Date post: | 20-Aug-2015 |
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GRUPO 6
• SISTEMA ADMINISTRATIVO
Alumno: Huamán Meza Esai JosuéCódigo: 2015144111
SISTEMA ADMINISTRATIVO
Definición: Son un conjunto de elementos que se interrelacionan entre sí con el objetivo de llevar a cabo
las actividades del proceso administrativo aplicado en las áreas funcionales de la empresa como son producción,
finanzas, marketing, recursos humanos, etc. Para que de manera integral la empresa viva, evolucione y se
desarrolle.
Tipos de Sistemas Administrativos
Sistema de Planeación.
Sistema de Organización.
Sistema de Dirección.
Sistemas de Control.
Sistema de Finanzas.
Sistemas de Producción.
La empresa en su organización está integrada por los siguientes sistemas administrativos :
Sistema de Planeación• El sistema de planeación fija objetivos, metas, políticas
(Filosofía de la organización) que deberán cumplirse. • La planeación posibilita ampliar el foco de atención hacia
los cambios del entorno.• Está presente en todos los niveles organizacionales con sus
propias características.
Etapas de la Planeación
Propósitos
Premisas
Objetivos
Estrategias
Políticas
Programas
Procedimientos
Presupuesto
Tipos de PlaneaciónEstratégica: Establece los lineamientos generales de la empresa. - Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía. - Es a largo plazo.
Táctica: Planes más específicos referidos a cada departamento de la empresa. - Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio. - Se dan a mediano y corto plazo.
Operativa: Las actividades detalladas que ejecutan los últimos niveles jerárquicos de la empresa. - Son a corto plazo. - Se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.
Proceso de Planificación.
MANUAL DE CALIDADManual de calidad: un documento que enuncia la política de calidad
(y que describe el sistema de calidad de una organización.
* El Manual de calidad se puede referir a la totalidad de las actividades de una organización o únicamente a una parte de ellas.
* El Manual de calidad normalmente contendrá los siguientes aspectos:
a) Política de Calidad
b) Las responsabilidades, la autoridad y las interrelaciones del personal que dirige,
efectúa, verifica o revisa el trabajo que afecta a la calidad.
c) El sistema de calidad, los procedimientos y las instrucciones de trabajo.
d) Disposiciones para revisar, actualizar y controlar el manual
POLITICAS DE CALIDADPolítica de calidad: las directrices y los objetivos generales de
una organización con respecto a la calidad, expresados de manera formal por la alta gerencia. La política de calidad es un elemento de la política corporativa y es aprobada por la alta gerencia.
* Sistema de calidad: la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad.
POLITICAS Somos un equipo de trabajo cuyas acciones diarias las ejecutamos
con una elevada vocación de servicio a los Clientes en nuestra visión de empresa basadas en los siguientes principios:
1. INTEGRIDAD PERSONAL como expresión de disciplina, orden, respeto, honestidad y entusiasmo.
2. CREATIVIDAD E INNOVACIÓN como parte de nuestro reto diario para el mejoramiento continúo.
3. PRODUCTIVIDAD en nuestro trabajo y en el empleo de los recursos materiales.
4. CONSCIENCIA en la práctica de un trabajo libre de errores y en el COMPROMISO leal con la institución y con las realizaciones de calidad.
SISTEMA DE DIRECCION• Concepto: Conjunto de funciones, actividades,
responsabilidades, reglas y procesos que determinan la toma de decisiones de la empresa.
• Objetivo: La eficiencia directiva, es decir, consecución de objetivos y optimización de recursos.
SISTEMA DE DIRECCION• Fijar objetivos • Desarrollar planes • Diseñar una estructura de atribuciones y
responsabilidades estableciendo reglas y procesos.• Establecer un control dentro de todos sus
organismos de la empresa.
OBJETIVOS• ser el líder del mercado.• incrementar las ventas.• generar mayores utilidades.• obtener una mayor rentabilidad.• lograr una mayor participación en el mercado.• aumentar los activos.• sobrevivir.• crecer.
METAS• aumentar las ventas mensuales en un 20%.• obtener una rentabilidad anual del 25%.• lograr una participación de mercado del 20% para el
segundo semestre.• producir un rendimiento anual del 14% sobre la
inversión.• elevar la eficiencia de la producción en un 20% para
el próximo mes.• triplicar la producción para fin de año.• abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo
año.
SISTEMA DE ORGANIZACION• Sistema que tiene como función coordinar
los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos.
