CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA DEL TEXTO COMPLETO. (OPCIONAL) Bogotá, D.C., 07 Julio 2009 Marque con una X Tesis doctoral Trabajo de Grado Señores BIBLIOTECA GENERAL Ciudad Estimados Señores: Los suscritos Felipe González González, con C.C. No. 80 873 438, autor del trabajo de grado titulado “PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS” presentado y aprobado en el año 2009 como requisito para optar al título de Ingeniero Industrial; autorizo a la Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines académicos, muestre al mundo la producción intelectual de la Universidad Javeriana, a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera: Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en Biblos, en los sitios web que administra la Universidad, en Bases de Datos, en otros Catálogos y en otros sitios web, Redes y Sistemas de Información nacionales e internacionales “Open Access” y en las redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad Javeriana. Permita la consulta, la reproducción, a los usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para todos los usos que tengan finalidad académica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer. Continúo conservando los correspondientes derechos sin modificación o restricción alguna; puesto que de acuerdo con la legislación colombiana aplicable, el presente es un acuerdo jurídico que en ningún caso conlleva la enajenación del derecho de autor y sus conexos. De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, “Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores”, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. Firma, nombre completo y documento de identificación del estudiante ___________________________________________________ NOTA IMPORTANTE: El autor y o autores certifican que conocen las derivadas jurídicas que se generan en aplicación de los principios del derecho de autor. C. C. FACULTAD INGENIERÍA PROGRAMA ACADÉMICO INGENIERÍA INDUSTRIAL
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CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA DEL TEXTO COMPLETO.
(OPCIONAL)
Bogotá, D.C., 07 Julio 2009
Marque con una X
Tesis doctoral Trabajo de Grado
Señores BIBLIOTECA GENERAL Ciudad Estimados Señores:
Los suscritos Felipe González González, con C.C. No. 80 873 438, autor del trabajo de grado titulado “PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS” presentado y aprobado en el año 2009 como requisito para optar al título de Ingeniero Industrial; autorizo a la Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines académicos, muestre al mundo la producción intelectual de la Universidad Javeriana, a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera:
Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en Biblos, en los sitios web que administra la Universidad, en Bases de Datos, en otros Catálogos y en otros sitios web, Redes y Sistemas de Información nacionales e internacionales “Open Access” y en las redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad Javeriana.
Permita la consulta, la reproducción, a los usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para todos los usos que tengan finalidad académica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer.
Continúo conservando los correspondientes derechos sin modificación o restricción alguna; puesto que de acuerdo con la legislación colombiana aplicable, el presente es un acuerdo jurídico que en ningún caso conlleva la enajenación del derecho de autor y sus conexos.
De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, “Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores”, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. Firma, nombre completo y documento de identificación del estudiante ___________________________________________________ NOTA IMPORTANTE: El autor y o autores certifican que conocen las derivadas jurídicas que se generan en aplicación de los principios del derecho de autor. C. C. FACULTAD INGENIERÍA PROGRAMA ACADÉMICO INGENIERÍA INDUSTRIAL
FORMULARIO DE LA DESCRIPCIÓN DE LA TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO
TÍTULO COMPLETO DE LA TESIS DOCTORAL O TRABAJO DE GRADO:
PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA DE COSMETICOS SUBTÍTULO, SI LO TIENE: ________________________________________________________ _______________________________________________________________________________
AUTOR O AUTORES
Apellidos Completos Nombres Completos
GONZÁLEZ GONZÁLEZ
FELIPE
DIRECTOR (ES) TESIS DOCTORAL O DEL TRABAJO DE GRADO
Apellidos Completos Nombres Completos
BARRERO SOLANO
LOPE HUGO
ASESOR (ES) O CODIRECTOR
Apellidos Completos Nombres Completos
TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE: INGENIERO INDUSTRIAL FACULTAD: INGENIERÍA
_______________________________________________________________________________ CIUDAD: BOGOTA AÑO DE PRESENTACIÓN DEL TRABAJO DE GRADO: 2009 NÚMERO DE PÁGINAS 100
TIPO DE ILUSTRACIONES:
Ilustraciones x Mapas Retratos Tablas, gráficos y diagramas x Planos Láminas Fotografías x
SOFTWARE requerido y/o especializado para la lectura del documento No aplica
MATERIAL ANEXO (Vídeo, audio, multimedia o producción electrónica): No aplica
Duración del audiovisual: ___________ minutos.
Número de casetes de vídeo: ______ Formato: VHS ___ Beta Max ___ ¾ ___ Beta Cam
____ Mini DV ____ DV Cam ____ DVC Pro ____ Vídeo 8 ____ Hi 8 ____
Otro. Cual? _____
Sistema: Americano NTSC ______ Europeo PAL _____ SECAM ______
Número de casetes de audio: ________________
Número de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de
PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial): _______________________________________________________________________________
DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAÑOL E INGLÉS: Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos Técnicos de la Biblioteca General en el correo [email protected], donde se les orientará).
RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLÉS: (Máximo 250 palabras - 1530 caracteres): El trabajo de grado presenta una propuesta de mejoramiento en cuanto a exactitud de registro en inventarios. Esta propuesta está separada en dos aspectos, una enfocada a la reducción de la inexactitud actual y otra enfocada a la forma como se mide la exactitud. Para llegar a esta conclusión se realizaron diferentes tipos de análisis, incluyendo cantidades entregadas por proveedores, procesos internos dentro de la empresa entre otros. Estos análisis permitieron definir las acciones más apropiadas de mejora. Durante el trabajo se presenta el uso de diferentes herramientas de ingeniería industrial. This thesis presents a proposal for reducing inventory inaccuracy in a cosmetic company. There is a complete analysis of the factors that have a significant impact on the differences of inventory quantities. Also it analyses the inventory accuracy measurement, taking into account different equations and diverse procedures to show de state of the accuracy. The results obtained show that there can be a significant cost reduction by implementing the different changes suggested. During de project, there are diverse industrial engineering tools that are used.
PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA
DE COSMETICOS
FELIPE GONZÁLEZ GONZÁLEZ
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS
INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ
2009
2
PROPUESTA PARA MEJORAMIENTO DE EXACTITUD EN REGISTRO DE INVENTARIOS DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE EN UNA EMPRESA
DE COSMETICOS
FELIPE GONZÁLEZ GONZÁLEZ
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIERO INDUSTRIAL
10.15 FORMATO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE MATERIALES EN DEVOLUCIÓN ........................ 97
10.16 DIAGRAMA DE OPERACIONES PROPUESTO PARA DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE
ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA ...................................................................................... 98
10.17 DIAGRAMA DE RECORRIDO PROPUESTO PARA DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE
Y EMPAQUE A BODEGA ................................................................................................... 99
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1. INTRODUCCIÓN
Han surgido varias iniciativas por intentar eliminar los inventarios y el
almacenamiento dentro de los procesos de la cadena de abastecimiento; esto es
comprensible pues los inventarios están asociados a altos costos y a actividades
que no agregan valor a los precios. Sin embargo el flujo de los materiales, que
conecta manufactura con el usuario final, no se espera que sea totalmente
coordinado como para eliminar por completo dicha actividad (5). Mas aún, el uso
de inventarios puede traer beneficios relacionados con el servicio a los clientes,
quienes tienden a exigir lotes más pequeños y tiempos de entrega reducidos (7).
La administración y control de los inventarios busca definir un balance óptimo entre
el costo y el beneficio asociado a los inventarios.
La eficiencia de las operaciones relacionadas con el almacenamiento y la
distribución de materiales sólo se puede alcanzar con un sistema que esté hecho
según las necesidades específicas de una empresa (7). La eficiencia de dichas
operaciones se mide con diversos indicadores que de ser confiables pueden ayudar
en la correcta toma de decisiones. Dentro de estos indicadores se encuentra el
porcentaje de ocupación, tiempo de alistamiento de pedidos, retorno total sobre el
costo del inventario entre otros. Pero cabe resaltar la importancia de un indicador
tan trivial como lo es la exactitud en el registro de inventarios, el cual mide la
precisión entre cantidades registradas y cantidades físicas.
Dicho indicador puede parecer sencillo de controlar; sin embargo a medida que
aumenta el volumen y variedad de materiales almacenados en una bodega, la
complejidad en su administración crece de manera exponencial (5). El flujo continuo
de materiales ya sea por recibo, despachos, rechazos, devoluciones u otros
procedimientos aumenta el riesgo de presentar diferencia en el inventario. Todos los
movimientos físicos y lógicos deben ser coordinados para lograr tener un registro
confiable de las cantidades.
Tener baja exactitud en inventarios trae consecuencias muy desfavorables; por
ejemplo, si un artículo es demandado y por falta de material no se puede cubrir
dicha solicitud, se incurre en diversos costos; existen casos en que el cliente
7
prefiere esperar a que su pedido sea cubierto, lo cual puede implicar descuentos por
entrega tardía, costos adicionales por administración, manejo de materiales y
transporte. Por otro lado el cliente puede preferir recurrir a la competencia, por lo
tanto la contribución de la venta se pierde; sea cual sea el caso, existe una mala
imagen hacia el cliente, afectando las ventas en el largo plazo (2). Existen otros
problemas que surgen por baja exactitud en inventarios; por ejemplo la cantidad
registrada puede ser inferior a la que se tiene físicamente, lo cual puede resultar en
compras adicionales de material que realmente no se necesita. En general los
costos derivados por una baja exactitud en el inventario se consideran costos de
oportunidad los cuales son complicados de estimar.
La precisión en el registro de inventarios está directamente relacionada con el
sistema de almacenamiento que se utilice dentro de la bodega. Para definir el
sistema a utilizar, se evalúan otras variables como productividad, optimización de
espacio, facilidad de instalación y costo entre otros; sin embargo no existe una regla
general aplicable para lograr estos objetivos; se tienen diferentes necesidades
debido a los patrones de pedido de los clientes, demanda de productos y unidad de
manejo entre otra gran diversidad de factores. Desafortunadamente por falta de
conocimiento, falta de herramientas y/o falta de tiempo, muchos proyectos de
reingeniería y organización de almacenes se inician sin comprender la raíz de los
problemas y sin explorar las verdaderas oportunidades de mejora (5); esto aumenta
el interés por investigar este campo y así aportar de manera significativa en los
resultados logísticos de una empresa.
8
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa está dedicada a la producción y comercialización de cosméticos. Sus
marcas se encuentran en países como Colombia, Argentina, Chile, México, Perú,
Venezuela y Ecuador, entre otros. Se tienen aproximadamente 2800 referencias de
productos que incluyen colonias, esmaltes, cremas, labiales, talcos, shampoos y
pestañinas para mencionar unos pocos. En la elaboración de estos artículos se
necesitan materiales como tapas, frascos, etiquetas, válvulas, celofán, bases,
charolas, brochas y otra gran cantidad sumando hoy un total de 9127 códigos.
Dichos materiales han presentado problemas en su exactitud en inventario por más
de 3 años, tiempo en el cual no se ha podido identificar la raíz del problema1. Los
problemas operacionales que se presentan además de los ajustes monetarios que
se han hecho sobre el inventario, ponen en evidencia la situación que se está
presentando. En el último año se han llegado a tener casos en que 759 de 3849
códigos contados presentan diferencia por fuera de la tolerancia, esto equivale a
una exactitud del 79,34 % (Tabla 1). Los ajustes realizados sobre el inventario en un
año han superado los $200 millones de pesos, situación crítica que afecta los
resultados de la empresa.
Tabla 1 – Exactitud en Registro de Inventarios la empresa 2008
Periodo (2008) Aciertos Errores % de Exactitud
Febrero 1453 278 83,94%
Marzo 2664 645 80,51%
Abril 3054 795 79,34%
1 Palomino, L (2008, 23 Junio), entrevistado por González, F., Bogotá.
9
En la empresa, las razones por las que se presenta diferencia en inventario son
muchas y muy diversas. Por ejemplo, el proveedor puede enviar cantidades erradas,
las personas encargadas de alistar los materiales para las órdenes de producción
pueden contar incorrectamente; también los errores de exactitud pueden ocurrir
cuando los rechazos de los materiales durante la producción no se reportan o
cuando las devoluciones de material se identifican con un código erróneo. Las
causas son varias, sin embargo es razonable pensar que existe un motivo o algunos
motivos principales detrás de estos problemas que generan tanta diferencia en el
inventario de dichos materiales.
Se han hecho varios intentos por eliminar las diferencias presentadas; por ejemplo,
el personal encargado de alistar el material para órdenes de producción se ha
separado en grupos según el artículo que se maneja, pensando en familiarizar al
personal con un único tipo de materiales y reduciendo el número de responsables
directos. También se han hecho auditorías de los procesos y proveedores; inclusive
se han definido diferentes métodos para calcular el indicador. Todas estas acciones
pueden entregar resultados favorables; sin embargo, el problema ha persistido y hay
incertidumbre sobre la efectividad de los resultados de los últimos cambios
realizados al proceso de administración de inventarios en la empresa.
Cabe resaltar que la forma como se está calculando el indicador de exactitud en
inventario tiene poca credibilidad entre algunos de los empleados de la empresa; a
finales de 2008 se reportaron porcentajes superiores a 99%; sin embargo, los
problemas operacionales como paros en las líneas de producción causados por la
inexactitud en inventario se presentaban frecuentemente. Se citan a continuación
algunos comentarios hechos por parte del personal involucrado en el almacén de
materiales:
“El indicador ERI no muestra la realidad de la exactitud en inventario, es una medida
que se puede manipular para arrojar resultados favorables”
Jorge Molano – Supervisor de Cíclicos
“Es imposible que el indicador muestre niveles de 98% o 99%, si fuera cierto, no
tendríamos tantos paros en producción por falta de materiales”
Mario Quintero – Supervisor Logístico
10
“Ese indicador realmente debe estar cerca al 80%, eso según los problemas que
encuentro diariamente en el almacén”
Juan Deivy Castro – Supervisor Almacén de Materiales
“Me gustaría que en este trabajo de grado, usted (Felipe González) nos ayudará a
definir una forma adecuada para medir la exactitud en inventario”
Leonardo Palomino – Jefe de Almacenes
Esto deja en evidencia que la medición de la exactitud esta errada y por lo tanto es
preciso considerar estas observaciones en la realización del presente trabajo.
¿Cómo eliminar los problemas que se presentan por una baja exactitud en el
inventario? Por medio de un estudio sistemático y profundo de todos los factores
que influyen en la inexactitud de los inventarios en la empresa, este estudio
pretende aportar significativamente para evitar dicha situación. Además, basado en
los hallazgos, se realizará una evaluación de posibles alternativas de solución para
los problemas encontrados, estableciendo así una propuesta de mejoramiento
teniendo en cuenta todas las características de la empresa.
11
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Presentar una propuesta de mejoramiento dentro del almacén de materiales de la
empresa de cosméticos para reducir los costos derivados de las diferencias en
inventario de material de envase y empaque.
3.2 OBJETIVOS ESPECÌFICOS
1. Evaluar si los indicadores utilizados por la empresa para medir la exactitud
en el inventario reflejan la realidad de la situación.
2. Proponer mejoras en la forma de calcular los indicadores, según el resultado
de dicha evaluación, facilitando así la toma de decisiones.
3. Identificar los factores que determinan la diferencia en inventario y el aporte
individual de cada factor a dicha diferencia.
4. Evaluar alternativas para dar solución al problema definiendo la acción más
apropiada.
5. Realizar el análisis costo-beneficio de la propuesta.
12
4. METODOLOGÍA
Para lograr el cumplimiento de los objetivos se realizaron varias fases que se
resumen en la Figura 1.
Figura 1 – Esquemático de las actividades asociadas a este proyecto.
Explorar y describir
procesos que afectan
inventario
Identificar y describir
metodología de
control de inventarios
Analizar materiales
almacenados
Analizar factores que
afectan exactitud en
inventario
Identificar el aporte de
cada factor a la
diferencia en
inventario
Evaluar metodología
de cálculo de
indicador
Seleccionar alternativa
de solución para
medición de exactitud
Seleccionar alternativa
de solución para
reducción de diferencias
en inventario
Realizar análisis
costo-beneficio
2
1
3
4 5
1
2
3
4
5
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 1
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 2
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 3
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 4
Fase del trabajo en que se cumple el objetivo específico 5
13
A continuación se explica cada una de las actividades que se realizaron en las fases
presentadas
1. Analizar materiales almacenados y bodega de almacenamiento
1.1 Se recolectaron todos los códigos de materiales almacenados en el
almacén de materiales, estos se separaron según su bodega de
almacenamiento. La información se obtuvo por medio del sistema SAP
utilizado en la empresa.
