23 El profesional de la información, vol. 10, n os 1-2, enero-febrero 2001 Sistemas de información Escritorios digitales: la gestión del conocimiento según Microsoft Por Ricardo Eíto Brun EN LOS ÚLTIMOS MESES distintos medios se han hecho eco de la nueva propuesta de Mi- crosoft para ofrecer una solución a uno de los retos más importan- tes que debe afrontar la gestión empresarial: la gestión del cono- cimiento (en adelante GC). Esta iniciativa, encuadrada dentro del programa de Microsoft llamado Sistema nervioso digital (o Digital nervous system), recibió el nom- bre de Digital dashboard y venía anunciada de antemano en la obra de Bill Gates “Los negocios en la era digital” en la que se de- dicaba un amplio capítulo a este tema y a su impacto en el sector empresarial e institucional. «El escritorio digital de Microsoft puede definirse como la po- sibilidad de utilizar Outlook 2000 como una interface común desde la cual pode- mos acceder a toda la información necesa- ria para realizar nues- tro trabajo, cualquiera que sea su origen o procedencia» Hasta ese momento Microsoft parecía haber asistido al auge de la GC como un mero espectador viendo cómo IBM (su histórico ri- val) acaparaba las mejores posicio- nes de la mano de Lotus notes/Do- mino, un producto clásico para la administración de la mensajería, el trabajo en grupo y la gestión docu- mental, los tres pilares básicos pa- ra lograr una GC eficiente. Sin embargo, y al igual que su- cedió en la batalla por internet frente a Netscape —primero en torno a los navegadores y poste- riormente en cuanto a los servido- res y a la gestión de contenidos—, Microsoft ha vuelto a demostrar que cuenta con los recursos y con la base tecnológica adecuada para poder competir con garantías de éxito en cualquier nuevo frente. «El objetivo que per- sigue el escritorio di- gital es reducir la pre- sencia de información no relevante y el tiem- po y la complejidad que produce tener que utilizar diferentes programas para com- pletar un trabajo» En el caso de la GC la situa- ción ha vuelto a repetirse. Micro- soft presentó una aproximación conceptual que no difería ostensi- blemente de la visión ya clásica que hemos comentado en distintos números de EPI, así como la infra- estructura tecnológica sobre la que basar cualquier proyecto de GC. Las bases para la competencia El hecho de disponer de la ma- yor base instalada en sistemas ope- rativos de sobremesa (Windows 3.x y 95) permitió a Microsoft hacerse con el liderazgo en los sistemas operativos de red con el lanza- miento de Windows NT. Progresi- vamente se fue haciendo con una presencia cada vez mayor en el ámbito empresarial e institucional con el sistema gestor de bases de datos SQL-Server y el servidor de mensajería Exchange. Esta evolución ha llevado a pensar en muchas ocasiones que acabaría convirtiéndose en la em- presa líder en los sistemas para la gestión documental. La mayoría de los documentos que circulan en formato electrónico se crean con aplicaciones Microsoft (Office, FrontPage, Publisher, etc.), y poco a poco se han añadido más funcio- nalidades a estos editores para Office web components Los web components son unos controles COM disponibles con Microsoft office 2000 que permiten publicar documentos, hojas de cálculo y resultados de consultas en bases de datos Ac- cess en el web, de forma que otros usuarios podrán leer y edi- tar esta información e interac- tuar con ellos desde su navega- dor de forma similar a como lo harían con Word, Excel o Access. Se incluyen cuatro controles: — Spreadsheet y PivotTable: permiten trabajar con hojas de Excel. — DataSource: hace posible manejar datos procedentes de Access. — Chart: genera gráficos con la información extraída a través del componente Data- Source, Spreadsheet o PivotTable. Desde el editor de páginas html FrontPage podemos incluir estos componentes en nuestras páginas seleccionando una op- ción de menú.
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23El profesional de la información, vol. 10, nos 1-2, enero-febrero 2001
Sistemas de informaciónEscritorios digitales: la gestión
del conocimiento según MicrosoftPor Ricardo Eíto Brun
EN LOS ÚLTIMOS MESESdistintos medios se han hechoeco de la nueva propuesta de Mi-crosoft para ofrecer una solucióna uno de los retos más importan-tes que debe afrontar la gestiónempresarial: la gestión del cono-cimiento (en adelante GC). Estainiciativa, encuadrada dentro delprograma de Microsoft llamadoSistema nervioso digital (o Digitalnervous system), recibió el nom-bre de Digital dashboard y veníaanunciada de antemano en laobra de Bill Gates “Los negociosen la era digital” en la que se de-dicaba un amplio capítulo a estetema y a su impacto en el sectorempresarial e institucional.
