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Unidad 1- Introducción y Planeación de Proyectos

Clase 1 - ¿Qué es un proyecto?

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“Para administrar un proyecto deben

identificarse los requisitos o

condiciones, establecer objetivos

claros y realizables, balancear las

variables que se entrelazan de

calidad, alcance y costo y, adecuar

las condiciones necesarias, según las

expectativas e intereses.”

Introducción a la Gestión de Proyectos

Vamos a comenzar por lo elemental y por el objeto de estudio del programa: el

proyecto. Podrás haber leído o escuchado muchas acepciones frente a este

concepto; sin embargo, en esta lectura queremos presentar una definición muy

sencilla con la que queremos partir. Este documento, entonces, ofrece una

concepción propedéutica sobre lo que significa proyecto y cómo puede ser

entendido a la luz de la praxis.

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto se define como el esfuerzo

temporal para consolidar un producto o

servicio, u obtener resultados enfocados a

satisfacer una necesidad hallada dentro de un

público objetivo. Se caracteriza por ser

realizado por personas, tener restricción por

límites de recursos, y ser segmentado por

procesos y subprocesos que necesitan ser

planeados, ejecutados y controlados.

De igual manera, un proyecto tiene un inicio y una finalización establecida. El

final se logra cuando se cumplen los objetivos o, en el más negativo de los

casos, cuando sus propósitos no se cumplirán, no pueden ser cumplidos o

no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Sin embargo, el carácter

temporal no significa que es de corta duración; se refiere a que debe cumplir un

ciclo de vida que proyecta un final.

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Esa condición temporal es esencial, puesto que si un proyecto se finaliza

después de los plazos inicialmente estimados, los recursos físicos,

económicos y humanos continúan invirtiéndose sin medida en esta causa, en

lugar de destinarse, quizá, a la consolidación de oportunidades de negocio,

reingeniería institucional y producción. Por lo tanto, la extensión

adicional en tiempo menoscaba los beneficios de la empresa.

Por supuesto, el detrimento en utilidades o logros, impacta en la motivación

del equipo de trabajo. La insatisfacción que se genera entre los miembros de

una organización, al reconocer que su dedicación en tiempo y esfuerzo a los

objetivos del proyecto no son suficientes o han sido en vano, disminuye su

productividad y genera una percepción negativa de la organización; y esa

actitud se propaga y se transmite hacia otras personas o equipos.

De otra parte, los proyectos se conciben y ejecutan en todos los estamentos

de una organización. Pueden involucrar una sola persona o varias; una sola

unidad, o múltiples unidades. Sin embargo, a diferencia de las operaciones, que

son continuas o repetitivas, los proyectos, son únicos y, como decíamos,

determinados por una temporalidad.

Es en este contexto en el que debe hacerse hincapié la necesidad de

comprender que los proyectos son esfuerzos diferentes a las operaciones. Si no

se parte de la aprehensión de esa diferencia, se presentan problemas en las

organizaciones, y lógicamente, fracasos en los proyectos. Las tareas de un

proyecto requieren mayor rigurosidad en la planificación que un trabajo de

rutina

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“Los proyectos tienen en común

dos elementos universales:

temporalidad y planificación

rigurosa.”

Características de los proyectos

Como lo hemos advertido, los proyectos tienen en común dos elementos

universales: temporalidad y planificación rigurosa.

Sin embargo, podríamos enumerar otras características en común:

• Responden a necesidades y requisitos: se busca un propósito puntual, según una situación identificada.

• Se planifican, se ejecutan y se controlan: se piensan y se estructuran, se

llevan a cabo acciones y se verifican el cumplimiento de las mismas.

• Deben gestionar variables tales como calidad, tiempo, presupuesto,

recursos y riesgo: la ejecución de las tareas debe responder a criterios

de eficiencia, eficacia y efectividad, en un periodo determinado, con

una asignación presupuestal y de recursos definidos, y con la previsión de

escenarios difíciles o imprevistos.

En ese orden de ideas, podríamos mencionar como ejemplos de proyectos las

siguientes situaciones:

• Ir de vacaciones a Europa. ¿Por qué? Responde a la necesidad de descanso

y esparcimiento, debe considerarse un itinerario y un plan de ahorro, y

además, se debe estimar el número de personas que irán, la fecha y la mejor

opción en relación con el costo y el beneficio.

• Diseñar un nuevo vehículo de transporte ¿Por qué? Se trata del

desarrollo de un producto que atiende a las demandas del mercado y estima

un flujo de ventas para la marca. Debe considerarse un prototipo, un plan

de producción y la concertación con diferentes áreas de la compañía. Así

mismo, se determina un tiempo para cada una de las fases, los responsables,

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el momento del lanzamiento, y se contemplan planes de contingencia frente

a variables macroeconómicas.

