Unidad 3. Organizacion

Administración Activa Unidad 3. Organización

1 División de Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Gestión y Administración de PyMES.

Licenciatura en:

Gestión y Administración de Pequeñas y Medianas Empresas (PyMES)

Programa de la asignatura:

Administración Activa

Clave:

080920413

Universidad Abierta y a Distancia de México



Índice

Unidad 3. Organización ..................................................................................................... 3

Presentación de la unidad .............................................................................................. 3

Propósitos ...................................................................................................................... 3

Competencia específica ................................................................................................. 3

3.1. Concepto, importancia y principios de la organización ............................................ 4

3.1.1. Concepto de organización .................................................................................... 4

Actividad 1. Tu concepto de organización ...................................................................... 7

3.2. Elementos de la organización .................................................................................. 7

3.2.1. Etapas de la organización .................................................................................... 8

3.2.2. Jerarquización ...................................................................................................... 8

3.2.3. Departamentalización ......................................................................................... 10

3.2.4. Descripción de funciones.................................................................................... 15

3.2.5. Actividades y obligaciones .................................................................................. 15

3.2.6. Coordinación ...................................................................................................... 16

Actividad 2. Funciones y actividades ............................................................................ 17

Autoevaluación ............................................................................................................. 18

Evidencia de aprendizaje. ............................................................................................ 21

Autorreflexiones ........................................................................................................... 21

Cierre de la unidad ....................................................................................................... 22

Para saber más… ........................................................................................................ 22

Fuentes de consulta ..................................................................................................... 22



Unidad 3. Organización

Presentación de la unidad

Durante esta unidad, estudiarás la organización en el sentido estricto de la administración

de empresas.

Las actividades que se deben llevar a cabo en una empresa resultan de suma

importancia, pues de ellas depende el alcance de los objetivos. La organización se refiere

a la forma en el a que estructuran conforme las condiciones de la empresa y los recursos

para alcanzar los objetivos planteados. En esta unidad revisarás los elementos que se

deben considerar al momento de organizar una empresa.

Propósitos

Al finalizar la unidad identificarás el principio de organización en las empresas y aplicarás

los conceptos de organización para utilizar de una manera eficiente los recursos con los

que cuenta una empresa ya establecida o implementar tus propios recursos al emprender

un nuevo negocio.

Competencia específica

Analizar las etapas de la organización para su aplicación en el desarrollo del proceso,

mediante el uso de los principios básicos de la administración activa.



3.1. Concepto, importancia y principios de la organización

Una organización es un sistema planteado con el fin de llegar a metas deseadas y

objetivos comunes. Las empresas tienen claros estos objetivos y esto les permite tener un

panorama amplio de las posibilidades para conseguirlos.

Las funciones principales de la organización es atender y vigilar las áreas de recursos

humanos, materiales, financieros, producción y tecnología, ya que al crear y regular estas

áreas se trabaja en conjunto en la empresa para lograr los fines esperados.

3.1.1. Concepto de organización

La organización es un sistema de interacción entre seres humanos, trabajos y dirección

para lograr la elaboración de un producto u ofrecer un servicio, su objetivo principal es la

buena comunicación y alcanzar una meta o propósito común.

Para Cardoza (2007) la acción de organizar, consiste en una misión de estructuración con

el fin de obtener la mayor cohesión posible en situaciones complejas, por ejemplo los

costos, dominio de la tecnología, necesidad de nueva infraestructura, variables para la

toma de decisiones, entre otros.

Los procesos formalizados de organización de una empresa tratan de realizar los

siguientes pasos lógicos:

Redefinición de la misión de conjunto (planes y objetivos)

Distribución de funciones o unidades de actividad principales (división en departamentos y funciones de apoyo)

División de niveles (distribución de responsabilidades y poderes formales, para el establecimiento de un organigrama)

Operatoria de integración del conjunto para compensar las divisiones (procedimientos y dispositivos de coordinación)

Estructuración de actividades individuales, descripción de puestos de trabajo, objetivos y funciones individuales, etcétera).



