PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN Y CALIDADFORMATOS TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
GR-F-67 Ver 1
DOCUMENTOCONTROLADO
CD S SB CT E D S M
11 9 g
11 9 4 c
i
11 9 2 c
i
11 9 3 c
i
11 9 1 c
i
i
i
11 9 5 c
i
11 9 6 c
i
PROCEDIMIENTO ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCESO / ETAPA CODIGO FECHA DE ELABORACIÓN VERSIÓNAño Mes Día
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 11 2019 03 14 1
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, transferir al archivo
histórico. La subserie documental
posee valores secundarios
CAPACITACIONES TÉCNICAS
Registro de asistencia Capacitación
CAPACITACIONES GENERALES
Registro de asistencia de capacitación tematicas que apliquen transversalmente
CAPACITACIONES SALUD OCUPACIONAL
Registro de asistencia
CAPACITACIONES EXTERNAS
Solicitud de capacitación externa
Soporte capacitación externa (Certificado)
Registro de transferencia de conocimiento (nombre de la capacitación que recibió el colaborador y que está transfiriendo al equipo.)
ENCUESTAS
Encuestas de capacitación
APRENDIZAJE Y DESARROLLO
SemiPublico Fisico papel 5 5 X X
EVALUACIONES
Evaluacion
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DOCUMENTOCONTROLADO
CD S SB CT E D S MPROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓNARCHIVO CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
11 13 g
11 13 1 c
i
i
i
i
11 13 2 c
i
i
i
i
11 13 3 c
i
i
11 40 g
11 40 3 c HISTORIA LABORAL
BIENESTAR
Privados Fisico papel 5
Listado de integrantes
Acta de reunión
Acta de conformación
Evaluaciones
PLAN DE BENEFICIOS Y CRONOGRAMA
Plan de beneficios
Plan o Cronograma
HISTORIAS
Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, transferir al archivo
histórico. La subserie documental
posee valores secundarios
ACTIVIDADES
Informe de actividad
Lista de asistencia
Evaluación del evento
Registro fotografico
COMITÉS DE BIENESTARX5 X
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DOCUMENTOCONTROLADO
CD S SB CT E D S MPROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓNARCHIVO CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
i
i
i
i
Protocolo* Actualización De Datos* Carnet Vacunación* Cédula * Certificado De Antecedentes* Constancias Laborales* Diplomas* Formato Hoja De Vida* Libreta Militar* Autorizacion Uso De Datos Personales Y Verificacion De Referencias.
Solicitud de contratación* Solicitud Contratación Termino Fijo* Solicitud Contratación Termino Indefinido* Solicitud Contratación Aprendiz
Contratos* Contrato A Termino Fijo* Contrato A Termino Indefinido* Contrato De Aprendizaje *Otrosi
Gestión de desempeño* Acta Entrenamiento De Personal* Acta Proceso Inducción General/Certificado De Induccion General.* Acta Proceso Inducción Proceso* Acta Proceso Inducción Puesto De Trabajo* Evaluación Periodo De Prueba* Evaluación Proceso De Inducción* Reporte Individual Plan De Desarrollo* Informe De Valoración De Competencias* Evaluación De Desempeño * Plan De Mejora Individual* Kpis
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GESTIÓNARCHIVO CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
i
Actas y Memorandos* Acta Compromiso Cumplimiento De Pérfil* Acta Compromiso Uso Chaleco Institucional* Acta Compromiso Éticos* Acta Entrega De Activos* Acta Entrega De Cargo* Acta Entrega De Carné Institucional* Acta Entrega De Dotación* Acta Entrega Documentos Empleados* Acta Entrega Elementos De Protección Personal* Acta Entrega Manual De Cargo* Acta Entrega Uniforme* Acta Reglamento Interno De Trabajo* Acta Obligaciones Básicas* Aviso Terminación De Contrato* Cambio Horario Laboral* Condición Declarante De Renta* Cuenta Bancaria* Encargos* Entrega Estación De Computo* Hoja De Vida Brigadista* Libro De Vacaciones* Licencias* Llamados De Atención* Permisos* Reglamento Para Biblioteca* Renuncia* Sansión Disciplinaria* Solicitud Modificación Clausula Exclusividad* Solicitud Por Promoción* Vacaciones* Autorización De Datos Personales Para Empleados*Autorización Para La Utilización De Imágenes* Acta De Compromiso Al Cumplimiento De Comportamientos Éticos Y Politicas Empresariales* Comunicación Interna Asignación De X X
Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, realizar selección mediante muestreo
cualitativoatendiendo el siguiente
criterio:conservar totalmente las
historiaslabores pertenecientes a
gerentes ydirectivos y realizar una
muestraaleatoria del 10% entre el
resto dehistorias labores.
