líder de Gestión de Calidad,
para corroborar el conocimiento de las
disposiciones en materia del Sistema de
Gestión de Calidad de la entidad y
orientar aquellos servidores que tenían
desconocimiento. además se aplico
cuestionario de autoevaluación para
detectar las oportunidades de
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600511Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Promoción y
Divulgación
El Procedimiento “Ejercicio de las
funciones de Secretaria Técnica de las
mesas departamentales y nacionales de
participación de víctimas”, código PD P08,
no contiene las actividades que en la
práctica desarrolla la Defensoría Regional
Bogotá en el marco las mesas Distritales
de víctimas, afectando de esta forma el
cumplimiento del literal d), numeral
4.2.1 de la Norma NTC GP 1000:2009
No
presenta
El procedimiento no describe el
ejercicio de las funciones de
secretaría técnica, sino la
inscripción de las mesas de
participación de víctimas. Por lo
tanto no responde a su nombre.
Faltó participación de quienes
ejecutan el procedimiento en la
Regionales, en el momento en el
que el líder del proceso levantó
y documentó el procedimiento.
El líder de proceso no
convocó una mesa de
trabajo para
conjuntamente
documentar este
procedimiento.
N/A
El procedimiento no describe el
ejercicio de las funciones de
secretaría técnica, sino la inscripción
de las mesas de participación de
víctimas. Por lo tanto no responde a su
nombre.
Expedir Memorando con destino a
la Dirección Nal de Promoción y
Divulgación (líder del Proceso
Misional), para solicitar se formule
una acción correctiva y se
convoque una mesa de trabajo
para documentar el procedimiento
correctamente.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud de
intervención al
procedimiento.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Se cumple con la acción
correctiva presentada a
través de la remisión de
Memorando al líder del
proceso de Promoción y
Divulgación con fecha de 24
de octubre de 2017.
Memorando 22076 de 24 de
octubre de 2017.
(Anexo 14)
Cerrado
Se evidencia remisión de MEMORANDO
22076 con fecha de 24 de octubre 2017 al
Líder del proceso solicitando la
ACTUALIZACIÓN del PROCEDIMIENTO PD-
08 con el fin de que se ajuste a la
practica de la Regional Bogota.
100%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
60509Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Se encontraron documentos sin
archivar, y unidades de conservación
documental que no cumplen con los
lineamientos de gestión documental
establecidos por la entidad, afectando
de esta forma el cumplimiento del
numeral 4.2.4. de la norma NTC GP
1000:2009.
Fallas en el control de gestión en
el Sistema Vision Web por parte
de la Regional
N/A
Fallas en el control de gestión en el
Sistema Vision Web por parte de la
Regional
600505Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
En los expedientes 2015011634 y
2016091949, no se reiteró la petición a
las entidades concernidas dentro de los
términos establecidos. Así mismo, en el
expediente 2015036454 no se reportó el
funcionario renuente, de conformidad
con lo establecido en la circular 002 de
2014 de la Dirección Nacional de
Atención y Trámite de Quejas,
incidiendo en el incumplimiento de los
requisitos 7.5.1 de la Norma NTC GP
1000: 2009.
No
presenta
502018Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Gestión de Servicios
Administrativos
No se cumple lo establecido en la actividad
N° 16 del procedimiento y el numeral 5.3.2
del instructivo de correspondencia y
archivo AD-I02, de acuerdo a lo observado
en la planilla AD-P08_F14, para los casos
de fecha 16/nov/2016 al Sr. José Vuelvas,
documento prestado POE, y el préstamo de
fecha 29/09/2016 a la Dra. Medellín. No
se evidencia el seguimiento para la
devolución de los documentos prestados
con el fin de renovar la solicitud de
préstamo. Incumpliendo de esta forma el
numeral 4.2.4 de la norma NTC GP
1000:2009.
NANo se efectuó el seguimiento
oportuno a la devolución.El tiempo de préstamo es corto
El tiempo establecido no
permite que el usuario
haga la gestión con la
información consultada.
N/A
El tiempo establecido no permite que el
usuario haga la gestión con la información
consultada.
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 16 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 17
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600512Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Promoción y
Divulgación
No se lleva a cabo la actividad # 1 del
procedimiento “Identificar y definir de
manera participativa las áreas de trabajo,
atendiendo el enfoque basado en los
derechos humanos, a partir de las
solicitudes recibidas y las necesidades
detectadas” y su respectivo registro,
incumpliendo de esta forma el literal d),
numeral 4.2.1
No
presenta
Los servidores enlace del proceso
de promoción y divulgación,
aplican parcialmente la actividad
No 1 del procedimiento PD-P04,
sin embargo, no se encuentra el
registro de la evidencia, a través
del acta de memoria de reunión.
Se desconocía la evidencia que
debía dejarse en dicha
actividad.
No se estudió
completamente en
procedimiento.
N/ASe desconocía la evidencia que debía
dejarse en dicha actividad.
Realizar capacitación a los
servidores públicos del proceso de
Promoción y Divulgación, sobre los
requisitos y actividades del
procedimiento PD-P04.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 Capacitaciones
dirigidas a los
servidores públicos
sobre el Sistema de
Gestión de la Calidad.
N° de
capacitaciones
realizadas/
Total de
capacitaciones
proyectadas en
la meta.
03-may-17 15-ago-17
Se cumple con la acción
correctiva presentada, se
realiza capacitación y
levanta memoria de reunión
con los profesionales que
realizan el procedimiento.
Acta de Memoria de Reunión
de fecha 06 de octubre de
2017.
(Anexo 15)
Cerrado
Se evidencio que se cumple con la
ACTIVIDAD No 1 del PROCEDIMIENTO PD-
P04 donde se planifican previamente las
actividades de promoción y divulgación
de Derechos Humanos.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600513Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Subproceso de
Defensoría Pública
Se recomienda evaluar la pertinencia
del uso de papel, de acuerdo con la
normatividad interna definida
“Recomendaciones para llevar a cabo
procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales electrónicas
en el marco de la iniciativa cero papel”,
en los diferentes trámites que
desarrolla la Regional, dado que se
observa que guardan copias de
documentos que los originales reposan
en otras dependencias, esto genera
reducción de espacio en el
almacenamiento de los archivos que
realmente importan, ineficiencia
administrativa y consumo excesivo de
papel. <OBSERVACIÓN>
No
presenta
No se ha definido por parte del
Grupo de Gestión Documental de
la Entidad unas reglas claras y
concretas respecto al manejo
digital de los documentos de
apoyo; en su lugar y por ejemplo
dentro de la clasificación de las
carpetas de Defensoría Pública se
estipuló que este gran grupo de
unidades lleven una carpeta de
apoyo con información contractual
que reposa en otras dependencia.
Los funcionarios han realizado lo
que se les ha indicado al respecto
del archivo de documentos de
apoyo.
N/A
No se ha estipulado un procedimiento
claro para el manejo digital de
documentos de apoyo en los archivos
de gestión de la Defensoría Regional
Bogotá; no se ha realizado el estudio
en campo previo que permita realizar y
especificar dicho procedimiento o
definir estas actividades y los insumos
e infraestructura que esta requiere.
Concertar una mesa de trabajo
con el Grupo de Gestión
Documental para definir las
actividades, procedimientos o
pasos a seguir para realizar el
manejo electrónico de los
documentos de apoyo de los
Archivos de gestión de la
Defensoría Regional Bogotá,
evaluando a su vez los insumos e
infraestructura necesaria que
permita realizar dicho cambio en
la gestión documental de la
Regional.
Acción
Correctiva
Líder de Gestión
Documental de la
Regional
Humano
1 (un) memorando a
Gestión Documental
para convocar mesa
de trabajo sobre el
tema.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
A fecha 30 de Octubre de
2017, mediante oficio
firmado por el Defensor
Regional de Bogotá y
dirigido a la Dra. Magda
Carolina Cardozo Cerquera,
Responsable del Grupo de
Gestión Documental de la
Defensoría del Pueblo, se
solicitará la realización de la
mesa de trabajo para definir
las actividades,
procedimientos o pasos a
seguir para el mejor manejo
de los documentos de apoyo
de los archivos de gestión
de la Regional Bogotá; lo
anterior con miras y con los
medios logísticos necesarios
para lograr el manejo
electrónico de los mismos;
en esta mesa de trabajo
deben estar representantes
de la Dirección Nacional de
Defensoría Pública y de la
Pendiente
abierto
A la fecha se va a realizar oficio
solicitando mesa de trabajo con el Líder
de Gestión documental.
0%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600514Auditoria
Interna de
Gestión
10-ene-17Subproceso de
Defensoría Pública
Actualizar la actividad N° 32, ya que la
expedición de las certificaciones se
hace de manera virtual.
<OBSERVACIÓN>
No
presenta
Con la implementación de la
política de "cero papel" y los
escasos recursos de papelería
asignados, se debió implementar
dicha medida para no imprimir
cada una de las certificaciones.
La actividad no responde a lo
criterios de la política de "cero
papel" y desgasta
innecesariamente recursos de
papelería.
N/A
La actividad no responde a lo criterios
de la política de "cero papel" y
desgasta innecesariamente recursos
de papelería.
Expedir Memorando con destino a
la DNDP (líder del Proceso
Misional), para solicitar se formule
una corrección sobre la actividad
No 32 en el procedimiento SD-P01.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud de
intervención al
procedimiento.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Se cumple con la acción
correctiva presentada a
través de la remisión de
Memorando al líder del
proceso de Defensoría
Pública con fecha de 24 de
octubre de 2017.
Memorando 22077 de 24 de
octubre de 2017.
(Anexo 16)
Cerrado
Se evidencio que remitió MEMORANDO
22077 con fecha de 24/10/2017 dirigido al
Director Nacional de Defensoria Pública,
requiriendo se ACTUALICE la ACTIVIDAD
No 32 del PROCEDIMIENTO SD P01. Toda
vez que la certificaciones laborales de los
defensores públicos actualmente se
generan desde la Intranet y esta es
remitida a la cuenta de correo del
contratista.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600515Auditoria
Interna de
Gestión
10-ene-17Subproceso de
Defensoría Pública
Se evidencia que no se llevan registros
relacionados con la “Solicitud del
Servicio Área Penal y No Penal formato
código SD-P02-F91”, para el proceso
con N° de radicado 201600364750 con
fecha 22/09/2016.
incumpliendo de esta forma el numeral
4.2.4
No
presenta
Se recibió solicitud con radi.
201600364750, sin embargo no se
levantó formato SD-P02-F91
N/A
Omisión al no realizar levantamiento
de formato de solicitud de defensor
público área penal SD-P02-F91
Se realizará el diligenciamiento del
formato SD-P02-F91 para el caso
concreto y se registrará en el
sistema de información.
Corrección
Unidad SPA
encargada de la
Solicitud
Humano
diligenciar 1 (una)
solicitud servicio de
defensoría pública
formato SD-P02-F91
N° de
solicitudes
diligenciadas /
Total meta de
solicitudes por
diligenciar.
17-abr-17 15-ago-17
Se realizó la acción de
corrección formulada y se
observó el diligenciamiento
del formato código SD-P02-
F91.
PDF formato código SD-P02-
F91 expedido por Visión
WEB.
(Anexo 17 Y Anexo 18)
Cerrado
Se evidencio que se realizado el
REGISTRO de FORMATO SDP02-F91 de
solicitud del servicio. Se anexa reporte
del Sistema de Información Visión Web.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600516Auditoria
Interna de
Gestión
10-ene-17Subproceso de
Defensoría Pública
En la actividad N° 9, “Diseñar la
estrategia de defensa jurídica…) el
registro de se lleva en el aplicativo
Visión WEB, ya no se usa el formato
forma física. Se recomienda actualizar
ésta información en el procedimiento.
No
presenta
El líder de proceso no ha
actualizado el procedimiento.N/A
El líder de proceso no ha actualizado el
procedimiento.
Expedir Memorando con destino a
la DNDP (líder del Proceso
Misional), para solicitar se formule
una actualización en el
procedimiento de prestación de
servicio público.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud de
intervención al
procedimiento.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Se cumple con la acción
correctiva presentada a
través de la remisión de
Memorando al líder del
proceso de Defensoría
Pública con fecha de 24 de
octubre de 2017.
Memorando 22074 de 24 de
octubre de 2017.
(Anexo 19)
Cerrado
Se evidencio que remitió MEMORANDO
22074 de 24 octubre de 2017 dirigido al
Director Nacional de Defensoria Pública,
requiriendo se ACTUALICE la ACTIVIDAD
No 9 del PROCEDIMIENTO SD P02. Toda
vez que la estrategia jurídica presentada
por los Defensores Públicos se realiza
directamente en el modulo de
Defensoria Pública del Sistema Visión
Web.
Cabe resaltar que por parte de la
Regional realizaron la debida gestión para
100%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Auditoria
Interna
SGC
Regional
Bogotá
600517Auditoria
Interna de
Gestión
10-ene-17Subproceso de
Defensoría Pública
En la regional se hace capacitación de
las Barras para los temas jurídicos
concernientes, pero dichas
capacitaciones no están relacionadas
en el procedimiento de Capacitación a
componentes del Sistema Nacional de
Defensoría Pública.
No
presenta
No se incluyó por parte del líder
del proceso, el componente
capacitación del Sistema Nacional
de Defensoría Pública a través de
las Barras Académicas.
N/A
No se incluyó en el momento de
documentación del procedimiento por
parte del líder del proceso en el
componente capacitación del Sistema
Nacional de Defensoría Pública las
Barras Académicas.
1 (un) memorando de solicitud de
intervención al procedimiento el
componente capacitación del
Sistema Nacional de Defensoría
Pública a través de las Barras
Académicas.
Acción
Correctiva
Líder Meci Calidad
Regional BogotáHumano
1 (un) memorando de
solicitud de
intervención al
procedimiento.
N° de
memorandos
realizados /
Total de
Memorandos
proyectados
en la meta.
17-abr-17 15-ago-17
Se cumple con la acción
correctiva presentada a
través de la remisión de
Memorando al líder del
proceso de Defensoría
Pública con fecha de 24 de
octubre de 2017.
Memorando 22075 de 24 de
octubre de 2017.
(Anexo 20)
Cerrado
Se evidencio que remitió MEMORANDO
dirigido al Director Nacional de
Defensoria Pública, requiriendo se
INCLUYAN la actividad de barras
académicas en el PROCEDIMIENTO SD-
P05.
Cabe resaltar que por parte de la
Regional realizaron la debida gestión para
100%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Auditoria
SGC Grupo
Sistemas
OP
500201Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Direccionamiento
Estratégico
No hay coherencia entre lo
documentado por parte del grupo de
sistemas, y la gestión del mismo.
Objetivo del proceso Vs Resultados, no
se encontraba publicada en el mapa de
procesos de la Entidad la
caracterización actualizada.
Incumpliendo de esta forma el numeral
4.2.3 de la norma NTC GP 1000:2009.
No
presenta
El proceso de "Tecnologías de la
Información y las
Comunicaciones", paso del nivel
de Apoyo a los de
Direccionamiento Estratégico y
fue fusionado con los demás
procedimientos de tal proceso,
razón por la cual la
caracterización, los
procedimientos y demás
documentos quedaron
desactualizados.
Posteriormente en el primer
trimestre del año 2017, en reunión
del Comité de Coordinación de
Control Interno, se aprobó la
creación del proceso de Gestión
de Tecnologías de la información y
El proceso de "Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones",
paso del nivel de Apoyo a los de
Direccionamiento Estratégico y fue
fusionado con los demás
procedimientos de tal proceso, razón
por la cual la caracterización, los
procedimientos y demás documentos
quedaron desactualizados.
Posteriormente en el primer trimestre
del año 2017, en reunión del Comité de
Coordinación de Control Interno, se
aprobó la creación del proceso de
Gestión de Tecnologías de la
información y las Comunicaciones,
dentro del nivel Estratégico.
Definir la caracterización del
proceso, los procedimientos y
demás documentos, así como las
herramientas de control definidas
por el Sistema de Gestión de la
Calidad.
Acción
Correctiva
Responsable
Grupo de
SISTEMAS
Humano
Una Caracterización
del proceso de TIC,
alineado al nuevo
plan estratégico
institucional.
(Caracterizació
n del proceso
de TIC
Actualizado/1)
*100
10-mar-17 30-dic-17
Documento Revisado y
Aprobado por Secretaria
General
GTI-.C
Documento publicado y
aprobado de
Caracterización del proceso
de TIC
ajustada al nuevo plan
estratégico
institucional.
https://defensoriadelpueblo
.sharepoint.com/SitePages/
GTI.aspx
https://defensoriadelpueblo
.sharepoint.com/SGC/Gestio
n%20de%20TIC/GTI-C.pdf
Se verificaron los link que direcciona al
Mapa de Procesos de nuestra Entidad el
día 12/10/2017, encontrándose que la
acción de mejoramiento se realizó de
manera efectiva
100%Cerrado
Eficaz12-oct-17
Auditoria
SGC Grupo
Sistemas
OP
500202Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Direccionamiento
Estratégico
No se cuenta con recursos suficiente
para el cumplimiento del objetivo del
proceso y necesidades de la entidad. .
Incumpliendo de esta forma el numeral
6.3 literal b de la norma NTC GP
1000:2009.
No
presenta
A pesar de haberse formulado un
proyecto de inversión para
desarrollar las TIC's y el PETIC, los
recursos asignados fueron
insuficientes para el año 2016,
mientras que para el 2017 no se
contó con apropiación.
El Gobierno Nacional dispuso
recortes presupuestales para
todas las Entidades públicas.
El Gobierno Nacional dispuso recortes
presupuestales para todas las
Entidades públicas.
Mantener ajustados el proyecto
de inversión, priorizando los
temas de mayor relevancia para la
Entidad, de acuerdo con el Plan
Estratégico y el PETIC.
Acción
Correctiva
Responsable
Grupo de
SISTEMAS
Financiero
Un documento de
Portafolio de
Proyectos de TIC
(Documento
de Portafolio
de Proyectos
de TIC
generado/1)*10
0
10-mar-17 30-dic-17Plan estratégico de TIC y
Portafolio de ProyectosPETIC Proyectos
Documento con portafolio
de proyectos
con vigencia actualizada y
ajustada al
nuevo Plan estratégico.
https://defensoriadelpueblo
.sharepoint.com/SitePages/
GTI.aspx
https://defensoriadelpueblo
.sharepoint.com/SGC/Gestio
n%20de%20TIC/PORTAFOLIO%
20DE%20PROYECTOS.pdf
Se verificaron los link que direcciona al
Mapa de Procesos de nuestra Entidad,
12/10/2017, encontrándose que existe
un documento de " Portafolio de
Proyectos de TI - Septiembre 2017" la
acción de mejoramiento se realizó de
manera efectiva
100%Cerrado
Eficaz12-oct-17
Auditoria
SGC Grupo
Sistemas
OP
500203Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Direccionamiento
Estratégico
No se cumple lo establecido en los
procedimientos TI-P01, TI-P02, TI-P03,
TI-P04 y TI-P05 y los formatos allí
señalados. Incumpliendo de esta forma
el numeral 4.2.4 de la norma NTC GP
1000:2009.
No
presenta
Los procedimientos no estaban
actualizados.
Cambio en el plan estratégico
institucional para el periodo
2017,-2020.
Las actividades y
procedimientos de las
áreas de TI, deben
estar alineadas con los
objetivos estratégicos
institucionales según
las normas y guías de
buenas practicas
internacionalmente
aceptadas que hacen
parte de la gestión y
gobierno de TIC.
(COBIT 5.0)
Desarticulación
del grupo de
sistemas con la
estrategia
institucional.
Los objetivos
del proceso del
área de TI,
deben alinearse
a los objetivos
estratégicos plan
estratégico
Actual.
Desarticulación del grupo de sistemas
con la estrategia institucional.
Los objetivos del proceso del área de
TI, deben alinearse a los objetivos
estratégicos plan estratégico Actual.
Actualizar los procedimientos y la
caracterización del proceso
alineando con la nueva estrategia
institucional y los objetivos
estratégicos para el periodo 2007-
2020 , dando carácter estratégico
al grupo de TIC.
Acción
Correctiva
Responsable
Grupo de
SISTEMAS
Humano
Procedimientos de
TIC, creados de
acuerdo a los
lineamientos del
nuevo plan
estratégico
institucional
(Procedimient
os de TIC
creados /
Procedimiento
s de TIC
programados)*1
00
10-mar-17 30-dic-17
Documento Revisado y
Aprobado por Secretaria
General
Procedimientos TIC
Los procedimientos se
definieron y fueron
revisados por la oficina de
planeación , se encuentran
pendientes de formalización
por la secretaria general.
Dos de ellos ya fueron
publicados en el link
suministrado.
https://defensoriadelpueblo.sha
repoint.com/SitePages/GTI.aspx
Se verificaron los link dentro de la
intranet, que direcciona al Mapa de
Procesos de nuestra Entidad
(12/10/017), encontrándose que existe 3
documentos :
- GTI-P01: Elaboración, seguimiento y
evaluación Plan Estratégico de las
Tecnologías de la Información y la
Comunicación., Versión 1 fecha
vigencia:14/09/2017
- GTI -P02 : Gestión de Cambios.,
Versión 1 fecha vigencia:14/09/2017
- GTI-P03 : Gestión de Servicios.
Versión 1 fecha vigencia:15/09/2017
Sin embargo, no se evidencia a la fecha
el cumplimiento de la segunda meta
Los documentos fueron
aprobados por Secretaria
General, y la documentación
aprobada reposa en el
archivo de la oficina de
planeación como gestores
del proceso de Gestión de la
Calidad
Documentos y registro del
SGC oficina de planeación.
Se verificaron los link
https://defensoriadelpueblo.sharep
oint.com/SitePages/GTI.aspx que
direcciona al Mapa de Procesos de
Gestión de las Tecnologías de la
Información y Comunicación el día
30/11/2017, encontrándose que la
acción de mejoramiento se realizó
de manera efectiva.
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Auditoria
SGC Grupo
Sistemas
OP
500204Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Direccionamiento
Estratégico
Se requiere articular los documentos
con la normatividad que rige a la
entidad, al igual que el alcance de
estos ante la norma.
No
presenta
Los procedimientos no estaban
actualizados.
Cambio en el plan estratégico
institucional para el periodo
2017,-2020.
Las actividades y
procedimientos de las
áreas de TI, deben
estar alineadas con los
objetivos estratégicos
institucionales según
las normas y guías de
buenas practicas
internacionalmente
aceptadas que hacen
parte de la gestión y
gobierno de TIC.
(COBIT 5.0)
Desarticulación
del grupo de
sistemas con la
estrategia
institucional.
Los objetivos
del proceso del
área de TI,
deben alinearse
a los objetivos
estratégicos plan
estratégico
Actual.
Desarticulación del grupo de sistemas
con la estrategia institucional.
Los objetivos del proceso del área de
TI, deben alinearse a los objetivos
estratégicos plan estratégico Actual.
Actualizar los procedimientos del
procesos de Gestión de TIC,
articulados con la planeación
estratégica institucional en
coordinación con el área de
planeación para que sean
actualizados dentro del marco
general y alcance de la norma y
así mantener un manual de
calidad.
Acción
Correctiva
Responsable
Grupo de
SISTEMAS-
PLANEACIÓN
Humano
Procedimientos de
TIC, creados de
acuerdo a los
lineamientos del
nuevo plan
estratégico
institucional
(Procedimientos
de TIC creados
/
Procedimientos
de TIC
programados)*1
00
10-mar-17 30-dic-17
Los procedimientos se
definieron y fueron
revisados por la oficina de
planeación , se encuentran
pendientes de formalización
por la secretaria general.
Dos de ellos ya fueron
publicados en el link
suministrado.
https://defensoriadelpueblo.sha
repoint.com/SitePages/GTI.aspx
Se verificaron los link que direcciona al
Mapa de Procesos de nuestra Entidad
(12/10/017), encontrándose que existe 3
documentos :
- GTI-P01: Elaboración, seguimiento y
evaluación Plan Estratégico de las
Tecnologías de la Información y la
Comunicación., Versión 1 fecha
vigencia:14/09/2017
- GTI -P02 : Gestión de Cambios. Versión
1 fecha vigencia:14/09/2017
- GTI-P03 : Gestión de Servicios. Versión
1 fecha vigencia:15/09/2017
Sin embargo, no se evidencia a la fecha
el cumplimiento de la segunda meta
para la acción definida.
Los documentos fueron
aprobados por Secretaria
General, y la documentación
aprobada reposa en el
archivo de la oficina de
planeación como gestores
del proceso de Gestión de la
Calidad
Documentos y registro del
SGC oficina de planeación.
Se verificaron los link
https://defensoriadelpueblo.sharep
oint.com/SitePages/GTI.aspx que
direcciona al Mapa de Procesos de
Gestión de las Tecnologías de la
Información y Comunicación el día
30/11/2017, encontrándose que la
acción de mejoramiento se realizó
de manera efectiva.
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Auditoria
SGC Grupo
Sistemas
OP
500205Auditoria
Interna de
Calidad
10-ene-17Direccionamiento
Estratégico
Pese a que existe un acto
administrativo mediante el cual se
adopta el plan estratégico de las
tecnologías de la información y las
comunicaciones, Resolución 1133 del 15
de julio de 2016 no se evidencia el
cumplimiento y ejecución del mismo,
no hay soportes de actividades y un
horizonte de tiempo de ejecución. Se
reitera la No Conformidad Nº 4 de la
auditoria Interna de calidad año 2015,
al observarse un incumplimiento de la
meta establecida en el plan de
mejoramiento Nº 2 actividad 4.
Incumpliendo de esta forma el numeral
6.3 y 8.2.3 de la norma NTC GP
No
presenta
El PETIC formulado no estaba
alineado con los recursos
presupuestales dispuestos para la
Entidad, y no se generaron los
ajustes correspondientes al Plan
propuesto.
El PETIC formulado no estaba alineado
con los recursos presupuestales
dispuestos para la Entidad, y no se
generaron los ajustes
correspondientes al Plan propuesto.
Ajustar el PETIC y el portafolio de
proyectos TI, con base en la
planeación estratégica
institucional 2017-2020
Corrección
Responsable
Grupo de
SISTEMAS
Humano
Un documento PETIC
con base en la
planeación
estratégica
Institucional
(Documento
PETIC
generado/1)*10
0
10-mar-17 30-dic-17
Documento de PETIC
actualizado a los nuevos
lineamientos del plan
estratégico 2017-2020
https://defensoriadelpueblo
.sharepoint.com/SitePages/
GTI.aspx
https://defensoriadelpueblo
.sharepoint.com/SGC/Gestio
n%20de%20TIC/PETIC.pdf
Se verificaron los link que direcciona al
Mapa de Procesos de nuestra Entidad
(12/10/017), encontrándose que existe
un documento de " Plan Estratégico de
Tecnologías de la Información y las
comunicaciones -PETIC" de 54 Pgs. La
acción de mejoramiento se realizó de
manera efectiva
100%Cerrado
Eficaz12-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
Desconocimiento del proceso de
la normatividad de archivo y
aplicación de TRD.
Insuficiente planta de personal
de nivel técnico con
conocimientos en Gestión
documental
No contamos con los
insumos necesarios
(Carpetas, cajas, etc.)
que nos permitan
desarrollar el proceso
de archivo
Desconocimiento del proceso de la
normatividad de archivo y aplicación
de TRD.
Insuficiente planta de personal de
nivel técnico con conocimientos en
Gestión documental
No contamos con los insumos
necesarios (Carpetas, cajas, etc.) que
nos permitan desarrollar el proceso de
archivo
GESTIÓN DOCUMENTAL: Solicitar
capacitación en Gestión
documental a nivel central.
Organización de carpetas faltantes
por parte de las dependencias
afectadas.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Solicitar
capacitación,
nombramiento de
servidor. Adelantar
jornadas de
organización de
archivo
Memorando,
constancia de
aplicación de
TRD
05-jun-17 30-dic-17
Se recibió Capacitación del
Nivel Central de manera que
cada dependencia esta
realizando el proceso de
Gestión documental. Se
realizó además alistamiento
de archivo del año 2015
hacia atrás con el fin de ser
enviado a la ciudad de
Bogotá para su depuración
Visita del Capacitador,
informes enviados a Gestión
documental
El GGD mediante mensaje electrónico del
07/11/2017 comunicó a la OCI que un
funcionario estuvo realizando
capacitación y seguimiento del 23 al 25
de agosto de 2017, cuyo resultado fue la
propuesta de un plan de mejoramiento,
tienen listo el inventario documental
que se va a trasladar a Bogotá, no se ha
recibido el informe cuatrimestral del mes
de septiembre; la regional debe
continuar con la organización del archivo
de gestión de vigencias 2016-2017 .
Se envía informe del
segundo cuatrimestre del
año Mayo - Agosto -
Información consolidada
para el traslado del archivo al
nivel central.
Correos Electrónicos de
envío al grupo de bienes.
La regional mediante mensaje
electrónico del 28/11/2017 envió el
informe cuatrimestral mayo-agosto
de gestión documental. Consultado
el GGD, consideró que el avance para
este mes permanece igual.
Verificando el Sistema Strategos se
evidenció que a octubre de 2017, se
encuentra en semáforo amarillo con
un cumplimiento del 89.39%; también
están en amarillo los procesos de
atención y trámite de quejas y
gestión del talento humano. La OCI
recomienda para este hallazgo dar
cumplimiento con lo establecido en
la Resolución 1692 de 2013 sobre
Strategos, pues las acciones
definidas no tienen que ver con el
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
El indicador establecido en
STRATEGOS es el informe, más no
las actividades relacionadas en el
mismo
No se pueden verificar las
actividades adelantadas y
orientar las mismas a la
prevención de riesgos
Insuficiente información registrada en
STRATEGOS
GESTIÓN AMBIENTAL: Comunicar a
planeación, la necesidad de
ajustar las actividades
relacionadas en strategos a fin de
coadyuvar en la línea de acción en
gestión ambiental
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Presentar informe,
cronograma y PAA
oportunamente
1 Informe y
cronograma03-jun-17 30-dic-17
Se envían informes de
manera periódica así como el
PAA para aprobación del
asesor nacional. No se
obtuvo respuesta del nivel
central sobre aprobación del
Memorando, informes y PAARevisadas las evidencias no se encontró
lo mencionado.
Se envía Plan de Gestión
Ambiental y actas de
subcomité al profesional del
SGA
correo electrónico
A través de mensaje electrónico del
15 de noviembre de 2017 la regional
envió las actas e informes
bimestrales y el PAA.
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
No se envía oportunamente la
información, lo que ocasiona que
no se puedan tomar decisiones
oportunamente
Retardo o inoportunidad en el envío
de la información
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO:
Presentar oportunamente los
informes de COPASST, BRIGADAS
DE EMERGENCIA, etc.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Presentar informes
oportunamente
Nº de Informes
presentados05-jun-17 30-dic-17
Se enviaron los informes
COPASS de los meses
faltantes y oportunamente
de acuerdo al periodo
Informes, comunicaciones
de envío
La regional envió los mensajes
electrónicos del 30/08/2017 y 14/09/2017
en donde remiten las actas mensuales de
Copasst de enero a agosto de 2017.
Se enviaron actas de
COPASST a Talento Humano
hasta el mes de Octubre de
2017
Correo electrónicoLa regional envió las actas del
Copasst del año 2016 y de enero-
octubre de 2017
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
601002Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Direccionamiento
Estratégico
Inexistencia de un procedimiento
documentado e implementado que
aplique a todo el sistema de gestión del
riesgo (identificar entradas y salidas,
responsables, puntos de control, entre
otros)
Existen deficiencias en la
identificación del riesgo
Imposibilidad de generar
controles
Existen deficiencias en la
identificación del riesgo
Revisar y/o Actualizar el mapa de
Riesgos de Gestión de la Entidad
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación -
Líderes de los
procesos
Humano100% mapas de
riesgos actualizados
Nº de mapas de
riesgos /Nº de
procesos y
subprocesos
24-mar-17 30-dic-17
Se envió comunicación a
nivel central para que se
tomen los correctivos. Si
bien se aceptó este hallazgo
consideramos que las
acciones correctivas
dependen únicamente del
nivel central y hasta ahora
no hemos tenido respuesta
alguna a nuestra
Memorando
La regional envió el mensaje electrónico
del 12/10/2017 a la Oficina de Planeación
solicitando las acciones de mejora
pertinente.
Se solicita nuevamente a la
oficina de planeación sobre
las acciones correctivas
referente al hallazgo.
correo Electrónico
Mediante mensaje electrónico del
28/11/2017, la regional reenvió la
comunicación a la OPL solicitando las
acciones de mejora pertinentes.
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601003Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Direccionamiento
Estratégico
En la mayoría de los casos se detecta
riesgos identificados que no son
coherentes con el objetivo del
proceso; desagregación de funciones;
controles inapropiados; las acciones en
su mayoría no son verificables a nivel
regional, ni tampoco medibles, ni
cumplen con los criterios: qué, cómo,
para qué y cuando)
Existen deficiencias en la
identificación del riesgo
Imposibilidad de generar
controles
Existen deficiencias en la
identificación del riesgo
Revisar y/o Actualizar el mapa de
Riesgos de Gestión de la Entidad
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación -
Líderes de los
procesos
Humano100% mapas de
riesgos actualizados
Nº de mapas de
riesgos /Nº de
procesos y
subprocesos
24-mar-17 30-dic-17
Se envió comunicación a
nivel central para que se
tomen los correctivos. Si
bien se aceptó este hallazgo
consideramos que las
acciones correctivas
dependen únicamente del
nivel central y hasta ahora
no hemos tenido respuesta
alguna a nuestra
Memorando
La regional envió el mensaje electrónico
del 12/10/2017 a la Oficina de Planeación
solicitando las acciones de mejora
pertinente.
Se solicita nuevamente a la
oficina de planeación sobre
las acciones correctivas
referente al hallazgo.
correo Electrónico
Mediante mensaje electrónico del
28/11/2017, la regional reenvió la
comunicación a la OPL solicitando las
acciones de mejora pertinentes
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
Realizar una jornada de
capacitación interna, frente a los
lineamientos para actualización
del SIGEP
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización de la
HV de todos los
servidores
Nº de
capacitaciones
realizadas/ Nº
capacitaciones
programadas
05-jun-17 30-sep-17 No se presenta evidenciaNo presenta seguimiento a esta acción la
unifica con la siguiente.
En los procesos de
capacitación en
herramientas informáticas
adelantadas por la Ingeniera
de la regional, incluye la
explicación del ingreso al
sigep a los servidores,
logrando en su mayoría
actualizar el proceso, a
través del apoyo del
actas de capacitación
La ingeniera de sistemas de la
regional envió los mensajes
electrónicos del 15/11/2016 y
16/11/2016 a los funcionarios de la
regional solicitando a los compañeros
actualizar el SIGEP.
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
Desarrollar una jornada de
actualización de contenidos de las
HV y Declaración de Bienes y
Rentas de los servidores de la
Regional.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización de la
HV de todos los
servidores
Nº de
actualizaciones
realizadas / Nº
de servidores
públicos
regional
05-jun-17 30-sep-17
Se envío memorando a los
servidores de la regional y se
verificó por parte de la Ing
de Sistemas de la entidad el
cumplimiento de esta
obligación
Comunicación, fotografía
sistema
La OCI realizó una revisión aleatoria al
sistema encontrando que los defensores
públicos seleccionados no aparecen en el
SIGEP. Asimismo se solicitó información
a la SGTH en donde mediante mensaje
electrónico del 9 de septiembre de 2017
se constató que de 17 servidores
públicos 14 tienen incompleta la
información reportada.
la ingeniera de la Regional
envió correo con los datos
pendientes a todos los
servidores e hizo
seguimiento a cada uno,
adicional apoyó con el
proceso a quienes
desconocen la plataforma.
correo electrónico
La regional envió mensaje
electrónico del 28/11/2017 a la SGTH
solicitando apoyo en el proceso de
actualización de HV, teniendo en
cuenta que los servidores registraron
la información, la cual no se refleja
en la consulta.
35%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
Solicitar una validación del
proceso con la Subdirección de
Gestión del Talento humano.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
1 validación de la
Subdirección de
talento Humano
Nº de
validaciones de
registros / Nº
de servidores
públicos
05-jun-17 15-oct-17 No se presenta evidenciaNo presenta seguimiento a esta acción la
unifica con la anterior.
Solicitud a talento Humano
sobre la validación del
proceso en la plataforma del
SIGEP.
correo electrónico
De conformidad con el reporte
enviado por la SGTH de los 17
funcionarios, tienen información
actualizada seis.
60%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
Realizar una jornada de
capacitación interna, frente a los
lineamientos para actualización
del SIGEP
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización de
información
tributaria
Nº de
capacitaciones
realizadas/ Nº
capacitaciones
programadas
05-jun-17 30-sep-17 No se presenta evidenciaNo presenta seguimiento a esta acción la
unifica con la siguiente.
Los servidores DIANA
PUENTES y CAMILO
HERRARA, presentaron
evidencia de actualización
en SIGEP de bienes y rentas.
Imagen de actualizaciones.
La ingeniera de sistemas de la
regional envió los mensajes
electrónicos del 15/11/2016 y
16/11/2016 a los funcionarios de la
regional solicitando a los compañeros
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
Desarrollar una jornada de
actualización de contenidos de las
HV y Declaración de Bienes y
Rentas de los servidores de la
Regional.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización de la
HV de todos los
servidores
Nº de
actualizaciones
realizadas / Nº
de servidores
públicos
regional
05-jun-17 30-sep-17
Se envío memorando a los
servidores de la regional y se
verificó por parte de la Ing
de Sistemas de la entidad el
cumplimiento de esta
obligación
Memorando, fotografía
sistema
La OCI solicitó información a la SGTH en
donde mediante mensaje electrónico del
9 de septiembre de 2017 se constató que
de 17 servidores públicos tres (3) tienen
pendiente algún año por reportar.
Los servidores DIANA
PUENTES y CAMILO
HERRARA, presentaron
evidencia de actualización
en SIGEP de bienes y rentas.
Imagen de actualizaciones.
La regional envió mensaje
electrónico del 28/11/2017 a la SGTH
solicitando apoyo en el proceso de
actualización de HV, teniendo en
cuenta que los servidores registraron
la información, la cual no se refleja
88%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
Solicitar una validación del
proceso con la Subdirección de
Gestión del Talento humano.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
1 validación de la
Subdirección de
talento Humano
Nº de
validaciones de
registros / Nº
de servidores
públicos
05-jun-17 15-oct-17 No se presenta evidenciaNo presenta seguimiento a esta acción la
unifica con la siguiente.
Solicitud a talento Humano
sobre la validación del
proceso en la plataforma del
SIGEP.
correo electrónico
Según mensaje electrónico del
01/12/2017 de la SGTH hay
funcionarios que deben declaración
juramentada de bienes y rentas de
los años 2014 (1), 2015 (1) y 2016 (1)
70%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601006Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión del Talento
Humano
Control de gestión y evaluación del
desempeño (Sistema de Control
Interno): Los funcionarios en
provisionalidad carecen de acuerdos
laborales y por ende falta de medición
en el rendimiento laboral
Desconocimiento del proceso de
evaluación para servidores
nombrados en provisionalidad,
hasta el momento solo se efectúa
esta calificación a los servidores
de carrera administrativa.
No hay un indicador del
desempeño de los servidores,
por inexistencia de evaluación
del desempeño de cada uno
Desconocimiento del proceso de
evaluación para servidores nombrados
en provisionalidad
Enviar comunicación al líder del
proceso, solicitando se replantee
este hallazgo en virtud de la
resolución proferida en junio del
presente año, por medio de la cual
se deroga la resolución 1434, por
medio de la cual se precisa que no
se debe realizar evaluación de
servicios sino a los servidores de
Carrera Administrativa.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
No se requiere
evaluación de
servidores en
provisionalidad
1 Memorando 05-jun-17 30-sep-17
Se envió comunicación a
nivel central para que se
tomen los correctivos. De
acuerdo a las instrucciones
del nivel central en
capacitación dictada en el
Hotel Tequendama se hizo
precisión sobre el
procedimiento con
servidores en
provisionalidad quienes no
deben ser calificados
Memorando
La OCI sugiere que dicho concepto sea
remitido por escrito y hace la
recomendación que de conformidad con
la Resolución 1434 de 2016 a los
servidores públicos vinculados con
nombramiento provisional y de libre
nombramiento y remoción que no sean
directivos, ni asesores se les hará
seguimiento al desempeño Artículo 40.
La regional envió mensaje
electrónico a la SGTH del 17/11/2017
a al SGTH, solicitando el
procedimiento para adelantar la
medición de rendimiento laboral de
los funcionarios en provisionalidad,
mediante memorando 501001-21848-
2 del 1 de diciembre de 2017 la SGTH
emitió respuesta informando que en
la Defensoría del Pueblo existe un
sistema de Evaluación de
Desempeño que se aplica
únicamente para los servidores
públicos que se encuentran inscritos
en el Escalafón de la Carrera
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Incumplimiento de una orden
legal
Falta de seguimiento a la información
tributaria actualizada de los servidores
en el SIGEP
601005Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión del Talento
Humano
Declaración de Bienes y Servicios sin
diligenciar vigencia 2014 y 2015 de dos
funcionarios
Falta de información tributaria
actualizada de los servidores que
impiden una consulta efectiva en
base de datos
Falta de información actualizada
de los servidores que impiden una
consulta efectiva en base de
datos sobre cada uno de los
aspectos de su trayectoria laboral
Incumplimiento de una orden
legal601004
Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión del Talento
Humano
Se detectó en todos los casos
información desactualizada por parte
de los funcionarios de la regional en el
Sistema de Información SIGEP -Hoja de
Vida.
601001Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Direccionamiento
Estratégico
Se detecta deficiente planeación en la
programación d e las metas, faltando
definición de tareas para la
consecución de objetivos en el Sistema
de Información Strategos (Gestión
Documental, Gestión Ambiental,
Gestión de Talento Humano, entre
otros)
Falta de seguimiento periódico de la
información actualizada de los
servidores en el SIGEP
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 17 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 18
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regiona
l
Casanar
e
601007Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de las
Comunicaciones
En la página web se presenta
información desactualizada (dirección
de la sede regional); sitios y micrositios
Web sin registrar la última fecha de
actualización
Información errónea en la
dirección de la sede de la regional
Casanare
Falta de seguimiento periódico en la
información consignada en el sitio web
de la entidad
Realizar corrección de la dirección
de la sede de la regional en la
página web de la entidad.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano Actualizar dirección
1 página web
ajustada27-may-17 30-sep-17
Se envió comunicación a la
oficina de sistemas para su
corrección
Memorando, pagina web de
la entidad
Revisada el link
http://www.defensoria.gov.co/es/publi
c/atencionciudadanoa/6602/Datos-
b%C3%A1sicos.htm#direccionsedes, se
continúa evidenciando que al hacer clic
en el mapa la dirección sale de la regional
desactualizada, tampoco sale fecha
última actualización. Este hallazgo es
para el proceso de Gestión de las
Comunicaciones.
