REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA COORDINACIÓN DE PRÁCTICAS PROFESIONALES
DISEÑO DE UN PLAN DE CUENTAS CONTABLES PARA UNA EMPRESA
MANUFACTURERA UBICADA EN EL SUB-GRUPO ACTIVIDADES D E
EDICIÓN E IMPRESIÓN Y DE REPRODUCCIÓN DE GRABACIONE S
AUTORES:
LUIS CARRUIDO LINDA RODRÍGUEZ
TUTORA: DRA. ROSARIO CAROLINO
Barquisimeto, enero de 2012
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA COORDINACIÓN DE PRÁCTICAS PROFESIONALES
DISEÑO DE UN PLAN DE CUENTAS CONTABLES PARA UNA EMPRESA
MANUFACTURERA UBICADA EN EL SUB-GRUPO ACTIVIDADES D E
EDICIÓN E IMPRESIÓN Y DE REPRODUCCIÓN DE GRABACIONE S
Trabajo presentado para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública
Por: LUIS CARRUIDO Y LINDA RODRÍGUEZ
Enero, 2012
iii
iv
DEDICATORIA
A mi madre…
LMRA
v
AGRADECIMIENTO
A la profesora Rosario Carolino por su dedicación, aporte y paciencia en la
elaboración del presente trabajo de grado.
A todos los profesores con vocación que a lo largo de la carrera aportaron su
granito de arena en la transferencia de los conocimientos indispensables para formar
profesionales de calidad, sobre todo aquellos profesores cuyo nivel de exigencia en el
área académica es elevado ya que son creadores de conocimiento.
A la UCLA en general, por todos los beneficios estudiantiles sin los cuales no
hubiese sido posible llegar hasta aquí.
LMRA
vi
ÍNDICE DE CONTENIDO
DEDICATORIA ......................................................................................................... iv AGRADECIMIENTO ................................................................................................. v ÍNDICE DE CONTENIDO......................................................................................... vi ÍNDICE DE CUADROS ............................................................................................ vii ÍNDICE DE ILUSTRACIONES............................................................................... viii RESUMEN .................................................................................................................. ix INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1 CAPÍTULO I .............................................................................................................. 3
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................... 3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ......................................... 9
Objetivo General ......................................................................... 9 Objetivos Específicos .................................................................. 9
IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN ............................................ 10 ALCANCE Y LIMITACIONES...................................................... 12
CAPITULO II .......................................................................................................... 13 MARCO REFERENCIAL ............................................................... 13
Antecedentes de Investigación .................................................. 13 Bases Teóricas........................................................................... 16 Bases Legales ............................................................................ 63 Definición Conceptual y Operacional de la Variable ............... 92
CAPITULO III ......................................................................................................... 94 MARCO METODOLÓGICO .......................................................... 94
CAPITULO IV ......................................................................................................... 98 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS ..................... 98
CAPITULO V ......................................................................................................... 108 LA PROPUESTA .......................................................................... 108
CAPÍTULO VI ....................................................................................................... 209 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................. 209
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................... 213 ANEXOS ................................................................................................................. 220 ANEXO A ................................................................................................................ 221
vii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro N° 1 principios de contabilidad ...................................................................... 19
Cuadro N° 2 Concepto de Empresa Familiar .............................................................. 34
Cuadro N° 3 clasificación de las empresas según la actividad económica ................. 37
Cuadro N° 4 Actividades de edición e impresión y de reproducción de grabaciones 38
Cuadro N° 5 Elementos de la cuenta .......................................................................... 46
Cuadro N° 6 Naturaleza y comportamiento de las cuentas ......................................... 52
Cuadro N° 7 Asignación de números a los grupos generales de partidas. Ejemplo ... 55
Cuadro N° 8 Ejemplo código contable ...................................................................... 55
Cuadro N° 9 Distinción entre partidas corrientes y no corrientes .............................. 57
Cuadro N° 10 Operacionalización de la variable ....................................................... 93
viii
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración N° 1 Fases del Proceso contable ............................................................... 30
Ilustración N° 2 Proceso de Sistematización .............................................................. 32
Ilustración N° 3 Elementos de la Cuenta “T” ............................................................. 45
Ilustración N° 4.Ejemplo Formato Código Contable .................................................. 56
ix
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA COORDINACIÓN DE PRÁCTICAS PROFESIONALES
DISEÑO DE UN PLAN DE CUENTAS CONTABLES PARA UNA EMPRESA
MANUFACTURERA UBICADA EN EL SUB-GRUPO ACTIVIDADES D E EDICIÓN E IMPRESIÓN Y DE REPRODUCCIÓN DE GRABACIONE S
Autores: Luis Carruido y Linda Rodríguez
Tutor: Dra. Rosario Carolino Enero, 2012
RESUMEN
La presente investigación estuvo orientada a presentar una propuesta de diseño de un de un plan de cuentas contables para una empresa manufacturera ubicada en el sub-grupo actividades de edición e impresión y de reproducción de grabaciones, ubicada en Barquisimeto, Estado Lara que, de común acuerdo con los dueños de la empresa se denominará para la presentación del presente trabajo como EL RETO, C.A., lo que permite salvaguardar la información confidencial que proporcione la organización. Para la presentación de la referida propuesta fue necesario realizar un diagnóstico de la situación contable, financiera, fiscal y administrativa de la empresa, lo cual permitió identificar las cuentas contables que se requieren para el diseño de la estructura del plan de cuentas contables. La metodología estuvo enmarcada en el paradigma de investigación cuantitativa, estudio de casos de aplicación de conocimientos, descriptivo, orientado a estudiar y analizar un conjunto de hechos o situaciones económicas vinculadas con las actividades de la empresa. Se aplicó un cuestionario, la observación directa y revisión de documentos de la empresa que permitió levantar datos significativos. Como resultado se obtuvo la necesidad de implementar un sistema de información contable de control, que mejore el registro de las operaciones, a fin de cumplir los deberes y obligaciones de la empresa y a la toma de decisiones acertadas. Se identificaron un conjunto de cuentas contables ajustadas a las características de la empresa para el desarrolló la propuesta de Diseño de un plan de cuentas y la descripción de cada una de ellas mediante un manual del código contable
Descriptores: Plan de cuentas, Manual del Código contable, Sistematización contable. PyMEs
INTRODUCCIÓN
En estos tiempos modernos, toda organización requiere de sistemas de
información que se adecúen al tipo de actividades y, en general, al objeto o giro de la
empresa. Sin embargo, la mayoría de pequeñas y medianas empresas (pymes) sobre
todo las tipificadas como empresas familiares, en su mayoría, no tiene sistemas
adecuados que acumulen la información de las operaciones diarias, por tanto, sin la
presencia de estos sistemas, no es posible identificar justamente la cuantía de las
obligaciones adquiridas por la empresa, bajo términos legales y/o comerciales, los
bienes y derechos adquiridos por esta y la manera integral como se constituye su
acervo patrimonial.
Esta debilidad, reduce la posibilidad de éxito para cualquier organización, en
vista de la innegable competencia existente en el contexto económico donde operan, y
donde las decisiones oportunas representan una función ineludible para el día a día en
la dirección de la sociedad. Sin embargo, aun habiendo nuevas herramientas
tecnológicas y sencillas en la acumulación de la información, las pequeñas y no tan
pequeñas empresas parecieran no darle la importancia requerida al manejo de la
información contable bien sea por negligencia, desconocimiento o simplemente por
considerarla poco importante. Esto trae como consecuencia que muchas de estas
empresas se mantengan en niveles muy bajos de crecimiento y en muchos casos la
falta de información o desconocimiento de los movimientos de sus derechos y
obligaciones termina por colocar a la sociedad en un estado de insolvencia o quiebra
de la cual no es posible recuperarla.
Dado este hecho, se considera importante la presente investigación en virtud de
que el presente estudio se orienta al diseño de un plan de cuentas contables para una
empresa manufacturera ubicada en el sub-grupo actividades de edición e impresión y
de reproducción de grabaciones. Estudio de casos referido a la empresa “el Reto,
C.A.” y aplicable a sociedades con características similares, con el fin de sistematizar
la información financiera, que sirva de medio para el cumplimento de obligaciones
2
ante organismos públicos y privados nacionales y municipales y sin lugar a duda,
para la toma de decisiones gerenciales.
Para tal fin, se llevó a cabo un diagnóstico de la situación contable, financiera,
fiscal y administrativa de la empresa “El Reto C.A.”, a través de la aplicación de
técnicas de recolección de información tales como el cuestionario, la observación
directa y revisión de documentos de la empresa y así levantar datos significativos que
permitió la identificación de las cuentas contables que se requieren para luego diseñar
la estructura del plan de cuentas contables para la referida empresa.
Ahora bien, la presente investigación se enmarca en el paradigma de
investigación cuantitativa, descriptiva, lo cual permitió realizar el diagnóstico que
facilitó llevar a cabo el objetivo del presente estudio de casos.
Por otra parte, se presenta algunos antecedentes de investigación que, de una u
otra manera, se encuentran relacionados con el presente trabajo, así como las bases
teóricas y legales inherentes a la teoría contable, las cuales son indispensables para
llevar a cabo el objetivo fundamental del presente estudio de casos.
Por último, se presentan las conclusiones, recomendaciones y propuesta del
catálogo de cuentas como herramienta fundamental para la sistematización contable
de la organización.
Cabe destacar, que el presente estudio de casos es de gran valor, no solo para
corregir las fallas de la empresa objeto de este estudio, sino que sirve de base para
consultas posteriores de estudiantes de pregrado, profesionales, y toda persona
interesada en educarse para solventar los problemas contables, fiscales y de control de
este tipo de empresas.
3
CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Desde tiempos remotos, la humanidad se ha visto en la necesidad de realizar
anotaciones o registros de las transacciones económicas con el objetivo de llevar un
control sobre las mismas, tener certeza de los bienes, derechos y obligaciones, para
tomar decisiones, para ser usados como medios de prueba y rendir cuentas ante
terceros, razón por la cual nace la contabilidad, tal como menciona Covarrubias
(1987), citado por Hernández, E., (2006):
La contabilidad es una actividad tan antigua como la propia Humanidad. En efecto, desde que el hombre es hombre, y aun mucho antes de conocer la escritura, ha necesitado llevar cuentas, guardar memoria y dejar constancia de datos relativos a su vida económica y a su patrimonio: bienes que recolectaba, cazaba, elaboraba, consumía y poseía; bienes que almacenaba; bienes que prestaba o enajenaba; bienes que daba en administración, etc. (p. 193).
Es así como la contabilidad ha estado presente de una u otra manera en la
historia de la humanidad y ha evolucionado desde simples anotaciones hasta el uso de
técnicas complejas y principios contables para asegurar la veracidad de la
información que de ella se desprende. En Consecuencia, desde la antigüedad se ha
considerado los registros o anotaciones contables de gran importancia para mantener
el control de los actos mercantiles.
Sobre este aspecto Frá Luca Pacioli, considerado el Padre de la Contabilidad,
expresa en su tratado "De las Cuentas y las Escrituras” (1494) Tratado XI, Título
noveno, citado por Parra, I., (2004):
Como es bien sabido, quien desee dedicarse al comercio y operar con la debida eficacia, necesita fundamentalmente tres cosas… La principal de ellas es el dinero… la segunda cosa que se precisa para el tráfico mercantil es ser un buen contador y saber hacer las cuentas con gran rapidez… la tercera y última cosa necesaria es la de registrar y anotar
4
Todos los negocios de manera ordenada, a fin de que se pueda tener noticia de cada uno de ellos con rapidez… (p. 41).
De acuerdo con lo anterior, se puede afirmar que quienes decidan dedicarse a
una actividad económica que les produzca utilidad y les permita mantenerse en el
tiempo de manera eficiente y eficaz, el cual es el fin último de una organización, debe
poseer fundamentalmente capital y conocimientos contables que le permitan el
registro de las transacciones de manera rápida y ordenada con el fin de proporcionar
la información financiera de forma veraz y oportuna a los diferentes usuarios.
A lo expuesto por el autor citado, se puede agregar un elemento fundamental el
cual es el conocimiento de la normativa legal vigente que regula las transacciones
económicas. En Venezuela, en principio, el acto de realizar registros contables de las
transacciones económicas está regulado por el Código de Comercio de la República
Bolivariana de Venezuela (1955) en donde se establece la obligatoriedad de llevar la
contabilidad Art. 32, Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su
contabilidad1…
Ahora bien, los hechos económicos se representan, en términos contables, como
“cuentas”2 que, debido al volumen y diversidad de las transacciones económicas, es
1 Definiciones de Contabilidad: • Sanz, C. (2002) Contabilidad: Ciencia social de naturaleza económica que tiene por objeto elaborar
información en términos cuantitativos, relativa a la realidad de una empresa, para que los usuarios puedan adoptar sus decisiones. Es la ciencia de información económica puesto que suministra básicamente datos sobre el patrimonio de una persona y el resultado (pérdidas o ganancias) habido durante el ejercicio. (p. 28).
• Horngren, C. (2003) …es el sistema de información que mide las actividades de las empresas, procesa esa información en estados (informes) y comunica los resultados a los tomadores de decisiones (p. 5).
• Quesada, F. (2004) …se puede definir como una ciencia de carácter empírico y naturaleza económica, cuyo objetivo es la presentación y predicción cualitativa, cuantitativa y organizativa de los hechos económicos, realizada por medio de métodos científicos suficientemente contrastados, con el fin de poder comunicar a las unidades económicas información objetiva, relevante y válida para la toma de decisiones. Como sistema informativo ofrece una información estructurada y relevante, sobre las cuestiones que atañen al proceso de creación, distribución de la renta y a la situación de la riqueza de la empresa. (p. 270).
2Definición de Cuentas:
5
indispensable que estén organizadas. Para lograr dicho orden, la contabilidad de una
organización debe fundamentarse en un plan o catálogo de cuentas, el cual debe ser
estructurado de acuerdo a las necesidades de cada organización.
Aunado a esto, para que ese plan de cuentas se utilice correctamente es
necesario realizar la descripción de cada una de las cuentas en un instrumento
denominado manual de cuentas o manual descriptivo de las cuentas en donde se
define cada una de ellas y se describe su comportamiento.
De igual modo es imprescindible el diseño e implementación de procedimientos
de control que permita la confiabilidad en la información financiera que se produce a
través de los estados financieros, los cuales deben estar fundamentados en los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela3 teniendo en
cuenta los criterios de adopción de las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) en Venezuela4.
En consecuencia, para cada organización, la importancia de obtener información
financiera confiable radica en su utilidad para la toma de decisiones acertadas,
eficientes y eficaces ya que la economía es cambiante, globalizada y de una
implacable competencia entre entes económicos. Por lo tanto, para que una
organización sea competitiva y se mantenga en el tiempo debe controlar todas las
• Horngren, C. (2003) …Es el instrumento básico de los resúmenes contables; es decir, es el registro detallado de los cambios que ocurren en un activo, un pasivo o el capital contable durante un periodo específico. (p. 39).
• Sanz, C. (2002) Cuenta: Instrumento que representa a un elemento patrimonial de manera individualizada y permite conocer sus movimientos y su situación cuantitativa en cualquier momento. (p. 32)
3De acuerdo con el Boletín de Aplicación Nro. 8 (BA VEN NIF 8) (2011) emitido por la Federación de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV), Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela se clasifican en dos grupos: • VEN-NIF GE, correspondientes a los principios de contabilidad que adoptarán las grandes entidades
y están conformados por los Boletines de Aplicación (BA VEN-NIF), que deben ser aplicados conjuntamente con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF completas); y
• VEN-NIF PYME, correspondientes a los principios de contabilidad que adoptarán las pequeñas y medianas entidades, conformados por los Boletines de Aplicación (BA VEN-NIF), que deben ser aplicados conjuntamente con la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES). (p. 3).
4 Boletín de Aplicación Nro. 6 (BA VEN-NIF 6)
6
operaciones que realiza y esto se puede lograr a través del diseño e implementación
del uso de herramientas contables como las expuestas en los párrafos precedentes.
Por tal motivo, la información debe ser precisa y lo más detallada posible de
manera tal que pueda cumplir su función principal, informar a los usuarios sobre la
situación financiera de la organización de manera clara, objetiva, veraz y oportuna,
para luego relacionar esa información con el entorno (económico, político y social)
con el fin de, previo análisis, tomar decisiones en función de los objetivos
organizacionales.
De acuerdo a lo antes expuesto, el diseño congruente y razonado de un plan de
cuentas aplicable al tipo de organización y sus actividades, incrementa las
posibilidades de permanencia en el tiempo, pues, con su implementación adecuada, se
establecen controles para los bienes, derechos y obligaciones; se realizan estados
financieros conforme a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, por
ende, confiables para la toma de decisiones coherentes con la realidad de la empresa
y, ciertamente, minimiza los riesgos de contraer sanciones fiscales.
En este sentido, se puede afirmar que la contabilidad es el pilar fundamental, la
radiografía de una organización y el órgano vital que puede llevar al éxito o al fracaso
a cualquier tipo de organización. Esto se debe a que con la información que
proporciona se puede conocer con certeza la situación financiera de la misma, siendo
la fuente de información primaria para la administración. A partir de la contabilidad
se determinan los costos de producir bienes o servicios, la productividad, la
rentabilidad de una empresa, la capacidad de pago, la factibilidad de proyectos de
inversión, utilidad, proyecciones, en fin, permite realizar análisis financieros
indispensables para la toma de decisiones acertadas. Por ende, la importancia del
diseño previo de un plan de cuentas adaptado a las necesidades de la organización
radica en la veracidad de la información que producirá a medida que van ocurriendo y
se van registrando los hechos económicos.
En consecuencia, las organizaciones tanto públicas como privadas, con o sin
fines de lucro, antes de iniciar su funcionamiento deben diseñar un plan de cuentas
7
que les permita, de manera controlada, realizar todas las actividades que les sean
propias a su objeto y su personalidad jurídica. Considerando que las organizaciones
nacen con el propósito de realizar múltiples operaciones, según su objeto; que
generan el flujo de efectivo y que modifican constantemente los elementos del
patrimonio y en base a la información se toman decisiones administrativas, se
adquieren derechos y obligaciones con terceros y particulares, se hace fundamental el
registro de tales operaciones de manera estrictamente organizada, a través del plan de
cuentas, para obtener información útil que sea comprensible, relevante, confiable,
oportuna y comparable en los distintos periodos económicos y con otras empresas del
mismo ramo.
Ahora bien, en Venezuela predominan las Pequeñas y Medianas Empresas
(PyME5), generalmente de carácter familiar, que ocupan un espacio importante en la
vida económica de Venezuela, y en las cuales existen casos de empresas que, en los
primeros años de puestas en funcionamiento, no poseen un plan de cuentas
estructurado que se adapte a sus necesidades, de hecho se han dado casos en los
cuales no se lleva la contabilidad ya sea por negligencia de los dueños, porque no
manejan el aérea de conocimiento, falta de tiempo, porque desconocen su valor para
el éxito de la empresa, desconocen la normativa legal que lo exige o simplemente por
no asumir los costos de contratar un profesional competente en la materia.
Tal es la situación de la empresa objeto de estudio del presente estudio de casos
que, por razones de seguridad, se utilizará un nombre ficticio “El Reto C.A.”,
empresa familiar, dedicada a la manufactura de productos litográficos y tipográficos,
a la prestación de servicios de mantenimiento de maquinaria utilizada en el ramo,
servicios de impresión y comercialización de material publicitario en general. De
acuerdo con el Registro de Información Fiscal de la Empresa, se ubica en el grupo de
5La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV) a través del Boletín de Aplicación Nro. 6 (BA VEN NIF 6) (2011), califica pequeña y mediana entidad (PYME) como: una Entidad formalmente constituida que persiga fines de lucro, y… que “Emite sus Estados Financieros con propósito de información general para sus usuarios, entre otros: accionistas, acreedores, empleados y público en general. (p. 4).
8
la actividad económica denominado “Industrias Manufactureras”, específicamente en
el Sub-grupo “actividades de edición e impresión y de reproducción de grabaciones”.
Esta pequeña empresa inicia sus actividades en el año 2008 y, debido a su
carácter familiar predomina la informalidad de las operaciones, las cuales influyen
directamente en los procedimientos contables y los controles internos por lo que aun
no dispone de un plan de cuentas estructurado que se adapte a sus necesidades, por
ende no poseen una estructura de costos adecuada ni controles contables, el cual hoy
es un requisito fundamental para el cumplimiento de la normativa legal, en especial la
Ley de Costos y Precios Justos (2011), el Código de Comercio (1955) y el régimen
tributario vigente.
En este sentido, al no tener un plan de cuentas que se adapte a sus necesidades
existe mayor probabilidad de incumplimiento de la normativa legal vigente, de
errores en la evaluación del funcionamiento de la empresa, dificultades para contratar
con el estado, retrasos e incomodidades en solicitudes de financiamiento, y falta de
credibilidad por parte de posibles inversionistas y, como resultado de esto, en su
crecimiento.
La falta de información confiable dificulta la toma de decisiones acertadas ya
que la administración desconoce los resultados de la empresa, lo que produce una
incertidumbre financiera de sus operaciones. Si se desconocen estos resultados y la
empresa opera en pérdida, la misma puede eventualmente descapitalizarse y, según el
caso, podría encontrarse en quiebra sin el conocimiento de la administración. Por el
contario si opera en utilidad la gerencia realiza sus labores a ciegas y por lo tanto sus
decisiones podrían no ser acertadas en cuanto a inversiones.
Por otra parte, al no poseer una estructura de costos adecuada, se le dificulta la
determinación del costo de producir determinado producto o prestar determinado
servicio, establecer precios y conocer el margen de utilidad, teniendo implicaciones
más amplias tanto financieras como fiscales y legales. Tal es el caso de la
determinación del Impuesto Sobre la Renta (ISLR), del Impuesto al Valor Agregado
(IVA) y el incumplimiento de la Ley de Costos y Precios Justos (2011).
9
De igual modo, la inexistencia de un control afecta negativamente la
confiabilidad de la información que genera la empresa ya que la probabilidad de que
se cometan errores y se produzcan faltantes es mayor. A su vez, dificulta la
determinación de los tributos que se causan por el funcionamiento de la empresa, por
lo tanto, si se determina el incumplimiento de estos deberes formales y obligaciones a
través de un procedimiento de fiscalización, por parte del ente regulador en la
materia, la empresa podría ser sancionada con multas que la afectaría
financieramente.
Estas deficiencias producto de la inexistencia de un plan de cuentas conllevan a
un registro inadecuado de las operaciones que tendrá efectos negativos en la toma de
decisiones, pudiendo perjudicar la productividad y crecimiento de la empresa.
Considerando lo expuesto en párrafos precedentes, este estudio de casos
pretende, a partir del diagnostico de la situación contable, financiera, fiscal y
administrativa de la empresa “El Reto C.A.”, diseñar la estructura de un plan de
cuentas contables, la descripción de cada una de esas cuentas y procedimientos de
control que se adapte a sus necesidades.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General
Diseñar un plan de cuentas contables para una empresa manufacturera ubicada
en el sub-grupo actividades de edición e impresión y de reproducción de grabaciones.
Objetivos Específicos
(1) Diagnosticar la situación contable, financiera, fiscal y administrativa de la
empresa “El Reto C.A.”
(2) Identificar las cuentas contables que se requieren
(3) Diseñar la estructura del plan de cuentas contables de la empresa “El Reto
C.A.”
10
IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN
La contabilidad es el pilar fundamental y fuente primaria de información de toda
organización. En consecuencia, las deficiencias en este aspecto, generan
implicaciones altamente desfavorables en una amplia gama de variables
organizacionales como lo son la situación financiera, fiscal, la toma de decisiones y la
permanencia en el tiempo. Por lo tanto, el diseño de herramientas contables,
actualizadas y adaptadas a las NIIF para PYMES y al régimen legal vigente, que sean
aplicables al tipo de empresas objeto de estudio, aportan valor a las mismas ya que
son herramientas que permiten el control de las operaciones así como la toma de
decisiones acertadas que se traducen en eficiencia y eficacia administrativa lo que
implica solidez y fortaleza que se verá reflejada en el crecimiento de la organización
y, con el uso de la contabilidad de costos por ordenes específicas, logrará ser
competitiva en el mercado y cumplir con las disposiciones de la Ley de Costos y
Precios Justos (2011) y la normativa que de ellas se deriven.
Ahora bien, el presente trabajo está orientado al diseño de un plan de cuentas que
se adapte a las necesidades de una empresa manufacturera ubicada en el sub-grupo
actividades de edición e impresión y de reproducción de grabaciones “El Reto C.A.”.
Para ello es indispensable llevar a cabo un diagnóstico preliminar de la situación
financiera, contable, fiscal y administrativa de la misma que permitirá identificar, a
fondo, los problemas que presenta y las causas susceptibles de ser corregidas en el
proceso, para luego identificar las cuentas que requiere este tipo de empresa con la
finalidad de desarrollar una herramienta que le permita solventar los problemas
contables de la misma y a la vez contribuir con otras empresas del ramo que
presentan el mismo problema y, las que inician sus operaciones, para prevenir
situaciones similares. En este sentido, el producto del presente trabajo aporta una
solución práctica a un problema de la actualidad y que es frecuente en las PYMES, ya
que es común observar situaciones irregulares en cuando al cumplimiento de normas
legales y contables y que son causas comunes de sanciones recurrentes y, a la vez,
limitan el crecimiento de las empresas.
11
En este sentido, para el logro del desenvolvimiento adecuado de las operaciones
de una organización es indispensable llevar a la práctica los conocimientos emanados
de la teoría contable y del marco legal, por lo tanto, el sentido de este estudio es
precisamente la aplicación teórico-práctica de la ciencia contable y el marco jurídico
indispensable en la solución del problema planteado. De igual modo, este estudio
pretende promover futuras investigaciones más especializadas sobre las
consecuencias derivadas de la inexistencia o deficiencia de procedimientos contables
en las organizaciones y las posibles soluciones con el fin de crear conciencia tanto en
los empresarios, administradores y futuros profesionales de la Contaduría Pública en
cuanto a la importancia de la contabilidad y del uso de las herramientas y técnicas
fundamentales que de ella se derivan.
Por otra parte, la metodología que se aplicará en el desarrollo del presente
estudio es la de estudio de casos, ya que permite abordar problemas actuales con la
finalidad de proponer soluciones prácticas, lo que supone es la metodología ideal para
abordar el presente trabajo por el hecho de que está dirigido al aporte de
herramientas contables actualizadas y específicas con el fin de dar soluciones
prácticas a problemas contemporáneos de índole empresarial que, aunque va dirigido
a una empresa en particular, afectan a un número significativo de organizaciones
venezolanas.
Finalmente, en Venezuela, llevar la contabilidad es de obligatorio cumplimento,
sin embargo existen carencias en cuanto a cultura contable en el ámbito
administrativo de gran cantidad de PYMES y es responsabilidad de los profesionales
de la Contaduría Pública prestar asesoría a este tipo de empresas. Por esta razón los
futuros profesionales en la materia deben prepararse para afrontar tal responsabilidad
y, por ende, realizar estudios que permitan identificar los problemas más frecuentes
para dar soluciones oportunas llevando a la práctica los conocimientos adquiridos en
el transcurso de los estudios de pregrado. En consecuencia, el presente estudio de
casos es de gran valor, no solo para corregir las fallas de la empresa objeto de este
estudio, sino que sirve de base para consultas posteriores de estudiantes de pregrado,
12
profesionales, y toda persona interesada en educarse para solventar los problemas
contables, fiscales y de control de este tipo de empresas.
ALCANCE Y LIMITACIONES
El presente estudio de casos está orientado a diseñar un plan de cuentas contables
para una empresa manufacturera ubicada en el sub-grupo actividades de edición e
impresión y de reproducción de grabaciones que, de acuerdo a sus características, se
ubica en la categoría de PYME. Sin embargo, esta herramienta servirá a otras
organizaciones del mismo ramo y características.
En el proceso se realizará la descripción del comportamiento de cada una de las
cuentas y a la vez se realizará el diseño de procedimientos de control que permita la
confiabilidad en la información financiera. En cuanto a la estructura de las cuentas se
utilizará el método de acumulación de costos por órdenes específicas debido a las
características de las actividades económicas que realiza la empresa en el proceso
productivo y en la prestación de servicios. Todo ello en base a las NIIF para PYMES
y a la normativa legal vigente.
En cuanto a la delimitación de la presente investigación consiste en el estudio de
casos de una empresa familiar ubicada en la ciudad de Barquisimeto, Estado Lara, la
cual se dedica a la manufactura de productos litográficos y tipográficos, a la
prestación de servicios de mantenimiento de maquinaria utilizada en el ramo,
servicios de impresión y comercialización de material publicitario en general. Es
importante destacar que, por autorización de los accionistas, se utilizara un nombre
diferente, el cual es “El Reto C.A.”.
13
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN
Velandria, L. (2005), realizó una investigación de campo, de tipo descriptivo-
exploratorio titulada “Empresas Familiares: Probabilidades de Permanencia en el
Tiempo. Estudio de Caso: Empresa Infoquimic, C.A.” dirigida a explicar el
comportamiento organizacional de las empresas familiares y sus probabilidades de
permanencia en el tiempo en donde se plantea que una protocolización de reglas
claras sobre políticas y procedimientos en la informalidad de un negocio familiar
puede prevenir su desaparición y promover su actuación frente a los mercados
globales.
Aunque la investigación (ob. cit.) va dirigida a explicar el comportamiento
organizacional de las empresas familiares, este trabajo aporta el conocimiento del por
qué las empresas familiares tienden a la informalidad de las operaciones las cuales
influyen directamente en los procedimientos contables y los controles internos que
debe establecer toda organización y la organización objeto de estudio del presente
trabajo es una empresa familiar que podría presentar el mismo comportamiento del
caso estudiado en la investigación del citado autor.
Fernández, M. (2005) realizó una investigación no experimental, de diseño
transeccional, tipo descriptiva explicativa, de modalidad de campo, titulada
“Procedimientos para el Control de Costos por Ordenes Específicas como
Herramienta de Ventaja Competitiva para la Empresa Urúa Editorial (Ubicada en
Guanare, Estado Portuguesa), en donde se propone un manual de procedimientos de
control de costos por ordenes especificas para una empresa editorial que le provea de
informes confiables y oportunos, acorde a las necesidades, tamaño, tipo de empresa y
disponibilidad de recursos.
14
Esta investigación representa un aporte importante para esta investigación ya que
proporciona el método de acumulación de costos que se utilizará en el diseño del
plan de cuentas de la empresa objeto del presente estudio debido a que las empresas
estudiadas en ambos casos pertenecen al mismo ramo, pues, realizan actividades
económicas similares y ambas son calificadas como PYME lo que implica que el
proceso de costeo no debe ser costoso dado que los recursos de este tipo de empresa
son considerablemente limitados.
Farías, Y. y Martínez, I. (2006), realizaron una investigación documental, de
tipo descriptiva titulada “Manual de normas y procedimientos contables para la
estandarización de procesos en la presentación de estados financieros del sector
construcción caso: Inversiones ALEY, C.A.”, cuyo objetivo principal fue diseñar un
manual de normas y procedimientos en la presentación de Estados Financieros para
una empresa perteneciente al sector construcción en donde, además, explican la
importancia de la implementación de un manual de procedimientos con el fin de
estandarizar los procesos facilitando tanto la evaluación de las partidas como el
registro de las transacciones de manera tal que se realicen de forma sistematizada, de
acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados con el fin de obtener
estados financieros con información confiable para la toma de decisiones.
De igual modo, Henríquez, E. y Salceda, J. (2008) realizaron una investigación
bajo el modelo de proyecto factible, titulado “Propuesta de procedimientos contables
que permita una toma de decisiones acertadas en la hacienda Barranquilla ubicada en
Churuguara, edo. Falcón, con el propósito de proponer procedimientos contables
como herramientas clave para la toma de decisiones. De igual modo, explican la
necesidad del uso de herramientas contables apegadas a las normas de contabilidad
generalmente aceptadas como lo es la formalización de procedimientos contables.
En las investigaciones de Farías, Y. y Martínez, I. y de Henríquez, E. y Salceda,
J. (2006, 2008), se evidencia, en sus respectivos diagnósticos y conclusiones, las
deficiencias contables que presenta cada una de las organizaciones estudiadas que, en
principio, consiste en la inexistencia de herramientas contables adecuadas que
15
permitan la toma de decisiones acertadas. Por lo tanto, se vinculan con la presente
investigación en el sentido de que corroboran la necesidad de diseñar herramientas
contables, lo cual es el objetivo de este trabajo de grado, en donde se pretende
establecer los lineamientos para el registro adecuado de las transacciones, destacando
su utilidad en el control de los bienes, derechos y obligaciones y la importancia de la
información que producen, a través de los estados financieros, en la toma de
decisiones.
Castillo, S. , González, M. y Pérez, L. (2010) realizaron un trabajo de
investigación de campo, de tipo descriptivo, no experimental, titulado “Incidencia de
la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera para la Pequeña
y Mediana Empresa (NIIF para PYME) en la presentación de los estado financieros
de la empresa Servicio UNOMEJOR. C.A. En el año 2011” dirigida a explicar las
incidencias de la adopción de las NIIF para PYME en la presentación de los estados
financieros de la empresa objeto de su estudio y la importancia que tienen estas
normas de contabilidad en cuanto a la uniformidad en el tratamiento contable y al
detalle en que debe ser presentada la información para que sea confiable y útil.
La investigación de Castillo y otros (2010) es importante en la realización del
presente trabajo porque, para la realización de una herramienta contable como la que
se pretende realizar, se debe considerar las incidencias de la aplicación de las NIIF
para PYME ya que la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela
(FCCPV) en el Boletín de Aplicación VEN-NIF Nº 0 (BA VEN-NIF 0) Versión 5
(2011), el cual …regula el proceso de adopción y aplicación de las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF) a ser incorporados como
principios de contabilidad generalmente aceptados en Venezuela (p. 3), establece la
fecha de aplicación de VEN-NIF para PYME para los ejercicios económicos que se
inicien a partir del 01 de enero de 2011.
16
BASES TEÓRICAS
Los antecedentes de investigación y las bases teóricas constituyen un sistema
coordinado de elementos que sustentan el desarrollo de la presente investigación. En
este sentido, es indispensable una revisión teórica en cuanto a las bases conceptuales
que deben ser tomadas en cuenta, los principios y normas de contabilidad así como el
proceso contable, específicamente la fase de sistematización de acuerdo con el
objetivo general de la presente investigación, el cual es diseñar un plan de cuentas
contables para una empresa manufacturera.
Contabilidad General
Para lograr el objetivo del presente trabajo es indispensable exponer los
conceptos básicos inherentes a la contabilidad.
En este aspecto, a continuación se presenta algunos conceptos de contabilidad
según diversos autores:
Sanz, C. (2002) define contabilidad como
Ciencia social de naturaleza económica que tiene por objeto elaborar información en términos cuantitativos, relativa a la realidad de una empresa, para que los usuarios puedan adoptar sus decisiones. Es la ciencia de información económica puesto que suministra básicamente datos sobre el patrimonio de una persona y el resultado (pérdidas o ganancias) habido durante el ejercicio. (p. 28).
Por su parte, para Horngren, C. (2003) “…es el sistema de información que mide
las actividades de las empresas, procesa esa información en estados (informes) y
comunica los resultados a los tomadores de decisiones” (p. 5).
De igual modo, Quesada, F. (2004) define contabilidad
…como una ciencia de carácter empírico y naturaleza económica, cuyo objetivo es la presentación y predicción cualitativa, cuantitativa y organizativa de los hechos económicos, realizada por medio de métodos científicos suficientemente contrastados, con el fin de poder comunicar a las unidades económicas información objetiva, relevante y válida para la toma de decisiones. Como sistema informativo ofrece una información estructurada y relevante, sobre las cuestiones que atañen
17
al proceso de creación, distribución de la renta y a la situación de la riqueza de la empresa. (p. 270).
Tanto Sanz como Quesada definen la contabilidad como una ciencia económica,
por ende social, con el objetivo de producir información para la toma de decisiones.
Y los tres autores coinciden, básicamente, en que la contabilidad produce información
sobre el patrimonio de una empresa para la toma de decisiones.
Entonces, la contabilidad se puede definir como una ciencia económica cuyos
conocimientos parten de la experiencia, es decir, de carácter empírico que estudia los
hechos económicos de una entidad, los analiza, interpreta y transforma en
información relevante para la toma de decisiones a través de métodos, técnicas y
principios que le dan validez a la información.
Ahora bien, la contabilidad presenta varias vertientes en cuanto al tipo de
información que produce de acuerdo a la relevancia para los diferentes usuarios de la
misma, entre la cuales se encuentra la contabilidad financiera, contabilidad
administrativa e inclusive la contabilidad tributaria.
Contabilidad Financiera
Para Meigs, R (2000), “…La contabilidad financiera se refiere a la información
que describe los recursos, las obligaciones y las actividades financieras de una
entidad económica (bien sea una organización o un individuo).” (p. 4).
De hecho, la contabilidad financiera presenta, en términos monetarios,
información referente a las transacciones que realiza una entidad. Describe los hechos
económicos, los bienes y derechos que posee, así como las fuentes de financiamiento.
Se caracteriza por presentar información de propósito general, la cual es útil para
los usuarios externos de la entidad. Estos usuarios pueden ser acreedores, accionistas,
inversionistas o entidades gubernamentales.
Esta información debe ser medida y presentada de acuerdo con los principios de
contabilidad de aceptación general que, en Venezuela, son emanados por la
Federación de Colegios de Contadores Públicos (FCCPV).
18
Contabilidad Administrativa o de Gerencia
La contabilidad administrativa, también denominada de gerencia o analítica,
representa un sistema de información útil para los usuarios internos de una entidad ya
que, sin duda, es una herramienta de planificación y control. Entre los aspectos más
relevantes se puede mencionar el análisis de costos, presupuestos y análisis de
desempeño.
Esta información es relevante solo para los administradores y empleados de una
entidad ya que a partir de la misma se toman decisiones inherentes al funcionamiento
y desarrollo de las actividades de la entidad.