«El escritorio digitalde Microsoft puededefinirse como la po-sibilidad de utilizarOutlook 2000 comouna interface comúndesde la cual pode-mos acceder a toda lainformación necesa-ria para realizar nues-tro trabajo, cualquieraque sea su origen oprocedencia»
Hasta ese momento Microsoftparecía haber asistido al auge de laGC como un mero espectadorviendo cómo IBM (su histórico ri-val) acaparaba las mejores posicio-nes de la mano de Lotus notes/Do-mino, un producto clásico para laadministración de la mensajería, eltrabajo en grupo y la gestión docu-mental, los tres pilares básicos pa-ra lograr una GC eficiente.
Sin embargo, y al igual que su-cedió en la batalla por internetfrente a Netscape —primero entorno a los navegadores y poste-riormente en cuanto a los servido-res y a la gestión de contenidos—,Microsoft ha vuelto a demostrarque cuenta con los recursos y conla base tecnológica adecuada parapoder competir con garantías deéxito en cualquier nuevo frente.
«El objetivo que per-sigue el escritorio di-gital es reducir la pre-sencia de informaciónno relevante y el tiem-po y la complejidadque produce tenerque utilizar diferentesprogramas para com-pletar un trabajo»
En el caso de la GC la situa-ción ha vuelto a repetirse. Micro-soft presentó una aproximaciónconceptual que no difería ostensi-blemente de la visión ya clásicaque hemos comentado en distintosnúmeros de EPI, así como la infra-estructura tecnológica sobre la quebasar cualquier proyecto de GC.
Las bases para lacompetencia
El hecho de disponer de la ma-yor base instalada en sistemas ope-rativos de sobremesa (Windows 3.xy 95) permitió a Microsoft hacersecon el liderazgo en los sistemasoperativos de red con el lanza-miento de Windows NT. Progresi-vamente se fue haciendo con unapresencia cada vez mayor en elámbito empresarial e institucional
con el sistema gestor de bases dedatos SQL-Server y el servidor demensajería Exchange.
Esta evolución ha llevado apensar en muchas ocasiones queacabaría convirtiéndose en la em-presa líder en los sistemas para lagestión documental. La mayoría delos documentos que circulan enformato electrónico se crean conaplicaciones Microsoft (Office,FrontPage, Publisher, etc.), y pocoa poco se han añadido más funcio-nalidades a estos editores para
Office web componentsLos web components son
unos controles COM disponiblescon Microsoft office 2000 quepermiten publicar documentos,hojas de cálculo y resultados deconsultas en bases de datos Ac-cess en el web, de forma queotros usuarios podrán leer y edi-tar esta información e interac-tuar con ellos desde su navega-dor de forma similar a como loharían con Word, Excel o Access.
Se incluyen cuatro controles:— Spreadsheet y PivotTable:
permiten trabajar con hojas deExcel.
— DataSource: hace posiblemanejar datos procedentes deAccess.
— Chart: genera gráficoscon la información extraída através del componente Data-Source, Spreadsheet o PivotTable.
Desde el editor de páginashtml FrontPage podemos incluirestos componentes en nuestraspáginas seleccionando una op-ción de menú.
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ofrecer capacidades adicionalescomo el control de versiones, elbloqueo de documentos en edicióno modelos de objetos que permitenprocesar los documentos a travésdel sencillo lenguaje de programa-ción VBA (visual basic for applica-tions).
Obviamente, las capacidadesde gestión documental disponiblesen los productos Office no sonequiparables a las que presentanaplicaciones como Documentum,FileNet o LiveLink intranet, peroMicrosoft ofrece los tres compo-nentes necesarios para diseñar unasolución GED (gestión electrónicade documentos), siempre que nosea necesario trabajar con sistemasoperativos distintos a Windows.Éstas son:
a. fácil integración con las apli-caciones desde las cuales se creanlos documentos,
b. control de los metadatos delos documentos mediante el gestorde bases de datos relacionalesSQL-Server, y
c. repositorio de documentos,gestión de archivos y mecanismosde seguridad del sistema operativode red.
