GUFOI

Tutorial para la creación de bases de datos

Versión Access 2007

TUTORIAL ACCESS 2007 Objetivo: Conocer los pasos necesarios para diseñar una base de datos con referencias

bibliográficas e introducir registros.

1. Abrir el programa Access 2007 para crear una base de datos en blanco. En el margen

derecho se debe insertar el nombre del archivo y hacer clic en crear.

2. Cuando se genera el archivo, el ordenador automáticamente nos lleva a una hoja de datos.

Para cambiar el nombre de la tabla se hace clic sobre el icono ‘Vista diseño’ (Tiene la forma de

escuadra) y se introduce un nuevo nombre. Por ejemplo: Reseñas Bibliográficas. Clic a Aceptar.

3. Antes de introducir información es necesario definir los campos (etiquetas) que se quieran

utilizar. En este tutorial introduciremos tres campos diferentes: Título, Autor/es y Archivos

adjuntos.

3.1. Hacer clic en el icono ‘Nuevo Campo’. Se abrirá una ventana con diferentes plantillas de

campos.

3.2. Hacer doble clic en la primera opción ‘Una línea de texto’.

4. Cerrar la ventana emergente. Situamos el puntero en el nuevo campo y clic derecho, otra

vez clic a ‘Cambiar nombre de columna’. Por último se introduce el nombre ‘Título’.

RECUERDA: Hay que poner tantas etiquetas como información

queramos tener de los artículos, estudios, investigaciones…

OJO: Se repetirán los pasos 3 y

4 para añadir el campo Autor/es.

5. Este paso permitirá añadir y asociar archivos a cada registro.

5.1. Hacer clic en el icono ‘Nuevo campo’.

5.2. Dentro de la ventana emergente hacer clic en ‘Datos adjuntos’. Se creará un campo con un

símbolo en forma de clip.

6. Para mantener los cambios realizados guardamos y cerramos el archivo.

Hacer clic en el icono de Office y en ‘guardar como’. En la nueva ventana se elige la dirección y

nombres correspondientes.

OJO: El paso 6 es similar para

guardar archivos de Word o Excel.

Importante: Podemos adjuntar todos los

archivos que queramos a una entrada. Esto

es útil porque se pueden añadir PDFs y

documentos Word indistintamente.

7. Abrir el archivo de Access y hacer clic en ‘Reseñas bibliográficas’.

8. A partir de aquí se pueden agregar los registros que desee el usuario hasta concluir su base

de datos. Este tutorial ha añadido tres registros.

9. Añadir archivos adjuntos.

9.1. Hacer doble clic en el icono del clip, en la entrada donde la queramos asociar.

9.2. Hacer clic en ‘Agregar’ dentro de la ventana emergente.

9.3. Seleccionar los archivos y ‘Aceptar’.

10. Buscar una entrada.

10.1. Hacer clic en el icono ‘Buscar’ de la barra de inicio.

10.2. Introducir la palabra clave a buscar.

10.3. En el campo ‘coincidir’ cliquear en ‘cualquier parte del campo’.

10.4. Acercar el puntero a ‘buscar siguiente’ hasta encontrar el dato que más le interese.

Recuerda: Para buscar una entrada hay primero

que seleccionar el campo donde se quiere buscar. En

el ejemplo se busca dentro de ‘Título’.