Para Chiavenato (2006) la administración se divide en dos tipos, formal e informal:

“Como entidad social u organización informal, en la cual las personas interactúan para

alcanzar objetivos específicos. En esta acepción, la palabra organización indica cualquier

iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados objetivos, un

ejemplo claro de la organización informal son las relaciones amistosas.

Como función administrativa y parte del proceso administrativo u organización

formal, en este sentido, organización significa el acto de organizar, estructurar y destinar

los recursos, definir los órganos encargados de la administración y fijar sus atribuciones e

interrelaciones. Por ejemplo las empresas que tienen perfectamente definidos los puestos

en un organigrama y que tienen comunicación por medio de los manuales” (p. 72).

Ambos tipos de administración, formal e informal, están presentes dentro de todas las

organizaciones, como se observa en la siguiente figura:

Figura 1. Harold Koontz& Heinz Weihrich, 2004, Administración una Perspectiva Global, p.246.

La diferencia entre la administración formal e informal es que la primera se efectúa en la

relación entre jefe y subordinado, ya que el jefe tiene algún estudio calificado y la segunda

es la relación que se da con una persona que no tiene algún estudio calificado solo una

referencia del trabajo a realizar.



Los principios de la organización:

Al crear una empresa, lo esencial es establecer la relación que debe de existir entre los

principios básicos del desarrollo del nuevo sistema que se va a constituir, con el fin de

elegir un método viable y óptimo para dicha empresa.

Estos principios básicos son:

I. La identificación y clasificación de las actividades requeridas. Es necesario

tener claro las funciones de cada puesto, ya que esto garantiza el cumplimiento de

las mismas. Por ejemplo: un repartidor de mercancía tiene la función de entregar

satisfactoriamente el producto a los puntos de venta establecidos.

II. La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los

objetivos. Esto es cuando se clasifican, se delimitan responsabilidades y se

asignan tareas con el fin de llegar a la meta deseada en la empresa.

III. La asignación de cada grupo de actividades aun administrador dotado de la

autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo. Cada área o departamento

debe de contar con una persona que sea el responsable del trabajo que ahí se

realice, por ejemplo el jefe de área de sistemas en una empresa, tiene la

responsabilidad de entregar sus formatos digitales, de hacer funcionar sus

recursos electrónicos por medio de la gente que está a su cargo.

IV. La estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel

organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un

departamento, por ejemplo) en la estructura organizacional.

Importancia de la organización:

El proceso de organización se compone de diferentes pasos, el conjunto de dichos pasos

permiten que los objetivos de la empresa se logren y así se validan los procesos de ésta;

entonces, se dice que la organización bien planteada y analizada está bien administrada.

Por tanto, es muy importante que al crear una empresa se establezca un plan de

organización que indique cómo inicia, cuáles serán los objetivos a alcanzar y en cuánto

tiempo se lograrán.

Los principales pasos de la organización son:

- Plantear los objetivos a corto y largo plazo ya que son los que marcan las pautas

para el trabajo a elaborar.

- Definir prioridades de la empresa y crear los objetivos de la misma.

- Realizary cumplir con los objetivos.

- Control en las tareas desempeñadas.



Actividad 1. Tu concepto de organización

En esta actividad analizarás la importancia del proceso de organización dentro de la

administración, para ello:

1. Para fortalecer tus conocimientos, recopila de diferentes fuentes confiables,

libros o internet información sobre el proceso de organización.

2. Con base en los resultados de tu investigación y el contenido revisado,

elabora tu propio concepto de organización y describe su importancia.

3. Ingresa al Foro: Tu concepto de organización y comparte tu trabajo.

4. Revisa las aportaciones de tus compañeros(as), compara sus opiniones con

las tuyas e intercambia comentarios a fin de establecer un diálogo fructífero

y de cercanía.

*Para identificar los criterios que ha de cumplir tu intervención en el Foro,

consulta la rúbrica de foro que se encuentra en la pestaña Material de

Apoyo.

3.2. Elementos de la organización

Una empresa se debe de componer de los siguientes elementos:

Objetivos. Estos deben ser específicos y generales. Los objetivos generales

presentan la adquisición de fondos o ganancias, la prestación de los servicios,

entre otros. Mientras que los específicos la atracción del cliente, el crecimiento del

capital, etc.