1.2 Tomando los materiales almacenados en la bodega principal, para cada
componente se identificaron las siguientes variables: Clasificación ABC
por costo en inventario, unidades en inventario a Febrero de 2009, costo
unitario, grupo de alistamiento de material asignado, unidades por
ubicación en estantería, proveedor, tolerancia de diferencia, movimientos
físicos entre Septiembre 2008 y Febrero de 2009, ajustes positivos y
negativos entre Enero de 2005 y Febrero de 2009.
1.3 Por medio de entrevistas y observación directa sobre 20 personas de la
bodega de almacenamiento, se identificaron las herramientas,
formularios y equipos utilizados para manejar los materiales dentro del
almacén.
2 Identificar y describir metodología de control de inventarios
2.1 Utilizando el sistema de gestión documental de la empresa se
seleccionaron los procesos correspondientes a las operaciones dentro
del almacén de materiales.
2.2 Realizando una entrevista a Jorge Molano, Supervisor de cíclicos y a
Andrés Ardila, Analista de Contraloría de Operaciones, se describió el
proceso de control sobre cantidades en inventario además del tipo de
indicador utilizado para medir la exactitud en inventario.
14
3 Explorar y describir procesos que afectan inventario
3.1 Se presentó la información sobre procesos alistamiento de material para
órdenes de producción y devoluciones. Para esto se utilizó el sistema de
gestión documental. Estos procesos se representaron por medio de
diagramas de operaciones, diagramas de recorrido y diagramas de flujo.
3.2 A través de observación directa y entrevistas del personal involucrado,
se identificaron los entes responsables del inventario incluyendo los
supervisores del almacén, los encargados de alistar el material para
órdenes de producción, los funcionario de recibo de materiales, los
operarios de abastecimiento de componentes y los digitadores
encargados de las transacciones en el sistema.
4 Evaluar metodología de cálculo de indicador
4.1 Se entrevistaron a los directivos incluyendo a Alcides Quintero, Jefe de
Almacén de Materiales y a Leonardo Palomino, Jefe de almacenes, para
conocer la forma como se utiliza el indicador calculado por la compañía.
4.2 Se tomaron las tolerancias asignadas para cada componente y se
identificó la cantidad de unidades y la cantidad monetaria que se acepta
por componente. De esta forma se identificó el impacto de la tolerancia
para la medición de exactitud en inventario.
4.3 Los movimientos físicos de cada componente se recolectaron entre
Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 para realizar la clasificación ABC
por movimiento. Se utilizaron los porcentajes 70, 20 y 10
respectivamente. Se realizó una matriz de comparación entre la
clasificación por costo en inventario y la clasificación por movimiento.
4.4 Se realizó un seguimiento a 100 conteos solicitados el día 10 de Enero
de 2009 y se identificó la cantidad de conteos aceptados por parte del
Supervisor de cíclicos.
4.5 Para 3 muestras diferentes de ajustes realizados sobre el inventario
entre Enero y Febrero de 2009 se calcularon los indicadores de exactitud
15
en unidades neta, exactitud en dólares neta, exactitud en unidades
absoluta, exactitud de conteos y exactitud de códigos variando
tolerancias. De esta forma se identificó la información que aporta cada
indicador acerca de la exactitud en inventario.
5 Analizar factores que afectan exactitud en inventario
5.1 Para 2452 materiales que tuvieron ajustes positivos y ajustes negativos,
se calculó la cantidad neta por código y se realizó un histograma según
el resultado.
5.2 Se identificó el tiempo que para corregir una cantidad mal ajustada. Para
esto se tomaron las fechas de cada uno de los ajustes y se calculó el
tiempo transcurrido.
5.3 Se tomaron los materiales que presentaban mayor cantidad de
diferencias y se identificaron los proveedores respectivos. El 40% de
estos materiales correspondía a 17 proveedores. De estos proveedores
se tomo la información de verificaciones en cantidad entre Enero de
2007 y Noviembre de 2008.
5.3.1 Se calculó la cantidad entregada real contra la cantidad
reportada de cada proveedor.
5.3.2 Se calculó el porcentaje de entregas con cantidades faltantes
y el porcentaje de entregas con cantidades sobrantes. De esta
forma se identificaron proveedores críticos.
5.4 Se tomaron todos los movimientos físicos de los materiales entre
Septiembre de 2008 y Febrero de 2009 y se identificaron los tipos de
movimientos físicos de mayor relevancia dentro del almacén de
materiales. Para esto se utilizó un diagrama de Pareto.
5.5 Se analizó el proceso de alistamiento y fraccionamiento de 1300
aplicadores cuando estaban ubicadas en el primer nivel y cuando
estaban ubicadas en niveles superiores.
5.6 Se calculó la distancia total recorrida, el tiempo que transcurría para
acceder al material, el tiempo para fraccionar material y el tiempo para
16
regresar cantidad a ubicación. De esta forma se estimó el costo total
para alistar el material según el nivel de ubicación
5.7 Se analizó el proceso de descartonado de frasco de vidrio. Se solicitó a
los funcionaros de descartonado el diligenciamiento del formato del
Anexo 11.1 con el fin de identificar la cantidad de rechazos de frasco por
orden de producción.
5.8 En cuanto al proceso de devoluciones se identificaron 5 materiales luego
de ser devueltos por sistema y se calculó el tiempo transcurrido para ser
regresados al almacén.
5.9 Junto con los abastecedores de materiales a línea de producción, se
elaboró un listado de los inconvenientes presentados durante el proceso
de devolución.
5.10 Un estudio de tiempos se realizó sobre la conciliación de órdenes de
producción, definiendo así el tiempo transcurrido para realizar los
cálculos correspondientes.
5.11 Por medio de una muestra aleatoria de 230 conciliaciones de órdenes
de producción, se compararon las cantidades entre devolución física y
devolución teórica para cada componente y se identificó la cantidad de
ajustes positivos y ajustes negativos.
5.12 Se realizó conteo de 89 entregas de devolución por parte del personal
de líneas de producción y se calculó la exactitud de conteos, la exactitud
en unidades neta y la exactitud en unidades absoluta.
5.13 Se realizó un estudio de un componente de alta rotación en 4 órdenes
de producción consecutivas y se calcularon las diferencias en devolución
física y devolución teórica.
6 Identificar el aporte de cada factor a la diferencia en inventario
6.1 En conjunto con Leonardo Palomino, el 17 de Abril de 2009 se
establecieron los parámetros para definir los aspectos críticos de las
diferencias en inventario. Estos parámetros se ponderaron según el
impacto sobre la inexactitud en inventario.
6.1.1 Utilizando una matriz de priorización se calculó el aporte de
cada factor a la inexactitud en inventario.
17
7 Seleccionar alternativa de solución para medición de exactitud
7.1 Por medio de una investigación exploratoria de diferentes metodologías
de medición de exactitud, se identificaron alternativas posibles para
realizar medición.
7.2 Se utiliza información de análisis de tipos de indicadores realizada
previamente para establecer los indicadores a utilizar para la empresa.
7.3 En conjunto con el personal administrativo del almacén y Leonardo
Palomino, se establecen indicadores de mayor relevancia según los
objetivos de la empresa.
8 Seleccionar alternativa de solución para reducción de diferencias en
inventario
8.1 Utilizando los diagramas operaciones, flujo y recorrido para cada proceso
del almacén, se realizó una lista de alternativas de solución a los
problemas identificados.
8.2 Se establecieron los criterios de selección en conjunto con la jefatura del
almacén, utilizando esta información se elaboró una matriz de
priorización para seleccionar las alternativas más apropiadas de
solución.
9 Realizar análisis costo-beneficio de la propuesta
9.1 Para las órdenes que se fabricaron entre Febrero y Marzo de 2009, se
tomaron las órdenes que se detuvieron por motivos de inexactitud en
inventario, se calculó el tiempo transcurrido y según la tarifa de la línea
de producción correspondiente se calculó el costo del paro presentado.
9.2 Entre Noviembre 10 y Diciembre 10 de 2008 se identificaron los
materiales obsoletos enviados a destrucción. El costo estimado para
cada tipo de material se identificó por medio de SAP para definir el
monto llevado a destrucción durante el mes de estudio.
18
9.3 Se identificaron y se calcularon los costos de llevar a cabo el proceso de
conteos cíclicos.
9.4 Según las propuestas definidas, se identificó la inversión requerida, los
costos se establecieron por medio de información suministrada por
Alcides Quintero, Jefe del Almacén de Materiales.
9.5 Se definieron los puntos en que se espera reducción de costos y por
medio de esto se definió el ahorro mensual para la compañía.
9.6 Utilizando un diagrama de flujo se plantearon los ingresos y egresos del
proyecto presentado como propuesta. Finalmente se calculó el valor
presente neto y la tasa interna de retorno para el proyecto presentado.
19
5. MARCO TEÓRICO
Para el desarrollo del presente trabajo se realizó una investigación en 3 temas
específicos que permiten mayor claridad sobre los problemas, a continuación se
muestra la información relevante.
5.1 IMPACTO DE LA INEXACTITUD EN INVENTARIO
Las diferencias en cantidad presentadas en inventario deben corregirse por medio
de ajustes contables, dependiendo de si el inventario de mercancías proveniente del
conteo es mayor o menor que el saldo en libros de contabilidad. En el primer caso
se origina un sobrante, en el segundo, un faltante. Cualquiera que sea el caso,
deben tomarse acciones conducentes a esclarecer las causas de la diferencia y a
definir políticas para calificar el monto de la diferencia como considerable o no (17).
En el caso de faltantes, si éstos se explican por errores al determinar el costo de
ventas y la diferencia es poco relevante, el faltante se corrige mediante el siguiente
asiento, al 31 de diciembre (Tabla 2):
Tabla 2 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es poco relevante
Débito Crédito
Diciembre 31 Costo de ventas Mercancías
$5,000 $5,000
En el caso contrario, si el monto del faltante es considerable y la empresa no tiene
suscritas pólizas de seguros para proteger sus inventarios, la diferencia debe
llevarse a Gastos diversos – Faltantes en inventarios, por medio del siguiente
asiento (Tabla 3)
Tabla 3 - Asiento contable para corregir cantidades faltantes cuando la diferencia es relevante y la empresa no tiene suscritas pólizas de seguros para proteger inventarios.
Débito Crédito
Diciembre 31 Gastos operacionales – Faltantes de inventarios Mercancías
$5,000 $5,000
20
Si la compañía tiene suscritas pólizas de seguros que cubran el total del faltante, en
lugar de debitar la cuenta Gastos se cargaría a Reclamaciones – A compañías
aseguradoras. Si la póliza no cubre el monto total faltante, se debitarían
respectivamente las cuentas Gastos diversos – Faltantes en inventarios, por la parte
no cubierta y reclamaciones – A compañías aseguradoras, por la parte que cubre
la compañía de seguros y el crédito se llevaría a la cuenta Mercancías. Si el
faltante lo tiene que cubrir el trabajador responsable de su custodia, se debitaría la
cuenta Cuentas por cobrar a trabajadores.
Si el saldo en libros es menos que el inventario de mercancías resultante de la toma
física, se origina un sobrante en inventarios. Igual que en el caso anterior, deben
buscarse sus causas y proceder a los ajustes contable. Si se trata de sobrantes de
valor reducido, estos se corrigen a través del siguiente ajuste al 31 de Diciembre
(Tabla 4)
Tabla 4 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia no es relevante
Débito Crédito
Diciembre 31 Mercancías Costo de Ventas
$5,000 $5,000
En caso contrario, si el monto del sobrante es considerable, la diferencia se corrige
mediante el siguiente registro contable (Tabla 5).
Tabla 5 - Asiento contable para corregir cantidades sobrantes cuando la diferencia es relevante.
Débito Crédito
Diciembre 31
Mercancías Ingresos no operacionales – Sobrantes de inventarios
$5,000 $5,000
Los ajustes contables representan la forma como se deben corregir las diferencias
en los libros de contabilidad de la compañía; lo cual afecta el valor que se tiene en
inventario, sin embargo, los impactos de la inexactitud no se ven reflejados
únicamente en estos ajustes. Otros factores que se deben tener en cuenta son los
efectos sobre el servicio al cliente, el tiempo requerido para buscar material perdido,
la destrucción de material por motivos de inexactitud y el costo de llevar a cabo un
proceso de control en unidades. Estos últimos inconvenientes son más relevantes
que el hecho de tener que realizar ajustes monetarios y se miden dependiendo de la
operación que afecten dentro de la empresa (2).
21
5.2 FACTORES QUE AFECTAN PRECISIÓN EN CANTIDADES DE INVENTARIO
Entender la naturaleza de los errores cometidos por las personas, los cuales
generan diferencias en inventario, es indispensable para aplicar las soluciones
apropiadas. Existen dos tipos de errores; los que ocurren por falta de conocimiento y
los que ocurren por falta de atención (13).
Ejemplos de errores causados por falta de conocimiento:
Errores cometidos por los empleados que no tienen conocimiento sobre la
conversión de unidades de medida causando conteos errados.
Cuando un empleado no se da cuenta que el material que está manejando
realmente es un estuche de varias unidades.
Errores cometidos por un operario que no sabe cómo manejar la báscula de
conteo.
Ejemplos de errores causados por falta de atención:
Tomar el artículo que no corresponde.
Tomar una cantidad diferente a la solicitada.
Olvidar realizar una transacción en el sistema en cuanto a movimientos de
materiales.
Realizar una transacción dos veces.
Transponer números de una cantidad o de un código.
Los errores que se presentan por falta de conocimiento de los empleados son
generalmente más fáciles de prevenir que los que ocurren por falta de atención. La
capacitación de los funcionarios o cambios en los procedimientos como la forma en
que se identifican los productos puede ayudar a resolver los problemas de falta de
conocimiento.
Por otro lado los errores por falta de atención son difíciles de explicar; los
trabajadores conocen la tarea que deben hacer pero simplemente no se ejecuta
correctamente. El improbable que se logren eliminar del todo estos errores, sin
embargo se pueden reducir significativamente con el rediseño de procesos,
capacitaciones e implementación de nuevas tecnologías como códigos de barras.
22
El comportamiento de la mente humana puede ayudar a explicar el por qué de estos
errores de falta de atención. Una persona que realiza una tarea puede prestar
mucha atención las primeras veces que realiza la actividad, sin embargo luego de
que la tarea se vuelve repetitiva, los movimientos se vuelven “mecánicos” y la
atención se reduce (13).
Hasta el momento se ha realizado un estudio de cómo ocurren los errores, sin
embargo cabe resaltar los diferentes factores que se pueden mejorar con el fin de
generar menos diferencias en inventario. Realizar una evaluación de los procesos
es una metodología para identificar factores que afectan la exactitud en inventario;
cabe resaltar que al realizar un estudio de estas características se debe tener en
cuenta que la precisión en inventario no es el factor más relevante al momento de
analizar los procesos, es por esto que se debe considerar el servicio al cliente,
productividad, calidad, capacidad, seguridad industrial y objetivos financieros de la
organización. (3)
Otro factor que puede ser relevante es el hecho de que los proveedores no
entreguen cantidades correctas de materia prima, lo cual puede afectar el inventario
desde antes de generar operaciones internas en los almacenes. Un aspecto
relevante es el hecho de llevar a cabo un proceso de conteos cíclicos lo cual puede
ser tanto favorable como perjudicial al momento de realizar ajustes sobre las
cantidades (7).
5.3 PROCESO DE CONTEOS CÍCLICOS PARA CONTROL DE INVENTARIOS
El proceso de realizar conteos cíclicos tiene dos objetivos principales; alcanzar la
excelencia en el nivel de servicio y optimizar la efectividad de los procesos internos
de la empresa. Los objetivos específicos incluyen la identificación de problemas en
los proceso con el fin de enfocar de manera más precisa los intentos por mejorar;
por otro lado se corrigen las cantidades que se encuentren con diferencia con el fin
de evitar que estas variaciones afecten las operaciones. (13)
Varias compañías evalúan la exactitud en registro de inventarios utilizando medidas
financieras como por ejemplo ajustes monetarios realizados sobre el inventario, lo
cual es el costo de los inventarios faltantes o sobrantes. Sin embargo esta medida
puede ocultar la realidad sobre el impacto de la inexactitud en inventarios, ya que se
23
calcula con el valor de la moneda en el momento del ajuste. Financieramente se
puede encontrar que la diferencia es aceptable mientras que a nivel de cantidades
puede existir una inexactitud significativa.
