UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA QUÍMICA, BIOFARMACIA, INDUSTRIAS Y PRODUCCION.
IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO PARA LA EMPRESA “PARTES Y
REPUESTOS CIA. LTDA.”
Monografía previa a la obtención del titulo de Ingeniería Industrial
Autora: Soraya Chamba B.
Director: Ing. Ind. Tania Tamayo C.
Cuenca-Ecuador
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA UNIDAD ACADÉMICA DE INGENIERÍA QUÍMICA, BIOFARMACIA, INDUSTRIAS Y PRODUCCION.
IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO PARA LA EMPRESA “PARTES Y
REPUESTOS CIA. LTDA.”
Monografía previa a la obtención del título de Ingeniería Industrial
Autora: Soraya Chamba B.
Director: Ing. Ind. Tania Tamayo C.
Cuenca-Ecuador
2011-2012
DEDICATORIA
A DIOS TODOPODEROSO,por ser la luz que ha guiado mi vida en esta
dura tarea de alcanzar todas mis metas; y, en especial, la de mi tan
deseado título de Ingeniera Industrial. A mis padres, a mis hijos por su
amor y apoyo que me profesan todos los días, son lo mejor que puso Dios
en mi vida, este logro es para ustedes, porque refleja el infinito amor que
siento y sentiré por ustedes.
AGRADECIMIENTO
Deseo dejar constancia de mi eterna gratitud a todos quienes fueron mis
MAESTROS durante mis años de estudio en la Facultad de Ingeniería
Industrial.
Un especial agradecimiento a INGENIERA TANIA TAMAYO CALLE, por
su desinteresada ayuda en el proceso de resolver los problemas que se
me presentaron; y, desde luego por ser mi guía en la consecución de
éste trabajo de grado.
A TODOS sinceramente muchas gracias…
RESUMEN
El presente trabajo se llevó a cabo en la empresa Partes y Repuestos Cía. Ltda.,
donde se realizó el estudio para la Implantación de un Sistema de Gestión de
Inventario. Primordialmente, el análisis se basó en el estudio de los problemas
que se suscitaban en la bodega de productos de la empresa por no tener un
correcto manejo de inventarios.
Se dispuso de la información necesaria para la elaboración de este trabajo, en la
bodega de la empresa principalmente; ya que, como se trata de la implantación
de un sistema de gestión de inventarios, es el lugar apropiado para recopilar
todos los datos necesarios.
Se dará una descripción del problema que se viene suscitando dentro del área de
bodega, analizando de una manera muy objetiva todas las causas que justifican la
implantación de un sistema de inventarios, basados en la aplicación de la teoría
de las 5s y en la clasificación de las existencias según la teoría ABC.
La investigación realizada se encuentra estructurada ha través de los siguientes
capítulos:
En el CAPITULO I: EL PROBLEMA.- Se presenta la formulación del problema
que dio origen al estudio. Basada en un análisis profundo de todos los factores
que dan origen a la deficiencia en el manejo de la bodega almacén de repuestos.
OBJETIVOS
OBJETIVOS GENERAL:
El objetivo del presente trabajo es la Implantación de un Sistema de Gestión de
Inventario para la Empresa Partes Y Repuestos Cía. Ltda., que le permita
optimizar los recursos materiales y humanos con los que cuenta la bodega,
mediante la creación de manuales de funciones y procedimientos encaminados a
mejorar la situación actual de la empresa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Diagnosticar la situación actual del almacén de repuestos e insumos de la
Empresa Partes y Repuestos Cía. Ltda.
Definir la filosofía de la Empresa Partes y Repuestos Cía. Ltda.
Establecer las funciones de un Jefe y un Auxiliar de almacén.
Elaborar el procedimiento para el control de inventario de almacén.
Clasificar los productos en existencia en el almacén según la teoría ABC.
Proponer una organización física del almacén según la clasificación ABC.
Eliminar el espacio de trabajo lo que sea inútil.
Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.
Mejorar el nivel de limpieza de los lugares.
Prevenir la a aparición de la suciedad y el desorden.
Fomentar los esfuerzos en la metodología de las 5s
INDICE
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….……....…. 1
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….……....…. 2
CAPITULO I: EL PROBLEMA……………………………………………………..………….. 3
1.1. ANTECEDENTES…………………………………….…………………………………..3
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………………………....3
1.3. JUSTIFICACIÓN………………………………………….………………………….......4
1.4. ALCANCE…………………………………………………………………………….......5
1.5. LIMITACIONES……………………………………….…………………………………..5
CAPÍTULO II: SITUCIÓN ACTUAL……………………………………………………………..6
2.1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN………………………..……………………………………..6
2.2. CONDICIONES GENERALES DEL ALMACÉN……………………………………...7
2.2.1. DISTRIBUCIÓN FISCA DEL ALMACÉN……………..……………………………….7
2.2.2. MATERIALES ALMACENADOS………………………..…………………………….10
2.3. CONDICIONES DE TRABAJO…………….………………………………………….11
2.3.1. ILUMINACIÓN………………………………………….……………………………….11
2.3.2. VENTILACIÓN…………………………………………...……………………………..12
2.3.3. RUIDO…………………………………………………….……………………………..13
2.3.4. VIBRACIONES………………………………………………………………………….13
2.3.5. POLVO…………………………………………………….…………………………….13
2.4. MECANISMOS DE CONTROL………………………….……………………………13
2.4.1. DISPOSITIVOS DE SEÑALIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO……….…………..13
2.4.2. HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL……………………..……………………...14
2.5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EN EL ALMACÉN……….…………………..…15
2.5.1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS………………………………..……………….….15
2.5.2. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS…………….………………..……15
2.6. PROCESO DE ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS Y REPUESTOS
DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA………………………….…………………..17
2.6.1. ENTRADA DEL INVENTARIO…………………………………………………….....17
2.6.2. SALIDA DEL INVENTARIO……………………………………….……………….....18
2.7. ANÁLISIS FODA DEL ÁREA DE ALMACÉN………….…………………………..18
CAPÍTULO III: SITUACIÓN PROPUESTA…………………………………..…………..…20
3.1. FILOSOFÍA DE GESTION DE LA EMPRESA………………….…….………...…20
3.2. MINSIÓN…………………………………………………………….….……….……..22
3.2.1. VISIÓN……………………………………………………………….………..………..22
3.2.2. POLÍTICAS DE LA EMPRESA…………………………………………...………….22
3.2.3. OBJETIVOS DE GESTION……………………………………………..…………....23
3.2.4. INDICADORES DE GESTIÓN………………………………………….…………....23
3.3. CONSUMO ANUAL DE LOS REPUESTOS Y EQUIPOS………….….…….…..25
3.4. BODEGA ALMACÉN………………………………………………….………..…....25
3.5. IMPLEMENTACION DE LA TEORÍA DE LAS 5S………………………..……....28
3.5.1. SEIRI – ORGANIZACIÓN…………………………………………...……….28
3.5.2. SEITON – ORDEN…………………………………………………………....29
3.5.3. SEISO – LIMPIEZA…………………………………………………..…….…30
3.5.4. SEIKETSU – ESTANDARIZAR……………………………………..….…...30
3.5.5. SHITSUKE – DISCIPLINA…………………………………………...………31
3.6. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA, SALIDA DE MATERIAL
Y CONTROL DE INVENTARIO DE ALMACÉN……………………….………….34
3.7. FUNCIONES DE UN JEFE Y UN AUXILIAR DE ALMACÉN……………….…..35
3.8. CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS EN EXISTENCIA EN
EL ALMACÉN SEGÚN LA TEORÍA ABC…………………………………….……36
3.9. ESTRATEGIAS DEL ANÁLISIS FODA…………………………………………….38
3.10. PROPUESTA DE UNADISTRIBUCIÓN FISICA DE LOS ITEM SEGÚN
LA CLASIFICACIÓN ABC…………………………………………………………...40
CONCLUSIONES…………………………………………………………………….…….. 41
RECOMENDACIONES……………………………………………………………………... 42
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………..…. 43
ANEXOS………………………………………………………………………………..……. 44
INDICE DE TABLAS
TABLAS…………………………………………………………………………........Pág.
Tabla N° 2.1: Probabilidad de daño y severidad de consecuencias…………... 15
Tabla N° 3.1: Nivel de instrucción de los cargos propuestos para bodega…… 36
Tabla N° 3.2: Análisis de los resultados según la Teoría ABC………............... 38
INDICE DE FIGURAS
FIGURAS….………………………………………………………………….…....….Pág.