Se envió correo al
webmaster de la entidad
para que se corrija la
observación realizada por la
OCI.
Correo electrónico con
pantallazo de dirección
desactualizada
La ingeniera de la regional remitió
mensaje electrónico del 27 de
noviembre de 2017 para solicitar la
actualización de la dirección y fecha
de actualización al web master de la
Defensoría del Pueblo. Revisado el
link
http://www.defensoria.gov.co/es/p
ublic/atencionciudadanoa/6602/Dat
os-
b%C3%A1sicos.htm#direccionsedes,
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601008Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de las
Comunicaciones
Las Regionales no comunican a los
usuarios sobre las actividades propias
que desarrollan a través de los
diferentes medios de comunicación
(página web, cartelera, entre otros)
Es necesario dar a conocer los
servicios de la entidad, y las
actividades que desarrollamos
haciendo uso de los medios con
los que se cuenta actualmente
Incumplimiento de las labores de P y D
respecto de los servicios prestados y
actividades adelantadas por la regional
Fijar cartelera informativa sobre
servicios de la regional, servidores
a cargo, campañas de ahorro de
energía, agua, anticorrupción. De
igual manera se están adelantando
programas radiales con el fin de
dar a conocer los servicios y las
actividades de la Defensoria
regional Casanare
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Adelantar campañas
de divulgación de
actividades
Nº de
campañas
informativas
realizadas/Nº
de campañas
informativas
programadas.
05-jun-17 30-dic-17
Se fijaron carteles en varios
puntos de la regional
informando sobre campañas
respectivas
Fotografías carteles fijados
en las instalaciones
La OCI evidenció que en la sede
electrónica aún no aparece las funciones
de las regionales. Ver el link
http://www.defensoria.gov.co/es/publi
c/atencionciudadanoa/6602/Datos-
b%C3%A1sicos.htm#direccionsedes
Se realiza solicitud a talento
humano y asuntos del
defensor, para que autorice
a quien corresponda para
que se actualice este link.
correo electrónico
La OCI verificó la Intranet y aparecen
noticias recientes concernientes a
las actividades de la regional
Casanare.
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
601009Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Direccionamiento
Estratégico
Las entidades públicas están obligadas
a invitar a las veedurías ciudadanas a
participar en el proceso de Rendición
de Cuentas como mínimo con 15 días
de antelación a la Rendición de
Cuentas, la regional elevó invitación el
22 de julio y la Rendición se realizó 3
días después
Es obligatorio realizar la invitación
de manera extensa y oportuna a
las veedurías existentes en el
municipio y departamento de
Casanare.
Si bien se realizó la invitación,
esta fue hecha sobre el tiempoIncumplimiento de disposición legal
Realizar oportunamente la
invitación a las veedurías,
instituciones y público en general
para la rendición de cuentas del
año 2017
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Realizar invitación
oportuna
Nº Invitaciones
oportunas
realizadas / Nº
de entidades
01-oct-17 30-dic-17Se envío comunicación a
veedurías vigentes
tarjetas y Listados de
invitación
En los listados que la regional envió de
entrega de tarjetas de invitación para la
rendición de cuentas a efectuarse el 9
de noviembre de 2017, la OCI constató
que se recibieron entre el 18 y el 27 de
octubre de 2017; sin embargo aparecen
ocho filas que estaban en blanco, que de
acuerdo con lo informado a través de
mensaje electrónico del 15/11/2017 la
regional manifestó que un funcionario se
encargó de la entrega directa de las
invitaciones, por lo que los espacios en
blanco corresponde a las personas que
no se encontraban en su residencia o
que ya no habitan allí, en los otros casos
no se envió a todos los listados
suministrados por la gobernación, porque
las Veedurías ya han perdido vigencia, en
virtud a contratos finalizados.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601010Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de Servicios
Administrativos
La regional no tiene definido el horario
de recibido de la correspondencia;
recepción de documentos sin el
número consecutivo; comunicaciones
expedidas por la regional sin
consecutivo; correspondencia devuelta
a la regional sin la firma de recibido a
quién se le direccionó para su gestión
No existe documento informativo
al público sobre horario de
recepción de correspondencia
No existe documento informativo al
público sobre horario de recepción de
correspondencia
Fijar aviso al ingreso de la regional
sobre el horario de
correspondencia, que se fijo de
8:00 a 12:00 am y 2:00 a 5:00 pm,
esto con el fin de otorgar al
servidor responsable el tiempo
suficiente para organización de la
misma al final de la jornada laboral.
Seguimiento requisitos
comunicaciones.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano Fijar Horario
Nº de avisos
fijados /105-jun-17 30-dic-17
Se fijo cartelera al ingreso
de la Regional informando
sobre horarios, servicios,
etc.
Fotografía de cartel fijado al
ingreso de la regional
El GGD mediante mensaje electrónico del
07/11/2017 comunicó a la OCI que un
funcionario estuvo realizando
capacitación y seguimiento del 23 al 25
de agosto de 2017, cuyo resultado fue la
propuesta de un plan de mejoramiento,
tienen listo el inventario documental
que se va a trasladar a Bogotá, no se ha
recibido el informe cuatrimestral del mes
de septiembre; la regional debe
continuar con la organización del archivo
de gestión de vigencias 2016-2017 .
Se envía informe del
segundo cuatrimestre del
año Mayo - Agosto -
Información consolidada
para el traslado del archivo al
nivel central.
Correos Electrónicos de
envío al grupo de bienes.
La defensora regional a través de
mensaje electrónico del 28/11/2017
remitió el informe cuatrimestral
mayo-agosto de gestión documental.
También la ingeniera de sistema
envió mensaje electrónico del
10/11/2017 enviando el inventario
documental de documentos de los
años 1998 a 2015 para traslado a
Bogotá.
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601011Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de Servicios
Administrativos
Gestión documental sin cumplir los
requisitos establecidos por el Archivo
General de la Nación (por la falta de
organización los documentos no están
disponibles para su uso, donde y
cuando se necesite; el archivo central
no está protegido contra pérdida de
confidencialidad, así como expuesto a
agentes contaminantes por estar
ubicados en el parqueadero de la
regional, entre otros). En general las
dependencias de la regional no
cumplen con las normas del Archivo
General
Desconocimiento del proceso de
la normatividad de archivo y
aplicación de TRD.
Insuficiente planta de personal
de nivel técnico con
conocimientos en Gestión
documental
No contamos con los
insumos necesarios
(Carpetas, ) que nos
permitan desarrollar el
proceso de archivo
Desconocimiento del proceso de la
normatividad de archivo y aplicación
de TRD.
Gestionar con entidades del orden
departamental (SENA-
COMFACASANARE) para que se
designen practicantes por medio
del programa ESTADO JOVEN para
realizar esta labor. Adelantar
jornada de Organización de
carpetas por parte de cada una de
las dependencias afectadas.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano Organizar archivo
1 constancia
de aplicación
de TRD
05-jun-17 30-dic-17
Se gestionó con la caja de
compensación y el Sena la
vinculación de técnico en
gestión documental
comunicaciones
El GGD mediante mensaje electrónico del
07/11/2017 comunicó a la OCI que un
funcionario estuvo realizando
capacitación y seguimiento del 23 al 25
de agosto de 2017, cuyo resultado fue la
propuesta de un plan de mejoramiento,
tienen listo el inventario documental
que se va a trasladar a Bogotá, no se ha
recibido el informe cuatrimestral del mes
de septiembre; la regional debe
continuar con la organización del archivo
de gestión de vigencias 2016-2017 .
Por otro lado la regional realizó la gestión
ante el SENA pero fue infructuosa; no
obstante de conformidad con la
normatividad, la responsabilidad de los
documentos es de todos los servidores
públicos, tal y como lo indica la Ley 594
del 2000 y el Código Disciplinario.
Se envía informe del
segundo cuatrimestre del
año Mayo - Agosto -
Información consolidada
para el traslado del archivo al
nivel central.
Correos Electrónicos de
envío al grupo de bienes.
La defensora regional a través de
mensaje electrónico del 28/11/2017
remitió el informe cuatrimestral
mayo-agosto de gestión documental.
También la ingeniera de sistema
envió mensaje electrónico del
10/11/2017 enviando el inventario
documental de documentos de los
años 1998 a 2015 para traslado a
Bogotá.
La meta de la acción consiste en
ordenar el archivo, como se ha
allegado la evidencia por ello no se
otorga el 100%
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
Gestión Ambiental: Para las vigencias
2016 y 2017 el Comité de Gestión
Ambiental no se citó por la Secretaria
Técnica ni tampoco se aprobó el Plan
de Gestión Ambiental, así como no se
presentó por el Subcomité Regional el
cronograma de actividades para las
vigencias en mención en los tiempos
establecidos.
Formular el Plan de Gestión
Ambiental de acuerdo a la
información suministrada por las
sedes y presentarlo ante comité
ambiental para su aprobación.
Acción
Correctiva
Comité de Gestión
Ambiental.Humano
Un (1) Plan de
Gestión Ambiental
Aprobado
(Plan de
Gestión
Ambiental
Aprobado/1)*1
00
01-jun-17 30-sep-17 No se reporta evidenciasEn el reporte enviado por la regional, se
eliminó la acción y se unifica con la
siguiente acción
Se envía Plan de Gestión
Ambiental y actas de
subcomité al profesional del
SGA
correo electrónico 100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
Solicitar a comunicaciones la
publicación del plan de gestión
ambiental en Paloma Mensajera.
CorrecciónSubdirector
AdministrativoHumano
Una (1) solicitud de
publicación
(N° solicitud
de
publicación/1)*
100
30-jul-17 30-sep-17
Se envían informes de
manera periódica así como el
PAA para aprobación del
asesor nacional. No se
obtuvo respuesta del nivel
central sobre aprobación del
PAA
Memorando, informes y PAA
La OCI consultó a la contratista
encargada del tema, quien manifestó
que la regional solo ha enviado los
informes bimestrales de enero-febrero y
mayo-junio. Están realizando el Plan
institucional de gestión ambiental que se
va a presentar ante el comité en
noviembre, por lo que no se encuentra
en la intranet. Asimismo enviaron el
acta de Comité de Gestión Ambiental del
13 de julio de 2017, sin firmas.
Se envía Plan de Gestión
Ambiental y actas de
subcomité al profesional del
SGA
correo electrónico 100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
Solicitar al nivel central
capacitación sobre aspectos a
incluir en el PAA, presentar el
cronograma de actividades.
Solicitar al actualización del PAA
de la entidad de los años 2016 y
Corrección Defensor Regional HumanoUna (1) solicitud
enviada
(N° solicitud
/1)*10001-jul-17 30-dic-17 No se reporta evidencias
En el reporte enviado por la regional, se
eliminó la acción y se unifica con la
siguiente acción
Se envía Plan de Gestión
Ambiental y actas de
subcomité al profesional del
SGA
correo electrónico 100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
601013Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de Servicios
Administrativos
En la mayoría de los casos no se
aprovechan con eficacia las
herramientas existentes tales como el
correo electrónico, la red interna, los
sitios web internos, entre otros que
constituyen alternativas a la utilización
del papel.
Desconocimiento de manejo de
instrumentos de comunicación
mediante redes o sistemas de
información
Desaprovechamiento de
herramientas del sistema para
organización de la información
Desconocimiento de manejo de
instrumentos de comunicación
mediante redes o sistemas de
información
Realizar cronograma de
actividades de capacitación en
organización y aprovechamiento
de archivos digitales o
sistematizados por parte de la Ing.
Elizabeth Lamprea.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Hacer uso efectivo
de herramientas del
sistema
Nº de
cronogramas
elaborados
05-jun-17 30-sep-17
Se realizaron capacitaciones
grupales (2) e individuales
sobre organización de
archivo
Actas de reunión
La regional envió la memoria de reunión
del 18 de agosto y 3 octubre de 2017
sobre capacitación de herramientas
informáticas. De conformidad con el
cronograma aprobado faltó la evidencia
de reunión de septiembre y de la primera
semana de agosto.
El cronograma de
capacitaciones presentado
por la ingeniera de la
regional, está sujeto a
disposición de los servidores
de la regional, donde
también planteaba hacer
capacitaciones
personalizadas, actividad
que continuamente viene
realizando la servidora con
los compañeros. Dando
soporte permanente a los
procesos que tienen
Actividad cumplida 100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
601014Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de Servicios
Administrativos
El procedimiento Código: AD-P02
–Versión: 03 vigente desde el
10/02/2016 no refleja de manera clara
lo relacionado con el tema de seguros,
siniestros y reclamaciones de bienes de
propiedad de la entidad (daño,
perdida, hurto; vehículos; incendio;
Póliza para el manejo Global para
entidades oficiales; Póliza de Seguridad
de Responsabilidad Civil
Extracontractual, Póliza de
Responsabilidad Civil para Servidores
Aunque el procedimiento vigente
desde febrero de 2016 establecía
lo relacionado con el tema de
seguros, siniestros y
reclamaciones de bienes de
propiedad de la entidad se
identificó la necesidad de
actualizarlo.
Es necesario actualizar el
procedimiento y el manual
integrado de bienes.
Es necesario actualizar el
procedimiento y el manual integrado
de bienes.
Actualizar el procedimiento y el
manual integrado de bienes
Acción
Correctiva
Subdirector
Servicios
Administrativos
Humano2 documentos
actualizados
Número de
documentos
actualizados /2
01-jun-17 30-sep-17
Se envió comunicación a
nivel central para que se
tomen los correctivos. Si
bien se aceptó este hallazgo
consideramos que las
acciones correctivas
dependen únicamente del
nivel central y hasta ahora
no hemos tenido respuesta
alguna a nuestra
comunicación
Comunicación
La regional envió memorando del 10 de
octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de
generar acciones de mejora.
Se reitera la solicitud a la
Subdirección de servicios
administrativos, en virtud a
que a la fecha no se ha
tenido respuesta alguna.
Reenvío Correo electrónico
Se actualizó el Manual Integrado para
el Manejo de los Bienes de la
Defensoria Del Pueblo -Versión
17/11/2017
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601015Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de Servicios
Administrativos
El Subdirector Administrativo no
informo oportunamente la novedad de
perdida de bienes al corredor de
seguros, así como tampoco informó a la
Subdirección Financiera la pérdida o
faltante de los bienes para registrarlos
de conformidad con el procedimiento
de reconocimiento y revelación de las
responsabilidades fiscales, emitido por
la Contaduría General de la Nación.
No se encontró dentro de la
información de la regional
Casanare el reporte a la
subdirección administrativa el
daño, pérdida o hurto de bienes
en dicha regional.
Inoportunidad en el registro de
novedades por parte de la
regional
Inoportunidad en el registro de
novedades por parte de la regional
Comunicar a nivel central sobre
este hallazgo
Acción
CorrectivaRegional Casanare Humano
Comunicación
interna informando la
novedad
Número de
comunicacione
s/1
01-jun-17 30-sep-17
Se envió comunicación a
nivel central para que se
tomen los correctivos. Si
bien se aceptó este hallazgo
consideramos que las
acciones correctivas
dependen únicamente del
nivel central y hasta ahora
no hemos tenido respuesta
alguna a nuestra
comunicación
Memorando
La regional envió memorando del 10 de
octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de
generar acciones de mejora.
Se reitera la solicitud a la
Subdirección de servicios
administrativos, en virtud a
que a la fecha no se ha
tenido respuesta alguna.
Reenvío Correo electrónico
La regional remitió mensaje
electrónico del 15/11/2017 en donde
se reitera al Subdirector de Servicios
Administrativos la solicitud de
generar acciones de mejora de
varios hallazgos que dependen del
proceso que lidera dicha
dependencia.
La meta consistía en comunicar al
nivel central y la regional cumplió.
Se aprobó de manera errónea por la
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601016Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de Servicios
Administrativos
No se proporciona ni se realiza
mantenimiento adecuado a los
elementos para la operación adecuada
de la regional (hardware, software;
tecnologías de la información y la
comunicación, entre otros)
No existe un control efectivo en
mantenimiento de los bienes o
tecnologías para las regionales
No hay cumplimiento por parte del
Grupo de sistemas para el
mantenimiento preventivo de los
equipos.
En coordinación con la Ingeniera
de Sistemas de la entidad, elevar
solicitud al departamento de
sistemas a efecto de acordar
cronograma de actividades de
mantenimiento y actualización de
software y hardware
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando
departamento de
Sistemas
1 Memorando 25-jul-17 30-sep-17
Se envió comunicación a
nivel central para precisar
fecha de mantenimiento de
equipos. No hemos tenido
respuesta alguna a nuestra
comunicación
Memorando
La regional envió memorando del 10 de
octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de
generar acciones de mejora.
Se reitera la solicitud a la
Subdirección de servicios
administrativos, en virtud a
que a la fecha no se ha
tenido respuesta alguna.
Reenvío Correo electrónico
La regional remitió mensaje
electrónico del 15/11/2017 en donde
se reitera al Subdirector de Servicios
Administrativos la solicitud de
generar acciones de mejora de
varios hallazgos que dependen del
proceso que lidera dicha
dependencia.
DRM. Meta consistió en enviar
memorando al nivel central y la
regional cumplió
Se aprobó de manera errónea la
acción por parte de la Oficina de
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601017Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de Servicios
Administrativos
Deficiencias en la administración de los
bienes intangibles (se desconoce las
licencias que se encuentran en uso y
cuales no; software a nombre de
funcionarios; software desactualizado).
No se conoce con cuales licencias
vigentes cuenta la entidad
No se han establecido o precisado por
parte del Grupo de sistemas el control
de la caducidad de las licencias
En coordinación con la Ingeniera
de Sistemas de la entidad, elevar
solicitud al departamento de
sistemas a efecto precisar con
cuales licencias cuenta la Regional
Casanare y determinar a nombre
de quien se encuentran las
licencias.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando
departamento de
Sistemas
1 Memorando 25-jul-17 30-sep-17
Se envió comunicación a
nivel central para conocer
las licencias con las que
cuenta la regional No hemos
tenido respuesta alguna a
nuestra comunicación
Memorando
La regional envió memorando del 10 de
octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de
generar acciones de mejora.
Se reitera la solicitud a la
Subdirección de servicios
administrativos, en virtud a
que a la fecha no se ha
tenido respuesta alguna.
Reenvío Correo electrónico
La regional remitió mensaje
electrónico del 15/11/2017 en donde
se reitera al Subdirector de Servicios
Administrativos la solicitud de
generar acciones de mejora de
varios hallazgos que dependen del
proceso que lidera dicha
dependencia.
La OCI cierra el hallazgo porque la
meta era comunicar al nivel central y
así se hizo
la Oficina de Planeación aprobó de
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601018Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17 Gestión Financiera
La entidad no tiene establecidas
políticas contables en donde se defina
la clasificación de los bienes de menor
cuantía, que evidencie si su registro se
hará como activo o como gasto
falta de implementación de
políticas que permitan clasificar
de manera correcta los bienes de
la entidad
Establecer políticas contables
Solicitar al nivel central para
definir clasificación de los bienes
y su registro en el inventario de la
entidad.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando
Subdirección
Administrativa
1 Memorando 25-jul-17 30-sep-17
Se envió comunicación a
nivel central para definir
clasificación de bienes No
hemos tenido respuesta
alguna a nuestra
comunicación
Memorando
La regional envió memorando del 10 de
octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de
generar acciones de mejora.
Se reitera la solicitud a la
Subdirección de servicios
administrativos, en virtud a
que a la fecha no se ha
tenido respuesta alguna.
Reenvío Correo electrónico
La regional remitió mensaje
electrónico del 15/11/2017 en donde
se reitera al Subdirector de Servicios
Administrativos la solicitud de
generar acciones de mejora de
varios hallazgos que dependen del
proceso que lidera dicha
dependencia.
La meta consistía en enviar
memorando al nivel central y la
regional cumplió
Se aprobó de manera errónea la
acción por parte de la Oficina de
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
Informar sobre la situación de los
equipos entregados.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Definir responsable
de los bienes en la
entidad
1 Memorando 05-jun-17 30-sep-17
Se envió comunicación a
nivel central para definir
cuales bienes se encuentran
en comodato y obtener los
contratos para que se
puedan dar de baja No
hemos tenido respuesta
alguna a nuestra
Memorando
La regional envió memorando del 10 de
octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de
generar acciones de mejora y mensaje
electrónico del 16 de marzo de 2016 a
IOM en donde solicitan información
sobre el procedimiento para dar de bajas
equipos donados.
Se reitera la solicitud a la
Subdirección de servicios
administrativos, en virtud a
que a la fecha no se ha
tenido respuesta alguna.
Reenvío Correo electrónico 100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
Dar respuesta a la regional con
relación al tema e indicaciones
respectivas.
Acción
Correctiva
Subdirector
Servicios
Administrativos
HumanoComunicación
interna
Número de
comunicacione
s realizadas/1
05-jun-17 15-oct-17 No se presenta soportesLa regional no presenta seguimiento
sobre esta acción, se espera alguna
gestión al respecto
Se reitera la solicitud a la
Subdirección de servicios
administrativos, en virtud a
que a la fecha no se ha
tenido respuesta alguna.
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601020Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de Servicios
Administrativos
“Tarjeta de Video PINACCLE 700 con
accesorios” con placa externa No.
21862, la cual al momento de la
verificación no fue posible de ubicar
Desconocimiento del equipo
donde pudo ser instalado este
elemento en la regional
Falta de registro de información
en inventarios del equipo donde
pudo ser instalado este
elemento en la regional
Falta de registro de información en
inventarios del equipo donde pudo ser
instalado este elemento en la regional
Ubicar el equipo donde fue
instalado este elemento en la
regional Casanare.
Acción
Correctiva
Defensor
Regional/ Servidor
a quien este
asignado el bien.
Humano Elemento ubicado
Número de
elementos
ubicados/1
05-jun-17 30-sep-17
Se envió comunicación a
nivel central para definir
donde fue instalado este
accesorio No hemos tenido
respuesta alguna a nuestra
comunicación
Memorando
La regional envió memorando del 10 de
octubre de 2017 al Subdirector de
Servicios Administrativos con el fin de
generar indicaciones sobre la solicitud.
Se reitera la solicitud a la
Subdirección de servicios
administrativos, en virtud a
que a la fecha no se ha
tenido respuesta alguna.
Reenvío Correo electrónico
La regional remitió mensaje
electrónico del 15/11/2017 en donde
se reitera al Subdirector de Servicios
Administrativos la solicitud de
generar acciones de mejora de
varios hallazgos que dependen del
proceso que lidera dicha
dependencia.
la meta consiste en ubicar el equipo
donde fue instalado este elemento
50%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601021Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de las
Comunicaciones
Existencia de formatos no registrados
en el SGC (oficios en lugar de
memorandos).
Se evidenció que no se estaba
utilizando el formato correcto en
las comunicaciones internas de la
entidad
Uso incorrecto del formato en las
comunicaciones internas de la entidad
Enviar comunicación (memorando)
a todos los servidores dela
regional sobre la obligatoriedad de
aplicar este procedimiento
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar
comunicaciones en
formato correcto
1 Memorando 05-jun-17 30-dic-17 Se envío comunicación
Memorando, listado de
recibido, correspondencia
interna y externa enviada
La defensora regional envió a los
servidores públicos memorando en
donde solicitó realizar las
comunicaciones internas y externas en
los formatos establecidos en el SGC.
Verificación en las planillas
de correspondencia y
formatos suscritos
directamente por la regional
sobre el cumplimiento de las
normas de gestión
documental, MECI-Calidad.
Sujeto a control en el
momento de firma de los
documentos oficiales por
parte de la regional.
La regional no envió evidencias,
pero de conformidad con el P.M.
acordado con el G.G.D. se estableció
la revisión en el marco del Subcomité
Interno de Archivo de la regional del
instructivo, procedimientos,
formularios y lineamientos. A través
de mensaje electrónico de la
regional del 4/12/201 comentó que
las actas serán enviadas una vez los
integrantes del subcomité de
archivo las entreguen.
La acción consistía en enviar
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601022Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17 Promoción y Divulgación
El procedimiento PD-P05 –Versión 04,
vigente desde el 02/08/2016 se
estableció únicamente para la
Dirección Nacional de Promoción y
Divulgación sin integrar a las
Defensorías regionales
Los procedimientos en materia de
implementación y manejo de
bibliotecas debe ser realizado
también a nivel regional
Delegada de P y D no incluye
regionales
Solicitar al nivel central el
suministro de estantes para la
organización de libros y como plan
alternativo se organizaran en
biblioteca artesanal costeada por
los servidores dela regional
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar memorando a
la Dirección de
promoción y
divulgación
1 Memorando 25-jul-17 30-dic-17
Se envió comunicación a la
DNPyP No hemos tenido
respuesta
Memorando
La regional envió memorando del 12 de
octubre de 2017 suscrito por la
profesional especializada 17 de dicha
área, en donde informó como avance
realizado que se han enviado mensajes
electrónicos a la DNPDDDHH y al GGD
poniendo en conocimiento el no
funcionamiento del Centro de
Documentación.
Estamos realizando
cotizaciones para verificar
los costos y materiales
necesarios para la
adquisición de módulos con
aportes por la defensora
regional. Se tiene previsto
para el 30 de diciembre
contar con el centro de
documentación.
La OCI considera que la acción
establecida no es congruente con el
hallazgo, teniendo en cuenta que el
hallazgo denota la deficiencia del
procedimiento al no involucrar de
manera clara a las regionales para la
conformación de un centro de
documentación. En ese orden de
ideas la acción la debe desarrollar la
Oficina de Planeación con el proceso
concernido en las modificaciones
que haya lugar.
la meta era enviar memorando al
nivel central
Oficina de Planeación aprobó de
manera errónea la acción
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601023Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17 Promoción y DivulgaciónDesconocimiento del Modelo
Pedagógico Institucional
No existía claridad por parte de los
servidores de la forma como se
debían adelantar las diferentes
capacitaciones, conversatorios,
charlas a la comunidad de acuerdo
con la edad, condición socio
económica, etc.
Falta de capacitación en el modelo
Pedagógico institucional de la entidad
para servidores de planta y
contratistas
Capacitar a los servidores de la
regional en el Modelo Pedagógico
Institucional el día 26 de mayo del
año en curso y a los Defensores
Públicos el día 24 de abril del año
en curso.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano Recibir capacitación
Nº de
capacitaciones
realizadas/ Nº
capacitaciones
programadas
20-may-17 30-sep-17
Reunión de capacitación
Defensores Públicos y
servidores de planta
Actas de reunión
La regional envió memorando del 12 de
octubre de 2017 suscrito por la
profesional especializada 17 de dicha
área, en donde informó como avance
realizado que se llevaron a cabo las
respectivas socializaciones del modelo
pedagógico para todos los funcionarios
de la entidad; enviaron listado de
asistencia sobre la socialización MPI para
defensores públicos del 24/04/2017 y
memorias de reunión del 26/05/2017 en
donde consta que se socializó a los
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
No se cuenta con la documentación en
la regional que permita conocer las
condiciones o modalidad en que se
recibieron los bienes que se
encuentran bajo la custodia de la
entidad
La regional remitió mensaje
electrónico del 15/11/2017 en donde
se reitera al Subdirector de Servicios
Administrativos la solicitud de
generar acciones de mejora de
varios hallazgos que dependen del
proceso que lidera dicha
dependencia.
Lo aprobado por la Oficina de
Planeación no ataca la causa raíz del
problema
601019Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de Servicios
Administrativos
Bienes en comodato en estado
inservibles sin gestión (devolución de
los bienes o traspaso) por no contar
con los documentos soportes para su
seguimiento y custodia de estos
bienes, hasta la finalización del
contrato.
Imposibilidad de designar al
servidor responsable de los
mismos en algún servidor de la
regional o dar de baja por
obsolescencia
No se cuenta con la
documentación en la regional
que permita conocer las
condiciones o modalidad en que
se recibieron los bienes que se
encuentran bajo la custodia de
la entidad
601012Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Gestión de Servicios
Administrativos
No se contaba con un diagnóstico
actualizado de las sedes para
formular el Plan de Gestión
Ambiental 2017
No se habían recibido la
totalidad de los informes de las
sedes regionales para contar
con un diagnóstico que
permitiera formular el Plan de
Gestión Ambiental 2017Se tiene publicado en la página Web de
la entidad, el Plan de Gestión
Ambiental de la vigencia 2015, sin
realizar actualización vigencia 2016 y
2017
No se habían recibido la totalidad de
los informes de las sedes regionales
para contar con un diagnóstico que
permitiera formular el Plan de Gestión
Ambiental 2017
A través de mensaje electrónico del
29 de noviembre de 2017 la regional
envió las actas, informes bimestrales
y el PAA. Consultada la encargada del
tema de gestión ambiental
manifestó que la regional se
encontraba al día con estos
compromisos.
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 18 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 19
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regiona
l
Casanar
e
601024Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17 Promoción y Divulgación
La regional no cuenta con un centro de
documentación (Biblioteca) organizado
(libros dispersos)
No hay un aprovechamiento de
las publicaciones producidas por la
Defensoría del Pueblo u otras
entidades y que reposan en la
entidad
El público no puede acceder a
consultar la bibliografía con que
cuenta la entidad por falta de
organización de la misma
Indebido manejo o conservación de las
publicaciones producidas por la
Defensoría del Pueblo u otras
entidades y que reposan en la entidad
Solicitar al nivel central el
suministro de estantes para la
organización de libros y como plan
alternativo se organizaran en
biblioteca artesanal costeada por
los servidores dela regional
Acción
CorrectivaDefensor Regional Logístico
Contar con el centro
de documentación
1 Memorando,
1 campaña de
organización
05-jun-17 30-sep-17
Se envió comunicación a la
DNPyP y a GESTIÓN
DOCUMENTAL Se nos
informo que por el momento
no se cuenta con recursos
para suplir esta necesidad
Memorando
La regional envió memorando del 12 de
octubre de 2017 suscrito por la
profesional especializada 17 de dicha
área, en donde informó como avance
realizado que se han enviado mensajes
electrónicos a la DNPDDDHH y al GGD
poniendo en conocimiento el no
funcionamiento del Centro de
Documentación. También envió dos
mensajes electrónicos del 21/10/2016 en
donde un funcionario de la biblioteca
comunicó que por recorte presupuestal,
quedó frenado "Proyecto bibliotecas
regionales 2016 " y el otro del 12/10/2017
en donde señaló que todas las
comisiones programadas para 2017 fueron
Estamos realizando
cotizaciones para verificar
los costos y materiales
necesarios para la
adquisición de módulos con
aportes por la defensora
regional. Se tiene previsto
para el 30 de diciembre
contar con el centro de
documentación.
La OCI recomienda esperar a que se
sitúen los recursos financieros para
seguir con el "Proyecto bibliotecas
regionales 2016 ".
La meta consistió en solicitar al nivel
central los estantes
Se aprobó de manera errónea por la
Oficina de Planeación la acción
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601025Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17 Promoción y Divulgación
De los comités municipales, distritales
y departamentales de convivencia
escolar, no se halló trazabilidad del
ejercicio
No fue posible demostrar nuestra
participación en estos comités,
ante la inexistencia de las actas o
constancias de asistencia
respectivas
Aunque se ha participado
activamente, liderando este
comité como Presidentes del
comité, no se han dejado las
constancias de esta actividad.
Inexistencia de las actas o constancias
de asistencia respectivas, no hay
evidencia de la participación
Solicitar a la Secretaría de
Educación las actas de cada
comité de convivencia escolar del
año 2016 teniendo en cuenta que
se participa activamente en todas
las cesiones. Para el presente año
2017 se tienen todas las actas de
los comités realizados.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Constancia de
participación
1 Memorando,
actas05-jun-17 30-dic-17
Se participa y deja evidencia
de la participación en el
comité de convivencia
escolar
Actas de comité
La regional envió memorando del 12 de
octubre de 2017 suscrito por la
profesional especializada 17 de dicha
área, en donde informó como avance
realizado que en los comités en los
cuales la defensoría regional ha
participado se ha efectuado el
correspondiente registro; remitieron el
acta 001 del Comité Departamental de
Convivencia Escolar del 15 de marzo de
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601026Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17 Promoción y Divulgación
Se contrastó lo registrado en el Sistema
de Información Strategos, hallándose
registro en abril pero sin soporte, así
como también registros de asistencias
sin estar acompañados de la agenda de
capacitación para cada actividad. (Red
Departamental de Apoyo a las
Veedurías Ciudadanas)
A pesar que se realizaron varias
capacitaciones en Veedurías
ciudadanas con su
correspondiente registro de
asistencia, no existió registro de
las actividades o temáticas
tratadas en cada comité.
Inexistencia de registro de actividades
o temáticas tratadas en cada comité.
Se diligencio el formato de Guía
didáctica PD-P04-F07 donde se
organiza la temática y contenidos
que se van a trabajar de acuerdo a
la temática de capacitación.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Realizar agendas de
capacitación
1 Memorando,
agendas05-jun-17 30-dic-17
Se realiza el formato
correspondiente para
precisar temática de
capacitación
Formato PD-P04-F07
La regional envió memorando del 12 de
octubre de 2017 suscrito por la
profesional especializada 17 de dicha
área, en donde informó como avance
realizado que se ha venido elaborando
las diferentes agendas de capacitación
para cada actividad como soporte junto
con los listados de asistencias que se van
desarrollando. La regional remitió la Guía
didáctica del taller para capacitar a la
comunidad LGTBI en Ley 850 de 2003,
junto con el listado de asistencia del 26
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601027Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
La regional no verifica el estado de las
declaraciones enviadas a la UARIV
(solicitudes no incluidas)
No se conoce la relación de
personas que se hallan incluidas
en el RUV
Falta de seguimiento a las
declaraciones tomadas por la regional y
su inclusión en el RUV
Se generó el compromiso con el
equipo Psico Jurídico de victimas
para realizar verificaciones
trimestrales de las declaraciones
enviadas a la UARIV, hasta
conocer el estado o solución dada
a cada una de ellas
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
verificar estado de
las declaraciones
1 Memorando,
actas de
seguimiento
05-jun-17 30-dic-17
Se realiza verificación de un
porcentaje de declaraciones
de acuerdo a las actividades
del equipopsico-jurpidico
Base de datos
La regional envió la base de datos (28
consecutivos) correspondientes a las
víctimas de 2017
Se hizo una verificación de
las declaraciones recibidas
en el año 2017, para conocer
el estado de inclusión o no.
50 INCLUIDAS, 19 en
VALORACIÓN Y 73 NO
INCLUIDAS
Base de datos de
seguimiento realizado por el
equipo psicojurídico de la
Regional
La regional envió reporte de 122
declaraciones de enero a noviembre
de 2017 del sistema de información
pero no se observa gestión por parte
de la regional
70%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601028Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
En la verificación no se halló gestión de
la regional en el Comité para la
Prevención de la Violencia Sexual
No existe evidencia de la
participación en los Comités de
violencia sexual y
Incumplimiento del registro de
participación en los comités de
violencia sexual
Participar activamente en los
Comités de violencia sexual y
dejar constancia de ello mediante
las actas respectivas
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Participar y dejar
constancia en este
comité
1 Memorando,
Actas05-jun-17 30-dic-17
Se participa y deja evidencia
de la participación en el
comité de violencia sexual Actas de comité
La regional envió las convocatorias, actas
y listados de asistencia del I y II Comité
Interinstitucional consultivo para la
Prevención de la Violencia Sexual y
Atención Integral de los Niños, Niñas,
Adolescentes y de Género Víctimas de
abuso sexual en el Dpto. de Casanare
efectuados el 25 de abril y 8 de agosto
de 2017
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601029Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Sin priorización la atención al usuario,
sino relevancia por inclusión de la
información en Visión Web-ATQ
conllevando a registro de información
que no corresponde en el Sistema y
finalizando la gestión con el
direccionamiento del usuario hacia otra
dependencia.
No se alimenta el sistema de
manera completa; el resultado de
la atención al usuario se retarda o
interrumpe por direccionamiento
a otra dependencia sin realizarse
el trámite previo oportuno
No se alimenta el sistema de manera
completa; el resultado de la atención
al usuario se retarda o interrumpe por
direccionamiento a otra dependencia
sin realizarse el trámite previo
oportuno
Seguimiento de casos en el
sistema VW. Reunión con los
servidores de ATQ y D.P con el fin
de precisar criterios de
priorización y trámite a seguir
para brindar una gestión oportuna
al usuario
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Seguimiento
atención usuario.
Realizar registros
completos y
actualizados
1 Memorando,
actas de
seguimiento
05-jun-17 30-dic-17 Comunicación enviada DATQ Memorando y respuesta ATQ
Mediante memorando 3020-0164 del 6 de
junio de 2017 la DNATQ conceptuó que
el registro en el SVWATQ fue oportuno y
correcto, el trámite que se debió
adelantar fue la acción de tutela para la
queja por vulneración al derecho a la
salud, en consecuencia se debe realizar
una capacitación y reinducción a los
servidores de la regional frente al
procedimiento ATP-01. La OCI
recomienda determinar la fecha en la
que se hará dicha capacitación.
Se hizo verificación en el
sistema VWATQ sobre la
actualización de los
expedientes y se generó un
acta de seguimiento con los
servidores de esta
dirección.
Acta de seguimiento y
correo electrónico
De conformidad con el mensaje
electrónico del 04/12/2017 y
05/12/2017 la regional manifestó que
hay 82 solicitudes sin gestión y a
30/11/2017 un aproximado de 140
incluidas.
63%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601030Auditoria
Interna de
Gestión
07-03-207
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Falta de gestión a las actuaciones
registradas en el Sistema de
Información Visión Web-ATQ, cuando el
contenido de algunas de ellas hace
suponer que ya tuvo que haberse
resuelto y actuaciones sin gestión,
advirtiéndose que no se tiene
conocimiento si la entidad competente
ya dio trámite o no a la queja
interpuesta por el usuario, pues no se
ha indagado al respecto
El sistema no se ha alimentado de
manera oportuna o no se ha hecho
el trámite necesario y oportuno
por parte de los servidores
El sistema no se ha alimentado de
manera oportuna o no se ha hecho el
trámite necesario y oportuno por
parte de los servidores
Realizar seguimiento permanente
a las actuaciones adelantadas por
cada uno de los servidores de ATQ
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Registro oportuno de
actividades y
seguimiento de
trámite
1 Memorando,
acta de
reunión
05-jun-17 30-dic-17
Reunión de concertación
actividades ATQ Y D.P
Memorando y acta de
seguimiento
Se anexó mensaje electrónico del
27/10/2017 de la defensoria regional a los
servidores de atención y trámite
reiterándoles la solicitud del 13/06/2017
en lo concerniente a ajustar los sistemas
de información realizando el registro
diario de las acciones realizadas y
mantenerlo actualizado. La OCI
recomienda se elaboren los planes de
mejoramiento a cada uno de los
funcionarios y en la concertación de
objetivos se incluya este aspecto, de
conformidad con las funciones
establecidas tanto en el manual de
funciones como en la Resolución 554 de
2017 en donde se determina que el
profesional especializado G-17 y
profesionales universitarios grados 15 y
14 deben "Registrar y mantener
actualizados los sistemas de información
misionales con el fin de tener una lectura
sobre las problemáticas de DDHH"; de
igual manera el PE G-19 direcciones
nacionales debe llevar el control sobre
los resultados de la gestión. La regional
Se hizo verificación en el
sistema VWATQ sobre la
actualización de los
expedientes y se generó un
acta de seguimiento con los
servidores de esta
dirección.
Acta de seguimiento y
correo electrónico
En mensaje electrónico del
04/12/2017 y 05/12/2017 se
mencionó que hay 82 solicitudes sin
gestión y a 30/11/2017 un
aproximado de 140 incluidas.
63%En
Ejecución
Regiona
l
Casanar
e
601030Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
Existencia de factores de riesgos
asociados al ingreso de información al
Sistema VW-RAJ (ausencia de un
política mediante la cual toda la
información registrada en el sistema se
le deba asignar un responsable de su
seguimiento y gestión; carencia de
políticas para realizar verificación,
cruce de información contra
documento físico que garanticen el
registro de la información; falta de
definición de políticas claras que
orienten el proceso -nivel central y
regional cierre de procesos; falta de
política de depuración y sostenibilidad
Se requiere realizar ajustes a los
sistemas de información que
garantice el registro de la
información y depuración de los
mismos, asignándose un
responsable a cada proceso
Ausencia de políticas por parte de la
Dirección de RAJ
Solicitar al nivel central el ajuste
de los sistemas de información a
efecto de que se pueda consignar
la información necesaria y asignar
un responsable de cada proceso.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando de
solicitud a la DNRAJ 1 Memorando 25-jul-17 30-dic-17
Solicitud enviado a la
DIRECCIÓN NACIONAL RAJ.
No hemos obtenido
respuesta Memorando
La regional envió mensaje electrónico
del 11 de octubre de 2017 al DNRAJ
poniendo en conocimiento los hallazgos
de la auditoría, con el fin que se tomen
las acciones de mejora pertinentes.
La dirección nacional de
RAJ, visitó a la regional para
hacer inspección del
proceso y tomar acciones
correctivas. Estamos
pendientes que se
materialicen los
lineamientos como resultado
de esta visita.
Lista de Asistencia
Se envió listados de asistencia a la
capacitación de la profesional
universitaria RAJ realizada los días 23
y 24 de noviembre de 2017; estas
reuniones fueron convocadas por la
dirección RAJ y realizadas por
profesionales adscritos a la misma.
Enviaron el memorando
la Oficina de Planeación aprobó de
manera errónea la acción y la meta
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601032Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
El procedimiento Código: SR – P06,
Versión: 03, Vigente desde el
07/03/2016 presenta deficiencia en las
actividades de control y monitoreo
Falta de seguimiento control y
monitoreo
Enviar memorando a la Dirección
Nacional de RAJ, con el fin de
informar sobre el hallazgo y
proponer o coadyuvar en la
construcción o actualización del
procedimiento de acuerdo a las
necesidades.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando de
solicitud a la DNRAJ 1 Memorando 25-jul-17 30-dic-17
Solicitud enviado a la
DIRECCIÓN NACIONAL RAJ
No hemos obtenido
respuesta Memorando
La regional envió mensaje electrónico
del 11 de octubre de 2017 al DNRAJ
poniendo en conocimiento los hallazgos
de la auditoría, con el fin que se tomen
las acciones de mejora pertinentes.
La dirección nacional de
RAJ, visitó a la regional para
hacer inspección del
proceso y tomar acciones
correctivas. Estamos
pendientes que se
materialicen los
lineamientos como resultado
de esta visita.
Lista de Asistencia
Se envió listados de asistencia a la
capacitación de la profesional
universitaria RAJ realizada los días 23
y 24 de noviembre de 2017; estas
reuniones fueron convocadas por la
dirección RAJ y realizadas por
profesionales adscritos a la misma.