Contabilidad tributaria o fiscal
Representa un sistema de información útil para las instituciones
gubernamentales, específicamente para el fisco. Se basa en la información financiera,
la cual debe ser ajustada y preparada según los requerimientos fiscales. Tal es el caso
de la determinación de la renta para el cálculo del Impuesto Sobre la Renta (ISLR)
que, partiendo de la información financiera, se debe realizar una serie de ajustes
según las disposiciones legales contenidas en el régimen tributario.
Una vez analizado los tipos de contabilidad es necesario destacar que la presente
investigación se centra en la contabilidad de propósito general, es decir, en la
contabilidad financiera.
Principios, Características e Hipótesis Fundamentales de Contabilidad
Financiera
Para que la información que produce la contabilidad sea útil para la toma de
decisiones por parte de los distintos usuarios es indispensable que sea de calidad. Por
tal motivo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela,
VEN-NIF, establecen los principios, características, e hipótesis fundamentales en las
que se debe basar la contabilidad para que la misma cumpla cabalmente su objetivo.
19
Cabe destacar que los principios de contabilidad se encuentran segregados en el
Marco Conceptual de las NIF Completas y en la Sección 2 de las NIF para PYMES
en las características e hipótesis fundamentales de la información financiera (Ver
Cuadro N° 1).
Cuadro N° 1
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
Hipótesis Fundamentales
(1) Base de Acumulación o Devengo
(2) Hipótesis de Negocio en Marcha
Características Cualitativas
(1) Comprensibilidad
(2) Relevancia Materialidad o Importancia Relativa
(3) Fiabilidad Representación Fiel
La Esencia Sobre la Forma
Neutralidad
Prudencia
Integridad
(4) Comparabilidad
(5) Restricciones a la Información Relevante y Fiable
Oportunidad
Equilibrio entre Costo y Beneficio
Equilibrio Entre Características Cualitativas
(6) Imagen Fiel / Presentación Razonable Elaboración Propia (2011) Fuente: Marco Conceptual de las NIF / Sección 2 NIF para PYMES
A continuación se presenta una explicación breve de cada uno de estos
principios.
Hipótesis fundamentales
(1) Base de Acumulación o Devengo
Esta hipótesis consiste en que los hechos económicos se deben registrar, y
posteriormente informar a través de los Estados Financieros, en el momento en que
20
ocurren, independientemente del momento en que se recibe el efectivo o se realizan
desembolsos. De esta manera, los usuarios de la información tomaran decisiones
acertadas en base al conocimiento de las obligaciones y derechos futuros que presenta
la entidad.
(2) Hipótesis de Negocio en Marcha
Esta hipótesis consiste en que la información se presenta en los Estados
Financiero bajo el supuesto de que la entidad continuará realizando sus operaciones
normales en un futuro cierto y que, por lo tanto, no tiene intenciones de cesar sus
actividades. En caso contrario, la entidad debe revelar tales intenciones.
Características Cualitativas
(1) Comprensibilidad
Se refiere a que la información contable debe ser comprensible para los distintos
usuarios pero que no se debe excluir información relevante bajo el supuesto de que la
misma sea de difícil comprensión.
De igual modo, este principio o cualidad establece que los usuarios deben poseer
conocimientos básicos del negocio y de contabilidad y a la vez deben tener la
voluntad para adquirir esos conocimientos.
(2) Relevancia
La relevancia se refiere a la utilidad o grado de importancia de la información
para la toma de decisiones.
Dicho en otras palabras, la información financiera de una entidad refleja hechos
pasados y presentes, en base a esos hechos los usuarios toman decisiones que afectan
el futuro de la entidad, en consecuencia, la información debe ser presentada de
manera tal que permita a los usuarios la toma de decisiones acertadas, razón por la
cual surge el principio de materialidad o importancia relativa.
21
Materialidad o Importancia Relativa
Este principio tiene relación con la cuantificación de las partidas presentadas en
los Estados Financieros y se refiere a que la información tiene importancia relativa, y
por ende es relevante, cuando su omisión o presentación errónea influye en la toma de
decisiones, es decir, cuando la información induce a la los usuarios a tomar
decisiones que no tomarían si la información fuese presentada correctamente.
(3) Fiabilidad
Para que la información sea útil tiene que, necesariamente, ser fiable. Para que
sea fiable la información debe estar libre de errores y sesgo y debe ser presentada de
manera tal que refleje, razonablemente, la realidad de la situación contable de la
entidad.
Ahora bien, para que la información sea fiable debe ser una representación fiel de
las transacciones, debe prevalecer la esencia sobre la forma, debe ser neutral,
prudente e integra.
Representación Fiel
Ser refiere a que la información debe representar fielmente las transacciones o
los hechos económicos que ocurren en la entidad de acuerdo con los criterios de
presentación de la información establecidos en las Normas de información Financiera
(VEN-NIF).
La Esencia Sobre la Forma
Esta cualidad consiste en que, para que sea fiable la información, debe
contabilizarte los hechos económicos de acuerdo a su esencia y condiciones bajo las
cuales ocurren, es decir, de acuerdo a la realidad, independientemente de su forma
legal.
Neutralidad
Para que la información sea fiable debe ser neutral, para ello debe ser presentada
libre de sesgo, es decir, la información no debe ser presentada de manera tal que
22
influya en decisiones que favorezca las intenciones de una persona o grupo en
particular.
Prudencia
La prudencia consiste en la medición y presentación los hechos económicos
teniendo en consideración la incertidumbre que los mismos generan a través de
estimaciones o previsiones razonables que no afecten la fiabilidad de la información.
Integridad
Para que la información sea fiable debe ser íntegra. La integridad se refiere a que
la información debe ser completa dentro de los límites de la importancia relativa y el
costo, es decir, debe ser presentado toda información que sea necesaria para la toma
de decisiones acertadas de manera tal que no genere costos excesivos.
(4) Comparabilidad
La información debe ser comparable en el tiempo para poder evaluar tendencias,
por ejemplo, la evolución de la empresa a través del tiempo. También debe poder ser
comparable con otras entidades similares. Para ello el uso de las políticas contables
deben ser uniformes en la medida que representen la imagen fiel de la entidad.
Este principio o cualidad permite el cambio de políticas contables, sin embargo
establece que se debe revelar dichas políticas, cualquier cambio y sus efectos para
que los usuarios puedan comparar, de manera coherente, la información con distintos
periodos económicos.
(5) Restricciones a la Información Relevante y Fiable
Oportunidad
La oportunidad se presenta como una restricción entre la relevancia y la
fiabilidad en el sentido de que para que la información sea relevante debe ser
oportuna, es decir, debe ser presentada a tiempo para que la toma de decisiones sea
acertada. Sin embargo, existe momentos en que la necesidad de información oportuna
puede comprometer la fiabilidad de la misma. En consecuencia, debe existir un
23
equilibrio entre relevancia y fiabilidad que permita la presentación oportuna y veraz
de la información en pro de satisfacer las necesidades de los usuarios y a la vez
propicie la toma de decisiones acertadas.
Equilibrio entre Costo y Beneficio
Esta restricción se refiere a que los beneficios que aporta la información deben
ser superiores al costo de producirla. Sin embargo, la norma reconoce que en
ocasiones es impracticable el cálculo del costo-beneficio, por lo tanto, queda a juicio
profesional ponderar esa relación.
Equilibrio entre Características Cualitativas
La norma establece que debe existir un equilibrio entre las características
cualitativas, sin embargo deja al juicio profesional la ponderación de ese equilibrio de
acuerdo a cada caso particular y manteniendo el postulado de relevancia.
(6) Imagen Fiel / Presentación Razonable
Se refiere a que la información presentada aplicando las características
cualitativas y las normas contables correspondientes, reflejará la imagen fiel de los
hechos económicos y estará presentada de manera razonable.
Normas de Contabilidad Aplicables a las Pequeñas y Medianas Empresas
(PYMES) en Venezuela
Tanto las normas como los principios de contabilidad son los pilares
fundamentales para que la información que produce la contabilidad a través de los
Estados financieros sea de calidad, por ende útil, para la toma de decisiones
acertadas.
Ahora bien, en Venezuela, la potestad de dictar normas de contabilidad está
atribuida a de La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela
(FCCPV) de acuerdo a lo estipulado en el artículo 22 de la Ley del Ejercicio de la
Contaduría Pública (1973). Es por ello que, bajo esta atribución, la FCCPV decide la
adopción en Venezuela de las Normas Internacionales de Información Financiera
24
(VEN-NIF)6. Entre estas normas existe una norma específica para PYMES (NIIF para
PYMES) cuyo contenido es de aplicación obligatoria para aquellas pequeñas y
medianas empresas que califiquen como tal de acuerdo a los criterios establecidos en
los Boletines de Aplicación (BA VEN-NIF) emitidos por la FCCPV y las NIIF para
PYMES emitidas por El Consejo de Normas Internacionales de Información
Financiera (IASB).
Boletines de Aplicación (BA VEN-NIF)
Boletín de Aplicación VEN-NIF Nº 0 (BA VEN-NIF 0) Versión 5 (2011).
“…Regula el proceso de adopción y aplicación de las Normas Internacionales
De Información Financiera (NIIF) a ser incorporados como principios de
contabilidad generalmente aceptados en Venezuela”. (Párr. 5). A su vez establece
las fechas de adopción de VEN-NIF que para las pequeñas y medianas empresas es
para los periodos que inicien a partir del 01 de enero de 2011. De igual modo
establece en su párrafo 15 que para la aplicación en Venezuela de las NIIF, se
utilizará la traducción oficial al español emitida por el IASB.
Boletín de Aplicación VEN-NIF Nº 2 (BA VEN-NIF 2) Versión 1 (2010).
Este Boletín establece los criterios para el reconocimiento de los efectos de la
inflación7 en los estados financieros8 preparados de acuerdo a VEN-NIF dado que la
economía Venezolana se caracteriza por ser inflacionaria. En este sentido establece
que la norma a aplicar por las PYMES corresponde a la Sección 31 de la NIIF para
PYMES, de igual modo establece que “…las entidades reconocerán los efectos de la
inflación en sus estados financieros…cuando el porcentaje acumulado de inflación
durante su ejercicio económico sobrepase un 1 digito…” (párr. 13), y que para
6En el proceso de adopción de las NIIF la FCCPV a través de los Boletines de Aplicación deroga los VenPCGA conformado por las Publicaciones Técnicas (PT) y las Declaraciones de Principios de Contabilidad (DPC) tal como lo establece el párrafo 16 del BA VEN-NIF N° 0 V. 5. 7 Sepúlveda, C. (2004) Inflación: Aumentos sostenidos del nivel general de precios. Alternativamente
se le puede definir como la sostenida pérdida del valor del dinero a consecuencia de las alzas de
precios. (p. 108). 8 NIIF para PYMES (2009) Representación estructurada de la situación financiera, el rendimiento
financiero y los flujos de efectivo de una entidad. (p. 227)
25
reexpresar los estados financieros únicamente se debe usar los Índices Nacionales de
Precios al Consumidor (INPC) emitidos por el Banco Central de Venezuela (BCV).
Por otra parte, esta norma establece que la corrección monetaria producto de los
efectos por la inflación o reexpresión de los estados financieros, sumado al capital
social, representan el capital social actualizado el cual debe ser presentado en el
estado de situación financiera como tal indicando que es equivalente al capital social
suscrito en los estatutos de la entidad9.
Boletín de Aplicación VEN-NIF Nº 4 (BA VEN-NIF 4) Versión 1 (2011).
“Determinación de la fecha de autorización de los estados financieros para su
publicación, en el marco de las regulaciones contenidas en el Código De Comercio
Venezolano”. Esta norma adapta a la normativa legal venezolana lo expuesto en la
Sección 32 de la NIIF para las PYMES “Hechos Ocurridos Después del Periodo
Sobre el que se Informa”10. En consecuencia, este Boletín de Aplicación establece las
fechas de autorización de los estados financieros:
Enmarcado en el procedimiento contenido en el Código de Comercio11, la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros puede ser: La que esté determinada formalmente en los procedimientos internos de la entidad o en sus estatutos; o La fecha en que los administradores u otro ente autorizado, entreguen los estados
9 BA VEN-NIF 2, V. 1. (2010).
Capital Social Actualizado Bs XXX.XXX.XXX
(Equivalente al Capital Social de Bs. XXX.XXX) (párr.. 18) 10
BA VEN-NIF 4 v. 1. (2011). la Sección 32 de la NIIF para las PYMES establece que los eventos, tanto
favorables como desfavorables, ocurridos entre el final del periodo sobre el que informa y la fecha de
autorización de los estados financieros para su publicación, constituyen hechos ocurridos después del
periodo sobre el que informa. 11
(Ibídem) El Código de Comercio Venezolano establece las siguientes regulaciones relativas a la
información financiera que debe preparar toda entidad sujeta a dicha normativa:
Los administradores presentarán a los Comisarios, con un mes de anticipación al día de la asamblea el
Balance. (Art 304)
Todo accionista tiene derecho, 15 días antes de la asamblea, a examinar los estados financieros y el
informe del Comisario. (Art. 284) La asamblea ordinaria de accionistas discute y aprueba o modifica el
balance. (Art. 275)
Dentro de los 10 días siguientes a la aprobación del balance deberán presentarse una copia junto con
el informe del Comisario y el acta de asamblea, al Juez de Comercio o Registrador Mercantil para que
se agregue al expediente de la entidad. (Art. 329). (párr. 1).
26
financieros a una unidad interna de control, supervisión o revisión; a un ente externo o al Comisario, lo que ocurra primero. (párr. 14).
Boletín de Aplicación VEN-NIF Nº 5 (BA VEN-NIF 5) Versión 1 (2011).
Tal como lo indica el párrafo 7, el propósito de este boletín es “…establecer el
uso de un enfoque uniforme en la presentación del resultado integral total de acuerdo
con VEN-NIF, y definir la base de cálculo para la formación de reservas y utilidades
no distribuidas disponibles para dividendo”. En consecuencia, establece los criterios
de aplicación de la Sección 5 de la NIIF para PYMES “Estado del Resultado Integral
y Estado de Resultados” adaptado a las disposiciones contenidas en el Código de
Comercio Venezolano (1955) y en la Ley de Impuesto sobre la Renta (LISLR) (2007)
y su Reglamento (RLISLR) (2003) en cuanto a la determinación de las reservas y el
dividendo respectivamente.
En este sentido, el referido Boletín establece, en cuanto a las PYMES, que las
entidades obligadas a presentar estados financieros bajo VEN-NIF deben presentar el
Resultado Integral de acuerdo con una u otra de las siguientes políticas contables: (a)
Presentar el Resultado Integral Total en dos (2) estados separados; o (b) Presentar el
Estado de Resultados y Ganancias Acumuladas.
Se presenta el Resultado Integral Total en dos (2) estados separados cuando la
entidad presenta elementos correspondientes al Otro Resultado Integral del Periodo y
está compuesto por: (a) Un Estado de Resultados del Periodo12; y (b) Un Estado de
Resultado Integral del Periodo13. El primero (Ibídem) “…se determina a partir de la
comparación de ingresos devengados y gastos causados en el ejercicio económico”.
Estos ingresos y gastos deben desglosarse, y el segundo“…contiene los ingresos no
devengados y gastos no causados en el ejercicio económico”. (párr. 13) denominado
“Otro Resultado Integral del Periodo” El cual está integrado sólo por las siguientes
12
NIIF para PYMES (2009) Estado financiero que presenta todas las partidas de ingreso y gasto
reconocidas en un periodo sobre el que se informa, excluyendo las partidas de otro resultado
integral.. (p. 227) 13
(ob. cit.) Estado financiero que… comenzará con el resultado y, a continuación, mostrará las
partidas de otro resultado integral.
27
partidas: “…algunas ganancias y pérdidas que surjan de la conversión de los estados
financieros de un negocio en el extranjero; algunas ganancias y pérdidas actuariales
y algunos cambios en los valores razonables de los instrumentos de cobertura.”(párr.
15).
Adicionalmente, en cada uno de estos estados se debe revelar la distribución del
respectivo resultado atribuible tanto a los propietarios de la controladora como a la
participación no controlada.
En cuanto a la base de cálculo de las reservas legales, estatutarias y demás
reservas que se establezcan además el resultado neto disponible será el resultado
obtenido del resultado del periodo puesto que el otro resultado del periodo representa
partidas que no están disponibles.
Ahora bien, en lo que respecta a la presentación de un Estado de Resultados y
Ganancias Acumuladas, consiste en presentar en un solo estado el resultado integral y
los cambios en el patrimonio del período. Esta política aplica solo para PYMES y
cuando no existan partidas que correspondan al Otro Resultado Integral del Periodo,
es decir, que los cambios del patrimonio del periodo provengan únicamente de los
resultados, pago de dividendos y corrección de errores. De igual modo, la base de
cálculo de las reservas legales, estatutarias y demás que se establezcan será el
resultado del periodo.
Boletín de Aplicación VEN-NIF Nº 6 (BA VEN-NIF 6) Versión 1 (2011)
Este boletín trata los criterios para la aplicación en Venezuela de los VEN-NIF
PYME y en términos generales establece las cualidades que deben tener las entidades
para ser calificadas como PYMES.
Para efectos de la aplicación de los VEN-NIF a partir del ejercicio que se inicie el 01 de enero de 2011, una pequeña y mediana entidad se identifica como: Entidad formalmente constituida que persiga fines de lucro, y Emite sus Estados Financieros con propósito de información general para sus usuarios, entre otros: accionistas, acreedores, empleados y público en general. (Párr. 10-10.b).
28
De igual modo establece “…las situaciones en las cuales una entidad cambiará
su clasificación de gran entidad a pequeña y mediana entidad o viceversa, a los
efectos de la aplicación de los VEN-NIF.” (párr. 4.2) en donde se permite a las
PYMES aplicar VEN-NIF para grandes empresas siempre y cuando la decisión sea
aprobada por la máxima autoridad de la entidad y la misma sea revelada en las notas
explicativas de los estados financieros.
Boletín de Aplicación VEN-NIF Nº 7 (BA VEN-NIF 7) Versión 0 (2011)
Como lo indica la misma norma, “El propósito de este boletín es establecer el
tratamiento para la utilización de la Revaluación como Costo Atribuido en el Estado
de Situación Financiera de apertura, que deben aplicar las entidades que adopten
VEN-NIF-PYME”. (párr. 1).
Este boletín aplica sólo para la presentación del balance de apertura, en el
proceso de transición para la adopción de VEN-NI-PYMES para los periodos que
inicien a partir del 01 de enero de 2011, de las entidades que migren de VenPCGA y
de VEN-NIF A VEN-NIF-PYME. En donde se establecen los lineamientos a seguir
para presentar el reconocimiento de los efectos de la inflación que han sido medidos
en base al método mixto14 el cual no se contempla en las VEN-NIF-PYMES.
En este sentido, establece que el total del RETAM atribuible a los inventarios
debe reversarse “contra el importe reconocido para dicha partida”. (párr. 17). Dado
que los mismos deben ser evaluados al Valor Razonable. En cuanto a la Propiedad,
Planta y Equipo o Propiedades de Inversión, establece los procedimientos a seguir:
utilizar la revaluación aplicada según VenPCGA como costo atribuido y reconocer el
RETANM atribuible a esas partidas en una cuenta separada en el patrimonio; o
reversar la totalidad del RETANM “… contra el costo de las propiedades, planta y
equipo”. (párr. 22) para la presentación del balance de apertura.
14
Método establecido en la derogada norma Declaración de Principios de Contabilidad Nro. 10 (DPC-
10) que establece el reconocimiento del Resultado no Realizado por Tenencia de Activos no
Monetarios (RETANM) y que ha sido aplicado hasta los periodos que finalizaron el 31 de diciembre de
2010.
29
A la vez establece que “A los efectos de preparación de los estados financieros
ajustados por efectos de inflación… a las propiedades, planta y equipo se les
asignará como nueva fecha de origen, la del inicio del periodo de transición”. (párr.
21).
Boletín de Aplicación VEN-NIF Nº 8 (BA VEN-NIF 8) Versión 0 (2011)
Este boletín establece los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en
Venezuela VEN-NIF, que para las PYMES corresponde los denominados VEN-NIF
PYME conformados por los Boletines de Aplicación (BA VEN-NIF) y la Norma
Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF
para PYMES) (2009).
Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y
Medianas Entidades (NIIF para PYMES) (2009)
Es una norma que regula el tratamiento de la información financiera y aplica a
los estados financieros con propósito de información general y otros tipos de
información financiera de aquellas empresas que califiquen como pequeñas y
medianas entidades (PYMES) y que No tienen obligación pública de rendir cuentas.
Esta norma está compuesta por 35 Secciones que norman el tratamiento contable
de las transacciones económicas que realizan las PYMES y cuya aplicación supone la
presentación de información financiera de calidad con el objetivo de que las mismas
produzcan información fiable para la toma de decisiones.
El Proceso Contable
Tomando como base que el objetivo de la contabilidad es producir información
financiera para la toma de decisiones, es necesaria la consecución de una serie de
fases para lograr dichos objetivos. Razón por la cual se requiere el análisis del
proceso contable (Ver Ilustración N° 1). En este sentido, Elizondo L., A. (2006)
define el proceso contable como “…el conjunto de fases a través de las cuales la
Contaduría pública obtiene y comprueba información financiera”. (p. 4). Y define
las fases que se presentan a continuación:
30
FASES DEL PROCESO CONTABLE
Ilustración N° 1 Fases del Proceso contable Elaboración Propia Fuente: Elizondo L., A. (2006)
(1) Fase I. Sistematización: Consiste en “seleccionar, diseñar e implantar el
sistema por medio del cual sea posible tratar los datos, desde que se
obtienen hasta que se los presenta en términos de información acabada".
Esto es, en principio, el diseño de un plan de cuentas adaptado a las
necesidades de la entidad.
31
(2) Fase II. Valuación: Consiste en “cuantificar los elementos que intervienen
en las transacciones financieras en términos de unidades monetarias, de
acuerdo con las reglas de cuantificación contenidas en la teoría contable”.
En Venezuela, y en el caso de la presente investigación, en las VEN-NIF-
PYMES.
(3) Fase III. Procesamiento: “Una vez valuados los datos financieros, es
necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos
específicos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y
sintetizarlos de manera accesible para sus lectores”. Esta fase, en sí,
consiste en el proceso que inicia con el registro de las transacciones y que
culmina con la elaboración de los estados financieros.
(4) Fase IV. Evaluación: Consiste en, previo análisis e interpretación de los
estados financieros, “emitir una calificación sobre el efecto que las
transacciones celebradas por la entidad económica… tuvieron sobre su
situación financiera, con el fin de darla a conocer a los responsables de la
toma de decisiones”.
(5) Fase V. Información. El proceso contable culmina con la información “a
través de la cual se comunica a los interesados en la marcha de la entidad
económica, la información financiera obtenida como consecuencia de las
transacciones celebradas por la entidad”. (pp. 4-6).
Ahora bien, la presente investigación se basa en la primera fase del proceso
contable, la sistematización, específicamente en la selección y diseño del sistema, los
cuales se describen a continuación.
Sistematización
Sistematizar consiste en reducir a un sistema un conjunto de elementos. En
contabilidad, la sistematización consiste en el diseño de un sistema de información
contable mediante la aplicación de métodos, procedimientos, principios y normas
contables que permiten organizar el conjunto de hechos económicos que ocurren en
una entidad con la finalidad de producir información útil para la toma de decisiones.
32
Al respecto, Elizondo L., A. (ob. cit.) propone que la sistematización implica
selección, diseño e implantación o instalación del sistema contable (Ver Ilustración
N° 2).
PROCESO DE SISTEMATIZACIÓN
Ilustración N° 2 Proceso de Sistematización
Fuente: Elizondo L., A. (2003, 2006) Elaboración Propia. Adaptado.
Selección del Sistema
Identificación del tipo de Entidad
Es indispensable identificar y ubicar a la empresa objeto de estudio en las
clasificaciones que establece la normativa contable y legal aplicable en Venezuela.
En este sentido, el Boletín de Aplicación VEN-NIF Nº 0 (BA VEN-NIF 0) Versión 5
(2011) define entidad como:
…cualquier unidad identificable, que realice actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, naturales y financieros, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los cuales fue creada y que emite estados financieros como su principal fuente de información
33
acerca de la entidad. Incluye tanto a personas naturales, empresarios individuales, formas asociativas de hecho o de derecho, una parte o combinación de ellas. (párr. 7).
Esta definición se refiere a todas las formas de asociación que realicen
actividades económicas con fines lucrativos e incluye a las personas naturales y las
asociaciones que estén o no formalmente constituidas de acuerdo a las disposiciones
que establece el Código de Comercio (CCO) (1955) venezolano vigente.
De acuerdo con lo antes expuesto, el caso objeto de estudio de la presente
investigación es una sociedad de derecho que, según su registro mercantil, se
encuentra bajo la figura de sociedad anónima y que, de acuerdo con la definición de
pequeña y mediana entidad (PYME), califica como tal.
Por su parte, el Instituto Venezolano de los Seguros sociales (IVSS), clasifica las
entidades de la manera siguiente:
Se puede diferenciar a las empresas por el origen de su capital (privada ó
pública), por su tamaño (pequeñas, medianas o grandes), por su actividad
(industriales, comerciales o de servicios) y por su forma jurídica (sociedad anónima,
sociedad limitada o cooperativa).
(1) Pequeñas empresas: Tienen menos de 50 trabajadores.
(2) Medianas empresas: Tienen entre 50 y 250 trabajadores.
(3) Grandes Empresas: Tienen más de 250 trabajadores.
(4) Industriales: La actividad primordial es la producción de bienes mediante la
transformación y/o extracción de materias primas.
(5) Comerciales: Son intermediarias entre el productor y el consumidor su
función principal es la compraventa de productos terminados.
(6) De Servicios: Son aquellas que brindan un servicio a otras empresas o a la
comunidad. Pueden tener fines lucrativos o no.
(7) Sociedad Anónima (S.A.): Se caracteriza porque el capital está dividido en
acciones. La responsabilidad de los socios queda limitada al monto de las
acciones que hayan suscrito.
34
(8) Sociedad Limitada (S. L.): Tiene un número limitado de socios.
(9) Sociedad cooperativa: Asociación de personas con el objetivo de dar a los
socios un puesto de trabajo en la producción de bienes y servicios para
terceros.
Ahora bien, para los efectos de aplicación de los VEN-NIF, las entidades se
clasifican como:
(1) Gran Entidad: Aquellas que están obligadas a rendir cuentas públicamente
(que coticen en la Bolsa de Valores)
(2) Pequeña y Mediana Entidad (PYME): Aquellas que están formalmente
constituidas, que persiguen fines de lucro, que presenten estados financieros
de información general para los diversos usuarios de los mismos y que no
coticen en la Bolsa de Valores.
Ahora bien, es importante definir el tipo de empresa familiar. Su importancia
radica en que la mayoría de las PYMES en Venezuela están constituidas por el grupo
familiar, cuya principal característica es, precisamente, que los miembros de una
familia son los dueños de la empresa, como es el caso de la empresa objeto de
estudio.
En este sentido, Rodríguez, M. (2007), señala que“…Aunque no hay consenso
que permita una definición integral y completa, si existe dimensiones en las que los
investigadores parecen estar de acuerdo, que configuran aproximaciones
estructurales…” (p. 4). Estas dimensiones señaladas por la autora se pueden apreciar
en el Cuadro N° 2, denominado concepto de empresa familiar, el cual es de su
autoría.
Cuadro N° 2 Concepto de Empresa Familiar
Dimensiones Autores Atención en Operatividad
Propiedad/ control
Barry, 1989; Bork, 1986; Carsrud, 1996; Church, 1996; Donckels y Fröhlich, 1991; Gallo, 1995; Gallo y Sveen, 1991; Handler, 1994;
Aquellas personas que ostentan la propiedad de la empresa
% de participación en el capital, acciones pertenecientes a la familia, tipo de propiedad
35
Cuadro N° 2 Concepto de Empresa Familiar
Dimensiones Autores Atención en Operatividad
Jaffee, 1991; Lansberg, Perrow y Rogolsky, 1988; Neubauer y Lank, 1999; Rosenblatt et al., 1985; Stern, 1996; Ward y Aronoff, 1996
Dirección/ gestión
Barnes y Hershon, 1976; Bork, 1986; Carsrud, 1996; Church, 1996; Donckels y Fröhlich, 1991; Gallo, 1995; Gallo y Sveen, 1991; Handler, 1989; Jaffee, 1991;Neubauer y Lank, 1999; Stern, 1996
El poder de la familia en la empresa por el hecho de que algunos miembros de la familia trabajen en puestos determinados
Participación en equipos de dirección Participación en los órganos de gobierno
Transferencia generacional
Barach y Ganitsky, 1995; Bork, 1986; Churchill y Hatten,1987; Daily y Thompson, 1994; Gallo, 1995; Miller y Rice, 1967; Neubauer y Lank, 1999; Ward, 1988 y 1989
La transferencia de la propiedad y la dirección de la empresa a la siguiente generación
Sucesión, generación, supervivencia, continuidad
Múltiples dimensiones y EF como continuo
Astrachan, Klein y Smyrnios, 2002; Chua, Chrisman y Sharma, 1999; Klein y Smyrnios, 2002; Neubauer y Lank, 1999; Shanker y Astrachan, 1996; Uhlaner, 2002
La implicación familiar a partir de las relaciones intra-organizativas basadas en los lazos familiares y en las interacciones
Poder (propiedad, órganos de gobierno, órganos de dirección), experiencia (nivel generacional), cultura (superposición entre cultura de familia y de empresa, compromiso de familia en empresa)
El carácter familiar del negocio implica un comportamiento en las personas que dirigen y/o poseen y/o gobiernan la compañía con la pretensión de moldear y perseguir la visión del grupo dominante familiar que se configura como un grupo de poder capaz de controlar los recursos de la empresa, unido a la intención de mantener la empresa en el tiempo (Chua, Chrisman y Sharma, 1999).
Fuente: Rodríguez, M. (2006)
36
Conocimiento de la Entidad
A la hora de diseñar un sistema contable es necesario conocer la entidad, para
ello es indispensable identificar el tipo de actividad que realiza, el marco legal y fiscal
que la regula, su periodo contable, políticas de operación, recursos y fuentes de los
recursos y su organización funcional.
Actividad de la Entidad
Según Elizondo L., A. (ob. cit.) “…está determinado por la clase de mercancía
que expende o fabrica o el tipo de servicio que ofrece de una manera habitual.”(p.
37).
De acuerdo con lo anterior, las entidades se pueden clasificar según las
actividades que realizan en:
Entidades comercializadoras: Son empresas dedicadas a la compra y venta de
productos terminados.
Entidades Manufactureras: Son empresas que se dedican a la transformación de
materia prima en productos terminados y/o extractoras de materia prima.
Entidades Prestadoras de Servicios: Son entidades que se dedican a la
prestación de servicios, generalmente profesionales.
Sin embargo, para efectos legales y fiscales se ha adoptado, de acuerdo a las
necesidades de Venezuela, el Clasificador Industrial Internacional Uniforme de
Actividades Económica. Tercera Revisión (CIIU Rev. 3), elaborada por la
Organización de las Naciones Unidas (Ver Cuadro N° 3), el cual es utilizado por el
Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT)
para clasificar las empresas según su actividad económica en el Registro Único de
Información Fiscal (RIF).
37
Cuadro N° 3 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS SEGÚN LA ACTIVIDAD
ECONÓMICA Ref: Código C.I.I.U.88
CIIU SENIAT
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA
A Agricultura, Ganadería, Caza y Silvicultura B Pesca. C Explotación de minas y canteras D Industrias manufactureras E Suministro de electricidad, gas y agua F Construcción G Comercio al por mayor y al por menor; reparación de vehículos
automotores, motocicletas, efectos personales y enseres domésticos
H Hoteles y restaurantes I Transporte, almacenamiento y comunicaciones J Intermediación financiera K Actividades inmobiliarias, empresariales y de alquiler (Divisiones
70 a 74)
L Administración pública y defensa; planes de seguridad social de afiliación obligatoria
M Enseñanza N Servicios sociales y de salud O Otras actividades de servicios comunitarios, sociales y personales P Hogares privados con servicio doméstico Q Organizaciones y órganos extraterritoriales
Fuente: Instituto Nacional de Prevención, Salud y Seguridad Laborales (INPSASEL)
(2011)
Ahora bien, la entidad objeto de estudio de la presente investigación se ubica en
la actividad denominada Industrias manufactureras, entre las cuales se encuentra el
sub-grupo Actividades de edición e impresión y de reproducción de grabaciones, el
cual se clasifica de la siguiente manera:
38
Cuadro N° 4
22 Actividades de edición e impresión y de reproducción de grabaciones
221 Actividades de edición 2211 Edición de libros, folletos, partituras y otras publicaciones. 2212 Edición de periódicos, revistas y otras publicaciones
periódicas. 2213 Edición de materiales grabados. 2219 Otros trabajos de edición. 222 Actividades de impresión y actividades de servicios conexas 2221 Actividades de impresión. 2222 Actividades de tipo servicio relacionadas con las de
impresión. 223 Reproducción de grabaciones 2230 Reproducción de materiales grabados.
Fuente: Instituto Nacional de Prevención, Salud y Seguridad Laborales (INPSASEL) (2011)
Marco Legal y Fiscal
Antes de diseñar un sistema contable es indispensable conocer el régimen legal,
laboral, fiscal y parafiscal bajo el cual se rige la entidad. Para tales efectos, se
desarrolla las bases legales de la presente investigación.
Ejercicio Contable (Periodo Contable)
El periodo contable es el lapso de tiempo en que se dividen las actividades de
una empresa. En Venezuela, en materia de Impuesto Sobre la Renta, el año fiscal es
de doce (12) meses, el cual puede coincidir con el año civil que inicia el primero (1)
de enero y culmina el treinta y uno (31) de diciembre de cada año o, el periodo de
doce meses elegido en los estatutos de la empresa.
Políticas de Operación
Elizondo, L., (2003), señala que “Las políticas de operación de una entidad
económica están constituidas por el modo particular de realizar sus transacciones
financieras”. (p. 40).
En consecuencia, las políticas operacionales, en cuanto a las transacciones
financieras, consisten en un conjunto de lineamientos o directrices que asume una
39
entidad respecto a los procesos que afectan el flujo de efectivo. Como por ejemplo,
las políticas de financiamiento, de desembolsos monetarios y de percepción de
ingresos, entre otros.
Recursos y fuentes
Tomando en consideración que el patrimonio de una entidad está constituido por
los recursos que posee (activos) y fuentes de financiamiento de esos recursos (pasivo
y capital contable), es indispensable tener en consideración los elementos que
componen cada uno de estos rubros, de acuerdo al tipo de empresa y actividad que
realiza, al diseñar el sistema de información contable.
Sobre este aspecto, Elizondo, L., (ob. cit.), señala que “Para sistematizar los
elementos de la contabilidad de una entidad es necesario conocer los recursos y
obligaciones que, de acuerdo a su naturaleza y características, le son particulares”.
(p. 40).
Organización funcional y jerarquía (Organigrama)
Elizondo, L., (ob. cit.), define organigrama como “una representación
esquemática de la organización de una entidad económica, en las que se señalan
jerárquicamente las divisiones funcionales inherentes a su actividad, así como las
relaciones entre sí”. (p. 40).
Es importante conocer el organigrama de la entidad así como los manuales de
procedimientos existentes con el fin de identificar las áreas o niveles en donde se
produce la información, así como los controles inherentes a cada transacción que
realiza la entidad. Dado que, el éxito de un sistema de información contable radica en
los controles que adopte la entidad en pro de garantizar tanto el registro adecuado y
fiel de las transacciones como la integridad de los recursos que posee la organización.
Elección del Procedimiento para Procesar los Datos. Sistema Contable
Las organizaciones están constituidas por un conjunto de recursos físicos,
humanos y financieros. Estos representan la palanca de una entidad para el logro de
40
sus objetivos. Por ello, es de vital importancia su comparación, valoración y control
en el tiempo, para determinar la evolución que se ha tenido.
Este objetivo se logra, mediante la creación de un sistema de información que
permita clasificar, ordenar, y resumir información cualitativa y cuantitativa que ayude
a analizar, interpretar y establecer las guías estratégicas por parte de los encargados
de la gerencia empresarial.
Atendiendo al principio básico de sistema, que relaciona a un conjunto de
elementos organizados e interrelacionados para generar un resultado o alcanzar un
objetivo, la contabilidad implica, necesariamente, la creación de un sistema contable.
De hecho, todas las organizaciones empresariales requieren el establecimiento de este
sistema, el cual debe ajustarse al tipo de empresa y a sus actividades.
En este sentido Horngren, Ch. (2006), define sistema contable como “un
mecanismo formal, para recabar, organizar y comunicar información acerca de las
actividades de una organización”. (p. 7).
De igual modo, Alcarria, J. (2009),señala que “Consiste en el conjunto de
métodos procedimientos y recursos materiales y humanos que una entidad utiliza
para llevar a cabo el registros de sus actividades económicas, y para poder elaborar
información detallada o sintetizada, de manera que sea útil a aquellos que tienen que
tomar decisiones.”(p. 9).
En ambos conceptos se plantea la necesidad de información de las
organizaciones para tomar decisiones, en donde las transacciones u operaciones que
realizan las empresas son la fuente de información de los sistemas contables que,
mediante la localización, clasificación, registro y demás procesos internos vinculados
al hecho económico, concentran la información para sintetizarla y facilitar la toma de
decisiones.
Ahora bien, un sistema contable involucra recurso humano, recursos físicos y
materiales, normas legales y contables, soportes de operaciones, formularios o
formatos, grupos de cuentas, entre otros, de acuerdo a las características de las
41
empresas. Bajo esta misma premisa, estos sistemas se dividen en manuales y
computarizados.
El Sistema contable Manual: es el que tradicionalmente se ha usado desde tiempos
antiguos en los inicios de las actividades mercantiles. Y se caracteriza básicamente
porque requiere mayor tiempo de dedicación en el llenado de los libros, en la
preparación de informes y en la transmisión de la información contable a los usuarios.
El volumen de las operaciones de una entidad puede ser un elemento que genere
error humano, al cual es más difícil hacer seguimiento y correcciones de forma
manual. Puesto que el ser humano presenta limitaciones en el manejo de grandes
volúmenes de información, generando retardos en el procesamiento de datos y, por
ende, los informes financieros pueden no ser fiables.