Figura N° 2.1.: Estante E – Crane………………………………………..…..…….. 7
Figura N° 2.2.: Estante Eléctrico………………………………………………..…… 8
Figura N° 2.3.: Estante Conveyors………………………………………………….. 8
Figura N° 2.4.: Estante de Equipos Móviles……………………………………….. 9
Figura N° 2.5.: Estante de Filtros……………………………………………………..9
Figura N° 2.6.: Lámparas horizontales grandes……….…………………………. 11
Figura N° 2.7.: Lámparas horizontales pequeñas…………..……………………. 12
Figura N° 2.8.: Conducto de ventilación…………………………………………... 12
Figura N° 2.9.: Señalización de los estantes………….………………………….. 14
Figura N° 2.10.: Obstáculos en los pasillos………………………………….……..14
Figura N° 3.1.: Alineación de la filosofía de gestión de una empresa…….……. 21
Figura N° 3.2.: Mapa de riesgos en bodega…………………………………........ 26
Figura N° 3.3.: Simbología aplicada a la distribución de bodega………..……... 27
INDICE DE CUADROS
CUADROS…………………………………………………………..…….……....….Pág.
Cuadro N° 2.1: Probabilidad y consecuencias……………………………………16
Cuadro N° 2.2: Plan de acciones a implementar en bodega……………………32
INDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICOS……………………………………………………..…….……………….Pág.
Gráfico 3.1: Resultados de la clasificación ABC……………………………..…..38
INDICE DE ANEXOS
ANEXO 1: Manual de Procedimiento para realizar las compras
de productos.
ANEXO 2: Manual de Procedimiento para realizar el Registro
de productos en bodega.
ANEXO 3: Manual de Procedimiento para realizar el despacho
de productos de bodega.
ANEXO 4: Manual de Procedimiento para realizar el inventario
de bodega.
ANEXO 5: Manual de Funciones de un Jefe y un Auxiliar de
Bodega.
ANEXO 6: Clasificación del Inventario según la Teoría ABC.
ANEXO 7: Análisis FODA para el área de bodega de la
empresa.
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IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIO PARA LA EMPRESA
“PARTES Y REPUESTOS CIA. LTDA.”
REALIZADO POR: Soraya Chamba B.
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INTRODUCCIÓN
Unos de los principales ejes de funcionamiento de cualquier empresa son los
inventarios; puesto que, este posee un gran impacto económico en los procesos
productivos; ya que, este involucra, el proveer a la empresa de materiales
necesarios para su desenvolvimiento frente a las demandas de la misma, como al
representar un activo en forma de material. Por ello, su administración debe ser
tratada con adecuado control que permita minimizar los costos de
almacenamiento y generar altos índices de rotación.
PARTES Y REPUESTOS es una empresa dedicada a la adquisición y venta de
repuestos. Se encuentra ubicada en la ciudad de Arenillas y, su principal meta es
proveer de repuestos a sus clientes que son las sociedades o personas naturales
que tienen maquinaria pesada y, los propietarios de camaroneras y bananeras
que necesitan repuestos para sus bombas de riego.
La existencia o no de repuestos en el almacén de la empresa juega un papel de
vital importancia en la duración y calidad de las reparaciones; por tal motivo, es
necesario realizar un estudio detallado de las condiciones del almacén, que
servirá para determinar de manera clara los inconvenientes existentes en cuanto
al inventario de materiales y repuestos que necesitan los clientes.
En el presente trabajo voy a proponerla IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE INVENTARIO, adecuado a fin de dar un trato selectivo a los
repuestos, garantizando a los clientes de la empresa, la continuidad en el
suministro de los mismos.
Para cumplir con el objetivo del trabajo, detallé la situación actual de los sistemas
e instalación, utilizando herramientas de análisis y observación directa, así como
recolección de información en función de estas elaboré posibles respuestas
basadas en los elementos técnicos y se dieron las recomendaciones pertinentes.
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“PARTES Y REPUESTOS CIA. LTDA.”
REALIZADO POR: Soraya Chamba B.
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La investigación realizada se encuentra estructurada a través de los siguientes
capítulos:
En el CAPITULO I: EL PROBLEMA, se presenta la formulación del problema que
dio origen al estudio. Basada en un análisis profundo de todos los factores que
dan origen a la deficiencia en el manejo de la bodega almacén de repuestos.
En el CAPITULO II: SITUACIÓN ACTUAL, se dan a conocer con mayor claridad
las deficiencias que presentan la empresa en lo referente a la administración de la
bodega almacén.
En el CAPITULO III: SITUACIÓN PROPUESTA, incluye los planes de mejora a la
problemática ya existente a las necesidad de los almacenes de repuestos e
insumos de la empresa Partes y Repuestos, basados en la situación actual.
Por último se presentan las Conclusiones y Recomendaciones, así como la
Bibliografía y los Anexos.
El sistema de inventario propuesto por el estudio buscara definir lo siguiente:
La filosofía de gestión,
Las funciones de un jefe y un auxiliar del almacén,
Control de inventario de la bodega almacén,
Clasificar los productos en existencia; y,
Proponer una organización física de dicho almacén.
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CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1. ANTECEDENTES
En toda compañía, existen prácticas o metodologías que definen como se lleva a
cabo las actividades, cada una de estas metodologías tiene que estar sustentadas
por escrito; y, de esta manera, posteriormente se podría identificar puntos de
mejora para optimizar los procesos.
Todos estos procedimientos documentados pueden ser prácticas operativas,
instrucciones de trabajo, entre otros; además, debe existir descripción de cargo
que limite las funciones de cada uno de los trabajadores para aumentar la
productividad y la eficiencia de los procesos.
Se hacen revisiones de los procesos para lograr la optimización y, una de las
estrategias de mejoramiento empleada por las empresas, es la metodología de
las 5s la cual permite organizar, ordenar, limpiar, estandarizar y disciplinar para
desenvolverse en un área de trabajo confortable.
En busca de reducir costos se emplea la clasificación ABC para llevar un control
del almacén y determinar cuáles son los repuestos que más se requieren
dentro de bodega.
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las empresas son regímenes conformados por diversos procesos internos que
pueden ser caracterizados por cadenas de tareas encaminadas a satisfacer las
necesidades de los clientes en función del cumplimiento del objetivo de la
empresa. Es por ello, dado que en estos procesos intervienen distintos entes se
dificulta su control y gestión, haciendo que se distribuya toda la responsabilidad
entre todos aquellos que intervengan en el desarrollo de las actividades.
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Partes y Repuestos se caracteriza por ser una empresa líder en el cantón en el
abastecimiento de repuestos y partes para la maquinaria que opera bajo esa
jurisdicción y en los cantones aledaños. Esta adquiere los repuestos de los
importadores directos de Guayaquil mediante pedidos telefónico (dependiendo del
volumen) o enviando un correo electrónico, sustentado en los catálogos de
disposición de repuestos entregados por los proveedores.
La formulación de una política de inventario en cada empresa depende de las
características propias de los repuestos y de la importancia de los requerimientos
de los clientes principales, en este sentido, la empresa Partes y Repuestos cuenta
con una gran variedad de productos en inventario en su bodega, los mismos que
están calificados y ubicados dependiendo del tipo de maquinaria al que vayan
dirigidos.
Actualmente, la problemática se presenta en el poco control existente en la
entrada y salida de dichos repuestos, así como también en la época de
clasificación de los ítems que tiene mayor porcentaje de rotación y que por lo
tanto es importante aplicar ciertos criterios de clasificación para poder conocer
cuáles de ellos son los más críticos e importantes para mantenerlos en stock.
1.3. JUSTIFICACIÓN
La importancia del estudio radica básicamente en que mediante la planificación y
control de inventario en el almacén se podría lograr un buen abastecimiento de
repuestos a los principales clientes de la empresa.
Con esto se logrará disminuir inconvenientes presentes con los clientes, debido
al desabastecimiento de los materiales en bodega, tomando así medidas
necesarias que mejoren y ajusten los procedimientos de inventario en dicho
almacén.
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1.4 ALCANCE
La gestión de inventario contiene básicamente la regularización de los
procedimientos, metodología y puesta en práctica de todas aquellas normas de
trabajo que ayuden al buen control de los materiales pertenecientes a la bodega
almacén de la empresa.
Ç
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CAPÍTULO II
SITUCIÓN ACTUAL
Se presenta la situación actual del área de almacén de la empresa “Partes y
Repuestos” y el proceso que se utiliza para la entrada y salida de los equipos y
repuestos del inventario en bodega.
Este inventario que se da en bodega consiste en realizar la recepción de las
mercancías y su verificación basada en la factura de entrega. De igual forma, el
sistema de almacenamiento se ubican en los estantes respectivos sin los
menores controles de calidad; esto es revisar las posibles fallas que estos
pudieran tener, se debe realizar un conteo de los repuestos que están en estantes
mas los que se van a colocar, etc.