Sin embargo cabe resaltar las características que se deben cumplir para definir un
artículo como “acertado”. Además de la cantidad se debe verificar el código,
ubicación y lote en caso de tenerlo. Existen situaciones en que la verificación abarca
el precio del artículo, las unidades por caja y la descripción entre otros. Al momento
de analizar los errores en registro de inventarios, es clave medir y rastrear todo tipo
de errores con el fin de realizar un diagnostico adecuado y prevenir futuras
equivocaciones.
Para llevar un control sobre los inventarios es recomendable realizar un conteo de
las unidades periódicamente. Varias empresas utilizan conteos cíclicos, sin embargo
existen diferentes metodologías para esto:
Conteo cíclico aleatorio: Se toma una muestra aleatoria de todas las referencias que
se tienen dentro del almacén. Para este método, se pueden utilizar técnicas para
asegurar que todas las referencias tengan la misma probabilidad de ser
seleccionadas. Existen diferentes posibilidades de realizar la clasificación para los
conteos.
Conteo por ubicaciones: Se selecciona un área de la bodega y se cuentan los
artículos que se encuentren en dicho sector.
Conteo en base a clasificación ABC: Las referencias se separan en categorías
utilizando un análisis de Pareto. El número de conteos en el año depende del la
categoría en que se encuentre el artículo. La clasificación se puede hacer en base al
costo, frecuencia de uso, criticidad del artículo u otras características.
Estos conteos cíclicos pueden llegar a ser muy efectivos; un estudio realizado por
Harry Meyer, publicado en Production and Inventory Management Journal, mostró
que la exactitud en registro de inventarios paso de 65% a 95% luego de
implementar los conteos cíclicos. Esto representó un ahorro de $330.000 dólares
anuales, comparando los conteos cíclicos con un único conteo anual de todos los
inventarios.
24
5.4 TIPOS DE INDICADORES UTILIZADOS PARA CÁLCULO DE EXACTITUD EN INVENTARIO
Para que un proceso de medición se considere correcto se deben cumplir ciertas
características, por un lado debe ser una metodología que facilite el control sobre
los procesos, también debe ser un incentivo para implementar cambios enfocados a
mejorar las operaciones y debe ser utilizado para llevar una documentación de los
resultados de los cambios (3). Los indicadores utilizados en la medición pueden
afectar estas condiciones mencionadas, en la Tabla 6 se muestran los tipos de
indicadores utilizados para medir la exactitud en inventario.
Tabla 6 – Comparación de tipos de indicadores opcionales para determinar la exactitud en registro de inventarios
Nombre Ecuación Descripción Comentarios Adicionales
Códigos acertados
Es el indicador utilizado actualmente por la empresa. Se evalúa la cantidad de materiales que tienen la cantidad correcta en inventario.
Se enfoca en que la cantidad total de cada código esté correcta. Sin embargo, si un material esta en 2 ubicaciones y una ubicación tiene sobrante y la otra tiene faltante (compensando una cantidad con la otra) el total del material puede estar correcto pero no estaría correcto si se mira cada ubicación de forma independiente.
Conteos acertados
En este caso un conteo se refiere a la combinación código-ubicación, o en otras palabras, cada línea en la hoja de conteo. Se calcula el porcentaje de conteos acertados.
Las tolerancias definidas para las diferencias deben ser establecidas luego de un análisis detallado; de no ser así este indicador reflejaría resultados alejados de la realidad en exactitud.
Exactitud en unidades neta
Compara la variación neta en unidades con la cantidad esperada. Por ejemplo, si para el código XYZ se esperaban encontrar 100 unidades y se encontraron 95; para el código RST se suponía que debería haber 100 y se hallaron 104 las varianzas serían de -5 y +4 por lo que la variación neta sería de -1. Esto resulta en 99.5% de exactitud (199/200)
Este indicador puede resultar muy elevado ya que las diferencias positivas se cancelarían con las negativas. Es por esto que no se considera una forma acertada de medir la exactitud. Sin embargo, es útil para definir la tendencia de la diferencia. Por ejemplo, si la exactitud se mantiene negativa puede significar que existan problemas en el reporte de rechazos en producción o que existan robos de materiales en la bodega.
26
Exactitud en dólares neta
La exactitud en dólares neta se calcula de forma similar a la exactitud en unidades neta, sólo que se compara monetariamente (Unidades X Costo Unitario). Si para el ejemplo anterior se aplicara un costo unitario de $10 a XYZ y de $5 a RST, esto resultaría en una diferencia neta de -$30, por lo que la exactitud sería de 98% (1470/1500).
Desde una perspectiva contable, este indicador es apropiado ya que muestra la exactitud total del valor en inventario. Una diferencia pequeña de un material costoso se puede compensar con una diferencia grande de un material poco costoso.
Exactitud en unidades absoluta
Este indicador, a diferencia del de exactitud en unidades neta, es que no tiene en cuenta el signo (+/-) de la diferencia. Por ejemplo, si para el material XYZ se tiene una diferencia de -5 y para el material ABC se tiene una diferencia de +4, la diferencia absoluta es de 9, por lo tanto la exactitud es de 95.5% (191/200)
Como se puede ver, este indicador es más efectivo para ilustrar la exactitud operacional, tomando ambas diferencias como un error y no cancelando las diferencias positivas con las negativas.
Exactitud en dólares absoluta
Es utilizado de forma similar al caso anterior pero en dólares. Por ejemplo si el costo unitario del material XYZ es de $10 dólares y para el material ABC es de $5, se tendría una diferencia de $70 dólares sobre $1500, lo cual representaría una exactitud de 95.3%.
Este indicador muestra todas las diferencias absolutas de forma monetaria, no es muy representativo desde un punto de vista contable ya que no indica perdida ni ganancia.
6. RESULTADOS
6.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS
En este capítulo se pretende dar claridad al lector sobre los procesos dentro del
almacén de materiales. Se cubren aspectos generales sobre las bodegas de
almacenamiento y los materiales que se manejan; luego se explican los procesos de
mayor relevancia y al final se describe la metodología actual para el control de
cantidades en inventario. Esta sección es informativa y pretende facilitar la
compresión del análisis realizado en capítulos posteriores.
6.1.1 Información almacén de materiales
El almacenamiento está repartido en un almacén principal ubicado en Tocancipá y
dos almacenes externos, uno ubicado en el Km 32 vía Tocancipá (Autonorte) y el
otro ubicado en Funza. Del total de materiales que se manejan, la bodega de
Tocancipá tiene 99%, Autonorte 6% y Funza el 2%2 (Existen varios códigos que
están ubicados en más de una bodega). Como se puede ver, la bodega de
Tocancipá representa el punto más importante para realizar el análisis en el
presente trabajo. A continuación se dará información sobre este centro de
almacenamiento.
El almacén de materiales está constituido por 40 estanterías, de las cuales el 75 %
son utilizadas para ubicar materiales de envase y empaque; las 4 restantes se
utilizan para almacenar materia prima ya sean químicos y aditivos utilizados en la
fabricación de los cosméticos. En total se cuenta con más de 13 505 ubicaciones
para estibas de tamaño estándar. Las estanterías son de profundidad sencilla y
contienen 6 niveles de altura. Se cuenta con 4 puntos de digitación, 2 para el recibo
e ingreso de los materiales y 2 para el abastecimiento a las planta de manufactura.
2 Información vigente al 12 Febrero de 2009
28
Un esquema sencillo de la bodega, se muestra en la Figura 3.
Figura 3 - Distribución General Almacén de Materiales ubicado en Tocancipá Cundinamarca – Vista Superior
Para el manejo de las estibas, se cuenta con diferentes tipos de maquinaria; 5
estibadores hidráulicos utilizados principalmente para el recibo e ingreso de los
componentes. Para la ubicación y extracción de estibas completas en las
estanterías se utilizan 3 trilaterales. En cuanto a la operación de fraccionamiento o
alistamiento de cajas y unidades sueltas se cuenta con 3 stockpickers. En la
operación de abastecimiento a la planta de manufactura se manejan 3 montacargas
sencillos.
El uniforme utilizado por los funcionarios incluye overol, botas, casco y cofia. Las
ilustraciones respectivas se muestran a continuación (Figuras 4 a 8)
29
6.1.2 Materiales de envase y empaque almacenados en la bodega
La exactitud en inventario es medida para todo tipo de componentes, este trabajo
abarca los materiales de envase y empaque (MEE), los cuales ocupan más del 75%
del espacio en el almacén. A Febrero de 2009, en MEE se tienen más de 8308
códigos, $ 58,729 millones de pesos en inventario y 282 millones de unidades.
Las operaciones y la forma como se manejan los materiales pueden afectar
directamente sobre la exactitud en inventario. Es por esto que se deben conocer los
Figura 4 – Uniforme utilizado dentro de la bodega de almacenamiento.
Figura 5 – Tilateral para extracción y ubicación de estibas
Figura 6 – Montacargas para abastecimiento a planta de producción.
Figura 8 – Estibador hidráulico utilizado en recibo de materiales por parte de los proveedores.
Figura 7 – Stockpicker para alistamiento de materiales y manejo de cajas sueltas.
30
materiales almacenados; de esta forma se podrá tener mayor claridad de cómo se
manipulan los materiales además de la razón de ser de los sistemas de
almacenamiento implementados actualmente. En el Anexo 11.2 se presentan
diagramas de los tipos de componentes almacenados.
La planta está dividida en 3 grandes procesos de manufactura.
1. Hidroalcoholes (Fragancias, Esmaltes)
2. Emulsiones y Shampoo
3. Talcos y Maquillaje
Según esta división, el almacén de materiales realizaba el alistamiento
(fraccionamiento) en grupos de personal separados de la misma forma. Con esta
metodología, todos los grupos debían abastecer todo tipo de materiales. (Por
ejemplo: Las tapas eran necesarias en todos los procesos). A partir de Mayo de
2008, la jefatura del almacén decidió dividir los grupos por tipo de materiales y no
por procesos. Esta clasificación quedó de la siguiente forma:
Tabla 7 – Información sobre la división por grupos de fraccionamiento según el tipo de componente. Se presenta la referencia asociada a cada tipo de material.
Grupos Tipos de Materiales Asignados Referencias
Grupo 1 Aplicadores, bases, brochas, charolas, estuches, motas. AP, BA, BR, CH, ES, MO
Grupo 2 Bolsas, cajas, interiores, celofán, sachets. BL, CJ, IN, OPP, SA
Grupo 3 Frascos, potes, probadores FR, PO, PR
Grupo 4 Collarines, hombreras, Anti actuadores, Válvulas, sobre tapas, tapas, tapa + vástago, tapones, tubos
CR, HO, HQ, PM, ST, TA, TA+VA, TN, TT
Grupo 5 Etiquetas, folletos, termo encogibles ET, FO, TE
Tabla 11 – Comparación clasificaciones ABC por movimientos y por costo total en inventarios – Conteos totales
Tabla 10 – Comparación clasificaciones ABC por movimientos y por costo total en inventarios – Cantidad de códigos
En la Tabla 10 se puede ver la cantidad de códigos en cada clasificación; en color
azul se encuentran los materiales que coinciden en ambas clasificaciones, lo cual
representa el 61% del total de materiales. Sin embargo, el restante 39% que se
representa de color rojo, no coincide; en este grupo se encuentren 209 códigos que
se clasifican como A en movimiento y como C en costo total en inventario, es decir
que son materiales de alta rotación pero su costo total en inventario es bajo. Por
otro lado se deben resaltar los 451 códigos que se encuentran como clasificación C
por movimiento y clasificación A por costo total en inventario, materiales que no
tienen alta rotación pero se están contando hasta 3 veces en el año.
Puede ser relevante para la empresa analizar los materiales con mayor costo en
inventario; sin embargo, la realización de los conteos se debe hacer pensando en
identificar puntos de mejora en la operación (13). Analizar materiales con una alta
rotación podría facilitar la identificación de errores y por lo tanto el mejoramiento
continúo en los procesos del almacén.
La Tabla 11 representa la cantidad de conteos que se realizan en cada clasificación;
se calcula en base a la metodología actual lo cual muestra que de un total de 12,736
conteos, 8,325 son para materiales de bajo movimiento. Realizar estos conteos
tiene un costo para la compañía, y en este caso podemos ver que se está gastando
una porción significativa en materiales que no ayudan significativamente en la
identificación de errores. Si por el contrario se utilizara la clasificación ABC por
39
movimiento para definir los conteos anuales se llegarían a tener 11,410 conteos lo
cual reduce en 10.4 % de la cantidad actual.
Del total de los 6108 materiales con clasificación C por movimiento, 2423 (40%) han
tenido cero movimientos físicos entre Mayo 08 y Marzo 09, por lo que se podría
llegar a considerar la categoría D para materiales que entren en este grupo.
Como se puede observar, existen varias consideraciones que se deben tener en
cuenta al utilizar la herramienta de clasificación ABC para definir el cronograma de
conteos. Ésta puede ser útil para definir el cronograma para cada material; pero si
se consideran los puntos mencionados anteriormente, el tiempo dedicado a los
conteos puede ser utilizado de forma más eficiente. Así se podrían llegar a
establecer propuestas más acertadas de mejoramiento al identificar problemas
internos más fácilmente.
6.2.3 Evaluación de medición de exactitud en inventario
Como se presentó en el planteamiento del problema, existe incertidumbre acerca de
los resultados que muestra este indicador. En un ambiente de trabajo en el que
existen paros de línea frecuentes, además de tiempo dedicado a la búsqueda de
materiales entre otros inconvenientes, los resultados de la exactitud en registro de
inventario (ERI) se presentan en la Tabla 12.
Tabla 12 - Resultados de exactitud en registro de inventarios Noviembre - 2008 a Febrero 2009. Metodología actual.
Periodo ERI
Noviembre 2008 98%
Diciembre 2008 99%
Enero 2009 98%
Febrero 2009 99%
Estos resultados parecen ser sobresalientes, y pueden llegar a cuestionar los
motivos por los que se está realizando el presente trabajo; sin embargo estos
resultados no parecen reflejar la realidad de lo que está sucediendo en la empresa.
Según el autor Piasecki J. en su libro Inventory Accuracy, el proceso de conteos
cíclicos está diseñado principalmente para identificar problemas en los procesos y
corregir las cantidades que se encuentran erradas. En la empresa, se está utilizando
este proceso para calcular el indicador de exactitud, lo cual sesga los resultados.
40
Realizando un seguimiento se identificó que de 100 conteos diarios que se solicitan,
se aceptan en promedio 61, los restantes que se encontraban con diferencia se
sometían a una verificación adicional. Cuando se identificaba por ejemplo que el
material estaba ubicado en un lugar equivocado, se realizaba la corrección
respectiva y luego se procedía a aceptar el conteo. En un principio existía un error,
lo cual debería considerarse un caso de inexactitud, sin embargo al final resultaba
como conteo positivo.
Por otro lado no existe restricción en cuanto a la cantidad de códigos que se deben
analizar mensualmente; si por ejemplo el personal encargado del proceso de
conteos decide analizara todos los materiales que no han tenido movimientos desde
la última vez que se contaron, el resultado probablemente sería de 100% en el mes;
sin embargo, pueden existir otros materiales con problemas de cantidad.
Es de esperar que la persona encargada de calcular el indicador haga lo posible por
mostrar resultados sean positivos, favoreciendo la imagen del área donde está
trabajando. Esto puede desviar la atención sobre la identificación de problemas y
enfocar el proceso en mostrar indicadores sobresalientes.
Como se puede ver, la forma como se calcula el indicador actualmente no muestra
la realidad de la exactitud en inventario. Es una metodología que no permite tomar
decisiones ya que no existe confianza sobre el mismo. El tipo de indicador utilizado
para calcular la exactitud es un factor diferente a la forma como se calcula, es por
esto que se realizó un estudio sobre los tipos de indicadores existentes.
6.2.4 Comparación de indicadores como alternativa para cálculo de exactitud
El ERI calcula los códigos de materiales que entran como acierto sobre un total de
materiales verificados. Los comentarios acerca de esta medida se representan en la
sección de tipos de indicadores en el marco teórico.
Para el análisis de indicadores se utilizarán las opciones presentadas en el marco
teórico. Se realizaron los cálculos respectivos utilizando una base de resultados de
la empresa.
Inicialmente se comparan los indicadores de Exactitud en unidades neta (EUN) y
Exactitud en dólares neta (EDN). Para simplificar las demostraciones en la Figura se
presentarán las fórmulas respectivas para cada uno de estos indicadores.
41
Como se puede observar, EUN y EDN utilizan 4 variables, SUS, SVU, SDS y SVD.