El documento conservado debe
reproducirse en un medio digital para
garantizar su consulta y conservación.Normatividad:Sensible Fisico papel 2 88 X
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CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
i
i
i
Gestión de desempeño* Acta Entrenamiento De Personal* Acta Proceso Inducción General/Certificado De Induccion General.* Acta Proceso Inducción Proceso* Acta Proceso Inducción Puesto De Trabajo* Evaluación Periodo De Prueba* Evaluación Proceso De Inducción* Reporte Individual Plan De Desarrollo* Informe De Valoración De Competencias* Evaluación De Desempeño * Plan De Mejora Individual
X X
Novedades de nómina* Autorización Consignación* Autorización De Descuento* Certificado Incompatibilidades* Incapacidades* Legalización Anticipos* Legalización Gasto De Viaje* Libranzas* Orden De Pago* Paz Y Salvo* Permisos No Remunerados* Poliza De Vida*Formato De Autorización De Descuento
Pagos* Anticipo de cesantias* certificado de ingresos y retenciones* liquidación de contrato laboral* liquidación de vacaciones* pagos depositos judiciales* primas* retiro parcial y total de cesantias
Normatividad:Ley 190 de 1995Ley 594 de 2000Ley 100 de 1993Ley 909 de 2004
Decreto 2400 1968 art. 26.Decreto 1950 de 1973 Decreto 1748 de 1995
Decretos 760, 770, 775, 785, 1227,
1128, 2539, 2772 de 2005.Resolución Ministerio de
Trabajo 1016de 1989
Resolución Ministerio de Salud 2569
de 1999 (historias laboralesocupacionales).
Artículo 264 del Código sustantivo de
trabajo.Circular 004 de 2002 y 012
DAFP –AGN
Sensible Fisico papel 2 88 X
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
i
i
i
11 40 1 c
i
Seguridad social* Certificación De Afiliaciones De Contratación Inicial* ARL* EPS* Caja De Compensación Familiar* Pensiones* Cesantías
Sistema De Salud Y Seguridad* Accidente Laboral* Análisis Puesto De Trabajo* Certificado De Apto* Consentimiento Informado* Enfermedad Profesional* Examen De Retiro* Politicas De Salud Y Seguridad* Recomendaciones Medicas
HISTORIA APRENDICES SENA
Solicitud de contratación* Solicitud de contratación aprendiz SENA
SARLAFT* Formato de conocimiento o vinculación de empleado*Declaración de bienes y rentas*Consulta listados SARLAFT*Reportes internos *Reportes externos
Cumplido el tiempo de
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CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
i
i
i
i
i
i
Memorandos y actas* Acta entrega de activos * Acta entrega de cargo * Renuncia* llamados de atención* Permisos (mayores de tres días)* Cuenta bancaria* Autorización de datos personales para empleados* Autorización para la utilización de imágenes
Sensible Fisico papel 2
Protocolo* Formato hoja de vida* Cedula* Certificado antecedentes * Diplomas * Constancias laborales * Actualización de datos* Carnet vacunación
Seguridad social* ARL * EPS* Caja de compensación familiar
Oficio de presentación* Oficio
Contrato* Contrato de aprendizaje
Novedades de nómina* Incapacidades* Autorización de descuento
X X
retención en elarchivo central, realizar
selección mediante muestreo cualitativo
atendiendo el siguiente criterio:
conservar totalmente las historias
labores pertenecientes a gerentes y
directivos y realizar una muestra
aleatoria del 10% entre el resto de
historias labores.El documento conservado
debereproducirse en un medio
digital paragarantizar su consulta y
conservación.Normatividad:
Ley 190 de 1995Ley 594 de 2000Ley 100 de 1993Ley 909 de 2004
Decreto 2400 1968 art. 26.Decreto 1950 de 1973 Decreto 1748 de 1995
Decretos 760, 770, 775, 785, 1227,
1128, 2539, 2772 de 2005.Resolución Ministerio de
Trabajo 1016de 1989
Resolución Ministerio de Salud 2569
88
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CD S SB CT E D S MPROCEDIMIENTO ARCHIVO
GESTIÓNARCHIVO CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
i
i
11 40 4 c
i
i
i
i
SARLAFT* Formato de conocimiento o vinculación de empleado*Declaración de bienes y rentas*Consulta listados SARLAFT*Reportes internos *Reportes externos
Sistema de salud y seguridad* certificado de apto* Examen de retiro* Accidente laboral
HISTORIA PASANTES
Salud 2569de 1999 (historias laborales
ocupacionales).Artículo 264 del Código
sustantivo detrabajo.
Circular 004 de 2002 y 012 DAFP –
AGN
Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, realizar selección mediante muestreo
cualitativoatendiendo el siguiente
criterio:conservar totalmente las
historiaslabores pertenecientes a
gerentes ydirectivos y realizar una
muestraaleatoria del 10% entre el
resto dehistorias labores.