Se observa en los estantes mala distribución de los repuestos, los productos que
mas salida tienen en la empresa se encuentran en la parte posterior de la bodega,
varios de los corredores entre los estantes, hay obstrucción de objetos como
escobas, tubos metálicos y partes de maquinarias dañadas que dificultan la libre
circulación.
La empresa carece de otros tipos de documentación y formatos que son de vital
importancia para el desarrollo de la gestión dentro de la misma, entre ellos se
menciona los formatos de entrada y salida de repuestos e insumos de almacén y
la recepción de materiales entre otros.
Mediante el camino para evaluar la situación actual en la que se encuentra el área
de almacén de la empresa, se pudo determinar aspectos positivos y negativos
que conforman el estado actual del almacén.
2.1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN
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Partes y Repuestos no cuenta con una filosofía de gestión bien definida, es decir
no tienen establecida la misión, visión, políticas, objetivos ni metas, que permita
evaluar el desempeño.
2.2. CONDICIONES GENERALES DEL ALMACÉN
2.2.1. DISTRIBUCIÓN FISICA DEL ALMACÉN
El almacén de la empresa cuenta con cinco estantes. Cabe destacar, que
previamente no se estudió si la ubicación era la más idónea, existen materiales
y/o equipos que obstaculizan el libre acceso a varios de ellos y en algunas repisas
de los estantes no existe el mejor aprovechamiento del espacio y se observa que
es necesario distribuir los materiales de manera que se encuentren al alcance del
personal que los requiera sin tener que realizar un mayor esfuerzo.
Actualmente, no se cuenta con un plano del depósito que permita visualizar la
distribución anteriormente descrita. A continuación, se describen las dimensiones
y condiciones de cada uno de los estantes:
Estante Nº 1 E- Crane (E- Grúas):
Cuenta con las siguientes dimensiones 2,7 m de altura, 61 cm de ancho, de largo
2,90 cm y 5 repisas. Cabe destacar, que este estante se encuentra forma paralela
y ocupa un espacio bien representativo en área, ya que en él se almacena
repuestos de equipos de vital importancia para el proceso de operaciones para la
empresa y con muy poca señalización, es decir nombre de los productos que se
encuentran en este estante.
Figura 2.1: Estante E – Crane
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Figura 2.2: Estante Eléctrico
Este estante cuenta con las siguientes dimensiones: 2 m de alto, 60 cm de ancho,
2.35 m de largo, cuenta además con cinco repisas y tres divisiones, se pudo
observar que ocupa un lugar considerable el área de almacén y se encuentra en
condiciones óptimas.
Estante Nº 3 Conveyors (Portadores):
Posee las siguientes dimensiones 2.00 m de alto, 4.10 m de largo y 60 cm de
ancho, con cuatro repisas y tres divisiones, este se encuentra en buenas
condiciones y ocupa un lugar considerado en el almacén.
La siguiente figura nos muestra el estante de repuestos:
Figura 2.3:Estante de Conveyors
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Estante Nº 4 Equipos Móviles:
Las dimensiones de este son 2.00m de alto y 60 cm de ancho, 5.00 m de largo,
con cinco repisas y tres divisiones.
La siguiente figura nos muestra el estante de repuestos:
Figura 2.4:Estante de Equipos Móviles.
Estante Nº 5 Filtros:
Sus dimensiones son las siguientes: 2.40 m de alto y 51 m de ancho, 5.00 m de
largo, cuenta con cuatro repisas, es el más amplio por lo que ocupa buenas parte
del área del almacén y se debe a que los repuestos que se almacenan en él
varían de tamaño, se encuentran en óptimas condiciones.
La siguiente figura nos muestra el estante de repuestos:
Figura 2.5:Estante de Filtros.
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2.2.2. MATERIALES ALMACENADOS
En esta área se encuentran almacenados distintos repuestos y equipos que
permiten satisfacer los requerimientos de los clientes de la empresa.
A continuación, los materiales en cada uno de los estantes los describo:
Estante Nº 1 E- Crane
En el podemos encontrar gran variedad de insumos y repuestos destinados a las
Grúas, las cuales son los repuestos de alta prioridad dentro de la empresa, dentro
de este se encuentran: Orrines o sellos, válvulas, tornillos, contactores,
pasadores, cables, termostatos, bomba de giro, válvula de balance, pistones,
solenoides, manómetros, bloque distribuidos de flujo, abrazaderas, entre otros.
Estante Nº 2 Estante Eléctrico.
En este estante se pueden encontrar materiales eléctricos como: tomacorrientes,
bombillos, breker, cajetines, fusibles, cables, contactores, lámparas, enchufes,
entre otros.
Estante Nº 3 Conveyors.
En el este se pueden encontrar almacenados rodamientos, dientes para
rascadores, ejes, acoples, soportes de chumaceras, tensores, soportes de
baberos, tacos de goma, bocinas, chumaceras, sensores de velocidad entre otros
equipos y repuestos.
Estante Nº 4 Equipos Móviles.
En él se puede encontrar equipos y materiales como sellos, orrines, mangueras,
tornillos, bocinas, sensores, motor de arranque, alternador , ventilador del
radiador, evaporador, amortiguadores, tuberías de escapes lámparas, soportes de
luces, creceta; parrilleras, compresor, motor de limpia parabrisas, bomba de agua,
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REALIZADO POR: Soraya Chamba B.
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juego de cojinetes, bomba manual de combustibles, entre otros. Se encuentran en
repisas distintas, pero no están ordenados, para este caso se busca el mejor
aprovechamiento del espacio, se evidenció a través de la observación directa.
Estante Nº 5 Filtros:
En este se encuentran almacenados filtros de agua, filtros de retorno, filtros de
combustibles, filtro de aire, filtros de aceite, filtros hidráulicos, se encuentran en
sus respectivas cajas de fabricación o forrados y ordenados en sus repisas, para
así evitar que el polvo y otros agentes entren al estante.
2.3. CONDICIONES DE TRABAJO
2.3.1. ILUMINACIÓN
La bodega almacén posee tres lámparas horizontales (fluorescentes) pequeñas
que tiene como dimensiones 1.22 m de largo y 61.5 cm de ancho, también se
encuentran tres lámparas horizontales de 71 cm de largo y 19,5 cm de ancho con
bombillas de neón cada una ubicadas en la parte superior, precisamente sobre los
estantes. Se evidenció que estas son deficientes debido a su altura, puesto que
no permite visualizar y leer con buena claridad la identificación de los productos y
sus características, ubicados en la parte baja de los estantes; a más de esto, se
pudo observar la suciedad en estas lo que opaca la luz que emite.
En las figuras siguientes nos muestra la deficiencia de iluminación existente en la
bodega.
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Figura 2.6:Lámparas horizontales grandes.
Fuente: La autora Elaboración:
Figura 2.7:Lámparas horizontales pequeñas.
Fuente: La autora Elaboración:
Las flechas indican los puntos donde se puede ver claramente que existe
deficiencia de luz SE INDICARÁ COMO SE ENCUENTRA LA ILUMINACIÓN SI
ES BUENA O DEFICIENTE LA INVESTIGACIÓN LO DIRÁ ESTAMOS EN LA
SITUALCIÓN ACTUAL
2.3.2. VENTILACIÓN
La bodega cuenta con una ventilación adecuada proveniente de dos Split (aires
acondicionados) que se encuentra en pasillos entre los estantes, que permiten
mantener en buen estado los repuestos y equipos que se encuentran
almacenados. Esto, a más de generar un buen ambiente beneficioso para los
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productos, genera también un buen ambiente para el personal que labora en la
empresa; puesto que, se encuentran en el mismo ambiente.
Figura 2.8:Conducto de ventilación.
Fuente: La autora Elaboración:
2.3.3. RUIDO
El nivel de ruido presente en el área es casi imperceptible, lo que permite un
desempeño de las actividades sin problemas.
2.3.4. VIBRACIONES
El nivel de las vibraciones son nulas, debido a que no existen talleres aledaños
que lo provoquen.
2.3.5. POLVO
La contaminación por polvo es algo moderada debido a que en la calle donde se
encuentra ubicada la empresa, genera bastante polvo, producto del paso de los
vehículos. En la bodega, el nivel de contaminación de polvo es más bajo debido a
la pared que separa la bodega de las oficinas y mostrador.
2.4. MECANISMOS DE CONTROL
La bodega no cuenta con un control adecuado de las existencias de repuestos; es
decir, no cuentan con cárdex que le permitan saber cuánto existe en inventario ya
que cuando se requiere de algún producto, se lo verifica mediante una inspección
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visual en los estantes. Esto nos demuestra que la empresa no posee una buena
base de datos, que le permita llevar un mejor control de las entradas y salidas del
almacén.
