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UGEL AREQUIPA NORTE

SVIGE 2018

-INSTRUCTIVO-

REPORTE DE

HORAS EFECTIVAS

NOVIEMBRE - 2018

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1. Generalidades

En cumplimiento del Decreto Supremo Nº 008-2006-ED que aprueba los “Lineamientos para el

Seguimiento y Control de la Labor Efectiva de Trabajo Docente en las Instituciones Educativas Públicas”, la

UGEL Arequipa Norte pone a disposición de las IIEE Públicas de los niveles EBR, el FORMULARIO DE

REPORTE DE HORAS EFECTIVAS del periodo escolar 2018, el cual estará disponible en el aplicativo SVIGE

a partir del mes de noviembre del presente año.

El reporte de la información respecto a las Horas Efectivas, es responsabilidad del(la) Director(a) de la IIEE,

para lo cual se ha elaborado el presente instructivo, a fin de orientar la regularización de meses anteriores,

así como para la creación del reporte y envío de los 2 últimos meses del periodo escolar 2018 (noviembre

y diciembre).

2. Calendarización (Compromiso 3)

El reporte de Horas Efectivas, naturalmente, está estrictamente relacionado con lo calendarizado en el

Compromiso 3, de este modo, la cantidad de días calendarizados, así como el número de horas lectivas,

se obtienen de dicho compromiso.

2.1. Número de secciones del Nivel

Para obtener el TOTAL DE HORAS EFECTIVAS, SVIGE le solicitará el número de secciones del nivel al

momento de ingresar al formulario de horas efectivas, si bien el sistema intentará pedir este dato por

única vez, es recomendable ingresarlo de forma correcta cada vez que se solicite.1

3. Formulario de Reporte de Horas Efectivas y Formulario de Asistencias:

El formulario de reporte de Horas Efectivas se basa en el formulario de Asistencia que toda I.E. remite a

través de SVIGE de forma mensual, esto implica que las operaciones de creación, modificación, grabación

de datos, envío del reporte, entre otros, son similares al formulario de Asistencia.

Por tanto, y en adelante (a partir del mes de noviembre-2018), ambos formularios deben remitirse a través

de SVIGE en forma conjunta, teniendo en cuenta que el reporte para el tema de HORAS EFECTIVAS

dependen del personal que se informa en ASISTENCIA2.

1 SVIGE solicitará este dato cada vez que se genere un nuevo reporte para un mes. 2 Predeterminadamente se toma en cuenta al personal DOCENTE y DIRECTIVO, la razón por la que se incluye al personal DIRECTIVO obedece al hecho de incluir a IIEE cuyo(a) Director(a) tiene aula a cargo, caso contrario, éste debe ser quitado de la lista.

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4. Regularización de Meses Anteriores

Teniendo en cuenta, que el reporte del cumplimiento de horas efectivas corresponde únicamente al

personal DOCENTE (incluyendo a las I.E.’s cuyo(a) Director(a) tiene aula a cargo), toda I.E. de gestión

pública del nivel EBR, cuenta con datos pre-cargados3 a partir del mes de marzo-2018 hasta octubre-2018

(los meses de noviembre y diciembre debe ser creado íntegramente por cada Director(a)), de este modo, es tarea

y responsabilidad del(a) Director(a) regularizar el reporte de Horas Efectivas de dichos meses.

4.1. Personal PRE-Cargado (Docente y Directivo)

Predeterminadamente, SVIGE ha pre-cargado a todo personal de la I.E. correspondiente al tipo de

personal DOCENTE y DIRECTIVO, por tanto, recae en el (la) Director(a) la tarea de VALIDAR y certificar

dichos datos verificando que el personal que se presenta en la lista, es estrictamente aquél que

cumple labor efectiva con los estudiantes.

Observe el siguiente ejemplo: En este caso, la I.E. cuenta con 8 docentes, SVIGE (de acuerdo a lo explicado en el párrafo anterior) le presenta

una LISTA de 9 personas (más 1 directivo), la I.E. certifica que el directivo que se presenta en la LISTA no tiene

aula a cargo, por tanto, éste debe quitarse de dicha lista haciendo clic en la opción “[X]” ubicado al principio

del nombre del directivo:

Luego de efectuar lo descrito, la lista debe quedar así:

Si la I.E. es unidocente o bien el(la) Director(a), cuenta con aula a cargo, éste debe

permanecer en la lista para el informe de las Horas Efectivas.

