Diseño de Sistema de control de gestión

INTEGRANTE: SIXTO AGUIRRE

HERNÁN ARAYA

DOCENTE: ALVARO FECCI

MODULO: CONTROL DE GESTIÓN

Introducción. La propuesta del modelo de control de gestión, facilitará el desarrollo de las actividades operativas CLAUDIO HUERTA OLIVARES E.I.R.L., la aplicación de controles es ineludible con el fin de mantener en orden en todo el proceso, como la ejecución de las actividades establecidas internamente. Se presenta detalladamente las herramientas de control por componentes, planteando actividades propias del control. se presentara un esquema de evaluación para el cumplimiento legal, con el fin de establecer objetivos, riesgos, y actividades de control, facilitando una guía sobre las leyes aplicables, que servirán de indicador para verificar la atención de sus obligaciones.

Objetivos. Objetivo general: Diseño de un sistema de control de gestión para la empresa CLAUDIO HUERTA OLIVARES E.I.R.L. en el departamento de mantención y reparación de camiones aljibes.

Objetivos específicos: Realizar un diagnóstico general de la empresa CLAUDIO HUERTA OLIVARES E.I.R.L. Para identificar las variables críticas para el cumplimiento del diseño del sistema.

Detectar áreas críticas que influyen en la gestión de la empresa, así como los problemas existentes.

Diseñar el Sistema de Control de gestión para la empresa CLAUDIO HUERTA OLIVARES E.I.R.L.

Reseña histórica de la empresa. CLAUDIO HUERTA OLIVARES es una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, RUT: 76.145.652-0, oriunda de la comuna de Andacollo, que tiene su génesis empresarial a través de una iniciación de actividades como personal natural, pasando a una personalidad jurídica.

Los servicios de CLAUDIO HUERTA OLIVARES E.I.R.L. comenzaron en el año 2000 los cuales sólo consistían en desarrollar los procesos de lavado de equipos mineros, de manera rudimentaria con el empleo de un camión aljibe y agua impulsada por motobombas, con una dotación de tres personas en donde el Gerente y dueño Claudio Huerta Olivares se desempeñaba en actividades operativas, directivas y comerciales.

Política de la empresa.La política de CLAUDIO HUERTA OLIVARES E.I.R.L. estar comprometidos con la satisfacción del cliente cumpliendo con las leyes aplicables y otros requisitos suscritos voluntariamente asociados al servicio, al medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, dondequiera que operemos. Mejorando continuamente el Sistema de control de Gestión de Calidad, Salud y Seguridad Ocupacional y Medio Ambiental, basado en las Normas Internacionales ISO 9001:2008, ISO 18001:2009 e ISO 14001:2004.

En todas las operaciones, el objetivo de la empresa es prevenir efectos adversos en la calidad de los servicios, lesiones y enfermedades laborales y el medio ambiente. Mediante la gestión de los requerimientos explícitos e implícitos de los clientes; y el control operacional de los aspectos ambientales y los peligros y riesgos inherentes a las actividades de la empresa. 

Además, reconocemos que el abuso y el consumo de drogas y alcohol son un peligro para el desempeño de las labores e integridad del personal, pudiendo generar no solo efectos negativos para la empresa, sino también para la familia de los trabajadores y de la comunidad.

Estructura organizacional (Organigrama).

Análisis. Realizar un profundo y detallado análisis de las actividades y responsabilidades de cada trabajador tanto de la parte de mantenimiento y reparación como la parte de operaciones de los equipos para controlar y supervisar si el equipo esta siendo operado correctamente y si tienen todas sus mantenciones al día para su correcto funcionamiento.

Se realizara un control interno basado en el informe COSO para tener una eficacia y eficiencia de las operaciones de los equipos y para el cumplimiento de normas, leyes y objetivos aplicables al sistema de control de gestión.

Problema.

