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LOS ELEMENTOS DE LA OFICINA Y SU

ORGANIZACIÓN

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DESPACHO: lugar o habitación donde la secretaria realiza las tareas habituales de

secretaría.

No se debe acceder a él sin permiso, a excepción del jefe para el cual se trabaja

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1.- CONDICIONES DE HABITABILIDAD Y CONFORT:

Lugar sin ruidos o sonidos estridentes

Que facilite la concentración

Iluminación suficiente

Temperatura adecuada

Decoración adecuada

Ventilación suficiente

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2.- MOBILIARIO DE OFICINA

Mesa-escritorio amplia,

Silla giratoria

Mesa auxiliar para ordenador, teclado, impresora, etc.

Archivadores

Armario ropero o perchero

Dependiendo de las funciones a realizar puede tener también: mesa de reuniones, fotocopiadora, etc.

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A. DISTRIBUCIÓN ESPACIAL DEL MOBILIARIO

El archivo de tareas diarias estará en las cajoneras auxiliares, integrado, si es posible, con el escritorio

El archivo de uso poco frecuente estará más retirado del escritorio

El puesto del/la secretario/a deberá estar de forma que pueda ver y controlar quién entra por la puerta así como cuándo llama o entra el jefe.

Es conveniente tener visible un reloj en la pared

La espalda protegida por la pared

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Los elementos del escritorio estarán dispuestos de forma que proteja el trabajo de miradas indiscretas.

La papelera oculta

El sofá, sillones, mesita,…., donde acomodar a los visitantes mientras esperan estará a una distancia prudente de la mesa de trabajo.

Si existe una sala de espera, se acomodará en ella a las visitas, a excepción de aquellas visitas importantes o “de peso” que se les permita esperar en el despacho de la secretaria.

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B.- EL ESCRITORIO

Una mesa ordenada es sinónimo de una mente ordenada. Si la mente humana no puede realizar 7 tareas a la vez, no es lógico tener sobre la mesa 7 tareas a realizar.

La pantalla del ordenador puede estar colocada en la propia mesa o sobre una mesa auxiliar y la impresora al lado

Sobre la mesa puede haber dos bandejas

La primera para contener la documentación que entra

La segunda para contener la documentación ya resuelta que espera destino.

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3.- EL ARCHIVO

Los objetivos por los que se crea un archivo son:

Guardar y custodiar los documentos

Facilitar los documentos cuando se requieran

Minimizar el tiempo de recuperación

El secreto de un buen archivo consiste en clasificar adecuadamente la información y ponerla de forma ordenada para que quien la busque la encuentre sin demasiadas complicaciones en el mínimo tiempo posible

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El problema es guardar con criterio, de forma que otras personas puedan encontrar los documentos guardados en el archivo

Un modelo de ordenación que sólo conoce el profesional que lo utiliza no es bueno.

Para evitar este problema las empresas suelen normalizar y estandarizar su ejecución, ajustándola a un protocolo obligatorio.

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•Ordenación alfabética•Ordenación numérica•Ordenación por índice temático

A.- CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO

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ORDENACIÓN ALFABÉTICA

•Si se trata de nombre y apellido, se ordenará por el primer apellido y, si hubiera muchos iguales, habría que recurrir al segundo.•En los nombres de empresa hay que fijarse en la razón social. Si se trata de siglas, se toma la primera letra. Si son apellidos, en función del primero y, nunca por el nombre genérico, compañía, bar, frutería,…..

1. Es útil para archivos pequeños2. La incorporación de nuevos expedientes

precisa de un hueco que hace desplazar a los anteriores y, si el archivador está lleno, puede crear problemas.

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ORDENACIÓN NUMÉRICA

A cada expediente nuevo se le asigna un número consecutivo al anteriormente abierto y archivado y se coloca en el lugar contiguo al anterior en número.

VENTAJAS:•Es muy sencillo•Encaja con el principio de discreción pues el número es aséptico.•Permite archivar gran volumen de expedientes (centros de enseñanza)•Es rápido y de difícil equivocación

INCONVENIENTES:Necesita de un apoyo auxiliar que descodifique el número de expediente, aunque este inconveniente se puede solucionar con cierta facilidad gracias a la informática.

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ORDENACIÓN POR ÍNDICE TEMÁTICO

1. Requiere de la creación de un catálogo de unidades temáticas (como los índices de los libros)

2. Utiliza un orden alfanumérico: Los temas se ordenan alfabéticamente y los expedientes pueden ir numerados.

VENTAJAS: •Es intuitivo si el índice de temas es pequeño.•Los expedientes están muy bien clasificados.INCONVENIENTES:•La creación del plan temático.•Cuando nos quedamos sin espacio en la estantería surgen problemas.•Es complicado cuando un expediente está relacionado con más de tres temas, pues requiere duplicar documentación.•Las personas que accedan al archivo habrán de conocer el plan temático y de códigos

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En las empresas donde existe una normativa o protocolo de procedimiento de archivo y tratamiento de documentos, hay que cumplirlaCuando un documento llega a la mesa del la secretario/a:1.Hacer una primera lectura rápida2.Si el documento no tiene importancia se manda a la papelera3.Si es importante, ya sea por su contenido, porque da órdenes concretas o porque constituye prueba o resguardo de alguna operación:

•Procesar y realizar las tareas pertinentes•Archivar.

4.Si hay varios folios, susceptibles de ser grapados, se hará por la esquina superior izquierda5.Si es una factura pequeña o tique de caja, se coserá previamente a un folio DIN A4 para evitar su pérdida.6.Si el documento viene duplicado se archivará sólo el original

B. ¿CÓMO TRATAR LOS DOCUMENTOS?

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C.- MANTENER EL ARCHIVO AL DÍA

EL ARCHIVO DE LA CAJONERA:

•Se sitúa al lado de la secretaria, bajo su mesa de trabajo y es de uso personal.•En él se archivarán los documentos de uso muy frecuente que permitan realizar las tareas del día a día.•Los documentos se colocarán en carpetas colgantes

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ARCHIVO DE ESTANTERÍA O ARMARIO

•Es un archivo más permanente. Suele estar más alejado del escritorio y a él pueden acceder tanto la secretaria/o como su jefe, no debiendo acceder a él más personas.•Ambos deben conocer el método de clasificación y archivo.

Respecto a este archivo:1.Se debe buscar un momento del día para archivar.2.Cuantas menos personas accedan a él, mejor.3.Es conveniente tener en el interior de la puerta un esquema del plan de ordenación.4.Revisar los documentos de forma periódica para retirar los caducados.5.No se deben sacar expedientes del despacho, si fuera necesario, mejor hacer una copia

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PARA MANTENER LA OFICINA ORGANIZADA. RECUERDA:

Guardar todo aquello que no se utiliza todos los días en un lugar menos visible:

Los montones de papeles y altas pilas de sobres desordenados que no se usan sólo provocan distracciones.

Organizarlo todo de modo que se pueda acceder a ello fácilmente:

Cuando todo se cae al sacar un libro de un estante, si no hay espacio cerca del fax para insertar documentos o recoger los que llegan se producen pérdidas de tiempo y se producen tensiones.

Limpiar regularmente los muebles del archivo y tirar las cosas que no se necesiten.

Limpiar y ordenar los archivos electrónicos (disco duro, CD’S, DVD’S, etc)