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Sistema de Almacenes ____________________________________________________________________________________________
Oficina de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones
1
GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO
Oficina de Tecnologas de la Informacin
y Comunicaciones
MANUAL DE USUARIO
Sistema de Almacenes
Elaborado Por
Oficina de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones
Callao 14 de Octubre del 2008
Sistema de Almacenes ____________________________________________________________________________________________
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INDICE
INTRODUCCION........................................................................................................................... 3 1. ATENCION POR USUARIO . .................................................................................................. 6
1.1 Pecosa Pedido....................................... .............................................................................................6
1.2 Pedido de Cdigos Nuevos....................................... ........................................................................13
2. INGRESO DE BIENES ......................................................................................................... 17 2.1 Ingresos por Oden de Compra....................................... ..................................................................17
2.2 Notas de Ingreso al Almacen NEA....................................... ............................................................19
3. DESPACHO DE BIENES ...................................................................................................... 26 3.1 Pecosa Despacho....................................... ......................................................................................26
4. INSTALACION DEL SISTEMA ............................................................................................. 31 4.1 Dsitribucin.e instalacin...................................... ..........................................................................31
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INTRODUCCION
El objetivo de este manual es explicar en forma genrica el uso y operatividad de los
mdulo del Sistema de Almacn del SIGA (Sistema integrado de Gestin
Administrativa V.2008).
Los procesos bsicos y necesarios referidos en este manual estn dirigidos a dos tipos
de usuarios:
Usuario en General.-Son usuarios de todas las unidades orgnicas (formulan pecosas pedido y pedido de cdigos nuevos)
Usuarios Especializados : Son usuarios de la Unidad de Almacn, que son los encargados de la recepcin, despacho, custodia de los bienes y su
contabilizacin.
Para su mayor compresin consideramos que el usuario, como mnimo debe conocer lo
siguiente:
Los procesos propios de de la administracin publica.
Manejo de la estructura presupuestaria del Ao 2008 de la Regin Callao ( Nemotcnico, Cis, Fuente de Financiamiento, Cadena de Gasto , Marco
Presupuestal y Calendario).
Cualquier duda o aclaracin con respecto a la edicin el presente manual hacerlo llegar
a la Oficina de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones que estamos seguros
que ayudaran a mejorar la edicin del presente manual.
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Consideraciones generales
Para la navegar en las pantallas de actualizacin, consultas, men de opciones del sistema siempre acceder o avanzar usando el mouse y
presionado la tecla ENTER.
En la mayora de pantallas de tipo Browser pulsando Click Derecho con el mouse obtendr un men contextual (men desplegable) con opciones
disponibles.
Use las barras horizontales y verticales para navegar de arriba y abajo respectivamente en las pantallas de tipo Browser.
La impresin de todos los reportes le llevara a un nico formulario para la consulta del reporte, impresin y exportacin de la informacin a otros
formatos ( Excel texto etc,)
En la mayora de formularios de actualizacin en los cuales el sistema le
solicita registrar informacin existe un botn el cual le proporcionar la
ayuda correspondiente.
Cuando registra un documento que est conformado por datos generales (cabecera) y detalles, el sistema le solicitara que complete toda la
informacin (cabecera y detalles) antes que esta sea grabada.
Cambios considerados en esta versin
Estructura usada en por el sistema anterior se conforma por 8 dgitos.
Genrica Clase Secuencia
99 999 9999
Estructura usada por el nuevo sistema se conforma por un cdigo de 10 dgitos, al cual se le agrega un 0 (CERO) en la sexta posesin con respecto al cdigo anterior.
Tipo Genrica Clase Secuencia
X 99 999 0999
Digito
adicionado
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Inicio de Sesin
En el escritorio, use el mouse , ubique y acceda al acceso directo del Sistema del
Almacn.
\\ Inicio \ Todos los programas \ GRC \ Sistema de Almacn
Ingrese el usuario correspondiente, su clave de acceso y presione OK .
Sistema de
Almacn
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1.- ATENCION POR USUARIO
1.1 PECOSA PEDIDO
La funcin principal de este proceso es permitir al usuario formular a travs del
sistema la Pecosa Pedido con la finalidad de solicitar bienes y/o materiales
existentes en el Almacn.
En el men de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opcin:
\Atencin x Usuario \ Pecosas Pedido
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Para acceder y ubicar informacin acerca de las Pecosas pedido use los
siguientes filtros
Por Oficina U/O , filtra informacin por Oficina y/o Unidad Orgnica.
Por Nmero , filtra informacin por nmero.
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Para actualizar informacin de una Pecosa-Pedido ubique con el mouse en la fila y
pulse Click Derecho y obtendr el siguiente men contextual con las opciones
siguientes.