• Una campaña política ¿Por qué? Se trata del diseño de un discurso y

divulgación de ideas que responden a necesidades que expresa la

sociedad. Deben estructurarse líneas de acción y emplear actividades

concretas que deben tener seguimiento constante. De igual manera, se debe

estimar un presupuesto y responder ante la ley por el destino de los recursos,

coordinar esfuerzos de personas e instituciones y plantear diferentes

escenarios posibles frente a los resultados que se registren tras las

votaciones.

• Fusionar dos departamentos de una empresa. ¿Por qué? Es un proceso

temporal que responde a necesidades concretas que podrían ser reducción

en costos de operaciones o mejorar eficacia en procedimientos. Requiere un

tiempo de sensibilización, integración de procesos y redefinición de

funciones, y debe hacerse un seguimiento a indicadores de gestión. Es

necesario invertir recursos, tiempo de los colaboradores y empleados, y

reorganizar la información, la gestión tecnológica y la distribución física. Por

supuesto, deben considerarse actitudes disidentes y algunas curvas de

aprendizaje variables, según cada empleado.

Podemos concluir, entonces, que para administrar un proyecto deben

identificarse los requisitos o condiciones, establecer objetivos claros y

realizables, balancear las variables que se entrelazan de calidad, alcance y

costo y, adecuar las condiciones necesarias, según las expectativas e

intereses.

Por supuesto, este ejercicio requiere la aplicación de conocimientos y

habilidades, además de herramientas y técnicas en cada una de las actividades

que garanticen el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

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“La definición de objetivos deberá

incluir la filosofía general del

proyecto, su misión o los planes

estratégicos de la compañía de los

cuales éste se enmarca.”

La gestión del proyecto: costo, tiempo, objetivos, calidad, riesgo y

cliente

Todos los proyectos están expuestos a diferentes

problemas y pueden fallar por diferentes razones.

Sin embargo, hay una serie de factores

comunes a casi todos ellos que deben

tenerse en cuenta, pues si no están controlados

pueden provocar el fracaso.

Una de las primeras tareas al abordar un proyecto será la definición clara de los

objetivos que se persiguen.

La definición de objetivos

Habitualmente se hace una definición de objetivos en casi todos los

proyectos, pero para que el proyecto funcione con éxito, no basta con decir

“vamos a abrir una franquicia en Colombia”. Con esa escueta información será

difícil ponerse manos a la obra para iniciar un proyecto.

La definición de objetivos debe ser suficientemente concreta, lo más clara

posible, y deberá incluir la filosofía general del proyecto, su misión, o los planes

estratégicos de la compañía dentro de los cuales éste se enmarca.

Los objetivos deben servir de guía o de orientación para la dirección del

proyecto, además de ayudar al personal involucrado a enfocarse en sus

metas reales y en los resultados esperados.

Aunque los objetivos se deben fijar al inicio de la planificación, la mejor manera

de definir eficazmente un objetivo para el director de proyecto es comenzar por

el final; es decir ubicarse mentalmente en el escenario que debería alcanzarse

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“Los buenos objetivos son

claros, medibles, y

preferentemente cuantificables. Si

no son claros, es difícil asegurar

si el proyecto ha tenido éxito.”

para poder considerar que el proyecto ha sido un éxito. Si existe una idea

clara y bien definida de la situación a la que se quiere llegar, será mucho más

fácil planificar cómo conseguirla.

De otro lado, la definición de objetivos también es útil para comprobar en todo

momento la evolución del proyecto y tener una idea clara de en qué momento

se ha alcanzado el éxito.

Veámoslo con un ejemplo

Supongamos que en nuestra empresa el gasto de material de oficina por

empleado ha aumentado un 20% anual en los últimos años. Nos encargan

que tomemos medidas al respecto; he aquí un nuevo proyecto.

Podríamos pensar que no merece la pena dedicar demasiado tiempo a la

definición del objetivo, ya que lo realmente importante es contener este gasto.

Podríamos escribir algo así: “Objetivo: Control del gasto en material de oficina”.

Finalizado el ejercicio actual, vemos que ha habido un incremento del 10% en el

gasto de material de oficina por empleado. ¿El proyecto ha tenido éxito?

Habrá quien diga que no, que un incremento en el

gasto es un fracaso; pero también habrá quien

diga que sí, ya que el incremento ha sido menor

que en ejercicios anteriores. Y además, siendo

estrictos, como se ha guardado registro de cada

factura semana a semana, “el gasto está

controlado”.