2.4.1. DISPOSITIVOS DE SEÑALIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO
Cada anaquel UNIFIQUEMOS TERMINOS O UTILISAMOS ANAQUELES O
ESTANTES PORO NO LOS DOS cuenta con identificadores para el
almacenamiento, que por cierto, no son los más adecuados, NO SE CUESTIONA
ANTES DE REALIZAR EL ESTUDIO puesto que citan en forma demasiado
simple qué productos se encuentran en ellos y no permiten señalar donde se
encuentran los productos, ni las especificaciones, causando así desconocimiento
de la ubicación exacta de los equipos y repuestos.
Las flechas blancas indican la señalización que actualmente se le da a los
repuestos que ingresan a bodega.
Figura 2.9:Señalización de los estantes.
Fuente: La autora Elaboración:
2.4.2. HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
Mientras se realizaba el levantamiento de la información, se pudo evaluar las
condiciones del almacén y, se observó que el ambiente es fresco, no existen
malos olores, la mayoría de los materiales se encuentran en sitios adecuados, a
excepción de algunos equipos que se obstaculizan el tablero eléctrico, algunos
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materiales de trabajo que no se ubican en la condición más segura, ya que podría
producirse alguna eventualidad por encontrarse bloqueando equipos de trabajo, lo
que impide el rápido acceso al tablero a la hora de producirse una emergencia
(incidente o accidente); además, el extintor de incendio no se encuentra en un
lugar de fácil acceso. REDACCIÓN
Figura 2.10:Obstáculos en los pasillos.
Fuente: La autora Elaboración:
2.5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EN EL ALMACÉN
En primer lugar se pudo evidenciar que el almacén no cuenta con un mapa de
riesgos que señale de manera clara los riesgos existentes en el área.
2.5.1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
Permite conocer los riesgos presentes en el almacén; una vez que se obtienen se
clasificarán de acuerdo a su nivel. Los riesgos presentes en este depósito son los
siguientes:
Riesgo de Golpes y/o Cortes.
Riesgo de Incendio.
Riesgo Eléctrico.
2.5.2. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS
En éste punto se va a realizar un análisis de riesgos en el área de bodega y se los
clasificará de acuerdo al método alternativo de clasificación de riesgos.
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La determinación del riesgo correspondiente a métodos cualitativos consiste en la
contraposición de los valores (bien sean índices o rangos cualitativos) obtenidos
para la probabilidad y para la severidad de las consecuencias.
Tabla 2.1: Probabilidad de daño y severidad de consecuencias.
PROBABILIDAD DE QUE OCURRA EL DAÑO SEVERIDAD DE LAS CONSECUENCIAS
Alta: Siempre o casi siempre Alta: Extremadamente dañino (lesiones muy
graves, enfermedades crónicas graves, etc.)
Media: Algunas veces Media: Dañino (dermatitis, sordera, etc.)
Baja: Rara vez Baja: Ligeramente Dañino (molestias,
irritaciones en los ojos por polvos, etc.) Fuente:www.google.com Elaboración:
Partiendo de esta tabla, se procede a realizar un cuadro de relaciones que es
como el que se muestra a continuación.
NUEVAMENTE LA OBSERVACIÓN NO PODEMOS MEZCLAR AGUA Y ACEITE,
ES DECIR NO PODEMOS MEZCLAR LA SITUACIÓN ACTUAL O EL
PROBLEMAS DE ESTUDIO CON LOS CONCEPTOS O LAS SOLUCIONES O
RECOMENDACIONES HAY CAPITULOS PARA CADA CASO REVISAR TODO
EL TRABAJO POR FAVOR.
Cuadro 2.1: Probabilidad y consecuencias.
Fuente:www.google.com Elaboración:
Los riesgos que se ha clasificado en el área de bodega son los siguientes:
Riesgos Físicos
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Electricidad: En el depósito se encuentra un tablero de control eléctrico con la
tapa de protección correspondiente, por lo que la probabilidad del riesgo es
considerado como bajo y las consecuencias medias. Lo que indica que es un
riesgo TOLERABLE.
Riesgos Químicos
Líquidos: Las pinturas son los principales materiales líquidos que producen
olores dentro del almacén. La probabilidad de que ocurra el daño es baja y las
consecuencias son medias, ya que su contacto con la piel no es dañino y con
los ojos es evitable. El riesgo se considera TOLERABLE.
Riesgos De Golpes y/o Cortes
En bodega, muchos de los materiales se encuentran almacenados de manera
improvisada, materiales grandes (carros de limpieza, paletas con pinturas,
cajas, entre otros) por lo que aumentan el riesgo de golpes. La probabilidad
del daño es media y las consecuencias medias, ya que puede ocasionar
golpes en la cabeza, brazos, entre otros. El riesgo se considera como
MODERADO.
Riesgos De Incendio
Varios de los materiales almacenados no son inflamables. Se pudo
identificar un tablero eléctrico, que se encuentra obstaculizado por
diferentes materiales (entre pasillos) y esta área no posee un extintor
determinada, ni un sistema contra incendio efectivo que permita
contrarrestar un posible incendio. No existe un botiquín de primeros
auxilios al cual recurrir en casos de accidentes por inhalación de humo, ni
sistemas contra incendio de rociadores en caso de fuego. La probabilidad
del daño es media, puesto que hay posibilidades de incendio y las
consecuencias altas, ya que un incendio produciría graves consecuencias
en el depósito y a los usuarios del mismo. El riesgo se considera
IMPORTANTE.
2.6. PROCESO DE ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS Y REPUESTOS DEL
INVENTARIO DE LA EMPRESA
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El control de inventario de la empresa lleva sus registros mediante el ingreso en
un programa de Excel diseñado por un por una persona ajena a la empresa.
Este programa es demasiado deficiente; puesto que, solo permite registrar las
entradas de productos a bodega pero, no permite registrar los egresos cada vez
que se realiza una venta, como lo puede realizar un programa más complejo o
buen software especialmente diseñado para ello.
Cabe destacar, que debido a esto la bodega almacén no posee con un manual de
normas, procedimientos para optimización de los procedimientos en esta área. El
principal problema que se puede percibir es el hurto de los equipos y repuestos
que se almacenan, el desorden, falta o carencia de mantenimiento y limpieza.
2.6.1. ENTRADA DEL INVENTARIO
El ingreso del inventario comienza por el pedido a los proveedores de materiales y
repuestos. Este pedido se lo puede realizar (dependiendo de la cantidad) por
llamada telefónica o por internet.
Una vez que el pedido ha sido entregado en la empresa, se procede a la
verificación para determinar si este cumple con los requerimientos y si se
encuentra todo lo solicitado, seguidamente, se procede a ingresar en el programa
de registro de Excel. Luego de esto, se procede a realizar la colocación en los
diferentes estantes, de acuerdo a lo dispuesto por administración.
2.6.2. SALIDA DEL INVENTARIO
La salida de las partes y repuestos de la bodega se las realiza de la siguiente
manera:
Verificación de existencia en el programa.
Confirmación de existencia en bodega (se la realiza por motivo de no haber
registrado el egreso de repuestos en el programa).
Elaboración de la factura o nota de venta
Ingreso de la salida en el programa.
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Cabe recalcar que, tanto el sistema de ingreso como de egreso de productos de
la empresa es precario; puesto que, no existe un programa adecuado que les
permita realizar un eficiente control de inventarios y, de esta forma, evitar el hurto
por parte del personal de la empresa.
2.7. ANÁLISIS FODA DEL ÁREA DE ALMACÉN
Para complementar el análisis anterior, se realizó un análisis FODA, que
permitiera generar un diagnóstico del área en estudio, según el contexto interno y
externo de la bodega de la empresa.
Las Fortalezas:
Disponibilidad de repuestos necesarios, para asegurar la continuidad de
las operaciones de los clientes de la empresa.
Se dispone de un ambiente acondicionado, para aquellos repuestos e
insumos que lo requieran.
Disposición de parte de la Administración, para el mejoramiento de la
empresa.
Las Debilidades:
Falta de organización, existe una carencia de un software que permita el
control en lo que respecta a un perfecto control de inventarios.
Ausencia de una sola persona encargada de bodega, lo que ha generado
la pérdida de repuestos y herramientas.
Falta de procedimientos, políticas de la empresa para resguardo del
almacén.
El personal no se encuentra concientizado.
Las Oportunidades:
Instalación de un sistema de etiquetas tipo scand para más rápida
identificación de los materiales y repuestos de bodega.
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La creación de nuevos cargos: jefe de almacén y auxiliar.
Diseño de distribución física del área del almacén, que permita la
expansión el área.
Facilidad de contactar proveedores locales o nacionales.
Las amenazas:
Falta de divisas, ha originado el desabastecimiento temporal.
Pérdida de los materiales e insumos existentes en el almacén.
Falta de proveedores nacionales adecuados.