Así, Microsoft se ha presentadoen ocasiones como una seria ame-naza para los proveedores de siste-mas de gestión documental, tan ín-
t imamenteasociados ala GC, aldisponer de:
a. la ma-yor base ins-talada deaplicacionesu t i l i z a d a spara la crea-ción de do-cumentos, y
b. la tec-nología ne-cesaria paradiseñar yconstruir estas soluciones.
Por otro lado, los proveedoresde sistemas para la gestión docu-
mental se ven obligados a mante-ner una estrecha relación con estaorganización —para algunos inclu-so dependencia— si quieren man-tener la integración de sus aplica-
ciones conlos progra-mas utiliza-dos paracrear los do-cumentos ycon el Ex-plorador deWindows.
En este pun-to Microsoftno sólo tieneun controlabsoluto so-bre las he-
rramientas, sino también sobre losformatos en los que se crean losdocumentos. Esto se ha visto acen-tuado con las recientes adquisicio-nes de Visio (programa utilizadopara crear gráficos) y de la gamade productos Corel.
¿Se materializa laamenaza?
A pesar del poder que podríallegar a ejercer, es evidente que noentra en sus planes estratégicoscompetir con los proveedores desoluciones, al menos siempre queéstas se basen en la tecnología deMicrosoft.
La táctica de la empresa haconsistido en ofrecer la infraes-tructura sobre la cual se pueden di-señar sistemas de información yadaptarlos a las necesidades espe-cíficas. Este enfoque es el que si-gue manteniendo respecto a la GCcon el Digital dashboard, comodemuestran las relaciones estable-cidas con FileNet, InfoImage yotros socios a los que nos referire-mos en un apartado posterior.
1. Digital dashboard. Su lan-zamiento coincidió con el de laversión 2000 de Office. Por prime-ra vez el marketing de Microsoftpresentaba una total integraciónentre sus recursos de sobremesa, lasuite Office y las aplicaciones des-tinadas a la gestión empresarial:
Ejemplo de escritorio digital basado en Outlook 2000
Escritorio digital creado por Cornerstone
Ejemplo de escritorio creado por InfoImage en el que se integran distintasfuentes de información
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SQL-Server, Exchange, Siteserver, etc. Office 2000 tambiénofrecía una mayor unificación en-tre las herramientas para la crea-ción de documentos (Word, Excel,etc.) y el editor de páginas webFrontPage, así como un soporterudimentario al lenguaje xml.
Pero la “piedra angular” de lanueva versión de Office era la se-lección del sistema de informaciónpersonal Microsoft outlook, comocliente para la colaboración y lamensajería. Outlook estaba llama-do a sustituir al software cliente deMicrosoft exchange, que se iba aseguir utilizando como servidor demensajería, formularios o colabo-ración y que se presentó como unaalternativa al servidor de trabajo engrupo por excelencia: Lotus no-tes/Domino.
La capacidad de Outlook 2000aumentó notablemente al añadir laposibilidad de parametrizar la he-rramienta utilizando el lenguajeVBA, con lo que se complementabala única opción disponible hastaentonces: VBScript. Pues bien, elobjetivo inicial de Digital dashbo-ard (o Escritorio digital) era con-vertir Outlook en la interfaz desdela cual se pudiese acceder a las dis-tintas fuentes de información queuna persona necesita para realizarsu trabajo, sean éstas personales,internas a la institución o externas.
— Las fuentes de informaciónpersonales son el correo electróni-co, las tareas, los contactos y laagenda.
— Las internas de la empresaincluirían documentos publicadosen carpetas públicas de Exchange,en la intranet, en servidores de fi-cheros de red y servicios de direc-torio que permiten contactar fácil-mente con otros colaboradores conel fin de compartir experiencias,resolver dudas, etc.
— En cuanto a las externas serefieren a documentos, servicios denews, etc., disponibles en internet.
Así, el Escritorio digital podríadefinirse como la posibilidad deutilizar Outlook 2000 como una in-terfaz común desde la cual se pue-de obtener toda la información ne-cesaria, cualquiera que sea su ori-gen o procedencia. Este repositoriode conocimiento puede consistir endocumentos, datos, mensajes, etc.