Estructuras Organizacionales• Se ubica el marco de actuación• Se combina funciones, niveles de autoridad y
responsabilidad, canales de comunicación y coordinación.• División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.
ORGANIGRAMASUn organigrama es la representación gráfica de la estructura de
una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas.
Organigrama clásico
1.
Organigrama radial
2.
Organigrama circular
3.
Tipos de Organigramas
Tipos de Organigramas
• Organigrama Clásico: Es básicamente un organigrama compuesto por rectángulos, que representan los cargos u órganos unidos entre sí por líneas, que trazan las relaciones de comunicación entre ellos. Cuando las líneas son horizontales, representan relaciones de laterales de comunicación. Cuando son verticales, representan relaciones de autoridad.
SISTEMA DE FINANZAS
SISTEMA DE CONTROL
SISTEMA DE PRODUCCION
• FUNCIONES:• Funciones esencial• Funciones
complementaria
Gerente GeneralGerente General
Asesor de GerenciaAsesor de Gerencia SubgerenteSubgerente
Departamento AdministrativoDepartamento Administrativo Departamento JurídicoDepartamento Jurídico Departamento de marketingDepartamento de marketing Departamento de ProducciónDepartamento de Producción
Departamentos
SecretariaSecretaria
TesoreroTesorero
Jefe de Recursos HumanosJefe de Recursos Humanos
Jefa de AdministraciónJefa de Administración
Grupo de transporteGrupo de transporte
Gerencia TecnológicaGerencia Tecnológica
Servicio de mensajería Servicio de mensajería
Brigada de mantenimientoBrigada de mantenimiento
R.H.R.HR.H.R.H
Administrador de FinanzasAdministrador de Finanzas
PresupuestosPresupuestos
Contabilidad ComercialContabilidad Comercial
PagaduríaPagaduría
ComprasCompras
Jefatura de producto TerminadoJefatura de producto Terminado
Jefe de Materia PrimaJefe de Materia Prima
Jefe de BodegasJefe de Bodegas
Ayudante en Control de CalidadAyudante en Control de Calidad
Jefe de control de calidadJefe de control de calidad
SecretariaSecretaria
Movilización de ProducciónMovilización de Producción
Selección de ProducciónSelección de Producción
Obtención de ProducciónObtención de Producción
Jefe de ProducciónJefe de ProducciónDirector de MarketingDirector de Marketing
Jefa de Comunicació
n
Jefa de Comunicació
n
Investigación de MercadosInvestigación de Mercados
Gestión del Producto
Gestión del Producto
Relaciones Públicas
Relaciones Públicas
Estrategias CompetitivasEstrategias
Competitivas
Ventas ExternasVentas
Externas
Jefe de VentasJefe de Ventas
Jefe de Promociones
Generales
Jefe de Promociones
Generales
Ventas Internas Ventas
Internas
PublicidadPublicidad
SecretariaSecretaria
Administradora de Precios
Administradora de Precios
Encargada de Distribución
Encargada de Distribución
Servicio al ClienteServicio al Cliente
Gerente General: Johnny PastasGerente General: Johnny Pastas
Asesor de Gerencia: Juan Mendoza
Asesor de Gerencia: Juan Mendoza
Subgerente: Anderson Gualotuña
Subgerente: Anderson Gualotuña
Departamento AdministrativoDepartamento Administrativo
Departamento de ProducciónDepartamento de Producción
Departamentos
Secretaria: Diana Samaniego
Secretaria: Diana SamaniegoTesorero: Darío: InacazaTesorero: Darío: Inacaza
Jefe de Recursos Humanos: William Erazo
Jefe de Recursos Humanos: William Erazo
Jefa de Administración: Paola Correa
Jefa de Administración: Paola Correa
Grupo de transporte: Valeria Romero
Grupo de transporte: Valeria Romero
Gerencia Tecnológica: David Utreras
Gerencia Tecnológica: David Utreras
Servicio de mensajería: Diana Sánchez
Servicio de mensajería: Diana Sánchez
Brigada de mantenimiento: Elizabeth Flores
Brigada de mantenimiento: Elizabeth FloresR.H.R.H: Fernando TipánR.H.R.H: Fernando Tipán
Jefatura de producto Terminado: Andrea
Toapanta
Jefatura de producto Terminado: Andrea
Toapanta
Jefe de Materia Prima: Tania Nasimba
Jefe de Materia Prima: Tania Nasimba
Jefe de Bodegas: Cristian Flores
Jefe de Bodegas: Cristian Flores
Ayudante en Control de Calidad: Ana Bastidas
Ayudante en Control de Calidad: Ana Bastidas
Jefe de control de calidad: Esteban Alemán