Procesos Operativos

Mantención y reparación de

camiones aljibes

Fallas recurrentes en los equipos debido a la

poca experiencia y cuidado del personal

operativo

No existe una planificación de mantenimiento

programado para los camiones aljibes

-Daños en la caja de cambios -Desgaste

excesivo de neumáticos.-Choques,

abollones y un mal cuidado de

equipo.-Asignación de culpa a otras

personas.

-No existen pautas de

mantenimientos, distribución de

tiempos.

Problema -Fallas recurrentes en los equipos:

Parte Operacional:

-Poca experiencia en la operación de equipos,(choques, daños en caja de cambios frenos, rotura de piezas.)

-No se preocupan de cuidar el equipo.(Limpieza del equipo, revisar si el equipo esta en optimas condiciones.)

-Conducen en algunos casos a velocidades altas lo que produce un mayor desgaste de neumáticos.

-Asignación de culpas hacia la parte mecánica y los contra turnos.

-Implementar charlas y actividades de grupo, que permitan exponer sus puntos de vistas.

-Fallas recurrentes en los equipos:

Parte Mantención mecánica.

-No existe una pauta de mantenimiento para cada equipo.

-No distribuyen sus tiempos de trabajo. (esperan a que el equipo falle para actuar)

-No se preocupan de tener en stock repuestos, lubricantes y otros artículos que sirven para la reparación y mantención de los equipos mineros.

-No existe un orden en el área de trabajo.

-Asignación de culpas hacia la parte operacional (los operadores son malos)

Soluciones. -Parte operacional.

-Capacitar a los choferes de los equipos, para que adquieran una mayor experiencia y puedan operar eficiente cada equipo.

-Implementar un bono por mantener aseado el equipo durante todo el turno de trabajo.

-Implementar un sistema GPS, en cada equipo para mantener un control de ruta y velocidad de los equipos.

-Parte mantención y reparación.

-Diseñar una pauta de mantenimiento para cada equipo, manteniendo un registro de cada fecha que se le hizo mantención, de esta forma se podrán distribuir los tiempos de trabajo y no se esperara hasta q el equipo falle.

-Hacer un catastro de los repuestos que mas tienden a utilizarse para tenerlos en stock y así disminuir los tiempos de para de equipos por esperar un repuesto.

-Implementar un bono por mantener el aseo y orden en el taller de trabajo.

Control del medio ambiente.LA GERENCIA

Son los responsable de ejecutar los planes y actividades que asignan los representantes de la gerencia, entregando informes de resultados obtenidos, asignar informes y actividades a cada supervisor de área.

COMITÉ DE AUDITORIA

Son los responsables de monitorear las actividades de cada uno de los puestos de trabajo puestos a prueba por el sistema de control de gestión. La parte administración debe apoyarse en los informes proporcionados por los auditores para verificar que las observaciones hayan sido corregidas en su oportunidad.

Integridad y valores éticos 1. Los trabajadores deben sentirse parte de la empresa.

2. Siempre deberán usar sus elementos de protección personal.

3. Ser discretos en la vida personal de los compañeros de trabajo.

4. Tratar con respeto a los superiores y compañeros dentro de la empresa en horas de trabajo.

5. Presentarse puntualmente a sus labores.

6. Cuidar y mantener limpio los equipos de trabajo.

7. Cumplir adecuadamente y en el tiempo justo sus funciones y obligaciones.

8. El personal debe tomar conciencia sobre la importancia del sistema de control de gestión que se aplicara.

9. El personal debe conocer las políticas y procedimientos de la empresa para su efectiva aplicación.

10. Incentivos en base a resultados para fomentar el ambiente y evitar que los empleados se involucren en actos inapropiados. Están en pautas de conducta sugeridas.

Filosofía de la gerencia y estilo de operación.

El representante de la gerencia deberá asumir la administración de la empresa con sus consecuencias refiriéndonos al conjunto de riesgos normales de una empresa. Para el logro del objetivo administrativo deberá auxiliarse de un medio adecuado:

-Mantenerse informado de la situación de la empresa

-Coordinar sus funciones

-Verificar si se esta actuando de acuerdo a las políticas establecidas

-Asegurarse de que se estén logrando los objetivos.

