SISTEMA DE INFORMACION

GERENCIALY DE APOYO DE LAS

DECISIONES

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Debemos comprender que el marco o la pirámide gerencial clásica que se muestra en la figura se aplicaincluso en organizaciones que se han reducido de tamaño en la actualidad y en estructuras organizacionalesno jerárquicas u horizontales. Los niveles de la toma de decisiones gerencial aún existen, pero su tamaño,forma y participantes siguen cambiando a medida que evolucionan las estructuras organizacionales fluidas dehoy. Así, los niveles de toma de decisiones gerenciales que deben respaldarse mediante una tecnología deinformación en una organización exitosa, son:

GERENCIA ESTRATÉGICA

Por lo general, la junta de directores y un comité de ejecutivos del CEO yejecutivos superiores desarrollan metas organizacionales generales, estrategias, políticas y objetivoscomo parte de un proceso de planeación estratégico. También supervisan el desempeño estratégico de laorganización y su dirección general en el entorno empresarial político, económico y competitivo.

GERENCIA TÁCTICA

Los equipos cada vez más independientes así como los gerentes de la unidad denegocios desarrollan planes a corto y mediano plazo, programas y presupuestos, y especifican laspolíticas, los procedimientos y los objetivos empresariales para sus subunidades de la organización.También asignan recursos y supervisan el desempeño de sus subunidades organizacionales, incluidosdepartamentos, divisiones, equipos de procesos, equipos de proyectos y otros grupos de trabajo.

GERENCIA OPERACIONAL.

Los miembros de equipos independientes o los gerentes operacionales desarrollanplanes a corto plazo, como programas de producción semanal. Dirigen el uso de recursos y el desempeñode tareas, de acuerdo con procedimientos y dentro de los presupuestos y cronogramas que ellosestablecen para los equipos y otros grupos de trabajo de la organización.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Los sistemas de información gerencial constituían el tipo original de sistemas de apoyo gerencial, y todavía

son una categoría importante del sistema de información. Un MIS (management information system, sistema

de información gerencial) genera productos de información que respaldan muchas de las necesidades diarias

de toma de decisiones de la gerencia. Los informes, las presentaciones y las respuestas generadas mediante

tales sistemas proporcionan información que los gerentes han especificado con anterioridad como algo que

satisface adecuadamente sus necesidades de información.

Los sistemas de información gerencial proporcionan una variedad de productos de información a los gerentes,estos sistemas suministran cuatro alternativas importantes para la elaboración de informes.

ALTERNATIVAS PARA LA ELABORACIÓN DE

INFORMES GERENCIALES

INFORMES PROGRAMADOS PERIÓDICOS.

Esta forma tradicional resuministrar información a los gerentes

utiliza un formato preespecificado diseñado para proporcionar información a los gerentes en forma regular. Algunos ejemplos típicos de estos informes programados periódicos son los informes de análisis

de ventas diarios o semanales y estados financieros mensuales.

INFORMES DE EXCEPCIÓN.

En algunos casos, los informes se generan sólo cuando ocurren condicionesexcepcionales. En otros casos, los informes se producen periódicamente pero contienen información sólosobre estas condiciones excepcionales. Por ejemplo, a un gerente a cargo de créditos puedeproporcionársele un informe que contenga sólo información sobre clientes que exceden sus límites decrédito. Este tipo de informes de excepción promueve la gerencia por excepción, en lugar de sobrecargara las personas que toman decisiones con informes detallados periódicos de la actividad empresarial.

RESPUESTAS E INFORMES A SOLICITUD.

La información está disponible cada vez que un

gerente la solicita.

Por ejemplo, los exploradores Web, los

lenguajes de consulta DBMS y los generadores

de informes

permiten a los gerentes en las estaciones de

trabajo de los computadores personales

obtener respuestas

inmediatas o encontrar y obtener informes

personalizados como resultado de sus

solicitudes de la

información que necesitan. Así, los gerentes no

tienen que esperar a que lleguen los informes

periódicos

según lo programado.

INFORMES DE ENTREGA.

La información se entrega a la estación de trabajo en red de un gerente. Muchasempresas están utilizando software webcasting1 para transmitir selectivamente informes y otrainformación a los computadores personales en red de los gerentes y especialistas a través de sus intranetscorporativas.

PROCESAMIENTO ANALÍTICO EN LÍNEA

El procesamiento analítico en línea puede involucrar el uso de servidores especializados y bases de datosmultidimensionales. OLAP proporciona respuestas rápidas a consultas complejas planteadas por gerentes y analistasutilizando sistemas de información gerencial, de apoyo a las decisiones y de información ejecutiva.

•Hojas de cálculo• Paquetes estadísticos• Paquetes de apoyo a lasdecisiones/sistema deinformación ejecutivaLos datos se recuperan desde lasbases de datos corporativas y seorganizan en una base de datosOLAP multidimensional pararecuperación por parte desistemas front-end• Bases de datos operacionales• Plazas de datos• Bodegas de datos

OPERACIONES ANALÍTICAS BÁSICAS

Consolidación. La consolidación comprende el conjunto de datos. Esto puede involucrar acumulacionessimples o agrupaciones complejas que incluyen datos interrelacionados. Por ejemplo, las oficinas deventas pueden agruparse respecto a las comunas, y las comunas respecto a las regiones.