Enviaron el memorando
la Oficina de Planeación aprobó de
manera errónea la acción y la meta
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601033Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
La Resolución 638 del 6 de junio de
2008 no es compatible con el Sistema
de Gestión de Calidad y el
Direccionamiento Estratégico de la
Entidad. Existiendo desarticulación con
la política y los objetivos de calidad,
siendo estos últimos concomitantes
con los objetivos del plan estratégico,
los cuales se vienen a materializar con
el respectivo plan de acción de la
Falta de articulación Planeación y
dirección Nacional RAJ
Enviar memorando a la Dirección
Nacional de RAJ, con el fin de
informar sobre el hallazgo y
proponer nuestra participación en
la construcción del PAA -DNRAJ de
acuerdo a los objetivos y políticas
de calidad.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando de
solicitud a la DNRAJ 1 Memorando 25-jul-17 30-dic-17
Solicitud enviado a la
DIRECCIÓN NACIONAL RAJ
No hemos obtenido
respuesta Memorando
La regional envió mensaje electrónico
del 11 de octubre de 2017 al DNRAJ
poniendo en conocimiento los hallazgos
de la auditoría, con el fin que se tomen
las acciones de mejora pertinentes.
La dirección nacional de
RAJ, visitó a la regional para
hacer inspección del
proceso y tomar acciones
correctivas. Estamos
pendientes que se
materialicen los
lineamientos como resultado
de esta visita.
Lista de Asistencia
Se envió listados de asistencia a la
capacitación de la profesional
universitaria RAJ realizada los días 23
y 24 de noviembre de 2017; estas
reuniones fueron convocadas por la
dirección RAJ y realizadas por
profesionales adscritos a la misma.
Enviaron el memorando
la Oficina de Planeación aprobó de
manera errónea la acción y la meta
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Regiona
l
Casanar
e
601034Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17 Gestión de TICS
Inexistencia de una política de
seguridad establecida ni notificada a
todos los servidores, ni con
procedimientos formales para las
actividades de acceso a los sistemas de
información (autorización, asignación,
cambio y retiro de privilegios y cuentas
de usuarios, entre otros). Defensores
Públicos sin contratos de prestación de
servicios vigente, aún activos con
usuario y clave en el Sistema de
Información Visión Web
Inexistencia de procedimientos
específicos para cada evento por inicio
en la implementación del sistema
Oficiar al grupo de sistemas para
que se permita la asignación de
claves y privilegios a algunos
usuarios del sistema VW que
permita la realización de algunas
actividades que faciliten el acceso
a los niveles de información de
acuerdo a las necesidades.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar Memorando a
Planeación y
Departamento de
Sistemas
1 Memorando 25-jul-17 30-dic-17
Se envió comunicación a
nivel central para que se
tomen los correctivos Si
bien se aceptó este hallazgo
consideramos que las
acciones correctivas
dependen únicamente del
nivel central y hasta ahora
no hemos tenido respuesta
alguna a nuestra
comunicación
Memorando
La regional remitió mensajes
electrónicos del 18/02/2016 y del
10/08/2017 solicitando al Grupo de
Sistemas la eliminación de cuentas de
usuarios.
La ingeniera de Regional
desactivó del sistema visión
web a los defensores que no
tiene contrario vigente con
la entidad, pero el proceso
de eliminación si debe darse
desde el nivel central,
acción que no se puede
realizar desde la regional.
Sistema visión web
La ingeniera de sistemas de la
regional remitió mensaje electrónico
del 04/12/2017 en donde solicita al
Grupo de Sistemas desactivación de
las cuentas de correo de dos
usuarios que no se encuentran
vinculados con la Defensoría del
Pueblo, así como envió los
pantallazos de los usuarios
desactivados y desvinculados Vision
Web Defensoría Pública. La OCI
recomienda que tal y como lo
manifiesta la ingeniera de sistemas
asignada a la regional, sea el proceso
de gestión de las TICS que tome las
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
La DN-DP ha realizado seguimiento a los
informes allegados por la regional,
tramitándose de manera tardía a la
regional (seis meses después).
Los informes se han venido
entregando en los términos
establecidos por el SNDP,
desde el mes de agosto
tanto informes mensuales
como bimensuales.
correo electrónico
Recibidos los informes por la regional,
éstos no se han tenido en cuenta para
poner en marcha acciones de mejora a
lo señalado por la DN-DP
Los informes se han venido
entregando en los términos
establecidos por el SNDP,
desde el mes de agosto
tanto informes mensuales
como bimensuales.
correo electrónico
Regiona
l
Casanar
e
601036Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Subproceso de
Defensoría Pública
Información desactivada de usuarios en
el Sistema de Información VW-DP sin
surtir el trámite respectivo por parte
del Defensor Público y Profesional
Administrativo y de Gestión.
Existe un gran número de
procesos desactivados en el
sistema VISION WEB DP, a los
cuales debe hacerse seguimiento
para verificar el estado actual y
gestión de los D.P.
Falta de seguimiento a los procesos del
sistema VISION WEB DP
Realizar verificación de cada uno
de los procesos relacionados en el
sistema, verificando a que
Defensor Público fue asignado y la
actuación adelantada en cada uno
de ellos. Una vez identificado el
D.P. asignado solicitar a nivel
central la activación y asignación
al defensor respectivo.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualizar sistema
VW
Memorando,
constancias de
seguimiento
02-may-17 30-sep-17
Se realizó la depuración de
más de 80 procesos que
correspondían a ley 600,
interrogatorios, programa
penal militar, RPA, que no
debían estar incluidos en
VW BASE DE DATOS
Dentro de las evidencias remitidas se
observó que se relacionaron 66 procesos.
Mediante mensaje electrónico del
15/11/2017 la regional comunicó que los
procesos totales que faltan por depurar
son 220, los 66 corresponden a los
terminados por sentencia, reclusión y
revocatoria de poder, los demás se
encuentran en proceso de verificación.
Las constancias de seguimiento no se
pueden realizar porque esa información
no hay gestión en visión web.
Que a través de gestión
directa y ante la
imposibilidad de verificación
del estado en el sistema VW,
se acordó con la funcionaria
DIANA VEGA de la Fiscalía
General de la Nación, la
verificación en el sistema
SPOA de dicha entidad a
efecto de conocer el estado
procesal, se solicita la
información al 15 de
diciembre, no obstante se
conoce de la disponibilidad
de funcionarios de la fiscalía
para obtener esta
información. No se hizo
antes por la cantidad de
procesos que requería de
Correo electrónico y archivo
excel de 249 procesos .
La regional remitió mensaje
electrónico el 28/11/2017 a la Fiscalía
General de la Nación en donde se
adjuntó relación de procesos para
que se informe el estado de los
mismos, solicitando respuesta antes
del 15/12/2017. De igual manera
enviaron respuesta de la Fiscalía, de
conformidad con la acción faltaría
"Una vez identificado el D.P.
asignado solicitar a nivel central la
activación y asignación al defensor
respectivo ".
70%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
601037Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Subproceso de
Defensoría Pública
No se realizaron las visitas a los
Circuitos Judiciales de la Región. Las
visitas judiciales realizadas por los PAG,
no registran el Acta de seguimiento al
desempeño de los Defensores Públicos
Imposibilidad de desplazamiento
de los PAG a otros circuitos
judiciales por falta de apropiación
presupuestal de seguimiento de la
actividad de los Defensores
Públicos
Falta de apropiación presupuestal por
parte del nivel central para
desplazamiento de PAG a otros
municipios
Establecer cronograma de visitas a
los municipios, en donde se
registran las respectivas actas y se
dejan las constancias o hallazgos.
Los controles se deben realizar a
lo largo del año y de manera
mensual.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Financiero Designar presupuesto
Cronograma de
visitas con
controles
mensuales
01-ago-17 30-dic-17
Se realizan las visitas
periódicas a los circuitos
haciendo seguimiento a la
actividad de defensores
públicos Actas de Seguimiento
La regional envió las certificaciones de
visitas a los juzgados de los municipios
de: Orocue, Trinidad y San Luis de
Palenque de los profesionales
administrativo y de gestión: Marisela
Palomino y Víctor Alarcón, las cuales se
realizaron entre el 24 al 27 de octubre de
2017. Mediante mensaje electrónico del
15/11/2017 remitió los certificaciones de
los municipios Monterrey (13 y 14 de
junio) Sabanalarga (14 de junio),
Tauramena y Villanueva (15 de junio),
Orocue (24 y 25 de julio) Trinidad (26 de
julio) Paz de Ariporo (17 de agosto),
Támara y Nunchia (15 de agosto ) en
donde consta la visita de los
profesionales administrativos y de
A través de mensaje electrónico del
04/12/2017 la regional comunicó que
las visitas mensuales se programan
con la Dirección Nacional de
Defensoría Pública, las cuales se
reportan a través de informes
bimestrales que deben rendir los
profesionales administrativo y de
gestión, que para el caso de este
último bimestre noviembre-
diciembre se presenta los 15
primeros días del mes de enero de
2018.
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Casanar
e
601038Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Subproceso de
Defensoría Pública
La DNDP no ha asegurado la
disponibilidad de recursos para atender
las solicitudes de comisión hechas por
los PAG.
Imposibilidad de hacer control de
gestión de los defensores públicos
Imposibilidad de hacer control de
gestión de los defensores públicos
Realizar la asignación presupuestal
para las salidas de los servidores
PAG a los municipios por parte de
la Dirección Nacional de
Defensoría Pública
Acción
CorrectivaDefensor Regional Financiero Designar presupuesto
1 Cronograma
de visitas 06-jun-17 30-sep-17
Se asignaron recursos por
parte de la DNDP
La regional remitió las solicitudes de
comisión de servicio a los municipios de:
Paz de Ariporo (abril y agosto). Orocue
(julio), Villanueva, Monterrey,
Sabanalarga y Tauramena (septiembre)
de los dos (2) profesionales
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Regiona
l
Casanar
e
601039Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Direccionamiento
Estratégico
La regional no realiza gestión en la
verificación de la Ley de Cuotas
Debemos hacer seguimiento al
cumplimiento de esta disposición
legal
Incumplimiento de esta disposición
legal
Oficiar a los entes territoriales
sobre el cumplimiento de la ley
581 de 2000, con el fin de
recolectar y consolidar a nivel
departamental la información
respectiva.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Enviar
comunicaciones
1
Comunicacione
s
05-jun-17 30-dic-17 Se envió comunicación a
todas las alcaldías y
gobernación y demás
entidades para solicitar
cumplimiento de esta ley Comunicaciones
La regional envió mensajes electrónicos
del 9 de octubre de 2017 a los Alcaldes
Municipales y el 30 de octubre de 2017 a
la personería de Sabanalarga solicitando
certificación en cumplimiento de la Ley
581 de 2000, remitieron la certificación
las Alcaldías y/o Personerías de:
Sabanalarga (sin firma) Hato Corozal, San
Luis de Palenque, Támara, Aguazul,
Trinidad, Paz de Ariporo, Tauramena,
Se continúan recibiendo la
información solicitada a las
Alcaldías del departamento
de Casanare.
Oficio recibido de Alcaldías
de Pore y Villanueva
La defensoría regional comunicó
mediante mensaje electrónico del 5
de diciembre de 2017 que faltan los
municipios de La Salina, Chámeza,
Maní, Monterrey, Nunchia, Yopal y
Sácama. En conclusión reportaron
12 de los 19 municipios de Casanare.
Considerándose que la regional se
encuentra realizando la tarea.
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Guaviar
e
601801Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión del Talento
Humano
La oficina de Control Interno
evidenció, que las condiciones
laborales y de seguridad para el
funcionario Julio Carlos Velásquez
Gómez y los usuarios con discapacidad
no son las adecuadas pues no se cuenta
con una silla, escritorio, descansa pies,
computador y demás que se relacionan
con la ausencia de facilidades y
condiciones adecuadas en el entorno
social.
En este sentido, es necesario realizar
las adecuaciones necesarias para
prevenir riesgos de accidentalidad.
Además de las adecuaciones físicas de
las instalaciones, con respecto a las
condiciones laborales del funcionario
mencionado, se recomienda tener en
cuenta las consideraciones médicas
como requisito previo al ingreso, lo cual
permitirá la participación plena en
igualdad de oportunidades al Servidor
N/APorque el funcionario se vinculó
recientemente.
Esta regional no cuenta con
presupuesto para realizar las
adecuaciones, además se trata
de un inmueble arrendado lo
que podría dificultar la inversión
en cambios estructurales.
N/A N/A N/A
Esta regional no cuenta con
presupuesto para realizar las
adecuaciones, además se trata de un
inmueble arrendado lo que podría
dificultar la inversión en cambios
estructurales.
Solicitar a la ARL una valoración
para conceptuar sobre las
adecuaciones necesarias para el
funcionario. Solicitar a la
secretaria general la adquisición
de un edificio propio con las
adecuaciones correspondientes
para el funcionario.
Acción
CorrectivaDr. Trían Zúñiga Humano
Adecuar el puesto de
trabajo y la sede de
la Defensoría para las
personas con
discapacidad.
1 Oficio a
secretaría
general y acta
de reunión con
ARL
29-may-17 30-sep-17
Remitieron correo
electrónico el 11 de octubre
de 2017; donde anexaron
acta de reunión del COPASS,
así como el reporte realizado
a la Subdirección de Talento
Humano y Administrativa;
para subsanar las
condiciones de la regional
La Regional cumplió con realizar el
reporte correspondiente a las áreas
competentes; sin embargo a la fecha no
se han mejorado las condiciones de la
regional.
100%Cerrado
Ineficaz11-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601802Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión del Talento
Humano
No se realizaron jornadas de
capacitación y reinducción en la
vigencia 2016, (Decreto Ley 1567 de
1998 - por el cual se crea el Sistema
Nacional de Capacitación y el Sistema
de Estímulos para los Empleados del
Estado).Incumpliendo el Literal b
Numeral 6.2.2 NTCGP 1000:2009
N/A
Porque la funcionaria recibió la
capacitación desde el nivel central
por medios virtuales.
N/A N/A N/A N/A
Porque la funcionaria recibió la
capacitación desde el nivel central por
medios virtuales.
Realizar la jornada con los
funcionarios nuevos
Acción
Correctiva
Dra. Luz Marina
LondoñoHumano
Dar cumplimiento al
Decreto Ley 1567 de
1998
1 Acta de
capacitación01-jul-17 30-sep-17
Se recibió correo
electrónico el 12 de
octubre; anexando acta
donde dos profesionales de
comprometen a capacitar a
los servidores nuevos.
Este hallazgo no aplicaba porque las
servidores recibieron la capacitación por
medio virtual, de acuerdo a lo
establecido en el Plan Anual de
Capacitaciones para el 2016 y 2017.100%
Cerrado
Eficaz12-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601803Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión del Talento
Humano
Fallas en el registro de la información (
TH-P08; Versión 05) que debe
registrarse de todos los servidores
públicos que conforman la Defensoría
Regional Guaviare en el Sistema de
Información y Gestión del Empleo
Público –SIGEP. A pesar de que la Ley
de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Información Pública
Nacional obliga a divulgar la
información de las personas que se
encuentran vinculadas bien sea por
contrato de prestación de servicios, en
carrera o en provisionalidad, esto no se
N/A
Hay fallas en el SIGEP, pues en el
informe se da cuenta de faltas de
información, pero al revisar el
SIGEP de cada funcionario no
existen tales falencias.
Hay descuido de los
funcionarios al diligenciar el
SIGEP
N/A N/A N/AHay descuido de los funcionarios al
diligenciar el SIGEP
Realizar una jornada de
actualización de información de
SIGEP, posteriormente solicitar el
reporte de cumplimiento a la SUB
Gestión del Talento Humano
Acción
Correctiva
Trían Zúñiga y
Laura GarridoHumano
Actualización de
hojas de vida en el
Sistema SIGEP
1 Memorandos
enviados a los
funcionarios
05-jun-17 30-sep-17
Remitieron copia de un
correo electrónico con el
cual conminan a todos los
servidores dela regional a
actualizarse en el SIGEP
Acción registrada en el Plan de
Mejoramiento con un avance del 50%; si
bien es cierto se dieron indicaciones a
los servidores de actualizar SIGEP; se da
por cumplida cuando Talento Humano
(Jose Gerardo Gonzalez -
joseggonzalez@Defensoría.gov.co) les
remita una certificación donde todos los
servidores de la regional está día.
50%En
Ejecución
30-nov-17
Los profesionales administrativos y
de gestión remitieron a la Dirección
Nacional de Defensoría Pública
mediante mensaje electrónico del
21/11/2017 el informe bimestral de
septiembre-octubre de 2017 y el
01/12/2017 los informes mensuales
de supervisión de los defensores
públicos del mes de noviembre.
100%Cerrado
EficazDefensor Regional Humano
Tener en cuenta
observaciones de los
informes
1 Memorando 05-jun-17 30-sep-17
Se envían informes y
respuesta a los mismos en
términos que corresponde,
permitiendo la verificación
de correctivos o mejora en
el servicio de defensoría
pública Consideramos
necesario que se tenga
como fecha de recibido de
los informes la del envío por
correo electrónico, pues se
está tomando la del correo
Informes bimensuales
La regional envió los informes mensuales
de supervisión de los defensores
públicos correspondientes a los meses de
abril, junio, julio, agosto, septiembre y
octubre a la DNDP, a través de mensajes
electrónicos del 04/05/2017, 18/07/2017,
10/08/2017, 07/09/2017, 02/10/2017,
07/11/2017 y el de mayo con memorando
del 8 de junio de 2017. A través de
mensaje electrónico del 15/11/2017
remitió la regional los informes
bimestrales de mayo-junio 2017 el
Inoportunidad en el seguimiento
En viar memorando a la Dirección
Nacional de Defensoría Pública a
efecto de coordinar con los PAG y
el profesional a nivel central los
tiempos de envío y respuesta a los
informes de gestión con el fin de
conocer y poner en marcha las
acciones de mejora.
Acción
Correctiva
Regiona
l
Casanar
e
601035Auditoria
Interna de
Gestión
07-mar-17Subproceso de
Defensoría Pública
Falta determinar tiempos de envío
y revisión de informes en la DNDP
que permitan tomar decisiones o
hacer seguimiento al sistema de
DP en la región.
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 19 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 20
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regiona
l
Guaviar
e
601804Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17 Gestión del Servicio
La Defensoría Regional no está
aplicando todos los lineamientos para la
atención de sus Peticiones, Quejas,
Reclamos, Sugerencias, Denuncias y
Felicitaciones (PQRSDF) , como lo son
promover y orientar a los usuarios para
la correcta utilización del buzón,
extraer y registrar semanalmente las
PQRSDF del buzón y realizar el informe
estadístico de las PQRSDF. Criterios
que fueron definidos en el
procedimiento (EG-P01) Versión 3,
vigente desde el 09 de junio de 2016.
Poner el
buzón de
quejas en
un lugar
que
garantice
el
anonimato
de los
usuarios y
realizar
jornadas
para
promocion
Las personas son renuentes al uso
del Buzón porque no saben
escribir o porque no quieren dar
los datos personales que exige el
formato o porque no saben para
qué sirve. No se envía informe
estadístico semanal porque no se
reciben PQRSDF.
No se hacen campañas
permanentes de fomento del
uso del buzón y no se envía
semanalmente el reporte
estadístico.
N/A N/A N/A
No se hacen campañas permanentes
de fomento del uso del buzón y no se
envía semanalmente el reporte
estadístico.
Jornadas de fomento del uso del
buzón de PQRSDF y se enviará
semanalmente el reporte con el
informe estadístico.
Acción
CorrectivaTrían Zúñiga Humano
Aplicar todos los
lineamientos para la
atención de sus
Peticiones, Quejas,
Reclamos,
Sugerencias,
Denuncias y
Felicitaciones
(PQRSDF)
videos de
actividades de
fomento del
uso del buzón
(PQRSDF)
01-jun-17 30-dic-17 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
601805Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
la Regional, no cuenta con los mejores
espacios físicos para la prestación del
servicio ciudadano, como ejemplo, los
baños al interior de la regional son
utilizados para guardar cajas que
contienen documentos, computadores
y televisores. Incumpliendo el literal a
del numeral 6.3 de NTCGP 1000:2009.
N/A
Los baños a los que hace
referencia el hallazgo
corresponden a los dispuestos
para el servicio de los funcionarios
y no para servicio al público.
Los auditores no revisaron los
baños de uso al público, los
cuales se encuentran
habilitados para el uso de los
usuarios.
N/A N/A N/A
Los auditores no revisaron los baños
de uso al público, los cuales se
encuentran habilitados para el uso de
los usuarios.
Enviar a control interno la
evidencia de los baños habilitados
para la prestación del servicio al
ciudadano.
CorrecciónInge. Carlos
TarazonaHumano
Una comunicación a
control interno con la
evidencia de los
baños habilitados
para la prestación del
servicio al ciudadano.
(Comunicación
enviada/1)*10001-jun-17 30-sep-17
Correo electrónico del 11 de
octubre de 2017; con el
registro fotográfico
Se evidencia en el registro fotográfico
que están habilitados los baños.
100%Cerrado
Eficaz11-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601806Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
En el proceso de inspección de las
instalaciones se evidenciaron la mala
instalación del cableado eléctrico,
canaletas y tejas partidas en algunas
oficinas y zonas de atención al usuario,
entre otras. Situación que de no
prestársele la atención
correspondiente podría conllevar a
mayores daños y más gastos
administrativos para la Defensoría del
Pueblo. Incumpliendo el literal a del
N/A
Debido a que la sede esta en
arriendo no le corresponde
directamente a la Defensoría
desarrollar todas las actividades de
mantenimiento preventivo y
correctivo
No se ha comunicado al
propietario de la sede las
necesidades de mantenimiento
preventivo y a la subdirección
administrativa las necesidades
de mantenimiento al cableado
N/A N/A N/A
No se ha comunicado al propietario de
la sede las necesidades de
mantenimiento preventivo y a la
subdirección administrativa las
necesidades de mantenimiento al
cableado
Oficiar al propietario de la Casa
para que realice un
mantenimiento preventivo y
oficiar a la subdirección
administrativa para hacer
mantenimiento al cableado
Acción
Correctiva
Ing. Tarazona
Trían Jesús ZúñigaHumano
Dos (2)
comunicaciones
enviadas
(Número de
comunicacione
s
enviadas/2)*10
0
05-jun-17 30-sep-17
Correo electrónico del 11 de
octubre de 2017
si bien le remitieron oficio al arrendador
solicitando las mejoras; no remitieron
respuesta de este o reporte que ya se
realizaron. En caso de no haberse
realizado oficina por segunda vez,
citando el numero del contrato y la
clausula contractual que lo obliga a
realizar las respectivas mejoras.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601807Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Para el desarrollo de las actividades
propias de la entidad se hace necesario
que las instalaciones físicas sean
adecuadas para brindar acceso a los
usuarios y brindar condiciones para el
talento humano. Sin embargo, las
instalaciones de la Regional Guaviare no
cuentan con rampa y pasamanos para
discapacitados lo cual impide la
prestación del servicio a todos los
ciudadanos en igualdad de condiciones.
Ver Programa Nacional de Atención al
Ciudadano.
N/A
La sede no es propia y la
subdirección administrativa no
invierte recursos en adecuaciones
en casas que no sean de
propiedad de la Defensoría.
N/A N/A N/A N/A
La sede no es propia y la subdirección
administrativa no invierte recursos en
adecuaciones en casas que no sean de
propiedad de la Defensoría.
Oficiar a la secretaría genera una
sede propia para poder adecuarla
a las necesidades de ciudadanos
en condición de discapacidad.
Acción
CorrectivaTrían Zúñiga Humano
Brindar espacios
físicos adecuados
para la prestación del
servicio ciudadano
en condiciones de
igualdad
1
comunicación
enviada
05-jun-17 30-sep-17 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
8.1.Solicitar la asignación de un
funcionario para gestión
documental
Acción
CorrectivaLaura Garrido Humano
Contar con el
funcionario de
gestión documental
para la Regional
1 Funcionario
asignado para
gestión
documental
01-jun-17 30-dic-17 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
8,2, Solicitar capacitación para
que los funcionarios de la regional
desarrollen esta actividad.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Funcionarios de la
Regional capacitados
1
Comunicación
solicitando la
capacitación
01-ago-17 30-sep-17
Correo electrónico del 11 de
octubre de 2017 anexando
comunicación del 16 de
marzo que fue remitida al
arrendador.
remiten evidencia del avance en la
acción N.2 “ Solicitud Capacitación”;
quedando registrado un avance del 30%,
dado que la comunicación es del primer
semestre del año a la subdirección
Administrativa y desde hace meses el
grupo de gestión documental depende
directamente de la Secretaria General;
de ya haber recibido capacitación deben
enviar el registro fotográfico de la misma
y el listado de asistencia y de no haberse
realizado una nueva solicitud al
Correo electrónico del 24 de
nov-2017 con anexos
Remitieron evidencia de que los
funcionarios encargados de Gestión
Documental recibieron capacitación
en gestión documental.
100%Cerrado
Eficaz24-nov-17
Regiona
l
Guaviar
e
8,3, Realizar la revisión en el
marco del Subcomité Interno de
Archivo de la Regional, el
instructivos, los procedimientos y
formularios asociados al proceso
de Gestión Documental, con el fin
de realizar su aplicación, verificar
su cumplimiento y hacer las
correcciones necesarios.
Acción
Correctiva
Integrantes del
Subcomité Interno
de Archivo
Humano
Implementación del
Proceso de Gestión
Documental y sus
documentos
asociados
Acta del
Subcomité
Interno de
Archivo
01-ago-17 29-sep-17 Correo del 11 de octubre de 2017
Está compuesto por cuatro (4) acciones y
solo remiten evidencia del avance en la
acción N.2 “ Solicitud Capacitación”;
quedando registrado un avance del 30%,
dado que la comunicación es del primer
semestre del año a la subdirección
Administrativa y desde hace meses el
grupo de gestión documental depende
directamente de la Secretaria General;
de ya haber recibido capacitación deben
enviar el registro fotográfico de la misma
y el listado de asistencia y de no haberse
realizado una nueva solicitud al
Secretario General.
30%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
8.4.Realizar el levantamiento del
inventario documental del archivo
central (desde la creación de
regional hasta la vigencia 2015).
Para el traslado al Nivel Central
con el fin de liberar espacio para
el almacenamiento de los archivos
de gestión.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
y Funcionarios de
la Regional
Humano
Contar con el
inventario
documental del
archivo central para
el traslado al Nivel
Central
1 Inventario
documental01-ago-17 30-oct-17 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
8.5.Organizar permanentemente
los archivos de gestión de la
vigencia 2016 y 2017, aplicando las
directrices establecidas en el
Instructivo GD-01 del Proceso de
Gestión Documental - (ver manual
de funciones Resolución 065/2014,
Artículo 13: Funciones y criterios
de desempeño general de todos
los servidores públicos de la
Defensoría del Pueblo, numeral 13 -
Apoyar la Gestión Documental de
su dependencia, de conformidad
con las disposiciones legales y
reglamentarias)
Acción
Correctiva
Defensor Regional
y Funcionarios de
la Regional
Humano Archivos organizados
Archivos de
2016 y 2017
organizados
01-ago-17 30-dic-17 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
9.1. A) Se diligenciará el formato
que envió la oficina de inventarios
y lo que ya está dado de baja se
sacará de la oficina según las
indicaciones que dé el defensor
regional. B) Realizar el registro de
inventarios de acuerdo a los
lineamientos de la Subdirección
administrativa, para dar de bajas a
los elementos inservibles de la
Regional.
Acción
Correctiva
Ing. Carlos
Tarazona y
Elizania Navarro y
Dr. Trían Zúñiga
Humano
Comunicación
interna enviada con
documentación
adjunta de acuerdo a
los requisitos
estipulados en el
manual de bienes.
Comunicación
interna
enviada con
documentació
n adjunta/1 *
100
07-jun-17 30-sep-17 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
9.2.Proceder a la entrega de los
bienes dados de baja de acuerdo a
lo establecido en la resolución de
baja.
Corrección
Ing. Carlos
Tarazona y
Elizania Navarro y
Dr. Trían Zúñiga
Humano
Dar cumplimiento a lo
establecido en la
resolución de baja.
Número de
bienes
entregados/Nú
mero de
bienes dados
de baja en la
07-jun-17 30-dic-17 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
601810Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17 Gestión de TICS
Se evidencio que la regional de
Guaviare cuenta con un RACK DE
COMUNICACIONES y una UPS los cuales
requieren mantenimiento (TI-P04;
Versión 2) . Se debe hace una revisión
a los equipos que soportan el
equipamiento electrónico, informático
y de comunicaciones. Igualmente se
requiere la revisión de las baterías que
proporcionan una energía de respaldo
con el fin de mitigar el riesgo de un
funcionamiento anormal, pues ello
podría generar un probable daño
permanente e interrupciones en la
atención de los usuarios, en conclusión
no se evidencia correo electrónico que
registre las solicitudes de
Revisión
de las UPS
Porque las UPS y el RACK estaban
sin funcionamiento.
Con respecto a las Ups siguen
sin funcionar porque para que
funcione se requiere una
inversión económica y la
Defensoría Regional Guaviare no
cuenta con dinero de caja
menor. Con respecto al Rack
sigue sin funcionar porque el
ingeniero de sistemas no
consideró necesario utilizarlo
para proteger los equipos toda
vez que se encontraban dentro
de un armario que los protegía.
La Defensoría regional
Guaviare no cuenta
con el recurso
económico para
arreglar las UPS
porque no le han
enviado dinero de la
subdirección
administrativa, a
pesar de que se ha
solicitado dos veces y
se han enviado
cotizaciones.
N/A n/A
Las UPS estaban dañadas desde hace
tres años aproximadamente y no se
han revisado porque no ha habido
respuesta de la subdirección
administrativa frente a la solicitud de
caja menor. El Rack de comunicaciones
no se ha revisado porque el ingeniero
de sistemas consideraba que estaban
bien protegidos los circuitos sin
necesidad del RACK.
Enviar cotizaciones a la
subdirección administrativa de los
costos que tiene realizar
mantenimiento del Rack y las UPS
y solicitar mantenimiento a la
Subdirección administrativas para
el RACK y para las UPS.
Acción
Correctiva
Ing. Carlos
Tarazona Financiero
Mitigar el riesgo de
un funcionamiento
anormal de los
equipos de computo,
y con ello mitigar el
riesgo de un probable
daño permanente
que genere
interrupciones en la
atención de los
usuarios.
Número de
solicitudes de
mantenimiento
enviadas. (Una
mensual)
19-may-17 30-dic-17
Se recibió correo
electrónico el 01 de nov con
dos anexos.
La Regional cumplió enviando las
comunicaciones a la Subdirección
Administrativa; solicitando dinero por
caja menor para arreglar los equipos
Se recibió correo
electrónico el 01 de nov con
dos anexos.
La Regional cumplió enviando las
comunicaciones a la Subdirección
Administrativa; solicitando dinero
por caja menor para arreglar los
equipos
100%Cerrado
Ineficaz01-nov-17
Regiona
l
Guaviar
e
601811Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenció que la red eléctrica no
cuenta con la debida instalación de
polo a tierra, por lo que tanto equipos
como usuarios no se encuentran
protegidos frente al riesgo de
eventuales descargas eléctricas.
Afectando lo dispuesto en el literal b
del numeral 6.3 de la norma NTCGP
1000:2009.
N/A
Porque en el momento de la
auditoria no se podía observar a
simple vista la existencia del polo
a tierra
Porque los funcionarios no
sabían cómo estaba diseñada la
parte eléctrica y no se lo
pudieron mostrar al Auditor
N/A N/A N/A
Porque los funcionarios no sabían
cómo estaba diseñada la parte
eléctrica y no se lo pudieron mostrar al
Auditor
Remitir informe acerca de los
puntos del polo a tierra y enviar
las evidencias a la Oficina de
Control Interno
Acción
Correctiva
Ing. Carlos
Tarazona Humano
Demostrar que si se
contaba con polo a
tierra en la regional
Guaviare generando
protección a los
equipos y
funcionarios.
Videos que
evidencias la
existencia del
polo a tierra.
Correo
enviados a
auditoria
02-may-17 30-sep-17
Se recibió correo el 12 de
octubre de 2017 con 2
videos.
No se registra avance en la acción
porque: En los videos remitidos cuando
explican que la casa si cuenta con la
instalación de Polo a Tierra no se
identifica quien es el señor que da la
explicación, profesión y/o entidad a la
que pertenece. Si el señor es funcionario
de la empresa de energía de San Jose del
Guaviare; se requiere que emita una
certificación de que la casa si cuenta con
polo a tierra y posteriormente remitirlo
al grupo de servicios – Ing. Juan Camilo
para que lo convalide el área competente
de la Defensoria. Surge el
interrogante…la Regional Guaviare NO ha
sido visitada por la arquitecta Angela
Medellín ( Asesora del Despacho del
Defensor Nacional); para levantar las
necesidades de infraestructura??
20%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601812Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenció, que los equipos
electrónicos y de comunicaciones, se
encuentran en la oficina de
investigación defensorial sin ninguna
protección lo cual pone en riesgo su
funcionamiento ante la presencia
imprudente de personas, tanto
internas como externas (ISO
27002:2005, Seguridad física y
Ambiental). Además, las instalaciones
no cuentan con un sistema contra
incendios, el cual es necesario, dada la
gran cantidad de componentes
electrónicos, fuentes de alimentación,
cableado y conexiones. Literal b del
N/A
Porque se deben ubicar en el
centro de la sede para facilitar el
cableado a todos los funcionarios
y se pusieron sobre una mesa
porque en el armario que los
protegía se presentó una gotera.
No se cuenta con sistema contra
incendios porque se tienen
extintores especializados para
equipos electrónicos.
La determinación del sistema
contra incendios depende del
nivel central. Se pusieron los
equipos sobre una mesa porque
el Rack no se encontraba en las
condiciones adecuadas.
El rack no estaba en
condiciones
adecuadas porque no
se le había hecho
mantenimiento
No se le había
hecho
mantenimiento
al rack porque no
se ha solicitado.
El ingeniero no
solicitó el
mantenimiento del
rack porque
consideró que en la
mesa los equipos
estaban seguros
El ingeniero consideró que en la mesa
los equipos estaban seguros.
Solicitar a la subdirección
administrativa el mantenimiento
del Rack
Acción
Correctiva
Ing. Carlos
Tarazona Financiero
Mitigar el riesgo de
un funcionamiento
anormal de los
equipos de los
dispositivos de red y
con ello mitigar el
riesgo de un probable
daño permanente
que genere
interrupciones en la
atención de los
usuarios.
Número de
solicitudes de
mantenimiento
enviadas. (Una
mensual)
05-jun-17 30-dic-17 No presenta seguimiento 0% Abierto
Regiona
l
Guaviar
e
601813Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenció que los equipos de
comunicaciones e informáticos, operan
en condiciones altas de temperatura
ambiente (superiores a 45 °C), debido a
la falta de equipos de enfriamiento y
aires acondicionados (AD-P09; Versión
01) y (ISO 27002:2005, Seguridad física
y Ambiental).
N/AAlgunas oficinas no cuentan con
aire acondicionado
La Defensoría Regional Guaviare
no cuenta con recursos
económicos para instalar el
sistema de aire acondicionado
en todas las oficinas
La subdirección
administrativa no han
dado respuesta a las
solicitudes de
recursos para instalar
el aire acondicionado
en todas las oficinas.
N/A N/A
La subdirección administrativa no han
dado respuesta a las solicitudes de
recursos para instalar el aire
acondicionado en todas las oficinas.
Solicitar a la subdirección
administrativa la instalación de
aires acondicionados en todas las
oficinas de la sede Guaviare
Acción
CorrectivaDr. Trían Zúñiga Financiero
Mitigar el riesgo de
un funcionamiento
anormal de los
equipos
comunicaciones y de
computo y con ello
mitigar el riesgo de
un probable daño
permanente que
genere
interrupciones en la
Número de
solicitudes de
mantenimiento
enviadas. (Una
mensual)
05-jun-17 30-dic-17
Remitieron correo
electrónico del 11 de
octubre con dos oficios
anexos.
Solo han remitido una solicitud a
Administrativa y a Talento humano;
deben realizar la solicitud mensualmente
al grupo de servicios de la Subdirección
Administrativa co copia al Secretario
General; hasta que se cumpla. 50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601814Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
No se realizan las reuniones bimestrales
que se deben efectuar por parte del
Subcomité Regional, de conformidad
con lo dispuesto en el artículo 5 de la
Resolución 1270 de 2013, por la cual se
reestructura el Comité de Gestión
Ambiental de la Defensoría del Pueblo.
N/A
No se citaron porque no se pudo
concertar la fecha de realización
debido a las ocupaciones
misionales de cada uno de los
funcionarios de la regional
N/A N/A N/A N/A
No se citaron porque no se pudo
concertar la fecha de realización
debido a las ocupaciones misionales de
cada uno de los funcionarios de la
regional
Realizar una reunión bimensual
que será citada por el Defensor
Regional por medio de memorando
Acción
CorrectivaRaúl Moreno Humano
Que todos los
funcionarios se
comprometan con el
tema de gestión
ambiental
Numero de
citaciones,
número de
actas, numero
de listados de
asistencia a
reuniones
bimensuales
01-jul-17 30-dic-17
Correo electrónico del 11 de
octubre con un anexo.
Remiten evidencia de la citación; pero
falta el acta de la reunión respectiva con
la firma de todos los servidores dela
regional y remitida en su oportunidad al
grupo de servicios de la Subdirección
Administrativa.
30%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601815Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
La Regional no cuenta con un
cronograma de actividades de gestión
ambiental para la vigencia 2017.
Numeral 2 del Artículo 3 de la
Resolución 1270 de 2013.
N/A
Porque el subcomité no tenía
claro que debía elaborar ese
cronograma.
Porque se acostumbraba que el
cronograma era enviado desde
la subdirección administrativa
pero para el año 2017 no fue
enviado.
NA N/A N/A
Porque se acostumbraba que el
cronograma era enviado desde la
subdirección administrativa pero para
el año 2017 no fue enviado.
Elaboración del cronograma del
subcomité de gestión ambientalCorrección Raúl Moreno Humano
Un cronograma
elaborado
(Cronograma
elaborado/1)*1
00
01-jun-17 30-sep-17
Correo electrónico del 11 de
octubre con un anexo.
Nardi Torres; aparece en el directorio
como contratista; el correo debe ser
remitido al funcionario de planta
responsable del tema en la Subdirección
Administrativa y con copia a Felipe
Vargas como responsable del grupo de
Servicios ; para que se dé como cumplida
deben enviar el cronogramas de
actividades a realizar durante el último
trimestre ( oct – nov-dic) del año 2017.
Recordar que al iniciar 2018 debe
construir el respectivo cronograma para
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601816Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión del Talento
Humano
No se pudo evidenciar la participación
de los contratistas en actividades
relacionadas con temas de Seguridad y
Salud en el Trabajo debido a la ausencia
de lista de asistencia a estos eventos lo
que representa una inconformidad de
carácter legal al no encontrar
evidencia de cumplimiento a lo
dispuesto en el Decreto 723 de 2013.
N/A
Porque los contratistas no
participan a pesar de ser
convocados
Porque no tienen contrato
laboral y dicen que no tienen la
obligación de asistir a estas
actividades
N/A N/A N/A
Porque no tienen contrato laboral y
dicen que no tienen la obligación de
asistir a estas actividades
Se citarán a las reuniones por
medio de memorando firmado por
el regional indicando la
normatividad que obliga a la
asistencia a estos espacios.
Acción
Correctiva
Dra. Patricia
Rodríguez y
Elicenia Navarro,
Adriana Gordillo y
Luz Marina
Londoño
Humano
Encontrar evidencia
de cumplimiento a lo
dispuesto en el
Decreto 723 de 2013.
Memorando
enviados01-jun-17 30-dic-17
Correo electrónico del 11 de
octubre y correos citando a
actividades en el mes de
junio. Correo electrónico del
23 de octubre, remitiendo
copia de correo y tres (3)
listados de asistencia; sin
reporte fotográfico
Avance de la acción en un 30%
Las actividades de Seguridad y Salud en
el trabajo se deben realizar de manera
mensual ( solo remitieron actividades del
mes de junio),así mismo la evidencia es:
1. Citación respectiva a todos los
servidores
2. Listado de asistencia
3. Registro fotográfico.
Se cierra con un 100% - El 23 de oct
remitieron memos y listados de
asistencia; pero solo se identifica la
asistencia en promedio de 5
funcionarios; cuando la regional está
compuesta por más de 10 servidores. Se
recuerda que estas actividades son de
carácter obligatorio. Se verifico en el
PAA y llevan un cumplimiento en el
indicador 5,1 es del 88,89% con corte al
30 de septiembre de 2017. Se les
recomienda dejar registro fotográfico de
las actividades así como la participación
100%Cerrado
Eficaz23-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601817Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Subproceso de
Defensoría Pública
Se revisó el registro en el RUAF de la
Defensora Pública: Paola Andrea
Barrera afectando la verificación al
cumplimiento de las obligaciones
contractuales (Contrato DP-0217-2016).
N/A
Porque la contratista se había
trasladado de una EPS a otra y el
registro en el sistema se
encontraba en trámite
El sistema registra inactivos a
los afiliados mientras realiza
traslados de EPS
N/A N/A N/AEl sistema registra inactivos mientras
se realizaba el traslado de EPS
Esperar a que el sistema cargara la
novedad de trasladoCorrección
Dr. Camilo
MondragónTecnológico
Dar cumplimiento de
las obligaciones
contractuales
(Contrato DP-0217-
2016).
1registro de
RUAF01-may-15 30-sep-17
Correo electrónico del 11 de
octubre; mediante el cual
remiten comunicación del
contratista donde explica lo
que ha pasado junto con el
soporte de la planilla que
paga seguridad social.
Se registra un avance en el 50% porque:
Si bien es cierto la contratista tiene
inconvenientes en su afiliación; estos no
son del resorte de la Defensoria del
Pueblo y se requiere que la EPS a la cual
está afiliado y a quien está aportando
genere certificación de afiliación y que
está al día en pagos. El P.G. 19 supervisor
del contrato debe remitirle oficio
realizando la correspondiente solicitud y
la contratista debe aportar la
correspondiente certificación cada mes
junto con su cuenta de cobro para el
pago de honorarios por servicios
profesionales.
Lo importante para la Defensoria es
tener la seguridad que la contratista está
cubierta por el sistema de salud en caso
de alguna eventualidad y evitar que por
doble afiliación no se le preste el
50%En
Ejecución
Porque llegó al correo de la
Defensoría y no al de las
personas encargadas.
601809Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Se evidenciaron elementos de oficina
inservibles en condiciones para dar de
baja . También hay bienes dados de
baja, en diferentes puntos de la
Defensoría del Pueblo, desmejorando la
imagen de nuestra entidad.