Estructura organizacional

Comité de auditoria

Riesgos de gestión inherentes. RIESGOS INTERNOS.

1-Falta de capacitación al personal.

2-Operadores y mecánicos con poca experiencia laboral.

3-Poca preocupación por el cuidado de los equipos de trabajo.

4-Falta de incentivos al personal.

5-Mal clima laboral.

6-No existe una pauta de mantenimiento.

RIESGOS EXTERNOS.

1. Competencias, nuevas empresas que entran al mercado.

2. factores económicos. (Para la compra de nuevas maquinarias o repuestos.)

3.Maquinaria defectuosa. (Arriendo de camiones.)

4.Mala imagen corporativa hacia la comunidad.

5.Reparacion de maquinaria arrendada. (el dueño de la maquina tiene que gestionarlo en la mayoría de los casos.)

Riesgos de gestión inherentes. RIESGOS INTERNOS.

1-Falta de capacitación al personal.

2-Operadores y mecánicos con poca experiencia laboral.

3-Poca preocupación por el cuidado de los equipos de trabajo.

4-Falta de incentivos al personal.

5-Mal clima laboral.

6-No existe una pauta de mantenimiento.

IMPORTANCIA DEL RIESGO.

1- Muy importante: se debe tener un personal experimentado para la operación de equipos.

2- Muy importante: Son parte fundamental para la mantención de los equipos, tiene que ser un personal con experiencia.

5.Muy Importante: Tiene que existir buen clima laboral entre trabajadores, no debe existir la dignación de culpas mutua.

5.Importante: para que los trabajadores tengan una motivación extra para trabajar.

3.importante: los trabajadores deben preocuparse por su equipo de trabajo para que funcione en optimas condiciones.

6.Importante: Así se reducirán los tiempos de detención y fallas de los equipos.

Riesgos de gestión inherentes. RIESGOS EXTERNOS.

1. Competencias, nuevas empresas que entran al mercado.

2. factores económicos. (Para la compra de nuevas maquinarias o repuestos.)

3.Maquinaria defectuosa. (Arriendo de camiones.)

4. logo corporativo deteriorado .

IMPORTANCIA DEL RIESGO.

3. Muy importante: Por que son una parte fundamental del proceso de producción.

4.Muy importante: Porque es como esta catalogan la empresa los cliente.

1.Impotante: Estos traen nuevas tecnologías y nuevas ideas de trabajo.

2.importante: Porque todo depende del precio del dólar si suben o bajan los repuestos o maquinarias.

Manejo de los riesgos. 1-Falta de capacitación al personal.

Aplicar las políticas de capacitación tanto como operadores y mecánicos.

-Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades que requieren los empleados para realizar su actividad.

-Enseñar a los trabajadores como aplicar las nuevas tecnologías(nuevos camiones, herramientas para trabajo mecánico etc.)

-Elevar los niveles de desempeño.

-Preparar a los trabajadores para ocupar una vacante o si se crea un puesto de trabajo.

-Involucrar a todo el personal para que detecte sus propias necesidades de capacitación.

-Preparar a los trabajadores para ocupar otros puestos similares o superiores.

Manejo de los riesgos. 2-Operadores y mecánicos con poca experiencia laboral.

Realizar un reclutamiento y selección de personal mas estricto y exigente, analizando detalladamente cada perfil de trabajador. Aplicando ciertas restricciones para que el trabajador cumpla con el cargo.

Operadores

-Requisitos.

-2 años de experiencia en camiones Mercedes Benz, international, Freightliner, Ford. (caja de cambios fuller)

-traer referencias de su trabajo anterior.(para analizar como se produjo la salida de su empresa.)

-Aparte de todos los otros requisitos el trabajador esta en evaluación 1 mes para ver su desempeño en la empresa.

-Requisitos.