Nuevo : Para ingresar una nueva Pecosa-Pedido
Modificar : Para modificar una Pecosa-Pedido ya existente
Eliminar : No est disponible
Consultar : Para consultar una Pecosa-Pedido existente
Imprimir : Para imprimir una Pecosa-Pedido.
Para registrar el ingreso y/o modificacin de los datos generales una pecosa pedido
deber registrar la siguiente informacin
Fecha : Fecha del la Pecosa Pedido
Oficina U/O : Oficina / Unidad Orgnica
Solicitante : Cdigo del Servidor Solicitante.
Referencia : Referencia o Glosa.
Ent. en Obra : Indicador que indica
S: Entrega en Obra (Entrega al 100%)
N: No es entrega en Obra
1 : NEA
Num. Requer. : Nmero de Requerimiento ( solo para entrega en Obra ),
Numero de NEA.
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Para actualizar informacin de los detalles de una Pecosa pedido ubique con el mouse
en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendr un men contextual
con las opciones siguientes.
Nuevo tem : Para ingresar un tem de la Pecosa pedido
Modificar tem : Para modificar un tem de la Pecosa pedido ya existente
Eliminar tem : Para anular un tem de la Pecosa pedido existente
Consultar tem : Para consultar un tem de la Pecosa pedido.
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Para registrar informacin de un tem de en una Pecosa pedido, debe consignar la
siguiente informacin :
Cdigo de tem : Cdigo del material solicitado (*).
Cant. Solicitada : Cantidad solicitada, el sistema validara la existencia de
Stock para el material solicitado, de lo contrario el sistema le
dar un mensaje de error(**).
Nemo : Nemotecnico / Meta.
Cis : Cdigo interno de seguimiento.
Tip. Anexo : Tipo de Anexo NE/OC/SA.
Num.Anexo : Nmero de Anexo.
Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgnica
Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento.
Clas.Gasto : Clasificador de Gasto.
Importante: Luego de registrar la Cantidad Solicitada el sistema le muestra el
Stock disponible por Orden de Compra, requerimiento y Unidad Orgnica.
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(*) El dialogo de ayuda para el registro del cdigo de articulo/material, el cual le
muestra el stock disponible.
(*) El dialogo de ayuda para el registro de cantidad recibida, el cual le muestra el stock
disponible por anexo OC/NE/SA.
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Para imprimir una Pecosa Pedido , ubquese con el mouse en nmero y pulse Click
derecho y en el men contextual elija la opcin Imprimir.
enviar a
impresora
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1.2 PEDIDO DE CODIGOS NUEVOS
La funcin principal de este proceso es permitir al usuario formular a travs del sistema
el pedido de creacin de cdigos nuevos en el catalogo de bienes y servicios.
En el men de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opcin:
\\ Pedidos \ Cdigos nuevos
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Para acceder y ubicar informacin acerca de los Pedidos de cdigos nuevos use los
siguientes filtros
Por oficina o Unidad Orgnica, filtra informacin por unidad orgnica.
Por Nmero, filtra informacin por nmero.
Por solicitante, filtra informacin por solicitante.
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Para actualizar informacin de un Pedido de Cdigos Nuevos ubique con el mouse en la
fila y pulse Click Derecho y obtendr un men contextual con las siguientes opciones.
Nuevo : Para ingresar un nuevo Pedido de Cdigos Nuevos
Modificar : Para modificar un Pedido de Cdigos Nuevos existente
Eliminar : Para anular un Pedido de Cdigos Nuevos
Consultar : Para consultar un Pedido de Cdigos Nuevos
Imprimir : Para imprimir un Pedido de Cdigos Nuevos.
Para registrar el ingreso y/o modificacin de los datos generales un Pedido de cdigos
nuevos debe registrar la siguiente informacin
Fecha : Fecha del pedido.
Oficina U/O : Oficina / Unidad Orgnica
Solicitante : Cdigo del trabajador/servidor solicitante.
Referencia : Referencia o glosa.
Para actualizar informacin de los detalles de un Pedido de cdigos nuevos ubique con
el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendr un men
contextual con las opciones siguientes.
Nuevo tem : Para ingresar un tem del Pedido de cdigos nuevos
Modificar tem : Para modificar un tem del Pedido de cdigos nuevos
existente
Eliminar tem : Para anular un tem del Pedido de cdigos nuevos existente
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Consultar tem : Para consultar un tem del Pedido de cdigos nuevos.
Para actualizar informacin de un tem de un Pedido de cdigos nuevos, debe consignar
la siguiente informacin:
Tipo de Bien/Servicio : Tipo de cdigo a solicitar B:Bien , S:Servicio.
Unidad de Medida : Unidad de medida.
Descripcin : Descripcin del cdigo.
Importante : En la descripcin , no considerar la marca de material/producto.
