EXPRESION ORAL Y ESCRITA
LUZ MILENA RINCON HERNANDEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
SAN JOSE DEL GUAVIARE2014
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
LUZ MILENA RINCON HERNANDEZ
TRABAJO FINAL
DocenteMARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
SAN JOSE DEL GUAVIARE2014
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo se realiza basado en la necesidad de mejorar la organización y conservación de los archivos de gestión existentes, con el fin de facilitar el acceso a la información la cual mide la transparencia administrativa.
Brindar las herramientas necesarias que faciliten el proceso de organización y Conservación de los archivos de gestión ya que estos resguardan la memoria institucional y facilitan la toma de decisiones.
OBJETIVO GENERAL
Aplicar la normatividad archivística para el manejo y conservación de los archivos de gestión.
Identificar las series y tipos documentales, contenidos en las unidades de conservación.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
CONTENIDO1. SITUACIÓN VITAL
2. Como lograr que las administraciones se concienticen, para que inviertan recursos suficientes en la organización y conservación de los documentos producidos por cada una de las entidades, en cumplimiento de sus funciones?
3.Que fundamento legal existe?
4. Quien debe hacerlo?5. Que debe hacer?
6. Como hacerlo?
7. CONCLUSIÓN
Estoy trabajando en la Oficina del Fondo de Pensiones de la Gobernación del Guaviare, como técnico de apoyo en todos los procesos adelantados por este Fondo. La información generada es de vital importancia tanto para clientes internos y externos, principalmente porque está relacionada con obligaciones financieras adquiridas por el Departamento, con el personal retirado. Estos documentos requieren de una organización y cuidado especial, por lo que representan para la entidad.
SITUACIÓN VITAL:
1. Capacitando y exponiendo la norma legal.2. Mostrando las ventajas y beneficios que se
adquieren.3. Facilitando las herramientas técnicas (guías,
manuales, TRD, etc… ) para el manejo de los archivos.
2. Como lograr que las administraciones se concienticen, para que inviertan recursos suficientes en la organización y conservación de los documentos producidos por cada una de las entidades, en cumplimiento de sus funciones?
2. capacitaciones
El Archivo General de la Nación que es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, creado por la ley 80 de 1989, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País.
La ley 594 de julio 14 de 2000. por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 07 de1994: Adopta y expide el Reglamento General de Archivos.
Ley 200 de 1995. Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos (arts. 40 y 41).
Acuerdo 011 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.
3.Que fundamento legal existe?
FUNDAMENTO LEGAL
Acuerdo 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.
Acuerdo 042 de 2002. Criterios para la Organización de los archivos de gestión.
Constitución Política de Colombia :
Art: 20: Derecho a la informacion.
Art. 23: Derecho de Petición
Art. 74: Derecho al acceso a los documentos públicos, requieren la obligatoria preservación y conservación de los archivos de la administración Publica.
FUNDAMENTO LEGAL
El responsable de sensibilizar a administrativos y funcionarios acerca de la importancia del archivo en la entidad es el profesional de archivo quien tiene el conocimiento, basado en la norma y apoyándose en los directivos de la institución.
4. Quien debe hacerlo?
Elaborar un plan de capacitaciones. Iniciar sensibilizando a los directivos. Mostrar las ventajas y beneficios para la
entidad. Los riesgos legales , administrativos y
financieros para la entidad en caso de no adoptar los procedimientos necesarios en el tema.
Estar presto a brindar la asesoría necesaria a cada uno de los funcionarios de la entidad.
Elaborar herramientas que permitan hacer evaluaciones y balances de la gestión.
5. Que debe hacer?
Los riesgos y consecuencias de no tener un archivo organizado
6. Como hacerlo? Se establecerá los manuales de procedimientos de archivo, que deben
contener , los criterios en cuanto a Inventario de los documentos, el registro y preparación de las, transferencias documentales, relaciones de entrega y registros de préstamo de documentos.
Los archivos deben estar
plenamente
identificados
Como hacerlo:
descripción muy breve de los documentos importantes dentro de la carpeta, de su contenido.
se registra la foliación que quedó en cada carpeta ej. Carpeta 1 folio del 1-200.
carpeta 2 folio 201-400.No. de Carpeta: Se asigna en forma consecutiva
la fecha del último documento de la carpeta, es decir el que tiene fecha más reciente.
Podemos concluir que el manejo y organización de los archivos de gestión es tan importante, para el cumplimiento de los objetivos de una empresa, que influye directamente en el desarrollo de la sociedad.
Para lograr archivos de gestión bien organizados se
requiere de un plan de mejoramiento que indique los avances y logros en el proceso de sensibilización, implementación y evaluación de los procedimientos a desarrollar en cada una de las dependencias, tener una buena comunicación con los entes administrativos y compañeros de trabajo es la mejor herramienta para alcanzar los objetivos.
CONCLUSIÓN
http://www.ani.gov.co/sites/default/files/
programa_de_gestion_documental_2014.pdf
LEY 594 DE 2000 http://
www.archivogeneraldelanacion.gov.co/version2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL
BIBLIOGRAFIA