-2 años de experiencia en camiones Mercedes Benz, international, Freightliner, Ford. (caja de cambios fuller) y vehículos livianos (camionetas, furgones.)

-Tener un titulo técnico de mecánico.

-traer referencias de su trabajo anterior.(para analizar como se produjo la salida de su empresa.)

Mecanicos

Manejo de los riesgos. 6-Mal clima laboral.

Generar confianza en el equipo de trabajo.

Hablar con la verdad, asumir culpas y responsabilidades. El supervisor o jefe de área debe ser capaz de motivar que sus trabajadores puedan expresar sus inquietudes, o fallas de los equipos o alguna acotación desacuerdo al trabajo a realizar sin temor a recibir un reto o queja, al contrario logara establecer una conversación y establecer una salida positiva al asunto.

Manejo de los riesgos.3-Poca preocupación por el cuidado de los equipos de trabajo.

Demostrar preocupación por el trabajo.

Mantener limpias sus áreas de trabajo ya sea el camión o el taller de trabajo.

Los operadores deberán preocuparse de realizarles las inspecciones diarias a los camiones (revisar luces, agua, neumáticos, engrases.)

.

Manejo de los riesgos. 4-Falta de incentivos al personal.

-Se les dará una bonificación a los trabajadores que mantengan en orden y limpios sus equipos o áreas de trabajo, para así incentivas el cuidado de los equipos y áreas.

-Reconocer públicamente a los empleados que destaquen y cumplan los objetivos puestos en este sistema.

-Se dará un evaluación mensual a todos los trabajadores, este informe será de manera personal y se destacara lo que a echo bien y si hay algunos aspectos malos se recalcaran para que mejore.

Manejo de los riesgos. 6-No existe una pauta de mantenimiento.

-Se implementara el mantenimiento preventivo, este busca evitar las fallas actuando antes de que surjan.

-Planificación de las acciones, para definir de que forma van a repetirse. (tiempo natural, tiempo de trabajo, ciclos de trabajo, distancia recorrida.)

-Definir aspectos básicos: definir activos numerar cada equipo para que todo el personal lo llame de la misma forma y definir que tan critico es el activo y definir que pasa si queda fuera de servicio, teniendo en cuenta las consecuencias de una para de cualquier equipo.

-Definir procedimientos: Lo ideal es empezar con la documentación del fabricante, se añadirán nuevas acciones porque las condiciones y uso del equipo en el área de trabajo no son exactamente como ha previsto el fabricante. Se implementara el registro de averías de cada equipo, con esto se podrá analizar que ha fallado en el pasado y como puede evitarse que la incidencia reaparezca de forma imprevista.

-Definir cadencia: Los fabricantes suelen dar orientaciones sobre cuanto tiempo deben repetirse las acciones, en determinados ambientes los equipos pueden sufrir un desgaste mayor o menor del previsto por el fabricante, así que se deben adaptar los periodos para optimizar la relación costo/beneficio.

Actividades de control. Determinar actividades de control en los departamentos de operación y mantención, para que aseguren la aplicación efectiva de las acciones establecidas por el representante de la gerencia.

Actividades de control:

-Aprobaciones y autorizaciones.

-Cuidado y mantenimiento de los equipos.

-Análisis de registro de información.

-Verificar si se están cumpliendo los objetivos.

-Revisión de desempeño operacionales.

-Controles sobre procesamiento de la información.

Actividades de control. Detección: diseñado para detectar hechos indeseables. Ejerce una función de vigilancia, actúan cuando se evaden los preventivos.

Preventivos: diseñados para prevenir resultados indeseables, reducen la posibilidad de que se detecte, están incorporados a los procesos en forma imperceptible, guía evitan que existan las causas.

Correctivos: diseñado para corregir efectos de un hecho indeseable, corrige causas del riesgo que se detectan, ayuda a la investigación y corrección de causa.

Actividades de control.

ESTABLECER POLÍTICAS A LOS EMPLEADOS QUE PUEDAN CUMPLIRSE: -Todos los empleados incluyendo la gerencia deben cumplir con el horario de trabajo y con las actividades diarias.