La relación entre SUS y SDS es proporcional, es decir a medida que se aumentan
las unidades en sistema, necesariamente deben aumentar los dólares en sistema,
son sumatorias de cantidades positivas únicamente. Sin embargo las variables SVU
y SVD son sumatorias de cantidades tanto positivas como negativas, por lo tanto si
SVU es positivo, el resultado de SVD puede ser tanto positivo como negativo
dependiendo del costo de las unidades con diferencia.
Los datos utilizados son tomados de conteos reales realizados en el almacén de
materiales. En el caso mencionado la variación (SVU) es positiva con 28,112
unidades lo cual representa que se tienen más unidades de las que reporta el
sistema, sin embargo se tiene una variación (SVD) negativa de - $4,396 dólares.
Con estos resultados el EUN es de 100.35% y el EDN es de 98.817%, lo cual
demuestra que por un lado se tienen más unidades de las esperadas y sin embargo
se tiene menos cantidad monetaria en inventario de la esperada. La Figura 13
muestra la relación entre los dos indicadores utilizando 12 bases de datos diferentes
para la empresa; como se puede observar la proporción de la variable dependiente
que es explicada por la variable independiente es de 0.03 lo cual es un valor bajo.(1)
42
Figura 13 – Relación entre indicador de exactitud en unidades neta e indicador de exactitud en dólares neta. Se utilizan 12 bases de datos de conteos realizados en el almacén de materiales.
El indicador de exactitud en unidades absoluta (EUA) es otra forma de medir la
precisión del inventario, la formula correspondiente se muestra a continuación.
Para que este indicador muestre el mismo resultado que el indicador de exactitud en
unidades neta, la SVU tendría que ser igual a la SAVU, lo cual sólo se presenta en
el caso en el que no exista diferencia de unidades. La demostración se presenta a
continuación:
43
Tabla 13 – Sección de resultados de conteo de 5504 ubicaciones de materiales de envase y empaque.
La exactitud en unidades absoluta es por lo tanto otro indicador que es útil identificar
problemas operacionales al tomar diferencias positivas y negativas como un error,
factor que no se logra identificar con los demás indicadores.
Existe otro grupo de indicadores que toma como base el total de conteos realizados
y no la sumatoria del inventario en unidades o en dólares como los ejemplos
anteriores. De esta manera se identifica el número de errores que se tienen; los
errores pueden calcularse por material4 o por conteo5 y en ambos casos se puede
aplicar una tolerancia de error. A continuación se analizan estas posibilidades.
Se toma como base un conteo de 5504 ubicaciones, información recolectada entre
Enero y Febrero de 2009. Una sección de la información recolectada se ilustra en la
Tabla 13.
Los resultados obtenidos para el cálculo de los indicadores de acierto y error se
presentan en el Figura 14. Se puede observar la relación entre el aumento en
tolerancia y el resultado de la exactitud en inventario.
4 Indica la verificación en cantidad de todas las ubicaciones donde se encuentre el material.
5 Indica la verificación en cantidad de una ubicación de almacenamiento
44
74,3%
91,5%
98,7% 97,4%
50,3%
89,2%
99,2% 99,1%
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
50,0%
60,0%
70,0%
80,0%
90,0%
100,0%
0% 2% 5% Tolerancias Variables (Actuales)
Exacti
tud
Tolerancias
Comparación Indicadores
Por Conteos (Código-Ubicación) Por Códigos
Figura 14 – Exactitud por conteos y por códigos variando tolerancias de aceptación de error.
Actualmente la empresa maneja un solo indicador de exactitud de códigos de
materiales utilizando tolerancias variables. El resultado de 99,1% es sobresaliente,
sin embargo calcular el resultado para varias tolerancias muestra qué tan precisas
son las cantidades; si la pendiente al variar la tolerancia es elevada significa que la
tolerancia tiene un gran impacto en el resultado, si por el contrario la pendiente es
leve, la tolerancia no tendría mayor efecto sobre el resultado, lo cual sería el
resultado óptimo.
Al medir los aciertos por código de material como lo está haciendo la empresa, se
corre el riesgo de considerar acertado un material que a nivel de ubicaciones sí
presenta variación; se presenta un ejemplo en la Tabla 14. El material 03-0067189
está distribuido en 4 ubicaciones diferentes, al realizar el conteo se encuentra una
variación superior a la tolerancia en cada ubicación, es decir que todas las
ubicaciones están erradas. Sin embargo si se mira la totalidad del material, la
variación es aceptada y el código es considerado un acierto. Es evidente que las
diferencias positivas se cancelan con las negativas, generando una diferencia neta
mínima.
45
Código Descripción Material UbicaciónCantidad en
sistema
Cantidad
Contada
Diferencia en
Unidades
Diferencia
aceptada con
Tolerancia 3%
Resultado
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 006-034-04 3,384 4,705 1321 101.52 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 006-035-04 3,320 2,897 -423 99.60 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 008-025-04 3,314 3,646 332 99.42 Error
03-0067189 FR IT'S YOU COL 100ML 008-050-04 4,400 3,420 -980 132.00 Error
Total 14,418 14,668 250 432.54 Acierto
Tabla 14 – Ejemplo de material que presenta diferencias significativas por ubicación y diferencia mínima en total de cantidad.
La conclusión del análisis es que la exactitud en inventarios se puede analizar de
diferentes formas. Cada indicador presentado es útil para identificar algún aspecto
en cuanto a la precisión del inventario. Son indicadores independientes, por lo tanto
si se analiza uno sólo y el resultado es favorable, se puede estar ignorando otro
indicador que muestra resultados desfavorables. Estas consideraciones se tendrán
en cuenta al momento de definir la propuesta de medición en el capítulo 8.
6.3 ANÁLISIS DE FACTORES QUE AFECTAN EXACTITUD EN INVENTARIO
Las diferencias que se presentan en inventario se pueden presentar por diversos
motivos, sin embargo en la organización no hay certeza sobre cuáles factores son
los más influyentes. Por esta razón se tomaron diferentes casos que influyen en la
diferencia de inventario y se realizó un estudio sobre los mismos. Se estudiaron los
ajustes que se han realizado en la historia para cada componente, por otro lado se
analizaron los proveedores en cuanto a las cantidades entregadas; finalmente se
realizó un análisis de Pareto para definir el tipo de movimiento físico que debería ser
estudiado lo cual resultó en procesos de abastecimiento y devolución. A
continuación se muestran los resultados.
6.3.1 Ajustes en cantidad sobre diferencias identificadas
Los ajustes son la operación realizada para depurar el inventario al momento de
encontrar diferencias en cantidad. Es decir, si se realiza un conteo sobre un material
y se encuentran unidades sobrantes, estas deben ser “ingresadas” al sistema para
representar la cantidad real en existencia. Por otro lado si se encuentra faltante de
material, entonces la cantidad debe “salir” del inventario en sistema. Estos ajustes
se denominarán ajustes positivos y negativos respectivamente.
46
Figura 15 – Histograma de ajustes netos históricos para 2452 materiales de envase y empaque. Se toman materiales que hayan tenido ajustes positivos y negativos.
Un mismo material puede tener varios ajustes en la historia. Si se suma el total de
los ajustes y el resultado es positivo, implicaría que lo normal para ese código es
encontrar cantidades sobrantes. Si por el contrario, el resultado es negativo,
significaría que normalmente se tiene faltante. Un último posible resultado es que
tienda a cero, lo cual implicaría que se ha encontrado tanto faltante como sobrante
por las mismas cantidades.
En la empresa, si se suma el total de los ajustes desde Enero de 2005 a Febrero de
2009, para todos los materiales, se tiene un resultado positivo de $247 millones de
pesos. Esto puede considerarse como un ingreso, lo cual podría denominarse
“Otros ingresos por diferencia de inventario” en el Estado de Resultados de la
compañía.
Para definir el resultado neto de los ajustes para cada material, se toman 2452
materiales que han tenido ajustes positivos y ajustes negativos, se agruparon según
el resultado. La Figura 15 muestra el comportamiento que se obtuvo.
El resultado es evidente, más de 860 códigos (35%) resultan entre -$40,000 y
$40,000 pesos; lo cual demuestra que los ajustes positivos realizados se están
47
compensando con los ajustes negativos. La causal de esto puede ser por conteos
que han resultado como diferencia negativa y un tiempo después el conteo resulta
con diferencia positiva lo cual significaría que el material nunca estuvo faltante,
simplemente estuvo perdido.6 Realizando un seguimiento puntual por código de la
fecha en la que se generó el ajuste positivo más representativo y la fecha en que se
generó el ajuste negativo más representativo se identificó que el 79% de los casos
superan los 30 días antes de ser corregidos, en promedio toman entre 7.33 meses
para ajustarse nuevamente teniendo casos máximos de hasta de 4.5 años. Este
tiempo que transcurre mientras la cantidad es corregida es tiempo en que la
cantidad en inventario estuvo errada.
Esto pone en evidencia los problemas operacionales en el almacén de materiales
además se demuestra que se están realizando ajustes en cantidad cuando no es
necesario, lo cual afecta la exactitud del inventario.
6.3.2 Análisis de cantidades de proveedores
Las diferencias generadas en inventario no se presentan únicamente por razones
operacionales. Existe la posibilidad que desde el ingreso de los materiales, se
presenten variaciones, es decir que los proveedores pueden afectar la exactitud que
se tiene dentro de la bodega.
Para analizar este factor, se tomaron los materiales que presentan mayor diferencia
y se identificó el proveedor correspondiente; de esta forma se escogieron los 17
proveedores más representativos. Se realizó el análisis a las verificaciones en
cantidad realizadas entre Enero 2007 y Noviembre 2008. Se tomaron mínimo 30
verificaciones de ingresos de material por proveedor, los resultados se presentan en
la Tabla 15.
6 Los ajustes en cantidad realizados en este caso incluyen verificaciones que han resultado con una diferencia
menor que la tolerancia considera aceptable. Por lo tanto en el proceso de cálculo del indicador el supervisor de
cíclicos no presta atención sobre estas diferencias.
48
Tabla 15 - Resultado de verificaciones en cantidad de ingresos de proveedores. Se calcula la cantidad neta como resultado de todas las verificaciones.
Proveedor
Ajuste neto de
total
verificaciones
Proveedor A 27,796
Proveedor B 18,722
Proveedor C 18,619
Proveedor D 11,794
Proveedor E 7,694
Proveedor Q 7,280
Proveedor F 4,471
Proveedor G 3,519
Proveedor H 2,467
Proveedor I 1,097
Proveedor J 1,086
Proveedor K 518
Proveedor L 208
Proveedor M -34
Proveedor N -112
Proveedor O -283
Proveedor P -12,201
Ajuste total de verificaciones (Unidades) 92,641
Los resultados muestran que en total los proveedores más críticos están entregando
más unidades que las reportadas. Los proveedores pueden estar teniendo
dificultades en conteos de cantidades para despacho, por lo que procuran entregar
más unidades evitando dar faltante. El resultado de esta sección explica las
unidades sobrantes que se identificaron en el numeral 7.1.2 de ajustes en cantidad.
El hecho de tener unidades sobrantes en inventario es un factor que puede no ser
de mayor impacto para la empresa ya que está recibiendo unidades que no se
cobraron, sin embargo el presente proyecto se enfoca en definir una propuesta para
asegurar que la cantidad que se reporta en sistema sea igual a la cantidad física,
por lo tanto el hecho de tener cantidades sobrantes se considera un error en
exactitud.
Los indicadores presentados en el numeral 7.2.4 también se pueden aplicar para
medir la exactitud de los proveedores. En la Tabla 16 se presenta la exactitud por
conteos utilizando una tolerancia de 2% para cada proveedor. Se identifica que
algunas cantidades se entregan con unidades faltantes y otras con unidades
49
sobrantes por lo tanto el impacto sobre los problemas que causa la inexactitud en
inventario sí se puede ver influenciada por la cantidad entregada por los
proveedores.
Tabla 16 - Resultado de verificaciones en cantidad de ingresos de proveedores. Se calcula el porcentaje de cantidades entregadas con faltante y sobrante.
Proveedor Verificaciones con
Faltante Verificaciones con sobrante
Total verificaciones
Proveedor C 61 32% 41 22% 188
Proveedor F 31 16% 7 4% 172
Proveedor Q 31 16% 7 4% 122
Proveedor D 25 13% 21 11% 87
Proveedor B 24 13% 19 10% 96
Proveedor E 24 13% 27 14% 99
Proveedor H 19 10% 8 4% 53
Proveedor P 18 10% 11 6% 113
Proveedor J 13 7% 3 2% 49
Proveedor G 11 6% 1 1% 63
Proveedor L 9 5% 1 1% 45
Proveedor I 8 4% 1 1% 79
Proveedor A 8 4% 13 7% 76
Proveedor M 3 2% 0 0% 30
Proveedor K 3 2% 0 0% 31
Proveedor N 2 1% 0 0% 60
Proveedor O 2 1% 0 0% 31
Actualmente la empresa realiza las verificaciones de la cantidad entregada por los
proveedores para identificar la cantidad real que se recibe y de esta forma hacer el
ajuste correspondiente antes de ingresar las unidades al inventario. Sin embargo se
debe realizar un seguimiento y presentar los resultados a los proveedores críticos.
Se recomienda a la empresa que se realice un seguimiento continuo a esto para
evitar ingresos de cantidades erradas al almacén.
6.3.3 Evaluación de procesos internos
En este capítulo se procede a evaluar los procedimientos relevantes, identificando el
aporte a la inexactitud actual. Cabe resaltar que la exactitud en inventarios no es la
prioridad en cada proceso; la productividad por ejemplo es un factor más relevante.
Es por esto que se tienen en cuenta estas variables al momento de evaluar las
operaciones.
50
6.3.3.1 Selección de procesos a evaluar
Se utiliza la herramienta de Pareto (Figura 16) para establecer los procesos más
apropiados a ser evaluados. Se toman los movimientos físicos que pueden sufrir los
materiales, luego se calcula el total para cada código de material desde Mayo de
2008 a Marzo de 2009. Al resumir la información, 67% de los movimientos implican
el abastecimiento a planta de producción y 27% la devolución de los materiales. Es
por esto que se enfoca el análisis sobre estos dos procesos.
Figura 16 - Herramienta de Pareto utilizada para definir los movimientos físicos de mayor impacto dentro del almacén de materiales
6.3.3.2 Análisis proceso de abastecimiento a planta de producción
Este proceso se describe en el numeral 7.1.3 y se puede ver el detalle de la
operación si se observan los diagramas de flujo y recorrido que se pueden encontrar
en los Anexos 11.4 y 11.5 respectivamente. Con la elaboración de dichas
herramientas se lograron identificar situaciones críticas donde se realizó mayor
enfoque. Los resultados fueron los siguientes.
51
6.3.3.2.1 Descargue y fraccionamiento de materiales
Esta operación comprende las primeras 8 actividades del Anexo 11.5. Son procesos
que se realizan para todos los componentes, incluso para componentes de tamaño
reducido o para órdenes de cantidades pequeñas. Existe sólo un caso en el que no
se necesita descargar los materiales con ayuda de un montacargas y es la situación
en la que los componentes se encuentran en el primer nivel de las estanterías. Se
realiza una comparación entre las dos situaciones para el alistamiento de 1300 de
aplicadores; los resultados fueron los siguientes:
Tabla 17 - Comparación de proceso de alistamiento de 1300 unidades de aplicadores para diferentes niveles de almacenamiento.
7
Ubicación en nivel 1
Ubicación en nivel 4
Unidad de medida
Distancia total recorrida 43 81 metros
Demora material 0 8 minutos
Fraccionamiento de material 7 6.4 minutos
Tiempo para regresar material a ubicación
1.2 37 minutos
Costo estimado para alistamiento de 10 fraccionamientos equivalentes
8,320 31,500 pesos
Como se puede observar, alistar un material que se encuentra en el primer nivel es
más económico. Dentro de las ventajas adicionales que se identifican para el caso
en que el material se encuentra en el primer nivel, se enlistan las siguientes:
El funcionario de fraccionamiento tiene acceso directo a la ubicación y no
debe esperar a que un montacargas baje la estiba con las unidades.
El funcionario puede tomar la cantidad necesaria y ubicar el saldo de nuevo
en la ubicación original del material. En ubicaciones superiores el funcionario
debe dejar el sobrante sobre una estiba en espera de ser recogido por un
montacargas.