CAPÍTULO III
SITUACIÓN PROPUESTA
Una vez que se ha establecido el diagnóstico de la situación actual de la bodega
de repuestos, se procedió a realizar una filosofía de gestión, un mapa de riesgos,
un inventario de los recursos que poseen a fin de tener un mayor control y
conocimiento de los materiales con que cuenta en bodega. Por otra parte, se
elaboró una nueva clasificación de los materiales almacenados, una nueva
distribución de los mismos y nuevos formularios de control.
3.1. FILOSOFÍA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA
La filosofía de gestión de una empresa, establece los lineamientos generales en
los que se encamina todas sus actividades para alcanzar su objetivo u objetivos
principales, definido en la misión.
Una vez definida la filosofía de gestión de la empresa en donde se lleva a cabo el
estudio, se procede a definir los Indicadores de Gestión, para evaluar los
resultados de la gestión, según lo que se desea conseguir.
Se definió la filosofía de la empresa Partes y Repuestos a través de un proceso
participativo, en conjunto con el personal de la empresa, para definir la misión,
visión, políticas, objetivos y los indicadores y metas para cada uno de los
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objetivos. Iniciando primero con la definición de la misión, posteriormente con la
visión, en secuencia de lo establecido.
Figura 3.1:Alineación de la Filosofía de Gestión de una empresa.
Fuente: Elaboración: La autora
Seguidamente, la filosofía de gestión que se define para la empresa se la
describe de la siguiente forma:
La misión define la razón de ser de la empresa, justifica su existencia, el propósito
de su función que desea satisfacer y los métodos fundamentales a través de los
cuales pretenden cumplir su propósito. Para definirla se responde preguntas como
las que se expone a continuación:
¿Qué hace?: Esta define las necesidades que la organización trata de
satisfacer, referidas a las necesidades de los clientes, ya sean productos o
servicios.
¿A quién?: Es referida al grupo de consumidores o clientes. Consiste en
identificar a quien está dirigida, es decir a que mercado o segmento del
mercado intenta servir la organización.
VISIÓN
MISIÓN
POLÍTICAS
OMBETIVOS
INDICADORES - META
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¿Cómo?: Aquí aborda las actividades, tecnologías, métodos de ventas, se
debe relacionar con la manera de la compañía de tratar lograr de sus
metas.
¿Por qué?: Esta es una pregunta existencial, define el porqué una
organización desempeña las funciones que realiza.
A continuación se presenta la redefinición de la misión de la empresa.
3.2. MISIÓN
Partes y Repuestos Cía. Ltda. Es una empresa de larga trayectoria en el mercado
local, satisface a sus clientes al proveer de los repuestos necesarios y en forma
oportuna para que logren solucionar sus problemas en la brevedad posible.
Luego de dar respuestas a las interrogantes planteadas, se logró definir la misión
y la visión que resultó de establecer de forma más ambiciosa la definición de la
empresa.
Esta resultó de preguntar: ¿Cuál es el posicionamiento que se quiere alcanzar?,
¿Cuál es el segmento de mercado que se desea cubrir?, es decir ¿hasta dónde
se pretende llegar?
3.2.1. VISIÓN
Ser una empresa que satisfaga y responda oportunamente a las exigencias y
necesidades de sus clientes, para que de esta forma, ellos aseguren sus
procesos productivos, con la entrega de productos de calidad a bajo precio.
3.2.2. POLÍTICAS DE LA EMPRESA
Uno de los elementos fundamentales de la filosofía son las políticas, las cuales
responden a los métodos de trabajo que se quiere definir para llevar a cabo las
actividades por parte de los trabajadores, por lo que se definen varias políticas
como: de Calidad, de seguridad y salud laboral y la de ambiente.
Las políticas de la empresa se las presenta a continuación:
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Política ambiental: Es de Partes y Repuestos Cía. Ltda., preservar el medio
ambiente, cumpliendo la legislación y regulación vigente, en camino de gestionar
un equilibrio entre su actividad y el medio ambiente que le rodea. Para alcanzar
esto, la empresa realiza campañas para concienciar al personal de la
organización para que adopte prácticas compatibles con la prevención de la
contaminación.
Política de Calidad: Nuestra política es suministrar repuestos con oportunidad en
la entrega, garantizando la disponibilidad del producto, cumpliendo con las
exigencias acordadas con nuestros clientes directos y realizando mejoras
permanentemente a la eficiencia del sistema de gestión de calidad de servicio de
la empresa.
Política de Seguridad y Salud Laboral: Es política de Partes y Repuestos Cía.
Ltda., asegurar la ejecución de sus actividades en condiciones óptimas de
higiene, seguridad y salud laboral, mantenimiento un ambiento de trabajo que
garantice la integridad física y mental de sus trabajadores y su mayor
productividad.
Para cumplir la política, la gerencia debe planificar y perfeccionar la metodología
de trabajo, la supervisión garantizar el cumplimiento de todas las normas,
procedimientos y condiciones de seguridad establecidas por la empresa y cada
trabajador es responsable por conocer y atender rigurosamente los métodos
seguros, generales y específicos entre sus actividades y medio ambiente que le
rodea.
Los objetivos permiten determinar el progreso hacia el logro de la misión, razón
por la que se definen los indicadores y las metas, para ir evaluando el resultado,
en un período específico, ya sea en meses, trimestres, semestral o anualmente.
3.2.3. OBJETIVOS DE GESTION
Diagnosticar la Oportunidad de la entrega de repuesto / materiales.
Verificar la disponibilidad de repuesto y equipos en el área de almacén.
Calificar el nivel de satisfacción.
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Cabe mencionar, que se debe especificar el período para el que se medirá cada
indicador - meta, para cada uno de los objetivos, lo que va a ser un elemento
motivador para la compañía.
Por esta razón se definieron los siguientes indicadores
3.2.4. INDICADORES DE GESTIÓN
Se definieron los siguientes indicadores para el mayor cumplimento y efectividad
de las operaciones, los cuales darán una muestra representativa de la
oportunidades de entrega del material, la disponibilidad y la satisfacción. Cabe
mencionar, que el período de evaluación de cada objetivo será medido según los
registros y resultados evidenciados durante cada trimestre.
DEPARTAMENTO: Bodega Almacén.
INDICADOR: Entrega de Repuesto.
DEFINICIÓN:
Expresión Conceptual: Mide la relación entre el tiempo de entrega de pedido
planificado y el tiempo de entrega de pedido real.
Expresión Matemática:
100
realpedidoentrega
oplanificadpedidoentrega
tiempo
tiempo
=dOportunida
META: 90%.
OBJETIVO DE GESTIÓN: Evaluar tiempo de Entrega de Pedido Planificado y el Tiempo
de Entrega de Pedido Real.
PERIODICIDAD: El indicador debe ser revisado en periodos trimestrales.
UNIDAD DE MEDIDA: Este indicador va a ser medido en días, semanas o meses.
RESPONSABLES:
ASIGNACIÓN RESPONSABLE
Tiempo de Entrega de
Pedido Planificado Jefe del Almacén
Tiempo de Entrega de
Pedido Real. Jefe del Almacén
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DEPARTAMENTO: Ventas.
INDICADOR: Disponibilidad de los Repuestos.
DEFINICIÓN:
Expresión Conceptual: Mide el número de quejas realizadas por los trabajadores del
área de ventas.
Expresión Matemática:
Número de quejas provenientes de ventas.
META: Máximo tres (3) quejas al trimestre.
OBJETIVO DE GESTIÓN: Satisfacción del personal de ventas.
PERIODICIDAD: El indicador debe ser revisado en periodos trimestrales.
UNIDAD DE MEDIDA: Este indicador va a ser medido en días, semanas, meses.
RESPONSABLES:
Los indicadores definidos, están relacionados directamente con la bodega
almacén, como oportunidad en la entrega, disponibilidad y es considerado
indispensable llevar registros, dado que eventualmente se han identificado
pérdidas de repuestos, lo que afecta económicamente a la empresa y genera
descontento de los clientes al no contar con los mismos.
La satisfacción, se plantea medirse por el número de quejas procedentes en el
área de almacén, con respecto a las solicitudes de un material y no se encuentre
disponible.
3.3. CONSUMO ANUAL DE LOS REPUESTOS Y EQUIPOS
Para que una empresa pueda satisfacer las necesidades de sus clientes de
manera oportuna y eficiente, es necesario que cuente con un inventario que le
permita conocer el status de cada material. Se elaboró el listado del consumo
anual y su debida clasificación de repuestos y equipos ubicados en el almacén de
la empresa.