Jefe de control de calidad: Esteban Alemán
Secretaria: Cinthia Toapanta
Secretaria: Cinthia Toapanta
Movilización de Producción: Juan Pablo
Maldonado
Movilización de Producción: Juan Pablo
Maldonado
Selección de Producción: María José Illescas
Selección de Producción: María José Illescas
Obtención de Producción: Thalya López
Obtención de Producción: Thalya López
Jefe de Producción: Rodrigo Grafe
Jefe de Producción: Rodrigo Grafe
Departamento JurídicoDepartamento Jurídico
Administrador de Finanzas: Alexis López
Administrador de Finanzas: Alexis López
Presupuestos: Cinthia BritoPresupuestos: Cinthia Brito
Contabilidad Comercial: Viviana Franco
Contabilidad Comercial: Viviana Franco
Pagaduría: Fernanda GuzmánPagaduría: Fernanda Guzmán
Compras: María José ValarezoCompras: María José Valarezo
Departamento de marketingDepartamento de marketing
Director de Marketing: Cristian Muñoz
Director de Marketing: Cristian Muñoz
Investigación de Mercados: Enrique Bustos
Investigación de Mercados: Enrique Bustos
Gestión del Producto: IntyCabascango
Gestión del Producto: IntyCabascango
Relaciones Públicas: Allan OrtizRelaciones Públicas: Allan Ortiz
Estrategias Competitivas: Karina Vela
Estrategias Competitivas: Karina Vela
Ventas Externas: Joselyn DíazVentas Externas: Joselyn Díaz
Jefe de Ventas: Javier GuamánJefe de Ventas: Javier GuamánJefe de Promociones Generales: Fernando Díaz
Jefe de Promociones Generales: Fernando Díaz
Ventas Internas: Santiago Cárdenas
Ventas Internas: Santiago Cárdenas
Publicidad: Karen VacaPublicidad: Karen Vaca
Secretaria: Josselyn PérezSecretaria: Josselyn Pérez
Administradora de Precios: Mayurie Agila
Administradora de Precios: Mayurie Agila
Encargada de Distribución: Leidy Pozo
Encargada de Distribución: Leidy Pozo
Servicio al Cliente: NabilaVernaza
Servicio al Cliente: NabilaVernaza
Jefa de Comunicación: NathaliBucheli
Jefa de Comunicación: NathaliBucheli
Gerente GeneralGerente General
Asesor de GerenciaAsesor de Gerencia SubgerenteSubgerenteJefe de Departamentos
•Designar todas las posiciones gerenciales.•Realizar evaluaciones periódicas acerca del
cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.
•Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las
proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.
•Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están
ejecutando correctamente.
•Designar todas las posiciones gerenciales.•Realizar evaluaciones periódicas acerca del
cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.
•Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las
proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.
•Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están
ejecutando correctamente.
•Ayudar con los distintos deberes del trabajo y responsabilidades de los trabajadores que
supervisan.•Delegar, con autoridad, los
distintos deberes de trabajo y responsabilidades necesarias para asegurar que el lugar de
trabajo funcione efectiva y eficientemente.
•Entrevistar y asignar a los posibles empleados de la
empresa.
•Ayudar con los distintos deberes del trabajo y responsabilidades de los trabajadores que
supervisan.•Delegar, con autoridad, los
distintos deberes de trabajo y responsabilidades necesarias para asegurar que el lugar de
trabajo funcione efectiva y eficientemente.
•Entrevistar y asignar a los posibles empleados de la
empresa.
•Realizar evaluaciones periódicas acerca del
cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.
•Estimar la cantidad de personal necesario.
•Intermediar por el personal de todos los departamentos.
•Realizar evaluaciones periódicas acerca del
cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.
•Estimar la cantidad de personal necesario.
•Intermediar por el personal de todos los departamentos.
•Asistir a la Gerencia General.•Dar cumplimiento a las leyes,
reglamentos, acuerdos y resoluciones de la empresa.
•Encargarse de todas las funciones del gerente cuando
está ausente.
•Asistir a la Gerencia General.•Dar cumplimiento a las leyes,
reglamentos, acuerdos y resoluciones de la empresa.