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¿Cómo podríamos haber definido el objetivo?

Los buenos objetivos son claros, medibles, y preferentemente cuantificables. Si

no son claros, es difícil asegurar si el proyecto ha tenido éxito. Para

clarificar los objetivos puede ser útil definir tres conceptos: propósito,

resultados finales y criterio de éxito.

En este caso, podríamos haber definido el objetivo de la siguiente manera:

• Propósito: evitar que el gasto de material de oficina por empleado siga

incrementándose según la tendencia de los últimos años.

• Resultado final: un informe que identifique las causas de estos

incrementos pasados y que presente las recomendaciones oportunas para

mantener el gasto en los niveles esperados.

• Criterio de éxito: el informe debe estar finalizado el 30 de junio. La

recomendación debe permitir que el consumo de material de oficina por

empleado se reduzca al menos un 5%.

Con un objetivo definido de esa manera, no sólo es más evidente si se ha

alcanzado el éxito o no, sino que además, las personas involucradas en la

consecución del objetivo tienen una meta más clara sobre la cual trabajar.

Objetivos en la Gestión de Proyectos

Los procesos se podrían calificar según cinco características: calidad, velocidad,

fiabilidad, flexibilidad y costo.

En los proyectos ocurre lo mismo, con unas características particulares: pueden

ser considerados como procesos que se ejecutan una única vez, por lo que el

grado de flexibilidad será algo inherente.

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“La calidad de un proyecto

dependerá no sólo de la

conformidad del resultado final

a las especificaciones, sino

también de lo adecuadas que

sean las especificaciones en sí

mismas.”

De otro lado, la fiabilidad y velocidad pueden fundirse en una única

característica: tiempo. Es por esto que en la Gestión de Proyectos suele hablarse

de tres objetivos: costo, tiempo y calidad.

La jerarquía de objetivos

Los proyectos más complejos suelen dividirse en proyectos menores o sub

proyectos. Los objetivos de cada sub proyecto deberán estar relacionados con

el proyecto mayor. Lo mismo ocurre si se dividen los sub proyectos en

actividades menores, construyendo así una jerarquía de objetivos acorde con la

estructura del proyecto.

Costo

Aunque el dinero es un recurso flexible, en casi todos los proyectos existe un

presupuesto global fijado desde el principio. Cuando se presupuesta un

proyecto medianamente grande es habitual dejar una partida especial para

imprevistos, como una reserva que permita pequeñas variaciones en las

estimaciones de costos. Una tarea clave del gestor de proyectos es controlar

que los recursos no excedan del costo planificado.

Tiempo

El tiempo es un recurso totalmente inflexible. Un día

transcurrido es irrecuperable. Aunque algunas

actividades pueden ser acortadas, el tiempo total

de un proyecto sólo puede ser modificado

mediante redefinición de objetivos. El control del

tiempo suele ser una de las tareas más críticas en la

gestión de proyectos.

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“Puede haber proyectos que

aparentemente sean un éxito

y sin embargo no han llevado

a cabo lo que realmente

necesitaba el cliente.”

Calidad

El resultado de un proyecto debe ajustarse al producto o servicio deseado; debe

funcionar tal y como se esperaba. La calidad de un proyecto dependerá no

sólo de la conformidad del resultado final a las especificaciones, sino también

de lo adecuadas que sean las especificaciones en sí mismas.

La importancia relativa de cada objetivo diferirá según sea la naturaleza del

proyecto. En un proyecto de investigación que busca encontrar una vacuna

contra el cáncer, donde la salud de los pacientes está en juego, se pondrá un

énfasis especial en el objetivo de calidad; en proyectos a precio cerrado podría

ser primordial el costo; mientras que en un proyecto para la organización de un

evento, el tiempo es vital ya que la fecha de finalización inamovible.

Riesgo

La definición del proyecto debe incorporar el análisis de los factores de riesgo

del mismo, sea cual sea su naturaleza.

Con frecuencia se tiende asociar el riesgo de un proyecto con factores de índole

técnica o de programación. Sin embargo, un análisis amplio del riesgo debe

incorporar cualquier elemento que, mal gestionado, puede provocar que los

resultados del proyecto no se ajusten a las expectativas en tiempo, calidad y

costo.

En este sentido, los factores de riesgo deben acotarse

desde el principio, en la fase de definición, para poder

tomar las cautelas pertinentes en la propia estructura

del proyecto, en los puntos y criterios de validación de

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su avance y en su planificación.