Este sistema, aunque aún usado por muchas pequeñas organizaciones, ha ido
perdiendo espacios, por cuanto la información oportuna en estos tiempos es de vital
importancia. La competencia voraz que mantienen las empresas por mantenerse en el
mercado hace difícil que entidades, cuya información no es procesada eficientemente
sobrevivan, ya que las empresas requieren analizar la información en el momento
oportuno para tomar decisiones estratégicas que permitan mantenerlas en el camino
correcto adaptándose al entorno económico cambiante.
Sistema contable computarizado: Estos sistemas han sido diseñados con la intención
de facilitar y agilizar las labores en cualquier ámbito. En el caso de la contabilidad de
la cual se expresa que es el lenguaje de los negocios, y considerando que las empresas
deben optimizar sus operaciones y procedimientos, estos se hacen imprescindibles
para aquellos directores y gerentes de las organizaciones que buscan llevarlas a los
niveles más altos.
Los sistemas contables computarizados son las herramientas modernas utilizadas
por las empresas y profesionales para controlar toda la información vinculada a las
operaciones de negocios. Estos sistemas son diseñados en base a las normas de
contabilidad y mejoran el tiempo de respuesta para los usuarios que la requieren.
42
Mediante estos sistemas, en primer lugar, los registros son realizados con mayor
rapidez y precisión, la información se traslada automáticamente a los demás libros
auxiliares y especiales, y toda la información de la entidad acumulada en el sistema,
puede ser extraída en cualquier momento, y resumida en informes.
Por otro lado, puesto que son sistemas automatizados que prevén algunos errores
y los advierten mediante codificaciones, la información que se acumula es más
precisa y confiable que bajo el método tradicional o manual. Esto permite a los
usuarios obtener información relevante, oportuna y más completa, para detectar
desviaciones que puedan presentar las políticas, las estrategias y procedimientos de la
empresa en su funcionamiento y con esto rectificar o modificar alguno de estos
aspectos en el momento que se requiera.
Estos Sistemas llegan a mejorar la relación costo-beneficio en la producción de
la información, al disminuir el tiempo para procesar y obtener el resultado del
proceso contable y a su vez permite mantener, fácilmente, la información resguardada
en su base de datos, debido a la facilidad de generar soportes tanto físicos como
digitales.
En consecuencia, las distintas regulaciones y compromisos que posee la
empresa, obliga a establecer sistemas de información efectivos y detallados que
permitan obtener información en cualquier momento, esto relacionado a las cargas
fiscales y parafiscales establecidas por las instituciones públicas y que obliga a
maximizar la eficiencia y eficacia de la organización para poder permanecer en el
mercado.
Diseño del Sistema
Una vez analizada la entidad, de acuerdo con lo expuesto en la etapa de
selección, se procede a elaborar el catálogo de cuentas, para ello es indispensable
conocer las bases teóricas que lo respaldada.
Teoría del Cargo y el Abono o Teoría de la Partida Doble
López, E. (2004):
43
Teoría ideada por el denominado “Padre de la Contabilidad Moderna” Fray Luca Pacioli, quien 1494 estructuró los principios y sistemas contables15, si bien varios mercaderes ocuparon el sistema de la partida doble casi 300 años antes de Pacioli, no fue sino hasta que éste publicó las reglas aplicables, que la contabilidad se convirtió en el mejor medio para el registro, clasificación y control de las operaciones practicadas por una empresa. Esta teoría consiste en el registro de las operaciones mediante cargos y abonos, de tal suerte que se mantiene un perfecto equilibrio entre éstos, es decir, el importe de uno o varios cargos debe ser igual al que corresponda a uno o varios abonos. (p. 262).
De acuerdo con el citado autor “La Teoría de la Partida Doble se define de la
siguiente manera: a toda aplicación o uso corresponde un origen; o bien: a todo
cargo o debito corresponde un abono o crédito”. (p. 201).
La contabilidad se fundamenta en esta teoría, la cual es la base para los registros
contables, la razón de ser de las cuentas, y, por ende, para la presentación de los
estados financieros ya que en la misma se aplica la ley de causa y efecto, en donde
el registro de un cargo en una o varias cuentas (causa) supone, necesariamente, el
registro de un abono en una o varias cuentas (efecto) y viceversa, dando lugar a la
igualdad de la ecuación patrimonial.
Esta ecuación supone que los bienes y derechos (activos) de una entidad poseen
dos fuentes de financiamiento, los acreedores (Pasivos) y los socios, accionistas o
dueños de la misma (Capital contable o Patrimonio), es decir, que el total de activos
que posee una entidad es igual a la suma de los pasivos y el capital contable o
patrimonio16.
Esta igualdad o equilibrio prueba la importancia de la teoría de la partida doble
en la información financiera que producen los registros contables a través de los
informes o estados financieros, pues permite la certeza sobre las fuentes de
financiamiento de la entidad permitiendo el análisis de la situación financiera de la
organización en pro de la toma de decisiones acertadas.
15
En su obra: “Summa de Arithmetica, Geometría, Proportioni et Proportionalita” (1494) 16
Ecuación contable: A= P + C
44
La Cuenta
La contabilidad en la búsqueda de alcanzar el objetivo de suministrar
información resumida y pertinente en el momento oportuno, durante su proceso, hace
uso de una de las herramientas más importante que posee, conocida como la cuenta
contable.
Este instrumento permite identificar y agrupar información homogénea para su
acumulación y posterior integración en los informes financieros. A continuación se
presentan algunos conceptos de diversos autores a fin de valorar su importancia.
Meigs, R. (2000) define la cuenta como “un medio de acumular en un lugar toda
la información sobre los cambios en los renglones específicos de los estados
financieros…” (P. 81).
Montesinos, V. (2007) conceptualiza la cuenta como “el Instrumento que
representa, de modo individualizado, cada uno de los elementos de la empresa, para
poder realizar un seguimiento de su evolución” (P. 97).
Por su parte, Guajardo, G. (2008) señala que la cuenta “es donde se registran
los aumentos o las disminuciones de cada partida provocados por la transacción de
negocios” (P. 66).
Integrando estos tres conceptos, se puede decir que la importancia de la cuenta
radica en que es el instrumento en el que se agrupan homogéneamente, en partidas
específicas, las distintas transacciones económicas que realiza la entidad, lo cual
permite la elaboración de los informes financieros, a través de los cuales se conoce la
situación y evolución de la empresa.
En consecuencia, la cuenta es el elemento imprescindible en el proceso contable,
constituye la base de datos de la cual se sirve la contabilidad para suministrar
información a los distintos usuarios, ya que son los puntos centrales de concentración
de la información.
45
Elementos de la cuenta
En su forma más simple la cuenta se expresa en la denominada “cuenta T”, es la
manera más sencilla de explicar los elementos básicos que le dan sentido a su
existencia de acuerdo la teoría de la partida doble. Estos elementos son: el nombre de
la cuenta, código de la cuenta, columna de débitos, columna de créditos y saldo de la
cuenta (Ver Ilustración N° 3).
ELEMENTOS DE LA CUENTA “T”
Ilustración N° 3 Elementos de la Cuenta “T” Elaboración Propia (2011)
El Nombre de la cuenta, es aquel que permitirá identificar las características y
los efectos que tendrán, en el patrimonio, las transacciones económicas que realizan
las empresas.
En el lado izquierdo o debito de la cuenta contable se registras los aumentos de
las partidas que integran los rubros del activo y egresos (partidas deudoras), y las
disminuciones de las partidas de los rubros del pasivo, cuentas de capital e ingresos
(partidas acreedoras).
En el Lado Derecho o crédito de la cuenta contable se registran los aumentos de
las partidas que integran los rubros del Pasivo, Cuentas de Capital e ingresos
(Partidas Acreedoras) y las disminuciones de las Partidas de los rubros del Activo y
Egresos (Partidas Deudoras)
46
En su forma más compleja se expresa en una tabla en donde se distinguen los
siguientes elementos: Nombre o título de la cuenta, Número o código que la
identifica, Fecha, Descripción, Referencia, Columna de débitos, Columna de créditos
y Saldo o valor neto (Ver cuadro N° 5).
Cuadro N° 5 ELEMENTOS DE LA CUENTA
Elaboración Propia (2011)
Importancia de las cuentas en el Sistema Contable
La cuenta contable es el medio a través del cual se logra almacenar información
que generan las organizaciones durante el desarrollo de sus actividades. Las
interacciones que se dan entre todas las cuentas que componen el sistema contable,
permiten medir el comportamiento y evolución de la empresa. Sin embargo, estas
deben estar creadas con la mayor precisión y claridad con el fin de que se identifique
de forma correcta el hecho económico ocurrido.
Por otra parte, para el sistema contable la cuenta viene a ser como la célula en el
organismo del individuo, ya que el sistema está compuesta por un conjunto de estas,
denominado catálogo de cuentas, y en las cuales se traslada la información de las
transacciones de una a otra, de tal manera que al requerir un informe en un momento
dado, se puede apreciar información muy importante para la toma de decisiones en el
ámbito económico y es el objeto del sistema contable.
NOMBRE DE LA CUENTA CÓDIGO: FECHA DESCRIPCIÓN REF. DEBE HABER SALDO
47
Clasificación de las cuentas
Al diseñar un plan o catálogo de cuentas es indispensable conocer la
clasificación de las cuentas, pues este conocimiento es la base fundamental del
mismo.
Según su naturaleza
(1) Cuentas Reales
Son las que se utilizan para el registro de todas las operaciones que representan
bienes, derechos y obligaciones, afectando directamente las partidas del Estado de
Situación Financiera o Balance General. Estas cuentas son las cuentas de Activos, de
Pasivos y de Patrimonio.
Cuentas de Activos
La NIIF para PYMES (2009), define activo como“…un recurso controlado por
la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en
el futuro, beneficio económicos”. (párr. 2.15 a).
Representan los bienes, valores y derechos adquiridos por una entidad para el
desarrollo de sus actividades económicas con el objetivo de obtener lucro. Son de
naturaleza deudora (Ver Cuadro N° 6). Algunas de las principales partidas que
componen el activo son:
Efectivo y Equivalentes al Efectivo: Está compuesto por todas las partidas en
efectivo y por todas aquellas inversiones cuyo vencimiento sea a corto plazo, es decir,
a tres meses o menos.
Estas partidas, entre otras, son: Banco, constituida por el efectivo tanto en
moneda nacional como extranjera que se encuentre en cuentas bancarias nacionales o
en el exterior y que esté disponible para ser usado por la empresa; Caja, constituida
por todo el efectivo en moneda nacional o extranjera, cheques recibidos, recibos de
tarjetas de crédito y cesta ticket, entre otros, que se encuentra en la entidad,
generalmente para las transacciones diarias y gastos menores, y; los Equivalentes de
48
efectivo, pueden ser, por ejemplo, depósitos a plazos fijos, papeles comerciales, entre
otros de fácil convertibilidad en efectivo a corto plazo.
Por otra parte, la NIIF para PYMES establece en su párrafo 7.2 establece la
posibilidad de clasificar los sobregiros bancarios, que normalmente representan una
obligación, como efectivo y equivalentes al efectivo “…si son reembolsables a
petición de la otra parte y forman una parte integral de la gestión de efectivo de una
entidad”.
Cuentas por cobrar: Representan los derechos que tiene una entidad de recibir
dinero por la venta de bienes o prestación de servicios o dinero que se ha entregado a
terceros conservando el derecho de cobro. Son cuentas a corto plazo. Estas cuentas
pueden ser, entre otras, Cuentas por cobrar comerciales, Cuentas por cobrar
empleado, Cuentas por cobrar socios.
Inventarios: Para la NIIF para PYMES
Inventarios son activos:(a) mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones;(b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios. (párr. 13.1).
Dicho en otras palabras, los inventarios representan las partidas de activos que
son generadoras de ingresos. En caso de las empresas comercializadoras el inventario
representa los productos que se encuentran disponibles para la venta. En el caso de
entidades productoras, manejan varios inventarios: Inventario de Materias Primas, los
cuales son insumos adquiridos con el objeto de transformarlos para fabricar o
producir bienes que luego serán destinados para la venta; Inventario de Productos en
Proceso, representa los productos que se encuentran en proceso de fabricación, es
decir, aquellos que ya han iniciado el proceso productivo pero que aun no han sido
terminados; Inventario de Productos Terminados, representa el valor de los productos
ya fabricados y que están disponibles para la venta.
Propiedad, Planta y Equipo: Para la NIIF para PYMES “ …Son activos
tangibles que: (a) se mantienen para su uso en la producción o suministro de bienes
49
o servicios, para arrendarlos a terceros o con propósitos administrativos, y (b) se
esperan usar durante más de un periodo.” (párr. 17.2). Los principales rubros que se
distinguen en esta cuenta son: terrenos, edificios, vehículos, instalaciones,
maquinarias, mobiliario y equipos de oficina, bienes en proceso de construcción,
entre otros.
Activos Intangibles: De acuerdo con la NIIF para PYMES (ib.)
…es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física. Un activo es identificable cuando: (a) es separable, es decir, es susceptible de ser separado o dividido de la entidad y vendido, transferido, explotado, arrendado o intercambiado, bien individualmente junto con un contrato, un activo o un pasivo relacionado, o (b) surge de un contrato o de otros derechos legales, independientemente de si esos derechos son transferibles o separables de la entidad o de otros derechos y obligaciones. (párr. 18.4).
Ejemplos claros de este tipo de activos son los derechos de autor y el punto de
comercio.
Cuentas de Pasivos
La NIIF para PYMES define pasivo como “…una obligación presente de la
entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, espera
desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.”(párr. 2.15 b).
Representa las obligaciones o deudas que la entidad tiene hacia terceros y
aquellos ingresos percibidos atribuibles a futuros periodos económicos. Entre las
cuentas de pasivo más comunes tenemos:
Cuentas por Pagar Comerciales: Representa el valor de las obligaciones que la
entidad tiene con los proveedores por la adquisición de bienes o recepción de
servicios relacionados con las actividades que realiza la entidad o el objetivo para el
cual fue creada.
Obligaciones Bancarias: Como su nombre lo indica, representa todos los
créditos otorgados por el banco a la entidad sin incluir los intereses que cobra el
banco por otorgar dichos créditos.
50
Ingresos Cobrados por Anticipado: Corresponde a los ingresos que han sido
recibidos por adelantado a cambio de prestar un servicio o entregar un bien a futuro.
Por ejemplo: Intereses cobrados por anticipado y Alquileres cobrados por anticipado,
entre otros.
Patrimonio o Capital
La NIIF para PYMES define patrimonio como“…la parte residual de los activos
de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos.” (párr. 2.15 c). El patrimonio es
la principal fuente de financiamiento de la entidad y su estructura depende del tipo de
empresa y su constitución.
(2) Cuentas Nominales
Son las que se utilizan para el registro de los ingresos, costos y gastos ocurridos
en un determinado periodo económico. Son cuentas temporales que se cierran al
finalizar cada periodo y su resultado es transferido a una cuenta de patrimonio. Estas
cuentas conforman el Estado de Resultados.
Cuentas de Ingresos
De acuerdo con la NIIF para PYMES
Ingresos son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio, distintas de las relacionadas con las aportaciones de inversores de patrimonio. (párr. 2.23 a).
Esta definición incluye tanto los ingresos ordinarios producto del giro normal de
las operaciones de la entidad como otros ingresos por actividades diferentes. En pocas
palabras, se refiere a todo tipo de ingresos que reciba la entidad, ya sea por ventas,
comisiones, entre otros, con excepción de los aumentos de capital.
Cuentas de Gastos
La NIIF para PYMES (ib.), define este rubro como
51
…los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, distintos de los relacionados con las distribuciones realizadas a los inversores de patrimonio. (párr. 2.23 b).
Según esta definición, se considera gasto todo tipo de erogaciones incluyendo los
costos de venta, depreciaciones, entre otros.
(3) Cuentas de Valuación o Valoración:
Están conformadas por aquellas cuentas que tienen la propiedad de modificar los
valores que se encuentran en otras cuentas con el objeto de definir el valor neto de las
cuentas que valúan.
Las cuentas de valuación se utilizan para disminuir el saldo en cuentas que, por
el cumplimiento de los principios contables, no pueden ser disminuidas directamente.
(Ver Cuadro N° 6).
(4) Cuentas de orden
Son de tipo informativa, necesarias para informar sobre algunos hechos que se
suceden que no afectan pero pueden afectar a la ecuación patrimonial. Se utiliza para
registrar ciertas operaciones que implican una responsabilidad para la entidad y que
es necesario un control sobre ellas.
En el Balance General, estas cuentas se colocan después del total activos (las
que tienen saldo deudor) y después del total pasivo (las que tienen saldo acreedor).
(5) Cuentas Transitorias
Reflejan operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales impiden
que se pueda registrar en las cuentas correspondientes que reflejarían una operación
comercial efectuada. Al cesar el contrato o la eventualidad que motivó la creación de
esta cuenta, se cancela.
52
Cuadro N° 6 NATURALEZA Y COMPORTAMIENTO DE LAS CUENTAS
Tipo de
Cuenta
Naturaleza Comportamiento de la cuenta
DEBE HABER
Cuentas de
Activo
Real Deudora Débitos o cargos Aumenta el saldo de la cuenta (+)
Créditos o Abonos Disminuye el saldo en la cuenta (-)
Cuentas de
Valuación
de Activos
Valuación de Activos
Acreedora Débitos o cargos Disminuye el saldo en la cuenta (-)
Créditos o Abonos Aumenta el saldo de la cuenta (+)
Cuentas de
Pasivo
Real Acreedora Débitos o cargos Disminuye el saldo en la cuenta (-)
Créditos o Abonos Aumenta el saldo de la cuenta (+)
Cuentas de
Patrimonio
Real Acreedora Débitos o cargos Disminuye el saldo en la cuenta (-)
Créditos o Abonos Aumenta el saldo de la cuenta (+)
Cuentas de
Ingresos
Nominal Acreedora Débitos o cargos Disminuye el saldo en la cuenta (-)
Créditos o Abonos Aumenta el saldo de la cuenta (+)
Cuentas de
Valuación
de Ventas
(Ingreso)
Valuación de Ingresos
Deudora Débitos o cargos Aumenta el saldo de la cuenta (+)
Créditos o Abonos Disminuye el saldo en la cuenta (-)
Cuentas de
Egresos
(Gastos)
Nominal Deudora Débitos o cargos Aumenta el saldo de la cuenta (+)
Créditos o Abonos Disminuye el saldo en la cuenta (-)
Cuentas de
Valuación
de Compras
(Egreso)
Valuación de Egreso
Acreedora Débitos o cargos Disminuye el saldo en la cuenta (-)
Créditos o Abonos Aumenta el saldo de la cuenta (+)
Fuente: Elaboración Propia (2011)
53
Catálogo de Cuentas
Para Elizondo, A. (2006) el catálogo de cuentas “es una lista o enumeración
pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo, Capital
contable, ingreso y egreso de una entidad económica” (p. 42).
Por su parte, Rodríguez, J. (2002), define catálogo de cuentas como “…una lista
o codificación de cuentas de mayor, colocadas sistemáticamente y aplicadas a una
organización, que incluye nombres de cuentas, números y/o símbolos que los
identifiquen”. (p. 112).
De acuerdo con estos conceptos, se puede definir el catálogo de cuentas como la
columna vertebrar, el instrumento fundamental del sistema contable de una entidad.
Representa el conjunto de partidas organizadas sistemáticamente de acuerdo a la
teoría contable, la cual está integrada por el conjunto de normas, principios y criterios
metodológicos de contabilidad, con la finalidad de controlar las transacciones
económicas producto de las actividades que realiza, facilitar la elaboración de estados
financieros y satisfacer la necesidad de información de los distintos usuarios para la
toma de decisiones acertadas.
Ahora bien, luego de analizar y procesar la información de la entidad, se procede
al desarrollo de la estructura del catálogo de cuentas, para lo cual es indispensable la
codificación de las mismas, en donde se identifique cada grupo y subgrupos de
cuentas para el procesamiento de datos.
Código Contable
De acuerdo con Godoy, A. (2006), un código es “…Número o símbolo que se
anota en un registro, cuenta, comprobante o documento que sirve para distinguirlo
del resto” (p. 177). La misma autora define codificación de cuentas como
“…asignación ordenada y sistemática que se otorga para identificar a las cuentas
por medio de letras y/o números.” (ob. cit.).
54
Por lo tanto, la codificación consiste en asignar valores, letras o símbolos a un
grupo de elementos de manera organizada y sistemática, en donde cada elemento
pueda ser fácilmente identificable y distinguible del resto de elementos.
Ahora bien, Catacora, F. (2009) describe ciertas características que,
necesariamente, debe tener un código contable:
Flexibilidad: debe ser flexible de manera tal que, una vez diseñado,
permita agregar nuevas clasificaciones o detalles a las establecidas previamente.
Adecuada Clasificación: se refiere a que el código contable debe ser clasificado
de acuerdo a las normas contables, en cuanto a la clasificación y presentación de la
información financiera. En el caso de Venezuela, en las VEN-NIF.
Jerarquizado: “La jerarquización de un código contable debe establecer
subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman
los estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle
requerido”
Claridad en las Descripciones: se refiere a la denominación o título de la cuenta,
el cual debe estar descrita de forma explícita y debe estar relacionado con la
naturaleza de la cuenta.
Diseño del Código de Cuentas
El sistema de codificación comúnmente usado en contabilidad es el sistema
decimal ya que se puede utilizar tanto para el procesamiento de datos manual como
computarizado.
Ahora bien, Catacora, F. (ob. cit.) (pp. 120-125), señala que para diseñar un
código de cuenta se deben seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto
del balance general como el estado de ganancias y pérdidas.
55
Tomando en consideración los grupos generales según criterios de presentación
de la inform ación financiera de acuerdo a VEN-NIF-PYMES, los grupos generales
de partidas se pueden presentar de la siguiente manera:
Cuadro N° 7 ASIGNACIÓN DE NÚMEROS A LOS GRUPOS GENERALES DE
PARTIDAS. EJEMPLO 1 Activo 6 Otros ingresos 2 Pasivo 7 Depreciaciones y amortizaciones 3 Patrimonio 8 Costos financieros 4 Ingresos de actividades ordinarias 9 Otros egresos 5 Costo de los ingresos Ordinarios 10 Cuentas de orden
Fuente: Elaboración Propia (2011)
Paso 2: Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles.
Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable
que se esté usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas.
Algunos Ejemplos de Catacora, F. (ob. cit.):
Cuadro N° 8 EJEMPLO CÓDIGO CONTABLE
Formato Características 9-9-999 Cinco dígitos, tres niveles 9-99-99 Cinco dígitos, tres niveles 9-9-99-99 Seis dígitos, cuatro niveles 9-999-999 Siete dígitos, tres niveles 9-99-99-99 Siete dígitos, cuatro niveles 9-9-9-9-999-99 Nueve dígitos, seis niveles
Fuente: Catacora, F. (2009) (p. 125)
De acuerdo con el citado autor, “Los dígitos representan el número de
posiciones utilizadas por el código contable” y “Los niveles son el número de
agrupaciones que se especifica entre todos los dígitos”. Es decir, cada nivel
representa una subdivisión del nivel anterior y cada digito representa el orden
secuencial en que se ubica cada partida dentro de un grupo o nivel. Este sistema se
denomina sistema decimal Dewey.
56
A Continuación se presenta un formato de código contable compuesto por nueve
dígitos y cinco niveles:
FORMATO CÓDIGO CONTABLE
Ilustración N° 4. Ejemplo Formato Código Contable
Nivel 1: Corresponde al grupo principal o básico de los elementos patrimoniales
de los estados financieros de acuerdo con la teoría contable, por ejemplo activos,
pasivos, patrimonio, ingresos, costos, gastos, etc.
Nivel 2: Corresponde a los grupos financieros, es decir, al segundo nivel de los
rubros de los estados financieros. Tales como activos corrientes, activos no
corrientes, etc.
Nivel 3: Corresponde a la clasificación financiera de los distintos rubros que, la
teoría contable, dispone que deben presentarse en los estados financieros atendiendo a
la homogeneidad de las transacciones.
Nivel 4: Corresponde a las cuentas de mayor en donde se registran las
transacciones de la misma naturaleza sin mayores detalles.
XX.X.X.XX.XXX
Nivel 1 Grupo Básico. (Se puede obtener hasta 99 subdivisiones)
Nivel 2 Grupo Financiero. (Se puede obtener hasta 9 subdivisiones)
Nivel 3 Cuenta Control (Se puede obtener hasta 9 subdivisiones)
Nivel 4 Cuenta de Detalle (Se puede obtener hasta 99 subdivisiones)
Nivel 5 Cuenta de Movimiento (Se puede obtener hasta 999 subdivisiones)
57
Nivel 5: Corresponde a las cuentas de movimiento o de detalle en donde se
detalla la información que presentan las cuentas de control.
Paso 3: Una vez realizados el paso 1 y 2, debemos empezar a desarrollar el
código contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la
teoría contable y las necesidades de información de la empresa. Cada clasificación
puede variar en el grado de nivel de detalle.
En este sentido, las VEN-NIF-PYMES establece los criterios para clasificar las
partidas a presentar en los estados financieros. Entre ellos destaca la distinción entre
partidas corrientes y no corrientes en la presentación de los activos y pasivos (Ver
Tabla N° 9).
Cuadro N° 9
DISTINCIÓN ENTRE PARTIDAS CORRIENTES Y NO CORRIENTE S
Activo Pasivo
Corriente (1) Cuando se espera realizarlo o tiene la intención de venderlo o consumirlo en su ciclo normal de operación;
(2) Mantiene el activo principalmente con fines de negociación;
(3) Se espera realizar el activo dentro de los doce meses siguientes desde la fecha sobre la que se informa; o
(4) Cuando se trate de efectivo o un equivalente al efectivo, salvo que su utilización esté restringida y no pueda ser intercambiado ni utilizado para cancelar un pasivo por un periodo mínimo de doce meses desde de la fecha sobre la que se informa.
(1) Cuando se espera liquidarlo en el transcurso del ciclo normal de operación de la entidad;
(2) Mantiene el pasivo principalmente con el propósito de negociar;
(3) Cuando el pasivo debe liquidarse dentro de los doce meses siguientes a la fecha sobre la que se informa; o
(4) Cuando la entidad no tiene un derecho incondicional para aplazar la cancelación del pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha sobre la que se informa.
No Corriente
Todos los demás activos Todos los demás pasivos
Fuente: NIIF para PYMES (párr. 4.5 – 4.8). Elaboración Propia (2011)
58
Ahora bien, la VEN-NIF-PYMES establece las bases para la presentación de los
estados financieros y, entre ellas, está la información a revelar en los mismos, para lo
cual dispone una serie de rubros mínimos que se deben presentar en el estado de
situación financiera y en el estado de resultados.
En este sentido, en su párrafo 4.2 señala la lista de partidas que, como mínimo,
se deben presentar en el estado de situación financiera:
(a) Efectivo y equivalentes al efectivo.
(b) Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar.
(c) Activos financieros [excluyendo los importes mostrados en (a), (b), (j) y (k)].
(d) Inventarios.
(e) Propiedades, planta y equipo.
(f) Propiedades de inversión registradas al valor razonable con cambios en
resultados.
(g) Activos intangibles.
(h) Activos biológicos registrados al costo menos la depreciación acumulada y
el deterioro del valor.
(i) Activos biológicos registrados al valor razonable con cambios en resultados.
(j) Inversiones en asociadas.
(k) Inversiones en entidades controladas de forma conjunta.
(l) Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar.
(m) Pasivos financieros [excluyendo los importes mostrados en (l) y (p)].
(n) Pasivos y activos por impuestos corrientes.
59
(o) Pasivos por impuestos diferidos y activos por impuestos diferidos (éstos
siempre se clasificarán como no corrientes).
(p) Provisiones.
(q) Participaciones no controladoras, presentadas dentro del patrimonio de
forma separada al patrimonio atribuible a los propietarios de la
controladora.
(r) Patrimonio atribuible a los propietarios de la controladora.
De igual modo, en el párrafo 4.3 señala la posibilidad de agregar otros rubros
que se considere relevante para la entidad su presentación.
En cuanto al estado de resultados, señala en el párrafo 5.5:
Como mínimo, una entidad incluirá, en el estado del resultado integral, partidas
que presenten los siguientes importes para el periodo:
(a) Ingresos de actividades ordinarias;
(b) Costos financieros;
(c) Participación en el resultado de las inversiones en asociadas y entidades
controladas de forma conjunta que se contabilicen utilizando el método de
la participación.
(d) Gasto por impuestos excluyendo los impuestos distribuidos a partidas (e), (g)
y (h) siguientes.
(e) Un único importe que comprenda el total de: el resultado después de
impuestos de las operaciones discontinuadas y la ganancia o pérdida
después de impuestos reconocida en la medición a valor razonable menos
costos de venta, o en la disposición de los activos netos que constituyan la
operación discontinuada.
(f) El resultado (si una entidad no tiene partidas de otro resultado integral, no es
necesario presentar esta línea).
60
(g) Cada partida de otro resultado integral clasificada por naturaleza
[excluyendo los importes del apartado (h)].
(h) Participación en el otro resultado integral de las asociadas y entidades
controladas de forma conjunta contabilizadas por el método de la
participación.
(i) Resultado integral total (si una entidad no tiene partidas de otro resultado
integral, puede usar otro término para esta línea como resultado).
De igual modo establece que el desglose de los gastos debe hacerse según su
naturaleza o según su función.
Una vez analizado los requerimientos de la teoría contable, se procede a la
elaboración o diseño del catalogo de cuentas.
Documentos fuentes
Sobre este aspecto, Elizondo, L., (2003), señala “El documento fuente es el
instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y
controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando
los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad.” (p. 42).
En este sentido, los documentos contables son medios de prueba que evidencian
la ocurrencia de un hecho económico y garantizan el control y registro apropiado de
las operaciones que realiza la entidad, pues son los que originan los registros
contables.
Ahora bien, existe una gran variedad de documentos, sin embargo, para efectos
de la presente investigación, se ahondará en algunos documentos que generan
registros contables y que son de obligatorio cumplimiento de acuerdo con el régimen
fiscal vigente.
Relativos a la compra – venta de bienes o prestación – recepción de servicios
Facturas: El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y
Tributaria (SENIAT) (s. f.), define factura de la siguiente manera:
61
…documento que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el importe reflejado en el mismo. La factura recoge la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y, en su caso, las cantidades correspondientes a los impuestos que la operación pueda devengar. (p. 15).
La factura es, por excelencia, el medio de prueba de las relaciones de comprar
compra/venta y/o prestación/recepción de servicios. En Venezuela, la emisión de este
documento está regulada por el régimen tributario, específicamente por la
Providencia Administrativa N° 0071 (2011), al igual que las notas de debito y crédito,
los certificados de débito fiscal exonerados y las notas de entrega o guías de
despacho, aunque estas últimas no generen registros contables, suponen un control
sobre los bienes muebles de la entidad.
Notas de debito: Son documentos que el emite el vendedor o prestador de
servicios para realizar un ajuste a cuenta de terceros, que suponen un debito a favor
del vendedor como incremento del monto originalmente facturado por concepto de
errores, intereses por mora, entre otros. Para el vendedor representa un ingreso y para
el comprador una erogación.
Notas de crédito: Al igual que la nota de debito, son documentos que emite el
vendedor o prestador de servicios para realizar un ajuste a cuenta de terceros, que
suponen un crédito para el vendedor, y un debito a favor del comprador como
disminución del monto originalmente facturado por concepto de errores,
devoluciones, descuentos, rebajas, entre otros. Para el vendedor significa una
erogación y para el comprador un ingreso.
Tal como se menciona en párrafos precedentes, tanto la emisión de notas de
crédito como notas de debito están reguladas por la Administración Tributaria, quien
establece los requisitos que debe contener cada uno de estos documentos y los
conceptos por los cuales se originan. Los aspectos reglamentarios de estos
documentos se tratan en las bases legales de la presente investigación.
62
Certificados de débito fiscal exonerados: Son documentos que emiten entes
exonerados del Impuesto al Valor Agregado (IVA) a sus proveedores y que
representa una disminución de los débitos fiscales, en materia del IVA, para el
vendedor.
Comprobantes de retención de Impuesto al Valor Agregado (IVA) y de
Impuesto Sobre la Renta (ISLR): De acuerdo con el SENIAT (s. f.)
“Son comprobantes que están obligados a emitir los agentes de retención a los contribuyentes, por cada retención de impuesto que le practican, en la cual se indica, entre otros, el monto de lo pagado o abonado en cuenta y la cantidad retenida.” (p. 6).
Los comprobantes de retención de IVA son emitidos por los contribuyentes
calificados como especiales por el régimen tributario y por los entes públicos
especificados en la respectiva Providencia Administrativa por concepto de compra de
bienes y recepción de servicios a contribuyentes ordinarios del IVA. Para el vendedor
del bien o el prestador del servicio representa un crédito fiscal deducible de la cuota
tributaria que le corresponde. Para la contraparte representa un debito fiscal que debe
enterar a la Administración Tributaria.
Los comprobantes de impuesto sobre la renta son emitidos por los agentes de
retención calificados como tales en la Ley de Impuesto Sobre la Renta (2006), su
reglamento y demás disposiciones legales que regulan este impuesto, por los
conceptos que en ellos se establecen y que, para la parte a quien se le retiene el
impuesto, representa un anticipo del mismo que será compensado en su respectiva
declaración y para quien retiene, representa un pasivo con la Administración
Tributaria que debe ser enterado según las disposiciones fiscales.
Instructivo o Manual de Cuentas
Consiste en la explicación de cómo se maneja cada cuenta, es decir, la
descripción de los movimientos, cuando carga, cuando abona, su saldo y demás
características inherentes a su presentación y naturaleza.
63
Sobre este aspecto, Rodríguez, J. (2002) señala que el instructivo de cuentas
persigue los siguientes fines: (1) Precisar los objetivos de la contabilidad. (2) Indicar
los criterios del plan de cuentas. (3) Explicar el método de codificación. (4) Ilustrar
el funcionamiento de las cuentas. (p. 118).
La finalidad de este instructivo es guiar a los usuarios en el uso de las distintas
cuentas o partidas que componen el catálogo, permitiendo el manejo adecuado de los
datos, bajo criterios de la teoría contable, de manera tal que facilite la interpretación
de los mismos en pro del cumplimiento del objetivo de la contabilidad, proporcionar
información relevante para la toma de decisiones.
BASES LEGALES
En Venezuela, las personas naturales y jurídicas están sujetes a una serie de
deberes, derechos y obligaciones instaurados en el sistema legal venezolano. Durante
el desarrollo de cualquier actividad mercantil estas deben ajustarse a él, con el fin de
evitar las diversas sanciones establecidas en el marco legal.
En ese sentido, el Código Civil Venezolano (1982) establece claramente en su
Artículo 2 “La ignorancia de la Ley no excusa de su cumplimiento”. De tal manera
que, en el momento que se decide emprender una actividad comercial de manera
individual o en sociedad, surge la responsabilidad de cada persona de conocer y
apegarse a la legislación en cuanto esté sujeto a ella, no solo para la creación y
protocolización que indica la ley, sino para el conjunto de actos y relaciones futuras
que deriven de las actividades propias de las entidades.
De hecho, las organizaciones mantienen relaciones e interacciones económicas
con otras organizaciones públicas, privadas, y con particulares, de esa manera
funciona la economía. Algunas de estas interacciones son definidas en el régimen
mercantil como actos de comercio.
64
Código de Comercio (CCO) (1955) Venezolano
Disposiciones sobre el tipo de entidad
En ese aspecto, el artículo 2 del Código de Comercio (CCO) (1955), tipifica un
conjunto de actos de comercio con los cuales se identifican las personas sujetas a esta
norma. Entre estos, el numeral 8 establece como acto de comercio los realizados por
“las empresas editoras, tipográficas, de librería, litográficas y fotográficas”. El cual es
aplicable al caso objeto del presente estudio. En consecuencia, debe ajustarse de
acuerdo a esa legislación en sus prácticas comerciales.
Ahora bien, el CCO establece los tipos de entidad que regula de la siguiente
manera:
Firma Personal: Está constituida por una persona natural, que realiza actos de
comercio, formalmente constituida según las disposiciones legales en cuanto al
registro y publicación. Este tipo de entidad se caracteriza en que la responsabilidad
ante terceros recae sobre el patrimonio de la persona.
Sociedades: Para Ochoa, O. (2006) “… Son agrupaciones de personas con fines
lucrativos… son el resultado de un contrato por medio de cual varias personas
acuerdan o convienen en poner alguna cosa en común con el propósito de distribuirse
o repartirse los beneficios o ganancias que resulten del manejo de los mismos”. (P.
731).
En efecto, tal como lo señala el citado autor, una sociedad mercantil está
constituida por dos o más personas que convienen objetivos comunes para lo cual
deciden realizar una actividad de carácter lucrativo, y aportan recursos con la
finalidad de distribuirse los beneficios que genere.
Sobre este aspecto, el CCO estipula una serie procedimientos que se deben llevar
a cabo para formalizar la constitución de una empresa, y establece que una sociedad
está formalmente constituida con la protocolización del registro de la misma y la
publicación. Al cumplir con estos requisitos la empresa adquiere personalidad
jurídica, lo que implica que la misma adquiere la capacidad de contraer derechos y
65
obligaciones. En consecuencia, tiene patrimonio propio, separado del patrimonio de
los socios.
De igual modo, el CCO define y establece la constitución de los tipos de
sociedades que el mismo regula, y que se pueden clasificar de la siguiente manera:
Sociedades de Personas: Son sociedades en donde el interés prevalece en la
persona y se caracterizan por considerar a los socios en varios aspectos:
(1) La administración: es ejercida solo por los socios. (Art. 230 y 235 CCO)
(2) La responsabilidad: los socios administradores tienen responsabilidad ilimitada y
solidaria ante terceros. (Art. 228 y 235 CCO)
(3) La razón social: debe contener al menos el nombre de uno de los socios. (Art.
227 y 335 CCO)
(4) La disolución de la sociedad: puede ser por la muerte, quiebra, o inhabilitación
de uno de los socios. (Art. 341 CCO). Por lo tanto la sociedad es intransferible.