N/A
Porque la oficina de inventarios
exigió un formato específico con
el número de placa y con foto con
características determinadas y las
personas encargadas no se habían
dado cuenta de esa solicitud
específica.
No hay funcionario especializado
en gestión documental y se ha
pedido con carácter urgente
capacitación a la oficina de
gestión documental pero no se ha
programado.
N/A N/A N/A N/A
No hay funcionario especializado en
gestión documental y se ha pedido
capacitación a la oficina de archivo
pero no se ha programado.
No se revisó el correo
de la regional para
enterarse de las
nuevas disposiciones
para dar de baja.
N/A N/A
No se revisó el correo de la regional
para enterarse de las nuevas
disposiciones para dar de baja.
601808Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17 Gestión Documental
Debilidades en la aplicación de las
directrices del Archivo General de la
Nación; Ley 594 de 2000/Ley General de
Archivos y la Resolución 412 de 2015,
mediante la cual se aprueba la
actualización del manual de archivo
versión No. 2 de la Defensoría del
Pueblo.
Se solicitó
capacitaci
ón al
grupo de
Archivo,
pero hasta
la fecha
no se ha
recibido.
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 20 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 21
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regiona
l
Guaviar
e
601818Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Subproceso de
Defensoría Pública
Se encontraron inconsistencias en la
información reportada por el PAG en el
formato SD-P02-F25 respecto del
número de casos activos mensuales
llevados por los Defensores Públicos.
N/A
Porque hubo un error de
digitación que no alteró el número
total de proceso
N/A N/A N/A N/A
Porque hubo un error de digitación
que no alteró el número total de
proceso
Diligenciar de manera adecuada el
formato SD-P02-F25
Acción
Correctiva
Dr. Camilo
MondragónHumano
Subsanar las
inconsistencias en la
información
reportada por el PAG
en el formato SD-P02-
F25 respecto del
número de casos
activos mensuales
llevados por los
Defensores Públicos.
Informes de
gestión con
cifras
conciliados con
sistemas de
información y
con
estadísticas de
la regional (uno
mensual por
cada defensor
público)
15-may-17 30-dic-17
Correo electrónico de 11 de
octubre; anexando informes
del mes de mayo, junio.
Julio
Si bien remiten copia de los informes;
está acción debe ser de control
permanente, verificando sumatorias.
100%Cerrado
Eficaz11-oct-17
Regiona
l
Guaviar
e
601819Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Subproceso de
Defensoría Pública
No se realizaron las visitas a los
Circuitos Judiciales de la Regional.
(Miraflores, Calamar, Retorno y Pto.
Concordia.) 2.4.3 SUB - PROCESO DE
DEFENSORIA PUBLICA; Prestación del
Servicio de Defensoría Pública.
Instructivo Informe Bimestral del
Profesional Administrativo y de
Gestión. Formato SD-I02.
N/A
No se programaron comisiones
porque no se autorizaban recurso
económicos desde dirección
nacional de Defensoría Pública
La dirección Nacional de
Defensoría Pública informó que
había presupuesto para
comisiones.
N/A N/A N/A
La dirección Nacional de Defensoría
Pública informó que había presupuesto
para comisiones.
Hacer las solicitudes de
comisiones
Acción
Correctiva
Dr. Camilo
MondragónFinanciero
Realizar una mejor
supervisión de los
procesos adelantados
por los defensores
públicos.
Solicitudes de
comisión
realizadas (una
mensual)
01-jul-17 30-dic-17
Se recibió correo
electrónico del 11 octubre
anexando 12 solicitudes de
comisión por parte del P.G.
19
Acción registrada con un avance del 50%
porque: Si bien remiten solicitudes de
comisión; no remiten evidencia de que
hayan sido autorizadas; por lo cual favor
solicitar a viáticos copia de la
comunicación donde les informa que fue
otorgada y el número de comisión. Y de
no haber sido aprobadas comunicación
informándolo.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601820Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Subproceso de
Defensoría Pública
La DNDP no ha asegurado la
disponibilidad de recursos para atender
las solicitudes de comisión hechas por
los PAG. Literal C Numeral 6.3 NTCGP
1000:2009 Servicios de Apoyo.
N/A
No se programaron comisiones
porque no se autorizaban recurso
económicos desde dirección
nacional de Defensoría Pública
La dirección Nacional de
Defensoría Pública informó que
había presupuesto para
comisiones.
N/A N/A N/A
La dirección Nacional de Defensoría
Pública informó que había presupuesto
para comisiones.
Solicitudes de comisión realizadas
(una mensual)
Acción
Correctiva
Dr. Camilo
MondragónFinanciero
Realizar una mejor
supervisión de los
procesos adelantados
por los defensores
públicos.
Solicitudes de
comisión
realizadas (una
mensual)
01-jul-17 30-dic-17
Se recibió correo
electrónico del 11 octubre
anexando 12 solicitudes de
comisión por parte del P.G.
19
Acción registrada con un avance del 50%
porque: Si bien remiten solicitudes de
comisión; no remiten evidencia de que
hayan sido autorizadas; por lo cual favor
solicitar a viáticos copia de la
comunicación donde les informa que fue
otorgada y el número de comisión. Y de
no haber sido aprobadas comunicación
informándolo.
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601821Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
Al evaluarse el procedimiento SR-P06
vigente desde el 07/03/2016, se pudo
observar la falta de puntos de control
esto, lo cual impide la generación de
certeza sobre lo ejecutado o dicho de
otra manera, permite la eventual
desviación del proceso.
N/A
Sí existen puntos de control pero
no se han presentado solicitudes
por parte de la comunidad
N/A N/A N/A N/APorque no se han presentado
solicitudes por parte de la comunidad
Seguir aplicando los puntos de
control por medio de los informes
mensuales rendidos a Defensoría
Pública
Acción
Correctiva
Dr. Camilo
Mondragón, Dr.
Trían Zúñiga
Humano
Desarrollar los
puntos de control
sobre el
procedimiento SR-
P06 para generar
certezas sobre lo
ejecutado.
Informes
mensuales01-jun-17 30-dic-17
Se recibió correo
electrónico del 11 octubre
anexando PAA de la regional
Se registra avance de un 50% porque: Si
bien remitieron copia del PAA donde se
identifican que NO se programaron
Acciones Populares y/o de grupo para
2017. Esta oficina solicito a la Oficina de
Sistemas ( Ing. Gustavo Perea) emitir un
informe de visión Web para verificar que
la regional no ha recibido solicitudes de
acciones populares y/o grupo; aunque si
ustedes pueden remitirnos pantallazo de
Vision-RAJ donde se evidencie que no
han recibido este tipo de solicitudes..
perfecto. Es importante tener claro que
si el procedimiento carece de puntos de
control; ustedes deben reportarlo al líder
del proceso ( Dirección de Recursos y
Acciones Judiciales); para que revise e
incorpore puntos de control al
procedimiento oficial vigente; ustedes
en dicha comunicación pueden proponer
puntos de control con base en su
experiencia; ya que en algún momento (
vigencias anteriores) la regional debe
hacer interpuesto este tipo de acciones.
Por lo anterior les solicito realizar el
50%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601822Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
Se encontraron registros o directrices
impartidas por la Dirección Nacional de
Recurso y Acciones Judiciales que
tiendan a verificar el cumplimiento en
el registro Visión Web RAJ. Literal c
del numeral 4.1 NTCGP 1000:2009 y
MECI: Subsistema Control de gestión,
componente: Actividades de control.
N/A
Sí existen directrices impartidas
pero no existen solicitudes de
este tipo de acciones
Porque la comunidad no las ha
solicitadoN/A N/A N/A
Porque la comunidad no las ha
solicitado
En jornadas de Defensoría al
barrio se fomentará la utilización
de este tipo de recursos para la
solución de problemas
comunitarios
Acción
Correctiva
Dr. Camilo
Mondragón, Dr.
Trían Zúñiga
Humano
Cumplir con en el
registro Visión Web
RAJ. Literal c del
numeral 4.1 NTCGP
1000:2009 y MECI:
Subsistema Control
de gestión,
componente:
Actas de
reuniones con
comunidad
jornadas
defensoria en
tu barrio
01-jun-17 30-dic-17 No presenta seguimiento
Remitieron correo el 10 de
noviembre con un anexo:
listados de asistencia a una
jornada descentralizada
en los listados no se identifica el
tema de capacitación que se dicto a
los usuarios, por otra parte se
necesidad identificar cuantas
acciones han tramitado en la
regional desde 01 de enero a la
fecha.
0%En
Ejecución
Regiona
l
Guaviar
e
601823Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Registros históricos de casos con
alarma de atraso en el sistema Visión
Web ATQ sin que hayan podido darse
de baja ni cerrarse. Ver resolución 396
VISION WEB ATQ.
N/A
Porque son casos de años
anteriores a la implementación del
sistema Visión Web por carecer de
internet en la regional Guaviare
No se contaba con el recurso
tecnológico en la región para
tener acceso a internet.
N/A N/A N/A
No se contaba con el recurso tecnológico en la región
para tener acceso a internet.
Realizar una jornada de
actualización de los registros en el
sistema VW
Corrección Dr. Trían Zúñiga Tecnológico
Consolidar los datos
de atención y
tramite de quejas
1 Acta de
cierre de casos
por
desistimiento
30-may-17 30-sep-17 No presenta seguimiento
Remitieron correo el 29 de
noviembre con un archivo
de 17 folios
enviar solicitud realizada ala
Dirección de ATQ y debida respuesta
dando lineamientos sobre los tres (3)
casos pendientes para el cierre.
Falto enviar el formato de cierre el
cual se solicito. Remitieron formatos
de cierre firmados el 30 de nov
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Guaviar
e
601824Auditoria
Interna de
Gestión
02-may-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Se encuentran usuarios activos que ya
no están vinculados a la entidad como
es el caso del funcionario Héctor
Enrique López Puin ver Resolución 396
VISION WEB ATQ
N/APorque en el año 2015 se había
dado desde la oficina de sistemas
la instrucción de que todos los
funcionarios podían subir sus
asesorías al sistema Visión Web
Porque desde el nivel central
consideraban que todos los
trámites de todos los procesos
debían ser sistematizados en
Visión Web
N/A N/A N/A
Porque desde el nivel central consideraban que todos
los trámites de todos los procesos debían ser
sistematizados en Visión Web
Oficiar a la oficina de sistemas
para que excluyera a los
funcionarios de otras
dependencias o a los que ya no
estaba vinculados a la regional
Guaviare
Acción
CorrectivaDr. Trían Zúñiga Tecnológico
Consolidar los datos
de atención y
tramite de quejas
1 Oficios de
solicitud24-may-17 30-sep-17 No presenta seguimiento
Remitieron correo el 29 de
noviembre con un archivo
de 3 folios
Deben enviar el pantallazo de visión
Web donde aparecen los usuarios
del sistema en la regional; para
verificar que solo aparecen
funcionarios activos a la fecha. El 30
de noviembre remitieron pantallazo
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Grupo
Bienes502001
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17 Gestión Financiera N/A Abierto
Grupo
Bienes
1.- Actualizar el procedimiento
código AD - P02. y el Manual
Integrado de Bienes en lo relacionado
con el tema de hurtos y daños.
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
Humano2 Documentos
actualizados
(Documentos
actualizados/2)*
100
10-may-17 30-dic-17 Abierto
Grupo
Bienes
Reiterar mediante comunicación
interna a CID la solicitud de
información sobre el fallo emitido
para cada uno de estos casos.
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
HumanoUna comunicación
interna
(comunicación
interna
emitida/1)*100
10-may-17 30-ago-17 Abierto
Grupo
Bienes
Actualización de los bienes señalados
en el hallazgo en el inventario,
posterior a la entrega del concepto o
fallo de CID
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
Humano
Bienes señalados en el
hallazgo actualizados
en el inventario
(Número de
bienes
actualizados/Nú
mero de bienes
10-may-17 30-jun-18 Abierto
Grupo
Bienes
Proyectar una comunicación
reiterativa en la que se recuerde la
obligación de la entrega física de los
bienes por parte de los servidores
públicos al momento de su retiro o
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
HumanoUna comunicación
difundida
(Número de
comunicaciones
difundidas/1)*1
00
10-may-17 30-oct-17 Abierto
Grupo
Bienes
Actualización de los bienes señalados
en el hallazgo en el inventario
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
Humano
Bienes señalados en el
hallazgo actualizados
en el inventario
(Número de
bienes
actualizados/Nú
mero de bienes
10-may-17 30-may-17 Abierto
Grupo
Bienes502004
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°4: De acuerdo a la
resolución n°840 del 8 de julio de 2008,
"Artículo primero- Guarda motores.- En
atención a lo establecido por el artículo 19
de la resolución 723 e 2001, se establece
que los automotores que prestan servicio
para el nivel central, incluidas las
regionales de Bogotá y Cundinamarca,
durante los fines de semana, festivos o
cuando el funcionario a quien ha sido
destinado no requiera desplazarse, la
persona responsable de su conducción
debe mantenerlos dentro de la sede
central de la Defensoría del Pueblo ubicada
en la calle 55 n°10-32 de la ciudad de
Bogotá D.C." Sin embargo una vez
realizada la inspección física el día 2 de
N/A
El personal de seguridad del
parqueadero del centro comercial no
registra apropiada la salida e
ingresos de vehículos de la entidad.
El personal de seguridad del parqueadero
del centro comercial no registra apropiada
la salida e ingresos de vehículos de la
entidad.
1.- Enviar oficio al administrador de
la copropiedad en para que imparta
la instrucción correspondiente a los
guardas de seguridad.
2.- Impartir instrucción a los
conductores recordando la obligación
de ingresar los vehículos al
parqueadero una vez se haya
prestado el servicio.
3.- Revisión aleatoria de los
registros de ingreso y salida
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo-
Responsable grupo
de servicios
Humano
Envío de oficio a
administrador de la
copropiedad
(Oficio
remitido/1)*10010-may-17 30-dic-17 Abierto
Grupo
Bienes502005
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°5: " Al momento de la
inspección del vehículos de la sede centro
se evidencio la entrada el vehículo de
placa obh - 976, automóvil Chevrolet Aveo
a las 6:10 am del día 2 de mayo de 2017,
creando incertidumbre de su parqueadero
el fin de semana"
N/A
El personal de seguridad del
parqueadero del centro comercial no
registra apropiada la salida e
ingresos de vehículos de la entidad.
El personal de seguridad del parqueadero
del centro comercial no registra apropiada
la salida e ingresos de vehículos de la
entidad.
1.- Enviar oficio al administrador de
la copropiedad en para que imparta
la instrucción correspondiente a los
guardas de seguridad.
2.- Impartir instrucción a los
conductores recordando la obligación
de ingresar los vehículos al
parqueadero una vez se haya
prestado el servicio.
3.- Revisión aleatoria de los
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo/Jair
o Josue Garcia
Profesional
Especializado
Humano
Envío de oficio a
administrador de la
copropiedad
(Oficio
remitido/1)*10010-may-17 30-dic-17 Abierto
Grupo
Bienes502006
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°6: La entidad no tiene
cuantificado individualmente en la
contabilidad los Bienes Equipo de
cómputo, se evidencia en forma global en
sus registros contables; afectando la
razonabilidad, objetividad y la relevancia
de la información Contable Pública,
establecidas en el Régimen de
Contabilidad Pública. Sin embargo, se
encuentra la información SIAF y en el
programa CISA.
De conformidad con el listado de
inventarios suministrado por la
Subdirección Administrativa – Grupo de
Bienes, relacionados con los equipos de
cómputo de la Defensoría del Pueblo, se
verificaron en el sistema de información
SIAF y mediante inspección física
aleatoriamente algunos elementos a nivel
nacional, encontrándose lo siguiente:
N/A
Al momento de retirarse los
servidores públicos responsables de
los bienes no cumplen con la entrega
de los bienes que tienen a su
nombre.
Falta hacer una comunicación
reiterativa en la que se recuerde la
obligación de la entrega física de
los bienes al momento de su retiro
o traslado de la entidad.
Falta hacer una comunicación reiterativa
en la que se recuerde la obligación de la
entrega física de los bienes al momento
de su retiro o traslado de la entidad.
Proyectar una comunicación
reiterativa en la que se recuerde la
obligación de la entrega física de los
bienes por parte de los servidores
públicos al momento de su retiro o
traslado de la entidad.
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
HumanoUna comunicación
difundida
(Número de
comunicaciones
difundidas/1)*1
00
10-may-17 30-oct-17 Abierto
Grupo
Bienes502007
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°7: Se evidencio que la
información registrada en el sistema de
información SIAF (el cual administra la
información referente a los inventarios de
la Entidad), no se encuentra actualizada,
teniendo en cuenta que la unidad de
videoconferencia HDX
N/A
Al momento de retirarse los
exservidores no entregan los bienes
a su cargo.
Al momento de retirarse los
servidores públicos responsables
de los bienes no cumplen con la
entrega de los bienes que tienen a
su nombre.
Falta hacer una
comunicación
reiterativa en la que se
recuerde la obligación
de la entrega física de
los bienes al momento
de su retiro o traslado
Falta hacer una comunicación reiterativa
en la que se recuerde la obligación de la
entrega física de los bienes al momento
de su retiro o traslado de la entidad.
Proyectar una comunicación
reiterativa en la que se recuerde la
obligación de la entrega física de los
bienes por parte de los servidores
públicos al momento de su retiro o
traslado de la entidad.
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
HumanoUna comunicación
difundida
(Número de
comunicaciones
difundidas/1)*1
00
10-may-17 30-oct-17 Abierto
Grupo
Bienes
Proyectar una comunicación
reiterativa en la que se recuerde la
obligación de la entrega física de los
bienes por parte de los servidores
públicos al momento de su retiro o
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
Humano
Actualización de los
inventarios de la
Defensoría del Pueblo
Inventario
actualizado10-may-17 30-dic-17 Abierto
Grupo
Bienes
Actualizar en el sistema la UPS a
nombre del servido público en la
actualidad
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
Humano
Bienes señalados en el
hallazgo actualizados
en el inventario
(Número de
bienes
actualizados/Nú
mero de bienes
10-may-17 01-ago-17 Abierto
Grupo
Bienes502009
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°9: Se evidencio que la UPS
DE 40 KVA FENTON FL-UK3340 identificada
con placa externa 25303, se encuentra
ubicada en uno de los pasillos en la sede
de chapinero sobre estibas y no está
funcionando.
Adicionalmente, se verifico que la UPS de
20 KVA trifásica registrada en el SIAF con
placa externa 22772 ubicada en la escuela
de Defensoría Publica ¨Roberto Camacho
Weverberg¨ en la ciudad de Bogotá, no
cuenta con placa de identificación de la
Defensoría del pueblo, tiene un sticker con
el número de placa externa manuscrito
N/A
AL verificar el número de la palca
externa en el sistema no se
identifica que corresponda a una
UPS, esta placa corresponde a un
descansa pies.
La manipulación e instalación de
los equipos de computo
relacionadas con las UPS son
responsabilidad del grupo de
Sistemas
La manipulación e instalación de los
equipos de computo relacionadas con las
UPS son responsabilidad del grupo de
Sistemas
Corregir el número de la placa de la
UPS DE 40 KVA FENTON FL-UK3340
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
Humano
UPSde40KVAFENTON FL-
UK3340 con número de
placa corregido
UPSde40KVAFEN
TONFL-
UK3340connúme
rodeplacacorregi
do/UPSde40KVA
FENTONFL-
UK3340connúme
rodeplacaprogra
mado para
corregir.
10-may-17 30-dic-17 Abierto
Grupo
Bienes502010
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°10: El 60% de la licencia de
software reportadas corresponde a treinta
(30) licencias del total de las cuatrocientas
veintitrés (423), su costo desde un millón
de pesos mcte. ($1.000.000 mcte) hasta
cuatrocientos ochenta cuatro millones
pesos mcte ($484.00.000 mcte) como es el
caso de la licencia Microsoft office 365
Plan 1 por el correo electrónico utilizado
por los usuarios de la Defensoría del
N/AEl manejo del software no hace parte
del alcance del grupo de inventarios
el Software es responsabilidad del
grupo de sistema
el software es responsabilidad del grupo
de sistemas
Proyectar memorando al Profesional
Responsable del Grupo de sistema
para el respectivo trámite
Acción
Correctiva
EFRÉN ENRIQUE
FERNÁNDEZ
CAMARGO,
Profesional
Responsable Grupo
de Bienes
HumanoUna comunicación
enviada
Número de
comunicaciones
enviadas/Númer
o de
comunicaciones
programada
para enviar.
10-may-17 30-dic-17 Abierto
Grupo
Bienes502011
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°11: La Entidad no tiene
cuantificado individualmente en la
contabilidad las licencias de software, se
evidencia en forma global que sus
registros contables; afectando la
razonabilidad objetividad y la relevancia
de la información contable pública,
establecido hasta el régimen de
Contabilidad Pública. Sin embargo se
encuentra una información detallada en el
N/AEl registro contable corresponde al
proceso de Gestión FinancieraNo aplica
Enviar correo electrónico a control
interno informando que el registro
contable corresponde al proceso de
gestión financiera
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
HumanoUn correo electrónico
enviado
Número de
correos
enviados/Númer
o de correos
programados
para enviar
10-may-17 30-oct-17 Abierto
Grupo
Bienes502012
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°12: Se evidencia en el Acta
de entrega de Bienes número 004 del 30
de Diciembre del 2016, la entrega de
bienes sin destrucción que está bajo la
responsabilidad de la Subdirección
Administrativa- Grupo de Bienes.
N/A
Por que la entidad no cuenta con la
licencia ambiental para realizar la
destrucción de los bienes que así lo
requiere según el Decreto Único
Reglamentario del Sector Ambiente y
Desarrollo Sostenible 1076 de 2015.
Por que la entidad no cuenta con la
licencia ambiental para realizar la
destrucción de los bienes que así lo
requiere según el decreto 1057 de 2015.
No se acepta el hallazgo toda vez que
la destrucción insitu no es
considerada legal.
Acción
CorrectivaAbierto
Grupo
Bienes502013
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°13: En el acta de entrega de
bienes número 004 del 30 de Diciembre del
2016, no es concordante la firma del
representante legal Pedro Antonio
Contreras Ramirez ni el N° de cédula,
creando incertidumbre en quien recibió
efectivamente los bienes dados de baja.
N/A
El día de la entrega de bienes a la
empresa recicladora el representante
legal realizo llamada telefónica
autorizando al conductor.
Es necesario establecer en el
manual de bienes capitulo de bajas
las responsabilidades en la salida
de los elementos dados de baja
Es necesario establecer en el manual de
bienes capitulo de bajas las
responsabilidades en la salida de los
elementos dados de baja
Actualización del Manual Integrado
de Bienes indicando que el
responsable o los responsables de la
recolección de los residuos serán
quienes firmen el acta de salida de
los bienes de baja por parte de la
empresa gestora autorizada para tal
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
HumanoActualización del
manual de bienes
Manual de
bienes/1 * 10010-may-17 30-jul-17 Abierto
Grupo
Bienes502014
Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°14: En el acta de
destrucción no hay evidencia fotográficas
de la destrucción, la fecha no es
concordante, la fecha del acta figura:
"Bogotá D.C., 01 de febrero 2016" siendo
que el acta de entrega fue en Diciembre
N/A
Se evidencia que hubo un error por
parte de la empresa gestora en el
registro del acta de destrucción
Se evidencia que hubo un error por parte
de la empresa gestora en el registro del
acta de destrucción
Solicitar mediante comunicación
oficial a la empresa gestora la
corrección del registro y una
descripción del procedimiento de la
gestión de los bienes entregados.
Acción
Correctiva
Gerardo Gabriel
Trejos Forero,
Subdirector
Administrativo
Humano Comunicación enviada
Número de
comunicaciones
enviadas/1
10-may-17 30-dic-17 Abierto
Asuntos
Interna
cionales
101001Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Direccionamiento
Estratégico
Estructura y comportamiento de los
planes. Efectuar mensualmente la
revisión al detalle de cada uno de los
énfasis y conceptos del sistema
Strategos, y efectuar los respectivos
ajustes por el no cumplimiento antes
de las fechas límites de cierre, a fin de
evitar alarmas en rojo por el no
cumplimiento de las metas, situación
que afecta la planeación de la
Defensoría del Pueblo.
Recomendación No. 1
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva al registro en el
Sistema Estrategos
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva al registro en el Sistema
Estrategos
Realizar registro en Strategos del
cumplimiento mensual del PAA y
POE de acuerdo a Resolución
1692/2013
Acción
Preventiva
Funcionarios
responsable de
reportes PAA y
POE
Tecnológico
Continuar
registrando PAA y
POE
100% de
información
registrada
07-jun-17 30-dic-17
Se continua con el registro
mensual del PAA, Se realizará
reunión con el equipo para
realizar los ajustes pertinentes
al POE.
Anexo 1; archivo en PDF con
reporte de las metas cargadas
en el sistema de información
Strategos del PAA 2017 OAI.
Se evidenció mediante reporte y
consulta del sistema Strategos, el cargue
de información en el aplicativo con
avance al mes de septiembre 2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101002Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Direccionamiento
Estratégico
Estructura y comportamiento de los
planes. Continuar con el seguimiento y
evaluación al Desempeño de los
funcionarios de la Defensoría del
Pueblo - Oficina de Asuntos
Internacionales.
Recomendación No. 2
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva al seguimiento y
evaluación al Desempeño de los
funcionarios
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva al seguimiento y evaluación
al Desempeño de los funcionarios
Realizar evaluación de desempeño
a los 2 funcionarios de carrera de
la OAI de acuerdo a el memorando
de la Subdirectora de Talento
humano, con fecha 5 de junio de
2017.
Acción
Preventiva
Responsables de
GrupoHumano
100% de funcionarios
de carrera evaluados
y entregadas a
Talento Humano
Nº de
evaluaciones
realizadas / Nº
de
funcionarios
de Carrera OAI
07-jun-17 15-ago-17
Se realizaron las Evaluaciones de
Desempeño correspondientes a
las dos funcionarias de la Oficina
de Asuntos Internacionales.
Anexo 2-3; Archivos en PDF con
evaluaciones del desempeño y
concertación de objetivos.
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora:
evaluación del desempeño y
concertación de objetivos de los
funcionarios: Lucy Mora Álvarez y María
Alejandra Briñez.
Se cierra la acción de manera eficaz con
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101003Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión del Talento
Humano
Gestión del Talento Humano -
Capacitación, Inducción y reinducción.
Solicitar la asistencia, capacitación en:
Derechos Humanos y temas del Post-
conflicto en Colombia con la
participación de todo el grupo de la
Oficina de Asuntos Internacionales.
Actualizar periódicamente a todos los
funcionarios de la Oficina de Asuntos
Internacionales en la Promoción y
Divulgación de DDHH, y DIH.
Recomendación No.3
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Remitir memorando a la Dirección
de Promoción y Divulgación la
capacitación en Derechos
Humanos y Post-conflicto en
Colombia.
Mejora
Jefe de OAI y
Responsables de
grupos
Humano
100% de funcionarios
capacitados
Derechos Humanos y
Post-conflicto en
Colombia
Nº de
funcionarios
capacitados
Derechos
Humanos y
Post-conflicto
en Colombia /
Nº de
funcionarios
OAI
07-jun-17 30-dic-17
Se solicitó el día 28 de Junio
capacitación sobre DDHH y
temas de postconflicto en
Colombia, la cual fue realizada
por la Oficina de Promoción y
Divulgación el día 25 de agosto.
Se adjunta Listado de Asistencia
(archivo PDF) - Anexo 4.
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora:
Memorando de solicitud de capacitación
dirigido a la Dirección Nacional de
Promoción y Divulgación el 28/06/2017, y
listados de asistencia del 25/08/2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Al momento de retirarse el antiguo
Servidor Pedro Abril entregó de
manera parcial los bienes a su cargo,
quedando la UPS dentro las
pendientes, no obstante esta se
encontraba físicamente en el edificio
de la sede Centro.
Al momento de retirarse los
servidores públicos responsables
de los bienes no cumplen con la
entrega de los bienes que tienen a
su nombre.
Falta hacer una
comunicación
reiterativa en la que se
recuerde la obligación
de la entrega física de
los bienes al momento
de su retiro o traslado
de la entidad.
Falta hacer una comunicación reiterativa
en la que se recuerde la obligación de la
entrega física de los bienes al momento
de su retiro o traslado de la entidad.
502008Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°8: No se evidenció
físicamente la UPS de 30 KVA trifásica
identificada con placa interna N°51327.
Placa externa N°22771 y número de
serie AO308A0487, la cual aparece
registrada en el inventario de la
Defensoría del Pueblo a nombre del
ingeniero Pedro Abril quien en la
actualidad no es funcionario de la
N/A
Falta hacer una comunicación reiterativa
en la que se recuerde la obligación de la
entrega física de los bienes al momento
de su retiro o traslado de la entidad.
502003Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°3: En la inspección física de
los vehículos en las instalaciones de la
Sede Centro y Chapinero con base en la
información reportada por el Grupo de
Bienes se verifico que:
1.- El Vehículo Toyota Prado Placa OJX-964
está cargado a la Regional Bogotá siendo
la realidad que se encuentra en la Regional
Antioquia.
N/A
Al momento de retirarse los
servidores públicos responsables de
los bienes no cumplen con la entrega
de los bienes que tienen a su
nombre.
Falta hacer una comunicación
reiterativa en la que se recuerde la
obligación de la entrega física de
los bienes al momento de su retiro
o traslado de la entidad.
El procedimiento no responde a las
necesidades de la entidad para tener los
inventarios actualizados,
502002Auditoria
Interna de
Gestión
09-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
HALLAZGO N°2: De los treinta vehículos
asignados a la sede central, Cundinamarca
y otras dependencias dos (2) no se
evidenciaron físicamente, tampoco un (1)
motor fuera de borda Yamaha 40 HR,
evidenciando sobrevaloración de los
inventarios, ausencia de control en los
inventarios, creando incertidumbre sobre
su ubicación o el estado de
responsabilidad fiscal si existió algún fallo
a favor de la defensoría por siniestro y
que hubiera sido reconocido por alguna
aseguradora.
N/A
De acuerdo al procedimiento versión
3, Código: AD-P02, el cual establece
que para "(...)En caso de hurto o pérdida, se retira una vez
recibido el fallo de la Oficina de Control Interno
Disciplinario y se envía copia al grupo de
contabilidad. (...)"
El procedimiento no responde a las
necesidades de la entidad para
tener los inventarios actualizados,
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 21 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 22
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Asuntos
Interna
cionales
101004Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión del Talento
Humano
Gestión del Talento Humano - Registro
y actualización en el SIGEP. Fallas en el
registro de la información21 que debe
hacerse por parte de todos los
servidores públicos que conforman la
Oficina de Asuntos Internacionales en
el Sistema de Información y Gestión del
Empleo Público –SIGEP, a pesar de que
la Ley de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Información Pública
Nacional22, obliga a divulgar la
información de las personas que se
encuentran vinculadas bien sea por
contrato de prestación de servicios, en
carrera o en provisionalidad.
Actividad de registro en el SIGEP, que
se debe adelantar al momento de la
posesión de cada servidor o al iniciar
un contrato
Programar y realizar actividades de
revisión de los funcionarios y
contratistas registrados en el SIGEP,
para completar los requisitos no
incluidos y cumplir con los
requerimientos el artículo 227 Decreto-
N/A
La Oficina de Control Interno
revisó soportes con la
Subdirección de Talento Humano
lo cual se encontró que algunos
funcionarios de la OAI no tenían el
SIGEP actualizado.
Desconocimiento de
actualización de información de
parte de funcionarios
Desconocimiento de actualización de
información de parte de funcionarios
Realizar actualización de SIGEP de
los funcionarios de OAI.
Igualmente se solicitará a Talento
Humano el registro y actualización
de SIGEP de la OAI.
Acción
Correctiva
Todos los
Funcionarios de la
OAI
Humano
100% de funcionarios
con SIGEP
actualizado
Nº de registros
de
funcionarios
actualizado en
SIGEP / Nº de
funcionarios
de la OAI
07-jun-17 30-ago-17
Se solicitó el día 28 de agosto
certificado a la fecha del SIGEP
para dar cumplimiento al
hallazgo encontrado al Sr. Jose
Gonzalez
Se adjunta correo y reporte de
verificación de actualización de
hoja de vida correspondiente a
la OAI-Anexos: 5y6
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora. De
otra parte, se realizó verificación
aleatoria de la información registrada
por algunos funcionarios en el SIGEP,
encontrándose que la misma está
actualizada.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101005Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Direccionamiento
Estratégico
Atención al Usuario e Infraestructura
Física - Atención al Usuario. Continuar
con el reparto a nivel de La Oficina de
Asuntos Internacionales, teniendo en
cuenta su especialización y
consecuentes con las actividades que
viene realizando cada uno de los
funcionarios.
Recomendación No. 4
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar respetando las
actividades que desarrolla cada
uno de los funcionarios de
acuerdo a sus funciones. (Decreto
025 de 2014. Resolución 061 de
2014 y Manual de Funciones).
Acción
Preventiva
Jefe de OAI y
Responsables de
grupos
Humano
Continuar con el
reparto a nivel de la
OAI, teniendo en
cuenta su
especialización y
consecuentes con las
actividades que
viene realizando cada
uno de los
100% de
funcionarios
en desarrollo
de sus
funciones y
actividades
07-jun-17 30-dic-17
Se continua con el reparto a
nivel de la OAI, teniendo en
cuenta su especialización y
consecuentes con las actividades
que viene realizando cada uno
de los funcionarios.
Archivos en PDF.
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101006Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17
Evaluación de la
Satisfacción de Grupos
de Interés
Atención al Usuario e Infraestructura
Física - Atención al Usuario. Evaluar el
servicio prestado al ciudadano y
seguimiento periódico con indicadores
u otros instrumentos que permitan
establecer la eficacia, eficiencia y
efectividad del servicio recibido,
tiempos de respuesta, satisfacción,
impacto, entre otros23.
Recomendación No. 5
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar con el registro de
peticiones en VisionWeb,
realizando la correspondiente
descripción en el cierre de
conclusión de la petición.
Acción
Preventiva
Funcionarios
Grupo de
Colombianos en el
Exterior
Humano
Continuar con
registro de
peticiones en
VisionWeb para tener
elementos de
medición
100% de
peticiones
tramitadas
07-jun-17 30-dic-17
Continua el registro y cierre de
las peticiones en el Sistema
Vision Web
Registro de Peticiones Reporte
Vision Web - Julio y Agosto -
Anexo 7
Se validó el soporte enviado como
evidencia de la acción de mejora
(Reporte del 15/09/2017; Sistema de
Información Vision WEB-ATQ),
encontrándose que efectivamente se
realizó registro en los meses de agosto y
septiembre de 2017.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101007Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Atención al Usuario e Infraestructura
Física - Infraestructura Física. Espacio
Físico: La Oficina de Asuntos
Internacionales, no cuenta con los
mejores espacios físicos para la
salvaguarda y protección de los
archivos creando inseguridad y riesgo
en la perdida de los documentos
relacionados. Se evidenció exposición
de los archivos sin seguridad alguna y
expuestos a posibles riesgos de
perdida24.
Reorganizar los puestos de trabajo,
cajas, archivos; en sitios adecuados y
brindar seguridad, así como también
hacer los espacios más agradables, en
armonía en la convivencia laboral.
N/A
Se evidenció que se encontraban
carpetas y cajas de archivo en
lugares no adecuados
Se evidenció que se encontraban
carpetas y cajas de archivo en lugares
no adecuados
1 - Realizar jornada de
organización de archivo de la OAI,
incluyendo señalización. 2 -
Solicitar a Subdirección
Administrativa revisión y mejora
de lugares para organización de
archivos. 3 - Solicitar reiteración al
grupo de gestión documental para
la baja a archivo general de 7
cajas, así como solicitarles visita
de gestión documental para
revisión y ajuste de TRD.
Acción
Correctiva
Responsables de
Grupos y
Funcionarios que
realizan archivo
de documentos
Logístico
Archivo de la OAI con
condiciones idóneas
de salvaguarda y
protección.
1 - jornada de
organización
de archivo. 2 -
1 memorando.
3 - 1
Memorando.
07-jun-17 30-dic-17
1. Se realizo la señalización
correspondiente para el manejo
del archivo de la OAI.
2, Se solicito mediante oficio
1010-20-2017 visita para
revisión de archivos y puestos de
trabajo.
3. El 5 de Julio se realizo la
entrega de 7 cajas a la
compañía de servicios
administrativos para su
correspondiente custodia.
Se adjuntas copias de correos
electrónicos y Acta de entrega
de archivo por CSA. Anexos: 8-
9-10-11-12
Se validaron los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora
(Mensaje electrónico con instrucciones
para el manejo de archivo de la OAI,
registro fotográfico de la señalización del
archivo, memorando 1010-20-17 dirigido a
la subdirección administrativa, mensaje
electrónico y memorando 1010-21-17
solicitando baja de archivo y acta de
entrega de archivo a CSA).
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101008Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17 Promoción y Divulgación
Proceso de Promoción y Divulgación.
No se evidenció copia de respaldo de
los informes los Proyectos, Convenios,
Cartas de acuerdo con la Cooperación
Internacional en la Oficina de Asuntos
Internacionales. (Gestión Documental –
Componente de Información)
No conformidad No. 3
N/A
Se encontró que algunos
proyectos no contaban con
soportes correspondientes de
acuerdo a lo informado por la
Oficina de Control Interno
Se encontró que algunos proyectos no
contaban con soportes
correspondientes de acuerdo a lo
informado por la Oficina de Control
Interno
Solicitar visita de gestión
documental para revisión y ajuste
de TRD y mesa de trabajo con
planeación para revisar
procedimiento para implementar
la realización de actas o
documentos de cierre para los
proyectos de cooperación
internacional.
Es importante resaltar que los
convenios y cartas de
entendimiento ya tienen una
duración establecida por lo tanto
Acción
Correctiva
Responsable del
Grupo de
Cooperación
Internacional
Logístico
Revisión de proceso
de respaldo de los
informes los
Proyectos,
Convenios, Cartas de
acuerdo con la
Cooperación
Internacional en la
OAI
Nº de mesas de
trabajo
realizadas/Nº
de mesas de
trabajo
programadas
07-jun-17 30-dic-17
Se realizó reunión el 18
Octubre/2017.
Objeto de la Reunión: TRD
Memoria de Reunión - Archivo
en PDF.
Se validó el soporte enviado como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101009Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17 Promoción y Divulgación
Proceso de Promoción y Divulgación.
No se evidencio copia de los informes
de los responsables de ejecución de los
Proyectos, Convenios, Cartas de
acuerdo con la cooperación
internacional en la Oficina de Asuntos
Internacionales, creando incertidumbre
en la ubicación e inmediatez al
momento de solicitarlos. (Gestión
Documental – Componente de
Información)
No conformidad No. 4
N/A
Se encontró que algunos
proyectos no contaban con
soportes correspondientes de
acuerdo a lo informado por la
Oficina de Control Interno
Se encontró que algunos proyectos no
contaban con soportes
correspondientes de acuerdo a lo
informado por la Oficina de Control
Interno
Solicitar visita de gestión
documental para revisión y ajuste
de TRD y mesa de trabajo con
planeación para revisar
procedimiento para implementar
la realización de actas o
documentos de cierre para los
proyectos de cooperación
internacional.
Es importante resaltar que los
convenios y cartas de
entendimiento ya tienen una
duración establecida por lo tanto
Acción
Correctiva
Responsable del
Grupo de
Cooperación
Internacional
Logístico
Revisión de proceso
de respaldo de
informes de los
responsables de
ejecución de los
Proyectos,
Convenios, Cartas de
acuerdo con la
cooperación
internacional en la
OAI
Nº de mesas de
trabajo
realizadas/Nº
de mesas de
trabajo
programadas
07-jun-17 30-dic-17
Se realizó reunión el 18
Octubre/2017.
Objeto de la Reunión: TRD
Memoria de Reunión - Archivo
en PDF.
Se validó el soporte enviado como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101010Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Direccionamiento
Estratégico
Proceso de Promoción y Divulgación.
No se evidenciaron las actas o
documentos de cierre de los Proyectos,
Convenios, Cartas de acuerdo con la
cooperación internacional en la Oficina
de Asuntos Internacionales como se
aprecia en la muestra seleccionada.
(Gestión Documental – Componente de
Información)
No conformidad No. 5
N/A
Se encontró que algunos
proyectos no contaban con
soportes correspondientes de
acuerdo a lo informado por la
Oficina de Control Interno
Se encontró que algunos proyectos no
contaban con soportes
correspondientes de acuerdo a lo
informado por la Oficina de Control
Interno
Solicitar visita de gestión
documental para revisión y ajuste
de TRD y mesa de trabajo con
planeación para revisar
procedimiento para implementar
la realización de actas o
documentos de cierre para los
proyectos de cooperación
internacional.
Es importante resaltar que los
convenios y cartas de
entendimiento ya tienen una
duración establecida por lo tanto
Acción
Correctiva
Responsable del
Grupo de
Cooperación
Internacional
Logístico
Revisión de proceso
de respaldo de actas
o documentos de
cierre de los
Proyectos,
Convenios, Cartas de
acuerdo con la
cooperación
internacional en la
OAI
Nº de mesas de
trabajo
realizadas/Nº
de mesas de
trabajo
programadas
07-jun-17 30-dic-17
Se realizó reunión el 18
Octubre/2017.
Objeto de la Reunión: TRD
Memoria de Reunión - Archivo
en PDF.
Se validó el soporte enviado como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101011Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17 Promoción y Divulgación
Proceso de Promoción y Divulgación.
Efectuar el seguimiento
correspondiente a los documentos
relacionados con los proyectos, cartas
de acuerdo, convenios; en los
resultados esperados; teniendo en
cuenta los informes de los responsables
de ejecución, actas de cierre, fecha de
finalización, para que al interior de la
Oficina de Asuntos Internacionales
existan los documentos relacionados al
ser solicitados para consultas internas
y/o externas.
Recomendación No. 6
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar realizando seguimiento
a los documentos relacionados con
los proyectos, cartas de acuerdo,
convenios; en los resultados
esperados; teniendo en cuenta los
informes de los responsables de
ejecución, actas de cierre, fecha
de finalización, de acuerdo a
competencias de la OAI
Acción
Preventiva
Responsable del
Grupo de
Cooperación
Internacional
Humano
Seguimiento a los
documentos
relacionados con los
proyectos, cartas de
acuerdo, convenios;
en los resultados
esperados; teniendo
en cuenta los
informes de los
responsables de
ejecución, actas de
cierre, fecha de
finalización, de
acuerdo a
competencias de la
100% de los
proyectos
ejecutados
directamente
por la OAI con
seguimiento
07-jun-17 30-dic-17
Formatos consolidados de
actividades correspondiente a
los seguimientos realizados por
el Grupo de Cooperación
Internacional en los meses de
Junio a Octubre.
Archivo en PDF.
