0258 Oficio DR1-AI Sección: Auditorías Internas SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL DIRECCiÓN NACIONAL DE AUDITORIA INTERNA . l. RECIBIDO __ Un/,() CONTRALORíA GENERAL DEL ESTADO Asunto: Aprobación de Informe de Auditoría Interna Guayaquil, r .. 8 JUL 2014 Lcda. C.PA Wendy Enríquez Salazar Directora Nacional de Auditoría Interna Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador Guayaquil-Guayas Con el propósito de que se distribuya a las autoridades de esa Institución, servidores y personas vinculadas con las labores de control gubernamental le comunico que en ejercicio de la atribución constante en el literal b) del artículo 7 del Reglamento de Delegación de Competencias emitido con Acuerdo 10-CG-2012 de 13 de abril de 2012 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 706 de 18 de mayo de 2012, remito el informe No. ONA-0002-2013 del examen especial realizado por la Auditoría Interna al "requerimiento, recepción, asignación y uso de los suministros de oficina (existencias), administrados por la Dirección Distrital de Manta del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de mayo de 2012" del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador y aprobado con el # DR1-UAI-111- 2014 el10 de abril de 2014. De conformidad con los artículos 28 y 53 letra i) del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental NEAG IAG.6 "Implantación de Recomendaciones", se servirá efectuar el seguimiento y control, así como la asesoría necesaria para la aplicación de las recomendaciones que constan en el informe de auditoría, las cuales son de cumplimiento obligatorio de la Institución. Atentamente, DiOs, Patria y Libertad Por el Contralor General del Estado 4. ............ .... :1.,...: In9. Armando 'Patiño A. Director Regional 1, Guayas Adjunto: 01 informe (18 f.ú) c.c.: CPA. Griselda Ubilla Monserrate Equipo de Trabajo de Auditorías Internas, (e)
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0258 Oficio DR1-AI
Sección: Auditorías Internas
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOK~; DIRECCiÓN NACIONAL DE AUDITORIA INTERNA .
l. RECIBIDO
~~~ rttt~L)014; NOMBRE:_~""'i'7-¡-_:::::=-__
Un/,()
CONTRALORíA GENERAL
DEL ESTADO Asunto: Aprobación de Informe de Auditoría Interna
Guayaquil, r .. 8 JUL 2014
Lcda. C.PA Wendy Enríquez Salazar Directora Nacional de Auditoría Interna Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador Guayaquil-Guayas
Con el propósito de que se distribuya a las autoridades de esa Institución, servidores y personas vinculadas con las labores de control gubernamental le comunico que en ejercicio de la atribución constante en el literal b) del artículo 7 del Reglamento de Delegación de Competencias emitido con Acuerdo 10-CG-2012 de 13 de abril de 2012 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 706 de 18 de mayo de 2012, remito el informe No. ONA-0002-2013 del examen especial realizado por la Auditoría Interna al "requerimiento, recepción, asignación y uso de los suministros de oficina (existencias), administrados por la Dirección Distrital de Manta del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2010 y el 31 de mayo de 2012" del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador y aprobado con el # DR1-UAI-111-2014 el10 de abril de 2014.
De conformidad con los artículos 28 y 53 letra i) del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y la Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental NEAG IAG.6 "Implantación de Recomendaciones", se servirá efectuar el seguimiento y control, así como proporcion~ la asesoría necesaria para la aplicación de las recomendaciones que constan en el informe de auditoría, las cuales son de cumplimiento obligatorio de la Institución.