El documento conservado debe
Solicitud de contratación* Solicitud de autorización y contratación de pasantes
Protocolo* Formato hoja de vida* cedula* certificado antecedentes * Diplomas * Constancias laborales * Actualización de datos*copia carnet estudiantil
Seguridad social* ARL * EPS
Carta de presentación* Carta de Presentación del Pasante
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GESTIÓNARCHIVO CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
i
i
i
i
11 70 g
11 70 1 c
i X
Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, transferir al archivo
histórico. La subserie Reglamento interno
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
Sistema de salud y seguridad* Certificado de Apto* Examen de Retiro* Accidente durante su pasantía en la empresa
2 88 X
debereproducirse en un medio
digital paragarantizar su consulta y
conservación.Normatividad:
Ley 190 de 1995Ley 594 de 2000Ley 100 de 1993Ley 909 de 2004
Decreto 2400 1968 art. 26.Decreto 1950 de 1973 Decreto 1748 de 1995
Decretos 760, 770, 775, 785, 1227,
1128, 2539, 2772 de 2005.Resolución Ministerio de
Trabajo 1016de 1989
Resolución Ministerio de Salud 2569
de 1999 (historias laboralesocupacionales).
Artículo 264 del Código sustantivo de
trabajo.Circular 004 de 2002 y 012
DAFP –AGN
Memorandos y actas* Acta entrega de activos (cuando aplique) *Requerimiento de informes *Renuncia*Cuenta bancaria*Acta de inicio de pasantía/servicio social estudiantil obligatorio del estudiante*informe final de la pasantía* recibido de certificación pasantía*Autorización de datos personales para empleados*Autorización para la utilización de imágenes
Novedades de nómina* Incapacidades
X
SARLAFT* Formato de conocimiento o vinculación de empleado*Declaración de bienes y rentas*Consulta listados SARLAFT*Reportes internos *Reportes externos
REGLAMENTOS
Privado Fisico papel 5 5 X
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GESTIÓNARCHIVO CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
i
11 75 g
11 75 1 c
i
i
i
i
i
i
i
i
11 75 2 c
i
i
i
i
i
11 75 4 c
histórico. La subserie documental
posee valores secundarios
Listado socialización reglamento interno por sedes
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Profesiogramas enviados (se cargará de manera provisional)
Mediciones ambientales
certificaciones médicas laborales (custodia historias clinicas y licencia médica salud ocupacional)Socialización Politica Integral sistemas de gestión
Cumplido el tiempo de retención en el
ACTIVIDADES
Nombre de la actividad (MES)
Informes
Listas de Asistencia
Evaluaciones
BRIGADA DE EMERGENCIA
Acta de conformación
Actas de reuniones
Evaluaciones
Capacitaciones (Informe, listas de asistencia y certificados)
Reconocimientos
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
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GESTIÓNARCHIVO CENTRAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
i
i
11 75 3 c
i
i
i
i
i
11 75 6 c
i
11 75 8 c
i
11 75 5 c
i
i
i
i
i
i
Locativas
Orden y aseo
Publico / Sensible Fisico papel 15 X
Capacitaciones
MATRIZ DE RIESGO
Matriz
PLAN DE EMERGENCIA
Plan de emergencia
INSPECCIONES
Botiquines
Extintores
Lista de Asistencia
Actas de reuniones
Generales
Informe auditorias
X X
retención en elArchivo Central, se selecciona
una muestrarepresentativa de los
documentos deacuerdo a sus valores
primarios ysecundarios. El tiempo de
retención se aplicaa partir de la ultima consulta.
Cronograma
Presupuesto
COPASST
Acta de elección
Acta de conformación
5
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS)
CODIGO FÓRMATO SOPORTE
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
11 75 7 c
i
i
11 73 g
11 73 2 c
i
i
11 73 1 c
i
i
CP:Código de Proceso CT: Conservación Total S: Código de Serie documental E : Eliminación
SB:Subserie documental D: Digitalización g Serie documental (g) S: Selecciónc Subserie documental ( c) M: Microfilmación i Tipo documental (i)*
PAUSAS ACTIVAS
Informes
RESPONSABILIDAD SOCIAL
PROGRAMA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
Publico Fisico papel 5 5 X X
Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, transferir al archivo
histórico. La subserie documental
posee valores secundarios
Oficios
Informes De Desarrollo Jornadas De Responsabilidad Social
________________________ Nombre: Gregorio Arango
_______________________ Nombre:Gisela Potosi
Subtipodocumental
Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central, transferir al archivo
histórico. La subserie documental
posee valores secundarios
Oficios pilas con el ambiente
Oficios puntos azules y tapitas para sanar
CONVENCIONES Prof. Gestión Documental Gerente GR-GTH
MEDIO AMBIENTE
Publico Fisico papel 5 5 X X
Listas de asistencia
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