En esta clasificación se ubican las sociedades en nombre colectivo y las
sociedades en comandita simple.
Sociedades de Capital: En este tipo de sociedades prevalece el interés en el
patrimonio más que en las personas, de hecho, se puede dar el caso en que socios
(accionistas) no se relacionen entre sí. Este es el caso de las compañías anónimas y se
caracteriza por los siguientes aspectos:
(1) La administración: puede ser ejercida por uno o más administradores temporales
ya sean socios o no. (Art. 242 CCO).
(2) La responsabilidad: Los socios son responsables hacia terceros hasta el monto de
sus acciones (Art. 201 Ord. 3, CCO) y “los administradores responden por la
ejecución del mandato y las obligaciones que la Ley les impone” (Art. 243
CCO).
(3) Denominación social: puede ser un nombre de fantasía, referirse a su objeto o
nombre de persona. (Art 202 CCO).
66
(4) Los socios pueden traspasar, vender o ceder las acciones. La disolución no se da
por la muerte del socio.
Sociedades de Mixtas: Son sociedades que poseen características tanto de las
sociedades de personas como de las sociedades de capital, tal es el caso de las
sociedades de responsabilidad limitada y de las sociedades en comandita por
acciones.
En el caso de la sociedad de responsabilidad limitada, entre otros aspectos, se
asemeja a las sociedades de capital en que la responsabilidad de los socios está
limitada “...al monto de sus respectivos aportes establecidos en el contrato social”
(Art. 312 CCO) y se caracteriza por la falta de libertad para ceder las acciones. (Art.
317 CCO) la cual es una característica propia de las sociedad de personas.
Ahora bien, la empresa objeto de la presente investigación se encuentra
constituida bajo la forma de compañía anónima lo que indica su sujeción irrestricta al
CCO. En consecuencia, esta entidad debe cumplir con las obligaciones de todo
comerciante, entre ellas lo referente a la contabilidad mercantil.
Disposiciones Contables
A tales efectos, el CCO en su Art. 32 establece la obligatoriedad de llevar la
contabilidad así como los libros obligatorios “Todo comerciante debe llevar en
idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro
Diario, el libro Mayor y el de Inventarios…”. Los Libros descritos en este artículo,
deben ser previamente presentados en el Registro Mercantil antes de su uso para ser
fechados, foliados y firmados, según el Art. 33 del mismo código.
En cuanto a los registros en el libro diario, el CCO establece, en el Art. 34, la
posibilidad de registrar las operaciones que realiza la empresa diariamente o en un
resumen mensual debiendo conservarse todos los documentos que evidencie cada
operación.
Con respecto a la información financiera, el Art. 35 establece:
67
Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.
En consecuencia, las empresas en sus intercambios comerciales generan un
volumen de información que debe ser reconocida, clasificada y manejada de manera
adecuada para facilitar el registro de la información contable que establece la ley.
Esta información bien puede ser originada por contratos de compra y venta de
bienes y servicios bajo modalidad de crédito y de contado, los costos de producir y
vender, las obligaciones tributarias nacionales y municipales, y demás operaciones
que deben ser incorporadas en la contabilidad de la empresa, siempre y cuando la
misma esté sustentada en documentos formales establecidos en la legislación
venezolana.
De igual modo, el CCO establece en los Art. 304 al 308 la obligatoriedad de
preparar los estados financieros que deben ser anexados al expediente de la entidad en
el respectivo registro mercantil anualmente. Para ello, y de acuerdo a la fecha
establecida por la empresa para realizar la asamblea de accionista, los estados
financieros preparados para tal fin, deben ser presentados al comisario “con un mes
de antelación por lo menos al día fijado para la asamblea…” (Art. 304); quince días
antes de la asamblea el comisario debe entregar una copia de los estados financieros
junto con “el informe del comisario”, durante esos quince días “Todo el que acredite
su calidad de socio, tendrá derecho a examinar ambos documentos”. (Art. 306); una
vez aprobados los estados financieros en la asamblea, los administradores tienen diez
68
días para presentarlos, junto con el informe del comisario, ante el registro mercantil
correspondiente.
A la vez, el Art. 265 establece la obligatoriedad de los administradores de
presentar cada 6 meses “un estado sumario de la situación activa y pasiva de la
compañía”. Este artículo supone una medida de control que prevenga situaciones
adversas para la entidad, con la finalidad de solventarlas a tiempo, pues una de las
funciones del comisario es evaluar la función administrativa.
Por otro lado, el CCO establece una partida contable denominada “Reserva
legal”, estipulado en el Art. 262, la cual debe ser como mínimo del 5 % de los
beneficios líquidos de la entidad. Al respecto, Hung, F. (1983) señala:
La doctrina coincide en afirmar que el fondo de reserva legal contribuye a reforzar la situación económica de la sociedad y a ponerla en posición de hacer frente a eventuales crisis. Es igualmente generalizadora la opinión de que la reserva legal se establece para reforzar o aumentar las garantías de los acreedores sociales. (P. 263).
Por su parte, el Art. 264 establece los criterios financieros que se debe tomar en
cuenta para determinar el riesgo inherente a la descapitalización de la empresa. A tal
efecto, establece:
Cuando los administradores reconozcan que el capital social, según el inventario y balance ha disminuido un tercio, deben convocar a los socios para interrogarlos si optan por reintegrar el capital, o limitarlo a la suma que queda, o poner la sociedad en liquidación.
Cuando la disminución alcance a los dos tercios del capital, la sociedad se pondrá necesariamente en liquidación, si los accionistas no prefieren reintegrarlo o limitar el fondo social al capital existente.
En este sentido, tanto la reserva legal, como lo establecido en el Art. 264
constituyen medidas de prevención y control sobre posibles pérdidas que pueda
presentar la entidad por descapitalización.
69
En consecuencia, los registros, informes y controles contables no son optativos,
son de obligatorio cumplimiento, que aplica a todas las empresas mercantiles, y que
su incumplimiento genera sanciones, inclusive penales.
De igual forma, los registros contables de las empresas, soportados con la
documentación legal y ajustada a las normas, gozan de ciertos privilegios, ya que
estos pueden ser considerados como medios de prueba para prevenir o argumentar en
litigios y diferencias que puedan surgir entre las personas por las transacciones que de
sus relaciones resulten. En este sentido, el CCO plantea en su Art. 38:
Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan.
En consecuencia, llevar los registros contables apegados a ley y a normas
contables representa un medio de prueba legal frente a terceros.
De igual modo, el CCO establece en el Art. 260 que las compañías anónimas
deben llevar libros adicionales, aparte de los libros de contabilidad, estos libros son,
libro de accionistas, libro de actas de asamblea y libros de actas de junta de
administradores.
Tributos
La contabilidad de una empresa, es la fuente de información primaria para todos
los usuarios interesados, el Estado como ente regulador, dado su interés en materia
fiscal, es uno de los más interesados en ella, puesto que los tributos forman parte de
sus ingresos.
Este aspecto se contempla en el Art. 133 de la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela (CRBV) (1999), “toda persona tiene el deber de
coadyuvar a los gastos públicos mediante el pago de impuestos, tasas y
contribuciones que establezca la ley.” con el cual da la instrucción para la creación
del marco normativo en materia Fiscal.
70
De igual manera, la CRBV establece, en el Art. 156, las competencias del Poder
Público Nacional, entre las cuales se encuentra las competencias en materia tributaria:
12. La creación, organización, recaudación, administración y control de los impuestos sobre la renta, sobre sucesiones, donaciones y demás ramos conexos, el capital, la producción, el valor agregado, los hidrocarburos y minas, de los gravámenes a la importación y exportación de bienes y servicios, los impuestos que recaigan sobre el consumo de licores, alcoholes y demás especies alcohólicas, cigarrillos y demás manufacturas del tabaco, y de los demás impuestos, tasas y rentas no atribuidas a los Estados y Municipios por esta Constitución o por la ley.
De igual forma, al Poder Público Estadal entre otras funciones se le otorga, de
acuerdo con el Art. 164, la competencia en materia de tasas por uso de bienes y
servicios y especies fiscales. Y al Poder Público Municipal compete “Las tasas por el
uso de sus bienes o servicios; las tasas administrativas por licencias o
autorizaciones; los impuestos sobre actividades económicas de industria, comercio,
servicios (…) los impuestos sobre inmuebles urbanos, vehículos, espectáculos
públicos, juegos y apuestas lícitas”. (Art. 179).
Por otra parte, en el Art. 317 se establece “No podrá cobrarse impuestos, tasas,
ni contribuciones que no estén establecidos en la ley,” A tales efectos, se crean leyes
de carácter económico - social que dan origen a las distintas contribuciones
parafiscales, además de las leyes que originan los tributos a las actividades
económicas en el país.
Ahora bien, para efectos tributarios, este Art. 317 de la CRBV debe ser
concatenado con el parágrafo segundo del Art. 2 del Código Orgánico Tributario de
la República Bolivariana de Venezuela (COT) (2001) el cual establece “A los efectos
de este Código se entenderán por leyes los actos sancionados por las autoridades
nacionales, estadales y municipales actuando como cuerpos legisladores”, es decir,
que de acuerdo a este articulo, las ordenanzas municipales son consideradas como
leyes para el régimen tributario.
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Código Orgánico Tributario (COT) (2001)
En Venezuela, el COT es aplicable a los tributos nacionales y en forma
supletoria a los tributos estadales y municipales tal como lo establece el Art. 1. A su
vez regula “…los impuestos, las tasas, las contribuciones de mejoras, de seguridad
social…” (Art. 12).
A continuación se presentan algunas definiciones contenidas en el COT:
Obligación tributaria: se manifiesta entre el sujeto pasivo y el sujeto activo y
nace con la ocurrencia del hecho que le da origen a la obligación de acuerdo a la ley
que origine el tributo.
Sujeto Activo (Art. 18): es el ente acreedor del tributo.
El sujeto pasivo (Art. 19): es la persona, natural o jurídica, contribuyente o
responsable de la obligación tributaria.
Son contribuyentes (Art. 22): todas aquellas personas, naturales, jurídicas y
sociedades de hecho que realicen hechos imponibles según las disposiciones legales y
están obligados al pago de los tributos y al cumplimiento de los deberes formales
tanto las establecidas por el COT como las que establezca la ley que da origen al
tributo.
Los responsables: “…son los sujetos pasivos que sin tener el carácter de
contribuyentes deben, por disposición expresa de la ley, cumplir las obligaciones
atribuidas a éstos. (Art. 25).
El hecho imponible (Art. 36): es el hecho que da origen a la obligación tributaria
de acuerdo con las tipificaciones establecidas en la ley que le da origen al tributo.
Ahora bien, los contribuyentes, de acuerdo al COT, deben sujetarse a éste en el
cumplimiento de todas las obligaciones y deberes formales que establece. Entre las
obligaciones, están las dispuestas en el Art. 35:
Los sujetos pasivos tienen la obligación de informar a la Administración Tributaria, en un plazo máximo de un (1) mes de producido, los siguientes hechos:
72
1. Cambio de directores, administradores, razón o denominación social de la entidad.
2. Cambio del domicilio fiscal.
3. Cambio de la actividad principal.
4. Cesación, suspensión o paralización de la actividad económica habitual del contribuyente.
En cuanto a los deberes formales, el Art. 145 del COT establece:
1. Cuando lo requieran las leyes o reglamentos:
a. Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a actividades y operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el domicilio o establecimiento del contribuyente y responsable.
b. Inscribirse en los registros pertinentes, aportando los datos necesarios y comunicando oportunamente sus modificaciones.
c. Colocar el número de inscripción en los documentos, declaraciones y en las actuaciones ante la Administración Tributaria o en los demás casos en que se exija hacerlo.
d. Solicitar a la autoridad que corresponda permisos previos o de habilitación de locales.
e. Presentar, dentro del plazo fijado, las declaraciones que correspondan. 2. Emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con los requisitos y formalidades en ellas requeridos. 3. Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles. 4. Contribuir con los funcionarios autorizados en la realización de las inspecciones y fiscalizaciones, en cualquier lugar, establecimientos comerciales o industriales, oficinas, depósitos, buques, aeronaves y otros medios de transporte. 5. Exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados, las declaraciones, informes, documentos, comprobantes de legítima procedencia de mercancías, relacionadas con hechos imponibles, y realizar las aclaraciones que les fueren solicitadas. 6. Comunicar cualquier cambio en la situación que pueda dar lugar a la alteración de su responsabilidad tributaria, especialmente
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cuando se trate del inicio o término de las actividades del contribuyente. 7. Comparecer a las oficinas de la Administración Tributaria cuando su presencia sea requerida. 8. Dar cumplimiento a las resoluciones, órdenes, providencias y demás decisiones dictadas por los órganos y autoridades tributarias, debidamente notificadas.
De igual forma establece, sanciones por el incumplimiento de los deberes y
obligaciones, entre ellas: multas, clausuras temporales, inhabilitación para el ejercicio
profesional y penas restrictivas de libertad.
Ahora bien, la información financiera llevada de acuerdo al régimen legal y a las
VEN-NIF-PYMES es confiable y permitirá cumplir de manera oportuna todas las
obligaciones y requisitos necesarios, garantizando la estabilidad de la empresa en
materia legal y operativa. Por lo tanto, las partidas que involucren hechos fiscales
deben ser controladas en la empresa para evitar las sanciones establecidas en el COT
y demás disposiciones legales.
Tributos Nacionales
Tal como se ha mencionado, la empresa objeto de estudio de la presente
investigación es una empresa constituida bajo la figura de compañía anónima y, de
acuerdo con la tipificación del Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria (SENIAT), es un contribuyente ordinario. En consecuencia, las
bases legales en cuanto a tributos se enfocarán esencialmente en los requerimientos
fiscales establecidos para este tipo de entidad.
Impuesto Sobre la Renta (ISLR)
El Impuesto Sobre la Renta, es un tributo que grava a “Los enriquecimientos
anuales, netos y disponibles obtenidos en dinero o en especie” según el Art. 1 de la
Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISLR) (2007) estos enriquecimientos se originan
producto de una serie de operaciones que realizan las personas naturales y jurídicas y
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demás figuras establecidas y sujetas a la ley, en función de sus actividades
económicas durante todo el año.
En este sentido la LISLR en su Art. 4 establece:
Son enriquecimientos netos los incrementos de patrimonio que resulten después de restar de los ingresos brutos los costos y deducciones permitidos en esta Ley, sin perjuicio respecto del enriquecimiento neto de fuente territorial, del ajuste por inflación previsto en esta Ley.
El procesamiento de los movimientos de la información contable de las partidas
integrantes de los rubros activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos genera los
resultados que se resumen en los estados financieros de las empresas, el cual al final
de este proceso puede generar ganancias para la misma originando el hecho
imponible y, por ende, dar origen a la obligación tributaria de acuerdo a la ley.
En cuanto al carácter de contribuyente, esta ley señala en el Art. 7 que las
compañías anónimas son contribuyentes del ISLR, en consecuencia están sometidas a
esta ley y a su reglamento. Por lo tanto, y con sujeción al COT y demás leyes, los
sujetos pasivos deben cumplir los requisitos de declaración y pago del tributo.
De igual forma, el Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta (RLISLR)
(2003) establece en el Art. 133 que los contribuyentes deben presentar: declaración
definitiva de rentas, declaración estimada, declaraciones sustitutivas, y declaración
informativa, en los casos establecidos en la Ley y el Reglamento y en cualquier otra
resolución o instructivo dictados por la Administración Tributaria.
En este sentido, el Art. 79 de la LISLR establece la obligatoriedad de presentar la
declaración anual definitiva de ISLR para las compañías anónimas “…de sus
enriquecimientos o pérdidas, cualquiera sea el monto de los mismos”. Para lo cual la
ley establece una serie de ajustes, entre ellos el ajuste por inflación, que las entidades
deben realizar a los estados financieros para determinar el enriquecimiento neto anual
75
gravable al cual se le aplica la tarifa correspondiente que, en el caso de la empresa
objeto del presente estudio, aplica la tarifa N° 2, según el Art. 52 de la LISLR.
Aunado a esto, el Art. 90 de la LISLR establece:
Los contribuyentes están obligados a llevar en forma ordenada y ajustados a principios de contabilidad generalmente aceptados en la República Bolivariana de Venezuela, los libros y registros que esta Ley, su Reglamento y las demás Leyes especiales determinen, de manera que constituyan medios integrados de control y comprobación de todos sus bienes activos y pasivos, muebles e inmuebles, corporales e incorporales, relacionados o no con el enriquecimiento que se declara, a exhibirlos a los funcionarios fiscales competentes y a adoptar normas expresas de contabilidad que con ese fin se establezcan.
Las anotaciones o asientos que se hagan en dichos libros y registros deberán estar apoyados en los comprobantes correspondientes y sólo de la fe que éstos merezcan surgirá el valor probatorio de aquéllos.
Esta ley, en concordancia con el CCO y el COT, establece la obligatoriedad de
llevar los libros y registros de contabilidad de forma ordenada, hecho que sustenta la
necesidad de establecer un catalogo de cuentas que, como se ha reiterado a lo largo
del presente trabajo, es el instrumento que permite llevar la contabilidad de forma
sistemática y, por ente, cumplir con las disposiciones legales antes mencionadas.
A la vez establece que deben ser llevados ajustados a principios de contabilidad
generalmente aceptados en la República Bolivariana de Venezuela que, en el caso de
la empresa objeto de estudio de la presente investigación, estos principios son los
denominados VEN-NIF para Pymes, en consecuencia, se infiere que estos principios
son de obligatorio cumplimiento para este tipo de empresa.
De igual modo establece que tanto los principios de contabilidad como el
régimen legal forman parte de un sistema integral de control. Es evidentemente que la
Administración Tributaria, como usuario externo de la información financiera de la
empresa y como ente fiscal, requiera establecer controles que eviten la defraudación
al fisco, pues forman parte de los enriquecimientos del Estado. En consecuencia,
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todos los registros que se realicen en los libros de contabilidad deben estar
respaldados con documentos que la Administración Tributaria establezca como medio
de prueba de las transacciones.
De acuerdo con lo antes expuesto, para cumplir con los lineamientos que
establece la LISLR, las entidades deben desarrollar una serie de procesos contables
para determinar, a través de los estados financieros, los incrementos patrimoniales a
los cuales será aplicable el impuesto, teniendo en consideración las exenciones,
exoneraciones y demás parámetros que la ley establece y los puntos en los cuales
debe enfocarse cada contribuyente al contabilizar sus operaciones con la finalidad de
evitar sanciones que perjudiquen tanto a la empresa como a los responsables del
tributo. Para ello se deben establecer las partidas necesarias que permitan la adecuada
contabilización de los mismos.
Retenciones de Impuesto Sobre la Renta (ISLR)
En materia de retenciones del ISLR, tanto la LISLR como el Reglamento Parcial
de Impuesto Sobre la Renta en Materia de Retenciones (1997) establecen en el Art.
86 y Art. 1, respectivamente, la obligatoriedad de actuar como agentes de retención a
todas aquellas personas “deudores de los enriquecimientos netos o ingresos brutos”
producto de las actividades que la normativa establece como gravadas por el ISLR.
En este sentido, el mencionado reglamento establece las condiciones y tarifas de
retención aplicables a los distintos sujetos y los conceptos por los cuales se aplican.
De igual modo establece la obligatoriedad de entregar comprobantes de retención y
de enterar dichas retenciones a la Administración Tributaria a través de los
mecanismos que se dispongan para tales efectos.
En este sentido, la Providencia Administrativa N° SNAT/2009/0095 regula el
cumplimiento de los deberes de información y enteramiento en materia de retenciones
del impuesto sobre la renta, para lo cual establece, la obligatoriedad de realizar la
respectiva declaración en cuanto a retenciones del ISLR “…aun cuando éstos no
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genere retención…” y “…aunque no se hubieren efectuado operaciones en el
periodo mensual correspondiente.” (Art. 2).
De acuerdo con lo antes expuesto, la empresa objeto de estudio de la presente
investigación está obligada a realizar retenciones de ISLR, declarar y enterar y, por
ende, emitir comprobantes de retención.
Por otra parte, dado que la empresa no está clasificada por el SENIAT como
Sujeto Especial, está en la obligación de enterar las retenciones efectuadas durante los
primeros 10 días continuos de cada mes, de acuerdo a las disposiciones contenidas en
el Art. 4 de la antes mencionada Providencia Administrativa.
Impuesto al Valor Agregado (IVA)
El IVA es un impuesto Nacional que “…grava la enajenación de bienes
muebles, la prestación de servicios y la importación de bienes…” y debe ser pagado
por toda persona natural o jurídica que realice hechos imponibles, tal como lo
establece el Art. 1 de la Ley de Impuesto al Valor Agregado, 2007 (LIVA).
En cuanto a los hechos imponibles, el Art. 3 de la misma ley establece como
hechos imponibles del IVA la venta de bienes muebles corporales, la importación
definitiva de bienes muebles, la prestación servicios independientes y la venta de
exportación de bienes muebles corporales.
De igual modo, esta ley establece los sujetos pasivos del IVA, entre los cuales se
encuentran los contribuyentes ordinarios del impuesto en el Art. 5 “toda persona
natural o jurídica que como parte de su giro, objeto u ocupación, realice las
actividades, negocios jurídicos u operaciones, que constituyen hechos imponibles”.
En todo caso, son contribuyentes ordinarios del IVA todos aquellos que no califiquen
como contribuyentes formales y que no hayan sido calificados por el SENIAT como
contribuyentes especiales.
Por otra parte, esta ley establece que “El impuesto causado a favor de la
República, en los términos de esta Ley, será determinado por períodos de imposición
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de un mes calendario” Art. 32, lo que implica que la información debe ser
constantemente ajustada para cumplir en cada uno de los periodos tal imposición, su
obligación y deber formal de declarar y pagar el tributo. El mismo artículo establece
la determinación del impuesto a pagar de acuerdo a la ley, el cual se calculará
restando de los débitos fiscales, los créditos fiscales del periodo, sabiendo que se
generan débitos mediante la venta del bien o servicio y los créditos fiscales por las
compras que realice la empresa de acuerdo a las disposiciones de la ley. En este
sentido, los resultados de la confrontación de los débitos y créditos fiscales generará
un impuesto a pagar o un crédito fiscal a favor del contribuyente que se trasladara al
periodo impositivo siguiente.
Por su parte el Art. 56 establece la obligatoriedad de llevar registros contables de
todas las operaciones gravadas o no con este impuesto, igualmente establece la
obligatoriedad de “abrir cuentas especiales para registrar los impuestos o débitos
fiscales generados y cargados en las operaciones y trasladados en las facturas, así
como los consignados en las facturas recibidas” así como la obligatoriedad de llevar
los libros adicionales.
Sobre este aspecto, el Reglamento de la Ley de Impuesto al Valor Agregado,
1999 (RLIVA) señala en los artículos 75 y 76 que los contribuyentes deben crear y
registrar las operaciones en libros de compras y ventas respectivamente, con los datos
de la empresa y del documento emitido, los datos fiscales y los montos de los
importes de las operaciones tanto nacionales como de importación. Igualmente, este
reglamento establece los criterios para la elaboración de los libros de compra y venta.
Retenciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
En materia de retención del IVA, las Providencias Administrativas
SNAT/2005/0056 y SNAT/2005/0056-A designan los agentes de retención y los
lineamientos a seguir para tales efectos. En este sentido, son agentes de retención los
contribuyentes calificados por la administración tributaria como contribuyentes
especiales, las entidades que comercialicen con metales y piedras preciosas y los
entes públicos nacionales, estadales y municipales.
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Ambas providencias establecen los lineamientos a seguir, los requisitos para la
emisión de los comprobantes de retención y establece los porcentajes de retención
general en 75% y 100% cuando el proveedor incumpla con las normas generales de
emisión de facturas.
Por otra parte, establecen que el impuesto retenido representa para el proveedor
un crédito fiscal deducible de los débitos fiscales. Las deducciones se realizan en el
periodo en el cual se recibe el comprobante de retención. En el caso de que el
impuesto retenido sea superior a la cuota tributaria del periodo, la diferencia puede
ser trasladada a los siguientes periodos de imposición hasta su deducibilidad
completa.
En cuando a los registros contables, ambas providencias establecen que los
proveedores de bienes y servicios que realicen operaciones con agentes de retención
deben registrar en los libros de venta tales operaciones en forma discriminada.
Ahora bien, dado que la entidad objeto de estudio de la presente investigación es
un contribuyente ordinario del IVA y que puede realizar transacciones con agentes de
retención, es indispensable el conocimiento de estas disposiciones legales con la
finalidad de establecer las partidas necesarias para la contabilización adecuada del
tributo.
Emisión de facturas y otros documento
Sobre este aspecto, el SENIAT dicta la Providencia Administrativa
SNAT/2011/00071, la cual establece las normas generales de emisión de facturas y
otros documentos. Esta providencia establece “…las normas que rigen la emisión de
facturas, órdenes de entrega o guías de despacho, notas de débito, notas de crédito, y
los certificados de débito fiscal exonerado…” (Art. 1) que deben cumplir las personas
jurídicas, entidades económicas y personas naturales de acuerdo a las disposiciones
establecidas en el Art. 2 de esta providencia.
En este sentido, establece, en el Capítulo II los medios de emisión de estos
documentos los cuales son, de acuerdo con el Art. 6:
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(1) Formatos elaborados por imprentas autorizadas
(2) Formas libres por imprentas autorizadas. Se permite imprimir la información
de manera computarizada sobre esas formas libres prediseñadas.
(3) Maquinas fiscales
De igual modo, este artículo establece que “Quienes no estén obligados a usar
maquinas fiscales pueden usar más de un medio de emisión de facturas y otros
documentos”.
Ahora bien, el Art. 8 establece la obligación del uso exclusivo de maquinas
fiscales cuando concurran 3 condiciones:
(1) Ingresos brutos superiores a 1.500 UT
(2) Realicen mayor numero de operaciones con sujetos que no utilicen facturas
como medios de prueba de desembolso
(3) Desarrollen las actividades establecidas en este artículo.
Cabe destacar que esta providencia establece los requisitos que deben contener
cada uno de los medios de emisión para cada tipo de documento. La definición y uso
de estos documentos son expuestos en las bases teóricas de la presente investigación.
De acuerdo con lo antes expuesto, dado que la empresa objeto de estudio del
presente trabajo es una persona jurídica sujeta a esta providencia, debe cumplir las
disposiciones contenidas en la misma tanto en la emisión de sus documentos como la
recepción de los mismos por parte de terceros ya que estos son medios de prueba de
las transacciones que realiza la empresa, son los documentos que originan los
registros contables y otorgan el derecho a los créditos fiscales.
Tributos Municipales
Además de los tributos nacionales, las entidades que realizan actividades
económicas deben cancelar tributos concernientes al municipio en el cual desarrolla
sus actividades. En este sentido, la empresa estudiada en la presente investigación
tiene como domicilio fiscal la Ciudad de Barquisimeto, Municipio Iribarren, el cual
es el lugar donde desarrolla sus actividades económicas, por ende, le corresponde la
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sujeción a las disposiciones fiscales emitidas por la Alcaldía del Municipio Iribarren
y al Servicio Autónomo de Administración Tributaria (SEMAT).
A tales efectos, la Alcaldía del Municipio Iribarren, a través de la Ordenanza de
Reforma Parcial de la Ordenanza de Impuesto sobre Actividades Económicas de
Industria, Comercio, Servicio o de Índole similar (OIAE) (2011), establece los
supuestos bajo los cuales se deben regir los sujetos pasivos de este impuesto.
En este sentido, el Art. 7 de la OIAE establece que La base imponible “…está
constituida por los ingresos brutos efectivamente percibidos en el período impositivo
correspondiente, por las actividades económicas u operaciones cumplidas en la
jurisdicción del Municipio Iribarren”.
Entre los deberes formales que establece esta ordenanza se encuentran las
establecidas en el Art. 59:
1. Solicitar y obtener la correspondiente licencia de funcionamiento para el ejercicio de actividades económicas en sede del Municipio Iribarren, siguiendo los procedimientos y dentro de los lapsos establecidos en esta ordenanza, previamente al inicio de las actividades económicas.
2. Proporcionar los datos e informaciones necesarios para el otorgamiento de la licencia de funcionamiento, de forma completa, real y veraz.
3. Comunicar a la Administración Tributaria los cambios ocurridos en su negocio o actividad, referidos a traslado de establecimiento o cambio de domicilio, incorporación o extensión de nuevos ramos de actividad, sustitución o cambio de los ramos de actividad, dentro de los plazos establecidos.
4. Comunicar a la Administración Tributaria el cese en el ejercicio de la actividad económica para la cual fue autorizado mediante la Licencia de Funcionamiento, dentro de los plazos establecidos.
5. Llevar sus registros contables conforme a las prescripciones de la legislación nacional, de manera que, queden evidenciados los ingresos y operaciones atribuibles a cada una de las jurisdicciones municipales en las que tuvieren un establecimiento permanente, se ejecute una obra o se preste un servicio y a ponerlos a disposición de la Dirección de Hacienda o del organismo creado con competencias tributarias cuando les fueren requeridos. Las declaraciones con fines fiscales previstas
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en esta ordenanza se deberán ajustar a lo establecido en esa contabilidad.
6. Llevar los libros y registros especiales, referentes a las actividades que se vinculen al impuesto previsto en esta ordenanza y mantenerlos en el establecimiento. En caso de ejercer más de una actividad económica, deberá llevar en sus libros y registros contables la discriminación de cada una de ellas según el Clasificador de Actividades Económicas.
7. Mantener en el establecimiento de forma visible la respectiva Licencia de Funcionamiento, la copia de la última declaración anticipada y definitiva, así como de los últimos recibos del impuesto pagado.
8. Presentar las declaraciones anticipadas, definitivas y sustitutivas a que se refiere esta ordenanza dentro de los plazos y en los términos establecidos en la misma.
9. Comparecer ante la Administración Tributaria Munici pal, cuando ésta se lo solicite.
10. Pagar los impuestos anticipados y definitivos dentro de los plazos previstos en esta Ordenanza.
11. Realizar las retenciones a que se encuentre obligado de conformidad con esta ordenanza, así como enterarlas dentro de los plazos establecidos en la misma.
12. Indicar en el aviso identificatorio del establecimiento el número de su Licencia de Funcionamiento, en tamaño visible y legible.
En cuanto a las declaraciones y pago del tributo, esta ordenanza establece las
siguientes modalidades:
(1) Declaración anticipada mensual sobre la base cierta del 90% de los ingresos
brutos por cada actividad económica según las disposiciones de esta
ordenanza (Art. 32). Se debe presentar “…dentro de los catorce (14) días
siguientes a la fecha del vencimiento del mes…” (Art. 35).
(2) Declaración definitiva anual sobre la base cierta del 100% de los ingresos
brutos (Art. 32) y se debe presentar “…dentro del primer mes siguiente a la
fecha del vencimiento del año civil…” (Art. 35).
(3) Declaraciones sustitutivas dentro del lapso de 12 meses. (Art. 34).
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Las disposiciones que establece esta norma son indispensables para prever las
partidas necesarias en la búsqueda de garantizar el cumplimiento de las obligaciones
que la OIAE establece.
Relaciones Laborales
En Venezuela, La Ley Orgánica Del Trabajo, (2011) (LOT), es la norma que
establece todos los beneficios laborales y es la norma básica de las interacciones entre
trabajador y empleador, por lo tanto, es otro instrumento legal base para la realización
de la presente investigación, por cuanto las empresas para ejercer sus actividades
requieren del recuero humano vital para cualquier organización.
En este sentido, el Art. 1 establece que “Esta Ley regirá las situaciones y
relaciones jurídicas derivadas del trabajo como hecho social.” Por lo que el Estado
Venezolano, como garante de la seguridad social, establece los beneficios que le
garantice al trabajador que sus actividades sean satisfactorias y provechosas.
El principal fundamento se establece en el Art. 66 de la LOT en donde se
establece que “La prestación de servicio en la relación de trabajo será remunerada”.
Por lo que las organizaciones deben crear las partidas de costos y gastos por concepto
de estas remuneraciones, siempre y cuando sean establecidos en el documento de
contrato de acuerdo al Título II, Capitulo II de la LOT sobre el contrato de Trabajo,
para garantizar que tales egresos sean contabilizados con fines financieros y legales.
Sin embargo, estos deben ser calculados de acuerdo a la LOT e informados al
trabajador por lo menos una vez al mes incluyendo las deducciones, de manera
detallada según la mencionada ley.
Por otra parte, la LOT señala en su Art. 15 que
Estarán sujetas a las disposiciones de esta Ley todas las empresas, establecimientos, explotaciones y faenas, sean de carácter público o privado, existentes o que se establezcan en el territorio de la República, y en general, toda prestación de servicios personales donde haya patronos y trabajadores, sea cual fuere la forma que adopte, salvo las excepciones expresamente establecidas por esta Ley.
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En consecuencia, la empresa objeto de estudio de la presente investigación se
encuentra sujeto a esta ley, por lo tanto, está obligada a cumplir las disposiciones
establecidas en la misma. Entre ellas, los beneficios laborales que las empresas deben
otorgarle a sus empleados y las obligaciones ante las instituciones que atañen los
asuntos laborales. Para estos efectos, las empresas deben llevar control de nomina de
todos sus empleados, donde se desglose al detalle cada elemento de su salario y de los
beneficios que se irán causando producto de su trabajo, como horas extras,
vacaciones, prestaciones, bonificaciones, primas, entre otros beneficios.
Esta Ley constituye un elemento importante y necesario para establecer las
cuentas precisas, a fin de cumplir el requisito que impone el Artículo 109 del
Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo, 2006 (RLOT) que establece “Los
patronos o patronas deberán enviar a la Inspectoría del Trabajo de su jurisdicción
un informe anual sobre el cumplimiento de su obligación, conforme a las
especificaciones que establezca el Ministerio del Trabajo”, y todas las demás
obligaciones derivadas de la ley, evitando las sanciones que se establecen en el Titulo
XI de la LOT y contribuir con la corresponsabilidad del bienestar social.
Igualmente la ley y su reglamente establecen la forma como los empleadores
deben calcular cada uno de los beneficios laborales fruto del esfuerzo del trabajador.
Seguridad Social
La Seguridad Social es otro elemento importante como base para la presente
investigación, ya que las empresas deben contribuir a esta, tal como lo impone la Ley
Orgánica del Sistema de Seguridad Social (LOSSS) (2002), la cual crea el sistema de
seguridad social en el cual se involucran los empleados y empleadores, en sus
diversos regímenes. Estos últimos deben cumplir con la obligación de registrarse en
los diversos sistemas en materia de seguridad social y enterar las cotizaciones y
retenciones, que cada norma impone, a los fines de obtener la solvencia ante el
respectivo órgano y evitar sanciones establecidas en la ley.
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Basados en esta ley se crean, entre otros, la Ley de Seguro Social Obligatorio, el
régimen de prestación de vivienda, el régimen de prestación de empleos, los cuales
forman parte del subsistema de seguridad social, y estipulan la obligación de las
empresas a cumplir con las formalidades que las leyes respectivas dicten, para lograr
esto, es indispensable la determinación de partidas adecuadas en un plan de cuentas.
En este sentido la empresa caso de estudio, tiene la obligación de inscribirse e
inscribir a sus trabajadores en cada uno de los sub sistemas de seguridad social y
cumplir con las obligaciones estipuladas en las normas.
Ley Del Seguro Social (LSS) (2010)
El seguro social obligatorio forma parte de las contribuciones parafiscales que
deben retener los patronos a los trabajadores, y enterar junto con su aporte
correspondiente con la finalidad de contribuir con la seguridad social de los
trabajadores. La Ley Señala en su Art. 2 lo siguiente:
Se propenderá, bajo la inspiración de la justicia social y de la equidad, a la progresiva aplicación de los principios y normas de la Seguridad Social a todos los habitantes del país.
Están protegidos por el Seguro Social Obligatorio, las trabajadoras y los trabajadores permanentes bajo la dependencia de una empleadora o empleador, sea que presten sus servicios en el medio urbano o en el rural y sea cual fuere el monto de su salario.
De acuerdo a este artículo, se presume que todas las personas deben estar
amparadas en el sistema de seguridad social, sin embargo, más adelante menciona a
los trabajadores permanentes bajo relación de dependencia a los cuales deben
inscribir en el seguro social.
En ese sentido, el Reglamento de la Ley Del seguro social (RLSS) (1993)
Ratifica en su Art. 2 que son asegurados las personas que prestan sus servicios en
virtud de un contrato o relación de trabajo, cualquiera que sea su duración y el monto
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del salario devengado. Por lo tanto las empresas en virtud de tal mención, están
obligadas a cumplir con las obligaciones y deberes formales.
Por otra parte, el empleador está autorizado por la LSS a retener la parte
contributiva que corresponde a cada trabajador al momento de efectuar los pagos que
le corresponden por concepto de salarios por sus servicios. En este sentido, la LSS en
su Art. 63 los empleadores son responsables y están obligados a cancelar su cuota y
enterar la del trabajador al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), por
concepto de las cotizaciones que la ley establece, las cuales deben realizarse en el
tiempo oportuno a fin de que no genere los intereses de mora establecidos en el
mismo artículo, y cualquier otra sanción que sea establecida en la ley.
Tomando en consideración que la ley busca amparar a todas las personas, la
empresa a partir de un trabajador, que cumpla con lo establecido en el artículo 2 de la
LSS y RLSS, está obligada a cumplir ante el instituto venezolano de los seguros
sociales con las formalidades establecidas.
En cuanto a los porcentajes de contribución, el artículo 109 del RLSS establece
que los empleadores y empleadoras deben aportar al seguro social, de acuerdo al tipo
de riesgo, un nueve (9) por ciento para el riesgo bajo, un diez (10) por ciento para
riesgo medio y un once (11) por ciento para riesgo alto respectivamente. Y retener un
cuatro (4) por ciento al trabajador para enterar la cotización al IVSS en el momento
oportuno. Estos Porcentajes son aplicables de acuerdo a la ley sobre el salario
efectivo determinado en la Ley orgánica del trabajo o sobre el salario limite (5
salarios mínimos) tanto para la retención del trabajador como para el aporte del
empleador.