Atentamente, DiOs, Patria y Libertad Por el Contralor General del Estado
4. ............ ~<. .... :1.,...: -~ :-.~.-:....¿, In9. Armando 'Patiño A. Director Regional 1, Guayas
Adjunto: 01 informe (18 f.ú)
c.c.: CPA. Griselda Ubilla Monserrate Equipo de Trabajo de Auditorías Internas, (e)
ADUANA DEL J:!CUWOJil
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR
DIRECCiÓN NACIONAL DE AUDITORIA INTERNA
DNA-0002-2013
DIRECCiÓN DISTRITAL DE MANTA
INFORME GENERAL
Examen Especial al requerimiento, recepción, asignación y uso de los suministros de oficina (existencias), administrados por la Dirección Distrital de Manta del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, por el período comprendido entre el1 de enero de 2010 y el 31 de mayo de 2012.
Ref: Informe aprobado el
Guayaquil,
Señor Director General Servicio Nacional de Aduana del Ecuador Ciudad
De mi consideración:
"O:·.~~IA .».I!:I!;M o.rti),UX
e:FORME APROBAD
}'-'!:CIlA: 1 O ABR 2014
La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección Nacional de Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial al requerimiento, recepción, asignación y uso de los suministros de oficina (existencias), administrados por la Dirección Distrital de Manta del Servicio Nacional de Aduanas del Ecuador, por el periodo comprendido entre el1 de enero de 2010 y el 31 de mayo de 2012.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
La nómina de servidores relacionados se encuentra en Anexo 1 (t.1J'L c· ~
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TOTAL
130,30
135,40
67,30
175,60
4384,48
772,33
1371,15
384,16
365,19
440,28
10006,25
2376,23
7470,16
8375,14
105,46
4934,77
13571,22
55065,42
CAPíTULO 11
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
No se han realizado acciones de control referidos a esta materia aduanera.
Actas de entrega-recepción y documentación de respaldo
El 17 de abril de 2012, el Director Distrital de Manta dispuso la redistribución de las
actividades del Departamento Administrativo Financiero en tres áreas de trabajo:
Administrativo Financiero, Recursos Humanos y Proveeduría; relevando a la Técnico
en Gestión de Cobranzas y Garantías 2, actuante en el periodo auditado desde el 1
de enero de 2010 al17 de abril de 2012, del manejo del área de Proveeduría, la cual
es encargada a otra servidora; disponiendo la autoridad distrital a las partes, suscribir
las actas de entrega-recepción.
La nueva encargada de proveeduría remitió a esta Auditoría el 22 de octubre de 2012,
un documento simple legalizado conteniendo el Inventario físico de 125 ítems de
suministro de oficina, cortado al 17 de abril de 2012, como constancia de la entrega
recepción, evidenciándose que dicho documento no contiene los requisitos ni cumple
con las formalidades de un acta, sino que dicho documento es una reproducción de la
constatación física realizada por servidores de las áreas de control de bienes y
proveeduría de Guayaquil, con la anterior custodia de proveeduría de Manta al 10 de
abril de 2012.
Por lo expuesto, la Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías 2, incumplió la
disposición emitida por el Director Distrital de suscribir actas al momento que exista el
cambio de custodia de proveeduría.
Así mismo, la anterior custodia de proveeduría de Manta, al momento de salir en goce
de 21 días de vacaciones, a partir del 15 de febrero de 2012, no procedió a elaborar y
suscribir la correspondiente acta de entrega-recepción de los trámites concluidos,
pendientes y en procesos de ejecución, sin haberse encontrado en el archivo del
Departamento Administrativo Financiero evidencia documental sobre dicha acción c.,eS iL j \f
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administrativa; lo que fue informado por la servidora que la subrogó en el cargo, a
través de cuestionario de preguntas, que no recibió el despacho con acta de entrega
recepción.
La falta de adhesión a las disposiciones normativas contenidas en oficio circular DRH
OF-(i)-024, emitido por el Coordinador General de Recursos Humanos el 30 de
septiembre de 2009, así como, en oficio Circular suscrito por el Director General del
SENAE el 6 de julio de 2011, disponiendo la obligatoriedad de suscribir acta de
entrega-recepción, al momento que el servidor cesa en sus funciones o se ausenta de
su lugar habitual de trabajo, por más de 10 días calendario por vacaciones, licencias,
comisiones de servicios, traslado, cambio o traspaso administrativo, no permitió a la
Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías 2 suscribir la acta de entrega recepción
de los bienes y documentos de proveeduría al momento de salir de vacaciones, lo que
ocasionó que no se disponga de evidencia documental sobre la entrega-recepción de
los bienes de proveeduría.