Drill-down. OLAP puede moverse en la dirección contraria y presentar automáticamente datos detalladosque abarcan datos consolidados. Esto recibe el nombre de drill-down (taladrar hacia abajo). Por ejemplo,podrían accesarse fácilmente las ventas por productos individuales o representantes de ventas queconforman las ventas totales regionales.

Slicing and dicing. Se refiere a la capacidad de visualizar la base de datos desde diferentes puntos devista. Una parte de la base de datos de ventas podría mostrar todas las ventas del tipo de producto dentrode las regiones. Otra parte podría mostrar todas las ventas por canal de ventas dentro de cada tipo deproducto. El Slicing and dicing (cortar y jugar con cubos) con frecuencia se realiza a lo largo de un eje detiempos, con el fin de analizar tendencias y encontrar patrones.

En resumen, el procesamiento analítico en línea puede suministrar respuestas rápidas a consultas complejas

para gerentes y analistas que utilizan sistemas de información gerencial, de apoyo a las decisiones o de

información ejecutiva. Las aplicaciones OLAP:

• Tienen acceso a grandes cantidades de datos; por ejemplo, varios años de datos de ventas en una bodega

de datos.

• Analizan las relaciones entre muchos tipos de elementos empresariales, como ventas, productos, regiones

y canales.

• Involucran datos agregados; algunos ejemplos son los volúmenes de ventas, los dólares presupuestados y

los dólares que se invierten en una región.

Comparan datos agregados a través de períodos jerárquicos: mensalmente, trimestralmente, anualmente,

etc.

• Presentan los datos en diferentes perspectivas, como ventas por región versus ventas por canales y por

producto dentro de cada región.

• Involucran cálculos complejos entre elementos de datos. Por ejemplo, las utilidades esperadas pueden

calcularse como una función de los ingresos por ventas para cada tipo de canal de ventas en una

determinada región.

• Pueden responder con rapidez a las consultas de los usuarios, de manera que los gerentes o analistas

puedan seguir un proceso de apreciación analítico o de decisión sin verse impedidos por el sistema.

SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

Los sistemas de apoyo a las decisiones (DSS) constituyen una categoría importante de los sistemas de apoyo

gerencial. Éstos son sistemas de información que se basan en el computador y que proporcionan respaldo

interactivo de información a los gerentes durante el proceso de toma de decisiones. Los sistemas de apoyo a

las decisiones utilizan:

1. Modelos analíticos

2. Bases de datos especializadas

3. Los propios juicios y percepciones de la persona que toma decisiones

4. un proceso de modelación interactivo y basado en el computador para respalda la toma de decisiones

semiestructurada y no estructuradas por parte de gerentes individuales.

MODELOS Y SOFTWARE DSS

A diferencia de los sistemas de información gerencial, los sistemas de apoyo a las decisiones dependen de

bases de modelos, así como de bases de datos, como recursos vitales del sistema. Una base de modelos DSS

es un componente de software que está compuesto de modelos que se utilizan en rutinas computacionales y

analíticas que expresan matemáticamente relaciones entre variables. Por ejemplo, un programa de hoja de

cálculo podría contener modelos que expresan relaciones contables simples entre variables, como ingresos –

gastos = utilidades.

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USO DE SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

El uso de un sistema de apoyo a las decisiones comprende cuatro tipos básicos de actividades de elaboraciónde modelos analíticos: 1) análisis del tipo qué pasaría si2) análisis de sensibilidad3) análisis de búsqueda de metas 4) análisis de optimización. Demos

una breve mirada a cada tipo de modelo analítico que puede utilizarse para apoyo a las decisiones.

ANÁLISIS DEL TIPO QUÉ PASARÍA SI

En este tipo de análisis, un usuario final realiza cambios a variables, o relaciones entre variables, y observa

los cambios resultantes en los valores de otras variables. Por ejemplo, si usted estuviese utilizando una hoja

de cálculo, podría cambiar una cantidad de ingresos (una variable) o una fórmula de una tasa impositiva (una

relación entre variables) por un modelo financiero simple de hoja de cálculo. Posteriormente podría ordenar

que el programa de hoja de cálculo vuelva a calcular instantáneamente todas las variables afectadas en la hoja

de cálculo. Un usuario gerencial estaría muy interesado en observar y evaluar cualquier cambio que ocurriese

a los valores en la hoja de cálculo, especialmente a una variable como utilidad neta después de impuestos.

Para muchos gerentes, la utilidad neta después de impuestos constituye un ejemplo de ganancias y pérdidas

del estado financiero, es decir, un factor clave en la toma de muchos tipos de decisiones.

ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD

Este tipo de análisis es una condición especial del análisis del tipo qué pasaría si. Por lo general, el valor de

una sola variable se cambia repetidamente, y se observan los cambios resultantes en otras variables. Por tanto,

el análisis de sensibilidad es en realidad una condición del análisis del tipo qué pasaría si, que involucra

cambios repetidos pequeños en una variable cuando se les solicita que ejecuten un análisis de sensibilidad.