•Encargarse de todas las funciones del gerente cuando
está ausente.
Departamento AdministrativoDepartamento Administrativo Departamento
JurídicoDepartamento
JurídicoDepartamento de
marketingDepartamento de
marketing
Departamento de ProducciónDepartamento de Producción
Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, así como los servicios generales que la Dirección necesita para el desarrollo de sus funciones.Tramitar y controlar ante la Dirección de Recursos Humanos, los movimientos y las incidencias del personal de la Dirección, así como entregar los comprobantes de pago a los funcionarios y personal de la Dirección, recabar las firmas en las nóminas correspondientes.Proponer y coordinar el programa de capacitación para el personal directivo, docente y de apoyo y asistencia a la educación de la Dirección.Formular e integrar el anteproyecto de Programa Presupuesto de los programas Operativo Anual y Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo; efectuar su trámite ante las instancias competentes y supervisar su desarrollo.Realizar y tramitar ante las direcciones de Programación y Presupuesto y de Recursos Financieros, Materiales y Servicios del Instituto, las conciliaciones, transferencias y demás operaciones necesarias, para garantizar la administración transparente de los recursos disponibles.
Programar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, así como los servicios generales que la Dirección necesita para el desarrollo de sus funciones.Tramitar y controlar ante la Dirección de Recursos Humanos, los movimientos y las incidencias del personal de la Dirección, así como entregar los comprobantes de pago a los funcionarios y personal de la Dirección, recabar las firmas en las nóminas correspondientes.Proponer y coordinar el programa de capacitación para el personal directivo, docente y de apoyo y asistencia a la educación de la Dirección.Formular e integrar el anteproyecto de Programa Presupuesto de los programas Operativo Anual y Estratégico de Desarrollo de Mediano Plazo; efectuar su trámite ante las instancias competentes y supervisar su desarrollo.Realizar y tramitar ante las direcciones de Programación y Presupuesto y de Recursos Financieros, Materiales y Servicios del Instituto, las conciliaciones, transferencias y demás operaciones necesarias, para garantizar la administración transparente de los recursos disponibles.
Proponer, aplicar y evaluar las políticas del organismo en materia jurídica.Asesorar jurídicamente, a las Subdirecciones y los departamentos, sobre criterios de interpretación y aplicación de las normas jurídicas y reglamentarias que regulan sus actividades y funcionamiento.Representar legalmente a la empresa, en los asuntos contenciosos en los que sea parte, en los juicios laborales que se tramiten ante la autoridad competente, en los juicios de amparo.Intervenir en las reclamaciones que puedan afectar su interés jurídico, así como formular ante el Ministerio Público querellas y denuncias y de igual manera.Llevar el control de los juicios que se atienden en la empresa.Formular y revisar los convenios o contratos celebrados por la eorganismo.
Proponer, aplicar y evaluar las políticas del organismo en materia jurídica.Asesorar jurídicamente, a las Subdirecciones y los departamentos, sobre criterios de interpretación y aplicación de las normas jurídicas y reglamentarias que regulan sus actividades y funcionamiento.Representar legalmente a la empresa, en los asuntos contenciosos en los que sea parte, en los juicios laborales que se tramiten ante la autoridad competente, en los juicios de amparo.Intervenir en las reclamaciones que puedan afectar su interés jurídico, así como formular ante el Ministerio Público querellas y denuncias y de igual manera.Llevar el control de los juicios que se atienden en la empresa.Formular y revisar los convenios o contratos celebrados por la eorganismo.
Lograr de la venta el máximo beneficio.Realizar estudios de mercado y diversas técnicas que permitan tomar buenas decisiones.Establecer las cuatro P:- Producto: se debe tener bien en claro que es lo que se quiere vender, sus defectos y virtudes.- Precio: el precio al que se va a vender, el precio de mercado y el precio de los competidores.- Plaza: cuál es el mercado donde se piensa insertar el producto, y qué características tiene.- Promoción: cómo lograr que el producto se conozca en la población y entre los potenciales clientes.
Lograr de la venta el máximo beneficio.Realizar estudios de mercado y diversas técnicas que permitan tomar buenas decisiones.Establecer las cuatro P:- Producto: se debe tener bien en claro que es lo que se quiere vender, sus defectos y virtudes.- Precio: el precio al que se va a vender, el precio de mercado y el precio de los competidores.- Plaza: cuál es el mercado donde se piensa insertar el producto, y qué características tiene.- Promoción: cómo lograr que el producto se conozca en la población y entre los potenciales clientes.