ASIGNACIÓN RESPONSABLE
Quejas procedentes Jefe del almacén
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Cabe destacar, que el inventario está conformado por 237 productos. Según
datos históricos del año 2010, el consumo anual registrado es de 197 productos
pero, se realizó la clasificación de sólo 124 productos (por razones de seguridad
de la empresa), los que frecuentemente tienen movimiento dentro del almacén. Lo
que se puede observar es que la disponibilidad de los equipos y repuestos, que
se encuentran en almacén es alta; puesto que, varios de los repuestos que se
encuentran en inventario, pertenecen a partes y repuestos que la empresa(por
razones de seguridad).
3.4. BODEGA ALMACÉN
En este punto se procedió a realizar una distribución de planta, que consiste en
establecer en forma gráfica la ubicación de los productos en la bodega almacén;
definiendo en una escala de medidas, la distancia entre los objetos y la
disposición de cada uno de los productos que se encuentran en el área de
bodega de la empresa .Cabe mencionar que, los repuestos almacenados en cada
uno de los estantes se han definido en el Capítulo II del presente trabajo
monográfico.
El Mapa de Riesgos, muestra con mayor facilidad en donde se encuentran los
riesgos en bodega, es una herramienta considera útil, ya que ayuda a determinar
las normas de seguridad y las acciones que deben cumplirse para evitar algún
tipo de daño tanto al personal como a las instalaciones.
Figura 3.2: Mapa de riesgos en bodega.
BAÑ
O
BAÑ
O
OFICIN
A
MO
ST
RA
D
OR
400 x 50 cm
300 x
50
cm
400 x
50
cm
E
-
CR
AN
E
ELEC
TR
IC
O
250 x 50
cm
250 x 50
cm
FILTROS
EQUIPOS MOVILES
CONVEYOR
S
AI
RE
AIRE
Caje
tín
13 m
8 m
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Figura 3.3: Simbología aplicada a la distribución de bodega.
Fuente: Elaboración: La autora
Identificados los riesgos en el almacén, se definen las situaciones que hacen que
se presente cada uno de ellos, como sigue:
Riesgos Físicos:
Golpeado por: Es considerado un riesgo ALTO. Debido a que en los
estantes ubicados en el almacén existen repuestos los cuales pueden tener
caída de distinto nivel
Electricidad: Indica que es un riesgo ALTO. El riesgo se hace presente al
tener un tablero eléctrico dentro del área del almacén de la empresa en
estudio. Cabe mencionar, que las medidas preventivas tomadas
actualmente son las pertinentes, por lo que sólo se debe revisar
periódicamente que en el cajetín que está ubicado al lado del estante de
equipos móviles, para de esta manera evitar riegos eléctricos.
Polvo: indica un riesgo ALTO. Debido a que la principal operación que se
realiza en la GMS-450 es la descarga del mineral de bauxita la cual trae
como consecuencia la proliferación de esta.
Partículas
Atrapado por
Explosivos
Electricidad
Superficies cortantes
Contactos químicos
Ergonomía
Gases, polvos.
Iluminación
Incendio
Temperatura
extrema
Caída
Vibraciones
Radiación no oxid.
Ruido
Golpes y/o cortes
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Riesgo de Golpes y/o Cortes:
Se considera riesgo MODERADO. Este riesgo es debido a las
características físicas de los repuestos, en cuanto a su peso y extremos
cortantes.
3.5. IMPLEMENTACION DE LA TEORÍA DE LAS 5S
A través del tiempo se fueron utilizando varias técnicas de solución de problemas,
teniendo cada una detalles específicos y desarrolladas por filosofías o culturas de
calidad, de las cuales algunas han sobresalido porque han tenido resultado
satisfactorio.
El método de las 5 « S », así denominado por la primera letra (en japonés) de
cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en
cinco principios simples:
Seiri: ORGANIZACIÓN:“Separar Necesarios”.
Seiton: ORDEN: “Situar Necesarios”.
Seiso: LIMPIEZA: “Suprimir Suciedad”.
Seiketsu: ESTANDARIZAR: “Señalizar Anomalías”.
Shitsuke: DISCIPLINA: “Seguir Mejorando”
El objetivo principal de esta teoría es mejorar y mantener las condiciones de
organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No es una simple cuestión
de estética, se trata de mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima
laboral, la motivación del personal y la eficiencia; y, en consecuencia, la calidad, la
productividad y la competitividad de la organización.
De ésta manera, como se pudo ver en la situación actual de la bodega de la
empresa, esta presenta elevadas deficiencias por lo que se define los pasos para
la implementación de la metodología japonesa de las 5S, la cual buscará mejorar
las condiciones del ambiente de trabajo, con el fin de garantizar la seguridad en
las instalaciones de la empresa y de los trabajadores.
Para efectos del estudio, se estableció en el área del almacén un procedimiento
donde se definen los pasos, en un orden secuencial, como sigue.
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3.5.1. SEIRI – ORGANIZACIÓN
Es la primera fase, consiste en identificar y separar los materiales necesarios de
los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.
En el área de bodega se procedió a realizar lo siguiente:
Realizar una lista de los elementos innecesarios resaltando su ubicación
cantidad encontrada y posible acción sugerida para su reubicación o
eliminación. Esta lista será realizada por el encargado de bodega.
Realizar unas tarjetas de colores que permitan marcar o denunciar que en
el sitio de trabajo existe algún repuesto fuera de lugar o innecesario y así
tomar acciones. Identificarlas con el color verde para saber si existe algún
problema de contaminación, el azul si los repuestos son de rápida
circulación y roja si son elementos que se encuentran fuera de uso y no
tienen salida al mercado desde hace más de cuatro (4) meses.
3.5.2. SEITON – ORDEN
Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los
materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y
reponerlos. Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, pero
a menudo, el más simple de Seiton es: Un lugar para cada cosa, y cada cosa en
su lugar.
En esta etapa se pretende organizar el espacio de bodega con objeto de evitar
tanto las pérdidas de tiempo como de energía en buscar el repuesto solicitado.
Los pasos son los siguientes:
Realizar un control visual del área de bodega donde se deben ubicar los
repuestos, resaltando: la ubicación de los elementos de limpieza, aseo,
residuos, diversidad en los repuestos (ubicación en estantes), conexiones
eléctricas, sentido de giro de botones, flujo de líquido en una tubería de
agua, donde ubicar la calculadora, hojas, lápices en el sitio de trabajo
(oficina y mostrador). Dando a conocer con todo esto que hay un sitio para
cada cosa.
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Luego de haber realizado este paso se debe colocar un indicador de
ubicación, un indicador de cantidad, letreros y tarjetas, nombre del área de
trabajo y lugar de almacenaje de repuestos.
Luego de localizar los repuestos de acuerdo a su frecuencia de salida, se
verificó que los lugares de almacenamiento sean amplios para retirarlos y
colocarlos con facilidad.
3.5.3. SEISO – LIMPIEZA
Luego de que el espacio de bodega ha sido despejado (seiri) y ordenado (seiton),
es mucho más fácil limpiarlo (seisō).
Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos
los medios se encuentran siempre en perfecto estado. El incumplimiento de la
limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el
deterioro de ciertos repuestos por la introducción de partículas de polvo dentro del
área del bodega
Para alcanzar una correcta operatividad de bodega, la empresa debe:
Implementar una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de mantener
el sitio de trabajo en buenas condiciones. Este proceso de implementación
se deberá apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de
los elementos necesarios para su realización, como también el tiempo
requerido para la ejecución.
Realizar Campañas de orden y limpieza, de esta manera se eliminarían los
elementos innecesarios y limpiar equipos, pasillos, armarios y almacenes.
Asignar un contenido de trabajo de limpieza, para que los trabajadores de
bodega tengan sus turnos establecidos de limpieza.
Preparar un manual de entrenamiento para limpieza en donde se incluyan
formas de utilizar elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua,
como también la frecuencia y el tiempo medio establecido para la labor.
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Retirar polvos, aceites y grases de los repuestos que se devuelvan al área
de bodega, con el fin de evitar la contaminación del área de bodega con
estos agentes.
3.5.4. SEIKETSU – ESTANDARIZAR
Este consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal,
mediante normas sencillas y visibles para todos.
A menudo el sistema de las 5S se aplica sólo puntualmente; y, en Seiketsu, hay
que recordar que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.
Para lograr esto dentro del área de bodega, es importante crear estándares como
los siguientes:
Formar al personal en la creación de hábitos de trabajo para conservar el
lugar de labores en perfectas condiciones.
Asignar trabajos y responsabilidades a los empleados del área de bodega.
Dar a conocer las competencias de cada trabajador, para que cada
persona sepa sus responsabilidades, sobre lo que tiene que hacer,
cuándo, dónde y cómo hacerlo.
Integrar en los trabajos cotidianos la implementación del Seire, Seiso y
Seiton. Separar si es necesario – Situar si es necesario – Suprimir
suciedad.
3.5.5. SHITSUKE – DISCIPLINA
Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas
establecidas.