«La creación de unescritorio digital con-sistiría en diseñaruna página html oxml con la que se re-emplazará la páginaOutlook today, quese nos presenta aliniciar Outlook»
El objetivo que se persigue esreducir la presencia de informaciónno relevante así como la pérdida detiempo y la complejidad que produ-ce tener que utilizar diferentes pro-gramas para completar un trabajo.Es importante resaltar que el con-cepto de Escritorio digital es másamplio que el tradicional de portal,ya que no sólo se puede acceder ala información juzgada como rele-vante para todos los miembros de laorganización sin hacer ningún tipode distinción, sino también a la in-formación personal.
Pero este enfoque puede resul-tar un tanto vago para el usuario fi-nal de las tecnologías de la infor-mación y surgen preguntas del tipo:¿se puede comenzar a trabajar di-rectamente con una aplicación quese llame Escritorio digital? ¿Quépuede esperarse de esta solución?
2. En qué consiste la solución.Outlook 2000 se comporta comoun navegador internet y permiteabrir páginas html, ASP y xml. Lacreación de un escritorio digitalconsistiría en diseñar una páginahtml o xml con la que se reempla-zará el Outlook today. Ésta es unapágina que se nos presenta al ini-ciar la aplicación y que contienelas tareas y convocatorias de reu-
nión previstas para el día en cursoy los mensajes de correo electróni-co que se han recibido. Un escrito-rio digital contaría con una páginabase que se puede configurar paramostrar información y datos proce-dentes de distintas fuentes, con locual se consigue acceder a toda elladesde un único punto de accesoevitándose la necesidad de cambiarde programas para utilizar fuentesheterogéneas.
En su primera propuesta hechapública en abril de 1999, Microsoftutilizó el término nugget (literal-mente “pepita” o trocito) para ha-cer referencia a las distintas seccio-nes en las que se podía dividir lapágina base del Escritorio digital.Cada una de éstas debía estar aso-ciada a una fuente de datos distintade forma que, en una misma pági-na, se podían incluir varios nug-gets. Por ejemplo, uno para mos-trar mensajes relacionados con unproyecto, otro para los documentosutilizados, otro con una hoja Excelcon métricas, etc.
«El concepto de es-critorio digital propo-ne un modelo con-ceptual de más ampli-tud que el que se en-cuentra detrás de lostradicionales portalesde empresa al añadira la agregación defuentes de informa-ción corporativas yexternas las fuentesde información perso-nales»
En su primera versión tambiénse publicó el Outlook view control:la posibilidad de acceder desdecualquier página html al reposito-rio de información gestionado porOutlook, es decir: mensajes, tareas,calendario, etc.
Pero el Escritorio digital haevolucionado desde su primer en-
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Escritorios digitales: la gestión del conocimiento según Microsoft
foque con cambios que han afecta-do tanto a la terminología propues-ta por Microsoft como a las técni-cas para crearlo. En la última ver-sión, publicada en junio del año2000, la página base pasó a consis-tir en un fichero xml al que se pue-den añadir varias webparts.
WebpartsEste concepto equivaldría a las
anteriores nuggets y consiste en unfichero xml que establece qué con-tenidos se van a mostrar en unasección del escritorio. El contenidopuede ser un fichero html, xml, ocódigo script ejecutable en el servi-dor. El webpart puede contener elcódigo xml o html propiamente di-cho o una URL que apunte a un fi-chero remoto disponible en cual-quier otro servidor web.
«El Digital dashboardresource kit 2.01 con-tiene ejemplos quepueden tomarse co-mo base para el desa-rrollo de nuevos es-critorios digitales ywebparts»
En el nuevo modelo los web-parts se pueden agrupar en distin-tos “catálogos” de forma que losusuarios podrán seleccionar de és-tos los que quieren mostrar en suescritorio. Otra mejora importanteen la redefinición del Escritorio di-gital se refiere al almacenamientode los escritorios digitales y de lasdistintas webparts que los compo-nen. Microsoft propone tres alter-nativas para guardarlos:
a. El sistema de ficheros de unservidor Windows 2000.
b. La base de datos SQL-Server.
c. El servidor de colaboracióny mensajería Exchange server2000, publicado recientemente.
La documentación ofrecida porla empresa sobre el Escritorio digi-
tal (disponible en el Digital dash-board resource kit 2.01, en adelan-te Ddrk 2.01) contiene ejemplos deescritorios digitales creados paracada uno de estos modelos de al-macenamiento. Desde estos “repo-sitorios” se puede definir la políti-ca de seguridad que se aplicará alos distintos escritorios digitales,indicar qué usuarios o grupos deellos podrán utilizarlos, etc.