Las empresas a Fin de cumplir con la LSS y su reglamento deben cumplir de
manera general con los siguientes deberes formales:
(1) Inscribir la empresa en el IVSS
(2) Inscribir a los trabajadores en el sistema del seguro social.
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(3) Presentar las declaraciones y pagos de cotizaciones que correspondas al
IVSS, los primeros 5 días de cada mes.
(4) Informar cualquier cambio de información del patrono o trabajador.
Régimen Prestacional De Vivienda (2008)
Otro elemente parafiscal que atañe a las empresas, es el relacionado a la
seguridad social en materia de Vivienda, el cual se rige por la Ley Del Régimen
Prestacional de vivienda.
En esta Ley se establece la creación del fondo de ahorro obligatorio para la
vivienda, que permite a los ciudadanos poder tener acceso a vivienda, mediante
créditos habitacionales con mayores facilidades. Esto en el marco de la ley del
sistema de seguridad social.
De acuerdo al artículo 28 de la LRPV este fondo estará integrado en parte, por
recursos provenientes de los trabajadores bajo relación de dependencia y patronos. La
citada ley en su artículo 30 señala que al trabajador corresponde contribuir con un
uno (1) Por ciento del salario Integral señalado en las LOT, el cual deberá ser
retenido por el empleador para ser pagado junto con el dos (2) por ciento que le
corresponde a este último. Igualmente calculado sobre el mismo salario.
Por lo tanto, las empresas están obligadas a cumplir con el deber de retener u
contribuir al fondo de ahorro obligatorio viviendo, y para ello debe Registrar la
empresa y sus trabajadores, esto con el fin de poder depositar los fondos
pertenecientes al trabajador.
A continuación algunos deberes formales:
(1) Inscribir la empresa en el sistema del Fondo De Ahorro Obligatoria Para La
vivienda.
(2) Inscribir al trabajador en el sistema del Fondo De Ahorro Obligatoria Para La
vivienda.
88
(3) Enterar las Retenciones y cancelar los aportes en favor del trabajador en
tiempo oportuno.
(4) Informar sobre cambios relativos a los trabajadores o al patrono.
Ley del Régimen Prestacional de Empleo (LRPE) (2005)
La Ley del Régimen Prestacional de Empleo, crea una contribución a favor del
trabajador en pro de protegerlo en el marco de la vulnerabilidad y cambios
económicos que puedan provocar la pérdida del empleo en un determinado momento.
Esta LRPE señala en su artículo 4 que “Están sujetos al ámbito de aplicación de
esta Ley todos los trabajadores y trabajadoras, empleadores y empleadoras, tanto del
sector público como privado.” En consecuencia las empresas están obligadas a
prestar contribución en la seguridad social sin importar las condiciones ni el tiempo
del contrato que se haya establecido con el trabajador.
En ese sentido, la misma ley nos señala en su artículo 46 lo siguiente:
La cotización al Régimen Prestacional de Empleo será del dos coma cincuenta por ciento (2,50%) del salario normal devengado por el trabajador, trabajadora o aprendiz en el mes inmediatamente anterior a aquél en que se causó correspondiéndole al empleador o empleadora el pago del ochenta por ciento (80%) de la misma, y al trabajador o trabajadora el pago del veinte por ciento (20%) restante.
De acuerdo a este artículo, el empleador debe retener del salario normal
devengado al trabajador un 0.5 por ciento y aportar un 2 por ciento destinado a la
seguridad social del trabajador en materia de empleo, el cual debe ser depositado en
las entidades autorizadas para tal fin.
De la misma forma la empresa está obligada a cumplir ciertos deberes y
obligaciones en el marco de la legislación, las cuales de manera general se resumen a
continuación:
(1) Inscribir la empresa en el sistema prestacional.
89
(2) Inscribir al trabajador en el sistema Prestacional.
(3) Enterar las Retenciones y cancelar los aportes en favor del trabajador al
tiempo oportuno.
(4) Informar sobre cambios de trabajador o patrono.
Ley del Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista INCES, 2008
(LINCES)
En el caso del INCES, la Ley es aplicable a empresas que mantengas más de 5
trabajadores bajo relación de dependencia. En ese caso, el artículo 15 señala que el
patrono está obligado a aportar y pagar por su cuenta el 2 por ciento del salario
normal pagado a sus trabajadores, solo como medio de cálculo, ya que el legislador
aclara que “está prohibido el descuento de cualquier cantidad de dinero a las y los
trabajadores para el cumplimiento de la obligación establecida”
Por otra parte, al final del periodo contable, le empresa deberá retener al
trabajador, una vez calculadas sus utilidades, un 0.5 por ciento y estos deben ser
cancelados al INCES los primeros 5 días vencido cada trimestre tal como lo indica el
artículo 21 de la ley.
La empresa a efectos de obtener la solvencia del INCES debe garantizar el
cumplimiento de los deberes formales siguientes:
(1) La empresa Debe inscribirse en el registro nacional de aportantes.
(2) Suministras la información sobre los empleados de la empresa.
(3) Realizar las declaraciones y pagos Respectivos
(4) Informar sobre cualquier cambio en cuento a patrono y empleado.
Ley de Costos y Precios Justos, 2011 (LCyPJ)
La determinación de los costos de producir y vender es un tema vital para todas
las empresas, y el cual, lamentablemente no ha sido considerado con el suficiente
valor, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas (Pyme), sin embargo, la
90
recién aprobada ley LCyPJ. Es el instrumento de carácter legal, que alerta a los
comerciantes a realizar una considerar seria de las estructura de costos en la empresa,
para la de determinación de los precios de sus bienes y servicios ofrecidos.
La LCyPJ. Que de acuerdo al artículo 1 busca establecer las “regulaciones
necesarios para mantener la estabilidad de precios” señala en su articulado quienes
están sujetos a la aplicación de esta ley, su reglamento y demás normas de carácter
complementarias, en ese sentido la citada ley señala:
Artículo 3º.
Se tendrán como sujetos del presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley la personas naturales y jurídicas de derecho público o privado, nacionales o extranjeras que, con ocasión del desempeño de sus actividades dentro del territorio nacional, produzcan, importen o comercialicen bienes, o presten servicios, por lo cual reciban una contraprestación pecuniaria que satisfaga su intercambio.
Igualmente, serán aplicables las regulaciones del presente instrumento a los sujetos indicados en el encabezado del presente artículo, aun cuando los precios de los productos comercializados o los servicios prestados sean objeto de regulación por parte del Estado.
Se exceptúan de la aplicación del presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley los bancos e instituciones financieras sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de las Instituciones del Sector Bancario.
De acuerdo al artículo anterior, la empresa caso de estudio, está sujeta a las
aplicaciones de la mencionada ley, por cuanto es una entidad jurídica de derecho
privado, que de acuerdo su objeto produce, comercializa y presta servicios
enmarcados en su giro comercial. En tal sentido, debe ajustarse a las imposiciones de
la ley y cumplir con los deberes y obligaciones formales que esta imponga en el
momento que sea autorizado.
El artículo 10 establece la obligatoriedad para las empresas, de inscribirse en el
Registro Nacional de Precios de Bienes y Servicios, el cual estará a cargo de la
91
Superintendencia Nacional de Costos y Precios la cual será la que establezca en
definitiva, la forma y el lapso en el que deban registrarse los sujetos a la ley.
El Articulo 13 de la ley señala que la Superintendencia Nacional de Costos y
Precios en base a las distintas categorías de bienes y servicios que establezca, de
acuerdo a su análisis técnico, puede establecer distintos “requisitos, condiciones,
deberes o mecanismos de control, en función de las características propias de los
bienes o servicios, del sector que los produce o comercializa, o de las personas que
acceden a ellos.”
Esta ley, no es de carácter tributaria pues no acarrea cargas impositivas por las
actividades que realice la empresa, sin embargo, el incumplimiento de las
disposiciones de la ley, su reglamento y cualquier norma dictada por la
Superintendencia Nacional de Costos y Precios, trae como consecuencia, sanciones
pecuniarias que se detallan en el Titulo IV Capítulo I de la LCyPJ y su respectivo
reglamento.
En ese sentido, con la finalidad mantenerse apegado a la norma y mantenerse
solvente ante el ente público rector en la materia, la empresa debe, de acuerdo a la
ley, cumplir de manera general con lo siguiente:
(1) Registrarse en el Registro Nacional de Precios de Bienes y Servicios en el
tiempo oportuno y mantener los datos actualizados.
(2) Suministrar la información relativa a sus costos y precios de bienes o
servicios Producidos.
(3) Suministrar cualquier información y colaboración solicitada por la Registro
Nacional de Precios de Bienes y Servicios.
(4) Resguardar y mantener el certificado de registro como comprobante ante el
ente público.
92
DEFINICIÓN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE LA VARIABLE
En la elaboración de un trabajo de investigación es indispensable la definición de
la o las variables que serán estudiadas. En este sentido, Sampieri, R. (1995) define
variable como “…una propiedad que puede variar y cuya variación es susceptible de
ser medida”. (p. 75).
Por su parte, Tamayo, M. (2003) señala que “El término variable, en su
significado más general, se utiliza para designar cualquier característica de la
realidad que pueda ser determinada por observación y que pueda mostrar diferentes
valores de una unidad de observación a otra”. (p. 163).
Ahora bien, el objetivo general de la presente investigación es diseñar un plan de
cuentas contables para una empresa manufacturera para lo cual es indispensable el
estudio de la misma a través de un diagnóstico preliminar. En consecuencia, la
variable susceptible de ser observada y medida en la presente investigación es la
entidad misma ya que es el objeto de estudio.
Definición Conceptual
Sobre este aspecto, Sampieri, R. (ob. cit.), citando diversos autores expone:
“Son definiciones de diccionario o de libros especializados (Kerlinger, 1975 y 1979;
Rojas, 1981) y cuando describen la esencia o las características reales de un objeto o
fenómeno se les denomina "definiciones reales" (Reynolds, 1971).”
Tomando en consideración estas definiciones, se puede decir que la definición
conceptual apropiada para la variable “entidad” en el estudio de la presente
investigación, es la que se expone el BA VEN-NIF 0 V. 5 (2011):
… unidad identificable, que realice actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, naturales y financieros, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los cuales fue creada y que emite estados financieros como su principal fuente de información acerca de la entidad… (párr. 7).
93
Definición Operacional
De acuerdo con Tamayo, M. (ob. cit.) “cuando se define operacionalmente un
término, se pretende señalar los indicadores que van a servir para la realización del
fenómeno que nos ocupa, de ahí que en lo posible se deban utilizar términos con
posibilidad de medición.” (p. 148).
Para tales efectos se realiza la operacionalización de la variable “entidad” con la
finalidad de señalar los indicadores que permiten medir la situación actual de la
misma (Ver Cuadro N° 9).
Cuadro N° 10
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE
Objetivos Específicos Variable Indicadores Ítems Diagnosticar la situación contable, financiera, fiscal y administrativa de la empresa
La Entidad
Información General de la
Empresa
1 al 9
Identificar las cuentas contables que se requieren
Operativa (Costos) 10 al 21
Administrativa y
Financiera
22 al 33
Diseñar la estructura del plan de cuentas contables de la empresa “El Reto C.A.”
Fiscal y Parafiscal 34 al 43
Fuente: Elaboración propia (2011)
94
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
La presente investigación se enmarca de acuerdo a lo establecido en el Manual
de Trabajos de Grado, de Especialización, Maestría y Tesis Doctoral de la UPEL
(2003) en la modalidad de Proyectos Especiales los cuales conducen a creaciones
tangibles, susceptibles de ser utilizados como soluciones a problemas identificados y
demostrados.
En este sentido, el presente trabajo plantea como objetivo general el diseño
de un plan de cuentas contables para una empresa manufacturera ubicada en el sub-
grupo actividades de edición e impresión y de reproducción de grabaciones, a fin de
proporcionar una herramienta gerencial que se adapte a las necesidades
organizaciones que facilite la determinación del costo de producir un determinado
producto o prestar determinado servicio, facilite además el establecimiento de los
precios y el conocimiento del margen de utilidad, además de proporcionar
información para la toma de decisiones gerenciales en el campo financiero, el
cumplimiento de los deberes fiscales legales entre otros.
Para el logro de los objetivos planteados se ha tomado como estudio de caso
una empresa ubicada en Barquisimeto, que se dedica a realizar actividades de edición
e impresión de reproducción de grabaciones, y que de común acuerdo con los dueños
de la empresa se denominará para la presentación del presente trabajo como EL
RETO, C.A., lo que permitirá salvaguardar la información confidencial que
proporcione la organización.
Es de resaltar que el estudio de casos según Méndez (2006) es un instrumento
o método de investigación, el cual se define como un estudio particularista y
descriptivo, que se aplica generalmente en el área de las ciencias sociales, útil para
95
estudiar problemas prácticos o situaciones determinadas y consiste en realizar un
examen completo o intenso de una faceta, o cuestión, o quizás a los acontecimientos
que tienen lugar en un marco geográfico. Un caso puede ser una persona,
organización, programa de enseñanza. Este tipo de estudio puede ser de distintos
tipos entre los cuales se menciona el factual, interpretativo y evaluativo, según sea el
objetivo de la investigación. Para el presente trabajo fue un estudio de casos
evaluativo el cual permitió describir situaciones o hechos.
Tipo de Investigación
Para alcanzar los objetivos planteados, la presente investigación se enmarca en
el paradigma de investigación cuantitativa, ampliamente usado en las ciencias
sociales, en áreas tales como la educación y los estudios de procesos gerenciales,
entre otros.
El desarrollo de la investigación estuvo signado por el diseño de campo de
carácter descriptivo y es de campo, porque según Arias (2006):
… consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no altera las condiciones existentes.(p. 31).
Es descriptiva, ya que según lo establece Tamayo y Tamayo (2007), busca
analizar el fenómeno que acontece, en otras palabras comprende la descripción, el
registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual y composición o procesos de
los fenómenos estudiados. Por su parte Arias (2006.) enfatiza que la investigación
descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo,
con el fin de establecer su estructura o comportamiento.
Así mismo Hurtado (2006), destaca que una investigación es descriptiva
cuando tiene como objeto la descripción precisa de un evento de estudio. Incorpora
en ella el proceso de diagnóstico y su propósito es exponer el evento estudiando,
96
enumerando detalladamente sus características de tal forma que en los resultados se
puedan lograr dos niveles de análisis dependiendo del fenómeno y del propósito del
investigador, en este caso el presente trabajo al relacionar los elementos observados,
permitió obtener información para la presentación de un plan de cuentas contables
para una empresa manufacturera ubicada en el sub-grupo actividades de edición e
impresión y de reproducción de grabaciones.
Para obtener el primer objetivo específico referente a diagnosticar la situación
contable, financiera, fiscal y administrativa de la empresa “El Reto C.A.”, se
aplicaron técnicas de recolección de información que permitió levantar datos
significativos para la obtención del objetivo propuesto.
Técnicas de Recolección de Información
Las técnicas de recolección de información o datos, son las distintas maneras
de alcanzar la información Arias (2006). Para la realización de este proceso de
siguieron los siguientes pasos y usando los instrumentos descritos a continuación
Instrumento.
Los instrumentos según Hurtado (2006), “… representan la herramienta con la
cual se va a recoger, filtrar y codificar la información” (p. 148). Al respecto Tamayo
y otros (ob. cit.), destacan que el cuestionario es el instrumento que constituye una
manera concreta de la técnica de observación, consiguiendo que el investigador fije
su atención en ciertos aspectos y se sujete a determinadas condiciones. Para el
presente estudio se elaboró un instrumento en forma de cuestionario (ver anexo A).
El cuestionario diseñado para ser aplicado a la Empres EL RETO, CA., se
construyo con el propósito de obtener información en:
97
ÁREAS
Información General de la Empresa
Operativa (Costos)
Administrativa y Financiera
Fiscal y Parafiscal
Las áreas presentadas en el cuestionario permitieron obtener el diagnóstico de
la situación actual de la empresa relacionada con el Sistema Contable de la
organización.
Las áreas y los ítems que se presentan en el cuestionario fueron tomados del
campo de la auditoria, especialmente información que se presentan en las cédulas
para obtener información sobre el control interno, ello tomando en cuenta que el
presente trabajo está enmarcado en el campo curricular del Programa de Contaduría
Pública del Decanato de Administración y Contaduría de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado, requiere de aplicación de conocimientos
adquiridos durante la formación académica.
Para la obtención de los objetivos específicos: Identificar las cuentas contables
que se requieren y el diseño de la estructura del plan de cuentas contables de la
empresa “El Reto C.A.”, se tomó como base la información contenidas en los textos
a fin de establecer el Sistema de Codificación, bajo los lineamientos de Catacora
(1997), Normas Contables, Textos relacionados con el área contable y Diccionarios
de Contabilidad.
Por último, se presentan las conclusiones y recomendaciones del estudio
presentado.
98
CAPITULO IV
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS
Aplicados los procedimientos planteados en el marco metodológico, con el fin
de obtener el información relevante de la empresa “EL RETO C.A.” , objetivo del
presente trabajo, el cual se constituye en el insumo indefectiblemente requerido para
presentar la propuesta del Plan de Cuentas Contables y su respectiva descripción a fin
de ser utilizada por la referida empresa en el proceso contable de sus actividades
empresariales.
En ese sentido, para el diagnóstico de la situación contable, financiera, fiscal y
administrativa de la empresa “EL RETO C.A.” se procedió a la aplicación y análisis
del cuestionario, la observación directa y revisión de los siguientes documentos
facilitados por la empresa:
(1) Documento de registro.
(2) Periódico de publicación del registro.
(3) Recibos de pagos arancelarios.
(4) Libros legales y especiales.
(5) Facturas de compra y venta.
(6) Notas de debito, crédito y comprobantes de retenciones.
(7) Declaraciones y comprobantes de pago de impuestos.
Información general
El cuestionario aplicado a los accionistas de la empresa EL RETO C.A., arrojó
que la misma esta formalmente constituida bajo una compañía anónima, hecho que
fue verificado por los documentos de constitución y registros observados en el
domicilio de la empresa, esto trae como consecuencia la obligatoriedad de anexar
99
Anualmente en el registro mercantil los balances de la empresa que, de acuerdo con la
respuesta de los propietarios, no se ha realizado desde su constitución.
Por otra parte, las respuestas obtenidas en el cuestionario, señalan que la
empresa actualmente está en funcionamiento, esto se pudo observar en el lugar del
levantamiento de la información y por la existencia de evidencia documentada que
confirma la operatividad de la empresa, sin embargo, se aprecia que los niveles de
actividad no son los óptimos para este tipo de empresa.
Los dueños señalan que actualmente realiza actividades de compra y venta,
manufactura, y presta servicios. Sin embargo, se pudo constatar que la empresa sólo
realiza impresos de publicidad, lo cual constituye una actividad de servicios de
medios impresos. Igualmente de acuerdo a la documentación, se evidencia la
actividad de reparación de equipos y maquinarias usadas por las imprentas, esto
puede clasificarse como servicios de mantenimiento. Esta revisión y cotejo de la
información suministrada por los dueños, permitió concluir que la empresa se dedica
en la actualidad a la prestación de servicios, los cuales de acuerdo a las observaciones
realizadas son desarrollados por los mismos dueños.
Las respuestas de los encuestados señalan que estos se reúnen para debatir
sobre estrategias y políticas de la empresa, sin embargo, la falta de documentación
que confirme este hecho aunado al bajo nivel de actividad desarrollado por la
empresa, hace presumir la inexistencia de tales reuniones o producto de la
informalidad de estas, no existen ideas concretas que permitan realizar correcciones
en las fallas de la organización.
Información operativa (costos)
Los dueños señalan que no se han dedicado a controlar los costos, por lo que
no tienen ningún sistema de acumulación manual o electrónica que arroje
información para conocer los márgenes de ganancia respecto a los precios que de
acuerdo al cuestionario son establecidos a valores de mercado. Esto impide establecer
100
estrategias para la obtención de ingresos, así como modificar procedimientos en la
producción para disminuir a niveles óptimos sus costos. Este hecho se presume por
cuanto no se evidencia durante el proceso ningún registro del de los procesos
productivos para el consumo de materia prima, materiales y suministros, mano de
obra y otros costos relacionados a la producción.
Al no manejar la información referente a los costos e inventarios, la empresa
según señalan los socios desconocen la rotación de los inventarios, lo que puede
ocasionar a falta de esto, incumplimientos con los pedidos realizados por los clientes,
lo que se traduce en posible inconformidad de este y su posterior perdida.
La información recabada en el cuestionario muestra que los precios son
establecidos en primer lugar, sin conocimiento de los costos aplicados, tal como se
indicó anteriormente, y en segundo lugar basado en valores de mercados y al tanteo
de acuerdo a los socios. La falta de registros que lleven a confirmar este hecho hace
presumir que esta información es cierta, lo que lleva a concluir que sin información
adecuada de los costos, los propietarios desconocen los márgenes de utilidad o
ganancia de la empresa, es decir realizan actividades a ciegas.
La información recolectada y la documentación existente, confirman la
existencia de maquinarias, herramientas, equipos de producción, e inventarios
propiedad de la empresa, los cuales fueron observados en el domicilio de la
compañía. Sin embargo, no existe documentación que permita identificar los métodos
de depreciación, amortización, deterioro Etc. para estos activos, esto trae como
consecuencia que la empresa desconozca el valor actual de cada uno de los activos
destinados a la producción y venta, aunado a la falta del registro correspondiente para
cada activo.
Por otra parte, aunque los dueños describen el procedimiento para la
producción, no está establecido formalmente lo que origina que el proceso productivo
no pueda ser delegado a otra persona que lo desconozca, situación que impide realizar
cambios rápidos en la estructura de la empresa, por cuanto los dueños son quienes
101
realizan las operaciones de producción, administración y promoción de los servicios
que presta.
De igual modo, los dueños señalan que no alquilan ni son propietarios de un
local comercial, esto se confirma en las observaciones realizas en el domicilio actual
de la empresa, donde se verifica que las actividades son desarrollas en la residencia
de los socios. Por lo que no cancelan alquileres bajo este concepto, pero si realizan
gastos de electricidad, agua, teléfono los cuales no son contabilizados en ninguno de
los casos.
En el cuestionario, los socios señalan que no manejan políticas de control
interno en las áreas de inventario lo que se evidencia por todas las debilidades antes
expuestas. Lo que origina un nivel de riesgo alto en el cumplimiento de las
actividades de funcionamiento y generación de recursos motivado a la falta de
información relacionada a los costos de producir y vender.
En resumen la empresa no controla la información relacionada a los
inventarios, maquinarias, equipos, herramientas y todo activo usado en los procesos
de producción y como consecuencia la aplicación de los costos a los bienes y
servicios producidos es inexistentes, lo que genera fallas en el establecimiento de
precios y determinación del margen de utilidad deseado por los socios, lo que
dificulta a los dueños la toma de decisiones y cumplimiento de obligaciones legales.
Información administrativa y financiera:
La información suministrada por los dueños en el cuestionario, muestra que
estos son los que manejan las actividades de la empresa, sin ningún tipo de estructura
organizativa o división de funciones, por lo que al desconocer las formas básicas de
administración y no solicitar la asesoría a profesionales, omiten en su mayoría los
registros que surgen de su operatividad y que son vitales para determinar el rumbo de
los negocios.
102
La empresa no posee ningún tipo de políticas administrativas y contables que
permita guiar a los dueños a las necesidades de registro de la información generada y
a la manera de contabilizarlas, no existe plan de cuentas que ayude a identificar los
activos y pasivos que como resultado de la observación y verificación son propiedad
de la empresa.
Los socios señalan que la empresa no lleva ningún tipo de registro contable, lo
que se evidencia en primer lugar por lo observado en los libros de la empresa, los
cuales no presentan ningún registro, siendo estos los autorizados para tal fin según
documentos verificados. Y en segundo lugar, Por la inexistencia de una lista de
cuentas que permita guiarlos de manera sistemática y ordenada en el desarrollo de
tales registros.
De igual modo, los dueños detallan que no controlan la información
relacionada a los beneficios laborales (incluyendo la seguridad social), lo que es
comprobado por la inexistencia de registros o informes de nómina que permitan
conocer tal información.
En cuanto a las fuentes de financiamiento, el cuestionario permite conocer que
la empresa no ha practicado el uso de instrumentos financieros para inversiones o
financiamiento de entidades financieras públicas o privadas.
En este sentido, la falta del registro de activos, pasivos, ingresos, costos,
egresos y demás operaciones, anula los procesos de información administrativa y
contable, por lo cual no se generan informes financieros que resuman la información
patrimonial de la entidad, que permita conocer su estado, así como cumplir las
obligaciones legales y contractuales y de igual modo la toma de decisiones acertadas.
Información Fiscal y parafiscal:
El conjunto de preguntas para el área fiscal y parafiscal permitió recabar
información importante y poder diagnosticar la situación al respecto que, sin duda
103
alguna, es el que debe manejarse con mayor grado de detalle por ser uno de los temas
más sensibles y determinantes para la empresa en los actuales momentos.
De acuerdo a las respuestas de los socios, son conocidos y cumplidas las
obligaciones tributarias, sin embargo, tal como se menciona anteriormente en este
diagnóstico, no existen registros contables de ningún tipo, por lo tanto, conociendo
que estos son vitales para el cumplimiento de la mayoría de la obligaciones
tributarias, como es el caso de impuesto sobre la renta, impuesto al valor agregado,
patentes de industria y comercio, beneficios laborales, seguridad social entre otros, es
notable el desconocimiento de tales obligaciones, sin embargo, se evidencia la
presencia de algunos pocos documentos de declaración que, de acuerdo con las
respuestas del cuestionario, se realizaron de manera intermitente por la contratación
esporádica de un profesional de la contaduría pública con el fin de realizar tales
declaraciones. La explicación de este hecho, tal como se relata en el cuestionario, se
debe a lapsos de inoperatividad de la empresa, pues los socios suponen que en
periodos de inactividad no es necesario realizar las declaraciones de impuestos.
De igual modo, los socios consideran que no poseen deudas tributarias, sin
embargo el incumplimiento de deberes y obligaciones fiscales, permite afirmar que
tales obligaciones están vigentes por cuanto las leyes venezolanas en la materia,
establecen multas y diversas sanciones por el incumpliendo de estas. Sin embargo, tal
como se mencionó anteriormente, se observaron documentos que indican el
cumplimiento parcial de algunas obligaciones de periodos de imposición específicos
y muy particulares. Por lo que es necesaria la reconstrucción de la información en su
conjunto para determinar las posibles correcciones a dichos incumplimientos.
Por otra parte, la empresa, de acuerdo a los socios, está inscrita en el SENIAT,
esto se evidencia por el documento de la institución que asigna un número de
registros de información fiscal (RIF) y las declaraciones revisadas.
De igual modo, el instrumento de recolección de información aplicado y la
verificación en el domicilio, también permitió concluir que la empresa no está inscrita
104
el SEMAT, en los sistemas de seguridad social y loa beneficios laborales por lo que
no ha cumplido con las obligaciones y deberes ante estas instituciones, al igual que no
controla dicha información ni física ni de manera electrónica.
Por último, la empresa no es agente de retención de IVA pero si ha sido sujeto
de retenciones en el último año por parte de terceros, este es otro hecho que evidencia
su operatividad sin ningún tipo de control ya que no refleja, en ningún documento, el
registro de tales transacciones.
Conclusiones:
A continuación se presentan las conclusiones referidas al análisis de los
resultados obtenidos producto de la aplicación de los procedimientos metodológicos
planteados en la presente investigación.
La empresa el RETO, C.A., dedicada a la prestación de servicios de medios
impresos y mantenimiento preventivo y correctivo en maquinaria y equipos del
mismo ramo, desde su creación en el año 2008, se ha caracterizado porque su sistema
de contabilidad, las políticas y los procedimientos para el manejo de las mismas no
han sido propios, pues tal infraestructura se ha desarrollado desde el ámbito externo
de la empresa y por tanto no ha pasado a ser patrimonio de la entidad, de manera que
permita a la gerencia de la empresa concebirla y mantenerla como herramienta de
trabajo.
La anterior situación se refleja en las circunstancias siguientes:
(1) Contratación de una asesoría contable (externa) en que la información se
maneja desde el exterior de la empresa con las políticas contables de los
asesores, las cuales no se concedieron a la empresa al terminar el contrato.
(2) El procesamiento de la materia prima para la elaboración del producto
terminado, y la comercialización de la misma, es realizada por los mismos
socios, quienes no han establecido los controles para el manejo y
procesamiento de la información contable y financiera.
105
(3) Se evidenció la falta de coordinación e instrucción al personal que tiene que
ver con el manejo de la información contable, ya que el personal que debe
depender operativamente del contador, no es contratado por la empresa.
(4) Se evidenció la no existencia del plan de cuentas contables, que apoye el
registro de las operaciones a nivel histórico por un lado, y por el otro el
reexpresado, mediante el uso del código de cuentas contables o catálogo de
cuentas, ni la descripción de los renglones que lo conforman.
Las situaciones anteriores hacen que la información que se genera en la
actualidad no se oportuna; que no se tome como base comparativa que permita
determinar los costos a presupuestar en cada una de las actividades principales de la
empresa. Por lo que pareciera que la contabilidad que se lleva sirve solo para cumplir
con algunas de las obligaciones fiscales y parafiscales durante y al final del periodo
contable.
Lo que evidencia que la planeación financiera de la empresa no es la óptima,
pues al no existir información oportuna se crean nuevas fuentes de información (fuera
de la contabilidad) que duplican el empleo de recursos físicos, materiales, financieros
y humanos.
De continuar la empresa con esta sintomatología podría perder competitividad y
disminuir considerablemente su rentabilidad, porque al no conocer los costos
unitarios de los pedidos que realiza, no puede controlarlos ni hacer proyecciones para
futuros negocios en el área que desarrolla.
En este sentido, al no tener un plan de cuentas que se adapte a sus necesidades
existe mayor probabilidad de incumplimiento de la normativa legal vigente, de
errores en la evaluación del funcionamiento de la empresa, dificultades para contratar
con el estado, retrasos e incomodidades en solicitudes de financiamiento, y falta de
credibilidad por parte de posibles inversionistas y, como resultado de esto, en su
crecimiento
106
Por otra parte, al no poseer una estructura de costos adecuada, se le dificulta la
determinación del costo de producir determinado producto o prestar determinado
servicio, establecer precios y conocer el margen de utilidad, teniendo implicaciones
más amplias tanto financieras como fiscales y legales. Tal es el caso de la
determinación del Impuesto Sobre la Renta (ISLR), del Impuesto al Valor Agregado
(IVA) y el incumplimiento de la Ley de Costos y Precios Justos (2011).
De igual modo, la inexistencia de un control afecta negativamente la
confiabilidad de la información que genera la empresa ya que la probabilidad de que
se cometan errores y se produzcan faltantes es mayor. A su vez, dificulta la
determinación de los tributos que se causan por el funcionamiento de la empresa, por
lo tanto, si se determina el incumplimiento de estos deberes formales y obligaciones a
través de un procedimiento de fiscalización, por parte del ente regulador en la
materia, la empresa podría ser sancionada con multas que la afectaría
financieramente.
Estas deficiencias producto de la inexistencia de un plan de cuentas conllevan a
un registro inadecuado de las operaciones que tendrá efectos negativos en la toma de
decisiones, pudiendo perjudicar la productividad y crecimiento de la empresa
Se puede entonces concluir, que para la obtención de resultados satisfactorios se
hace indispensable, además de una infraestructura administrativa y técnica, una
infraestructura contable que permita evaluar oportunamente la gestión realizada; por
tanto, es necesario diseñar un sistema contable con proyección tributaria y financiera,
con su correspondiente Plan de cuentas contables descritas, y elaborar el manual de
procedimientos en que se establezcan las políticas administrativas y contables que
coadyuven al fortalecimiento del control interno de la empresa.
Recomendaciones
Por lo expuesto, diagnostico de la situación contable, financiera, fiscal y
administrativa de la empresa “EL RETO C.A.”, se recomienda la preparación y
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presentación de una propuesta de Plan de Cuentas Contables y la descripción de las
Cuentas Contables que se presentan en el referido plan así como el procedimiento
para usar en la afectación de los registros históricos que genera la cita organización.
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CAPITULO V
LA PROPUESTA
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
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TABLA DE ÍNDICE
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 111
INFORMACIÓN GENERAL .......................................................................................................... 112
Objetivo del Manual ....................................................................................................................... 112
Alcance y Campo de Aplicación .................................................................................................... 113
Glosario de Términos ..................................................................................................................... 114
CÓDIGO CONTABLE .................................................................................................................... 117
Estructura del Código de Cuentas .................................................................................................. 117
Plan de Cuentas .............................................................................................................................. 120
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS ............................................................................................. 128
Activo ............................................................................................................................................. 128
Pasivo ............................................................................................................................................. 156
Patrimonio ...................................................................................................................................... 175
Ingresos .......................................................................................................................................... 183
Costos ............................................................................................................................................. 187
Gastos ............................................................................................................................................. 195
Otros Ingresos y Otros Egresos ...................................................................................................... 203
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
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INTRODUCCIÓN
La contabilidad es indispensable en todo tipo de organización, pues es la base para
la toma de decisiones de los diferentes usuarios de la información. Sin embargo, para
que la contabilidad sea eficaz y cumpla su objetivo primordial el cual es, precisamente,
producir información veraz y oportuna para la toma de decisiones, el registro de las
transacciones debe ser de manera tal que se realice de forma sistematizada.
La sistematización se logra a través del diseño e implantación de un código
contable adaptado a las necesidades de la organización para lo cual es indispensable,
además, el diseño de un instructivo denominado “manual del código contable” en el cual
se describe el código de cuentas y se explica los movimientos que se manejan en cada
una de ellas.
En el presente manual se describen las cuentas de control o de mayor y los
conceptos por los cuales se carga y se abona cada una de ellas. Así como algunos
elementos de control interno aplicables.
En este sentido, el presente manual se estructura en tres partes, las cuales son:
información general, código contable y descripción de las cuentas.
En la información general se describen los objetivos del manual, alcance y campo
de aplicación y el glosario de términos contables. En la segunda parte se explica la
estructura del código contable y se detalla el catalogo de cuentas. Finalmente, se
describen las cuentas hasta el cuarto nivel correspondiente a las cuentas de control o
mayor.
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
INFORMACIÓN GENERAL Página: 4
OBJETIVO DEL MANUAL
Objetivo General
El objetivo del presente manual de cuentas es elaborar un instrumento flexible que
sirva de guía al personal responsable de la administración de la empresa, en la aplicación
de sus funciones vinculadas a clasificación, registro y control de cada una de las
operaciones que realiza la empresa.
Objetivos Específicos
1. Crear una herramienta flexible de control de los procesos contables y financieros.
2. Reconstruir la información contable que género la actividad de la empresa en
periodos anteriores.
3. Mantener y dar continuidad a los procesos contables futuros.
4. Recolectar información oportuna para la toma de decisiones internas y externas de la
empresa.
5. Guiar al personal responsable del área, en la clasificación y registro de las
operaciones de la empresa.
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
INFORMACIÓN GENERAL Página: 5
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
Alcance
Esta propuesta de un manual o plan de cuentas contables, está diseñado para ser
implantado como mecanismo de control en el departamento de contabilidad de la
empresa EL RETO, C.A. así como empresas similares o relacionadas al servicio de
medios impresos y/o mantenimiento de maquinaria inherente al ramo de la elaboración
de medios impresos, el cual es diseñado con el fin de controlar las operaciones básicas
que tengan impacto en la situación patrimonial, fiscal y financiera de la empresa.
Campo de Aplicación de este manual
1. Este instrumento servirá para la reconstrucción de la información contable de la
empresa, la cual llevara a solventar la falta de información operacional,
financiera y fiscal.
2. Para los registros de los movimientos diarios de la empresa.
3. Como instrumento guía de control interno para el personal administrativo y
contable en cuanto aplique.
4. para el control de las actividades operacionales que directamente influyan en los
resultados del ejercicio de la empresa.
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INFORMACIÓN GENERAL Página: 6
GLOSARIO DE TÉRMINOS
• Acreditar / Abonar: Asentar en las cuentas corrientes las partidas que corresponden
al haber. Registrar una cantidad en el haber de una cuenta. Greco (2009).
• Acumulación o devengo: Los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero o su equivalente). Asimismo se registran en los libros contables y se informa sobre ellos en los estados financieros de los periodos con los cuales se relacionan.
• Contabilidad: Es la actividad mediante la cual se registran, clasifican y resumen en
términos cuantitativos las transacciones que realiza una entidad económica, permitiendo así el análisis e interpretación de los cambios y resultados obtenidos con miras a la toma de decisiones. Brito (2009).
• Control Interno: Plan de organización establecido para proteger los activos,
verificar la exactitud y razonabilidad de los datos contables y promover la eficiencia operacional. Catacora (2007)
• Cuenta: Medio o instrumento contable a través del cual son registradas las
operaciones de acuerdo con su naturaleza, y donde se refleja el movimiento de todo lo que recibió y todo lo que entregó esa cuenta. Brito (2009)
• Cuenta de Valuación: Están conformadas por aquellas cuentas que tienen la
propiedad de modificar los valores que se encuentran en otras cuentas con el objeto de definir el valor neto de las cuentas que valúan.
• Cuenta Nominal: Son las que se utilizan para el registro de los ingresos, costos y
gastos ocurridos en un determinado periodo económico. Son cuentas temporales que se cierran al finalizar cada periodo y su resultado es transferido a una cuenta de patrimonio. Estas cuentas conforman el Estado de Resultados.
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
INFORMACIÓN GENERAL Página: 7
GLOSARIO DE TÉRMINOS
• Cuenta Real: Son las que se utilizan para el registro de todas las operaciones que representan bienes, derechos y obligaciones, afectando directamente las partidas del Estado de Situación Financiera o Balance General. Estas cuentas son las cuentas de Activos, de Pasivos y de Patrimonio.