Factores de la producción. Son aquellos agentes que intervienen en la

producción de la organización, como por ejemplo los factores del medio ambiente,

las labores de producción y el capital.

Dirección. Es el proceso de obtener los mejores resultados posibles por medio del

cumplimiento de metas individuales y departamentales de la empresa.

Recursos. Se dividen en materiales (edificio, papelería, muebles, instalaciones,

instrumentos y herramientas, etc.), inmateriales (marca, clientes, nombre de la

empresa y canales de distribución), y recursos humanos (conjunto de personas

que colaboran en la empresa).



3.2.1. Etapas de la organización

Al llevar a cabo la organización de una empresa se establece la manera específica de

trabajar y la estructura con la que contará la misma. La organización de una empresa,

implica las siguientes etapas:

3.2.2. Jerarquización

Es el orden ascendente o descendente del personal en una organización de acuerdo a

sus funciones, con esto se forma la estructura de la empresa y en los rangos altos o de

importancia es donde se toman las decisiones. Se agrupan de acuerdo al grado de

responsabilidad.

En una empresa la jerarquización depende totalmente del tamaño de la misma, de ella se

derivan las áreas o departamentos de los que estará constituida y las labores específicas

que desempeñarán y que servirán de apoyo o complemento con los otros departamentos

de la empresa. Cada uno de estos departamentos contará con un líder que será el

encargado de verificar que todas las funciones se desempeñen bien, por ejemplo:

En el departamento de mercadotecnia se encuentra el jefe de área que encabezará a los

auxiliares en mercadotecnia quienes tendrán la responsabilidad de verificar los precios,

comercialización, promoción y estar al pendiente de lo que sucede con los consumidores.

Los auxiliares a su vez dirigirán a un grupo de vendedores que estarán a cargo de un área

específica y serán los encargados de llegar a los clientes finales. Además del área de

mercadotecnia deben existir otras, como recursos humanos, producción y administración,

entre otras; cuyos líderes serán los encargados de tomar las decisiones finales y

responsabilizarse de ellas.

División del trabajo

• En esta etapa se deben limitar y establecer las actividades del personal de la empresa

Coordinación

• Regularizar los recursos y esfuerzos del personal de la empresa, con el fin de lograr sincronización en el desarrollo de objetivos.

Jerarquización

• Desempeñar el trabajo en la organización por orden de nivel o jerarquía.



Departamento de mercadotecnia

Jefe de área

Mercadólogo

Mercadólogo

Mercadólogo

Vendedor

Clientes

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Vendedor

Vendedor



3.2.3. Departamentalización

Se agrupan las labores según actividades específicas y similares para delimitar

departamentos o áreas con el fin de lograr una especialización y el éxito en la

organización. La departamentalización básicamente se aplica en tiendas

departamentales, instituciones gubernamentales y educativas. Por ejemplo en la

educativa es regida por el director del plantel, de ahí se derivan los subdirectores, luego

jefes de carrera y le siguen los maestros.

Se divide en las siguientes categorías:

Departamentalización por números simples: se cuentan los empleados que

desempeñan mismas labores y son observados por un dirigente.

Por ejemplo: en la elaboración de un producto se observa el siguiente diagrama:

Departamentalización por tiempo: se agrupa por turnos laborales ya que en muchas

organizaciones no es suficiente una jornada laboral.

Por ejemplo en una maquiladora para la elaboración de un producto es necesario trabajar

en más de un turno para desempeñar una misma labor.

Jefe de producción

Operador 1

Operador 2

Operador 3



Departamentalización por función empresarial: regularmente este tipo de

departamentalización de hace en grandes empresas, ya que se agrupan actividades de

acuerdo a las principales funciones de la empresa.

Presidente

Vicepresidente

Recursos Humanos Producción Mercadotecnia Finanzas

Elaboración de un

producto

Matutino Vespertino Nocturno

Operador 2

Operador 1

Operador 3

Operador 1 Operador 1





Departamentalización territorial o geográfica: esta distribución se presenta cuando la

empresa crece y se crean varias sucursales o plantas.