El 7 de noviembre de 2012, mediante Memorando SENAE-DNA-2012-1061-M, se
envió comunicación de resultados parciales a la Técnico en Gestión de Cobranzas y
Garantías 2, responsable del área de proveeduría de la Dirección Distrital de Manta;
sin obtener respuesta.
Por lo expuesto, la Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías 2, incumplió las
normativas que regulan la entrega-recepción de bienes, documentos y especies
señalados en los artículos 65, 74 Y 76 del Reglamento general sustitutivo para el
manejo y administración de bienes del sector público, el artículo 77, numeral 3,
literales a) y b) de la LOCGE, así como, la NCI 200-08 Adhesión a las políticas
institucionales.
Conclusión
La Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías 2, actuante en el período 1 enero de
2010 al 17 de abril de 2012, al momento de ser relevada de sus funciones como
encargada del área de proveeduría de la Dirección Distrital de Manta, no procedió a
elaborar y suscribir las actas de entrega-recepción del despacho; lo cual no permitió al
servidor entrante conocer la cantidad real de las existencias de proveeduría,
generando una situación de riesgo en el desarrollo de la gestión administrativa. ~'¡ttf i(
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Recomendación
Al Director Distrital
1. Dispondrá a los servidores de la Dirección Distrital de Manta, previo al otorgamiento
de las vacaciones o, cuando el servidor sea notificado con un traslado, cambio o
traspaso administrativo, proceder a elaborar el "Acta de Entrega-Recepción de
Temas y Trámites Pendientes Documentos y Otros", instruyendo sustentar con
detalles, reportes y anexos la cantidad, naturaleza y el estado de la documentación
e información entregada, con la presentación de un informe de gestión cumplido en
el ámbito de sus funciones.
Requerimiento, uso, distribución y destino final de materiales de proveeduría
Mediante resoluciones 0064-2010 Y 121, el SENAE adjudicó a las compañías
"CONSUPPLlES S.A." y "MULTISERCO", los contratos 0027 de 25 de febrero de
2010; y, 0028 de 22 de marzo de 2011, vigentes a un año plazo, para la provisión de
tóners, cartuchos y módulos de impresión; constando descrito en el primer contrato,
bajo el título: "DESPACHO Y RECEPCION", el siguiente procedimiento de entrega:
" .. .Para el despacho el CONTRATISTA procederá a preparar el material, empacando éste con identificaciones claras de la ciudad de destino y señalando el responsable de la recepción en cada una de éstos.- Cada orden será despachada con guía de remisión: original, para el respaldo de conformidad del usuario y que servirá como antecedente para el pago y copia para su archivo. Todos los despachos deberán ser coordinados con el Servidor responsable de /a Administración del Contrato.-... La persona designada recibirá el pedido verificando que la guía de remisión y los ítems recibidos concuerden, firmando la recepción de la mercadería ... ".
En el mismo contrato 0027, en la Cláusula Novena referente al Plazo, se estableció
entregas bimensuales a las Direcciones Distritales, mientras que, la Cláusula Décima
Quinta, referida a Recepción Definitiva, disponía que la entrega de los bienes
contratados, debía realizarse a entera satisfacción de la entidad.
En atención a las referidas cláusulas contractuales, los suministros requeridos por la
Dirección Distrital de Manta, fueron entregados por los proveedores a la Técnico en
Gestión de Cobranzas y Garantías 2, actuante del 1 de enero 2010 al 17 de abril 2012,
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a través de notas de entrega y guías de remisión, previamente autorizadas por la
Administradora del contrato; existiendo casos, en los que la indicada servidora, a parte
de las entregas efectuadas por los proveedores, . solicitaba el despacho de tóners
directamente al almacén de proveeduría en Guayaquil, e igualmente solicitaba tóners
en calidad de préstamos a otras Direcciones Distritales; y a excepción de este último
caso, los despachos de los contratistas y del área de proveeduría, eran registrados en
el sistema informático de inventarios, como ingresos a las existencias de proveeduría.