• Debitar / Cargar Asentar: En las cuentas corrientes las partidas que corresponden
al debe. Registrar una cantidad en el haber de una cuenta. Greco (2009)
• Estado de Resultados: Refleja los ingresos, costos y gastos que corresponden a un periodo. Catacora (2007)
• Estado de Situación Financiera: Aquel que expresa la situación desde el punto de
vista patrimonial, económico y financiero, en forma global, de una empresa. Generalmente es confeccionado al cierre del ejercicio contable. Greco (2009)
• Manual del código contable: Instructivo que detalla todas y cada una de las
cuentas, su naturaleza y la forma en que se debitan o acreditan, Catacora (2007)
• Notas de Crédito : Son documentos que emite el vendedor o prestador de servicios para realizar un ajuste a cuenta de terceros, que suponen un crédito para el vendedor, y un debito a favor del comprador como disminución del monto originalmente facturado por concepto de errores, devoluciones, descuentos, rebajas, entre otros. Para el vendedor significa una erogación y para el comprador un ingreso.
• Notas de Débito: Son documentos que el emite el vendedor o prestador de servicios
para realizar un ajuste a cuenta de terceros, que suponen un debito a favor del vendedor como incremento del monto originalmente facturado por concepto de errores, intereses por mora, entre otros. Para el vendedor representa un ingreso y para el comprador una erogación.
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INFORMACIÓN GENERAL Página: 8
GLOSARIO DE TÉRMINOS
• Saldo: Corresponde a la diferencia entre los débitos y los créditos acumulados que
tenga una cuenta o al saldo inicial más o menos los movimientos al debe y al haber, y tomando en cuenta las reglas de las cuentas respecto a cómo incrementan o disminuyen. Catacora (1998)
• Saldo de Naturaleza Acreedor: Significa que los créditos o abonos aumentan el
saldo de la cuenta y los débitos o cargos lo disminuyen. Entre las cuentas que tienen esta naturaleza están: pasivos, patrimonio e ingresos.
• Saldo de Naturaleza Deudor: Significa que los débitos o cargos aumentan el
saldo de la cuenta y los créditos o abonos lo disminuyen. Entre las cuentas que tienen esta naturaleza están: activos, costos y gastos.
• Sistematización: Consiste en el diseño de un sistema de información contable mediante la aplicación de métodos, procedimientos, principios y normas contables que permiten organizar el conjunto de hechos económicos que ocurren en una entidad con la finalidad de producir información útil para la toma de decisiones.
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
CÓDIGO CONTABLE Página: 9
ESTRUCTURA DEL CÓDIGO DE CUENTAS
La codificación consiste en asignar valores, letras o símbolos a un grupo de
elementos de manera organizada y sistemática, en donde cada elemento pueda ser
fácilmente identificable y distinguible del resto de elementos.
El código contable estructurado en el presente manual está diseñado en base al
sistema decimal Dewey el cual puede ser utilizado en forma manual o computarizada.
Este sistema está compuesto por dígitos y niveles, en donde los dígitos representan
el número de posiciones utilizadas por el código contable y los niveles representan el
número de agrupaciones que se especifica entre todos los dígitos. Es decir, cada nivel
representa una subdivisión del nivel anterior y cada digito representa el orden secuencial
en que se ubica cada partida dentro de un grupo o nivel.
En este sentido, este código contable está compuesto por cinco (5) niveles y once
(11) dígitos en total, jerarquizado de manera tal que cada nivel representa los diferentes
grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros hasta llegar al
nivel de detalle de acuerdo con la teoría contable. En donde, el primer nivel representa el
grupo principal o básico y está compuesto por un (1) dígito; el segundo nivel representa
el grupo financiero correspondiente a cada grupo principal y está compuesto por un (1)
dígito; el tercer nivel representa el grupo de clasificación financiera correspondiente a
cada grupo financiero y está compuesto por dos (2) dígitos; el cuarto nivel representa las
cuentas de control o de mayor de cada clasificación financiera y está compuesto por tres
(3) dígitos; y el quinto nivel representa las cuentas auxiliares correspondientes a cada
cuenta de mayor y está compuesto por cuatro (4) dígitos:
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
CÓDIGO CONTABLE Página: 10
ESTRUCTURA DEL CÓDIGO DE CUENTAS
NIVEL 1 Corresponde al grupo principal o básico de los elementos patrimoniales
de los estados financieros de acuerdo con la teoría contable que, de acuerdo a las
características del código diseñado en el presente manual, se le ha designado un (1)
dígito, por lo tanto, se pueden obtener hasta nueve (9) divisiones de las cuales se
asignaron del uno (1) al siete (7) de la siguiente manera:
Código Grupo Principal 1 Activo
2 Pasivo
3 Patrimonio
4 Ingresos
5 Costos
6 Gastos
7 Otros ingresos y otros egresos
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9.9.99.999.9999
Nivel 1 Principal o Grupo Básico. (Se puede
obtener hasta 9 subdivisiones)
Nivel 2 Grupo Financiero. (Se puede obtener
hasta 9 subdivisiones)
Nivel 3 Clasificación Financiera (Se puede
obtener hasta 99 subdivisiones)
Nivel 4 Cuenta de Control o Mayor (Se puede
obtener hasta 999 subdivisiones)
Nivel 5 Cuenta de Movimiento o Detalle (Se
puede obtener hasta 9999 subdivisiones)
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
CÓDIGO CONTABLE Página: 11
ESTRUCTURA DEL CÓDIGO DE CUENTAS
Nivel 2: Corresponde a los grupos financieros, es decir, al segundo nivel de los
rubros de los estados financieros al cual se le ha asignado un (1) dígito, por lo tanto, se
pueden obtener hasta nueve (9) divisiones para cada grupo principal.
Nivel 3: Corresponde a la clasificación financiera de los distintos rubros que, la
teoría contable, dispone que deben presentarse en los estados financieros atendiendo a la
homogeneidad de las transacciones. Para este nivel se asigna dos (2) dígitos, por lo que
se puede obtener hasta noventa y nueve (99) divisiones para cada grupo.
Nivel 4: Corresponde a las cuentas de mayor en donde se registran las
transacciones de la misma naturaleza sin mayores detalles. Para este nivel se ha asignado
tres dígitos (3), para lo que se puede obtener novecientos noventa y nueve (999)
divisiones para cada clasificación.
Nivel 5: Corresponde a las cuentas de movimiento o de detalle en donde se detalla
la información que presentan las cuentas de control. Para este nivel se ha asignado
cuatro (4) dígitos, lo que implica nueve mil novecientos noventa y nueve (9999)
divisiones para cada cuenta de mayor. Es decir, por cada cuenta de mayor es posible
abrir 9999 cuentas auxiliares.
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CÓDIGO CONTABLE Página: 12
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NOMBRE DE LA CUENTA CONTABLE
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1 ACTIVO X 1 1 ACTIVO CORRIENTE X 1 1 01 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO X 1 1 01 001 Efectivo en Caja + - D 1 1 01 001 0001 1 1 01 001 0002 1 1 01 001 0003 1 1 01 002 Efectivo en Banco + - D 1 1 01 002 0001 1 1 01 002 0002 1 1 01 002 0003
1 1 02 DEUDORES COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR X
1 1 02 001 Cuentas por cobrar comerciales + - D 1 1 02 001 0001 1 1 02 001 0002 1 1 02 001 0003 1 1 02 002 Otras cuentas por cobrar + - D 1 1 02 002 0001 1 1 02 002 0002 1 1 02 002 0003 1 1 03 INVENTARIOS X 1 1 03 001 Inventario de Materia Prima + - D 1 1 03 001 0001 1 1 03 001 0002 1 1 03 001 0003 1 1 03 002 Inventario de Productos en Proceso + - D 1 1 03 002 0001 1 1 03 002 0002 1 1 03 002 0003 1 1 03 003 Inventario de Productos Terminados + - D 1 1 03 003 0001 1 1 03 003 0002 1 1 03 003 0003 1 1 03 004 Inventario de Materiales y Suministros + - D 1 1 03 004 0001 1 1 03 004 0002 1 1 03 004 0003
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PLAN DE CUENTAS
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1 1 04 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO X 1 1 04 001 Seguros Pagados por Anticipado + - D 1 1 04 001 0001 1 1 04 001 0002 1 1 04 001 0003 1 1 04 002 Impuestos + - D 1 1 04 001 0001 1 1 04 001 0002 1 1 04 001 0003 1 1 04 003 Alquileres Pagados por Anticipado + - D 1 1 04 003 0001 1 1 04 003 0002 1 1 04 003 0003 1 1 04 004 Existencias de Materiales de Oficina + - D 1 1 04 004 0001 1 1 04 004 0002 1 1 04 004 0003 1 1 04 005 Otros Gastos Pagados por Anticipado + - D 1 1 04 005 0001 1 1 04 005 0002 1 1 04 005 0003 1 2 ACTIVO NO CORRIENTE X 1 2 01 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO X 1 2 01 001 Maquinaria, Equipos y Herramientas + - D 1 2 01 001 0001 1 2 01 001 0002 1 2 01 001 0003 1 2 01 002 Vehículos + - D 1 2 01 002 0001 1 2 01 002 0002 1 2 01 002 0003 1 2 01 003 Mobiliario y Equipos de oficina + - D 1 2 01 003 0001 1 2 01 003 0002 1 2 01 003 0003
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1 2 01 004 Depreciación Acumulada Propiedad, Plant a y Equipo - + A
1 2 01 004 0001 1 2 01 004 0002 1 2 01 004 0003 1 2 02 ACTIVOS INTANGIBLES X 1 2 02 001 Intangibles + - D 1 2 02 001 0001 1 2 02 001 0002 1 2 02 001 0003 1 2 02 002 Amortización Acumulada de Intangibles - + A 1 2 02 002 0001 1 2 02 002 0002 1 2 02 002 0003 1 2 03 OTROS ACTIVOS X 1 2 03 001 Depósitos Dados en Garantía + - D 1 2 03 001 0001 1 2 03 001 0002 1 2 03 001 0003 2 PASIVO X 2 1 PASIVO CORRIENTE X 2 1 01 PASIVOS FINANCIEROS A CORTO PLAZO X 2 1 01 001 Obligaciones Financieras a Corto Plazo - - + A 2 1 01 001 0001 2 1 01 001 0002 2 1 01 001 0003 2 1 02 ACREEDORES COMERCIALES X 2 1 02 001 Cuentas por pagar Proveedores - + A 2 1 02 001 0001 2 1 02 001 0002 2 1 02 001 0003
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2 1 03 PASIVO POR IMPUESTOS CORRIENTES X 2 1 03 001 Impuestos Nacionales por Pagar - + A 2 1 03 001 0001 2 1 03 001 0002 2 1 03 001 0003 2 1 03 002 Impuestos Municipales por Pagar - + A 2 1 03 002 0001 2 1 03 002 0002 2 1 03 002 0003 2 1 03 003 Impuestos Retenidos por Enterar - + A 2 1 03 003 0001 2 1 03 003 0002 2 1 03 003 0003 2 1 04 CONTRIBUCIONES SOCIALES X 2 1 04 001 Retenciones por enterar - + A 2 1 04 001 0001 2 1 04 001 0002 2 1 04 001 0003 2 1 04 002 Aportes por pagar - + A 2 1 04 002 0001 2 1 04 002 0002 2 1 04 002 0003 2 1 05 GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR X 2 1 05 001 Remuneraciones Devengadas - + A 2 1 05 001 0001 2 1 05 001 0002 2 1 05 001 0003 2 1 04 002 Apartados Laborales - + A 2 1 04 002 0001 2 1 04 002 0002 2 1 04 002 0003 2 1 05 003 Honorarios Profesionales por Pagar - + A 2 1 05 003 0001 2 1 05 003 0002 2 1 05 003 0003 2 1 05 004 Servicios Públi cos por pagar - + A 2 1 05 004 0001 2 1 05 004 0002 2 1 05 004 0003
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2 2 PASIVO NO CORRIENTE X 2 2 01 CUENTAS POR PAGAR LARGO PLAZO X 2 2 01 001 Préstamos con Garantía Prendaria - + A 2 2 01 001 0001 2 2 01 001 0002 2 2 01 001 0003 3 PATRIMONIO X 3 1 PATRIMONIO X 3 1 01 CAPITAL SOCIAL X 3 1 01 001 Capital social Susc rito - + A 3 1 01 001 0001 3 1 01 001 0002 3 1 01 001 0003 3 1 01 002 Capital social No Pagado - + A 3 1 01 002 0001 3 1 01 002 0002 3 1 01 002 0003 3 2 SUPERÁVIT RESERVADO X 3 2 01 RESERVAS DE CAPITAL X 3 2 01 001 Reserva Legal - + A 3 2 01 001 0001 3 2 01 001 0002 3 2 01 001 0003 3 2 01 002 Otras Reservas - + A 3 2 01 002 0001 3 2 01 002 0002 3 2 01 002 0003 3 3 RESULTADOS ACUMULADOS X 3 3 01 UTILIDADES X 3 3 01 001 Utilidades Acumuladas - + A 3 3 01 001 0001 3 3 01 001 0002 3 3 01 001 0003
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
CÓDIGO CONTABLE Página: 17
PLAN DE CUENTAS P
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NOMBRE DE LA CUENTA CONTABLE
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4 INGRESOS X 4 1 INGRESOS POR ACTIVIDADES ORDINARIAS X 4 1 01 INGRESOS POR SERVICIOS X 4 1 01 001 Ingresos por Servicios de Medios Impresos - + A 4 1 01 001 0001 4 1 01 001 0002 4 1 01 001 0003 4 1 01 002 Ingresos por Servicios de Mantenimiento - + A 4 1 01 002 0001 4 1 01 002 0002 4 1 01 002 0003 5 COSTOS X 5 1 COSTOS DE SERVICIOS X 5 1 01 COSTO DE SERVICIO DE MEDIOS IMPRESOS X 5 1 01 001 Costo de Materia Prima + - D 5 1 01 001 0001 5 1 01 001 0002 5 1 01 001 0003 5 1 01 002 Costo por Mano de Obra Directa + - D 5 1 01 002 0001 5 1 01 002 0002 5 1 01 002 0003 5 1 01 003 Costos Indirectos de Fabricación + - D 5 1 01 003 0001 5 1 01 003 0002 5 1 01 003 0003 5 1 02 COSTOS DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO X 5 1 02 001 Costo por Mano de Obra Directa + - D 5 1 02 001 0001 5 1 02 001 0002 5 1 02 001 0003 5 1 02 002 Costos Indirectos de servicios + - D 5 1 02 002 0001 5 1 02 002 0002 5 1 02 002 0003
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
CÓDIGO CONTABLE Página: 18
PLAN DE CUENTAS P
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NOMBRE DE LA CUENTA CONTABLE
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6 GASTOS X 6 1 GASTOS OPERACIONALES X 6 1 01 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN X 6 1 01 001 Gastos Administrativos + - D 6 1 01 001 0001 6 1 01 001 0002 6 1 01 001 0003 6 1 01 002 Gastos de Depreciación y Amortización + - D 6 1 01 002 0001 6 1 01 002 0002 6 1 01 002 0003 6 1 02 GASTOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS X
6 1 02 001 Gasto s por Servicios + - D 6 1 02 001 0001 6 1 02 001 0002 6 1 02 001 0003 6 1 02 002 Gastos de Depreciación + - D 6 1 02 002 0001 6 1 02 002 0002 6 1 02 002 0003 6 1 02 003 Pérdidas p or Cuentas Incobrables + - D 6 1 02 003 0001 6 1 02 003 0002 6 1 02 003 0003 7 OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS X 7 1 OTROS INGRESOS X 7 1 01 INGRESOS EXTRAORDINARIOS X 7 1 01 002 Ingresos Financieros - + A 7 1 01 002 0001 7 1 01 002 0002 7 1 01 002 0003
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
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CÓDIGO CONTABLE Página: 19
PLAN DE CUENTAS P
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NOMBRE DE LA CUENTA CONTABLE
TÍT
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7 2 OTROS EGRESOS X 7 2 01 EGRESOS EXTRAORDINARIOS X 7 2 01 001 Gastos Financieros + - D 7 2 01 001 0001 7 2 01 001 0002 7 2 01 001 0003 7 2 01 002 Gastos no Deducibles + - D 7 2 01 002 0001 7 2 01 002 0002 7 2 01 002 0003
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
L & LL & LL & LL & L
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 20
ACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 ACTIVO Tipo de Cuenta: Principal, de Título Saldo: DEUDOR
DESCRIPCIÓN
Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.17
Se entiende por activo, el conjunto de bienes y derechos que la empresa posee. Es decir, representa los elementos patrimoniales que la empresa utilizará en su gestión o actividad económica.18
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA 1.1 ACTIVO CORRIENTE Tipo de Cuenta: Grupo Financiero, de Título Saldo: DEUDOR
DESCRIPCIÓN
Un activo es clasificado como corriente cuando19:
1. Se espera realizarlo o tiene la intención de venderlo o consumirlo en su ciclo normal de operación;
2. Se mantiene el activo principalmente con fines de negociación;
3. Se espera realizar el activo dentro de los doce meses siguientes desde la fecha sobre la que se informa; o
4. Cuando se trate de efectivo o un equivalente al efectivo, salvo que su utilización esté restringida y no pueda ser intercambiado ni utilizado para cancelar un pasivo por un periodo mínimo de doce meses desde de la fecha sobre la que se informa.
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
17
NIIF para PYMES (párr. 2.15 (a)). 18
Brito, José A. (2009). Contabilidad financiera. (8ª ed.). Centro de Contadores, Barquisimeto, Venezuela. (p. 32) 19
NIIF para PYMES (párr. 4.5).
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 21
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1.1.01 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: DEUDOR
DESCRIPCIÓN
Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción.20
Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u otros. Por tanto, una inversión cumplirá las condiciones de equivalente al efectivo solo cuando tenga vencimiento próximo, por ejemplo de tres meses o menos desde la fecha de adquisición.21
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
20
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 289) 21
NIIF para PYMES (párr. 7.2).
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 22
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.01 1.1.01.001
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO Efectivo en Caja
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN DE LA CUENTA 22
Esta cuenta está conformada por el dinero en existencia y que se encuentra pendiente por depositar en las cuentas bancarias o que se mantiene para pagos específicos, se caracteriza por tener un monto variable.
MOVIMIENTOS 23 Se debita por: 1. La creación del saldo inicial asignado para ser
manejado por la caja. 2. Los ingresos en efectivo por diferentes
conceptos tales como: Rembolsos de empleados; cobros a clientes; trasferencias de fondos; documentos representativos de efectivos como cheques, cesta ticket, vouchers o comprobantes por consumo de tarjetas de crédito.
3. Los sobrantes de efectivos que pueden derivarse de arqueos realizados por la empresa.
Se acredita por: 1. Pagos realizados por diferentes conceptos
tales como: pagos menores a empleados; pagos a proveedores cuyo monto sea menor; otros conceptos.
2. Las transferencias de fondos a otras cuentas.
3. El cierre de la cuenta caja. 4. El depósito de cuenta de caja en las
cuentas corrientes.
CONTROL INTERNO • Separación de funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que
intervenga en operaciones de autorización ni de registros contables. • Depósitos diarios: del efectivo que ingrese a caja debe ser depositado diariamente. las planillas de
depósito deben ser entregadas directamente para su registro contable. • Endoso de cheques recibidos: colocar al reverso un sello que diga “solo para ser depositado en
cuenta corriente numero…”. • Arqueo de caja sorpresivo: conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro documento
que respalde la ausencia del efectivo.24 PRESENTACIÓN DE LA CUENTA
Se presenta en el estado de situación financiera a su valor nominal y se verifica su existencia a través de arqueos de caja.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
22
Catacora C., Fernando (1998) Contabilidad: La base para las decisiones gerenciales. McGraw-Hill Interamericana
de Venezuela , Caracas, VENEZUELA. (P. 123) 23
ob. cit. 24
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 301-302)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
131
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 23
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.01 1.1.01.002
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO Efectivo en Banco
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Se utiliza esta cuenta para controlar y registrar transacciones que afectan el efectivo disponible propiedad de la empresa que se encuentra en poder de instituciones bancarias25.Deben abrirse tantas cuentas auxiliares como cuentas bancarias tenga la empresa.
MOVIMIENTOS 26 Se debita por: 1. El depósito inicial al abrir una cuenta
bancaria. 2. Todos los depósitos efectuados en las
cuentas corrientes de la empresa y que constituyen efectivos o equivalentes, tales como: notas de crédito de bancos, prestamos, intereses, trasferencias bancarias, cobros a clientes en efectivo o en cheques, otros conceptos equivalentes.
3. El valor de los cheques emitidos al cierre de un periodo, acreditados en la cuenta de banco y no entregados a sus beneficiarios.
Se acredita por: 1. Los desembolsos efectuados por las cuentas
corrientes de la empresa, y que constituyen efectivo o equivalente e efectivo tales como: notas de débito de bancos, cancelación de préstamos, intereses gastos, cancelaciones de cartas de crédito, trasferencias bancarias, pagos por cheques a proveedores, otros conceptos que disminuyen la disponibilidad del efectivo en bancos.
2. Notas de débito por devolución de cheques de clientes.
3. El reverso de los cheques emitidos y no entregados a sus beneficiarios en el periodo anterior.
CONTROL INTERNO • Creación de cuentas bancarias: aprobadas por la junta directiva. • Autorización para firmar cheques: deben ser firmados por lo menos por dos personas en forma
conjunta, distintas del encargado de elaborar los cheques y de los registros de cuentas de bancos. • Documentos de respaldo: cada pago debe estar respaldado por documentación legítima. • Beneficiario de los cheques: deben ser hechos a nombre del beneficiario, nunca al portador. • Conciliación Bancaria: realizar conciliaciones bancarias periódicamente.27
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera a su valor nominal y se verifica su existencia a través de la conciliación bancaria.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
25
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 319) 26
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 129) 27
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 323-325). Adaptado
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y Asociados
132
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 24
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1.1.02 DEUDORES COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: DEUDOR
DESCRIPCIÓN
Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes o servicios.28
Pueden provenir de la prestación de servicios o de transacciones diferentes a estos.
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de situación financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
28
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 365)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
133
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 25
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.02 1.1.02.001
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE DEUDORES COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR Cuentas por cobrar comerciales
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
La cuenta representa el saldo se tiene por cobrar a los clientes producto de la prestación de servicios de impresión y de mantenimiento a crédito. Se deben crear tantas cuentas auxiliares como clientes deudores tenga la empresa29. En esta cuenta se integra la provisión para cuentas incobrables, que refleja el saldo estimado como incobrable de la cartera de clientes. Esta se puede calcular en base a la antigüedad de saldos, porcentaje sobre el saldo de cuentas por cobrar, o porcentaje sobre las ventas a crédito.
MOVIMIENTOS 30 Se debita por: 1. El valor de la facturación a crédito realizada a
los clientes por concepto de prestación deservicios, objeto principal el negocio.
2. El valor de las notas de debito enviadas a los clientes por conceptos de recargos, ajustes, u otros, derivadas de la prestación de servicios.
3. La recuperación de cuentas por cobrar consideradas previamente como incobrables.
Se acredita por: 1. Las cobranzas realizadas a los clientes
por las facturas emitidas. 2. El importe de nota de crédito emitido a
los clientes por conceptos de descuentos, rebajas, entre otros.
3. El valor de las cuentas que se consideran como totalmente incobrables, luego de haber agotado los trámites para su cobro.
CONTROL INTERNO • Los servicios prestados a crédito deben ser debidamente autorizados. • Deben ser cuadrados periódicamente los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor general.
Esta actividad se mejora con sistemas automatizados que registran simultáneamente los auxiliares y el sistema acumula la cuenta control.
• Separación de funciones de contratos de servicios, despacho, facturación, crédito y cobranza, cuentas por cobrar y caja.
• Las facturas deben ser clasificadas por antigüedad y ser revisadas periódicamente por un funcionario responsable y realizar análisis de antigüedad.31
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor neto realizable que consiste en el valor en libros de las cuentas por cobrar menos la provisión para cuentas incobrables.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
29
Catacora C., Fernando (ob. cit.)(P. 139) Adaptado 30
ob. cit. 31
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 370-372). Adaptado.
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y Asociados
134
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 26
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.02 1.1.02.002
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE DEUDORES COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR Otras Cuentas por Cobrar
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones diferentes a la prestación de servicios a crédito32. Entre estas cuentas se encuentran cuentas por cobrar a empleados, accionistas, intereses, alquileres, entre otros, que se esperan sean cobradas dentro del ciclo normal de las operaciones de la empresa.
MOVIMIENTOS 33 Se debita por: 1. El monto de dinero entregado de préstamos
realizados por la empresa. 2. El valor de bienes o servicios que vende o
presta la compañía respectivamente y que reciba el empleado.
3. Por anticipos dados a empleados a cuenta de viaje.
4. Por los anticipos dados a proveedores 5. Cualquier otro derecho cuya naturaleza u
objeto no sea la normal del negocio.
Se acredita por: 1. Por los montos reintegrados de préstamos
que normalmente son descontados por la nómina.
2. Por los pagos de bienes o servicios recibidos de los empleados y accionistas.
3. Por el registro de relaciones de gastos contra los anticipos recibidos.
4. Por los pagos recibidos de proveedores 5. Cualquier otro pago recibido no relacionado
al objeto del negocio. CONTROL INTERNO
• Deben ser cuadrados periódicamente los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor general. Esta actividad se mejora con sistemas automatizados que registran simultáneamente los auxiliares y el sistema acumula la cuenta control.
• Las personas que manejan estas cuentas deben ser distintas a las que manejan los ingresos y registros contables
• Desarrollar políticas estrictas para autorizar adelantos o prestamos a empleados y deben estar garantizados con documentos de control de la empresa
• Se deben verificar periódicamente las cuentas por concepto de préstamos internos para lograr una pronta recuperación.34
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor en libros de otras cuentas por cobrar.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
32
Brito, José A. (op. cit.) (p. 366) (Adaptado) 33
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 140) 34
Santillana G., Juan R. (2004) Cómo hacer y rehacer una contabilidad (7a. ed.) International Thomson Editores.
México. (p. 33)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
135
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 27
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1.1.03 INVENTARIOS Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: DEUDOR
DESCRIPCIÓN
Inventarios son activos:
(a) mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones;
(b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o
(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.35
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
35
NIIF para PYMES (párr. 13.1).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
136
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 28
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.03 1.1.03.001
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE INVENTARIOS Inventario de Materia Prima
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Este inventario está compuesto por la existencia de aquellos materiales que en una fábrica son utilizados en la elaboración de los productos finales por los servicios que presta.36 Estos son: papel, tintas, planchas y negativos. Y se contabiliza por todos los costos de adquisición que comprenderán el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables), el transporte, la manipulación y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de la materia prima. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición.37
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. La compra de materia prima. 2. Los fletes en compras de materia prima. 3. Los aranceles de importación. 4. Los impuestos no recuperables. 5. Las notas de debito emitidas por el proveedor por
conceptos de recargos, corrección de errores, intereses por mora, entre otros relacionados con la compra de materia prima.
Se acredita por: 1. La transferencia de materia prima a
productos en proceso, para ser transformadas en el proceso productivo.
2. Las devoluciones, rebajas, descuentos, corrección de errores, entre otros, originados por notas de crédito emitidas por el proveedor.
CONTROL INTERNO • Se debe proteger contra perdida por robo. • Las condiciones del almacén deben ser de tal manera que se evite el deterioro. • Revisión y conteo de la materia prima que ingresa y sale del almacén. Así como revisión y conteo
físico periódico en contraste con la documentación inherente (facturas, notas de entrega, requisición) de acuerdo con la normativa legal vigente, y con las cuentas auxiliares y mayor de inventario de materia prima.
• Separación de funciones del custodio del almacén y la persona que lleva la cuenta de mayor.38
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al costo de adquisición.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
36
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 561). 37
NIIF para PYMES (párr. 13.6). 38
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 564).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
137
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 29
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.03 1.1.03.002
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE INVENTARIOS Inventario de Productos en Proceso
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Está formado por aquellos productos que están siendo elaborados pero que, para una fecha concreta, aun no han sido terminados.
El costo del inventario de productos en proceso está formado por la parte de materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación que habrían absorbido los productos que se encontraban sin terminar en la fecha de inventario.39
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. La transferencia de materia prima al proceso
productivo. 2. El costo de mano de obra directa como
remuneraciones a los trabajadores que laboran directamente en la fabricación del producto.
3. Los costos Indirectos de fabricación: atribuibles al proceso productivo, como: mano de obra indirecta, depreciación y mantenimiento, servicios públicos, entre otros.
Se acredita por: 1. La terminación de los productos y
transferencia al inventario de productos terminados.
CONTROL INTERNO • Se debe proteger contra perdida por robo • Las condiciones del almacén deben ser de tal manera que se evite el deterioro. • No se debe iniciar la producción sin autorización previa. • Llevar tarjetas de control de productos en proceso por órdenes específicas de manera tal que se
apliquen correctamente cada uno de los costos inherentes a cada orden de servicio prestado. • Separación de funciones de quienes intervienen en el proceso productivo y la persona que lleva la
cuenta de mayor.40
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al importe menor entre el costo y el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
39
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 560, 574). 40
(ob. cit.). (p. 564). Adaptado.
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
138
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 30
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.03 1.1.03.003
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE INVENTARIOS Inventario de Productos Terminados
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Son bienes que una empresa posee a una fecha determinada que proviene de la transformación de otros bienes primarios previamente adquiridos para ese fin41 e incluye todos los costos de compra, costos de transformación y otros costos incurridos para darles su condición y ubicación actuales.42
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. La transferencia de productos en proceso
Se acredita por: 1. Venta de productos terminados.
CONTROL INTERNO • Se debe proteger contra perdida por robo. • Las condiciones del almacén deben ser de tal manera que se evite el deterioro. • La salida del almacén debe estar respaldada por notas de entrega debidamente autorizadas. • Solicitar confirmación de entrega de los productos terminados. • Comparación periódica de los registros en el mayor con el inventario físico. • Separación de funciones de quien maneja el inventario de productos terminados y la persona que
lleva la cuenta de mayor.43
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al costo.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
41
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 564). 42
NIIF para PYMES (párr. 13.5). 43
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 564). Adaptado.
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y Asociados
139
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 31
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.03 1.1.03.004
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE INVENTARIOS Inventario de Materiales y Suministros
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Está formado por repuestos, productos químicos, lubricantes, embalaje, entre otros materiales similares que, aunque no van a formar parte del producto que se elabora, se hace indispensable su utilización para lograrlo.44
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. La compra de materiales y suministros. 2. Los fletes en compras. 3. Los aranceles de importación. 4. Los impuestos no recuperables. 5. Las notas de debito emitidas por el proveedor
por conceptos de recargos, corrección de errores, intereses por mora, entre otros relacionados con la compra de materiales y suministros.
Se acredita por: 1. La transferencia de materiales y
suministros a productos en proceso, para ser utilizados en el proceso productivo.
2. Por el uso en la prestación de servicios de mantenimiento y reparación.
3. Las devoluciones, rebajas, descuentos, corrección de errores, entre otros, originados por notas de crédito emitidas por el proveedor.
CONTROL INTERNO • Se debe proteger contra perdida por robo. • Las condiciones del almacén deben ser de tal manera que se evite el deterioro. • Revisión y conteo de la materia prima que ingresa y sale del almacén. Así como revisión y conteo
físico periódico en contraste con la documentación inherente (facturas, notas de entrega, requisición) de acuerdo con la normativa legal vigente, y con las cuentas auxiliares y mayor de inventario de materia prima.
• Separación de funciones del custodio del almacén y la persona que lleva la cuenta de mayor.45
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al costo de adquisición.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
44
(ob. cit.). (p. 561). 45
(ob. cit.). (p. 564).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
140
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 32
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1.1.04 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: DEUDOR
DESCRIPCIÓN
Son las erogaciones hechas por servicios que serán recibidos o por bienes que serán consumidos en el ciclo normal de las operaciones del negocio el cual, generalmente, es de doce meses.46
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
46
(ob. cit.). (p. 888).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
141
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 33
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.04 1.1.04.001
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Seguros Pagados Por Anticipado
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta acumula las erogaciones hechas por concepto de primas de seguros pagadas de forma anticipada y las cuales representan servicios que serán recibidos en el ciclo normal de operaciones del negocio el cual, generalmente, es de doce meses.47
Esta cuenta acumula los gastos de seguros destinados a proteger los bienes de la compañía por posibles pérdidas, así como también otorgar beneficios a los empleados por medio de la contratación de pólizas de hospitalización, cirugía y maternidad. etc.
Es necesario crear tantas partidas auxiliares como contratos de seguro tenga la empresa.
MOVIMIENTOS 48 Se debita por: 1. Primas por pólizas de seguro contratadas
Se acredita por: 1. La amortización llevada a costo o gasto
atribuible al periodo.
CONTROL INTERNO 49 • Los registros deben estar respaldadas por documentos que permitan comprobar su justificación. • Debe existir autorización de personas facultadas para causar este tipo de gastos. • Es preciso establecer lineamientos que permitan distinguir los conceptos que se refieran a partidas
de balance, de aquellos que correspondan al estado de resultado.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al costo de adquisición o costo histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
47
(ob. cit.). (p. 888). Adaptado 48
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 158) 49
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (pp. 75, 76)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
142
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 34
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.04 1.1.04.002
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Impuestos Pagados por Anticipado
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta, acumula las erogaciones hechas por la empresa por concepto de pagos de Impuestos que son realizados en el ciclo normal de operaciones del negocio el cual, generalmente, es de doce meses.
Esta cuenta comprende partidas tales como créditos fiscales, retenciones IVA de terceros, retenciones ISLR de terceros, ISLR Estimado.
MOVIMIENTOS 50 Se debita por: 1. Por las cuotas de ISLR Correspondiente a
la declaración estimada. 2. IVA pagado en compras gravadas que
realiza la empresa (crédito fiscal). 3. Retenciones de terceros de IVA e ISLR.
Se acredita por: 1. Por la asignación de gastos de impuesto sobre la
renta. 2. Por la deducción de créditos fiscales en la
declaración de IVA. 3. Por la deducción de retenciones de IVA e ISLR.
CONTROL INTERNO 51 • Los registros deben estar respaldados por documentos permitidos como medios de prueba por
parte de la Administración Tributaria. Los mismos deben ser resguardados de manera tal que se evite el deterioro y pérdida.
• Actualización y capacitación del personal asignado para tales registros y declaración de los impuestos.
• Separar las funciones de declaración y pago de los impuestos. • Llevar los libros fiscales exigidos por la administración tributaria con atraso menor a un mes. • Realizar las declaraciones y pago en los lapsos establecidos por la Administración Tributaria. • Cumplir con los deberes formales de la Administración Tributaria.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al costo histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
50
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 158) 51
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 75, 76) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
143
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 35
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.04 1.1.04.003
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Alquileres Pagados por Anticipado
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta acumula las erogaciones hechas por concepto de alquileres pagados de forma anticipada y las cuales representan gastos que serán causados en el ciclo normal de operaciones del negocio el cual, generalmente, es de doce meses.52
MOVIMIENTOS 53 Se debita por: 1. Por los pagos anticipados por concepto de
alquileres contratados por la empresa.
Se acredita por: 1. La causación llevada al costo o al gasto
atribuible al periodo.
CONTROL INTERNO 54 • Los registros deben estar respaldadas por documentos que permitan comprobar su justificación. • Debe existir autorización de personas facultadas para causar este tipo de gastos. • Es preciso establecer lineamientos que permitan distinguir los conceptos que se refieran a partidas
de balance, de aquellos que correspondan al estado de resultado.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al costo de adquisición o costo histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
52
(ob. cit.). (p. 888). Adaptado 53
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 158) 54
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 75, 76)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
144
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DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 36
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.04 1.1.04.004
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Existencia de Materiales de Oficina
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta acumula las erogaciones hechas por concepto de alquileres pagados de forma anticipada y las cuales representan gastos que serán causados en el ciclo normal de operaciones del negocio el cual, generalmente, es de doce meses.55
Esta cuenta está formada por inventarios de materiales de oficina tales como: papelería, lápices, libretas de notas, y en general cualquier activo similar y sobre los cuales no se requiera un control estricto.56
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por la compra de materiales y suministros de
oficina.
Se acredita por: 1. La causación del gasto o consumo del
bien atribuible al periodo.
CONTROL INTERNO 57 • Los registros deben estar respaldadas por documentos que permitan comprobar su justificación. • Debe existir autorización de personas facultadas para causar este tipo de gastos. • Es preciso establecer lineamientos que permitan distinguir los conceptos que se refieran a partidas
de balance, de aquellos que correspondan al estado de resultado. • En lo que respecta a la amortización de suministros pagados por anticipado, deben efectuarse
acorde con los consumos reales.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA
Se presenta en el estado de situación financiera al costo de adquisición o costo histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
55
(ob. cit.). (p. 888). Adaptado 56
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 157) 57
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 75, 76)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
145
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 37
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.1 1.1.04 1.1.04.005
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Otros Gastos Pagados por Anticipado
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta acumula las erogaciones hechas por concepto de gastos pagados de forma anticipada, que representan gastos que serán causados o bienes que serán consumidos en el ciclo normal de operaciones del negocio el cual, generalmente, es de doce meses.58
En esta cuenta se acumulan todos los demás gastos que no se puedan clasificar en otras cuentas de prepagados.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por las erogaciones hechas de manera
anticipada, por las cuales se espera recibir un servicio o consumir un bien.
Se acredita por: 1. Por la percepción o consumo que se haga
de los bienes o servicios pagados por anticipado.
CONTROL INTERNO 59 • Los registros deben estar respaldadas por documentos que permitan comprobar su justificación. • Debe existir autorización de personas facultadas para causar este tipo de gastos. • Es preciso establecer lineamientos que permitan distinguir los conceptos que se refieran a partidas
de balance, de aquellos que correspondan al estado de resultado. • En lo que respecta a la amortización de suministros pagados por anticipado, deben efectuarse
acorde con los consumos reales.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA
Se presenta en el estado de situación financiera al costo de adquisición o costo histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
58
(ob. cit.). (p. 888). Adaptado 59
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 75, 76)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
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MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 38
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: DEUDOR
DESCRIPCIÓN
En este grupo se clasifican todas las cuentas que no se clasifiquen como activos corrientes.60
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA 1.2.1 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Tipo de Cuenta: Grupo Financiero, de Título Saldo: DEUDOR
DESCRIPCIÓN
Las propiedades, planta y equipo son activos tangibles que:61
1. se mantienen para su uso en la producción o suministro de bienes o servicios, para arrendarlos a terceros o con propósitos administrativos, y
2. se esperan usar durante más de un periodo.