Cliente

La definición de objetivos requiere en muchos casos un periodo largo de

contacto con el cliente. El entendimiento de sus necesidades no es un asunto

trivial; en muchos casos es crítico.

Puede haber proyectos que aparentemente sean un éxito y sin embargo no han

llevado a cabo lo que realmente necesitaba el cliente.

Resumen

Todo el proceso hasta aquí apuntado, desde que surge la idea hasta que se

ultima el diseño del proyecto, podría quedar resumido en el siguiente gráfico:

Figura 1

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Alcance, estrategia, especificaciones, fases e hitos del proyecto

Los objetivos del proyecto se concretan en la definición del alcance, donde se

estructura el proyecto en todas sus partes. Sin ello, no puede pasarse a la fase

de planificación. Una mala definición del alcance es una garantía de fracaso.

Definición del alcance

Una vez definido el objetivo del proyecto, será necesario dar un paso más, y

concretar su alcance. La definición del alcance significa:

• Identificar las partes del proyecto

• Establecer los límites de cada una de ellas

• El contenido de trabajo que se le asigna

• Definir el resultado esperado.

La definición del alcance de un proyecto, o de cada uno de sus capítulos,

dependerá de la naturaleza de las actividades a realizar, pero en general incluirá

esos conceptos.

En proyectos de gran envergadura es necesario dividir el conjunto en sub

proyectos de menor complejidad y de más fácil manejo. Así mismo, en

muchos proyectos, en el alcance se especifica también lo que el proyecto no

incluye.

Cada una de las partes definidas en el alcance corresponderá a un grupo de

trabajo, interno o subcontratado, con responsabilidades delimitadas,

asignación de recursos y un objetivo, que como vimos, se englobará dentro de

la jerarquía del proyecto de acuerdo con el objetivo general.

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“En proyectos de gran

envergadura es necesario

dividir el conjunto en sub

proyectos de menor

complejidad y de más fácil

manejo.”

En el caso de contratación externa, además habrá que tener en cuenta los

aspectos comerciales o legales de su relación con la organización que

gestiona el proyecto y el cliente.

Ejemplo

Si analizamos el caso de la franquicia en Colombia de la cadena de comidas

rápidas, se podrían delimitar las siguientes partes: análisis de mercado,

estrategia de distribución, construcción de sucursales, contratación de agencia

de publicidad, suministro de material de merchandising, entre otros.

De cada una de ellas, (aquí se analiza la primera, el

análisis de mercado) deberían considerarse los

siguientes aspectos:

Una definición de la relación con el resto del proyecto: estudio de

mercado para identificar clientes potenciales afines a la nueva franquicia

de comidas rápidas.

El tiempo del proyecto involucrado: el estudio de mercado tomará tres

meses. El inicio de las encuestas será antes del 1 de abril, y el análisis

cualitativo y cuantitativo se presentará el 1 de julio.

Las partes involucradas: deberá coordinarse con el departamento de

relaciones industriales y mercadeo

Los recursos a utilizar: se contratará a una firma encuestadora y el

seguimiento lo hará el departamento de mercadeo.

Las responsabilidades del contratista: deberá practicar una encuesta de

hábitos de consumo en comidas rápidas en personas de 18 a 40 años de

estratos 3 a 5, que vivan en las 5 ciudades más importantes del país. Los

resultados deberá presentarlos ante la junta directiva de la empresa.

Normas a aplicar: La encuesta debe cumplir con los estándares definidos

en la política de calidad de la compañía.

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“En muchos proyectos puede ser

una buena idea realizar un

prototipo inicial para hacer

pruebas. Esto minimiza el riesgo

de ‘vuelta atrás’ que puede ser

muy costo en tiempo y dinero.”

El alcance del proyecto se formaliza en sus especificaciones, en la forma de

información escrita que se acompaña de la información gráfica que se considere

necesaria.

Estas especificaciones se suelen escribir antes de que empiece el

proyecto, pero con frecuencia es necesario hacer cambios al alcance definido

inicialmente, especialmente si el proyecto tiene alto nivel de incertidumbre.

Incluso ocurre con frecuencia que no se puede determinar la mejor manera de

hacer las cosas hasta que el trabajo está comenzado. En estos casos es

imprescindible contar con una retroalimentación fluida.

Pueden producirse cambios internos o externos.

Los cambios internos son resultado de una decisión de la dirección de proyecto

por hacer las cosas de otra manera. Es posible que se decida cambiar un

material por otro que no estaba disponible al escribir las especificaciones.

En este caso, por ejemplo, antes de autorizar el cambio será necesario llegar a

un acuerdo con el proveedor y con el cliente, para que sea aceptado.