Los suministros y tóners requeridos por la mencionada servidora, eran despachados
por la responsable de Proveeduría Guayaquil, en unos casos a través de formularios
de requisiciones de suministros y en otros mediante correos electrónicos, consignando
en estos la firma de conformidad en la recepción de los mismos y que durante el
periodo analizado atendió 28 requerimientos por las vías indicadas, cuyo detalle se
describe en Anexo 2.
Respecto al procedimiento de despacho de los suministros en el Distrito Manta, la
encargada de proveeduría Manta, cada vez que los servidores le requerían a través de
correo electrónico o por medio de oficios, procedía a la entrega de los suministros y
toners, dejando en los impresos de los correos y copias de los oficios constancia de la
entrega-recepción de los materiales, existiendo solicitudes de suministros que no
reflejan la firma del servidor requirente y, documentos que presentan rayones,
tachaduras, enmendaduras, abreviaturas y frases ilegibles, consignadas cuando no se
disponía el mismo artículo o no se contaba con la cantidad solicitada, por lo que la
responsable de proveeduría procedía a hacer anotaciones al margen de los impresos,
que no eran salvadas o aclaradas por la Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías
2, incumpliendo la NCI 405-07 Formularios y documentos y, artículo 77, numeral 3,
literal a), de la LOCGE.
Al respecto, el Jefe del entonces denominado Servicio de Vigilancia Aduanera,
mediante comunicación, de 5 de diciembre de 2012, indicó:
" . . .En los oficios detallados, se observa el número 2 colocado manualmente junto a la solicitud, en alusión a la cantidad de los toners entregados, a lo que yo desconozco enfáticamente de lo sucedido, cuando fueron colocados ni quien los puso ... ".
El 20 de julio de 2012, con Memorando SENAE-ADFM-2012-0070-M, la encargada del 1)\ ti ( ~t i}"
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área de proveeduría del período 1 de enero de 2010 al 17 de abril de 2012, remitió
información parcial de cuadros elaborados en formato Excel de los ingresos de
suministros de los años 2010, 2011 y, entregas del año 2011; observándose que, en
los reportes de existencia enviados al equipo de auditoría no constan incluidos como
parte del stock de proveeduría, artículos despachados desde el área de proveeduría
de Guayaquil, con formularios: 8818 del año 2010; 9135 Y 9330 del año 2011, ni el
inventario de los equipos existentes en el Distrito.
La Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías 2, no entregó información de saldos
de stock con los que inició las operaciones, así como copias de los inventarios
realizados durante su gestión, cuyo control debía ejecutarlo manualmente, en
ausencia de un sistema informático para el registro y control del inventario de
proveeduría.
En ausencia de información y soportes de respaldo de los ingresos y despachos de
suministros, así como, del stock inicial al 1 de enero de 2010; considerando los
despachos de materiales entregados por los contratistas CONSUPPLlES S.A. y
MUL TISERCO y, por la unidad de proveeduría de Guayaquil al área de proveeduría
del Distrito de Manta, se realizó la conciliación selectiva de 17 ítems escogidos y
validados en el sistema informático de proveeduría de Guayaquil. Así mismo, se revisó
y concilió los ingresos y despachos de suministros y tóners realizados en la Dirección
Distrital de Manta.