7 Información recopilada el día 10 de septiembre 2008.
52
El acceso a la báscula es cercano a la ubicación, lo cual facilita el conteo en
caso de que se solicite material adicional para una orden de producción.8
Las observaciones resaltadas facilitan el control de los materiales y se espera que
este factor aporte de forma favorable en la exactitud en registro de inventarios.
Según la investigación realizada, presentada en el marco teórico, un sistema de
almacenamiento que permitiría el acceso a los materiales sin depender de los
montacargas es el mezzanine. Este tipo de estantería le daría acceso a los
materiales de manera más directa sin necesidad de descargar una estiba completa
para tomar pocas unidades. Cabe resaltar que es indispensable ubicar materiales
de poca rotación en los niveles superiores y los de mayor rotación en niveles
inferiores del mezzanine logrando evitar el impacto sobre la productividad.
6.3.3.2.2 Análisis descartonado de frasco de vidrio
El proceso de descartonado fue elegido como punto crítico por los siguientes
motivos:
Los faltantes de proveedor y los rechazos presentados durante el proceso no
se tienen en cuenta para la conciliación de la orden.
El personal responsable de la operación no está controlado, no se tiene
certeza sobre su nivel de trabajo.
Los defectos en cuanto a la calidad del material de envase no se reportan
oportunamente.
Con el fin de representar el estado de la operación en el momento actual, se solicitó
el diligenciamiento del formato que se encuentra en el Anexo 11.1. Los resultados
fueron los siguientes:
Por orden de producción pueden rechazarse hasta 60 unidades. El promedio
es de 3 frascos por orden de producción.
Se trabajan en promedio 2403 unidades de frasco por hora hombre.
8 Los adicionales de materiales son una tarea continua a lo largo del turno de trabajo.
53
Figura 18 – Material identificado con dos diferentes cantidades. No hay seguridad sobre la cantidad real.
En el turno de la mañana se pierden en promedio 1.1 horas de trabajo
debido a la falta de recipientes plásticos. Al tener 3 personas en el turno 1,
esto se convierte en 3.3 horas hombre diarias, tiempo en el cual se podrían
descartonar entre 7920 y 9900 unidades dependiendo del frasco.
6.3.3.3 Análisis de devoluciones de materiales
Se han identificado diferentes inconvenientes según el diseño de las operaciones en
el proceso de devolución de materiales, se presentan a continuación:
1. Los materiales que se han devuelto por sistema demoran hasta 15 días en
ser regresados físicamente al almacén. Estos componentes permanecen
ubicados cercanos a las líneas de producción (Demora N° 1 en diagrama de
recorrido – Anexo 11.8), por lo tanto los operarios de producción toman este
material para fabricar una orden posterior lo cual afecta el inventario.9
2. Las condiciones en las que se entrega el material no es adecuado y puede
afectar la calidad del producto. La forma como se identifican los
componentes no es adecuada, las Figuras 17 y 18 muestran los casos
presentados.
Figura 17 - Material con bolsa abierta, facilita la pérdida del rótulo de identificación causando confusión al momento de generar devolución.
9 El material que se ha regresado al inventario lógicamente no debe ser tomado para otra orden de producción ya
que el sistema indica que estas unidades están en el almacén y no asignadas para producción.
54
3. Durante la fabricación, los materiales de envase y empaque se utilizan en el
sector de envasado y en el sector de acondicionamiento, zonas divididas por
conceptos de contaminación sobre el producto. Por esta razón los materiales
que pertenecen a una misma orden de producción toman caminos diferentes.
La operación de devolución lógica (Operación 5 en Anexo 11.8), se realiza
en el sector de acondicionamiento y por esta razón el digitador encargado
sólo puede verificar físicamente los componentes del sector donde está
ubicado. Al momento en que se unen los componentes de una misma orden
de producción (Inspección-operación 11 en Anexo 11.8), el funcionario
encargado identifica diferencias entre las unidades devueltas lógicamente y
las devueltas de forma física.
4. En la operación 10 se asigna una ubicación al material de devolución, para
realizarla es necesario desplazarse hasta 115 metros con el fin de trabajar
con una impresora.
6.3.3.4 Análisis conciliación de órdenes de producción
Como se describió en el numeral 7.1.4 el proceso de conciliación de una orden de
producción consiste en identificar el número de unidades que se utilizaron en
fabricación. Esto se determina sumando la cantidad utilizada en producto terminado,
los rechazos y las muestras; el material restante debe regresar a la bodega y por lo
tanto no se tiene en cuenta. Para asegurar que el movimiento de ingreso y
devolución de materiales a planta de producción es correcto se debe cumplir la
siguiente ecuación:
(A)10
Es decir que todos los materiales que ingresaron a planta de producción, pueden
tomar alguno de los cuatro destinos presentados en la ecuación (A). Un ejemplo del
escenario ideal en que todos los movimientos físicos coinciden con los movimientos
lógicos durante el abastecimiento y devolución de un material es el siguiente:
10 No existen componentes que se utilicen más de una vez en un mismo producto
55
Tabla 18 - Caso ideal de abastecimiento y devolución de inventario, donde no se genera diferencia en exactitud. Las cantidades se muestran en unidades.
Inventario previo a fraccionamiento 750
Abastecimiento inicial 200
Abastecimiento adicionales 30
Total abastecido 230
Inventario posterior a abastecimiento 520
Producto Terminado 160
Rechazos 20
Muestras 10
Devolución 40
Total destinos posibles 230
Inventario posterior a devolución 560
Como se puede ver, inicialmente se tenían 750 unidades en inventario de las que se
fraccionaron en total 230 unidades. La cantidad utilizada en producción fue de 190
unidades, dejando 40 para devolución. El total en inventario posterior a esta
devolución es de 560 unidades. El cálculo de una conciliación de materiales tiene un
tiempo estimado de 15.3 minutos por orden de producción donde un abastecedor de
materiales realiza este procedimiento 6 veces diarias en promedio. Se requieren por
lo tanto 1.53 minutos para el sólo calculo, reduciendo la atención sobre los
materiales físicamente.
Para identificar si existe alguna diferencia en este procedimiento, el abastecedor de
las líneas de producción realiza el cálculo de la devolución teórica y lo compara con
la devolución física. La devolución teórica se calcula tomando las unidades totales
abastecidas que se muestran en sistema y restando la cantidad de producto
terminado, rechazos y muestras. La devolución física es el total de unidades que se
recibieron por parte de la línea de producción. Al restar la devolución física de la
devolución teórica, el resultado puede ser cero (correcto), negativo (existe faltante
de material) o positivo (existe sobrante de material. Se realizó un seguimiento a 230
órdenes de producción dentro de las cuales se movilizaron más de 1198 materiales;
se tomaron los resultados de la comparación entre devolución física y devolución
teórica, el resultado se muestra en la Tabla 19.
56
Tabla 19 - Resultados de comparación entre devolución física y devolución teórica para 1198 materiales utilizados en producción. No se tiene en cuenta porcentaje de tolerancia.
Resultado Cantidad de códigos Porcentaje
Diferencia positiva 633 53%
Diferencia negativa 325 27%
Sin diferencia 240 20%
Como se puede observar se presentan diferencias tanto positivas como negativas,
siendo más representativas las diferencias positivas. Existen diversas justificaciones
para que se presenten este tipo de variaciones las cuales se desglosan a
continuación. En cada ejemplo presentado se asume que el resto de factores esta
correcto.
Tabla 20 - Identificación de motivos que generan diferencia entre devolución física y devolución teórica.
IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS QUE GENERAN DIFERENCIA ENTRE DEVOLUCIÓN FÍSICA Y DEVOLUCIÓN TEÓRICA
DIFERENCIA POSITIVA
Motivo Descripción Responsable
1 Error en conteo de devolución física se reportan más unidades de las que realmente existen.
Personal de línea de producción
2 Cantidad fraccionada errada, se abastecen más unidades físicas de las reportadas.
Fraccionadores de almacén de materiales
3 Se reportaron más rechazos de los que realmente ocurrieron.
Personal de línea de producción
4 Producto terminado mal contado, se reportan más unidades de las realmente fabricadas.
Operario de abastecimiento a bodega de producto terminado.
5 Muestras reportadas superiores a las reales. Operario abastecedor de línea de materiales
6
Material no devuelto físicamente en su totalidad en órdenes de fechas anteriores (Se utiliza para fabricar órdenes similares). En última orden las unidades sí se regresan en su totalidad generando sobrante de unidades devueltas.
Supervisor de línea – personal de línea
7 Proveedor entrega más unidades a las reportadas.
Proveedor
57
DIFERENCIA NEGATIVA
1 Error en conteo de devolución física se reportan menos unidades de las que realmente existen.
Personal de línea de producción
2 Cantidad fraccionada errada, se abastecieron menos unidades físicas de las reportadas.
Fraccionadores de almacén de materiales
3 Se reportaron menos rechazos de los que realmente ocurrieron.
Personal de línea de producción
4 Producto terminado mal contado, se reportan menos unidades de las realmente fabricadas.
Operario de abastecimiento a bodega de producto terminado.
5 Muestras reportadas inferiores a las reales. Operario abastecedor de línea de materiales
6 Proveedor entrega menos unidades a las reportadas.
Proveedor
Con el fin de definir cuál de estos factores impacta en mayor proporción a la
exactitud en inventario se tuvieron en cuenta los siguientes criterios para establecer
el punto de estudio.
1. Las cantidades de muestra son inferiores o iguales a 10 unidades por lo
tanto la posibilidad de un error en la cantidad de éstas no se considera una
opción crítica para la exactitud.
2. Los proveedores ya han sido analizados y presentan cierta diferencia, sin
embargo las diferencias que presentan los proveedores frente a lo entregado
no superan el 12% en el 98% de los conteos realizados. Las diferencias
identificadas en esta sección superan el 30% en más del 40% de los casos
analizados, por lo tanto se descarta que los proveedores sean la principal
causa de estas diferencias.
3. Los productos terminados son en su mayoría de gran tamaño además cada
caja de embalaje sólo recibe una cantidad precisa de unidades por lo tanto el
conteo de este punto se considera acertado en su mayor proporción.
Se analizan por lo tanto dos puntos, uno de estos es la verificación de cantidades
entregadas por parte del personal de líneas de producción. Para lograr definir si en
esta actividad existía cierto nivel de diferencia se diseño un programa en Excel
utilizando herramientas de programación, lo cual facilitaba el diligenciamiento de la
58
información. Una imagen del programa se presenta en el Anexo 11.14. Los
resultados obtenidos luego de 89 códigos de material contados se presentan en la
Tabla 21.
Tabla 21 - Exactitud para 89 verificaciones de cantidades devueltas por personal de líneas utilizando diferentes tipos de indicadores. Se aplica tolerancia de según tipo de material.
Tipo de indicador Resultado
Exactitud en conteos realizados 80.1%
Exactitud en unidades neta 100.24%
Exactitud en unidades absoluta 97.12%
El resultado anterior demuestra que el conteo por parte del personal de las líneas de
producción no es acertado, 80,1% en exactitud de conteos realizados implica que
19% de los conteos resultaron en error lo cual afecta la exactitud en inventario del
almacén de materiales.
Por otro lado se realizó seguimiento puntual a la tapa código 03-0041591 y descripción
TA ESM ESMALTE x 10 ml. Este material se utiliza en varios tipos de productos
terminados y se identificaron casos como el que se presenta en la Tabla 22.
Tabla 22 - Seguimiento a material utilizado en diferentes productos terminados identificando diferencias entre devoluciones físicas y devoluciones teóricas.
Orden de producció
n
Cantidad abastecida
Producto terminad
o Rechazo
Muestras
Devolución física
Devolución teórica
Diferencia
12168048 1,420 1,358 10 3 0 49 - 49
12167971 1,700 1,560 15 4 0 140 - 140
12168087 1,462 1,289 22 3 40 173 - 133
12168093 1,510 1,380 12 2 443 130 313
483 492 - 9
Como se puede observar, en las primeras tres órdenes de producción se presentan
cantidades faltantes de devolución y en la cuarta orden se presenta un sobrante
significativo. En esta última orden de producción se entregaron 1510 unidades y
según el destino que pueden tomar las unidades (Producto terminado, rechazo,
muestras ó devolución), se tienen 1827 unidades lo cual no es posible. Esto
demuestra que el personal de la planta de producción no está devolviendo las
unidades sobrantes utilizándolas para órdenes posteriores; en la última orden de
59
producción hacen efectiva la entrega ya que no se requiere el material. La situación
presentada afecta el control y la exactitud de los inventarios.
El análisis sobre la exactitud en cantidades entregadas por parte del almacén de
materiales no se realiza por motivos de restricción de tiempo sin embargo es
recomendable realizar un enfoque en esta operación ya que también puede ser un
factor determinante.
6.3.4 Análisis global de factores que afectan exactitud en inventario
En el proceso de investigación en esta capitulo se identificaron algunos de los
motivos por los que se presenta diferencia en inventario. Al utilizar la herramienta de
Pareto se logró mayor concentración en los procesos con mayor probabilidad de
generar diferencias en inventario. Para calcular el aporte de cada factor a la
inexactitud en inventario se establecieron los siguientes parámetros.11
1. El volumen en unidades de diferencia generada es el de mayor criticidad ya
que impacta de manera negativa en el nivel de servicio ofrecido a la planta
de producción. (70%)
a. Los casos de material faltante se consideran más perjudiciales que
los casos de material sobrante (50% - 20%). El motivo de esto es que
las situaciones de material faltante pueden generar un paro de línea
mientras el caso de sobrante tiene efectos menos críticos.
2. El restante 30%, se aplica al nivel de inexactitud del factor en cuanto al
número de casos errados identificados frente al número de casos
analizados.
11 Los porcentajes se definieron en conjunto con Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes. Abril 17 2009.
60
Tabla 23 - Matriz de priorización para establecer el impacto de cada factor a la diferencia en inventario
30% 20% 50%
Casos
analizadosCasos errados
Inexactitud de
factor
Promedio error
positivo (und)
Promedio error
negativo (und)
Aporte a
inexactitud
Diferencias en proceso de
abastecimiento y
devoluciones
1198 582 49% 16800 -11250 1.92
Ajustes errados en porcesos
de conteos cíclicos5258 865 16% 1810 -1790 0.32
Cantidades erradas
entregadas por proveedor1825 164 9% 1164 -1025 0.18
Impacto sobre inexactitud
Como se puede ver, los casos estudiados que tienen mayor impacto en la
inexactitud actual son los procesos de abastecimiento-devolución y los ajustes
errados presentados en los conteos cíclicos. Los problemas presentados en el
proceso de abastecimiento y devoluciones se identificaron a través de un estudio
sobre las conciliaciones de órdenes de producción de lo cual se encontraron
problemas como:
a. Rechazos en descartonado no reportados.
b. Cantidades erradas entregadas por personal de línea erradas.
c. Uso de materiales en órdenes no correspondientes.
d. Posibilidad de error en cálculo de conciliación ya que es un proceso manual.
En el capítulo siguiente se realizará una evaluación de las alternativas para definir
las acciones más apropiadas para mejorar la exactitud en inventario.
61
7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO
Con la investigación realizada sobre la exactitud en registro de inventarios y el
análisis directo sobre los factores que afectan directamente en la empresa se
procede a definir las alternativas de solución más apropiadas para mejorar la
situación de inexactitud. Una sección está destinada a definir la metodología más
apropiada de medición; por otro lado se presentan propuestas que pretenden
reducir los problemas por inexactitud en inventario.
7.1 EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA CÁLCULO DE INDICADOR
En el marco teórico se identificaron las condiciones que se deben cumplir para
considerar adecuada la forma como se miden los procesos. La metodología utilizada
actualmente por la empresa sólo cumple parcialmente con uno de los
requerimientos el cual consiste en controlar los procesos dentro del almacén; sin
embargo el indicador no es un incentivo para el mejoramiento continuo y no sirve
como documentación de las mejoras implementadas. Por otro lado el indicador
utilizado no refleja todos los aspectos sobre la exactitud en inventario, sólo se está
reportando una cantidad de códigos acertados, lo cual no es información suficiente
para tomar decisiones.
Si se realiza una auditoría periódica por parte del área de Contraloría de
Operaciones se logran eliminar los problemas de realizar la medición con el proceso
de conteos cíclicos. La propuesta por lo tanto consiste en tomar una muestra según
la clasificación ABC por movimiento. Se decide utilizar esta clasificación porque
tendría relación directa con las mejoras implementadas a nivel operacional,
identificando si los cambios resultaron efectivos.