Crear escritoriosdigitales
Necesitamos contar con un ser-vidor Windows 2000 en el que ins-talaremos los escritorios de ejem-plo que se incluyen en el Ddrk2.01. Cuando se instalan se incor-pora también una herramienta deadministración con la cual pode-mos crear uno nuevo vacío, al quese sumarán webparts. Para facilitarel diseño de webparts, el Ddrk 2.01incorpora un añadido, add-in, parala herramienta de programación Vi-sual interDev aunque, al tratarse dearchivos xml, podríamos utilizarcualquier editor de texto para crearuna webpart.
Para desarrollar una, además deindicar cuál va a ser el contenido olos datos que se mostrarán en ella,podremos indicar mediante otraspropiedades cuál va a ser su situa-ción en la página base del escrito-rio, si el usuario podrá mostrarla yocultarla, etc. Finalmente, para quelos usuarios finales puedan accederal nuevo escritorio bastará con con-figurar su aplicación Outlook desdeel registro de Windows para indicaren qué servidor Windows 2000 seencuentran los escritorios digitalesdisponibles.
El papel de losintegradores
Como se puede deducir de lasección anterior, Microsoft no estáofreciendo lo que se suele llamaruna solución “llave en mano” parala GC. Es decir, un programa listopara ser instalado y comenzar a
trabajar. En su lugar, presenta labase que nos permite construir so-luciones parametrizadas a las nece-sidades de cada organización. Así,si se decide afrontar una iniciativaGC basada en el Escritorio digitalserá necesario contar con la cola-boración de un proveedor de solu-ciones Microsoft o disponer de per-sonal interno cualificado para sudesarrollo.
«Cualquier soluciónpara la gestión del co-nocimiento necesitauna mayor o menorparametrización si sequiere que ofrezca elservicio esperado»
Esta propuesta no puede juz-garse como desacertada, ya que sibien los pilares de la GC son co-munes y “universalmente” acepta-dos, el diseño de una solución GCestándar resulta extremadamentecomplejo al depender en gran me-dida las necesidades de gestión do-cumental y de colaboración de ca-da organización, del tipo y del al-cance de proyectos que realice, etc.Por lo tanto, en este sentido cual-quier solución necesita una mayoro menor parametrización si sequiere disponer de una soluciónque ofrezca el servicio esperado.
Desde el lanzamiento de laidea del Escritorio digital, Micro-soft estableció relaciones con em-presas como InfoImage, FileNet,etc., con el fin de que éstas integra-sen sus productos en el conceptodel Escritorio digital. Como resul-tado contamos con productos co-mo FileNet Panagon dashboard,que permite a los usuarios del sis-tema de gestión documental Pana-gon IDM de FileNet acceder al re-positorio de documentos a travésde Outlook 2000 y otros desarro-llos similares.
La lista inicial de empresas quehan diseñado programas en tornoal concepto del Escritorio digital
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ha ido creciendo con nuevas incor-poraciones: Plumtree (con sus Di-gital dashboard solutions),Cornerstone Concepts y sus solu-ciones Portico y Envision (estaúltima para crear fácilmentewebparts) o Linq con su Linq-Portal.
ConclusionesMicrosoft ofrece todos los re-
cursos necesarios sobre los quecimentar una estrategia de GC:herramientas para la colabora-ción como NetMeeting, Exchan-ge, bases de datos, aplicacionesde edición de documentos, bús-queda a texto completo, etc. Sinembargo era necesario un entor-no de integración para todasellas, e incluso Microsoft necesi-taba un marco o modelo que lesituase en la primera línea de unade las áreas que mayor interésacapara en el mundo empresarialy tecnológico: la GC.
El concepto de Escritorio digi-tal puede considerarse un acierto alproponer un modelo conceptual demás amplitud que el que se encuen-tra detrás de los tradicionales “por-
tales de empresa”, al añadir a laagregación de fuentes de informa-ción corporativas y externas los re-cursos de información personales.
Por otra parte, la elección deOutlook 2000 como la herramientaestratégica constituye un importan-te impulso para este “sistema ges-
tor de información personal”, queen muchas ocasiones sólo se utilizacomo lector de correo electrónico,con lo que se desperdicia gran par-