Como resultado, se obtuvo que ingresaron a! área de proveeduría de Manta 2 874
ítems, de los cuales se encontró evidencia documental del despacho de 1 411
productos, entregados durante el período sujeto a examen; procediendo el equipo
actuante a realizar el ajuste de cada uno de los saldos de los 17 ítems seleccionados,
rebajando de cada ingreso de artículos a la proveeduría los egresos justificados, así
como, el saldo de cada producto existente como stock de proveduría, cortados al 10
de abril de 2012, cuyo reporte de inventario elaborado por personal de Control de
Bienes y Proveeduría de Guayaquil, refleja la existencia de 474 artículos,
determinando una diferencia de 989 artículos valorados en 55 065,42 USD, que no
cuentan con los soportes de respaldo de la entrega a los solicitantes, cuyo desglose
individual de artículos se detalla en Anexo 3.
Mediante oficio SIE-SENAE-0024-2012-01 de 16 de octubre de 2012, el representante - . ~' \J-J \.{ 1'1 i' . ,
10
legal de la empresa MULTISERCO S.A., proveedora de tóners, cartuchos y módulos
de impresión, certificó que la medición de los rendimientos de los tóners, por
convenciones internacionales, se hacen para una cobertura de impresión por página
del 5%, según la Norma ISOIIEC 19752; cuya metodología de prueba ISO, establece
como pauta, que una página estándar se imprime de manera continua hasta que el
cartucho llegue a su fin. En este sentido, el total de las 518 unidades de cartuchos de
tóners ingresados en el área de proveeduría de Manta, tuvieron la capacidad de
impresión de 3 962 350 páginas, esto es, 7 925 resmas de hojas.
Con respecto a lo antes citado, se estableció que durante el período del examen, la
Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías 2, responsable del área de proveeduría
de Manta desde el 1 de enero de 2010 al 17 de abril de 2012, recibió 1 430 resmas de
papel, equivalentes a 715 000 hojas asignadas para el consumo de la Dirección
Distrital de Manta, lo cual no guardó relación ni equivalencia con la capacidad de
impresión de los 518 tóners, recibidos por la aludida servidora, de los cuales, 461 no
cuentan con los soportes de respaldo de entrega y recepción de los solicitantes,
conforme al siguiente detalle:
Cantid. Rendto. Cantidad Rendi Total No. Doc. Canto Equivale ítems Asigna por Pág. de pág. x miento resmas Despacho resmas ncia en
daGye del 5% toner en de Resmas despac Hojas resmas a Manta hadas
Adicionalmente a los 518 tóners despachados por los contratistas y desde la Unidad
de proveeduría de Guayaquil al área de proveeduría de Manta; la responsable de esta
ultima dependencia, actuante en el período 1 de enero de 2010 al 17 de abril de 2012,
9"" L}
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mediante requerimientos efectuados vía telefónica, procedió a solicitar en calidad de
préstamo 9 tóners, a los encargados de la proveeduría en las direcciones Distritales
de Huaquillas (2), Puerto Bolívar (1) Y Latacunga (6); cuyos envíos fueron realizados
a través de Guias: EE059938340EC, EE061403365EC, EE062427690EC y
EE048336940EC; sin que medie la comunicación, coordinación y aprobación de la
persona encargada del área de Proveeduría de la Dirección General en Guayaquil,
conforme de desprende de Memorando SENAE-JAC-2012-1067-M, de 20 de
noviembre de 2012, remitido a esta auditoría por la responsable de esta última
dependencia.
Del seguimiento realizado al uso y destino de los 9 tóners antes indicados, no se
encontró evidencia documental que pruebe la entrega de los tóners a los usuarios en
el Distrito de Manta, así como, la devolución de dichos suministros por parte de la
Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías 2 de la Dirección Distrital de Manta, a
las Direcciones Distritales que los dieron en préstamo, habiéndose obtenido la
confirmación de los responsables de la proveeduría de las Direcciones Distritales de
Huaquillas, Puerto Bolívar y Latacunga, de no haber recibido la devolución de los
tóners remitidos en préstamo a proveeduría de Manta.