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
60
NIIF para PYMES (párr. 4.6). 61
(ob. cit.) (párr. 17.2).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
147
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 39
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.2 1.2.01 1.2.01.001
ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Maquinaria, Equipos y Herramientas
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
En esta cuenta se presentan los costos de adquisición de maquinarias, equipos especiales requeridos y herramientas necesarias que son usadas en el proceso productivo para la transformación de la materia prima o en la prestación de servicios.62 A este tipo pertenecen las herramientas que, generalmente, son grandes y muy pesadas, y tienen una vida prolongada. Forman parte de los costos de este rubro, los costos de adquisición (precio de contado) mas cualquier otro gasto necesario ocasionado desde que se inician las gestiones de compra hasta que son puestas en el lugar y condiciones que permitan su funcionamiento.63
MOVIMIENTOS 64 Se debita por: 1. El costo de adquisición de maquinaria, equipos y
herramienta; fletes, acarreos y transporte; derechos de aduana; costos de instalación; costos ocasionados en el periodo de prueba y ajustes; intereses por financiamiento capitalizables.
2. Erogaciones capitalizables que: aumente la vida útil del activo; aumente la capacidad productiva. Como adiciones y mejoras del activo.
Se acredita por: 1. La venta de maquinaria, equipo y
herramientas. 2. La desincorporación por accidentes,
incendios, entre otros que convierten en inoperante al activo.
CONTROL INTERNO 65 • Llevar registros detallados de cada activo donde se describa fecha de adquisición, costos de
adquisición, erogaciones capitalizables, métodos de depreciación y demás datos que permitan el control del activo.
• Deben ser hechos periódicamente inspecciones y conteos físicos y, el resultado, debe ser comparado con los respectivos registros.
• Definir políticas de autorización para las transacciones relacionadas con este tipo de activos. PRESENTACIÓN DE LA CUENTA
Se presenta en el estado de situación financiera al costo de adquisición menos la depreciación acumulada.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
62
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 160) Adaptado 63
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 752-753). 64
(ob. cit.). (pp. 752-844). 65
(ob. cit.). (pp. 755-756).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
148
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 40
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.2 1.2.01 1.2.01.002
ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Vehículos
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Representa el conjunto de medios de transporte que la empresa posee. El costo de este activo está compuesto por el costo de adquisición (precio de contado) más todos aquellos gastos que correspondan a la preparación y puesta en uso del vehículo.
MOVIMIENTOS 66 Se debita por: 1. El costo de adquisición de vehículos,
transporte; derechos de aduana; costos de preparación y puesta en uso; intereses por financiamiento capitalizables.
2. Erogaciones capitalizables que: aumente la vida útil del activo. Como adiciones y mejoras del activo.
Se acredita por: 3. La venta de vehículo. 4. La desincorporación por accidentes,
incendios, robo, entre otros que convierten en inoperante al activo.
CONTROL INTERNO 67 • Llevar registros detallados de cada activo donde se describa fecha de adquisición, costos de
adquisición, erogaciones capitalizables, métodos de depreciación y demás datos que permitan el control del activo.
• Deben ser realizadas inspecciones periódicamente, el resultado, debe ser comparado con los respectivos registros.
• Definir políticas de autorización para las transacciones relacionadas con este tipo de activos. • Designar a una persona responsable de los vehículos.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al costo de adquisición menos la depreciación acumulada.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
66
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 752-844). 67
(ob. cit.).(pp. 755-756).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
149
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 41
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.2 1.2.01 1.2.01.003
ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Mobiliario y Equipos de oficina
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
En esta cuenta deberá registrarse el costo de adquisición de muebles que serán utilizados en los diferentes departamentos tales como escritorios, sillas, mostradores, estanterías, exhibidores, etc. Y los equipos o aparatos mecánicos, eléctricos o electrónicos que son utilizados en las oficinas de la empresa tales como máquinas de escribir, de calcular, computadoras, sistemas de comunicación tales como teléfonos, radios, etc.
Su saldo deberá representar el costo histórico de compra más cualquier gasto necesario hasta poner el equipo en funcionamiento.68
MOVIMIENTOS 69 Se debita por: 1. El costo de adquisición, transporte; derechos de
aduana; costos de preparación y puesta en uso; intereses por financiamiento capitalizables.
2. Erogaciones capitalizables que: aumente la vida útil del activo. Como adiciones y mejoras del activo.
Se acredita por: 1. La venta. 2. La desincorporación por accidentes,
incendios, robo, entre otros que convierten en inoperante al activo.
CONTROL INTERNO 70 • Llevar registros detallados de cada activo donde se describa fecha de adquisición, costos de
adquisición, erogaciones capitalizables, métodos de depreciación y demás datos que permitan el control del activo.
• Deben ser realizadas inspecciones y conteo físico periódicamente, el resultado, debe ser comparado con los respectivos registros.
• Definir políticas de autorización para las transacciones relacionadas con este tipo de activos.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al costo de adquisición menos la depreciación acumulada.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
68
(ob. cit.). (p. 753). 69
(ob. cit.).(pp. 752-844). 70
(ob. cit.). (pp. 755-756).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
150
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 42
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.2 1.2.01 1.2.01.004
ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Depreciación Acumulada Propiedad, Planta y Equipo
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Valuación Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta acumula la parte de la distribución del costo de los activos de propiedad, planta y equipo a lo largo de su vida útil,71es decir, consiste en la estimación de la recuperación periódica de la inversión.
Existe diversos métodos para calcular la depreciación tales como: línea recta, métodos decrecientes, unidades producidas y horas trabajadas. La empresa debe adoptar el método que se adapte mejor a sus necesidades.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. La venta o desincorporación del activo que
valúa.
Se acredita por: 1. La depreciación correspondiente a cada
periodo contable.
CONTROL INTERNO 72 • Es necesario que el procesamiento seguido por la entidad para considerar la depreciación sea
consistente con el aplicado en ejercicios anteriores. • Verificar, parcial y anualmente, la corrección de los cálculos para crear estas reservas. • Los cargos que reciba esta cuenta serán únicamente por concepto de cancelación de una
depreciación acumulada por haberse vendido o dado de baja el activo correspondiente. A efecto de no desvirtuar esta medida de control, cualquier corrección que se haga a esta cuenta debe efectuarse por medio de abonos en rojo.
• Es necesario cerciorarse de que los créditos de esta cuenta sean iguales a los cargos a resultados por concepto de provisión para la depreciación del activo.
• En los movimientos por concepto de baja o venta se debe cancelar completamente la depreciación acumulada del bien objeto de la transacción.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera disminuyendo o valuando la propiedad, planta y equipo.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
71
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 33) Adaptado 72
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 164)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
151
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 43
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.2 1.2.02
ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE ACTIVOS INTANGIBLES
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN73
Un activo intangible es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física. Un activo es identificable cuando:
1. Es separable, es decir, es susceptible de ser separado o dividido de la entidad y vendido, transferido, explotado, arrendado o intercambiado, bien individualmente junto con un contrato, un activo o un pasivo relacionado, o
2. Surge de un contrato o de otros derechos legales, independientemente de siesos derechos son transferibles o separables de la entidad o de otros derechos y obligaciones.
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
73
NIIF para PYMES (párr. 18.2).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
152
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 44
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.2 1.2.02 1.2.02.001
ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE ACTIVOS INTANGIBLES Intangibles
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN74
En eta cuenta se registran las partidas de naturaleza incorpórea que representan derechos o privilegios que la empresa posee, bien sea porque los ha adquirido o desarrollado y que contribuyan en la reducción de costos de producción, mejora de la calidad de los productos y su introducción en los mercados.
Deben registrarse al costo incluyendo otros costos originados en la adquisición y preparación para su uso previsto. Como aranceles de importación, impuestos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, honorarios profesionales y remuneraciones atribuibles directamente a poner al activo en sus condiciones de uso. Estos activos pueden ser: patentes, marcas de fábrica, plusvalía, derechos de autor, entre otros.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Los costos de adquisición y/o desarrollo y todos
los demás costos atribuibles directamente para darles el uso previsto.
Se acredita por: 1. La venta o desincorporación del activo
intangible.
CONTROL INTERNO • Toda erogación que se refiere a intangibles debe ser registrada como tales de acuerdo con las
normas de contabilidad. • Las adiciones y retiros de activos intangibles deben ser debidamente autorizadas. • El método de amortización debe ser razonable y guardar consistencia con el año anterior.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al costo de adquisición menos la amortización acumulada.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
74
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 875-887).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
153
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 45
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.2 1.2.02 1.2.02.002
ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE ACTIVOS INTANGIBLES Amortización Acumulada de Intangibles
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control - Valuación Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN75
En esta cuenta se registra la parte del costo de los activos intangibles que debe ser absorbido dentro de los gastos y costos de los ejercicios económicos que resulten beneficiados de ellos.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. La venta o desincorporación del activo que
valúa.
Se acredita por: 1. La amortización correspondiente a cada
periodo contable. 2.
CONTROL INTERNO 76 • Es necesario que el procedimiento seguido por la entidad para registrar estas amortizaciones sea
consistente con el aplicado en ejercicios anteriores. • Verificar parcial, y anualmente, la corrección de los cálculos de estas amortizaciones. • Los cargos que reciba esta cuenta serán únicamente por concepto de cancelación de una
amortización acumulada al decidir dar de baja de los registros contables tanto el activo como su amortización una vez que este se ha agotado. A efecto de no desvirtuar esta medida de control, cualquier corrección que se haga a esta cuenta debe efectuarse por medio de abonos en rojo.
• Los créditos recibidos en esta cuenta deben ser iguales a los cargos a resultados por concepto de provisión para amortización del Activo.
• En los movimientos por concepto de baja se debe cancelar completamente la amortización acumulada.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera disminuyendo o valuando la los activos intangibles.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
75
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 883). 76
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 170)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
154
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 46
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.2 1.2.03
ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE OTROS ACTIVOS
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se clasifican todas aquellas cuentas que representan bienes o derechos cuya naturaleza no permite que sean clasificadas en ninguno de los grupos mencionados anteriormente. Tales como: depósitos dados en garantía, fondos congelados, entre otros.77
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
77
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 245).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
155
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 47
ACTIVOACTIVOACTIVOACTIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
1 1.2 1.2.03 1.2.03.001
ACTIVO ACTIVO NO CORRIENTE OTROS ACTIVOS Depósitos Dados en Garantía
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
En esta cuenta se registra los derechos obtenidos por la empresa como consecuencia de haber entregado una cantidad determinada de dinero con el objeto de garantizar la recepción de algún servicio. Por ejemplo, los depósitos dados en garantía para alquileres.78
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El valor de los desembolsos por conceptos de
depósitos dados en garantía. Como para alquileres.
Se acredita por: 1. El reintegro a la empresa de los depósitos
por el fin de la operación. Por ejemplo el fin de un contrato de alquiler o el traspaso a gasto.
CONTROL INTERNO 79 • Toda entrega en calidad de depósito en garantía debe estar amparada por un recibo expedido por
el proveedor del bien o servicio a favor de la entidad, es común que exista un contrato de por medio, en donde se consigne la condición de entregar depósitos en garantía.
• Es necesario tener presente que al término del contrato que requirió un depósito, este sea devuelto a la entidad o bien se aplique contra el gasto a pagar motivo del depósito.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera disminuyendo o valuando la los activos intangibles.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
78
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 38). 79
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 86)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
156
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 48
PASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 PASIVOS Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR
DESCRIPCIÓN
Un pasivo es una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.80
Representa el conjunto de obligaciones que la empresa ha contraído, como consecuencia de transacciones a crédito realizadas con terceras personas y que deberán ser pagadas con dinero, con bienes o mediante la prestación de un servicio.81
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1
PASIVO PASIVO CORRIENTE
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Una entidad clasificará un pasivo como corriente cuando:82
1. Espera liquidarlo en el transcurso del ciclo normal de operación de la entidad;
2. Mantiene el pasivo principalmente con el propósito de negociar;
3. El pasivo debe liquidarse dentro de los doce meses siguientes a la fecha sobre la que se informa; o
4. La entidad no tiene un derecho incondicional para aplazar la cancelación del pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha sobre laque se informa.
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
80
NIIF para PYMES (párr. 2.15 (b)). 81
Brito, José A. (ob. cit.). (pp. 38). 82
NIIF para PYMES (párr. 4.7).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
157
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 49
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.01
PASIVO PASIVO CORRIENTE PASIVOS FINANCIEROS A CORTO PLAZO
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se incluyen todas las deudas con instituciones financieras o por préstamos recibidos y sus respectivas cargas financieras.83
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
83
Greco, Orlando (2007).Diccionario Contable. (4a. ed.). Valleta Ediciones. Argentina. (p. 197).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
158
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 50
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.01 2.1.01.001
PASIVO PASIVO CORRIENTE PASIVOS FINANCIEROS A CORTO PLAZO Obligaciones Financieras a Corto Plazo
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta está constituida por todas las obligaciones adquirida por la empresa ante instituciones bancarias, las cuales deben ser canceladas en el corto plazo. En esta cuenta se reflejan los saldos de préstamos bancarios, sobregiros bancarios y otras partidas relacionadas.
Para un préstamo recibido de un banco, inicialmente se reconoce una cuenta por pagar al importe presente de cuenta por pagar en efectivo al banco (por ejemplo, incluyendo los pagos por intereses y el rembolso del principal).84
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El pago de los préstamos bancarios y los
intereses. 2. La cancelación de los sobregiros.
Se acredita por: 1. Préstamos bancarios recibidos
incluyendo los intereses. 2. Sobregiros en los saldos de las cuentas
bancarias. CONTROL INTERNO 85
• Este tipo de transacción debe estar debidamente autorizado. • La alta administración debe estar permanentemente enterada de todo pasivo anormal o que no se
derive de las operaciones propias de la entidad. • Los estados de cuentas de los acreedores deben ser comparados con los registros contables de la
entidad. • Verificar el pago oportuno con el objeto de evitar el pago de intereses moratorios u otro tipo de
sanciones.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al costo amortizado.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
84
NIIF para PYMES (párr. 11.13). 85
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 102)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
159
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 51
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.02
PASIVO PASIVO CORRIENTE ACREEDORES COMERCIALES
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se exponen todas las cuentas que representan obligaciones para la sociedad, originadas en operaciones comerciales, tales como proveedores.86
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
86
Greco, Orlando (ob. cit.). (p. 197).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
160
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 52
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.02 2.1.02.001
PASIVO PASIVO CORRIENTE ACREEDORES COMERCIALES Cuentas por pagar Proveedores
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Representa los adeudos pendientes de pago por concepto de compras de bienes o servicios, indispensables para llevar a cabo las actividades del giro de la entidad.87
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El pago de la deuda. 2. El importe de notas de crédito emitidas por los
proveedores por conceptos de descuentos, rebajas, entre otros.
Se acredita por: 1. El valor de la facturación a crédito de los
proveedores por concepto de compra de materia prima e insumos y por la recepción de servicios.
2. El valor de las notas de debito recibidas de los proveedores por conceptos de recargos, ajustes, u otros.
CONTROL INTERNO 88 • Se deben hacer conciliaciones mensuales entre la cuenta de proveedores y los estados de cuentas
recibidos de ellos. • Se deben comparar los estados de cuentas de los proveedores con los registros contables. • No olvidarse de descontar de los pagos a proveedores, los anticipos entregados. • Verificar el pago oportuno a los proveedores para evitar los intereses moratorios. • Debe adoptarse la política de afianzar a todo el personal que interviene en la función de
compras. • Vigilar las condiciones de pago establecidas por los proveedores con objeto de beneficiarse con
los descuentos por pronto pago o por compras de volumen. PRESENTACIÓN DE LA CUENTA
Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
87
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 92) 88
(ob. cit.). (p. 92)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
161
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 53
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.03
PASIVO PASIVO CORRIENTE PASIVO POR IMPUESTOS CORRIENTES
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se exponen todas las cuentas que representan el monto de impuestos a pagar que se deberá ingresar al fisco.89
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
89
Greco, Orlando (ob. cit.). (p. 287).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
162
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 54
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.03 2.1.03.001
PASIVO PASIVO CORRIENTE PASIVO POR IMPUESTOS CORRIENTES Impuestos Nacionales por Pagar
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta, recoge los montos de las obligaciones tributarias que se originan y están pendientes de pago, por el desarrollo de las actividades de la empresa, los cuales tienen como destino el fisco nacional, como el ISLR, IVA.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por el pago o compensación de impuestos
nacionales.
Se acredita por: 1. Por el surgimiento de la obligación a
pagar por los impuestos nacionales.
CONTROL INTERNO 90 • La suma de todos los auxiliares debe ser igual a la cuenta de control de mayor. • Es conveniente establecer archivos adecuados para todas las declaraciones presentadas,
clasificadas por cada tipo e impuesto, derecho o aprovechamiento. • Contar, permanentemente con un calendario de obligaciones fiscales. • Los registros deben estar respaldados por documentos permitidos como medios de prueba por
parte de la Administración Tributaria. Los mismos deben ser resguardados de manera tal que se evite el deterioro y pérdida.
• Actualización y capacitación del personal asignado para tales registros y declaración de los impuestos.
• Separar las funciones de declaración y pago de los impuestos. • Llevar los libros fiscales exigidos por la administración tributaria con atraso menor a un mes. • Realizar las declaraciones y pago en los lapsos establecidos por la Administración Tributaria. • Cumplir con los deberes formales de la Administración Tributaria.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
90
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 107)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
163
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 55
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.03 2.1.03.002
PASIVO PASIVO CORRIENTE PASIVO POR IMPUESTOS CORRIENTES Impuestos Municipales por Pagar
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta, recoge los montos de las obligaciones tributarias que se originan y están pendientes de pago, por el desarrollo de las actividades de la empresa, los cuales tienen como destino el fisco municipal, como el Impuesto sobre Actividades Económicas de Industria, Comercio, Servicio o de Índole similar; Impuesto sobre Inmuebles Urbanos; Patentes de Vehículos; Propaganda y Publicidad Comercial, entre otros.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por el pago de impuestos municipales.
Se acredita por: 1. Por el surgimiento de la obligación a
pagar por los impuestos municipales.
CONTROL INTERNO 91 • La suma de todos los auxiliares debe ser igual a la cuenta de control de mayor. • Es conveniente establecer archivos adecuados para todas las declaraciones presentadas,
clasificadas por cada tipo e impuesto, derecho o aprovechamiento. • Contar, permanentemente con un calendario de obligaciones fiscales. • Los registros deben estar respaldados por documentos permitidos como medios de prueba por
parte de la Administración Tributaria. Los mismos deben ser resguardados de manera tal que se evite el deterioro y pérdida.
• Actualización y capacitación del personal asignado para tales registros y declaración de los impuestos.
• Separar las funciones de declaración y pago de los impuestos. • Llevar los libros fiscales exigidos por la administración tributaria con atraso menor a un mes. • Realizar las declaraciones y pago en los lapsos establecidos por la Administración Tributaria. • Cumplir con los deberes formales de la Administración Tributaria.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
91
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 75, 76, 92) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
164
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 56
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.03 2.1.03.003
PASIVO PASIVO CORRIENTE PASIVO POR IMPUESTOS CORRIENTES Impuestos Retenidos por Enterar
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta, recoge los montos de las obligaciones tributarias que se originan y están pendientes de pago, por concepto de retenciones de impuestos establecidas en Leyes y Reglamentos, que obligan a la empresa a ser intermediarios en el cobro de impuestos. Ejemplo de estos son: retenciones de ISLR y retenciones de IVA, estas últimas solo la pueden realizar los contribuyentes designados por la Administración tributaria como contribuyentes especiales del IVA.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por el pago o enteramiento de los impuestos
retenidos.
Se acredita por: 1. Por las retenciones de impuesto.
CONTROL INTERNO 92
• La suma de todos los auxiliares debe ser igual a la cuenta de control de mayor. • Es conveniente establecer archivos adecuados para todas las declaraciones de retenciones
presentadas, clasificadas por cada tipo e impuesto. • Contar, permanentemente con un calendario de obligaciones fiscales. • Los registros deben estar respaldados por documentos permitidos como medios de prueba por
parte de la Administración Tributaria. Los mismos deben ser resguardados de manera tal que se evite el deterioro y pérdida.
• Actualización y capacitación del personal asignado para tales registros y declaración de los impuestos.
• Separar las funciones de declaración y pago de los impuestos retenidos. • Llevar los libros fiscales exigidos por la administración tributaria con atraso menor a un mes. • Realizar las declaraciones y pago en los lapsos establecidos por la Administración Tributaria. • Cumplir con los deberes formales de la Administración Tributaria.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruid o – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
92
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 75, 76, 92) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
165
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 57
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.04
PASIVO PASIVO CORRIENTE CONTRIBUCIONES SOCIALES
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se clasifican las contribuciones sociales devengadas, por pagar, a cargo del empleado y de la empresa, originadas por el cumplimiento de la legislación laboral y social, por contratar personal bajo relación de dependencia.93
Por ejemplo: Seguro Social Obligatorio (SSO), Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (FAOV), Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES)
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
93
Greco, Orlando (ob. cit.). (p. 106). Adaptado
L L L L & L& L& L& L
y Asociados
166
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 58
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.04 2.1.04.001
PASIVO PASIVO CORRIENTE CONTRIBUCIONES SOCIALES Retenciones por enterar
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta acumula los montos retenidos a los trabajadores por concepto de contribuciones a la seguridad social en virtud de una ley que lo establece. Esta cuenta integra las retenciones de SSO, FAOV, INCES entre otros. Refleja el saldo por pagar a las instituciones recaudadoras de las contribuciones.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por el pago o enteramiento de las contribuciones
retenidas.
Se acredita por: 1. Por las retenciones de las contribuciones
a los empleados.
CONTROL INTERNO 94 • La suma de todos los auxiliares debe ser igual a la cuenta de control de mayor. • Es conveniente establecer archivos adecuados para todas las retenciones. • Establecer controles de nómina detallada, preferiblemente de manera mecanizada. • Contar, permanentemente con un calendario de obligaciones sociales. • Actualización y capacitación del personal asignado para los registros y declaración de las
contribuciones sociales. • Separar las funciones de declaración y pago. • Realizar las declaraciones y pago en los lapsos establecidos. • Cumplir con los deberes formales.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
94
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 75, 76, 92) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
167
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 59
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.04 2.1.04.002
PASIVO PASIVO CORRIENTE CONTRIBUCIONES SOCIALES Aportes por pagar
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta acumula los montos de los aportes laborales, que debe cancelar la empresa, por concepto de contribuciones a la seguridad social en virtud de una ley que lo establece. Esta cuenta integra los aportes de SSO, FAOV, INCES entre otros. Refleja el saldo por pagar a las instituciones recaudadoras de las contribuciones.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por el pago de los aportes patronales a la
seguridad social
Se acredita por: 1. Por los aportes patronales a la seguridad
social.
CONTROL INTERNO 95 • La suma de todos los auxiliares debe ser igual a la cuenta de control de mayor. • Es conveniente establecer archivos adecuados para todos los aportes patronales. • Establecer controles de nómina detallada, preferiblemente de manera mecanizada. • Contar, permanentemente con un calendario de obligaciones sociales. • Actualización y capacitación del personal asignado para los registros y declaración de las
contribuciones sociales. • Separar las funciones de declaración y pago. • Realizar las declaraciones y pago en los lapsos establecidos. • Cumplir con los deberes formales.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
95
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 75, 76, 92) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
168
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 60
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.05
PASIVO PASIVO CORRIENTE GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se registran deudas contraídas por servicios ya recibidos pero que, para un momento determinado, aun no han sido pagados. Es el caso, por ejemplo, de la energía eléctrica, teléfono, agua, prestaciones sociales, etc., ya consumidos y no pagados, o los gastos de sueldos y comisiones ya ocasionados pero que aun no han sido cancelados.96
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
96
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 41).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
169
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 61
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.05 2.1.05.001
PASIVO PASIVO CORRIENTE GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR Remuneraciones Devengadas
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta refleja los sueldos y salarios, horas extras, comisiones, bonos, entre otros, devengados que la empresa debe cancelar.97
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El pago de las remuneraciones.
Se acredita por: 1. Las remuneraciones devengadas.
CONTROL INTERNO 98
• Cerciorarse de que el total de los gastos acumulados sea igual al saldo en mayor. • Deberá tenerse especial cuidado de incluir todos los gastos que corresponden al ejercicio o
periodo en cuestión. • Los cálculos aritméticos tienen que ser efectuados con un máximo de exactitud y apego a la
realidad. • Deben crearse las provisiones contables necesarias por concepto de obligaciones de la entidad
para con sus empleados y trabajadores según los términos de sus respectivos contratos de trabajo.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
97
Greco, Orlando (ob. cit.). (p. 491). Adaptado 98
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 106) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
170
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 62
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.05 2.1.05.002
PASIVO PASIVO CORRIENTE GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR Apartados Laborales
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En esta cuenta se registran los apartados laborales devengados, como prestaciones sociales, pendientes para ser depositados a cuenta del empleado en fideicomiso individual o en un fondo de prestaciones de los trabajadores, en el caso de que la empresa opte por esta modalidad, según las disposiciones de la Ley Orgánica del Trabajo.
Sin embargo, la empresa puede optar por acreditar mensualmente las prestaciones, a nombre del trabajador, en la contabilidad de la empresa.
MOVIMIENTOS 99 Se debita por: 1. El depósito del monto correspondiente a las
prestaciones sociales.
Se acredita por: 1. Las prestaciones sociales causadas
pendientes para ser depositadas.
CONTROL INTERNO • Se debe crear una cuenta de fideicomiso para cada empleado. • Deberá tenerse especial cuidado de incluir todos los gastos que corresponden al ejercicio o
periodo en cuestión. • Los cálculos aritméticos tienen que ser efectuados con un máximo de exactitud y apego a la
realidad. • Deben crearse las provisiones contables necesarias por concepto de obligaciones de la entidad
para con sus empleados y trabajadores según los términos de sus respectivos contratos de trabajo.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
99
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 106) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
171
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 63
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.05 2.1.05.003
PASIVO PASIVO CORRIENTE GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR Honorarios Profesionales por Pagar
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta acumula los montos adeudados a profesionales especialistas, como consecuencia de sus servicios prestados a la empresa, y los cuales están pendiente de pago.
En este rubro se integran los servicios profesionales de abogados, auditores, administradores entre otros.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El pago por los servicios recibidos.
Se acredita por: 1. La recepción de servicios profesionales
especialistas. CONTROL INTERNO 100
• Este tipo de transacción debe ser debidamente autorizada. • Cerciorarse de que el total de los gastos acumulados sea igual al saldo en mayor. • Deberá tenerse especial cuidado de incluir todos los gastos que corresponden al ejercicio o
periodo en cuestión. • Los cálculos aritméticos tienen que ser efectuados con un máximo de exactitud y apego a la
realidad.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
100
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 106) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
172
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 64
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.1 2.1.05 2.1.05.004
PASIVO PASIVO CORRIENTE GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR Servicios Públicos por pagar
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se registran deudas contraídas por servicios públicos como energía eléctrica, agua, gas, teléfono, internet, entre otros, ya recibidos pero que, para un momento determinado, aun no han sido pagados.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El pago por los servicios.
Se acredita por: 1. La causación de los gastos por servicios
públicos. CONTROL INTERNO 101
• Cerciorarse de que el total de los gastos acumulados sea igual al saldo en mayor. • Deberá tenerse especial cuidado de incluir todos los gastos que corresponden al ejercicio o
periodo en cuestión. • Los cálculos aritméticos tienen que ser efectuados con un máximo de exactitud y apego a la
realidad.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
101
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 106) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
173
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 65
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.2
PASIVOS PASIVO NO CORRIENTE
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se clasifican todas las cuentas que no se clasifiquen como pasivos corrientes.102
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA 2 2.2 2.2.01
PASIVO PASIVO NO CORRIENTE CUENTAS POR PAGAR LARGO PLAZO
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Estas cuentas representas pasivos que deberán ser cancelados a largo plazo, es decir, en un periodo superior a un año.
La parte o porción de estas deudas a largo plazo que vayan a vencer dentro de los próximos doce meses, deberán ser presentadas dentro del pasivo corriente.103
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
102
NIIF para PYMES (párr. 4.8). 103
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 247).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
174
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 66
PASIVOPASIVOPASIVOPASIVO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
2 2.2 2.2.01 2.2.01.001
PASIVO PASIVO NO CORRIENTE CUENTAS POR PAGAR LARGO PLAZO Préstamos con Garantía Prendaria
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se registran deudas contraídas por créditos otorgados a la empresa en donde, para asegurar el cumplimiento de la obligación, se da como garantía un bien mueble con el fin de garantizar el pago de la deuda.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El pago de la deuda.
Se acredita por: 1. La recepción del crédito, es decir, cuando
nace la deuda. CONTROL INTERNO 104
• Este tipo de transacción debe estar debidamente autorizado. • La alta administración debe estar permanentemente enterada de todo pasivo anormal o que no se
derive de las operaciones propias de la entidad. • Los estados de cuentas de los acreedores deben ser comparados con los registros contables de la
entidad. • Se debe llevar controles sobre los bienes dados en prenda. • Verificar el pago oportuno con el objeto de evitar el pago de intereses moratorios u otro tipo de
sanciones como la perdida de los bienes dados en garantía.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
104
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 102)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
175
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 67
PATRIMONIO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.1
PATRIMONIO PATRIMONIO
Tipo de Cuenta: Principal, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos.105
Este grupo está formado por el conjunto de las cuentas que representan los derechos que los dueños de la empresa tienen sobre el activo de la misma. Es decir, las cuentas de patrimonio señalan las obligaciones que la empresa tiene con sus propietarios, como consecuencia de la inversión que éstos han hecho en ella.106
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.1 3.1.01
PATRIMONIO PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL
Tipo de Cuenta: Grupo Financiero, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se registra la inversión inicial y cualquier aporte posterior que los dueños de la empresa hacen a la misma.107
Es el conjunto de aportaciones suscritas por los socios o accionistas de una empresa, las cuales forman su patrimonio, independientemente de que esté pagado o no.108
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
105
NIIF para PYMES (párr. 2.15 (c)). 106
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 249) 107
(ob. cit.) (p. 41) 108
Vidales R., Leonel (2003). Glosario de términos financieros. Editorial Plaza y Valdéz. México. (p. 91).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
176
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 68
PATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.1 3.1.01 3.1.01.001
PATRIMONIO PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL Capital social Suscrito
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Real Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Comprende el capital aportado por los socios. Implica una responsabilidad que los accionistas deben pagar.109
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por el importe correspondiente al valor de la
disminución del capital social.
Se acredita por: 1. El valor de la suscripción de acciones de
los accionistas a la sociedad en la fecha de constitución.
2. Las posteriores suscripciones de capital que realiza la empresa
CONTROL INTERNO 110
• Contra entrega de la parte de inversión en efectivo o en especie de cada socio se debe expedir el certificado correspondiente.
• En su oportunidad, este certificado se debe canjear por las acciones definitivas. • Las acciones deben imprimirse en los términos establecidos en el contrato de sociedad de
acuerdo con las prácticas contables y legales en vigor. • Respecto de acciones preferentes u otras de tipo especial, debe vigilarse que se cumpla con las
condiciones de las mismas, según el contrato de sociedad. • Los certificados de acciones y sus talonarios deben ser utilizados en forma numérica e
ininterrumpida. Se debe llevar un adecuado control para identificar porque concepto se incrementa el capital social; es decir, por nuevas aportaciones, aumento de socios o capitalización de utilidades.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
109
Vidales R., Leonel (ob. cit.). (p. 91) 110
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 119)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
177
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 69
PATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.1 3.1.01 3.1.01.002
PATRIMONIO PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL Capital social No Pagado
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –Valuación Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Comprende el capital aportado por los socios que aun no ha sido pagado.111
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por el valor de las acciones suscritas que aun no
han sido pagadas por los socios.
Se acredita por: 1. Por los pagos correspondientes.
CONTROL INTERNO 112 • Contra entrega de la parte de inversión en efectivo o en especie de cada socio se debe expedir el
certificado correspondiente. • En su oportunidad, este certificado se debe canjear por las acciones definitivas. • Las acciones deben imprimirse en los términos establecidos en el contrato de sociedad de
acuerdo con las prácticas contables y legales en vigor. • Respecto de acciones preferentes u otras de tipo especial, debe vigilarse que se cumpla con las
condiciones de las mismas, según el contrato de sociedad. • Los certificados de acciones y sus talonarios deben ser utilizados en forma numérica e
ininterrumpida. Se debe llevar un adecuado control para identificar porque concepto se incrementa el capital social; es decir, por nuevas aportaciones, aumento de socios o capitalización de utilidades.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
111
Vidales R., Leonel (ob. cit.). (p. 90) 112
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 119)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
178
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 70
PATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.2
PATRIMONIO SUPERÁVIT RESERVADO
Tipo de Cuenta: Principal, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Consiste en ganancias retenidas por explícita voluntad social o por disposiciones legales, estatutarias u otras.113
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.2 3.2.01
PATRIMONIO SUPERÁVIT RESERVADO RESERVAS DE CAPITAL
Tipo de Cuenta: Grupo Financiero, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Está formada por la parte de las utilidades que los dueños de la empresa no pueden retirar o que están restringidas para distribuir.114
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
113
Greco, Orlando (ob. cit.). (p. 492). Adaptado 114
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 42)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
179
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 71
PATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.2 3.1.01 3.1.01.001
PATRIMONIO SUPERÁVIT RESERVADO RESERVAS DE CAPITAL Reserva Legal
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –REAL Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Representa la parte de las utilidades que los dueños no pueden retirar porque lo ordena la Ley.
El Art. 262 del Código de Comercio ordena que toda empresa que esté constituida bajo la modalidad de Sociedad Anónima, está obligada a reservar cada año, un mínimo de 5% de las utilidades que obtenga, hasta lograr que el monto acumulado alcance una cifra no menor del 10% del capital.115
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El monto utilizado para hacer frente a
eventuales crisis.
Se acredita por: 1. La retención anual del 5% de las
utilidades.
CONTROL INTERNO 116 • La reserva legal debe ser reconstituida cuando disminuya por cualquier motivo. • El mejor control sobre la constitución de esta reserva está representado por la calidad y
contenido de la información con la que se presentó el estado de resultado de la sociedad, y de que se dispone de los recursos contables y financieros para su constitución o incremento.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
115
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 42) 116
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 119) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
180
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 72
PATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.2 3.1.01 3.1.01.002
PATRIMONIO SUPERÁVIT RESERVADO RESERVAS DE CAPITAL Otras Reservas
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –REAL Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta, está constituida por la parte de las utilidades que los dueños deciden y que se establecen en los estatutos sociales o acta constitutiva, por decisión de los accionistas, para contratos especiales, ampliaciones de plantas, entre otros.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El monto utilizado para hacer frente a
eventualidades para las cuales se crean las reservas.
Se acredita por: 1. La retención anual del porcentaje
acordado sobre las utilidades.
CONTROL INTERNO 117 • Las reservas deben ser reconstituida cuando disminuya por cualquier motivo. • El mejor control sobre la constitución de esta reserva está representado por la calidad y
contenido de la información con la que se presentó el estado de resultado de la sociedad, y de que se dispone de los recursos contables y financieros para su constitución o incremento.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
117
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 119) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
181
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 73
PATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.3
PATRIMONIO RESULTADOS ACUMULADOS
Tipo de Cuenta: Principal, de Título Saldo: ACREEDOR / DEUDOR
DESCRIPCIÓN
Puede ser saldo acreedor o deudor, representa los resultados de ejercicios anteriores pendientes de aplicar, que muestran las utilidades o pérdidas según sea el caso.118
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.3 3.3.01
PATRIMONIO RESULTADOS ACUMULADOS UTILIDADES
Tipo de Cuenta: Grupo Financiero, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta controla el monto de las utilidades que la empresa ha obtenido como consecuencia de las transacciones realizadas en un periodo determinado, y que aun no han sido repartidas entre los socios.119
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
118
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 127) 119
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 42)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
182
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 74
PATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIOPATRIMONIO
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
3 3.3 3.3.01 3.3.01.001
PATRIMONIO RESULTADOS ACUMULADOS UTILIDADES Utilidades Acumuladas
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –REAL Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta controla el monto de las utilidades que la empresa ha obtenido como consecuencia de las transacciones realizadas en un periodo determinado, y que aun no han sido repartidas entre los socios.120 Esta cuenta acumula las utilidades de periodos anteriores y los resultados del ejercicio.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El decreto de dividendos a los accionistas de la
empresa. 2. Por el importe correspondiente al valor de la
pérdida sufrida por la empresa en el desarrollo de sus operaciones.
Se acredita por: 1. Las utilidades obtenidas en cada
periodo.
CONTROL INTERNO 121 • Todo movimiento a esta cuenta, independientemente del traspaso regular de los resultados del
ejercicio, debe ser autorizado por el órgano máximo de autoridad de la entidad. • Tales movimientos deben estar basados en documentación autorizada (actas de consejo, actas de
asamblea, etc.). • Vigilar que el pago de dividendos se haga en función de del monto de cada aportación o durante
el tiempo al que estuvo impuesto el capital, salvo pacto en contrario. • Para decretar el pago de dividendos, es necesario tomar en cuenta las diversas disposiciones
legales y fiscales aplicables.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de situación financiera al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
120
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 42) 121
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 128) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
183
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 75
INGRESOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
4 INGRESOS Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR
DESCRIPCIÓN
Ingresos son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio, distintas de las relacionadas con las aportaciones de inversores de patrimonio.122
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA 4 4.1
INGRESOS INGRESOS POR ACTIVIDADES ORDINARIAS
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Los ingresos de actividades ordinarias surgen en el curso de las actividades ordinarias de la entidad y adoptan una gran variedad de nombres, tales como ventas, o ingresos por servicios.123
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de Situación Financiera
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
122
NIIF para PYMES (párr. 2.23 (a)). 123
(ob. cit.) (párr. 2.25 (a)).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
184
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 76
INGRESOSINGRESOSINGRESOSINGRESOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
4 4.1 4.1.01
INGRESOS INGRESOS POR ACTIVIDADES ORDINARIAS INGRESOS POR SERVICIOS
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
En este grupo se incluyen todas las cuentas de ingresos, ya sean de contado o a crédito, que recibe la empresa por la prestación de servicios en el curso de las actividades ordinarias de la entidad.124
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
124
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 44) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
185
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 77
INGRESOSINGRESOSINGRESOSINGRESOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
4 4.1 4.1.01 4.1.01.001
INGRESOS INGRESOS POR ACTIVIDADES ORDINARIAS INGRESOS POR SERVICIOS Ingresos por Servicios de Medios Impresos
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta reflejan los ingresos que obtiene la empresa, ya sean de contado o a crédito, por la prestación de servicios de medios impresos como talonarios, tarjetas de presentación, almanaques, etc. Para esta cuenta se deben crear, al igual que el auxiliar de ingresos, auxiliares para descuentos, rebajas, entre otros que afectan los ingresos ordinarios. Los ingresos ordinarios no se disminuyen directamente, las disminuciones por descuentos y rebajas se realizan en los auxiliares respectivos.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Notas de créditos emitidas a los clientes por
disminuciones producto de rebajas, descuentos, entre otros.