Se validan los seguimientos realizados y
enviados como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101012Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17 Promoción y Divulgación
Proceso de Promoción y Divulgación.
Evidenciar que las actividades y
eventos de promoción y divulgación
realizadas obedezcan a los parámetros
del “Modelo Pedagógico Institucional”
y la “Ruta pedagógica Institucional”.
Recomendación No. 7
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar evidenciando las
actividades y eventos de
promoción y divulgación realizadas
obedezcan a los parámetros del
“Modelo Pedagógico Institucional”
y la “Ruta pedagógica
Institucional”.
Acción
Preventiva
Responsable del
Grupo de
Cooperación
Internacional
Humano
Evidenciar las
actividades y
eventos de
promoción y
divulgación realizadas
obedezcan a los
parámetros del
“Modelo Pedagógico
Institucional” y la
“Ruta pedagógica
100% de
actividades y
eventos de
promoción y
divulgación
evidenciadas
07-jun-17 30-dic-17Se atiende la Recomendación de
la Auditoría.Archivos PDF
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101013Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Direccionamiento
Estratégico
Proceso Atención y Trámite: Establecer
comunicación y acuerdos con los
funcionarios mediante un cronograma
de actividades mensual y su respectiva
evaluación al mes siguiente.
Recomendación No. 8
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Realizar reuniones con mayor
periodicidad para revisar avances
de actividades
Mejora
Jefe de OAI y
Responsables de
grupos
Humano Reuniones periódicas
100% de
realización de
reuniones
programadas
07-jun-17 30-dic-17
Se han realizado las reuniones
con el fin de revisar los avances
de todas las actividades
Se adjuntan actas de reunión
Anexo 13.
Registro Fotográfico.
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101014Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Gestión Documental: Debilidades en la
aplicación de las directrices del Archivo
General de la Nación – Seguir las
instrucciones correspondientes al
manejo del archivo, se encuentra en
diferentes lugares de la Oficina de
Asuntos Internacionales.
Dejar evidencia o memorias de las
actividades relacionadas.
No conformidad No. 6
N/A
Se evidenció que se encontraban
carpetas y cajas de archivo en
lugares no adecuados
Se evidenció que se encontraban
carpetas y cajas de archivo en lugares
no adecuados
1 - Realizar jornada de
organización de archivo de la OAI,
incluyendo señalización. 2 -
Solicitar a la Subdirección
Administrativa revisión y mejora
de lugares para organización de
archivos. 3 - Realizar reiteración al
grupo de gestión documental para
la baja a archivo general de 7
cajas, así como solicitarles visita
de gestión documental para
revisión y ajuste de TRD.
Acción
Correctiva
Responsables de
grupos y
Funcionarios que
manejan archivo
Logístico
Archivo de la OAI con
condiciones idóneas
de salvaguarda y
protección.
1 - jornada de
organización
de archivo. 2 -
1 memorando.
3 - 1
Memorando.
07-jun-17 30-dic-17
Se Realizo jornada de
organización de archivo de la
OAI, incluyendo señalización. Se
solicito al grupo de gestión
documental la baja a archivo
general de 7 cajas.
Se adjuntas copias de correos
electrónicos y Acta de entrega
de archivo por CSA. Anexos: 8-
9-10-11-12
Se validaron los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora
(Mensaje electrónico con instrucciones
para el manejo de archivo de la OAI,
registro fotográfico de la señalización del
archivo, memorando 1010-20-17 dirigido a
la subdirección administrativa, mensaje
electrónico y memorando 1010-21-17
solicitando baja de archivo y acta de
entrega de archivo a CSA).
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101015Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Recepción Documental: No se aplica lo
definido en el acuerdo 038, artículo
primero: “RESPONSABILIDAD DEL
SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor
público será responsable de la
adecuada conservación, organización,
uso y manejo de los documentos y
archivos que se deriven del ejercicio
de sus funciones”, por lo anterior se
recuerda la importancia y
responsabilidad de cada funcionario
frente a la gestión de la documentación
que produce y del trabajo en equipo
que debe realizar junto con el
responsable de la administración del
archivo.
Atender los lineamientos archivísticos,
que describen las actividades que
sobre la materia deben realizar las
dependencias del nivel central y las
regionales, así como también observar
las disposiciones emitidas por el
Archivo General de la Nación, ente
rector de la política archivística.
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
1 - Informar mecanismo de entrada
y salida de carpetas en control de
responsable de archivo. 2-
Informar líneas para gestión de
documentos en archivo. 3 -
Reiterar solicitud de elementos
para adecuado archivo.
Acción
Preventiva
Jefe de la OAI y
Responsables de
archivo
Logístico
Adecuada
conservación,
organización, uso y
manejo de los
documentos y
archivos
1 y 2 - 1
Comunicación
al equipo de la
OAI. 3 - 1
memorando
07-jun-17 30-dic-17
Se informaron los mecanismo de
entrada y salida de carpetas en
control de archivo y las líneas
para gestión de documentos en
archivo.
Anexo 8
Se validó el correspondiente soporte
enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101016Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Gestión Documental TRD: Se reitera la
recomendación realizada a través del
informe de seguimiento al plan de
mejoramiento archivístico emitido el 15
de julio de 2015, a través de
Memorando 1030-160, en el cual se
resalta la importancia de dar
cumplimiento a las directrices que el
AGN ha impartido sobre los temas de
Tabla de Retención Documental y Tabla
de Valoración Documental.
Recomendación No. 10
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Solicitar visita de gestión
documental para revisión y ajuste
de TRD.
Acción
Preventiva
Jefe de la OAI y
Responsables de
archivo
LogísticoCumplimiento a
directrices de TRD
100% de
Funcionarios
de OAI con
conocimientos
en TRD
07-jun-17 30-dic-17
Correo Electrónico Gestión
Documental 28/09/2017.
Se realizó reunión el 18
Octubre/2017.
Objeto de la Reunión: TRD
Archivos en PDF.
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101017Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Gestión Documental.
Llevar a cabo una jornada de
contingencia de archivo en la Oficina
de Asuntos Internacionales, con el fin
de organizar la documentación en su
archivo central.
Recomendación No. 11
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Realizar jornada de organización
de archivo
Acción
PreventivaFuncionarios OAI Humano
Mantener archivo de
la OAI organizado de
acuerdo a los
elementos
disponibles en la
oficina
1 Archivo
organizado07-jun-17 30-dic-17
Se realiza jornada de
organización de archivo
Se adjuntas copias de correos
electrónicos y Acta de entrega
de archivo por CSA. Anexos: 8-
9-10-11-12
Se verifican evidencias que soportan la
jornada de organización de archivo.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101018Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Inventarios.
Solicitar a la Subdirección de Talento
Humano, Subdirección Administrativa:
Relación de Funcionarios con sus
Inventarios, y efectuar la respectiva
conciliación de
funcionarios/inventarios de la Oficina
de Asuntos Internacionales.
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Realizar revisión de
funcionarios/inventarios
Acción
PreventivaFuncionarios OAI Humano
Verificación de
inventarios
100%
Inventarios
verificados
07-jun-17 30-ago-17
Se actualizo el cuadro de
registro toma física de
inventarios por parte de todos
los funcionarios de la OAI, sin
incluir las personas que se
encuentran en comisión y
vacaciones.
Anexo. Excel Toma Física
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101019Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones –TIC´s
Solicitar a la Subdirección
Administrativa el mantenimiento de los
equipos e impresoras y mantener
actualizados el software necesario para
el mejor desarrollo de las actividades
propias de los funcionarios de la Oficina
de Asuntos Internacionales.
Recomendación No. 13
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Solicitar a la Subdirección
Administrativa y al Grupo de
sistemas mantenimiento de
equipos e impresoras, así como
actualización de software.
Acción
Preventiva
Jefe de OAI y
responsables de
grupos
Logístico
Equipos en
adecuadas
condiciones
100% de
equipos en
adecuadas
condiciones
07-jun-17 30-dic-17
Se realizo solicitud a la oficina de
sistemas el día 28 de junio para
el mantenimiento de equipos e
impresoras y la actualización del
software de los computadores
de la Oficina.
Sin respuesta por parte de la
Oficina de Sistemas
Anexo 13 - Archivo en PDF.
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101020Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones –TIC´s
Definir los protocolos y políticas
necesarias para garantizar la integridad,
seguridad, confidencialidad y
disponibilidad de la información de los
usuarios de la Oficina de Asuntos
Internacionales.
Y asegurar las medidas de protección
que deben estar orientadas a reforzar
la imagen institucional y servir de
elemento altamente persuasivo en
relación con los riesgos y amenazas
existentes.
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar aplicando los protocolos
y políticas de integridad,
seguridad, confidencialidad y
disponibilidad de la información
de los usuarios de la Oficina de
Asuntos Internacionales
Acción
Preventiva
Funcionarios de la
OAITecnológico
protocolos y políticas
de integridad,
seguridad,
confidencialidad y
disponibilidad de la
información de los
usuarios de la Oficina
de Asuntos
Internacionales
aplicadas
correctamente
100% de
protocolos y
políticas de
integridad,
seguridad,
confidencialida
d y
disponibilidad
de la
información
aplicados
correctamente
07-jun-17 30-dic-17
Se aplican los protocolos y
políticas de seguridad de la
información de acuerdo a los
comunicados, campañas e
instrucciones dadas por el Grupo
de Sistemas mediante
memorandos, correos
electrónicos y fondos de
pantalla. Adicionalmente, se
han realizado solicitudes al
Grupo de Sistemas al respecto.
Memorando 201700162535
remitido a la Oficina de Sistemas
- Archivo en PDF.
Se validó el correspondiente soporte
enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101021Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones –TIC´s
El administrador de TIC´s de la
Defensoría del Pueblo, debe realizar un
seguimiento y validación de la base de
datos de la Oficina de Asuntos
Internacionales, ya que es información
muy valiosa y confidencial, debe
asegurarse de que haya suficiente
espacio y que se use prudentemente.
suficiente espacio y flexibilidad
asignada para satisfacer las necesidades
actuales y futuras.
sistema de cableado como un servicio
permanente y genérico, un recurso
muy fiable y flexible que se puede
adaptar con facilidad a cualquier
aplicación nueva.
vital del centro de datos. Construya el
nivel de redundancia necesario para
satisfacer las necesidades de acceso de
su centro de datos
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
1 - Solicitar al Grupo de sistemas
mantenimiento de equipos. 2 -
Solicitar a la Subdirección
Administrativa la revisión de
cableado y puntos de red.
Acción
Preventiva
Jefe de la OAI y
responsables de
grupos
Logístico
Equipos de computo
adecuados y puntos
de red y cableado en
correcto estado.
1 y 2 - 1
memorando
.
07-jun-17 30-dic-17
Se radico formato "Solicitud de
Servicio" el día 29 de junio de
2017 para mantenimiento de
sistema electrónico
(Administración de cableado y
puntos de red)
Anexo 14
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 22 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 23
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Asuntos
Interna
cionales
101022Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones –TIC´s
Revisar al interior de la Oficina de
Asuntos Internacionales las novedades
de personal, como ingresos, retiros,
cambio de responsabilidad se apliquen
de igual manera a los servicios de
tecnología en el control de acceso a la
información y procesos del sistema
(correo electrónico, paloma mensajera,
Visión Web, entre otros).
Recomendación No. 16
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Ejecutar las líneas frente a
novedades de personal, como
ingresos, retiros, cambio de
responsabilidad se apliquen de
igual manera a los servicios de
tecnología en el control de acceso
a la información y procesos del
sistema
Acción
Preventiva
Funcionarios de la
OAITecnológico
Correctas practicas
de las líneas frente a
acceso a información
y procesos de
sistemas
100% de
Correctas
practicas de las
líneas frente a
acceso a
información y
procesos de
sistemas
efectuadas
07-jun-17 30-dic-17
Correctas practicas de las líneas
frente a acceso a información y
procesos de sistemas
Archivos PDF
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101023Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión de Servicios
Administrativos
Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones –TIC´s
Se debe tener en cuenta los
lineamientos y los procedimientos
descritos por el grupo de sistemas
desde Backup25 y solo software legal26.
Recomendación No. 17
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Solicitar al Grupo de sistemas
procedimiento y capacitación de
backup de información de equipos
de funcionarios de OAI
Acción
Preventiva
Funcionarios de la
OAITecnológico
Equipos de
funcionarios de la
OAI con backup de
soporte
100% de
Equipos de los
funcionarios
de la OAI con
backup de
soporte
adecuado
07-jun-17 30-dic-17
Se realizo solicitud a la oficina de
sistemas el día 28 de junio para
actualización de equipos y
backup de los computadores de
la Oficina.
Sin respuesta por parte de la
Oficina de Sistemas
Anexo 13
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Es importante que en todo momento se
garantice el backup de los computadores
de la OAI.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101024Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión del Talento
Humano
Mecanismos de control interno.
Continuidad al compromiso
institucional adquirido respecto del
Código de Ética como objetivo de los
comités y reuniones que se viene
realizando exponer la importancia de
seguir con la socialización de acuerdo a
la Resolución 930 del 2002 “Código de
Ética de la Defensoría del Pueblo”.27
Recomendación No. 18
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Informar a los funcionarios de la
OAI la socialización del Código de
Ética.
MejoraFuncionarios de la
OAIHumano
Funcionarios de la
OAI con
conocimientos en el
Código de Ética
institucional
100% de
Funcionarios
de la OAI con
conocimientos
en el Código
de Ética
institucional
07-jun-17 30-jul-17
Se envió correo electrónico a
todos los funcionarios el día
21/07/2017, adjuntando link en
el cual se encuentra la
Resolución 914 de 2017 "Código
de Ética"
Anexo 15
Se validó el correspondiente soporte
enviado como evidencia de la acción de
mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101025Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Direccionamiento
Estratégico
Mecanismos de control interno.
Socializar con todos los funcionarios de
la Oficina de Asuntos Internacionales el
mapa de riesgos en los diferentes
comités y/o en forma impresa, o vía
correo electrónico; evidenciando el
recibido y conocimiento del
documento en mención y validar su
aplicación.
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción de
mejora
Solicitar a la Oficina de Planeación
capacitación a los funcionarios de
la OAI respecto al mapa de riesgos.
MejoraFuncionarios de la
OAIHumano
Funcionarios de la
OAI con
conocimientos del
mapa de riesgos
100% de
Funcionarios
de la OAI con
conocimientos
del mapa de
riesgos
07-jun-17 30-dic-17
Se envió correo electrónico a
todos los funcionarios el día
18/07/2017, solicitando
capacitación con el fin de
conocer acerca del Mapa de
Riesgos de la Entidad.
Anexo 16
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Es importante que en todo momento se
garantice el backup de los computadores
de la OAI.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101026Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Gestión del Talento
Humano
Mecanismos de control interno.
Establecer la obligatoriedad del
cumplimiento de las metas propuestas,
evidenciar los controles impartidos a
cada uno de los funcionarios de la
Oficina de Asuntos Internacionales.
Recomendación No. 21
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar con el cumplimiento de
las metas y evidencia de controles
Acción
Preventiva
Funcionarios de la
OAIHumano
Cumplimiento de las
metas y evidencia de
controles
100% de
Cumplimiento
de las metas y
evidencia de
controles
07-jun-17 30-dic-17Cumplimiento de las metas y
evidencia de controles
Anexo 1; archivo en PDF con
reporte de las metas cargadas
en el sistema de información
Strategos del PAA 2017 OAI.
Memorias de reunión.
Se evidenció mediante reporte y
consulta del sistema Strategos, así como
mediante memorias de reunión de
seguimiento, el cumplimiento de las
metas, relacionada con el avance del PAA
- septiembre de la vigencia 2017.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Asuntos
Interna
cionales
101027Auditoria
Interna de
Gestión
05-may-17Direccionamiento
Estratégico
Mecanismos de control interno.
Establecer listados de asistencia en las
reuniones de seguimiento y Registros
Memorias de reunión
Recomendación No. 22
N/A
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Se atiende la Recomendación de la
Auditoría, se establece acción
preventiva
Continuar realizando el listado de
asistencia en reuniones y registro
de memorias
Acción
Preventiva
Funcionarios de la
OAIHumano
Continuar
diligenciando listado
de asistencia y
memoria de
reuniones
100% de
Listados de
asistencia y
memoria de
reuniones
evidenciadas
07-jun-17 30-dic-17
Se continua diligenciando
listado de asistencia y
memoria de reuniones
Imágenes de los documentos.
Se validan los soportes enviados como
evidencia de la acción de mejora.
Se cierra la acción de manera eficaz con
cumplimiento del 100%.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Realizar acompañamiento a las
diferentes áreas en la formulación
del POE
Acción
Preventiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
Acompañar a todas
las Dependencias en
la formulación del
POE
Nº de
Acompañamien
tos / Nº de
dependencias
24-mar-17 30-ago-17 Cumplida
Carpetas y sus respectivas
memorias de reunión
Se adelantaron varios acompañamientos
durante el mes de febrero y marzo del
2017, se verifica soporte de 18
dependencias, sin embargo para asegurar
su cumplimiento se debe fijar la meta en
la cantidad total de dependencias que
formulan POE.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Diseñar e implementar una
estrategia metodológica, que
permita la articulación de la
Delegadas y Direcciones
Nacionales en la formulación del
Plan Operativo Estratégico - POE
Acción
Preventiva
Vicedefensoría,
Oficina de
Planeación
Humano
Articulación de la s
Dependencias
misionales en la
formulación del POE
Nº de
estrategias
implementadas
/Nº de
estrategias
establecidas
24-mar-17 30-dic-17 Cumplida
Carpetas y sus respectivas
memorias de reunión Se presenta la formulación del POE, se
puede evidenciar al finalizar el periodo
de la vigencia el cumplimiento o avance
de las estrategias implementadas
Se remite documento ,
liderazgo estratégico que
contiene toda la articulación
y segunda versión del POE
2017.
Se evidencia sobre el documento
recibido (POE-2017 Articulado y
parametrizado en Strategos.xls) y la
plataforma de Strategos la
articulación en la participación de las
delegadas.
100%Cerrado
Eficaz30-dic-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Consolidar y parametrizar el Plan
Operativo Estratégico ajustado.
Acción
Preventiva
Oficina de
Planeación
Humano,
Tecnológico
Plan Operativo
Estratégico
parametrizado en el
sistema.
Nº de
actividades
establecidas /
Nº de
actividades
parametrizadas
24-mar-17 30-ago-17 Cumplida Sistema Strategos Se parametrizó el POE y se encuentra en
funcionamiento100%
Cerrado
Eficaz30-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Revisar y/o actualizar el manual de
calidad de acuerdo a la nueva
plataforma estratégica de la
Defensoría del Pueblo
Acción
Preventiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
Un manual de calidad
actualizado de
acuerdo a la nueva
plataforma
estratégica de la
Manual de
calidad
actualizado/1
*100
24-mar-17 30-ago-17 Cumplida Listado maestro de documentos
Se actualizó el Manual de calidad V4, con
fecha 20 de junio del 2017, sin embargo
no se visualiza en esta versión la
alineación o presentación de la
plataforma estratégica 2017-2020
100%Cerrado
Ineficaz30-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Consolidar la estructura de los
procesos de la Entidad y promover
la cultura de calidad en los
Servidores Públicos.
Acción
Preventiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
Adopción de la
Estructura por
procesos
1 acto
administrativo24-mar-17 30-ago-17 Cumplida Resolución 916 de 2017
Se formalizó la resolución 916 el pasado 4
de julio del 2017 y deroga la resolución
1491 del 2015.
Que asegura la estructura de operación
por procesos
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Revisar y/o actualizar la
caracterización de los 14 procesos
y 3 subprocesos de la Defensoría
del Pueblo.
Acción
Preventiva
Oficina de
Planeación,
Lideres de los
procesos
Humano,
Tecnológico
14 Caracterizaciones
de proceso y 3
caracterizaciones de
subprocesos revisado
y/o actualizados
Nº de
caracterizacion
es revisadas
y/o
actualizadas /
17 * 100
24-mar-17 30-dic-17 Cumplida Listado maestro de documentos
A la fecha de corte del 30 de octubre, el
mapa de procesos contiene diecisiete
(17) procesos y tres (3) subprocesos, se
deben ajustar veinte (20)
caracterizaciones y se han actualizado
doce (12)
A la fecha falta tres
procesos por actualizar
Se verifica en el mapa de procesos el
14 feb 2018 y se actualizó solo el
proceso de Direccionamiento
Estratégico. Pendiente siete (7)
caracterizaciones de las veinte (20).
Se han actualizado 13 procesos.
65%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Revisar y/o actualizar la
documentación obligatoria del
Sistema de Gestión de Calidad de
la Defensoría del Pueblo.
Acción
Preventiva
Oficina de
Planeación
Humano,
Tecnológico
Documentación del
proceso
Direccionamiento
Estratégico revisad
y/o actualizada
Nº de
documentos
actualizados /
Nº de
documentos a
actualizar * 100
24-mar-17 30-dic-17 Cumplida Listado maestro de documentos
Se tiene presentados tres (3)
procedimientos, dentro del proceso de
Direccionamiento estratégico y se ha
actualizado uno (1), sin contar con los
obligatorios de la norma NTCGP1000:2009
que tiene presentados tres (3):
SQ-P01 Control de Documentos y
Registros, Código: SQ-P01- Versión 7.
Vigente desde: 23/05/2017. actualizado
SQ-P03 Control del Producto y/o
Servicio No Conforme, Código: SQ-P03 -
Versión: 3
Vigente desde: 13/07/2016, sin
actualizar.
SQ-P04 Acciones Correctivas,
El procedimiento SQ-PO3
Versión 3, esta contemplado
entre en el plan de
mejoramiento de la revisión
por la dirección. El
procedimiento SQ-P04
acciones correctivas , se
pasa a la revisión por la
dirección actividad 9.
No se han actualizado ninguno de los
dos procedimientos.
Se mantiene observación. Se
verificara el seguimiento en los dos
planes de mejora PM No. 29 y PM
No. 36 para realizar cumplimiento de
las actividades formuladas.
En el PM No. 36, no se encuentra el
ajuste del procedimiento de
Producto No Conforme, sino en
"Revisar y ajustar las herramientas
para identificar y controlar los
productos y Servicios no conformes
de los procesos misionales"
33%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Definir un manual de Riesgos de la
Entidad
Acción
Correctiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
1 manual de Calidad
actualizado
Nº de manuales
actualizados/1
*100
24-mar-17 30-dic-17 Reprogramada en el Plan de Mejoramiento de revisión por la dirección
Se Diseño un Manual de
Riesgos el cual se encuentra
en revisión
Se recibe la matriz como evidencia, sin
embargo la que esta publicada no se ha
ajustado al nuevo plan estratégico 2017 -
2010
Esta actividad esta
reprogramada en el plan de
mejoramiento de la revisión
por la dirección
Se mantiene observación 0%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Revisar y/o Actualizar el mapa de
Riesgos de Gestión de la Entidad
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación -
Líderes de los
procesos
Humano,
Tecnológico
100% mapas de
riesgos actualizados
Nº de mapas de
riesgos /Nº de
procesos y
subprocesos
24-mar-17 30-dic-17
Reprogramada en el Plan de
Mejoramiento de revisión
por la dirección
No se ha adelantado este ajuste de la
matriz de riesgos no de gestión ni de
riesgos de corrupción
Reprogramada en el Plan de
Mejoramiento de revisión
por la dirección
Se mantiene observación 0%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Alineación de los indicadores de
los procesos con objetivos de
calidad y el direccionamiento
estratégico
Acción
Preventiva
Oficina de
Planeación -
Líderes de los
procesos
Logístico
Actualizar la batería
de indicadores de
Gestión teniendo en
cuenta el Plan
Estratégico 2017-2020
Nº de procesos
con
indicadores/Nº
total de
procesos
24-mar-17 30-dic-17 Reprogramada en el Plan de Mejoramiento de revisión por la dirección
Se realizó un análisis de los
indicadores de la entidad y
se propuso una alineación
de los mismos
No s e han adelantado las mesas de
trabajo luego del ajuste de las
caracterizaciones y la formalización del
tablero de indicadores propuesto al
nuevo plan estratégico 2017-2020
Reprogramada en el Plan de
Mejoramiento de revisión
por la dirección
Se debe ajustar las
caracterizaciones, con el fin de que
estén alineadas al Plan estratégico
2017-2020, formular y asegurar los
indicadores del proceso alineados
0%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Socialización , capacitación de los
cambios del sistema de gestión de
la calidad y la nueva plataforma
estratégica
Acción
Preventiva
Oficina de
Planeación,
Lideres de los
procesos
Humano
Dependencias y
Regionales de la
Defensoria del
Pueblo capacitadas
Nº de
dependencias
y regionales
de la
Defensoría del
Pueblo
capacitadas /
Nº total de
dependencias
24-mar-17 30-ago-17 Cumplida
Memorando Defensor del
Pueblo
Memorias de Reunión
Videoconferencias
Se realizó la capacitación a todas las
dependencias de la entidad en la nueva
plataforma de procesos y los cambios
hasta la fecha ajustados. Se comunico
desde el despacho del Defensor con
comunicado 0721. , esta actividad se
realizó durante el mes de junio y julio
del 2017.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
106002Resultados de
autoevaluació
n
24-mar-17Direccionamiento
Estratégico
Se evidencia debilidades en los tiempos
de reporte de formulación de planes de
mejoramiento por parte de las
Regionales y Dependencias objetos de
auditorias internas
No
presenta
No hay oportunidad en la
formulación de acciones que
presentan corresponsabilidad en
los hallazgos de los líderes de los
procesos y las regionales
Se presenta dificultades de
comunicación del nivel central y
las regionales a la hora de
formular las acciones lo que
hace que se presente demoras
en el reporte de las acciones
N/A N/A N/A
Se presenta dificultades de
comunicación del nivel central y las
regionales a la hora de formular las
acciones lo que hace que se presente
demoras en el reporte de las acciones
Adquirir plataformas tecnológicas
que permitan la administración
eficiente del Sistema de Gestión
de Calidad
Acción
Correctiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
1 aplicativo del SGC
implementado
Nº de
aplicativos
implementado/
Nº de
aplicativo
contratado
24-mar-17 30-dic-17 Seguimiento
Se están realizando los
respectivos trámites
contractuales para la
adquisición de la respectiva
plataforma tecnológica.
Se puede verificar la asignación del
presupuesto, para la adquisición de esta
plataforma.
En el Plan Anual de Adquisiciones
ajustado del mes de octubre se indica:
Códigos UNSPSC: "43232403 - 43232402 -
43232408"
Descripción: "DESARROLLO A LA MEDIDA
DE HERRAMIENTA SOFTWARE PARA
FLUJOS DE TRABAJO QUE SOPORTEN LAS
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN (PLANES DE
MEJORAMIENTO, RIESGOS DE GESTIÓN
CON IMPACTO PARA LAS VÍCTIMAS DEL
CONFLICTO ARMADO) EN LA
PLATAFORMA OFFICE 365- SHARE POINT."
Valor total estimado: $ 180.000.000.
El proceso se encuentra, en
la etapa precontractual
Es importante luego de la compra del
aplicativo, verificar su uso y manejo
dentro de las regionales y el nivel
central, considerando su indicador
de esta actividad
0%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Ajustar el procedimiento y
caracterizaciones del Control del
Producto No Conforme
Acción
Correctiva
Oficina de
PlaneaciónHumano
Un (1)
Procedimiento
Ajustado
Total
Procedimiento
s ajustados
24-mar-17 30-dic-17
Reprogramada en el Plan de
Mejoramiento de revisión
por la dirección
No se ha adelantado la gestión para
identificar productos no conformes y la
forma de manejarlo
Reprogramada en el Plan de
Mejoramiento de revisión
por la dirección
La acción se enmarca en el ajuste
del procedimiento de Producto no
conforme y caracterizaciones. Se
mantiene avance
0%En
Ejecución
Of
Planeació
n
Autoevalu
ación
Adquirir plataformas tecnológicas
que permitan la administración
eficiente del Sistema de Gestión
de Calidad
Acción
Correctiva
Oficina de
PlaneaciónLogístico
Una plataforma
tecnológica adquirida
Nº de
aplicativos
implementado/
Nº de
aplicativo
24-mar-17 30-dic-17 Seguimiento
Se están realizando los
respectivos trámites
contractuales para la
adquisición de la respectiva
plataforma tecnológica.
Aplica el mismo seguimiento que el
descrito en la acción 106002
El proceso se encuentra, en
la etapa precontractual
Es importante luego de la compra del
aplicativo, verificar su uso y manejo
dentro de las regionales y el nivel
central, considerando su indicador
de esta actividad
0%En
Ejecución
Vicedefen
soria
Autoevalu
ación
2001Resultados de
autoevaluació
n
28-jun-17Gestión para la
Magistratura Moral
Incumplimiento del proceso de gestión
para la Magistratura Moral N/A
Dificultades en la apropiación y
gestión de las actividades
contenidas en el proceso de
Gestión para la Magistratura Moral
y sus respectivos documentos.
Cambios que se han dado desde
la alta dirección con incidencia
en las dependencias, los cuales
no se ven reflejados en el
proceso de Gestión para la
Magistratura Moral y sus
respectivos documentos.
NA
Cambios reiterativos que se han dado
desde la alta dirección con incidencia
en las dependencias, los cuales no se
ven reflejados en el proceso de
Gestión para la Magistratura Moral y
sus respectivos documentos.
Ajustar el proceso de Gestión para
la Magistratura Moral y sus
respectivos documentos conforme
a la realidad institucional
Acción
CorrectivaVicedefensoría Humano
Un (1) proceso
ajustado con sus
respectivos
documentos
Total Procesos
ajustados
04 de julio de
2017
30 de agosto
de 2017
Se hizo la revisión y
validación de los procesos
teniendo en cuenta la
participación del Grupo de la
Vicedefensoría, su
experiencia y proposiciones.
Acta de 7 de Julio de 2017
Documentos Ajustados y de
implementación vigente.
Se verificaron los link dentro de la
intranet, que direcciona al Mapa de
Procesos de nuestra Entidad,
encontrándose que en la
CARACTERIZACIÓN el proceso de Gestión
para la Magistratura Moral Código: MM -C,
Versión 03, Vigencia desde
30/07/2017:Se adelantaron reuniones
que contaron con la participación de los
servidores que conforman la
Vicedefensoría en compañía con la
Oficina de Planeación el día 7 de julio.
En el acta de la reunión el equipo se
comprometieron a realizar los ajustes a
la documentación de los procesos de
Gestión para la Magistratura Moral.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Vicedefen
soria
Autoevalu
ación
2002Resultados de
autoevaluació
n
28-jun-17 Investigación y Análisis
Incumplimiento del proceso de
Investigación y Análisis N/A
Dificultades en la apropiación y
gestión de las actividades
contenidas en el proceso de
Investigación y Análisis y sus
respectivos documentos.
Cambios reiterativos que se han
dado desde la alta dirección con
incidencia en las dependencias,
los cuales no se ven reflejados
en el proceso de Investigación y
Análisis y sus respectivos
documentos.
NA
Cambios reiterativos que se han dado
desde la alta dirección con incidencia
en las dependencias, los cuales no se
ven reflejados en el proceso de
Investigación y Análisis y sus
respectivos documentos
Ajustar el proceso de
Investigación y Análisis y sus
respectivos documentos conforme
a la realidad institucional
Acción
CorrectivaVicedefensoría Humano
Un (1) proceso
ajustado con sus
respectivos
documentos
Total Procesos
ajustados
04 de julio de
2017
30 de agosto
de 2017
Se hizo la revisión y
validación de los procesos
teniendo en cuenta la
participación del Grupo de la
Vicedefensoría, su
experiencia y proposiciones.
Acta de 7 de Julio de 2017
Acta de 28 de Junio de 2017
Documentos Ajustados y de
implementación vigente.
Se verificaron los link dentro de la
intranet, que direcciona al Mapa de
Procesos de nuestra Entidad,
encontrándose que en la
CARACTERIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO de
Investigación y Análisis Código: MM -C,
Versión 03, Vigencia desde
30/07/2017:Se adelantaron reuniones
que contaron con la participación de los
servidores que conforman la
Vicedefensoría en compañía con la
Oficina de Planeación el día 28 de junio y
7 de julio.
En el acta de la reunión el equipo se
comprometieron a realizar los ajustes a
la documentación de los procesos de
Investigación y Análisis.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Delegada
Prevención
de Riesgos
y sistemas
de Alertas
Autoevalua
ción
404001Resultados de
autoevaluació
n
25-ago-17 Prevención y Protección
No se cuenta con Analistas de la
Delegada en algunas Defensorías
Regionales, a saber: Guajira,
Magdalena, Bolívar, Santander, Nariño,
Vichada, Guainía, Vaupes, Meta y
Bogotá.
No
Presenta
Los profesionales que cubrían
estas regionales se desvincularon
de la entidad y ha sido necesario
realizar ajustes financieros y
administrativos para el
cumplimiento del procedimiento.
Los profesionales que cubrían estas
regionales se desvincularon de la
entidad y se ha sido necesario realizar
ajustes financieros y administrativos
para el cumplimiento del
procedimiento.
Realizar los trámites
precontractuales y contractuales a
través de los recursos del
proyecto de inversión del Sistema
de Alertas Tempranas para cubrir
las plazas en estas Regionales
Acción
PreventivaLíder de proceso
Financiero
Humano
Contratar Analistas
Regionales en las
zonas faltantes
10 contratos 25-ago-17 30-dic-17
Avance en la vinculación de
5 profesionales, y en
proceso de vinculación 5
profesionales adicionales,
para 7 regionales de la
Defensoría del Pueblo: En la
modalidad de contrato de
prestación de servicios:
regional Bogotá, regional
Bolívar, regional Guajira,
regional Arauca, regional
Magdalena, Subregiones en
Meta (2), Subregión Montes
de María. En modalidad de
provisionalidad: Regional
Bolívar.
Actas de Inicio de contratos
No. 225-17,223-17,227-17 y
Código SIIF No. 35817 .
Se remite en físico informe
de avance al Plan de
mejoramiento, recibido en
está oficina el 03 de
noviembre de 2017, con
consecutivo: 404001-0228-17
Hemos registrado un avance del 30% en
dicha acción; debido que remitieron 3
actas de inicio de las 10. Se requiere
que ya esté finalizado el proceso
contractual ( acta de inicio contrato) y
posesionado el servidor de planta; por
otro lado están pendientes por contratar
( planta y/o contrato) Santander,
Vichada, Guainia y Vaupes.
Analizando la causa raíz de este hallazgo:
“Los profesionales que cubrían estas
regionales ( Guajira, Magdalena, Bolivar,
Santander, Nariño, Vichada, Guainia,
Vaupes, Meta y Bogotá) se desvincularon
de la entidad y se ha sido necesario
realizar ajustes financieros y
administrativos para el cumplimiento del
procedimiento”.
Para que esta oficina tenga claridad de la
causa- raíz solicitamos nos aclaren:
1. En que regionales existían asesores
SAT de planta
2. En que regionales existían asesores
SAT por contrato
3. En que regionales nunca se ha
Remitieron informe de
avance mediante correo
electrónico del 22 de
diciembre
Informe en word
A la fecha no hemos recibido
respuesta a las aclaraciones que se
les ha solicitado, información que la
Delegada está en capacidad de
responder. Por lo cual continua en el
mismo porcentaje de avance
Se da cierre a este plan de mejora
de manera Ineficaz considerando
que es un insumo para el ejercicio
auditor que se adelanta en febrero
del 2018
60%Cerrado
Ineficaz29-dic-17
Delegada
Prevención
de Riesgos
y sistemas
de Alertas
Autoevalua
ción
404002Resultados de
autoevaluació
n
25-ago-17 Prevención y Protección
Se observa que la actividad # 2 del
procedimiento P-P01 del proceso de
prevención y protección, solo se
ejecuta en los casos que se valora
pertinente, situación que no es
explicita en dicho procedimiento.
No
Presenta
No se clara la redacción de la
actividad # 2 del procedimiento P-
P01 del proceso de prevención y
protección, lo cual hace pensar
que en todos los registros de
información que se recepcionan
se debe hacer visita.
No se clara la redacción de la actividad
# 2 del procedimiento P-P01 del
proceso de prevención y protección,
lo cual hace pensar que en todos los
registros de información que se
recepcionan se debe hacer visita.
Ajustar la redacción de la
actividad 2 del procedimiento P-
P01 del proceso de prevención y
protección
Corrección Líder de proceso HumanoProcedimiento
actualizado
1
procedimiento
actualizado
25-ago-17 25-dic-17
El ajuste referido se
diligencia formato SQ-F08,
se firma por los
intervinientes y se remite a
la oficina de Planeación,
para su revisión y
protocolizar los cambios
propuestos
Correo de remisión a la
oficina de Planeación con el
formato adjunto
Se remite en físico informe
de avance al Plan de
mejoramiento, recibido en
está oficina el 03 de
noviembre de 2017, con
consecutivo: 404001-0228-17
El procedimiento se asegura en
aplicación, cuando dicho procedimiento
este actualizado y publicado en el mapa
de procesos actual. Así mismo se
requiere revisar el informe de auditoria
de calidad y el de Bureau Veritas para
verificar que observaciones se dieron al
respecto. Una vez sean analizados por la
OCI se informará si la acción realizada se
ajusta a lo recomendado en las
auditorias. Finalmente la OCI solicitará a
RRHH que informe cuantos cargos estás
autorizados para analistas SAT regional y
a que regionales están asignados para
verificar que no sean contratados por
prestación de servicios cargos que
existen por nomina.
Remitieron informe de
avance mediante correo
electrónico del 22 de
diciembre
Informe en word
Procedimiento debidamente firmado
por los responsables donde se
identifica la actualización realizada
el 23 de octubre de 2017; la
actualización enviado a la fecha de
hoy no se ve reflejada en el
documento disponible en el mapa de
procesos; razón por la cual se
registra avance del 30%; una vez se
vea reflejado en el mapa de procesos
y esté disponible en la intranet de la
entidad quedará la acción en un 50%.
Se identificó que existen protocolos
y diagramas de flujo que vienen
siendo utilizados desde hace
tiempo, los cuales son socializados
en las capacitaciones a los asesores
regionales; documentos que no
forman parte del sistema de calidad
de la Defensoria del Pueblo, por lo
tanto son documentos que no son
oficiales y carecen de validez. Estos
deben formar parte del sistema de
calidad por lo cual deben remitirse a
30%Cerrado
Ineficaz29-dic-17
24-mar-17Direccionamiento
Estratégico
Incumplimiento del procedimiento SQ
P03- Control del Producto/Servicio No
Conforme-
No
presentaN/A N/A N/A
Dificultades en la apropiación y
gestión de las actividades contenidas
procedimiento del control del
producto/servicio no conforme tanto a
nivel regional como central.106003Resultados de
autoevaluació
n
Dificultades en la apropiación y
gestión de las actividades
contenidas procedimiento del
control del producto/servicio no
conforme tanto a nivel regional
como central.
N/A
Se estableció nuevo
Direccionamiento Estratégico
(plataforma estratégica)
106001Resultados de
autoevaluació
n
24-mar-17Direccionamiento
Estratégico
Ante la adopción del Plan
Estratégico 2017-2020 de la
Defensoria del Pueblo se hace
necesario articular el Sistema
de gestión de Calidad con la
Plataforma estratégica.
No
presenta
Cambio de administración de la
Defensoria del pueblo
Adopción del nuevo
plan estratégico
Institucional 2017-
2020.
Se evidenció que
de acuerdo al
cambio de la
plataforma
estratégica de la
Defensoría del
Pueblo, es
necesario
realizar la
articulación,
alineación y
coherencia
Institucional del
Plan Estratégico
Institucional
2017-2020 con el
Sistema de
Gestión de
calidad.
N/A
Se evidenció que de acuerdo al cambio
de la plataforma estratégica de la
Defensoría del Pueblo, es necesario
realizar la articulación, alineación y
coherencia Institucional del Plan
Estratégico Institucional 2017-2020 con
el Sistema de Gestión de calidad.
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 23 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 24
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Delegada
Prevención
de Riesgos
y sistemas
de Alertas
Autoevalua
ción
Llevar a cabo actividades de
seguimiento a la aplicación de la
herramienta SISAT
Corrección Líder del proceso Humano
Actividades de
seguimiento
realizadas
4 seguimientos 25-ago-17 30-dic-17
Emisión del Memorando
404001-0175-17, a través del
cual se dieron lineamientos
específicos para el equipo
nacional y regional,
consistentes en la definición
de las acciones precisas para
superar el rezago en el
cargue de información que
se destaca en el hallazgo de
la auditoría interna.
Memorandos 0175-17.
Se remite en físico informe
de avance al Plan de
mejoramiento, recibido en
está oficina el 03 de
noviembre de 2017, con
consecutivo: 404001-0228-17
Este hallazgo posee dos (2) acciones, no
se registró ningún avance debido a:
1. Que no se remite evidencia de haber
realizado la capacitación; se programa
inicialmente del 14 al 17 de nov y se
ejecutará del 4 al 07 de dic, fecha en la
cual se realizará el encuentro de
analistas del SAT (evidencias son listado
especifico de asistencia a la
capacitación, registro fotográfico y
presentación utilizada)
2. No remiten evidencia de realizar
seguimiento ( tienen registrados 4
seguimientos) a la alimentación del
aplicativo SISAT; se requiere remisión de
informes ( corte 30 de sep y 30 de
octubre) de gestión generados desde el
aplicativo para verificar que todos los
usuarios han ingresado información
3. Aparece con responsable de realizar
los seguimientos el líder del proceso
(Delegado de Prevención) lo cual no es
correcto; ya que existen niveles de
responsabilidad en la delegada así:
Los Asesores Nacionales le realizan
Remitieron informe de
avance mediante correo
electrónico del 22 de
diciembre
Informe en word
No se registra avance alguno,
continuo en 0%. El presente reporte
de avance no guarda congruencia
con las observaciones dadas por esta
oficina por correo electrónico a
dicha acción; por lo tanto no nos
remitieron la información solicitada
sino un nuevo cronograma de
actividades, pero no se evidencia
seguimiento y control a los asesores
regionales por parte de los
nacionales; así como a los nacionales
por parte del P.G. 20 responsable de
grupo.
Se da cierre a este plan de mejora
de manera Ineficaz considerando
que es un insumo para el ejercicio
auditor que se adelanta en febrero
del 2018
0%Cerrado
Ineficaz29-dic-17
Delegada
Prevención
de Riesgos
y sistemas
de Alertas
Autoevalua
ción
Realizar capacitaciones sobre la
herramienta SISATCorrección Líder del proceso Humano
Capacitaciones
realizadas
10
capacitaciones25-ago-17 30-jun-18
Llevar a cabo capacitaciones
al equipo nacional y regional
en el uso del aplicativo
SISAT
Se remite en físico informe
de avance al Plan de
mejoramiento, recibido en
está oficina el 03 de
noviembre de 2017, con
consecutivo: 404001-0228-17
Aplica la misma observación del
seguimiento de la acción anterior.