El 22 de noviembre del 2012, mediante memorando SENAE-DNA-2012-1103-M, se
envió comunicación de resultados a la servidora requirente de los cartuchos de tóners;
así mismo, a través de memorandos SENAE-DNA-2012-1101-M, 1104-M, y 1106-M,
de 22 de noviembre de 2012, se remitieron comunicaciones de resultados, a los
servidores de las Direcciones Distritales que despacharon los cartuchos hacia Manta,
sin obtener respuesta sobre el particular.
Se deja constancia que, el 18 de julio de 2012, el Director General del SENAE emitió
Providencia SENAE-DGN-2012-0325-PV, dentro del sumario administrativo seguido a
la Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías 2, actuante en el período 1 de enero
de 2010 al 17 de abril de 2012, iniciado en base a recomendación dada por la
Coordinación General de Control Disciplinario con memorando SENAE-CCD-2012-
0191-M de 12 de abril de 2012, y en atención a denuncia de pérdida de tóner
efectuada por el Director Distrital de Manta, con memorando SENAE-DDM-2012-0092-
M, de 2 de marzo de 2012; habiendo determinado la Coordinación General de Control
Disciplinario un presunto faltante de 242 tóner.
/\rfJ~ ~
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En el texto de dicha providencia resolutoria, entre otros hechos administrativos, se
revela la existencia de una grabación en CD, donde se observa a un empleado de la
empresa de limpieza SERVILlM S.A., sacar unos cartones del edificio del Distrito de
Manta, el 20 de enero de 2012, en presencia de la responsable del área de
proveeduría y del guardia de turno, quien no anota en la bitácora de seguridad lo que
se estaba sacando; así mismo, se revela la existencia de 2 guías, números: 0174604 y
0175683, emitidas por la empresa de transporte terrestre COACTUR, el 12 y 20 de
enero de 2012, relacionadas con el traslado y envío de cartones a la ciudad de
Guayaquil; habiendo entregado a esta auditoría interna el Gerente de la Cooperativa
de Transporte COACTUR, copias certificadas de las referidas guías, dentro de las
cuales consta como remitente del envío de cartones la responsable del área de
proveeduría del Distrito Manta y, como destinatario el ciudadano portador de la cédula
de identidad 0920631546.
Respecto a lo antes anotado, mediante oficio SENAE-DDM-2012-0513-0F, de 20 de
diciembre de 2012, el Director Distrital de Manta señaló que en febrero de 2012, tuvo
conocimiento acerca de un presunto faltante de Tóner y cartuchos de impresión, cuyo
particular le fue informado por una funcionaria del departamento administrativo
financiero, por lo que procedió a pedir la intervención de Asuntos Internos a fin de
establecer responsabilidades; informando que mediante oficio GDM-DAFM-OF-229, de
27 de febrero de 2009, delegó a la responsable del área administrativa financiera de
Manta el manejo de la proveeduría; expresando en la parte final de su oficio, estoy
anexando en un CD videos que fueron en su momento enviados a Asuntos internos, y
que corresponden a imágenes captadas por las cámaras de seguridad, y fotos con
copias de guías de envío y tomas de cámara de seguridad, así como de la forma en
que se encontraban embalados los cartones de Tóners.
El 31 de agosto de 2012, la responsable del área de proveeduría del Distrito Manta,
actuante en el período 1 de enero de 2010 Y el 17 de abril de 2012, respondiendo
cuestionario de preguntas de esta auditoría interna, informó que los cartuchos de
tóners vacíos los remitía a la ciudad de Guayaquil a un ciudadano portador de la
cédula 0920631546. Además, expresó que un trabajador de la empresa de limpieza
SERVILlM S.A., le ayudaba con la entrega de proveeduría, afirmando que sí autorizó a
dicha persona enviar cartones a la ciudad de Guayaquil por la empresa COACTUR,
los días 12 y 20 de enero de 2012. Así mismo, comentó que en el área administrativo
(,~,,,·t\'lct' ~/ .;,,-, \ ":'-1
14
financiero no se archivaba toda la información de los pedidos de suministro realizados
por los departamentos, y que durante sus vacaciones fue violentado el equipo
informático que usaba por parte del empleado de soporte de sistemas del Distrito
Manta, por lo que no podía garantizar que todos sus archivos, correos y respaldos de
requerimientos y despachos de suministros y tóner se encuentren en su equipo
informático.