Por lo general, el análisis de sensibilidad se utiliza cuando las personas que toman decisiones no están seguras

de los supuestos hechos en la estimación del valor de ciertas variables clave.

ANÁLISIS DE BÚSQUEDA DE METAS

Este tipo de análisis cambia la dirección del análisis realizado en el análisis de sensibilidad del tipo qué

pasaría si. En lugar de analizar de qué manera los cambios en una variable afectan otras variables, el análisis

de búsqueda de metas (también denominado análisis cómo puedo) fija un valor objetivo (una meta) para una

variable y luego cambia repetidamente otras variables hasta alcanzar el valor objetivo.

ANÁLISIS DE OPTIMIZACIÓN

Este análisis es una extensión más compleja del análisis de búsqueda de metas. En lugar de fijar un valor

objetivo específico para una variable, la meta consiste en encontrar el valor óptimo para una o más variables

objetivo, dadas ciertas restricciones. Entonces, una o más de las otras variables se cambian repetidamente,

sujetas a las restricciones específicas, hasta que se descubren los mejores valores para las variables objetivo.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EJECUTIVA

Los sistemas de información ejecutiva (EIS, executive information system) son sistemas de información que

combinan muchos de los atributos de los sistemas de información gerencial y de los sistemas de apoyo a las

decisiones. Sin embargo, cuando se desarrollaron por primera vez, se enfocaban en la satisfacción de las

necesidades de información estratégica de la alta gerencia.

RAZÓN FUNDAMENTAL DEL EIS

Los estudios han revelado que los altos ejecutivos obtienen de muchas fuentes la información que necesitan.

Entre éstas se incluyen cartas, memorandos, publicaciones periódicas e informes generados manualmente o

mediante sistemas computacionales.

Otras fuentes importantes de información ejecutiva son las reuniones, las

llamadas telefónicas y las actividades sociales. De esta forma, gran parte de la información de un alto

ejecutivo proviene de fuentes no computacionales. La información generada por computador no ha

desempeñado un papel importante en la satisfacción de las necesidades de información de muchos altos

ejecutivos.

¿POR QUÉ NECESITAN LAS EMPRESAS LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN?

La tecnología de información está reestructurando la base del negocio. El servicio al cliente, las

operaciones, las estrategias de producto y de marketing, y la distribución dependen bastante, o algunas

veces incluso por completo de la TI. Los computadores que respaldan estas funciones pueden encontrarse en

el escritorio, en el taller, en las tiendas, incluso en maletines. La tecnología de información, y su costo, se

han convertido en u aspecto cotidiano de la vida empresarial.

Los tres papeles principales de

los sistemas de información.

Estos sistemas proporcionan a

una organización apoyo para

las operaciones comerciales, la

toma de decisiones gerenciales

y la ventaja estratégica.

Los sistemas de información desempeñan tres papeles esenciales en cualquier tipo de organización:Respaldar las operaciones empresariales.Respaldar la toma de decisiones gerencialesRespaldar la ventaja competitiva estratégica.

GLOBALIZACIÓN Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales

interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están expandiendo a mercados globales para sus

productos y servicios, utilizando instalaciones de producción globales para fabricar o ensamblar productos,

reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con

competidores globales por clientes de todo el mundo.

figura se ilustra cómo la tecnología de información respalda la globalización.

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Estrategias de costos: usar la tecnología de información para convertirse en un productor de bajo costo,

reducir los costos de sus clientes o proveedores o incrementar los costos de sus competidores debe

justificar el precio de permanecer en la industria. Por ejemplo, utilizar sistemas de manufactura asistidos

por computador para reducir los costos de producción. O crear sitios Web en Internet para comercio

electrónico con el fin de reducir los costos de marketing.

Estrategias de diferenciación:

desarrollar maneras de utilizar la tecnología

de información para diferencia

productos o servicios de una empresa, de los

de sus competidores, de manera que los

clientes perciban los

productos o servicios como poseedores de

atributos o beneficios únicos. Por ejemplo,

suministrar

servicios rápidos y completos de soporte al

cliente por medio de un sitio Web en Internet.

O utilizar

sistemas de marketing como objetivo para

ofrecer a clientes individuales los productos y

servicios que los

atraen.

Estrategias de innovación: introducir productos o servicios únicos que incluyan componentes de TI.

Utilizar la TI para realizar cambios radicales en sus procesos empresariales, que originen cambios

fundamentales en la forma como se maneja el negocio en una industria. Por ejemplo, permitiendo que los

clientes utilicen sitios Web de Internet para diseñar y configurar a la medida productos o servicios para

ellos mismos. O utilizar intranets corporativas para mejorar en forma significativa la velocidad y facilidad

de colaboración de equipos interfuncionales de desarrollo de productos.

BIBLIOGRAFÍAS:

http://sergiomerino.files.wordpress.com/2008/04/ingenieria-sistemas_21.pdf

O’BRIEN, James A. Sistemas de Información Gerencial. 4ta. Edición. Ed. Irwin McGraw-Hill. Colombia

2001. 700 pag. ISBN: 958-41-0177-3