-Los empleados deberán realizar los procedimientos establecidos para cada una de las actividades.

-Las objetivos del control de gestión serán mejoradas solamente por sugerencias del consejo de administración y el comité de auditoria.

-Por cada compra deberán hacerse al menos tres cotizaciones por producto.

-Todos los empleados tienen derecho a pedir su informe de desempeño laboral.

-Se debe respetar cada objetivo especificado tanto para el trabajador o supervisor.

-Todos los empleados tienen que asistir a las capacitaciones.

-Se deben respetar y seguir las pautas de trabajo establecidas por la gerencia.

Información y comunicación

Información:

Las políticas y los objetivos deben ser informados a los miembros y empleados de la empresa para que estos conozcan hacia donde se orienta y se sientan parte de la empresa y se mantengan informados de los que ocurre en la gerencia y no se sientan excluidos.

Información y comunicación.

Comunicación:

-Comunicarle los objetivos que tiene la entidad, a todos los miembros y empleados para que estos trabajen conjuntamente en función de los resultados.

-Los miembros y empleados de la entidad deben conocer las metas a corto y a largo plazo.

-Los empleados deben conocer los procedimientos que deben seguir en las actividades a realizar.

-Los supervisores de área deben conocer los procedimientos que deben seguir ya sea por medio de instructivos o manuales proporcionados por el representante de la gerencia o la administración.

-La gerencia debe comunicar a cada empleado, por cada actividad nueva a realizar.

Información y comunicación. COMUNICACIÓN INTERNA.

La comunicación interna que debe poseer la gerencia. Cuando se envíen mensajes estos deberán ser claros, respecto a las responsabilidades específicas de cada empleado, la administración y hasta el mismo representante de la gerencia; es importante que los mensajes se comuniquen correctamente.

COMUNICACIÓN EXTERNA.

La comunicación de partes externas es necesaria, porque proporcionan información importante para la empresa mediante canales de comunicación abiertos, los clientes por las preferencias, los proveedores por las orientaciones significativas en el desarrollo de las demandas de la calidad del producto o servicio. Es competencia de la administración y la gerencia.

Información y comunicación

Los medios de comunicación que deben usarse, son: circulares, correos electrónicos, notas en un diario mural, reuniones semanales con el personal, con miembros de la entidad, proveedores, clientes, en forma separada y junta para que pueda haber una excelente convivencia de las partes internas con las externas. Verbalmente puede dirigirse el jefe inmediato al subalterno y este a su jefe, siempre que sea importante.

Monitoreo.

Las actividades de monitoreo que debe realizar la empresa para obtener el logro de los objetivos y metas son las siguientes:

Verificar las actividades que realizan los empleados de la empresa, por medio de guías de control, por parte de la gerencia. Los comités existentes deberán cumplir con los lineamientos establecidos y verificar que las actividades se desarrollen conforme se requiere para lograr los objetivos.

Monitoreo.

Comité de auditoria

El comité de auditoria, debe tomar en consideración los informes, para revisar los diferentes problemas que tiene la empresa y verificar que se tomen las medidas recomendadas para corregir los errores.

El comité de auditoria debe estar pendiente de las actividades que realizan los miembros de Administración y verificar que estén de acuerdo al plan de trabajo propuesto, objetivos y metas de la cooperativa.

Monitoreo. Actividades de monitoreo continuo.

-La administración, deberá auxiliarse para el desarrollo de las actividades regulares, como la gestión operativa para verificar si el sistema de control esta funcionando.

-La información recibida de partes externas genere o señalen problema.

-La estructura organizacional sea la apropiada y las actividades de supervisión logren una visión amplia de las funciones de control y la identificación de deficiencias.

-Comparar los activos fijos con los datos registrados. A través de la información recibida por los auditores internos y externos fortalecer las deficiencias.

-Preguntar al personal periódicamente, si entienden y cumplen con las pautas de conducta de la cooperativa.