Por ejemplo los bancos, las compañías de teléfonos móviles, los establecimientos de

comida rápida, entre otros.

Departamentalización por cliente: se basa en la agrupación de actividades de acuerdo

a las personas a quien van dirigidas las labores efectuadas.

Por ejemplo una tienda departamental.

Departamentalización por proceso: regularmente es utilizada en empresas industriales,

ya que por medio de encadenamientos en la producción se distribuye de manera

equitativa el equipo o maquinaria utilizada.

Por ejemplo en una empresa automotriz al fabricar un automóvil se encadenan los

procesos de producción, ya que no se puede realizar uno sin haber terminado otro.

El siguiente diagrama muestra este proceso:

Gerente

Auxiliar

administrativo

Departamento de

juguetes

Departamento

de damas

Departamento

de comida

Departamento

de blancos

Gerencia general

Sucursal Norte Sucursal Sur Sucursal Este Sucursal Oeste



Departamentalización por productos: se basa en el proceso de producción de

productos o línea de producción.

Por ejemplo en una empresa que elabora pan:

Producción

Harina

Aceite

Conservadores

Fundición Prensas Pintura Montaje Calidad Estructura-

carrocería



Departamentalización matricial: se combina la departamentalización por producto y la

de funciones, y su principal ventaja es que los expertos intercambian experiencias para

lograr mejor calidad.

Por ejemplo:

Departamentalización virtual: la tecnología disminuye el tiempo en los procesos

administrativos ya que se forma una red y acelera la toma de decisiones. Anteriormente la

coordinación para el trabajo era por medio de tren, telegramas, automóviles, teléfono,

copiadoras y fax, pero con la llegada de las nuevas tecnologías de la comunicación e

información ese proceso cambió a las redes computacionales y en la actualidad resulta

mucho más fácil crear una comunicación por medio de herramientas cibernéticas que

agilizan la economía y los procesos de las empresas.

Gerente general

Jefe de área A Jefe de área B

Jefe de proyecto A

Jefe de proyecto B

Jefe de proyecto C

Gerente general

Coordinador de área






3.2.4. Descripción de funciones

Primero, es necesario precisar que una función es una actividad o un papel que

desempeña una persona, entonces, una función administrativa son varias acciones

comunes que brindan a la empresa los recursos y servicios para realizar y alcanzar sus

metas.

Por lo tanto, se considera al proceso administrativo como un todo en la organización de la

empresa, ya que las funciones administrativas además de ser fundamentales son dirigidas

por los gerentes, sea cual sea la rama de la misma.

Las funciones administrativas son realizadas por los directivos, los jefes de departamento

y de oficina, por los supervisores, operadores, auxiliares administrativos, entre otros. Por

ejemplo: en una pequeña empresa es necesario tener claras las funciones para la

adquisición de productos, la gestión de nuevos productos, las ventas, las compras, el

manejo de personal y la publicidad.

3.2.5. Actividades y obligaciones

La delimitación clara y precisa de funciones y responsabilidades, en todos los niveles

jerárquicos de la organización, es de suma importancia, ya que garantiza la funcionalidad

de la misma.

Es importante aclarar la diferencia entre actividades y funciones. Primeramente, las

actividades son pasos a seguir para la realización de una tarea, y al cumplir varias de

estas tareas se forma una función. Las funciones son los roles formados dentro de la

empresa y son hechas para crear objetivos.

Las personas responsables de cada uno de los departamentos o de la empresa en sí, son

las encargadas de promover, regularizar y examinar las acciones de su área.

Por ejemplo en una empresa una actividad administrativa son las compras, el encargado

de este departamento tiene la responsabilidad de comprar lo necesario para que la

producción salga a tiempo y en buenas condiciones.

Algunas actividades son:

Facilitar ayuda a todos los niveles jerárquicos para la realización óptima del

trabajo.

Auxiliar en las unidades funcionales de la organización.

Analizar las condiciones de trabajo de su área de acuerdo a los procedimientos de

la organización.



Proponer medidas de mejora para el trabajo realizado.

y algunas obligaciones:

Determinar recursos materiales y humanos para lograr los objetivos.