En relación con este último comentario expresado por la responsable del área de
proveeduría del Distrito Manta; mediante Informe Técnico DNTDTI- JIT-SSE-IT-025-
2012, de 7 de diciembre de 2012, la Jefe de Infraestructura Tecnológica, ratifica lo
indicado en Informe DNT-DTI-JIT-SSE-IT-005-2012 de 10 de abril de 2012, y remitido
a la Coordinación General de Control Disciplinario, certificó lo siguiente:
" ... al respecto y según la información proporcionada por ... , Jefe de Infraestructura Tecnológica, Dirección de sistemas del SENA E, se puede indicar que el señor ... , Analista Informático en el Distrito Manta, con su usuario de soporte, no puede acceder a la lectura de correos electrónicos, ni tiene acceso al buzón de correo electrónico de un funcionario, por ende no puede eliminar o modificar correos electrónicos ... "
El 24 de octubre de 2012, el ciudadano portador de la cédula de identidad No.
0920631546, cuyo nombre aparece en las guías números: 0174604 y 0175683, del 12
y 20 de enero de 2012, a través de las cuales se le remitió dos cartones desde el
Distrito de Manta por intermedio de la empresa de transporte COACTUR, mediante
comunicación de 24 de octubre de 2012, expresó:
" ... Personalmente no la conozco a la ... , lo que resulta es que yo entrego hojas volante en diferentes partes del país, donde contenía dicha volante mi numero celular en la que manifestaba que compraba todo tipo de cartucho o toners usado, es así que recibí dos llamaba Ing. . .. en la que manifestaba si deseaba comprar cartucho vacios y usados a lo que le manifesté en vía telefónica que si compraba razón por la cual me envió por dos ocasiones por intermedia de la compañía Coactur.-... Que yo recuerdo fueron dos ocasiones la primera fueron ocho toners vacios; y, la segunda ocasión fueron la misma cantidad es decir ocho toners vacios, da un total de 16 toners. -. . . El valor unitario que pague por ello es de $ 2.00 por cada toners ... ". Sic
El servidor de la empresa de seguridad AMBASEG S.A., portador de la cédula
1308089877, que estuvo de turno en el edificio del Distrito de Manta el 20 de enero
del 2012, día en el que el servidor de la empresa de limpieza SERVILlM sacó cartones
de esa oficina distrital; informó el 1 de noviembre de 2012: t .. ~, .. ~l (\>l
15
" .. . Si anotaba todo, pero con respecto a lo que sacaba la ingeniera ... a través del señor ... , eso no anotaba.- Sacaba dos o tres cartones, una o dos veces al mes, tanto en Barbasquillo como en el nuevo edificio.- Lo que puedo recordarme, viendo el video, es que al inicio de mi turno ese día, cerca de las 18HOO, recibí la llamada de parte de la Ing . ... , diciéndome que iba a venir el señor ... , quien anteriormente trabajaba como supervisor de limpieza, indicándome que lo dejara pasar y que no anotara en la bitácora su ingreso y también lo que él iba a sacar del Distrito .. . ".
La falta de adecuados niveles de control, revisión y supervisión de las actividades de
requerimiento, asignación y uso de los suministros de oficina, así como, la falta de
suscripción de actas de entrega-recepción del inventario de proveeduría, por parte de
la responsable del área de proveeduría del Distrito de Manta, actuante en el período 1
de enero de 2010 y el 17 de abril de 2012; no permitió una eficiente administración,
distribución y custodia de los suministros despachados por las áreas de Proveeduría
de Guayaquil al Distrito de Manta, dando lugar a la existencia de despachos de
suministros que no cuentan con los respectivos documentos de respaldo; lo cual
genera una situación de riesgo para el cumplimiento de las metas y objetivos
institucionales.