Remitieron informe de
avance mediante correo
electrónico del 22 de
diciembre
Informe en word
No reportaron haber realizado
capacitación alguna.
Se da cierre a este plan de mejora
de manera Ineficaz considerando
que es un insumo para el ejercicio
auditor que se adelanta en febrero
del 2018.
0%Cerrado
Ineficaz29-dic-17
Regiona
l
Caqueta
-
Auditori
600901Auditoria
Interna de
Gestión
15-jun-17Subproceso de
Defensoría Pública
(NC) No se da cumplimento a lo
dispuesto para la atención de las
solicitudes del servicio en el Sub
proceso de Defensoria Publica.
Procedimiento Prestación del servicio
de Defensoría Pública Código SD-P02
No Aplica
El PAG no realiza sus funciones en
un tiempo oportuno generando
retrasos y acumulación de trabajo
para si mismo y para la auxiliar
administrativa.
Falta de compromiso y de asumir
sus funciones con
responsabilidadFalta de compromiso y de asumir sus
funciones con responsabilidad
Reiterar a la subdirección del
talento humano mediante
memorando el incumplimiento de
las funciones por parte del PAG,
para que se tomen las acciones
pertinentes.
Acción
Correctiva
El defensor
RegionalHumano
1 Memorando dirigido
a la subdirección de
talento humano
Nº de
comunicacione
s realizadas/Nº
comunicacione
s a realizar
11-sep-17 30-oct-17 Se formuló el 30 de octubre del 2017
Se elaboró memorando
dirigido a la subdirección de
gestión del talento humano
solicitando la Reiteración las
funciones del PAG
Memorando Reiteración de Funcionesse allego el soporte
correspondiente. 100,00%
Cerrado
Eficaz30-nov-17
Regiona
l
Caqueta
-
Auditori
600902Auditoria
Interna de
Gestión
15-jun-17Subproceso de
Defensoría Pública
(NC)No se conoce el mapa de riesgos
del Sub Proceso de Defensoria Publica y
en consecuencia, no se aplican
acciones que mitiguen o disminuyan los
riesgos.
No AplicaPor desconocimiento y/o falta de
capacitación
Desconocimiento de la
ubicación del mapa de riesgos
en la pagina por falta de
capacitación en la ubicación del
mismo en el SGC
Desconocimiento de la ubicación del
mapa de riesgos en la pagina por falta
de capacitación en la ubicación del
mismo en el SGC
Capacitar a los servidores públicos
de la Regional acerca del Sistema
de Gestión de calidad de la
Entidad.
Acción
Correctiva
ingeniero de
sistemas Defensor
Regional
Humano
1 acta evidenciando
la capacitación del
mapa de riesgos del
sub proceso de
defensoría pública
Nº de
capacitaciones
realizadas/Nº
capacitaciones
programadas
01-oct-17 15-nov-17 Se formuló el 30 de octubre del 2017
No existe evidencia, el día
que se trato de realizar la
capacitación la persona en
cuestión se negó
Sin documento soporte 0,00% Abierto
Regiona
l
Caqueta
-
Auditori
a
Especial
600903Auditoria
Interna de
Gestión
15-jun-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
(OM)El sistema visión web ATQ,
muestra un numero importante de
alarmas las cuales requieren de
atención inmediata, ya que la mayoría
se deben a la falta de seguimiento al
caso, lo cual impacta directamente en
la prestación del servicio
No Aplica
Falta de seguimiento a las
peticiones que se registran en el
RUP por parte de los funcionarios
de ATQ,
Falta de organización para el
seguimiento de las peticiones
que se registran el RUP por
parte de los funcionarios de
ATQ
Falta de compromiso
en realizar el
seguimiento a las
peticiones que se
registran en el RUP y
que son competencia
de los profesionales
de ATQ
Falta de
compromiso en
realizar el
seguimiento a las
peticiones que
se registran en el
RUP y que son
competencia de
los profesionales
de ATQ
Falta de compromiso en realizar el
seguimiento a las peticiones que se
registran en el RUP y que son
competencia de los profesionales de
ATQ
Mensualmente reportar mediante
correo electrónico institucional al
defensor regional el registro,
gestión, seguimiento y cierres las
peticiones que ingresan a la
Regional Caqueta.
MejoraFuncionarios de
ATQHumano
Reporte mensual al
defensor regional
mediante correo
electrónico el
registro, gestión,
seguimiento y cierre
las peticiones que
ingresan a la Regional
Caqueta
correos
electrónicos01-oct-17 30-dic-17 Se formuló el 30 de octubre del 2017
se elaboró por parte de cada
uno de los profesionales de
ata un reporte en el sistema
del registro, gestión,
seguimiento y cierre las
peticiones que ingresan a la
Regional Caqueta
Reporte ATQ Anderson
Cuellar Reporte Atq Carolina
Murcia Reporte Atq Diana
Vanegas Reporte Atq
JhonFredyMalagon
Se allegaron los reportes de los
funcionarios mencionados para el
mes de octubre, faltan los de nov. Y
dic.
33,00%En
Ejecución
Regiona
l
Caqueta
-
Auditori
a
600904Auditoria
Interna de
Gestión
15-jun-17Subproceso de
Defensoría Pública
(NC)El sistema Visión Web Def. Pub,
muestra alarmas las cuales han sido
objeto de observación por parte de la
DNDP y que al momento de la auditoria
aun no habían sido superadas
No Aplica
Falta de monitoreo del PAG del
sistema de información visión web
para el conocimiento de las
alarmas.
No se realiza el monitoreo y
seguimiento al sistema de
información Visión Web para el
área de defensoría pública
No se realiza el monitoreo y
seguimiento al sistema de información
Visión Web para el área de defensoría
publica
Solicitar al nivel central se tomen
las medidas necesarias para que el
PAG realice el monitoreo y gestión
de los sistemas y información en
los tiempos establecidos para este
fin.
Corrección
Defensor Regional -
Funcionarios
Comité
Convivencia
Laboral
Humano
1 memorando
solicitando el nivel
central que PAG
monitoreo el sistema
de información visión
web dpb en los
términos
1 memorando 06-oct-17 30-oct-17 Se formuló el 30 de octubre del 2017
Se elaboro memorando
dirigido al nivel central
solicitando que el PAG
monitoree el sistema de
información visión web dpb
en los términos establecidos
Memorando Solicitud de
Monitoreo VisionWeb
Aunque la acción de mejora refiere
un memorando de solicitud al nivel
central no es posible validar su
cumplimiento ya que se necesita de
la respuesta para ello.
50,00%En
Ejecución
Regiona
l
Caqueta
-
Auditori
a
Especial
600905Auditoria
Interna de
Gestión
15-jun-17Subproceso de
Defensoría Pública
(OM)Afectación del clima laboral acorde
con las evidencias recolectadas durante
el ejercicio de la auditoria.
No Aplica
El PAG no permanece en su lugar
lo que fomenta el inconformismo
entre los usuarios y estrés en los
funcionarios por no estar en el
momento en que se requiere para
sus servicios y debido al maltrato
por parte del funcionario
El trato Verbal hacia los
compañeros y hacia los usuarios
no es el adecuado ofendiendo a
quienes requieren de sus
servicios profesionales
El PAG agrede
constantemente con
acciones
desobligantes y
ofensivas al personal
que considera que
esta por debajo de su
grado 19
El PAG irrespeta
a los compañeros
y a los usuarios
en el desarrollo
de sus funciones
Trato ofensivo, des
obligante y agresivo
hacia los usuarios y
compañeros del
servicio de
defensoría publica.
Música a alto volumen
que supera los niveles
de ruido y perturba la
tranquilidad de los
demás, abandono del
puesto de trabajo
crea demoras (cuellos
de botella) en la
atención a los
usuarios. sentimiento
de frustración en los
compañeros del
trabajo al ver que el
PAG no realiza sus
labores pero sigue
recibiendo
remuneración salarial.
Trato ofensivo, des obligante y
agresivo hacia los usuarios y
compañeros del servicio de defensoría
publica. Música a alto volumen que
supera los niveles de ruido y perturba
la tranquilidad de los demás, abandono
del puesto de trabajo crea demoras
(cuellos de botella) en la atención a los
usuarios. sentimiento de frustración
en los compañeros del trabajo al ver
que el PAG no realiza sus labores pero
sigue recibiendo remuneración salarial.
Solicitar intervención del comité
de convivencia laboral teniente a
reestablecer y mejorar el clima
laboral en la regional
Mejora
Defensor Regional -
Funcionarios
Comité
Convivencia
Laboral
Humano
1 intervención del
comité de
convivencia laboral
1 Acta de
Reunión del
comité de
convivencia
laboral con
compromisos
eficaces
06-oct-17 08-nov-17 Se formuló el 30 de octubre del 2017
Se elaboro un memorando
donde se solicita la
intervención del comité de
convivencia laboral
MemorandoSolicitudInterven
cionComiteConvivenciaLabor
al
Se allegó el soporte correspondiente
a la solicitud, sin embargo al no
conocerse la respuesta ni el acta de
la actividad realizada por el CCL no
es posible validar aun su
cumplimiento.
33,00%En
Ejecución
Contratac
ión
Periodo
2016
1Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
El contrato 117/13 participó en la
elaboración del concurso de méritos en
la
parte técnica, derivado en el contrato
303/13, a pesar de la solicitud que se
hiciera, la Oficina de Contratos no
allegó
la documentación y por ende no se le
permitió a la Oficina de Control Interno
evaluar el contrato, limitando el trabajo
del equipo auditor.
No
Dado que es de vigencia 2013, la
carpeta no se encuentra bajo la
custodia del Grupo de
Contratación, requiriéndose
efectuar la solicitud de préstamo
al archivo central.
Recibida la carpeta en préstamo
se solicitó por la Secretaría
General.
Una vez recibida la
carpeta por el Grupo
de Contratación, no
se realizó la
coordinación
respectiva para
efectuar la entrega a
Control Interno.
Coordinación no
adecuada entre
las dependencias
para el préstamo
del expediente
contractual.
NA
Coordinación no adecuada entre las
dependencias para el préstamo del
expediente contractual.
Solicitar oportunamente por parte
del Grupo de Contratación para el
préstamo del expediente
contractual a la Secretaria General
y al archivo central y entrega a la
dependencia o usuario interno
interesado dentro de los dos días
siguientes al recibo de la carpeta.
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónLogístico
Planilla donde se
registre fecha de
registro de solicitud,
fecha de petición del
Grupo de
Contratación a la
Secretaria General o
al archivo central y
fecha de entrega del
expediente a la
dependencia o
Planilla de
Control
implementada
17-oct-17 17-oct-18 Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
2Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
Los informes de supervisión (agosto,
septiembre, octubre, noviembre y
diciembre de la vigencia 2013 y para la
vigencia 2014 los meses enero, febrero
y marzo) del contrato 303/13 no
cumplieron con las exigencias y rigor
que requería la responsabilidad
atribuida, carecen de controles
efectivos que permitieran dar cuenta
del cumplimiento por parte del
contratista, no reflejan la consecución
de las obligaciones contraídas, no se ve
reflejado el seguimiento técnico.
Deficiencia con presunta connotación
No
Los supervisores designados no
registran la información de la
ejecución contractual de forma
rigurosa y detallada en el formato
establecido.
Porque no se cumple a cabalidad
con sus deberes y funciones
como supervisores del contrato
establecidos en las normas
contractuales, manual de
contratación y manual de
supervisión.
Por desconocimiento
del supervisor de la
importancia que
reviste la función de
supervisión y las
responsabilidades de
orden disciplinario,
fiscal y pena que se
derivan de su labor.
Falta de
conocimiento de
los supervisores
frente a la
importación de
elaborar los
informes de
supervisión de
forma rigurosa,
detallada y
soportada.
NA
Falta de conocimiento de los
supervisores frente a la importación de
elaborar los informes de supervisión de
forma rigurosa, detallada y soportada.
Adelantar asesorías por parte del
Grupo de Contratación en materia
de supervisión, de conformidad
con las normas contractuales
vigentes y los manuales de
contratación y supervisión.
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano
Registro de las
asesoría a través de
memoria de reunión,
oficio, memorando,
correo electrónico,
circulares
# de
documentos
físicos o
electrónicos
de registros de
asesoría
01-dic-17 01-dic-18 Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
3Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
Le correspondía al Grupo de contratos
ejercer un mayor control a la
supervisión del contrato, estableciendo
instrumentos que permitieran
evidenciar la ejecución de esta
actividad acorde con el criterio legal,
actividad coherente con el proceso
contractual.
No
Porque el Grupo de Contratación
no tiene como función efectuar el
control a la labor de supervisión,
de conformidad con la Resolución
No 038 de 2013, la cual en su
numeral tercero, establece la
prestación de asesoría a las
distintas dependencias de la
Entidad, en materia contractual.
Porque la labor del Grupo de
Contratación se enmarca en el
recibo para custodia de la
documentación
correspondiente a acta de
inicio, informes suscritos por el
supervisor, planillas de
seguridad social etc. acorde a lo
dispuesto en el contrato., El
recibo se enmarca en la
colocación de un sello donde
consta que el Grupo de
Contratación recibió los
soportes.
Porque no es
procedente la
supervisión de la
supervisión y el
formato dispuesto por
la Entidad no permite
que la supervisión
diligencie la
información que
soporta en
integralidad la
ejecución y
cumplimiento del
contrato, ni existe un
instructivo que
explique cómo debe
Falta de
conocimiento y
de compromiso
de los
supervisores
frente a la
importancia de
elaborar los
informes de
supervisión de
forma rigurosa,
detallada y
soportada.
NA
Falta de conocimiento y de
compromiso de los supervisores frente
a la importancia de elaborar los
informes de supervisión de forma
rigurosa, detallada y soportada.
Adelantar asesorías por parte del
Grupo de Contratación en materia
de supervisión, de conformidad
con las normas contractuales
vigentes y los manuales de
contratación y supervisión.
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano
Registro de las
asesoría a través de
memoria de reunión,
oficio, memorando,
correo electrónico,
circulares
# de
documentos
físicos o
electrónicos
de registros de
asesoría
01-dic-17 01-dic-18 Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
4Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
Acta de liquidación contrato 303/13,
sin participación del contratista que
apoyaba la supervisión, como se
estipulo en el contrato firmado por él y
la entidad.
No
Porque el Supervisor del contrato
No que apoyaba la supervisión del
Contrato No 303 de 2013, no veló
que el contratista cumpliera con
sus obligaciones contractuales.
El supervisor no ejerce la
función de seguimiento y
control del contrato que se le
ha sido encomendado
NA NA NA
El supervisor no ejerce la función de
seguimiento y control del contrato que
se le ha sido encomendado
Adelantar asesorías por parte del
Grupo de Contratación sobre las
funciones del supervisor y la
responsabilidad que se deriva por
acción u omisión, de conformidad
con las normas contractuales
vigentes y los manuales de
contratación y supervisión.
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano
Registro de las
asesoría a través de
memoria de reunión,
oficio, memorando,
correo electrónico,
circulares
# de
documentos
físicos o
electrónicos
de registros de
asesoría
01-dic-17 01-dic-18 Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
5Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
El acta de liquidación del contrato
303/13, especifica el estado financiero,
más no describe el balance técnico que
detallará las condiciones de calidad y
oportunidad en la entrega de los
insumos por parte del contratista,
tampoco especifica el cumplimiento en
el pago de los aportes parafiscales.
Dentro de uno de los compromisos se
estipulo que el contratista se
comprometía a asesorar y dar respuesta
a las observaciones del proceso
licitatorio, sin tener en cuenta el
riesgo por diferencia de criterios y/o
posibles deficiencias que pudiera
encontrar quién ganará la licitación
para la construcción de la sede con
No
Porque el Supervisor del contrato
no elabora las actas de liquidación
especificando minuciosamente el
balance técnico, financiero y
pago de aportes parafiscales, sin
perjuicio de que los documentos
soporte de las actas reposen en
sus informes.
Falta de conocimiento de los
supervisores frente a la
importancia de elaborar de
forma detallada las actas de
liquidación, relacionando los
documentos que la soportan.
NA NA NA
Falta de conocimiento de los
supervisores frente a la importancia de
elaborar de forma detallada las actas
de liquidación, relacionando los
documentos que la soportan.
Adelantar asesorías por parte del
Grupo de Contratación en materia
de actas de liquidación, de
acuerdo a lo dispuesto en las
normas contractuales vigentes y
los manuales de contratación y
supervisión.
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano
Registro de las
asesoría a través de
memoria de reunión,
oficio, memorando,
correo electrónico,
circulares
# de
documentos
físicos o
electrónicos
de registros de
asesoría
01-dic-17 01-dic-18 Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
6Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
Hallándose vencidos los términos de las
garantías de calidad en el contrato
303/13 se verificó la inexistencia de
constancia de cierre del expediente
No
Porque el supervisor no elabora o
no remite las acta de cierre del
expediente
Porque el Grupo de
Contratación no verifica
oportunamente que el acta de
cierre no reposa en el
expediente.
El supervisor no
elabora o no remite el
acta de cierre del
expediente para
proceder a su archivo
y el Grupo de
Contratos que
custodia el archivo no
efectuó ala
NA NA
El supervisor no elabora o no remite el
acta de cierre del expediente para
proceder a su archivo y el Grupo de
Contratos que custodia el archivo no
efectuó ala verificación
oportunamente
Remitir comunicación mediante
memorando, correo electrónico
por el Grupo de contratación o
proyectar circular para la firma del
Secretario General, solicitando la
elaboración y remisión de las actas
de cierre de los contratos, una
vez sea evidenciado que no
reposa en el archivo
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano
Comunicaciones,
correos electrónicos,
circulares
# de
comunicacione
s o circulares
realizadas/# de
expedientes
pendientes de
acta de cierre
01-dic-17 01-dic-18 Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
7Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
Adición y prórroga de manera irregular
al contrato 309/13: inclusión de
actividades no relacionadas con el
objeto del contrato y adición en valor
sin la justificación debida. Revisar el
tema al parecer al contratista le
adicionan en dinero para participar de
los conceptos técnicos para un proceso
contractual que poco tiene que ver con
los estudios de construcción del bloque
c
No
Porque los supervisores no
realizan un análisis de fondo de
forma previa a elaborar y suscribir
las solicitudes de modificación
contractual o desconocen el
alcance de la función de
supervisión .
Porque los supervisores no
tienen la especialidad requerida
para ejercer la función
El supervisor no
adelanta sus
funciones acorde a las
normas contractuales
y manuales de
contratación y
supervisión o
desconocen el alcance
de las funciones o no
tienen la especialidad
para ejercerla
NA NA
El supervisor no adelanta sus funciones
acorde a las normas contractuales y
manuales de contratación y
supervisión o desconocen el alcance
de las funciones o no tienen la
especialidad para ejercerla
1. Adelantar asesorías por parte
del Grupo de Contratación en
materia funciones y
responsabilidad del supervisor de
acuerdo a lo dispuesto en las
normas contractuales vigentes y
los manuales de contratación y
supervisión.
2. Solicitar al Secretario General
adelantar las acciones tendientes
a revisar técnicamente lo
manifestado por Control Interno
frente a la adición y prórroga del
contrato 309/13 " Revisar el tema
al parecer al contratista le
adicionan en dinero para
participar de los conceptos
técnicos para un proceso
contractual que poco tiene que
ver con los estudios de
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano
Registro de las
asesoría a través de
memoria de reunión,
oficio, memorando,
correo electrónico,
circulares. 2.
Comunicación
dirigida al Secretario
General
# de
documentos
físicos o
electrónicos
de registros de
asesoría
01-dic-17 01-dic-18 Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
8Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
La póliza número 3007187, adquirida
para el Contrato 309/13 no amparo la
totalidad de la vigencia del riesgo,
estipulado en el contrato, hallazgo con
presunto alcance disciplinario
No
Porque los supervisores
desconocen que funcionalmente
deben también verificar que la
póliza contenga el amparo y la
vigencia exigida en los contratos .
Porque no se efectúa por el
Grupo de Contratos y por la
Supervisión una verificación
minuciosa de la póliza
constituida por el Contratista a
fin de que se expida acorde a lo
solicitado en los contratos.
NA NA NA
No se efectúa por el Grupo de
Contratos y por la Supervisión una
verificación minuciosa de la garantía
constituida por el Contratista a fin de
que se expida acorde a lo solicitado
en los contratos.
Diligenciar el formato de
aprobación de garantía, previa
verificación minuciosa del
cumplimiento de los requisitos
exigidos en el contrato frente a
este aspecto.
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano
Formatos de
aprobación de
garantía
debidamente
diligenciados.
# de formatos
diligenciados/
No de
contratos o
convenios que
requieren
garantía
01-dic-17 01-dic-18 Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
9Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
Incumplimiento en la entrega de los
informes mensuales por el contratista
Javier Mauricio Murcia Mogollón.
Cancelándose al contratista la totalidad
de las obligaciones previstas en el
contrato. Hallazgo con presunto
alcance disciplinario y fiscal.
No
Porque el supervisor no cumple
con sus funciones recibiendo a
satisfacción sin previa verificación
del cumplimiento total de las
obligaciones por parte del
contratista.
NA NA NA NA
El supervisor no cumple con sus
funciones recibiendo a satisfacción sin
previa verificación del cumplimiento
total de las obligaciones por parte del
contratista.
Adelantar asesorías por parte del
Grupo de Contratación en materia
funciones y responsabilidad del
supervisor de acuerdo a lo
dispuesto en las normas
contractuales vigentes y los
manuales de contratación y
supervisión.
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano
Registro de las
asesoría a través de
memoria de reunión,
oficio, memorando,
correo electrónico,
circulares.
# de
documentos
físicos o
electrónicos
de registros de
asesoría
Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
10Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
Para el contrato 303/13 se aprobó una
adición de $161.779.535, sin presentar
justificación aritmética ni financiera
(costos) que permita determinar la
forma como se estableció el valor a
adicionar. Hallazgo con incidencia fiscal
y disciplinaria.
No
Porque los supervisores no
realizan o acompañan al formato
de modificación contractual el
documento que soporta el valor
que se requiere adicionar .
Porque el Grupo de Contratos
no verifica que el supervisor
relacione en el formato de
modificación contractual, el
análisis efectuado para
determinar el valor de la adición
o que se acompañe el formato
por el documento que soporta
el valor que se requiere
El supervisor no
realizan o acompañan
al formato de
modificación
contractual el
documento que
soporta el valor que
se requiere adicionar .
NA NA
El supervisor no realizan o acompañan
al formato de modificación contractual
el documento que soporta el valor que
se requiere adicionar .
Verificar que el supervisor
relacione en el formato de
modificación contractual el
análisis efectuado para determinar
el valor de la adición o que se
acompañe el formato por el
documento que soporta el valor
que se requiere adicionar .
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano
Formato de
modificación
contractual
elaborado por el
supervisor del
contrato donde se
relacione o se
acompañe el análisis
del valor que se
# de formatos
de
modificación
contractual
diligenciados
con el análisis
del valor
adicionar / No
de solicitudes
01-dic-17 01-dic-18 Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
11Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
Respecto de la póliza 376-47-
994000001082 adquirida para el contrato
303/13, sus fechas de terminación no
son concordantes con el acta de inicio
del contrato.
No
Porque el Supervisor del contrato
no solicita la ampliación de la
garantía, cuando el acta de inicio
es posterior al inicio de la vigencia
de la póliza otorgada a favor de la
entidad.
NA NA NA NA
El Supervisor del contrato no solicita
la ampliación de la garantía, cuando el
acta de inicio es posterior al inicio de
la vigencia de la póliza otorgada a
favor de la entidad.
Proyectar circular para la firma del
Secretario General donde se le
indique a los supervisores la
necesidad de que los contratistas
amplíen la modificación de la
garantía cuadro la vigencia de la
póliza no cubra la totalidad de los
términos contados a partir del
acta de inicio.
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano Circular proyectada
Número de
Circulares
proyectadas/ci
rculares
programadas
01-dic-17 01-dic-18 Abierto
Contratac
ión
Periodo
2016
12Auditoria
Interna de
Gestión
15-ago-17 Gestión Contractual
En la verificación que se realizara para
los contratos 380 y 381 no se halló
publicado en el SECOP los informes del
supervisor y del interventor que
prueben la ejecución de los contratos
No
Porque la actividad de publicación
en el SECOP de los informes del
supervisor e interventor no se
encontraba contemplada por la
Entidad
Porque la Entidad no cuenta
con el personal y herramienta
necesaria para escanear todos
los documentos y adelantar la
labor de publicación.
NA NA NA
La Secretaria General y el Grupo de
Contratos no cuenta con el personal y
herramienta necesaria para adelantar
la labor de escanear y publicar en el
SECOP todos los informes elaborados
por el supervisor e interventor dado su
volumen.
Publicar los informes de
supervisión e interventoría en el
SECOP acorde a la disponibilidad
del personal y de equipos
Acción
Correctiva
Grupo de
ContrataciónHumano Informes publicados
# informes
publicados en
el SECOP / No
de informes
entregados al
Grupo de
Contratación
01-dic-17 01-dic-18 Abierto
Sistema
s de
Informa
ción
Gestión
Docume
ntal -
LASERFI
CHE y
POST@L
1Auditoria
Interna de
Gestión
05-sep-17 Gestión Documental
Cto 420 de 2013 $1.303.000.000
Se puedo establecer que se han impartido
instrucciones para el manejo de los formatos que
permiten el registro de la información, bajando los
mismos desde el Mapa de Procesos sin embargo, Se
evidenció que en las Actas de reunión del citado
contrato (01,02, 214-0001) NO están firmadas por
ninguno de los asistentes, incumpliendo los
principios y objetivos del MANUAL DE CALIDAD
correctamente, además de impedir la MEJORA
CONTINUA, sobre los proyectos y servicios
adicionalmente se puedo comprobar que entre los
años 2013 y 2016 se ha gastado en papelería un
valor de $2.614.976.711.,15 cifra que equivale al
149% de lo invertido en el Sistema de Gestión
Documental, demostrando, que este último no ha
ayudado a la disminución de los gastos y por otra
parte se pudo establecer que el sistema no opera
al 100% en la entidad como se había planeado en
las diferentes fases de la implementación, por lo
que se debe considerar la posibilidad de un
detrimento patrimonial, al haberse invertido una
suma importante de recursos de la nación en un
sistema que finalmente no será operable ya que se
implementará uno diferente.
Hubo omisión en el
diligenciamiento de las
actas de reunión.
No hay una relación
directa en la
implementación del SGD
y el consumo del papel,
dado que todo el papel
que se consume es para
generar comunicaciones.
El presupuesto
asignado al
proyecto de
inversión no
correspondió con
lo solicitado en la
proyección
inicial.
El presupuesto asignado al
proyecto de inversión no
correspondió con lo solicitado
en la proyección inicial.
Realizar un análisis
(requerimientos,
definición cobertura y
desarrollo) de otros
sistemas de información a
nivel central y regional
cuyo costo de
implementación esta
acorde con el presupuesto
asignado por ministerio de
hacienda al proyecto.
Acción
Correctiva
Grupo de Gestión
Documental con el
apoyo técnico del
Grupo de Sistemas.
Financiero
Implementación del Sistema
de Gestión Documental en
el nivel central y regional.
% unidades
organizacionales
con el sistema de
gestión documental
implementado.
01-oct-17 11-dic-17
Contratación de los ingenieros el
19/09/2017, configuración
infraestructura tecnológica,
configuración y virtualización del
servidor, aplicativo instalada en
ambientes de prueba, reuniones de
requerimientos y revisión de
funcionalidades, actualmente no se
ha implementado en ninguna
dependencia.
Actas de inicio de los contratistas,
memorias de reunión
1. MEMORIA DE REUNIÓN 04.10.2017
SEGUIMIENTO PARAMETRIZACIÓN
ORFEO.PDF
2. MEMORIA DE REUNIÓN 10.10.2017
REVISIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN
ORFEO.PDF
3. MEMORIA DE REUNIÓN 20.09.2017
REVISIÓN DE TEMAS
IMPLEMENTACIÓN ORFEO.PDF
4. MEMORIA DE REUNIÓN 25.09.2017
REVISIÓN VERSIÓN ORFEO VS
FUNCIONALIDADES.PDF
5. MEMORIA DE REUNIÓN 29.09.2017
REVISIÓN IMPLEMENTACIÓN
ORFEO.PDF
6. ACTAS DE CONTRATOS
INGENIEROS ORFEO 2017.PDF
Se verificaron en los documentos soportes ( 5
MEMORIAS DE REUNIÓN) enviados a la cuenta de
correo [email protected] miércoles 25 de
octubre de 2017, referentes al hallazgo,
encontrándose que vienen realizando reuniones con
Responsables del Grupo de Gestión Documental,
Sistemas y contratistas.
Aplicativo instalada en ambientes de
prueba, reuniones de
requerimientos y revisión de
funcionalidades, actualmente no se
ha implementado en ninguna
dependencia.
-Parametrización de módulos
-Migración de datos: usuarios,
dependencias y Tablas de Retención
Documental
-Pruebas de funcionamiento:
Se habilitó link de acceso a ORFEO
desde la INTRANET
http://orfeo.defensoria.gov.co/orf
eo7
La implementación en las esta sujeta
a la adquisición de los periféricos y
servidor
Memoria de reunión:
15/11/2017
23/11/2017
Archivo pruebas de interfaz
Se verificaron en los documentos
soportes ( MEMORIAS DE REUNIÓN)
enviados a la cuenta de correo
[email protected]
miércoles 29 y 30 de noviembre de
2017, referentes al hallazgo,
encontrándose que vienen
realizando reuniones con
Responsables del Grupo de Gestión
Documental, Sistemas y contratistas,
además envían como soporte correo
electrónico con asunto :
CAPACITACIÓN INGENIEROS
REGIONALES - VISITA BOGOTA NIVEL
CENTRAL, donde tienen programado
antes del 11 de diciembre tener el
producción el Software de GESTIÓN
DOCUMENTAL para capacitar a los
ingeniero a nivel nacional.
50%En
Ejecución
N/A
N/A N/A
No se ha apropiado el uso de la
herramienta SISAT por parte de
algunos de los profesionales
responsables del proceso de
prevención y protección en la
regionales.
404003
Resultados
de
autoevaluaci
ón
25-ago-17 Prevención y Protección
Se evidencian que algunos formularios
del procedimiento P-P01 del proceso de
prevención y protección se han
tramitado pero aún no han sido
incorporados en el Sistema SISAT.
No
No se ha apropiado el uso de la
herramienta SISAT por parte de
algunos de los profesionales
responsables del proceso de
prevención y protección.
N/A N/A
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 24 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 25
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Sistema
s de
Informa
ción
Gestión
Docume
ntal -
POST@L
2Auditoria
Interna de
Gestión
05-sep-17 Gestión Documental
El nombramiento de una persona con el perfil
profesional adecuado para atender las diferentes
actividades y situaciones en la implementación del
sistema (SGD) fue tardío. Demostrando falta de
planeación en la puesta en marcha de la
implementación del mismo.
El proyecto fue formulado
por la Secretaria General
2012-2013 y cuando fue
aprobado se entrego a la
Subdirección
Administrativa para su
ejecución.
En la Subdirección
Administrativa no se
contaba con el
funcionario responsable
del Grupo de Gestión
Documental.
En la información
suministrada por
la Subdirección
Administrativa no
se encontró
información
preliminar del
inicio del
proyecto de
inversión sobre la
Implementación
del Sistema de
Gestión
Antes de la
restructuraci
ón la entidad
no contaba
cargo de
Responsable
de Gestión
Documental.
Antes de la restructuración la
entidad no contaba cargo de
Responsable de Gestión
Documental.
Creación del Grupo de
Gestión Documental y
nombramiento del
Profesional Especializado
Grado 20 responsable del
Grupo de Gestión
Documental.
Acción
CorrectivaSecretario General. Financiero
Un profesional responsable
del grupo de gestión
documental.
(Número de
profesionales
nombrados/1)*100.
01-jul-17 30-dic-17 N/A
1. Acta de Posesión 098 del
06/07/2015
2. Se evidencia en la página del Sigep
que es funcionaria de nuestra
entidad
En cumplimiento del Decreto 1080 de 2015 "Por
medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura" dentro de la
estructura de las entidades deben existir una
Coordinación encargada de la Gestión Documental,
figura que existe en la Defensoría del Pueblo desde
el año 2015 a cargo de MAGDA CAROLINA
CARDOZO CERQUERA , Profesional Especializada
Grado 20, quien es la encargada de dar
cumplimiento a las exigencias normativas.
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Sistema
s de
Informa
ción
Gestión
Docume
ntal -
POST@L
3Auditoria
Interna de
Gestión
05-sep-17 Gestión Documental
Para la implementación adecuada del Sistema de
Gestión Documental la entidad debería realizar un
estudio de necesidades tecnológicas que vayan
encaminadas a soluciones actuales y futuras en
cual debe integrar la totalidad de los sistemas de
información que actualmente cumplen funciones
independientes tales como: VisionWeb (RUP, ATQ,
RAJ, SPOA-DPU, NO PENAL, RAP, RAG, SISAT) SIAF,
LASER FICHE. POST@L, SIID , SIJT, FUD y que
busca una serie de sinergias, con el propósito de
facilitar la implementación del sistema de GD con
en modelo estándar de Control Interno - MECI
(Sistema de Gestión de Calidad, Modelo Estándar
de Control Interno, Planeación, Política
Institucional y Gestión Integral).
Existe sistemas de
información de diferente
naturaleza.
Los sistemas no
necesariamente deben
estar integrados.
La evolución
tecnológica de la
entidad no
obedeció a una
planeación
estratégica, sino
que se atendían
necesidades
puntuales de
acuerdo a la
presupuesto
asignado.
La evolución tecnológica de la
entidad no obedeció a una
planeación estratégica, sino
que se atendían necesidades
puntuales de acuerdo a la
presupuesto asignado.
Realizar un estudio de
arquitectura empresarial
para determinar las
necesidades de integración
de sistemas de información
de la entidad.
Acción
CorrectivaGrupo de Sistemas Humano
Estudio de Arquitectura
Empresarial
(Estudio
elaborado/estudio
proyectado)*100.
01-oct-17 30-oct-17
Elaboración de documentos
Arquitectura Empresarial para la
Gestión de TIC en la Defensoría del
Pueblo.
Arquitectura Empresarial para la
Gestión de TIC en la Defensoría del
Pueblo.
1. Documento en el siguiente link
https://defensoriadelpueblo.sharep
oint.com/SGC/Gestion%20de%20TIC
/Arquitectura%20TIC-
Defensoria.pdf
2.Acta 001 del 30/06/2017
Se evidencia que existe un documento llamado
Arquitectura Empresarial (AE), este cuenta con un
diagnostico del entorno a nivel nacional, que incluya
el entendimiento de la (AE), basada en una
metodología integral que permita alinear procesos,
aplicaciones, e infraestructura tecnológicas
alineados con los objetivos estratégicos de la
entidad, que produzcan maximizar el valor de
negocio, apalancando en la tecnología. Falta la
aprobación del Secretario General, además de su
publicación y divulgación en los diferentes acanales
de comunicación ( intranet, correo electrónico).
100%Cerrado
Eficaz30-oct-17
Sistema
s de
Informa
ción
Gestión
Docume
ntal -
POST@L
Auditoria
Interna de
Gestión
Adquisición hardware
(servidor, unidad de
almacenamiento SAN)
para reforzar la
infraestructura
tecnológica del Sistema de
Gestión Documental
Acción
CorrectivaGrupo de Sistemas Tecnológico Equipos adquiridos
(Equipos
adquiridos/Equipos
proyectados)*100 01-oct-17 11-dic-17
Se elaboraron y se entregaron al
Grupo de Contratación los estudios
previos para la adquisición
hardware (servidor, unidad de
almacenamiento SAN, periféricos)
para reforzar la infraestructura
tecnológica del Sistema de Gestión
Documental y actualización del
procedimiento de backup de la
entidad.
Estudios previos
1. Memorando 5002/17/161 del
09/10/2017, Adquisición Periféricos
$500.000.000
OBJETO A CONTRATAR:
Adquisición de hardware y software
para la implementación del sistema
de gestión documental Orfeo. $
500.000.000.
Se verificaron en los documentos ( ESTUDIOS
PREVIOS - SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTÍA)
enviados a la cuenta de correo
[email protected] miércoles 25 de octubre
de 2017
Se encuentra en proceso de
adquisición de los recursos
tecnológicos
Proceso: LIC-009-2017
Objeto a contratar:
ADQUISICIÓN DE HARDWARE Y
SOFTWARE PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO, DE
ACUERDO CON LAS
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.
Cuantía: $500000000
Aviso Link Proceso LIC-009-2017 en
el SECOP:
https://www.contratos.gov.co/con
sultas/detalleProceso.do?numConsta
ncia=17-1-182171
Adjudicación: 14/12/2017
Aprobación póliza: 18/12/2017
Remito documentos:
- Estudio previo
- Análisis del sector
- Proyecto de pliegos
- Aviso convocatoria
- Aviso licitación
- Resolución de apertura
- Pliego definitivo
- Respuesta observaciones
Se verificaron los link
https://www.contratos.gov.co/cons
ultas/detalleProceso.do?numConstan
cia=17-1-182171 que direcciona al
SECOP 30/11/2017, encontrándose
que la acción de mejoramiento se
realizó de manera efectiva.
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Sistema
s de
Informa
ción
Gestión
Docume
ntal -
POST@L
Auditoria
Interna de
Gestión
Actualización del
procedimiento de backup
de la entidad
Acción
CorrectivaGrupo de Sistemas Humano Procedimiento actualizado
(Procedimiento
actualizado/Proce
dimiento definido a
actualizar)*100
01-oct-17 11-dic-17
Se encuentra de proceso de
actualización y adquisición de los
recursos tecnológicos para su
implementación (proceso de
contratación entregados al Grupo
de Contratación).
Estudios Previos Adquisición
servidor, unidad de almacenamiento
SAN
1. Memorando 5002/2017/143 del
25/09/2017, Adquisición Servidor
$130.000.000
OBJETO A CONTRATAR:
Adquisición de un (1) Servidor de
Tecnología Intel, se incluye sistema
operativo y Motor de base de datos
Microsoft SQLSERVER. $
130.000.000
Se verificaron en los documentos ( ESTUDIOS
PREVIOS - SELECCIÓN ABREVIADA MENOR CUANTÍA)
enviados a la cuenta de correo
[email protected] miércoles 25 de octubre
de 2017
Se encuentra en proceso de
actualización y adquisición de los
recursos tecnológicos para su
implementación.
Apertura del proceso SA Proceso:
SAB-018-2017
Objeto a contratar: Adquisición de
un (1) Servidor de Tecnología INTEL,
Incluye sistema operativo y motor
de base de datos de microsoft
SQLSERVER, de acuerdo a las
especificaciones técnicas,
Cuantía: $130000000
Aviso: Link Proceso SAB-018-2017 en
el SECOP:
https://www.contratos.gov.co/con
sultas/detalleProceso.do?numConsta
ncia=17-9-437608
Adjudicación: 12/12/2017
Aprobación póliza: 14/12/2017
Remito documentos:
-Ficha técnica de productos
-Estudios Previos
-Proyecto de pliegos
-Aviso
-Resolución de apertura
-Pliegos definitivos
Se verificaron los link
https://www.contratos.gov.co/cons
ultas/detalleProceso.do?numConstan
cia=17-9-437608 que direcciona al
SECOP 30/11/2017, encontrándose
que la acción de mejoramiento se
realizó de manera efectiva.
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Sistema
s de
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Gestión
Docume
ntal -
POST@L
5Auditoria
Interna de
Gestión
05-sep-17 Gestión Documental
CONTRATO DE SOPORTE DE LA SOLUCIÓN
Meses antes de que se generara la falla en el
servidor del sistema, el contrato de soporte de la
solución había vencido (año 2015); la entidad
durante dicho año y hasta mediados del 2016 no
realizó la nueva contratación del servicio de
soporte y mantenimiento de la solución (hardware
y software). Por políticas propias de la solución,
cuando se vence un contrato de soporte y no se
da continuidad al mismo, el tiempo durante el cual
la solución se encuentre fuera de soporte, será
cobrada une vez se reactive el contrato. En este
punto es importante mencionar que el valor del
contrato de soporte (anual) para el producto
Laserfiche corresponde a un porcentaje calculado
de acuerdo al número de licencias nombradas que
el cliente haya adquirido.
No había contrato de soporte
Los recursos asignados
llegaron con posterioridad a
perdida de las imágenes
Falta de oportunidad
en la asignación de
recursos para
suscribir el contrato
de mantenimiento
Falta de oportunidad en la
asignación de recursos para suscribir
el contrato de mantenimiento
Cambiar el Sistema Postal y
Laserfiche por el un sistema de
gestión documental que no
genere costos anuales fijos de
mantenimiento
Acción
Correctiva
Grupo de Gestión
Documental con el
apoyo técnico del
Grupo de Sistemas
TecnológicoImplementación del Sistema
de Gestión Documental
número de
sistemas de
información para
gestión documental
implementados/nú
mero de sistemas
de información
para gestión
documental
proyectados
01-oct-17 11-dic-17
Contratación de los ingenieros el
19/09/2017, configuración
infraestructura tecnológica,
configuración y virtualización del
servidor, aplicativo instalada en
ambientes de prueba, reuniones de
requerimientos y revisión de
funcionalidades, actualmente no se
ha implementado en ninguna
dependencia.
Actas de inicio de los contratistas,
memorias de reunión
1. MEMORIA DE REUNIÓN 04.10.2017
SEGUIMIENTO PARAMETRIZACIÓN
ORFEO.PDF
2. MEMORIA DE REUNIÓN 10.10.2017
REVISIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN
ORFEO.PDF
3. MEMORIA DE REUNIÓN 20.09.2017
REVISIÓN DE TEMAS
IMPLEMENTACIÓN ORFEO.PDF
4. MEMORIA DE REUNIÓN 25.09.2017
REVISIÓN VERSIÓN ORFEO VS
FUNCIONALIDADES.PDF
5. MEMORIA DE REUNIÓN 29.09.2017
REVISIÓN IMPLEMENTACIÓN
ORFEO.PDF
6. ACTAS DE CONTRATOS
INGENIEROS ORFEO 2017.PDF
Se verificaron en los documentos soportes ( 5
MEMORIAS DE REUNIÓN) enviados a la cuenta de
correo [email protected] miércoles 25 de
octubre de 2017, referentes al hallazgo,
encontrándose que vienen realizando reuniones con
Responsables del Grupo de Gestión Documental,
Sistemas y contratistas.
Aplicativo instalada en ambientes de
prueba, reuniones de
requerimientos y revisión de
funcionalidades, actualmente no se
ha implementado en ninguna
dependencia.