Esta etapa contiene la calidad en la aplicación del sistema 5S. Si se aplica sin
el rigor necesario, éste pierde toda su eficacia.
Es también una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los
motores de esta etapa son una comprobación continua y fiable de la aplicación
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del sistema 5S (las 4 primeras 'S' en este caso) y el apoyo del personal
implicado.
Para alcanzar este punto dentro de la empresa y, en especial, dentro del área
de bodega, se debe tener presente lo siguiente:
Crear conciencia al personal sobre el orden y la limpieza, empezando por
dar el ejemplo desde la gerencia.
Motivar y participar directamente en la promoción de las actividades.
Demostrar compromiso.
Asumir con entusiasmo la implantación.
Participar activamente.
Realizar auditorías de rutina.
Una vez que se han realizado los debidos estudios para la implantación de la
teoría de las 5S, se procede a realizar el plan de acciones para lograr la perfecta
armonización de la misma.
El plan de acción para implantar en la empresa, principalmente en el área de
bodega, es el que se detalla a continuación.
Cuadro 2.2: Plan de acciones a implementar en bodega.
PLAN DE ACCIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TEORÍA DE LAS 5S EN LA EMPRESA PARTES Y REPUESTOS CÍA. LTDA.
ETAPAS ACTIVIDADES RECURSOS RESPONSABLES PERIODO OBSERVACIONES
1. SEIRI (ORGANIZACIÓN)
1.1. Identificar los elementos innecesarios
Papel, lápiz, personal, campañas, instructivos
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega
Mensual
1.2. Diseñar tarjetas de color
Etiquetas, computador, personal
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega
Mensual
ETAPAS ACTIVIDADES RECURSOS RESPONSABLES PERIODO OBSERVACIONES
2. SEITON (ORDEN)
2.1. Control visual
Papel, lápiz, personal, cámaras fotográficas
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Mensual
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REALIZADO POR: Soraya Chamba B.
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2.2. Localizar los repuestos según su frecuencia de salida
Personal, etiquetas, procedimiento
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega
Mensual
ETAPAS ACTIVIDADES RECURSOS RESPONSABLES PERIODO OBSERVACIONES
3. SEISO (LIMPIEZA)
3.1. Implementar programas de entrenamiento de elementos innecesarios
Charlas, trípticos, formatos, videos, jornadas
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega
Mensual
3.2. Realizar campañas de limpieza
Procedimiento, personal, charlas, folletos, videos, carteleras informativas
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega
Semanal
ETAPAS ACTIVIDADES RECURSOS RESPONSABLES PERIODO OBSERVACIONES
4. SEIKETSU (ESTANDARIZAR)
4.1. Formar al personal en la creación de hábitos de trabajo para conservar el lugar de labores en óptimas condiciones
Charlas, jornadas, folletos
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega
Mensual
4.2. Asignar trabajos y responsabilidades
Procedimientos y descripciones de cargo
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega
Semestral
4.3. Integrar en los trabajos cotidianos la implementación del SEIRI, SEITON y SEISON
Prácticas e instrucciones de aplicación
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Gerente
Semestral
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ETAPAS ACTIVIDADES RECURSOS RESPONSABLES PERIODO OBSERVACIONES
5. SHITSUKE (DISCIPLINA)
5.1. concientizar al personal sobre el orden y la limpieza, empezando por dar el ejemplo desde la gerencia
Charlas, capacitación, folletos y material instructivo, carteleras informativas
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega
Mensual
5.2. Motivar y participar directamente en la promoción de las actividades
Personal, procedimientos
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega
Mensual
5.3. Demostrar compromiso, asumir con entusiasmo la implantación
Encuestas, charlas, compromisos, medición de satisfacción, medición de la eficacia, determinación del clima laboral
Jefe de Bodega Auxiliar de Bodega Gerente
Trimestral
Fuente: Bodega de la empresa Elaboración: La autora
3.6. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA, SALIDA DE MATERIAL Y
CONTROL DE INVENTARIO DE ALMACÉN
Los procedimientos son documentos que contienen la descripción de las
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o más
unidades administrativas. Suele contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, u otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En este se encuentra
registrada y transmitida sin distorsión la información básica, facilita las labores de
auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.
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Para alcanzar la forma óptima para la gestión de bodega de la empresa Partes y
Repuestos, se han definido procedimientos para garantizar el orden y control de
las entradas y salidas de repuestos, entre los que se tiene: Compras, Recepción
de Productos, Despacho e Inventario. A continuación, se especifica el propósito
de elaborar cada uno de los procedimientos propuestos para la empresa:
Compras: Se lo realiza con el propósito de definir las pautas para llevar a cabo el
proceso de compras y quede la evidencia de cada adquisición, mediante los
formularios definidos para llevar un registro de las actividades realizadas. Ver
ANEXO 1 (Pág. 8).
Recepción de Productos: El objetivo principal del procedimiento es establecer los
pasos secuenciales para llevar a cabo la recepción de los repuestos destinados a
bodega. Ver ANEXO 1 (Pág. 12).
Inventario: Define como debe llevarse a cabo el inventario y cada cuanto tiempo,
con el fin de llevar el control total de los productos pertenecientes a bodega. Ver
ANEXO 1 (Pág. 16).
Despacho: Este procedimiento se establece para indicar la salida de repuestos de
bodega, para de esta forma, llevar un control, evitar pérdidas, registrar las salidas
y para facilitar la actualización de los inventarios. Ver ANEXO 1 (Pág. 20).
3.7. FUNCIONES DE UN JEFE Y UN AUXILIAR DE ALMACÉN
Dentro de la empresa, se pudo evidenciar la inexistencia de personal capacitado
para realizar las gestiones dentro de la bodega. Dentro del área de bodega,
existen tres personas que se encargan de realizar las actividades de compras,
recepción, despacho y de ubicar los productos en los diferentes estantes.
Todos los trabajadores de bodega tienen las mismas funciones y se encuentran
bajo las órdenes del Gerente de la empresa. Por tal motivo, la gestión de los
inventarios es demasiado deficiente y representa un problema muy grave ya que
no se lleva un inventario de existencias y, constantemente, la empresa registra
pérdidas de productos.
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Por esta razón, se definieron dos descripciones de cargo que son: el jebe y
Auxiliar de Bodega. En la tabla siguiente se definen los cargos propuestos para el
área de bodega:
Tabla3.1:Nivel de instrucción de los cargos propuestos para bodega.
Cargo Propuesto Requisitos mínimos
Nivel de Instrucción Tiempo de experiencia
Jefe de almacén Técnico Superior 2 años en cargos similares
Auxiliar de almacén Bachiller Sin experiencia
Fuente: Bodega de la empresa Elaboración: La autora
Es importante mencionar que, cuando la empresa inició su actividad comercial en
la ciudad, requirió de personal para trabajar en bodega pero, no se indicaron los
requisitos que debía cumplir el aspirante. Por tanto, ésta es una buena
oportunidad para llevar documentación (registros por escrito) del perfil que debe
cumplir el aspirante a ese cargo, como el nivel de instrucción y tiempo de
experiencia.
Por tal motivo, el objetivo de las competencias de trabajo, es delimitar un trabajo
y, expresa de forma clara y concisa, cómo realiza una tarea y bajo que
parámetros es ejecutada. Por lo tanto, las instrucciones de trabajo del
departamento de mantenimiento comprenden diversos factores que indica a los
trabajadores la forma correcta de llevar a cabo las actividades de almacenamiento
en bodega.
La competencia de puestos de trabajo, es un proceso que consiste en detallar las
tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás;
las responsabilidades prioritarias no son más que el inventario detallado de las
atribuciones o tareas del cargo, qué hace el trabajador, a quién reporta (persona
que dirige sus actividades y mantiene informado), el horario de trabajo,
requerimiento físico (habilidades físicas necesarias para el ejercicio de sus
funciones), entrenamiento requerido (conocimientos básicos necesario para el
cumplimiento de sus funciones). Básicamente, es un inventario de los aspectos
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más característicos del cargo, de los deberes y las responsabilidades que este
comprende para los cargos antes mencionados dentro de bodega. Ver ANEXO 2.
3.8. CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS EN EXISTENCIA ENEL
ALMACÉN SEGÚN LA TEORÍA ABC.
La clasificación ABC, es una orientación que divide la lista de productos
existentes en el almacén en tres grupos, con base en el valor. Es clásico
considerar las siguientes agrupaciones de los artículos:
Tipo A: Son aquellos en los que la empresa tiene mayor inversión.
Representa el 20% de los artículos en inventario y como referencia el 80%
del valor de la inversión. Son generalmente los más costosos y los de
rotación lenta del inventario.