De otra parte, los cambios externos son

frecuentes en proyectos largos. En general se

deben a decisiones del cliente, ya que con el

tiempo han podido evolucionar sus

necesidades, o las características del entorno.

En general, en estos casos la dirección del

proyecto puede solicitar un incremento al

presupuesto, cosa que no es tan evidente si el

cambio es interno.

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Es importante mantener una contabilidad rigurosa en estas circunstancias, ya

que una decisión de cambio no presupuestada correctamente podría afectar a

la rentabilidad del proyecto.

La definición de la estrategia

El siguiente paso necesario antes de abordar la planificación detallada del

proyecto, es la definición de la estrategia, que implica la división del proyecto

en fases e hitos (momentos cruciales en el desarrollo del proyecto).

La definición de la estrategia consiste en especificar de una manera amplia

cómo se van a alcanzar los resultados objetivos.

En general, se basa en hacer una división temporal del proyecto en fases

(imprescindible en proyectos especialmente largos y complejos).

Fases del proyecto

Las fases son agrupaciones de actividades en el tiempo. Es posible que exista

cierto solapamiento temporal entre las distintas fases y en casi todos los casos

existirá cierta interacción entre ellas.

Sin embargo, en un proyecto de desarrollo, por ejemplo, las fases podrían ser

las siguientes:

Definición de especificaciones: en esta fase se estudian las

necesidades o los deseos de los clientes y se dibujan las especificaciones

del producto.

Diseño: se diseña el sistema o producto y se definen las especificaciones

concretas de los subsistemas o subproductos.

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Implementación: se desarrollan los módulos concretos o componentes

de los sistemas y se ponen en marcha.

Pruebas parciales: se prueban los resultados de la fase anterior

comprobando que todos los componentes cumplen sus

especificaciones.

Integración y pruebas globales: se integran los distintos componentes

y se realizan las pruebas de subsistemas y sistema final.

Entrega: se entrega el producto al cliente y se le da la información o

formación necesaria para su utilización.

En este momento se toman decisiones estratégicas importantes. Por ejemplo,

en muchos proyectos puede ser una buena idea realizar un prototipo inicial

para hacer pruebas. Esto minimiza el riesgo de “vuelta atrás” que puede ser

muy costoso en tiempo y dinero.

Como puede verse, no existe una sucesión temporal estricta entre las fases, no

empieza una justo en el momento en que termina otra. Es posible que parte

del proyecto se encuentre en fase de implementación, mientras que se estén

haciendo pruebas con otra parte, y además, el resultado de esas pruebas

puede hacer que sea necesaria una nueva implementación o incluso a un nuevo

diseño.

Sin embargo, esta definición en fases simplifica considerablemente la

definición del proyecto, y facilita el trabajo de especificaciones. Será más

fácil definir cómo y cuándo se debe realizar una prueba de integración que dar

especificaciones concretas para el proyecto de desarrollo en su conjunto.

Definición de hitos

Entre tanto, al contemplar la estrategia se suelen definir hitos: instantes

puntuales en la vida del proyecto con especial relevancia.

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“Colocar algunos hitos en el

plan del proyecto o el

cronograma como señal que

nos indica que llegamos a un

punto importante en el

cumplimiento del proyecto.”

Los hitos pueden servir para delimitar fases o tareas y además suelen ser

momentos cruciales de revisión del progreso del proyecto, de especificaciones

de tiempo, de costo o de calidad.

No es necesario en este momento fijar el

momento justo en el que se espera un hito

importante, pero si es bueno definirlos.

¿Por qué es necesario definir los hitos del

proyecto?, Los hitos nos permiten conocer el

estado del proyecto es decir los avances, es

un punto en un momento especifico del proyecto. Determinado por tiempos

de ejecución para las actividades que se plantearon para el desarrollo del

proyecto, dando la posibilidad de identificar si existe algún desfase

cronológicamente hablando en la ejecución de las actividades.

Los hitos permiten controlar la ejecución de un proyecto. Cuando Pedro está

cumpliendo su sueño de tener casa propia les comenta a sus familiares que “el

lunes completaron los cimientos”, “la próxima semana terminan de colocar los

pisos y ventanas”, etc., se está refiriendo a hitos y NO al cronograma.

Colocar algunos hitos en el plan del proyecto o el cronograma como señal

que nos indica que llegamos a un punto importante en el cumplimiento

del proyecto.

Suele ocurrir que en algunos casos solo les interese los hitos a las personas que

revisan en qué estado se encuentra el proyecto, pero es necesario que los

miembros del proyecto identifiquen donde están estos hitos y lleven un

control de ellos.

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