Al exponer esta propuesta al área de Contraloría de Operaciones y a la Jefatura del
Almacén, se estableció que una auditoría de este tipo debería realizarse en una
semana de trabajo, sin detener las operaciones del almacén. Teniendo este
parámetro establecido, se estableció el porcentaje de muestra para cada una de las
clasificaciones como se muestra en la Tabla 24.
62
Tabla 24 - Porcentajes de muestra para auditoría de exactitud en inventario
ABC por movimientos
Cantidad de códigos en inventario
Muestra aleatoria para auditoría
Cantidad Auditada
A 893 30% 268
B 1307 10% 131
C 6108 3% 183
Total 582
Ubicaciones 1,338
Tiempo conteo (5 personas) 4.75 días
Se establece mayor enfoque hacia los materiales con clasificación A y menor
enfoque para los de clasificación B y C, sin embargo como se observa en la Tabla
24, esto no tiene mayor impacto en la cantidad de códigos auditados. En total se
tendrían 582 códigos verificados, lo cual representa aproximadamente 1338
ubicaciones del almacén; trabajando a 8.5 minutos por ubicación con un equipo de 5
personas se requieren 4.75 días de trabajo. Se propone realizar esto cada 3 meses
para lograr un seguimiento oportuno.
Cabe resaltar que al utilizar esta auditoría no se cumple la totalidad de condiciones
que debe tener un proceso de medición. El tipo de indicador utilizado también es
relevante; en el estudio realizado se identificó que un solo indicador no permite
visualizar todos los aspectos de la exactitud en inventario; al utilizar varios
indicadores se puede obtener un resultado más amplio. Es por esto que se propone
utilizar exactitud en unidades neta, exactitud absoluta en unidades, exactitud en
dólares neta y exactitud por conteos variando las tolerancias de aceptación de error.
Para definir un único indicador general, se establecieron porcentajes de importancia
para algunos de los indicadores, lo cual se definió en conjunto con la Jefatura del
Almacén. La Figura 19 presenta un ejemplo de la forma como se propone presentar
los resultados de la exactitud en inventario.
63
Figura 19 - Reporte de exactitud en inventario propuesto. Los resultados son un ejemplo de cifras para representar un posible escenario. Las ponderaciones y los indicadores a tener en cuenta se discutieron con Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes.
Fecha : Abril 17 2009
Total ubicaciones auditadas
Total piezas contadas
Total dólares contados
Totales Porcentajes de exactitud
Exactitud en unidades en inventario
Diferencia Neta en unidades
Diferencia absoluta en unidades
Exactitud en dólares
Diferencia neta en dólares
Exactitud por conteos
Errores con 0% de Tolerancia
Errores con 1% de Tolerancia
BALANCE TOTAL
Ponderación
50%
20%
30%
Exactitud en dólares neta
Exactitud absoluta en unidades
Conteos acertados con 1% de tolerancia
Exactitud total en inventarios
100.23%
96.23%
82%
93.9%
125,230
$8,230
342,020
295
241
94
54
56
100,68%
98.23%
100.23%
78%
82%
93%
96%
95.8%
1338
18,324,430
$3'435.987
Errores con 2% de Tolerancia
Errores con 5% de Tolerancia
Errores con tolerancias variables
actuales
64
7.2 EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA PARA REDUCIR INEXACTITUD EN INVENTARIOS
Las alternativas propuestas se presentan en la Tabla 25, se utilizaron los criterios de
impacto en productividad, mayor control en inventarios esperado y minimización de
la inversión. Una vez definidas las propuestas, se describen de forma detallada para
aclarar los beneficios que se esperan del cambio.
Tabla 25- Matriz de priorización para definir alternativas de solución apropiadas para mejoramiento de exactitud en inventarios.
Impacto en
productividad
esperada
Mayor control en
inventarios esperado
Minimización de
inversión requerida
estimada
Alternativa de solución 10% 50% 40% Resultado
1Incluir formato de registro de rechazos de frasco de vidrio en proceso de
descartonado0 1 5 2.5
2 Uso de cajas plásticas para eliminación de proceso de descartonado 2 2 2 2
3Unificación de operaciones 1 a 9 en proceso de abastecimiento de
materiales por medio de utilización de mezzanines .3 4 1 2.7
4
Incluir formato para seguimiento total de materiales desde bodega de
almacenamiento hasta planta de producción separados por zona
(abastecimiento y envasado)
0 4 5 4
5Incluir aplicativo en SAP para realización de cálculos de conciliación de
materiales por orden de producción.2 4 4 3.8
6Cambio de hoja de conteo y capacitación de personal encargado de
procesos de conteo para evitar reprocesos.0 3 3 2.7
7Incluir impresora en cuarto de devoluciones para reducir
desplazamientos y facilitar verificación de información en sistema.1 1 3 1.8
8Unificar operaciones 5,9,10 y 11 de proceso de devolución de materiales
en esclusa entre zona de envasado y zona de acondicionamiento.2 4 4 3.8
9Cambiar metodología de capacitación y realizar capacitación general a
personal de bodega y abastecimiento.1 3 2 2.4
10Informar y demostrar resultados de inexactitud a proveedores que
entreguen cantidades faltantes.0 2 5 3
11 Utilizar cronograma de conteo con clasificación ABC por movimientos 0 4 5 4
12 Incluir límite de tolerancia monetario para aceptación de diferencia 0 3 5 3.5
Criterios y factor de ponderación
Según los resultados, se presentan a continuación las acciones propuestas:
65
7.2.1 Propuestas para reducción de diferencias en proceso de abastecimiento y devolución
El estudio realizado sobre los procesos identificó que el proceso de abastecimiento
y devoluciones genera el mayor impacto en las diferencias en inventario; según esta
conclusión se procede a describir las propuestas que pretenden reducir las
diferencias en dichas operaciones.
7.2.1.1 Propuesta N° 1 – Rediseño de proceso de devolución de materiales
unificando actividades 5 a 11
La propuesta se centra en ubicar un punto de digitación con impresora en cada una
de las esclusas entre la zona de acondicionamiento y la zona de envasado. Para
mayor claridad se desarrollan los diagramas de operaciones y recorrido propuestos
en los Anexos 11.16 y 11.17. Los cambios relacionados son los siguientes:
• Realizar de operaciones de conteo, inspección, identificación y encartonado
por un único responsable. Actualmente existen 62 responsables posibles
para realizar conteo.
• Los materiales de envasado llegan al mismo punto junto con los materiales
de acondicionamiento logrando unificar la totalidad de los componentes para
una misma orden. Esto facilita el control y asegura que se realice la
devolución completa de los componentes en forma física.
• Realizar devoluciones al momento de finalizar orden de producción logrando
simultaneidad en movimientos lógicos y físicos.
• Se realiza la conciliación de la orden después de verificar que los
componentes estén completos. Se evita pérdida de información actual entre
envasado y acondicionamiento.
• Se facilita un fraccionamiento futuro de los componentes evitando nuevos
problemas en orden de producción posteriores.
• Por medio de la unificación de operaciones se centra la operación de
devolución en un solo punto evitando desplazamientos innecesarios y
aumentando el flujo de componentes hacia almacén de materiales.
66
7.2.1.2 Propuesta N° 1 – Incluir formato para seguimiento de órdenes de
producción
Actualmente existen 4 documentos que acompañan cada orden de producción, un
identificador de línea utilizado para indicar en qué punto de la planta de producción
se debe abastecer el material (Anexo 11.12); una orden de transporte que indica la
ubicación en bodega de donde se debe fraccionar el material (Anexo 11.10); un
adhesivo con el código de cada material con el fin de identificar cada componente
de forma independiente y un formulario de orden de producción (Anexo 11.12)
donde se realiza la conciliación de la orden de producción. Se identifica que la orden
de transporte es el único documento que informa sobre la cantidad abastecida y el
número de unidades desde el almacén de materiales; sin embargo desde este punto
hasta la entrega y la devolución de los materiales existen varios eslabones donde se
puede generar diferencia.
Con el fin de lograr mayor trazabilidad se presenta el Anexo 11.13 donde se puede
hacer un seguimiento completo de la totalidad de materiales en cada orden de
producción. Teniendo en cuenta los criterios para documentos identificados en el
marco teórico, se diseña el formato para mayor practicidad y fomento de la exactitud
en los registros.
A partir de este documento se facilita la conciliación de los materiales y se pueden
corregir las diferencias oportunamente. También es más sencillo identificar los
responsables de cada movimiento. A Febrero de 2009 se han realizado pruebas de
este formato, generado nuevas opciones de diseño propuestas por el personal.
7.2.1.3 Propuesta N° 3 – Desarrollo en SAP para conciliación y devolución de
materiales
Según la evaluación realizada sobre la conciliación de materiales, un abastecedor
tarda en promedio 1.53 horas diarias a este proceso. El personal es presionado para
terminar cada conciliación oportunamente con el fin de dar por cerrada la orden de
producción y evitar aumentar los costos de fábrica. Este último factor aumenta la
posibilidad de error; además, el tiempo de conciliación puede ser utilizado para
controlar la cantidad de rechazos y realizar conteos sobre los materiales sobrantes.
67
Con el fin de facilitar esta operación y otorgar mayor control sobre los materiales en
la planta se propone el desarrollo en SAP de un programa que realice el cálculo y la
devolución respectiva. El razonamiento lógico del aplicativo se presenta en la Figura
20 (Las funciones en color rojo indican variables ingresadas por el funcionario, las
funciones en color azul indican operaciones del aplicativo):
Figura 20 - Razonamiento lógico diseñado para ser implementado en sistema SAP
Finalización orden de producción
Se ingresa cantidad de devolución física de los materiales DF
Se ingresa cantidad de rechazos R
Se ingresa cantidad de muestras M
Calcula devolución teórica
Cantidad abastecida de materia X
Cantidad de producto terminado fabricado P
X – P – R – M = DT
Calcula diferencia entre devolución física y devolución teórica
DF – DT = A
Si A = 0
Realice movimiento de devolución por la cantidad DF
Si A > 0
Busque código en listado de faltantes por devolución
Si código se encuentra en listado
Tome la cantidad faltante de material en listado CF
Si DT > CF
Realice devolución por cantidad (DT-CF)
Si DT < CF
Realice devolución por cantidad DT
Si sobrante no se encuentra en listado
Realice devolución por cantidad DT y agregue diferencia a listado de sobrantes por devolución
Si A < 0
Busque código en listado de sobrantes por devolución
Si código se encuentra en listado
Tome la cantidad faltante de material en listado CS
Si DF > CS
68
Realice devolución por cantidad (DF-CS)
Si DF < CS
Realice devolución por cantidad DF
Si sobrante no se encuentra en listado
Realice devolución por cantidad DT y agregue diferencia a listado de sobrantes por devolución
Si Absoluto (A) > 200
Envíe correo automático para solicitar conteo de material en almacén de materiales
Esta herramienta no tiene ningún costo directo para la compañía ya que existe el
área de desarrollo SAP responsable por la construcción de aplicativos como el
anterior. Con ayuda de la lógica de la herramienta presentada anteriormente, se
espera mayor control sobre las cantidades y se evitan los errores manuales al
momento de conciliar las órdenes de producción.
69
7.2.2 Propuestas relacionadas a proceso de ajustes en conteos cíclicos
Cabe resaltar que la propuesta presentada en el numeral 8.1, la cual consiste en
realizar la medición de la exactitud en inventario por medio de una auditoría y no por
medio de los conteos cíclicos tiene un impacto directo en los ajustes que se realizan
sobre los materiales. Sin embargo, se presentan las siguientes propuestas que
pretenden reducir los problemas en los ajustes errados.
7.2.2.1 Propuesta N° 4 - Utilizar cronograma de conteo a partir de clasificación
ABC por movimientos
Utilizando la clasificación ABC por movimientos se logra enfocar el proceso de
conteos cíclicos a casos en que existe mayor posibilidad de error; de esta forma se
pueden identificar problemas con mayor facilidad y por lo tanto se pueden realizar
acciones correctivas con mayor fundamento en casos futuros.
Por otro lado se reduce la cantidad de conteos anuales lo cual reduce los costos del
proceso. Actualmente se solicitan 100 materiales para verificación en cantidad; cada
código de material tiene en promedio 2.3 ubicaciones por lo tanto se deben verificar
230 ubicaciones en promedio al día. Según información otorgada por la jefatura del
almacén de materiales, contar una ubicación requiere de 8.5 minutos. Por otro lado
la empresa paga $2,958 pesos la hora, lo cual demuestra que se están gastando en
promedio $ 2’313,156 mensuales. Al utilizar la clasificación ABC por movimientos, la
reducción en cantidad de conteos es de 10.4%, por lo tanto se espera que se
reduzcan los costos en $240,568 mensualmente.
Los conteos anuales requeridos para cada clasificación ABC de los materiales se
presentan en la Tabla 26:
Tabla 26 - Conteos anuales según clasificación ABC por movimientos físicos.
Clasificación por movimiento
Cantidad de códigos
Conteos anuales
A 893 2679
B 1307 2614
C 6108 6108
Total 8308 11401
70
7.2.2.2 Propuesta N°5 - Utilizar tolerancia como límite al momento de definir
acierto y error en conteo de materiales
Para definir un valor sobre el inventario, se procede a realizó una relación entre el
valor y la pérdida total de inventario. Actualmente, si se aplica la tolerancia de
diferencia correspondiente en cada material, se considera aceptable la pérdida de
$1,244 millones pesos lo cual es en total el 2.1% de los $58,729 millones de pesos
que se tienen en inventario. Si se establece la relación entre el límite máximo
monetario por material y la pérdida total aceptada según la tolerancia en cantidad, el
resultado se muestra en la Figura 21.
Figura 21 - Relación entre el límite monetario y la pérdida total generada sobre el inventario de materiales de envase y empaque
Según Andrés Ardila, Analista de inventarios en Contraloría de Operaciones, un
valor aceptable de pérdida por motivos de exactitud en inventario es de 1.0%; para
tomar como máximo esta pérdida, se debe limitar la diferencia a $240,000 pesos por
material.
Considerando este criterio, se tiene una medida más apropiada que sólo el factor de
tolerancia por porcentaje en cantidad. Se espera que este factor favorezca el control
sobre las cantidades en inventario, ya que se genera mayor responsabilidad sobre
71
materiales de mayor valor. Para facilitar el cálculo de la tolerancia permitida, se
desarrolla aplicativo en Excel que calcula la cantidad límite según la cantidad en
inventario y la tolerancia correspondiente. El aplicativo se utilizaría en el proceso de
conteos cíclicos, la herramienta se presenta en la Figura 22.
Figura 22 - Imagen de aplicativo en Excel para calculo de tolerancia por material.
Cabe resaltar que los ajustes errados en los conteos cíclicos están afectados por el
personal que realiza los conteos, se recomienda realizar una capacitación al
personal responsable de los conteos y los ajustes con el fin de no generar mayores
problemas de inexactitud.
72
7.3 EVALUACIÓN FINANCIERA DE LA PROPUESTA
Para realizar la evaluación financiera correspondiente a las propuestas, se realizó
una identificación del impacto de la inexactitud en inventario. De esta forma se
definen los factores en que espera la reducción de costos, comparándolos con la
inversión requerida de las propuestas.
7.3.1 Evaluación de impacto de inexactitud en inventario
Se analizaron las interrupciones en producción causadas por diferencias en
inventario, las destrucciones por sobrante de inventario obsoleto y los costos por
procesos de conteos cíclicos.
7.3.1.1 Interrupciones en producción
Se tienen en cuenta diferentes casos, por ejemplo la necesidad de desmontar una
orden de producción debido a que la cantidad de materiales no era suficiente.
También situaciones en que había retrasos en entregas de componentes porque el
sistema no indicaba la ubicación adecuada de búsqueda dentro de la bodega.
Se realizó un estudio entre Febrero y Marzo de 2009 dentro de los cuales se
tuvieron en cuenta todas las órdenes de producción que se realizaron. En caso de
que existiera un paro de línea por razones de exactitud en inventario, se registraba
el tiempo transcurrido. Este tiempo se convierte en un costo; utilizando la tarifa por
hora establecida por la compañía según la línea de producción afectada, los
resultados se muestran en la Tabla 27.
Tabla 27 - Resultado de análisis de paros de producción por inexactitud en
inventario.
Órdenes con paros por inexactitud 48 órdenes
Tiempo total consumido 191.227 horas hombre
Costo total $ 4’467,896
Costo mensual estimado $ 1’498,229
Se concluye que este motivo la empresa pierde $1’498,229 pesos mensuales. Cabe
resaltar que este costo no es el único que afecta a la empresa; también afecta el
73
hecho de no poder cumplir con el programa de producción generando atrasos en los
pedidos de los clientes y afectando ventas futuras de la compañía.