Tipo B: Son aquellos que por referencia les corresponde el rango siguiente
de inversión, y representa el 30% de los artículos y requieren del valor de
inversión.
Tipo C: Son aquellos que representa el 50% de los artículos en inventario y
solo el 5% del valor de la inversión. Este tipo normalmente se encuentra en
grandes y variadas cantidades dentro del inventario, pero corresponden a
inversión más baja.
El propósito de separar lo más importante de lo menos importante, el clasificar los
artículos en grupos es establecer un grado de control adecuado sobre cada uno
de ellos.
La Clasificación de los repuestos, bajo la metodología ABC definida, buscará
ordenar, según criterios como frecuencia de la demanda y los costos asociados
para su adquisición y/o almacenaje. Para alcanzar esto dentro de la empresa; se
ha procedido a realizar una clasificación de los repuestos que se encuentran
dentro de bodega, como se muestra en el ANEXO 3. Esta clasificación nos arrojó
los siguientes datos:
Tabla3.2: Análisis de los resultados según la Teoría ABC.
ARTICULO VALOR ANUAL % % ACUM.
A 324.947,50 80,98 80,98
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B 60.393,99 15,05 96,03
C 15.948,87 3,97 100,00 Fuente: Bodega de la empresa Elaboración: La autora
Gráfico 3.1: Resultados de la clasificación ABC.
Fuente: Elaboración: La autora
Del gráfico expuesto se puede deducir que, la mayor parte del dinero se ha
destinado a financiar artículos tipo “A” por lo que estos deben recibir mayor
atención. Por tanto, es necesario aumentar el control sobre estos artículos,
haciendo revisiones frecuentes y comparando cantidades mínimas según se vaya
requiriendo, evitando mantener grandes cantidades en existencia; de esta
manera, se logra que en bodega exista un mayor control sobre los costos , para
reducir los costos totales del inventario.
Los artículos de tipo “B” deben de mantenerse en cantidades medias en el
inventario, debido a que la influencia de estos tipos de artículos sobre el costo
total del inventario es moderada.
80,98
15,05 3,97 -
20,00
40,00
60,00
80,00
100,00
120,00
A B C
Po
rce
nta
jes
Artículos
Diagrama de Pareto
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Los artículos de tipo “C” representan un costo bajo del costo total de inventario,
por lo que se pueden comprar en mayor cantidades y tener un amplio inventario
de seguridad de la demanda, teniendo en cuenta la importancia de estos, se
pueden mantener controles poco rígidos sobre estos artículos.
3.9. ESTRATEGIAS DEL ANÁLISIS FODA.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de la palabra:
Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas; es una herramienta que
permite evaluar la situación actual de la empresa, permitiendo de esta manera
obtener un diagnóstico preciso que permita en el análisis de variables donde se
consideran factores económicos, políticos, sociales, culturales entre otros, que
representan las influencias del ámbito externo y que inciden sobres su hacer
interno, ya que pueden fortalecer o poner en riesgo la misión de la organización.
De entre estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas de
la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio
las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que en general resulta muy
difícil poder modificarlas.
El análisis FODA (ver ANEXO 4) permite determinar las posibles estrategias para
atacar las debilidades y amenazas del entorno, aprovechando las fortalezas y
oportunidades que se presentan.
Las estrategias que se obtuvieron como resultado del análisis FODA fueron las
siguientes:
Estrategias FO:
Incrementar el stock de productos introduciendo nuevos en reemplazo de
los que están en desuso.
Realizar una nueva distribución interna de los productos que nos permita
optimizar espacios.
Incentivar a los empleados con comisiones para incrementar las ventas o
atraer más clientes.
Estrategias FA:
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Buscar proveedores nacionales o extranjeros con mejores precios que los
actuales.
Crear un nuevo sistema de créditos para clientes donde se reduzcan los
tiempos de cobro de facturas.
Estrategias DO:
Adquirir un software para el control de inventarios.
Contratar personal capacitado con amplio conocimiento técnico en
administración de inventarios; o, en su defecto, capacitar al existente.
Posesionar un Jefe de Bodega de confianza para frenar las constantes
pérdidas de producto.
Estrategias DA:
Crear etiquetas que permitan la identificación de productos en los estantes.
Creación de procedimientos para el correcto desempeño del personal de
bodega.
3.10. PROPUESTA DE UNA DISTRIBUCIÓN FISICA DE LOS ITEM SEGÚN LA
CLASIFICACIÓN ABC.
Prosiguiendo con la teoría de la clasificación de los repuestos por el método ABC,
se pretendía realizar un lay out, donde se identifique la ubicación de los productos
dentro de bodega, ordenados y asignándoles su posición fija, para que
posteriormente se cumpla con la oportuna entrega a los clientes.
Esta distribución de plata no se la pudo realizar por motivos de que los socios han
decidido ampliar la bodega de repuestos. Para ello, han previsto derribar una
pared lateral y, desde luego, el lay out que realicemos sería momentáneo e
innecesario.
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CONCLUSIONES
1. Se recibió la entera colaboración del personal de bodega para la realización
del presente estudio.
2. La bodega de la empresa no contaba con un filosofía de gestión, que defina
las políticas de sus actividades y de esta manera estandarizar sus tareas y
resultados esperados.
3. Se nota ausencia de una persona fija encargada de las funciones de bodega,
por esto es la principal causa de las pérdidas de los productos de bodega.
4. La empresa no cuenta con procedimientos para la entrada y salida de
productos de la bodega, así como procedimientos para pedido, recepción y
almacenaje de los mismos.
5. Bodega no cuenta con una base de datos que le permita evidenciar el control
de las actividades llevadas a cabo en la gestión del almacén.
6. Se pudo notar que la empresa tiene posee muchos clientes que representan
grandes ingresos para la misma.
7. La distribución actual de los productos no es la adecuada ya que muchos de
estos no cuentan con un espacio destinado y son colocados en sitios
inadecuados y, en la mayoría de los casos son colocados en otros estantes.
8. No existe un aprovechamiento del espacio en los estantes que permita el
ingreso de nuevos productos; puesto que, gran parte de estos están ocupados
con productos que no tienen salida al mercado.
9. El entorno de labores a nivel general es el adecuado, en cuanto a iluminación,
ventilación y polvo es modero.
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10. Existe una inadecuada señalización de los productos en los estantes, lo que
provoca que los empleados se tarden en ubicarlos rápidamente.
11. Existen riesgos físicos como cortaduras por el deterioro de los estantes,
golpes, atrapado por, entre otros.
12. Las condiciones de limpieza son deplorables, no existe la voluntad ni una
persona dentro de bodega que se encargue de ordenar.
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RECOMENDACIONES
1. Crear una base de datos o adquirir un software para llevar un adecuado
control de los inventarios, que les permita saber de cuánto se dispone en
bodega para que se elaboren los pedidos a tiempo.
2. Contactar nuevos proveedores que posean precios más bajos de los
productos para tener un mejor nivel competitivo.
3. En el nuevo espacio físico que se planea adecuar para bodega, se
recomienda realizar un lay out previo para lograr una mejor distribución de
los productos.
4. Aplicar los procedimientos establecidos en el presente trabajo, a fin de
lograr un adecuado proceso desde la formulación del pedido hasta la
venta del producto.
5. Aplicar y hacer respetar las funciones de trabajo establecidas en el
presente trabajo.
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BIBLIOGRAFÍA
a. Libros:
1. HUDSON, William K. Manual del Ingeniero Industrial, Volumen IV. Mc Graw Hill, Cuarta Edición.
2. DÍAZ, A. Producción: Gestión y Control. Ariel. Barcelona, 1993. 3. HUDSON, William K., Manual del Ingeniero Industrial, Volume IV.
MC Graw Hill. 4. RUSHTON, Alan. “El Manual de Logística y Dirección de la
Distribución”. Tercera Edición. Año 2006
b. Referencias de internet.
1. LOPEZ, Amyra / QUIROS, Lizzete.ORIGEN DE LAS NORMAS ISO-9000, http://www.itlp.edu.mx/publica/revistas/revistali/anteriores/diciembre98/iso9000.html
2. BARCA, R.Las Normas ISO 9000 del 2000. http://www.calidad. com.ar/iso9000-2000.html
3. WWW.GOOGLE.COM. Análisis de evaluación de Riesgos Laborales.
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ANEXOS
ANEXO 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA BODEGA DE LA
EMPRESA PARTES Y REPUESTOS CIA. LTDA.
ANEXO 2
MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA PARTES Y
REPUESTOS CÍA. LTDA.
ANEXO 3
ESTUDIO DE INVENTARIO ABC DE LA EMRESA PARTES Y
REPUESTOS CÍA. LTDA.
ANEXO 4
ANÁLISIS FODA DE LA EMPRESA PARTES Y REPUESTOS CÍA.
LTDA.