3 Por datos pre-cargados se entiende a la lista de personal docente y directivo de acuerdo a lo remitido en la asistencia en dichos meses

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5. Funcionamiento y Aplicación

5.1. Acceso

Ingrese a SVIGE de la forma habitual, usando sus datos de usuario y contraseña.

Elija nivel y acceda a la interfaz principal de SVIGE, observará que se ha habilitado un nuevo enlace

denominado “Horas Efectivas” en el Menú General, observe la siguiente imagen:

Haga clic en el nuevo enlace “Horas Efectivas” para acceder a la interfaz del reporte de Horas Efectivas

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5.2. Formulario de Reporte de Horas Efectivas

Al hacer clic en el enlace indicado, aparecerá la siguiente interfaz:

Ingrese el número de secciones que corresponde al nivel de su IE y haga clic en el botón Aceptar.

• Haga clic en el botón (1), para iniciar con el reporte de horas efectivas del mes de

noviembre-20184, el presente instructivo ha sido creado dentro de los plazos que

corresponden a la creación y reporte (envío) de la asistencia del mes de noviembre 2018 (cuyo

plazo vence el 5 de diciembre).

Por lo descrito en el segundo párrafo del numeral 3 del presente instructivo, si desea crear el

reporte de Horas efectivas del mes de noviembre, asegúrese de haber generado la

ASISTENCIA para dicho mes.

• Haga clic en el botón (2), para acceder a un listado de los reportes enviados por

su I.E. respecto a las HORAS efectivas, además, este botón le permitirá acceder a los meses

anteriores (de marzo a octubre) para proceder a su regularización.

A continuación, se explicará los procedimientos para:

- Regularizar el reporte de HORAS EFECTIVAS de un mes anterior5.

- Crear el reporte de HORAS EFECTIVAS para el mes de noviembre (actual).

Importante: Los procedimientos que se describen en el presente instructivo, toman valores, listas, nombres, horas

y otros, exclusivamente en condición de ejemplo, con el objetivo de mostrar situaciones reales para que cada

Director(a) adecue el instructivo al contexto de su I.E.

4 Aunque puede iniciar con el reporte de Horas Efectivas del mes de noviembre, es preferible que lo haga a partir de marzo en adelante. 5 Se explica la regularización de un mes, debiendo proceder de similar forma para los otros meses.

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6. Regularizar el reporte de HORAS EFECTIVAS de un mes anterior.

a. Haga clic en el botón , para acceder al listado de reportes enviados respecto a las

HORAS EFECTIVAS, SVIGE le mostrará el listado de reportes de Horas Efectivas:

Tenga en cuenta lo siguiente:

o Se muestran los reportes que deben ser regularizados desde el mes de marzo hasta el mes

de octubre. (El hecho de mostrarse como OMISO, de momento, no implica ninguna

responsabilidad adicional para la I.E. y/o el(la) Director(a)).

o Las horas EFECTIVAS anuales se ha obtenido de lo calendarizado en el Compromiso 3, allí

se tiene:

▪ 184 dias calendarizados, y

▪ 1104 horas lectivas

Si, por ejemplo, se toma en cuenta a 8 secciones con las que la I.E. cuenta en el nivel,

el producto de 1104 y 8 resulta en el total de HORAS EFECTIVAS PROGRAMADAS para

el periodo escolar 2018 (8832 horas).

o El cuadro de Reporte de Horas Efectivas, muestra las columnas que permitirán ver el

avance mes a mes según éstos se vayan regularizando. Inicialmente el cuadro mostrará un

0% de avance.

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b. Por ejemplo, para regularizar el reporte de HORAS EFECTIVAS del mes de marzo 2018, haga clic

en el enlace en forma de “ojo” de color azul a la altura de dicho mes:

SVIGE, le mostrará el formulario de reporte de Horas Efectivas: (observe y verifique que, en el fondo

del formulario, para el caso de este ejemplo, debe mostrarse el texto “Marzo” en forma oblicua, además en

los títulos del listado se debe mostrar el nombre del mes sobre el cual se está trabajando)

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c. Proceda a INGRESAR y/o MODIFICAR los datos que predeterminadamente se muestran en dicho

formulario, al hacerlo, asegúrese de Grabar los datos ingresados o modificados usando el botón

, el sistema le mostrará un mensaje confirmando que el proceso de grabación ha

sido correcto y los totales de horas programadas y efectivas volverán a recalcularse6.