7.3.1.2 Sobrante de inventario obsoleto
En este apartado se hace referencia al inventario que es encontrado luego de haber
asumido la pérdida del mismo. Estos materiales pueden encontrarse en condiciones
no adecuadas para su uso en producción, por lo que se deben destruir las unidades.
En otros casos, se encuentra inventario sin identificación, y lograr averiguar el
código correspondiente es un proceso demorado. Las destrucciones a las que se
hace referencia en este caso, son resultado de los defectos en exactitud en
inventario, es decir, si la exactitud en inventario fuera sobresaliente, no serían
necesarias estas destrucciones de material.
Se realizó seguimiento a la destrucción de materiales por esta causa; en un mes de
estudio (Noviembre 10 2008 – Diciembre 10 2008), se eliminaron los componentes
que se muestran en la Tabla 28.
Tabla 28 - Costo mensual por motivos de material sobrante obsoleto
Tipo de material Unidades Costo Unitario
Estimado Costo total
Tapa + Vástago 812 $ 414 $ 336,168
Etiqueta Frasco 991 $ 90 $ 89,190
Etiqueta sellado 1113 $ 62 $ 69,006
Aplicador 335 $ 260 $ 87,100
Válvula Colonia 114 $ 520 $ 59,280
Total pérdida $ 640,744
Como se puede observar, la compañía está perdiendo aproximadamente $640,744
pesos mensuales por sobrante de inventario obsoleto.
7.3.1.3 Costo proceso de conteos cíclicos
La operación de realizar verificaciones en cantidad de lo materiales es necesario
debido a tener variaciones en inventario. En una empresa donde el inventario no
presenta diferencias, la inversión en procesos como conteos cíclicos sería inferior.
Lo anterior demuestra que realizar dicho proceso es un costo de la inexactitud en
inventario y por lo tanto se procede a realizar el cálculo del valor correspondiente
(Tabla 29).
74
Tabla 29 - Costo de proceso de conteos cíclicos separado por actividades. Se toma estimado de 8 minutos por conteo y 67 conteos diarios para un día normal de trabajo.
Personal Actividad Tiempo
mensual (horas hombre)
Costo Hora hombre
Costo total
Supervisor cíclicos
Controlar proceso de conteos cíclicos
192 $ 4,322 $ 829,824
Auxiliar de cíclicos
Verificar conteos, búsqueda de material perdido
192 $ 3,489 $ 669,888
Operarios de Almacén
Realizar conteos 256 $ 3,489 $ 893,184
Total mensual $ 2,392,896
En conclusión, si se tienen en cuenta todos los factores, el impacto para la empresa
es de aproximadamente $ 4’531,869 pesos mensuales, ya sea por problemas
operacionales o por controlar las cantidades de material en inventario.
7.3.2 Análisis de rentabilidad de las propuestas
Las únicas propuestas que requieren una inversión son las que corresponden al
rediseño del proceso de devolución de materiales al almacén de materiales y la
propuesta de incluir un formato de seguimiento para cada orden de producción. Los
costos respectivos se representan en la Tabla 30; cabe resaltar que la compañía
cuenta con equipos de cómputo antiguos los cuales pueden ser utilizados para los
nuevos puntos de digitación.
Tabla 30 - Costos para implementación de propuestas12
Costo estimado
2 impresoras de rótulos adhesivos $ 4´630,000
2 mesas para ubicar equipos de computo $ 253,000
2 horas de capacitación en nuevo procedimiento para 65 personas $ 480,000
Total $5’363,000
El impacto de la inexactitud en inventario no se espera eliminar por completo con las
propuestas presentadas, sin embargo el cambio es significativo ya que se realizó un
12 Los montos se establecieron según información entregada por Alcides Quintero, Jefe de Almacén de Materiales
75
enfoque sobre los procesos que generan mayor diferencia. Los ahorros esperados
se resumen en la Tabla 31.
Tabla 31 - Ahorros estimados mensuales al implementar propuestas de mejoramiento.
Cantidad de ahorro Observaciones
Ahorro por reducción en conteos
anuales al utilizar clasificación
ABC por movimientos.
$ 240,568 La definición de esta cantidad de estableció en el
numeral 8.2.2.1
Reducción de paros de línea en
60%
$ 898,937 Sólo se espera la reducción en un 60% ya que no
se espera solucionar la totalidad de los problemas
con las propuestas establecidas.
Reducción de destrucción de
material obsoleto en 90%
$ 576,659 Se espera evitar este inconveniente en 90% ya
que los materiales sobrantes se ubicaban en
eslabones del proceso de devolución de
materiales.
Total $1’716,164
Estos ahorros se espera que sean efectivos en un periodo de 3 meses; se utiliza un
periodo de tiempo de 1 año, tiempo en el cual pueden surgir nuevos diseños en la
distribución de la planta afectando los resultados del estudio. El diagrama de flujo de
caja según los costos y ahorros presentados se muestra en la Figura 23.
Figura 23 - Flujo de caja del proyecto al implementar propuestas de mejoramiento en exactitud de registro de inventarios
$5'363,000
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
$1'7
16,1
64$1
'716
,164
$1'7
16,1
64$1
'716
,164
$1'7
16,1
64$1
'716
,164
$1'7
16,1
64$1
'716
,164
$1'7
16,1
64$1
'716
,164
Valor Presente Neto (15%) = $1'148,959
Tasa Interna de Retorno = 18.62%
76
Como se puede observar, al utilizar una tasa de oportunidad de 15%13, se tiene un
valor presente neto positivo de $1’148,959, además la tasa interna de retorno es de
18.62%, lo cual demuestra que es un proyecto rentable para la compañía.
13 La tasa de oportunidad se estableció en conjunto Leonardo Palomino, Jefe de Almacenes.
77
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Por medio de un estudio exploratorio, además de la aplicación de diferentes
herramientas de ingeniería industrial, se logró establecer un enfoque apropiado
hacia los problemas que generan diferencia en inventario. Los inconvenientes de la
forma como se realiza la medición de la exactitud también fue abordada utilizando
metodologías apropiadas. Con este trabajo se lograron establecer propuestas
específicas que se enfocan directamente sobre los problemas más relevantes, sin
embargo no se espera que por medio de la implementación de las mismas se logre
la eliminación de todos los problemas.
Actualmente existen más de 300 personas que pueden llegar a generar diferencia
en inventario, además, los diferentes eslabones donde se pueden presentar
inconvenientes son muy diversos; de hecho, todo aspecto que implique transmitir
información al sistema u obtener información del sistema puede generar una
variación del inventario. Es por esto que se recomienda realizar un análisis a
profundidad de la capacitación del personal y de esta manera identificar puntos de
mejora en estos procedimientos. Por otro lado se identificó la posibilidad de
implementar un sistema de almacenamiento de mezzanines, sin embargo este
proyecto requiere de una inversión mucho mayor y no se pueden asegurar que los
cambios sean significativos en cuanto a exactitud en inventario; puede ser que los
mezzanines aumenten la capacidad de almacenamiento, por lo tanto dicha
evaluación se debe realizar a mayor profundidad para establecer si la propuesta es
rentable.
Es importante resaltar que la empresa donde se realizó el trabajo se somete a
cambios de forma constante, esto puede cambiar los resultados de la exactitud en
inventario; es por esto que se resalta la importancia de las propuestas en cuanto al
proceso de conteos cíclicos, operación que puede generar gran valor identificando
problemas no presentados anteriormente.
Como se puede observar, los resultados del trabajo fueron los esperados ya que se
lograron proponer mejoramientos enfocados a problemas críticos; sin embargo
existen problemas pendientes por identificar y mejorar lo cual exige que se realice
un seguimiento constante a este tema.
78
9. REFERENCIAS
1. ALVARADO, Jorge A. (2006), Inferencia Estadística. Bogotá, Pontificia
Universidad Javeriana.
2. AXSATER, Sven.(2006), Inventory Control. 2, New York, Springer Sciene.
3. BROOKS, Roger B y WILSON, Larry W. (2007), Inventory Record Accuracy,
Unleashing the Power of Cycle Counting (The Oliver Wight Companies). New
Jersey, Jonh Wiley & Sons, Inc.
4. DEVISMES, Philippe. (1994), Packaging - Manual de uso. Barcelona,
Alfaomega marcombo.
5. FRAZELLE, Edward H.(2006), Lógistica de almacenamiento y manejo de
materiales de clase mundiaL, Bogotá, Grupo editorial Norma.
6. GARCIA, Jaime A. (1995), Matemática Financiera, Con ecuaciones de
diferencia finita. Bogotá, Universidad Externado de Colombia.
7. HOMPEL, Michael Ten y Schmidt, Thorsten. (2007), Warehouse
Mannagement Automation and Organisation of Warehouse and Order
Picking systems. Belin, Springer-Verlag.
8. INFANTE, Arturo. (2001), Evaluación financiera de proyectos de inversión.
Bogotá, Editorial Norma.
9. ISHIKAWA, Kaoru. (1996), ¿Qué es el control total de calidad? Modalidad
japonesa. Barcelona, Grupo editorial Norma.
10. KONZ, Stephan. (1991), Diseño de instalaciones industriales, México,
Noriega Editores.
11. MULLER, Max. (2003), Essentials of Inventory Managment. New York,
Amacom.
12. NIEBEL, Benjamin W. (2001), Ingeniería Industrial. Métodos, tiempos y
movimientos, México, Alfaomega.
13. PIASECKI, David J. (2003), Inventory Accuracy. People, Processes &
Technology. Kenosha, Wisconsin, OPS Publishing.
79
14. SAPAG, Nassir. (1993), Criterios de evaluación de proyectos, Cómo medir la
rentabilidad de las inversiones. Madrid, McGraw- Hill.
15. Semana (2008, 6 Septiembre), “Bodegas a Granel”, Bogotá, p 84-86.
16. SHELDON, Donald H. (2004), Achieving Inventory Accuracy: A Guide to
Sustainable Class a Excellence in 120 Days. Florida, J. Ross.
17. SINISTERRA, Gonzalo. (2005), Contabilidad – Sistema de información para
las organizaciones. 5ta Edición, Bogotá, McGrawHill.
80
10. ANEXOS
10.1 Formato para identificación de rechazos en proceso de descartonado
81
10.2 Esquema de materiales almacenados
BASE
BROCHA
PINCEL
APLICADOR
CHAROLA
MOTA
ESTUCHE
CAJA
BOLSA
FRASCO
VIDRIO
INTERIOR
CELOFAN
SACHET
FRASCO
VIDRIO
CHAROLA
INTERIOR
FRASCO
PLÁSTICO
82
PROBADOR
ANTIACTUADOR
HOMBRERA
SOBRETAPA
TAPA
VÁLVULA
VÁSTAGO TAPÓN
TUBO
POTE
TERMOENCOGIBLE
FOLLETO
83
10.3 Descripción de diagrama de operaciones – Abastecimiento de materiales a planta de producción
21
3 4
5
8
7
15
16
15
6
17
1
3
9
Símbolo SímboloDescripción de Actividad Descripción de Actividad
Se elabora un programa de producción de acuerdo a
las necesidades de los clientes. Este programa
muestra las órdenes de producción del día,
indicando el producto, el número de unidades, la
hora de inicio y la línea de producción donde se va a
fabricar.
El programa lo recibe el digitador del almacén de
materiales vía correo electrónico. Éste consume las
unidades de materiales lógicamente, cantidad que
luego será consumida físicamente.
Para informar a los funcionarios la cantidad y la
ubicación de donde deben extraer las unidades, se
imprimen documentos indicando esta información.
Se incluye el identificador de línea, una orden de
transporte y un formulario para conciliación.
Los operarios de montacargas (trilaterlaes) toman
las estibas de las ubicaciones de almacenamiento y
las colocan en la zona de alistamiento y
fraccionamiento.
Se realiza la primera inspección. Los funcionarios
encargados de fraccionar la cantidad, verifican que
el material extraído corresponda al código que se
requiere, asegurándose de no abastecer un material
errado.
El funcionario de fraccionamiento cuenta el número
de cajas necesarias. Si se necesita un saldo
adicional y el materiales el pequeño, se utiliza la
báscula de conteo. Es permitido entregar cantidades
adicionales a las solicitadas con el fin de no dar
faltante.
En caso de que el material fraccionado sea frasco
de vidrio, se debe introducir en contenedores
plásticos y no bolsas. Esta operación se realiza en
un área especial. Para materiales secundarios
también existe un proceso intermedio en cuanto a
etiquetas que deben ser marcadas con lotes de
fabricación.
Los componentes se extraen de las cajas y se
introducen en bolsas plásticas. Esta operación sólo
aplica para materiales primarios, los cuales se
utilizan en la zona de envasado, sector donde no es
permitido ingresar cajas de cartón.
Luego de que cada grupo de fraccionamiento tenga
sus materiales listos para la orden de producción, se
unifican en un punto específico, completando la
totalidad de materiales.
Los funcionarios de fraccionamiento diligencian la
información sobre la cantidad fraccionada teniendo
en cuenta las unidades adicionales. Se informa el
número de cajas y las unidades por caja.
El digitador del almacén confirma en sistema el
consumo del inventario realizado en la operación 2.
En caso de que los fraccionadores hayan tomado
más unidades físicamente, realiza el consumo de
estas cantidades. (Este proceso es el número 15 ya
que previamente se realiza la misma operación de
fraccionamiento pero para materiales secundarios.
Ver diagrama de operaciones en los anexos.)
El operario encargado de abastecer los materiales a
la planta de producción, realiza la verificación de la
totalidad de componentes. Mientras realiza esta
operación diligencia en los documentos su firma de
confirmación.
Se coloca plástico alrededor de los materiales. Esta
envoltura de plástico facilita el transporte evitando
que las unidades se caigan de las estibas. Además
se utiliza para forrar las cajas de cartón que van
para la zona de acondicionamiento (materiales
secundarios.)
Los materiales son entregados en su totalidad a los
encargados de abastecer cada línea de producción.
Se debe firmar una constancia de entrega. El
operario que recibe los materiales debe exigir que le
entreguen los documentos asociados.
TERMO ENCOGIBLE
FOLLETO
84
10.4 Diagramas de Flujo de abastecimiento de materiales a planta de producción
El material originalmente se encuentra almacenado en la bodega a
la espera de ser tomado por el montacarguista.
Operación realizada con un montacargas trilateral. Esta operación
es necesaria realizarla independiente de la cantidad necesaria o del
tamaño del producto.
El material dura en espera aproximadamente 15 minutos mientras es
atendido por el fraccionador. Esto limita el espacio y impide bajar
más materiales de otras ubicaciones por parte del montacarguistaSuelen encontrar errores durante producción cuando identifican que
el material no correspondía al necesario, este filtro pretende evitar
este problema.
Este transporte consiste en ubicar el material cercano a la básculas
de conteo, facilitando el manejo de materiales.
Se asume que las cantidades por cajas entregadas por el proveedor estan correctas.
Realiza conteo únicamente del saldo necesario para completar el material para la orden. Es
permitido entregar cantidades adicionales a las solicitadas con el fin de no dar faltante
durante producción.
Este proceso solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas.
Solo aplica para etiquetas que deban ser marcadas
Cada grupo de fraccionamiento deposita el material en una zona
destinada para cada orden de producción.
Los documentos suelen quedar incompletos en cuanto a su
diligenciamiento. No parece existir claridad sobre los campos que
debe llenar cada cargo.
15 m
8 m
20 m
20 m
Almacenar material
Bajar materiales de ubicacion
Transportar materiales a punto de
fraccionamiento
Espera mientras el material es
tomado para su fraccionamiento
Verificar código de material
Transportar a zona de conteo
Fraccionar de cantidad solicitada
Transportar a zona de marcado*
Marcar material*
Transportar a sección destinada a
orden de producción
Unificar materiales
Diligenciar documentos
Descripción de Actividad Símbolo Distancia Observaciones
4
5
1
1
1
Transporte
Operación
Demora
Inspección
Almacenamiento
Actual
Felipe González González
Leonardo Palomino
Almacén de Materiales
Enero 20 de 2009
Alistamiento de materiales secundarios
Método:
Elaborado por:
Revisado por:
Ubicación:
Fecha:
Flujo:
Actividad Cantidad
DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIÓN
* No aplica para todos los materiales
Transportar para unificación con
materiales primarios
2
10
6
3
2
7
11
8
12
9
13
14
10
85
Los materiales primarios se deben introducir en bolsas plásticas ya
que se abastecen en una zona donde no es permitido ingresar cajas
de cartón.