2. El saldo neto de la cuenta al final del ejercicio, por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
Se acredita por: 1. Los ingresos por servicios de
impresión obtenidos en el periodo a crédito y contado.
2. Notas de débitos emitidas a los clientes por recargos adicionales.
CONTROL INTERNO 125 • Separación de funciones de contratos de servicios, despacho, facturación, crédito y cobranza,
cuentas por cobrar y caja. • Verificar que las ventas incluyan su correspondiente costo de venta atribuible al periodo en que
sucedieron. • Los créditos que reciba esta cuenta únicamente deben ser por concepto de ventas de mercancía o
servicios. Los cargos por rebajas y devoluciones sobre ventas, así como descuentos, deben ser manejados a través de sus cuentas ex profeso. Los asientos de corrección deben manejarse en rojo
• Invariablemente, toda venta dará origen a un cargo a caja cuando es al contado, a cuentas por cobrar a clientes cuando es a crédito o documentos por cobrar cuando es a crédito documentado.
• Siempre, los precios de ventas de mercancía o servicios deben cobrarse al cliente con base en listas de precios vigentes y específicamente autorizados.
• Deben adoptarse las políticas de afianzar al personal que interviene en la función de ventas. PRESENTACIÓN DE LA CUENTA
Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
125
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 128) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
186
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 78
INGRESOSINGRESOSINGRESOSINGRESOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
4 4.1 4.1.01 4.1.01.002
INGRESOS INGRESOS POR ACTIVIDADES ORDINARIAS INGRESOS POR SERVICIOS Ingresos por Servicios de Mantenimiento
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta reflejan los ingresos que obtiene la empresa, ya sean de contado o a crédito, por la prestación de servicios de reparación y mantenimiento correctivo y preventivo.
Para esta cuenta se deben crear, al igual que el auxiliar de ingresos, auxiliares para descuentos, rebajas, entre otros que afectan los ingresos ordinarios. Los ingresos ordinarios no se disminuyen directamente, las disminuciones por descuentos y rebajas se realizan en los auxiliares respectivos.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Notas de crédito emitidas a los clientes por
disminuciones producto de rebajas, descuentos, entre otros.
2. El saldo neto de la cuenta al final del ejercicio, por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
Se acredita por: 1. Los ingresos por servicios de
mantenimiento obtenidos en el periodo.
2. Notas de débito emitidas a los clientes por recargos adicionales.
CONTROL INTERNO 126 • Separación de funciones de contratos de servicios, despacho, facturación, crédito y cobranza,
cuentas por cobrar y caja. • Verificar que las ventas incluyan su correspondiente costo de venta atribuible al periodo en que
sucedieron. • Los créditos que reciba esta cuenta únicamente deben ser por concepto de ventas de mercancía o
servicios. Los cargos por rebajas y devoluciones sobre ventas, así como descuentos, deben ser manejados a través de sus cuentas ex profeso. Los asientos de corrección deben manejarse en rojo
• Invariablemente, toda venta dará origen a un cargo a caja cuando es al contado, a cuentas por cobrar a clientes cuando es a crédito o documentos por cobrar cuando es a crédito documentado.
• Siempre, los precios de ventas de mercancía o servicios deben cobrarse al cliente con base en listas de precios vigentes y específicamente autorizados.
• Deben adoptarse las políticas de afianzar al personal que interviene en la función de ventas. PRESENTACIÓN DE LA CUENTA
Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
126
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 128) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
187
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 79
COSTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
5 COSTOS Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: DEUDOR
DESCRIPCIÓN
Son gastos que surgen en las actividades ordinarias de la entidad.
Los gastos que surgen de la actividad ordinaria incluyen, por ejemplo, el costo de las ventas, los salarios y la depreciación.127
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de resultados.
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA 5 5.1
COSTOS COSTOS DE SERVICIOS
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Son gastos que surgen en las actividades ordinarias de la entidad. Constituye el costo de los servicios que presta la empresa, generadores de los ingresos ordinarios.
El sistema de costos más idóneo para empresas que prestan este tipo de servicios es el sistema de costos por órdenes específicas que consiste en aplicar los desembolsos reales a órdenes específicas de trabajo.
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
127
NIIF para PYMES (párr. 2.26).
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
188
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 80
COSTOSCOSTOSCOSTOSCOSTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
5 5.1 5.1.01
COSTOS COSTOS DE SERVICIOS COSTO DE SERVICIO DE MEDIOS IMPRESOS
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
El costo de los servicios de medios impresos, está compuesto por todos aquellos desembolsos o erogaciones que son necesarios para que se obtengan los ingresos de una entidad.128
Está constituido por los costos de materia prima, costos de mano de obra directa y por los costos indirectos de fabricación.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
128
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 227) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
189
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 81
COSTOSCOSTOSCOSTOSCOSTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
5 5.1 5.1.01 5.1.01.001
COSTOS COSTOS DE SERVICIOS COSTO DE SERVICIO DE MEDIOS IMPRESOS Costo de Materia Prima
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Es el costo de todas las materias primas que se pueden asociar directamente con una unidad de producto manufacturado por servicios prestados.129
Es el costo de la materia prima utilizada en los servicios prestados del periodo.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Inventario inicial de materia prima en
proceso. 2. Materia prima utilizada en el periodo
Se acredita por: 1. Inventario Final materia prima en proceso 2. El saldo neto de la cuenta al final del
ejercicio, por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 130 • Es necesario cerciorarse de que el costo de venta incluya todos aquellos costos atribuibles a los
servicios prestados correspondientes del ejercicio. • Esta cuenta solo debe recibir cargos que correspondan al costo de los servicios prestados,
además de diferencias de inventarios cuando las políticas de la entidad así lo dispongan. • Cuidar que las personas que manejan el costo de servicios no tengan acceso a los registros de
inventarios. • Implantar un adecuado sistema de contabilidad de costos integrado a la contabilidad general. • Deben haber consistencia en la aplicación del sistema y procedimientos contables para la
valuación de los inventarios y la determinación del costo de servicios.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
129
Jiménez B., Francisco J. (2007) Costos Industriales Editorial Tecnológica de Costa Rica. (p. 48) 130
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 128) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
190
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 82
COSTOSCOSTOSCOSTOSCOSTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
5 5.1 5.1.01 5.1.01.002
COSTOS COSTOS DE SERVICIOS COSTO DE SERVICIO DE MEDIOS IMPRESOS Costo de Mano de Obra Directa
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
El costo de mano de obra directa es el costo de toda la mano de obra de producción que se puede asociar directamente con una unidad de producto manufacturado por servicios prestados.131
Es el costo de la mano de obra directa utilizada en los servicios prestados del periodo. E incluye: salarios obreros, domingos y feriados, horas extras, bonificaciones, prestaciones sociales, vacaciones, utilidades, aportes patronales, transporte, alimentación, entre otros.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Inventario inicial de productos en proceso
mano de obra directa. 2. Mano de obra directa utilizada en el periodo
Se acredita por: 1. Inventario Final de productos en proceso
mano de obra directa. 2. El saldo neto de la cuenta al final del
ejercicio, por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 132 • Es necesario cerciorarse de que el costo de venta incluya todos aquellos costos atribuibles a los
servicios prestados correspondientes del ejercicio. • Esta cuenta solo debe recibir cargos que correspondan al costo de los servicios prestados,
además de diferencias de inventarios cuando las políticas de la entidad así lo dispongan. • Cuidar que las personas que manejan el costo de servicios no tengan acceso a los registros de
inventarios. • Implantar un adecuado sistema de contabilidad de costos integrado a la contabilidad general. • Deben haber consistencia en la aplicación del sistema y procedimientos contables para la
valuación de los inventarios y la determinación del costo de servicios.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
131
Jiménez B., Francisco J. (ob. cit.). (p. 48) 132
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 128) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
191
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 83
COSTCOSTCOSTCOSTOSOSOSOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
5 5.1 5.1.01 5.1.01.003
COSTOS COSTOS DE SERVICIOS COSTO DE SERVICIO DE MEDIOS IMPRESOS Costo Indirectos de Fabricación
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Los costos indirectos de manufactura, también conocidos como gastos indirectos de fábrica, gastos generales de fabricación o carga fabril, son todos aquellos gastos de fabricación asociados con las operaciones de manufactura y en los que se incurre en múltiples objetos de costos tales como: Costos variables: material indirecto, mano de obra indirecta; Costos fijos: mantenimiento, energía, depreciación, seguro, servicios de apoyo a la fabricación y otros.133
Es el costo de la carga fabril utilizada en los servicios prestados del periodo.
Cuando el nivel de producción es bajo los costos fijos se contabilizan como gastos de ventas del periodo.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Inventario inicial de productos en proceso
costos indirectos de fabricación. 2. Costos indirectos de fabricación incurridos
en el periodo
Se acredita por: 1. Inventario Final de productos en proceso
costos indirectos de fabricación. 2. El saldo neto de la cuenta al final del ejercicio,
por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 134 • Es necesario cerciorarse de que el costo de venta incluya todos aquellos costos atribuibles a los
servicios prestados correspondientes del ejercicio. • Esta cuenta solo debe recibir cargos que correspondan al costo de los servicios prestados,
además de diferencias de inventarios cuando las políticas de la entidad así lo dispongan. • Cuidar que las personas que manejan el costo de servicios no tengan acceso a los registros de
inventarios. • Implantar un adecuado sistema de contabilidad de costos integrado a la contabilidad general. • Deben haber consistencia en la aplicación del sistema y procedimientos contables para la
valuación de los inventarios y la determinación del costo de servicios. PRESENTACIÓN DE LA CUENTA
Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
133
Jiménez B., Francisco J. (ob. cit.). (p. 49) 134
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 128) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
192
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 84
COSTOSCOSTOSCOSTOSCOSTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
5 5.1 5.1.02
COSTOS COSTOS DE SERVICIOS COSTO DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
El costo de los servicios de mantenimiento, está compuesto por todos aquellos desembolsos o erogaciones que son necesarios para que se obtengan los ingresos de una entidad.135
Está constituido por los costos de mano de obra directa y por los costos indirectos de fabricación.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
135
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 227) Adaptado
LLLL & L& L& L& L
y Asociados
193
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 85
COSTOSCOSTOSCOSTOSCOSTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
5 5.1 5.1.02 5.1.02.001
COSTOS COSTOS DE SERVICIOS COSTO DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO Costo de Mano de Obra Directa
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
El costo de mano de obra directa es el costo de toda la mano de obra que se puede asociar directamente con una unidad de servicio prestado.136
Es el costo de la mano de obra directa utilizada en los servicios prestados del periodo. E incluye: salarios obreros, domingos y feriados, horas extras, bonificaciones, prestaciones sociales, vacaciones, utilidades, aportes patronales, transporte, alimentación, entre otros.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Mano de obra directa utilizada en el
periodo
Se acredita por: 1. El saldo neto de la cuenta al final del ejercicio,
por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 137 • Es necesario cerciorarse de que el costo de venta incluya todos aquellos costos atribuibles a los
servicios prestados correspondientes del ejercicio. • Esta cuenta solo debe recibir cargos que correspondan al costo de los servicios prestados,
además de diferencias de inventarios cuando las políticas de la entidad así lo dispongan. • Cuidar que las personas que manejan el costo de servicios no tengan acceso a los registros de
inventarios. • Implantar un adecuado sistema de contabilidad de costos integrado a la contabilidad general. • Deben haber consistencia en la aplicación del sistema y procedimientos contables para la
valuación de los inventarios y la determinación del costo de servicios. PRESENTACIÓN DE LA CUENTA
Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
136
Jiménez B., Francisco J. (ob. cit.). (p. 48) 137
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 128) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
194
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 86
COSTOSCOSTOSCOSTOSCOSTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
5 5.1 5.1.02 5.1.02.002
COSTOS COSTOS DE SERVICIOS COSTO DE SERVICIO DE MEDIOS IMPRESOS Costo Indirectos de Servicios
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Los costos indirectos de manufactura, también conocidos como gastos indirectos de fábrica, gastos generales de fabricación o carga fabril, son todos aquellos gastos de fabricación asociados con las operaciones de manufactura y en los que se incurre en múltiples objetos de costos tales como: Costos variables: material indirecto, mano de obra indirecta; Costos fijos: mantenimiento, depreciación, servicios de apoyo a los servicios prestados y otros.138
Representa los costos indirectos incurridos en los servicios prestados del periodo.
Cuando el nivel de producción es bajo los costos fijos se contabilizan como gastos de ventas del periodo.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Costos indirectos incurridos en el periodo por
mano de obra indirecta, materiales indirectos y otros costos indirectos incurridos en el periodo.
Se acredita por: 1. El saldo neto de la cuenta al final del
ejercicio, por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 139 • Es necesario cerciorarse de que el costo de venta incluya todos aquellos costos atribuibles a los
servicios prestados correspondientes del ejercicio. • Esta cuenta solo debe recibir cargos que correspondan al costo de los servicios prestados,
además de diferencias de inventarios cuando las políticas de la entidad así lo dispongan. • Cuidar que las personas que manejan el costo de servicios no tengan acceso a los registros de
inventarios. • Implantar un adecuado sistema de contabilidad de costos integrado a la contabilidad general. • Deben haber consistencia en la aplicación del sistema y procedimientos contables para la
valuación de los inventarios y la determinación del costo de servicios. PRESENTACIÓN DE LA CUENTA
Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
138
Jiménez B., Francisco J. Jiménez B., Francisco J. (ob. cit.). (p. 49) 139
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 128) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
195
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 87
GASTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
6 GASTOS Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: DEUDOR
DESCRIPCIÓN
Gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio.140
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de resultados.
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA 6 6.1
GASTOS GASTOS OPERACIONALES
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Son erogaciones efectuadas en la práctica de las actividades normales de la empresa, tales como gastos de administración, gastos de venta y gastos financieros.141
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
140
NIIF para PYMES (párr. 2.23 (b)). 141
López L. Isauro José (2004). Diccionario contable, administrativo y fiscal. International Thomson Editores.
México. (p. 126)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
196
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 88
GASTOSGASTOSGASTOSGASTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
6 6.1 6.1.01
GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Se agrupan en este rubro todos los egresos necesarios para administrar adecuadamente la empresa. Tales son: los sueldos a empleados, alquileres de oficina de administración, teléfono, etc.142
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
142
Brito, José A. (ob. cit.). (p. 45)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
197
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 89
GASTOSGASTOSGASTOSGASTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
6 6.1 6.1.01 6.1.01.001
GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Gastos Administrativos
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta está constituida por el monto de los gastos relacionados con el manejo y control del negocio, es decir, la administración de una empresa143.
Esta Cuenta integra los salarios de personal de administración (Incluyendo los elementos de la seguridad social), Gastos de representación, Honorarios profesionales, suscripciones de revistas, gastos de suministros de oficina, gastos de alquileres de oficina entre otros.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Esta cuenta se debita por la causación de los
gastos como: salarios administrativos, honorarios profesionales, pago de suscripciones, suministros de oficina, alquileres de oficinas, servicios públicos, otros relacionados a las actividades administrativas de la empresa.
Se acredita por: 1. El saldo neto de la cuenta al final del
ejercicio, por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 144 • Debe vigilarse, para efectos del control financiero, que los cargos recibidos en esta cuenta sean
consecuencia de actividades eminentemente administrativa. • Los comprobantes de gastos (nomina, facturas, notas, etc.) Deben reunir requisitos fiscales y
administrativos. • Cualquier tipo de gastos cargados a esta cuenta deben estar previamente autorizado, acorde con
las políticas establecidas al respecto por la administración. • Verificar que los gastos correspondan al periodo en que se llevaron a cabo, cualquier gasto
susceptible de diferimiento debe recibir el tratamiento correspondiente.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
143
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 233) Adaptado 144
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 141)
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
198
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 90
GASTOSGASTOSGASTOSGASTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
6 6.1 6.1.01 6.1.01.002
GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Gastos de Depreciación y Amortización
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
En esta cuenta se contabilizan los gastos de depreciación de propiedad, planta y equipo y la amortización de activos intangibles del área de administración, correspondiente al periodo.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por la cuota de depreciación y amortización del
periodo.
Se acredita por: 1. El saldo neto de la cuenta al final del
ejercicio, por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 145 • Es necesario que el procesamiento seguido por la entidad para considerar la depreciación sea
consistente con el aplicado en ejercicios anteriores. • Verificar, parcial y anualmente, la corrección de los cálculos. • Los gastos de depreciación son contantes para cada activo al menos que se realice algún cambio
en el método de depreciación utilizado por considerar que ha dejado de ser útil. • Solicitar autorización a la Administración Tributaria en materia de ISLR en casos que ocurran
cambios en la política de depreciación.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carru ido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
145
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 141) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
199
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 91
COSTOSCOSTOSCOSTOSCOSTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
6 6.1 6.1.02
GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Gastos de prestación de servicios (gastos de ventas) están compuestos por todos aquellos conceptos de gastos que están relacionados con las actividades del área de contratación de servicios.
Conceptos incluidos en este rubro son los sueldos y salarios del personal de contratación de servicios, las comisiones que se pagan a los vendedores, los gastos de papelería, gastos de publicidad y en general cualquier concepto asociado a la generación de la contratación de servicios de la entidad.146
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
146
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 102) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
200
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 92
GASTOSGASTOSGASTOSGASTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
6 6.1 6.1.02 6.1.02.001
GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Gastos por Servicios
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Gastos de prestación de servicios (gastos de ventas) están compuestos por todos aquellos conceptos de gastos que están relacionados con las actividades del área de contratación de servicios.
Conceptos incluidos en este rubro son los sueldos y salarios del personal de contratación de servicios, las comisiones que se pagan a los vendedores, los gastos de papelería, gastos de publicidad y en general cualquier concepto asociado a la generación de la contratación de servicios de la entidad.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Esta cuenta se debita por la causación de los
gastos como: salarios, honorarios profesionales, suministros de oficina, alquileres de oficinas, servicios públicos, otros relacionados a las actividades del área de contratación de servicios de la empresa.
Se acredita por: 1. El saldo neto de la cuenta al final del
ejercicio, por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 147 • Deben vigilarse, para efectos del control financiero, que los cargos recibidos en esta cuenta sean
consecuencia de actividades eminentemente de ventas. • Los comprobantes de gastos (nomina, facturas, notas, etc.) deben reunir requisitos fiscales y
administrativos. • Cualquier tipo de gastos cargados a esta cuenta deben estar previamente autorizado, acorde con
las políticas establecidas al respecto por la administración. • Vigilar que los gastos correspondan al periodo en que se realizaron. Cualquier gasto susceptible
de diferimiento deberá recibir el tratamiento correspondiente.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
147
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 139) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
201
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 93
GASTOSGASTOSGASTOSGASTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
6 6.1 6.1.02 6.1.02.002
GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Gastos de Depreciación
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
En esta cuenta se contabilizan los gastos de depreciación de propiedad, planta y equipo y la del área de servicios, correspondiente al periodo.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Por la cuota de depreciación del periodo.
Se acredita por: 1. El saldo neto de la cuenta al final del ejercicio,
por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 148 • Es necesario que el procesamiento seguido por la entidad para considerar la depreciación sea
consistente con el aplicado en ejercicios anteriores. • Verificar, parcial y anualmente, la corrección de los cálculos. • Los gastos de depreciación son contantes para cada activo al menos que se realice algún cambio
en el método de depreciación utilizado por considerar que ha dejado de ser útil. • Solicitar autorización a la Administración Tributaria en materia de ISLR en casos que ocurran
cambios en la política de depreciación.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
148
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (p. 141) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
202
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 94
GASTOSGASTOSGASTOSGASTOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
6 6.1 6.1.02 6.1.02.003
GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Pérdida por Cuentas Incobrables
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
En esta cuenta se contabilizan la pérdida por cuentas incobrables o por el cálculo estimativo de la previsión por cuentas incobrables.149
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. La pérdida por cuentas incobrables. 2. La estimación de la previsión de cuentas
incobrables.
Se acredita por: 1. El saldo neto de la cuenta al final del ejercicio,
por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 150 • A efectos de deducir estas cuentas del impuesto sobre la renta, se deben recabar los requisitos
fiscales contemplados en la legislación aplicable. • Se debe llevar control, por ejemplo en cuentas de orden sobre las cuentas registradas a esta
reserva. • La cancelación contra cuentas incobrables, solo debe hacer previa autorización de la alta
administración, según el tiempo. • La cancelación contra cuentas incobrables, solo debe hacer previa autorización de la alta
administración o de la administración, según la importancia del crédito, y después de haberse agotado todos los recursos para su recuperación.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados al valor histórico.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
149
Greco, Orlando (ob. cit.). (p. 198). Adaptado 150
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (pp. 161, 162) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
203
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 95
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
7 OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título Saldo:
DESCRIPCIÓN
Son partidas de ingreso y gasto que se originan por conceptos diferentes al giro normal de operaciones del negocio, dentro de los principales conceptos de otros ingresos y egresos se encentran los siguientes: ingresos y gastos por intereses, diferencias en cambio de ingresos o gastos, entre otros conceptos.151
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de resultados.
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA 7 7.1
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS OTROS INGRESOS
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Representa el importe por otros ingresos de operación distintos de los ingresos ordinarios, o sea, ajenos al giro de la entidad.152
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
151
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 103) Adaptado 152
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (pp. 143, 154) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
204
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 96
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
7 7.1 7.1.01
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS OTROS INGRESOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Representa el importe por otros ingresos de operación distintos de los ingresos ordinarios, o sea, ajenos al giro de la entidad.153
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
153
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (pp. 143, 154) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
205
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 97
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
7 7.1 7.1.01 7.1.01.001
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS OTROS INGRESOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS Ingresos Financieros
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: ACREEDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta está constituida por los saldos de las partidas que no están relacionados con los ingresos operacionales de la empresa, y las cuales surgen del uso de los instrumentos financieros que utiliza la empresa, en esta cuenta se acumulan partidas de ingresos por intereses y comisiones acreditadas por el banco.154
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. El saldo neto de la cuenta al final del
ejercicio, por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
Se acredita por: 2. Los ingresos financieros devengados en el
periodo.
CONTROL INTERNO 155 • Los abonos a esta cuenta deben tener un origen eminentemente financiero. • Verificar en cada abono: procedencia, documentación, soporte, cálculos aritméticos, etc. • Vigilar que estos ingresos correspondan al periodo en que sucedieron, cualquier ingreso
susceptible de diferimiento deberá recibir el tratamiento correspondiente.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
154
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 235) Adaptado 155
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (pp. 161, 162) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
206
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 98
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
7 7.2
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS OTROS EGRESOS
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Representa el importe por otros egresos de operación distintos de los gastos de administración y ventas, o sea, ajenos al giro de la entidad.156
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de resultados.
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA 7 7.2 7.2.01
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS OTROS EGRESOS EGRESOS EXTRAORDINARIOS
Tipo de Cuenta: Clasificación Financiera, de Título - NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Representa el importe por otros egresos de operación distintos de los gastos de administración y ventas, o sea, ajenos al giro de la entidad.157Incluye los costos de financiamiento como gastos de intereses bancarios.
PRESENTACIÓN Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
156
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (pp. 143, 154) Adaptado 157
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (pp. 143, 154) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
207
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 99
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
7 7.2 7.2.01 7.2.01.001
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS OTROS EGRESOS EGRESOS EXTRAORDINARIOS Gastos Financieros
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta está constituida por los saldos de las partidas que no están relacionados con los costos y gastos operacionales de la empresa, y las cuales surgen del uso de los instrumentos financieros que utiliza la empresa, en esta cuenta se acumulan partidas de Gastos Por intereses y comisiones Debitadas por el banco.158
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Los gastos de financiamiento causados
como intereses bancarios.
Se acredita por: 1. El saldo neto de la cuenta al final del ejercicio,
por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 159 • Los cargos a esta cuenta deben tener un origen eminentemente financiero. • Verificar en cada cargo: procedencia, documentación, soporte, cálculos aritméticos, etc. • Estar atento al pago oportuno de las diversas obligaciones contraídas para evitar el pago de
intereses moratorios. • Vigilar que estos gastos correspondan al periodo en que sucedieron, cualquier gasto susceptible
de diferimiento deberá recibir el tratamiento correspondiente.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
158
Catacora C., Fernando (ob. cit.) (p. 235) Adaptado 159
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (pp. 161, 162) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
208
MANUAL DEL CÓDIGO CONTABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS Página: 100
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOSOTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS
CÓDIGO DENOMINACIÓN DE LA CUENTA
7 7.2 7.2.01 7.2.01.002
OTROS INGRESOS Y OTROS EGRESOS OTROS EGRESOS EGRESOS EXTRAORDINARIOS Gastos No Deducibles
Tipo de Cuenta: Cuenta de Mayor o de Control –NOMINAL Saldo: DEUDOR DESCRIPCIÓN
Esta cuenta agrupa los gastos no admitidos impositivamente como deducibles para la determinación del ISLR y el gasto de impuesto sobre la renta.
MOVIMIENTOS Se debita por: 1. Los gastos no deducibles del ISLR. 2. Los gastos de ISLR.
Se acredita por: 1. El saldo neto de la cuenta al final del ejercicio,
por su cierre contra las cuentas de ganancia y pérdidas.
CONTROL INTERNO 160 • Los cargos a esta cuenta deben tener un origen eminentemente de gastos no deducibles. • Los gastos por estos conceptos deben ser revisados y autorizados por el responsable de la
empresa en el tema fiscal. • Verificar en cada cargo: procedencia, documentación, soporte, cálculos aritméticos, etc. • Deben crearse cuentas auxiliares para cada partida de gastos no deducibles para un control más
eficaz. • Vigilar que estos gastos correspondan al periodo en que sucedieron.
PRESENTACIÓN DE LA CUENTA Se presenta en el estado de resultados.
Elaborado Por: Luis Carruido – Linda Rodríguez Fecha: Enero de 2012
Aprobado Por: Fecha:
160
Santillana G., Juan R. (ob. cit.). (pp. 161, 162) Adaptado
L & LL & LL & LL & L
y Asociados
209
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Una vez realizado el análisis de los resultados obtenidos en la recolección de
datos en la empresa EL RETO C.A., a través del cuestionario, la observación directa
y revisión de documentos de la empresa, se llegó a las conclusiones y
recomendaciones que se presentan a continuación.
Conclusiones
(1) En la empresa no existe un catálogo o código de cuentas que apoye el registro
de las operaciones, por ende, no existe ningún sistema manual o
computarizado para controlar la información originada de las transacciones
que se realizan. De hecho, los libros de contabilidad obligatorios de la
empresa se encuentran en blanco. En consecuencia, la empresa presenta un
estado de desinformación financiera crítico, que afecta negativamente la toma
de decisiones acertadas que, a la vez, genera implicaciones altamente
desfavorables en la situación fiscal y la permanencia en el tiempo.
(2) En cuanto al sistema de acumulación de costos, en la empresa estudiada no se
ha implementado ninguno acorde a la teoría contable. Solo se realizan
operaciones aritméticas simples que incluye el costo de algunos materiales y
la mano de obra directa para determinar el margen de guanacia. En
consecuencia, tanto los costos como el margen de ganancia son calculados de
forma errónea ya que no incluye los costos de toda la materia prima utilizada
y los costos indirectos de fabricación tanto fijos como variables.
(3) Por otro lado, los niveles de producción en el área de servicios de medios
impresos son muy bajos debido, principalmente, a la falta de una planificación
formalizada puesto que no se ha definido aspectos fundamentales como la
210
misión, visión y objetivos organizacionales, y a la inexistencia de una
estructura organizativa
(4) De igual modo, esta organización carece de procedimientos de control interno
administrativo, operacional, contable y fiscal. Se caracteriza por la
informalidad de las operaciones internas como consecuencia de la confianza
entre los socios, debido a que la empresa es de carácter familiar.
(5) Finalmente, los dueños de la empresa son quienes realizan todas las
operaciones y carecen de conocimientos en el área contable y legal, en
consecuencia, han contratado, de manera intermitente e informal, asesoría
contable externa en donde la información contable llevada de manera
electrónica no fue transferida de manera física, en los libros de contabilidad,
ni electrónica a la empresa, generando, como consecuencia, el vacío de
información que la empresa presenta en la actualidad. Por lo tanto, y de
acuerdo a la evidencia, se puede afirmar que la contabilidad llevada hasta la
fecha sobre la empresa, ha sido con fines meramente fiscales.
Recomendaciones:
(1) En vista de la inexistencia de sistemas de información contable se recomienda
a la empresa la implementación y uso del manual del código de cuentas
propuesto en este trabajo, por cuanto será de gran beneficio en el
conocimiento de la información integral de la empresa, e incrementará las
posibilidades de permanencia en el tiempo. Con su implementación adecuada,
se establecen controles para los bienes, derechos y obligaciones, y se
producirá información confiable para la toma de decisiones acertadas y
coherentes con la realidad de la empresa que se traducirá en eficiencia y
eficacia administrativa lo que implica rentabilidad, solidez y fortaleza que se
211
verá reflejada en el crecimiento de la organización y, ciertamente, minimizará
los riesgos de contraer sanciones fiscales.
(2) En cuanto al sistema de acumulación de costos, se recomienda la
implementación de un sistema de acumulación de costos por órdenes
específicas ya que es el más idóneo para este tipo de empresas. Este sistema le
permitirá, a la misma, determinar cuánto le cuesta prestar cada servicio, por
ende conocer la utilidad del mismo, la rentabilidad de la empresa, detectar
fallas en el proceso productivo y establecer los mecanismos correctivos de
manera oportuna. A la vez representará, para la empresa, una herramienta que,
utilizada eficientemente, tendrá efectos positivos en el desarrollo y
crecimiento de la misma.
(3) De igual modo, para lograr niveles de producción relativamente normales es
indispensable planificar, esto es definir los objetivos, misión y visión de la
empresa. Partiendo de una visión realista de lo que se quiere lograr a futuro,
el cual debe ser el objetivo principal de la misma, se desarrollan los
mecanismos de acción a través de los cuales la empresa espera lograr ese
objetivo o los resultados esperados. Por ende, una adecuada planificación
permitirá el desarrollo de una estructura organizativa acorde con los objetivos
organizacionales que a la vez permitirá establecer las necesidades de recursos
humanos, materiales, naturales, tecnológicos y financieros necesarios para
alcanzar los niveles óptimos de producción, con la finalidad de ser
competitivo y rentable.
(4) En cuanto al control interno, se recomienda, en concordancia con lo expuesto
en el literal anterior y con la propuesta del manual del código contable, el
diseño e implantación de las políticas de la empresa y de procedimientos
administrativos, operacionales, contables y fiscales, formalizados a través de
manuales de procedimientos con el fin de sistematizar las operaciones, puesto
que uno de los beneficios importantes de estos instrumentos es, precisamente,
establecer quién, cómo, cuándo, dónde se realizan las operaciones corrientes
de la empresa, evitando, de esta manera, la dependencia en algún área de
212
conocimiento y, por ende, se evita la paralización de las operaciones y las
inconsistencias por la aplicación de criterios diferentes.
(5) Finalmente, se recomienda contratar los servicios profesionales de un
contador público de manera dependiente con el fin formalizar a profundidad la
contabilidad de la empresa, de manera tal, que pase a ser patrimonio de la
misma y se convierta en una herramienta de trabajo que le conceda a la
empresa la disponibilidad de la información financiera de manera oportuna
para la toma de decisiones acertadas.
213
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Arias, F. (2006). El proyecto de investigación. Introducción a la metodología científica. Venezuela: Episteme.
Balcázar N., Patricia ed. al. (2005). Investigación Cualitativa. México. Universidad Autónoma del Estado de México.
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220
ANEXOS
221
ANEXO A
L & L Y ASOCIADOS. Diagnostico General de la empresa El RETO, C.A.
N° Cuestionario Lugar Fecha Hora Cargo Puesto
Sres. El RETO C.A. A fin de recabar información global sobre su empresa, les solicitamos responder el presente cuestionario cuya finalidad es el diagnóstico de la situación actual administrativa, financiera, fiscal y operativa de la misma facilitando el desarrollo de la propuesta estructurada de un plan de cuentas contables, con el objeto de desarrollar su sistema de información y control, que le permitirá, a su empresa, el adecuado registro de las actividades que realiza, traduciéndose en un beneficio sustancial para su organización. En este sentido, se pide la mayor colaboración de su parte, a los fines de suministrar la información objetiva, veraz y con la mayor franqueza posible, para poder presentar una propuesta ajustada a las necesidades de la entidad. Atentamente,
L & L Y ASOCIADOS.
A continuación se presenta una serie de preguntas para que usted(es), marquen con una equis (X) la respuestas que se adapte a la realidad y/o describiendo en los espacios dejados con ese fin.
CUESTIONARIO
INFORMACIÓN GENERAL 1. ¿La Sociedad está registrada?
Si
No
2. ¿Se han anexado documentos adicionales al registro previo?
Si
No
222
3. ¿Actualmente La Sociedad está Realizando actividades?
Si
No
4. ¿Cuántos Trabajadores Tiene La sociedad?
Menos de 50
Entre 50 a 250
Más de 250
5. ¿Qué tipo de Actividades Realiza la sociedad?
Compra venta
Manufactura
Presta Servicios
6. Indique si la empresa posee organigrama que muestre su estructura organizativa.
Si
No
7. Describa brevemente el objeto de la empresa.
8. ¿Qué Tipo de Sociedad se Registró?
Compañía Anónima.
Sociedad de Responsabilidad Limitada.
Sociedad en nombre colectivo.
Sociedad en comandita simple.
Sociedad en comandita por acciones.
Firma unipersonal.
Otra.
9. ¿Los socios realizan asambleas o algún tipo de reuniones para tomar decisiones sobre empresa?
Si
No
Explique:
223
INFORMACIÓN OPERATIVA (COSTOS) 10. La Empresa Utiliza sistema de acumulación de costos.
Si
No
Explique:
11. Describa Brevemente cómo se manejas los costos de los bienes y servicios.
12. ¿Cómo se establecen los precios de los bienes o servicios?
13 Posee bienes o equipos de producción propiedad de la empresa.
Si
No
En caso de ser Positiva Detalle algunas de las características:
14. Describa Brevemente el método de la depreciación de los bienes y equipos propiedad de la empresa.
224
15 La empresa alquila algún tipo de bien o equipo.
Si
No
En caso de ser Positiva, detalle la información:
16 ¿Qué actividades realiza la empresa actualmente?
17 Conoce el nivel de rotación de los inventarios.
Si
No
En caso de ser positivo, detalle la información:
18 Maneja cuentas de inventario.
Si
No
En caso de ser positivo detalle la información:
225
19 La empresa comercializa, produce bienes o presta servicios.
Comercializa
Produce
Presta servicios
20 La empresa desarrollo políticas de control interno referente a los inventarios.
Si
No
En caso de ser positivo, detalle la información:
21 El nivel de riesgo de la actividad actual de la empresa.
Nulo
Bajo
Medio
Alto
INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA, CONTABLE Y FINANCIERA.
22 Tiene experiencia en la administración de empresas.
Si
No
En caso de ser positivo detalle la información:
23 Existe una estructura administrativa y contable en la empresa.
Si
No
En caso de ser positivo detalle la información:
226
24 Enumere las políticas administrativas y contables de la empresa.
25 ¿La empresa ha contratado los servicios de un profesional en el área contable?
Si
No
Explique:
26 La empresa lleva registros contables.
Si
No
27 La empresa ha usado informes financieros para conocer su situación real.
Si
No
28 Opina que el patrimonio de la empresa ha:
Aumentado
Disminuido
29 ¿Qué instrumentos usa la empresa para el manejo de la información en materia de beneficios laborales?
Manuales
Electrónicos
Ninguno
227
30 ¿Qué instrumentos usa la empresa para el manejo de la información en materia de Seguridad social?
Manuales
Electrónicos
Ninguno
31 La empresa ha solicitado Financiamiento externo.
Si
No
En caso de ser positivo detalle la información:
32 La empresa ha adquirido o emitido Instrumentos Financieros.
Si
No
En caso de ser positivo detalle la información:
33 Conoce el valor actual de los bienes, derechos y obligaciones propiedad de la empresa.
Si
No
En caso de ser positivo detalle la información:
INFORMACIÓN FISCAL Y PARAFISCAL
34 Son conocidos y cumplidos los deberes formales en materia tributaria.
Si
No
35 La empresa Posee deudas de carácter fiscal y parafiscal.
Si
No
228
36 La empresa ha Realizado declaraciones y pago en materia tributaria Establecidas en ley.
Si
No
En caso de ser positivo detalle la información:
37 La empresa ha cumplido con los deberes y obligaciones formales en materia tributaria.
Si
No
38 Seleccione los organismos ante los cuales se encuentra registrada la empresa
SENIAT
SEMAT
IVSS
FAOV(LPH)
INCES
39 La empresa ha sido sancionada por razones tributarias.
Si
No
En caso de ser positivo detalle la información:
40 La empresa ha retenido y enterado junto con los aportes que le correspondes las cargas parafiscales.
Si
No
41 ¿Qué instrumentos usa la empresa para controlar la información tributaria?
229
42 La empresa es agente especial de retención.
Si
No
43 ¿Cuáles de las siguientes declaraciones prepara y presenta la empresa?
De ISLR
DE IVA
SSO
FAOV
LRPE
“Gracias por su Tiempo”