Ejemplo:

d. Si estima conveniente ingresar una observación, nota u otro al reporte de Horas Efectivas en el

que esta trabajando, use el botón , al hacer clic sobre él, se mostrará un

cuadro de diálogo en el que podrá describir la observación deseada para luego guardarlo7.

Ejemplo:

Si en la observación esta precisando algún día de recuperación, es muy importante que se especifique la fecha y las

horas recuperadas en formato:

dd/mm/aaaa : n horas

En la imagen de ejemplo se aprecia que se señala como primer día de recuperación el 09/04/2018 : 6 horas8

6 Si un cuadro es diferente del valor de hora efectiva del nivel, el fondo del mismo cambiará de color. 7 A diferencia del formulario de Asistencia, aquí la observación general, se ingresa ANTES de enviar definitivamente el reporte. En Asistencia se ingresa después. 8 Posteriormente, la observación que se graba se mostrará en una línea, esto no implica ningún problema siempre y cuando las fechas de recuperación se indiquen de acuerdo al formato indicado.

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e. Verifique que toda la información mostrada en el formulario de Horas Efectivas es correcta, luego

haga clic en el botón , para remitir definitivamente el reporte correspondiente al

mes de marzo, previamente, SVIGE le presentará un cuadro de confirmación de envío, recuerde

además que el reporte a enviar tiene carácter de Declaración Jurada y es irreversible.

Haga clic en el botón “Enviar”.

f. Haga clic en el botón para verificar el reporte que acaba de enviar, SVIGE le

mostrará la siguiente pantalla:

Observe que en la columna ESTADO, aparece el icono que indica que el reporte del mes de

marzo ha sido regularizado, además las columnas de Horas cumplidas, acumuladas, así como el

% de avance, han sido actualizados.

g. Para imprimir el reporte de Horas Efectivas y/o generar el archivo en formato PDF, haga clic en el

icono de “ojo“ de color azul a la altura del mes regularizado ( ), el sistema le mostrará el

formulario enviado y en la parte final el botón , al hacer clic sobré él, podrá generar

el reporte de lo remitido. Ejemplo:

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7. Crear el reporte de Horas Efectivas del mes de noviembre 2018

De acuerdo a lo descrito y explicado en el numeral 4 del presente instructivo, el personal involucrado en

el reporte de Horas efectivas, ha sido pre-cargados desde el mes de marzo hasta el mes de octubre del

periodo escolar 2018, esto conlleva a que los datos para los meses restantes de noviembre y diciembre

deben ser cargados y reportados por el(la) Director(a).

7.1. Iniciar un reporte de Horas efectivas

a. Asegúrese de haber importado el personal de Asistencia para el mes actual9, verificado ello,

haga clic en el enlace para ingresar a la interfaz principal:

b. Haga clic en el botón , y espere a que el sistema le muestre el

mensaje:

Haga clic en “Aceptar”

c. A continuación, se le mostrará la lista de personal docente y directivo que se ha importado10:

9 Este procedimiento es el que se realiza habitualmente mes a mes en la Asistencia 10 En este punto también es posible y válido quitar de la lista al personal que no cumple labor efectiva con los estudiantes.

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d. Verifique la lista y luego haga clic en el botón , acepte la confirmación que aparece

en pantalla, y espere a que el sistema le muestre las siguientes opciones:

e. Haga clic en el botón “Iniciar Horas Efectivas”

f. Siga los pasos que se describen desde el literal “c” del numeral 6, del presente instructivo.

8. Obtener el reporte ANUAL de avance de Horas Efectivas11

Se asume que el(la) Director(a) de la I.E. es responsable de regularizar los reportes mensuales del

cumplimiento de HORAS EFECTIVAS del periodo escolar 2018 desde el mes de marzo hasta el mes de

octubre, la siguiente imagen muestra un ejemplo de ello:

Observe los meses regularizados ( ) en la lista, además el cuadro muestra el avance en el cumplimiento

de horas efectivas de un 90.2% hasta el mes de octubre.

Haga clic en el botón para generar el reporte general en formato PDF.

11 El formato del reporte de Horas Efectivas, puede variar según las necesidades del aplicativo, esto no supone un funcionamiento anormal.