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2 INGRESO DE BIENES
2.1. INGRESO POR ORDEN DE COMPRA
La funcin principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema
el ingreso y/o recepcin de bienes al Almacn, cuyo origen es una Orden de
Compra que a su vez fue generado en el Sistema de Logstica.
En el men de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opcin:
\\ Ingresos \ Ingreso x O/C
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Para acceder y ubicar informacin acerca de los Ingresos por O/C use los siguientes
filtros
Por proveedor, filtra informacin por Proveedor/Razn social.
Por Nmero , filtra informacin por nmero de ingreso.
Por Nm.Ref , filtra informacin por nmero de Orden de Compra.
Para actualizar informacin de un Ingreso por O/C ubique con el mouse en la fila y
pulse Click Derecho y obtendr un men contextual con las siguientes opciones :.
Nuevo : Para ingresar un nuevo Ingreso por O/C
Modificar : Para modificar un Ingreso por O/C existente
Eliminar : No est disponible
Consultar : Para consultar un Ingreso por O/C
Imprimir : Para imprimir un Ingreso por O/C.
Procesar : Para procesar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA
Exornar : Para extornar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA
Anular : Para Anular una Nota de Ingreso al Almacn-NEA
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Para registrar el ingreso y/o modificacin de los datos generales un Ingreso por O/C
debe registrar la siguiente informacin
Fecha : Fecha de Ingreso / Recepcin.
Motivo de Ingreso : Motivo / Razn de Ingreso
Num. O/C : Nmero de Orden de Compra.
Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que Autoriza
Referencia : Referencia o Glosa.
Gua Rem. : Nmero de Gua de Remisin
Fecha Gua : Fecha de Gua de Remisin
Proveedor : Nombre o Razn Social
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Para actualizar informacin de los detalles de un Ingreso por O/C, ubique con el mouse
en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendr un men contextual
con las opciones siguientes.
Nuevo tem : Para ingresar un tem del Ingreso por O/C
Modificar tem : Para modificar un tem del Ingreso por O/C existente
Eliminar tem : Para anular un tem del Ingreso por O/C existente
Consultar tem : Para consultar un tem de un Ingreso por O/C.
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Para registrar informacin de un tem de en un Ingreso por O/C , debe consignar la
siguiente informacin :
Cdigo de tem : Cdigo del material solicitado.
Cantidad : Cantidad recepcionada.
Valor Unitario : Valor Unitario
Nemo : Nemotecnico / Meta.
Cis : Cdigo interno de seguimiento.
Tip. Anexo : Tipo de Anexo NE/OC/SA.
Num. Anexo : Nmero de Anexo.
Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgnica
Fte. Financiam. : Fuente de Financiamiento.
Clas.Gasto : Clasificador de Gasto.
Para imprimir informacin del Ingreso por O/C, ubique con el mouse en la numero y
acceda a la opcin imprimir del men contextual..
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2.2. NOTA DE INGRESO AL ALMACEN - NEA
La funcin principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema el
ingreso y/o recepcin de bienes al Almacn , se consideran ingresos cuyo origen son
donaciones, ajustes de inventario y caja chica.
En el men de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opcin:
\\ Ingresos \ Nota de Ingreso al Almacn
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Para acceder y ubicar informacin acerca de una Nota de Ingreso al Almacn-NEA use
los siguientes filtros
Por proveedor, filtra informacin por Proveedor/Razn social.
Por Nmero , filtra informacin por nmero de ingreso.
Para actualizar informacin de una Nota de Ingreso al Almacn-NEA ubique con el
mouse en la fila del browser y pulse Click Derecho y obtendr un men contextual con
las siguientes opciones :.
Nuevo : Para ingresar una nueva Nota de Ingreso al Almacn-NEA
Modificar : Para modificar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA existente
Eliminar : No est disponible
Consultar : Para consultar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA
Imprimir : Para imprimir una Nota de Ingreso al Almacn-NEA
Procesar : Para procesar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA
Exornar : Para extornar una Nota de Ingreso al Almacn-NEA
Anular : Para Anular una Nota de Ingreso al Almacn-NEA
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Para registrar el ingreso y/o modificacin de los datos generales una Nota de Ingreso al
Almacn-NEA debe registrar la siguiente informacin
Fecha : Fecha de Ingreso / Recepcin.
Motivo de Ingreso : Motivo / Razn de Ingreso
Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que autoriza
Nomb.Proveedor : Nombre / Razn social de proveedor
Referencia : Referencia o Glosa.
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Para actualizar informacin de los detalles de una Nota de Ingreso al Almacn-NEA,
ubique con el mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendr
un men contextual con las opciones siguientes.