Llevar un seguimiento de mejoras en la organización.

Realizar reuniones periódicas con personal del área y externa a ella.

Cumplir con los objetivos de la organización.

3.2.6. Coordinación

Coordinar es crear acuerdos y unión entre los departamentos de la empresa para lograr el

buen funcionamiento y la superación de la misma. Es proporcionar a cada área sus

funciones para que se cumplan los objetivos de manera positiva.

La coordinación aplica los siguientes principios de la administración: mando,

representación, división de trabajo, entre otros.

La importancia de la coordinación se refleja en los resultados que aportan las áreas o

equipos de trabajo, ya que se presentan con una buena calidad y excelentes aportaciones

a la organización de la empresa. Entonces la coordinación une diferentes departamentos

para cumplir tareas compartidas.

El líder de la organización tiene la responsabilidad y la autoridad de coordinar las

funciones que se desempeñan en la empresa. Se presenta una coordinación vertical

cuando el gerente organiza y coordina las acciones de los departamentos de la empresa,

ya que realiza una autoridad directa con los responsables del área. En cambio se

presenta una coordinación horizontal cuando los jefes de las diferentes áreas o

departamentos coordinan funciones entre sí para armonizar las interrelaciones de cada

departamento.

Un gerente coordina el trabajo de una empresa además de que planifica y dirige los

proyectos para su ejecución, se apoya de otras áreas de la empresa para tomar

decisiones que lleven a la solución de problemas. Por ejemplo, es el encargado de

realizar reuniones periódicas para asignar las tareas que se deben de realizar para lograr

un proyecto.

La diferencia entre un directivo y un gerente es que este primero regularmente es el

propietario de la empresa, mientras que el directivo general es la persona encargada

dirigir los procedimientos de la empresa.



Actividad 2. Funciones y actividades

En esta actividad identificarás las funciones y actividades del área de la empresa

seleccionada, para ello:

1. Selecciona alguna de las áreas de la empresa que has investigado desde la Unidad

uno

2. Identifica qué tipo de estructura jerárquica tiene, las funciones y actividades de cada

uno de los empleados que integran el área.

3. Integra la información en un archivo de texto y guárdalo con la siguiente

nomenclatura: ADMA_U3_A2_XXYZ. Envíalo al sección de tareas y espera

retroalimentación de tu Facilitador(a).



Autoevaluación

Una vez finalizada la unidad, realiza la autoevaluación correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad. No olvides leer con atención las preguntas para seleccionar la respuesta correcta.

1. Sistema diseñado específicamente para cumplir con las metas y objetivos de la empresa. a. Organización b. Organigrama c. Control

2. La entidad social u organización informal es: a. Donde las personas se conjuntan para lograr los objetivos de la empresa. b. Donde se conjunta un equipo de trabajo para realizar tareas. c. Un equipo de trabajo que reúne información con el fin de concentrar

proyectos para su realización en un determinado tiempo.

3. Definición de organización formal a. Es la iniciativa humana intencional, emprendida para alcanzar determinados

objetivos. b. Organizar, estructurar y destinar los recursos, definir los órganos encargados

de la administración y fijar sus atribuciones e interrelaciones. c. Conjunto de personas que hacen equipo con la finalidad de originar ideas

para estructurar una empresa.

4. Cuando se diseña una empresa se debe elegir un método factible para lograr los objetivos de la misma. Falso Verdadero

5. La organización está compuesta por pasos independientes que logran los objetivos: Falso, Verdadero



6. Son los agentes que intervienen en la producción de la organización a. Dirección b. Factores de producción. c. Justificación.

7. Los recursos materiales son: a. Edificio, papelería, muebles, instalaciones, instrumentos y herramientas. b. Marca, clientes, nombre de la empresa y canales de distribución. c. Conjunto de personas que colaboran en la empresa.

8. Elementos de la organización a. Objetivos, control, dirección y planeación. b. Objetivos, factores de producción, dirección y recursos. Correcto al

interactuar estos elementos se logran los objetivos establecidos. c. Planeación, objetivos y dirección.