-Parametrización de módulos
-Migración de datos: usuarios,
dependencias y Tablas de Retención
Documental
-Pruebas de funcionamiento:
La implementación en las esta sujeta
a la adquisición de los periféricos y
servidor
Memoria de reunión:
15/11/2017
23/11/2017
Archivo pruebas de interfaz
Manual de usuario configuración
ambiente de pruebas
Se verificaron en los documentos
soportes ( MEMORIAS DE REUNIÓN)
enviados a la cuenta de correo
[email protected]
miércoles 29 y 30 de noviembre de
2017, referentes al hallazgo, en
encontrándose que vienen
realizando reuniones con
Responsables del Grupo de Gestión
Documental, Sistemas y contratistas,
además envían como soporte correo
electrónico con asunto :
CAPACITACIÓN INGENIEROS
REGIONALES - VISITA BOGOTA NIVEL
CENTRAL, donde tienen programado
antes del 11 de diciembre tener el
producción el Software de GESTIÓN
DOCUMENTAL para capacitar a los
50%En
Ejecución
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Direccionamiento
EstratégicoAbierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Subproceso de
Defensoría PúblicaAbierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Promoción y Divulgación Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Crear y ejecutar una estrategia
de divulgación del SGC
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación
Oficina de
Comunicaciones e
Imagen
Institucional
Humano
Elaborar documento
que contenga la
estrategia de
divulgación y
ejecutarlo
Número de
actividades
realizadas/
Número de
actividades
formuladas
01-dic-17 12-nov-18 Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Direccionamiento
EstratégicoAbierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Subproceso de
Defensoría PúblicaAbierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Promoción y Divulgación Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Atención y Trámite Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Prevención y Protección Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
En la Regional Santander no se ha
contado con recursos para el
cumplimiento de las actividades
programadas en PD en la regional frente
a los lineamientos del Plan Estratégico
en territorialización.
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
En la Regional Vichada se evidencia en
el hecho de no contar con funcionarios
idóneos para prestar atención a
población indígena, más cuando el
mayor porcentaje de población de la
región es indígena. incumpliendo con el
numeral 6.1 de la NTCGP: 1000.
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Gestión Documental
En la Regional Santander no se
evidencian recursos para la gestión
documental de acuerdo a los
procedimientos y otros documentos
establecidos por el AGN y por la
entidad, incumpliendo con el numeral
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
En la Regional San Andrés se han
presentado dificultades para la
provisión de recursos humanos que den
soporte desde el nivel central, al
acompañamiento y seguimiento a las
acciones populares, de igual forma, se
han presentado dificultades para la
provisión de recursos para financiar el
transporte de funcionarios que prestan
el servicio. Es el caso del transporte
que se requiere para los funcionarios
que harán inspección judicial del
aeropuerto en Providencia,
incumpliendo con el numeral 6.1 de la
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Subproceso de
Defensoría Pública
En la Regional Santander Se verifica la
falta de material necesario para el
desarrollo de las pruebas de
laboratorio. Incumpliendo con el
numeral 6.1 de la NTCGP: 1000.
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
Prevención y Protección
En la Regional Santander no se cuenta
con analista para desarrollar las
actividades relacionadas con el SISAT,
no obstante, se ha realizado un trabajo
articulado con la asesora para la
regional de nivel central Incumpliendo
de esta forma el numeral 6.2.2. de la
norma NTC GP 1000:2009 e ISo
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
Subproceso de
Defensoría Pública
En la Regional Santander no se cuenta
con peritos para el desarrollo de las
actividades de investigación en
laboratorio.
Se evidencia en la Regional Atlántico, la
utilización de las baterías de psicología
sin licencia.
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Gestión de Servicios
AdministrativosAbierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
En la Regional Atlántico se evidencio
que no se tiene establecido un
procedimiento que permita conocer los
casos que se llevan por insistencias
ante la corte presentados por los
usuarios de las regionales, así mismo se
diligencia un formato “solicitud de
insistencias de revisión de fallos de
tutela” que no está controlado en el
sistema de gestión de la calidad,
incumpliendo el numeral 7.1 de la
SI (Ver
numeral 6
Plan de
Mejoramie
nto
fuente
revisión
por la
Dirección
Abierto
6Auditoria
Interna de
Gestión
29-ago-17
Promoción y Divulgación
NA
Estructurar proyectos de inversión
de infraestructura, tecnología y
misional que permitan fortalecer
la prestación de servicio
5Auditoria
Interna de
Gestión
29-ago-17
Las Defensorías Regionales Vichada,
Amazonas y Cundinamarca, presentan
fallas en la infraestructura necesaria en
la prestación del servicio. La
infraestructura incluye, cuando sea
aplicable: a) edificios, espacio de
trabajo y sus servicios asociados (por
ejemplo: redes internas de suministro
de servicios públicos o cableado
estructural, entre otros). b)
herramientas, equipos y sistemas de
información (tanto hardware como
software) para la gestión de los
procesos, y c) servicios de apoyo (tales
como transporte y comunicación),
incumpliendo de esta forma el numeral
6.3 de la Norma NTC GP 1000:2009.
Gestión de TICS
4Auditoría
Interna de
Gestión
29-ago-17
Acción
CorrectivaVicedefensoría Financiero
contar con recursos
del presupuesto
general de la Nación
proyecto
ejecutado/pro
yecto
formulado
01-dic-17 12-nov-18
3Auditoria
Interna de
Gestión
29-ago-17
Prevención y Protección
En la Regional Amazonas se evidencia
que la entidad no ha proporcionado los
recursos financieros y humanos
necesarios para el desarrollo de las
actividades establecidas en el PAA en
prevención y protección, incumpliendo
con el numeral 6.1 de la NTCGP: 1000.
Recursos insuficientes para
inversión y funcionamiento de la
entidad
PERDIDA DE DATOS DEL SISTEMA
A mediados de abril de 2015, el servidor virtual
que contenía toda la información documental
procesada por el sistema a la fecha, sufrió un
daño irreparable. Fue necesaria la intervención
de expertos de Microsoft y de los ingenieros de
Tandem para diagnosticar y tratar de recuperar
el estado del sistema; sin embargo, solo se logró
restaurar una versión anterior de la máquina
virtual lo que causó la pérdida total de todos los
documentos indexados por la solución hasta la
fecha. Para fortuna de la entidad, la Base de
Datos principal que soporta la solución se
encontraba en otro servidor, lo que permitió
conservar por lo menos los datos asociados a los
registros.
Este evento encendió las alarmas (por lo menos
para el Grupo de Sistemas) sobre la importancia de
tener procedimientos definidos, de copia de
seguridad, respaldo, alta disponibilidad, etc., que
garanticen, la conservación de la información.
Sin duda alguna, este evento fomentó el
crecimiento de una mala imagen sobre el sistema;
esto sumado a la resistencia al cambio (pasar de lo
manual a lo digital) hizo que se creara una imagen
negativa sobre la solución. Frases como: "el
sistema no sirve", "tanta plata para eso", "el
sistema esta muy lento", entre otras, eran y son
comunes entre los usuarios.
Debido a fallas en el
suministro de energía y sus
unidades de respaldo de
energía se presentó
inconsistencia en los
datos, que ocasiono la
perdida de las imágenes.
Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
2Auditoria
Interna de
Gestión
29-ago-17
Se evidenció en los procesos de
Direccionamiento Estratégico,
Recursos y Acciones Judiciales,
Defensoría Pública, Promoción y
Divulgación, Atención y Trámite,
Prevención y Protección, de las
Regionales San Andrés, Cundinamarca,
Urabá, Santander y Amazonas, fallas en
el control de registros, incumpliendo el
numeral 4.2.4 Control de documentos la
norma NTC GP 1000: 2009 y de ISO
9001:2008.
SI ( Ver
numeral 1
Plan de
Mejoramie
nto
revisión
por la
Dirección)
Humano
Migrar todos los
documentos del SGC
a la herramienta
Share Point
(Dtos migrados
y codificados
en Share
Point/ Dtos del
SGC)*100
01-nov-17 12/30/2017No se cuenta con herramientas para
el adecuado control de documentos
del SGC ni con estrategias de
divulgación que motive e impulse a
todos los funcionarios a la
apropiación del Sistema de Gestión
de Calidad
Revisar y migrar dtos al
aplicativo share point y la
codificación de los dtos.
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación
1Auditoria
Interna de
Gestión
29-ago-17
Se evidenció en los procesos
Direccionamiento Estratégico,
Defensoría Pública y Promoción y
Divulgación de las Regionales Vichada,
Cundinamarca, San Andrés y Santander,
fallas en el control de las versiones de
los documentos incumpliendo el
numeral 4.2.3 Control de documentos la
norma NTC GP 1000: 2009 y de ISO
9001:2008.
Se evidenció en el proceso de
Direccionamiento estratégico de la
regional Vichada, desconocimiento de
los documentos vigentes del Sistema
de Gestión de Calidad, incumpliendo el
numeral 5.1 de la norma NTC GP 1000:
2009 y de ISO 9001:2008.
Se evidenció que en los procesos de
Direccionamiento estratégico,
Recursos y Acciones Judiciales,
Defensoría Pública en la Regionales San
Andrés, Urabá, Santander y Vichada, no
existen registros de inducción o
formación que los funcionarios hayan
recibido, ni se tiene de conocimiento
de los documentos del sistema,
incumpliendo el numeral 6.2.2. de la
norma NTC GP 1000:2009 e ISo
9001:2008.
SI (Ver
numeral 4
Plan de
Mejoramie
nto
revisión
por la
Dirección)
No se cuenta con herramientas
para el adecuado control de
documentos del SGC, ni con
estrategias de divulgación que
motive e impulse a todos los
funcionarios a la apropiación del
Sistema de Gestión de Calidad
Fallas de hardware y no
había plan de
contingencia.
No se asignaron
recursos
suficientes para
realizar el
respaldo de las
imágenes con la
frecuencia
adecuada.
No había
contrato de
soporte.
Recursos de
hardware
insuficientes
para la
implementación
del plan de
continuidad del
negocio.
Recursos de hardware
insuficientes para la
implementación del plan de
continuidad del negocio.
N/A
4 05-sep-17 Gestión Documental
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 25 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 26
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
Atención y Trámite
En la Regional San Andrés, se evidenció
que los funcionarios desconocen el
documento “Lineamientos de Servicio
Integral al Ciudadano”.
Se observa en el proceso de Atención y
Trámite de Quejas (ATQ), los campos
“Víctimas – Defensoría Pública Penal”
NO están habilitados en el aplicativo
VisionWeb RUP. Se están registrando
manualmente. Para dar manejo a la
anterior situación, la comunicación
enviada a la Dirección Nacional de ATQ
por la Defensoría Regional se registrará
en plan de mejoramiento.
En el proceso de Atención y Trámite de
Quejas (ATQ), se verifica que hace
falta incluir en VisionWeb RUP las
variables de enfoque diferencial para
tener un reporte diferenciado de la
población atendida, incumpliendo el
numeral 7.1 de la Norma NTC GP
1000:2009.
SI (Ver
numeral 5
Plan de
Mejoramie
nto
fuente
revisión
por la
Dirección
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Se evidencia en el proceso de Atención
y Trámite de Quejas (ATQ), la entidad
no cuenta con procedimientos
documentados para la prestación de los
servicios de Mediación y Conciliación.
incumpliendo el numeral 7.1 de la
Norma NTC GP 1000:2009.
SI (Ver
numeral 6
Plan de
Mejoramie
nto
fuente
revisión
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
Se evidencia que no hubo lineamientos
y directrices de la DNPD formato PD-
P02-F11. No se identifica la adecuada
entrega de lineamientos para la
elaboración de los Planes de promoción
y divulgación para las Defensorías
Regionales en la vigencia 2017, por
parte de la Dirección Nacional de
Promoción y Divulgación incumpliendo
el numeral, incumpliendo el numeral
7.1 de la Norma NTC GP 1000:2009.
SI (Ver
numeral 6
Plan de
Mejoramie
nto
fuente
revisión
por la
Dirección -
(Plan de
Mejoramie
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
Se evidenció no existen
procedimientos documentados para la
orientación y asesoría a víctimas del
conflicto armado y debido a que
existen registros no controlados para la
promoción y divulgación en materia de
asesoría a víctimas se generan
reprocesos, dudas y contradicciones
entre funcionarios , incumpliendo el
numeral 7.1 de la Norma NTC GP
1000:2009.
SI (Ver
numeral 6
Plan de
Mejoramie
nto
fuente
revisión
por la
Dirección -
(Plan de
Mejoramie
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
Subproceso de
Defensoría Pública
Se evidencia en la Regional Vichada la
demanda del servicio de investigación
defensorial está muy por debajo de la
capacidad instalada. En lo corrido del
año la defensoría pública no ha
solicitado misiones de trabajo y el
equipo de investigadores se encuentra
constituido por dos investigadores. El
técnico en criminalística grado 15, lleva
alrededor de ocho meses con la entidad
y no ha desempeñado ninguna labor
para la cual fue nombrado. Esta
situación se sustenta en el informe de
la visita de control que realizó la
Dirección Nacional de Defensoría
Pública el 28 de julio de 2017.
Incumpliendo el numeral 7.1 de la
SI (Ver
numeral 6
Plan de
Mejoramie
nto
fuente
revisión
por la
Dirección -
(Plan de
Mejoramie
nto
Bureau
Veritas )
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
7Auditoria
Interna de
Calidad
29-ago-17Direccionamiento
Estratégico
Se evidencia que no se han
implementado de manera sistémica el
procedimiento de acciones correctivas
y preventivas y de mejora, a pesar de
que se han identificado fallas que
afectan el correcto desempeño de los
procesos, incumpliendo de esta forma
lo señalado en el numeral 8.5 de la
SI (Ver
numeral 4
Plan de
Mejoramie
nto
revisión
por la
Dirección)
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
8Auditoria
Interna de
Calidad
29-ago-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
En el proceso de Atención y Trámite de
Quejas (ATQ), se pudo evidenciar que
la entidad no cuenta con lineamientos
para el manejo de información
propiedad del cliente.
SI (Ver
numeral 6
Plan de
Mejoramie
nto
fuente
revisión
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
9Auditoria
Interna de
Calidad
29-ago-17Direccionamiento
Estratégico
No se reporta el producto/servicio no
conforme, situación evidenciada en los
procesos de Promoción y Divulgación,
Atención y Trámite, Subproceso de
Recursos y Acciones Judiciales,
Subproceso de Defensoría Pública
Si (Ver
numeral 7
Plan de
Mejoramie
nto
fuente
revisión
por la
Abierto
Auditori
a
Interna
SIG Of
Planeac
ión
10Auditoria
Interna de
Calidad
29-ago-17Direccionamiento
Estratégico
En las Regionales Córdoba,
Cundinamarca y Santander, se
evidencian fallas en la gestión de
riesgos.
Si (Ver
numeral 7
Plan de
Mejoramie
nto
fuente
revisión
por la
Abierto
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Reiterar por parte de la Alta
Dirección a todos los funcionario
de la entidad que es deber de
todos los servidores públicos las
gestión de los archivos y no solo
de algunos cargos específicos
como erróneamente se viene
Acción
Correctiva
Defensor del
PuebloHumano Una (1) comunicación
(Comunicacion
es
emitidas/Comu
nicaciones
proyectadas)*1
00
01-oct-17 11-dic-17
Se elaboro proyecto de
comunicación y esta en
proceso de revisión.
Correo electrónico del
3/11/2017
No se evidencia el comunicado del
señor Defensor sobre el manejo
documental
20%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Realizar seguimiento en todas las
dependencias al cumplimiento de
la directriz establecida por la Alta
Dirección
Acción
CorrectivaSecretaria General Financiero
70% de las
dependencias
(Número
dependencias
visitadas/depe
ndencias)*100
01-oct-17 30-sep-18
No se presenta seguimiento,
considerando que se debe adelantar
la primera acción para adelantar las
siguientes
0% Abierto
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Ajustar el plan anual de acción
para la vigencia 2018
Acción
CorrectivaSecretaria General Humano Un (1) PAA ajustado
(PAA
ajustado/1*100
)
01-oct-17 11-dic-17
Se remitió a la Oficina de
Planeación la solicitud de
actualización del Plan Anual
de Acción el 18/10/2017 de
las actividades a realizar la
regionales y el nivel central
en el proceso de Gestión
Documental.
Se remitió el correo
electrónico a Planeación en
PAA de la Secretaria
Correo electrónico del
18/10/2017
Correo electrónico del
20/11/2017
Se evidencia el proyecto del PAA
vigencia 2018; sin embargo no se
evidencia el PAA ajustado para todas
las dependencias en el tema de
gestión documental, formalizado y
socializado frente a las regionales.
Adicional no se ha parametrizado el
PAA 2018 en la plataforma Strategos
para su consulta.
50%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Realizar la revisión en el marco del
Subcomité Interno de Archivo de
la Regional y en el nivel central a
través de equipo MECI-Calidad, del
Instructivo, los procedimientos,
formularios y lineamientos
internos asociados al proceso de
Gestión Documental (GD-C), con el
fin de realizar su aplicación,
verificar su cumplimiento y hacer
las correcciones necesarias.
Acción
Correctiva
Jefes de
Dependencia/Def
ensores
Regionales
Humano
3 Actas (reporte) del
Subcomité Interno
de Archivo,
verificando la
aplicación de los
lineamientos en las
áreas funcionales de
la Regional
(Actas del
subcomité
interno de
archivo o
Memoria de
Reunión
MECI/3)*Númer
o de
dependencias*
100
01-oct-17 11-dic-17
Se recibió correo
electrónico de la Regional
Sucre
Correo electrónico
01/12/2017 Sucre
Se recomienda socializar y obtener
respuesta de todas las 36 regionales,
como los presentados por la regional
SUCRE y evidenciar la conformación
de los subcomités internos de
archivo y que se evidenciaran en los
registro de las actas.
0%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Fijar horario de correspondencia
en un lugar visible en el exterior
de la Regional. Corrección Defensor Regional Humano
una publicación de
horario al exterior de
la sede
(Número de
publicaciones/
1)*34
regionales*100
01-oct-17 30-oct-17
Se recibió correo
electrónico de la Regional
Sucre
Correo electrónico
01/12/2017 Sucre
Solo s evidencia la respuesta de la
Regional Sucre3%
En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Realizar el levantamiento del
inventario documental en estado
natural de los archivos cerrados
ubicados en el Archivo Central y
de Gestión (desde la creación de
Regional hasta la vigencia 2015,
incluida, y realizar la verificación
y ajuste a los inventarios
suministrado por el contratista
CSA. Lo anterior, para el traslado
de estos archivos al Nivel Central,
con el fin de liberar espacio para
el almacenamiento y optimizar el
uso de los recursos en todos los
archivos de la Regional.
Acción
Correctiva
Defensor Regional
y de más
funcionarios de la
Regional
Humano
Inventario
documental
actualizado por
regional del archivo
central en su estado
natural para el
traslado al Nivel
Central.
(Inventario
documental
actualizado/1*
34)*100
01-oct-17 15-nov-17
Se solicito mediante
memorando a 34 Regionales
para realizar el inventario
documental de archivo
central vigencia 2015 hacia
atrás, se han recibido 23
regionales, 9 regionales no
han enviado inventario
documental, 3 regionales
solicitaron prórroga:
Guaviare, Magdalena Medio,
Meta
-Archivo en excel con la
información de la regionales
que han enviad la
información.
- Correo electrónico del
02/10/2017 enviando
memorando 201700252225 a
30 regionales
- Correo electrónico del
28/09/2017 enviado a la
Regional Antioquia.
- Correo electrónico del
28/09/2017 enviado a la
Regional Tolima.
- Correo electrónico del
28/09/2017 enviado a la
Regional Huila.
- Correo electrónico del
28/09/2017 enviado a la
Regional Caldas
- Correo electrónicos de los
23 inventarios recibidos
Se requiere recibir por parte de la
oficina de Control Interno, con el fin
de verificar el seguimiento dado por
cada una de las regionales en su
cumplimiento y la gestión realizada
en su eficacia y efectividad de la
acción
75%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Organizar e inventariar
permanentemente los archivos de
gestión abiertos de cualquier año,
y de las vigencias 2016, 2017 y
2018, aplicando las directicas
establecidas en el Instructivo GD-
I01 del Proceso de Gestión
Documental - (ver manual de
funciones Resolución 065/2014,
Artículo 13: Funciones y criterios
de desempeño general de todos
los servidores públicos de la
Defensoría del Pueblo, numeral 13 -
Apoyar la Gestión Documental de
su dependencia, de conformidad
con las disposiciones legales y
Corrección
Defensor Regional
y de más
funcionarios de la
Regional
Humano
100% de metros
lineales organizados
por dependencia-
regional
(Numero de
metros lineales
organizados/n
umero total de
metros
lineales)*#depe
ndencias-
regional*100
01-oct-17 11-dic-17
Se recibió memorando de la
Regional Caldas,
Correo electrónico Regional
Sucre
Memorando 201700274439
Correo electrónico Sucre
01/12/2017
Se recomienda recibir hoja Excel, o
plantilla donde se presenté por cada
regional la cantidad presupuestada y
la cantidad ejecutada, con le fin de
asegurar el seguimiento y
cumplimiento total de la acción
0%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
2 Revisión por
la Dirección05-sep-17
Evaluación de la
Satisfacción de Grupos
de Interés
La periodicidad para la aplicación de la
encuesta de satisfacción del usuario
definida en la política numero 1 del
procedimiento EG-P02, dificulta el
proceso de toma de decisiones y de
acciones de mejora que permitan
evaluar oportunamente los resultados
obtenidos.
No
La política numero 1 del
procedimiento EG-P02 establece
que "las encuestas de satisfacción
de los usuarios se aplicara dos
veces en el año ( en los meses de
marzo y septiembre)".
N/A N/A N/A N/A
La periodicidad para la aplicación de
las encuestas se encuentra definido en
la política de operación del proceso.
Ajustar la política de operación a
fin de realizar seguimiento
mensual al comportamiento de las
encuestas de satisfacción a los
usuarios con el fin de establecer
oportunamente las acciones de
mejora, a partir del análisis de
tendencias y ranking de las
defensorías regionales en cuanto a
Acción
CorrectivaSecretaria General Humano
Procedimiento
ajustado
Un (1)
procedimiento18-sep-17 30-dic-17
se realizo reuniones con la
oficina de planeación para
realizar los ajustes
actas de reunión
No se evidencia la formalización del
procedimiento en el proceso de
Gestión del servicio.
0%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
3 Revisión por
la Dirección05-sep-17
Evaluación de la
Satisfacción de Grupos
de Interés
No se está dando cumplimiento a la
obligación de dar respuesta oportuna a
las PQRSDF, por parte de algunas
dependencias, lo que afecta la imagen
institucional.
NoFalta establecer un punto de
control en el procedimiento.N/A N/A N/A N/A
Falta establecer un punto de control
en el procedimiento.
Revisar y actualizar el
procedimiento con el fin de
mejorar los tiempos de respuesta
de las peticiones quejas reclamos
sugerencias, denuncias,
felicitaciones - PQRDSF
Acción
CorrectivaSecretaria General Humano
Procedimiento
ajustado
Un (1)
procedimiento18-sep-17 30-dic-17
se realizo reuniones con la
oficina de planeación para
realizar los ajustes
actas de reunión
No se evidencia la formalización del
procedimiento en el proceso de
Gestión del servicio.
0%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Crear una estrategia de
divulgación y su respectivo plan
de ejecución
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación,
Oficina de
Comunicaciones.
Subdirección de
Talento Humano
Logístico
Un documento que
contenga la
estrategia de
divulgación y su Plan
Plan de
divulgación
elaborado
03-oct-17 15-nov-17
Se realiza la estrategia con
el nombre Programa integral
de mejora continua
Documento PIMECO
Se evidencia el documento que
contiene la estrategia, sin embargo
no establece un plan de trabajo o de
divulgación.
50%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Ejecutar la estrategia de
divulgación
Acción
Correctiva
Oficina de
Planeación,
Oficina de
Comunicaciones.
Subdirección de
Talento Humano
LogísticoPlan de divulgación
ejecutado al 100%
No. De
actividades
ejecutadas/
No. De
actividades
establecidas
01-nov-17 12-nov-18 en ejecuciónmemorias de reunión con la
oficina de comunicaciones
Se reciben soportes que evidencien
su divulgación y avance0%
En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Ajustar aplicativo visión web,
articulando la gestión Defensorías
Delegadas y Defensorías
Regionales
Acción
Correctiva
Líder proceso de
AtenciónHumano Aplicativo ajustado
Aplicativo
ajustado/
Aplicativo
programado
para ajustar.
10-oct-17 10-oct-18
DIFERENTES ÁREAS DEL
DERECHO. 2. MIGRAR DE
INFORMACIÓN DEL
FORMULARIO ÚNICO DE
PETICIONES AL RUP 3.
ACTUALIZAR,
ESTANDARIZAR Y
COMPLEMENTAR LA
INFORMACIÓN QUE SE
CONSIGNA EN ALGUNOS
FORMATOS COMO EL FUP-
RUP Y AT-P01, VISIONWEB
ATQ, AJUSTAR LA TABLA DE
DERECHOS Y CONDUCTAS
VULNERATORIAS, EN EL
MARCO DE PLAN PILOTO
CON LA DEFENSORIA
DELEGADA PARA LOS
DERECHOS DE LA MUJER Y
ASUNTOS DE GÉNERO. 4.
BLOQUEAR DEL CAMPO
ASESORÍAS EL CUAL SE
HABILITA PREVIO VISTO
BUENO DEL DEFENROS
REGIONAL; PARA LAS
MEMORANDO 3020.185 DEL
13/06/2017
REQUERIMIENTOS 1 Y 2 .
MEMORANDO 3020-0230 DEL
21 707/2017 REQUERIMIENTO
3.Y 4. MEMORANDO 3020-
0281 DEL 14/09/2017
REQUERIMIENTO 5.
MEMORANDO 3020-302 DEL
10/10/2017
Actividad que se encuentra en
desarrollo y ajustes. Se dio una
ultima directriz el 10 de Oct2017, por
parte del Director de Atención y
Tramite de Quejas . Dr Giovanni
Alejandro Rojas Sanchez y Se han
solicitado ajuste a la plataforma de
Visión WEB al grupo de Sistemas.
20%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Ajustar el procedimiento de
Atención y Trámite conforme a la
articulación y estandarización con
Defensorías Delegadas,
Direcciones Nacionales y
Defensorías Regionales, Oficina de
Acción
Correctiva
Líder proceso de
AtenciónHumano
Procedimiento
ajustado
Procedimiento
ajustado/Proc
edimiento
programado
para ajustar
10-oct-17 10-oct-18
No se ha actualizado el
procedimiento; ni se presenta
seguimiento.
0% Abierto
6Auditoria
Interna de
Gestión
29-ago-17
No se cuenta con una
estrategia de
divulgación que
motive e impulse a
todos los funcionarios
a la apropiación del
Sistema de Gestión de
Calidad
N/A N/A
No se cuenta con una estrategia de
divulgación que motive e impulse a
todos los funcionarios a la apropiación
del Sistema de Gestión de Calidad
N/A N/A N/A
Debilidades en las herramientas que
soportan el modelo de atención a
nivel nacional y en su conocimiento
para lograr el trámite y registro de las
peticiones de forma estandarizada
5 Revisión por
la Dirección05-sep-17 Atención y Trámite
Fallas en la estandarización del modelo
de atención a nivel nacional, toda vez
que algunas Defensorías Regionales y
Defensorías Delegadas no tramitan y
registran las peticiones de forma
adecuada
No
Debilidades en las herramientas
que soportan el modelo de
atención a nivel nacional y en su
conocimiento para lograr el
trámite y registro de las
peticiones de forma
estandarizada
N/A
La información no es atractiva a
los funcionarios.4 Revisión por
la Dirección05-sep-17
Gestión de las
Comunicaciones
Fallas en la apropiación de las
generalidades del Sistema de Gestión
de Calidad
No
Carencia de motivación de los
funcionarios por conocer el
sistema
Algunos servidores públicos del
nivel profesional , técnico
manifiestan que la gestión
documental no esta en sus
funciones
Desconocimiento de la
Resolución 065/2014, Artículo
13: Funciones y criterios de
desempeño general de todos los
servidores públicos de la
Defensoría del Pueblo, numeral
13 - Apoyar la Gestión
Documental de su dependencia,
de conformidad con las
disposiciones legales y
reglamentarias).
Falta de compromiso
por parte de todos
los servidores públicos
en la gestión de
comunicaciones
oficiales y archivo de
la entidad
N/A N/A
Falta de compromiso por parte de
todos los servidores públicos en la
gestión de comunicaciones oficiales y
archivo de la entidad
1 Revisión por
la Dirección05-sep-17 Gestión Documental
Se evidencia en las visitas realizadas a
las regionales que no todos los
servidores públicos participan en la
gestión de los archivos ,
incumplimiento las disposiciones
legales y los procedimientos internos
de la entidad.
No
Promoción y Divulgación
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 26 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 27
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Actualizar del Instructivo General
de Atención
Acción
Correctiva
Líder proceso de
AtenciónHumano
Instructivo
actualizado-
aprobado
Instructivo
actualizado-
aprobado
/instructivo
programado
para actualizar -
aprobar
10-oct-17 10-oct-18
PLANEACIÓN ADELANTA LA
ACTUALIZACIÓN DEL
INSTRUCTIVO GENERAL DE
ATENCIÓN , DOCUMENTO
QUE SE ENCUENTRA EN
BORRADOR Y ESTA SIENDO
ELABORADO, EL CUAL
CONTENDRÁ 3 PARTES:
GENERAL, ESPECIALIZADA Y
LINEAMIENTOS PARA LA
ATENCIÓN AL CIUDADANO,
SALVO MEJOR CRITERIO,
PARA DICHO FIN EN
APLICACIÓN DEL PRINCIPIO
DE ARTICULACIÓN LA DNATQ
CON LA OFICINA DE
PLANEACIÓN Y LA
VICEDEFENSORIA HA
REQUERIDO A LAS
DEFENSORÍAS DELEGADAS
LA IDENTIFICACIÓN DE LAS
RUTAS DE ATENCIÓN
ESPECIALIZADA Y SUS
CONTENIDOS, A LAS
DIRECCIONES NACIONALES
MEMORANDO DE FECHA 7 DE
NOVIEMBRE DE 2017 CON
ASUNTO: "REITERACIÓN
INSUMOS PARA
ACTUALIZACIÓN
INSTRUCTIVO GENERAL
ATENCIÓN (RESOLUCIÓN 396
DE 2003)", DIRIGIDO A LAS
DIRECCIONES NACIONALES.
MEMORANDO DE FECHA 7 DE
NOVIEMBRE DE 2017 CON
ASUNTO: "REITERACIÓN
LÍNEAS DE ATENCIÓN
ESPECIALIZADA", DIRIGIDO A
LAS DEFENSORÍAS
DELEGADAS QUE EN ESE
MOMENTO NO HABÍAN DADO
RESPUESTA AL
REQUERIMIENTO.
ACTAS DE MEMORIAS DE
REUNIÓN DE LAS MESAS DE
TRABAJO ORDENADAS POR
EL DOCTOR GIOVANNI
ALEJANDRO ROJAS SANCHEZ
PARA AVANZAR EN LA
No se ha actualizado el instructivo. 0%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Capacitar a las Direcciones
Nacionales, Defensorías Delegadas
y Defensorías Regionales y Oficina
de Asuntos Internacionales en las
herramientas para el registro del
trámite de las peticiones
Acción
Correctiva
Líder proceso de
AtenciónHumano
Capacitaciones a
Direcciones
Nacionales,
Defensorías
Delegadas y
Defensorías
Capacitaciones
realizadas/cap
acitaciones
programadas
10-oct-17 10-oct-18 No s representa seguimiento 0% Abierto
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
6 Revisión por
la Dirección05-sep-17 PROCESOS MISIONALES
Según lo manifestado en la revisión por
la Dirección se evidenció que algunas
actividades misionales deben ser
objeto de estandarización y
articulación.
NO
Se están realizando actividades
que no están en el marco de los
procesos
Las Direcciones Nacionales y
Defensorías Delegadas,
despliegan lineamientos a las
Defensorías Regionales que no
están en el marco de los
procesos misionales.
N/A N/A N/A
Las Direcciones Nacionales y
Defensorías Delegadas, despliegan
lineamientos a las Defensorías
Regionales que no están en el marco
de los procesos misionales.
Mejorar los procesos y
procedimientos misionales
involucrando a las Direcciones
Nacionales, Defensorías Delegadas
y Defensorías Regionales con base
a la articulación y estandarización
Acción
Correctiva
Responsables de
los procesos
Vicedefensoría
Oficina de
Planeación
Humanoprocesos misionales
ajustados
procesos
misionales
mejorados/pro
cesos
misionales por
ajustar
17-oct-17 17-oct-18 en ejecución
No todos los procesos misionales han
realizado ajuste de caracterización y
procedimiento; como el procesos de
Prevención y Protección y el
subproceso de Defensoria Pública.
Se recomienda adjuntar plan de
trabajo de los documentos a
actualizar de acuerdo al listado
maestro de documentos para los
procesos misionales
20%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Realizar la alineación y
actualización de los indicadores
de los procesos con respecto a los
objetivos de calidad y la
plataforma estratégica de la
entidad.
Acción
Correctiva
Líderes de
procesos/Oficina
de Planeación
Humano
Actualizar el 100% de
los indicadores de los
procesos con base a
los objetivos de
calidad y la
plataforma
(#de procesos
con
indicadores
ajustados /
total de
procesos )*100
02-oct-17 30-jun-18
se realizo propuesta de
alineación de indicadores
para ser validad por los
lideres.
documento en excel
Se adelanta seguimiento, Sin
embargo no se evidencia su
actualización en la plataforma del
mapa de procesos.
0%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Revisar y ajustar las herramientas
para identificar y controlar los
productos y servicios no
conformes de los procesos
misionales
Acción
Correctiva
Líderes de
procesos/Oficina
de Planeación
Humano
100% de PS N/C de los
procesos y
subprocesos
misionales revisados
y ajustados
(# de
revisiones y
ajustes
realizados/# de
procesos y
subprocesos
02-oct-17 30-jun-18 en ejecuciónNo se ha actualizado el
procedimiento0%
En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Actualizar las herramientas para la
administración del riesgo en la
entidad
Acción
Correctiva
Líderes de
procesos/Oficina
de Planeación
Humano
100% de las
herramientas para la
administración del
riesgo actualizadas
(# de
herramientas
actualizadas/#
de
herramientas
por
02-oct-17 30-jun-18
se realizo el manual de
riesgo se encuentra en
validación
documento manual de
riesgos
No se ha actualizado las
herramientas de riesgos de gestión y
corrupción de la entidad
0%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Adquirir servicios de desarrollo a la
medida de herramientas software
para el soporte de las
herramientas de gestión
Corrección
Oficina de
Planeación
Grupo de Sistemas
Humano
Financiero
Una herramienta
tecnológica adquirida
Total de
herramientas
tecnológicas
adquiridas
02-oct-17 30-jun-18se encuentra en proceso
contractualver pagina secop
No se evidencia ninguna plataforma
o implementado alguna que
evidencie las el manejo de las
herramientas de gestión dentro de la
entidad.
0%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Llevar cabo aquellas actividades
que permitan la transición exitosa
a la norma ISO 9001 versión 2015.
Mejora
Líderes de
procesos/Oficina
de Planeación
Humano
Financiero
100% de
cumplimiento del
cronograma para la
transición a la norma
ISO 9001 versión
2015.
(#actividades
realizadas/#act
ividades
programadas)*1
00
02-oct-17 30-jun-18
se evidencia elaboración de
lista de chequeo para
realizar el diagnostico de la
norma
lista de chequeo
No se ha divulgado ningún plan de
trabajo o lista de chequeo para la
transición del la norma ISO 9001
V2015
0%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Realizar el Diagnóstico para la
implementación el Sistema
Integrado de Gestión Institucional
Mejora
Líderes de
procesos/Oficina
de Planeación
Humano
100% de
cumplimiento del
diagnóstico para la
implementación el
Sistema Integrado de
Gestión Institucional
(#actividades
realizadas/#act
ividades
programadas)*1
00
01-nov-17 01-nov-18
se realiza propuesta para la
implementación del sistema
integrado de gestión
institucional
propuesta del SIGI
No se conoce la evidencia para la
implementación del Sistema
Integrado de Gestión ni plan d e
acción para su implementación y
avance
0%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Comunicar a los líderes de
procesos y responsables de
atender los planes de mejora
vigencias 2015 y 2016, que la fecha
cierre de sus acciones deben
realizarse antes del 30 de octubre
de 2017, de acuerdo a los
lineamientos dados en la reunión
de Revisión por la Dirección.
Acción
Correctiva
Jefe Oficina de
Control InternoHumano
Comunicación con
directrices de cierre
de planes de mejora
vigencia 2015 y 2016
entregada.
1 Comunicado 19-sep-17 21-sep-17
Se envió comunicación el
pasado 20 de septiembre a
los lideres responsables del
Plan de Mejora pendientes :
3-R. Cesar; 7- ATQ-DP; 15-
R.Caquetá; 16-R.Corodoba;
17-R.Magdalena; 18-R.
Guajira; 20- D. Indígenas y
Min Étnicas; 21- Rendición
de Cuentas; 22-SGC-
Serv.Admon; 23- SGC
Regional Bogotá; 24-SGC-
Comunicado OCI-1030-104,
del 20 sep2017, a 11 lideres
responsables de Planes de
mejora vigencia 2015 -2016.
Con copia al Sr. Defensor y
Jefe Oficina de Planeación
Se envió comunicado a lideres de
procesos100%
Cerrado
Eficaz30-nov-17
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Realizar informe consolidado de
seguimiento a planes de mejora
con corte al 30 de octubre de
2017.
Acción
Correctiva
Equipo Oficina de
Control InternoHumano
Informe de
seguimiento y avance
de cumplimiento
1 Informe
(corte
30/10/2017)
01-nov-17 15-nov-17
Se entrega informe de
seguimiento a planes de
mejora el pasado 17Nov2017
Comunicado OCI-1030-147,
del 17 nov 2017 y se solicitó
publicación en la WEB, ruta:
http://www.defensoria.gov
.co/es/public/despachodeld
efensor/6267/Informes-de-
Control-Interno.htm
Plan de Mejoramiento.
Se envió matrices con seguimiento y
publicadas en la plataforma del mapa
de procesos Plan de mejora, con
corte a 30 de octubre
100%Cerrado
Eficaz30-nov-17
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Comunicar a los líderes de
procesos y responsables de
atender los planes de mejora
vigencia 2017, que la fecha de
cierre de sus acciones deben
realizarse antes del 30 de
noviembre de 2017, de acuerdo a
los lineamientos dados en la
reunión de Revisión por la
Dirección.
Acción
Correctiva
Jefe Oficina de
Control InternoHumano
Comunicación con
directrices de cierre
de planes de mejora
vigencia 2017
entregado.
1 Comunicado 19-sep-17 21-sep-17
Se envió comunicación el
pasado 21 de septiembre a
los lideres responsables del
Plan de Mejora pendientes :
25-R. Casanare; 26- R.
Guaviare; 27-Grupo de
Bienes; 28-Asuntos Interna
c; 29-Autoevaluación-
Of.Planeación; 30 Autoev..
Vicedefensoria; 30-Autoev.
D. Prevención de Riesgos
SAT; 32-R.Caqueta Esp; 33-
Contratación; 34- Sistemas
de Información
Comunicado OCI-1030-105,
del 21 Sep2017, a 10 líderes
responsables de Planes de
mejora vigencia 2017
Con copia al Sr. Defensor y
Jefe Oficina de Planeación
Se envió comunicado a lideres de
procesos100%
Cerrado
Eficaz30-nov-17
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Realizar informe consolidado de
seguimiento a planes de mejora
con corte al 30 de noviembre de
2017.
Acción
Correctiva
Equipo Oficina de
Control InternoHumano
Informe de
seguimiento y avance
de cumplimiento
1 Informe
(corte
30/11/2017)
01-dic-17 07-dic-17
No se realiza el consolidado
con corte a 30 de
noviembre, se realizó con
corte a 30 de diciembre, con
el fin de dar cierre a la
vigencia del cumplimiento d
e planes de mejora
Se emitirá informe en el mes de
febrero del 2018, con fecha de corte
30 de diciembre.
El informe y el consolidado de esta
herramienta se publicará en el mes
de febrero del 2018. Se dará cierre
en el seguimiento de corte 30 de
50%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Compulsar comunicado de
incumplimiento a la Oficina de
Control Interno Disciplinario de los
planes de mejora no cerrados al 30
de noviembre de 2017, para lo de
su competencia.
Acción
Correctiva
Jefe Oficina de
Control InternoHumano
Comunicación
dirigida a la OCID
relacionando los
responsables del plan
de mejora con
incumplimiento.
1 Comunicado 12-dic-17 15-dic-17
Como resultado de los dos
comunicados emitidos por
esta Oficina OCI1030104 y
105, a los lideres
responsables de planes de
mejora, adelantaron gestión
en el seguimiento de los
planes de mejora
pendientes por formalizar y
sin seguimiento. A la fecha
de corte de 30 de diciembre
se ha logrado un buen
avance en los planes de
mejora.
Planes de mejora formulados
e "Informe de Evaluación y
seguimiento de los Planes de
Mejora, con corte 30 de
diciembre"
En el informe de "Evluación y
Seguimiento" de planes de mejora
con corte al 30 de diciembre 2017
que adelanta la Oficina de Control
Interno, se presentan observaciones
sobre el seguimiento a estos planes
de mejora, que deberían cerrarse
atendiendo la directriz del Señor
defensor y de los comunicados de
esta oficina, OCI-1030-104 y 105 y las
comunicaciones de los profesionales
de la OCI, responsables de la
verificación a las Regionales y
Oficinas con planes de mejora
pendientes, se logró dar
cumplimiento a su cierre o adelantar
seguimiento. Esto se evidencia de
los pendientes identificados con el
comunicado 104, correspondientes a
11 y se cierran 10; el que queda
pendiente, corresponde al PM No. 16
R. Córdoba con avance del 86,7%. De
los planes de mejora identificados
con el comunicado 105,
correspondientes a 10, se formularon
0%Cerrado
Ineficaz30-dic-17
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Crear y formalizar nuevo
procedimiento de Plan de Mejora
dentro del proceso de Evaluación
y Seguimiento, considerando el
procedimiento ACPM (Código: SQ-
P04; Versión:5) e incluir tiempos
de gestión para la formulación,
formalización y cumplimiento de
las acciones.
Acción
Correctiva
Equipo Operativo
MECI-Calidad OCIHumano
Publicación del
procedimiento de
plan de mejora
dentro del proceso
de Evaluación y
Seguimiento.