Este proceso sólo aplica para frascos de vidrio. Existe un área
especializada para la operación de descartonado.
Es frecuente que los frascos se detengan en este punto, pueden
pasar más de 15 días estacionados.
Esta operación existe debido a que los frascos de vidrio no se
pueden introducir en bolsas plásticas. Se identifica que los rechazos
generados en este proceso no se reportan para la conciliación.
15 m
8 m
50 m
20 m
Introducir en bolsas plásticas
Transportar a zona de descartonado*
Demora mientras el material es
atendido para descartonado*
Descartonar frasco de vidrio*
Transportar a sección destinada para
orden de producción
Unificar materiales
Diligenciar documentos
Descripción de Actividad Símbolo Distancia Observaciones
4
6
2
1
1
Transporte
Operación
Demora
Inspección
Almacenamiento
Actual
Felipe González González
Leonardo Palomino
Almacén de Materiales
Enero 20 de 2009
Alistamiento de materiales primarios
Metodo
Elaborado por:
Revisado por:
Ubicación:
Fecha:
Flujo:
Actividad Cantidad
DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIÓN
Almacenar material
Bajar materiales de ubicacion
Transportar materiales a punto de
fraccionamiento
Espera mientras el material es
tomado para su fraccionamiento
Verificar código de material
Transportar a zona de conteo
Fraccionar cantidad solicitada
Los documentos no están estandarizados según el responsable de
su diligenciamiento, la información suele quedar incompleta.
* No aplica para todos los materiales
Transportar para unificación con
materiales secundarios
6
3
2
7
4
8
9
1
4
1
1
1
2
5
5
Este programa indica el día en que se van a producir los materiales,
como también el proceso encargado y la línea de producción
responsable.Esta operación conocida también como descargue, implica la salida
de los componentes del almacén de materiales para planta de
producción. (De forma lógica, previa al fraccionamiento)
Los documentos consisten de la orden de transporte, el identificador
de línea y el formulario de conciliación de materiales.
Una vez se tenga la cantidad total fraccionada esta permitido
entregar unidades adicionales las cuales en esta proceso se
descargan del sistema.
Se realiza la inspección mientras se diligencian los documentos
adicionales. Suelen faltar componentes a pesar de tener esta
operación.
Los materiales se entregan listos para fabricar y siempre deben
incluir los documentos correspondientes, caso que no siempre se
cumple.
30 m
Generar programa de producción
Consumir materiales en sistema
Armar documentos de orden
Consumir cantidades adicionales
Inspeccionar orden completa
Envolver en plástico
Transportar materiales a punto de
entrega
Entregar materiales
Descripción de Actividad Símbolo Distancia Observaciones
1
6
0
1
0
Transporte
Operación
Demora
Inspección
Almacenamiento
Actual
Felipe González González
Leonardo Palomino
Almacén de Materiales
Enero 20 de 2009
Abastecimiento de orden de producción
Metodo
Elaborado por:
Revisado por:
Ubicación:
Fecha:
Flujo:
Actividad Cantidad
DIAGRAMA DE FLUJO ABASTECIMIENTO A PLANTA DE PRODUCCIÓN
1
2
3
15
3
16
11
17
10.5 Diagrama de Recorrido – Abastecimiento de Materiales a planta
10
3
2
5
1
4
1
2
141311
10
3
9
7
6
1
6
4
11
8 9
22
3
15
5
16
11
17
3
Fraccionamiento
Materiales
secundarios
Fraccionamiento
Materiales
primarios
Zona unificación
materiales
secundarios
Unificación
materiales
primarios
Punto de
digitación
ALMACÉN DE
MATERIALES
Fabrica de
emulsiones
Descartonado de
frasco de vidrio
Cuarto de
soplado y
devoluciones
Programación
Unificación de
órdenes completas
Tanques de
maceración
Estanterías de
almacenamiento
Indica zona ubicada en sector de
envasado (externo a plano)
Operación física
Operación en sistema
Operación e inspección
simultaneas
Inspección
Transporte
Almacenamiento
Demora
Indica flujo de documentos de
forma física o por correo
electrónico
Indica flujo de material
físico a abastecer
Escala: 1 : 120
Información General Convenciones
DIAGRAMA DE RECORRIDO
Ubicación
Proceso
Fecha
Método
Elaborado por
Revisado por
Sección sur occidente de Almacén de Materiales
Abastecimiento de materiales a planta de producción
22 Enero de 2009
Actual
Felipe González González
Leonardo Palomino
Observaciones
Se muestra el flujo de materiales primarios (verde) sin incluir el
paso por descartonado ya que sólo aplica para frasco de vidrio. Al
mismo tiempo, el flujo de materiales secundarios (rojo) se muestra
sin incluir el paso por marcado el cual aplica únicamente para un
grupo de etiquetas. No se muestra la totalidad de la bodega con el
fin de simplificar el diagrama.
Muros divisores
No indica división de
áreas
PLANTA DE
PRODUCCIÓN
10.6 Descripción proceso de devolución de materiales a bodega
21
3
5
11
1
76
8 2
1
3 9
10
4
3
Símbolo SímboloDescripción de Actividad Descripción de Actividad
Se termina de fabricar la orden de producción y se
realiza el despeje de la línea. Todos los
componentes son retirados de las bandas
transportadoras. La línea queda lista para fabricar
otro tipo de producto.
Se cuentan las cantidades que se rechazan. Esta
operación se realiza también durante la producción,
no es necesario esperar a que finalice la orden. La
persona encargada de realizar esta operación es la
misma que utiliza el producto en línea.
Las cantidades sobrantes que no fueron utilizadas
en producción se cuentan y se identifican. En
ocasiones es necesario utilizar básculas de conteo.
Esta operación también es responsabilidad de la
persona que utiliza el material el línea. Se utiliza el
formato presentado en el anexo 11.3
Los operarios de abastecimiento reciben las
cantidades sobrantes. Este material se debe
inspeccionar para verificar que esté en las
condiciones adecuadas para ser utilizado
posteriormente. Las unidades se ingresan en cajas
de cartón para su correcto almacenamiento.
Los operarios de abastecimiento deben conciliar la
orden de producción. Se calcula la cantidad inicial
entregada por parte del almacén de materiales.
Luego se calcula el destino de estas unidades ya
sea como producto terminado, rechazo, muestras o
material sobrante; la suma de todos estos destinos
debe ser igual a la cantidad entregada inicialmente.
Se informa al digitador de la planta de producción la
cantidad que se debe devolver al almacén. El
digitador luego ingresa estas unidades de forma
lógica al inventario del almacén, a la espera de que
se entreguen físicamente.
Se realiza conteo de rechazos igual que en el punto
2 pero en el sector de envasado. La información
recolectada se transmite al abastecedor en
acondicionamiento para que este utilice esta
cantidad para la conciliación de la orden de
producción.
El abastecedor de envasado inspecciona las
condiciones del material sobrante. No se procede a
introducir el material en cajas ya que en este sector
es prohibido el ingreso de cartón.
La operación del punto 5 solamente ingresa las
unidades al inventario, sin embargo no se ha
establecido la ubicación dentro de la bodega. En
este paso, el operario de almacenamiento define la
ubicación y realiza el traslado lógico del material a
dicha ubicación.
Las ubicaciones del punto 10 se deben imprimir para
luego ser adheridas al material sobrante. El material
luego se entrega al operario del stockpicker el cual
ubica físicamente el material en bodega.
Se realiza el despeje de los materiales primarios
igual que en el punto 1 pero en el caso de los
materiales utilizado en envasado. Para mayor
claridad sobre estos sectores ver diagrama de zonas
en anexos.
Se cuenta e identifica el material primario sobrante
igual que el punto 3 pero en el sector de envasado.
Se utiliza el formato presentado en el anexo 11.3.
Los materiales tanto de envasado como de
acondicionamiento (primarios y secundarios) se
reciben en el cuarto de devoluciones donde se
verifica que las cantidades devueltas lógicamente
coincidan con las cantidades físicas.
El material proveniente de envasado se introduce en
cajas de cartón con el fin de que se puedan
almacenar correctamente.
10.7 Diagrama de flujo devolución de materiales de envase y empaque a bodega
Se refiere al momento cuando se termina la orden de producción.
Esta operación se puede hacer durante la producción como también al final. Existen
procesos donde el responsable de contar los rechazos es el abastecedor. En otros casos
es la persona que esta utilizando el material en línea de producción. El conteo de vidrio es
peligroso y el personal no suele tener guantes especiales ni gafas de protección.
Existe una báscula por proceso, sin embargo en varias ocasiones el material
sobrante se cuenta manualmente, cuando la devolución es pequeña.
Se han identificado varios errores en esta operación, las personas
de las líneas no indican correctamente el código del material, o la
cantidad diligenciada esta errada.El material debe estar en buenas condiciones para su uso posterior.
De no ser así, no se acepta la devolución y por lo tanto se toma
como rechazo.Previo a este transporte, el operario abastecedor de envasado debe informar al
abastecedor de acondicionamiento la cantidad devuelta además de los rechazos de la
unidades sobrantes; esto con el fin de que se pueda realizar la conciliación de materiales
totales. Este flujo de información es muy pobre.
16 m
55 m
Despejar línea de producción
Contar rechazo y desechar
Transporte a zona de básculas
Contar e identificar material sobrante
Transporte a cuarto de devoluciones
Descripción de Actividad Símbolo Distancia Observaciones
2
3
0
1
0
Transporte
Operación
Demora
Inspección
Almacenamiento
Actual
Felipe González González
Planta de producción - Almacén de Materiales
Enero 20 de 2009
Devolución Materiales Primarios
Metodo
Elaborado por:
Revisado por:
Ubicación:
Fecha:
Flujo:
Actividad Cantidad
DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA
Leonardo Palomino
Inspeccionar condiciones de material
sobrante
6
7
3
8
4
2
Esta operación consiste en identificar cuanto se utilizó en la orden de producción (producto
terminado, rechazos, muestras) y cuanto sobró. El total debe ser igual a la cantidad que
ingresó del almacén, sin embargo existen muchas diferencias. El proceso es
completamente manual.
Las unidades se transfieren a un almacén transitorio en sistema. Es decir que ingresan al
inventario sin embargo aún no tienen una ubicación específica de la bodega. Esta
devolución afecta el costo de la orden de producción.
El material se ubica en una estiba a la espera de ser entregado al almacén. En este punto,
los operarios de producción pueden tomarlo equivocadamente para otra orden de
producción. Pueden pasar más de 15 días con el material estancado en este punto.
Se transporta el material con el fin de unificarlo con los componentes
de envasado.
El operario del almacén identifica en sistema ciertas cantidades devueltas, sin embargo al
buscarlas físicamente, se encuentran faltantes. Solicitar la búsqueda suele tomar mucho
tiempo y no parecen existir responsables directos.
Para realizar esta operación, el operario del almacén en ocasiones
se debe trasladar más de 160 metros ya que en el punto donde se
encuentra el material no existen computadores disponibles.
En este punto ya se tienen definidas las ubicaciones en el almacén.
Se entregan los materiales separados por grupo de fraccionamiento
para ser ubicados en la bodega.
14 m
10 m
122 m
53 m
Despejar línea de producción
Contar rechazo y desechar
Transporte a zona de básculas
Contar e identificar material sobrante
Transportar a punto intermedio de
devoluciones
Inspeccionar y encartonar material
sobrante
Devolver lógicamente materiales
Transporte a cuarto de devoluciones
Unificar y verificar componentes
devueltos
Encartonar material primario
Trasladar material lógicamente a
ubicación
Identificar material con ubicación en
bodega
Transportar al almacén de materiales
Ubicar material en estantería
Descripción de Actividad Símbolo Distancia Observaciones
3
8
1
2
1
Transporte
Operación
Demora
Inspección
Almacenamiento
Actual
Felipe González González
Leonardo Palomino
Planta de producción - Almacén de materiales
Enero 20 de 2009
Devolución de materiales
Metodo
Elaborado por:
Revisado por:
Ubicación:
Fecha:
Flujo:
Actividad Cantidad
DIAGRAMA DE FLUJO DEVOLUCIÓN DE MATERIALES DE ENVASE Y EMPAQUE A BODEGA
Conciliar orden de producción
Demora de material a la espera de
ser entregado al almacén
1
2
1
3
2
1
5
5
3
9
10
11
6
1
4
1
3
1
17
3
6
8
4
1 2
1
3
2
1
4
5
5
33
9 11
6
Estanterías de
almacenamiento
Indica zona ubicada en sector
de recibo (externo a plano)
Operación física
Operación en sistema
Operación e inspección
simultaneas
Inspección
Transporte
Almacenamiento
Demora
Indica flujo de documentos
de forma física o por correo
electrónico
Indica flujo de material
físico a abastecer
Escala: 1 : 120
Información General Convenciones
DIAGRAMA DE RECORRIDO
Ubicación
Proceso
Fecha
Método
Elaborado por
Revisado por
Proceso hidroalcoholes - sección almacén
Devolución de materiales de envase y empaque
22 Enero de 2009
Actual
Felipe González González
Leonardo Palomino
Observaciones
Se muestra el proceso de devolución en el caso
de hidroalcoholes con el fin de simplificar el
diagrama. La operación es similar para los otros
dos procesos (Emulsiones y Maquillaje)
Muros divisores
No indica división de
áreas
10
Descartonado de
frasco de vidrio
Tanques de
maceración
Cuarto de
soplado y
devoluciones
PLANTA DE
PRODUCCIÓN
ALMACÉN DE
MATERIALES
Líneas de
producción
envasadoLíneas de producción
Acondicionamiento
Esclusa
Punto de
digitación
Punto de
digitación
Punto de cambio de zona
(Prohibido el paso)
Zona de conciliación y revisión de
materiales en devolución
2
11.8 Diagrama de Recorrido – Devolución de Materiales a bodega
92
10.9 Diagrama de división de zonas según requerimientos de higiene
Información General
DIAGRAMA DE DIVISIÓN DE ZONAS
Ubicación
Escala
Fecha
Método
Elaborado por
Revisado por
Proceso hidroalcoholes - sección almacén
1:120
22 Enero de 2009
Actual
Felipe González González
Leonardo Palomino
Zona Negra : Área de menos exigencia en higiene, el
uniforme consiste en overol o particular. Se exige
uso de cofia.
Zona azul: Se utiliza uniforme azul con cofia.
Zona blanca: Mayor control de higiene, uso de overol
blanco desinfectado, cofia y tapabocas.
10.10 Orden de transporte para orden de producción
94
10.11 Identificador de línea para orden de producción
95
10.12 Formulario de conciliación para orden de producción actual
10.13 Formulario de conciliación para orden de producción propuesto
10.14 Aplicativo en Excel para evaluación de cantidades entregadas como devolución
10.15 Formato para la identificación de materiales en devolución
10.16 Diagrama de operaciones propuesto para devolución de materiales de envase y empaque a bodega
2
1
3
8
Despejar línea de
producción
Contar rechazo
y desechar
Devolver lógicamente,
trasladar a ubicación e
identificar material
Unificar, encartonar
y verificar cantidad
de componentes
devueltos
Devolución
materiales
primarios
Devolución de
materiales
8
1
Operación física
Operación en sistema
Envasado de materiales - Almacén de Materiales
Devolución de materiales de envase y empaque a bodega
5
4 Despejar línea de
producción
Contar rechazo
y desechar
3
7Conciliar orden de
producción
Operación e inspección simultaneas
1
Abril 15 2009
Propuesto
6
Contar, inspeccionar
e identificar cantidad
sobrante
Contar, inspeccionar
e identificar cantidad
sobrante
10.17 Diagrama de recorrido propuesto para devolución de materiales de envase y empaque a bodega
1
5
3
4
6
1 2
1
3
2
Estanterías de
almacenamiento
Indica zona ubicada en sector de
recibo (externo a plano)
Operación física
Operación en sistema
Operación e inspección
simultaneas
Inspección
Transporte
Almacenamiento
Demora
Indica flujo de documentos de
forma física o por correo
electrónico
Indica flujo de material
físico a abastecer
Escala: 1 : 120
Información General Convenciones
DIAGRAMA DE RECORRIDO
Ubicación
Proceso
Fecha
Método
Elaborado por
Revisado por
Proceso hidroalcoholes - sección almacén
Devolución de materiales de envase y empaque
Abril 15 de 2009
Propuesto
Felipe González González
Leonardo Palomino
Observaciones
Se muestra el proceso de devolución en el caso de hidroalcoholes con el fin de
simplificar el diagrama. La operación propuesta sería similar en los otros dos