9. La división del trabajo, la coordinación y jerarquización son etapas de la organización. Falso. Verdadero.

10. ¿Cuál es la etapa de la organización donde se establecen las actividades del personal de la empresa? a. Coordinación b. División del trabajo c. Planeación.

11. ¿La jerarquización depende del tamaño de la empresa para poder llevarse a cabo? Falso. Verdadero.

12. ¿Qué es la departamentalización? a. Permitir a los empleados que laboren en varios departamentos para que

estén involucrados en todos los procesos. b. Concentrar labores para concretar departamentos y lograr que estos cuenten



con una especialización. c. Crear departamentos nuevos con el fin de que crezca la empresa

13. Una función administrativa es la importancia que se le da a un cargo dentro de la

empresa. Falso. Verdadero.

14. Definición de coordinación: a. Diseñar un plan en el cual se plantean objetivos y acciones. Incorrecto, este

es el concepto de planeación.

b. Establecer acuerdos y asociación entre los departamentos de la empresa para lograr el buen funcionamiento.

15. La importancia de la coordinación recae en unir los departamentos para cumplir en colaboración con las tareas. Falso. Verdadero.



Evidencia de aprendizaje. Diseño organizacional

Con esta evidencia de aprendizaje, recapitularás todo lo que has revisado a lo largo de

la asignatura,

Para ello, elabora un proyecto tomando en cuenta los siguientes puntos:

1. Busca información sobre la empresa seleccionada que pueda ser relevante para tu proyecto.

2. Realiza un diagnostico de la empresa para conocer su situación organizacional 3. Construye una justificación de tu proyecto 4. Redacta un documento donde incluyas:

Introducción.

Nombre de la empresa, clasificación, giro, sector que pertenece y áreas funcionales.

Justificación del proyecto.

Diagnostico de la empresa, incluyendo fortalezas y áreas de oportunidad.

Diferencias entre una empresa formal e informal y en donde se encuentra la empresa que elegiste.

Organigrama de la empresa.

Los tipos de departamentalización con los que cuenta la empresa y su diagrama de jerarquización.

Funciones y actividades de un departamento.

Factores que influyen en su actividad y las estrategias que se deben seguir para aprovechar las áreas de oportunidad y hacer frente a las amenazas del entorno.

5. Guarda tu documento con la nomenclatura ADMA_U3_EA_XXYZ 6. Envíalo a tu facilitador (a) a través de, portafolio de evidencias y espera su

retroalimentación.

Autorreflexiones

Una vez finalizada la Evidencia de aprendizaje, realiza el ejercicio de autorreflexión

correspondiente a los temas que has revisado durante esta unidad.

Para ello, ingresa al foro de Preguntas de Autorreflexión, consulta las preguntas que tu

Facilitador(a) formule y a partir de ellas elabora un archivo con tu Autorreflexión con la

nomenclatura ATR_U3_XXYZ. Envía tu archivo mediante la herramienta Autorreflexiones.



Cierre de la unidad

¡Felicidades!, haz finalizado la unidad. Recuerda que la organización es fundamental para

cualquier empresa, ya que apoya al progreso y creación de procesos ejercidos, tomando

como base las funciones en las cuales se fundamenta.

Para saber más…

La siguiente cita, se considera importante ya que concentra la esencia de la organización:

“Para que reine la armonía entre las diversas partes del organismo material o social....se

necesita no solamente un buen programa y una buena organización, sino también una

coordinación realizada en todo momento.”

Henri Fayol

Fuentes de consulta

Cardoza, A. P. (2007). Administración empresaria. Argentina:Temas Grupo

Editorial.

Koontz H.&WeihrichH. (2004). Administración una perspectiva global. México.

McGraw-Hill.

Chiavenato, I. (2006). Séptima edición. Introducción a la teoría general de la

administración. México. McGraw- Hill

Chiavenato, I. (1998).Introducción a la teoría general de la administración.

Colombia: McGraw- Hill, Cuarta edición.

Date post:	29-Dec-2015
Category:	Documents
Upload:	norma-aguilar
View:	28 times
Download:	0 times

Unidad 3. Organizacion

Documents