Nuevo
Procedimiento01-oct-17 11-dic-17
Se adelantó formulación del
procedimiento de ACPM,
con nuevo código y se dio a
conocer a la Oficina de
planeación el pasado 6 de
diciembre del 2017 y se
reitero su aprobación en
correo del 3 de enero del
2018
Correos del 6 de diciembre
del 2017 y del 3 de enero del
2018.
Aun no se ha aprobado el
procedimiento, y por tal razón no se
ha socializado ni divulgado.
70%En
Ejecución
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Divulgar, socializar y sensibilizar el
nuevo procedimiento de Plan de
Mejora a los líderes responsables
de atender auditorías internas
cerradas a partir del 11 de octubre
de 2017.
Acción
Correctiva
Equipo Oficina de
Control InternoHumano
Divulgar, socializar y
sensibilizar
procedimiento.
Mensaje
electrónico y
listado de
asistencia.
11-oct-17 30-dic-17No se ha aprobado el documento,
con corte a 30 de diciembre0% Abierto
Revisión
por la
Dirección
Autoevalu
ación
Divulgar, socializar y sensibilizar el
nuevo procedimiento de Plan de
Mejora en la Entidad.
Acción
Correctiva
Equipo Oficina de
Control InternoHumano
Divulgar, socializar y
sensibilizar
procedimiento.
Mensaje
electrónico,
listados de
asistencia y
01-ene-18 30-mar-18No se ha aprobado el documento,
con corte a 30 de diciembre0% Abierto
Regional
Chocó601301
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión de Servicios
Administrativos
Falta de mantenimiento en la sede
Regional (goteras, caída de baldosa)
No se contaba con los recursos
financieros para las adecuaciones
del sede regional
Por falta de asignación de
recursos no se ha incluido a la
regional en el plan de
mantenimiento
Por falta de asignación de recursos no
se ha incluido a la regional en el plan
de
mantenimiento
Realizar un proceso de
contratación, para el
mantenimiento de la sede
Regional Chocó.(rp 51471, rp
43717)
Acción
CorrectivaSecretaría General Financiero
Adecuadas
instalaciones para la
prestación del
servicio
1 Sede
Regional
Mejorada
30-oct-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó
Enviar comunicación interna por
correo electrónico divulgando la
resolución que adopto el
direccionamiento estratégico 2017-
2020, implementación de jornada
pedagógica con los funcionarios
para conocer la resolución.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Tecnológico
Todos los
funcionarios de la
regional conozcan la
resolución.
1
comunicación30-nov-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó
Realizar capacitación a los
funcionarios de la Regional Chocó
acerca del Plan Estratégico
Institucional y las generalidades
del SGC.
Acción
Correctiva
Defensor
Regional/ Oficina
de Planeación
Humano
Dar a conocer la
Líneas del plan
estratégico y su
articulación con el
territorio
1 capacitación 30-nov-17 05-dic-17 Abierto
Regional
Chocó
Realizar la reparación del buzón de
PQRSDF de la Regional.Corrección Defensor Regional Humano Un buzón reparado
# de buzones
reparados.30-oct-17 05-dic-17 Abierto
Regional
Chocó
Ubicar el buzón de PQRSDF en la
entrada de las instalaciones de la
Regional con los respectivos
formularios.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Un buzón al alcance
del usuario.
# de buzones
visibles.30-oct-17 05-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601304
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión de Servicios
Administrativos
Pagos sin el lleno de los requisitos
legales por los contratos 239/14 y
240/14 con la empresa COMSISTELCO
S.A.S con Nit 830.007.379-9 (bienes sin
legalizar)
Falta de información tributaria
actualizada de los servidores que
impiden una consulta efectiva en
base de datos
Incumplimiento de una orden
legal.
Al momento de recibir
los bienes de nivel
central, no venían
inventariados.
Existen deficiencias en el tramite para
el pago de los contratos sin cumplir
con los requisitos pertinentes.
Enviar comunicaciones internas a
Subdirección administrativa
informando que dichos bienes no
se encuentran legalizados,
solicitar información para subsanar
el hallazgo. Legalizar los bienes del
correspondientes al contrato
239/14
Acción
CorrectivaDefensor Regional Logístico
Legalizar los bienes
del correspondientes
al contrato 239/14
# de
comunicacione
s
30-oct-17 05-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601305
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Direccionamiento
Estratégico
Para la RdC no se invita con una
antelación mínimo de 15 días a las
veedurías
Se realizó la invitación a los grupos
de interés y veedurías, fuera de
los tiempos
La comunicaciones si bien se
realizaron a tiempo no fueron
entregadas en los plazos
falta de coordinación
y control a la hora de
entrega de las
invitaciones
falta de coordinación y control a la
hora de entrega de las invitaciones de
rendición de cuentas
Para la Rendición de cuentas del
año 2017 la Defensoria Regional
Chocó, realizará la invitación en
los tiempos establecidos por la
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
invitaciones a las
veedurías y grupos
de interés.
# de
invitaciones30-oct-17 05-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601306
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Direccionamiento
Estratégico
El Sistema de Información EKOGUI, no
registra las actuaciones de la demanda
en contra de la entidad por el radicado
número 27001333300320170005300.
Por error involuntario no se realizó
el registro de la información
Por error involuntario no se realizó el
registro de la información
Registrar en el sistema de
información litigiosa EKOGUI el
proceso bajo el radicado
27001333300320170005300
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Cierre de los
registros en el
sistema EKOGUI
# de casos
registrados/#
total de casos
30-oct-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601307
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión del Talento
Humano
Control de gestión y evaluación del
desempeño (Sistema de Control
Interno) Los funcionarios en
provisionalidad carecen de acuerdos
laborales y por ende falta de medición
en el rendimiento laboral.
En los años anteriores la Regional
realizaba este procedimiento,
pero por directriz de Talento
Humano se suspendió.
No había un lineamiento para la
evaluación a los funcionarios en
provisionalidad, al momento de
la visita.
No había un lineamiento para la
evaluación a los funcionarios en
provisionalidad, al momento de la
visita.
Cumplimiento a los lineamientos
establecidos por Secretaria
General y Subdirección de Talento
Humano frente al tema de control
a los funcionarios en
provisionalidad.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Cumplimiento a los
lineamientos de
control
Número de
reportes
mensuales.
01-dic-17 15-ene-18 Abierto
Regional
Chocó601308
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17 Gestión Contractual
Inexistencia de jornadas de
capacitación para supervisores en
materia de contratación (ciclo de
mejora continua de la gestión pública).
Falta de conocimiento de los
supervisores frente a la
importación de
elaborar los informes de
supervisión de
forma rigurosa, detallada y
soportada
Falta de conocimiento de los
supervisores frente a la importación de
elaborar los informes de supervisión de
forma rigurosa, detallada y soportada
Solicitar asesorías al Grupo de
Contratación en materia de
supervisión, de
conformidad con las normas
contractuales
vigentes y los manuales de
contratación y
supervisión.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Coordinación con el
grupo de
contratación en
temas de
supervisión.
1 Memorando
de solicitud01-dic-17 15-ene-18 Abierto
Regional
Chocó601309
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión del Talento
Humano
Información de las Hojas de Vida de
funcionarios desactualizada en el
Sistema de Información SIGEP
Algunos funcionarios de la
Regional no tenían actualizada la
información en el SIGEP
Desconocimiento de los
funcionarios sobre los requisitos
Desconocimiento de los funcionarios
sobre los requisitos
Realizar actualización del SIGEP de
los servidores públicos de la
regional.
Acción
Correctiva
Defensor Regional -
FuncionariosHumano
Actualización de la
información
suministrada en el
SIGEP.
Número de
funcionarios
de la Regional
/ funcionarios
con
información
actualizada en
30-oct-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601300
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión del Talento
Humano
Declaración juramentada de bienes y
rentas año 2015 y 2016 sin diligenciar
Algunos funcionarios no tenían
actualizada la información en el
SIGEP
Desconocimiento de los
funcionarios sobre los requisitos
Desconocimiento de los funcionarios
sobre los requisitos
Realizar actualización del SIGEP de
los servidores públicos de la
regional.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización de la
información
suministrada en el
SIGEP.
Número de
funcionarios
de la Regional
/ funcionarios
con
información
actualizada en
30-oct-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601301
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión del Talento
Humano
Sin trazabilidad documental, la gestión
realizada por el Comité Paritario.
Al realizarse cambio de funciones no se
hace entrega de los documentos.
No existe un documento que de
cuenta de la gestión realizada y lo
pendiente.
Al momento de la posesión de
los nuevos integrantes del
Comité Paritario no se realizo
un adecuado empalme.
Al momento de la posesión de los
nuevos integrantes del Comité
Paritario no se realizo un adecuado
empalme.
Entregar informe de la gestión
realizada por el Comité Paritario
anterior.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Empalme del COPAST
realizado1 Informe 30-dic-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601302
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión del Talento
Humano
Riesgos identificados y documentados
en el Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial; a nivel regional
desconocen la matriz y por ende
controles existentes.
No existe un documento que de
cuenta de la gestión realizada y lo
pendiente.
Al momento de la posesión de
los nuevos integrantes del
Comité Paritario no se realizo
un adecuado empalme.
Al momento de la posesión de los
nuevos integrantes del Comité
Paritario no se realizo un adecuado
empalme.
Entregar informe de la gestión
realizada por el Comité Paritario
anterior con el fin de hacer
empalme de todas las actividades
que debe realizar el comité en
cumplimiento de la normatividad
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano Empalme realizado 1 Informe 30-dic-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601303
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión del Talento
Humano
El Reglamento de Higiene y Seguridad
Industrial actualizado y aprobado en
febrero de 2017, sin publicar en la
regional.
No existe un documento que de
cuenta de la gestión realizada y lo
pendiente.
Al momento de la posesión de
los nuevos integrantes del
Comité Paritario no se realizo
un adecuado empalme.
Al momento de la visita no estaba
publicado en las carteleras de la
Regional.
Publicar el reglamento de higiene
y seguridad industrial actualizado
y aprobado en febrero de 2017.
Corrección Defensor Regional HumanoPublicación del
reglamento 1 Cartelera 30-oct-17 05-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601304
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión del Talento
Humano
Se cuenta con una política de
seguridad y salud en el trabajo, sin el
adelanto de actividades de promoción
y prevención para fomentar la calidad
de vida laboral (servidores públicos y
Defensores Públicos)
Desconocimiento por parte de los
servidores públicos de la política
de seguridad y salud en el trabajo.
Por falta de capacitación acerca
de las políticas institucionales.
Por falta de capacitación acerca de las
políticas institucionales.
Realizar una jornada de
sensibilización con los
funcionarios de la regional acerca
de la implementación de la política
de seguridad y salud en el trabajo.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Capacitación
realizada
# de
funcionarios
capacitados
15-nov-17 05-dic-17 Abierto
Presentaba daños dicho buzón y no
había sido reparado.
N/A N/A
Las herramientas para la medición,
análisis y mejora del Sistema de
Gestión de Calidad no se han ajustado
a los cambios presentados en la
operación de la entidad (ajustes
normativos, reorganización de la alta
dirección, Plan Estratégico
Institucional 2017-2020)
601303Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Desconocimiento por parte de los
usuarios de la existencia del buzón de
PQRSDF y él uso que le deben dar
(ubicación estratégica, señalización
visible)
Al momento de la visita de
auditoria no se encontraba en su
lugar habitual el buzón de
sugerencias.
Presentaba daños dicho buzón y
no había sido reparado.
N/A N/A N/A
Falta de claridad en los conceptos de
planes de mejora y cumplimiento de
tiempos de acuerdo al procedimiento
vigente (Código: SQ-P04; Versión:5).
No se ha realizado una socialización
del PEI 2017-2020601302
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Direccionamiento
Estratégico
Desconocimiento de la resolución que
adopto el direccionamiento estratégico
2017-2020
Los servidores públicos
desconocen el PEI
No se ha realizado una
socialización del PEI
Falta de claridad en los
conceptos de planes de mejora
y cumplimiento de tiempos de
acuerdo al procedimiento
vigente (Código: SQ-P04;
Versión:5).
9 Revisión por
la Dirección05-sep-17
Evaluación y
Seguimiento
Planes de mejora resultado de fuentes
internas sin cerrar correspondientes a
las vigencias: 2015, 2016 y 2017
(Lineamientos dados por el Defensor
del Pueblo en la reunión de Revisión
por la Dirección).
No
Falta de compromiso de los líderes
responsables de los ejercicios de
auditoría o de otras fuentes como
autoevaluación.
N/A N/A N/A N/A N/A N/A8 Revisión por
la Dirección05-sep-17
Direccionamiento
Estratégico
Cambio de versión de la norma ISO 9001
de 2008 a 2015. En consecuencia, la
certificación que nos fue otorgada bajo
la ISO 9001:2008, expira en agosto de
2018.
NO
7 Revisión por
la Dirección05-sep-17
Direccionamiento
Estratégico
Las herramientas para la medición,
análisis y mejora del Sistema de
Gestión de Calidad no están generando
la información idónea para la toma de
decisiones institucionales
SI
Las herramientas para la medición,
análisis y mejora del Sistema de
Gestión de Calidad no se han
ajustado a los cambios
presentados en la operación de la
entidad (ajustes normativos,
reorganización de la alta
dirección, Plan Estratégico
Institucional 2017-2020)
N/A N/A
N/A N/A N/A
Debilidades en las herramientas que
soportan el modelo de atención a
nivel nacional y en su conocimiento
para lograr el trámite y registro de las
peticiones de forma estandarizada
5 Revisión por
la Dirección05-sep-17 Atención y Trámite
Fallas en la estandarización del modelo
de atención a nivel nacional, toda vez
que algunas Defensorías Regionales y
Defensorías Delegadas no tramitan y
registran las peticiones de forma
adecuada
No
Debilidades en las herramientas
que soportan el modelo de
atención a nivel nacional y en su
conocimiento para lograr el
trámite y registro de las
peticiones de forma
estandarizada
N/A
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 27 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
Page 28
Consolidado Plan de Mejora Seguimiento 31 diciembre 2017Oficina Control Interno
Código: SQ- F05
versión: 3
Vigente desde:29/08/2016 31-dic-17
Nº Fuente de
hallazgo
Fecha
hallazgo
Proceso - Subproceso
Afectado.Hallazgo y/o Situación PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? PORQUE? Causa(s) Raíz ACCIÓN
Tipo de acción
Propuesta
Responsable de
ejecuciónRecursos Meta de la acción Indicador Fecha Inicio
Fecha
Terminació
n
SEGUIMIENTO AVANCE
PROCESODOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI SEGUIMIENTO AVANCE PROCESO DOCUMENTOS SOPORTE OBSERVACIONES OCI
Fecha de
reporte o
Regional/P
roceso-
Tema
SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGOAcción
Registrada
en Plan de
mejoramient
o
SECCIÓN 2: ANÁLISIS CAUSAS SECCIÓN 3: PLAN DE MEJORAMIENTOSECCIÓN 4: SEGUIMIENTO
Estado de la
Acción
Fecha de
Cierre
PRIMER BIMESTRE SEGUNDO BIMESTRE TERCER BIMESTRE CUARTO BIMESTRE QUINTO BIMESTREPORCENTAJE DE
CUMPLIMIENTO
Regional
Chocó601305
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión del Talento
Humano
Sin identificar y comunicar los peligros
existentes al interior de la regional y
sin determinar los controles necesarios
para la prevención de incidentes y
accidentes de trabajo, entre otros.
No existe un documento que de
cuenta de la gestión realizada y lo
pendiente.
Al momento de la posesión de
los nuevos integrantes del
Comité Paritario no se realizo
un adecuado empalme.
Al momento de la posesión de los
nuevos integrantes del Comité
Paritario no se realizo un adecuado
empalme.
Entregar informe de la gestión
realizada por el Comité Paritario
anterior con el fin de hacer
empalme de todas las actividades
que debe realizar el comité en
cumplimiento de la normatividad
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano Empalme realizado 1 Informe 30-dic-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601306
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión del Talento
Humano
Política de Prevención de Consumo de
sustancias psicoactivas actualizada en
febrero 2017, sin el desarrollo de
actividades enfocadas a la prevención y
el control del fármaco dependencia, el
alcoholismo y el tabaquismo.
El desarrollo de estas actividades
le corresponden a Talento
Humano.
El desarrollo de estas actividades le
corresponden a Talento Humano.
Coordinar con la Subdirección de
Talento Humano el desarrollo de
actividades enfocadas a la
prevención y al control de fármaco
dependencia, el alcoholismo y el
tabaquismo.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Implementación de la
política.
1
comunicación 30-nov-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601307
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión de Servicios
Administrativos
Motocicleta Marca Suzuki # 190 al
servicio de la regional, sin la
documentación física
Al momento de la visita no se
contaba con los documentos de la
motocicleta suzuki # 190.
Porque se había presentado la
perdida de los documentos de la
motocicleta, la cual no se hacia
uso de esta hasta no se tuviera
los papeles en regla
Porque se había presentado la perdida
de los documentos de la motocicleta,
la cual no se hacia uso de esta hasta
no se tuviera los papeles en regla
Solicitar el duplicado de la tarjeta
de propiedad de la motocicleta.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Reposición de
documentos
# Documentos
al día30-nov-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601308
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Gestión de Servicios
Administrativos
Gestión documental: archivo en estado
inservible que supera más de 4 años en
bodega; Duplicidad de información
(archivo regional Vs Archivo en
Defensoría Pública)
Los PAG conservan archivos de los
defensores públicos en la
Regional, lo que generó una
duplicidad.
No se tenia claridad de la
conservación del archivo en la
Regional.
No se tenia claridad de la conservación
del archivo en la Regional.
Por lineamientos del nivel central,
centralizar el archivo de la regional
y trasladarlo a Bogotá con el fin de
depurar la información inservible.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Centralización del
archivo para una
mejor conservación
del mismo
# de cajas
transferidas30-nov-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601309
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17 Promoción y Divulgación
Debilidades metodológicas y
conceptuales en la construcción del
Plan de Acción Anual a nivel regional.
Deficiente comunicación interna
(Dirección Nacional de Promoción y
Dificultades administrativas en el
momento de la aprobación de las
comisiones.
Dificultades administrativas en el
momento de la aprobación de las
comisiones.
Establecer el PAA 2018 acorde de
las necesidades de la población.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Cumplimiento del
PAA 2018
Parametrizació
n del PAA 2018
en el sistema
strategos
01-nov-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601320
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17 Promoción y Divulgación
Concentración de funciones y desgaste
administrativo, por aprobación de
viáticos ante la Dirección Nacional de
Promoción y Divulgación.
Dificultad para la solicitud de
comisiones a terreno.
En el momento de la auditoria
no se contaba con un sistema
que permitiera agilizar las
solicitudes de comisiones.
En el momento de la auditoria no se
contaba con un sistema que permitiera
agilizar las solicitudes de comisiones.
Contar con un aplicativo para la
solicitud de comisiones a terreno,
para el cumplimiento de la
misionalidad de la entidad.
Acción
Correctiva
Secretaria General-
Grupo de SistemasTecnológico
Respuesta oportuna
de comisiones de
acuerdo a las
necesidades.
Un aplicativo
implementado15-sep-17 05-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601321
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Direccionamiento
Estratégico
El Instructivo General del Sistema de
Atención Integral, adoptado a través
de la Resolución 396 de 2003 no se
encuentra actualizado e incorporado
en el Sistema de Gestión de Calidad.
Debilidades en las herramientas
que soportan el modelo de
atención a nivel nacional y en su
conocimiento para lograr el
trámite y registro de las
peticiones de forma estandarizada
Debilidades en las herramientas que
soportan el modelo de atención a nivel
nacional y en su conocimiento para
lograr el trámite y registro de las
peticiones de forma estandarizada
Actualizar del Instructivo General
de Atención
Acción
Correctiva
Líder del Proceso
de ATHumano
Instructivo
actualizado aprobado
Instructivo
actualizado
aprobado
/instructivo
programado
para actualizar -
aprobar
10-oct-17 10-oct-18 Abierto
Regional
Chocó601322
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17 Atención y Trámite
Los manuales para acceder e incluir
información en el Sistema de
Información Visión Web (ATQ, RAJ,
RUP, Promoción y Divulgación,
Victimas, entre otros) no se
encuentran integrados con el Sistema
Debilidades en las herramientas
que soportan el modelo de
atención a nivel nacional y en su
conocimiento para lograr el
trámite y registro de las
peticiones de forma estandarizada
Debilidades en las herramientas que
soportan el modelo de atención a nivel
nacional y en su conocimiento para
lograr el trámite y registro de las
peticiones de forma estandarizada
Ajustar aplicativo visión web,
articulando la gestión Defensorías
Delegadas y Defensorías
Regionales
Acción
Correctiva
Líder del Proceso
de ATHumano
Aplicativo
ajustado
Aplicativo
ajustado/
Aplicativo
programado
para
ajusta
10-oct-17 10-oct-18 Abierto
Regional
Chocó601323
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17 Atención y Trámite
Las solicitudes de formación en
Derechos Humanos y DIH, sin registrase
en el sistema de información VW-PD
Debilidades en las herramientas
que soportan el modelo de
atención a nivel nacional y en su
conocimiento para lograr el
trámite y registro de las
peticiones de forma estandarizada
Debilidades en las herramientas que
soportan el modelo de atención a nivel
nacional y en su conocimiento para
lograr el trámite y registro de las
peticiones de forma estandarizada
Ajustar aplicativo visión web,
articulando la gestión Defensorías
Delegadas y Defensorías
Regionales
Acción
Correctiva
Líder del Proceso
de ATHumano
Aplicativo
ajustado
Aplicativo
ajustado/
Aplicativo
programado
para
ajusta
10-oct-17 10-oct-18 Abierto
Regional
Chocó601324
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Falta de lineamientos, políticas y
controles dentro del procedimiento,
para el mejoramiento en la prestación
del servicio al ciudadano (se prioriza el
registro de la información en Visión
Web y se concluye direccionándolo a
otra dependencia, situación que
genera fricción entre el usuario y
desgaste administrativo a nivel de
Debilidades en las herramientas
que soportan el modelo de
atención a nivel
nacional y en su conocimiento
para
lograr el trámite y registro de las
peticiones de forma estandarizada
Debilidades en las herramientas que
soportan el modelo de atención a nivel
nacional y en su conocimiento para
lograr el trámite y registro de las
peticiones de forma estandarizada
Ajustar aplicativo visión web,
articulando la gestión Defensorías
Delegadas y Defensorías
Regionales
Acción
Correctiva
Líder del Proceso
de ATHumano
Aplicativo
ajustado
Aplicativo
ajustado/
Aplicativo
programado
para
ajusta
10-oct-17 10-oct-18 Abierto
Regional
Chocó601325
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
La gestión defensorial no se adelanta
dentro de los términos establecidos en
el Sistema de Información VW-ATQ.
No hay una actualización de
quejas que recibe la regional en el
sistema Vision Web.
Por acumulación de quejas y
solicitudes prevalece la
atención al usuario que el
registro en el sistema de
información en Vision Web.
Por acumulación de quejas y
solicitudes prevalece la atención al
usuario que el registro en el sistema
de información en Vision Web.
1-Asignación de un día de gestión
para los funcionarios de ATQ,
tiempo en cual se dedicarán al
registro, gestión y cierre de las
peticiones en sistema.
2-Asignación de practicantes que
apoyen a los funcionarios en el
registro, gestión y cierre de las
peticiones en el sistema.
3. Realizar jornadas para la
actualización del registro de la
información en Visión Web.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización del
registro de
solicitudes en VW
Reporte de
Registro05-jun-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601326
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17
Subproceso de Atención
y Trámite de Quejas,
Solicitudes y Asesoría
Información registrada de forma
errónea en el sistema VW-ATQ
(clasificación de las quejas, solicitudes
y asesorías).
No se alimenta el sistema de
manera completa; el resultado de
la atención al usuario se retarda o
interrumpe por direccionamiento
a otra dependencia sin realizarse
el trámite previo oportuno
Dificultades en el uso de la
herramienta.
Dificultades en el uso de la
herramienta.
Solicitar capacitación para los
funcionarios de ATQ, con
respecto al registro en el sistema
Visión Web.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Aumentar la calidad
del servicio que se
presta.
1
comunicación 30-nov-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601327
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Subproceso de
Defensoría Pública
Los contratos vigentes con los
Defensores Públicos, no se encuentran
registrados en el sistema de
información SIGEP
Algunos defensores públicos no
tienen actualizada la información
en el SIGEP
Realizar actualización del SIGEP de
los defensores públicos de la
regional.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Actualización de la
información
suministrada en el
SIGEP.
Número de
funcionarios
de la Regional
/ funcionarios
con
información
actualizada en
30-oct-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601328
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Direccionamiento
Estratégico
No se realiza gestión en la verificación
de la Ley de cuotas.
Al momento de la visita no se
evidencio el requerimiento para la
verificación del cumplimiento de
la ley de cuotas por parte de la
Regional.
Al momento de la visita no se
evidencio el requerimiento para la
verificación del cumplimiento de la ley
de cuotas por parte de la Regional.
Solicitar a las entidades la
información con respecto a la ley
de cuotas para verificar su
cumplimiento.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Verificación de
cumplimiento de la
ley de cuotas
# de
solicitudes30-oct-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601329
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Subproceso de
Defensoría Pública
Defensores Públicos sin contrato de
prestación de servicios y con casos
activos en el sistema de información
VW-DP y con acceso al sistema VW-RAJ
Sin diligenciar la estrategia jurídica,
bien sea porque el usuario acepto o no
los cargos.
Duplicidad de información (usuarios
con dos registros con el mismo
Al momento de la visita se
encontraban sin desactivar del
sistema de información de visión
web, los defensores públicos sin
contrato de prestación de
servicios.
Los PAG no habían informado a
la ingeniera de la Regional la
terminación de contrato de los
defensores públicos para la
desvinculación del sistema
visión web.
Los PAG no habían informado a la
ingeniera de la Regional la terminación
de contrato de los defensores públicos
para la desvinculación del sistema
visión web.
Establecer el listado de
defensores públicos que ya no
están contratados en la entidad y
realizar la depuración el Sistema
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Depurar del sistema a
los defensores
públicos no
contratados.
1 Reporte del
sistema 30-nov-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601330
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
Un sin número de registros en el
sistema VW-RAJ sin gestión, con la
leyenda “caso para recibo”
En su mayoría son requerimientos
realizados a la Fiscalía solicitando
la activación del mecanismo de
búsqueda de persona
desaparecidas, las gestiones
relacionadas con la solicitud de
activación del mecanismo se
realizaron en su momento, solo
fue que en el sistema VW-RAJ, no
se había actualizado.
Las solicitudes de activación de
mecanismo de búsqueda que se hacen
ante la fiscalía, no son respondidas
oportunamente, por esta razón me
demoraba en actualizar los datos del
sistema Visión Web.
Se procederá con el registro
inmediato de cada gestión
realizada que se haga ante
cualquier autoridad, para que de
ese modo no se refleje estado
caso para recibir.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Gestionar solicitudes
de Activación de
Mecanismos de
Búsquedas de casos
que sucedan solo en
el Departamento del
Chocó.
Nº Total de
Registros en
VW
30-nov-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601330
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Subproceso de
Defensoría Pública
El estado “CASOS EN GESTIÓN”, se
evaluó lo registrado, encontrándose
que como el insuceso se dio en la
ciudad de Medellín (Antioquia), se
debió recepcionar y remitir a la
Regional Antioquia para el trámite
respectivo (el sistema VW, permite
remitir por competencias)
El caso correspondió a una
solicitud de activación de
mecanismo de Búsqueda de
persona Desaparecida que hizo la
señora Eufrocina Zea Blandón por
la desaparición de su hijo Jesus
Daniel Robledo Zea, por hechos
acontecidos en la ciudad de
Medellín, la gestión del caso se
solicitó ante la fiscalía, la gestión
correspondiente se guardo en el
Sistema Visión, se desconocía en
su momento que había que
remitirlo a la regional Antioquia
atendiendo el lugar que
Se desconoció en su momento que el
sistema permitía trasladar el caso para
las gestiones pertinentes, atendiendo
la jurisdicción de la Regional donde
acontecieron los hechos.
Remitir los casos que sean de
competencia de otras regionales,
para que se haga la gestión
correspondiente.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Gestionar y Registrar
en el sistema
solicitudes de
Activación de
Mecanismos de
Búsquedas de casos
que solo sucedan en
el Departamento del
Chocó. Los que se
originen por fuera de
la Regional serán
remitidos a la
Regional
correspondiente
Nº Total de
Registros en
VW
30-nov-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601332
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17Subproceso de Recursos
y Acciones Judiciales
Desconocimiento en la utilización de
los módulos que hacen parte del
Sistema de Información Visión Web,
puesto que se incluye información en
RAJ que no corresponde a su temática.
Correspondió a un caso en que se
brindó una asesoría en materia de
derechos Humanos relacionada
con la vulneración a derechos y
dignidad humana de un interno de
la cárcel de Itagüí .
El caso fue registrado por el modulo de
preconsulta por el funcionario de RAJ,
me lo auto asigné para hacerle el
gestión correspondiente, se reportó a
Defensoría Publica de la Regional
Chocó para que ellos remitieran el caso
a Antioquia por competencia.
En lo sucesivo solo registrar en el
sistema los casos que
correspondan a las acciones
Constitucionales que se
enmarquen dentro las funciones
de RAJ para agotar el litigio
defensorial, en aras de
salvaguardar derechos de los mas
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Ejercer el litigio
defensorial mediante
las acciones
constitucionales,
hacer el respectivo
registro en el sistema
y mantenerlo
actualizado.
Nº Total de
Registros en
VW
30-nov-17 30-dic-17 Abierto
Regional
Chocó601333
Auditoria
Interna de
Gestión
20-jun-17 Prevención y Protección
Sin trazabilidad del ejercicio por la
gestión realizada en algunos Comités
Territoriales de Justicia Transicional
(Región del Bajo San Juan; Costa
Pacífica, Bagadó, Lloró, Carmen de
Atrato y Quibdó)
Las actas de comité son realizadas
por la secretaría técnica y estas
son aprobadas en el próximo
comité
Para el mes de junio faltaban
actas de tres comités que no
habían sido aprobadas firmadas
por ende no se tenían dichos
soportes
Para el mes de junio faltaban actas de
tres comités que no habían sido
aprobadas y firmadas por ende no se
tenían dichos soportes
Solicitar a las distintas alcaldías del
Departamento las actas suscritas
en los diversos comités de justicia
transicional.
Acción
CorrectivaDefensor Regional Humano
Registros de los
comités de justicia
transicional que
asiste la Defensoria
Nº Total de
actas/Nº de
comités
asistidos
30-oct-17 30-ene-17 Abierto
Delegada
DOAVCA
Realizar con el apoyo de Talento
Humano una jornada de
sensibilización de SIGEP en la
Delegada para la orientación a las
víctimas
Acción
Correctiva
Subdirección de
Talento HumanoHumano
Sensibilización por
parte de Gestión
Documental a los
funcionarios de la
Delegada
Numero de
capacitaciones
realizada /
Número de
capacitaciones
programada.
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA
Realizar actualización del SIGEP de
los
servidor es públicos de la delegada
de las regionales y del nivel
central.
CorrecciónSubdirección de
Talento HumanoHumano
Actualización de la
información
suministrada en el
SIGEP.
Número de
funcionarios
de la Delegada
/ funcionarios
con
información
actualizada en
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA
Solicitar mediante memorando a
los
funcionarios que se encuentran
en
CorrecciónDelegada de
VictimasHumano
Funcionarios que
realicen adecuado
diligenciamiento del
aplicativo SIGEP
Nº de
solicitudes
realizadas / Nº
de solicitudes
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA402002
Auditoria
Interna de
Gestión
30-nov-17Gestión del Talento
Humano
Infraestructura Física. Espacio Físico:
Esta Delegada, no cuenta con los
mejores espacios físicos para la
salvaguarda y protección de los
archivos creando inseguridad y riesgo
en la perdida de los documentos
relacionados. Se evidenció exposición
de los archivos sin seguridad alguna y
expuestos a posibles riesgos de perdida
.
No
presenta
Algunos servidores públicos del
nivel profesional , técnico
manifiestan que la gestión
documental no esta en sus
funciones
Desconocimiento de la
Resolución 065/2014, Artículo
13: Funciones y criterios de
desempeño general de todos los
servidores públicos de la
Defensoría del Pueblo, numeral
13 - Apoyar la Gestión
Documental de su dependencia,
de conformidad con las
disposiciones legales y
reglamentarias).
Falta de compromiso
por parte de todos
los servidores públicos
en la gestión de
comunicaciones
oficiales y archivo de
la entidad
N/A N/A
Falta de compromiso por parte de
todos los servidores públicos en la
gestión de comunicaciones oficiales y
archivo de la entidad
Realizar el levantamiento del
inventario documental en estado
natural de los archivos cerrados
ubicados en el Archivo Central y
de Gestión (hasta la vigencia 2015)
y realizar la verificación y ajuste a
los inventarios suministrado por el
contratista CSA. Lo anterior, para
el traslado de estos archivos al
Nivel Central, con el fin de liberar
espacio para el almacenamiento y
optimizar el uso de los recursos en
todos los archivos de la Delegada.
Acción
Correctiva
Defensor
Delegado y de más
funcionarios
Humano
Inventario
documental
actualizado por
regional del archivo
central en su estado
natural para el
traslado al Nivel
Central.
(Inventario
documental
actualizado/1*
34)*100
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA
Reiterar por parte de la Alta
Dirección a todos los funcionario
de la entidad que es deber de
todos los servidores públicos las
gestión de los archivos y no solo
de algunos cargos específicos
como erróneamente se viene
Corrección Alta Dirección Humano Una (1) comunicación
(Comunicacion
es
emitidas/Comu
nicaciones
proyectadas)*1
00
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA
Coordinar con el grupo de Gestión
documental la socialización de las
nuevas tablas de retención
documental de la Delegada de
Victimas aprobadas por el AGN.
Acción
Correctiva
Delegada de
VictimasHumano Una (1) capacitación
(Capacitacione
s
realizadas/Cap
acitaciones
programadas)*1
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA
Reiterar por parte de la Alta
Dirección a todos los funcionario
de la entidad que es deber de
todos los servidores públicos las
gestión de los archivos y no solo
de algunos cargos específicos
como erróneamente se viene
Corrección Alta Dirección Humano Una (1) comunicación
(Comunicacion
es
emitidas/Comu
nicaciones
proyectadas)*1
00
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA
Coordinar con el grupo de Gestión
documental la socialización de las
nuevas tablas de retención
documental de la Delegada de
Victimas aprobadas por el AGN.
Acción
Correctiva
Delegada de
VictimasHumano Una (1) capacitación
(Capacitacione
s
realizadas/Cap
acitaciones
programadas)*1
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA
Capacitación a los servidores
públicos de la Delegada de
Victimas, acerca del mapa de
procesos y la Herramientas del SGC
Acción
Correctiva
Delegada de
Victimas - Enlace
MECI-CALIDAD
Humano Una (1) capacitación
(Capacitacione
s
realizadas/Cap
acitaciones
programadas)*1
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA
Actualizar las herramientas para la
administración del riesgo en la
entidad
Acción
Correctiva
Líderes de
procesos/Oficina
de Planeación
Humano
100% de las
herramientas para la
administración del
riesgo actualizadas
(# de
herramientas
actualizadas/#
de
herramientas
por
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA402006
Auditoria
Interna de
Gestión
30-nov-17 Gestión Contractual
Contratación. No se pudo evidenciar
en las carpetas de los contratos, los
informes de liquidación de los
contratistas vigencia 2016, ni poseen
los informes de comisión que se
adelantan por cada uno de ellos en el
cumplimiento de las actividades.
Adicional, los informes presentados no
agregan valor dentro del diseño de las
actividades realizadas dentro de cada
regional.
No
presenta
Falta de lineamientos por parte
de la oficina de contratación y
supervisor del contrato
N/A N/A N/A N/A
Falta de supervisión, seguimientos y
control a los informes presentados por
los contratistas por parte del
supervisor a las actividades
relacionadas en el contrato
Coordinar asesorías por parte del
Grupo de Contratación sobre las
funciones del supervisor y la
responsabilidad que se deriva por
acción u omisión, de conformidad
con las normas contractuales
vigentes y los manuales de
contratación y supervisión.
Acción
Correctiva
Defensor
Delegado de
Victimas /Grupo
de Contratación
Humano
Registro de las
asesoría a través de
memoria de reunión,
oficio, memorando,
correo electrónico,
circulares
# de
documentos
físicos o
electrónicos
de registros de
asesoría
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
Delegada
DOAVCA402007
Auditoria
Interna de
Gestión
30-nov-17Gestión de Servicios
Administrativos
Inventarios. Se evidencia algunos
equipos que no se utilizan porque no
se dispone de los insumos requeridos o
están dañados, no se han retirado de
esta delegada (equipo de cómputo e
impresora)
No se han incluido todos los bienes de
donaciones dentro del inventario de la
Delegada (Scaner)
Asegurar la conciliación de los bienes
dentro de la relación de funcionarios/
inventarios de la Delegada para la
Orientación y Asesoría de las Víctimas
del Conflicto Armado Interno.
No
presenta
Solicitar a la oficina de
Subdirección administrativa los
lineamientos para la entrega de
equipos que no se encuentran en
operatividad y dañados en la
Delegada para su custodia y
posibles arreglos.
N/A N/A N/A N/A
Falta de mantenimiento a los equipos y
falta de compra de materiales para los
equipos (Cartuchos) para su uso
Coordinar con la oficina del
Secretario General y la oficina de
Subdirección administrativa los
lineamientos para la entrega y
custodia de equipos que no se
encuentran en operatividad y el
posible arreglos de los equipos
dañados en la Delegada
Acción
CorrectivaLíder del Proceso Humano
Registro de las
asesoría a través de
memoria de reunión,
oficio, memorando,
correo electrónico,
circulares
# de
documentos
físicos o
electrónicos
de registros de
asesoría
15-ene-18 15-abr-18 Abierto
483 465 551
N°: Número consecutivo acumulado de hallazgos, asignado por la Oficina de Control Interno
Fuente del hallazgo: Seleccionar de la lista desplegable
Detalle de la fuente: Nombre del informe o documento dado por quien detecto el hallazgo (Revisión por la Dirección, PQRDSDF etc..)
Fecha hallazgo: Día, mes, año del informe o documento de quien detecto el hallazgo
Proceso afectado: Tomado de la lista desplegable
Hallazgo y/o Situación: Transcripción del hallazgo presentado en el informe o documento
Causas: Escribir los motivos que originan al interior de la Defensoría dicho hallazgo
Acción: Actividades que se realizarán para mitigar el hallazgo con el fin de corregir la situación detectada
Tipo de acción: Correctiva, preventiva, mejora
Meta de la acción: Resultado que se espera obtener al terminar las acciones
Indicador: Relación de variables con el fin medir el estado de avance de las acciones para subsanar la situación encontrada
Fecha inicio: Día, mes año en el cual se inicia la acción
Fecha de terminación: Día, mes año en el cual se termina la acción teniendo en cuenta el plazo considerado para realizar las acciones pertinentes
N/A N/A
No existe una estrategia de
divulgación que motive a los
funcionarios a conocer el Sistema de
Gestión de Calidad SIGC y MECI
402005Auditoria
Interna de
Gestión
30-nov-17Direccionamiento
Estratégico
Mecanismos de control interno. No se
conoce por todos los funcionarios de la
Delegada para la Orientación y Asesoría
de las Víctimas del Conflicto Armado
Interno, el mapa de riesgos, ni la
aplicación dentro de las actividades
desarrolladas y asegurar controles.
Adicional no se identifica la alineación
de las actividades desarrolladas con las
definidas dentro de los procesos
misionales.
No
presenta
No existe una estrategia de
divulgación que motive a los
funcionarios a conocer el Sistema
de Gestión de Calidad SIGC y MECI
N/A N/A
N/A N/A N/A
Manejo inadecuado de la tabla de
retención documental por parte de los
funcionarios y la falta de actualización
de la TRD con los nuevos temas que
maneja la Delegada
N/A N/A N/A
Desconocimiento de la Resolución
065/2014, Artículo 13: Funciones y
criterios de desempeño general de
todos los servidores públicos de la
Defensoría del Pueblo, numeral 13 -
Apoyar la Gestión Documental de su
dependencia, de conformidad con las
disposiciones legales y reglamentarias).
402004Auditoria
Interna de
Gestión
30-nov-17Gestión del Talento
Humano
Recepción Documental. No se aplica lo
definido en el acuerdo 038, artículo
primero: “RESPONSABILIDAD DEL
SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor
público será responsable de la
adecuada conservación, organización,
uso y manejo de los documentos y
archivos que se deriven del ejercicio
de sus funciones”, por lo anterior se
recuerda la importancia y
responsabilidad de cada funcionario
No
presenta
Desconocimiento de la Resolución
065/2014, Artículo 13: Funciones y
criterios de desempeño general de
todos los servidores públicos de la
Defensoría del Pueblo, numeral 13 -
Apoyar la Gestión Documental de
su dependencia, de conformidad
con las disposiciones legales y
reglamentarias).
N/A
N/A402003Auditoria
Interna de
Gestión
30-nov-17Gestión del Talento
Humano
Gestión Documental. Debilidades en la
aplicación de las directrices del Archivo
General de la Nación: Seguir las
instrucciones correspondientes al
manejo del archivo, el cual se
encuentra ubicado en diferentes
lugares de la Delegada para la
Orientación y Asesoría a las Víctimas
del Conflicto Armado Interno. Dejar
evidencia o memorias de las
actividades relacionadas.
La tabla de retención Documental TRD,
0
Desconocimiento de la Resolución
065/2014, Artículo 13: Funciones y
criterios de desempeño general de
todos los servidores públicos de la
Defensoría del Pueblo, numeral 13 -
Apoyar la Gestión Documental de
su dependencia, de conformidad
con las disposiciones legales y
reglamentarias).
Desconocimiento sobre los
requisitos que deben tener los
funcionarios públicos en el
aplicativo SIGEP
N/A N/A N/A N/A
Desconocimiento sobre los requisitos
que deben tener los funcionarios
públicos en el aplicativo SIGEP
402001Auditoria
Interna de
Gestión
30-nov-17Gestión del Talento
Humano
Gestión del Talento Humano - Registro
y actualización en el SIGEP. Fallas en el
registro de la información que debe
hacerse por parte de todos los
servidores públicos que conforman la
Delegada para la Orientación y Asesoría
del Conflicto Armado Interno en el
Sistema de Información y Gestión del
Empleo Público –SIGEP, a pesar de que
la Ley de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Información Pública
Nacional , obliga a divulgar la
información de las personas que se
encuentran vinculadas bien sea por
contrato de prestación de servicios, en
carrera o en provisionalidad.
Programar y realizar un plan de
No
presenta
5-ACPM2017Herramienta Quinto Seguimiento corte 31Dic2017 5 Mar2018 Hoja 28 de 28 5-OCI_Cons 31Dic2017
