EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
DIANA MARCELA RODRIGUEZ ALFONSO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
SAN JOSE DEL GUAVIARE 2014
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
DIANA MARCELA RODRIGUEZ ALFONSO
TRABAJO FINAL
DocenteMARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
SAN JOSE DEL GUAVIARE 2014
CONTENIDO1) INTRODUCCIÓN. 2) OBJETIVO GENERAL. 3) OBJETIVO ESPECIFICO.4) SITUACIÓN VITAL.5) ¿QUE PASOS DEBO TENER EN CUENTA
PARA LA CODIFICACIÓN DE LAS SERIES Y SUBSERIES?
6) TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. 7) CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS EN
EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA TRD PARA LLEVAR UN BUEN ORDEN EN LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
8) DEFINICONES. 9) BENEFICIOS. 10) CONCLUCIONES.
INTRODUCCIÓN
La conformación y realización de este trabajo se hizo con el objetivo de identificar la problemática de los archivos de la Empresa y conocer mas las herramientas legales, administrativas y técnicas para el manejo de los archivos de Gestión y Archivo Central.
Proteger, conservar y organizar todo el acervo documental producido y recibido en la empresa en el cumplimiento de sus funciones.
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Aplicar la normatividad Archivística para llevar un buen orden de los archivos.
Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno y externo que hacen parte del patrimonio documental de la empresa.
Me encuentro laborando en el área de archivo central de la Empresa de Energía Eléctrica del Departamento del Guaviare, Energuaviare S.A. E.S.P. soy la encargada de coordinar la gestión Documental de la entidad.
Es importante tener organizado el archivo central porque allí reposan los proyectos elaborados y ejecutados por la empresa a nivel Departamental los cuales representan la visión y misión de la empresa.
SITUACIÓN VITAL:
Para la codificación de las series Documentales se asigna un código numérico ascendente para cada una de estas a partir del 1.
De igual forma, a las Subseries documentales se les asigna un código numérico ascendente, iniciando en 1. Para asignar un código a las Subseries, se conserva el orden en que van surgido a cada una de las series documentales, una vez sean ordenadas alfabéticamente.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMETAL
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.
Facilita el Manejo de la Información.
Contribuyen a la Racionalización de la Producción Documental.
Permiten a la entidad proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantiza la selección y conservación de los Documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los Documentos en las diferente fases de archivo.
Sirve de apoyo para la racionalización de los procesos Administrativos.
BENEFICIOS
Se capacita al personal de archivo de Gestión para que tengan un mejor conocimiento de como se organiza los archivo de a cuerdo a lo establecido a las tablas de retención Documental.
CAPACITACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS EN EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA TRD PARA LLEVAR UN BUEN ORDEN EN LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
GESTIÓN DOCUMENTAL: CONJUNTO DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y TÉCNICAS TENDIENTES A LA PLANIFICACIÓN, MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PRODUCIDA Y RECIBIDA POR LA EMPRESA, DESDE SU ORIGEN HASTA SU DESTINO FINAL, CON EL OBJETO DE FACILITAR SU UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN.
ARCHIVO: CONJUNTO DE INFORMACIÓN ESTRUCTURADA EN UNIDADES DE ACCESO DENOMINADA REGISTRÓ.
ARCHIVO DE GESTIÓN: LUGAR EN DONDE SE GENERAN LAS SERIES Y SUB SERIES DOCUMENTALES.
ARCHIVO CENTRAL: LUGAR EN DONDE SE CENTRALIZA LA CUSTODIA Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: CONJUNTO DE OPERACIONES DE VERIFICACIÓN Y CONTROL QUE LA EMPRESA REALIZA PARA LA ADMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE LE SON REMITIDOS POR UNA PERSONA NATURAL O JURÍDICA.
DEFINICIONES
DEFINICIONES
• CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: CONSISTE EN ARCHIVAR ÉSTOS DE UNA FORMA LÓGICA Y NO ARBITRARIA QUE PERMITA UNA LOCALIZACIÓN RÁPIDA DE LOS MISMOS EN CUALQUIER MOMENTO.
• LIBERACIÓN DE GANCHOS: ACTIVIDAD DONDE SE LIBERAN LOS GANCHOS PARA QUE EL DOCUMENTO TENGA UNA MEJOR PRESENTACIÓN Y EL DOCUMENTO NO SE MALTRATE.
• LIMPIEZA: ACTIVIDAD DE LIMPIEZA AL DOCUMENTO PARA
EVITAR LA ACUMULACIÓN DE POLVO.
• ORDENACIÓN: CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS POR ORDEN CONSECUTIVO O POR FECHAS PARA UNA BUENA PRESENTACIÓN.
• FOLIACIÓN: LA DOCUMENTACIÓN DEBERÁ FOLIARSE
CONSECUTIVA Y CRONOLÓGICAMENTE AL INTERIOR DE LA MISMA CON LÁPIZ DE MINA NEGRA EN LA ESQUINA SUPERIOR DE LA HOJA DE ACUERDO A LA POSICIÓN DEL DOCUMENTO.
• INVENTARIO: DESCRIBE LAS UNIDADES QUE PONEN LAS SERIE DOCUMENTALES. SIRVE PARA TESTIMONIAR LA EXISTENCIA O AUSENCIA DE UNA CAJA O EXPEDIENTE FRENTE PARA FACILITAR UN ENCUENTRO PERIÓDICO Y REGLAMENTARIO PARA GARANTIZAR EL ORDEN DE LOS DOCUMENTOS EN CASO DE UN ELEMENTO O DESORDEN.
• DIGITACIÓN: SE DIGITA LOS INVENTARIOS Y TAMBIÉN LAS ETIQUETAS PARA LAS CAJAS DE ARCHIVO.
• UBICACIÓN: ASIGNACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LAS
ESTANTERÍAS DE LA BODEGA DE ARCHIVO. • ATENCIÓN AL PÚBLICO: ES EL CONJUNTO DE
ACTIVIDADES INTERRELACIONADAS QUE OFRECE LA EMPRESA CON EL FIN DE QUE EL CLIENTE OBTENGA EL PRODUCTO EN EL MOMENTO Y LUGAR ADECUADO Y SE ASEGURE UN USO CORRECTO DEL MISMO.
DEFINICIONES
UNIDADES DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL Y GESTIÓN
Archivo Central
Archivo Gestión
Carpeta Desacificada
CONCLUSIÓN
Este trabajo es importante porque se podrá garantizar las actividades administrativas y Técnicas tendientes a la Planificación, manejo y organización de la Documentación producida y recibida por entidades desde su origen hasta su destino final con el objetivo de facilitar su utilización y conservación y la presentación de un servicio de Calidad.
• LEY 594 DE 2000
• ISO 9001:2008
• Acuerdo 038 de 2002
BIBLIOGRAFIA