Nuevo tem : Para ingresar un tem de la Nota de Ingreso al Almacn-NEA
Modificar tem : Para modificar un tem de la Nota de Ingreso al Almacn-
NEA existente
Eliminar tem : Para anular un tem de la Nota de Ingreso al Almacn-NEA
existente
Consultar tem : Para consultar un tem de la Nota de Ingreso al Almacn-
NEA
Para registrar informacin de un tem de en una Nota de Ingreso al Almacn-NEA ,
debe consignar la siguiente informacin :
Cdigo de tem : Cdigo del material solicitado.
Cantidad : Cantidad recibida/recepcionada
Valor Unitario : Valor Unitario
Nemo : Nemotecnico / Meta.
Cis : Cdigo interno de seguimiento.
Tip. Anexo : Tipo de Anexo NE.
Num.Anexo : Nmero de Anexo. por defecto el numero de anexo ser
el Ao seguido del Numero de Nea ( NE-2008000010). Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgnica, por defecto 0600 Oficina de
Administracin,
Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento. por defecto 5.18.Q.
Clas.Gasto : Clasificador de Gasto, por defecto 531130
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Para imprimir informacin de la Nora de Entrada al Almacn, ubique con el mouse en la
numero y acceda a la opcin imprimir del men contextual..
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3 DESPACHO DE BIENES
3.1 PECOSA DESPACHO
La funcin principal de este proceso es permitir al usuario registrar en el sistema el
despacho y/o salida de bienes del Almacn, cuyo origen en una pecosa pedido que a su
vez fue generado por las oficinas y/o Unidades Orgnicas.
En el men de opciones, use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opcin:
\\ Salidas \ Pecosa Despacho
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Para acceder y ubicar informacin acerca de las Pecosas Despacho use los siguientes
filtros
Por trabajador, filtra informacin por trabajador.
Por Nmero , filtra informacin por nmero de ingreso.
Por Nm.Ref , filtra informacin por nmero de Pecosa Pedido
Para actualizar informacin de una de las Pecosas Despacho ubique con el mouse en la
fila del browser y pulse Click Derecho y obtendr un men contextual con las
siguientes opciones :.
Nuevo : Para ingresar una Pecosa Despacho
Modificar : Para modificar una Pecosa Despacho existente
Eliminar : No esta disponible
Consultar : Para consultar una Pecosa Despacho
Imprimir : Para imprimir una Pecosa Despacho
Procesar : Para procesar una Pecosa Despacho
Exornar : Para extornar una Pecosa Despacho
Anular : Para Anular una Pecosa Despacho
Para registrar el ingreso y/o modificacin de los datos generales un Ingreso por O/C
debe registrar la siguiente informacin
Fecha : Fecha de Ingreso / Recepcin.
Motivo de Ingreso : Motivo / Razn de Ingreso
Num. Pecosa Ped : Nmero de Pecosa pedido.
Func/Trabaj Aut : Funcionario o Trabajador que autoriza
Solicitante : Funcionario o Trabajador que solicita
Referencia : Referencia o Glosa.
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Para actualizar informacin de los detalles de una Pecosa despacho, ubique con el
mouse en la fila del Browser inferior y pulse Click Derecho y obtendr un men
contextual con las opciones siguientes.
Nuevo tem : Para ingresar un tem de la Pecosa despacho
Modificar tem : Para modificar un tem de la Pecosa despacho existente
Eliminar tem : Para anular un tem de la Pecosa despacho existente
Consultar tem : Para consultar un tem de la Pecosa despacho.
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Para registrar informacin de un tem de en una Pecosa despacho , debe consignar la
siguiente informacin :
Cdigo de tem : Cdigo del material solicitado.
Cantidad : Cantidad despachada, el sistema le validara si hay
disponibilidad de stock por tem y anexo ( OC/NE/SA).
Valor Unitario : Valor Unitario
Nemo : Nemotecnico / Meta.
Cis : Cdigo interno de seguimiento.
Tip. Anexo : Tipo de Anexo NE/OC/SA.
Num.Anexo : Nmero de Anexo.
Oficina / UO : Oficina / Unidad Orgnica
Fte.Financiam. : Fuente de Financiamiento.
Clas.Gasto : Clasificador de Gasto.
Para imprimir informacin de la Pecosa despacho, ubique con el mouse en la numero y
acceda a la opcin imprimir del men contextual..
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4 INSTALACION DEL SISTEMA
4.1 INSTALACION Y DISTRIBUCION
La funcin principal de este proceso es permitir la instalacin y distribucin del sistema
en los equipos de los usuarios usuario.
En su escritorio use el mouse , ubique y acceda a la siguiente opcin:
\\ Inicio \ ejecutar
En el dialogo ejecutar digite el nombre del servidor donde se ubica los instaladores.
\\ GRC05 \ Almacn
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Con el explorador ubique y acceda al archivo Publish.html y procesa a instalar el
sistema, acepte y confirme en todos los dilogos.
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Finalmente el sistema le instalara el sistema de almacn el men de programas.
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