Luego de la conferencia final de resultados, realizada el 12 de diciembre de 2012, la
Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías 2, responsable del área de proveeduría
del Distrito de Manta, en el período 1 de enero de 2010 y el 17 de abril de 2012, a
través de memorando SENAE-ADFM-2012-0137-M de 21 de diciembre de 2012, envió
sus puntos de vista al borrador de informe, indicando lo siguiente:
"1. 1) La documentación tales como carpetas, folders y documentos fueron entregados oportunamente el 18 de mayo del presente año a la funcionaria ... , ya que por medio de un CORREO ELECTRONICO del 17 de abril del presente año nos dispuso el Ing. . .. , Director Distrital de Manta, realizar la entrega de documentos que desde el 19 de abril ya estaban en uso de la funcionaria ... , quien vía únicamente de Correo Electrónico (del 17 de abril de 2012) asumió por disposición dellng . ... , las funciones administrativas financieras haciendo uso de los documentos, carpetas y folders del departamento administrativo financiero .. .).
Adicionalmente al hecho mencionado, a través de un escrito compuesto de 18 fojas, la
recurrente presenta sus puntos de vista sobre los hechos y comentarios descritos en el
borrador de informe; cuyos argumentos no modifica el comentario de auditoría.
El 22 de noviembre del 2012, mediante memorando SENAE-ONA-2012-1103-M, se ,,;).\.S¡"k ... \J \t: L \. \:f
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envió comunicación de resultados a la servidora requirente de los cartuchos de tóners
y, a través de memorandos SENAE-DNA-2012-1101-M, 1104-M, Y 1106-M, de 22 de
noviembre de 2012, a los servidores de las Direcciones Distritales que despacharon
los cartuchos de tóners en calidad de préstamo al área de proveeduría de Manta, sin
obtener respuesta sobre el particular en ambos casos. Así mismo, se envió
comunicación de resultados al servidor de la empresa de limpieza SERVIUM, quien se
negó a recibir el oficio, ni asistió a la convocatoria de la conferencia final de resultados.
Conclusión
La falta de diligencia y cuidado en el cumplimiento de las funciones asignadas a la
Técnico en Gestión de Cobranzas y Garantías 2, responsable del área de proveeduría
de Manta, en el período 1 de enero de 2010 y el 17 de abril de 2012, no permitió una
adecuada gestión en el despacho y custodia de los materiales de proveeduría, dando
lugar a un presunto faltante de 989 artículos valorados en 55 065,42 USO,
despachados sin documentos de respaldo; dentro de los cuales figuran
aproximadamente 461 Tóners, cuyo consumo resulta excesivo y desproporcionado
con respecto a la operatividad del Distrito Manta.
Recomendaciones
Al Director Nacional de Capitales y Servicios Administrativos
2. Dispondrá al Director Administrativo, programe en base a informes técnicos de
consumos de tóners en la entidad, la planificación y la contratación, en cantidades
apropiadas, asegurando el establecimiento de mínimos y máximos de existencias.
3. Dispondrá al Director Financiero y al Director Administrativo, efectuar controles
periódicos de suministros y materiales de oficina en todos los Distritos del país, y
reportar sus resultados.
Al Director Nacional de Mejora Continua y Tecnologías de Información
4. Dispondrá al Director de Mejora Continua y Normativa la elaboración de un
instructivo para el buen uso y manejo de los suministros de proveeduría, inctuyendo
las directrices para desecharlos luego de su utilización.
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5. Dispondrá al Director de Mejora Continua y Normativa elabore un formulario
estandarizado a nivel nacional, donde conste la descripción del suministro, cantidad
solicitada, despachada y observaciones. Este será utilizado por todas las áreas del
SENAE para realizar los diferentes requerimientos de suministros.