La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si la actividad de esta sección se interrumpiese toda la empresa dejaría de ser productiva. En el departamento de producción se tienen las actividades de:· Medición del trabajo· Métodos del trabajo· Ingeniera de producción· Análisis y control de fabricación o manufactura· Planeación y distribución de instalaciones· Administración de salarios· Higiene y seguridad industrial· Control de la producción y de los inventarios· Control de calidad
La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si la actividad de esta sección se interrumpiese toda la empresa dejaría de ser productiva. En el departamento de producción se tienen las actividades de:· Medición del trabajo· Métodos del trabajo· Ingeniera de producción· Análisis y control de fabricación o manufactura· Planeación y distribución de instalaciones· Administración de salarios· Higiene y seguridad industrial· Control de la producción y de los inventarios· Control de calidad
DEPARTAMENTOSDEPARTAMENTOS
Departamento AdministrativoDepartamento Administrativo
Jefa de Administración
Jefa de Administración
Jefe de Recursos Humanos
Jefe de Recursos Humanos
TesoreroTesoreroSecretariaSecretaria R.H.R.HR.H.R.H Brigada de mantenimiento
Brigada de mantenimiento
Gerencia Tecnológica
Gerencia Tecnológica
Conducir el proceso de selección de personal, inducirlo, capacitarlo y velar por su bienestar económico o social, sea este funcionario, ejecutivo, empleado u obrero.
Administrar y gestionar la financiación, el presupuesto y la tesorería. Administrar y gestionar los recursos humanos. Realizar y analizar las operaciones contables y fiscales. Realizar y supervisar operaciones de asesoramiento, negociación, reclamación y venta de productos y servicios.
Preparar, tramitar, y controlar la
documentación generada.
Confección de cartas, escritos, informes,
contratos, acuerdos, actas, informes,
facturas, y documentos en
general.
Velar por que las instalaciones de la
empresa se encuentren en
perfecto estado de orden y limpieza.
Mejora la variable tecnológica en la estrategia global de la empresa.
Planificar con anticipación las necesidades de
recursos humanos.
Ver a varios candidatos y ponerlos a
prueba a través de un proceso de selección ordenado.
Se encarga de la planeación financiera
y percepción de fondos,
administración del efectivo,
desembolsos de capital, manejo de
créditos y administración de la
cartera de inversiones.
IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
Importancia De Los Sistemas Administrativos:
• Esto aplica en empresas con una función sinérgica la cual une acciones simultáneas produciéndose un efecto mayor que las partes independientes
Principios de los sistemas administrativos:
• Los sistemas siguen una serie de principios que se clasifican en trece principios que son los siguientes: – Principio Del Auto Control: debemos considerar
posibles errores por lo cual tener un mecanismo que dé solución a estos errores
– Principio Del Determinismo: todo hecho o fenómeno puede determinarse el origen y naturaleza de los actos que modifica los sistemas la empresa
– Principio De la Igualdad de Finalidad: es la flexibilidad y la estabilidad la que da dirección al cumplimiento de los objetivos
• Principio De Interacción o Coordinación: Todos los sistemas que integran la empresa están mutuamente relacionados entre sí.526
• Principio Del Objetivo: Toda implantación de sistema debe estar dirigido a un propósito definido a alcanzar que deba favorecer al cumplimiento del objetivo de un plan general.
• Principio De Subsidiaridad o Jerarquía: Todo sistema se subordina a otro sistema del cual forma parte, ningún sistema es completo en sí mismo.
• Principio De Economía: Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido y al mismo costo, todo sistema debe por lo menos ahorrar el monto de dinero que cuesta.
• Principio De La Determinación De Responsabilidades: Debe acordarse la responsabilidad que el personal tendrá con respecto al diseño y participación de la ejecución de los sistemas.
• Principio De La Especialización: los sistemas deben precisar los funcionamientos para especificar claramente al jefe que ejerza el mando
• Principio De Difusión: Todos los planes y objetivos deben ser difundidos en toda la empresa.
• Principio De Tramo de control: Una persona no puede tener a su cargo a todos los subordinados es necesario dividir el tramo de control.
• Principio De Continuidad: Todo sistema requiere revisiones periódicas para su buen funcionamiento.
• Principio De Flexibilidad: Los sistemas administrativos requieren de cierta flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos.